SUNUŞ 6 ÖNSÖZ 7 ORGANİZASYON KOORDİNATÖRÜ KONUŞMASI 8 ORGANİZASYON ŞEMASI 9 1-ORGANİZASYON TALİMATI 10 ORGANİZASYONEL HİZMETLER 11 ORGANİZASYON SENARYOSU 11 PROGRAM 11 LOGO TASARIMI 11 WEB ADRESİ, TASARIMI VE İŞLETİMİ 11 3 D GRAFİK ANİMASYON ÇALIŞMASI 11 TANITIM FİLMİ 11 TEKNİK ALTYAPI ANALİZİ 11 BİLGİ İŞLEM BİRİMİ 11 VERİ İŞLEME EKİPMANLARI 12 FOTOKOPİ ÇEKİM MERKEZİ 12 KABLO GEÇİŞ YOLLARI VE GÜVENLİĞİ 12 ORGANİZASYON ALANLARININ ALTYAPI DÜZENLEMELERİ 12 AÇILIŞ TÖRENİ 12 CATERİNG HİZMETLERİ 12 ÇAY, KAHVE VE SU İSTASYONLARI 12 KUMANYALAR 12 BUZ MAKİNELERİ 12 FISU BAŞKANI VE TÜSF BAŞKANI OFİSİ 13 FISU TEKNİK DELEGE OFİSİ 13 ORGANİZASYON SEKRETERYA OFİSLERİ 13 FİRMA OPERASYON MERKEZİ 13 DEPO 13 SPORCU, YÖNETİCİ, HAKEM VE GÖREVLİ KONAKLAMALARI 13 KONAKLAMA ALANLARININ ORGANİZASYON ALANINA UZAKLIKLARI VE ULAŞIM KROKİSİ 13 TURİSTİK ALANLARIN BELİRLENMESİ VE GEZİ PROGRAMLARININ OLUŞTURULMASI 13 REHBERLİK HİZMETLERİ 14 LED EKRANLAR 14 LCD EKRANLAR 14 SİNEVİZYON GÖSTERİLERİ 14 SAHNE VE KURSU KOMPLEKSİ 14 GÜVENLİK BARİYERLERİ 14 SPORCU TRİBÜNÜ 14 BASIN TRİBÜNÜ 14 GENEL TOPLANTI ODASI 15 BASIN KAMERA PLATFORMLARI 15 TARTI ALANI VE DOKTOR 15 SOYUNMA KABİNLERİ 15 DOPİNG KONTROL ODASI 15 HAKEM SOYUNMA ODALARI 15 SAUNA 15 1
BASIN İNFO DESKLER 15 HEDİYE DAĞITIM DESKLERİ 15 GÜVENLİK GİRİŞ SİSTEMLERİ, X-RAY VE DEDEKTÖR KAPILAR 16 GEÇİŞ KONTROL SİSTEMLERİ 16 GEÇİŞ KONTROL YAZILIMI 16 YAKA KARTLARI 16 SPORCU AKREDİTASYONU 16 SUNUCULUK HİZMETLERİ 16 CANLI YAYIN ARAÇLARI 17 JENERATÖRLER 17 TERCÜMANLIK HİZMETLERİ 17 FISU VE TÜRKİYE ÜNİVERSİTELER SPOR FEDERASYONU TEKNİK DESTEK EKİBİ 17 HOST-HOSTES 17 YARDIMCI PERSONEL 17 PERSONEL EĞİTİM PROGRAMLARI 17 BASIN AKREDİTASYON HİZMETLERİ 17 BASIN MERKEZLERİ 17 HAVAALANI KARŞILAMA VE UĞURLAMA HİZMETLERİ 18 ULAŞIM HİZMETLERİ 18 ULAŞIM ARAÇLARI İKRAMLARI 18 OTOPARK VE VALE HİZMETLERİ 18 GÜVENLİK HİZMETLERİ 18 SAĞLIK HİZMETLERİ 18 TEMİZLİK HİZMETLERİ 18 AÇILIŞ VE GALA YEMEĞİ 18 GEÇİT TÖRENİ 19 TELSİZ 19 TELEFON 19 İNTERNET 19 BASIN BİLDİRİLERİ 19 BASIN TOPLANTISI 19 BASININ ORGANİZASYONA DAVETİ, ULAŞIMI VE KONAKLAMASI 19 MEDYA TAKİBİ 19 TV VE RADYO TANITIM PROGRAMLARI 19 GÜMRÜK MEVZUATI 20 KAFİLE LİSTELERİ 20 DAVETİYELER 20 DAVETİYE DAĞITIM HİZMETLERİ 20 HAVA DURUMU RAPORLARI 20 SPONSORLUK ÇALIŞMALARI 20 GLOBAL PAZARLAMA 20 YEREL PAZARLAMA 21 HALKLA İLİŞKİLER 21 ORGANİZASYON 21 HİTİT ÜNİVERSİTESİ SPOR KOMPLEKSİ ETKİNLİKLERİ 21 REKLAM ARAŞTIRMALAR 22 MEDYA PLANLAMA VE SATIN ALMA 22 WEB 22 PAZARLAMA 22 TV YAYINLARI 23 2
TANITIM KİTAPÇIĞI 23 SPORCU HEDİYELERİ 23 VIP HEDİYELER 23 DAVETLİ HEDİYELERİ 23 BASIN HEDİYELERİ 23 HALKA DAĞITILACAK HEDİYELER 23 BAYRAK ÇEKME DÜZENEĞİ VE ÜLKE MİLLİ MARŞLARI 23 FİLM ÇEKİMİ 23 FOTOĞRAF ÇEKİMİ 23 ROLL BANNER 24 AFİŞLER 24 PANKARTLAR 24 BILLBOARDLAR 24 BÜYÜK EBAT TÜRK BAYRAĞI VE ATATÜRK POSTERİ 24 ÜÇGEN BAYRAKLAR 24 ÜLKE BAYRAKLARI 24 MADADALYA 24 MADALYA KÜRSÜLERİ 24 PLAKET VE ŞİLT 24 KUPA 25 GÖREVLİ ÜNİFORMALARI 25 KIRTASİYE İHTİYAÇLARI 25 ARAÇ GİYDİRMELERİ 25 ARAÇ TANITIM KARTLARI 25 YÖNLENDİRME LEVHALARI 25 SPORCU, HAKEM ODALARI VE DİĞER KONAKLAMA ALANLARI PROGRAM PANOLARI 25 ŞEHİR İÇİ PROGRAM PANOLARI 25 ORGANİZASYON ALANI PROGRAM PANOLARI 26 HOŞ GELDİNİZ TAG LARI 26 JUMBO BALON 26 KUMAŞ SÜSLEME 26 GENEL ÇİÇEKLENDİRME 26 ÖZEL ANI PULU VE ZARFI 26 ŞAMPİYONA SİGORTASI 26 2-ORGANİZSASYON 27 REHBERİ 27 AKREDİTASYON 28 AKREDİTASYON GÖREVLİLERİ 29 TEKNİK TOPLANTI, GÜNLÜK SONUÇLAR & BÜLTEN 30 ŞAMPİYONAYA KATILACAK OLANLARIN KONAKLAYACAKLARI OTEL İSİMLERİ 31 ULAŞIM 31 HİTİT ÜNİVERSİTESİ SPOR SALONU 33 MÜSABAKA SALONU 34 SEKRETERYA 36 ANTRENMAN SALONU 37 AÇILIŞ, KAPANIŞ VE ÖDÜL TÖRENLERİ 38 SAĞLIK HİZMETLERİ 39 REKLAM VE BASKI İŞLERİ 41 3
