Excel i çalıştırmak için Başlat/Programlar/Microsoft Office/ Microsoft Excel komutları sırasıyla seçilir (Şekil 1). Şekil 1. Excel i çalıştırma

Transkript

1 1. EXCEL E GİRİŞ Excel programı; kullanımı oldukça kolay olan güçlü bir tablo ve grafik programıdır. Matematiksel işlemler, tablo ve grafik çizimleri için en ideal programlardan biridir. Satır ve sütunlardan oluşan çok büyük bir hesap tablosudur. Kullanıcı, çalışma kitabı ismi verilen dosyalarda verilerini hazırlar. Bir dosyada birden fazla sayfa bulunur. Hazırlanan dokümanlar XLS uzantısı ile kaydedilir. 1.1 Excel i Çalıştırma Excel i çalıştırmak için Başlat/Programlar/Microsoft Office/ Microsoft Excel komutları sırasıyla seçilir (Şekil 1). Şekil 1. Excel i çalıştırma 1.2 Excel in Ekran Elemanları Excel i çalıştırdığımızda şekil 2 deki ekran görüntüsü karşımıza gelir. Aşağıdaki ekran görüntüsünde iki pencere vardır. Birincisi, Excel i temsil eden pencere, diğeri ise çalışma kitabı olarak isimlendirilen ve çalışma sayfasının yer aldığı penceredir (Şekil 2). 1

2 Şekil 2. Excel in ekran elemanları Çalışma Kitabı Excel çalıştırıldığında Kitap1 isminde boş bir dosya (çalışma kitabı) otomatik olarak açılır. Bu çalışma kitabında başlangıçta üç sayfa vardır. Kullanıcı isterse sayfa sayısını ihtiyacına göre azaltabilir/arttırabilir. Çalışma Sayfası Veri girme, sıralama yapma, sorgulama yapma, hesap yapma, tablo çizme, grafik çizme vb. işlemlerin yapıldığı alandır. Başlangıçta Sayfa1, Sayfa2 gibi isimler almıştır. Kullanıcı sayfanın adını değiştirecekse, o sayfanın üzerinde sağ tıklayıp, yeniden adlandır komutunu seçmelidir (şekil 3). Aynı şeyi o sayfanın üzerinde çift tıklayarak da yapabilir. 2

3 Şekil 3. Çalışma sayfaları Hücreler Hücreler, satırlarla sütunların kesişmesinden oluşmuş dikdörtgen şeklindeki gözler olup verilerin saklandığı alandır. Excel bu alanları kullanarak işlem yapabilmektedir. Seçili olan hücreye etkin hücre denir. Excel de etkin hücre üzerine veri girilebilir. Bu sebeple, veri girilecek hücre mutlaka seçilerek etkin duruma getirilmelidir. Bir hücreyi etkin hale getirmek için yön tuşları veya mouse kullanılabilir. Hücre Kulpu Etkin hücreyi gösteren çerçevenin sağ alt kenarında bulunan küçük kareye verilen isimdir. Hücre kulpu ile hücre kopyalama, taşıma gibi işlemler hızlı bir şekilde yapılabilmektedir (şekil 4). Şekil 4. Hücre, Etkin Hücre ve Hücre Kulpu Hücre Adresleri Bir hücrenin sayfadaki yeri önce sütun, sonra satır ismi söylenerek belirtilir. Sütun ve satır isimlerinin birleşiminden hücre adresi elde edilir. Örneğin şekil 4 deki etkin hücrenin adresi B4 dür. Formül Çubuğu Formül çubuğu yardımı ile çalışma sayfasındaki hücrelere veri girişi yapılabilmektedir. Formül çubuğunun sol tarafı, çalışma sayfasındaki etkin 3

4 hücrenin adresini (B2 gibi) gösterirken, sağ taraf ise hücre içersine veri girmek veya hücre içeriğini görmek için kullanılır (şekil 5). Şekil 5. Formül çubuğu 1.3 Hücre Bilgi Girişi ve Hücreler Arasında Hareket Excel çalıştırıldığında A1 hücresi etkin olarak ekrana gelir. Çalışma sayfasının diğer hücrelerine geçmek için yön tuşları veya mouse kullanılabilir. Page Up / Page Down tuşları kullanılarak çalışma sayfası, yukarıya veya aşağıya doğru, pencere boyunca hareket ettirilebilir. Excel de hücreye bilgi girişi klavye yardımı ile yapılabilmektedir. Veri etkin hücreye girildikten sonra enter tuşuna mutlaka basılmalıdır. 1.4 Satır/Sütunların Genişlik/Yükseklik Ayarları Excel çalıştırıldığında, çalışma sayfasındaki bütün hücrelerin sütun genişliği 8,43 (64 pixel) ve yüksekliği 12,75 (17 pixel) dir. Bu ölçüler hazırlanan tabloya göre değiştirilebilir. Şekil 6 da görüldüğü gibi isimler sütuna sığmamaktadır. Sütunun genişletilmesi gerekir. Bu işlem için satır ve sütun başlıkları kullanılır. Örneğin B sütununu genişletmek için B ile C nin kesiştiği sınır çizgisinin üzerindeyken mousu basılı tutup sağa/sola hareket ettirerek sütun genişliği ayarlanır. (a) 4

