BOSPHORUS CAPITAL. PORTFÖY YÖNETĠMĠ A.ġ. ACĠL VE BEKLENMEDĠK DURUM PLANI

Transkript

1 BOSPHORUS CAPITAL PORTFÖY YÖNETĠMĠ A.ġ. ACĠL VE BEKLENMEDĠK DURUM PLANI

2 ĠÇĠNDEKĠLER ACĠL VE BEKLENMEDĠK DURUM PLANI AMAÇ KAPSAM DAYANAK TANIMLAR GÖREV VE SORUMLULUKLAR GENEL PRENSĠP VE KURALLAR UYGULAMA SORUMLULARIN ATANMASI ACĠL VE BEKLENMEDĠK DURUM PLANININ UYGULANMASINDAN SORUMLU ASIL VE YEDEK ġġrket ÇALIġANLARI ACĠL VE BEKLENMEDĠK DURUM KOMĠTESĠ ALTERNATĠF ġġrket MERKEZĠNĠN YERĠ VE KONUMU ACĠL VE BEKLENMEDĠK DURUM ĠLANI VE SONRASINDAKĠ SÜREÇ KAYIT VE EVRAKIN SAKLANMASI SĠSTEM DEVAMLILIĞI VE YEDEKLEME OPERASYONEL RĠSK DEĞERLENDĠRMESĠ RĠSKLERE KARġI ALINAN ÖNLEMLER MÜġTERĠLERLE ALTERNATĠF ĠLETĠġĠM KANALLARININ TEDARĠKĠ ġġrket ĠN ÇALIġANLARIYLA ALTERNATĠF ĠLETĠġĠM KANALLARININ TEDARĠKĠ ACĠL VE BEKLENMEDĠK DURUMUN ETKĠLERĠ KURULUN BĠLGĠLENDĠRĠLMESĠ FAALĠYETE DEVAM EDĠLEMEMESĠ HALĠNDE YAPILACAK ĠġLEMLER DENETĠM YETKĠ VE SORUMLULUK YÜRÜRLÜK Acil ve Beklenmedik Durum Planı 2/12

3 ACĠL VE BEKLENMEDĠK DURUM PLANI 1. AMAÇ BOSPHORUS CAPITAL PORTFÖY YÖNETĠMĠ A.ġ. nin, acil ve beklenmedik durumlarda; personeline, müģterilerine, aracı kurumlara, piyasa katılımcılarına, hissedarlarına ve üçüncü taraflara karģı olan yükümlülüklerini yerine getirme yöntemlerinin açıklanması amacıyla hazırlanmıģtır. 2. KAPSAM Acil ve beklenmedik durumlara karģı alınması gerekli tüm tedbirler ile söz konusu durumların gerçekleģmesi halinde yerine getirilmesi gerekli olan uygulamaları kapsamaktadır. 3. DAYANAK SPK nın III-55.1 Portföy Yönetim ġirketleri Ve Bu ġirketlerin Esaslar Tebliği 17. maddesi gereğince hazırlanmıģtır. Faaliyetlerine ĠliĢkin 4. TANIMLAR ġirket: Bosphorus Capital Portföy Yönetimi A.ġ. yi, Yönetim Kurulu: Bosphorus Capital Portföy Yönetimi A.ġ. Yönetim Kurulu nu, Kurul: Sermaye Piyasası Kurulu nu (SPK), BĠST: Borsa Ġstanbul A.ġ yi, Takasbank: Ġstanbul Takas ve Saklama Bankası A.ġ. yi, MKK : Merkezi Kayıt KuruluĢu A.ġ. yi, Saklama KuruluĢu: Özel portföy yönetimi müģterilerinin emanetlerinin saklandığı kuruluģu, MüĢteri: Ġmzalanacak Portföy Yönetim SözleĢmesi çerçevesinde ġirket ten hizmet alan kiģi, kurum, yatırım fonu veya bireysel emeklilik fonunu, MüĢteri Varlıkları: Para ve sermaye piyasası araçlarını, Acil ve Beklenmedik Durum: ġirket in faaliyetlerini ve bu faaliyetleri kapsamında müģterilerine, aracı kurumlara, piyasa katılımcılarına ve üçüncü taraflara karģı olan Acil ve Beklenmedik Durum Planı 3/12

4 yükümlülüklerini yerine getirmesini kısmen veya tamamen, kısa veya uzun bir süreliğine engelleyen olaylar; doğal afetler (fırtına, deprem, heyelan, kar, sel, yıldırım vb.), salgın hastalıklar, yangın, bilgisayar sistemi arızaları, ağır ekonomik bunalım, toplu personel kayıpları (vefat, toplu iģten ayrılma vb. sebeplerle), kuruma zarar vermeye yönelik çeģitli eylemler (bilgi iģlem sistemlerine yapılan saldırılar, sabotaj, soygun, kundaklama, gasp, rehin alma vb.), terör, kargaģa, halk hareketleri, iç savaģ, seferberlik ve savaģ hali vb. durumları, Acil ve Beklenmedik Durum Komitesi (ABDK) : Acil ve Beklenmedik Durum Planı nın etkili olarak uygulanabilmesi için oluģturulan karar alıcı ve yönlendirici komiteyi, Alternatif ġirket Merkezi : Acil ve beklenmedik durumlarda, faaliyetlerimizin ġirket bünyesinde gerçekleģtirilememesi halinde kullanılması planlanan, gerekli iletiģim kanalları, büro makinaları ve teçhizatıyla donatılmıģ, ġirket merkezine belirli bir uzaklıkta konuģlandırılmıģ alternatif çalıģma lokasyonunu, ifade eder. 5. GÖREV VE SORUMLULUKLAR Acil ve Beklenmedik Durum Planı nın uygulanmasından, Yönetim Kurulu tarafından bu faaliyetin yerine getirilmesi amacıyla atanmıģ Genel Müdür, Genel Müdür e alternatif olarak belirlenmiģ yedek personel ile görev alanlarına girdiği ölçüde diğer bütün çalıģanlarımız sorumludur. 6. GENEL PRENSĠP VE KURALLAR Acil ve beklenmedik durumlarda, ġirket in temel prensibi, iģ sürekliliğini bir an önce tesis ederek, olağan çalıģma koģullarına dönülünceye kadar, alternatif çözüm yöntemleri ve kanallarıyla müģteri talimatlarının yerine getirilmesini ve günlük rutin uygulamaların kesintisiz gerçekleģtirilebilmesini sağlamaktır. Söz konusu süreç boyunca müģterilerin zarara uğramasını engellemek, müģteri menfaatlerini ve ġirket itibarını korumak, müģteri memnuniyetini olabilecek en yüksek seviyede tutmak ise temel kuraldır. Acil ve beklenmedik durumlar gerçekleģmeden önce alınması gerekli tedbirler, kayıt ve evrakın muhafazası, yedeklenmesi, sistem sürekliliğinin sağlanması için gerekli alt yapının kurulması, operasyonel risklerin tanımlanması, alternatif iletiģim kanallarının tedariki, alternatif Ģirket merkezinin kurulması, acil ve beklenmedik durumun karģı tarafa etkilerinin tanımlanması, Kurul un alınan önlemler hakkında bilgilendirilmesi, müģteri hesaplarının devri gibi hususlara bu dökümanda yer verilmiģtir. Acil ve Beklenmedik Durum Planı 4/12

5 7. UYGULAMA 7.1. SORUMLULARIN ATANMASI ġirket Yönetim Kurulu, Acil ve Beklenmedik Durum Planı nın uygulanmasından, gerekli tedbirlerin alınması için ġirket çalıģanlarının sevk ve idaresinden, Acil ve Beklenmedik Durum Komitesi tarafından alınmıģ kararların yerine getirilmesinden, düzenleyici kuruluģlarla (SPK, BĠST, MKK, Takasbank vb.), müģterilerle ve üçüncü Ģahıslarla iletiģim kurulmasından ve bilgi akıģının sağlanmasından sorumlu olmak üzere Genel Müdür ve bu kiģiye alternatif olarak belirlenecek Mali ĠĢler ve Operasyon Bölümü yöneticisi sorumlu olarak atanmıģtır. Atanan çalıģanlara ait unvan ile e-posta adresi, telefon ve faks numaraları dahil var olan her türlü iletiģim bilgileri SPK, BĠST, MKK, Takasbank ve Kurulca belirlenecek diğer kuruluģlara bildirilir ACĠL VE BEKLENMEDĠK DURUM PLANININ UYGULANMASINDAN SORUMLU ASIL VE YEDEK ġġrket ÇALIġANLARI Asıl Sorumlu: Murat Salar - Genel Müdür ve Yönetim Kurulu Üyesi, ĠletiĢim bilgileri; Tel: E-posta: msalar@bcapital.com.tr Yedek Sorumlu: Atilla Vardar - Mali ĠĢler ve Operasyon Bölümü Yöneticisi, ĠletiĢim bilgileri; Tel: E-posta: avardar@ bcapital.com.tr 7.3. ACĠL VE BEKLENMEDĠK DURUM KOMĠTESĠ Acil ve Beklenmedik