KÜLTÜREL ETKİNLİKLER 42 TEKNİK DONANIM VE GEREKLİ ARAÇ, GEREÇ, DOKÜMANLAR 42 ARAÇ TAHSİSLERİ 46 GÖNÜLLÜLER 46 3- GÜVENLİK 47 REHBERİ 47 YAPILACAK İŞ & İŞLEMLER 48 GÜVENLİK KUŞAKLARI 49 5149 SAYILI KANUN ÇERÇEVESİNDE ÖZEL GÜVENLİK FİRMA VE GÖREVLİLERİNİN YETKİ VE SORUMLUKLARI 51 ORGANİZASYON KOMİTESİ GÜVENLİK UYGULAMALARI 52 GÜVENLİK GÖREVLERİ DIŞINDA SEYİRCİ, SPORCU, KAFİLE, HAKEM, BASIN VE ORGANİZASYON KOMİTESİNE YARDIMCI GÖREVLER. 53 GENEL GÜVENLİK UYGULAMALARI 53 ACİL DURUM VE AFETLERE KARŞI ÖNLEMLER 53 DEPREM/SU BASKINI 53 KAYIP/BULUNTU EŞYA PROSEDÜRLERİ 53 KAYIP EŞYA ARAŞTIRMA/ARAMA 53 BULUNTU EŞYA İŞLEMLERİ 54 HIRSIZLIK/GASP, ŞÜPHELİ PAKET, BOMBA İHBARLARI, 54 HIRSIZLIK/GASP 54 ŞÜPHELİ PAKET 54 BOMBA İHBARLARI HAREKET TARZI 55 KAVGA/TARTIŞMA ESNASINDA DAVRANIŞ TARZLARI 56 SEYİRCİLERLE ÇALIŞANLAR ARASINDA SERT TARTIŞMALAR 56 SEYİRCİLERİN KENDİ ARALARINDA SERT TARTIŞMALAR/ KAVGALAR 56 SALON ÇEVRESİNDEKİ SERT TARTIŞMALAR/KAVGALAR 56 SALON ÇEVRESİ ARAÇ TRAFİĞİ OTOPARK DÜZENİ 56 TELSİZ HABERLEŞMESİ 57 DIŞ ÇEVRE EMNİYETİNİN SAĞLANMASI 57 HASAR ÖNLEME PROSEDÜRLERİNİN UYGULANMASI 57 4-BASIN REHBERİ 59 BASIN ÇALIŞMA OFİSLERİ 60 BASIN AKREDİTASYONLARI 60 AKREDİTASYON KARTI KULLANIM KOŞULLARI 60 BASIN ÇALIŞMA MERKEZLERİ 60 BASIN TRİBÜNÜ 60 BASIN TOPLANTILARI 60 KARMA BÖLGE (MIXED ZONE) 61 İNTERNET HİZMETLERİ 61 TELEVİZYON YAYINLARI VE ÇALIŞMA PRENSİPLERİ 61 BASIN MENSUPLARI ÇALIŞMA PRENSİPLERİ 62 FOTO MUHABİRLERİ ÇALIŞMA PRENSİPLERİ 62 FOTO MUHABİRİ YELEKLERİ 63 PARAFLAŞ KULLANMA PRENSİPLERİ 63 TAKIM ANTRENMANLARININ TAKİBİ 63 GÜVENLİK 63 4
OTOPARK HİZMETLERİ 63 ŞAMPİYONA RESMİ WEB SİTESİ 64 İKRAMLAR 64 5
SUNUŞ 6
ÖNSÖZ 7
ORGANİZASYON KOORDİNATÖRÜ KONUŞMASI 8
ORGANİZASYON ŞEMASI 9
10 1-ORGANİZASYON TALİMATI
ORGANİZASYONEL HİZMETLER 12. Üniversitelerarası Dünya Güreş Şampiyonası organizasyonu faaliyetleri Çorum Hitit Üniversitesi Spor Salonu'nda gerçekleştirilecek. Organizasyon çerçevesinde kapalı ve açık alanlarda çeşitli düzenlemeler yapılacak. Seyirci kapasitesinin revizyonu, localar, VIP tribünler, kurumsal alanlar, dinlenme alanları, iç dekorasyon, yiyecek - içecek alanları, sahne, çadır ve soyunma kabinleri amacına uygun şekilde düzenlenecek. ORGANİZASYON SENARYOSU PROGRAM "12. Üniversitelerarası Dünya Güreş Şampiyonası " Organizasyon Komitesi'nin kararları doğrultusunda detaylı bir program haline getirilerek uygulanacak. LOGO TASARIMI "12. Üniversitelerarası Dünya Güreş Şampiyonası " organizasyonu logosu profesyonel tasarımcılar tarafından hazırlanmıştır. WEB ADRESİ, TASARIMI VE İŞLETİMİ 12. Üniversitelerarası Dünya Güreş Şampiyonası organizasyonu kapsamında Organizasyon Komitesi'nin almış olduğu http://www.wuwc2016.com/ web adresi sürekli güncellenerek, her gün detaylı olarak şampiyona hakkında bilgi verilecek. Organizasyon alanının belirli bölgelerine yerleştirilecek kameralar vasıtası ile organizasyonun canlı görüntülerinin web sayfasından izlenmesi sağlanacaktır. 3 D GRAFİK ANİMASYON ÇALIŞMASI 12. Üniversitelerarası Dünya Güreş Şampiyonası organizasyonu kapsamında kullanılacak olan tanıtım filmleri, reklam filmleri ve benzeri görsellerde kullanılmak üzere 3D grafik animasyon çalışması yapılacak. TANITIM FİLMİ 12. Üniversitelerarası Dünya Güreş Şampiyonası organizasyonu için hazırlanan tanıtım filmleri ve jingle'ların TV, radyo kanallarında ve diğer medya etkinliklerinde yayınlanması sağlanacak. TEKNİK ALTYAPI ANALİZİ Organizasyon öncesinde spor kompleksinin tamamı teknik bir ekiple analiz edilerek, oluşturulan rapor doğrultusunda gerekli çalışmalar yapılacak. Ayrıca müsabakalar öncesi teknik koşulların düzenli kontrolleri yapılarak, Üniversiteler Spor Federasyonu na rapor olarak sunulacaktır. BİLGİ İŞLEM BİRİMİ Şampiyona kapsamında FISU'nun öngördüğü standart ve adetlerde ihtiyaç duyulan elektronik bilgi akışı için bir bilgi işlem birimi oluşturularak gereken donanım edinilip, teknik elemanlarca işletiminin yapılması sağlanacak. 11
