Pursaklar Belediyesi Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) Teknik Şartnamesi

Transkript

1 Pursaklar Belediyesi Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) Teknik Şartnamesi 2015

2 1. İŞİN KONUSU TS Elektronik Belge Yönetimi Standartı gereğince, sayılı Başbakanlık Genelgesi uyarınca Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) yazılım bileşenlerinin ihale yolu ile alım işi; Pursaklar Belediyesi standart dosya planının oluşturulması, oluşturulan standart dosya planı ve BELEDİYE'nin iş süreçleri çerçevesinde kurum içerisinde kullanılmak üzere Portal uygulaması, Döküman Yönetim Sistemi, İş Akışı Yönetim Sistemi, Görev Atama ve Uyarı Sistemi, Arşiv Yönetim Sistemi ve Evrak Takip Sisteminin kurulması, BELEDİYE deki Kurum Dışı Gelen Evrak Süreçleri ve Şablonları, Kurum Dışı Giden Evrak Süreçleri ve Şablonları, Kurum İçi İç Yazışma Süreçleri ve Şablonları ile Bilgi Edinme Formunun oluşturulması, BELEDİYE deki tüm işlerin anlık olarak raporlanabilmesini ve analiz edilmesini, BELEDİYE nin faaliyetleri sonucu oluşan kurumsal belge/dokümanların ve bu belge/dokümanlara ilişkin doküman yaşam döngüsü süreçlerinin elektronik ortamda yönetilmesi, fiziki ortamda bulunan bilgi ve belgeyi elektronik ortamda güvenli ve sistematik bir şekilde arşivlemek, hızlı ve güvenli ulaşımı, bilgi ihtiyacını karşılamada belgeye bağımlılığı azaltmak, kurum içerisinde bilgi belge yönetimini güvenli, doğru ve hızlı bir şekilde sağlamak, kurumlararası e-yazışma, e-imza süreçlerinin entegre edilmesi ve belge tarayıcı cihaz sağlanması hakkındadır. Bundan sonra bu iş Proje olarak isimlendirilecektir. 2. PROJE NİN KAPSAMI 2.1. Analiz ve Bilimsel Çalışmalar kapsamında BELEDİYE nin Belge envanterinin çıkarılması, Arşiv Yönergesinin, Ayıklama ve İmha Yönergesinin (Devlet Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği ne uygun olarak ) Saklama Planı ve Standart Dosya Planı ( Yükseköğretim Üst Kuruluşları ve Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı na uygun olarak ) hazırlanması, 2.2. BELEDİYE nin elektronik döküman (gelen giden evrak, iç yazışma, evrak defteri, arşiv, iş akış ve form tasarımları), iş akış ve form süreç yönetim ihtiyaçlarını karşılayacak bir sistemin kurulması, 2.3. BELEDİYE nin faaliyetleri sonucu oluşan kurumsal belge/dökümanlarının (belge, resim, grafik, dia, video, ses vb medyaların) merkezi ortamda dijitalleştirilerek depolanması, tüm içeriğin indekslenerek son kullanıcının arama yapabilmesi ve listelenen sonuçları görüntüleyebilmeleri, belirlenen yetki/onay süreçlerinin tanımlanarak iş akış süreçlerinin sağlanması için web tarayıcılarıyla erişebilecekleri gerekli doküman ve yönetim ihtiyaçlarını karşılayacak bir platformun oluşturulması, 2.4. BELEDİYE'nin belge/dokümanlarının doküman yaşam döngüsü süreçlerinin kurulacak olan platformda yönetilmesi, 2.5. Planlanan platformun, bilgilerin ve dokümanların çoklu-kullanıma imkân veren elektronik bir ortamda, tek noktadan, kolay erişilebilir bir biçimde kullanılabilmesini sağlaması, 2.6. Kurulan platform içerisindeki iş süreçleri üzerinde güncelleme yapılabilen veya ihtiyaç dâhilinde sisteme dâhil edilecek yeni iş süreçlerinin oluşturulmasına imkân sağlayacak sistemin kurulması, 2.7. BELEDİYE'nin çalışmalarında kullanılan/kullanılacak tüm dokümanların güvenli, kolay bulunur, kolaylıkla güncellenir, hızlı erişilerek paylaşılır halde bulunmasını sağlayarak, verimliliği arttırmak ve dokümanların kâğıda basılması, kopyalanması, dosyalanarak arşivlenmesi işlemlerinde harcanan emek, zaman ve masrafların en aza indirgenmesi, 2.8. İDARE bünyesinde kullanılan teknolojilerle uyumlu çalışacak, kullanıcıların web tarayıcıları ile erişebilecekleri sistemin oluşturulması, 2

