Referans: EuropeAid/133086/M/ACT/TR. Türkiye de Mesleki ve Teknik Eğitimin Kalitesinin Arttırılması Hibe Programı. Hibe Uygulama Rehberi

Transkript

1 Referans: EuropeAid/133086/M/ACT/TR Türkiye de Meseki ve Teknik Eğitimin Kaitesinin Arttırıması Hibe Programı Hibe Uyguama Rehberi Temmuz 2014

2 Referans: EuropeAid/133086/M/ACT/TR Türkiye de Meseki ve Teknik Eğitimin Kaitesinin Arttırıması Hibe Programı Hibe Uyguama Rehberi Temmuz 2014

3 Türkiye de Meseki ve Teknik Eğitimin Kaitesinin Arttırıması Hibe Programı Bu Rehber, İnsan Kaynakarının Geiştirimesi Operasyone Programı (İKGOP) kapsamında Türkiye de Meseki ve Teknik Eğitimin Kaitesinin Arttırıması Hibe Programı için hazıranmıştır. Bu dokümana internet sitesinden de uaşıabiir. Bu Rehber ie hibe sözeşmesi ve ekeri arasında herhangi bir tutarsızık oması hainde, hibe sözeşmesi ve ekerinin geçeri oduğunu ve yasa açıdan bağayıcı doküman oarak kadığını ütfen unutmayınız. Bu yayının içeriği hiçbir şekide Avrupa Biriği nin görüşerini yansıtmamaktadır. Bu begede beirtien hususarın sadece anıan Hibe Programına ait oduğu unutumamaıdır. ii

4 Hibe Uyguama Rehberi İÇİNDEKİLER 1 GİRİŞ Kapsam Yasa Dayanak Program Hakkında Bigier Kurumsa Çerçeve İKG PRO VE HİBE FAYDALANICISI ARASINDAKİ HİBE SÖZLEŞMESİ Hibe Sözeşmesinin Teme Böümerı Hibe Sözeşmesinin Özeikeri ve Gene İkeeri Hibe Sözeşmeerinde Değişikik Sözeşmedeki Küçük Değişikiker Sözeşmedeki Büyük Değişikiker PROJE UYGULAMASI Proje Kapsamında Yapıacak Harcamaar Uygun Maiyeter Döviz Kurarı Muhasebe Yükümüükeri Proje Dokümantasyonu Raporama Yükümüükeri Mai Dokümantasyon Teknik Dokümantasyon Harcama Doğruama Raporu (Denetim Raporu) Sözeşme Makamı Tarafından Yapıacak Ödemeer İZLEME VE DESTEK FAALİYETLERİ İzeme Kapsamı İzeme Araçarı Hibe Faydaanıcısının İzeme Kapsamındaki Yükümüükeri iii

5 Türkiye de Meseki ve Teknik Eğitimin Kaitesinin Arttırıması Hibe Programı 4.4 Rehberer İnternet Adreseri Bigiendirme ve Eğitim Topantıarı GÖRÜNÜRLÜK VE TANITICI FAALİYETLER Giriş AB Görse Kimik Unsurarı Uygun Görünürük Doğru Kiteyi Tanımamak İetişim & Görünürük Panarı İetişim & Görünürük Araçarı iv

6 Hibe Uyguama Rehberi KISALTMALAR AB ABTD ÇSGB HF IPA İKG OP İKG PRO İU KDV MEB GMIS OKB OF PRAG SM STK SY TSO ToR YMM Avrupa Biriği Avrupa Biriği Türkiye Deegasyonu Çaışma ve Sosya Güvenik Bakanığı Hibe Faydaanıcısı Katıım Öncesi Mai Yardım Aracı İnsan Kaynakarının Geiştirimesi Operasyone Programı İnsan Kaynakarının Geiştirimesi Program Otoritesi İzeme Uzmanı Katma Değer Vergisi Mii Eğitim Bakanığı Hibe İzeme Bigi Sistemi Operasyon Koordinasyon Birimi Operasyon Faydaanıcısı AB Dış Faaiyeteri İçin Hazıranmış Sözeşme Prosedüreri İçin Uyguama Rehberi Sözeşme Makamı Sivi Topum Kuruuşu Sözeşme Yöneticisi Ticaret/ Sanayi Odası İş Tanımı Yemini Mai Müşavir v

7 Türkiye de Meseki ve Teknik Eğitimin Kaitesinin Arttırıması Hibe Programı vi

8 Hibe Uyguama Rehberi 1. GİRİŞ 1.1 Kapsam Bu Uyguama Rehberi (bundan sonra Rehber oarak anıacaktır), Türkiye de Meseki ve Teknik Eğitimin Kaitesinin Arttırıması Hibe Programı kapsamında hibe amaya hak kazanan Hibe Faydaanıcıarı (HF) için, HF erin sözeşme yükümüükeri, proje uyguama yöntemeri ve hibe projesi uyguamaarının izenmesi hakkında bigi vermektedir. Bu rehberin amacı; İnsan Kaynakarının Geiştirimesi Program Otoritesi ie Hibe Faydaanıcısının imzaadığı hibe sözeşmesinin uyguama usueri hakkında proje sahiperine gene bigi sağamaktır. Bu rehber, Satın Ama Rehberi (Ek 1) ve Harcırah Ödemeeri Bigi Notu (Ek 2) ndan ouşmaktadır. 1.2 Yasa Dayanak Bu Rehber, AB Dış Faaiyeteri İçin Hazıranmış Sözeşme Prosedüreri İçin Uyguama Rehberi nin (PRAG) igii hükümeri dikkate aınarak hazıranmıştır. Türkiye de Meseki ve Teknik Eğitimin Kaitesinin Artırıması Hibe Programı için geçeri oan PRAG (2012) versiyonuna ve ekerine aşağıdaki inkten uaşabiirsiniz: january_2012/index_en.htm 4734 sayıı Kamu İhae Kanunu nun 3/c fıkrası, uusararası anaşmaar uyarınca dış kaynakı finansmana gerçekeştiriecek satın ama faaiyeteri için diğer uusararası satın ama kuraarının uyguanmasına izin vermektedir. Ayrıca, 5824 sayıı Türkiye Cumhuriyeti Hükümeti ve Avrupa Topuukarı Komisyonu Arasında Katıım Öncesi Yardım Aracı (IPA) ie Temin Edien Yardımın Uyguanması Çerçevesinde Türkiye Cumhuriyetine Sağanan Avrupa Topuuğu Mai Yardımarıya İgii İşbiriği Kuraarı Hakkında Çerçeve Anaşmanın (IPA Çerçeve Anaşması) Onayı hakkındaki Kanuna göre AB tarafından eş finansman sağanan projeerde AB satın ama kuraarı uyguanacaktır. 1.3 Program Hakkında Bigier İnsan Kaynakarının Geiştirimesi Operasyone Programı (İKG OP), insan kaynakarının geiştirimesi aanında Katıım Öncesi Mai Yardım Aracı (IPA) fonarından yardım amak için programama esasarını beiremektedir. İKG OP nin gene hedefi, daha çok ve daha iyi işer ve daha faza sosya uyum ie sürdürüebiir ekonomik büyümeyi sağayabien bigi-temei bir ekonomiye geçişi destekemek tir. İKG OP nin dört önceik ekseni vardır 1 : istihdam, eğitim, hayat boyu öğrenme, sosya içerme 1 IPA ve İKG OP hakkında daha detayı bigi için web sitesini ziyaret ediniz. 1

