BAŞBAKANLIK HALKLA İLİŞKİLER DAİRE BAŞKANLIĞI

Transkript

1

2 BAŞBAKANLIK HALKLA İLİŞKİLER DAİRE BAŞKANLIĞI 19 Ekim 1984 tarihinde yürürlüğe giren 3056 sayılı Başbakanlık Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun ile Halkla İlişkiler Daire Başkanlığının görevleri yeniden düzenlenmiştir. Türk vatandaşları ile Türkiye' de ikamet eden yabancıların, 3071 Sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanunla dilek ve şikayetlerini yetkili makamlara yazı ile bildirme hakkı bulunmaktadır. Ayrıca, 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu da vatandaşlarımız ile Türkiye'de ikamet eden yabancılara "bilgi edinme hakkı" tanımıştır. Her iki kanun ile ilgili başvurular Başbakanlık'ta "Halkla İlişkiler Daire Başkanlığı" tarafından kabul edilmektedir.

3 HALKLA İLİŞKİLER DAİRE BAŞKANLIĞI NIN GÖREVLERİ 3056 sayılı Kanun'da Halkla İlişkiler Daire Başkanlığı'nın görevleri şöyle sayılmıştır. Hükümet çalışmalarının kamuoyundaki tesirlerini değerlendirmek, Vatandaşlar tarafından Başbakanlığa gönderilen her türlü yazılı ihbar, şikayet ve dilekleri değerlendirmek ve cevaplandırmak için gerekli işlemleri yapmak, Kamu görevleri ile ilgili olarak vatandaşlara idari danışma hizmeti yapmak, bu konularda Başbakanlığa bağlı kuruluşlar ve Bakanlıklardaki koordinasyonu sağlamak. Vatandaşlarımızın Başbakanlığa (veya doğrudan Halkla İlişkiler Daire Başkanlığına) gönderdikleri her türlü yazılı istek, görüş, öneri, ihbar ve şikayetler, Başkanlığımızdaki görevliler tarafından incelenerek değerlendirilmekte; gereği yapılmak üzere ilgili bakanlık, valilik, kamu kurum ve kuruluşlarına iletilmektedir.

4 HALKLA İLİŞKİLER DAİRE BAŞKANLIĞI NIN GÖREVLERİ Başbakanlık Halkla İlişkiler Daire Başkanlığı, Başbakanlığa gelerek taleplerini sözlü olarak iletmek isteyenlere de danışma hizmeti vermektedir. Sayın Başbakan'a ve Başbakanlığa bilgisayar ortamında ulaşan mesajlar da Halkla İlişkiler Dairesinde işlem görmektedir. Başbakanlığa Bilgi Edinme Hakkı Kanunu uyarınca yapılan başvuruların işlemleri de Halkla İlişkiler Daire Başkanlığı'nda yapılmaktadır. Bu kanun gereği Başkanlık bünyesinde Bilgi Edinme Ünitesi oluşturulmuştur. Bilgi Edinme Ünitesi görevlileri yazılı, faks ya da internet yoluyla yapılan başvuruları inceleyerek cevaplandırmakta ya da gereğinin yapılması için ilgili makama göndermektedir. Başvuru bir başka makama gönderilmiş ise, bu bir yazıyla başvuru sahibine bildirilmektedir. Aynı Kanun uyarınca Başbakanlık bünyesinde oluşturulan, Bilgi Edinme Değerlendirme Kurulu'nun sekreterya hizmetleri de Halkla İlişkiler Daire Başkanlığı tarafından yürütülmektedir.

5 BİMER NEDİR? "Başbakanlık İletişim Merkezi" BİMER; bilişim ve iletişim teknolojileri kullanılarak hayata geçirilen bir halkla ilişkiler uygulamasıdır. İyi ve sağlıklı işleyen bir halkla ilişkiler uygulaması için günümüz iletişim teknolojilerinin kullanılması bir zorunluluktur. Başbakanlık Bilgi İşlem Başkanlığınca «BİMER SİSTEM PROGRAMI» oluşturulmuştur. Bu sistem sayesinde vatandaş ile devlet arasındaki iletişim kanallarının tümü açık tutularak, müracaatlar her zaman ve her yerden yapılabilmektedir. Bunun yanı sıra, müracaatlara daha hızlı, etkin ve ekonomik bir şekilde cevap verilebilmesine imkan sağlanmıştır. BİMER uygulaması kapsamında Başbakanlık, Bakanlık, Valilik ve Kaymakamlıkların tümünde "Halkla İlişkiler Müracaat Büroları" kurulmuştur.

