EXCEL İN KUSURU: BÜTÇE VE PLANLAMA İÇİN YETERSİZ OLMASI

Transkript

1 EXCEL İN KUSURU: BÜTÇE VE PLANLAMA İÇİN YETERSİZ OLMASI İÇİNDEKİLER Yönetici Özeti. EXCEL in Ne Sorunu Var?... Veri dağıtımı ve konsolidasyonu zaman alır ve hataya açıktır Karmaşık eğilimleri ölçmekte zorlanır ve sonuçları göstermez. Mevzuata uymaz. Birden fazla doğru sonuç verir.. Yeniden tahmin yapmaya elvermez.. EXCEL e alternatif çözüm: Bütçeleme Neleri Gerektirir?... Kestirme ve Raporlama Çözümü REFLEX Çözümü.. REFLEX e Geçiş.

2 YÖNETİCİ ÖZETİ Bütçeleme, planlama ve raporlama yazılımlarından yıllardır hep büyük şirketler yararlanıyor, çünkü KOBİler için bu yazılımların kurulması, uygulaması, bakım ve sürdürülmesi pahalı ve karmaşık. Bu yazılımların yerine, bütçeleme-planalama ve raporlama için KOBİ ler EXCEL kullanıyor. EXCEL hazır, basit ve kolay uyganabilen bir araç. EXCEL masaüstünde iyi çalışan bir araç olmasına rağmen plan yapmak için tasarlanmamış. Planlama süreci tek kişiyi aştığı zaman EXCEL, karmaşık ve işbirliği gerektiren planlama süreçlerini desteklemede yetersiz. EXCEL birden fazla kişinin eşzamanlı kullanımı için tasarlanmamış. Planlama gibi paylaşmayı zorunlu kılan dinamik bir sürecin temel taşı olarak düşünülmediği gibi, bilgi güvenliği de göz ardı edilmiş. Büyük olsun KOBİ olsun, bütün şirketlerin planlama süreçleri karmaşıktır. Ancak KOBİ ler artık EXCEL in basit ve kısıtlı sonuçlarına katlanmak zorunda değiller. Çünkü KOBİ ler için de mükemmel seçenekler hizmete girmiştir. Yöneticiler, REFLEX gibi -Kullanımı kolay - Uygulama ve bakım için BT kaynağına ihtiyacı olmayan - Bütçeleri gerçek zamanda otomatik olarak konsolide edebilen -Senaryo analizine ve modellemeye son derece elverişli olan -Mevzuat uyumlu - Bütçeleme, planlama ve raporlama için tek veri tabanı kullanan

3 - İhtiyaca göre ölçeklenip genişletilebilen -Uygun fiyatlı -ve şirketin özelliklerine göre uyarlanabilen bir yazılım kullanmalıdır. EXCEL İN NE KUSURU VAR? EXCEL veri analizi amacıyla bireysel kullanım için tasarlanmış. Ancak, yöneticilerin büyük bir çoğunluğu, ucuz, basit ve bilindiği için, bütçe ve planlamanın omurgası olarak hala EXCEL i kulllanıyor. EXCEL in bütçe ve planlamada omurga olarak kullanılması, zaman alan ve hatalara açık karmaşık bir uygulamadır. EXCEL katma değeri düşük olan veri yönetimini öne çıkardığı için şirketin hayatiyeti için gerekli olan analiz ve değerlendirmeye odaklanmayı engeller. Şirketler bütçe-planlamada en iyi uygulamaları benimsedikçe EXCEL savunulamaz bir konuma düşmektedir. Bütçe ve planlamada EXCEL başlıca beş alanda yetersizdir: 1. Verilerin dağıtımı ve konsolidasyonu uzun zaman alır ve hataya açıktır. Bütçe ve planlamade ihiyaç duyulan verilerin dağıtımı ve konsolidasyonu birden fazla adımı gerektiren ve her adımın hataya açık olduğu zahmetli ve zor bir iştir. Bu adımlar şöyledir: 1.1. İlk adım olarak, bütçe sorumlusu önce EXCEL de bütçenin ana iskeletini kurar Sonra, departman sorumlularına göndermek üzere ana iskeleti departmanlara(masraf merkezlerine) ayrıştırarak alt- EXCEL tablolarını hazırlar. Bu işlem bazı şirketler için elle doldurulması ve dağıtılması

