innocentrum Enterprise İnovasyon Yönetim Platformu Yönetici Kılavuzu

Transkript

1 innocentrum Enterprise İnovasyon Yönetim Platformu Yönetici Kılavuzu Rekabetçi, Öncü ve İnovatif İşletmeler için innocentrum Enterprise

2 İÇİNDEKİLER 1. Giriş 3 2. Ana Sayfa 5 3. Öneri Yönetimi 6 4. Kampanya Yönetimi İyileştirme Yönetimi Yarışma Yönetimi Yeni Yarışma Tanımlama Yarışma Yönetimi Fikir Onaylama Fikir Değerlendirme Yarışma Tamamlama Proje Portföy Yönetimi Raporlar Kullanıcı Raporu Öneri Raporu Proje Raporu İçerik Yönetimi Fikri Mülkiyet İçeriği Yönetimi Kullanıcı Yönetimi Ödül ve Puan Yönetimi Ayarlar Bakım Kullanım Şartları 56

3 1. Giriş innocentrum Enterprise, çalışanların ve dış paydaşların etkin bir şekilde organizasyonun inovasyon ekosistemine dahil olmalarını sağlayan mobil uyumlu bir inovasyon yönetim uygulamasıdır. innocentrum Enterprise ile inovasyon, ArGe, kalite, verimlilik, güvenlik, tasarruf ve karlılık alanlarında iyileştirmeler sağlandığı gibi paydaş memnuniyetinde de artış sağlanır. innocentrum Enterprise İnovasyon Yönetim platformunda şu roller/kullanıcılar bulunmaktadır: Kullanıcılar: Kurum çalışanları, bayiler, tedarikçiler ve müşteriler gibi tüm paydaşlar sistemi kullanabilirler. Kullanıcılar sisteme güncel ve yaygın tarayıcılardan birini kullanarak İnovasyon Yönetimi web sitesi üzerinden ulaşabileceklerdir. Kullanıcılar Personel ve Dış Paydaş olarak iki gruba ayrılır. Dış Paydaşlardan sisteme kayıt yaptırıp kullanıcı adı ve şifre ile sistemi kullananlar Kayıtlı Dış Paydaş, sisteme giriş yapmadan inovasyon portalı üzerinden öneri gönderenler veya açık inovasyon yarışmalarına katılanlar ise Kayıtsız Dış Paydaş olarak isimlendirilmektedir. Mentor: Gönderilen inovasyon önerileri, inovasyon yöneticileri tarafından ilk değerlendirmeden geçirilir ve şekil şartlarını sağlamıyor ise İlk Ret / İptal kararı verilir, sağlanıyor ise ön değerlendirme yapılabilmesi için, konusunda uzman bir kişi Mentor olarak atanır. Mentorluk sadece atanılan öneri için geçerlidir. Gönderilen iyileştirme önerilerinin ilk değerlendirmesi ve Mentor atama işlemi ilgili Alan Sorumlusu tarafından yapılır. Alan Sorumlusu: Gönderilen iyileştirmeler öncelikle Alan Sorumlusu tarafından ilk değerlendirmeden geçirilir. Gönderilen iyileştirme, alan ve içerik şartlarını sağlamıyorsa İptal Yalın Onay kararı verilir, sağlıyor ise ön değerlendirme yapılabilmesi için Mentor değerlendirmesine gönderilir. Bu aşamada konusunda uzman bir kişi Mentor olarak atanır. Alan Yöneticisi: Yöneticisi olduğu alan için gönderilen iyileştirmelerde Mentor değerlendirmelerini değerlendirir, onaylar veya reddeder. Uygulayıcı: İyileştirme için yetkilendirilmiş uygulama sorumlusudur. Yeni bir atama yapılmadığı durumlarda iyileştirme için Mentor, otomatik olarak Uygulayıcı tayin edilir. Uygulayıcı, planlanan uygulama takvimi bilgilerini girer, iyileştirme önerisinin uygulamasını başlatır ve uygulama bitince sonuçları Yönetici onayına gönderir. Yalın: Bir iyileştirme için kontrol ve onay süreçlerini takip eder, ödüllendirmeleri yapar. İnovasyon Yöneticisi: İnovasyon portalının genel yönetiminden, inovasyon önerilerinin ilk değerlendirmesinden, takibinden ve son kararın verilmesinden, iyileştirmeler için alanların ve alan kullanıcılarının tanımlanması, yarışma düzenleme ve fikirlerin onaylanmasından sorumlu olan rol İnovasyon Yöneticisi rolüdür. İnovasyon Kurulu: Kurum üst yöneticisinin veya yetkilendirdiği bir kişinin başkanlık yaptığı, kurumdaki değişik birimlerin yönetici veya temsilcilerinden oluşur. Bu kurul, inovasyon sürecini periyodik olarak değerlendirir, düzenlenecek yarışmaları belirler, sonuçlarını onaylar, birden fazla birimi etkileyecek önerilerin nihai değerlendirmesini yapar. İyileştirme Kurulu: Kurumdaki değişik birimlerin yönetici veya temsilcilerinden oluşur. Bu kurul, iyileştirme sürecinde Yalın biriminin kurulu toplama kararı aldığı durumlarda kurula çıkartılan iyileştirme önerilerinin kurul değerlendirmesini yapar. Uzman: Mentor önerinin ön değerlendirmesini yaparken, konu ile ilgili alan uzmanlarına danışmak isterse, sistem kullanıcılarından herhangi birini veya birilerini Uzman olarak atayabilir. Uzman, öneri hakkındaki görüşlerini yorum olarak sisteme girebilir. Uzmanın girdiği yorumları öneri sahibi veya diğer uzmanlar göremez, sadece atanan Mentor ve Sistem Yöneticileri görebilir. Jüri: Düzenlenen yarışmalara gönderilen fikirleri değerlendirmek için atanmış kullanıcılardır.

