DOKUZ EYLÜL ÜNİVERSİTESİ İÇ KONTROL STANDARTLARI EYLEM PLANI

Transkript

1 DOKUZ EYLÜL ÜNİVERSİTESİ İÇ KONTROL STANDARTLARI EYLEM PLANI Yayım : Temmuz 2015

2 Öngörülen veya ler Etik Değerler ve Dürüstlük: Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. Yeni mali sistemin kurumsal uyumlaştırması kapsamında; iç kontrol sistemine yönelik İç kontrol sistemi ve işleyişi bilgilendirme/koordinasyon toplantıları yönetici ve personel tarafından yapılmış, Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali sahiplenilmeli ve Kontrol Genel Müdürlüğü (BÜMKO) tarafından desteklenmelidir. yayımlanan Kamu İç Kontrol Rehberi tüm harcama birimlerine dağıtılarak iç kontrolle ilgili farkındalık yaratılmıştır. Üniversitemiz yöneticileri hâlihazırda mevcut İdarenin yöneticileri iç kontrol mevzuat ve genel teamüller çerçevesinde kontrol sisteminin uygulanmasında faaliyetlerini sürdürmekte ve personelini mevcut personele örnek olmalıdırlar. duruma göre yönlendirmektedir. Üniversitemizde Akademik Yayın Etik Kurulu mevcuttur. Ayrıca "Dokuz Eylül Üniversitesi Etik kurallar bilinmeli ve tüm Etik Davranış İlkeleri ve Etik Komisyonu faaliyetlerde bu kurallara Yönergesi hazırlanarak Etik Komisyonu uyulmalıdır. oluşturulmuş, yönerge tüm akademik ve idari personele duyurularak etik sözleşmesi imzalatılmıştır KONTROL ORTAMI Bütün iş-işlem, eylem ve süreçlerde rol alan görevlileri kapsayan iç kontrolün temel ilke ve kavramlarının benimsenmesi, ortak kavram birliğinin oluşturulması için bilgilendirme amaçlı toplantılara, eğitimlere ve birim ziyaretlerine devam edilecektir. Her kademedeki birim yöneticilerinin iç kontrol sisteminin uygulanması aşamasında, öncelikle mevzuata uygun iş ve işlemlerin yürütülmesinde alt çalışanlarına örnek tutum ve davranış içerisinde olmaları sağlanacaktır. Bu bağlamda, faaliyetlerin şeffaf, saydam ve hesap verilebilirliğinin sağlanmasına yönelik tedbirler alınacaktır. Etik Komisyonuna yapılan şikayetler yönerge kapsamında değerlendirilecektir. Üniversitemizde göreve yeni başlayacak olan personele etik sözleşmesi imzalatılarak personelin özlük dosyasına konulacaktır. Etik Komisyonu, Personel Daire Toplantı, eğitim, birim ziyaretleri Değerlendirme toplantısı Yönerge, Etik Komisyonu Etik Sözleşmesi sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu kapsamında düzenlenen Üniversitemiz idare faaliyet raporu, performans programı, stratejik plan, kurumsal mali durum ve beklentiler raporu, yatırım programı izleme ve değerlendirme raporu ile Strateji Geliştirme Daire na ait hizmet standartları Faaliyetlerde dürüstlük, envanteri nın saydamlık ve hesap verebilirlik web sayfasında dürüstlük, saydamlık ve hesap sağlanmalıdır. verilebilirlik ilkeleri kapsamında duyurulmaktadır. Bununla beraber, Üniversite Senatosu ve Yönetim Kurulu kararları, Üniversitemizin akademik ve sözleşmeli idari personel alımlarına ilişkin ilanlar Üniversitemizin web sayfasında yayımlanmaktadır Tarafsızlık, saydamlık ve hesap verebilirlilik ilkelerinin hayata geçirilmesini teminen faaliyetlere ilişkin duyurular Üniversitemizin web sayfasında yayımlanacak, bu bağlamda web düzenlemeleri etkin ve güncel hale getirilecektir., Personel Daire, Web sayfası güncellemeleri 1.5 Üniversitemiz personeli mevcut yasal İdarenin personeline ve hizmet düzenlemelere göre hizmetlerini sürdürmekte, verilenlere adil ve eşit görevlerini yerine getirirken de gerek personele davranılmalıdır. gerekse hizmet alanlara genel davranış kurallarına göre davranmaktadır Hizmetten yararlananların, hizmet sunumu usul ve esasları kapsamında, şikayet ve önerilerinin değerlendirildiği sistemlerin geliştirilmesi sağlanacak, hizmet alanlara ve personele yönelik periyodik olarak memnuniyet anketleri yapılarak, anketlerde ve Üniversitemize yapılacak başvurularda yer alan önerilerin/şikayetlerin ilgili birim tarafından değerlendirilmesi sağlanacaktır. Etik Komisyonu, Anket