5 (b) Şekil 6. (a)örnek Bir Çalışma Sayfası (b) Sütun genişliğini ayarlama (c) Satır yüksekliğini ayarlama (c) 1.5 Veri Girişleri Excel de hücrelere sayısal, metinsel, tarih ve saat gibi veriler girilebilmektedir. Formüller yazılarak bu veriler üzerinde mantıksal ve aritmetiksel işlemler yapılabilmektedir. Veri girilecek hücre üzerinde iken klavyeden verilerinizi girip enter tuşuna basabilirsiniz. Hücreye yazılan her karakter formül çubuğunda görülecektir. Birden Fazla Hücreye Aynı Veriyi Girme Çalışma sayfası üzerinde bitişik/bitişik olmayan bir çok hücreye aynı anda, aynı veriyi girmek mümkündür. Bunun için Ctlr tuşuna basılarak basılı tutup mouse ile hücreler seçildikten sonra veri yazılır ve Ctrl+enter tuşlarına basılır (şekil 7). Şekil 7. Birden fazla hücreye aynı veriyi girme 5

6 Veri Dizisi Oluşturma Birçok tabloda yıl, ay, ürün adı, sıra numarası gibi bazı diziler bulunur. Excel de bu dizileri oluşturmak oldukça kolaydır. Şekil 8. Veri Dizileri Oluşturma A sütunundaki diziyi oluşturmak için ocak yazıp, hücre kulpundan sürüklemek yeterlidir. B sütunundaki diziyi oluşturmak için pazartesi yazıp, hücre kulpundan sürüklemek yeterlidir. C sütunundaki diziyi oluşturmak için ceket yazıp, hücre kulpundan sürüklemek yeterlidir. D sütunundaki diziyi oluşturmak için ilk iki değeri (1 ve 3) yazıp, hücre kulpundan sürüklemek yeterlidir. Sayısal Veri Girme Sayısal verilerde; 0 ile 9 arasındaki rakamlar ile +, -, % gibi işaretler, TL gibi para birimleri, ayrıca tarih ve saat bilgileri vardır. Sayısal olarak girilen değer hücrenin genişliğine göre değişik şekillerde görünebilir. Örneğin sayısının değişik görüntüleri şekil 9 da verilmiştir. Şekil 9. Sayısal değer biçimleri Sayı girişinde (+) veya (-) işareti sayının başına yazılarak girilirse, sayının pozitif yada negatif olarak yorumlanması sağlanır. Sayı değeri parantez ( ) içinde yazılırsa sayı negatif yorumlanır (Şekil 10). A2 hücresinde -9 sayısı yazarken işaretini kullanabileceğiniz gibi (9) şeklinde de yazabilirsiniz. Her iki durumda da 9 sayısını negatif yorumlayacaktır. 6

7 Şekil 10. Sayısal değer biçimleri B sütunundaki gibi sayıların yüzler, binler basamaklarını ayırmak için. kullanabilirsiniz. C sütunundaki gibi TL yazabilirsiniz. D sütunundaki sayılar % olarak yorumlanacaktır. E sütunundaki gibi kesirli sayıları yazabilirsiniz. Formül Girme Excel de bütün formüller = ile başlar. Formül girişleri ile ilgili detaylı bilgiler ileriki konularda detaylı olarak verilecektir. 1.6 Seçme İşlemleri Çalışma sayfasında bir/birden fazla hücre üzerinde işlem yapmak için hücrelerin seçilmesi gerekir. Bitişik hücreleri seçerken; mousu basılı tutup sürüklemek yeterlidir. Ancak bitişik olmayan hücrelerin seçiminde Ctrl tuşuna basılı tutup, yine mouse ile seçim işi yapılmalıdır. Bir satır/sütunun tamamını seçmek gerekirse satır/sütun başlığında tıklamak yeterlidir. Bitişik olmayan satır/sütun seçilecekse Ctrl tuşu yine kullanılmalıdır (şekil 11). Şekil 11. Satır/sütun/hücre seçme 1.7 Veriler Üzerinde İşlem Yapma Zaman zaman hücrelere eksik veya yanlış veriler girilmiş olabilir. Bu gibi durumlarda verileri tekrar yazmak yerine düzeltme/taşıma işlemleri yapılır. 7

8 Verilerin Değiştirilmesi Çalışma sayfasında bir hücredeki veriyi değiştirmenin birkaç yolu vardır. Örneğin Şekil 12 de B3 hücresindeki Züülfü verisi yanlış yazılmıştır. Doğrusu ile değiştirmek için aşağıdaki yollardan biri kullanılır. 1. B3 hücresi etkin iken F2 tuşuna basılarak düzeltme yapılır. 2. B3 hücresi etkin iken formül çubuğundan düzeltme yapılır. 3. B3 hücresi üzerinde çift tıklanarak düzeltme yapılır. Şekil 12. Veri Düzeltme Verilerin Silinmesi Çalışma sayfası üzerinde bulunan bir bilgiyi silmek için, silinecek hücre/hücreler seçilerek klavyeden delete tuşuna basılır. Hücrelerin Kopyalanması/Taşınması Çalışma sayfasındaki hücre/hücrelerin kopyalanması/taşınması işlemleri Windows ve Word programlarındaki kes, kopyala ve yapıştır komutları kullanılarak da yapılabilmektedir. Excel de en çok kullanılan yöntem kopyalanacak/taşınacak hücre/hücreler seçildikten sonra mouse ile sürüklenerek taşınır. Şayet kopyalama işlemi yapılacaksa Ctrl tuşu basılı tutularak sürüklenir. Hücre Eklemek/Çıkarmak Çalışma sayfasında bir hücreyi sağa/aşağı kaydırarak, yeni bir hücre eklenebilir. Örneğin A3 hücresinin bulunduğu yere yeni bir hücre eklemek için, A3 hücresi üzerinde mousun sağ tuşu tıklanarak ekle komutu seçilir ve şekil 13 karşımıza gelir. 8