6 «ALO 150» NEDİR "Alo 150" aramalarını cevaplamak üzere sadece valiliklerimizde çağrı merkezleri bulunmaktadır. "Alo 150" numarası herhangi bir ilimizden arandığında o ilin valiliğindeki halkla ilişkiler görevlisi telefonu açar. BİMER web sayfası üzerinden telefonla arayan vatandaşın kişisel bilgilerini, müracaatının konusunu ve detaylarını kaydeder. Daha sonra kayıt altına alınan bu müracaat, Valilikteki yetkili tarafından Kaymakamlık, İl Müdürlüğü veya Bölge Müdürlüğü'ne sistem üzerinden gönderilir. Gönderilen müracaat ilgili kurumlarca sonuçlandırılır ve müracaat sahibine bilgi verilir. Bu sayede yerel düzeyde çözülebilecek müracaatlar Başbakanlığa ve Bakanlıklara gelmeden cevaplandırılır. Böylece zaman ve paradan tasarruf edilmiş olur.

7 BİMER in İŞLEYİŞİ BİMER sisteminde Valilik ve Valilik kapsamındaki Kaymakamlık, İl Müdürlüğü ve Bölge Müdürlükleri ile Bakanlıklar'ın Merkez Teşkilatı, Genel Müdürlük, Müstakil Daire Başkanlığı ve yine Bakanlıklar'ın bağlı, ilgili ve ilişkili kamu kurum ve kuruluşlarına kullanıcı adı ve sisteme giriş şifresi tahsis edilmiştir. Tüm kullanıcılar her gün kullanıcı adı ve şifresi ile BİMER programına girer ve o gün kendisine gelen müracaatların işlemini yapar. BİMER uygulamasında valilikler, il kapsamındaki kaymakamlıkların, il müdürlüklerinin ve bölge müdürlüklerinin koordinasyon ve takibinden sorumludur. Bakanlıklar da merkez, bağlı, ilgili ve ilişkili kuruluşlarına BİMER aracılığı ile gönderilen müracaatların takip ve koordinasyonundan sorumludur. Her ay Valilik ve Bakanlıklara yapılan müracaatların sayıları, konularının ne olduğu ve müracaatların cevaplandırılma süreleri sistem tarafından rapor haline getirilir. Bu rapor her ay Sn. Başbakan, tüm Bakanlıklar ile Valiliklerimize (Valiliklere ilişkin rapor İçişleri Bakanlığı'na) gönderilir. BİMER e yazılı, sözlü, faks ya da internet yoluyla yapılan tüm başvurular Bilgi Edinme Hakkı Kanunu ile Dilekçe Hakkının Kullanılması Hakkındaki Kanun ve bunlarla ilgili yönetmelikler çerçevesinde değerlendirilir.

8 BİMER SİSTEMİNİN KULLANIMI

9 BİMER SİSTEMİ HAKKINDA GENEL BİLGİLER BİMER sistemine internet adresinden giriş yapılmaktadır (açılacak olan internet sayfasında araç çubuğundaki adres tamamen silinmelidir). BİMER sistemine Bakanlık/Valilik/Kaymakamlık ve alt birimlerince belirlenen BİMER yetkilileri/koordinatörleri adresinde yer alan DUYURULAR butonuna tıklayarak Bimer Kullanıcı Formuna ulaşılmaktadır. Bu formdaki bilgiler doldurarak bağlı bulundukları Valilik/Kaymakamlık BİMER koordinatörlerine bildirmeleri gerekmektedir. BİMER sisteminden ayrılan kullanıcıların ise bunu bildirmeleri ve ilgili koordinatör tarafından pasif hale getirilmeleri gerekir. Kullanıcılar sistemden silinmez (geçmişteki evrak sevkiyatında problem oluşmaması için), pasif hale getirilirler. Pasif hale getirilen kullanıcı sisteme giriş yapamaz. BİMER sistemine birden fazla kullanıcı tanımlanabilir, her kullanıcı kendi TC kimlik numarasıyla giriş yapmalıdır. Başka bir kullanıcının TC kimlik numarasıyla sisteme giriş yapılmamalıdır. Bir kullanıcı sistemde birden fazla birimde tanımlanmaz.

10 Sisteme giriş yapabilmek için öncelikle, kurum tarafından görevlendirme yapılmalı ve BİMER sisteminde kullanıcı olarak ataması yapılmalıdır. Kullanıcı başvuru formu, giriş sayfasında yer alan Duyurular bölümünde yer almaktadır. BİMER sisteminde kullanıcı olarak atama işlemi, BİMER koordinatörlerince yapılabilir.