9 Türkiye de Meseki ve Teknik Eğitimin Kaitesinin Arttırıması Hibe Programı Eğitim önceik ekseni kapsamında, bu tekif çağrısının hazırandığı aan oan meseki ve teknik eğitim, önemi bir müdahae aanı oarak beirenmiştir. Bu hibe programının gene hedefi; meseki ve teknik eğitimin içeriğini geiştirmek ve kaitesini arttırmaktır. Hibe programının öze hedeferi: Meseki ve teknik eğitimin kaitesinin; özeike müfredat, öğretmener, öğrenme ortamarı ve oku yöneticieri teme aınarak arttırıması, Meseki ve teknik eğitimin öğrencier için cazip bir seçenek haine getirimesi, Sosya ortakar, okuar, meseki ve teknik eğitim merkezeri ve öze sektör arasında işbiriğinin teşvik edimesi. Bu Tekif Çağrısı; İKG OP nin meseki eğitim ve öğretimin kaitesinin geiştirimesi konusuna yoğunaşan 2. önceik eksenine katkı sağayacaktır. 1.4 Kurumsa Çerçeve Bu Programın kurumsa çerçevesi aşağıdaki kurumarı içerir: İnsan Kaynakarının Geiştirimesi Program Otoritesi (İKG PRO): Programın Sözeşme Makamıdır ve programın teknik ve mai yürütümünden sorumudur. İKG PRO; hibe sözeşmesi kapsamında HF erin yararandığı fonarın doğru kuanımı konusunda nihai sorumuuğa sahip oup proje faaiyeterinin ve harcamaarının AB kuraarı ve uusa mevzuata uygunuğunu gözetir. Mii Eğitim Bakanığı (MEB): Programın Operasyon Faydaanıcısıdır. Mii Eğitim Bakanığı programın tematik anamda düzgün uyguanmasından ve programın hedeferine uaşmasından sorumudur. Operasyon Koordinasyon Birimi (OKB): MEB bünyesinde kuruan ve hibe programı özeinde projeerin tematik kontroerinden sorumu oan birimdir. İzeme Uzmanarı (İU): İKG PRO da görevi, projeye iişkin tüm hususarda Proje Yönetimi Birimi koordinasyonunda hibe projeerine danışmanık hizmeti veren ekiptir. Ayrıca İU, proje faaiyeterinin ve harcamaarının AB kuraarı ve uusa mevzuata uygun şekide gerçekeştirimesi için SM nin koordinasyonunda HF ye eğitim ve uyguama desteği verir. Avrupa Biriği Türkiye Deegasyonu (ABTD): Katıım Öncesi Mai Yardım Aracı (IPA) çerçevesinde, Avrupa Biriği tarafından finanse edien programarı ve projeeri Avrupa Biriği ni temsien takip eder. 2

10 Hibe Uyguama Rehberi 2. İKG PRO VE HİBE FAYDALANICISI ARASINDAKİ HİBE SÖZLEŞMESİ HF projeyi, öze koşuar ve ekerinden (Gene Koşuar, Proje Tanımı, Başvuru Formu, Mantıksa Çerçeve, Bütçe ve diğer eker) ouşan sözeşmeye uygun oarak, proje tanımında beirtien hedefere uaşmak amacıya gereki özen, etkinik, şeffafık ve çabayı göstererek kendi sorumuuğunda yürütür. Bu Sözeşmede tarafar sadece HF ve İKG PRO dur. İKG PRO uyguama sırasında HF ye gereki desteği sağayacaktır. Projesinin uyguamasından kaynakı sorunardan tek sorumu HF dir. Proje uyguamasına ve sözeşmeden doğan yükümüükere iişkin oarak üçüncü tarafara yürütüen yazışmaar ve şifahi görüşmeer İKG PRO yu bağayıcı bir unsur değidir. İKG PRO ie HF arasında imzaanan Hibe Sözeşmesi, tarafarın hak ve yükümüükeri, maiyeterin uygunuğu, muhasebeeştirme, ödeme vb. hususarı tanımayan ana dokümandır. Faydaanıcı, uyguama dönemi sonuna kadar başvuru formunda beirtien Projenin tüm çıktıarına uaşacağını taahhüt eder. Sözeşme Makamı hibe programı ve İKG OP çıktıarına uaşıması adına bei önemer aabiir (hibede kesinti, hibenin geri taep edimesi, askıya ama, sözeşmenin feshi vb.) 2.1 Hibe Sözeşmesinin Teme Böümeri Hibe sözeşmesi aşağıdaki böümerden ouşmaktadır ve İKG PRO ie yazıı mutabakat omadan değiştiriemez: Öze Koşuar (Hibe Sözeşmesi) proje süresini, topam proje bütçesini ve hibe miktarını, hibe yüzdesini, raporama ve hibe ödeme takvimini beirer. Tarafarın yükümüükeri, raporama usüeri, maiyeterin uygunuğu, muhasebeeştirme, ödeme vb. hususarı tanımayan ana dokümandır. Ek I- Proje Tanımı başvuru esnasında sunuan projeyi içerir. HF, sözeşmeyi imzaamaka, Ek I de beirtien tüm faaiyeteri uyguama, beirtien çıktı ve sonuçarı ede etme taahhüdü atına girmiş buunmaktadır. Ek II- Gene Koşuar sözeşme kapsamındaki gene yükümüüker ve mai koşuarı beirer. Bu ek; raporama, bigi sağama, ekipmanarın mükiyeti, değerendirme/izeme, hesapar, teknik ve mai kontroer, uzatımar, askıya ama, projenin feshi, ödeme usueri ve diğer yasa hususardaki sorumuukarı beirtir. Ek III- Proje Bütçesi proje maiyeterinin dökümü ie birikte, bekenen finansman kaynakarı ve maiyeterin gerekçeendirimesini içerir. Ek IV- İhae Usueri hizmet aımı, ma aımı veya yapım işi ihaesine çıkıması ve sözeşme yapıması söz konusu oduğunda izenmesi gereken usueri tanımar. Bu bege AB Satın Aım Kuraarının kısa bir özetidir. Detayı bigi Satın Ama Rehberinde mevcuttur. Ek V- İKG PRO ya nihai ödeme taebi için başvuruduğunda kuanıacak oan ödeme taebi ve İKG PRO tarafından HF ye yapıacak ödemeerde kuanıacak banka bigieri için kuanıması gereken standart şabonarı içerir. 3

11 Türkiye de Meseki ve Teknik Eğitimin Kaitesinin Arttırıması Hibe Programı Ek VI- Ara, Nihai Teknik ve Mai raporar için gereki standart formarı içerir. Ek VII- Harcama Doğruaması için İş Tanımı AB nin finanse ettiği dış faaiyeter kapsamında hibe sözeşmeerinin harcamaarının doğruanması için gereki iş tanımını ve gerçek buguar için örnek bir raporu içerir (Örnek Harcama Doğruama Raporu). Harcama doğruaması bu tekif çağrısı kapsamında zorunudur. İki harcama doğruaması raporu (biri ara dönem, diğeri nihai rapor dönemine ait) raporama dönemerinde taep ediecektir. Ek IX- Varıkarın Mükiyet Devri bir ekipmanın/ maın mükiyetinin yere Ortakara ve/ veya nihai faydaanıcıara devri söz konusu oduğunda kuanıacak şabonu içerir. 2.2 Hibe Sözeşmesinin Özeikeri ve Gene İkeeri Sözeşmenin bir tarafı İKG PRO, diğer tarafı ise Hibe Faydaanıcısı kurumdur. Proje uyguamasına ve sözeşmeden doğan yükümüükere iişkin oarak üçüncü tarafara yürütüen yazışmaar ve şifahi görüşmeer hususunda İKG PRO sorumuuk kabu etmemektedir. Hibe sözeşmesi, iki taraftan sözeşmeyi en son imzaayan tarafın imzaadığı tarihte yürürüğe girer; ancak proje uyguaması Sözeşme Makamı tarafından avans ödemenin yapımasını takip eden ayın ik gününde başar. Tedarikçiere sözeşmeerin imzaanması ve harcamaarın yapıması ancak uyguama süresinin başangıcından sonra gerçekeştiriebiir (Gene Koşuar 14.1(a) yı detayı inceeyiniz). Hibe miktarının %80 ini kapsayan avans ödemesi, sözeşmenin tüm tarafarca imzaanmasından sonraki 45 gün içinde gerçekeştiriir. NOT: Sözeşme imzaama ve uyguamaya başama tariheri arasında yapıan sözeşme, ödeme vb. işemer Gene Koşuar madde 14.1.a da yazdığı üzere uygun maiyet oarak değerendirimeyecektir. Sözeşme imzaama ve uyguamaya başama tariheri arasında kaan süre proje hazırıkarı için kuanımaıdır. HF, proje uyguaması sırasında aşağıdaki hususara da dikkat etmek zorundadır: Projenin amacına yöneik yapıacak bütün ihaeer açıkık, rekabet ve eşit muamee ikeerine uygun oarak, özeike çıkar çatışmasından kaçınmak için gereki tüm önemer aınarak gerçekeştirimeidir. Projenin amaçarı için gereksinim duyuan satın ama sözeşmeerinin gerçekeştirimesinde, HF sözeşme ekinde yer aan Ek IV te (Avrupa Biriği Dış Yardımar Kapsamında Hibe Faydaanıcıarı Tarafından Satın Aımar) düzenenmiş kuraara uymaıdır. Bu kuraarın uyguamasına iişkin detayı bigier Satın Ama Rehberinde yer amaktadır Euro üzeri aımarda yapıacak ihaeerde, İKG PRO, HF tarafından hazıranacak İhae Dosyası nın kontroü konusunda HF ye e-posta aracıığıya destek verebiecektir. HF nin bu hizmetten faydaanması kuvvete tavsiye edimektedir. Doğru satın ama prosedürerinin uyguanması 4