Durum Komitesi, kısaca ABDK, iģbu Planın uygulanabilmesi için yönlendirici kararlar almak üzere dört kiģiden oluģturulmuģtur. ABDK, olağan bir biçimde, her yıl, ġirket in acil ve beklenmedik durumlarla ilgili yapılanmasını ve yeni geliģmeleri değerlendirmek üzere toplanır. ABDK ya Genel Müdür baģkanlık eder. BaĢkanın çağrısı üzerine veya acil ve beklenmedik durum ilanı halinde normal toplantı tarihi beklenilmeden de toplantı yapılabilir. Komite, acil ve beklenmedik durumun önem derecesini belirleyerek personeli izinden çağırmak, geçici görevlendirme yapmak ve ġirket in rutin faaliyetlerini sürdürmeye yönelik kararlar almak konusunda yetkilidir ALTERNATĠF ġġrket MERKEZĠNĠN YERĠ VE KONUMU Acil ve beklenmedik durumlarda faaliyetlerimizin ġirket bünyesinde gerçekleģtirilememesi halinde alternatif çalıģma lokasyonu olarak Teda Bilgi Teknolojileri DanıĢmanlık Tic. ve San. Ltd. ġti. nin (Teda) Mecidiyeköy Gülbahar Mahallesi Çiçekli Bahar Sokak No:5 D:9 ġiģli Ġstanbul binası kullanılacaktır. Ayrıca portföy yöneticilerinin, evlerinden de finansal piyasaları izleme, emir verme, IDB sistemine bağlanma imkanları bulunmaktadır. Acil ve Beklenmedik Durum Planı 5/12

6 7.5. ACĠL VE BEKLENMEDĠK DURUM ĠLANI VE SONRASINDAKĠ SÜREÇ Acil ve Beklenmedik Durum Planı nda belirtilen tedbirlerin kısmen veya tamamen uygulanabilmesi için acil ve beklenmedik durum halinde bulunulduğunun ġirket çalıģanlarına ilan edilmesi gereklidir. Söz konusu ilanın yapılması hususunda sırasıyla, Genel Müdür Mali ĠĢler ve Operasyon yöneticisi yetkilidir. Acil ve beklenmedik durum halinin bulunulduğunun ilanını müteakiben, ABDK derhal toplanarak; ġirket in iletiģim kanallarının (telefon, faks, internet, intranet vb.) iģlerliğini inceler ve hangi iletiģim kanallarının açık, hangilerinin kapalı olduğu tespit edilir. Genel Müdür ün koordinasyonu altında, açık iletiģim kanalları ve mobil (GSM) telefonlar kullanılarak, müģterilerin veya ġirket le iģlemleri bulunan üçüncü tarafların ġirket e hangi kanallarla ulaģabilecekleri bildirilir. Acil ve beklenmedik durum halinde görevlendirilen kritik personel, zorunluluk halinde Genel Müdür koordinasyonu altında, en kısa sürede alternatif Ģirket merkezine ulaģıp, mevcut iletiģim kanalları, büro makinaları ve teçhizatı kullanarak rutin ġirket faaliyetlerinin yürütülmesini sağlar. Personelin, alternatif Ģirket merkezine ulaģımının nasıl gerçekleģtirileceği (ġirket araçları, taksi veya personelin kendi imkanlarıyla) hususundaki kararlar, acil ve beklenmedik durumun mesai saati içinde olup olmaması, aciliyet derecesi vb. unsurlar dikkate alınarak ABDK tarafından belirlenir KAYIT VE EVRAKIN SAKLANMASI ġirket ile ilgili her türlü kayıt, kıymetli evrak ve elektronik ortamda saklanan bilgi, ilgili süreç sahipleri tarafından sınıflandırılır ve düzenli olarak gözden geçirilir. Bu sınıflandırma sonucunda değerli veri olarak belirlenen her türlü bilgi, mevcut mevzuat uyarınca tutulmakla yükümlü olunan her türlü kayıt ile kıymetli evrak, basılı olarak ve / veya elektronik ortamda; mali