FİKİR YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ

Transkript

1 Sayfa No : 1 / AMAÇ: Fikir yönetimi prosedürünün amacı, çalışanlarımızın bilgi ve deneyimlerinden yola çıkarak Tat Gıda nın gelişimine pozitif katkı sağlayacak önerilerin alınması ve uygulanmasına karar verilen önerileri hayata geçirmek suretiyle çalışanları, yönetimin alacağı kararlara dahil etmek, kurumsal aidiyet duydusunu pekiştirmek, kurumsal işleyişe değer ve dinamizm kazandırmak maksadıyla öneri sisteminin kurulması ve yürütülmesine ilişkin usul ve esasları belirlemektir. 2. KAPSAM: Tüm Tat Gıda çalışanlarının ve sisteme dahil edilmiş olan dış paydaşların Tat Gıda ya yönelik olan inovatif fikirleri bu Süreç kapsamında ele alınır ve değerlendirilirler. Tat Gıda çalışanları ve sisteme dahil edilmiş olan dış paydaşlar bu Süreç doğrultusunda hareket ederler. 3. TANIMLAR: İyi Fikir Portalı: Çalışanların içinde yer aldıkları birim ve faaliyetleri ile ilgili, doğrudan veya dolaylı ilgilendiren konularda, mevcut durumun iyileşmesine yönelik fikirlerini ortaya koymalarını sağlayan, gelen önerilerin değerlendirildiği, uygun olanlarını uygulamaya alınıp ödüllendirildiği sistemi ifade eder. İnovasyon Komitesi (İ-KOM): İ-KOM; Süreç kapsamında alınması gereken stratejik kararları alan, süreci izleyen, destek veren ve üst/orta düzey yöneticilerden oluşan komitedir. İnovasyondan Sorumlu Üst Düzey Yönetici (İ-ÜDY), İ-KOM üyesidir. Tat Gıda İ-KOM nin üyeleri şunlardır: Üretim Genel Müdür Yardımcısı, Mali İşler ve Finans Genel Müdür Yardımcısı, Pazarlama ve Ticari İşler Genel Müdür Yardımcısı, İnsan Kaynakları Direktörü, Ürün Geliştirme ve, Pazarlama Grup, Bilgi Teknolojileri, İç Denetim ve Proje ve Süreç Geliştirme. İ-KOM üyeleri zaman içerisinde gözden geçirilebilir ve güncellenebilirler. 1

2 Sayfa No : 2 / 18 İnovasyon Sorumlusu (İS): Sürecin yönetilmesinden, koordinasyonundan ve raporlanmasından sorumlu yöneticidir. Tat Gıda İS, dir. Mentor: Bölümü ile ilgili gelen önerilerin Fayda Analizi ve Ön Değerlendirmesini yapmakla sorumu alan kişidir. Mentorler kendisine atanan öneriler için fikir sahibi ile yazışarak fikrin geliştirilmesine yardımcı olur ve gerekli görüldüğü taktirde fikre uzman(lar) atayarak uzman yorumlarını alırlar. Mentor, fikir sahibi ve uzman yorumları doğrultusunda Fayda Analizi ve Ön Değerlendirmesini tamamlar. Uzman: Konusunda bilgi ve deneyim sahibi kişidir. Gelen önerinin içeriğine göre şirket çalışanlarından herhangi biri olabilir. Mentorun teknik anlamda daha fazla bilgi edinmek isteyeceği kişidir. Aynı öneriye birden fazla mentor atanabilmektedir. 4. UYGULAMA 4.1 Önerilerin Toplanması Şirket çalışanları, intranet üzerinden iyi fikir butonuna basarak açılacak olan Tat Ar-ge Portalı üzerinden iyifikir portaline girişlerini yapabileceklerdir. Portalde Giriş sekmesini tıklayarak bilgisayar kullanıcı adı ve şifresi ile tüm çalışanlar sisteme giriş yapabilmektedirler (Şekil 1). 2