11 SİSTEME GİRİŞ İÇİN internet erişim ADRESİ: İnternet erişim adresini yazın ve açılış sayfasına girin Gerekli olan bilgileri ve güncellemeleri okumak için «Duyurular»ı tıklayın.

12 BİMER KULLANICILARININ ŞİFRE OLUŞTURMA İŞLEMİ BİMER sistemindeki her kullanıcının, kullanıcı adı TC Kimlik Numarasıdır. Kullanıcı şifre alabilmek için; kullanıcı adına TC kimlik numarasını ve şifre kısmına da bir defaya mahsus TC kimlik numarasını yazarak giriş tuşuna basar. Şifre belirlenecek kısım karşımıza çıkar. Kullanıcı TC No kısmına kullanıcı TC kimlik numarası yazılır, Yeni Şifre yazan bölüme kullanıcının belirleyeceği şifre yazılır, Yeni Şifre Tekrar kısmına belirlenen şifre tekrar yazılır. Şifre 8 karakterden oluşmalı, içerisinde en az 2 karakter rakam olmalıdır. Ayrıca doğum tarihi şifre olarak verilmez. En son olarak değiştir yazan bölüme basılarak şifre oluşturma işlemi tamamlanmış olur. Kullanıcı tarafından şifre unutulduğunda veya yeni şifre alınmak istendiğinde; Kullanıcı İşlemlerinden Kullanıcı Bilgilerine girilir, sol alt köşedeki Reset tuşuna basılarak şifre silinir (şifre resetlenmiştir yazısı çıkmaktadır). Kullanıcı tekrardan yeni şifre oluşturabilir.

13 ŞİFRE OLUŞTURMA VE SİSTEME GİRİŞ 1-) BİMER de tanımlanan kullanıcı, sisteme ilk kez giriş yapacağında, şifre bölümüne de TC kimlik numarasını yazacaktır. Güvenlik kodu da yazıldıktan sonra giriş butonunu tıklanacak, sistem, otomatik olarak şifre oluşturma sayfasına yönlendirecektir. 2-) Kullanıcı TC numaranızı, şifrenizi ve güvenlik kodunu yazdıktan sonra, giriş butonuna basın.

14 BİMER SİSTEMİNE KULLANICI TANIMLAMA İŞLEMİ Kullanıcı işlemleri butonunun üzerine gelindiğinde kullanıcı ekleme butonu çıkmaktadır. İlk önce bu buton tıklanır sonra sol taraftan hangi birime kullanıcı tanımlanmak isteniyorsa birimin üzerine bir kez tıklanır (birim kırmızı renge döner ve kullanıcı ekle nin üzerinde ilgili birimin adı çıkar). Sisteme kullanıcı eklemede yaşanacak bir problem halinde Başbakanlık BİMER Koordinatörlerine ulaşılması gerekmektedir. Bimer Koordinatörleri alt birimi olan kurumlara tanımlanmaktadır. Örneğin Valilik/Kaymakamlık. Alt birimi olmayan kurumlara ise Bimer Yetkilileri tanımlanır.

15 1-)Sistem çubuğunda yer alan Kullanıcı işlemlerinin üzerine gelinir ve açılan menüden «kullanıcı ekle» seçilerek tıklanır. Kullanıcı tanımlama işlemleri (1)

16 Kullanıcı tanımlama işlemleri (2) 2-)Açılan pencerede önce, sol taraftaki kütükten, kullanıcı tanımlanacak birim seçilir ve üzeri tıklanır. Seçilen birimin rengi kırmızı olarak görünür. 3-)Kullanıcı bilgileri ile ilgili bölümler, nüfus kaydındaki gerçek bilgilere göre doldurulur. 4-) «Durum» kısmına «aktif» Seçeneği işaretlenir ve «kaydet» butonu tıklanır.

17 BİMER SİSTEM ANA SAYFASI Sistem sayfası açıldığında önce «gelen kutusu» işleminin yapılacağı sayfa açılır. Başlık çubuğunda «Başvuru işlemleri, kullanıcı işlemleri, birim işlemleri, detaylı sorgu, istatistik, çıkış» butonları bulunur. Gelen başvurular Kapalı zarf şeklindedir. Açık zarf şeklindeki işaret ise, okunmuş ve BİMER e sevki yapılmış başvuruları içerir. Yazıcı şeklinde görülen işaret tıklandığında, başvuru metni görüntülenir ve yazıcıdan çıktısı alınabilir.