iģler ve operasyon sorumlusu, iç kontrol bölümü sorumlusunun denetimi altında; verinin içeriğine göre ġirket bünyesinde ya da iģ sürekliliği için belirlenen alternatif lokasyonda en az 5 yıl saklanır. Basılı evraka ek olarak, ġirketimize ve müģterilere ait bilgi ve veriler bilgi iģlem sisteminde dijital olarak, yedekleri de alınmak suretiyle muhafaza edilmektedir. ġirket muhasebesine ait kayıtlar ile müģteri portföylerine ait bakiye ve hareketlerin yanı sıra, müģteriler ve üçüncü Ģahıslar tarafından ġirketimize gönderilmiģ olan fakslar da bilgi iģlem sisteminde kayıt edilerek saklanmakta ve yedekleri alınmaktadır. Acil ve Beklenmedik Durum Planı 6/12

7 7.7. SĠSTEM DEVAMLILIĞI VE YEDEKLEME ġirketimiz faaliyetlerinin aralıksız sürdürülebilmesi amacıyla bilgi iģlem sistemlerinin devamlılığının sağlanması, müģterilere, aracı kurumlara, piyasa katılımcılarına ve üçüncü taraflara karģı olan yükümlülüklerin istisnasız olarak yerine getirilebilmesi; yasalar, düzenleyici kuruluģlar ve üçüncü taraflar tarafından verilecek cezalara ve yaptırımlara maruz kalınmaması ve müģteriler ile piyasa katılımcılarına karģı itibar kaybına uğranmaması açısından gereklilik arzetmektedir. ĠĢ sürekliliğinin sağlanması bağlamında, ġirket bünyesinde gerçekleģtirilen portföy yönetimi ve muhasebe iģlemlerine iliģkin bütün kayıtların yedekleri alınarak ġirket dıģına çıkarılmakta ve söz konusu elektronik kayıtlar asgari beģ yıl süre ile saklanmaktadır. Mali ĠĢler ve Operasyon Bölümü Yöneticisi, donanım veya yazılım firmaları ile bağlantıya geçilmesi, donanımsal sorunlarda gerekli yedek parçaların temin edilmesi, hizmet sağlayıcı firmalarla, Takasbank ve Teda ile irtibat kurulması faaliyetlerini gerçekleģtirir veya gerçekleģtirilmesi iģini koordine eder. Gereğinde bütün bölüm yöneticileri ve personeli sorunun giderilmesi hususunda Mali ĠĢler ve Operasyon Bölümü Yöneticisi ne yardımcı olmakla yükümlüdür OPERASYONEL RĠSK DEĞERLENDĠRMESĠ Operasyonel riskler, yetersiz ya da baģarısız iģ süreçleri ile, insandan, sistemden veya dıģsal olaylardan kaynaklanan, gerçekleģmesi halinde doğrudan veya dolaylı Ģekilde zarara yol açabilen, içinde itibar kaybı riskini de barındıran olası hallerdir. Bu döküman kapsamında, acil ve beklenmedik durumlara sebebiyet verebilecek, ġirket faaliyetinin aralıksız sürdürülmesini, yükümlülüklerinin yerine getirilmesini engelleyebilecek operasyonel riskler değerlendirilmeye alınmıģ, bunları önlemeye, gerçekleģmesi halinde ise etkilerini azaltmaya yönelik tedbirler ortaya konulmaya çalıģılmıģtır. ġirket bünyesinde, operasyonel risklerin tespit edilmesi ve önlenmesine yönelik öneriler geliģtirilmesi çalıģması durağan olmayıp devamlılık arzeden bir süreçtir. Bu amaçla yapılan çalıģmalar ve değerlendirmeler belirli zaman aralıklarıyla veya yeni iģ süreçlerinin ortaya çıkması halinde ihtiyaca göre tekrar edilir. Bu çalıģmalarda, yükümlülüklerimizin yerine getirilmesine engel teģkil edebilecek veya müģteriler, aracı kurumlar, düzenleyici kuruluģlar ve üçüncü Ģahıslar nezdinde