AHMET TOKAÇ Yönetim Danışmanı ve SMMM 12.03.2012 D eğerli üyelerimiz, değerli okurlarım, Yeni Türk Ticaret Kanunu ile ilgili sorulması gereken soruları ve cevaplarını, bu köşede sizlerle paylaşmaya devam ediyorum. Yönetim Kurulu üyeleriniz, üst yönetiminiz, Yeni TTK nın gereklilikleri ve yapılması gerekenler hakkında yeteri kadar bilgi sahibi mi? Yönetim Kurulunun yeni sorumluluklarını biliyor musunuz? Bu makalemizde, Yönetim Kurulu Üyelerinin öneminden, bir yönetim kurulu üyesinde aranan şartlardan ve yönetim kurulunun görev, yetki ve sorumluluklarından bahsetmek istiyorum. Günümüzde pek çok etken yönetim kurulunda hizmet verme sürecini daha karmaşık ve zorlu bir hale getirmiş ve getirmektedir. Küresel finans krizi ve çeşitli kötü örnekler kurumsal yönetim olgusuna yeniden odaklanılmasını gündeme getirmiş, özellikle ülkemizde devrim niteliği taşıyan yeni Türk Ticaret Kanunu gibi yasalar yeni yönetim kurallarının ve gereklerinin ortaya çıkmasına yol açmıştır. Yeni gereklerin birçoğu, yönetim kurulunun bileşimi, nitelikleri, yönetici ücretleri, risk yönetimi, şeffaflık, adillik ve de hesap verilebilirlik alanlarına ve yönetim kurulu üyelerine dikkat etmeleri gereken yeni sorumlulukları getirmektedir. Dünyada şirketlerin kurumsal yönetim ilkelerine uymaları her geçen gün daha da önemli hale geliyor. Bu ilkelerden birisi de yönetim kurulu üyelerinin önemli bir kısmının yetkin, bağımsız üyelerden oluşmasıdır. Ülkemizde de bu konudaki bilinç Yeni TTK ile bağımsız yönetim kurulu üyeliği artacaktır. Bağımsız üyelere şirket yönetimini dışarıdan ve korkusuz bir gözle incelemesi, küçük yatırımcının hakkını koruması gibi misyonlar yükleniyor. İşlerin ne kadar içinde yer alacağı üyenin inisiyatifine kalsa da ayda en az bir kez yönetim kurulu toplantısına katılması zorunlu. Yönetim kurulu üyelerinden beklenen, değişik bilgi, görüş, yaratıcılık ve irdeleyicilik katma potansiyeli, finansal raporları anlama ve irdeleme becerisi, riskleri değerlendirme yeteneği, stratejik düşünme becerisi, yönetimi değerlendirme ve motive edebilme yetkinliği ve her yıl toplantıların en az %75'ine hazırlıklı olarak katılmalarıdır. Bu nedenle, ölçülmesi güç de olsa asıl beklenti entelektüel bağımsızlıktır. Finansal bağımsızlık, duygusal bağımsızlık ve politik bağımsızlık gibi farklı boyutların hepsi birarada değerlendirilerek entelektüel bağımsızlığı olan kişilerin bağımsız üye olarak şirketlere kazandırılması kurumsal yönetim anlayışının oluşturulması açısından önemlidir. Yönetim kurulu adayları için nelerin önemli olduğunu anlamak, yeni yönetim kurulu üyelerinin ekibe dahil edilebilmesi açısından her geçen gün biraz daha önemli olacaktır. Yönetim kurulu üyeleri, sorumluluklarına dair daha geniş bir bakış açısı ATMD Audit & Financial Consultancy 1
benimsedikçe, yönetim kurulları da risk, yönetici ücretleri, çevre ve kurumsal sorumluluk gibi konuları tartışmaya daha fazla zaman ayıracaktır. Finansal krizler ve ekonomik darboğazlar, yönetim kurulunda risk ve performans kavramlarının önemini artırmıştır. SORU VE CEVAPLARLA YENİ TÜRK TİCARET KANUNU / 9 yi bir yönetim kurulu üyesinden hangi davranışlar beklenmelidir? İ İyi yönetim kurulu üyelerinin en önemli görevi sağlıklı bir sorgulama sürecini hayata geçirebilmeleridir. Sorgulamada hedef, üyenin kendi bilgisini ortaya çıkarması, bir savcı edasıyla şirket genel müdürünün bilgisini test etmek, veya hukuki bir gerekliliği yerine