3 Sayfa No : 3 / 18 Şekil 1. İyi Fikir Portalına Giriş Öneri sahibi isterse önerisini daha sonra göndermek üzere sisteme taslak olarak kaydedebilir. Öneri gönderiminin başarılı olabilmesi için tüm zorunlu alanların doldurulması ve gönder butonuna basılması gerekmektedir (Şekil 2). 3

4 Sayfa No : 4 / 18 Yönetim ekranına düşen öneri, inovasyon sorumlusu tarafından ilk değerlendirme kriterleri dikkate alınarak değerlendirilir. Değerlendirme kriterleri aşağıdaki gibidir; - Etik kurallara uygun mu? - Kanunlara karşı bir duruş sergiliyor mu? - İnovasyon mu? İnovasyon sorumlusu tarafından onay verilerek ilk değerlendirme kriterlerini geçen öneri, iyi fikir portalında yayınlanarak konusu nedeniyle ilgili birim mentorüne gönderilir. Öneri sahibine fikrinin ilk değerlendime kriterinden geçtiğine dair bilgilendirme maili gönderilir. 4

5 Sayfa No : 5 / 18 Şekil 2. İyi Fikir Portalı Öneri Gönderimi 5

6 Sayfa No : 6 / Önerilerin Değerlendirilmesi Kullanıcı, öneri listesinden dilediği öneriye tıklayarak detaylarını görebilir. Ayrıca, önerileri rol, durum, kategori, paydaş ve kampanyaya göre filtreleyebilir. Öneri sahibi, roller bölümünde Benim Önerilerim sekmesini ve filtrelemek istediği diğer sekmeleri aktif hale getirerek Filtrele butonuna bastığında, her bir önerisinin değerlendirilme sürecini takip edebilir (Şekil 3). Öneri sahibi, önerisine verilen ortalama yıldız sayısını, mentoru ile olan yazışmaları görebilir, mentorü ile yeni yazışmalar yapabilir, portal kullanıcılarından önerisine gelen yorumları görebilir ve yeni yorum girebilir. 6

7 Sayfa No : 7 / 18 Şekil 3. İyi Fikir Portal Önerilerini Filtreleme Mentor öneriyi olumlu neticelendirmek için gayret gösterir. Bu amaçla fikir sahibi tarafından tam olgunlaştırılmamış veya anlaşılamayan önerileri reddetmek yerine fikir sahibi ile yazışarak önerinin geliştirilmesini sağlar. Mentor ve fikir sahibi arasında yapılan yazışmaları diğer portal kullanıcıları göremez. Mentor gerekli görmesi halinde öneriye, konusu ile ilgili uzman(lar) atayarak uzman(lar)dan değerlendirme çalışmalarına katkı sağlaması için görüş alabilir. Mentor ve uzman arasında gerçekleşen yazışmaları öneri sahibi ve diğer tanımlı portal kullanıcıları göremez. Mentor, uzman görüşü ve öneri sahibi ile gerçekleştirilen yazışmalar sonrasında sistemde tanımlı olan Fayda Analizi ve Ön Değerlendirme anketini doldurarak öneriyi değerlendirir ve karara bağlar (Şekil 4). 7

8 Sayfa No : 8 / 18 Şekil 4. İyi Fikir Portalı Fayda Analizi ve Ön Değerlendirme Anketi Değerlendirme sonucunda ilgili mentor öneriyi Kabul, Ön Kabul veya Ön Red şeklinde değerlendirir. Doğrudan kabul edilme potansiyeli olan öneriler için, ilgili departman çalışanları ve diğer mentorlerin de dahil olduğu aylık toplantılarda öneri tartışılıp ortak bir karara bağlanır. Öneri doğrudan kabul edilirse inovasyon komitesinin değerlendirmesi için kurula çıkmaz. Fikir, geliştirilip olgunlaştırılmak üzere ilgili departman çalışanları tarafından uygulamaya alınır. Fikir sahibi inovasyon sorumlusu tarafından takdir ve/veya ödüllendirilir. Ön kabulü yapılan öneri komite üyelerinin ekranına düşer. İnovasyon komitesi öneriyi değerlendirme kriterlerine göre değerlendirir (Şekil 5). Her bir İnovasyon komitesinin 8