18 GELEN KUTUSU ndan işlem yapma Sistem sayfası açıldığında önce «gelen kutusu» işleminin yapılacağı sayfa açılır. Sayfada yer alan ikon (ZARF) tıklanır ve başvuru açılır.

19 AÇILAN BAŞVURUYA İŞLEM YAPMA Ana sayfada Gelen Kutusundaki başvurular görülmektedir. Başvuruyu açabilmek için sol tarafta bulunan simge tıklanır. Evrakların çıktısının alınabilmesi için başvuran bilgilerinin sonunda bulunan simge tıklanarak başvurunun çıktısı alınabilir. Başvuru açıldığında İşlem, Sevk, İade, Yazdır ve Döküm butonları bulunmaktadır. Başvurunun sevk edilmesi gerekiyorsa; sevk butonu tıklanır, sağ taraftan birim adı seçilir (birim kırmızı renge dönüşür) üst tarafta bulunan Gereği (G) veya Bilgi (B) butonlarından biri tıklanarak ve sağ üst bölümdeki ekle tuşu tıklanarak evrak sevk edilir. Evrak sevk edildikten sonra otomatik olarak kırmızı renkli olarak sevk edildi yazısı çıkar. Evrak sevk edildikten sonra Kapat tıklanır ve evrak gelen kutusundan düşer. Açıklama bölümüne açıklama yazılması gerekiyorsa sevk etmeden önce açıklama notu yazılmadır. Döküm butonunda ise, matbu yazılar bulunmaktadır.

20 Açılan sayfada, Sevk, Döküm, İşlem ve İade butonları İŞLEMLERİ: Açılan başvuru dikkatlice okunur ve hangi işlem yapılacaksa onunla ilgili buton seçilir.

21 1-) İLGİLİ ALT BİRİM seçilir. Seçilen birim sol taraftaki listede kırmızı yazı ile işaretlenir. Sevk butonu işlemleri (1) 2-) «Gereği» ya da «Bilgi» butonlarından biri seçilir. 5-) Ekle butonu tıklanır 3-) Aşağı doğru yönde olan oklar tıklanarak, ilgili «KONU» ve «ALT KONU» seçilir. 4-) Herhangi bir açıklama gerekiyorsa yazılır: ÖRN. «Gizlilik esaslarına riayet edilmesi» gibi. Veya, «Evrak aslı alındıktan sonra işleme alınması» gibi. Ya da, «İLGİ» notları vs.

22 Sevk butonu işlemleri (2) 7-) SEVK ET butonu tıklanır 6-) Ekle butonu tıklandıktan sonra ekranda seçtiğiniz tüm işlemler görünür. Eğer bunlar görünmüyorsa, SİL butonunu tıklayıp sevk işlemlerini tekrarlamanız gerekir.

23 Sevk butonu işlemleri (3) 8-) SEVK ET butonu tıklandıktan sonra ekranda kırmızı yazı ile sevk edildiği görülecektir. Bu yazı çıkmıyorsa tekrar sevk butonuna basmanız gerekir. 9-) Ekranda kırmızı yazı ile sevk edildiği bilgisi görüldükten sonra KAPAT butonu tıklanır.

24 İŞLEM BUTONU Başvuruya işlem yapılacaksa; işlem butonu tıklanır. İşlem Türlerinden biri seçilir ve yapılan işlemin açıklaması sağ tarafa yazılarak Kaydet tuşu tıklanır. Bu evraklar İşlem Yapılanlar bölümüne düşmektedir. İşlem Türünde Gereği Yapıldı, Dosyaya Kaldırıldı (İşlemi Bitti), Kişiye cevap Yazıldı, İlgili Kuruma/Birime Gönderildi, Yazışma Süreci Beklenenler butonları bulunmaktadır. Yapacağınız işleme göre bunlardan birini seçmeniz gerekmektedir. Örneğin evrak sonuçlandı ve vatandaşa cevap yazılacak ise, «Kişiye Cevap yazıldı» tıklanır şahsa hangi tarih ve sayı ile cevap verildiyse açıklama kısmına yazılarak kaydedilir.

25 İŞLEM BUTONU FONKSİYONLARI(1) İŞLEM BUTONU, Genel olarak BAŞVURU SONLANDIRMA amacıyla kullanılır. Kutucukta görülen işlemlerden biri seçilir Yandaki boşluğa açıklaması yazılır.