getirmek değil, gerçekten şirketin durumunu iyi anlamak olmalıdır. Öncelikle, şirketin nakit akışının nereden geldiği ve nereye gittiği iyi anlaşılmalıdır. Şirketlerin hayatiyeti için nakit akışı kar-zarardan daha önemlidir. Nakit durumu ve kar-zarar durumu arasındaki tutarsızlıklar özellikle iyi anlaşılmalıdır. Satışların artmasına rağmen, müşteri ödemelerinin daha uzun vadeye yayılmaya başlaması, hem işletme sermayesi ihtiyacını artırır, hem de karlılığı düşürerek şirketin riskini artırır. Şirketin performansının sadece geçmiş yıllara ve/veya bütçeyle karşılaştırması ile yetinmemek ve özellikle rakiplerin performans ölçütleriyle de karşılaştırmalara önem vermek gerekir. Ancak, bu karşılaştırmalarda sadece finansal göstergelere değil, diğer verimlilik göstergelerine ve strateji uygulamalarına da önem vermek gerekir. Verimlilik göstergelerinde, her süreç için o konudaki en iyilerle karşılaştırma yapmak performans geliştirmek için önemli bir araç olur. İyi yönetim kurulu üyeleri şirketin sadece bu seneki performansıyla değil, geleceği ile de ilgilenirler. Özellikle, gelecek için risk oluşturan alanların belirlenmesinde ve bu risklerin yönetilmesinin sağlanmasına dikkat ederler. Bu nedenle, senaryo çalışmalarının değerlendirildiği toplantılar düzenlemek zihinlerin bu risk faktörlerine karşı hazırlıklı olmasını sağlar. Önemli risk alanlarından biri de şirket yönetiminde oluşabilecek ani değişimlerdir. Bu nedenle, yönetim kurulu üyeleri sadece mevcut yöneticilerin performanslarıyla değil, herhangi bir nedenle değişim yapılması gerektiğinde mevcut yöneticilerin yerine kimlerin gelebileceği ile de yakından ilgilenmek durumundadırlar. Bu konuda örnek oluşturan şirketler, her sene üst düzey yöneticilerinin yerine kimlerin geçeceği konusunda görüş oluşturuyorlar. Bu çalışmalar, yönetim kurulu üyelerinin şirket çalışanlarını daha iyi tanımlarına ve onların eksiklerini gidermek üzere yatırım yapılmasını sağlamalarına da yardımcı olur. Gelecek ile ilgili en önemli konulardan biri de şirketin nasıl büyüyeceği, büyüme için hangi riskleri üstleneceğidir. Özellikle, şirket alımlarıyla sağlanacak büyümelerin çok dikkatli değerlendirmelerinin yapılmasını sağlamak yönetim kurulunun önemli görevleri arasındadır. Dikkat edilmesi gereken konulardan biride şirketin bilanço dışı üstlendiği yükümlülüklerdir. Örneğin, verilen garantiler, şirket yönetim kurulunun yakından takip etmesi gereken unsurlardandır. Bu nedenle, yönetim kurulu üyeleri bayi sözleşmelerini, üst düzey yöneticilerle yapılan ücret/prim anlaşmaları ve üçüncü partilerle yapılan diğer anlaşmaları düzenli olarak gözden geçirmelidir. Yönetim Kurulu nun şirket ile ilgili olumsuz haberleri ve hangi seviyede olursa olsun yöneticilerinin uygunsuz davranışları hakkında bilgi edinmesinin süreçleri açıkça belirlenmelidir. Bu nedenle, yönetim kurulu üyelerinin şirket çalışanlarından farklı seviyelerde olanlarla, şirket denetçileriyle, tedarikçi ve bayileriyle düzenli temas ATMD Audit & Financial Consultancy 2