3 2.9. İdare bünyesindeki doküman, süreç, evrak, form ve arşiv sistemlerinin raporlanmasını sağlayacak uygulamanın temin edilmesi, Proje ile ilgili danışmanlık, eğitim ve destek verilmesi, İDARE nin e-imza, e-yazışma ve Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) uygulamasına geçişini ve kullanılmasının sağlanması. 3. GENEL HÜKÜMLER 3.1. Teknik şartnamede, idari şartname ile teknik şartnamede, birbiriyle çelişen maddeler veya ifadeler olması durumunda, BELEDİYE nin menfaatine olan madde veya ifade geçerli kabul edilecektir YÜKLENİCİ Firma ile BELEDİYE arasında şifre, parola ve gizli bilgilerin üçüncü şahıslara açıklanamayacağına yönelik gizlilik anlaşması imzalanacaktır. (Hizmet İşleri Genel Şartnamesi Madde.13) 3.3. Bu proje kapsamında YÜKLENİCİ tarafından yapılacak işler; yürürlükte olan geçerli mevzuatlara uygun olacaktır. Garanti süresi ve bakım süreleri içerisinde mevzuatta değişiklik olması durumunda yüklenici sistemde gerekli değişiklikleri ücretsiz yaparak sistemi mevzuat ile uyumlu hale getirecektir YÜKLENİCİ nin teklif edeceği yazılımlar tek bir platform ve tek bir portal üzerinde birlikte çalışmalıdır YÜKLENİCİ çözümü projelendirecek, tüm yazılım sistemini çalışır halde anahtar teslim bir sistem olarak teslim edecektir YÜKLENİCİ, iş planı dosyasına, İDARE tarafından kullanılması istenilen yazılım ile ilgili broşürleri ve açıklayıcı dokümanları ekleyecektir YÜKLENİCİ önereceği proje teklifi için, proje kapsamında kullanacağı tüm yazılım, lisanslar ve hizmet kalemlerini açıklamalıdır İSTEKLİ, teklif edilecek Elektronik Belge Yönetim Sistemi Ürünü ihale tarihi itibarı ile geçerli TS 13298/T1 standartına sahip olduğunu belgelemelidir Bu ihalede benzer iş olarak; son 5 (beş) yıl içerisinde kamu ve özel sektöre yönelik elektronik veya mobil imza kullanımına olanak veren ve aktif kullanılmakta olan yazılım hizmeti kabul edilecektir. İSTEKLİ benzer işleri teklifinde sunmalıdır Elektronik Belge Yönetim Sistemi, elektronik imza kullanımı hususunda, 23 Ocak 2004 tarih ve sayılı Resmi Gazete de yayınlanan 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu na istinaden çıkmış ya da çıkacak mevzuatları tamamen destekleyecektir. Uygulama bir bütün olarak TÜBİTAK UEKAE Kamu Sertifikasyon Merkezi nin belirleyeceği uygulama standartlarını sağlayacak ve bu hususta TÜBİTAK UEKAE tarafından yapılacak denetlemelerden sorunsuz olarak geçecektir Teklif edilecek sistem T.C. Kalkınma Bakanlığı Bilgi Toplumu Daire Başkanlığı tarafından yayımlanan e-yazışma Teknik Rehberine uygun olmalıdır Teklif edilecek sistemin kayıtlı elektronik posta sistemi için alt yapısı hazır olmalıdır Teklif edilecek sistem Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik le uyumlu olmalıdır Teklif edilecek sistem Devlet Teşkilat Veritabanı na uyumlu olmalıdır Teklif edilecek sistem Devlet Arşivleri Standart Dosya Planına uyumlu olmalıdır Teklif edilecek sistem Haberleşme Kod Bilgi Sistemine uyumlu olmalıdır Teklif edilecek sistem Bilgi Edinme Hakkı Kanununa uyumlu olmalıdır. Sistem dâhilinde bir adet bilgi edinme sayfası olmalıdır. Web üzerinden İdare ye yapılacak bilgi edinme başvuruları bu sayfa üzerinden yapılabilmelidir Teklif edilecek sistem İDARE nin tüm birimler ve alt birimlerinde kullanımına sunulacaktır YÜKLENİCİ sözleşme hükümlerine göre sağlayacağı tüm sistemler (yazılım vb.) ile bunların herhangi bir parçasına ait marka, patent, endüstriyel tasarım ve faydalı model hak bedellerini 3