26 İŞLEM BUTONU FONKSİYONLARI(2) Kişiye cevap işlemi seçili Kişiye cevap işlemi ve işlemin açıklaması: (Kişiye verilen cevap metni)

27 İŞLEM BUTONU FONKSİYONLARI(3) Başka bir kuruma yazı yazıldı ve cevap bekleniyorsa İlgili Kuruma/Birime Gönderildi seçeneği tıklanır, açıklama kısmına hangi kuruma gönderildi ise yazılarak kaydedilir. İlgili kurum tarafından cevap geldiğinde Başvuru İşlemleri butonunun üzerine gelinerek Başvuru tıklanır. Sol alt köşede bulunan Evveliyatı Bul butonuna evrakın sayısı yazılarak tıklanır. Karşımıza çıkan işareti tıkladığımızda evrak tekrar açılmaktadır. Alt kısımdaki işlem butonu tıklanarak Kişiye Cevap Yazıldı butonunda gerekli işlem yapılır. NOT: Vatandaşlara ilgili kurum tarafından (posta / e-posta) cevap verilmesi gerekmektedir. İşlemi yapılanlara kaydedilen bilgileri vatandaşlar görememektedir. Bu işlem BİMER sistem kullanıcılarının takibi için gereklidir.

28 DÖKÜM butonu ayrıntıları Başvuru sahiplerine gönderilecek olan matbu cevap/yazı şablonları bu bölümde yer alır. Kişiye gönderilmesi gereken cevap/yazı hangi konu ile ilgili ise, o yazının üstü tıklanır. Açılan sayfada kişinin adresi otomatik olarak yer almaktadır. Bu sayfanın yazıcıdan çıktısı alınarak kişiye/vatandaşa postalanır. İnternet yoluyla yapılmış başvuru ise, yazının metni kopyalanarak, e-posta adresine gönderilir. Ayrıca, başvuruya ilişkin cevap/yazı metni kopyalanır, «işlem» butonu açılarak, «kişiye cevap» kısmı işaretlenir, sonra açıklama kısmına yapıştırılır ve kaydedilir.

29 İADE BUTONU İŞLEMLERİ 1-) Başvuru yanlışlıkla (sehven) kurumuza gönderilmiş ise ilgili birime iade edilmelidir. Evrak açıldığında alt tarafta bulunan İade butonu tıklanır. 2-) Açılan pencerede işlem yapılır ve açıklama kısmına MUTLAKA iade nedeni yazılarak İade Et butonu tıklanır.

30 YENİ BAŞVURULAR işlemleri (1) 1-)Sistem sayfasında «Başvuru işlemleri «menüsünden «Yeni başvurular» seçilir. 4-)Başvuru açılıp okunmadan önce kilit açık durumdadır. 2-)Zarf şeklindeki ikonun üzeri tıklanır ve metin açılır. 3-)Metin açıldıktan sonra, Diğer başvurulardaki gibi işlem yapılır.

31 YENİ BAŞVURULAR işlemleri (2) 5-)Başvuru açılıp okundu ise ve Okuyan kişi işlem yapmamışsa, başvuru sayfada kilitli olarak görünür. Kim okudu ise, ancak o kullanıcı işlem yapabilir. 6-)Başvurunun üzeri tıklanır

32 YENİ BAŞVURULAR işlemleri (3) Açılan sayfada, daha önce anlatılan işlemler yapılır. Başvuru ile ilgili hangi işlem yapılacaksa onunla ilgili buton seçilir.

33 -YAZILI BAŞVURU (mektup veya faks) - TELEFONLA ALINAN BAŞVURU girişi Valilikler tarafından Alo 150 Doğrudan Başbakanlık Hattı aracılığı ile alınan başvurular ile mektupla veya faksla gelen başvurular da sisteme Başvuru olarak işlenir. Girişi yapılmış olan başvurular sistemde, Yeni Başvurular Bölümüne düşmektedir. Başvuru oluşturabilmek için Başvuru İşlemlerinden Başvuru butonu seçilir. Başvuran Bilgileri, Başvuru Bilgileri ve Başvuru Metni doldurularak Kaydet tuşu tıklanır. Sistem tarafından otomatik olarak evrak sayısı belirlenir. Altta İşlem, Sevk, Döküm butonları bulunmaktadır. Yapılacak işleme göre bunlardan biri seçilerek gereği yapılır. Yeni Başvurulara düşen evrak, evrakı açan kullanıcıya kilitlenmektedir. Okunan evrak sembolü dönüşmektedir. NOT: Vatandaşlar kimlik bilgilerinin gizlenmesini talep etmekteyse Başvuran Bilgilerinin altında bulunan Kimlik Gizli mi kutucuğu tıklanarak kimlik bilgileri gizlenir.