4 İnovasyon Yöneticisi nin yapabileceği işler aşağıda detaylandırılmıştır ve bunlara erişim portalın üst kısımdaki ana menü çubuğundan sağlanmaktadır. 1. Ana sayfa 2. Öneri Yönetimi 3. Kampanya Yönetimi 4. İyileştirme Yönetimi 5. Yarışma Yönetimi 6. Proje Portföy Yönetimi 7. İçerik Yönetimi 8. Fikri Mülkiyet İçeriği Yönetimi 9. Raporlar 10. Kullanıcı Yönetimi 11. Ödül ve Puan Yönetimi 12. Ayarlar

5 2. Ana Sayfa Sisteme giriş yaptıktan sonra ilk açılan ekran Ana Sayfa dır. İnovasyon Yöneticisi rolüne sahip olan kullanıcılar bu sayfadaki menüde ek olarak Projeler ve Raporlar menülerini; hesabım menüsü altında Kampanya Yönetimi, İçerik Yönetimi, Fikri Mülkiyet İçeriği, Kullanıcılar, Öneri Ayarlar, İyileştirme Ayarları, Kullanıcı Kılavuzu, Yönetici Kılavuzu ve İnovasyon Süreç Kılavuzu menülerini görürler. Şekil 1. Ana Sayfa

6 3. Öneri Yönetimi İnovasyon yöneticisi, Öneriler sayfasında, personel, kayıtlı dış paydaşlar ve kayıtsız dış paydaşların gönderdikleri inovasyon önerilerini yönetebilir. Öneriler listesi rol, durum, kategori, paydaş ve kampanyaya göre filtrelenebilir (Şekil 2). Listedeki önerilerin Detaylar bağlantısına tıklanarak, öneri detay sayfası görüntülenir. Şekil 2. Öneriler sayfası

7 Paydaşların ilk gönderdikleri öneriler Gönderildi durumunda gösterilir, bu öneriler incelendikten sonra İnovasyon Yöneticisi tarafından ilk değerlendirmede şu kararlar verilebilir: a. Önerinin şekil şartlarını sağlamaması durumunda, açıklama girilerek öneri reddedilebilir (Şekil 3). Açıklama metni öneri sahibine eposta ile gönderilir ve öneri sayfasında gösterilir. b. Önerinin alan bilgisi hatalı ise değiştirilebilir. c. Önerinin şekil şartlarını sağlaması durumunda, ön değerlendirmenin gerçekleştirilmesi için öneriye Mentor atanabilir. (Şekil 4) Şekil 3. Öneri detay sayfası (A)

8 Şekil 4. Öneri detay sayfası (B) Mentor, öneri hakkında soru sormak, ek bilgi istemek gibi durumlarda öneri sahibi olan kayıtlı kullanıcılar ile portal üzerinden yazışabilir. Öneri Mentor aşamasındayken, öneri sahibi önerisini güncelleyebilir. Mentor, gerekli görürse ilgili Uzmanlardan yorum girmelerini isteyebilir ve öneriyi ilgili kullanıcıların yorum ve oylamasına açabilir. Öneri, uzman değerlendirmesine veya kullanıcı yorumuna açıldığında, İnovasyon Yöneticisi ve Mentor, uzman ve kullanıcı yorumlarını ve oylamayı görebilir. Öneri sahibi, kullanıcı yorumlarını görebilir ancak Uzman yorumlarını göremez. Mentor, öneri sahibi ile yazışma, Uzman yorumlarını alma ve kullanıcı yorumlarını alma mekanizmalarını kullanarak veya kullanmadan Öngörülen Fayda ve Ön değerlendirme formlarını doldurabilir. Mentor, ön değerlendirme sonucunda Ön ret, Ön kabul veya Kabul kararı alabilir. Ön ret: Önerinin yeterince fayda sağlamadığı ve uygun görülmediği durumdur. Ret kararında açıklama girmek zorunludur. Ön kabul: Önerinin ön değerlendirmeden başarıyla geçtiği ancak birden fazla birimi ilgilendirdiği için veya önemli bir yenilik önerisi olduğu için İnovasyon Kurulu nun değerlendirmesine sunulduğu durumdur. Kabul: Önerinin ön değerlendirmeden başarıyla geçtiği ve ilgili birim tarafından uygun vakitte uygulamaya alınacağı durumdur.