VERİ İŞLEME EKİPMANLARI Şampiyona kapsamında yapılacak olan tüm yarışların bilgileri için FISU'nun öngördüğü standartlarda yeterli kapasitede veri işleme donanımı sağlanarak, bu donanımların teknik elemanlar denetiminde işletimleri yapılacak. FOTOKOPİ ÇEKİM MERKEZİ Şampiyona kapsamında ihtiyaç duyulacak olan fotokopi çekimleri için yeterli sayı ve özelliklerde fotokopi makinesinin bulunduğu bir merkez oluşturulacak ve teknik eleman bulundurulacak. KABLO GEÇİŞ YOLLARI VE GÜVENLİĞİ Spor kompleksi içinde ve dışında her türlü teknik donanım için kullanılacak olan kabloların kopma ve sabotaja karşı korunması amacı ile kablolar uygun özelliklerde koruma kanalları ile kaplanacak ve bu bölgelere yetkisiz kişilerin geçmemesi için gerekli güvenlik önlemleri alınacak. ORGANİZASYON ALANLARININ ALTYAPI DÜZENLEMELERİ 12. Üniversitelerarası Dünya Güreş Şampiyonası organizasyonunun gerçekleştirilebileceği tüm alanlardaki yerleşimin rahat bir şekilde yapılabilmesi için gerekli tüm altyapı düzenlemeleri yapılacaktır. AÇILIŞ TÖRENİ 12. Üniversitelerarası Dünya Güreş Şampiyonası açılış töreni, bütçeye bağlı olarak gerekli çalışmalar başlatılarak açılış günü yapılması sağlanacak. CATERİNG HİZMETLERİ Organizasyon kapsamında verilecek yiyecek içecek hizmetlerinin davetli, görevli güvenlik vb. sayılarına göre planlanarak, eksiksiz olarak verilmesi sağlanacaktır. ÇAY, KAHVE VE SU İSTASYONLARI Organizasyon alanlarında sporcu, hakem ve diğer görevlilerin çay, kahve ve su ihtiyaçlarının karşılanması amacıyla uygun yerlere yeterli sayıda su ve çay-kahve istasyonu kurulacaktır. KUMANYALAR Organizasyon süresince değişik noktalarda görev alacak olan personel ve emniyet mensupları ile gerekli görülen diğer ekipler için sabah, öğlen ve akşam olmak üzere günde 3 kez kumanya dağıtımı sağlanacak. BUZ MAKİNELERİ Organizasyon alanlarında sporcuların ihtiyaçlarını karşılaması amacıyla, uygun görülen alanlara yeterli sayıda buz makinesi yerleştirilecek ve makinelerin düzenli olarak çalışması sağlanacak. 12
FISU BAŞKANI VE TÜSF BAŞKANI OFİSİ Hitit Üniversitesi Spor Salonun da FISU ve TÜSF Başkanları için tam donanımlı bir ofis oluşturularak, gerekli teknik ekip organizasyon süresince hazır bulundurulacak. Ayrıca ofiste sürekli olarak yiyecek içecek ikramı yapılacak ve yeterli sayıda servis elemanı bulundurulacak. FISU TEKNİK DELEGE OFİSİ Hitit Üniversitesi Spor Salonu nda FISU Teknik Delegesi için tam donanımlı bir ofis oluşturulacak, gerekli teknik ekip organizasyon süresince hazır bulundurulacak. Ayrıca bu ofiste, sürekli olarak yiyecek içecek ikramı yapılacak ve yeterli sayıda servis elemanı bulundurulacak. ORGANİZASYON SEKRETERYA OFİSLERİ Organizasyon alanında Organizasyon Komitesi Koordinatörleri ve ekibinin çalışabilmesi için tam donanımlı bir sekretarya ofisi oluşturulacak. Bu ofiste sürekli olarak yiyecek-içecek ikramları yapılacak. FİRMA OPERASYON MERKEZİ Organizasyon öncesinde faaliyete geçmek üzere tam donanımlı bir operasyon ofisi oluşturularak, operasyon ekibi burada çalıştırılacak. DEPO Organizasyon kapsamında kullanılacak malzemelerin korunabilmesi için kapalı ve yeterli büyüklükte bir depo temin edilecek. Malzeme giriş çıkışı bilgisayar yazılımlarıyla gerçekleştirilerek, malzemelerin sağlıklı dağıtımının yapılması için gerekli önlemlerin alınması sağlanacak. SPORCU, YÖNETİCİ, HAKEM VE GÖREVLİ KONAKLAMALARI Organizasyona katılacak sporcuların, yöneticilerin, hakem ve görevlilerin konaklamaları için Hitit Üniversitesi Spor Salonuna en yakın otellerde gerekli ön rezervasyonlar gerçekleştirilerek, katılımcı sayısına göre gerekli planlamalar yapılacak. KONAKLAMA ALANLARININ ORGANİZASYON ALANINA UZAKLIKLARI VE ULAŞIM KROKİSİ Organizasyona katılacak sporcu, hakem, yönetici ve misafirlerin konakladıkları otellerden ve misafirhanelerden organizasyon alanlarına rahat ulaşım imkânlarını gösterir bilgi ve krokiler hazırlanarak, katılımcılara dağıtılacak. TURİSTİK ALANLARIN BELİRLENMESİ VE GEZİ PROGRAMLARININ OLUŞTURULMASI Organizasyon için gelecek sporcu ve misafirlere turistik bölgeler ile ilgili ayrıntılı bilgi verebilmek amacı ile bölgenin turistik imkânları belirlenecek ve gerekli her türlü hazırlık yapılacak. 13