3 İdarenin faaliyetlerine Yeni mali sistem kapsamında, Ön Mali Kontrol ve İç Kontrole ilişkin olarak tespit edilip, tüm ilişkin harcama birimlerine bildirilen usül ve esaslar tüm bilgi ve belgeler doğru, tam çerçevesinde idarenin mali faaliyet, bilgi ve ve güvenilir olmalıdır. dokümanları kontrol edilmektedir. İşlemleri Hukuk Müşavirliğince yürütülmekte olan disiplin soruşturmaları ayrıca Oracle'da arşivlenmektedir Öngörülen veya ler 1- KONTROL ORTAMI Karar verme sürecine destek olmak üzere İç Kontrol Sistemi Yönetimine ilişkin verilerin; doğru, güncel, tam ve erişilebilirliği sürekli geliştirilerek, bilgi üretim mekanizmalarına dönüştürülmesi sağlanacaktır. Birim faaliyetlerine ilişkin bilgi ve belgelerin doğru, tam ve güvenilir olması için gerekli önlemleri almakla sorumlu olan birim yöneticileri, hiyerarşik kontrolleri sağlayarak, faaliyetlerin otomasyon aracılığı ile yürütülmesine yönelik çalışmaların tamamlanması ve faaliyet alanları ile ilgili bilgilerin güncellenmesine önem vereceklerdir. Üniversitemiz birimlerinin faaliyet süreçlerinde yardımcı olması bakımından; ön mali kontrol, süreç kontrolü ile iç ve dış denetim sonucu düzenlenen raporlar dikkate alınarak uygulama hataları ilgili birimlere yazıyla bildirilecektir. Bilgi ve belge yönetim sistemi Otomasyon sistemleri Uyarı yazısı Misyon Organizasyon Yapısı ve Görevler; İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır. İdarenin misyonu yazılı olarak Üniversitemizin Stratejik Plan belirlenmeli, duyurulmalı ve Çalışmaları kapsamında kurumsal ve harcama Üniversitemiz misyonu yönetici ve personeline yılda iki kez Elektronik Posta personel tarafından birimleri düzeyinde misyon tespit edilmiş ve elektronik posta yoluyla gönderilecektir. benimsenmesi sağlanmalıdır. Üniversitemiz web sitesinde yayımlanmıştır. 2.2 İç kontrol standartları kapsamında yeni görev Misyonun gerçekleştirilmesini tanımı şablonları oluşturulmuş, sağlamak üzere idare birimleri nca otomasyon sistemine uyarlanmış, ve alt birimlerince yürütülecek tüm birimlerce hazırlanan görev tanımları sistem görevler yazılı olarak üzerinden girişleri yapılarak güncel duruma tanımlanmalı ve duyurulmalıdır. getirilmiştir Faaliyetlerimizin sağlıklı, etkin ve verimli bir şekilde yerine getirilebilmesi için hazırlanan "İş Akış Şemaları" geliştirilerek güncellenecektir., İş Akış Şemaları İdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere ilişkin yetki ve sorumluluklarını nca "Görev kapsayan görev dağılım çizelgesi Dağılımı Formu" şablonu oluşturulmuştur. oluşturulmalı ve personele bildirilmelidir. İdarenin ve birimlerinin teşkilat şeması olmalı ve buna bağlı Üniversitemizde; kurumsal ve birim düzeyinde olarak fonksiyonel görev teşkilat şemaları oluşturulmuştur. dağılımı belirlenmelidir. İdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki Üniversitemiz ve birimlerinin organizasyon ve sorumluluk dağılımı, hesap yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, verebilirlik ve uygun raporlama yürürlükte bulunan yasalar çerçevesinde ilişkisini gösterecek şekilde oluşturulmuştur. olmalıdır. İdarenin yöneticileri, Kurumsal düzeyde, hassas görevlerin tespitine faaliyetlerin yürütülmesinde yönelik sistematik ve bütüncül bir çalışma hassas görevlere ilişkin yapılmamış, ancak birimler düzeyinde görev prosedürleri belirlemeli ve prosedürleri ile ilgili bazı kısmi çalışmalar personele duyurmalıdır. gerçekleştirilmiştir Üniversitemiz birimlerince, personelin yıllık izin, hastalık izni, ve benzeri sebeplerle görevi başında bulunamaması durumunda yapılacak görevlendirmelerde her personelin/görevin yerine bakabilecek yedek personeli gösteren Görev Dağılımı Formu için otomasyon sistemine menü açılarak veri girişlerinin yapılması sağlanacaktır. Üniversitemiz birimlerinin görev ve yetkileri gözden geçirilip görev çakışmasına yol açan görev tanımları mevzuata uygun hale getirilerek mükerrer görevlere son verilecek, mevcut teşkilat şemaları gözden geçirilerek gerekli durumlarda revize edilecektir. Birimlerimizin organizasyon yapısı, sorumluluk dağılımı; hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde oluşturulmaya devam edilecektir. İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulunca belirlenecek hassas görev kriterleri kapsamında birim yöneticileri tarafından birimlerinde yürütülen faaliyetlerle ilgili hassas görevler belirlenecek ve sorumlu personele yazılı olarak bildirilecektir. Belirlenen hassas görevlere ilişkin Birim Hassas Görevler Envanteri oluşturulacaktır. Strateji Geliştirme Daire, Personel Daire, Görev Dağılımı Formu Teşkilat şemaları, İç Denetim Birimi İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu Teşkilat şemaları Hassas görev envanteri

4 KONTROL ORTAMI Öngörülen veya ler Üniversitemizde yöneticiler görevlerinin Üniversitemiz birimlerince, uygulanacak İç Kontrol Sisteminde Her düzeydeki yöneticiler kontrolünü, evrak takibi ve hiyerarşik kontroller etkin raporlama için yönetim ve bilgi sistemleri geliştirilerek verilen görevlerin sonucunu ile sağlamakta olup, mali faaliyetlerin sonucu yaygınlaştırılacak, her birimde izlenebilir, denetlenebilir, kontrol izlemeye yönelik mekanizmalar izlenmekte ve periyodik aralıklarla edilebilir ve karar alma süreçlerine katkı sağlayacak bir kontrol oluşturmalıdır. raporlanmaktadır. mekanizması oluşturulacaktır. Otomasyon sistemi Personelin yeterliliği ve performansı; İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır. 3.1 İnsan kaynakları yönetiminin, ilgili yasal düzenlemeler çerçevesinde ve üniversitemizin İnsan kaynakları yönetimi, amaç ve hedeflerinin gerçekleştirilmesine İdarenin amaç ve hedeflerinin yönelik gayret gösterilmektedir. Ancak, gerçekleşmesini sağlamaya yükseköğretim kurumlarının insan kaynaklarında yönelik olmalıdır. nitelik ve nicelik olarak yaşanan eksiklik nedeniyle bu standardı temin etmek eksiklik giderilmediği sürece fiilen mümkün değildir Üniversitemizde göreve başlayan personelin, eğitim durumuna göre ilgili birimlerde istihdam edilmesi sağlanacaktır. Üniversitemize bağlı birimlerin, norm kadro çalışmaları çerçevesinde görevlerini yerine getirebilmeleri için asgari insan kaynağı ihtiyacı belirlenerek olanaklar ölçüsünde gerekli personel temini yada görevlendirilmesi sağlanacaktır. Personel Daire Atama işlemleri Norm kadro çalışması Üniversitemizde yönetici ve personel görevlerini İdarenin yönetici ve personeli, yerine getirmede kullandıkları bilgi ve görevlerini etkin ve etkili bir deneyimleri bireysel çalışmalar ile şekilde yürütebilecek bilgi, kazanmaktadır. Eğitim faaliyetleri yeni mevzuat deneyim ve yeteneğe sahip düzenlemeleri ile uyumun sağlanmasına yönelik olmalıdır. olup, sürekli ve bir takvime bağlı olarak yapılmamaktadır. Üniversitemizde yürütülen her bir iş için gerekli eğitim şartlarını taşıyan yetkin personelin çalıştırılması genel şarttır. Ancak, mevcut Mesleki yeterliliğe önem personel sayısı yeterli olmadığından zaman verilmeli ve her görev için en zaman değişik eğitim şartlarını taşıyan ve değişik uygun personel seçilmelidir. kadrolarda bulunan personel, mesleki alanı olmayan birimlerde görevlendirildiğinden mevcut durum, bu bölüm için öngörülen genel şartı karşılamaya yeterli değildir. Personelin işe alınması ile Üniversitemizde personelin işe alımı ve diğer görevinde ilerleme ve personel hareketleri ilgili personel mevzuatı yükselmesinde liyakat ilkesine (2547 sayılı Kanun, 657 sayılı Kanun ve ikincil uyulmalı ve bireysel performansı düzenlemeler, vs.) çerçevesinde yerine göz önünde bulundurulmalıdır. getirilmektedir. Her görev için gerekli eğitim Üniversitemiz Hizmet İçi Eğitim Yönetmeliği ihtiyacı belirlenmeli, bu ihtiyacı uyarınca Eğitim Kurulu oluşturulmuştur. Ancak, giderecek eğitim faaliyetleri her her bir görev için hizmet içi eğitim faaliyeti yıl planlanarak yürütülmeli ve periyodik olarak yapılmamaktadır. gerektiğinde güncellenmelidir Üniversitemizde her düzeydeki yönetici ve personelin yürüttüğü iş ve işlemler için liyakat dereceleri ve bunların gerekli kıldığı yetenek ve bilgi düzeyine sahip olmasına yönelik prosedürler ve politikalar yürütülecektir. Kabul görmüş mesleki kriterler ile belirlenecek özel şartlar doğrultusunda bazı stratejik görevler için uygun personelin atanmasına veya görevlendirilmesine yönelik düzenlemeler yapılacaktır. Birimlerde ihtiyaç duyulan personelin belirlenmesinde iş analizi dikkate alınarak, yeterli nitelik ve nicelikteki personelin birimlere dağıtılması sağlanacaktır. Üniversitemizde kariyer unvanlardaki istihdamın artırılması yönünde çalışmalar yapılacaktır. Üniversitemiz personel istihdamında kariyer ve liyakat ilkeleri yürürlükteki personel mevzuatı çerçevesinde uygulanmaya devam edilecektir. Üniversitemizde yapılan norm kadro çalışması gereğince gereksinim duyulan sınıf, kadro ve unvanlarda personelin temin edilmesi sağlanacaktır. Halen görev yapan personelin ise, daha üst unvanlara yükselmelerini teminen ilgili mevzuat gereği gerektiğinde sınav açılacaktır. Bilginin güncel tutulması amacıyla yeni politika ve prosedürler hakkında üniversitemiz personelinin eğitim ihtiyacı yıllık olarak planlanacak, uygulama sonucunda yapılacak değerlendirmeler ile eğitimlere devam edilecektir. Eğitim Kurulu'na işlerlik kazandırılacak, eğitimler değişen mevzuat düzenlemelerine göre ilgili birimlerce koordine edilerek yürütülecektir. Personel Daire Personel Daire Devlet Personel, Maliye Bakanlığı, Eğitim programları Atama kriterleri İş analizi Kadro talebi Atama işlemleri Sınav Personel Daire Eğitim Kurulu, Personel Daire Eğitim programları 3.6 Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu Üniversitemizde personelin yeterliliği ve yöneticisi tarafından en az yılda performansı ilgili birim amirince bir kez değerlendirilmeli ve değerlendirilmekte, personele gerekli uyarı ve değerlendirme sonuçları personel öneriler yapılmaktadır. ile görüşülmelidir Personel değerlendirmelerine esas teşkil edecek olan performans değerlendirme kriterleri belirlenerek çalışanlara duyurulacaktır. İlgili Birim amirleri tarafından yılda bir kez performans değerlendirmesi yapılacaktır. Personel Daire Performans kriterleri Performans değerlendirme