itibar kaybı yaratabilecek, böylece doğrudan veya dolaylı olarak maddi ve manevi kayba yol açabilecek hususlar ortaya konulur. Acil ve beklenmedik durumlara sebebiyet verebilecek olası operasyonel riskler aģağıda belirtilmiģtir : - Bilgi Teknolojileri Riski : ġirket faaliyetlerine iliģkin iģlerin büyük kısmı bilgi teknolojilerinden faydalanılarak gerçekleģtirilmektedir. ġirket in bütün muhasebe iģlemleri, alım satım iģlemleri, müģteri bilgi kayıtları, portföy varlık hareketleri, para transferleri, yazıģmalar vb. pek çok günlük faaliyeti bilgi iģlem sistemine Acil ve Beklenmedik Durum Planı 7/12

8 bağımlı ve bağlantılı olarak sürdürülmektedir. Bu nedenle, bilgi iģlem sisteminde meydana gelebilecek bir sorun ġirket faaliyetini etkileyebilecek acil ve beklenmedik durum kapsamında değerlendirilebilecek sonuçlara varabilecektir. Bilgi teknolojilerine bağlı riskler, donanımla (hardware) veya yazılımla (software) ilgili olabilir. Donanımla iliģkili önemli riskler, sunucularda (server) ve diğer elektronik cihazlarda meydana gelebilecek mekanik arızalardır. Söz konusu arızaların meydana gelmesinin önlenmesi için, ġirket tarafından rutin cihaz bakımları yaptırılmaktadır. Söz konusu bakım faaliyetlerinin takibi Mali ĠĢler ve Operasyon Bölümü Yöneticisi tarafından yapılmaktadır. Ayrıca ġirket tarafından kullanılan ana server ın (hardware) arızalanarak makul bir süre içinde kullanıma sokulamaması durumunda, devreye girmek üzere yedek server da bulunmaktadır. - Ġstihdam Kaybı Riski : ġirket in, vefat, hastalık veya iģten ayrılma sebepleriyle personel kaybına uğraması ve bu durumun iģ sürekliliğini etkileyebilecek acil ve beklenmedik durum kapsamında değerlendirilebilecek sonuçlara varması halini ifade eder. Bu durumlarda, yürütülen faaliyetlerin aksamaması için personelin gerekli bilgi aktarımları ve eğitimlerle birbirini yedeklemesi sağlanmıģtır. - Doğal Afet, Yangın, Terör vb. DıĢsal Riskler : Doğal afetler, yangın, terör gibi dıģ kaynaklı risklerin gerçekleģmesi ve bunun sonucunda faaliyet sürdürülen mevcut binanın, alt yapının ve techizatın iģ sürekliliğinin sağlanması konusunda yetersiz kalması halidir. Böyle bir halin gerçekleģmesi durumunda, dıģsal riskin yol açtığı aksaklığın Ģiddetine bağlı olarak, ya mevcut binada yedek cihazlarla, ya da alternatif Ģirket merkezinde yedeklenmiģ veriler ve yedek cihazlar kullanılarak faaliyete devam edilecektir RĠSKLERE KARġI ALINAN ÖNLEMLER Riskler; sınıfına, etkisine, gerçekleģme olasılığına, önceliğine, ne ile tetiklendiğine göre sınıflandırılarak, ilgili birimlerin katılımlarıyla değerlendirilir. Hedef, risklerin herhangi bir zarara yol açmadan önleyici tedbirlerin alınabilmesidir. ĠĢ sürekliliğinin sağlanması için halihazırda alınan önleyici tedbirler aģağıdaki gibidir: Elektrik Kesintisi: ġehir elektrik Ģebekesinde meydana gelebilecek herhangi bir kesintiye karģı jeneratör ve yedekli UPS altyapısıyla kesintisiz çalıģma hedeflenmiģtir. ġehir Ģebeke elektriği kesildiğinde jeneratör devreye girinceye kadar birbirini yedekleyerek çalıģan UPS, sistemlerin kesintiye uğramadan çalıģmasını sağlayacak Ģekilde konumlandırılmıģtır. Acil ve Beklenmedik Durum Planı 8/12