12 Hibe Uyguama Rehberi sorumuuğunun HF ye ait oduğu unutumamaıdır. Kontro hizmeti, HF ye satın aım sürecinde yardımcı omak için sağanmaktadır. Proje bütçesinden avans ödemesi yapımasından mümkün oduğunca kaçınıması gerekmektedir. Avans ödemesi yapımasının gerektiği durumarda, İKG PRO dan ön onay aınmaıdır. Ön onay süreci GMIS üzerindeki Soru-Cevap modüü ie takip ediecektir. Sözeşmede EK-III oarak buunan proje bütçesi, eş-finansman ve nihai ödeme miktarı dâhi omak üzere, tüm harcama ve bu harcamaara iişkin ödemeerin proje süresi içinde ve Nihai Rapor İKG PRO ya sunumadan önce yapımış oması gerekmektedir. Ödemeerin, Nihai Rapor sunumunda ödeme begeeri ie birikte kanıtanması gerektiği unutumamaıdır. Sözeşmenin imzaanmasının ardından harcamaarın vergiden muaf oması için gereken Katma Değer Vergisi (KDV) Muafiyet Begesi aınması için gereki işemer başatımaıdır. 8 Mayıs 2009 tarih ve sayıı Resmi Gazete de yayımanan Türkiye Avrupa Biriği Katıım Öncesi Yardım Aracı (IPA) Çerçeve Anaşması 1 Sıra No.u Gene Tebiği eskier/2009/05/ htm ve söz konusu tebiğin bazı hükümerini değiştiren 8 Şubat 2014 tarih ve sayıı Resmi Gazete de yayımanan 2 Sıra No.u Gene Tebiğ gov.tr/eskier/2014/02/ htm Katma Değer Vergisi (KDV) İstisna Sertifikası amak için izenecek you düzenemektedir. Konsoide Türkiye Avrupa Birigi IPA Çerçeve Anaşması Gene Tebiğine aşağıda yer aan inkten uaşıabiir. IPA_GENEL_TEBLIGI_TR.pdf KDV istisna taebinde buunabimek için gereki evrakar şunardır: - Bigi Formu nun Ası: İKG PRO ie sözeşme imzaanırken Bigi Formu dou oarak size tesim ediecektir. ( NOLU_IPA_GENEL_TEBLIG.htm- Ek 3) - KDV İstisna Sertifikası Taep Diekçesi ( NOLU_IPA_GENEL_TEBLIG.htm- Ek 4/a-b-c) - Öze koşuar ve proje bütçesinin (Hibe Sözeşmesi Ek III) bir örneğinin her sayfası, AT Yükenicisinin gerçek kişi oması durumunda kendisi, tüze kişi oması durumunda kurum yetkiisi tarafından asının aynıdır şekinde ibare konuarak ve onayayan kişinin isim ve unvanı ie tarih yazıarak imzaanmaıdır. Yukarıda sayıan evrakar ie: a. Vergi Dairesi Başkanığı na başvuracakar: Türkiye de yereşik gerçek kişier (gruparın yasa temsicieri) için ikametgahı, tüze kişier (dernek, vakıf, kamu kuruuşu vb.) için ise iş merkezi (kayıtı 5

13 Türkiye de Meseki ve Teknik Eğitimin Kaitesinin Arttırıması Hibe Programı merkez) Vergi Dairesi Başkanığı kuruu oan Adana, Ankara, Antaya, Aydın, Baıkesir, Bursa, Denizi, Diyarbakır, Edirne, Erzurum, Eskişehir, Gaziantep, Hatay, Mersin, İstanbu, İzmir, Kayseri, Kocaei, Konya, Maatya, Manisa, Kahramanmaraş, Muğa, Sakarya, Samsun, Tekirdağ, Trabzon, Şanıurfa, Zongudak ierinde buunanar Vergi Dairesi Başkanığı na ( adresinden igii vergi dairesi başkanığı ietişim bigierine uaşabiirsiniz) başvuru yapar. b. İgii İdeki Defterdarık Geir Müdürüğü ne başvuracakar: Türkiye de yereşik gerçek kişier için ikametgahı, tüze kişier için ise iş merkezi (kayıtı merkez) Vergi Dairesi Başkanığı kuruu omayan Adıyaman, Afyonkarahisar, Ağrı, Aksaray, Amasya, Ardahan, Artvin, Bartın, Batman, Bayburt, Biecik, Bingö, Bitis, Bou, Burdur, Çanakkae, Çankırı, Çorum, Düzce, Eazığ, Erzincan, Giresun, Gümüşhane, Hakkari, Iğdır, Isparta, Karabük, Karaman, Kars, Kastamonu, Kırıkkae, Kırkarei, Kırşehir, Kiis, Kütahya, Mardin, Muş, Nevşehir, Niğde, Ordu, Osmaniye, Rize, Siirt, Sinop, Sivas, Şırnak, Tokat, Tuncei, Uşak, Van, Yaova, ve Yozgat ierinde buunanar ideki Defterdarık Geir Müdürüğü ne başvuru yapar. İgii makamarca söz konusu başvuru begeeri inceendikten sonra eğer başvuru uygun buunursa, yasa temsiciye bir özege verierek, bağı oduğu veya kendisine özegede bidirien vergi dairesi müdürüğüne KDV İstisna Sertifikası amak üzere başvuru yapması gerektiği bidiriecektir. 2.3 Hibe Sözeşmeerinde Değişikik HF ere değişikik taeperini hazırarken Sözeşme Makamı bünyesinde yer aan izeme uzmanarı tarafından destek sağanacaktır. Değişikik taeperinin hazıranması süresince, işemerin sürati ve sorunsuz gerçekeşebimesi için HF erin izeme uzmanarı ie Hibe İzeme Bigi Sistemi (GMIS) üzerinde yer aan sorucevap modüü üzerinden ietişim hainde omaarı kuvvete tavsiye edimektedir. HF, projeyi ik pananan haiye uyguamaya çaışmaıdır. Buna rağmen, faaiyeterin, bütçenin, proje personeinin vb. durumar ortaya çıkabiir. Bu durumarda, HF sözeşme değişikiği için başvurmak zorundadır. Bu konuda daima aşağıda beirtien gene ikeere uyumaıdır: Değişikiker, projenin amaçarını değiştirecek ve bu kapsamda diğer başvuruara yöneik eşit muamee ikesi ne zarar verecek maksat ve niteikte omamaıdır. Hibe sözeşmeeri, sadece uyguama dönemi (avans ödemenin yapımasını takip eden ayın ik gününden nihai ödeme yapıana kadar) içerisinde değiştiriebiir. Sözeşmede beirtien hibe miktarı arttırıamaz. İdari maiyeter ve yedek akçeye tahsis edien bütçede değişikik yapıamaz. 6

14 Hibe Uyguama Rehberi HF değişikik taebini eksiksiz ve açık oarak gerekçeendirmeidir; gerekçeendirme yoksa veya yeteri değise taebin reddedieceği unutumamaıdır. Proje tekifinde taahhüt edienden daha az yeteriik ve niteikte faaiyet/ uzman/ ekipman/ ortak vb. değişikiği zaruri haer haricinde kabu edimeyecektir. Hibe sözeşmesinde taep edien büyük değişikikerin uyguamaya geçirimesi için değişikikerin yürürüğe girmesi istenen tarihten önce tüm tarafarca imzaanmasına yeteri oacak bir süre (en az 30 gün) tanınmaıdır. Herhangi bir şekide sözeşme süresinde, proje başangıç tarihinde, sözeşme numarasında, sözeşmeyi imzaayan kişide (yasa temsici) Sözeşme Makamı tarafından değişikik yapıması hainde, mevcut KDV İstisna Sertifikası nı değiştirmek için değişikiğe iişkin taep diekçenizi Tebiğde beirtien gereki eker ie ik KDV İstisna Sertifikası başvurusu yaptığınız makama (Vergi Dairesi Başkanığı veya Defterdarık Geir Müdürüğü ne) başvurmanız gerekmektedir. Sözeşme değişikik taeperi HF nin yetkii kişisi(eri) veya yetki devri yapımış kişier tarafından imzaanmaıdır. Proje Koordinatörü/ Sekreteri vb. tarafından imzaanan taeper reddediir. Değişikik taeperi GMIS sistemi aracıığıya İKG PRO ya bidirimeidir. GMIS sistemi üzerinde değişikik taeperi teknik ve finansa omak üzere ikiye ayrımaktadır. Bu değişikiker de yaratacağı sonuçar bakımından büyük ve küçük değişikik omak üzere iki gruptan ouşmaktadır. Büyük Değişikik Değişikik Taeperi (GMIS) Teknik Finansa Küçük Değişikik Büyük Değişikik Küçük Değişikik Proje uyguama sürecinde yanış uyguamaarın önüne geçimesi ve faydaanıcının destekenmesi amacıya küçük değişikik taeperinin GMIS üzerinden ouşturuması ve onay süreci sonrasında uyguanması İKG PRO tarafından tavsiye edimektedir. Sözeşmedeki büyük değişikikere iişkin oarak, igii değişikik uyguamaya geçirimeden önce tüm tarafarın imzaayacakarı bir büyük değişikik dosyasının düzenenmesini gerektirmektedir. Sözeşmedeki büyük değişikikerin uyguamaya geçebimesi için igii değişikiğin İKG PRO ve ABTD tarafından uygun buunması gerekmektedir. 7