9 Şekil 13. Hücre Ekleme Benzer şekilde çalışma sayfasında bir hücreyi sola/yukarı kaydırarak hücre silinebilir. Örneğin A3 hücresini silmek için, A3 hücresi üzerinde mousun sağ tuşu tıklanarak sil komutu seçilir ve şekil 14 karşımıza gelir. Şekil 14. Hücre Çıkarma Satır/Sütun Eklemek/Çıkarmak Çalışma sayfasına yeni bir satır/sütun eklenebilir. Örneğin A3 hücresinin bir üst satırına yeni bir satır eklemek için, 3 isimli satır başlığına tıklanarak tüm satır seçilir. Seçim üzerinde mousun sağ tuşuna tıklanarak açılan kısayol 9

10 menüsünden ekle komutu seçilir (şekil 15). Sütun eklemek için de sütun başlığına tıklanarak tüm sütun seçilir ve aynı işlemler yapılır. Şekil 15. Satır Eklemek Çalışma sayfasından bir satır/sütun silinebilir. Örneğin B sütununu silmek için, B isimli sütun başlığına tıklanarak tüm sütun seçilir. Seçim üzerinde mousun sağ tuşuna tıklanarak açılan kısayol menüsünden sil komutu seçilir. Satır silmek için de satır başlığına tıklanarak tüm sütun seçilir ve aynı işlemler yapılır. 10

11 EXCEL DE FORMÜLLER Excel in en güçlü özelliği, kullanıcının kendi oluşturduğu formülleri veya Excel de hazır olarak bulunan fonksiyonları kullanarak çalışma sayfasındaki veriler üzerinde işlemler yapabilmesidir. Bu işlemler toplama, çıkarma, yüzde alma gibi basit işlemler olabileceği gibi, karmaşık matematiksel işlemler de Excel de gerçekleştirilebilir. Bir bölümdeki öğrencilerin derslerdeki başarı ortalamasının hesaplanması, bir firmada çalışan personelin maaş hesabı, yeni bir araba alındığında belirli bir faiz oranı üzerinden aylık ödeme miktarlarının belirlenmesi, bir pazar araştırmasında gerek duyulan istatistik analizlerin gerçekleştirilmesi gibi geniş bir yelpazede kullanıcı ihtiyaçlarına cevap verecek işlemler Excel de rahatlıkla yapılabilir. Tüm bu işlemler formüllerle yapılır. Bir formül, operatör(ler) 1, hücre adres(ler)i, sayısal veya metinsel değer(ler), fonksiyon(lar), hücre ad(lar)ı gibi öğelerin bir araya gelmesinden oluşan ifadelerdir. Bir fonksiyon (işlev), tanımlanan formüle göre sonuçları hesaplayabilen veya eldeki bilgilere bağlı olarak karar vermede kullanıcıya yardımcı olabilen önceden hazırlanmış araçlardır. Excel, ortalama almadan tutun, silindir hacmi hesaplamaya kadar, malî, matematik, geometri, trigonometri, istatistik, mühendislik, tarih-saat, veritabanı ve metin işlevine kadar, yüzlerce fonksiyona sahiptir. Aşağıdaki basit örneklerde, bir formüle ait öğeler gösterilmiştir. = (A1/25)+90 Sayısal sabitler Bölme operatörü Hücre adresi Hücrelere = Gelir-Gider Verilmiş adlar =topla(a2:b2) Hazır fonksiyon Excel de hesaplama işleminin yapılabilmesi için bazı kurallar konulmuştur. Yukarıdaki örneklerde olduğu gibi Microsoft Excel'de bir formül her zaman eşittir işaretiyle (=) başlar. Böylece Excel'e onu izleyen karakterlerin bir formül oluşturduğunu ifade etmiş oluruz. İkinci önemli kural, Excel de bir formülde işlemlerin öncelik sırası vardır. Örneğin parantez içerisindeki ifadeler önce yapılır. Çarpma ve bölme toplama ve çıkarmadan önce gerçekleştirilir. Bir formülde, aynı önceliğe sahip olan işaret varsa (örneğin, hem bir çarpma, hem de bir bölme içeriyorsa) Excel işlemleri soldan sağa doğru sırayla yapar. 1 Operatör: Yapılacak herhangi bir işlemi belirleyen sembol. Örneğin + sembolü, toplamayı tanımlar. 11