5 3.7 Performans değerlendirmesine Üniversitemizde 657 sayılı Devlet Memurları göre performansı yetersiz Kanununa tabi olarak görev yapan idari bulunan personelin personelin, aynı Kanunun 122 nci maddesine performansını geliştirmeye göre ödüllerndirilmelerinde uygulanacak usul ve yönelik önlemler alınmalı, esasları belirlemek üzere hazırlanan "İdari yüksek performans gösteren Personel Ödül Yönergesi", tüm birimlere personel için ödüllendirme dağıtılmıştır. mekanizmaları geliştirilmelidir Öngörülen veya ler 1- KONTROL ORTAMI İdari personel yürürlükte bulunan yönerge kapsamında ödüllendirilecektir. Birimlerce periyodik olarak yapılacak performans değerlendirmeleri gözden geçirilerek, yetersiz bulunan personele performansını artırması için çözümler üretilecek, gerekiyorsa çeşitli eğitim programlarına katılmaları sağlanacaktır. Personel Daire Yönerge Eğitim programları Haz Personel istihdamı, yer Yer değiştirme, üst görevlere yükselme, görevde değiştirme, üst görevlere atanma, yükselme ve atama işlemleri, Yükseköğretim Üst eğitim, performans Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumları değerlendirmesi, özlük hakları Personeli Görevde Yükselme ve Ünvan gibi insan kaynakları yönetimine Değişikliği Yönetmeliği çerçevesinde ilişkin önemli hususlar yazılı değerlendirilmekte olup, Üniversitemizin internet olarak belirlenmiş olmalı ve sayfasında duyurulmaktadır. personele duyurulmalıdır İnsan Kaynakları Yönetimine ilişkin politika ve prosedürler, yönetmelik, yönerge, iç genelge ve diğer dokümanlar internet sayfasında duyurulmaya devam edilecektir. Personel Daire Politika ve prosedürler, yönetmelik, yönerge, iç genelge ve diğer dokümanlar Yetki Devri; İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır. Üniversitemiz Yazışma Usulleri ve İmza Yetkileri Yönergesi, 2 Şubat 2015 tarih sayılı Resmi Gazete yayımlanan "Resmi İş akış süreçlerindeki imza ve Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar onay mercileri belirlenmeli ve Hakkında Yönetmelik" kapsamında personele duyurulmalıdır. güncellenerek "İmza Yetkileri ve Yetki Devri Yönergesi" hazırlanmış ve tüm birimlere duyurulmuştur. Yetki devirleri; üst yönetici tarafından belirlenen esaslar Üniversitemizde yetki devirleri yasal mevzuat çerçevesinde, devredilen çerçevesinde yürütülmekte olup yetki devrine yetkinin sınırlarını gösterecek ilişkin onay, yazı vs. ilgili birimlere yazı ile şekilde yazılı olarak belirlenmeli bildirilmektedir. ve ilgililere bildirilmelidir. Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olmalıdır. Üniversitemiz yetki devirleri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olacak şekilde tasarlanmakta ve uygulanmaktadır. Yetki devredilen personel Üniversitemizde yetki devredilen personelin, görevin gerektirdiği bilgi, görevin gerektirdiği bilgi deneyime ve yeteneğe deneyim ve yeteneğe sahip sahip kişilerden seçilmesi benimsenmiştir. olmalıdır. Yetki devredilen personel, Yetki devredilen personel tarafından, yetkinin yetkinin kullanımına ilişkin kullanımına ilişkin olarak sistematik ve sınırları olarak belli dönemlerde yetki tespit edilmiş bir biçimde bilgi verilmemekte; devredene bilgi vermeli, yetki bilgi akışı şifahi olarak sürdürülmekte ancak devreden ise bu bilgiyi herhangi bir raporlamaya dayanmamaktadır. aramalıdır İş akış süreçlerindeki imza ve onayların yürürlükte bulunan İmza Yetkileri ve Yetki Devri Yönergesi kapsamında gerçekleştirilmesi sağlanacaktır. Yetki aşımı ya da yetki boşluğunun ortaya çıkmaması için her bir personelin/görevin yetki ve sorumlulukları açıkça tanımlanacaktır. İşlemler, yetkileri içinde hareket eden kişiler tarafından devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınıp onaylanarak sonuçlandırılacaktır. Üniversitemizde yapılacak yetki devirlerinde; sorumluluklar ve yetki sınırları açıkça tanımlanmış olup, yetkilendirmeler, alınacak kararların ve risklerin önemine göre yapılmaya devam edilecektir. Üniversitemizde yetki devri işlemleri, hiyerarşi ve risk faktörü gözetilerek aynı düzey ve yetkililer arasından en uygun kişi veya kişilere yapılmaya devam edilecektir. Üniversitemizdeki mevcut mevzuat düzenlemeleri çerçevesinde yetki devredenin belirleyeceği periyodik sürelerde yılda en az 2 kez yetki devredilen tarafından oluşturulacak raporlarla yetki devrine ilişkin bilgiler ve yapılan işlemler hakkında bilgi paylaşımı sağlanacaktır. Personel Daire, ile Rektörlük Merkez Birim Personel Daire Personel Daire Personel Daire İş akış süreçleri, yönerge Onay yazısı Onay yazısı Yazışma Usulleri ve İmza Yetkilileri Yönergesi, Onay yazısı Raporlama

