EVRAK GENEL SAYFASI:...

Transkript

1 1/79

2 1 EVRAK GENEL SAYFASI: İŞLEM YAPACAKLARIM: GELEN EVRAK TASLAK : PARAF BEKLEYEN : İMZA BEKLEYEN : TAKIP ETTIKLERIM : KAYIT İŞLEMLERI: EVRAK OLUŞTUR : GELEN EVRAK KAYIT : Hızlı Gelen Evrak Kayıt Geldiği Yer: Bakanlık İçi : Bakanlık Dışı : Şahıs : Geldiği Yer Turuncu Buton : Gizlilik Derecesi : Özel Durum : Evrak Sayısı : Evrak Tarihi : Evrak No : Kayıt Tarihi : Evrak Konu Grubu: Evrak Konu : Evrak Ek(ler) : Havale : Birim : Personel : Dış Adres : Evrak Kayıt Yeni Boş Kayıt : Yeni Benzer Kayıt : DETAYLI GELEN EVRAK KAYIT Geliş Şekli : Bakanlık İçi : Bakanlık Dışı : Şahıs : Geldiği Yer Turuncu Buton : Bakanlık içi Bakanlık dışı Gizlilik Derecesi : Özel Durum : Evrak Sayısı : Evrak Tarihi : Evrak No : Kayıt Tarihi : Evrak Konu Grubu: Evrak Konu : Evrak Ek(ler) : Açıklama Ekle: Sistem İçi Ek Ekle: Eklenmiş Ekler: İlgi(ler) : /79

3 Sistem Dışı İlgi Ekle : Sistem İçi İlgi Ekle : Eklenmiş İlgiler : Havale : Birim : Personel : Dış Adres : İçerik Yükle : Evrak İçerik Yükle Evrak İçerik Yükle Dosya Yükle Evrakın içeriğinin yüklenmesi TESLIM ALMA : Detay HAVALE ET : Birim İçi Havale : Birim Personeline Havale : Kurum İçi Havale : Kurum Dışı Havale : Havale Notu Ekle : EVRAK DOLABI : Kapatan Tipi : Kapatma : Takipliye Alma : Akış Rotası Seçimi : TESLIM FIŞI : DETAYLI EVRAK SAFAHATI : HAVALE YERINI DEĞIŞTIR : Birim : Dış Adres: CEVAP YAZ : ONAY OLUŞTUR : BIRIM EVRAK İŞLEMLERI: BIRIMDE KAYIT BEKLEYEN: Şahsıma Teslim Al Birim Adına Teslim Al : BIRIMDE KAYDEDILMIŞ: BIRIMDEN TESLIM ALDIĞIM EVRAKLAR: POSTALAMA İŞLEMLERI: POSTALANACAK : POSTALADIKLARIM : KAPATMA İŞLEMLERI ONAYA SUNDUKLARIM: PARAFLAYACAKLARIM : Detay : Geri Gönder : Onayı İptal Et : İMZALAYACAKLARIM : Detay : Geri Gönder : Onayı İptal Et : EVRAK DOLABINA KALDIRDIKLARIM: SÜRELI KAPATILANLAR : İŞLEM YAPTIKLARIM: HAZIRLADIKLARIM : /79

4 7.2 PARAFLADIKLARIM : İMZALADIKLARIM : HAVALE ETTIKLERIM : HAVALE ONAYINA GÖNDERDIKLERIM: CEVAP YAZDIKLARIM : EVRAK DOLABINA KALDIRDIKLARIM : ARAMA İŞLEMLERI: HIZLI EVRAK ARAMA : GELIŞMIŞ EVRAK ARAMA : ARŞIVDEN EVRAK ARA ROTA KAYIT : GELEN EVRAK KAPATMA İMZA ROTASI Gelen Evrak Kapatma İmza Rotası : Rota Adı : Konu Grubu: İmza Tipi : Personel : Unvan : GIDEN EVRAK İMZA ROTA KAYIT : Rota Adı : Konu Grubu : Miat : İmza Tipi : İmza Tipi ( - ) : İmza Tipi (Paraf) : İmza Tipi (Koordine) : İmza Tipi (İmza) : İMZA ROTA ARA : DAĞITIM PLANI KAYIT : BIRIM : DAĞITIM ADI : AÇIKLAMA : EKLENECEK BIRIM TIPI : SISTEM IÇI : SISTEM DIŞI : ARKA EK : EVRAK DAĞITIM PLAN ARA : BIRIM : DAĞITIM PLANI ADI : GIDEN EVRAK KAYIT İŞLEMLERI : GIZLILIK DERECESI SEÇINIZ : YAZI DURUMUNU GIRINIZ : KONU : EVRAĞIN GIDECEĞI YERI SEÇINIZ: Bakanlık Seç : Birim Adres Seç : Dış Adres Seç : Şahıs Seç : Dağıtım Planı Seç : Eklenmiş Adresler : İLGI : /79

5 Sistem İçi İlgi Seç : Sistem Dışı İlgi Ekle : Eklenmiş İlgiler : EK : Açıklama Ekle : Dosya Ekle : Onay Ekle : Eklenmiş Ekler : DAĞITIM : İMZA ROTASI DEĞIŞTIR : EVRAK VERSIYONLARI : ŞABLON KAYIT : Kişiye Özel Şablon : Birim Özel Şablon : Genel Şablon : ŞABLON ARA : İÇERIĞI GÖRÜNTÜLE : ONAY EVRAK KAYIT : KONU GRUP : ONAY MAKAMI : ONAY İLGI : Sistem İçi İlgi Seç : Sistem Dışı İlgi Ekle : Eklenmiş İlgiler : ONAY EK : Açıklama Ekle : Dosya Ekle : Onay Ekle : Eklenmiş Ekler : Onay Formatı İçeriği : EVRAK RAPORLARI : EVRAK ZIMMET RAPORU : Daha önce raporu alınmayan evraklar : Tüm Evraklar : Birime göre evraklar EVRAK POSTA RAPORU: /79

6 1 Evrak Genel Sayfası: e-içişleri Kullanıcıları Evraklar bölümünü tıklayarak Evrak Genel Sayfasına ulaşabilir. Evrak Genel sayfasında Sol Menü değişikliğine gidilmiştir. Bu değişiklikle birlikte; 1.1 ĠĢlem Yapacaklarım: 1.2 Gelen Evrak Şahsa Havale Edilen Evraklar ve Havale Onayından gelen evraklar listelenir. Örneğin bir personel bir başka personele evrak havale ederse Gelen Evraklarında havale edilen evrak görüntülenir. 1.3 Taslak : Kullanıcıların taslak olarak kaydettiği listeler. Bu evraklar üzerinde kullanıcılar daha sonra evrak üzerinde işlemler yapabilirler. 1.4 Paraf Bekleyen : Kullanıcıya Paraflanmak için gönderilen Giden evraklar listelenir. 1.5 Ġmza Bekleyen : Kullanıcıya İmzalamak için gönderilen Giden evraklar listelenir. 6/79