Bu bilgiler doğrultusunda oluşturulacak tur alternatifleri deskler de görevli personel tarafından misafirlere duyurulacak. REHBERLİK HİZMETLERİ Organizasyona katılacak yerli ve yabancı konukların turistik gezileri için Türkçe Fransızca-İngilizce bilen profesyonel rehberler temin edilerek, rehberlik hizmetleri yerine getirilecek. LED EKRANLAR Organizasyon kapsamında yapılacak olan tüm aktivitelerin spor salonunun HD yerinden izlenebilmesi için, ihtiyaç duyulan alanlara led ekranlar kurularak, tün sportif aktiviteler bu noktalardan yayınlanacak. LCD EKRANLAR Organizasyon kapsamında uygun görülecek kapalı alanlara LCD ekranlar yerleştirilecek ve bu ekranlardan tanıtım filmi sportif yarışmalar, protokol konuşmalar ve diğer aktivitelerin yayınlanması sağlanacak. SİNEVİZYON GÖSTERİLERİ Organizasyon kapsamında ihtiyaç duyulan alanlara sinevizyon perdeleri ve projeksiyon cihazları konularak, bu cihazların işletimi sağlanacak (basın toplantıları hakem ve yönetici toplantıları). SAHNE VE KURSU KOMPLEKSİ Organizasyon boyunca açılış konuşmaları, madalya törenleri, bayrak törenleri, ödül törenleri ve diğer aktiviteler için organizasyon alanlarına, özel tasarım backdrop'lu, ses - ışık sistemli ve uygun süslemeli sahne kurulacak. GÜVENLİK BARİYERLERİ 12. Üniversitelerarası Dünya Güreş Şampiyonası organizasyonu sportif aktiviteler ve tören alanlarının güvenliğinin sağlanması amacı ile gerekli yerler güvenlik bariyerleriyle çevrilerek, girişler için güvenlik kontrollü kapılar oluşturulacak. SPORCU TRİBÜNÜ Şampiyonaya katılacak olan sporcular için yeterli kapasitede tribün ayrılacak ve bu alana giriş çıkışların kontrollü olarak yapılması sağlanacak. Sporcular için bu alanda ikram hizmeti verilecek. BASIN TRİBÜNÜ Organizasyona katılacak yerli ve yabancı basın için, basın mensuplarının tüm ihtiyaçlarını karşılayabilecek şekilde teknik donanıma sahip alanlar oluşturulacak. Bu alanlarda canlı anlatım monitörleri, ISDN hatları ve yüksek hızlı internet hattı bulundurulacak 14
GENEL TOPLANTI ODASI Organizasyon kapsamında federasyon yetkilileri, genel koordinatör, teknik komite ve diğer görevlilerin toplantı yapabilmeleri için yeterli kapasite ve donanımda toplantı salonu sağlanacak. BASIN KAMERA PLATFORMLARI Basının rahat görüntü alabilmesi maksadıyla organizasyon alanlarının kapı ve açık muhtelif yerlerine, uygun yükseklikte ve sayıda kamera platformlar kurulacak. TARTI ALANI VE DOKTOR Organizasyona katılacak sporcuların müsabaka öncesi tartılmaları ve doktor kontrolünden geçmeleri için sporcu girişi alanında gerekli donanıma sahip yeterli sayıda alan oluşturulacak. SOYUNMA KABİNLERİ Organizasyona katılacak sporcuların antrenman ve müsabakalar esnasında kullanmaları amacı ile sporcu girişi alanında her ülke için yeterli büyüklük ve donamımda soyunma kabinleri hazırlanacak. DOPİNG KONTROL ODASI 12. Üniversitelerarası Dünya Güreş Şampiyonası kapsamında spor kompleksi içinde ihtiyaç duyulan doping kontrol odası oluşturularak, gerekli teknik ekip ve donanım sağlanacak. HAKEM SOYUNMA ODALARI 12. Üniversitelerarası Dünya Güreş Şampiyonası'nda görev alacak hakemler için yeterli sayı ve donanımda kilitli soyunma odası hazırlanacak. SAUNA Organizasyona katılacak sporcuların sauna ihtiyaçlarını karşılamak amacı ile yeterli kapasitede ve sayıda portatif sauna kurularak, sağlıklı bir şekilde işletimi yapılacak. BASIN İNFO DESKLER Organizasyon alanlarının yerlerine info deskler kurularak, yabancı dil bilen elemanlarla bu deskler basın mensupları için gereken hizmetleri verecek. HEDİYE DAĞITIM DESKLERİ Organizasyon kapsamında hazırlanan hediyelerin dağıtılabilmesi için uygun görülen noktalara hediye dağıtım deskleri kurularak bu noktalarda hediye dağıtılacak. 15