9 Ön değerlendirme sonucunda karar verildiğinde, öneri sahibi hem karar hem de açıklama hakkında eposta ile bilgilendirilir. Ön kabul yapılan öneri, Kurul üyeleri tarafından bireysel olarak değerlendirilir (Şekil 5) ve Kurul toplantısında Kabul veya Ret kararı verilebilir. Kurul değerlendirmesi sonucunda, açıklama girilmesi ve kabul edilen öneriler için önerinin faydası ile orantılı bir ödül belirlenmesi tavsiye edilir. Şekil 5. Öneri detay sayfası (Kurul değerlendirme) Birden fazla kurul üyesi tarafından değerlendirilen önerilerde öneri detay sayfasında kurul üyesi bazında puanlar, puanlama detayları ve ortalama puan bilgilerini içeren değerlendirme alanı gösterilir. (Şekil 6)

10 Şekil 6. Öneri detay sayfası (Çoklu Değerlendirme Gösterimi) Öneri Tamamla işlevi, uygulanan/hayata geçirilen önerinin Tamamlandı aşamasına alınmasını sağlar. Bu işlemde de ödül tanımlama imkânı verilmiştir. Ödül tanımlama; ödülün açıklaması (ör. 3 günlük eğitim) veya ödül puan (ör. 500 puan) girilmesi şeklinde olur. Şekil 7. Öneriyi tamamla

11 4. Kampanya Yönetimi Kampanya Yönetimi modülü, öneri modülü kullanılarak toplanan ve değerlendirilen önerilere yön vermek, firma veya kurumun öncelikli sorun ve ihtiyaçlarına yönelik önerileri önceliklendirmek için kullanılır. Kampanya oluşturulup gönderildiğinde sadece personele eposta ile duyurulur ve öneri formundaki Kampanya listesine, personel için, bu yeni kampanya eklenir. Şekil 8. Kampanya Yönetimi Kampanya tanımlamak için Kampanyalar listesinin sağ üst tarafındaki butonuna tıklanarak kampanya tanımlama formu açılır. Kampanya tanımlamak için gerekli alanlar doldurulur. Taslak kaydet ve Gönder işlevleri bu sayfada kullanılabilmektedir. Şekil 9. Kampanya Tanımla Sayfası

12 Kampanya yönetimi sayfasında kampanyalar listelenir. Kampanya için Detaylar butonuna tıklanarak kampanya detaylarına ulaşılır. Şekil 10. Kampanya Yönetimi Sayfası Kampanya sayfasında, aktif olan kampanyalarda Kampanya sonlandır butonuna basılarak kampanya kapatılır. Şekil 11. Kampanya sonlandır

13 5. İyileştirme Yönetimi İyileştirme önerileri yönetim süreci, Şekil 12 de listelenen durum lardan oluşabilir. Şekil 13 de listelenen rol ler desteklenen durum lar arasında geçiş için yetkilendirilebilir. Mesela Şekil 12 de gösterilen süreç tasarımında, 20. Gönderildi durumundaki bir öneriyi 3. Alan sorumlusu rolündeki kullanıcı 30. İptal - Yalın onay veya 50. Mentor durumlarına çekebilir. Şekil 12. İyileştirme Süreç Matrisi Şekil 13. İyileştirme Rolleri İyileştirmeler sayfasında, gönderilen iyileştirmeleri görebilir ve dilediğiniz iyileştirmeye tıklayarak iyileştirmelerin detaylarını görebilirsiniz. Ayrıca, sayfanın sol tarafında rol, durum ve iyileştirme

14 alanlarına göre filtreleme yapabilirsiniz ve yetkinizin olduğu iyileştirmeler için arama yapabilirsiniz. (Şekil 14) Şekil 14. İyileştirmeler Sayfası İyileştirme sayfasının en altındaki İyileştirme geçmişi panelinde, iyileştirme üzerinden yapılmış tüm işlemleri görebilirsiniz. (Şekil 15).

15 Şekil 15. İyileştirme Geçmişi

16 6. Yarışma Yönetimi İnovasyon Yöneticisi, yarışmalar menüsü altında temelde şu işlevleri yürütebilir: Yeni yarışmalar tanımlayabilir. Tanımlanan yarışmaları yönetebilir. Kullanıcılardan gelen fikirleri yönetebilir. Yarışma raporlarını görüntüleyebilir Yeni Yarışma Tanımlama Şekil 16. Yarışmalar sayfası Yönetim tarafından, öncelikli hedef, sorun veya ihtiyaçlara yenilikçi çözümler bulmak için, personele yönelik veya dış paydaşlara yönelik açık inovasyon yarışmaları düzenlenebilir. Ayrıca bu modülü, beyin fırtınası düzenleyerek öncelikli bir problem veya ihtiyaca yönelik ilgili paydaş grubundan çözüm fikirlerinin toplanması için de kullanabilirsiniz. Yeni yarışma şöyle tanımlanır: a. Yarışmalar sayfasının sağ üst tarafında yer alan butonu seçilir. Yarışma tanımla formu açılır.

17 Şekil 17. Yeni Yarışma b. Yarışma tanımla formunda; i. Yarışmanın kodu, yarışmanın başlığı, ikonu, açıklaması, inovasyon tipi ve etiketler tanımlanır. ii. Her bir fikir gönderen kullanıcıya verilecek puan, yarışmanın zorluk derecesine göre arasında belirlenir. Şekil 18.1 Yarışma tanımla sayfası iii. iv. Ek sorular: Gönderilecek olan fikirler için açıklama bilgisi talep edilmektedir. Bu ana kısım dışında talep edilecek bilgiler için ek sorular tanımlanmak istendiğinde bu alan kullanılabilir. Kategoriler: Yarışmaya gönderilecek fikirlerin konu bazlı gruplanmasını sağlamak amacıyla üst ve alt kategoriler belirlenebilir. Kategori belirlendiği durumda fikir formunda zorunlu olarak seçimli alandan kategori seçilmesi gerekmektedir.