içinde olmaları sağlanmalıdır. Ayrıca, uygunsuz olabilecek davranışlar ile ilgili bilginin yönetim kurulu üyelerine, bilgiye getirene zarar vermeyecek şekilde ulaşmasını sağlayacak şeffaf bir sürecin oluşturulması da faydalı olur. Yönetim kurulu üyelerinin şirketin kurumsal sosyal sorumluluk ile ilgili faaliyetleri hakkında da bilgilendirilmesinin sağlanması hem bu konudaki hesap verme sürecinin iyi çalışması, hem de şirket açısından risk oluşturabilecek konuların sağlıklı olarak değerlendirilmesini sağlar. Yönetim kurulu üyelerinin şirket müşterileri ile bir araya gelmelerinin sağlanması ve sunulan hizmet ve ürün ile ilgili deneyimlerinin artması, şirket ile ilgili konuların daha sağlıklı olarak değerlendirilmesine yardımcı olacak önemli bir unsurdur. Son olarak, yakın ilişki içinde bulunulması gereken kesim de yatırımcılardır. Onların beklentilerinin ve değerlendirmelerinin doğrudan alınmasını sağlamak, yönetim kurulu üyelerinin faaliyetlerini daha iyi yürütebilmeleri için önem taşır. Özetle, yönetim kurulu üyelerinin görevlerini sağlıklı olarak yerine getirebilmeleri için farklı konularda deneyim sahibi olmaları, odaklarının şirketin geleceği ve sürdürülebilirliği üzerine kurmaları, sadece şirket yöneticileriyle değil, şirket ile ilgili tüm kesimlerle istişare içinde olmaları sağlanmalıdır. B ağımsız yönetim kurulu üyelikleri hakkında bilgi verebilirmsiniz? Anonim şirketlerin yönetimi konusunda, yeni Türk Ticaret Kanunu nun 360. maddesinin 1. fıkrasının son cümlesinde, yeni bir kavrama ilişkin Bağımsız yönetim kurulu üyelerine ilişkin hükümler saklıdır. hükmüne yer verilmektedir. Kurumsal yönetim ilkelerinde, şirket yöneticilerinden şirketlerin performanslarını arttırmaları ve başarılı olmaları beklenmekte ancak bunun nasıl sağlanacağı açıklığa kavuşturulmamış bulunmaktadır. Yönetim kurulunda bir denge unsuru olmak üzere önerilen; Amerika Birleşik Devletleri nde ortaya çıkan bağımsız yönetim kurulu üyesi kavramının unsurları şöyle sıralanabilir: - Sektörde ve şirket yönetiminde risk analizi yapabilen, bilgili ve tecrübeli bir profesyonel, - Farklı şirketlerdeki görevleri nedeniyle dolaylı menfaat ilişkileri içinde olmayan, vaktini yeterli ölçüde şirkete ayırabilen, etik prensipleri özümsemiş, birkaç şirkette bu görevi yerine getirirken ortaya çıkan tanınmışlığa esas itibarıyla itibar etmeyen ve buna da ihtiyacı olmayan, - Yönetim kurulunda özellikle şirket yöneticilerine karşı açık konuşarak gerekli uyarıları yapabilen, icracı olsun ya da olmasın çok büyük ölçekli mali hak ve menfaatler elde edebilen yönetim kurulu üyeleri yanında kendisine ödenen huzur hakkı ve/veya ücretle yetinmesini bilen, - Genel kurulda kendisini seçmiş ve sonraki dönemde de seçmesi muhtemel ya da her an azledebilecek olan pay sahiplerine hiç minneti olmayan, - Şirket yönetimi, hakim durumda olsun olmasın pay sahipleri ya da menfaat sahipleri ile gayriresmi ilişkileri bulunmayan, bir aile şirketinde görev yapıyorsa nepotizm (eş, dost, akraba kayırmacılık), bir yapı içinde çalışmayı tercih eden, özetle, gücü sürekli elinde tutmaya çalışan şirket yönetiminin gerçekten bağımsız denetime tabi tutulmasını sağlayarak, hem yönetimi hem de denetimi sürekli izleyip kontrol eden, bu sayede denetimin sürekli bağımsız kalmasını temin eden, herhangi bir menfaat bağı ya da yakın ilişkisi olmadığı için şirketten, yönetimden ve hakim pay sahiplerinden bağımsız sayılan bir yönetim kurulu üyesi. Kendilerine kurumsal yönetim ilkeleri ile getirilen özen yükümü ve sorumluluklar haricinde atama, azil ve sorumluluk ATMD Audit & Financial Consultancy 3