4 ödeyecektir. Sözleşmeye göre üstlendiği yükümlülüklerini yerine getirmesi sırasında veya yerine getirmesi nedeniyle, ilgili mevzuat hükümleri gereğince koruma altına alınmış fikri ve/veya sınai mülkiyet konusu olan bir hak ve/veya menfaatin ihlal edilmesi halinde, bundan kaynaklanan her türlü idari, hukuki, cezai ve mali sorumluluk kendisine aittir. YÜKLENİCİ bu konuda BELEDİYE den herhangi bir istemde bulunamaz. Buna rağmen BELEDİYE hukuksal bir yaptırımla karşı karşıya kalırsa, diğer hakları saklı kalmak kaydıyla YÜKLENİCİ ye rücu eder. BELEDİYE nin talebi üzerine YÜKLENİCİ, sözleşme imzalanmadan önce, üstleneceği hizmetin fikri ve sınai mülkiyet konusu olup olmadığını, eğer bu kapsamda ise, konuya ilişkin kendisine ve üçüncü kişilere ait hak ve yükümlülükleri, BELEDİYE ye tam olarak bildirmek ve belgelendirmek zorundadır. Bu ödevin hiç veya gereği gibi yerine getirilmemesi nedeniyle belediye herhangi bir zarara, zarar tehlikesine veya hak kaybına uğrarsa, bu nedenle uğradığı her türlü zararı diğer hakları saklı kalmak üzere (yoksun alınan kâr ve kaçırılan fırsatlar dâhil) YÜKLENİCİ den tahsil ve tanzim eder YÜKLENİCİ teklif edeceği yazılımların, BELEDİYE'nin gelecekteki ihtiyaçlarına da cevap vermesi gereken, açık, modüler, ölçeklenebilir, genişleyebilen mimari yapıda bir çözüm olmasına önem verecektir Proje esnasında YÜKLENİCİ tarafından üzerinde çalışma yapılan dosyaların ilgili birimler tarafından talep edilmesi durumunda bu dosyaların ödünç verilmesi ile ilgili her türlü yükümlülük ve dosyaların takibi YÜKLENİCİ 'ye ait olacaktır. İlgili ödünç dosya kayıtları YÜKLENİCİ tarafından tutulacak, iş tesliminde bu tür dosyalar raporlarda belirtilecektir Sistem sınırsız kullanıcının aynı anda kullanımını (sorgulama, doküman/evrak alışverişi, iş süreci başlatma, onaylama vb.) desteklemelidir. Sistem anlık kullanıcı sayısına sınırlama getirmemelidir. Ayrıca sistemde sınırsız kullanıcı tanımlanabilmelidir Proje için önerilecek sistemde depolanabilecek dosyaların toplam sayısı ya da boyutları ile ilgili kullanımı kısıtlayıcı bir limit olmamalı, gerektiğinde kapasite artırılabilir olmalıdır BELEDİYE, proje kapsamında teslim edilecek ürünler (yazılım v.b) ve sistem içerisinde oluşturulacak olan her türlü iş akışı, form, belge, şablon ve dokümanlar için süresiz kullanım hakkına sahip olmalıdır YÜKLENİCİ projenin adaptasyonu için BELEDİYE'de kurulacak bir komisyon ile çalışarak detaylı sistem analizi yapacak ve evrak/iş akış süreçlerini planlayacaktır. Bu aşamada, işleyiş ile ilgili ihtiyaç duyulabilecek tüm idari bilgiler, bu komisyona yazılı olarak bildirilmesi halinde komisyon tarafından YÜKLENİCİ ye temin edilecektir YÜKLENİCİ, BELEDİYE bünyesindeki iş süreci analizini ve tasarımlarını yapıp süreç yönetim sistemine bu süreçleri tanımlamakla yükümlüdür YÜKLENİCİ tüm personel bilgilerini, ünvanları, yetkileri ve yetki alanlarını sisteme tanımlayacaktır. YÜKLENİCİ gerekli rol bazlı erişim profillerini planlayarak sistem üzerinde tanımlayacaktır BELEDİYE nin Bilgi İşlem Servislerinde kullanıcı