6 Öngörülen veya ler 2- RİSK DEĞERLENDİRME 5 Planlama ve Programlama; İdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluşturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır. 5.1 İdareler, misyon ve vizyonlarını oluşturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performanslarını ölçmek, izlemek ve değerlendirmek amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlamalıdır. Üniversitemiz Stratejik Planı kapsamında yapılan çalışmalar geniş katılımla yürütülmüştür yıllarını kapsayan Üniversitemiz stratejik planı hazırlanmış olup, yılları için çalışmalara başlanmıştır Stratejik planlama ve performans bütçeleme sistemiyle hem faaliyetlerin hem de bütçenin performansının belirli aralıklarla ölçülmesine, operasyonel ve mali bilgilerin doğruluğunun diğer destekleyici belge ve bilgilerle karşılaştırılmasına devam edilecektir. Amaçlar ve planların ölçülebilir performans hedeflerini içerecek şekilde oluşturulmasına devam edilecektir. Stratejik Plan, Performans Programı Performans Programı, Birim yöneticileri toplantısı İdareler yürütecekleri program, faaliyet ve projeleri ile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içeren performans hazırlamalıdır. programı İdareler, bütçelerini stratejik planlarına ve performans programlarına uygun olarak hazırlamalıdır. Üniversitemiz stratejik planı, performans programı ve bütçe yasal düzenlemeler çerçevesinde ve birbirleri ile bağlantılı olarak hazırlanıp uygulanmakta olduğundan, standardın genel koşulu sağlanmaktadır Üniversitemizin stratejik amaçlarına ulaşılmasını sağlamak için; hedefler, göstergeler ve bunlara ulaşmak için gereken kaynakları içeren yıllık performans programları hazırlanmaya devam edilecektir. Performans Programı, Bütçe 5.4 Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili Üniversitemiz, faaliyetlerini ilgili mevzuatın mevzuat, stratejik plan ve kendisine verdiği görev ve sorumluluklar performans programıyla doğrultusunda ve Stratejik Plan, Performans belirlenen amaç ve hedeflere Programı ve Kurum Bütçesi çerçevesinde uygunluğunu sağlamalıdır. yürütmektedir Üniversitemiz faaliyetlerinin ilgili mevzuata, stratejik plan ve performans programlarına uygunluğunu değerlendirmeye yönelik yılda iki defa nın koordinasyonunda birim yöneticileri ile değerlendirme toplantılarına devam edilecektir. Üniversitemiz birim yöneticileri faaliyetlerini, stratejik plan ve performans programları çerçevesinde gerçekleştirmeye devam edecektir. Değerlendirme toplantısı, birim faaliyet raporu Birim faaliyet raporu Haziran/2015 Şubat/ Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde İdarenin hedeflerine uygun özel hedefler belirlemeli ve personeline duyurmalıdır. İdarenin ve birimlerinin hedefleri, spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olmalıdır. Üniversitemizin idare performans programındaki hedeflerin tespitinde; spesifik, ölçülebilir, karşılaştırılabilir, ulaşılabilir, kapsamlı, ilgili ve süreli olmasına hassasiyet gösterilmekte ve sürekli geliştirilmeye gayret edilmekle birlikte, sistemin yeni olması nedeniyle kriterlerin tam ve sağlıklı olarak tespiti ile sonuçların izlenmesi ve değerlendirilmesi şu aşamada mümkün olmamaktadır Birim yöneticileri, performans hedeflerini stratejik plan kapsamında değerlendirecek, kendi birim performans hedeflerini personeline duyurmak amacıyla bilgilendirme toplantıları yapacaktır. Srateji Geliştirme Daire Performans hedefleri, bilgilendirme toplantıları

7 6 Öngörülen veya ler 2- RİSK DEĞERLENDİRME Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi; İdareler, sistemli bir şekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir. 6.1 Üniversitemiz Stratejik Planının hazırlanması aşamasında GZFT analizi yapılarak, Güçlü-Zayıf yönler ile Fırsatlar- Tehditler belirlenmiştir. Üniversitemizin faaliyetleri esnasında ve İdareler, her yıl sistemli sonrasında oluşabilecek risklerin giderilmesi için uygulanacak prensip, politika ve programlara bir ilişkin usul ve esasları belirlemek amacıyla şekilde amaç ve hedeflerine hazırlanan Risk Yönetimi Yönergesi birimlere yönelik riskleri belirlemelidir. duyurulmuştur. Risk yönetim sürecinde görev almak üzere oluşturulan İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu (İKİYK) üyeleri ile belirlenen İdare Risk Koordinatörü (İRK), Birim Risk Koordinatörlerine (BRK) ve birim risk yönetim ekibi üyelerine risk yönetim süreci konusunda eğitim verilmiştir Birim risk yönetim ekibi tarafından tespit edilen riskler Birim Risk Koordinatörüne iletilerek Birim Risk Stratejisi Belgesi oluşturulacaktır. İdare Risk Koordinatörünce tüm birimlerden gelen Birim Risk Stratejisi Belgeleri konsolide edilerek hazırlanan Konsolide Risk Raporu İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kuruluna ve Rektör'e sunulacaktır. İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulunca Kurum Risk Stratejisi Belgesi oluşturulup Rektör'ün onayına sunulacaktır. İRK, BRK,, İç Denetim Birimi Birim Risk Stratejisi Belgesi Konsolide Risk Raporu Kurum Risk Stratejisi Belgesi Ekim/2015 Kasım/ Risklerin gerçekleşme olasılığı Risk Yönetimi Yönergesi kapsamında kurumsal ve muhtemel etkileri yılda en az düzeyde risk değerlendirme çalışmalarına bir kez analiz edilmelidir. başlanmıştır İç Denetim Birimi görüş ve önerileri ile Kamu İç Kontrol Rehberi kapsamında hazırlanmış olan Risk Yönetimi Yönergesi doğrultusunda birimlerde risk değerlendirme kültürü oluşturulacaktır. İKİYK tarafından yılda bir kez risk analizleri yapılarak Rektör'e sunulacaktır. İç Denetim Birimi,, İç Denetim Birimi Risk değerlendirme algısı Risk analizi 6.3 İç Denetim Biriminin devam eden çalışmaları Risklere karşı alınacak önlemler kapsamında oluşturulan risk eylem planları ile belirlenerek eylem planları mali işlemlerin yürütülmesi esnasında her türlü oluşturulmalıdır. ön mali kontrol/süreç kontrolünde yapılan tespitler doğrultusunda tedbir alınmaktadır İç Denetim Birimi 'nın danışmanlığı ile Kamu İç Kontrol Rehberinde yer alan ilkeler doğrultusunda, Birim Risk Stratejisi Belgesinde yer alan risklerin giderilmesine yönelik öneri ve tedbirler belirlenerek uygulamaya konulacaktır., İç Denetim Birimi Birim Risk Haritası, Birim Risk Stratejisi Belgesi

