HASSAS GÖREV TESPİT FORMU VE PROSEDÜRLERİ

Transkript

1 Alt Müdür Yardımcılığı Hassas Görevi Olan Personel Risk Düzeyi Ders programı ve ders görevlendirmelerinin yapılması Müdür Yardımcıları Sınav programlarının hazırlanması Müdür Yarımcıları Raporlu ve izinli öğrencilerin durumlarını değerlendirmek ve danışmanlık hizmetlerini ile ilgili işlemlerinin yapılması Ders planları, sınav programları ve öğrenci soruşturma dosyaları ile ilgili çalışmaların planlanması Ders planları, sınav programları ve öğrenci soruşturma dosyaları ile ilgili çalışmaların planlanması Tahakkuk, ayniyat ve teknik hizmetlerinin denetlenmesi Müdür Yardımcıları Müdür Yardımcıları Müdür Yardımcıları Müdür Yardımcıları Eğitim öğretimin aksaması, kurumsal hedeflere ulaşmada aksaklıklar yaşanması, kurumsal temsil ve yetkinlikte sorunlar yaşanması Öğrenci hak kaybı, eğitim ve öğretimin aksaması Öğrenci hak kaybı, eğitim ve öğretimin aksaması Kaliteli eğitimin verilememesi, haksız ders dağılımı olması durumunda hak ve adalet kaybı. Öğrenciler arasında kanundışı faaliyetlerin baş göstermesi. Günlük iş akışı ve idari işlerin aksaması, hak kaybının oluşması, kamu zararının oluşması Öğretim elemanları arasında koordinasyon sağlama, güncel kontrollerin yapılması. Sınav programının zamanında yapılmasını sağlama ve uygulanmasını denetleme lgili evrak ve yazışmaların zamanında iletilmesini sağlamak üzere denetim ve koordinasyonu yapmak, rapor ve izinlerin gereğini yerine getirmek ve danışmanlık hizmetlerinin koordine edilmesi Bölümler ve idari birimlerle irtibat içerisinde gerekli düzenlemeleri yapmak ve sıkı kontrol sisteminin geliştirilmesi.bölüm, öğrenci ve ilgili birimlerle sürekli irtibat halinde olmak. Kontrol mekanizmasını geliştirmek. İşlerin zamanında yapılması ve ilgili yerlere ulaştırılması, teknik kullanım cihazlarının zamanında bakımlarının gerçekleştirilmesi ve eksiklerin giderilmesi

2 Alt Kanun, yönetmelik ve diğer mevzuatın takibi ve Uygulanması okul Kurulu, okul Yönetim Kurulu ve Disiplin Kurulu kararlarının yazılması Görevden ayrılan personelin yerine görevlendirme yapılması Gizli yazıların hazırlanması okul Sekreterine Ait Hassas Görevi Olan Personel okul Sekreteri okul Sekreteri okul Sekreteri okul Sekreteri Risk Düzeyi Hak kaybı, yanlış işlem, kaynak israfı, tenkit, soruşturma, cezai yaptırımlar Zaman kaybı Görevin aksaması İtibar ve güven kaybı Değişiklikleri takip etmek ve uygulamak Zamanında görevi yerine getirmek Birimler arası koordinasyon sağlanması ve görevlendirmelerin zamanında yapılması Gizliliğe riayet etmek Kadro takip ve çalışmaları okul Sekreteri Düşük Hak kaybı Planlı ve programlı bir şekilde yürütmek Gelen giden evrakları titizlikle takip edip, dağıtımını zimmetle yapmak Birimlere uygun personelin görevlendirilmesi Bütçenin hazırlıkları, Satın alma ve tahakkuk işlerinin yürütülmesinin sağlanması okul Sekreteri okul Sekreteri İşlerin aksaması ve evrakların kaybolması İşlerin aksaması okul Sekreteri Bütçe açığı ve hak kaybı Evrakların takibi Uygun görevlendirmelerin yapılması ve birimler arası koordinasyonun sağlanması Hazırlayan kişinin bilinçli olması gelecek yıllarda oluşacak harcamanın öngörülmesi Güvenlik ve Temizlik işçileri ile ilgili takipler okul Sekreteri Tekit, idarenin itibar kaybı İtibar ve güven kaybı Gerekli bilgilerin zamanında ve doğru yapılması, Gizliliğe riayet etmek