bilgileri, belirlenen periyotlarda, belirlenen rol grubuna ekleyebilmelidir Kurulacak sistem, günlük en az 1000 adet evrak yoğunluğuna cevap verebilecek şekilde tasarlanacaktır YÜKLENİCİ tarafından teklif edilecek olan yazılım ve hizmetler, iş bu Teknik Şartnamede belirtilen maddelerin tümünü sağlamalıdır YÜKLENİCİ, sistemi kullanacak BELEDİYE personeline sistem kullanımı ile ilgili gerekli olan eğitim ve dokümantasyonu (uygulamalı ve yazılı) sağlayacaktır. Personel eğitimleri BELEDİYE tarafından gerekli görülmesi halinde birden fazla oturumlar halinde gerçekleştirilecektir. YÜKLENİCİ bu eğitimleri BELEDİYE ile ortaklaşa planlayacaktır Sistem BELEDİYE nin aldığı veya alacağı tüm elektronik imzalarla, sorun çıkarmadan çalışmalıdır. Kullanıcı bilgisayarında elektronik imzayı kullanabilmek için ek bir program yüklenmemelidir. Gerekli tüm elektronik imza kütüphaneleri sistem içerisinde, sistemle birlikte 4

5 teklif edilmelidir. Elektronik imza kullanımı için ek lisans bedelleri gerekiyorsa FİRMA bu bedelleri ödeyip lisansları BELEDİYE adına düzenlemekle yükümlüdür. Son kullanıcılar sistemde istediği marka model elektronik imzalarını kullanabilmelidir. 4. SİSTEM GENEL ÖZELLİKLERİ 4.1. SİSTEM MİMARİSİ Planlanan yapı dikey ve yatay genişlemeye imkân vermelidir Planlanan yapı meta verilerini ilişkisel veri tabanında barındırmalıdır Planlanan yapı taranmış dokümanları dosya sisteminde barındırmalıdır Planlanan yapı MS SQL Server desteklemelidir SİSTEM ERİŞİMİ Planlanan yapı hem masaüstü uygulaması olarak çalışıp hem de web tabanlı olacak, masaüstü ve web aynı fonksiyonlara sahip olacak ayrıca tablet, akıllı telefon(ıos, android) sistemler üzerinde çalışabilecek, kullanıcı bilgisayarlarında herhangi bir kurulum işlemine gerek kalmaksızın internet tarayıcısı üzerinden kullanılabilecektir. İstendiği durumda yazılım, kurum dışından erişebilecek yapıda olmalıdır. İş akışı başlatma, belge onaylama vb. işlemler web arabiriminden yapılabilmelidir Tarayıcı ara yüzleri haricinde ActiveX gibi kullanıcı bilgisayarlarına web üzerinden program modülü veya parçası indirilmeyecektir Kurum içi kullanım, İntranet üzerinden gerçekleştirilip, İnternet e çıkmadan sistem erişimi sağlanabilecektir Sisteme kullanıcı adı ve şifre ile giriş yapılabileceği gibi, active directory uyumlu olarak da erişim sağlanabilmelidir Kurum dışından erişime, herhangi bir harici donanım ya da yazılım gerektirmeksizin, planlanan yapı içerisinde kullanıcı ve IP bazında kısıtlama getirilebilmelidir. Belirli bir kullanıcının sadece belirtilen bir IP den ya da IP aralığından erişimine izin verilmesi, yine planlanan yapı içerisinden sağlanabilmelidir Planlanan yapı sadece belirli bir İnternet tarayıcısı üzerinde değil, bütün modern internet tarayıcılarının son versiyonları (IE Explorer, Mozilla Firefox, Safari, Opera, Chrome vb) üzerinde sorunsuz çalışmalıdır SİSTEM ESNEKLİĞİ Sistem, tüm kullanıcılar tarafından etkili ve kolay bir biçimde öğrenilebilecek ve kullanılabilecek, kolay ve kullanışlı bir ara yüze sahip olmalıdır. Kullanıcılar form ekranlarında herhangi bir yazılım müdahalesi gerektirmeden istedikleri değişiklikleri yapabilmeli ve bu kullanıcı bazlı olabilmelidir Sistem yöneticisi uygulama ekranlarını, ekranlar üzerinde bulunan etiketleri, uygulama temalarını başka bir araca ihtiyaç duymadan ekran üzerinden kuruma özgü hale getirebilmelidir Planlanan yapı birden fazla dil (lisan) üzerinden