8 7 Öngörülen veya ler 3- KONTROL FAALİYETİ Kontrol stratejileri ve yöntemleri; İdareler, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan ve riskleri karşılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır. 7.1 Her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol strateji ve yöntemleri (düzenli gözden geçirme, örnekleme yoluyla Üniversitemizde iş ve işlemlerin niteliğine kontrol, karşılaştırma, onaylama, uygun kontrol strateji ve yöntemleri raporlama, koordinasyon, uygulanmakta olup, kurumsal risk yönetimi doğrulama, analiz etme, konusunda çalışmalara başlanmıştır. yetkilendirme, gözetim, inceleme, izleme vb.) belirlenmeli ve uygulanmalıdır Üniversitemiz, hedef ve görevlerinin gerçekleşmesi için risk yönetimini esas almak suretiyle kontrol faaliyetlerini planlayıp bunları organize edecek ve yönlendirecektir. İRK, Risk yönetimi süreci 7.2 Üniversitemizde mali kontrol faaliyeti; 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Kontroller, gerekli hallerde, işlem Esaslar Yönetmeliği ve bunlara dayanılarak öncesi kontrol, süreç kontrolü ve hazırlanan Dokuz Eylül Üniversitesi Ön Mali işlem sonrası kontrolleri de Kontrol İşlemleri Yönergesi ile Mali İşlemler kapsamalıdır. Akış Yönergesi çerçevesinde yerine getirilmekte, idari faaliyetlere ait kontrol de mevcut yasal düzenlemeler çerçevesinde yürütülmektedir Bu genel şart 2.2.1'de yer alan eylem kapsamında hazırlanan iş akış şemalarına göre karşılanacaktır. İRK, İş akış şemaları 7.3 Kontrol faaliyetleri, varlıkların dönemsel kontrolünü ve güvenliğinin sağlanmasını kapsamalıdır. Üniversitemiz varlıklarının kontrolleri ve güvenliği 5018 sayılı kanun ve ikincil mevzuatı gereğince dönemsel olarak yapılmaktadır Üniversitemizin bazı birimlerinde uygulanmakta olan Malzeme Yönetim Sistemi otomasyonu tüm birimlerde uygulanır hale getirilecektir. Varlıkların ve bilgilerin yanlış veya amacı dışında kullanım riskinin azaltılması için erişim kısıtlamaları getirilerek sorumlu kişilerin yetkilendirilmesine devam edilecektir. İdari ve Mali İşler DB, Sağlık Kültür ve Spor DB, Yapı İşleri ve Teknik DB, Kütüphane ve Dokümantasyon DB, Bilgi İşlem DB, Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinasyon Birimi, Öğretim Üyesi Yetiştirme Programı Koordinasyon Birimi, Uygulama ve Araştırma Hastanesi, Malzeme yönetim sistemi Yetki güncellemeleri 7.4 Mevcut mevzuat dâhilinde yapılmakta olan kontrollere yönelik herhangi bir maliyet ve fayda Belirlenen kontrol yönteminin analizi yapılmamakla birlikte, karşılaştırma, veri maliyeti beklenen faydayı mutabakatı, onaylama, raporlama ve doğrulama aşmamalıdır. gibi maliyeti az olan kontrol yöntemleri kullanılmaktadır Üniversitemizde oluşturulacak kontrol yöntemleri ile amaçlara ve hedeflere en uygun maliyetle ulaşmasına çalışılacaktır. Belirlenen kontrol yöntemleri fayda maliyet analizlerinin yapılarak etkin, etkili ve ekonomik olacak şekilde uygulanacaktır. Fayda maliyet analizi

9 8 Öngörülen veya ler 3- KONTROL FAALİYETİ Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi; İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara ilişkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin erişimine sunmalıdır. 8.1 Üniversitemizde mali karar ve işlemler hakkında Ön Mali Kontrol İşlemleri Yönergesi İdareler, faaliyetleri ile mali karar ile Mali İşlemler Süreç Akış Şeması ve işlemleri hakkında yazılı hazırlanarak Birimlere duyurulmuştur. Bu prosedürler belirlemelidir. prosedürlerin, tüm birimler bazında uygulanması ve güncel kalması sağlanmaktadır Üniversitemiz birimleri, faaliyetleri ile ilgili mevzuata uygun yazılı prosedürler hazırlayacak, yeni doğacak faaliyetlere ilişkin prosedürler de belirlenerek güncel kalması sağlanacaktır. Yönerge, Usul ve Esas, Talimatname Prosedürler ve ilgili dokümanlar, Üniversitemizde prosedürler ve ilgili faaliyet veya mali karar ve dokümanlar, mali karar ve işlemin başlaması, işlemin başlaması, uygulanması uygulanması ve sonuçlandırılması aşamalarını ve sonuçlandırılması aşamalarını kapsayacak şekilde uygulanmaktadır. kapsamalıdır. Üniversitemiz mali prosedürler ve ilgili Prosedürler ve ilgili dokümanlar, dokümanlar, yasalar çerçevesinde tam olarak güncel, kapsamlı, mevzuata güncel ve kapsamlı şekilde belirlenmiş ve uygun ve ilgili personel kurumsal düzeyde duyurulmuş, prosedür ve tarafından anlaşılabilir ve süreçlerin de personel tarafından anlaşılabilir/ ulaşılabilir olmalıdır. ulaşılabilir olması temin edilmiştir Üniversitemiz birimlerince hazırlanacak yazılı prosedürler kapsamında oluşturulacak iş akış şemaları, faaliyet veya mali karar ve işlemin başlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması aşamalarını kapsayacak ve ilgili personel tarafından anlaşılabilir olacak şekilde güncel kalması sağlanacaktır. İş akış şemaları Görevler ayrılığı; Hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaştırılmalıdır. Her faaliyet veya mali karar ve Üniversitemizin bazı birimlerinde personel işlemin onaylanması, yetersizliğinden dolayı, her faaliyet veya mali uygulanması, kaydedilmesi ve karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kontrolü görevleri farklı kişilere kaydedilmesi ve kontrolü görevlerini aynı kişi verilmelidir. yürütmek zorunda kalmaktadır Faaliyetler veya mali kararlar ile işlemlerdeki temel görev ve sorumluluklar kadro imkanları dahilinde farklı kişiler arasında dağıtılacaktır. Personel Daire Kadro talebi 9.2 Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamadığı Birimlerin yöneticileri risklerin farkında olmalı ve gerekli önlemleri almalıdır. Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamaması risk olarak bilinmekte, ancak kadro ile ilgili yasal düzenlemeler sonucunda her yıl ihdas edilen personel sayısı azalmakta olduğundan, geliştirilecek önlemler kısıtlı olmakta ve standardın genel şartı karşılanamamaktadır Birim amirleri tarafından, üniversitemiz içinden veya dışından görevlendirme yoluyla personel temini konusunda gerekli önlemler alınacaktır. Personel Daire Görevlendirme talebi 10 Hiyerarşik kontroller; Yöneticiler, iş ve işlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir şekilde kontrol etmelidir Yöneticiler, prosedürlerin etkili Üniversitemiz yöneticileri, mevcut prosedürleri ve sürekli bir şekilde etkili ve sürekli bir şekilde uygulamaya dikkat uygulanması için gerekli etmektedir. kontrolleri yapmalıdır. Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini izlemeli ve Üniversitemizde personelin iş ve işlemleri süreç onaylamalı, hata ve kontrolü ve paraf yöntemi ile takip edilmektedir. usulsüzlüklerin giderilmesi için gerekli talimatları vermelidir Üniversitemiz birimlerinin faaliyetlerinde kontrollere esas raporlama teknikleri geliştirilerek, prosedürlerin etkin uygulanıp uygulanmadığı konusunda birim yöneticileri tarafından yılda en az bir kez hiyerarşik kontroller yapılarak, Makamına sunulacaktır. Yöneticiler; personelin iş ve işlemlerini her aşamada kontrol ederek tespit ettiği hata ve olumsuzlukların giderilmesi için bilgilendirme faaliyetleri ve hizmet içi eğitimler verilmesini sağlayacaktır. Ayrıca usulsüzlüklerin önüne geçilmesi amacıyla kontrol faaliyetleri arttırılacaktır. Strateji Geliştirme Daire Strateji Geliştirme Daire, İç Denetim Birimi Raporlama Hizmet içi eğitim, yazılı talimatlar