9 Yangın olasılığını bertaraf etmek için ġirket içinde yangın detektörleri ve bu detektörlere bağlı alarm sistemi kullanılmaktadır. Yangın alarm sistemi bina alarm sistemi ile de entegre çalıģmaktadır. Deprem, sabotaj, klima sorunları için bina yönetimiyle koordineli güvenlik tedbirleri alınmıģtır. ġirket giriģ çıkıģlarını kontrol altına almak için bina giriģinde kartlı geçiģ sistemi kullanılmaktadır. DıĢarıdan gelen ziyaaretçiler için kimlik tespiti yapılarak giriģ kartı verilmektedir. Ayrıca CCTV kameralarla ġirket giriģ çıkıģları kayıt altına alınmaktadır. Teknoloji altyapısında oluģabilecek kesinti riskleri değerlendirilerek, altyapı bileģenleri bu riskleri minimize edecek Ģekilde tasarlanmıģtır. - o İnternet erişimi: ġirket in internet eriģimi Türk Telekom altyapısı üzerinden, özel bir ISP den sağlanan fiber/optik hat ve VDSL yedekli çalıģacak Ģekilde konfigüre edilmiģtir. Santral sisteminde Karel MS48C Dijital santral teknolojisi kullanılmaktadır. - o Network güvenliği: Network güvenliğini sağlamak için firewall, SSL VPN, merkezi yönetilen antivirus programı kullanılır. Ayrıca Windows güvenlik açıkları ile ilgili patch ler otomatik olarak kullanıcı bilgisayarlara uygulanmaktadır. - o Sunucu güvenliği: ġirket dahilindeki teknolojik ihtiyaçları karģılamak amacıyla konumlandırılan 1 aktif sunucu, 1 yedek sunucu mevcuttur. Tamamen yedeklilik sağlayacak Ģekilde konfigüre edilmiģtir. Sistemlerin yedeklilik ilkesiyle tasarlanmıģ olmasına ek olarak, servis sağlayıcı firmalarla gerekli seviyelerde ürün destek anlaģmaları yapılmıģtır. Sistemlerde herhangi bir donanım arızası oluģması durumunda ürünler ġirket in iģ sürekliliği planına uygun olarak değiģtirilerek, süreklilik sağlanmaktadır. - o Son kullanıcı teknik altyapısı: Son kullanıcı tarafında kullanılacak PC ve monitörler için donanım standartları belirlenmiģ ve bu standartları karģılayan ürünler kullanılmıģtır. Tüm makinelere ġirket standartlarına uygun kurulumlar yapılmıģtır. Arıza durumunda devreye almak üzere iki adet yedek makine iģ sürekliliğini aksatmayacak Ģekilde devreye alınmak üzere hazırda bekletilmektedir. Telefon sistemleri de yedekli planlanmıģtır. - o IDB uygulaması: (Portföy Yönetimi temel uygulama yazılımı) IDB tamamen yedekli bir donanım üzerine kurulmuģtur. Uygulama veritabanı belirlenen yedekleme politikası gereği yedeklenmektedir. Veriler, RAID 5 yapısında, yedekli disk ortamında saklanmasının yanı Acil ve Beklenmedik Durum Planı 9/12