15 Türkiye de Meseki ve Teknik Eğitimin Kaitesinin Arttırıması Hibe Programı Büyük değişikik en son imza tarihinde yürürüğe girer. Hibe Faydaanıcıarının büyük değişikik imzaarının tamamanmasından önce değişikikeri uyguayamayacakarını unutmamaarı gerekmektedir. HF Taebi Sözeşme Makamı ABTD HF İmzası Begeerin Sözeşme Makamına İetimesi Sözeşmedeki Küçük Değişikiker Küçük değişikiker İKG PRO ya GMIS aracıığıya yazıı bir taep gerektirir. Taep gerektiren küçük değişikiker aşağıdaki gibidir: Teknik ä Adres veya teefon değişikiği ä Banka hesabı değişikiği ä Proje çaışanı değişikiği ä Faaiyeterdeki küçük değişiker (bütçe ie igisi omayan faaiyet yeri vb. küçük değişikiker) ä Faaiyet panındaki zamanama değişikikeri ä Denetçi (YMM) değişikiği ä Hibe Faydaanıcısının isim değişikiği ä Hibe Faydaanıcısı kurumun temsi ve izama yetkii kişisinin değişmesi Finansa ä Mai sonucu omayan bütçe değişikiği ä Proje çaışanı değişikiği ä Faaiyeterdeki küçük değişikiker ä Finansa etkisi, aynı ana bütçe başığı içinde yer aan at başıkar arasındaki bir transfere sınırı oan bütçe değişikikeri (aynı ana bütçe başığı atında bütçe transferi yapmak, proje amacına ve faaiyetere uygun omak kaydıya bütçe kaemi ekemek veya çıkarmak, aınacak bir ekipmanın ve/ veya hizmetin birim sayısı ve/ veya birim tutarını değiştirmek dâhi), ä Projenin teme amacını etkiemeyen ve finansa etkisi ana bütçe başıkarı arasındaki, her bir ana başığa ik başta girien (veya büyük değişikik ie değiştirien) miktarın %15 i veya daha az oranda bir transfere sınırı oan bütçe değişikikeri. (İdari Giderer, İhtiyaç Akçesi ve Vergier başıkarı için bu durum geçeri değidir) 8

16 Hibe Uyguama Rehberi GMIS Küçük Değişikik Taebi- Teknik Değişikik Taeperi modüüne giriniz. Teknik başığı atında yer aan Küçük Değişikik başıkarı içerisinden seçiminizi yapınız. Şabon begeyi bigisayarınıza indiriniz. Dodurduğunuz şabonu, değişikik özeti ve gerekçesini girerek sisteme yükeyiniz. İzeme Uzmanı ön kontroündesiniz. Sürece yeniden başanır İzeme Uzmanı ön kontroünden geçtiniz. Begeyi imzaayınız ve taratınız. Sisteme yükeyiniz (pdf). İzeme Uzmanı ön kontroünden geçemediniz. Ret gerekçesini göz önüne aarak taebinizi günceeyiniz. İzeme Uzmanı ön kontroündesiniz. Kontroden geçtiniz. Kontroden geçemediniz. Sözeşme Yöneticisi kontroündesiniz. Değişikik taebiniz kabu edidi. Değişikik taebiniz reddedidi. Isak imzaı begenin asını 2 nüsha* oarak düzeneyerek 1 nüshasını İKG PRO ya gönderiniz. Şeki 1: Küçük Değişikik Taebi- Teknik İş Akış Şeması *2 Nüsha oarak hazıradığınız begenin birini arşivinizde sakamanız tavsiye ediir. Küçük değişikikerin mai istikrarı, hesap veriebiiriği, proje amaçarını vb. tehdit etmesi durumunda, igii küçük değişikikeri İKG PRO reddedebiir. 9

17 Türkiye de Meseki ve Teknik Eğitimin Kaitesinin Arttırıması Hibe Programı GMIS Küçük Değişikik Taebi- Finansa Değişikik Taeperi modüüne giriniz. Finansa başığı atında yer aan Küçük Değişikik/ Büyük Değişikik i seçiniz. İgii bütçe kaeminde istediğiniz bütçe değişikiğini, miktar ve fiyat sütunarında değişikik yaparak gerçekeştiriniz (%15 sınırı atında). (bütçe kaemi ekeme - sime dâhi) Kaydet ve değişikik taebimi ouştur ie taebinizi ouşturunuz. Değişecek oan hususarı Değişikiğin ayrıntıarını Değişikiğe ihtiyaç duyuma sebebini Değişikiğin teme proje amaçarına etkisini Destekeyici begeerin isimerini İngiizce ve Türkçe oarak giriniz. İzeme Uzmanı ön kontroündesiniz. Sürece yeniden başanır İzeme Uzmanı ön kontroünden geçtiniz. Begeyi imzaayınız ve taratınız. Sisteme yükeyiniz (pdf). İzeme Uzmanı ön kontroünden geçemediniz. Ret gerekçesini göz önüne aarak taebinizi günceeyiniz. İzeme Uzmanı kontroündesiniz. Kontroden geçtiniz. Kontroden geçemediniz. Sözeşme Yöneticisi kontroündesiniz. Değişikik taebiniz kabu edidi. Değişikik taebiniz reddedidi. Isak imzaı begenin asını 2 nüsha* oarak düzeneyerek 1 nüshasını İKG PRO ya gönderiniz. Şeki 2: Küçük Değişikik Taebi- Finansa İş Akış Şeması *2 Nüsha oarak hazıradığınız begenin birini arşivinizde sakamanız tavsiye ediir. 10

18 Hibe Uyguama Rehberi Tüm eker yetkii kişi(er) tarafından parafanmaıdır. Gerekçeendirmeer ie birikte küçük değişikik taebi mektuparına ekenmesi gereken dokümanar aşağıdadır; Küçük Değişikik Onayanmış maaşın/ ücretin artırıması Birim fiyat veya birim sayısının artırıması Bütçe değişikikeri YMM değişikiği Uzman değişikiği Yetkii kişi değişikiği (Kuruuşun Kanun/ Mevzuatına uygun omaıdır) Faaiyeterde/ Faaiyet Panında Değişikik * imza örnekeri aşağıda beirtimiştir ibaresini içerebiir. Küçük Değişikik Taebi için Gereki Eker Taep edien yeni maaşın HF veya Ortakarının normade verdiği ücreteri aşmadığını veya personein önceki maaş/ ücreteri ie uyumu oduğunu kanıtayıcı bege. Taep edien yeni fiyatın norma piyasa fiyatarını aşmadığını kanıtayıcı bege. İk sözeşmenin ve eğer varsa önceki tüm değişikikerin bütçe dökümerinin bu taepe birikte nası değiştiğini gösteren bir Proje Bütçesi YMM Faaiyet Begesi ve YMM Tasdik Sözeşmesi Ayrıan (önceden sunumamışsa) ve yerine önerien personein özgeçmişeri STK, TSO vb: Yönetim Kuruunun kararı, imza sirküeri Üniversite: Rektör ataması, imza sirküeri*, Beediye/ Yere Yönetim: Mecis Kararı, imza sirküeri Değiştirimiş Faaiyet Panı Not: Bütçe değişikiğine neden oan (finansa) tüm küçük değişikiker, ik sözeşmenin ve eğer varsa önceki tüm değişikikerin bütçeerinin birikte nası değiştiğini gösteren değiştirimiş bütçe yi içermeidir Sözeşmedeki Büyük Değişikiker Büyük değişikiker İKG PRO ya yazıı oarak ietimek üzere GMIS aracıığıya büyük değişikik taebi gerektirir. Büyük değişikik gerektiren durumar aşağıdaki gibidir: Teknik ä Proje faaiyeterindeki önemi değişikiker ä Hedef gruparda önemi değişikiker ä Hibe sözeşmesi uyguama süresinin değiştirimesi ä Proje ortakarındaki değişikiker (ekeme veya değiştirme) ä Hibe Faydaanıcısının yasa statüsündeki değişikiker Finansa ä Ana bütçe başıkarı arasında, igii ana bütçe başığının herhangi birinin orijina (farkı taepere gerçekeştirien bütçe değişikikerinin topamı da dahi omak üzere) miktarının %15 ini aşan değişikik içeren transferer 11