7 1.6 Takip Ettiklerim : Kullanıcının takip etmek istediği evrakları süreçlerinin takip edildiği bölümdür. 2 Kayıt ĠĢlemleri: 2.1 Evrak OluĢtur : Giden Evrak Kayıt sayfasını göstermektedir. 2.2 Gelen Evrak Kayıt : Gelen Evrak Kayıt sayfasını göstermektedir Hızlı Gelen Evrak Kayıt Geldiği Yer: Evrakın geldiği yer seçilir Bakanlık Ġçi : İçişleri Bakanlığı Merkez ve Taşra teşkilatlarının ilk 5 karakter girilerek birimlerin arandığı yerdir. Kullanıcının yetkili olduğu teşkilatın birimlerini ve alt birimlerini getirmektedir. 7/79

8 Örnek : Ankara Valiliği, Ġstanbul Valiliği, Artvin Valiliği, Strateji GeliĢtirme BaĢkanlığı, Personel Genel Müdürlüğü, Hukuk MüĢavirliği Bakanlık DıĢı : İçişleri Bakanlığı Merkez ve Taşra teşkilatlarının dışındaki ilk 5 karakter girilerek birimlerin arandığı yerdir. Örnek ġahıs : Şahıslardan gelen evraklar Şahıs bölümüne yazılır. Örnek Geldiği Yer Turuncu Buton : Geldiği yer bölümünde Bakanlık içi ve Bakanlık dışı bölümlerinde bulamadığınız birimleri yardımıyla açılan sayfada bulabilirsiniz. Örnek Bakanlık içi 8/79

9 Bakanlık dıģı: Gizlilik Derecesi : Gelen evrakın üzerinde bulunan Gizlilik durumu sisteme Gizlilik Derecesi bölümünden uygun olan krıter seçilir Özel Durum : Gelen evrakın üzerinde bulunan Özel durumu sisteme Özel Durumu bölümünden uygun olan kriter seçilir Evrak Sayısı : Gelen Evrakın üzerinde bulunan evrakın numarası manuel olarak girilir Evrak Tarihi : Gelen Evrakın üzerinde bulunan evrakın tarihi seçilir veya yazılır. 9/79

10 Evrak No : Gelen evrakın kayıt işleminden sonra sistem otomatik olarak Birimdeki Gelen evrak numaratöründen sıradaki numarayı sistem otomatik olarak verecektir Kayıt Tarihi : Gelen Evrak Kayıt işleminden sonraki sistemin kayıt tarihini sistem tarafından otomatik olarak verilmektedir Evrak Konu Grubu: Gelen Evrak kayıt sayfasında Standart Dosya Planındaki Konu gruplarını ilk 3 harflerini girerek arama işleminden sonra konu grupları seçilir. Turuncu buton yardımıyla arama işlemi gerçekleştirilebilir Evrak Konu : Gelen Evrak üzerindeki bulunan konu manuel olarak kullanıcı tarafından yazıldığı alandır Evrak Ek(ler) : Gelen Evrakın ekinde bulunan ekler açılama olarak girilmektedir Havale : Gelen Evrak kayıt sırasında Birim, Personel, Dış Adres birimlerine gelen evrak kayıt işleminden sonra havale edilir. Havale favorilerini havale bölümünden favorilerini kayıt edilir. havale Birim : İçişleri Bakanlığı Merkez ve Taşra teşkilatların havale favori olarak eklenebilir. 10/79

11 Personel : Gelen Evrakı birimdeki personellere havale edilebilmesi için Havale Favori kayıt sayfasından ilgili personel favori olarak eklenebilir DıĢ Adres : Gelen Evrak Dış adres havale edilebilmesi için Dış adres favori olarak eklenebilir. Havale Favori Kayıt sayfasından eklenen Birim, Personel, Dış adres bilgileri favori olarak aşağıdaki gibi eklenmektedir. Havale sayfasında Gelen evrakı havale edeceğimiz birim ve personeller Gereği ve Bilgi için seçilir. Kayıt işleminden sonra Gelen evrak kayıt işleminden gelen evrak sayı alır ve ilgili birim ve personele havale edilmiş olur. 11/79

12 Kaydet işleminden sonra Gelen Evrak kayıt işleminden sonra Gelen Evrak kayıt altına alınmış olur Evrak Kayıt Yeni BoĢ Kayıt : Gelen Evrak kayıt işleminden sonra kullanıcı yeni bir evrak kayıt kaydetmek istiyorsa Yeni Boş Kayıt linkine tıklanır. 12/79

13 Yeni Benzer Kayıt : Gelen Evrak kayıt işleminden sonra benzer bir evrakı kayıt etmek istiyorsa Yeni Benzer Kayıt işlemi yapılabilir. 3 Detaylı Gelen Evrak Kayıt GeliĢ ġekli : Gelen evrak geliş şekli olarak farklı şekillerde gelmektedir. Gelen Evrak Posta, Elden, Fax, seçeneklerinden seçilir Bakanlık Ġçi : İçişleri Bakanlığı Merkez ve Taşra teşkilatlarının ilk 5 karakter girilerek birimlerin arandığı yerdir. Kullanıcının yetkili olduğu teşkilatın birimlerini ve alt birimlerini getirmektedir. Örnek : Ankara Valiliği, Ġstanbul Valiliği, Artvin Valiliği, Strateji GeliĢtirme BaĢkanlığı, Personel Genel Müdürlüğü, Hukuk MüĢavirliği 13/79

14 3.1.3 Bakanlık DıĢı : İçişleri Bakanlığı Merkez ve Taşra teşkilatlarının dışındaki ilk 5 karakter girilerek birimlerin arandığı yerdir. Örnek ġahıs : Şahıslardan gelen evraklar Şahıs bölümüne yazılır. Örnek Geldiği Yer Turuncu Buton : Geldiği yer bölümünde Bakanlık içi ve Bakanlık dışı bölümlerinde bulamadığınız birimleri yardımıyla açılan sayfada bulabilirsiniz. 14/79

15 Bakanlık içi Bakanlık dıģı Gizlilik Derecesi : Gelen evrakın üzerinde bulunan Gizlilik durumu sisteme Gizlilik Derecesi bölümünden uygun olan kriter seçilir Özel Durum : Gelen evrakın üzerinde bulunan Özel durumu sisteme Özel Durumu bölümünden uygun olan kriter seçilir Evrak Sayısı : Gelen Evrakın üzerinde bulunan evrakın numarası manuel olarak girilir Evrak Tarihi : Gelen Evrakın üzerinde bulunan evrakın tarihi seçilir veya yazılır. 15/79

16 Evrak No : Gelen evrakın kayıt işleminden sonra sistem otomatik olarak Birimdeki Gelen evrak numaratöründen sıradaki numarayı sistem otomatik olarak verecektir Kayıt Tarihi : Gelen Evrak Kayıt işleminden sonraki sistemin kayıt tarihini sistem tarafından otomatik olarak verilmektedir Evrak Konu Grubu: Gelen Evrak kayıt sayfasında Standart Dosya Planındaki Konu gruplarını ilk 3 harflerini girerek arama işleminden sonra konu grupları seçilir. Turuncu buton yardımıyla arama işlemi gerçekleştirilebilir Evrak Konu : Gelen Evrak üzerindeki bulunan konu manuel olarak kullanıcı tarafından yazıldığı alandır Evrak Ek(ler) : Gelen Evrakın ekinde bulunan ekler açılama olarak girilmektedir Açıklama Ekle: Evraka eklenmesi gereken açıklama Sistem Dışı Ek Ekle linkine tıklanarak evraka açıklama eklenmiş olur Sistem Ġçi Ek Ekle: Açıklama alanına eklenecek evrakın açıklaması ve bilgisayardaki kayıtlı doküman Sistem içi Ek Ekle linkiyle birlikte eklenmiş olur. 16/79