18 Şekil 18.2 Yarışma tanımla sayfası Şekil 18.3 Yarışma tanımla sayfası v. Kriterler: Yarışmaya gönderilecek fikirleri değerlendirmek için kullanılacak kriterler ve önem derecesi tanımlanır. Burada tanımlanan kriterler, jüri değerlendirmesinin çerçevesini belirlemek için kullanılır. Şekil 18.4 Yarışma tanımla sayfası vi. vii. Takvim: Yarışmanın takvimi (ilan tarihi, değerlendirme başlangıç tarihi, değerlendirme bitiş tarihi) ile ilgili bilgiler ve yarışmada dereceye girecek fikirlere verilecek ödül (sıralamaya göre) belirlenir. Yarışma ilan tarihi en erken bir sonraki takvim günü olarak belirlenebilir. Jüri Atama: Fikirlerin değerlendirmesini yapacak kişiler belirlenir. Değerlendirme, tanımlanan kabul kriterleri baz alınarak yapılır ve her bir kritere verilen puan o kriterin önem derecesi ile çarpılarak toplam puan belirlenir.

19 Şekil 18.5 Yarışma tanımla sayfası Şekil 18.6 Yarışma tanımla sayfası viii. ix. Kullanıcı Seçimi: Bu kısımda sistemde kayıtlı kullanıcılar organizasyon ağacı ile gösterilir. Yarışmanın hangi kullanıcılara açılacağı bu kısımda belirlenir. Kullanıcılar sadece kendilerine açılmış yarışmaları görebilir. Açık inovasyon yarışması (halka açık yarışma) düzenleniyor ise Dış Paydaş biriminin seçilmesi gerekmektedir ki hem bu kişilere eposta ile haber verilebilsin hem de sisteme giriş yaptıklarında yarışmayı görebilsinler. Ayarlar: Kullanıcıların, fikir toplama ve değerlendirme aşamasında birbirlerinin fikirlerini görüp görememe ve değerlendirme aşamasında yorum yapıp yapamama alternatifleri buradan tanımlanır.

20 Şekil 18.7 Yarışma tanımla sayfası x. Bu veriler girildikten sonra en altta bulunan Taslak Kaydet işlemi yapılarak yarışma sisteme kayıt edilir. Yarışmalara, ikon ve dosya ekleme, yarışma taslak olarak kaydedildikten sonra yapılabilir. Şekil 19. Yarışma Kaydet Taslak olarak kaydedilen yarışmalar, Gönder butonuna basıldıktan sonra yarışma hemen değil duyuru tarihi geldiğinde ilan edilir. Yarışma ilan edildiğinde, seçili kullanıcılara e-posta gönderilir. Yarışma duyurulana kadar, girilen veriler üzerinde değişiklik yapılabilir. Yarışma duyurulduktan sonra da yarışmanın bazı alanları (açıklama, ödül, ileriki tarihler, vb.) güncellenebilir.

21 Şekil Yarışma Aşamaları

22 Şekil 20.2 Yarışma Aşamaları Yarışma için değerlendirme tarihi geldiğinde, yarışma otomatik olarak bir sonraki aşamaya alınmaz, Değerlendirmeye başla butonu aktif olur. (Şekil 18) İnovasyon yöneticisi bu butona tıklayarak değerlendirme sürecini başlatılabilir. Yarışma Değerlendirme fazına geçince Değerlendirme raporu görüntülenebilir. Değerlendirme bitiş tarihi geldiğinde, Değerlendirmeyi bitir butonu kullanılarak değerlendirme süreci sonlandırılabilir. Onay aşamasında Yarışmayı tamamla butonu aktiftir. (Şekil 20.2) Faz değişikliklerinde kimlere eposta gönderileceğine yönetici karar verir Yarışma Yönetimi Yarışma yönetimi, önceden belirlenmiş olan aşama başlama ve bitiş tarihlerinin değiştirilmesi, yarışmanın bir aşamadan bir sonraki aşamaya geçişini onaylama ve gönderilen fikirleri onaylama işlemlerini kapsar.

23 a. Yarışmalar sayfası açılır. Yarışma özetlerinin sol üst kısmında yarışmanın o anda hangi aşamada olduğu (Taslak, Gönderildi, Açık, Değerlendirmede, Onay veya Tamamlandı) ve yarışmaya dair önemli tarihler görülebilir. (Şekil 21) Şekil 21. Yarışmalar Sayfası b. Yarışmalar listesinden ilgili yarışma için Detaylar butonuna basılır. Yarışmanın detay sayfasında (Şekil 22.1), Fikir gönder butonunun yanı sıra yarışmanın tanımı, fikirlerin değerlendirilme kriterleri, ek sorular, jüriler, yarışma ayarları, ödüller, yarışmanın zaman çizelgesi ve taslak olarak kaydedilmiş fikirler hariç bu yarışma için gönderilmiş tüm fikirlerin listesini görebilirsiniz.