10 Personel yetersizliği, geçici veya Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak sürekli olarak görevden ayrılma, görevden ayrılmaların olması durumunda yeni bilgi sistemlerine geçiş, personel imkânlarına göre sistematik olmayan yöntem veya mevzuat geçici çözümler üretilmekte, yeni bilgi değişiklikleri ile olağanüstü sistemlerine geçiş, yöntem veya mevzuat durumlar gibi faaliyetlerin değişiklikleri gibi durumlarda personelin uyum sürekliliğini etkileyen nedenlere sağlaması amacıyla ilgili birimlerce eğitim karşı gerekli önlemler verme yoluna gidilmektedir. alınmalıdır. Gerekli hallerde usulüne uygun Üniversitemizde boş/dolu olan kadrolara olarak vekil personel usulüne uygun vekaleten atama/görevlendirme görevlendirilmelidir. yapılmaktadır Öngörülen veya ler Faaliyetlerin Sürekliliği; İdareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır. 3- KONTROL FAALİYETİ Birimlerce, yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem değişikliklerinin varlığı, mevzuat değişiklikleri gibi durumlarda güncellemeler yapılarak, bilgilendirme ve eğitim faaliyetleri gerçekleştirilmeye devam edilecektir. Vekaleten görevlendirilecek personelin görevin gerektirdiği bilgi ve deneyime sahip kişiler arasından seçilmesine devam edilecektir. Personel Daire Personel Daire,, Hukuk Müşavirliği Bilgilendirme ve eğitim faaliyetleri Vekalet onayı Görevinden ayrılan personelin, iş veya işlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de içeren bir rapor hazırlaması ve bu raporu görevlendirilen personele vermesi yönetici tarafından sağlanmalıdır. Üniversitemizde geçici veya sürekli olarak görevden ayrılan personelin yürüttüğü iş ve işlemlerin devrine ilişkin herhangi bir raporlama düzenlenmesi yoluna gidilmemekte, devirler istisnai durumlar haricinde şifahi olarak yapılmaktadır. İnternet üzerinden işlenecek suçlara karşı mücadele amacıyla tüm içerden dışarıya ve dışarıdan içeriye olan internet erişimleri Bilgi sistemlerinin sürekliliğini kullanıcı bazında kayıt altına alınmaktadır. Bilgi ve güvenilirliğini sağlayacak sistemlerinin sürekliliğini ve güvenliğini kontroller yazılı olarak sağlamak üzere güvenlik duvarları ve antivirüs belirlenmeli ve uygulanmalıdır. programları satın alınmıştır. Ancak yetkilendirmeler, yazılı olarak belirlenip uygulanmamaktadır Otomasyon sistemine İş Takip Formu ile ilgili menü açılarak veri girişlerinin buradan yapılması sağlanacaktır. Birim, görevinden ayrılan personelin yürüttüğü iş veya işlemlerinin durumunu, gerekli bilgi ve belgeleri de içeren İş Takip Formunun doldurulmasını sağlayacaktır. Bilgi sistemleri kontrolleri; İdareler, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için gerekli kontrol mekanizmaları geliştirmelidir. Üniversitemizin bilgi sistemlerinin envanteri çıkartılarak, sistemin sürekliliğini ve güvenirliliğini sağlayacak kontrol mekanizmaları yazılı olarak belirlenecek, bilgi sistemleri için oluşturulacak erişim kontrolleri sayesinde, bilgi teknolojileri donanımının, veri dosyalarının ve bilgisayar programlarının izinsiz kullanımı önlenecek, gereken yazılım versiyon yükseltmeleri yapılmaya devam edilecektir. Personel Daire İş Takip Formu İş Takip Formu Yazılı dokümantasyon 12.2 Bilgi sistemine veri ve bilgi girişi Maliye Bakanlığı e-bütçe, Kamu Harcamaları ve ile bunlara erişim konusunda Muhasebe Bilişim Sistemi (KBS) ve Say2000i yetkilendirmeler yapılmalı, hata sistemi ile personel, maaş, ekders ile öğrenci ve usulsüzlüklerin önlenmesi, otomasyonlarına veri girişi ve erişim konusunda tespit edilmesi ve düzeltilmesini farklı yetkilendirmeler yapılmış olup, bu sağlayacak mekanizmalar yetkilendirmeler düzenli olarak gözden oluşturulmalıdır. geçirilmektedir nın koordinasyonunda yapılan çalışmalarla, veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim konusunda yetkilendirme işlemlerinin nasıl yürütüleceği, mevcut otomasyon sistemleri içerisinde yürütülen iş ve işlemlerle ilgili, görevlerin ayrılığı ilkesinin nasıl uygulanacağı, yetkisiz kişi ve kişilerin sisteme müdahale etmesini engelleyecek mekanizmaların nasıl oluşturulacağı belirlenmiş olup, ihtiyaç duyulduğunda gerekli güncellemeler yapılacaktır. Bilgi ve yetki güncellemesi 12.3 Üniversitemizde bilgi teknolojileri günümüz standartlarına uygun bir şekilde İdareler bilişim yönetişimini kullanılmaktadır. Verilerin bir bilgi depolama sağlayacak mekanizmalar biriminde istatistiki standartlara göre düzenlenip geliştirmelidir. korunması/arşivlenmesi sağlanmaktadır. Ancak söz konusu işlemlerin ihtiyaca ve yönetimin talebine göre güncellenmesi gerekmektedir Üniversitemizde bilgilerin güncel, tam ve doğru bir şekilde üretilmesi ve saklanmasını sağlamak amacıyla mevcut otomasyon sistemi bilişim yönetişimini sağlayacak şekilde geliştirilmeye devam edilecektir. Bilişim yönetişimi sistemi