hukuku açısından diğer yönetim kurulu üyeleri ile aynı kurallara tabidirler. Bağımsız yönetim kurulu üyelerinin, varlık nedenleri olan yönetim kurulu içindeki komiteler vasıtasıyla anonim şirketlerin kurumsal yapılarının güçlenmesinde ve özellikle şirketlerin aile şirketi yapısından, ticaret hayatında kalıcı bir yapıya geçmelerinde önemli katkılar sağlayabilmeleri kuvvetle muhtemel görünmektedir. Mevzuatımızda BDDK önce bir Kurul Kararı, sonra da bir Yönetmelik hükmü ile denetim komitelerinin bağımsız yönetim kurulu üyelerinden oluşmasını zorunlu hale getirmiştir. Y önetim Kurulunun Devredilemez ve Vazgeçilemez Görev ve Yetkileri ile Devredilebilir Görev ve Yetkileri Nelerdir? (Mad: 375-367) Şirketin üst düzey yönetim ve bunlarla ilgili talimatların verilmesi devredilemez. Üst düzeyde yönetim ile kastedilen; 1. Genel işletme politikası başta olmak üzere, yatırım, finansman ve temettü gibi politikaların hedeflerinin karara bağlanması, 2. Yukarıdaki hedeflere ulaşabilmek için seçilen araçların gösterilmesi, 3. Hedeflere ulaşılıp ulaşılmadığının veya ulaşılıp ulaşılamayacağının belirlenmesi, 4. Bütçe uygulamasının kontrolü, politika ve hedeflere ilişkin kararlar ve stratejilerin uygulanması ile ilgili talimatlar yönetim kurulu tarafından sözlü veya yazılı olarak verilebileceği gibi iç yönetmelik, sirküler veya genelge ile de şekillendirilebilir. 5. Bağlı şirketlerin yönetim kurulları, üst düzeyde yönetim yetkisini haiz mi, yoksa bu yetki ana şirketin yönetim kuruluna mı aittir. 6. Bağlı şirketin üst yönetimi, hakim şirketin ve tepe şirketin üst yönetimi ile uyumlu olmalıdır. Bu nedenle, hakim ve özellikle tepe şirketin üst yönetimi bağlı şirketleri kapsar ve bağlar. Ancak bu sınırlamalara rağmen bağlı şirketlerde de üst yönetim devredilemez. Şirket yönetim teşkilatının belirlenmesi devredilemez. Şirket örgütünün şeması; yönetimde yer alan herkesin, altlık üstlük ilişkilerini, görev tanımlarını; bölünmeleri ve aralarındaki ilişkileri gösteren şemadır. Devri yasaklanan bu görev ile yönetim kurulunun, yönetimin bütününün işleyişini görmesi, politika ve stratejilerin gerçekleştirilmesinde görevlilerin rollerini değerlendirmesi, insan kaynaklarının kullanılmasını izlemesi amaçlanmıştır. Bu şema aksayan yerin belirlenmesinde yardımcı olur. Yönetim kurulunu devrederken örgüt şemasını önceden tayin eder. Muhasebe, finans yönetimi ve şirketin yönetiminin gerektirdiği ölçüde, finansal planlama için gerekli düzenin kurulması görevi devredilmez. Yeni TTK nun 515. maddesindeki dürüst resim ilkesi gereğince, anonim şirketlerinin finansal tabloları, Türkiye Muhasebe Standartlarına göre şirketin mal varlığını, öz kaynaklarını ve faaliyet raporlarını tam, anlaşılabilir, karşılaştırılabilir, ihtiyaçlara ve işletmenin ihtiyaçlarına uygun bir şekilde; şeffaf ve güvenilir olarak; gerçeği dürüst, aynen ve aslına sadık bir suretle yansıtacak şekilde çıkarılmasını zorunludur. ATMD Audit & Financial Consultancy 4
1. Yönetim kurulu, muhasebe bölümünü bu amaca uygun olarak örgütlemekle mükelleftir. Dolayısıyla muhasebe düzeninin kurulması görevinden muhasebe düzeninin kurulması görevinin anlaşılması gerekir. 2. Devredilemez görev, düzenin kurulması görevi olup, muhasebenin tutulması görevi tabi ki devredilebilir. 3. Finansal denetim düzeninin kurulması; şirketin iş ve işlemlerinin denetlenmesine ilişkin iç denetim sisteminin ve bunu yapacak örgütün gösterilmesidir. 4. Bir anonim şirketin denetimi sadece bağımsız dış denetim şirketine bırakılmaz. Her anonim şirkette muhasebeden tamamen bağımsız uzmanlardan oluşan etkin bir iç denetim örgütüne ihtiyaç vardır. 