19 Türkiye de Meseki ve Teknik Eğitimin Kaitesinin Arttırıması Hibe Programı GMIS Büyük Değişikik Taebi- Teknik Değişikik Taeperi modüüne giriniz. Teknik başığı atında yer aan Büyük Değişikik başıkarı içerisinden seçiminizi yapınız. Şabon begeyi bigisayarınıza indiriniz. Dodurduğunuz şabonu, değişikik özeti ve gerekçesini girerek sisteme yükeyiniz. İzeme Uzmanı ön kontroündesiniz. Sürece yeniden başanır İzeme Uzmanı ön kontroünden geçtiniz. Begeyi imzaayınız ve taratınız. Sisteme yükeyiniz (pdf). İzeme Uzmanı ön kontroünden geçemediniz. Ret gerekçesini göz önüne aarak taebinizi günceeyiniz. İzeme Uzmanı kontroündesiniz. Kontroden geçtiniz. Kontroden geçemediniz. Sözeşme Yöneticisi kontroündesiniz. Değişikik taebiniz kabu edidi. Değişikik taebiniz reddedidi. Isak imzaı begenin asını 2 nüsha* oarak düzeneyerek 1 nüshasını İKG PRO ya gönderiniz. SY, büyük değişikik dosyasını hazırayıp ABTD ye gönderir. ABTD değişikik taebininizi reddetti. ABTD onayı aındıktan sonra SM, 3 ası nüshayı imzaanması için HF ye gönderir. HF, SM tarafından gönderien 3 nüshayı imzaar, 2 sini İKG PRO ya gönderir ve değişikik uyguamaya geçiriir. Şeki 3: Büyük Değişikik Taebi - Teknik İş Akış Şeması *2 Nüsha oarak hazıradığınız begenin birini arşivinizde sakamanız tavsiye ediir. 12

20 Hibe Uyguama Rehberi GMIS Büyük Değişikik Taebi- Finansa Değişikik Taeperi modüüne giriniz. Finansa başığı atında yer aan Büyük Değişikik/ Küçük Değişikik i seçiniz. İgii bütçe kaeminde istediğiniz bütçe değişikiğini, miktar ve fiyat sütunarında değişikikyaparak gerçekeştiriniz. (bütçe kaemi ekeme sime dâhi) Kaydet ve değişikik taebimi ouştur ie taebinizi ouşturunuz. Değişecek oan hususarı Değişikiğin ayrıntıarını Değişikiğe ihtiyaç duyuma sebebini Değişikiğin teme proje amaçarına etkisini Destekeyici begeerin isimerini İngiizce ve Türkçe oarak giriniz. Sürece yeniden başanır İzeme Uzmanı ön kontroündesiniz. İzeme Uzmanı ön kontroünden geçtiniz. Begeyi imzaayınız ve taratınız. Sisteme yükeyiniz. İzeme Uzmanı ön kontroünden geçemediniz. Ret gerekçesini göz önüne aarak taebinizi günceeyiniz. İzeme Uzmanı kontroündesiniz. Kontroden geçtiniz. Kontroden geçemediniz. Sözeşme Yöneticisi kontroündesiniz. Değişikik taebiniz kabu edidi. Değişikik taebiniz reddedidi. Isak imzaı begenin asını 2 nüsha* oarak düzeneyerek 1 nüshasını İKG PRO ya gönderiniz. SY, büyük değişikik dosyasını hazırayıp ABTD ye gönderir. ABTD değişikik taebininizi reddetti. ABTD onayı aındıktan sonra SM, 3 ası nüshayı imzaanması için HF ye gönderir. HF, SM tarafından gönderien 3 nüshayı imzaar, 2 sini İKG PRO ya gönderir ve değişikik uyguamaya geçiriir. Şeki 4: Büyük Değişikik Taebi - Finansa İş Akış Şeması 13

21 Türkiye de Meseki ve Teknik Eğitimin Kaitesinin Arttırıması Hibe Programı HF erin büyük değişikik taebinde buunmaarından kaçınması öneriir. Büyük değişikik süreci uzun ve karmaşık oabieceğinden, sadece çok gereki oduğunda büyük değişikik taebinde buununuz. Büyük değişikikerin uygunuğu ie igii izeme uzmanarı destek sağayacaktır. İKG PRO ya resmi bir taep göndermeden önce izeme uzmanarına soru-cevap modüü üzerinden (GMIS) danışıması kuvvete tavsiye ediir. Büyük değişikik, taep edien değişikiğin detayı bir tanımını ve değişikiğin nedenerini içermeidir. Taep iyi bir şekide gerekçeendirimeidir. İKG PRO taeperi inceer ve gerekçeendirmesi yetersiz oan veya hiç gerekçeendirmesi omayanarı reddeder. İKG PRO tarafından onayanan büyük değişikik taeperi onay için ABTD ye gönderiir. Bu sebepe, büyük değişikik taeperi değişikiğin yürürüğe girmesi istenen tarihten en az otuz gün (tercihen daha erken) önce sunumaıdır. Büyük değişikik en son imza tarihinde yürürüğe girer. Hibe Faydaanıcıarının büyük değişikik imzaarının tamamanmasından önce değişikikeri uyguayamayacakarını unutmamaarı gerekir. Büyük değişikik taebine ekenmesi gereken ek begeer aşağıdaki gibidir: Büyük Değişikik Sözeşme Süresinin Uzatımı Bütçe Değişikikeri Büyük Değişikik Taebi için Gereki Eker Revize edimiş Faaiyet Panı İk sözeşmenin ve eğer varsa önceki tüm değişikikerin bütçe dökümerinin bu taepe birikte nası değiştiğini gösteren bir bütçe değişikik tabosu ve Harcamaarın Gerekçeendirimesi Gerekçeeri destekeyen ek begeer (piyasa araştırması, proforma fatura vb.) Proje Ortakarının Değiştirimesi Proje Tanımı değişikiği Yeni ortağın yetkii temsicierinin yetkiendirme kararı, Ortakık beyannamesi, Yeni ortağın mevzuatı/ kuruuş Kanunu (proje ie uyumu omaıdır, mevzuatı açık değise, yeni ortağın igii oduğu faaiyet koarı beirtimeidir). Revize edimiş Faaiyet Panı ve Proje Tanımı Not: Bütçe değişikiğine neden oan (finansa) tüm büyük değişikiker, ik sözeşmenin ve eğer varsa önceki tüm değişikikerin bütçeerinin birikte nası değiştiğini gösteren değiştirimiş bütçe yi içermeidir. 14