GÜVENLİK GİRİŞ SİSTEMLERİ, X-RAY VE DEDEKTÖR KAPILAR Organizasyon alanlarındaki giriş noktalarına girişlerin güvenli bir şekilde sağlanabilmesi için x-ray cihazları ve dedektör kapılar kurularak, bu alanlara gij güvenliği sağlanacak. GEÇİŞ KONTROL SİSTEMLERİ Sporcu dinlenme ve hazırlık odaları, tören alanı gibi yerlere ilgisiz kişilerin girmesine izin verilmeyecek. Bu kontrol 2 şekilde yapılacak: İlk olarak değişik renklerde tanımlanmış, kişilerin fotoğraflarının büyükçe basıldığı, içinde yer alan tarama çiplerinin bulunduğu yaka kartları hazırlanarak, kart verilen ilgili kişilerin mutlaka kartlarını yakalarında taşımaları sağlanacak. Tüm geçiş noktalarına seyyar bel turnikeleri konulacak. Kartların üzerindeki geniş alan tarama chipleri sayesinde geçiş yapılacak noktalarda okuyucu bulundurulmasına gerek kalmayacak. Yani kişiler manyetik alanlı bölgelerden geçerken yetkilerce tanımlanacak. Kişiler normal yollarında yürüyecek, bu arada hiçbir cihaza eğilip kartlarını gösterme gereği duymadan, yürüme yolunda geniş alan algılayıcı kişileri tanıyacak ve turnikeler geçiş izni verecek. Aynı anda görevli personel ekranlarında geçiş yapan kişinin büyütülmüş fotoğrafı görülebilecek. Organizasyon alanlarındaki giriş noktalarına girişlerin güvenli bir şekilde sağlanabilmesi amacıyla Türk ve dünya basınına chip'li yaka kartı ve bileklikli giriş sistemli turnike kapılar kurularak, bu alanlara giriş güvenliği sağlanacak. GEÇİŞ KONTROL YAZILIMI Organizasyona katılan tüm sporcu, yönetici, hakem, basın mensubu, görevliler ve şampiyonayı izlemeye gelecek olan izleyicilerin giriş noktalarından geçişlerinde özel bir şekilde yetkilendirilmiş yazılım hazırlanarak; tüm giriş çıkış kontrolleri bu yazılım üzerinden denetlenecektir. YAKA KARTLARI Organizasyona katılacak sporcu, hakem, yönetici, misafir ve görevli personel için belirli noktalarda güvenli giriş noktaları oluşturularak, kartlı giriş sistem teknolojisi kullanılmak suretiyle, yaka kartları ile güvenli girişler sağlanacak. Buna yönelik olarak baskılı ipli yaka kartı basım ve dağıtımı yapılacak. SPORCU AKREDİTASYONU Organizasyona katılacak sporcu, hakem ve yöneticiler için sporcu konaklamalarının yapıldığı Anitta Hotel akreditasyon merkezi olarak kullanılacak. Bu alanlarda bekleme salonu, para toplama salonu ve akreditasyon masaları bulundurulacak. Organizasyona katılan kafileler belirli bir düzenle bu alanlara alınacak ve önceden hazırlanmış yaka kartları sporculara verilecek. SUNUCULUK HİZMETLERİ Organizasyon süresince firma tarafından temin edilecek medyatik isimler ve yabancı dil bilen sunucularla sunuculuk hizmetleri aksaksız bir şekilde verilecek. 16
CANLI YAYIN ARAÇLARI Organizasyon süresince firma tarafından temin edilecek tüm sosyal ve sportif aktivitelerin organizasyon süresince canlı izlenebilmesi amacıyla Türk ve dünya basınına anında iletilebilmesi için canlı yayın araçlarının rahat bir şekilde konuşlanacağı alanlar oluşturularak, gerekli her türlü teknik alt yapı sağlanacak. JENERATÖRLER Organizasyon kapsamındaki hiçbir aktivitenin enerji kesintilerinden etkilenmemesi için alandaki enerji tüketim hesabı yapılacak, gereken kapasitede ve sayıda jeneratör temin edilerek işletimi sağlanacak. TERCÜMANLIK HİZMETLERİ Organizasyona katılacak yabancı konukların tercümanlık hizmetleri için yeterli sayı ve dilde tercüman temin edilerek, gerekli alanlarda görevlendirilecek. FISU VE TÜRKİYE ÜNİVERSİTELER SPOR FEDERASYONU TEKNİK DESTEK EKİBİ Firmamız organizasyon öncesinden başlamak üzere, yabancı dil bilen yeterli sayıda elemanı FISU ve Türkiye Üniversiteler Spor Federasyonu'nun emrine temin edecektir. HOST-HOSTES Organizasyon kapsamında görev yapmak üzere prezantabl, üniformalı, yabancı dil bilen yeterli sayıda host ve hostes temin edilecek. Ayrıca Federasyon'un ön gördüğü alanlarda