17 EklenmiĢ Ekler: Eklenmiş ekler Evraka Ekle linkiyle birlikte evraka eklenir Ġlgi(ler) : Gelen Evrak kayıt sayfasında ilgi iki türlüdür. Sistem Dışı İlgi, Sistem İçi olmak üzere Sistem DıĢı Ġlgi Ekle : Sistemde kayıtlı olmayan ilgiler manuel yazılır Sistem Ġçi Ġlgi Ekle : Sistem İçi İlgi bölümünde daha önce birimde kayıtlı gelen, giden ve onay evraklarını arama kriterleri doğrultusunda ilgi tutulabilir. 17/79

18 EklenmiĢ Ġlgiler : Eklenmiş ilgiler bölümünde Sistem Dışı İlgi ve Sistem İçi İlgi bölümlerinden eklenen ilgiler evraka eklenmek üzere Eklenmiş İlgiler bölümünde gelen evraka ilgiler eklenmiş olur Havale : Gelen Evrak kayıt sırasında Birim, Personel, Dış Adres birimlerine gelen evrak kayıt işleminden sonra havale edilir. Havale favorilerini havale bölümünden favorilerini kayıt edilir Birim : İçişleri Bakanlığı Merkez ve Taşra teşkilatların havale favori olarak eklenebilir. Örnek : havale Personel : Gelen Evrakı birimdeki personellere havale edilebilmesi için Havale Favori kayıt sayfasından ilgili personel favori olarak eklenebilir. Örnek : DıĢ Adres : Gelen Evrak Dış adres havale edilebilmesi için Dış adres favori olarak eklenebilir. Örnek : 18/79

19 Havale Favori Kayıt sayfasından eklenen Birim, Personel, Dış adres bilgileri favori olarak aşağıdaki gibi eklenmektedir. Havale sayfasında Gelen evrakı havale edeceğimiz birim ve personeller Gereği ve Bilgi için seçilir. Kayıt işleminden sonra Gelen evrak kayıt işleminden gelen evrak sayı alır ve ilgili birim ve personele havale edilmiş olur Ġçerik Yükle : Gelen Evraklar tarayıcı yardımıyla tarama işleminden sonra gelen evraka içerik olarak da eklenebilmektedir. 19/79

20 Ġçerik Yükle linkinden açılan sayfada daha önce taranmış evrakı sisteme aktarabilirsiniz Evrak Ġçerik Yükle Evrak Ġçerik Yükle Dosya Yükle İçerik yükleme işleminden sonra Detaylı Gelen Evrak Kayıt işleminden sonra ekranın sağ tarafından eklenmiş olan evrakın içeriği görüntülenmektedir. 20/79

21 Evrakın içeriğinin yüklenmesi Kayıt işleminden sonra Gelen evrakın içeriğini yükleyerek kayıt işlemini gerçekleştirilmiş olur. 21/79

22 3.2 Teslim Alma : Kullanıcıya havale edilen evraklar Evrak Genel Sayfasında Gelen Evraklar sayfasında görüntülenmektedir. Gelen Evraklar arasında teslim alınması gereken evrakın Detay ına tıklanır. 22/79

23 3.2.1 Detay Detay linkinden açılan sayfada ilgili evrakın bilgileri listelenir. Teslim Al linkine tıklandıktan sonra gelen evrak teslim alınmış olur. Havale edilen evrakı Teslim alan kullanıcı evrak üzerinde; 3.3 Havale Et : Gelen Evrak Dış adres havale edilebilmesi için Dış adres favori olarak eklenebilir. 23/79

24 3.3.1 Birim Ġçi Havale : Kullanıcı bağlı olduğu birim ve alt birimlerini Birim İçi Havale bölümünden ilk üç harf girerek birim arama işlemi gerçekleştirilir. Havale edilecek evrakın türü Gereği ve Bilgi seçilerek Ekle linkine basılır Birim Personeline Havale : Kullanıcı bağlı bulunduğu birimdeki personeller arasından ilk harf girerek arama işlemini gerçekleştirebilir Kurum Ġçi Havale : İçişleri Bakanlığı Merkez ve Taşra teşkilatları arasında ilk üç harf girilerek arama işlemini gerçekleştirebilir Kurum DıĢı Havale : İçişleri Bakanlığı Merkez ve Taşra teşkilatları dışında birimlerinden ilk üç harf girilerek arama işlemi gerçekleştirebilir. Havale sayfasında Birim İçi Havale, Birim Personeline Havale, Kurum İçi Havale, Kurum Dışı Havale yerlerinde birimler, kullanıcılar seçildikten sonra Ekle linkine tıklanır. Ardından Seçilen Havale Yerlerine Gönder linkine tıklanır. Evrak ilgili birim ve personele havale edilmiş olur Havale Notu Ekle : Havale sayfasında havale edilecek Personel ve Birimi bilgi notu eklenmek istenirse Havale Notu Ekleme kutucuğuna tıklanır ardından havale edilecek birim ve kullanıcı seçilir Seçilen Havale Yerlerine Gönder tıklanır. 24/79

25 Açılan Not Ekleme sayfasına kullanıcı Evrakla ilgili olarak not eklenir. 25/79

26 Havale işlemlerinden sonra evrak ilgili personel havale edilmiş olur. Evrak detayından havale eden personelin eklemiş olduğu notu görüntülenmiştir. 3.4 Evrak Dolabı : Gelen bir evrak üzerinde herhangi bir işlem yapılmayacaksa veya bir başka evrakla ilişkilendirilip evrak dolabına kaldırılmak istenildiğinde Evrak Dolabı linkine tıklanır. 26/79

27 3.4.1 Kapatan Tipi : Kapatma Tipi iki bölümden oluşmaktadır. Kapatma Takipliye Alma Kapatma : Kapatan Evrak : Dolap No : Evrak dolabına kaldırılacak evrakın hangi dolap bulunduğuna dair dolap bilgisi girilir. 27/79

28 Dosya No : Standart Dosya Planına göre hazırlanan konu gruplarına göre Gelen Evrak kayıt sırasındaki seçilen konu grubuna göre Dosya No sistem otomatik olarak getirmektedir Açıklama : Evrak dolabına kaldırılacak evrakla ilgili olarak açıklama girilmek istenirse açıklama bölümüne girilir Takipliye Alma : Ertelenecek Gün Sayısı : Ertelenecek gün sayısı girilir. 28/79

29 Akış rotasındaki rota seçilir ve Akış rotası süreci başlamış olur. Rotadaki Kapatma Paraf, Kapatma İmza süreçleri devam eder. 29/79

30 3.4.2 AkıĢ Rotası Seçimi : İlgili akış rotası seçilir. Kapatma Onayı BaĢlat linkine tıklanarak kapatma işlemi sürecine başlanmış olur. 30/79