11 Öngörülen veya ler 4- BİLGİ VE İLETİŞİM 13 Bilgi ve iletişim; İdareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine sahip olmalıdır Üniversitemizde, Türkçe ve İngilizce web İdarelerde, yatay ve dikey iç sayfası, 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu iletişim ile dış iletişimi kapsayan kapsamında kurulmuş olan Bilgi Edinme etkili ve sürekli bir bilgi ve Birimi'nin yanısıra, anket çalışmaları, dilekşikayet kutuları, Olumlu/Olumsuz Geri Bildirim iletişim sistemi olmalıdır. (OGEB) sistemi ve birimi mevcutdur Üniversitemizde kurulmuş bulunan yatay ve dikey iç ve dış iletişimi sağlayan birimler etkin ve güncel bir şekilde çalıştırılacaktır. ile Rektörlük Merkez Birim Yatay/dikey, iç/dış iletişim Üniversitemizde bilgiye zamanında ulaşabilmek için kütüphane ve internet kaynakları Yöneticiler ve personel, kullanılmaktadır. Ayrıca, evrak dokümantasyon görevlerini yerine getirebilmeleri ve arşivleme sisteminin geliştirilebilmesi için için gerekli ve yeterli bilgiye yapılan çalışmalar, fiziki alan ve uzman zamanında ulaşabilmelidir. personel yetersizliği nedeniyle etkin biçimde sürdürülememektedir. Üniversitemizde hazırlanan ve yayımlanan bilgilerin anlaşılabilirliği ve hazırlandığı zaman Bilgiler doğru, güvenilir, tam, itibari ile de doğru ve güvenilirliği kullanışlı ve anlaşılabilir sağlanmaktadır. Ancak, mevcut bilgilerin olmalıdır. sistemli olarak güncellenmesi personel yetersizliği nedeniyle her zaman yapılamamaktadır. Yöneticiler ve ilgili personel, Üniversitemizde kullanılan Say2000i, KBS ve e- performans programı ve bütçenin bütçe sistemleri ile, performans programları, uygulanması ile kaynak bütçenin uygulanması ve kaynak kullanımına kullanımına ilişkin diğer bilgilere ilişkin bilgilere zamanında erişilebilmektedir. zamanında erişebilmelidir. Mevcut otomasyon bilgi sistemi yönetimin Yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu bilgileri karşılamaya yönelik ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri olmak üzere farklı modüller olarak ve raporları üretebilecek ve hazırlanmıştır. Raporların yönetimin talebi analiz yapma imkanı sunacak doğrultusunda tam ve doğru olarak üretilmesi şekilde tasarlanmalıdır. sağlanmaktadır. Yöneticiler, İdarenin misyon, Üniversitemizin misyon, vizyon ve amaçları vizyon ve amaçları çerçevesinde çerçevesinde, görev ve sorumlulukları beklentilerini görev ve kapsamında, personelden beklentiler konusunda sorumlulukları kapsamında sistematik olmayan kısmi bildirimler personele bildirmelidir. yapılmıştır. Üniversitemizde, Türkçe ve İngilizce web İdarenin yatay ve dikey iletişim sayfası, 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu sistemi personelin kapsamında kurulmuş olan Bilgi Edinme değerlendirme, öneri ve Birimi'nin yanısıra, anket çalışmaları, dilekşikayet kutuları,olumlu/olumsuz Geri Bildirim sorunlarını iletebilmelerini sağlamalıdır. (OGEB) sistemi ve birimi mevcuttur Üniversite içinde üretilen bilgiler ve kurumun misyonunun, hedeflerinin ve amaçlarının gerçekleştirilmesini etkileyebilecek nitelikteki değişiklikler (yasal, bilimsel, sosyal ve ekonomik vb.) kullanıcıların hizmetine sunulmasına devam edilecektir. Yönetici ve personelin, ihtiyaç duyduğu bilgilere zamanında ve doğru bir şekilde ulaşabilmeleri için mevcut otomasyon programlarında her türlü rapor, bilgi ve istatistiki bilgiye ulaşımının sağlanmasına devam edilecektir. Bilgilerin doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olması için bilgi sistemlerinin tümü kamu mali ve mali olmayan yönetim sistemini destekleyecek gerekli kapasite, entegrasyon ve esneklikte olacaktır. Ayrıca Üniversite birimleri faaliyet alanları ile ilgili bilgileri sürekli olarak güncelleyecektir. Üst Yönetim ve Üniversitemiz birimleri, performans programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanında erişilebilmesini sağlayacak yetkilendirmeler ve sorumluluk dağıtımının devamı sağlanacaktır. Üniversitemizin mevcut otomasyon bilgi sistemlerinin boşlukları ortaya çıkartılarak değerlendirilecektir. Sistem, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkânı sunacak şekilde geliştirilmeye devam edilecektir. Birim, kurumun stratejik planında belirtilen, misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde oluşturulan görev, yetki ve sorumlulukları göz önünde bulundurarak beklentilerin personele belli bir sistem dahilinde iletilmesini ve izlenmesini sağlamaya devam edecektir. Üniversitemiz personelinin; değerlendirme, öneri ve sorunlarının belirlenebilmesi için öneri ve şikayet kutusu, anket çalışmaları, yüz yüze görüşmeyi sağlayacak toplantılar yapılacak, bu tür konularla ilgili elektronik ortamdan istifade edilerek çalışmalar geliştirilmeye devam edilecektir., Birimleri Güncelleme Yazılı yetkilendirme Güncelleme, raporlama Stratejik plan Raporlama, güncelleme Öneri ve şikayet kutusu, anket çalışmaları, yüz yüze görüşmeyi sağlayacak toplantılar

12 İdareler, her yıl, amaçları, Üniversitemiz 2006 yılından beri her yıl, hedefleri, stratejileri, varlıkları, amaçları, hedefleri, stratejileri, varlıkları, yükümlülükleri ve performans yükümlülükleri ve performans programları ile programlarını kamuoyuna faaliyet raporlarını web ortamında kamuoyuna açıklamalıdır. açıklamaktadır Öngörülen veya ler 4- BİLGİ VE İLETİŞİM Raporlama; İdarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır. Üniversitemiz bütçesinin ilk altı aylık uygulama İdareler, bütçelerinin ilk altı aylık sonuçları, ikinci altı aya ilişkin beklentiler ve uygulama sonuçları, ikinci altı hedefler ile faaliyetleri içeren Kurumsal Mali aya ilişkin beklentiler ve hedefler Durum ve Beklentiler Raporu 2006 yılından beri ile faaliyetlerini kamuoyuna ilgili kurumlara gönderilmekte ve web aracılığı açıklamalıdır. ile kamuoyuna açıklanmaktadır Stratejik planımızdaki amaç ve hedeflerimizin, stratejilerimizin, performans programlarımızın, varlık ve yükümlülüklerimizin Üniversitemiz web sitesinde yayımlanarak kamuoyuna açık ve ulaşılabilir olmasına devam edilecektir. Üniversitemiz "Kurumsal Mali Durum ve Beklentiler Raporu" her yıl Temmuz ayı içerisinde Üniversitemizin web sitesinde yayımlanarak kamuoyu bilgisine sunulmaya devam edilecektir. Kamuoyu duyurusu Kamuoyu duyurusu 14.3 Üniversitemiz, Kurumsal ve Harcama Birimi düzeyinde hazırlanan Faaliyet Raporları aracılığıyla, faaliyetlerini 2006 yılından Faaliyet sonuçları ve itibaren ilgili kurumlara bildirmekte ve web değerlendirmeler Birim faaliyet aracılığı ile kamuoyuna duyurmaktadır. Ancak, raporunda gösterilmeli ve birimler tarafından faaliyetlerin performans duyurulmalıdır. değerlendirilmesi henüz yapılmadığından Faaliyet Raporlarında, performans değerlendirme kısmı yer almamaktadır Üniversitemiz harcama birimleri tarafından düzenlenecek birim faaliyet raporlarına ilişkin bilgi sistemi oluşturularak birimlere sistem hakkında bilgi/eğitim verilecektir. Yönetim bilgi sistemi 14.4 Faaliyetlerin gözetimi amacıyla Birim içinde yatay ve dikey raporlama ağı yazılı olarak Üniversitemizde Birim içinde yatay ve dikey belirlenmeli, birim ve personel, raporlama ağına ilişkin yazılı prosedür görevleri ve faaliyetleriyle ilgili bulunmamaktadır. hazırlanması gereken raporlar hakkında bilgilendirilmelidir Raporların, kim tarafından, ne sıklıkta, ne zaman hazırlanacağı, kime sunulacağı, dayanağı ve hazırlanan raporların kim tarafından kontrol edileceği açıkça belirlenecek ve personele duyurulacak, raporlar, mali saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleriyle uyumlu olacaktır. Yatay-dikey raporlama ağı 15 Kayıt ve dosyalama sistemi; İdareler, gelen ve giden her türlü evrak dahil iş ve işlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip olmalıdır Üniversitemizin sahip olduğu Elektronik Belge ve Yönetim Sistemi (EBYS) ile elektronik Kayıt ve dosyalama sistemi, arşivin tüm üniversite tarafından kullanılması elektronik ortamdakiler dahil, için gerekli çalışmalar yapılmaktadır. İmza gelen ve giden evrak ile Birim içi yetkisi bulunan personel için elektronik imza haberleşmeyi kapsamalıdır. alınmış olup verilecek eğitimlerden sonra kullanıma geçilecektir EBYS çalışmaları kapsamında elektronik imza alınan personele eğitim verilerek sistemin çalışır hale gelmesi sağlanacaktır. Eğitim Programı Kayıt ve dosyalama sistemi kapsamlı ve güncel olmalı, yönetici ve personel tarafından ulaşılabilir ve izlenebilir olmalıdır. Kayıt ve dosyalama sistemi, kişisel verilerin güvenliğini ve korunmasını sağlamalıdır. Kayıt ve dosyalama sistemi belirlenmiş standartlara uygun olmalıdır. Üniversitemizce kullanılmakta olan EBYS birimlerin kayıt ve dosyalama sistemini, kişisel verilerin güvenliğini ve korunmasını sağlayacak şekilde tasarlanmış olup, tüm personel yetkileri dahilinde sisteme ulaşabilmektedir. Ayrıca söz konusu EBYS Başbakanlığın yayımladığı genelgelere ve TSE standartlarına uygundur Üniversitemizde kullanılmakta olan EBYS'nin, Başbakanlık genelgelerine ve Türk Standartları Enstitüsü (TSE) standartlarına uygun olarak çalıştırılmasına devam edilecektir. EBYS