gönüllü personeller görevlendirilecek. YARDIMCI PERSONEL Organizasyon kapsamında görev yapmak üzere yeterli sayıda taşıyıcı ve diğer destek personeli oluşturulacak. PERSONEL EĞİTİM PROGRAMLARI Organizasyonda görev alacak tüm personel, önceden çeşitli eğitim programlarından geçirilerek, bu personele gerekli provalar yaptırılacak. BASIN AKREDİTASYON HİZMETLERİ Organizasyona iştirak edecek olan basın mensuplarının akreditasyonu, akreditasyon ofisinde gerçekleştirilecek olup; akredite olan basın mensuplarına yaka kartları verilerek, gerekli bilgilendirmeler yapılacak. BASIN MERKEZLERİ Organizasyona katılacak basın mensuplarının haberlerini bağlı oldukları basın kuruluşlarına ivedilikle ulaştırabilmeleri amacıyla tam donanımlı basın merkezleri oluşturulacak. Bu basın merkezinde yeterli sayıda bilgisayar, yazıcı, faks, internet bağlantısı, 17
fotokopi makinesi, masa, sandalye ve oturma grupları temin edilecek. Ayrıca bu alanda sürekli çay, kahve ve kuru pasta ikramı yapılması sağlanacak. HAVAALANI KARŞILAMA VE UĞURLAMA HİZMETLERİ 12. Üniversitelerarası Dünya Güreş Şampiyonası" organizasyonuna havayolu ile gelecek olan yerli ve yabancı misafirlerin havalimanında karşılanmaları, yabancı konukların pasaport ve vize işlemlerine yardımcı olmak ve transferlerini gerçekleştirmek maksadıyla havaalanlarında bir karşılama-uğurlama masası kurulacak. ULAŞIM HİZMETLERİ Organizasyon kapsamında ihtiyaç duyulan tüm ulaşım hizmetlerinin aksaksız bir şekilde gerçekleştirilebilmesi amacıyla detaylı bir ulaşım planlaması yapılarak, gerek duyulan araç, şoför ve yardımcı personel temini yapılarak işletimi sağlanacak. Ayrıca tüm araçların koltuk sigortaları yaptırılacak. ULAŞIM ARAÇLARI İKRAMLARI Organizasyon kapsamında görevli araçlarda ulaşım esnasında ihtiyaç duyulacak ikram tedbirleri alınarak, servislerinin yapılması sağlanacak. OTOPARK VE VALE HİZMETLERİ Organizasyon alanında bulunan otopark, yeterli sayıda personel tarafından park vale hizmeti verilecek şekilde planlanarak; aksaksız olarak işletilecek. GÜVENLİK HİZMETLERİ Organizasyon süresince, güvenliğin sağlanması amacı ile emniyet kuvvetlerinin yanı sıra özel güvenlik birimlerinden faydalanılarak, güvenliğin en üst düzeyde gerçekleşmesi sağlanacak. SAĞLIK HİZMETLERİ Organizasyon süresince uygun görülen alanlarda acil durumlar için tam donanımlı bir revir, ambulans, doktor ve hemşire bulundurulacak. Özellikle sportif aktivite alanlarında yeterli sayıda, ambulans, doktor ve hemşire mutlaka hazır bulundurulacak. TEMİZLİK HİZMETLERİ Organizasyon alanlarında temizlik hizmetlerinin yürütülmesi amacıyla yeterli sayıda temizlik personeli görevlendirilerek, gereken denetimler yapılacak ve sağlıklı bir şekilde işletilmesi sağlanacak. AÇILIŞ VE GALA YEMEĞİ Organizasyona katılan sporcu, protokol ve basın için şampiyona başladığında gala yemeği yapılacak. Gala esnasında Türk motiflerini ve kıyafetlerini tanıtıcı defile ile Türk kültürünü yansıtan otantik canlı müzik gösterileri yapılacak. 18
GEÇİT TÖRENİ Organizasyona katılan ülkelerin açılış töreni öncesi geçit töreni senaryolaştırak, Türkiye Üniversiteler Spor Federasyonu'nun onayına sunulacak ve geçit töreni bu senaryo doğrultusunda gerçekleştirilecek. TELSİZ Organizasyon alanında görev alacak tüm personelin kendi aralarında ve koordinasyon merkeziyle etkin bir şekilde iletişimlerini sağlamak amacı ile yeterli sayıda telsiz bulundurulacak ve frekans düzenlemeleri yapılacak. TELEFON Organizasyon alanında görev alacak tüm personelin kendi aralarında ve koordinasyon merkezi ile etkin bir şekilde iletişimlerini sağlamak amacı ile yeterli sayıda mobil ve sabit telefon bulundurulacak. İNTERNET Organizasyon alanlarının uygun görülen yerlerine tüm katılımcı ve davetlilerin faydalanabileceği şifresiz kablosuz minimum 80 mbt internet bağlantıları oluşturulacak. BASIN BİLDİRİLERİ Organizasyona ilişkin olarak