31 Kapatma İmza Rotasında Kapan İmza hangi kullanıcı ise ilgili kullanıcının İmzalayacaklarım sayfasına düşmektedir. Evrak dolabına kaldırılan evrak üzerinde sadece Cevap Yazma İşlemi gerçekleştirilebilir. 3.5 Teslim FiĢi : Gelen evrak teslim fişi üzerinde yapılan güncellemeler sonrasında kullanıcılardan ve birimlernden gelen istekler doğrultusunda birimlerin kendi birimleri arasında teslim fişi kaldırılmıştır.ayrıca dış birimlere havale edilen birimler için Posta Türü olarak sadece Elden Verildi ve Elden Gönder seçeneklerinde teslim fişi alınabilmektedir. 3.6 Detaylı Evrak Safahati : Gelen, Giden ve Onay evraklarındaki evrak akışlarını göstermektedir. 3.7 Havale Yerini DeğiĢtir : Gelen evrak kullanıcılar tarafından Havale yeri değiştirilmek istediğinde kullanılır. 31/79

32 3.7.1 Birim : İçişleri Merkez ve Taşra teşkilatı birimlerinden seçilir DıĢ Adres: İçişleri Merkez ve Taşra teşkilatı birimlerinin dışındaki birimlerden seçilir. Havale Yeri Değiştir linkinden seçilen birimlere gönderilen evraklar Bilgi amaçlı olarak gönderilir. 3.8 Cevap Yaz : Gelen evrak detay sayfasında Cevap Yaz linkine tıklanır. İmza Rotasında varsayılan imza rotası kutucuğu işaretlenmemişse Cevap Yaz linkine tıklandıktan sonra imza rotasının seçilmesi için daha önce kayıt altına alınan imza rotaların seçilmesi için imza rotalarının bulunduğun pencere açılmaktadır. 32/79

33 Uygun imza rotası seçilir. Ardından giden evrak kayıt işlemleri tekrarlanır. Giden evrak kayıt sırasında anlatılacaktır. 3.9 Onay OluĢtur : Onay Evrak Kayıt sayfasını göstermektedir. 4 Birim Evrak ĠĢlemleri: 4.1 Birimde Kayıt Bekleyen: (Birime diğer birimlerden gönderilen evrakları göstermektedir) Açıklama: e-içişleri projesini kullanan birimlerce gönderilen evrakları göstermektedir. Eski Birim Evrak sayfasıdır. Örneğin kendi birimimize ANKARA VALĠLĠĞĠ, ĠZMĠR VALĠLĠĞĠ, ĠSTANBUL VALĠLĠĞĠNDEN ve diğer birimlerden gelen evrakları göstermektedir. İki Bölümden oluşmaktadır: 33/79

34 4.1.1 ġahsıma Teslim Al (Birim Evrakçılar tarafından Şahıs olarak teslim alınma işlemi gerçekleştirilir) Örneğin :Ankara Valiliğinde Evrakçı olan X Kullanıcısı Birimde Kayıt Bekleyen bölümünde ġahsına Teslim Al linkini kullanarak evrakı kendi adına teslim almış olur. Evrakçı olduğu biriminin evrak numarasını vermiş olur. Aynı birimdeki evrakçı bu evrakı göremeyecektir. Evrakı teslim alan personel evrak üzerinde gerekli işlemleri yapabilir Birim Adına Teslim Al : Birim Evrakçılar Birim Adına Teslim Al linkini kullanarak evrakların Birimde Kaydedilmiş bölümüne birimin evrak numarasını vererek düşmesini sağlar. Birim evrakçılar bu bölümden evrakları şahıslarına teslim alarak evraklar üzerinde gerekli işlemleri gerçekleştirebilirler. 4.2 Birimde KaydedilmiĢ: (Birim Evrakçılarının Birimde Kayıt Bekleyen bölümünde teslim alınmış ve kendi birimlerine ait evrak numaraları verilmiş olduğu evrakları göstermektedir.) Açıklama: Birim Evrakçılar tarafından evraklar teslim alınarak gerekli işlemler gerçekleştirilir.detay linkine tıklandığında evrakın Detay bilgileri listelenir.ġahsıma Teslim Al linkiyle birlikte evrak şahıs olarak teslim alınmış olur. Not: Birimde Kaydedilmiş evraklar ilgili birim ve personele havale edildiğinde ilgili personel evrakı geri gönder işlemi yaptığı takdirde Birimde Kaydedilmiş bölümüne tekrar geri gelecektir. 4.3 Birimden Teslim Aldığım Evraklar: (Birimdeki Evrakçılar tarafından Şahsına Teslim Al bölümünden teslim aldığı evrakları göstermektedir. Evrakçılar teslim aldıkları evraklar üzerinde gerekli işlemleri yapabilir. 34/79

35 5 Postalama ĠĢlemleri: 5.1 Postalanacak : Evrakçı yetkisi olarak kullanıcı Evrak - Evrakçı/Evrak Yetkili Kayıt sayfasında Genel ve Giden yetkisine sahip kullanıcılarda postalanacak Evrakları gösterecektir. 5.2 Postaladıklarım : Birimde Evrakçı yetkisi sahip Genel ve Giden Evrakçı yetkisine sahip kullanıcıların şahıs olarak postaladığı evrakları gösterecektir. 35/79

36 6 Kapatma ĠĢlemleri Gelen Evrak Kapatma Ġmza Rotası: e-içişleri projesi Evrak Modülü içerisine Evrak kapatma işlemleri için yeni bir sayfa yapılmıştır. Daha önceki dönemlerde kullanıcılar kendilerine ait işlem yapılmayan evraklarını dolap no, dosya no ve açıklama bilgilerini girerek evrak dolaplarına kaldırmaktadırlar. Son yapılan değişiklikler doğrultusunda evrak kapatma işlemleri de giden evrakta olduğu gibi oluşturulan bir evrak kapatma rotasıyla doğrultusunda evrakı ilgili amir tarafından onay verildiği takdirde evraklar evrak dolabına kaldırılmaktadırlar. 6.1 Onaya Sunduklarım: Kapatma İşlemi ve Takipli İşlemi yapılacak ve onaya sunulan evrakları listeleyecektir. Onaya Sunduklarım Miat bölümünde miat süresi yazan evraklar ve pembe renkle belirtilen evraklar Takipli evraklardır. Takip süreleri devam etmektedir. 6.2 Paraflayacaklarım : Kapatma Gelen Evrak Rotasında Kapatma Paraf yetkisine sahip personelin sayfasında Paraflayacaklarım bölümünde paraflanmak üzere gönderilen evraklar listelenecektir. İlgili evrak seçilir. Paraflama butonuyla birlikte paraflama işlemi gerçekleştirilir. 36/79

37 6.2.1 Detay : İlgili evrakın detay bilgileri görüntülenir Geri Gönder : İlgili evrakı geri gönderir. Evrak daha önce bir başka kişi tarafından gönderilmişse ilgili personel listeden seçilir. Açıklama alanı doldurularak evrak geri gönderme işlemi gerçekleştirilir Onayı Ġptal Et : Paraflayacaklarımda iptal edilen evrak ilgili kişinin gönderdiği bölüme düşer. 6.3 Ġmzalayacaklarım : Kapatma İşlemi ve Takipli İşlemleri içinde evrak kapatma rotasında kapatma imza seçilmiş kullanıcıların kapatma paraf yetkisine sahip personeller tarafından Parafla işleminden sonra paraflanan evraklar, daha sonra imzalanmak için kapatma rotasında kapatma imza yetkisine sahip kullanıcısının imzalayacaklarım bölümünde İmzala işleminden sonra ilgili evrak imzalanmış olur. 37/79