9 Sayfa No : 9 / 18 değerlendirmesi sonucu ortalama bir puan oluşur. Mentor ve İ-KOM değerlendirme sonucunda fikir 100 üzerinden puanlanmakta, 70 ve üstü puan alan fikirler bir sonraki aşamaya geçebilmektedir. Öneri kabul edilirse fikir sahibi ödüllendirilerek fikri geliştirmek üzere gerekli çalışmalar başlatılır. Gerekli olduğu taktirde fikir sahibi fikrini sunum formatında İ-KOM a anlatır. Öneri, komite tarafından reddedilirse ret gerekçesi ile birlikte yazılı/e-posta yoluyla öneri sahibine bildirilir. Şekil 5. Komite Değerlendirme Kriterleri 4.3 Önerilerin Sahibinin Takdir Edilmesi/Ödüllendirilmesi Yapılan değerlendirmeler sonucunda kabul veya ön kabul olan öneriler kalite arttırıcı, müşteri memnuniyetini arttırıcı, verimlilik arttırıcı, maliyet azaltıcı, tasarruf sağlayan, süreç iyileştirici, zaman iyileştirici, özgünlük gibi önerinin niteliğine göre inovasyon ekibi tarafından iç iletişim kanalları aracılığıyla duyurularak takdir ve/veya ödüllendirmeyle değerlendirilir. 9

10 Sayfa No : 10 / 18 Tablo 1: Fikir sahipleri ve görevli ekiplerin ödüllendirilmesi mekanizması. Ödüllendirme basamağı Ödül puanı veya para ödülü miktarı Fikir Üretimi_Fikir Havuzu Bu basamakta 5 ödül puanı verilir. Fikir Üretimi_Fikir Ön Değerlendirme Mentor atanan her fikir sahibine siyah renk bileklik ve 5 ödül puanı verilir. Fikir Üretimi_Fikir Olgunlaştırma Fikir ön kabul veya doğrudan kabul edildiğinde fikir sahibi ve ekip üyelerinin her birine 20 şer ödül puanı ve... ödül verilir. Proje Seçimi Olgunlaştırılan fikir ile İ-KOM a yatırım sunumu yapıp yatırım alan ekip üyelerinin her birine 50 şer ödül puanı, mavi renk bileklik ve... ödül verilir. 10

11 Sayfa No : 11 / 18 Proje Geliştirme Geliştirilmesi devam eden (İ-KOM a yapılacak 2. yatırım sunumunu geçen) her projenin fikir sahibine ve ekip üyelerinin her birine 100 er ödül puanı ve... ödül verilir. Projenin Ticarileştirilmesi/Uygulamaya Geçme İ-KOM'a yapılacak son yatırım sunumu sonrasında alınan karar projeyi ticarileştirme veya uygulamaya geçirme yönündeyse fikir sahiplerine ve ekip üyelerine projenin büyüklüğüne göre üst yönetim tarafından belirlenen tutarlarda para ödülü verilir. Ödül Puan Dağılımı - Öneri iyi fikir portalına gönderildiğinde 5 ödül puanı - Öneriye mentor atandığında (değerlendirmeye alındığında) 5 ödül puanı - Öneri ön kabul edildiğinde veya direk kabul edildiğinde: 20 ödül puanı - Öneri projelendirildiğinde 50 ödül puanı - Proje geliştirildiğinde 100 ödül puanı - Proje ticarileştiğinde /uygulamaya geçtiğinde Para Ödülü - Başkasının önerisine ilk kez yorum girildiğinde 2 ödül puanı - Başkasının önerisine ilk kez oy verildiğinde 1 ödül puanı - Mentor öneriyi değerlendirdiğinde 15 ödül puanı - Uzman öneri hakkında görüş bildirdiğinde 5 ödül puanı 11