4 gereken yüzlerce tablo demektir. Bu esnada tablo bağlantıları kolayca koparak verilerin kaybolmasına neden olabilir. Ayrıca kopuklukların tamiratı da büyük zaman kaybına yol açabilir Üçüncü adım ise alt-excel tablolarının eposta yoluyla gönderilmesidir. Elle yapılan işlemlerde sık sık olduğu gibi epostada bazı departmanlar atlanabilir veya yanlış bir adrese yollanabilir. Bu durum, güvenlik açıklarına, mevzuat uyumsuzluklarına ve doğru dosyaların yeniden gönderilmesi için fazladan zaman kaybına neden olur Dördüncü adımda, bütçe sorumlusu gönderdiği tabloları toplamak için departman sorumlularının peşine düşer. Geri dönen tablolarda verilerin eksik olması veya gecikilmesi olağan aksaklıklardandır Son olarak, bütçe sorumlusu dolu olarak gelen alt-excel tablolarını elle teker teker ana iskelete yerleştirerek konsolide eder. Bu amaçla, yöneticilerin son EXCEL versiyonunu kullandıklarından, doğru verileri yeterli ayrıntıda girdiklerinden, kurgulanmış formülleri bozmadıklarından veya tabloyu değiştirmediklerinden emin olabilmek için çok büyük bir emek ve zaman harcar. Bütün bu süreçler, analiz ve değerlendirme için harcanması gereken zamanı israf etmesinin yanı sıra güvenlik riskine de yol açarlar. Üstelik bu adımlar atılırken mali işlerin profesyonel kadroları veri giriş elemanı seviyesine indirgenmiş olur. Buna ek olarak, veriler daha paylaşılmadan bayatlayarak geçerliliklerini yitirebilir. Konsolidasyon güvenilmez bir duruma düşebilir. 2. Karmaşık işleri analiz etmek zordur ve sonuçlar saklı kalırlar. Bütçeleme ve kestirim süreci sadece veri toplamakla sınırlı olmayıp işlerin dinamiğini anlamak ve değişime hazır olmakla da yakından ilgilidir. Kriz, büyüme, duraksama, yeni ürünler, birleşmeler, ayrılmalar, nedeniyle işler belirsizliğe sürüklendikçe senaryo analizleri yapmak hayati önem kazanır. Ancak EXCEL böylesine karmaşık analizler yapamaz.

5 İşlerin değişmesi demek bütçe-plan modelinin yapısında değişiklik yapmak zorunluluğu demektir. Bu değişiklik, yeni tablolar yapmak, bütün tablolardaki formülleri yenilemek, raporları değiştirmek, ve benzeri işlemler yapmak anlamına gelir. Her yapısal değişiklik zaman alır ve hata doğurucu riskleri de beraberinde getirir. Eğer bu değişiklik, departmanlardan yeni bilgi almayı da gerektiriyorsa modeli yeniden kurmak, bunun için yeni verileri toplamak ve sonra da analiz etmek, günler haftalar hatta aylar alabilir. Bu gecikmeler şirketin değişime hızla ayak uydurmasını veya yeni fırsatlardan yararlanmasını çok zorlaştırır. EXCEL tabanlı bütçeleme-planlama çok zaman aldığından ve çalışanları yorduğundan, mali işler yöneticileri verilerle başetmekle uğraşırken, ihtiyaç duydukları gerçek bilgilerden yoksun kalırlar. Özetle, ağaçlardan ormanı göremez hale gelirler. 3. Mevzuata uymak neredeyse mümkün değildir. Bütün şirketler şeffaflık ve veri güvenliği mevzuatına uymak zorundadır. Kamu şirketlerin çok sıkı denetlendiğinden emin olmalıdır. Şirketler, kredi verenlerin, denetçilerin ve ortakların gittikçe artan inceleme talepleriyle karşı karşıyadır. Kılı kırk yaran bir bütçeleme-planlama süreci iyi yönetişim isteyen her şirket için esastır. EXCEL bütçe kontrolu için tasarlanmış olan bir araç değildir. Bazı ayarlar tablolara şifre konması veya tabloların kısmi olarak sadece yetkili olanlara gösterilmesi gibi- yarım önlemlerin en kötüsüdür. Mevzuat uyumuna çare olmadıkları gibi tüm süreci hantallaştırmakta ve işleri zorlaştırmaktadır. EXCEL kullanan şirketler mevzuata uymak konusunda çeşitli risklere maruzdur. Bu risklerin başlıcaları şunlardır: --Veri Güvenliği: EXCEL de bu konuda güvenlik önlemleri neredeyse hiç olmadığından, verilerle oynanmadığını, yetkili olmayanlarca görülmediğini, ve en kötüsü şirket dışına taşınmadığından kimse emin olamaz. --Veri Tutarsızlığı: Excel in aynı zamanda birden fazla versiyonun epostalarla şirket içinde dolaşıyor olması, analizlerin en son güncellenmiş verilerle yapılmasını son derece zorlaştırır.