24 Şekil 22.1 Yarışma detay sayfası c. Yarışma detay sayfasında en yeni beş (5) fikir listelenir. Listelenen fikrin üzerine tıklayarak fikrin ayrıntılarını görebilirsiniz. Tüm fikirler butonuna tıklayarak bu yarışma için girilmiş tüm fikirleri görebilirsiniz. Bu sayfada arama yapabilir, fikirlerin durumlarına (taslak, beklemede, onaylandı, reddedildi) ve tanımlanmışsa kategorilere göre filtreleme; farklı kriterlere göre sıralama yapabilirsiniz.

25 Şekil 22.2 Yarışma detay sayfası d. Fikir toplama süresi bitince Değerlendirmeye Başla düğmesi aktif hale gelir. Yeterince fikir toplanmış ise İnovasyon Yöneticisi bu düğmeye basarak fikir toplama aşamasını sonlandırır ve fikir değerlendirme aşaması başlar veya tarihlerde değişiklik yaparak fikir toplama aşamasını uzatabilir. e. Değerlendirme süresi bitince Değerlendirmeyi Bitir düğmesi aktif hale gelir. İnovasyon Yöneticisi bu düğmeye basarak değerlendirme aşamasını bitirebilir veya tarihlerde değişiklik yaparak değerlendirme süresini uzatabilir. f. Yarışma detay sayfasında yarışmaya ait fikirlerin listelendiği bölümde, yarışma değerlendirme aşamasında ise, fikirlerin özeti, aldıkları oylar ve yorumlar haricinde jüri puanı (100 üzerinden) gösterilir. Gönderilen fikirler gönderilme tarihlerine göre yeniden eskiye doğru sıralanırlar.

26 5.3. Fikir Onaylama Şekil 23. Yarışma Değerlendirilmiş Fikirler Gösterimi Kullanıcılar tarafından gönderilen fikirler Beklemede statüsünde olur yarışmaya dahil olabilmeleri için İnovasyon Yöneticisi tarafından onaylanmaları gerekir. Yarışma şekil şartlarına uymayan fikirler Reddedilebilir.

27 Şekil 24. Fikirler sayfası İnovasyon yöneticisi fikri genel olarak inceledikten sonra, ekranın alt tarafında bulunan Onay butonuna basarak onaylar. Eğer fikre ilişkin bir eksiklik veya yanlışlık varsa veya önceden girilen fikirlerden birisi tekrarlanmışsa, Ret butonuna basılır. Ret durumunda Açıklama bilgisi girilmesi zorunludur. (Şekil 25) Burada dikkat edilmesi gereken nokta, fikrin sadece şekilsel yönden ve konuyla ilgisi açısından değerlendirilmesi gerekliliğidir. Fikrin onaylanması veya reddedilmesi durumunda fikrin sahibi olan kullanıcı, açıklamasıyla birlikte bu işlem hakkında e-posta ile bilgilendirilir. Şekil 25. Fikir onay/ret Yönetici, kullanıcılar tarafından gönderilmiş olan fikir hakkında soru sormak, ek bilgi istemek gibi durumlarda fikir sahibi ile portal üzerinden yazışabilir. Yarışma açık olduğu sürece gönderilmiş olan fikirler fikir sahibi tarafından güncellenebilir.

28 Şekil 26. Yönetici-Fikir sahibi yazışma 5.4. Fikir Değerlendirme Yarışma değerlendirme aşamasına geldiğinde jüri tarafından gönderilen fikirler değerlendirilir. Yarışma detay sayfasında Değerlendirme Raporu fikirlere hangi jüri üyeleri tarafından değerlendirme yapıldığı görülebilir. butonu kullanılarak hangi Şekil 27. Yarışma Değerlendirme Raporu İnovasyon Yöneticisi aynı zamanda yarışmada jüri olarak atandıysa, fikir sayfasında Jüri Değerlendirmesi bölümü görünür. Bu bölümde, yarışmada tanımlanan fikir değerlendirme kriterleri, bu kriterlerin göreceli önemleri ve her bir kriter için Yıldız değerleme aracı vardır. Jüri, fikrin her bir kriteri ne kadar karşıladığını değerlendirir, 5 yıldız üzerinden puan verir ve Kaydet tuşuna basarak değerlendirmesini kaydeder. Bu bölümün sağ alt köşesinde değerlendirmenin 100 üzerinde normalize edilmiş değeri anlık olarak gösterilir.

29 Şekil 28. Yarışma Jüri Değerlendirmesi Jüri, Değerlendirme aşaması süresince değerlendirdiği fikirleri tekrar değerlendirebilir. Sistem sadece en son kaydedilen değerlendirmeyi dikkate almaktadır. Yarışma sonucunda sıralama jüri değerlendirmesine göre yapılır. Jüri, fikirler listesinde kendi değerlendirdiği fikirleri mavi bir çerçeve içinde görür. Fikirlerin değerlendirme ortalamaları ve kaç jüri tarafından değerlendirildiği fikirlerin sol alt köşesinde gösterilir. Bu verinin hemen sağında fikirleri sıralayabilir. ilgili fikir için kendi değerlendirme puanını görür. Ayrıca butonu altında kendi verdiği puanlara göre Artan/Azalan şekilde Şekil 29. Fikirler Listesi (Değerlendirme Aşaması)

30 a. Ayrıca değerlendirme aşaması başladığında yarışma detay sayfasında Yarışma Raporu butonu aktif olur. Bu butona tıklandığında yarışmaya ait tüm bilgilerin, gönderilen tüm fikirlerin ve jüri değerlendirmelerinin gösterildiği yarışma raporu oluşturulur ve popup penceresinde gösterilir. Şekil 30. Yarışma Raporu