kullanılabilecek bir ara yüz sağlamalıdır. Sistem, kuruma Türkçe ve İngilizce ara yüzleri hazır olarak teslim edilmelidir. Kullanıcı arabirimi için Türkçe ve İngilizce desteği olmalıdır Yeni diller eklemek için gerekli araçlar uygulama ile birlikte teslim edilecektir Planlanan yapı kullanıcı bazında menü görünümü düzenlenmesine olanak sağlamalıdır Sistemin ara yüz tanımlama ve düzenleme için gerekli bir geliştirme arabirimi olmalıdır. Bu geliştirme arabirimi sadece yetkili kullanıcılar tarafından çalıştırılabilmeli ve dışarıdan farklı bir kullanıcının bu kısma müdahalesi mümkün olmamalıdır. İstenildiğinde ara yüz sistem yetkilisi tarafından kolayca değiştirilebilecek şekilde açık bir mimariye sahip olmalıdır. Ara yüz üzerinde yapılacak değişiklikler otomatik olarak web istemcisinde de güncel hale gelmelidir. 5

6 Sistem genelinde (web sayfaları, veritabanı girdileri vb.) Unicode (UTF-8) karakter seti kullanılmalıdır. Özel karakterlerin kullanımı da bu şekilde sağlanmalıdır Hazırlanan iş süreçleri, formlar, doküman ve belge şablonları vb. içe aktarım(import)/dışa aktarım(export) yöntemleriyle bir sunucudan diğerine taşınabilmelidir. Böylece test amaçlı kullanılan bir sunucuda hazırlanan iş süreçleri, ilgili formlar ve şablonlar gerçek ortamda çalışan sunucuya aktarılabilmelidir İş süreçlerini tanımlama ve düzenleme aracı olarak Microsoft Workflow Foundation olmalı Web arabiriminde bir belge görüntülendiğinde belgeyi kimin oluşturduğu, hangi alanları doldurup hangi alanları boş bıraktığı, onay tarihçesi ve süreç içerisinde kişilerin eklediği notlar da görüntülenebilmelidir. Onay tarihçesinde kişi, statü, onay istek ve cevap tarihi, imzası gibi bilgiler görüntülenebilmelidir Kullanılacak doküman ve süreç yönetim uygulamalarının; iş süreçlerinin yönetilebilir ve yeniden tasarlanabilir olması için gerekli araçları sağlaması gerekir Sistem dinamik doküman ve form listeleme özelliğiyle kullanıcıların kendi listelerini yetkileri dahilinde kendilerinin hazırlamasına imkan vermelidir. Üretilen listeler csv, xls, xlsx, pdf, doc, docx, dosya formatlarına dönüştürülebilmelidir Sistem MSSQL, ODBC veya JDBC uyumlu olmalıdır Sistem SMTP protokolü ile standart mail sunucular üzerinden otomatik gönderilmesi gereken mesajlar için bir çözüm sunulmalıdır Web arabirimi içerisinden, gerektiğinde doküman tarama ve doküman ekleme işlemleri yapılabilmelidir. Taranan dokümanlar ocr yapılabilmelidir İş akışları ve dokümanlar dinamik olarak gruplanarak görüntülenebilmelidir İş akışlarıyla ilgili formlar doldurulup iş akışları başlatılabilmelidir Formlar taslak olarak kaydedilip daha sonra akışa gönderilebilmelidir. Bu belgeler ayrı bir alanda görülebilmelidir Kullanıcılar web arabiriminde kendilerine onaya gelen belgeleri bir alanda görebilmelidir Sistem/uygulama üzerinde çalıştığı işletim sistemi ve/veya güvenlik duvarı (firewall) vb. gibi ağ güvenlik uygulamaları ile sorunsuz çalışabilmelidir SİSTEM GÜVENLİĞİ Planlanan yapıda, içerilen bilgi ve belgelerin güvenliğine ilişkin gerekli önlemler alınmış olmalıdır Planlanan yapı kullanıcıların yaptığı işlemleri, sistemde oluşan hata raporlarını kayıt altına almalı, yetkili kullanıcılar tarafından bu raporlar takip edilebilmelidir Yapılan işlemlerin tarih bilgisini de içerecek şekildi kayıt altında ve her kullanıcının rahatça oluşturabileceği, sistemin içinde olan birden fazla raporlama aracı ile raporlanabilir