13 Gelen ve giden evrak zamanında Üniversitemizde gelen-giden evrakın zamanında kaydedilmeli, standartlara uygun kaydedilmesine özen gösterilmekte olup, bir şekilde sınıflandırılmalı ve bilgi/belge/dokümanların daha sağlıklı arşiv sistemine uygun olarak korunmasını sağlamak üzere arşivleme muhafaza edilmelidir. çalışmaları başlatılmıştır. İdarenin iş ve işlemlerinin kaydı, sınıflandırılması, korunması ve Üniversitemiz iş ve işlemlerinin kaydı, erişimini de kapsayan, sınıflandırılması, korunması ve erişimini de belirlenmiş standartlara uygun kapsayan EBYS kullanılmakta olup, arşivleme arşiv ve dokümantasyon sistemi ile ilgili çalışmalar devam etmektedir. oluşturulmalıdır Öngörülen veya ler 4- BİLGİ VE İLETİŞİM Üniversitemiz evrak biriminde çalışan personele, evrağın kaydedilmesi, standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılması, arşiv sistemine uygun muhafaza edilmesi konusunda bilgilendirme faaliyetleri ve eğitimin verilmesi sağlanacaktır. EBYS'de mevcut olan elektronik arşiv fonksiyonuna işlerlik kazandırılması amacıyla Arşiv Hizmetleri Şube Müdürlüğü faaliyete geçirilecekir., Personel Daire Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi; İdareler, hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların belirlenen bir düzen içinde bildirilmesini sağlayacak yöntemler oluşturmalıdır. Hata, usulsüzlük ve Üniversitemizde "Hata, Usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim Yolsuzlukların Bildirilmesi Yönergesi" yöntemleri belirlenmeli ve kapsamında işlem yapılmaktadır. duyurulmalıdır. Yöneticiler, bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar hakkında yeterli incelemeyi yapmalıdır. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personele haksız ve ayırımcı bir muamele yapılmamalıdır. Üniversitemiz birimleri ile ilgili olarak bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar hakkında inceleme ve gerektiğinde işlem yapılmakta olup, bildirimde bulunan personel haksız ve ayırımcı bir muameleye maruz kalmamaktadır Üniversitemiz personeli ve dış paydaşların, üniversitemiz faaliyetleri ile ilgili karşılaşmış oldukları hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildirmelerini sağlamak üzere tüm iletişim kanalları açık tutulacak ve bu konuda yönerge kapsamında hareket edilecektir. Değerlendirmeler yönergede belirtilen usul ve esaslara göre yapılacak ve bildirimde bulunanların korunması sağlanacaktır. Hukuk Müşavirliği ile Rektörlük Merkez Birim Hukuk Müşavirliği Eğitim Programı Arşiv Hizmetleri Şube Müdürlüğü oluşumu Yönerge Yönerge

14 İS 17 İç kontrolün değerlendirilmesi; İdareler iç kontrol sistemini yılda en az bir kez değerlendirmelidir. Öngörülen veya ler 5- İZLEME İS 17.1 İç kontrol sistemi, sürekli izleme veya özel bir değerlendirme yapma veya bu iki yöntem birlikte kullanılarak değerlendirilmelidir. İç kontrol sistemi kapsamında İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Birimi oluşturularak belirli çalışmalar tamamlanmıştır. Ancak sistem henüz İS tam anlamıyla işlerlik kazanmadığından izlemeye yönelik bir çalışma mevcut değildir. İç kontrol sisteminin izlenmesi amacıyla, birimlerde çalışan personellere ve yöneticilere "İç Kontrol Sistemi Soru Formu" doldurtulacak ve formun değerlendirilmesi sonucunda tespit edilen eksikliklerin rapor edilmesi ve ilgili düzeltici eylemlerin gerçekleştirilmesi sağlanacaktır. İKİYK İç Kontrol Sistemi Soru Formu Yeterli güvence sağlanmamaktadır. Bu nedenle ilgili eylemler öngörülmüştür. İS 17.2 İç kontrolün eksik yönleri ile uygun olmayan kontrol yöntemlerinin belirlenmesi, bildirilmesi ve gerekli önlemlerin alınması konusunda süreç ve yöntem belirlenmelidir. İS İç Kontrol Sistemi Değerlendirme Raporu kullanılarak iç kontrol sisteminin oluşturulması ve geliştirilmesi için gerçekleştirilen faaliyetler ile sistemin işleyişi, etkililiği ve etkinliği konusundaki değerlendirmelere ilişkin raporlar hazırlanacaktır. Düzenlenen rapor; İKİYK tarafından değerlendirilecek ve varsa rapora ilişkin eksiklikler giderildikten sonra uygun görüşle Rektörün onayına sunulacaktır. Değerlendirme raporu Yeterli güvence sağlanmamaktadır. Bu nedenle ilgili eylemler öngörülmüştür. İS 17.3 İS 17.4 İç kontrolün değerlendirilmesine İdarenin birimlerinin katılımı sağlanmalıdır. İç kontrol sistemi henüz tam anlamıyla işlerlik kazanmadığından genel şartlara uygun bir İç kontrolün faaliyet bulunmamaktadır. değerlendirilmesinde, yöneticilerin görüşleri, kişi ve/veya Birimlerin talep ve şikâyetleri ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporlar dikkate alınmalıdır. İS İS İç kontrol sisteminin değerlendirilmesine ilişkin oluşturulan "İç Kontrol Sistemi Soru Formu" birimler tarafından doldurularak, iç kontrol değerlendirme sürecine katılımları sağlanacaktır. Tüm birimlerin katılımı ile yapılacak toplantılarla, birim yöneticilerinin görüşleri ve değerlendirmesinin alınması sağlanacaktır. İç Kontrol Sistemi Soru Formu Değerlendirme toplantıları Yeterli güvence sağlanmamaktadır. Bu nedenle ilgili eylemler öngörülmüştür. Yeterli güvence sağlanmamaktadır. Bu nedenle ilgili eylemler öngörülmüştür. İS 17.5 İç kontrolün değerlendirilmesi sonucunda alınması gereken önlemler belirlenmeli ve bir eylem planı çerçevesinde uygulanmalıdır. İS İç Kontrol Sistemi için yapılacak değerlendirmeler sonucunda alınması gereken önlemler belirlenecektir. Söz konusu önlemler kapsamında revize edilecek eylem planının Üniversitemizin tüm birimlerinde uygulanması sağlanacaktır. planı Yeterli güvence sağlanmamaktadır. Bu nedenle ilgili eylemler öngörülmüştür.