YURTDIŞI GEÇİCİ GÖREVLENDİRME BAŞVURU VE TAKİP YARDIM KILAVUZU 1. Sisteme Giriş Aşağıdaki link ten YURTDIŞI GEÇİCİ GÖREV BAŞVURU ve TAKİP ekranına Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı tarafından Çevre ve Orman Bakanlığı Personeli için adınıza oluşturulan kullanıcı hesabı ve şifreniz ile giriş yaptıktan sonra (kullanıcı adı ve şifrenizi yazdıktan sonra sisteme giremiyor ve size T.C. Kimlik Numarası soruluyor ise lütfen T.C. kimlik numaranızı girerek giriş yapınız.) http://ydgg.cevreorman.gov.tr/basvuru/basvurugiris.aspx 2. Yeni Görev Başvurusu Sisteme giriş yaparak 1. bölümde anlatılan güncellemeleri yaptıktan sonra Görev Başvurusu yapmak için Yeni Görev Başvurusu butonunu tıklamalısınız. Yurtdışı Geçici Görevlendirme - Başvuru Formu açılan pencere olarak karşınıza gelecektir. İki bölüm halinde ekrana gelen Başvuru Formu nun ilk bölümü Personele Ait Bilgiler ve ikinci bölümü ise gidilecek görevle ilgili Göreve Ait Bilgileri içermektedir. Formun Doldurulması: Personele Ait Bilgiler kısmında Personel Daire Başkanlığımızda veri kaydı olan personelin mevcut bilgileri hazır olarak gelmektedir. Ancak bazı eksik bilgiler mevcut olup bunların bizzat personelin kendisi tarafından tamamlanması gerekmektedir. Lütfen mevcut bilgilerinizi öncelikle kontrol edip sonra varsa eksik bilgileri tamamlayınız. Göreve Ait Bilgilerin doldurulması; Bu bölüm, gidilecek göreve ilişkin bilgilerin doldurulması gerektiğinden tümüyle boş gelmektedir. - Gidilecek görevin konusu : Görevin konusu açık ve net ifadeyle yazılmalıdır. Toplantı adı ve konusu açık yazılarak varsa parantez içinde kısaltmalar belirtilmelidir. Doğrudan kısaltma yapılarak toplantı adı yada konusu belirtilmemelidir. Örneğin Birleşmiş Milletler İklim Değişikli Çerçeve Sözleşmesi (BMİDŞS) taraflar Konferansı şeklinde ifade kullanılmadır.
- Görevin türü : Görevin amacı göz önünde bulundurularak türü mevcut görev türleri içerisinden seçilmelidir. Gidilecek göreve ilişkin farklı görev türlerine katılım sağlanacaksa (örneğin hem çalıştaya hem de toplantıya katılım sağlanacaksa) ayrı ayrı seçilmelidir. - Düzenleyen Kurum Adı : Toplantıyı kim organize ediyor ise ülke, kurum, kuruluş vs. belirtilmelidir. - Görev Başlangıç - Bitiş Tarihi : Toplantı yada görevin yol hariç olarak tarihleri yazılıp Yol Hariç Gün sayısı (yalnızca rakamla gün sayısı ) da ayrıca belirtilmelidir. Bir günlük bir toplantıya katılım sağlanacaksa görev başlangıç ve bitiş tarihleri aynı tarih olarak seçilmelidir. - Gidilecek Ülke ve Gidilecek Yer (Şehir) : Ülke yada ülkeler (birden çok ülkeye gidilecekse, gidilecek ülkeler tek tek) seçildikten sonra şehir yada şehirler (birden çok şehre gidilecekse araya virgül (,) konularak) yazılmalıdır. - Gidilecek Göreve İlişkin Katılım Gerekçesi: Göreve katılımın önemi gerekçesiyle belirtilecektir. (Neden ve niçin katılım gerekli) - Masrafları Kimin Karşılayacağı: Masraflarının hangi kaynak yada kaynaklardan ve ne oranlarda karşılanacağı yazılarak, yurtdışı gündeliklerin belirlenmesine ilişkin Bakanlığımız standardı (Standart No:2 ve Standart No:3) ayrıca belirtilecektir. Tüm masraflar Bakanlık bütçesinden karşılanması durumunda; Tüm masraflar Bakanlık bütçesinden karşılanacak görevler için Standard a atıf yapılması gerekmemektedir. Yazılacak ifade; Tüm masraflar. Genel Müdürlüğü bütçe tertibi ilgili harcama kaleminden karşılanacaktır. Karşı tarafça herhangi bir