31 5.5. Yarışma Tamamlama Değerlendirme aşaması bittiğinde, inovasyon yöneticisi gerekli görürse, ödülleri güncelleyebilmek için butonuna tıklanarak yarışma düzenle sayfası açılır. Bu aşamada tanımlanmış ödüller değiştirilebilir ve yeni ödüller tanımlanabilir. Üst yönetimin onayından sonra yarışma sonuçları butonu kullanılarak duyurulur. Şekil 31. Yarışma Tamamlama

32 6. Proje Portföy Yönetimi Yarışmalara gönderilen fikirlerden veya kabul edilen önerilerden projelendirilmesi gerekenler, yeni bir proje yaratılarak veya mevcut projeye eklenerek proje portföyde takibi sağlanabilir. Proje portföydeki projeler önceliklendirilir ve uygulamalarının takibi yapılabilir. Bu modül sayesinde projelerin başlayıp başlamadığı, planlanan ve gerçekleşen bütçesi, faydası ve başlama zamanı ve bitiş zamanı gibi durumları takip edilebilir. Fikir sayfasında veya kabul edilen öneri sayfasında Proje Portföyüne Ekle düğmesine basarak ilgili fikir veya öneri projelerle ilişkilendirilebilir. Şekil 32.1 Proje portföyüne ekle Daha önce proje portföyüne eklenmiş fikir ve öneriler için sol üst köşede proje numarası gösterilir. Şekil 32.2 Proje portföyüne ekle Proje portföyüne ekle butonuna basıldığında Seçili öneriyi mevcut bir projeye mi eklemek istersiniz, yoksa yeni bir proje yaratmak mı? sorusunun yer aldığı bir bilgilendirme açılır. Yeni proje oluştur seçeneği seçilerek gerekli alanlar doldurulur ve yeni bir proje oluşturulmuş olur. Şekil 32.3 Proje portföyüne ekle Mevcut projeye ekle seçeneği seçildiğinde mevcut projeler listelenir. Buradan eklemek istediğimiz projeyi seçerek öneri veya fikrin projelendirilmesi sağlanmış olur.

33 Şekil Proje portföyüne ekle Ayrıca projeler sayfasında sağ üst tarafta bulunan Proje Ekle menüsünden de yeni bir proje tanımlayabilirsiniz. Şekil 33. Proje ekle

34 Proje tanımlama sayfasında projenin başlığı, projenin amacı ve kapsamı belirtilir. Şekil 34.1 Proje tanımla Proje tanımlanırken Önceliği, Durumu, Tamamlanma yüzdesi, Planlanmış Bütçe, Gerçekleşen Bütçe, Planlanmış Fayda ve Gerçekleşen fayda gibi detay bilgiler girilir ve takip edilir.

35 Şekil 34.2 Proje tanımla Projenin planlanmış ve gerçekleşen ilerleme tarihleri tanımlanır. Proje sorumlusu atanır ve proje kayıt edilir. Şekil 34.3 Proje tanımla

36 Eklenen her bir proje Projeler sayfasında listelenmektedir. Burada istenen projenin Detaylar butonuna tıklanarak projenin ayrıntıları görüntülenebilir. Şekil 35. Projeler sayfası

37 Proje detay sayfasında proje ayrıntıları görülür. Projenin tam takibi için Düzenle işlevi her zaman aktiftir. Şekil 36. Proje detay sayfası

38 7. Raporlar Raporlar menüsünde Kullanıcı Raporu, Öneri Raporu ve Proje Raporu bulunmaktadır Kullanıcı Raporu Kullanıcı raporu kısmında, her bir kullanıcının şimdiye kadar girmiş olduğu fikir sayısı, öneri sayısı, ön kabul ve son kabul yapılan öneri sayısı, fikirlere ve önerilere girdiği toplam yorum sayısı, fikir ve öneri derecelendirme sayısı, fikir değerlendirme sayısı, ödül sayısı ve toplam puanı gösterilmektedir. Listedeki kullanıcılar kolon başlıklarına tıklanarak artan veya azalan şekilde sıralanabilir. Bu raporda tarih aralıkları ayarlanabilir ve kullanıcı temelli arama yapılabilir. Şekil 37. Kullanıcı Raporu Bu ekranda kullanıcıların özet istatistikleri görülebileceği gibi kullanıcı için butonuna tıklanarak kullanıcının Ödül ve Puan sayfası görülebilir. Bu sayfada gösterilen, kullanıcı inovasyon karnesine etki eden Puan kriterleri ve değerleri isteğe bağlı olarak kaldırılabilir ya da değiştirilebilir. Değişiklik yapıldıktan sonra değerlendirme için güncel puanlar dikkate alınmalıdır.

39 Şekil 38. Ödül ve Puan Sayfası Ayrıca bu ekranda kullanıcı için görülebilir.(şekil 39) butonuna tıklanarak kullanıcının Katkıları sayfası

40

41 7.2. Öneri Raporu Şekil 39. Kullanıcı Katkıları Sayfası Seçilen tarihler arasında sisteme girilen öneri sayıları ve bunları sisteme giren kullanıcı sayısı görüntülenebilir. Ayrıca, öneri sayıları durumlarına göre dağılımı (Gönderildi, Ön kabulü yapıldı, Son kabulü yapıldı ve Reddedildi) hem sayısal hem de pasta grafik olarak gösterilir. Ayrıca kabul edilen önerilerin öngörülen ve tamamlanan öneriler için ayrı ayrı fayda analizleri sayısal olarak gösterilir.