3 Birimi Alt Eğitim-öğretim faaliyetlerinin zamanında uygulanması Ders içeriklerinin hazırlanması ve planlanması çalışmalarına katılmak. ÖĞRETİM GÖREVLİLERİ Hassas Görevi Olan Personel Öğretim Görevlileri Öğretim Görevlileri Risk Düzeyi Verilen danışmanlık hizmetlerinin yürütülmesi Öğretim Görevlileri Sorumlu olduğu derslerin eksiksiz yürütülmesini sağlamak, sınavların programdaki tarih ve saatlerine uygun şekilde yapılmasını sağlama Ek ders ödemelerine esas teşkil eden ek ders ve sınav ücretleri ile ilgili formları zamanında ve eksiksiz olarak tahakkuk birimine ulaştırma okul ve Müdür Yardımcılarının vereceği akademik ve idari işleri yapmak Kaynakların verimli etkin ve ekonomik kullanılmasını sağlamak okul ve Müdür Yardımcılarının ön gördüğü toplantılara (eğitim-öğretim, sosyal ve kültürel) katılmak, faaliyetlere destek vermek Öğretim Görevlileri Öğretim Görevlileri Güven ve itibar kaybı, başarı kaybı, tercih edilme konusunda geriye düşme Eğitim-öğretimde aksamalara neden oma Öğrenci hak kaybı, eğitim ve öğretimin aksaması Öğrenci hak kaybı, eğitim ve öğretimin aksaması İşlemlerin zamanında yapılmasını engellemek iş kaybı ve hak kaybı Öğretim Görevlileri Akademik ve idari işlerde aksama Öğretim Görevlileri Hak kaybı, kamu zararı vs Öğretim Görevlileri Akademik ve idari işlerin yürütülmesinde gerekli olan okul koordinasyonunda aksamalar doğması ve gerekli bilgi ve iletişim ağının sağlanamaması Eğitim-öğretim başlamadan akademik takvimin incelenmesi, ders programlarının ve sınav uygulamalarının planlanması Eğitim-öğretim programlanmasının için yer alınması l Danışmanlık hizmetlerinin eksiksik yapılması ve öğrenciler ile ilgili ders bilgilerinin takip edilmesi. Sınav uygulamalarının planlanması Gerekli belgelerin zamanın da verilmesinin sağlanması okul ve Müdür Yardımcılarının vereceği akademik ve idari işleri titizlikle yerine getirir. Mazereti olması halinde bunu önceden bildirir Kâğıt, tebeşir, board marker vs. araçları ihtiyacı oranında kullanılır. Gece derslerinden sonra sınıftan çıkarken lambaları, bilgisayarları ve projeksiyonları kapatır. İsrafa dair tespitlerini üst birimlere bildirir. Gerekli koordinasyonun ve iletişim ağının kurulabilmesi ve buradan sağlanacak sinerjinin dinamizme edilebilmesi için öğretim elemanlarına yazılı ve şifahen toplantıların önceden bildirilmesi, öğretim elemanlarının da mazeretlerini önceden bildirmeleri

4 Alt TAHAKKUK BÜROSU Maaş hazırlamasında özlük haklarının zamanında temin edilmesi Maaş hazırlanması sırasında kişilerden kesilen kesintilerin doğru ve eksiksiz yapılması Hassas Görevi Olan Personel Tahakkuk personeli Tahakkuk personeli Risk Düzeyi Hak kaybı oluşması Kam-u ve kişi zararı Birimler arası koordinasyon sağlanması Birimler arası koordinasyon sağlanması ve bilinçli hareket edilmesi okul Bütçesini Hazırlamak Tahakkuk personeli Bütçe eksik hazırlanırsa kamudan gelen para eksik olur Hazırlayan kişinin bilinçli olması gelecek yıllarda oluşacak harcamanın öngörmesi Ödeme emri belgesi düzenlemesi Tahakkuk personeli Kamu zararına sebebiyet verme riski Kontrollerin doğru yapılması SGK na elektronik ortamda gönderilen keseneklerin doğru, eksiksiz ve zamanında gönderilmesi Tahakkuk personeli Kamu zararına ve kişi sebebiyet verme riski kişi başı bir asgari ücret cezası Hata kabul edilemez Satın alma evraklarının hazırlanması Tahakkuk Personeli Personelin mali hakları ile ilgili tüm iş ve işlemler (Maaş, ek ders, mesai, yolluk, satın alma, aile yardımı, emeklilik vb.) ile ilgili bilgilerin zamanında girilmesi ve tahakkuk edilmesi Avans İşlemleri Tahakkuk Personeli Düşük İcra İşlemleri TahakkukPersoneli Kamu zararı satın alma uzar alım gerçekleşmez Kontrollerin doğru yapılması Tahakkuk personeli Kişi zararına sebebiyet verme Hak kaybının önlenmesi Verilen avansların kapatılamaması - Avansın süresinde mahsup edilmemesi İcradan gelen yazılara süresinde Strateji Daire Başkanlığına gönderilmemesi yazıya zamanında cevap verilmemesi -İcra daireleri Harcama birimlerine avans verilen mutemetlere gerekli uyarılar yapılmaktadır. her maaş döneminde kontrollerin yapılarak işlemlerin yapılması