34 - YAZILI BAŞVURU (mektup veya faks) - TELEFONLA ALINAN BAŞVURU girişi yapma işlemleri: Başvuru girişi/kaydı yapmak için Başlık çubuğundaki Başvuru işlemleri menüsü tıklanır ve Başvuru seçilerek tıklanır.

35 Başvuru menüsüne tıklandığında Başvuran kişinin kimlik bilgilerinin ve talebinin kaydedileceği Başvuru Bilgileri formu gelir. Başvuran ve Başvuru bilgileri girişi Başvurunun geliş yolunu buradan seçin. (Mektup, internet Telefon, faks vb.) Başvuranın kimlik bilgileri GİZLİ olması gerektiğinde burayı tıklayın Başvuru metnini olabildiğince ayrıntılı şekilde yazın. Ne?, Neden?, Nasıl?, Nerede?, Ne Zaman?, Kim? Bilgilerini içeren biçimde yazmanız başvurunun değerlendirilmesinde etkili olacaktır. Başvuru sayısı kaydet butonuna bastıktan sonra sistem tarafından otomatik verilecektir Talebe göre, seçeneklerden birini işaretleyip, KAYDET butonunu tıklayın

36 Kaydet seçeneğini tıkladıktan sonra sistem otomatik olarak bir sayı verir ve kaydedildiği ekranda gösterilir. Sisteme kaydetme ve tarih sayı alma

37 Başvuru sayfasında herhangi bir ekleme veya düzeltme yaptıktan sonra tekrar Kaydet seçeneği tıklandıktan sonra sistem yeni bilgileri içerecek biçimde güncellenir Başvuru girişine ek yapma-güncelleme

38 İşlem-sevk-döküm butonları Kaydedilen başvuru ile ilgili hangi işlem yapılacaksa onunla ilgili buton seçilir İŞLEM, SEVK ve DÖKÜM, butonları fonksiyonları için daha önce anlatılan işlemler yapılır.

39 KULLANICI EKLEME ve KULLANICI TAŞIMA Sistem sayfasındaki başlık çubuğunda Kullanıcı Ekle ve Tüm Kullanıcılar bölümleri bulunmaktadır. Bakanlık / Valilik/ Kaymakamlık BİMER Koordinatörleri tarafından kullanıcı eklenebilir. Kullanıcı Ekle butonu bir kez tıklandıktan sonra sol taraftan kullanıcının tanımlanacağı kurum üzerine bir kez basılır (birim kırmızı hale gelir ve Kullanıcı Bilgilerinin üstünde ilgili birimin adı yazar). Kullanıcı Bilgileri girilerek Kaydet tuşu tıklanır. Sistem tarafından kullanıcının tanımlandığına dair yazı çıkar. Kullanıcı başka bir birimde kayıtlı ise uyarı yazısı gelir, bu durumda Başbakanlık BİMER Koordinatörünüzü aramanız gerekmektedir. BİMER Koordinatörleri tarafından alt birim kullanıcılarına ulaşılmak istendiğinde Kullanıcı İşlemlerinden Tüm Kullanıcılar tıklanır. Hangi birimdeki kullanıcıya ulaşılmak isteniyorsa sol tarafta bulunan birim adlarının üzerine bir kez tıklanır. Bimer kullanıcısının başka bir birime taşınması gerekiyorsa Başbakanlık Bimer Koordinatörü aranmalıdır. KULLANICI TAŞIMA İŞLEMİ sadece Başbakanlık Bimer Koordinatörlerince yapılmaktadır.

40 KULLANICI EKLEME İŞLEMLERİ 2-)Açılan pencerede önce, sol taraftaki kütükten, kullanıcı tanımlanacak birim seçilir ve üzeri tıklanır. Seçilen birimin rengi kırmızı olarak görünür. 1-)Sistem çubuğunda yer alan Kullanıcı işlemlerinin üzerine gelinir ve açılan menüden «kullanıcı ekle» seçilerek tıklanır. 3-)Kullanıcı bilgileri ile ilgili bölümler, nüfus kaydındaki gerçek bilgilere göre doldurulur. 4-) «Durum» kısmına «aktif» Seçeneği işaretlenir ve «kaydet» butonu tıklanır.