12 İşlem Operatörleri Aşağıda, aritmetik operatörler tablo halinde verilmiştir. Operatör Anlamı Örnek Sonuç ^ Üs alma = 4^2 16 * Çarpma = 3*5 15 / Bölme = 9/3 3 % Yüzde = 400*20% 80 + Toplama = Çıkarma = Aritmetik operatörler dışında karşılaştırma ve metin operatörleri de vardır. Karşılaştırma operatörleri, iki veri arasında kıyaslama yaparak YANLIŞ ya da DOĞRU olmak üzere mantıksal sonuçlar üretirler. Karşılaştırma operatörleri tablo halinde aşağıda verilmiştir. Operatör Anlamı Örnek Sonuç = Eşitlik = 4 = 5 YANLIŞ < Küçük = 3<8 YANLIŞ > Büyük = 6>4 DOĞRU <= Küçük eşit = 12<=16 DOĞRU >= Büyük eşit = 8>=6 DOĞRU <> Eşit değil = 5<>6 YANLIŞ Yukarıdaki tablolarda sayısal değerler kullanılarak aritmetiksel ve karşılaştırmaya dayalı işlemler yapılmıştır. Bu sayısal değerlerin yerinde hücre adresleri sıklıkla kullanılır. Örnek: Yandaki tabloya göre, herhangi bir boş hücreye aşağıdaki formüller yazıldığında şu sonuçlar elde edilir. =A1+B1=7 =A3<B2=DOĞRU =A4<>B4=YANLIŞ Excel de kullanılan metin operatörlerinden birisi, & operatörüdür. Birden fazla metin şeklindeki değeri, tek bir metin haline getirir. Örnekte bir müşterinin adı A2 hücresinde, soyadı B2 hücresinde bulunmaktadır. C2 hücresine =A2&B2 formülü girildiğinde müşterinin adı ve soyadı birleştirilmiş olarak hücreye yerleşir. 12

13 Formül Oluşturma Formüller daha önce belirtildiği gibi ya kullanıcı tarafından formül öğeleri kullanılarak (operatörler, hücre adresleri, sayısal ve metinsel değerler) oluşturulmakta ya da Excel de tanımlı hazır fonksiyonlar kullanılarak oluşturulmaktadır. Önemli olan probleminizi iyi tanımlamak ve uygun formülü oluşturacak öğeleri seçmekten geçmektedir. Bunun için formüllerde hücre içindeki değerler yerine hücre adresleri kullanılmalıdır. Böylelikle, hücrelerdeki veriler değiştiğinde formülü değiştirmek zorunda kalmayız ve esnek formüller üretmiş oluruz. Aşağıdaki basit örnekte, bu ayrıntılar dikkate alınmıştır. A2 hücresindeki sayı 1 ile, B2 hücresindeki sayı 2 nin toplamını C2 hücresinde gerçekleştirmek istersek, bu hücreye = 4+8 yazıp sonucu görmek doğru yöntem değildir. Doğru olan 4 ve 8 sayılarının bulunduğu A2 ve B2 hücre adreslerini formülde kullanmaktır. Bunu iki şekilde gerçekleştirebiliriz. Birincisi, = işaretinden sonra elle A2 ardından toplam operatörü (+) ve ardından B2 yazmaktır. İkincisi ise, = işaretinden sonra mouse işaretçisi ile A2 hücresi işaretlenir ve ardından toplam işareti yazıldıktan sonra B2 hücresi mouse ile seçilerek formül tamamlanır. Sonucu görmek için, ENTER tuşuna basılır. Mouse ile hücre adresinin seçimi formülde muhtemel hata yapma durumunu ortadan kaldırmış olur. Yanlış formül oluşturma. A2 hücresi mouse ile seçildi. + operatörünün ardından B2 hücresi mouse ile seçildi. 13

14 Sonucu görmek için ENTER Dikkat edilirse, her seçimde hücre kenarlarında farklı bir görünüm (kayan çizgiler) ve seçimden sonra hücrenin kenarlarının farklı renklerde olduğu gözükmektedir. Ayrıca formüldeki hücre adreslerinin de renkleri farklıdır. Formül oluşturulacak hücre seçilip şekilde görüldüğü gibi formül çubuğu kullanılarak da formül girişi yapılabilir. Formül girildikten sonra hücre içerisinde üretilen sonuç, formül kutusunda ise formül ifadesi görülür. Formül çubuğu kullanılarak formül girişi. Formüllerde Hata Mesajları ve Anlamları Excel de bir hücreye formül girişinde yapılan bir hata veya formül içerisinde kullanılan değerin formül tarafından kullanılamaması durumunda hata mesajları ile karşılaşılır. Bu hata mesajlarından en sık karşılaşılanlar ve anlamları örneklerle aşağıda verilmiştir. Hata Mesajı Anlamı #AD? Bu hata bir hücre içerisinde bir işlem yaparken kullanılan bir ismin Excel tarafından tanınmadığını gösterir. Ayrıca tanımlı olmayan bir fonksiyon kullanıldığını veya kullanılan fonksiyonda yazım hatası olduğunu ifade eder. Örnek 1 e bakınız= topla yerine = toplam yazılması bu hata mesajına neden olmuştur. #DEĞER! Yazılan formülün başvurduğu hücre adresinde metinsel bir ifadenin kullanıldığını gösterir. Örnek 2 ye bakınız. #SAYI/0! Sıfıra bölünme hatası. Bu hata türü genellikle bir sayısal değerin başka bir sayısal değere bölünmesi durumunda bölenin sıfır olduğu durumlarda ortaya çıkar. Örnek 3 bakınız. ##### Bulunan sonuç hücrenin gösterebileceğinden daha geniş olduğunu gösterir. Sütun genişliğini arttırarak sorun çözülür. Yapılan hesap eksi sonuç veren bir tarih ve/veya saat formülü içeriyorsa yine bu hata mesajı ile karşılaşılır. Örnek 5 e bakınız. #BAŞV! Kullanılan formülde var olmayan bir hücre veya hücre grubundan değer almaya çalışıldığını gösterir. Örnek 4 e bakınız. 14