yerel ve ulusal basına bildiriler hazırlanacak ve gerekli görülen yerlerdeki yetkili isimler ziyaret edilmek suretiyle duyuruları yapılacak. BASIN TOPLANTISI Organizasyonun etkin bir şekilde duyurulması amacı basın toplantıları düzenlenecek ve basın organizasyon hakkında detaylı olarak bilgilendirilecek. BASININ ORGANİZASYONA DAVETİ, ULAŞIMI VE KONAKLAMASI Organizasyona yönelik olarak yerli ve yabancı basın mensuplarının bölgeye ulaştırılması, konaklatılması, otel-organizasyon alanları ve otel transfer hizmetlerinin yapılması, sonrasında geri dönüşlerinin gerçekleştirilmesi için gerekli önlemler alınacak. MEDYA TAKİBİ Organizasyon kapsamında medyada çıkacak haberlerin toplanması ve dijital arşivlerinin yapılması amacı ile profesyonel bir medya takip firmasıyla anlaşma yapılacak. TV VE RADYO TANITIM PROGRAMLARI Organizasyonun jingle, tanıtıcı spot ve filmleri TV ve radyo kanallarında yayınlanacak. 19
GÜMRÜK MEVZUATI Organizasyon öncesi ve sonrasında, bölgeye geliş - gidişlerde kolaylıkların sağlanması amacı ile gümrük mevzuatı bilgileri araştırılarak, bir rapor haline getirilecek ve ilgili birimler bilgilendirilecek. KAFİLE LİSTELERİ Organizasyon Komitesi tarafından oluşturulacak kafile listeleri ilgili birimlere anlatılarak, gerekli olan tüm ön hazırlıklar yapılacak (rezervasyonlar, ulaşım planları, catering hizmetleri, hediyeler, kıyafetler, vs.). DAVETİYELER Organizasyona davet edilecek yerli ve yabancı konuklar için özel tasarım Türkçe- İngilizce davetiye bastırılacak. DAVETİYE DAĞITIM HİZMETLERİ Organizasyona davet edilecek davetlilerin davetiye dağıtım hizmetlerinin sağlıklı şekilde gerçekleştirilebilmesi amacı ile profesyonel bir dağıtım firmasıyla çalışılarak, davetiyelerin dağıtımı sağlanacak. HAVA DURUMU RAPORLARI Organizasyonun yapılacağı tarihte ileriye dönük olarak hava tahmin raporları meteoroloji yetkililerinden temin edilecek ve organizasyon esnasındaki hava durumu tahminlerine göre gerekli önlemler alınacak. SPONSORLUK ÇALIŞMALARI Organizasyon kapsamında özel bir sponsorluk çalışması yapılacak. Bu kapsamda Platin Sponsorluk, Altın Sponsorluk, Gümüş Sponsorluk ve Bronz Sponsorluklar verilecek. GLOBAL PAZARLAMA Organizasyon kapsamında Çorum'un uluslararası profilini ve prestijini artırarak, 12. Üniversiteler Dünya Güreş Şampiyonası nın bugüne kadar yapılan dünya şampiyonaları arasında en prestijli ve başarılı şampiyona olması için şampiyonanın global pazarlama stratejileri en etkin şekilde gerçekleştirilecek. Hedef global yerleştirme ile basılı TV ve halkla ilişkiler, global etkiyi artırmak için tutarlı ve yaratıcı mesajlar kullanılacak. Dünyadaki en geniş güreş hayranları topluluğunu oluşturmak için sosyal medya kullanılacak. Hayranlar ordusu, Çorumda daki organizasyonun, bilet satışlarını ve televizyon yayınlarını tahmin edilemeyen yerlere taşıyacak ve buna ek olarak şampiyona sponsorlarının promosyonlar ve vaatler ile hedef alacağı bir topluluk oluşturulacak. Kazanılan Türk hayranlar bölgesel hedefli odaklanma ile Türk hayranlar için bilet satış mesajlarını özelleştirme imkânı tanınacak. 20
YEREL PAZARLAMA Hedef Kitle Protokol Güreş Severler Spor İzleyicileri Ünlüler Çalışan Genç İnsanlar Çocuklu Aileler Okullar Seyahat Etmeyi Sevenler Sosyal Aktiviteyi Sevenler Medya HALKLA İLİŞKİLER Hedef kitleye yönelik aktiviteler Protokolün şampiyonaya davet edilmesi Güreşe ilgisi olan sanatçılar, yazarlar, gazeteciler ve ünlülerden oluşan bir ekip oluşturulacak. Sosyal sorumluluk projeleri Medya iletişimi Tüm yerel, ulusal ve uluslararası medya kanalları kullanılacak. Basına yönelik uygulamalar (Açılış töreni, davetiye, basın turları vs.) Basın için özel haber ve röportaj teklifleri Basın konferansı Basın bültenleri ORGANİZASYON Büyük alış-veriş merkezleri, meydanlar ve hava alanlarında; Stantlar ve oyun konsolları (PS3, Nintendo Wii) kurulacak, Yetişkinler ve