12 Sayfa No : 12 / 18 - Fikir yarışmaya kabul edildiğinde: xx puan (bu puan her bir yarışma tanımlanırken, yarışmanın güçlük derecesine göre puan arasında belirlenecektir.) - Yarışmadaki fikire yorum girildiğinde 2 ödül puan - Yarışmadaki fikire oy verildiğinde 1 ödül puan Yıl boyunca kazanılan ödül puanları, katılımcıların yıl sonundaki toplam ödül puanının belirlenip yılın en lerinin seçiminde etkili olacaktır. Her yılın ve her ayın sonunda, en fazla fikir veren, en yüksek ödül puanı alan, en fazla olgunlaştırılan fikir üreten ve en fazla sayıda fikri ticarileşen/uygulamaya geçen ilk üç fikir şampiyonu farklı kanallarda duyurulur (Tat Gıda Ar-Ge Portali, intranet, , ilan panoları). Yıl sonunda yıl boyunca en yüksek ödül puanı alan, en fazla olgunlaştırılan fikir üreten ve en fazla sayıda fikri ticarileşen/uygulamaya geçen fikir sahipleri inovasyon komitesi veya inovasyon sorumlusunun takdir edeceği hediyelerle ödüllendirilir. Ödül sisteminde sadece projenin ticarileşmesi aşamasında para ödülü verilmektedir. Fikir geliştirme aşamasını geçen veya ticari çıktı sağlayan/uygulamaya geçen fikirlere üst yönetimin belirlediği tutarda doğrudan para ödülü verilir; bunun dışında para ödülü verilmez. Tüm çalışanlar, bireysel olarak ödüllendirilir. İnsan Kaynakları departmanının gerekli gördüğü durumlarda fikir ekibi Takım bazlı da ödüllendirilebilir. Hesabım menüsünde Profil, Ödül ve Puan, Katkılarım, Kullanıcı kılavuzu ve İnovasyon Süreç Kılavuzu na bu alandan ulaşabilir ve Çıkış butonuyla sitemden çıkış yapabilirsiniz. 12

13 Sayfa No : 13 / 18 Profil sayfasında kişisel bilgilerinizi görebilirsiniz. Şifrenizi değiştirme işlemi şirket çalışanlarını tarafından pasif haldedir. 13

14 Sayfa No : 14 / 18 Ödül ve Puan sayfasında, inovasyon sistemine katkılarınızı, bu katkılarınızdan kazandığınız puanları puan kazanımının detaylarını, kazandığınız ödülleri ve yarışmaları yaptığınız katkıları görebilirsiniz. 14

15 Sayfa No : 15 / 18 Katkılarım sayfasından katkı yaptığınız her alanı ayrı ayrı başlıklar altında görebilirsiniz. Gönderdiğiniz öneri ve fikirleri, yorum yaptığınız /oy verdiğiniz fikir ve önerileri detaylı bir şekilde görebilir, bu öneri ve fikirlere buradan ulaşabilirsiniz. 15

16 Sayfa No : 16 / 18 Kullanıcı Kılavuzu menüsünü seçtiğinizde, platforma ait kullanıcı kılavuzu yeni sekmede açılır. Tat Gıda nın öneri ve fikir yönetim süreçlerini, inovasyon alanlarını, ödüllendirme politikalarını içeren inovasyon İnovasyon Süreç Kılavuzu na da bu alandan ulaşılabilir. Çıkış işlevini kullandığınızda Çıkış yapmak istediğinizden emin misiniz? paneli açılır. Evet butonuna bastığınızda güvenli bir şekilde oturumunuz sonlandırılır. Hayır seçeneğine bastığınızda portaldaki işlemlerinizi devam edebilirsiniz. 16

17 Sayfa No : 17 / 18 İYİFİKİR PORTALI AKIŞ ŞEMASI 17

18 Sayfa No : 18 / 18 18