15 Örnek 1 Örnek 2 Örnek 3 Örnek 4 A sütunu seçerek siliniz. Bu durumda #BAŞV! Hatası ortaya çıkar. 15

16 Örnek 5, C sütunu yeterince geniş olmadığı için =A1+B1 işleminin sonucu C1 hücresine sığmaz ve görünen hata mesajı ortaya çıkmıştır. Hücre Adresleri Hücre adresleri bir formül yazılırken kullanılacak değerin hangi hücreden alınacağını gösterir. Daha önce ifade edildiği gibi formüllerde hücre içerisindeki değer yerine hücre adresleri kullanılmalıdır. Formülde kullanılacak hücre adresi bulunulan çalışma sayfasından alındığı gibi, başka sayfalardan da hücre adresleri formül içerisinde kullanılabilir. Bu iki farklı durum iki türlü hücre adres bildirimini ortaya çıkarır. İç adres bildirimleri Aynı çalışma sayfası içindeki hücre adreslerinin formüllerde kullanılmasına iç adres bildirimi adı verilir. Dış adres bildirimleri Bir Excel çalışma kitabının farklı sayfalarında (sayfa1, sayfa2, sayfa3 ) bulunan hücre adreslerinin formüllerde kullanılmasına dış adres bildirimi adı verilir. Bu adres bildirimleri formüllerde üç değişik şekilde kullanılırlar: Göreli adres kullanımı, Mutlak adres kullanımı, Karma adres kullanımı Hücre adreslerinin yukarıdaki değişik kullanımına ilişkin aşağıdaki örneği inceleyiniz. 16

17 Personel Maaş Hesabı Örneği Öncelikle yukarıdaki tabloyu gerçekleştiriniz. Bu tabloda çalışanların maaş hesabı yapılacaktır. Her çalışanın çalışma ücreti sabittir ve B1 hücresinde birim ücret bulunmaktadır. Brüt maaş çalışma saati ile birim ücretin çarpılmasıyla bulunmaktadır. Vergi brüt maaşın %20 ile çarpımından elde edilir. Hesaplanan brüt maaş ile verginin farkı net maaşı verir. Dolayısıyla, hücre başlıklarına göre formüllerimiz şu şekilde olur. Brüt Maaş = Çalışma Saati*Birim ücret Vergi = Brüt Maaş*20/100 Net Maaş = Brüt Maaş-Vergi Bu hesaplamalar yapılırken sabit olarak kullanılan değerler ile değişiklik gösteren değerler bulunmaktadır. B1 ve B2 hücrelerindeki değerler her çalışan için aynı iken, çalışma saatleri değişkendir. Tablodaki ilk kişi (İclal) için formüller şu şekilde tanımlanır. D5 hücresi E5 hücresi F5 hücresi =C5*B1 =D5*B2/100 =C5-D5 Aynı şekilde diğer çalışanlara ait hesaplamalar da aynı formüllerle yapılır. Farklı olan kişiye ait hücre adreslerinin farklı oluşudur. Örneğin Deniz için hesaplamalar şöyledir: D6 hücresi E6 hücresi F6 hücresi =C6*B1 =D6*B2/100 =C6-D6 Excel de amaç sıralı işlemler için tek bir formül (ya da formüller) yazıp diğer hücrelere formülleri kopyalamaktır. Yani bu örnekte her çalışan için yeni bir formül yazıp hesaplamaları yapmak akılcı değildir. Çalışan sayısı binlerce olduğu zaman yapılacak işin boyutunun ne kadar büyük olacağı açıktır. Şimdi İclal için gerekli formülleri yazıp, diğer kişilere bu formüleri kopyalayalım. 17

18 . Şimdi diğer çalışanların brüt maaş, vergi ve net maaş değerlerini bulmak için formül kopyalama (etkin hücre seçilip, hücre kulpu kopyalama yönünde sürüklenerek) yöntemi kullanılır. Tabloya bakılacak olursa, İclal için doğru sonuç veren formüller diğer çalışanlar için yanlış sonuç vermekte ve hata mesajları ile karşılaşılmaktadır. Bu problem göreli adres ve mutlak adres kullanımı kavramları açıklanarak üstesinden gelinecektir. 18