41 KULLANICI SİLME ve ŞİFRE YENİLEME Kullanıcı görevden ayrılmış ise, koordinatör tarafından ilgili birimden tüm kullanıcılar listesinden ismi bulunur. İsminin yanındaki ikon tıklanır. Çıkan Kullanıcı bilgisi menüsündeki pasif butonu tıklanıp, kaydet e basılır. Pasif hale getirilmiş kişilerin kullanıcı listesindeki bilgileri kırmızı yazı ile görüntülenir. Kullanıcı şifresini unuttu ise veya değiştirmek istiyorsa, o kişinin kullanıcı bilgisi açılır ve Reset butonu tıklanır, kaydet yapılır ve kapatılır. Reset işlemi yapılmış olan kullanıcı yeniden şifre oluşturmak zorundadır.

42 KULLANICI SİLME ve ŞİFRE YENİLEME İŞLEMLERİ 1-)Sistem çubuğunda yer alan Kullanıcı işlemleri menüsünden «tüm kullanıcılar» seçilir. 4) Çıkan Kullanıcı bilgisi menüsündeki pasif butonu tıklanıp, kaydet e basılır. 2-)Kullanıcının görev aldığı birim seçilir ve üzeri tıklanır. 3-)Kullanıcının ismi bulunur ve ikon tıklanır. Şifre sıfırlama işlemi, kullanıcı aktif değil ise, aktif hale getirilip, RESET butonu ile yapılır.

43 BİRİM EKLEME İŞLEMLERİ 1-)Sistem çubuğunda yer alan Birim işlemleri menüsünden «birim ekle» seçilir. ÖNEMLİ NOT: Birim ekleme ve birimi pasif hale getirme yetkisi Başbakanlık Koordinatörlerinde bulunmaktadır. 2-)Kütükten birim eklenerek kurum seçilir ve üzeri tıklanır 3-) Gerekli bilgiler yazıldıktan sonra, «aktif» butonu seçilir ve «Kaydet» tıklanır.

44 DETAYLI SORGU VE EVVELİYAT BULMA Detaylı Sorgu bölümünden, başvurulara yapılmış olan işlemler, evveliyatlar bulunabilir. Bunun için başlık çubuğunda yer alan «Detaylı Sorgu» tıklandıktan sonra açılan ekrandaki Başvuru Sayısı bölümüne evrak takip sayısı yazılır ve «bul» butonu tıklanır. Bu bölümde kurumunuza gönderilmemiş başvuru olsa bile, başvurunun gittiği kurumları/yapılan işlemleri görebilirsiniz. Eğer evrak kurumunuza gönderilmiş ise evrak metnini de görebilirsiniz. Vatandaşlar evrak takip sayılarını bilmiyorsa Ad Soyad /İl ya da TC Kimlik Numaraları girilerek bulunabilir. Detaylı Sorgu sayfasının alt kısmında Sorgu Kriterleri belirtilmiştir. Bu sayfadan da çıktı alınabilmektedir. EVVELİYAT, detaylı sorgu bölümünün dışında, «Başvuru işlemleri menüsünden» de bulunabilir. Bunun için «Başvuru» sayfası açıldıktan sonra, isim soyadı yazarak aşağıda yer alan «Evveliyat» butonunu tıklayabilirsiniz. Veya sayfanın altında yer alan «evveliyat» butonun yanındaki boşluğa başvuru sayısını yazarak da ulaşabilirsiniz.

45 DETAYLI SORGU VE EVVELİYAT BULMA 1-)Sistem çubuğunda yer alan Detaylı sorgu tıklanır. 2-) Biliniyorsa Başvuru sayısı yazılır ve «bul» butonu tıklanır. 3-) Başvuru sayısı bilinmiyorsa, ad-soyad vs gibi kriterler yazılır ve «Bul» butonu tıklanır.

46 İSTATİSTİK işlemleri İstatistik bölümünü tıklayarak kurumunuzun 20 Eylül 2011 tarihinden bugünün tarihine kadarki evrak sayılarına ulaşabilirsiniz. Bu tarihten önceki evrak sayılarınızı BİMER Eski Sisteminden almanız gerekmektedir. Bu sayfaya giriş yapabilmek için ise BİMER kullanıcı giriş sayfasının sol üst köşesinde bulunan Bimer Eski Sistemine Ulaşmak İçin Tıklayınız butonunu kullanmalısınız. İstatistik butonuna bir kez tıkladıktan sonra biriminizin üzerine gelip bir kez basmanız gerekmektedir. Biriminiz kırmızı renge dönüşür ve ekranda istatistiki bilgileriniz görünür. Tarih aralığı belirterek istatistik almak istiyorsanız, ilk yaptığınız işlemi gerçekleştirdikten sonra sağ üste bulunan kutucuklara başlangıç ve bitiş tarihleri yazılarak işaretine basılmalıdır. Sayfadaki tarih bölümlerine hangi tarih aralığındaki başvuru sayısının istatistiğini almak istiyorsanız, o tarih aralıkları yazılır. Sol taraftaki kurum isminin üzerine gelerek kurum ismi kırmızı olunca istatistikî bilgi gelir. ÇIKIŞ Kullanıcı sistemini kullanmadığı zamanlarda sağ üst köşede bulunan çıkış butonundan sistemini kapatmalıdır.