10 sıra, belirlenen yedekleme politikasına göre bir kopya ġirket içinde güvenli ortamda, ikinci kopya alternatif lokasyonda saklanmaktadır. Regülasyon gereklilikleri, kullanıcı talepleri gibi nedenlerle IDB yazılımında üretici firma tarafından yapılan geliģtirmeler; önce test ortamına uygulanmakta, ilgili kiģiler tarafından test edilip, onay verildikten sonra gerçek ortama geçilmektedir. o Finansal veri sağlayıcı programlar: Bloomberg, Matriks gibi finansal veri sağlayıcılar yedekli olarak tasarlanmıģtır. Örneğin Matriks uygulamasında veri öncelikli olarak uydu anteninden alınmaktadır, herhangi bir kesinti yaģanması durumunda uygulama internet üzerinden veri alacak Ģekilde konfigüre edilmiģtir. - o Yedekleme altyapısı: Risk analizleri sonucunda yedeklenmesi uygun görülen sistemler, belirlenen prosedür gereğince yedeklenmektedir. Ġki yönlü bir backup düzeni içerisinde, önce lokal bir NAS cihaza (QNAP- TS412) RAID5 mantıksal yapısı içinde, sonrasında bilgilerin dıģarıda elektronik ortamda tutulacağı bir yedekleme yapısı oluģturulmuģtur. Günlük olarak alınan backuplara iliģkin restore prosedürleri uygulanarak alınan backupın doğruluğu test edilir MÜġTERĠLERLE ALTERNATĠF ĠLETĠġĠM KANALLARININ TEDARĠKĠ Olağan çalıģma sürecinde, ġirketi in müģterileriyle arasındaki temel iletiģimi telefon ve faks aracılığı ile sağlanmaktadır. ġirket in web sitesi bir iletiģim, talimat verme veya iģlem gerçekleģtirme kanalı olarak kullanılmamaktadır. ġirket web sitesi genel bilgilendirme ve tanıtım amaçlıdır. Bu nedenle, acil ve beklenmedik durumların gerçekleģmesi ve web sitesine ulaģımda kesinti yaģanması halinde, bunun portföy yönetimi iģlemlerinin gerçekleģtirilmesi açısından bir önemi olmayacaktır. Ancak telefon ve faks hatlarında kesintiler oluģması halinde, müģterilerle iletiģimin ve iģ sürekliliğinin sağlanması için, servis sağlayıcı kuruluģlarla bağlantıya geçilerek alternatif iletiģim yolları oluģturulacaktır. Temel iletiģim araçları devreye girene kadar, alternatif olarak, elektronik posta veya mobil hatlarla iletiģim sağlanması hususunda müģterilere bilgilendirme yapılacaktır. Ayrıca ġirket tarafından kullanılan internet hattının arızalanması durumunda kullanılmak üzere yedek bir hat tesis edilmiģtir ġġrket ĠN ÇALIġANLARIYLA ALTERNATĠF ĠLETĠġĠM KANALLARININ TEDARĠKĠ ġirket in tek bir merkezde faaliyet göstermesi, acenta ve Ģubelerinin olmaması sebebiyle, kendi çalıģanları arasında alternatif iletiģim kaynaklarına ihtiyacı bulunmamaktadır. Acil ve Beklenmedik Durum Planı 10/12

11 Öte yandan ġirket in, olağan çalıģma sürecinde, diğer aracı kurumlar, bankalar, saklama ve takas kuruluģları ile iletiģimi data hatları, telefon ve faks aracılığı ile sağlanmaktadır. Acil ve beklenmedik durumlar sebebiyle söz konusu iletiģim hatlarında kesintiler oluģması halinde, iģ sürekliliğinin sağlanması için servis sağlayıcı kuruluģlarla bağlantıya geçilerek alternatif iletiģim yolları oluģturulacaktır ACĠL VE BEKLENMEDĠK DURUMUN ETKĠLERĠ Acil ve beklenmedik durumların meydana gelmesi halinde müģterilerin temel endiģesi ġirket in günlük faaliyetlerini sürdürememesi, ana faaliyet konusu olan portföy yönetim hizmetinde aksama meydana gelmesi ve sonuç olarak yönetilen portföylere iliģkin istenmeyen finansal kayıp ve zararların ortaya çıkmasıdır. Yükümlülüklerini yerine getirememesi, ödeme, takas ve saklamaya iliģkin talimatları gerçekleģtirememesi, yatırım araçlarını zamanında satamaması veya satın alamaması ve