19 Örneğin, İclal için brüt maaş formülünü ele alalım. C5*B1 formülü aşağı doğru kopyalandığında Deniz için formül C6*B2, Burak için C7*B3, şeklinde hücre adresleri bir artacağı için çalışma saatlerinin bulunduğu hücreler formül içerisine doğru yerleşmesine rağmen, birim ücreti gösteren hücre de bir artarak B2, B3, B4 olmuştur. Halbuki birim ücreti gösteren hücre adresinin sabit kalması gerekmektedir. Birim ücreti gösteren hücre adresini sabitlemek için, İclal a ait brüt maaş hesabında =C5*$B$1 şeklinde formülün değiştirilmesi gerekir. $B$1 şeklinde yapılan hücre adresi kullanımına mutlak adres kullanımı adı verilir. $ işareti kullanılmadan yapılan hücre adresi kullanımları ise göreli adres kullanımı şeklindedir. Her iki hücre adresinin bir arada kullanılmasına ise karma adres kullanımı adı verilir. Doğru hesaplamalar için formülümüzü yeniden yazacak olursak, İclal a ait brüt maaş, vergi ve net maaş formülleri şu şekilde olmalıdır. D5 hücresine E5 hücresine F5 hücresine =C5*$B$1 =D5*B2/100 =C5-D5 İclal için hesaplanan Brüt Maaş (=C5*$B$1) formülü diğer çalışanlara formül kopyalanarak çoğaltılıyor. İclal a ait diğer formüllerde yazılıp, aynı şekilde formüller aşağı doğru çoğaltılırsa tablonun tamamlanmış hali aşağıdaki gibi olur. 19

20 Sayfalar arası hücre adres bildirimi Formüllerde, başka çalışma kitabı ve ya da aynı çalışma kitabının diğer sayfalarından bir hücre adresi kullanılabilir. Kullanım aşağıdaki şekilde yapılır. =[çalışma kitabı]çalışma sayfası!hücre adresi Örneğin dövizkuru isimli bir çalışma kitabının Sayfa2 sinde bulunan A2 hücresi bir formül içerisinde kullanılacaksa adres şu şekilde yazılır. =[dövizkuru]sayfa2!a2 =[dövizkuru]sayfa2!$a$2 göreli adres kullanımı mutlak adres kullanımı Aynı çalışma kitabının farklı sayfalarından bir hücre adresi kullanılacaksa, çalışma kitabının adının verilmesine gerek yoktur. Örneğin, çalışma kitabının 3. sayfasındaki B3 hücresi bir formülde kullanılacaksa formül şu şekilde olur. =Sayfa3!B3 =Sayfa3$B$3 göreli adres kullanımı mutlak adres kullanımı Formüllerde hücre adları kullanmak Çalışma sayfasında hücrelerdeki verilere kolay ulaşabilmek için hücrelere ad verilebilir. Özellikle çok büyük tablolarda hücre adreslerinin formül içerisinde kullanılması yanlışlık yapma ihtimalini artırır. Bu olumsuzlukları ortadan kaldırmak için hücre ve bir hücre grubuna isimler verilir. Bu isimler hücre adı olarak ifade edilir. Hücre gruplarını adlandırma işlemi iki yoldan yapılabilir. Birinci ve kısa yoldan, adlandırmak istenen hücre veya hücre grubu seçilir ve formül çubuğunun solundaki ad kutusunun içi tıklanarak buraya, gruba vermek istenilen ad yazılır. İkinci yol ise, adlandırılacak hücre veya hücre grubu seçilir, ardından Ekle menüsünden Ad maddesini ve açılacak alt menüden Tanımla seçilir ve bir ad verilerek işlem tamamlanır. 20

21 Yukarıdaki örnek çalışma sayfasında, çalışanlara ait brüt maaşlar seçilerek, ad kutusuna bu hücre grubunun adı Brüt Maaş olarak yazılmıştır. İkinci yolu uygulamak için, hücre grubu seçildikten sonra Ekle/Ad/Tanımla menü komutları seçilerek aşağıda çıkan pencerede çalışma kitabındaki adlar bölümüne istenen ad yazılarak yapılır. Yukarıdaki tabloda çalışanların brüt maaşları toplamı bulmak isteseydik, boş bir hücreye şu formülü girmek gerekirdi. =D5+D6+D7+D8+D9+D10 Aynı formülü şu şekilde de tanımlayabiliriz. Bu formülü yazmak, daha basit ve hata yapma ihtimali daha azdır. =TOPLA(Brüt Maaş) NOT: TOPLA fonksiyonu fonksiyonlar bölümünde verilecektir. FONKSİYONLAR (İŞLEVLER) Fonksiyonlar (işlevler), Excel in en önemli yapı taşlarındandır. Çalışma sayfasındaki veriler kullanılarak yazılan formüller yazılarak birçok hesaplama işleminin yapıldığını biliyoruz. Ancak uzun ve karmaşık formüller hazırlanması ve yazılması kolay değildir. Hatta bazı durumlarda formüllerin fonksiyon 21