47 İSTATİSTİK işlemleri 2-)Ekranın sol tarafından birim seçilir ve üzeri tıklanır. 1-)Sistem çubuğunda yer alan «istatistik» seçilir. 3-)Belirli tarihler arası aranıyorsa, birinci kutucuğa eski tarih, ikinci kutucuğa son tarih yazılır ve bul işareti tıklanır.

48 BİMER KULLANICILARININ DİKKAT ETMESİ GEREKEN HUSUSLAR(1) BİMER Sistemi üzerinden alınan başvurular 4982 Sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu, 3071 Sayılı Dilekçe Hakkı Kanunu ve 2006/3 Başbakanlık Genelgesine göre işleme alınmaktadır. BİMER kullanıcıları şifrelerini başkalarıyla paylaşmamalı, başka bir kullanıcı adına işlem yapmamalıdırlar. Bir birime birden fazla kullanıcı sisteme tanımlanabilir. Şifrenizi unuttuğunuzda Valilik/Kaymakamlık ya da Başbakanlık BİMER Koordinatörlerini arayarak şifrenizin sıfırlanmasını sağlamalısınız. BİMER sistemi günlük takip edilmeli ve evrakların yasal süreleri geçmeden işlem yapılması sağlanmalıdır. Alt birimler bu konuda belirli aralıklarla denetlenmelidir. Başvuru sahibine (iletişim/adres bilgilerine göre) yapılan işlem ya da işlemler sonucundan bilgi verilmeli, ayrıca yapılan işlem sisteme kaydedilmelidir.

49 BİMER KULLANICILARININ DİKKAT ETMESİ GEREKEN HUSUSLAR(2) Şikayet/İhbar içerikli başvurularda ve GİZLİLİK ESASINA RİAYET EDİLMESİ RİCASIYLA ibaresi bulunan başvurularda vatandaşların işlemlerinin gizlilik içerisinde yapılmasına özen gösterilmelidir. İsimsiz Başvurular için izlenecek yol şudur: Dilekçe ve Bilgi Edinme Hakkının kullanılmasını yeniden düzenleyen 2004/12 sayılı Başbakanlık Genelgesinde yer alan ad, soyad ve adres bulunmayan, imza taşımayan, belli bir konu içermeyen, ya da yargı mercilerinin görevine giren konularla ilgili dilekçeler cevaplandırılmayacaktır. Ancak, bu unsurları ihtiva etmemekle birlikte, başvurulara olayla ilgili inandırıcı mahiyette bilgi ve belgeler eklenmiş veya somut nitelikte bilgi, bulgu ya da olaylara dayanılıyor ise, bu hususlar ihbar kabul edilerek idarece işlem yapılabilir maddesine istinaden bu tarz isimsiz başvurular işleme alınabilir.

50 BİMER KULLANICILARININ DİKKAT ETMESİ GEREKEN HUSUSLAR(3) Gerekli durumlar haricinde evrakların çıktısı verilmemelidir. Başvuruya ilişkin çıktı verilmesi gerekiyorsa, sevk zincirinde Bimer kullanıcılarının isimleri gizlenerek, kurum amirinin imzası dahilinde verilmelidir. 150 hattından alınan başvurularda şahısların takip edebilmesi için evrak takip tarih ve sayıları verilir. Başvuran haricinde evrak hakkında başka kişilere bilgi verilemez. Kurumunuza sevk edilmiş evrak, sehven(yanlışlıkla) sevk edilmiş ise dosyaya kaldırılmamalı, üst birime iadesi ya da ilgili kuruma sevki gerçekleştirilmelidir. Soruşturma/inceleme gerektiren başvurularda yasal cevap verme süresi aşılabilir. Bu gibi durumlarda ilgili kurum tarafından şahsa, süre aşımı konusunda bilgi verilmelidir.