KÖMÜR DENEY LABORATUVARI TALEPLERĐN TEKLĐFLERĐN SÖZLEŞMELERĐN GÖZDEN GEÇĐRĐLMESĐ PROSEDÜRÜ

Transkript

1 DOKÜMAN NO PR.05 SAYFA NO 1/4 1.AMAÇ Müşteri tarafından talep edilen analiz hizmetlerinin, Laboratuvar Şube Müdürlüğü hizmet kapsamı içerisinde değerlendirilmesi, standart ve/veya belirtilen müşteri şartlarını yerine getirecek uygun analiz metotlarına göre yapılabilmesi ve hizmetlerin verilebilmesi için gerekli ücretin belirlenmesi şartlarının gözden geçirilerek mutabakat sağlanması ve sözleşmenin kabulü amaçtır. 2.KAPSAM Laboratuvar Şube Müdürlüğüne yazılı olarak ulaşan müşteri talepleri giriş kayıtları yapılmasına kadar olan işlemleri kapsar. 3.SORUMLULUK Đlgili Müdürlükler, Laboratuvar Şube Müdürü, Mühendisler, Laborantlar. 4.UYGULAMA 4.1. YEAŞ Deney Talebi: TKĐ ile EÜAŞ Genel Müdürlükleri arasında TKĐ GELĐ den YEAŞ Yatağan Termik Santraline satılan kömür ile ilgili yıllık satış protokolü düzenlenir.bu protokolde iki kurum laboratuarları arasında analiz sonuçları ile ilgili uyulması gereken esaslar ve satışa dair unsurlar belirlenir.eüaş tan günlük mutabakat kömürü için herhangi bir analiz talebi veya ücreti talep edilmez.

2 DOKÜMAN NO PR.05 SAYFA NO 2/4 4.2.TKĐ GELĐ YE Kamu veya Özel Sektörden gelen Deney Talebi: Kamu kurumları veya özel sektörden gelen analiz talepleri için müşterinin öncelikle yaptırmak istediği analizleri de içerecek şekilde bir dilekçe ile Müessese Müdürlüğüne Başvurması istenir.başvuru Müdürlükçe onaylandıktan sonra Laboratuar Şube Müdürlüğüne sevk edilir.gelen analiz talep dilekçesi kayıt altına alınır.talep kabul edilmeden önce gözden geçirilir.gözden geçirmede müşterinin talep ettiği analizlerin Kömür Deney laboratuarınca yapılıp yapılamayacağı sorgulanır.analiz talebinin açık olmadığı durumlarda müşteri ile sözlü veya yazılı temasa geçilerek anlaşmazlık giderilir.deneyin yapılabileceğine karar verilirse müşterinin numuneyi ve talebi iletme şekline göre aşağıdaki prosedürler takip edilir Talebin ve numunenin bizzat müşteri tarafından getirilmesi: Müşteri analiz talebini bizzat kendisi gelerek yapıyor ise müşteriden yaptırmak istediği analizleri de içeren bir dilekçe ile Müessese Müdürlüğüne başvurması istenir.başvuru dilekçesi Müdürlükçe Laboratuar Şube Müdürlüğüne havale edilir.dilekçe Laboratuar mühendisi tarafından kayıt altına alınır ve deneyin yapılıp yapılamayacağı gözden geçirilir.yapılabileceğine karar verilirse, talep edilen analizin bedeli hesaplanır.analiz bedelleri TKĐ Genel Müdürlüğü Pazarlama ve Satış Daire Başkanlığınca her yıl Laboratuar Şube Müdürlüklerine bildirilir.numuneye ait bilgiler,talep edilen analizler,laboratuarda uygulanan deney metodları,laboratuarın akreditasyon kapsamı,analiz bedeli ve şahit numune isteği gibi bilgileri içeren Numune Kabul Kayıt Formu müşteri ile mühendis, kalite yönetim temsilcisi veya yardımcılarından birisiyle imza altına alınır.numune Kabul Kayıt Formu içerdiği bilgilerde göz önüne alınarak sözleşme yerine geçer.mali Đşler Şube Müdürlüğü ne müşterinin analiz talep dilekçesinin bir fotokopisi de eklenerek ödemesi gereken analiz bedelini içeren yazı gönderilir.müşteriden analiz bedelini Mali Đşler Şube Müdürlüğü veznesine ödeyip makbuzunun Laboratuar Şube Müdürlüğüne ibraz etmesi istenir.