22 Hibe Uyguama Rehberi 3. PROJE UYGULAMASI 3.1 Proje Kapsamında Yapıacak Harcamaar Uygun Maiyeter Projeere sağanan hibe, maiyeterin karşıanması esasına göre veriir. Proje bütçesi (Hibe Sözeşmesi Ek III), projenin uygun maiyet tahminini yansıtmaktadır. HF tarafından proje bütçesindeki kaemer ve tahsisatar kuanıarak harcamaar gerçekeştiriir. Gene Koşuar (Hibe Sözeşmesi Ek II) madde 14.1, maiyeterin uygunuğu için gene ikeeri tanımar. Maiyeterin uygunuğu için teme hususar aşağıda özetenmiştir: Maiyeter, proje bütçesinde beirtimiş omaıdır (Hibe Sözeşmesi Ek III), Maiyeter, projeyi yürütmek için gereki omaıdır, Maiyeter iyi mai yönetim, özeike de piyasa fiyatı, paranın değeri ve maiyet etkiniği prensiperine uygun omaıdır, HF nin ödeme yaptığı faaiyeter, proje tanımında (Hibe Sözeşmesi Ek I) beirtien faaiyetere örtüşmeidir, Sözeşmede veya daha sonra kabu edimiş değişikikerde (küçük değişikik veya büyük değişikik) bahsedimeyen faaiyeterden doğan tüm harcamaar uygun omayan maiyet sayıır, Tüm maiyeter gerçek maiyet omaıdır, yani HF ve/ veya Ortak(ar)ı tarafından gerçekeştirimiş omaıdır, Maiyeter, HF nin ve Ortak(ar)ın muhasebe kayıtarında ve vergi begeerinde kayıtı omaıdır. Ayrıca destekeyici begeer ie de kanıtanabiir omaıdır. Yedek Akçe kuanıması gerektiği durumarda, İKG PRO dan ön onay aınmaıdır. Ön onay süreci GMIS üzerindeki Soru-Cevap modüü ie takip ediecektir. Tüm harcama ve bu harcamaara iişkin ödemeerin proje süresi içinde ve Nihai Rapor İKG PRO ya sunumadan önce yapımış oması gerekmektedir. Ödemeerin, Nihai Rapor sunumunda ödeme begeeri ie birikte kanıtanması gerektiği unutumamaıdır. Ayda 600 Avro ya sınırı oarak yapıacak aci ödemeer dışında, tüm ödemeer banka transferi youya yapımaı ve HF nin çift girişi muhasebe usuüne göre kayıt atına aınmaıdır. Diğer yoara yapıan ödemeer, gerekçeendirimemeeri hainde uygun omayan maiyet oarak değerendiriecektir. Proje hesabından proje personei, katıımcıar/ kursiyerer, ma veya hizmet sağayıcıar hariç herhangi başka bir hesaba para transferi yapımamaıdır. 15

23 Türkiye de Meseki ve Teknik Eğitimin Kaitesinin Arttırıması Hibe Programı Proje bütçesinden ödenen KDV dâhi omak üzere vergier uygun maiyet oarak değerendirimeyecektir. IPA Çerçeve Anaşmasının 26 ncı maddesinde yer aan vergi istisnaarı; Katma Değer Vergisi (KDV), Gümrük ve İthaat Vergisi, Öze Tüketim Vergisi (ÖTV), Veraset ve İntika Vergisi, Damga Vergisi ve Harçar, Öze İetişim Vergisi ve Motoru Taşıtar Vergisi ve/veya eşit etkiye sahip vergier hibeye ve Türkiye tarafından sağanan Uusa katkıya uyguanmayacaktır. Her Bütçe Başığı atındaki maiyeterin uygun oabimesi için gereki teme şartar aşağıdaki taboda sunumuştur: Bütçe Başığı 1.İnsan Kaynakarı Uygun Maiyeter Ücreter Bu Bütçe Başığı atında bütçeendirien maiyeter, HF veya Ortak(ar)ı ie sözeşme imzaayan gerçek kişierin maaş ve ücreterini ödemek için kuanıabiir. AB Kuraarı çerçevesinde yapıan ihaeer kapsamında şirketerden satın aınan hizmeter için yapıan ödemeer bu bütçe başığı atında taep ediemez, 5.no.u bütçe başığı atından taep ediebiir. Ücreter, HF veya ortak(ar)ının normade verdiği ücreteri aşmamaı ve piyasa koşuarıya uyumu omaıdır. Ücret, tahakkuk eden maaşar/ ücreter ie sosya güvenik primi (işveren primi dahi) ödemeerini, geir vergisini ve ücrete igii diğer tüm maiyeteri içerir. Proje süresiye sınırı omak kaydıya, proje kapsamında ve projeye iişkin hizmeterde görev aan memurar ie diğer kamu görevierine gerekçesi bütçede açıkanmış oması şartıya ücret ödenebiir. Görevendirmeerin kamu görevierinin tabi oduğu mevzuata uygun oması HF nin sorumuuğundadır. Buna göre: o 657 sayıı Kanun kapsamına giren kurum veya kuruuşarda eğitim, öğretim veya araştırma vazifesiye görevendirien personein bağı buundukarı kurumun yazıı izni dâhiinde eğitim amacıya saatik ders ücreti karşıığında görevendirimesi mümkündür. o 2547 sayıı Yüksek Öğretim Kanunu kapsamına giren kurumarda görevi öğretim üyeeri, öğretim görevieri, okutmanar ve öğretim yardımcıarı tabi odukarı kanun hükümerine ve görevi buundukarı yükseköğretim kurumunun bu konudaki düzenemeerine aykırı omamak kaydıya eğitim görevi dışındaki göreverde de kısmi zamanı oarak çaışabiecekerdir. Harcırahar ve bütçe kaemeri atında HF, Ortak(ar)ı veya iştirakçierin projede görevi personeine harcırah ödenebiir. Başka bütçe kaemeri atında konakama, yemek ve diğer gidererinin karşıanmaması durumunda ise konferans, seminer vb. faaiyet katıımcıarına Bütçe Kaemi atında harcırah ödenebiir. Harcırahar; tüm yemek, şehir içi uaşım ve konakama masrafarını kapsar ve konakanan gece başına hesapanır. Harcırah ödemeeri; bütçede beirtien maktu harcırah tutarı üzerinden götürü usude yapıabiir; ancak, her durumda sözeşmenin imzaandığı tarihte geçeri oan AB tarafından yayımanan azami günük harcırah miktarı aşıamaz. en.htm Harcırah ödemeeri hakkında ayrıntıı bigi Bkz. Ek 2. 16

24 Hibe Uyguama Rehberi Bütçe Başığı 2. Seyahat 3. Ekipman ve Mazemeer 4.Yere Ofis/Proje Maiyeteri 5.Diğer Maiyeter, Hizmeter 6. Diğer 8. Yedek Akçe 10.İdari Giderer 12.Vergier Uygun Maiyeter Uusararası seyahat at başığı, proje personeinin, iştirakçierin veya proje faaiyeteri katıımcıarının yurtdışına yapacakarı seyahateri ie igii yapacakarı uaşım harcamaarını karşıamak için kuanıır. Yere seyahat at başığı, faaiyetin gerçekeştiği üke içerisinde şehirerarası uaşımı karşıamak için kuanıır. Ekipman ve mazeme aımı veya kiraanması veya mevcut binaarda yapıan tadiatar, bütçeye dahi edimesi ve piyasa fiyatarına uygun oması durumunda uygun maiyettir. HF bu bütçe kaeminden harcama yaparken iyi mai yönetim ikesine uymaka ve sözeşme hükümerinde (Hibe Sözeşmesi Ek IV) beirtien ihae usuerini uyguamaka yükümüdür. İhae usueriye igii detayı bigi için ütfen Satınama Rehberine (Ek) bakınız. Buradaki maiyeter ancak proje faaiyeterinin uyguanabimesi için gereki yeni bir ofis/ eğitim merkezi ie igii ise uygun maiyet our. Proje ofisinin/ eğitim merkezinin teefon, internet, eektrik, su, ısınma ve kırtasiye gibi gidereri bu başık atında yer aır. Proje kapsamında kuanıan araçarın yakıt gidereri de bu başık atında taep ediir. Bu bütçe başığı; yayınar, çevirier/ tercümeer, etkinik ve seyahat organizasyonarı gibi tamamen at yükenici tüze kişierden yapıan hizmet aımarının maiyeteri içindir. Bu bütçe başığı yukarıda sözü edien bütçe kaemeri dışındaki harcamaar içindir. Örneğin; kursiyer cep harçıkarı, kursiyerer için yapıan sigorta maiyeteri vb. Yedek Akçe kuanıması gerektiği durumarda, İKG PRO dan yazıı ön onay aınmaıdır. Ön onay süreci GMIS üzerindeki Soru-Cevap modüü ie takip ediecektir İdari Giderer, HF nin proje uyguamasından doğan doayı maiyeter için kuanıır. Örneğin mevcut ofisin projeye tahsis edimiş kısmı ie igii teefon, internet, eektrik, su, ısınma ve kırtasiye gibi gidereri bu başık atında karşıanabiir. Uygunuk açısından Gene Koşuar (Hibe Sözeşmesi Ek II) madde 14,16 ve 17 de beirtien koşuarı taşımaıdır. Geri aınamayacağı kanıtanan doayı vergier bu bütçe başığı atında yer aır. Bu Hibe Programı kapsamında uygun omayan maiyeterden bazıarı aşağıda verimiştir: HF üzerinde doğan katma değer vergisi dahi tüm vergier, Gümrük ve ithaat vergieri, Projenin uyguama dönemi içerisinde kiraamanın fayda maiyet açısından diğer çözümerden daha avantajı oduğu durumar hariç, arazi ve bina satın aımarı veya kiraama, Cezaar, mai cezaar ve mahkeme gidereri, İkinci e ekipman aımı, Teminat mektubu masrafarı hariç banka masrafarı, Kur farkarı, Euro hesabından kaynakanan masrafar ie diğer tüm finansa giderer, 17