5 adına yapılacak tahsilatların süresi içinde ilgili icra daireleri hesaplarına aktarılmaması Faaliyet Raporu Tahakkuk Personeli Yıl içerisindeki veriler hakkında yanlış ve eksik bilgilendirme yapılması Birim Faaliyet Raporları incelenerek gerekli bilgilendirmenin yapılması. Faturaların ödenmesi Tahakkuk Personeli Kamu zararı ve kişi zararına sebebiyet verme ve buna bağlı para cezası, -Hak kaybı, Kamu ve Kurum zararı Zamanında ve süresinde işlemlerin gerçekleşmesini sağlamak ve takip etmek Alt Taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları tutmak, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenlemek ve taşınır yönetim hesap cetvellerini oluşturmak Ambar sayımını ve stok kontrolünü yapmak, harcama yetkilisince belirlenen asgarî stok seviyesinin altına düşen taşınırları harcama yetkilisine bildirmek Taşınır malların ölçülerek ve sayılarak teslim alınması, depoya yerleştirilmesi TAŞINIR KAYIT VE KONTROL GÖREVLİSİ Hassas Görevi Olan Personel Risk Düzeyi Birimdeki taşınırların kontrolünü sağlayamama, zamanında gerekli evrakların düzenlenememesi ve kamu zararı Kamu zararı, işin yapılmasına engel olma, iş yapamama durumu Mali kayıp, menfaat sağlama, yolsuzluk Taşınırların giriş ve çıkış işlemlerinin bekletilmeden anında yapılması, gerekli belge ve cetvellerin düzenli tutulması Stok kontrolünü belirli aralıklarla düzenli tutmak Kontrollerin ehil kişilerce doğru yapılması

6 Harcama biriminin malzeme ihtiyaç planlamasının yapılmasına yardımcı olmak Kamu zararına sebebiyet verme, itibar kaybı Kontrollerin doğru yapılması ihtiyaçların bilinçli bir şekilde belirlenmesi Malzeme ihtiyaç talepleri ve taşınır ile ilgili tüm işlemlerin yapılması Kamu zararına sebebiyet verme, itibar kaybı Kontrollerin doğru yapılması ihtiyaçların bilinçli bir şekilde belirlenmesi Taşınırların yangına, ıslanmaya, bozulmaya, çalınmaya ve benzeri tehlikelere karşı korunması için gerekli Taşınırların korunması için gerekli tedbirlerin alınmasının sağlanması Kamu zararına sebebiyet verme riski Kamu zararı ve hizmetin aksaması riski Kontrollerin doğru yapılması, gerekli tedbirlerin alınarak taşınırların emniyete alınması Kontrollerin doğru yapılması, gerekli tedbirlerin alınarak taşınırların emniyete alınması Alt ÖĞRENCİ İŞLERİ Öğrencilerle ilgili her türlü belgeyi zamanında göndermek Dönem sonu ve yılsonunda büro içerisinde gerekli düzenlemeyi sağlamak Öğrenci disiplin işlemlerini takibi ve öğrenci otomasyonu ile ilgili tüm girişlerin yapılması Öğrenci istatistiklerinin çıkarılması okul Kurulu, okul Yönetim Kurulu ve Disiplin Kurulu kararlarını takip etmek ve yerine Hassas Görevi Olan Personel Personeli Risk Düzeyi Hak ve zaman kaybı Personeli Çalışma veriminin düşmesi Personeli Yasalara uymama ve düzenin bozulması Personeli Karışıklığa sebebiyet verilmesi Personeli Hak ve zaman kaybı Yazışma sürelerine özen gösterip zamanında cevap verilmesi Çalışma veriminin düşmesi Takip işlemlerinin yasal süre içerisinde yapılması Her türlü iş ve işlemlere özen gösterilmesi Yapılan değişiklikleri takip etmek ve zamanında görevi yerine getirmek