çocuklar için eğlendirici workshoplar, yarışmalar yapılacak, Halkı güreşle tanıştırmak için uygun alanlara minyatür güreş minderleri kurulacak, Kısa zamanlı, ödüllü güreş turnuvaları düzenlenecek, Tanıtım kampanyası kapsamında ilköğretim, lise ve üniversite öğrencileri şampiyona ve güreş hakkında bilgilendirilecek, Brifing ve seminerler verilecek, Üniversitelerin bahar şenlikleri kapsamında çeşitli etkinlikler yapılacak, HİTİT ÜNİVERSİTESİ SPOR KOMPLEKSİ ETKİNLİKLERİ Açılış seremonisi yapılacak, Profesyonel ses, ışık sistemi ile tasarlanmış sahne kurulacak, Dans gösterileri yapılacak (Halk oyunları ve jimnastik gösterileri), Etkinlik alanına led ekranlar kurulacak, 21
Etkinlik alanına güreş minderi şeklinde dev balonlar yapılacak, Canlı performanslar ve DJ'ler eşliğinde kesintisiz müzik bulundurulacak. Madalya törenleri düzenlenecek, Oyunculara "Şampiyona Partisi" düzenlenecek. REKLAM ARAŞTIRMALAR Türkiye'de izleyici algısını ortaya çıkarmak ve iletişim faaliyetlerine yön ver amacıyla araştırmalar, kreatif konsept, uluslararası ve Türkiye'de gerçekleştirilecek reklam kampanyaları için konseptler yapılacak. Yurtdışında, İstanbul'un turizm potansiyelini göz önüne alarak güreş ve İstanbul'u birleştiren bir konsept hazırlanacak. Türkiye'de ise şampiyonaya dikkat çekmek ve halkın güreşe ilgisini artırmak için güreş sporunun özelliklerinden yola çıkılarak hazırlanmış bir konsept uygulanacak. TV reklam filmleri Radyo spotları Gazete ve dergi ilanları Outdoor reklamlar Indoor reklamlar İnteraktif uygulamalar Branding design (Tasarım ve markalaşma) Basılı materyaller MEDYA PLANLAMA VE SATIN ALMA Hazırlanan reklam kampanyasının hedef kitleye en etkili şekilde ulaştırılması için doğru medya kanallarının planlanması yapılacak ve satın alınacak. WEB Web sitesinin oluşturulması (Multi language) Farklı yaş gruplarını hedefleyen interaktif oyunlar Anket ve ödüllü yarışmalar Video içerikleri FISU linkleri E-gazete Network lerin kullanımı (Facebook, twitter vb.) Bannerler hazırlanacak PAZARLAMA Sponsorluk dosyası hazırlanacak, Sponsorluk görüşmeleri eksiksiz yapılacak, Bilet satışlarına yönelik taktikler geliştirilecek, Turizm acenteleri ve havayolu firmaları ile işbirliği yapılacak. 22
TV YAYINLARI Tüm yayınlar TRT tarafından yapılacak. Şampiyonanın tamamı TRT Spor kanalından canlı olarak verilecek. TANITIM KİTAPÇIĞI Organizasyon aktivitelerine yönelik olarak yeterli sayıda detaylı bir tanıtım kitapçığı bastırılacak ve dağıtılacak. SPORCU HEDİYELERİ Organizasyona davetli yerli ve yabancı sporculara verilmek üzere tasarım ve üretim hediyeler hazırlanacak ve dağıtılacak. VIP HEDİYELER Organizasyona davetli yerli ve yabancı VIP misafirler için özel hazırlanan hediyeler temin edilecek ve dağıtılacak. DAVETLİ HEDİYELERİ Organizasyona davetli yerli ve yabancı misafirler için hediye kitleri hazırlanıp tören alanında davetlilere verilecek. BASIN HEDİYELERİ Organizasyon öncesinde yapılacak basın toplantılarında ve organizasyona katılacak basın mensuplarına verilmek üzere çanta içinde özel basın kitleri hazırlanacak ve dağıtılacak. HALKA DAĞITILACAK HEDİYELER Organizasyona katılacak halk için üzeri baskılı çeşitli promosyon malzeme hazırlanacak ve dağıtılacak. BAYRAK ÇEKME DÜZENEĞİ VE ÜLKE MİLLİ MARŞLARI Organizasyona davetli ülkelerin spor karşılaşmalarında kazandıkları derece esnasındaki törenler için davetli ülke milli marşları DVD ortamında temin edilecek. FİLM ÇEKİMİ Spor salonu ve dışındaki tüm kurulum, belgesel tarzında kameraya alınacak ve iş bitiminde kısa bir film haline getirilecek. Bu amaçla yeterli sayıda kamera ve kameram görevlendirilecek. Organizasyonun başlangıcından sonuna kadar tüm müsabakalar ve aktiviteler HD video çekimleri yapılacak. FOTOĞRAF ÇEKİMİ Organizasyonun başlangıcından sonuna kadar fotoğraf çekimleri yapılacak, bu amaçla yeterli sayıda fotoğrafçı görevlendirilecek. 23