3 DOKÜMAN NO PR.05 SAYFA NO 3/4 Makbuzun ibrazı sonrası numune teslim alınarak mühendis tarafından Numunenin Laboratuar Şube Müdürlüğüne Kabul Formuna işlenir ve ardından Numunenin Laboratuvara Teslim Formuna işlenerek sorumlu laboranta numune teslim edilir ve deneylere başlanır.deney Sonuç Raporu müşteri adresine fatura aslı ile birlikte postayla iletilir Talebin ve numunenin posta veya kargo ile iletildiği durumlar Müşteri talebini posta veya kargo ile ulaştırmış ise analiz talep dilekçesinin Müessese Müdürlüğü nce Laboratuar Şube Müdürlüğü ne havalesi yapılır.analiz talep dilekçesi açık şekilde müşteri isteğini yansıtıyorsa kayıt altına alınır ve deneyin yapılıp yapılamayacağı laboratuar mühendisi tarafından değerlendirilir.analiz talep dilekçesi açık ifadelerle müşteri talebini içermiyorsa telefon, faks veya e-posta yoluyla müşteriye ulaşılarak analiz talebi netleştirilir ve dilekçenin yenilenerek tekrar gönderilmesi rica edilir.deneyin yapılabileceğine karar verilirse talep edilen analizin bedeli hesaplanarak müşteriye telefon, faks veya e-posta yoluyla bildirilir.analiz bedeliyle birlikte müşteriye uygulanan deney metodları, akreditasyon kapsamı ile ilgili bilgiler de müşteriye iletilir.müşteri onaylar ise, TKĐ GELĐ banka hesap numarasına analiz bedelini ödemesi ve ödendi belgesini Müessese Müdürlüğü ne fakslaması istenir.mali Đşler Şube Müdürlüğü ne analiz talep dilekçesinin fotokopisi ile birlikte analiz bedeli ve ödendi belgesinin bir kopyası yazı ile gönderilir.laboratuvar Mühendisi, kalite temsilcisi veya yardımcısı tarafından Numune Kabul Kayıt Formu doldurularak imza altına alınır ve posta veya kargo ile müşteriye gönderilerek müşteriden imza altına alınarak geri gönderilmesi istenir.formun geri gelmesine müteakip kargo veya posta yolu ile ulaştırlmış numunenin Laboratuar Şube Müdürlüğüne Kabul Formuna kod numarası verilerek kayıt işlemi gerçekleştirilir.laboratuvar Mühendisi Numunenin Laboratuvara Teslim Formunda numuneyi sorumlu laboranta teslim eder ve deney çalışmalarına başlanır. Deney Sonuç Raporu müşteri adresine fatura aslı ile birlikte postayla iletilir.

4 DOKÜMAN NO PR.05 SAYFA NO 4/4 Hizmet süresince sözleşmeden meydana gelecek sapmalar, hizmet kapsamı, teknik şartlardan kaynaklanan bir sorun olduğunda ya da değişiklik yapıldığında müşteriye bildirilir. Bu durumda, hizmete müşteri onayı alınarak devam edilir. Bu onay yazılı ya da sözlü olabilir. Müşterinin onayı alınmasa, deney hizmeti durdurulur ve Uygun Olmayan Deney Hizmetinin Kontrolü prosedürüne göre işlem yapılır. Hizmetin sona ermesinden sonra sözleşmede düzeltme gerekiyorsa tüm işlemler tekrarlanır ve düzeltmeden etkilenen bütün personel bilgilendirilir. Deney sonuçlarına müşterinin itiraz etmesi durumunda Müşteri Şikayetleri ve Müşteri Memnuniyeti prosedürü izlenir. 5.ĐLGĐLĐ DÖKÜMANLAR -Deney Hizmeti Prosedürü (PR.04) -Numunenin Laboratuvar Şube Müdürlüğü ne Kabul Formu (FR.14) -Numunenin Laboratuvara Teslimi Formu (FR.15) -Müşteri Şikayeti ve Müşteri Memnuniyeti Prosedürü.(PR.20) -Numune Kabul Kayıt Fromu(FR.13) -Uygun Olmayan Deney Hizmetinin Kontrolü Prosedürü(PR.13)

5