22 kullanmadan yazılmaları da mümkün değildir. Formülleri kolaylaştırmak amacı ile Excel farklı kategorilerde yüzlerce hazır fonksiyon ya da işlev mevcuttur. Aşağıdaki örnekte bir işlevin gücü ve formül yazımında getirdiği kolaylık gösterilmiştir. =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+A9+A10 Formülü ile A1 den A10 a kadarki hücrelerdeki verilerin toplamı bulunur. Aynı işlemi, toplama işlemi yapan bir işlev kullanılarak basitçe şöyle yazılabilirdi. =TOPLA(A1:A10) Görüldüğü gibi, ilk yazılan formül diğerine göre oldukça uzun ve hatalı yazılma ihtimali oldukça yüksektir. Toplama işlemi yapılan hücre sayısı 100 olduğunda ikinci formülün daha kullanışlı olduğu açıktır. Excel, matematik ve trigonometri, tarih ve zaman, mantık, metin, finansal, istatistik, veri tabanı, mühendislik kategorileri başta olmak üzere yüzlerce işleve sahiptir. Excel in bu işlevlerinin tümü, Türkiye nin akademik geleneklerine uygun bir tarzda, Türkçeleştirilmiştir. Excel i Türkçe kurduğunuz zaman, formüllerinizde İngilizce fonksiyon komutları kullanılırsa, program #AD hatası verecektir. İşlevlerin genel yazılımı ve kullanımı biliniyorsa klavyeden direkt olarak yazılabileceği gibi Ekle/İşlev menüsü yardımı ile de yazılabilir. Ayrıca araç çubuğu üzerindeki işlev düğmesi ile de işlev penceresi açılmış olur. İşlev düğmesi: Ekle menüsünden işlev seçeneği veya yukarıdaki işlev düğmesi işaretlendiğinde aşağıdaki işlev penceresi açılmış olur. İşlev penceresi 22

23 Microsoft Excel'de daha önce ifade edildiği gibi farklı kategoriler altında çok sayıda fonksiyon vardır. Bu kategorilerin tam listesi ve açıklaması aşağıda verilmiştir: Kategori Açıklama En Son Kullanılan En son kullandığınız 10 fonksiyon burada listelenir. Siz fonksiyonları kullandıkça bu listeye eklenirler. Tümü Excel içindeki bütün fonksiyonların listesi. Finansal Finans ve muhasebe ile ilgili fonksiyonlar. Tarih ve Saat Zaman ve tarih ile ilgili fonksiyonlar. Matematik ve Trigonometri İstatistiksel Arama ve Başvuru Veri tabanı Metin Mantıksal Matematik ve trigonometri ile ilgili fonksiyonlar. İstatistik ve analizle ile ilgili fonksiyonlar. Belli alanlarla yapılan işlemlerle ile ilgili fonksiyonlar. Veri tabanı işlemleri. Metin bazlı işlemler. Mantıksal fonksiyonlar. Bilgi Kullanıcıya bilgi vererek yardımcı olmaya çalışan fonksiyonlar. Kullanıcı Tanımlı Kullanıcılar tarafından gerçekleştirilen fonksiyonlar burada listelenecektir. 23

24 Şimdi bu işlevlerden en çok kullanılanları verilecektir. TOPLA İki veya daha fazla verinin toplamını gerçekleştirir. Fonksiyonun sözdizimi TOPLA(sayı1;sayı2;sayı3;.) Genel yazımda sayı1, sayı2, ile gösterilen ifadeler, bir sayı, bir hücre adresi veya hücre grubunu gösterir. Örnek 1: =TOPLA(1;2;3) sonuç 6 =TOPLA(A1;A2;A3;A4;A5) sonuç 15 =TOPLA(A1:A5) sonuç 15 Son formülde kullanılan A1:A5 ifadesi A1 den A5 dahil olmak üzere bir hücre grubunu(diziyi) ifade eder. NOT: Bir hücre grubu veya dizi tanımı yapılırken, başlangıç hücre ile bitiş hücresi arasına iki nokta işareti konur. Yukarıdaki örnek için TOPLA işlevini işlev ekleyerek kullanalım. Bunun işlev düğmesine basılır veya Ekle menüsünden işlev seçeneği işaretlenir. Ardından TOPLA işlevinin bulunduğu kategoriden(matematik ya da tümü kategorisi) bulunup işaretlenir. Aşağıdaki TOPLA işlev penceresi açılır. 24

25 TOPLA işlev penceresi Dikkat edilirse formülü tanıtan bir bilgi vardır, ayrıntılı yardım için Fonksiyon yardımı linki tıklanır. Sayı1 bölümüne toplanacak verilerin adres bildirimini ifade eden A1:B5 yazılması gerekir. Bunu şu şekilde de yapabiliriz. Sayı1 bölümünün karşısındaki ok ile gösterilen düğme tıklanır, bu durumda pencere aşağıdaki gibi kısalır. Ardından A1 den B5 e kadar olan hücre grubu Mouse ile seçildikten sonra okla gösterilen düğmeye basarak adres bildirimi tamamlanmış olur. Hücreler seçilmeden önce Hücreler seçildikten sonra ORTALAMA Bağımsız değişkenlerin ortalamasını verir, değişkenler sayı, sayı içeren ad, dizi veya başvurular olabilir. Fonksiyonun sözdizimi ORTALAMA(sayı1;sayı2;sayı3;.) 25