6 4. EXCEL ile hiçbir zaman tek doğru yoktur. Kritik bilgilerin EXCEL üzerinde yer alması bazı yöneticilerin güncellenmemiş bilgilerle çalışıyor olması riskini de beraberinde taşır. Epostadaki veya sabit diskdeki EXCEL bütçesine bakmak, departman yöneticisinin o tablodaki verilerin güncel veya eski olduğunu bilmesine yetmez. 5. EXCEL yeniden kestirim yapmaya elvermez. Yıllık bütçeler artık yetersiz kalmaktadır. Günümüzün rekabetçi ve dinamik ortamında, şirketin bugünkü durumunun yanı sıra geleceğini de anlamak için aylık-üç aylık veya en azından altı aylık dönemlerde revize edilen dinamik bütçeler anahtar konumdadır. Piyasa, rakipler ve ekonomi sürekli değişim içindedir. Şirketler, bütçelemenin ayrılmaz bir parçası olan planlama ile bu değişimlerle başetmek zorundadır. Ancak EXCEL açıkça zaman kaybıdır. Bütçe birimi hızlıca yeniden kestirim yaparken bu işe departman yöneticilerinin de katılımını sağlamalıdır. Araştırmalar bütçe sorumlularının daha sık yeniden kestirim yapmak istediklerini ancak EXCEL in çok zaman alması ve zahmetini nedeniyle bunu yapamadıklarını göstermektedir. Bugünün dinamik şirketlerinde EXCEL in 30 yıllık bir teknoloji-- bütçeleme için yetersiz kaldığı artık çok açıktır. Büyük şirketler bunun farkına çok önceden vardıkları için bazı kurumsal kaynak programları geliştirmişlerdir. Ancak bu programların uygulamaya konmasının uzun zaman alması, uzman personel gereksinimi ve yüksel maliyetleri bu programlar KOBİ ler için erişim dışı bırakmıştır. KOBİ ler için başka seçenek var mıdır?

7 EXCEL E ALTERNATİF ÇÖZÜM: BÜTÇELEME PLANLAMA VE RAPORLAMA ÇÖZÜMÜNÜN ÖZELLİKLERİ NE OLMALIDIR? EXCEL in bütçeleme-planlama yönetiminde yetersiz kalmasının açıkça belli olmasına karşılık, KOBİ ler için düzenlenmiş çözümlerin kafaları karıştırdığı da bilinmektedir. KOBİ ler EXCEL yerine kullanacakları en uygun alternatif çözümü aşağıdaki kriterlere göre değerlendirmelidir: 1. -Kullanımı kolay olmalıdır Uygulama ve bakım için minimum BT kullanmalıdır Bütçeleri gerçek zamanda otomatik olarak konsolide edebilmelidir. 4. -Senaryo analizine ve modellemeye son derece elverişli olmalıdır. 5. -Mevzuata uyumu kolaylaştırmalıdır Bütçeleme, planlama ve raporlama aynı veri tabanından beslenmelidir İhtiyaca göre ölçeklenip geliştirebilmelidir 8. Fiyatı uygun olmalıdır. REFLEX ÇÖZÜMÜ: Bütçeleme-planlama şirketler EXCEL i devre dışı bırakarak bu karmaşık ve hataya müsait süreci basitleştirirken sonuçların kalite ve doğruluğunu da teminat altına alarak verimliliği artırabilir ve mali bilgilerin mevzuata uyumunu sağlayabilirler. REFLEX, kolay ve sezgisel bir sistemle, büyük şirketlerin kullandığı bütçelemeplanlama gücünü KOBİ lerin hizmetine sunmaktadır. Kullanımı kolay olduğu için uzun süreli eğitim ve uyarlama süresine ihtiyaç göstermez. REFLEX i tercih etmeniz için şu nedenleri sıralayabiliriz:

8 1. REFlEX in kullanımı kolaydır. REFLEX ile çalışma EXCEL de çalışıyor izlenmini verir. Departman yöneticeleri bilgileri EXCEL benzeri formlarla verdikleri için yeniden öğrenecekleri bir şey yoktur. Kullanıcıya özel yetkilendirme yapılabildiğinden her kullınıcı sadece sorumlu olduğu tabloları görebilir. Doğru tabloya yönelmeyi öğrenmek gerekmediğinden kullanıcılar yanlış verileri aktaramazlar. 2. REFLEX in şirketin BT kaynağına ihtiyacı minimumdur. Bazı şirketlerin BT kaynakları boldur. Bu şirketlerde yazılımların uygulanması, özelleştirilmesi ve mimarisinin kurulması ve gerekli bakım ve işletim desteği sağlanması kültürü yer etmiştir. Ancak KOBİ lerin böyle bir lüksü yoktur. REFLEX in güncellenmesi şirketimizce yapılır. Bu nedenle kullanıcalar her zaman sen son versiyonu kullanırlar. 3. REFLEX bütçeleri gerçek- zamanlı olarak konsolide eder. Bütçe ana iskeleti oluşturulana kadar --ki çok zaman alan zahmetli bir süreçtir- - EXCEL tabloları hiçbir zaman güncel değildir. Diğer taraftan, birden fazla bütçeleme-planlama yazılımı kullanılması da işleri iyiye götürmez ve kolaylaştırmaz. Bütçe sorumluları bu durumda da farklı yazılımlardan akan bütçe tablolarını birleştirip teke indirgemek için zaman kaybederler. REFLEX ile departman yöneticileri kendi verileri ile ana bütçeyi beslerler. Bu nedenle ortalıkta alt tablolar veya dağınık veri formatları görülmez. Konsolidasyon için basılacak düğme yoktur REFLEX bu işi sürekli ve otomatik olarak yapar. 4. REFLEX çok güçlü ve ileri tekniklerle senaryo simulasyonu yapar. Yeni ürünler süren, şirket alım ve birleşmeleri yoluyla veya coğrafi olarak büyüyen ve rakipleri tarafından değişime zorlanan şirketlerin, anında senaryo

9 simulasyonu yapabilen ana etmenlere dayalı finansal modeller kurmaya ihtiyaçları vardır. REFLEX, KOBİ lere, dinamik olarak yeni seneryolar yaratıp hızla değiştirebilecek, senaryoları çabucak karşılaştırabilecek, bu senaryoları sabitleştirip kilitleyebilcek, ilerisi için baz olarak sapma raporlaması için kullanılabilecek, ileri tekniklerle çalışan çok güçlü bir senaryo simulasyon aracı sunmaktadır. 5. REFLEX mevzuat uyumunu kolaylaştırır. REFLEX mevzuat uyumu düşünülerek tasarlanmıştır. EXCEL in veri güvenliği ve versiyon kontrolu gibi yetersiz kaldığı konulardaki açığı kapatır. Bunun da ötesinde, EXCEL de olmayan kritik bir mevzuat uyumu aracına da sahiptir: Belli verilerin kaynağına inerek (drill-down) kök veriyi ortaya çıkarır ve doğruluğunu belirler. 6. REFLEX de aynı anda birden fazla gerçek doğru yoktur. Merkezi bir veritabanına dayalı olarak çalışan sistem aynı anda birden fazla gerçek doğrular ın üretilmesini engeller. REFLEX ile şirkette en üst yöneticiden departman müdürlerine kadar herkes her zaman en son güncellenmiş verilere anında erişebilir. Bu nedenle, onlar sonuçların doğruluğunu kontrol etmek veya çıktıların hangi versiyondan geldiğini karşılaştırmak ihtiyacını hiçbir zaman duymazlar. Daha da önemlisi onlar hiçbir zaman icraatlerini, doğru olmayan bilgilere, zamanı geçmiş stratejilere veya kabul edilmemiş bütçelere dayandırmazlar. 7. REFLEX ihtiyaçlara göre gelişime açıktır İş koşulları hızla değiştiğinden bütçele-planlama analiz ve raporlama süreçleri de bu değişime ayak uydurmalıdır. REFLEX değişime karşı şirketi korur. Model yapıları merkezden yönetildiği için varsayımların veya iş koşullarının değişimine

10 karşı kolayca karşılık verilebilir. İşler geliştikçe yeni departmanlar veya yeni kullanıcılar kolay bir arayüzle hemen modele entegre edilebilir. REFLEX E GEÇİŞ Çok küçük şirketler için en iyi çözüm EXCEL ile devam etmektir. Orta ve küçük boy şirketler büyük şirketler için ise, en iyisi, hızla uygulanabilen, kolay kullanımlı ve maliyet etkinliği yüksek veritabanlı bir çözüm olan REFLEX dir. REFLEX, çok güçlü finansal planlama ve analiz kabliyetini uygun fiyat ve minimum BT desteği ile orta ve küçük boy şirketlerin hizmetine sunmaktadır. Siz de REFLEX e geçin.

11