7 getirmek Öğrencilerle ilgili her türlü belgenin zamanında gönderilmesi takibi ve sonuçlandırılması Personeli Hak ve zaman kaybı Yazışma sürelerine özen gösterip zamanında cevap verilmesi. Alt Öğretim elemanlarının görev süresi uzatımı işlemlerinin yapılması Akademik personel ayırma/ilişik kesme işlemlerinin yapılması Süreli yazıları takip etmek Personellerin izin ve rapor işlemlerini takibinin yapılması Akademik ve idari personelin terfi tekliflerinin zamanında işlenmesi gelmediyse takibi yapılması PERSONEL İŞLERİ Hassas Görevi Olan Personel Risk Düzeyi Personel İşlerinden Hak kaybı Personel İşlerinden Hak kaybı Personel İşlerinden Hak kaybı Personel İşlerinden Hak kaybı Takip işlemlerinin yasal süre içerisinde yapılması Takip işlemlerinin yasal süre içerisinde yapılması Takip işlemlerinin yasal süre içerisinde yapılması işlemin zamanında yapılması

8 Alt YAZI İŞLERİ Sistem üzerinden gelen ve posta yolu ile gelen evrakların takibinin yapılması Süreli yazıları takibinin yapılması Sistemde yer almayan evrakların elektronik ortamda ve posta yolu ile gönderimlerinin sağlanması Gelen giden evrakları titizlikle takip edip dağıtımını zimmetle yapmak Yönetim kurulunda görüşülecek evrakların toplantıdan önce hazır olmasını sağlayarak ilgililere vermek Öğrencilerle ilgili her türlü belgeyi zamanında göndermek Dönem sonu ve yılsonunda büro içerisinde gerekli düzenlemeyi sağlamak Hassas Görevi Olan Personel Risk Düzeyi İşlerin aksaması ve evrakların kaybolması Personellerin aksatması ve evrakların kaybolması İşlemlerin aksaması mağduriyetlerin yaşanması İşlerin aksaması ve evrakların kaybolması Toplantıların aksaması veya yapılamaması Hak kaybı Çalışma veriminin düşmesi Evrakların takibi Süreli yazılara zamanında cevap verilmesi Evrak sürelerine özen gösterip zamanında cevap verilmesi Evrakların takibi İş akışının takibinin yapılması Yazışma sürelerine özen gösterip zamanında cevap verilmesi İşlerin zamanında yapılması