25 Türkiye de Meseki ve Teknik Eğitimin Kaitesinin Arttırıması Hibe Programı Ayni katkıar, Tüm finansa kiraama (easing) masrafarı, Amortisman gidereri, Borçar ve borç yönetim gidereri, Kayıpar ve geecekteki muhteme borçar için karşııkar, Faiz borcu, Proje başamadan önce yapıan giderer, Başka bir hibe programı veya proje kapsamında karşıanan giderer, Üçüncü tarafara verien kredier Döviz Kurarı Harcamaarın mümkün oduğunca Avro oarak yapıması tavsiye ediir. Böyece kur farkarından doğacak risker azadığı gibi, mai raporarın hazıranması da koay oacaktır. Türk mevzuatı Avro oarak harcama yapımasına ve faturaarın Avro oarak düzenenmesine müsade etmektedir. Yasa oarak, muhasebe işemerinin ve begeerinin para birimi TL omaıdır. Ancak, yabancı para biriminin Türk Lirası karşıığı bege üzerinde beirtidiği sürece begeer yabancı para birimi cinsinden de düzenenebiir 2. Avro dışındaki para birimerinde yapıan ödemeerin raporanmasında Hibe sözeşmesi Ek V te beirtien proje hesabının buunduğu bankanın, ödemenin yapıdığı andaki döviz kuru kuanımaıdır. Yani HF, banka hesabından igii TL ödemesi için bozduruan Avro miktarını raporayacaktır. Eşfinansman sayıacak personee ait harcamaarın raporanması için ise harcamanın yapıdığı aya ait yayınanan ayık Inforeuro kuru kuanımaıdır. Sözeşmede EK-III oarak buunan proje bütçesinin ( eş-finansman ve nihai ödeme miktarı dahi) tüm harcamaarının proje süresi içinde yapıması, yapıan harcamaara iişkin ödemeerin nihai rapor İKG PRO ya sunumadan önce yapımış oması gerekmektedir. Ödemeerin nihai raporda begeeri ie birikte kanıtanması gerektiği unutumamaıdır Muhasebe Yükümüükeri Hibe Faydaanıcıarı, projenin uyguaması sırasında çift girişi (bianço esasına göre) muhasebe defteri tutma sistemini kuanarak hesaparın kesiniğini ve düzeni omasını sağamaıdır. Bu sistem, Türkiye Cumhuriyeti/ HF nin kayıtı oduğu ükede uyguanan kuraar ve muhasebe sistemeri ve hesap panarı ie uyumu omaıdır. 2 Ayrıntıı bigi için bkz. 213 sayıı Vergi Usu Kanunu, m.215/2 (a) 18

26 Hibe Uyguama Rehberi Projeye ait hesapar ve harcamaar koayıka tanımanabiir ve doğruanabiir omaıdır. Bu durum, HF nin proje için ayrı bir hesap açmasıya veya kendi muhasebe ve kayıt sistemi içerisinde tanımanabiir ve izenebiir oması koşuuya, mevcut ana hesapar atında at hesapar açıarak gerçekeştiriebiir. HF nin muhasebe kayıtarı, hazıranan mai raporar ve diğer igii kayıtarı ie düzgün bir şekide ve koayıka mutabakat sağamaıdır. Bu amaça, gereken hesap mutabakatarı, destekeyici çizegeer, anaizer ve dökümerin denetim ve hesaparın teyidi için hazıranıp muhafaza edimesi gerekmektedir. Kamu kurumarında hibeerin finansa raporaması için Maiye Bakanığı tarafından yayınanan Avrupa Biriği ve Uusararası Kuruuşarın Kaynakarından Kamu İdareerine Proje Karşıığı Aktarıan Hibe Tutararının Harcanması ve Muhasebeeştirimesine İişkin Esas ve Usuer ( tarih ve sayıı Resmi Gazete) esas aınır. 25 Ağutos 2009 tarih ve sayıı Resmi Gazete de igii yönetmeikte değişikiker de göz önünde buundurumaıdır. 3.2 Proje Dokümantasyonu Raporama Yükümüükeri HF, raporarı Hibe Sözeşmesi yükümüüğü oarak düzenemek zorundadır. Bu raporar teknik ve mai böümerden ve destekeyici begeerden ouşur. Teknik ve Mai raporar, HF nin projede kaydedien iereme ve sözeşme yükümüükerinin yerine getirimesi ie igii İKG PRO ya yapmış oduğu beyanar niteiğindedir. İKG PRO bu raporara dayanarak (varsa) ödeme taebini inceer ve değerendirme neticesinde ortaya çıkan proje uygun maiyeterini esas aarak ödeme miktarını beirer. Proje süresi boyunca, aşağıda beirtien raporarın Hibe Sözeşmeerinin Öze Koşuar kısmında beirtidiği şekide sunuması gerekmektedir. Ara-Nihai Rapor, Harcama Doğruama Raporu (YMM- Denetim Raporu) Aşağıdaki tabo bu hibe programı kapsamındaki raporama yükümüükeri ie igii bigieri özetemektedir: Rapor Cinsi Raporama Süresi İçerik Ara Rapor Projenin ik yarısının tamamanmasını takiben en faza 1 ay sonunda İKG PRO ya gönderimeidir. Teknik ve mai kısımardan ouşmaıdır. Tüm destekeyici begeer içeren, hem yazıı hem de eektronik nüsha (CD) oarak Teknik ve Mai Rapor (Ek Ara Rapor Kontro Listesi) Nihai Rapor Projenin tamamanmasını takiben en faza 6 hafta sonunda İKG PRO ya gönderimeidir. Teknik ve mai kısımardan ouşmaıdır. Tüm destekeyici begeeri içeren, hem yazıı hem de eektronik nüsha (CD) oarak Teknik, Mai Rapor ve nihai ödeme taebi) (Ek Nihai Rapor Kontro Listesi) Harcama Doğruama Raporu (YMM- Denetim Raporu) Hem ara rapor hem de nihai rapora birikte gönderimeidir. YMM için hazıranan ToR (iş tanımı begesi) + YMM nin imzaadığı harcama doğruama raporu 19

27 Türkiye de Meseki ve Teknik Eğitimin Kaitesinin Arttırıması Hibe Programı Hibe Sözeşmesi Ek VI da yer aan ara ve nihai teknik rapor şabonarı GMIS te buunmaktadır. Raporarın nihai versiyonarı İKG PRO ya gönderimeden önce, rapor hazırama sürecinin GMIS üzerinden yürütüeceği unutumamaıdır. Teknik rapor; proje faaiyeteri, proje yönetimi, ortakarın katıımı, kiit paydaşara iişkier (örn. yere idareer), görünürük, performans göstergeerindeki ieremeer, projenin gene değerendirmesi ve varsa küçük ve/ veya büyük değişikikere iişkin bigieri sağar. Teknik rapor, de beirtien destekeyici dokümaarı içermeidir. Mai rapor; tahmini miktarar ie karşıaştırmaı oarak proje uyguaması sırasında gerçekeşen gerçek harcamaara iişkin bigieri sağar. Mai rapor, ası bütçe ve değişikikeri (eğer varsa) ie birikte proje süresi içinde yapıan harcamaarı ve de beirtien destekeyici dokümaarı içermeidir. Tüm harcamaarı kaem kaem gösteren bir hesap defteri de mai rapora ekenmeidir. Teknik ve mai raporar basıı kopya ve eektronik kopya şekinde hazıranarak İKG PRO ya gönderiir. Raporar İngiizce veya Türkçe oarak sunuabiir. Türkçe sunuması hainde İngiizce özet sunuması da gerekidir (Bkz. Oze Koşuar madde 2.3). HF, varsa taep edien bege ve bigieri sunmaı ve/ veya İzeme Uzmanının ve/ veya Sözeşme Yöneticisinin görüşeri (varsa) doğrutusunda Raporu revize etmeidir. Ara/ Nihai Raporun revizyonu sonrasında, HF raporun son haini aşağıda beirtidiği üzere İKG PRO ya sunmaıdır; 1 resmi imzaı ası 1 suret (çıktısı aınmış) 3 adet eektronik kopya (teknik ve mai kısımar için ayrı 2 CD oacak şekide) İKG PRO kendi usuerini izeyerek Ara/ Nihai Raporu kontro eder ve nihai rapor içinde nihai uygun maiyeteri, nihai hibe miktarını ve HF ye yapıacak nihai ödemeyi beirer. Sözeşme Makamı herhangi bir zamanda ek bigi taebinde buunabiir ve bu bigi HF tarafından ivediike temin ediir. Ara/ Nihai raporarın sunumasında bir gecikme oması hainde, HF, İzeme Uzmanına ve İKG PRO ya yazıı bir açıkama göndermeidir. Raporar verien süre içerisinde gönderimezse, İKG PRO Gene Koşuar Madde 2.5 e dayanarak (Hibe Sözeşmesi Ek II) sözeşmeyi feshedebiir. Projenin yürütümesine iişkin bütün harcamaar ve izenen prosedürer begeerin asıarıya (fatura, banka dekontu vb.) birikte yazıı oarak kaydedimei ve bu amaça açıacak öze bir dosyada muhafaza edierek istenidiğinde ibraz edimeidir. HF, hazıradığı raporarı ve tüm begeerin orjinaerini sakamaka yükümüdür. HF proje ie igii tüm kayıtarı nihai ödeme gerçekeştiridikten sonra 7 yı süresince muhafaza etmek zorundadır. Begeerin arşivenmemesi ya da denetime uygun buundurumaması, proje sona erdikten sonra dahi verien hibenin geri aınması sonucununu doğurabiir. 20