5. Finansal denetim, iş ve işlemlerin iç denetiminin yanı sıra, şirketin finansal kaynaklarının kullanılma şekli, durumu, likidite denetimi ve izlenmesini de kapsar. 6. Finansal planlama; bütçeleme ile yeterli likiditenin sağlanmasının güvence altına alınmasıdır. Finansal yönetim örgütü, bütün anonim şirketler için gerekli değildir. Şirketin yönetimi gerektiriyorsa finansal planlama zorunludur. Müdürlerin ve aynı işleve sahip kişiler ile imza yetkisini haiz bulunanların atanmaları ve görevden alınmaları görev ve yetkisi devredilmez. Müdürler ve aynı işleve sahip kişilerden kasıt, kendilerine yönetme ve görev yetkileri tanınmış olan kimselerdir. Yönetimle görevli kişilerin, özellikle kanunlara, esas sözleşmeye, iç yönergelere ve yönetim kurulunun yazılı talimatlarına uygun hareket edip etmediklerinin üst gözetimi görev ve yetkisi devredilemez. Burada kastedilen gerekli olan iş akışının gözetimidir. Pay, yönetim kurulu karar ve genel kurul toplantı ve müzakere defterlerinin tutulması, yıllık faaliyet raporunun ve kurumsal yönetim açıklamasının düzenlenmesi ve genel kurula sunulması, genel kurul toplantılarının hazırlanması ve genel kurul kararlarının yürütülmesi görev ve yetkisi devredilmez. Bu hüküm, yönetim kurulunun kararlar ve tescile tabi paylarla ilgili defteri tutmasını, yıllık rapora ve genel kurul toplantılarının yapılmasına ve alınan kararların uygulanmasına ilişkin görevlerini belirlemektedir. Şirketin borca batıklık durumunun varlığında mahkemeye bildiriminde bulunulması görev ve yetkisi devredilmez. Yönetim kurulu, yönetim yetkisi ile temsil yetkisini muhakkak kendisi kullanmak zorunda değildir. Gereğinde bu yetkilerini devreder, kendisi gözetim organı olarak çalışabilir: Yönetim kurulu, yönetim yetkisini ancak esas sözleşmede hüküm bulunması halinde devredebilir. Yönetim devri yönetim kurulu tarafından kabul edilen bir iç yönerge ile yapılır. Yönetim kısmen veya tamamen devredebilir. Yönetim yetkisi, yönetim kurulu üyelerinden bir veya bir kaçına devredilebileceği gibi, üçüncü kişilere de devredilebilir. Yönetimin devrine ilişkin iç yönergede, yönetim düzenlenerek yapılacak görevleri tanımlar, yerleri gösterilir, kimin kime bağlı olacağı ve bilgi sunmakla yükümlü olduğu örgüt şeması, karar ve atama yetkisi belirlenir. ATMD Audit & Financial Consultancy 5
Yönetim kurulu, pay sahipleri ile korunmaya değer menfaatleri bulunduğunu, ikna edici şekilde ortaya koyan alacakları istemeleri halinde iç yönerge hakkında yazılı olarak bilgilendirmekle zorunludur. Yönetimin devri, temsil yetkisinin de devredildiği anlamına gelmez. Yönetim devri, organsal işlevi bulunduğundan sorumluluk açısından sonuçları vardır. Yönetim devrine ilişkin iç yönerge, genel kurul veya yönetim kurulunca onaylanmalıdır. Yönetim devrine ilişkin iç yönergenin tescil ve ilanı gerekli değildir. Alacaklıların bilgilendirilmesinde, menfaatin, istenen konu ile ilgisi göz önünde bulundurulur. Sorumluluk davaları ile iflasta pay sahipleri ile alacakların menfaati somutlaşır. Bilgi verme yükümlülüğü, iç yönergenin bir kopyasının verilmesini zorunlu kılmaz. Örneğin alacaklının açtığı bir davada, iç yönergeden şirketinin rakibinin yararlanma olasılığı varsa yönergenin verilmesi talebi reddedilebilir. Yönetim devredilmez ise yönetim, yönetim kurulunca kurul olarak yerine getirilir. Yukarıda yer verilen konuyla ilgili ek bilgiye ihtiyaç duyduğunuzda lütfen tarafımızla irtibata geçiniz. Saygılarımla, ATMD Audit & Financial Consultancy 6