Ordu Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü İş Akış Şemaları: Bütçe Hazırlıkları

Transkript

1 İş Akış Şemaları: Bütçe Hazırlıkları DOSYA NO : işlev Rektörlük Makamından Gelen Mali Yıl Bütçe Hazırlık çalısmalarıyla ilgili yazının birime ulaşması. EVRAK KAYIT BİRİMİ Bir önceki yılda yapılan harcamalarla ilgili dosya hazırlanır. Gerçekleştirme Görevlisi, Bütçeyle ilgili olarak Rektörlük Strateji Geliştirme Daire BaskanlığI ile koordineli olarak çalışmalarını yapar. GERÇEKLEŞTİRME GÖREVLİSİ Aşama Birimlerin hizmet maliyetinin tespiti iliskin bilgi formları düzenlenerek Rektörlük Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir, GERÇEKLEŞTİRME GÖREVLİSİ, HARCAMA YETKİLİSİ

2 İş Akış Şemaları: Doğrudan Temin - Satın Alma DOSYA NO : Birimlerin talep yazılarının satın alma birimine gelmesi. Talep Eden Birimler İlgili birime ödeneğinin olmadığının bildirilmesi. Gerekli ödenek kontrolünün yapılması. Ödenek var mı? Gerekli işlemler öncesi onay belgeleri düzenlenerek işlemler başlatılır. Komisyonlar kurulur. Harcama Yetkilisi Yaklaşık maliyet için fiyat araştırması yapılır. En az 3 teklif alınır. Yaklaşık maliyet cetveli oluşturulur. Harcama talimatı onayı alınır. Harcama Yetkilisi Onay sonrası piyasa fiyat araştırması yapılır. En az 3 teklif alınır. Piyasa fiyat araştırması düzenlenir. İlgili alım süreci başlatılır. Gerçekleştirme Görevlisi Gerekli KBS işlemleri yapılır (ödeme emri, Taşınır İşlemleri). Gerçekleştirme Görevlisi Harcama Yetkilisi

3 İş Akış Şemaları: Ek ders Ödeme işlev DOSYA NO : Ek ders ücreti beyanlarının belirlenen takvime uygun olarak enstitü mali işler birimine teslim edilmesi. ÖĞRETİM ELEMANI Öğretim üyesine düzeltmeleri yapmak üzere ek ders beyanı geri gönderilir.. Ek ders ücret beyanları doğru düzenlenmiş mi? Ek ders ücretleri formlarının tahakkuk işlemlerinin başlaması Ödeme emri belgesi düzenlemeden önce ilgi dosya ve eklerinin hazırlanması Ek ders ödeme emirlerinin düzenlenmesi Ödeme emirlerinin imzalanması GERÇEKLEŞTİRME GÖREVLİSİ VE ENSTİTÜ MÜDÜRÜ Ödeme emirlerinin Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı na gönderilmesi

4 İş Akış Şemaları: Emekli Kesenek İşlemlerinin Bildirilmesi DOSYA NO : İşlev İşlev Sorumlular Maaş Bilgilerinin Hazırlanması ile birlikte personel emekli keseneklerinin hazırlanması Emekli keseneklerinin, kesenek bilgi sistemine girilmesi Girilen bilgilerin sistemden 2 nüsha alınması Emekli Kesenek Bilgilerin formunun imzalanması, Enstitü Sekreteri Aşama Evrakların imzadan sonra ayrıştırılarak 1. nüshalarının tahakkuk teslim tutanağı ile SGDB na gönderilmesi 2. nüshasının dosyalama sistemine göre arşivlenmesi 1. nüshasının Evrak teslim görevlisi ile SGDB na teslim edilmesi Evrak Teslim Görevlisi Evraklarda eksikliklerin düzeltilmesi ve yeniden imzalanarak sıralamaya göre işlem yapılması SGDB Tarafından evrakların incelenerek ödemelerin gerçekleştirilmesi SGDB Gerekli ödemelerin yapılıp yapılmadığının kontrol edilmesi