26 Örnek 2: Aşağıdaki tabloda öğrencilere ait sınav notları verilmiştir. Öğrencilerin ortalamasını bulalım. Sadece ilk öğrencinin ortalamasını bulup, formülü diğer hücrelere kopyalayarak çoğaltalım. Buna göre F4 hücresine şu formüllerden birini girmek gerekir. =(B4+C4+D4+E4)/4 =ORTALAMA(B4:E4) Formülleri yazarak sonucu görünüz. ÇARPIM Fonksiyonun sözdizimi ÇARPIM(sayı1;sayı2;sayı3;.) Bağımsız değişken olarak verilen tüm sayıları çarpar ve sonucunu verir. Örnek 3: A1, A2, A3 hücrelerine bir sayı giriniz ve A4 hücresine bu üç sayıyı çarpınız. Formül aşağıdaki gibi olur. =ÇARPIM(A1;A2;A3) veya =ÇARPIM(A1:A3) MİN Değer kümesindeki en küçük sayıyı verir. Fonksiyonun sözdizimi MİN(sayı1;sayı2;...) Örnek 4: A1 hücresinden A5 hücresine kadar sırasıyla 4, 7, 3, 12, 6 sayıları olsun. =MİN(A1;A2;A3;A4;A5) veya =MİN(A1:A5) Formüllerinin sonucu 4 çıkar. 26

27 MAK Değer kümesindeki en büyük sayıyı verir. Fonksiyonun sözdizimi MAK(sayı1;sayı2;...) Örnek 5: A1 hücresinden A5 hücresine kadar sırasıyla 4, 7, 3, 12, 6 sayıları olsun. =MAK(A1;A2;A3;A4;A5) veya =MAK(A1:A5) Formüllerinin sonucu 12 çıkar. EĞER Belirttiğiniz koşul DOĞRU olarak değerlendirilirse bir değer, YANLIŞ olarak değerlendirilirse başka bir değer verir. Fonksiyonun sözdizimi EĞER(mantıksal_sınama; eğer_doğruysa_değer; eğer_yanlışsa_değer) Mantıksal sınamayı yazmak için daha önce anlatılan karşılaştırma operatörleri kullanılır. Ardından karşılaştırma sonucu doğru ise yapılacak işlem eğer_doğruysa_değer bölümüne, karşılaştırma sonucu yanlış ise eğer_yanlışsa_değer bölümüne yazılır. Bu iki değer bir metinsel sonuç ise çift tırnak ( ) içerisine alınmalıdır. Örnek 6: Bir sınıftaki öğrencilere ait başarı notuna göre öğrencilerin başarılı veya başarısız oldukları sonucunu üreten formül. Karşılaştırma öğrencinin notu 60 dan büyükse başarılı, küçükse başarısız olarak yapılacaktır. Şule adlı öğrenci için D2 hücresine yazılacak formül; =EĞER(C2<60; başarısız ; başarılı ) veya =EĞER(C2>60; başarılı ; başarısız ) 27

28 olmalıdır. Her iki formülde doğru sonuç üretir. Diğer öğrencilerin başarı durumlarını bulmak için D2 deki formül aşağı doğru kopyalanır. Örnek 7: Aşağıdaki tabloda bir spor kulübüne üye kişilerin isimleri ve cinsiyetleri verilmiştir. 100 YTL lik aylık ücret üzerinden bayan müşterilere %20, erkek müşterilere %10 indirim uygulanacaktır. Buna göre aylık ücret sütununu değerlerini hesaplayan bir formül yazalım. D2 hücresi formülü şu şekilde olmalıdır: =EĞER(C2= K ;100*80%;100*90%) VE Tüm bağımsız değişkenleri DOĞRU'ysa DOĞRU yu verir; Bir ya da daha fazla bağımsız değişkeni YANLIŞ'sa YANLIŞ'ı verir. Fonksiyonun sözdizimi VE(mantıksal1;mantıksal2;...) Mantıksal1;mantıksal2;... DOĞRU ya da YANLIŞ olabilen, test etmek istediğiniz 1 ile 30 arası koşuldur. 28

29 YADA Bağımsız değişkenlerden biri DOĞRU'ysa DOĞRU'yu verir; tüm bağımsız değişkenler YANLIŞ'sa da YANLIŞ'ı verir. Fonksiyonun sözdizimi YADA(mantıksal1;mantıksal2;...) Mantıksal1, mantıksal2,... DOĞRU veya YANLIŞ olduğunu sınamak istediğiniz 1 ile 30 arasındaki koşullardır. VE ve YADA mantıksal fonksiyonları genelde EĞER ile beraber kullanılırlar. Örnek 8: VE fonksiyonunun EĞER ile kullanımı. Aşağıdaki Excel çalışma sayfasında, kişilerin başarı notları ve devamsızlıkları verilmiştir. Sonuç bölümünü hesaplanırken başarı notu 80 den büyük ve devamsızlıkları 4 den az ise gezi kazandınız değilse üzgünüz şeklinde bir sonuç üretilecektir. Dikkat edilirse iki şart söz konusudur ve ikili şartın doğru olması durumunda bir sonuç, yanlış olduğunda başka bir sonuç söz konusudur. Dolayısıyla EĞER fonksiyonu ile iki şartı bağlamak içinse VE fonksiyonu kullanılmalıdır. E2 hücresinin formülü aşağıdaki gibi olmalıdır. VE grubu EĞER fonksiyonunun şartı olduğuna dikkat ediniz. =EĞER(VE(C2>80;D2<4);"gezi kazandınız";"üzgünüz") E2 formülünü aşağı doğru çoğaltarak diğer hücre değerleri bulunmuş olur. 29