42 Şekil 40.1 Öneri Raporu Şekil 40.2 Öneri Raporu

43 7.3. Proje Raporu Şekil 40.3 Öneri Raporu Seçilen tarihler arasında proje portföy yönetiminde takip edilen projelerin durumlarına göre dağılımı (Başlamadı,Başladı,Durakladı,Tamamlandı ve İptal) ve projelerin toplam planlanan - gerçekleşen değerleri görüntülenebilir.

44 Şekil 41. Proje Raporu

45 8. İçerik Yönetimi İçerik Yönetimi sayfasında, portalda kullanılan belli metinler düzenlenebilir ve güncellenebilir. 1. Anasayfa öneri: Bu alanda, giriş yapmamış kullanıcılar için, ana sayfanın ortasında bulun Öneri Gönder butonu üstündeki içerik tanımlanır. 2. Anasayfa 1: Bu alanda, giriş yapmamış kullanıcılar için anasayfadaki ilk bölüm içeriği tanımlanır. 3. Anasayfa 2: Giriş yapmamış kullanıcılar için anasayfadaki ikinci bölüm içeriği tanımlanır. 4. Dış öneri formu: Bu alanında giriş yapmamış kullanıcılar için öneri formunun açıklama kısmı içeriği tanımlanır. 5. İletişim: Bu alanda için iletişim menüsü içeriği tanımlanır. 6. Personel Anasayfa: Giriş yapmış personel için duyuru alanı olarak kullanılan içerik tanımlanır. 7. Dış Paydaş Anasayfa: Bu alanda giriş yapmış kayıtlı dış paydaşlar için duyuru alanı olarak kullanılan bölüm içeriği tanımlanır. Her sekmede değişiklik yapıldıktan sonra, Kaydet butonuna basmak gerekir. Şekil 42. İçerik Yönetimi

46 9. Fikri Mülkiyet İçeriği Yönetimi Fikri Mülkiyet İçeriği Yönetimi sayfasında, portalın belli alanlarında paylaşılan kullanıcıların onaylanması gereken kullanım koşulları, gizlilik politikası, öneri katılım şartları ve fikir katılım şartları metinlerinin girilmesi sağlanır. Bu metinler genel, dış kullanıcılar ve personeller için özelleştirilebilir. Her sekmede değişiklik yapıldıktan sonra, Kaydet butonuna basmak gerekir. Şekil 43. Fikri Mülkiyet İçeriği Yönetimi

47 10. Kullanıcı Yönetimi İnovasyon Yöneticisi Hesabım menüsü altında bulunan "Kullanıcılar" menüsünde kullanıcı listelerine ("Personel", "Dış paydaş" ve Yöneticiler olarak üç sekmede ) ulaşabilmektedir. (Şekil 44) Şekil 44. Kullanıcı Yönetimi Personel olmayan ve kayıt yaptıran kullanıcılar Dış paydaş sekmesinde görüntülenir. Kullanıcı onay ve ret işlemleri listelenen kullanıcı bilgilerinden takip edilir. Kullanıcı onay ve ret işlemleri listenin Durum sütunundaki duruma tıklanarak yapılmaktadır. Şekil 45. Kullanıcılar - Dış paydaş Sağ üstteki artı işareti tıklandığında yeni kullanıcı eklenebilmektedir.

48 Şekil 46. Kullanıcı Ekle

49 Onaylanan kullanıcı durum sütununda işareti tıklandığında deaktif edilebilmektedir. Butona tıklandığında bilgilendirme açılır. Evet butonu seçildiğinde işlem gerçekleşir. Listelerde kullanıcı detay bilgilerine işareti tıklandığında ulaşılabilir. Kayıtlı dış paydaşlar için düzenle işlevi kullanılabilmektedir. Ayırca ilgili kullanıcıların katkılarına da buradan ulaşılabilir. Şekil 47. Kullanıcı Detay Sayfası İnovasyon Portalı yönetici atamaları ve çıkartmaları Kullanıcılar menüsü altındaki Yöneticiler menüsünden yapılmaktadır. Şekil 48. Kullanıcılar - Yöneticiler

50 11. Ödül ve Puan Yönetimi İnovasyon Yöneticisi, Hesabım menüsü altında bulunan "Ödül&Puan Yönetimi" menüsünden ulaşacağı sayfada kullanıcılara Ödül tanımlayabilir. (Şekil 49) Şekil 49. Ödül ve Puan Yönetimi sayfası Bu sayfada arama yapılarak ödül tanımlanmak istenen kullanıcı bulunur. Kullanıcı için butonuna basılarak Ödül tanımlama sayfası açılır. Bu sayfada kullanıcıya ait puanlar; toplam, kullanılan ve kalan şeklinde gösterilir. Kullanıcıya verilecek ödül için; kullanılacak puan, ödül ve açıklama bilgisi girilir. Kaydet butonuna basılarak tanımlama tamamlanmış olur. Daha önce tanımlanmış ödüller, Puan kullanımı tablosunda listelenir.