38 İmzalayacaklarım bölümünde Miat bölümünde miat süresi yazan ve pembe renkle belirtilen evraklar Takipli evraklardır. Takip süreleri devam etmektedir Detay : İlgili evrakın detay bilgileri görüntülenir Geri Gönder : İlgili evrakı geri gönderir. Evrak daha önce bir başka kişi tarafından gönderilmişse ilgili personel listeden seçilir. Açıklama alanı doldurularak evrak geri gönderme işlemi gerçekleştirilir Onayı Ġptal Et : Paraflayacaklarımda iptal edilen evrak ilgili kişinin gönderdiği bölüme düşer. 6.4 Evrak Dolabına Kaldırdıklarım: Evrak kapatma rotası süreci sonrası evraklar kapatma imzala işlemi yapıldıktan sonra evraklar Evrak Dolabına Kaldırdıklarım da tarih aralığına göre listelenecektir. 38/79

39 İlgili evrakların detay bilgilerinde evrakın hangi tarih de, hangi dosyada ve hangi dolapta kaldırıldığı bilgisi alınabilir. 6.5 Süreli Kapatılanlar : Kullanıcılar tarafından hazırlanan evrak kapatma rotası seçilerek Ertelenecek Gün Sayısı belirtilerek evrakın takip süresi belirtilir. Takipli Evraklar sayfasında kullanıcılar tarafından takip edilmek üzere evrakların miat süreleri gün gün uyarı şeklinde gösterecektir. Detay linkine tıklandığında ilgili evrakın detay bilgileri listelenir. 39/79

40 7 ĠĢlem Yaptıklarım: 7.1 Hazırladıklarım : Kullanıcının şahıs olarak hazırladığı evrakları göstermektedir. Kayıt Tarihi, İmza Tarihi, Postalama Tarihi ve Miad bilgileri listelenir. Bu bölüm Temmuz 2009 tarihinden itibaren oluşan kayıtları temsil eder. Önceki kayıtlara buradan ulaşılamaz. 7.2 Parafladıklarım : Kullanıcının kendisinin parafladığı evrakları göstermektedir. Parafladığım Tarih, İmzaladığım Tarih ve Miat bilgileri görüntülenir. Bu bölüm Temmuz 2009 tarihinden itibaren oluşan kayıtları temsil eder. Önceki kayıtlara buradan ulaşılamaz. 7.3 Ġmzaladıklarım : Kullanıcının kendisinin imzaladığı evrakları göstermektedir. Bu bölüm Temmuz 2009 tarihinden itibaren oluşan kayıtları temsil eder. Önceki kayıtlara buradan ulaşılamaz. 40/79

41 7.4 Havale Ettiklerim : Kullanıcının kendisinin birim ve şahıslara havale ettiği evrakları göstermektedir. Bu bölüm Temmuz 2009 tarihinden itibaren oluşan kayıtları temsil eder. Önceki kayıtlara buradan ulaşılamaz. 7.5 Havale Onayına Gönderdiklerim: Kullanıcının kendisinin evrakı ilgili havale yetkilisine gönderdiği evrakları göstermektedir. Bu bölüm Temmuz 2009 tarihinden itibaren oluşan kayıtları temsil eder. Önceki kayıtlara buradan ulaşılamaz. 7.6 Cevap Yazdıklarım : Kullanıcının şahıs olarak gelen evraklarından teslim alarak cevap yazdığı evrakları göstermektedir. Bu bölüm Temmuz 2009 tarihinden itibaren oluşan kayıtları temsil eder. Önceki kayıtlara buradan ulaşılamaz. 7.7 Evrak Dolabına Kaldırdıklarım : Kullanıcının şahıs olarak evrak dolabına kaldırdığı evrakları göstermektedir. Bu bölüm Temmuz 2009 tarihinden itibaren oluşan kayıtları temsil eder. Önceki kayıtlara buradan ulaşılamaz. 8 Arama ĠĢlemleri: Evrak Arama : Kullanıcılar tarafından kayıt altına alınan Gelen Evrak, Giden Evrak, Onay Evrakla ilgili olarak Evrak - Evrak Ara evrak arama sayfasından belirlemiş olduğu kriterler doğrultusunda evraklarını arayabilirler. 8.1 Hızlı Evrak Arama : Hızlı Evrak Arama işlemlerinin gerçekleştirildiği sayfa Evrak Tipi olarak Gelen, Giden, Onay evraklarını Evrak No, Evrak Sayısı, Evrak Tarihi, Konu göre arama işlemlerinin gerçekleştirildiği sayfadır. 41/79

42 8.2 GeliĢmiĢ Evrak Arama : Kayıt altına alınan evrakların Evrak Tipi, Evrak No, Evrak Sayısı, Gizlilik Derecesi, Özel Durum, Evrak Tarihi, Kayıt Tarihi, Konu Grup, Konu,Evrak Ġçeriği, Geldiği Birim, Geldiği Yer, Gideceği Yer, Gideceği Birim, Yalnızca KapatılmıĢ Evraklarda Ara, Geldiği/Gideceği Yer, Dolap No, Dosya No, Açıklama bölümlerinden arama işlemi gerçekleştirilir. 42/79

43 8.3 ArĢivden Evrak Ara e-içişleri projesinde evrak modülünde arşiv iki türlü yapılması planlanmıştır. Geçmiş yıllara yönelik taranmış evrakların yıllara, birimlere göre evrakların e-içişleri sitemine aktarılması. Birimlerin evrak kayıt işlemleri devam ettikçe, kayıt altına aldıkları evraklar aynı zamanda arşiv evrakları olarak e-içişleri sisteminde kullanıcılar tarafından arşivlenecektir. e-içişleri projesinde Evrak Modülünde birimlerdeki kullanıcılara Evrak - Evrakçı/Evrak Yetkili Kayıt sayfasından Arşiv Yetkilisi verilmesi gerekmektedir. 43/79

44 Not: ArĢiv Yetkilisi verilmediği takdirde birimlerdeki arģiv evraklarına ulaģılmayacaktır. Birimdeki Arşiv Yetkilisi Arşivden Evrak Arama Sayfasında birimindeki daha önce taranmış ve e-içişleri sistemine aktarılmış evrakları arayıp bulabilir. Arşivden Evrak Arama sayfasında birimdeki daha önce taranmış evrakları Evrak Tipi, Evrak No, Evrak Sayısı, Gizlilik Derecesi, Özel Durum, Evrak Tarihi(zorunlu alandır) Konu, Evrak İçeriği, Dosya No seçeneklerinden arama işlemi gerçekleştirilebilir. 44/79

45 Ġmza Rota Kayıt sayfasında Gelen Evrak Kapatma Ġmza Rotası eklenmiģtir. 9 Rota Kayıt : e-içişleri kullanıcıları Evrak - Evrak İmza Rota Kayıt sayfasından imza rota kayıt işlemlerini gerçekleştirebilir. 45/79

46 İmza rota türü iki bölümden oluşmaktadır. Gelen Evrak Kapatma İmza Rotası o Takipliye Alma Giden Evrak İmza Rota Kayıt 9.1 Gelen Evrak Kapatma Ġmza Rotası Gelen Evrak Kapatma Ġmza Rotası : Rota Adı : Kullanıcı adı bölümüne kullanıcılar kayıt altına alacağı kapatma rotasının ismi yazılmaktadır. Zorunlu alandır Konu Grubu: Standart Dosya planında kayıtlı konu gruplarından seçilir Ġmza Tipi : Evrak kapatma rotası için imza tipi seçilir 46/79