28 Hibe Uyguama Rehberi Mai Dokümantasyon Aşağıdaki tabo, HF nin ara ve nihai raporun mai kısmında ve bir denetim esnasında einde buundurması ve sunması gereken teme destekeyici begeeri özetemektedir: Harcama Tüm harcamaar Bei bütçe başıkarına öze Begeer Fatura sevk irsaiyesi, serbest mesek mekbuzu, gider makbuzu gibi harcama begeeri, Banka hesap özeti, borç makbuzu, dekont, eden ödeme tutanağı gibi ödeme begeeri, Onayanmış raporar, seminer, konferans ve eğitim kursarına katıımarı kanıtayıcı begeer (katıımcı istesi, sertifika gibi ede edien mazeme ve igii begeer) gibi hizmeterin gerçekeştiğinin kanıtı, Proje banka hesabına faiz işetiip işetimediğine dair bankadan aınan bir yazı ve banka hesap özetinin (ekstre) İKG PRO ya sunuması gerekmektedir. Begeer Tüm uzmanarın ve kiit personein CV eri, Persone sözeşmeeri, Projede eş finansman oarak çaışacak veya herhangi bir üniversite vb. kurumdan görevendiriecek proje personei için igii kurum yetkiieri veya müki amireri tarafından onayanmış görevendirme yazıarı. İnsan Kaynakarı Bordro, Tüm proje personeinin ayık zaman çizegeeri (detayı oarak hazıranmış, HF nın yasa temsicisi ve uzmanar tarafından imzaanmış omaıdır), Harcırah taboarı Seyahat Ekipman ve Mazeme Vergi ve SGK begeeri (tahakkuk fişi, tahsiat makbuzu, sigortaı hizmet döküm istesi, SGK işe giriş bidirgesi, muhtasar beyannamesi) Topu taşıma: Seyahat bieteri (uçaka seyahat durumunda uçuş kartarı da dahi omak üzere), İhae begeeri, ihaeye katıanarın tekiferi ve değerendirme raporarı gibi satın ama işemerinin begeeri, Sözeşme ve sipariş formarı gibi taahhüt begeeri, Menşe şehadetnamesi, Yere Ofis Diğer Maiyeter, Hizmeter Diğer Araç kiraanmasına iişkin destekeyici begeer Yakıt gideri bidirim tabosu Yeni ofis kiraanması durumunda kira sözeşmesi ve tapu sici kaydı İhae begeeri, ihaeye katıanarın tekiferi ve değerendirme raporarı gibi satın ama işemerinin begeeri, Sözeşme ve sipariş formarı gibi taahhüt begeeri, Kursiyer devam çizegeeri, Cep harçığı hesapama tabosu, İş kazası ve mesek hastaığı ve diğer sigorta gidererine iişkin destekeyici begeer 21

29 Türkiye de Meseki ve Teknik Eğitimin Kaitesinin Arttırıması Hibe Programı Teknik Dokümantasyon Projenin teknik begeendirmeeri, faaiyeterin uyguandığına, hizmeterin aındığına ve çıktıarın ede edidiğine dair gereki ve yeteri detayı içermeidir. Aşağıdaki tabo, HF nin ara ve nihai raporun teknik kısmında ve bir denetim esnasında einde buundurması ve sunması gereken teme destekeyici begeeri özetemektedir: Proje Faaiyeti Araştırmaar/ çaışmaar Uzmanar Seminerer, konferansar, çaışma topantıarı Eğitim Yayınar Çaışma Ziyareteri Görünürük İhae-satın amaar Yere Ağ Protokoeri Örnek Begeer Örnek anketer Raporar Araştırmaara ait varsa görüntü ve benzeri diğer kayıtar (fotoğraf vb.) Her gün gerçekeştirdikeri faaiyeteri gösteren zaman çizegeeri Çıktıarın kopyası Faaiyet raporarı Uzman CV eri Program/ gündem Sunum isteeri/ konferans raporarı E ianarı Katıımcı isteeri Konuşmacı isteeri Topantı tutanakarı (uygun oduğu durumarda) Gazete kupüreri, faaiyeti detayı bir şekide gösteren geniş açıı çekimiş fotoğrafar, video kayıtarı Geri bidirim anketeri (uygun oduğu durumarda) Eğitimin detayı tanımı eğitim modüeri, konu başına eğitim saateri, yöntemer vb. Eğitim programı ve varsa sunuarın çıktıarı Katıımcı istesi/ Devam çizegeeri Eğitimci/ okutman istesi Geri bidirim anketeri Eğitim değerendirme raporarı Eğitimerin fotoğraf ve/ veya video kayıtarı Yayınarın nüshaarı (broşürer, bütener, kitapçıkar, posterer, kitapar, vb.) Çaışma ziyareti programı Çaışma ziyareti raporu Basın topantıarına dair gazete kupüreri, fotoğrafar, video kayıtarı Görünürük yayınarının nüshaarı (broşürer, bütener) Görünürük mazemeerinin kanıtayıcı fotoğrafarı (Biboardar, evhaar, vb.) Web sitesi arayüz görüntüeri İhae begeeri, ihaeye katıanarın tekiferi ve değerendirme raporarı gibi satın ama işemerinin begeeri Sözeşme ve sipariş formarı gibi taahhüt begeeri Tedarikçiden aınan tesimat fişeri gibi tesimat begeeri İmzaanmış protokoer Kuruan ağa iişkin faaiyet raporarı, görse dokümanar 22

30 Hibe Uyguama Rehberi GMIS Raporama (Ara Nihai Teknik Rapor) Rapor Ouştur modüüne giriniz. Bu modü atında yer aan rapor türeri içerisinden igii rapor türünü seçiniz. Şabon begeyi Türkçe ve İngiizce oarak bigisayarınıza indiriniz. Dodurduğunuz şabonarı sisteme yükeyiniz. Nihai Teknik Raporunuza dâhi omasını istediğiniz faaiyeteri ve sonuçanmış değişikik taeperinizi seçiniz. İzeme Uzmanı ön kontroündesiniz. Sürece yeniden başanır İzeme Uzmanı ön kontroünden geçtiniz. Raporun son sayfası imzaı diğer sayfaarı parafı oacak şekide çıktısını aınız. Ara/ Nihai Teknik Rapor Paketi Kontro Listesini sistem üzerinden indirip dodurunuz. Isak imzaı raporunuzu kontro istesi ie birikte 1 ası nüsha ve 1 kopya omak üzere İKG PRO ya gönderiniz (+3 adet eektronik kopya (CD) ie birikte). İzeme Uzmanı ön kontroünden geçemediniz. Ret gerekçesini göz önüne aarak raporunuzu günceeyiniz. Sözeşme Yöneticisi kontroündesiniz. Raporunuz onayandı. Raporunuz onayanmadı. Ek açıkama/ bege taep ediir. Raporunuz onayandı. Şeki 5: Ara- Nihai Teknik Rapor İş Akış Şeması 23