51 Şekil 50. Yeni ödül tanımlama sayfası

52 12. Ayarlar 1) Öneri Ayarları: İnovasyon Yöneticisi Hesabım menüsü altında bulunan Öneri Ayarlar menüsünden, İnovasyon Tipi,Öneri Alanı ve İnovasyon Kurulu listelerini güncelleyebilir. Şekil 51. İnovasyon Tipi İnovasyon Tipi: Yarışmalar tanımlanırken beklenen inovasyonun hangi alanda olduğunu belirlemek için bir inovasyon tipi seçilir. İnovasyon tipi ekleme ekranında inovasyon yöneticisi sistemde kullanılacak inovasyon tiplerini Türkçe ve İngilizce olarak belirler ve kullanılacak kısaltmayı (kod) tanımlar. Genellikle kullanılan inovasyon alanları şunlardır: Ürün inovasyonu, hizmet inovasyonu, süreç inovasyonu, pazarlama inovasyonu ve organizasyonel inovasyon. Şekil 52. Öneri Tipi Öneri Alanı: Kullanıcılar öneri gönderirken ilgili alanı seçerler. Bu alanlar İnovasyon Yöneticisi tarafından Türkçe ve İngilizce olarak belirlenir.

53 Şekil 53. İnovasyon Kurulu İnovasyon Kurulu atamaları Öneri Ayarları menüsü altındaki Kurul menüsünden yapılmaktadır. Bu listede Kuruldan çıkartılan üyeler de gösterilmektedir. 2) İyileştirme Ayarları: İyileştirme ayarları sayfasında İyileştirme Alanı tanımlayabilir, tanımlanmış iyileştirme alanlarını güncelleyebilir, silebilir ve iyileştirme alan kullanıcılarını belirleyebilirsiniz. Alanlar için yetkiler; Yalın, Alan Sorumlusu, Alan Yöneticisi, Alan Mentoru olarak belirlenmiştir. Şekil 54. İyileştirme Alanı

54 Şekil 55. Alan Kullanıcıları Ekleme İyileştirme ayarları sayfasındaki İyileştirme Kategorileri sekmesinde tanımlayabilir, tanımlanmış iyileştirme kategorilerini düzenleyebilir ve pasif durumu alabilirsiniz. Şekil 56. İyileştirme Kategorileri

55 İyileştirme ayarları sayfasında İyileştirme Kurulu üyelerini belirleyebilirsiniz. Yeni üyeler ekleyebilir ve daha önce eklenmiş üyeleri silebilirsiniz. Şekil 57. İyileştirme Kurulu

56 12. Bakım Kullanım Şartları Yazılımı kullanırken aşağıdaki konulara dikkat edilmesi önerilmektedir. a) Yazılım müşteri sunucularında tutuluyor ise, veri tabanının ve ilgili dosyaların günlük yedeklenmesi tavsiye edilir. b) Üreticinin yazılı bilgisi alınmadan veri tabanının yapısında yapılan değişiklikte, sorumluluk Müşteriye aittir. c) Sunucu, ağ ayarları ve entegre olunan sistemlerde yapılabilecek aşağıdaki değişiklikler yazılımın performansını ve hatta çalışmasını etkileyebilir. Bu tür değişikliklerden önce Üreticinin bilgilendirilmesi ve değişikliklerin eşgüdüm içinde yapılması tavsiye edilir. Aksi durumda oluşacak sorunlardan, müşteri sorumlu olacaktır. i) Sunucu işletim sistemi ii) Sunucuda kurulu uygulamalar iii) Sunucu IP adresi iv) İYP nin kullandığı web adresi (domain) v) LDAP sunucusu IP adresi, kullanıcı adı, şifre ve konfigürasyonu vi) Eposta sunucusu IP adresi, kullanıcı adı, şifre ve konfigürasyonu vii) SSL sertifika bilgileri d) Portalda kullanılan görsel ve dokümanların kişiselleştirilmesi Kişiselleştirilebilir görsel ve dokümanlar, yazılımın bulunduğu sunucunun kök dizininde innofiles/<uygulama_adi>/asset dizininde yer alır. Örnek: C:/innofiles/inocentrum/asset. Dosya adı Format Açıklama Kısıtlar bg-img JPG Anasayfada gösterilen bannner arkaplan resmi Genişlik: en az 1920px Yükseklik: en az 800px bg PNG Web arayüzleri arkaplanında tekrarlayan şablon Tekrarlamaya uygun, düşük kontrastlı ve nötr renklerde olmalıdır logo-m PNG Geniş ekranlarda, sol üstte gösterilen logo Genişlik: en fazla 220px Yükseklik: 50px logo-s PNG Mobil ekranlarda, sol üst köşede gösterilen logo Genişlik: en fazla 180px Yükseklik: 40px manual-admin PDF Yönetici kullanım kılavuzu Web gösterimine uygun olmalıdır manual-process PDF Firmanın kendi inovasyon yönetim ve ödüllendirme süreçlerini içeren doküman. Bu dosya sadece personele gösterilir. Web gösterimine uygun olmalıdır manual-user PDF Kullanıcı kullanım kılavuzu Web gösterimine uygun olmalıdır

57 innocentrum Enterprise, hakkında tüm soru ve görüşleriniz için e-posta adresinden bize ulaşabilirsiniz.