nihayetinde müģterilerin bu süreç sonucunda istenmeyen kayıplara, zararlara uğramasıdır. ġirket, Acil ve Beklenmedik Durum Planı nı oluģtururken ve gerekli önlemleri uygulamaya sokarken temel hedef bu endiģeleri ortadan kaldıracak mekanizmaların tesis edilmesi, mümkün olan her koģulda faaliyetin devamlılığının sağlanması, iģ sürekliliğinde acil ve beklenmedik durumlar sebebiyle meydana gelebilecek kesintilerin süresinin olabilecek en asgari düzeye indirilmesidir. MüĢteri portföylerine yapılan iģlemlerin aracı kuruluģlarda bulunan hesaplar üzerinden gerçekleģmesi ve müģterilere ait varlıkların saklama kuruluģu nezdinde saklanması sebebiyle, iģlemlerin takasının gerçekleģmemesi veya müģteri varlıklarının kaydi ortamda kaybolması gibi bir ihtimal bulunmamaktadır. Ancak müģterilerin iletiģim imkanlarının sınırlanması, talimatların ulaģmaması veya müģteri varlıklarının yönetimi sırasında yapılan iģlemlerin çeģitli sebeplerle yerine getirilememesi durumunda iģlemlerde gecikme olması olasılığı bulunmaktadır. Sistem devamlılığının sağlanmasına yönelik alternatif çözümlerin oluģturulması, operasyonel riskleri önleyici tedbirlerin sürdürülmesi, alternatif iletiģim kanallarının ve alternatif Ģirket merkezinin tesisi ile müģteri endiģelerinin ve olası olumsuz etkilerin ortadan kaldırılması veya en aza indirilmesine çalıģılmaktadır KURULUN BĠLGĠLENDĠRĠLMESĠ Acil ve Beklenmedik Durum Planı nın yürürlüğe girmesinden sonra, Kurul alınan önlemler hakkında bilgilendirilecektir. Ayrıca bu dökümanda belirtilen önemli hususlarda değiģiklikler meydana gelmesi halinde Kurul a konuyla ilgili olarak bilgilendirmede bulunulacaktır FAALĠYETE DEVAM EDĠLEMEMESĠ HALĠNDE YAPILACAK ĠġLEMLER Acil ve beklenmedik durumlar sebebiyle ġirket in iģ sürekliliğinin sağlanamayacağı ve faaliyete devam edemeyeceğinin ortaya çıkması ve bu yönde bir karara varılması Acil ve Beklenmedik Durum Planı 11/12

12 halinde, müģteriler derhal durumdan haberdar edilerek, geliģmeler hakkında bilgilendirilecektir. MüĢterilere ait finansal varlıklar ġirket in özen borcu çerçevesinde müģteri yararı gözetilerek tasfiye edilecektir. Söz konusu tasfiye iģlemi sırasında müģteriye yapılacak teslim iģlemi, müģterinin tercihi ve talimatı doğrultusunda varlıklar paraya çevrilerek ve/veya baģka bir aracı kurumdaki hesabına virmanlanarak yapılacaktır. Portföyü oluģturan finansal varlıkların tasfiye edilmesinden elde edilen gelirden müģteriye ait giderler ve muhtelif borçlar düģüldükten sonra kalan kısım tercih edilen Ģekilde teslim edilecektir. 8. DENETĠM Acil durum planının uygulanabilirliğinin sorgulanması ve denetimi ġirket TeftiĢ Birimi Yöneticisi tarafından gerçekleģtirilir. 9. YETKĠ VE SORUMLULUK Bu dokümanı hazırlama ve güncelleme sorumluluğu Acil ve Beklenmedik Durum Planı Sorumlusuna aittir. Doküman için gereken bilgileri sağlamak ilgili tüm çalıģanların görev ve sorumluluğundadır. 10. YÜRÜRLÜK Acil ve Beklenmedik Durum Planı, Yönetim Kurulu nca onaylanmasını müteakiben yürürlüğe girer. Acil ve Beklenmedik Durum Planı 12/12