ödeme yapılması durumunda; Ulaşım ve konaklama karşılanması durumunda yazılacak ifade; Örnek-1 Ulaşım ve konaklama masrafları BMİDÇS Sekretaryası tarafından, yurtdışı gündeliklerinin belirlenmesine ilişkin Bakanlığımız standardı (Standart No:2 ve Standart No: 3) dikkate alınarak müstahak olduğu harcırah ise..genel Müdürlüğü bütçe tertibi ilgili harcama kaleminden karşılanacaktır. Yalnızca konaklama karşılanması durumunda yazılacak ifade; Örnek-2 Konaklama masrafları BMİDÇS Sekretaryası tarafından, ulaşım masrafları ve yurtdışı gündeliklerinin belirlenmesine ilişkin Bakanlığımız standardı (Standart No:2 ve Standart No: 3) dikkate alınarak müstahak olduğu harcırah ise..genel Müdürlüğü bütçe tertibi ilgili harcama kaleminden karşılanacaktır. Yalnızca ulaşım karşılanması durumunda yazılacak ifade; Örnek-3 Ulaşım masrafları BMİDÇS Sekretaryası tarafından, Müdürlüğü bütçe tertibi ilgili harcama kaleminden karşılanacaktır diğer tüm masraflar ise..genel Yalnızca gündelik ödenmesi durumunda yazılacak ifade; Örnek-4 Yurtdışında bulunduğu süreler için gündelikleri BMİDÇS Sekretaryası tarafından, ulaşım masrafları ve yurtdışı gündeliklerinin belirlenmesine ilişkin Bakanlığımız standardı (Standart No:2 ve Standart No: 3) dikkate alınarak müstahak olduğu harcırah ise..genel Müdürlüğü bütçe tertibi ilgili harcama kaleminden karşılanacaktır Ulaşım, konaklama ve gündelik ödenmesi durumunda yazılacak ifade; Örnek-5 Ulaşım ve konaklama masrafları ile kısmi gündelikleri BMİDÇS Sekretaryası tarafından, yurtdışı gündeliklerinin belirlenmesine ilişkin Bakanlığımız standardı (Standart No:2 ve Standart No: 3) dikkate alınarak müstahak olduğu harcırah ise..genel Müdürlüğü bütçe tertibi ilgili harcama kaleminden karşılanacaktır.
Ulaşım ve gündelik ödenmesi durumunda yazılacak ifade; Örnek-6 Ulaşım masrafları ve yurtdışında bulunduğu süreler için gündelikleri BMİDÇS Sekretaryası tarafından, yurtdışı gündeliklerinin belirlenmesine ilişkin Bakanlığımız standardı (Standart No:2 ve Standart No: 3) dikkate alınarak müstahak olduğu harcırah ise..genel Müdürlüğü bütçe tertibi ilgili harcama kaleminden karşılanacaktır. Konaklama ve gündelik ödenmesi durumunda yazılacak ifade; Örnek-7 Konaklama masrafları ile kısmi gündelikleri BMİDÇS Sekretaryası tarafından, Ulaşım masrafları ve yurtdışı gündeliklerinin belirlenmesine ilişkin Bakanlığımız standardı (Standart No:2 ve Standart No: 3) dikkate alınarak müstahak olduğu harcırah ise..genel Müdürlüğü bütçe tertibi ilgili harcama kaleminden karşılanacaktır. Yetiştirilmek amacıyla yurtdışına eğitim ve staj için gidilmesi durumunda yazılacak ifade; Örnek-8 21.01.1974 tarihli ve 7/7756 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile yürürlüğe konulan Yetiştirilmek Amacıyla Yurt Dışına Gönderilecek Devlet Memurları Hakkında Yönetmeliğin ilgili maddesi (Madde 12) ile 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu nun 78. ve 79. Maddeleri çerçevesinde, aylık ve eğitim giderleri (gidilecek ülke para birimi cinsinden miktar rakamla yazılacak) Özel Kalem Müdürlüğü, yol ve yolculuk ile diğer zorunlu giderleri ise Genel Müdürlüğü bütçe tertibi ilgili harcama kaleminden karşılanacaktır. Tüm boş alanlar doldurulduktan sonra (boş alan kalması durumunda kayıt işlemi yapılmaz) formun alt kısmında yer alana *ÖNEMLİ HATIRLATMALR ı bir kez daha okuduktan sonra kaydet butonuna basarak başvurunuzu kaydedebilirsiniz.