47 Gelen Ġmza Rotasında tek kiģilik kapatma rotası sistem üzerinde yapılabilmektedir Personel : Evrak kapatma işlemlerini gerçekleştirecek ilgili personel seçilir Unvan : İlgili personelin unvanı girilir. 9.2 Giden Evrak Ġmza Rota Kayıt : Giden evrakta imza rotası zorunludur. Kullanıcılar tarafından Giden Evrak ve Onay Evraklarında evrak oluşturabilmeleri için İmza Rotalarının bulunması gerekmektedir. İmza Rotası Kayıt İşlemlerini Evrak - Evrak İmza Rota Kayıt sayfasından ulaşabilirsiniz. İmza rotası kişiye özeldir. Kullanıcı sadece kendi kaydettiği imza rotasını kendisi görmektedir. 47/79

48 9.2.1 Rota Adı : Kullanıcı adı bölümüne kullanıcılar kayıt altına alacağı imza rotasının ismi yazılmaktadır. Zorunlu alandır Konu Grubu : Standart Dosya planında kayıtlı konu gruplarından seçilir Miat : İmza rotasındaki süreç belirlenir Ġmza Tipi : Ġmza Tipi ( - ) : Onay Rotasında kullanılmaktadır. İmza tipi ( - ) seçilen onay evrakında manuel olarak yazılması gerekmektedir Ġmza Tipi (Paraf) : Kullanıcılar tarafından hazırlanan evraklarda parafçı olarak evrakı paraflayacak kullanıcı seçilmek için seçilir. Parafçıya gönderilen evraklar Paraf Bekleyenler bölümüne düşmektedir. 48/79

49 Ġmza Tipi (Koordine) : Kullanıcılar tarafından hazırlanan evraklarda bir başka birimdeki bir kullanıcı koordine olarak evraka eklenir Ġmza Tipi (Ġmza) : Kullanıcılar tarafından paraflanan evrakları amir statüsündeki kullanıcı İmza Tipinde imza olarak seçilir. Paraflandıktan sonra evraklar İmza Bekleyenler bölümüne düşmektedir. 10 Ġmza Rota Ara : Evrak - Evrak İmza Rota Ara arama sayfasından kayıt altına alınan imza rotaları listelenir. 11 Dağıtım Planı Kayıt : Dağıtım Planı Kayıt : Dağıtım Planı Kayıt birime özeldir. Kullanıcılar tarafından dağıtımlı evraklar gönderilmek istenildiğinde Evrak - Dağıtım Plan Kayıt/Güncelleme sayfasından gönderilecek birimler doğrultusunda dağıtım planı oluşturabilmektedirler. Kullanıcılar tarafından kayıt altına alınan Dağıtım Planları birime özeldir. Birimde kayıt altına alınana dağıtım planlar aynı birimdeki kullanıcılar tarafından da kullanılabilir. 49/79

50 11.1 Birim : Kullanıcılar birim bölümünde bağlı bulundukları birimler otomatik olarak gelmektedir Dağıtım Adı : Kullanıcılar tarafından Dağıtım Adı bölüme giden evrakda kullanacakları dağıtım planı adını yazmaları gerekmektedir. Örnek: 81 İl Valiliğine, Merkez Birimlerine, 10 İlçe Kaymakamlığına 11.3 Açıklama : Dağıtım Planıyla ilgili olarak açıklama bilgisi girilir Eklenecek Birim Tipi : 11.5 Sistem içi : Dağıtım Planında Sistem içi bölümü seçilerek Merkez ve Taşra teşkilatlarından birimleri seçerek dağıtım planı eklenir. 50/79

51 Arka Ek bölümünde de dağıtım planındaki seçilen birimin sonuna NE-NA sonlarına koyarak yazışma kurallarına uygun bir şekilde dağıtım planı hazırlanmış olup Dağıtım Planını Kaydet linkiyle birlikte Sistem İçi Dağıtım Planı kayıt edilmiş olur Sistem dıģı : İçişleri Bakanlığı Merkez ve Taşra teşkilatlarının dışındaki birimler için Dış Dağıtım Planı oluşturulur. Dağıtım Planını Kaydet linkiyle birlikte Dış Dağıtım Planı kayıt edilmiş olur Arka Ek : Arka Ek bölümünde de dağıtım planındaki seçilen birimin sonuna NE-NA sonlarına koyarak yazışma kurallarına uygun bir şekilde Dağıtım Planı hazırlanmış olur. 51/79

52 12 Evrak Dağıtım Plan Ara : Kullanıcılar tarafından kayıt altına alınan dağıtım planlarını Evrak - Dağıtım Plan Arama linkinden ulaşılabilir Birim : Kullanıcının yetkili olduğu birimi gösterir. Dağım planı birime özeldir. Aynı birimdeki kullanıcılar daha önce kayıt altına alınan dağıtım planlarını görebilir. 13 Dağıtım Planı Adı : Kullanıcıların kayıt altına almış olduğu dağıtım planların adını girerek arama işlemini gerçekleştirebilir. 14 Giden Evrak Kayıt ĠĢlemleri : 14.1 Gizlilik derecesi seçiniz : Giden evrakın Gizlilik derecesi seçilir. Mouse sağ tuş tıklanarak sol tuşla seçilmektedir. Seçenekler Gizlilik, Çok Gizli, Hizmete Özel, Tasnif DıĢı olmak üzeredir. 52/79

53 14.2 Yazı Durumunu giriniz : Giden evrakın Yazı durumu seçilir. Dağıtımlı, Ġvedi, Takipli, Dilekçe, Açılmayacak Zarf, Günlü, Acele, Çok Acele olmak üzere 14.3 Konu : Giden evrak konu manuel olarak yazılabilir. Veya farklı bir konu grubu seçilerek güncellenebilir Evrağın Gideceği Yeri seçiniz: Giden evrakın gideceği yer eğer sistem üzerinde gelen evraka cevap yazıldığı takdirde sistem otomatik olarak gideceği yeri getirmektedir. Evrakın gideceği yer üzerinde sağ tuş tıklanarak sol tuşla kullanıcılara gideceği yeri seçmek için pencerenin açılması sağlanır Bakanlık Seç : Taşra Teşkilatın Merkez Teşkilatın bir giden evrak göndermek istenildiği zaman kullanılmaktadır. Örnek : İçişleri Bakanlığı Strateji Geliştirme Başkanlığına gönderilmiştir. Birim Eki bölümünde birimlerin adlarının yazışma kurallarına uygun olabilmesi için NA ve NA birim eki eklenmesi gerekmektedir. 53/79

54 Birim Adres Seç : Merkez ve Taşra Teşkilatları giden evrakta göndereceği birimleri yine merkez ve taşra teşkilatlarında ilk iki harfle birlikte birimleri aradığı bölümdür. Örnek : Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığına (Proje Şubesi) gönderilecektir DıĢ Adres Seç : İçişleri Bakanlığı Merkez ve Taşra Teşkilatlarının dışında birimlere, firmalara giden evrak gönderildiği takdirde kullanılmaktadır. Örnek : Sanayi ve Ticaret İl Müdürlüğü olarak seçilmiştir. Birim Eki ve Alt Birim seçilerek gönderilebilir ġahıs Seç : Şahıslara giden evrak gönderilmek istenildiğinde kullanılmaktadır. Örnek : 54/79