5 İş Akış Şemaları: E-Yolluk İşlemleri DOSYA NO : işlev Yönetim Kurulunca görevlendirilen görev OLUR u alınan jüri üyesinin Enstitü Mali işler birimince HYS üzerinden ön tanımlaması yapılır. E-Yolluk sistemine gerekli bilgilerinin girilmesi. ÖĞRETİM ÜYESİ Gerekli düzeltmelerin yapılması için öğretim üyesine geri gönderilmesi. Yolluk ile ilgili verilerin girilmesi, mutemete online olarak gönderilmesi ve çıktılarının imzalanarak teslimi. ÖĞRETİM ÜYESİ Yolluk ücret beyanı doğru düzenlendi mi? ENSTİTÜ Ödeme emirlerinin düzenlenmesi ve online olarak gönderilmesi Ödeme emirlerinin ve eklerinin hazırlanarak harcama yetkilisi imzasına sunulması, HARCAMA YETKİLİSİ Hazırlanan ödeme evraklarının ödenmesi için SGDB na gönderilmesi

6 İş Akış Şemaları: Maaş İşlemleri işlev DOSYA NO : Personel Daire Başkanlığından personelin derece, kademe, kıdem, rapor, atama vb. bilgilere ilişkin evraklar gelir. EVRAK KAYIT BİRİMİ Gelen evraklar kayıt işlemi sonrası mali işler birimine teslim edilir. Maaş tahakkuk hazırlık işlemleri ve kontroller yapılır. EVRAK KAYIT BİRİMİ ve Personel Maaş Bilgi girişleri gelen bilgilere göre KBS üzerinden yapılır. Maaş bilgi girişleri doğru yapıldı mı? GERÇEKLEŞTİRME GÖREVLİSİ Ödeme Emri Belgesi hazırlanır ve gerçekleştirme görevlisi ile harcama yetkilisine imzaya sunulur., GERÇEKLEŞTİRME GÖREVLİSİ ve HARCAMA YETKİLİSİ Ödeme Emri Belgesi ve ekleri SGDB Muhasebe Yetkilisi kontrolüne gönderilir. Ödeme Belgeleri SGDB yetkilisi kontrolünden geçti mi? MUHASEBE YETKİLİSİ Ödeme Emri Belgesi ve ekleri SGDB ye teslim edilir.

7 İş Akış Şemaları: Mal Bildirimi DOSYA NO : Göreve yeni başlama durumunda bir (1) ay içinde (yada başlangıçta) 2. Görevden ayrılma durumunda bir (1) ay içinde 3. Sonu 0 ve 5 ile biten yıllarda mevzuat gereğince 4. Mal varlığında değişiklik olması durumunda İlgili Personel Mal bildirim formu doldurulur. İlgili Personel Dilekçe ekinde müdürlüğe verilir. İlgili Personel Personel Daire Başkanlığına üst yazı ile ekli dosyada evrakların gönderilmesi. Personel İşleri Birimi

8 İş Akış Şemaları: Muayene Kabul Komisyonu Oluşturulması DOSYA NO : İşlev İşlev Sorumlular Mal alımının onaylanması Satın Alma Birimi 3 kişiden oluşacak muayene Komisyon Üyesi Görevlendirme Yazısının yazılması Satın Alma Birimi Komisyon üyesi görevlendirme yazısının Müdür tarafından onaylanması Satın Alma Birimi, Müdür Görevlendirme yazısının ilgili personele bildirilmesi Satın Alma Birimi Aşama Mal alımının Komisyon tarafından teknik şartnameye uygunluğunun kontrol edilmesi Muayene Kabul Komisyonu Malların yerine yenisinin gelmesinin sağlanması hayır Mallar Uygun mu? Muayene Kabul Komisyonu evet Komisyon tarafından kabul tutanağının düzenlenerek, ilgili birime verilmesi Muayene Kabul Komisyonu

9 DOSYA NO : Ordu Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü İş Akış Şemaları: Raporlu Personelin, Raporlu süreleri için kesinti Hazırlama İşlemleri İşlev İşlev Sorumlular Personel İşleri Tarafından Raporlu personelin isim ve raporlu tarih listesinin alınması Yüksekokul Personel İşleri Rapor Borcu, personel maaş bildirim formunda gösterilerek Personel Daire Başkanlığına bilgisinin verilmesi, Maaş Bilgileri Doğru mu? Aşama Maaş Bilgilerinin ekinde kesinti listesinin dökümanının çıkarılması Kesinti yapılan aydaki Personel Bildirim Formunda raporlu personelin rapor süresi yazılarak maaş bordroları ile birlikte imzalandıktan sonra SGDB na gönderilmesi, Dekan, Yüksekokul Sekreteri Evrakların birer suretinin dosyalama sistemine göre dosyalanması