3. Görev Başvuruları ve Durumu Başvurunuzun başarıyla kayıt edilmesinden sonra Görev Başvuruları ve Durumu menüsünden yaptığınız başvuru Yeni Kayıt olarak gözükecektir. Kırmızı yazıyla başvurunuzun durumu hakkında bilgiler veren Bilgi Mesajı kutusunun sağ tarafında yer alan Yazıcıdan Çıktı Alınız butonu yardımıyla yapılan başvurunun ve görev dair özet bilgi notunun çıktısı öncelikle alındıktan (Word ortamında açılan Yurtdışı Geçici Görev Bilgi Formunu yapılan müracaata uygunluğu bir kez daha kontrol edildikten ) sonra müracaatı yapan personel tarafından formun imzalanması gerekmektedir. Bilgi Formu ile birlikte yazıcıdan çıktısı alınacak Bilgi Notu nun çıktısı alınmadan önce kontrol edilerek varsa personel tarafından doldurulması gereken bilgilerin girilmesi ve ondan sonra çıktı alınması gerekmektedir. Dış İlişkiler ve AB dairesi Başkanlığı na Yurtdışı geçici görevlendirme için Birimlerden gönderilen resmi talep yazısı, yurtdışı geçici göreve ilişkin gerekli tüm bilgi ve belgeler (davet yazısı, yurtdışı geçici görevlendirmeye ilişkin bilgi formu, özgeçmiş, toplantı bilgi notu) ile birlikte ekinde Dış İlişkiler ve AB Dairesi Başkanlığına gönderilmeden önce Birim evrakından alınan tarih ve sayının Print butonunun solunda bulunan Evrak Tarih/Sayı yazılı butona basılarak girilmesiyle birlikte kişi müracaatı aktif hale gelecektir. Aktif olan Yurtdışı geçici Görev başvurusuna ait resmi yazı Dış İlişkiler ve AB Dairesine ulaştıktan sonra talep edilen yurtdışı geçici görevlendirmeye ilişkin Makam Olur u ilgili şube tarafından hazırlanacak olup söz konusu müracaata ilişkin her türlü gelişme ekranda görülen bilgilendirme mesajı yoluyla müracaat sahibine ulaşacaktır.
Evrak tarih ve sayısı girildikten sonra mesaj durumu ; Olur Hazırlanırken Mesaj Durumu ; Olur Dış İlişkiler ve AB Dairesi Başkanı tarafından imzalanması durumunda; Olur tüm imza sürecinden geçtikten ve Makam dan onay aldıktan sonra mesaj durumu; bilgi mesajları ile müracaat sahibi, müracaatı ile ilgili her aşamayı takip edebilecektir.
4. Yurtdışı Seyahat Raporunun sisteme yüklenmesi: Yurtdışına Geçici Görevlendirme ile yurtdışına çıkan Bakanlık Personeli, 2007/3 Başbakanlık Genelgesi ve Bakanlığımız Standardı (Standart No:2 ve Standart No:3) çerçevesinde görev dönüşünü takip eden 1 (bir) ay içerisinde hazırlamak zorunda oldukları Yurtdışı Seyahat Raporlarını dijital ortamda arşivlenmeye imkan sağlayacak dosyalama işlemini yaparak aşağıda açıklanan şekilde sisteme yükleyebileceklerdir. Kayıtlı Görevler ve Görev Raporları menüsünde son 3 (üç) yıl içerisinde gidilen görevler listelenmektedir. Gidilen Göreve ilişkin raporun yüklenmesi için ilk adım olarak o görevin karşısında Rapor Taslağını Oluştur butonunu tıklayınız. Yurtdışı Geçici Görev Bilgileri nin geldiği açılır pencerede doldurulması gereken Rapor Bilgilerini lütfen doldurunuz.
Rapor Bilgileri; Coğrafi Kapsam ı, Coğrafi Bölge, Görev Teması nı (açılır pencere tanımlanmış görev temaları sizin görev temanızı uymuyor ise lütfen diğer yazılı temayı seçerek karşısında açılan boş alana kendi görev temanızı giriniz.) ve Görev Konusu Özeti ile Toplantıda Yapılanla, Toplantıda Alınan Kararlar, Toplantı Sonuçları, Toplantıda Elde Edilen Bilgi ve Deneyimler ile Bu Bilgilerin Nasıl Kullanılacağı ve Nasıl Yayılacağı gibi sorulan sorular yanıtlanarak doldurduktan sonra altta yer alan KAYDET/Rapor Taslağını Görüntüle butonu yardımıyla görev taslağını bilgisayarınızda seçtiğiniz diske (masa üstü, belgeler vs.) kaydediniz Kaydedilen Rapor Taslağını açarak raporu tamamlayabilmek için Genel Bilgiler ve Sonuç ve Önerilerin yer aldığı bölümleri doldurduktan sonra sisteme yüklem işlemi yapılacaktır. Bunun için;
Gösterilen Rapor Yükle butonu yardımıyla; açılan pencereden raporun kayıtlı olduğu dosyayı seçerek yükle butonuna basarak raporunuzu (Görev Raporunuz yazılı sütun karşısında ekli dosya işareti görüldüğünde) sisteme başarıyla kayıt etmiş olurusunuz. Rapor Yüklendikten sonra Rapora ilişkin Özet Bilgi Notu nun aşağıda gösterilen buton yardımıyla çıktısın alınması ve rapor ile birlikte Genelge çerçevesinde ilgi yerlere gönderilmesi gerekmektedir.