55 Dağıtım Planı Seç : Kullanıcılar tarafından kayıt altına alınan dağıtım planı kayıt seçilir EklenmiĢ Adresler : Bakanlık Seç, Birim Adresi Seç, Dış Adres Seç, Şahıs Seç, Dağıtım Planı Seç bölümlerinden gideceği bölümlerden evraka eklenebilmesi için Eklenmiş Adreslerden Bilgi Gereğine Evraka Ekle linkine tıklanır ve evraka eklenir Ġlgi : Giden evrak ilgili bölümünde iki türlü ilgi vardır. Giden evrak ilgi eklenmesi gerekiyorsa Mouse sağ tuş tıklanır açılan seçenekler mousenin sol tuşuyla ilgi ekle seçeneğine tıklanır. 55/79

56 Sistem Ġçi Ġlgi Seç : Evraklar daha önce e-içişleri evrak modülünde kayıt edilmiş ise sistem içi ilgi bölümünde (birimle daha önce yazışma yapıldığı için) sistem içinde ilgi tutulabilir. Sistem içi ilgi seç bölümünde evrak arama sayfası açılmaktadır. İlgi tutulacak evrak bilgileri doğrultusunda arama sonrası ilgi eklenmektedir. Örnek : Sistem DıĢı Ġlgi Ekle : İlgi tutulacak evrak ile ilgili olarak daha önce yazışma yapılmadığı takdirde kullanıcılar evrak üzerindeki ilgiyi manuel olarak yazması gerekmektedir. Örnek : EklenmiĢ Ġlgiler : Sistem içi ve Sistem dışı ilgiler eklendiği takdirde evraka eklenmesi için Eklenmiş ilgiler bölümünde evraka eklenmesi gerekmektedir. Örnek : e-içiģlerinde son yapılan güncelleme sonrası kullanıcılar ilgi üzerinde manuel olarak değiģiklik yapabilmektedir. Ġlgide geçerli yazınız, yazısı, yazımız. 56/79

57 14.6 Ek : Giden evrak kayıt sayfasında ek eklenebilmesi için EK bölümünde Mouse sağ tuş ve sol tuşla Ek ekle seçeneği seçilir.üç türlü ek giden evraka eklenmektedir Açıklama Ekle : Giden evrakla ilgili olarak bir açıklama olarak ek eklenmesi gerekiyorsa Açıklama Ekleme linkine tıklanır Dosya Ekle : Giden evrakla ilgili olarak bir doküman eklenmek gerekiyorsa Dosya Ekle bölümünden bilgisayardaki kayıtlı doküman eklenir Onay Ekle : Giden evrak kayıt sırasında eklenmesi gereken bir onay yazısı Onay Ekle bölümünde arama işleminden sonra giden evrak kayıt sayfasına eklenebilmektedir. 57/79

58 EklenmiĢ Ekler : Açıklama Ekle, Dosya Ekle, Onay Ekle bölümünden eklenen ekler giden evraka eklenmesi için Eklenmiş Ekler bölümünde Evraka Ekle linkine tıklanarak ekler eklenmiş olur Dağıtım : Giden Evrak kayıt sayfasındaki Evrakın Gideceği Yeri Seç bölümündeki sayfa ile aynı özelliktedir Ġmza Rotası değiģtir : Giden Evrak kayıt sayfasında kullanıcılar değiştirebilmektedirler. simgesine tıklayarak imza rotalarını 58/79

59 14.9 Evrak Versiyonları : Giden Evrak kayıt sayfasında kullanıcılar simgesine tıklayarak evrak üzerinde daha önceki kullanıcılar tarafından değişiklik yapılıp yapılmadığını kontrol edebilirler ġablon Kayıt : Kullanıcılar hazırlamış oldukları giden ve onay evrakları sürekli olarak aynı şablonu kullanıyor ise şablon olarak kayıt edebilmesi için şablon kayıt tıklanır. Kullanıcılar Giden Evrak üzerinde 3 farklı şablon kayıt işlemini gerçekleştirebilmektedir KiĢiye Özel ġablon : Kullanıcıların kendi kaydetmiş olduğu şablonlardır. 59/79

60 Birim Özel ġablon : Aynı birimdeki kullanıcıların göreceği şablonlardır. Kullanıcılar kaydetmiş olduğu şablonları sadece kendi birimindeki kullanıcılar görecektir Genel ġablon : Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığında belirlenen belirlenmiş standart şablonlardır. Tüm kullanıcılar ve birimler tarafından kullanılabilir şablonlardır ġablon Ara : Kullanıcılar tarafından kayıt altına alınmış şablonlar giden evrak kayıt sayfasında bölümünden ulaşabilirler. Kullanıcılar tarafından kayıt altına alınan şablonlar; Kullanıcı kendi kaydettiği şablonlar KiĢiye Özel ġablonlar üzerinde güncelleme ve silme işlemlerini gerçekleştirebilirler. Kullanıcı kendi biriminde kaydettiği Birime Özel ġablonlar sadece şablonu kayıt eden kullanıcı tarafından güncelleme ve silme işlemi yapılabilmektedir. Genel Şablonlar sadece kayıt altına alınan birimce güncellenme silme işlemi yapılabilir. 60/79

61 14.12 Ġçeriği Görüntüle : Kullanıcılar tarafından kayıt altına alınan giden evrakların baskı önizlemesi yardımıyla görüntüleyebilir. buton 15 Onay Evrak Kayıt : Onay evrak kayıt giden evrak kayıt işlemlerinden daha farklı bir imza rotası uygulanmaktadır. Onay evraklar üzerinde postalama işlemi yapılamaz. e-içiģleri son yapılan güncelleme sonrası Onay OluĢtur kayıt sayfasına ilgi eklenmiģtir. Örnek :Örnek Onay Rotası 61/79

62 15.1 Konu Grup : Giden evrak konu manuel olarak yazılabilir. Veya farklı bir konu grubu seçilerek güncellenebilir. 62/79

63 15.2 Onay Makamı : Onay Evrakın gideceği Birim Kullanıcı tarafından manuel olarak yazılmaktadır. Örnek :Başkanlık Makamına 15.3 Onay Ġlgi : Sistem Ġçi Ġlgi Seç : Evraklar daha önce e-içişleri evrak modülünde kayıt edilmiş ise sistem içi ilgi bölümünde (birimle daha önce yazışma yapıldığı için) sistem içinde ilgi tutulabilir. Sistem içi ilgi seç bölümünde evrak arama sayfası açılmaktadır. İlgi tutulacak evrak bilgileri doğrultusunda arama sonrası ilgi eklenmektedir. Örnek : Sistem DıĢı Ġlgi Ekle : İlgi tutulacak evrak ile ilgili olarak daha önce yazışma yapılmadığı takdirde kullanıcılar evrak üzerindeki ilgiyi manuel olarak yazması gerekmektedir. Örnek : 63/79