9 Birimi Alt Bölüm Başkanlarına Ait Hassas Görevi Olan Risk Personel Düzeyi Eğitim öğretimin aksaması, kurumsal Kanunu'nun 4. ve 5. maddelerinde hedeflere ulaşmada aksaklıklar belirtilen amaç ve ilkelere uygun hareket yaşanması, kurumsal temsil ve etmek yetkinlikte sorunlar yaşanması Ders programı ve ders Eğitim-öğretimin aksaması, öğrenci görevlendirmelerinin adil, objektif ve hak kaybı, kurumsal hedeflerin yerine öğretim elemanlarının bilim alanlarına getirilememesi uygun olarak yapılmasını sağlamak Ders dağılımı ile bölüm kadro yapısı arasındaki eşgüdümü denetlemek ve kadro ihtiyacını belirlemek Akademik yıla başlamadan önce bölüm akademik toplantısı yapmak Öğrenci temsilci seçimlerinin yönergeye uygun şekilde gerçekleştirilmesi. Erasmus, Farabi gibi değişim programlarıyla ilgili çalışmaları yürütmek Eğitim-öğretimin aksaması, mevcut öğretim üyelerine aşırı yük düşmesi, tüm zamanın eğitime verilmesinin zorunluluk haline gelmesi ve araştırma ve yayın yapmaya gerekli asgari zaman ve kaynağın aktarılamaması Bölüm Öğretim elemanları arasında iletişim ve koordinasyon eksikliği, işbölümünün gereğince yapılamaması, işlerin aksaması okul müdürlüğü ve öğrenciler arasında iletişim eksikliğine sebep olur. Öğrenci ve öğretim üyesi hak kaybı, verimin düşmesi, eğitimin istenen dinamizmi edinememesi ve monoton İlgili maddeler ve gereklilikleri konusunda bilgilendirilme için idari birimlerle irtibata geçme Akademik kurul toplantılarının düzenli olarak yapılması, öğretim elemanları arasında koordinasyon sağlama, güncel kontrollerin yapılması Akademik kurul toplantılarının düzenli olarak yapılması, Öğretim elemanlarından ders yoğunluğu ve verimi hakkında geri bildirim alma, gerekli kontrol, temas, talep, iletişim ve yazışmaların yapılması Akademik dönem başında gerekli akademik kurul toplantılarının yapılmasını sağlamak Öğrenci temsilcilerinin yönergeye uygun seçilmesi. Bölüm Erasmus ve Farabi koordinatörü elemanların ilgili talepler ve gereklilikler çerçevesinde çalışmasını sağlama, yurt içi bağlantılar ve yurt dışı ile ikili

10 bir görüntü oluşması anlaşmalar yapılmasını sağlama Bölümde yapılması planlanan etkinliklerin planlama ve organizasyonun gerçekleştirilesi. okul Kurul u toplantılarına katılarak bölümü temsil etmek Sınav programlarının hazırlanması Akademik yıla başlamadan önce bölüm akademik toplantısı yapmak Dönem sonu akademik ve genel durum değerlendirme toplantısının yapılması Bilimsel araştırmalar yapmak ve bilimsel alanda adına ulusal ve uluslararası kongreler düzenlenmesine yardımcı olmak Kurum içi ve kurum dışı bursiyer seçimlerini gerçekleştirmek üzere ilgili komisyonda görev almak. Düşük Birim içi koordinasyon ve verimin düşmesi, güncel işlerin zamanında ve gereğince yapılamaması, yönetim zaafı, kurumsal hedeflere ulaşamama Bölüm ve müdürlük arası iletişim zayıflığı, koordinasyon eksikliği ve idari işlerde aksama Öğrenci hak kaybı, eğitim ve öğretimin aksaması Bölüm Öğretim elemanları arasında iletişim ve koordinasyon eksikliği, işbölümünün gereğince yapılamaması, işlerin aksaması Akademik kurumsal hedeflerden sapma, başıboşluk duygusunun ve görünümünün oluşması, motivasyon eksikliği, verim düşüklüğü Kurumsal hedeflerin en önemli kısımlarından olan akademik araştırmaların makul bir düzen ve sayıda yapılmaması, kamu zararı Haksızlık ve mağduriyet olur Periyodik faaliyetlerin zamanında yapılmasını sağlamak üzere gerekli talimatların verilmesi, gerekli iş bölümünün yapılması, aktüel denetim ve periyodik raporlama ve yazışma Kurul toplantılarına katılmak, mazereti söz konusu ise, bunu iletmek ve yerine bölüm başkan yardımcısını vekil tayin etmek Öğretim elemanlarıyla gerekli toplantıların yapılması, sınav programının zamanında yapılmasını sağlama ve uygulanmasını denetleme Akademik dönem başında gerekli akademik kurul toplantılarının yapılmasını sağlama Her akademik dönem sonunda süreçle ilgili eğitimsel, sosyal ve ilgili her bakımdan değerlendirmelerin yapıldığı, ilgili durum, bilgi ve şikâyetlerin üst birime iletildiği Öğretim üyelerinin dönemsel olarak makul bir sayıda bilimsel çalışmalar yürütmelerinin kurumsal hedefler için öneminin toplantılarda vurgulanması, bu bağlamda dönem dönem verilerin toplanması, gerekli araştırmalar için destek sunulması Burs verilecek öğrencilerin ilgili yönetmeliğe uygun seçilmesi