64 EklenmiĢ Ġlgiler : Sistem içi ve Sistem dışı ilgiler eklendiği takdirde evraka eklenmesi için Eklenmiş ilgiler bölümünde evraka eklenmesi gerekmektedir. Örnek : e-içiģlerinde son yapılan güncelleme sonrası kullanıcılar ilgi üzerinde manuel olarak değiģiklik yapabilmektedir. Ġlgide geçerli yazınız, yazısı, yazımız Onay Ek : Giden evrak kayıt sayfasında ek eklenebilmesi için EK bölümünde Mouse sağ tuş ve sol tuşla Ek ekle seçeneği seçilir.üç türlü ek giden evraka eklenmektedir Açıklama Ekle : Giden evrakla ilgili olarak bir açıklama olarak ek eklenmesi gerekiyorsa Açıklama Ekleme linkine tıklanır Dosya Ekle : Giden evrakla ilgili olarak bir doküman eklenmek gerekiyorsa Dosya Ekle bölümünden bilgisayardaki kayıtlı doküman eklenir. 64/79

65 Onay Ekle : Giden evrak kayıt sırasında eklenmesi gereken bir onay yazısı Onay Ekle bölümünde arama işleminden sonra giden evrak kayıt sayfasına eklenebilmektedir EklenmiĢ Ekler : Açıklama Ekle, Dosya Ekle, Onay Ekle bölümünden eklenen ekler giden evraka eklenmesi için Eklenmiş Ekler bölümünde Evraka Ekle linkine tıklanarak ekler eklenmiş olur. 65/79

66 Onay Formatı Ġçeriği : Kullanıcılar giden evrak baskı önizleme ve yazdır iģlemleri sırasında Ġnternet Tarayıcılarından kaynaklanan Activex uyarısı nedeniyle sorun yaģamaktadırlar. Sorunun çözümü için aģağıdaki sıralamayı uygulayınız. 66/79

67 Kullanıcılar tarafından hazırlanış olan evrağın çıktısı alınmak istendiği takdirde yukarıdaki ActiveX hatasını vermektedir. ActiveX hatasının çözümlenmesi için aşağıdaki işlemleri sırasıyla yerine getiriniz. 67/79

68 İnternet Explorer sayfasında Araçlar /İnternet Seçenekleri/Güvenlik/Güvenilen Siteler/Siteler bölümüne adresini ekleyiniz. 68/79

69 69/79

70 70/79

71 . 71/79

72 16 Evrak Raporları : e-içişleri Evrak Raporları e-içişleri evrak modülünde raporlar genel olarak kullanıcılardan gelen istekler doğrultusunda ve sistem üzerindeki yaşanılan sorunlar nedeniyle güncellemeler yapılmıştır. Son yapılan güncellemeler sonrasında bazı değişiklikler sisteme yansıtılmıştır Evrak Zimmet Raporu : Evrak zimmet raporunda birimlere gelen ve birimlerden giden evrakların kullanıcılara zimmet karģılığında teslim edilmektedir. Evrak zimmet raporuna Evrak - Evrak Zimmet Raporu sayfasından ulaşılmaktadır. Evrak Zimmet Raporu Kayıt Tarihi ve Evrak Tipini seçerek Rapor tipi olarak 3 türlü rapor alınmaktadır. Daha önce raporu alınmayan evraklar Tüm evraklar Birime göre evraklar Daha önce raporu alınmayan evraklar : Evrak Kayıt Tarihi ve Evrak Tipini seçerek Rapor tipi daha önce raporu alınmayan evrakların raporlarını Rapor Formatı olarak PDF, EXCEL, TIFF, XML formatlarından rapor alınabilmektedir. Not: Bu bölümden daha önce kullanıcılar tarafından rapor alındığı için daha sonra rapor sistem tarafından alınamayacaktır. Rapor gün içinde evrak zimmet raporu alınmayan evraklar için alınmaktadır. Örnek: Daha önce raporu alınmayan evraklar PDF raporu olarak seçeneği gösterilmiģtir. 72/79

73 Tüm Evraklar : Evrak Kayıt Tarihi ve Evrak Tipini seçerek tüm birimlerden gelen ve giden evrakların zimmet raporu alınır. Örnek-1: Tüm Evraklar PDF rapor tipi seçeneğinde alınan zimmet raporu Örnek -2: Tüm Evraklar EXCEL rapor tipi seçeneğinde alınan zimmet raporu 73/79

74 Birime göre evraklar Gelen Evrakların kayıt sonrası kişiye havale edilen evrakların birim bazında alındığı Evrak Zimmet Raporudur. Bu rapor aynı zamanda teslim fiģi benzeri bir rapor formatıdır. Kullanıcılar havale ettiği evrakların teslim fiģi yerine Zimmet raporundan alınabilir. Kişiye havale edilen evraklar Listele linki tıklanıldığı kişiye havale edilen Gelen Evrak Birime Göre Zimmet Raporu listelenir. 74/79

75 Açılan listede kişiye gelen evraklar listenmiş olur. Evrak No, Gönderen Yer, Tarih Sayısı, Konu Gönderilen Yer, Ek Adeti içeriğiyle Gelen Evrak Birime Göre Zimmet Fişi Rapor Formatı olarak PDF, EXCEL, TIFF, XML formatlarında rapor alınabilmektedir. Örnek: Gelen Evrak Birime Göre Zimmet FiĢi PDF olarak görüntülenmiģtir. Açılan raporda Evrak No, Gönderen Birim, Tarihi, Sayısı Konusu ve Ek Adedi olarak Gelen Evrak Birime Göre Zimmet Raporu alınmış olur. 75/79

76 16.2 Evrak Posta Raporu: Evrak - Posta Raporu linkinden Posta Tarihi aralığından birimden giden evrakların posta türlerine göre Rapor Formatı olarak PDF, EXCEL, TIFF, XML formatlarından posta raporları alınmaktadır. İki türlü Posta rapor formatından rapor alınmaktadır. Posta Tarihi aralığı girerek ve Posta türü seçilerek alınan rapor Posta Tarihi aralığı girerek ve Posta türü seçilerek Birime göre kullanıcı tarafından gruplanarak alınan Posta Rapor Posta Tarihi aralığı girerek ve Posta türü seçilerek alınan rapor: Tarih aralığı ve Posta türü seçilerek Rapor Al linkine tıklanarak alınan evrak posta raporunda seçilen evrak posta türüne göre genel posta raporu genel olarak alınmaktadır. Örnek: Tarih aralığına göre Posta Türü Adi olan giden evrakların listesi aşağıdaki gibi PDF olarak alınmaktadır. 76/79

77 Posta Tarihi aralığı girerek ve Posta türü seçilerek Birime göre kullanıcı tarafından gruplanarak alınan Posta Rapor: Tarih aralığı ve Posta türü seçilerek Listele linkine tıklanarak tarih aralığına göre ve posta türüne göre evraklar listelenir. 77/79

78 Açılan listede birimler listelenmektedir. Kullanıcılar tarafından sadece bir birim için Rapor Al linkine tıklanırsa sadece o birimle ilgili posta raporu alınır. Örnek: Sadece seçilen bir birim için posta raporu görüntülenmiştir. Açılan listede hangi birimle ilgili olarak rapor alınmak isteniyorsa Seç bölümünden seçilir. 78/79

79 Seçilenlerin Toplu Raporunu Al linkine tıklanılarak seçilen birimlerin Posta raporu alınır. 79/79