olmalı. Oluşturulan bu raporların pivot ve chart ekranlarda görüntülenebilmesi, oluşturulan raporun birden fazla chart şekli ile sunulabilmesi gerekmektedir Planlanan yapı belge silme işlemleri yetkili kullanıcılar tarafından gerektiğinde geri alınabilir olmalıdır. Belgenin sistemden kalıcı olarak silinmesi ancak yetkili kullanıcı onayı ile gerçekleştirilmelidir Planlanan yapıda, çalışan bir kullanıcı eğer belirli bir süre işlem yapmaz ise program güvenlik nedeniyle oturumu otomatik olarak kapatmalıdır. Bu süre (Idle Time) BELEDİYE tarafından değiştirilebilmelidir Planlanan yapıda, kullanıcı aynı anda farklı makinelerden oturum açtığı takdirde ilk açtığı oturum otomatik olarak kapatılmalıdır. 6

7 Kullanıcıların WAN ve LAN yetkilendirmeleri ayrı ayrı yapılabilmelidir. Bir kullanıcının, kurum içerisinde iken yapabilecekleri ile kurum dışarısından yapabilecekleri, ayrı ayrı ya da birlikte kontrol edilebilmeli ve kısıtlanabilmelidir Planlanan yapı ara yüzlerinde yer alan menüler, kullanıcı yetkilerine göre dinamik olmalı, kullanıcılar yalnızca yetkilerinin olduğu işlemlere ait seçenekleri görebilmelidir Sistemin uygulama kodlarına erişimlerde gereken güvenlik önlemleri alınmalıdır Kullanıcı silme özelliği bulunmalıdır. Sistemde kullanıcıya ait hiçbir iş; kayıtlı doküman, taslak vb. herhangi bir işlem bulunmadığı zaman silinebilmelidir Sisteme dâhil edilmiş olan her türlü evrak, belge, dokuman ve kayıtların her türlü kullanıcı için elektronik belge yönetim sistemi kullanılmadan, ağ üzerinden erişimleri engellenmiş olmalıdır Sistemin güvenliği WCF ile sağlanmış olmalıdır YETKİLENDİRME Kullanıcıların erişebileceği menü ve işlemleri belirleyip kısıtlayan kullanıcı rollerinin sistem yöneticisi tarafından tanımlanmasına olanak sağlamalıdır Planlanan yapı menü yetkilendirmeleri için rol tabanlı bir mekanizma kullanmalıdır. Bir kullanıcı birden fazla role sahip olabilmelidir. Kullanıcı sahip olduğu rollerin birleşimi şeklinde yetkiye sahip olmalıdır Sistemde, yönetim arabiriminden kolay bir şekilde kullanıcılar ve/veya gruplar yaratılabilmelidir. Sistemde tanımlanan her bir kullanıcı için isteğe bağlı olarak kurum, e- posta adresi, unvan v.b. gibi özellikler tanımlanabilmeli, üye olunan gruplar, yönetici ve diğer bilgiler, yönetici tarafından kullanım sırasında değiştirilebilmelidir Kurumsal yetki yapısına uygun olarak yetki bölümü, yetki gurubu tanımlama ve bu gruplara yetki seviyeleri atama (görme, değiştirme, silme gibi) olanakları sağlamalıdır Bir kullanıcı birden fazla yetki bölümü/grubuna dâhil olabilmelidir Planlanan yapıda, yönetim modülü kullanıcılar ve kullanıcı grupları için hangi işlemlerin yapılabileceğini ve hangi ekranlara ulaşılabileceğini gösteren, değiştirme, silme, görüntüleme, e-posta ile gönderme, faks ile gönderme gibi işlemlerin her birine özel olarak tanımlamaların yapılabileceği bir arayüz sunmalıdır Gruplar, kategoriler, klasörler hiyerarşik yapıda olmalı ve yetki tanımlamaları, kalıtım mantığı ile de çalışabilmelidir Yetkilendirme her bir modül için ayrı ayrı ve detay yetki tanımlarına sahip olmalıdır Organizasyon yapısında birimler tanımlanıp yöneticileri belirtilebilmelidir Her bir kullanıcının ve birimin amiri tanımlanabilmelidir Kullanıcı/unvan/pozisyon ilişkileri tanımlanabilmelidir. Organizasyon yapısı ayrıntılı biçimde sisteme girilebilmeli ve yönetilebilmelidir Yetki devri yapılabilmelidir Bir kullanıcı tarafından herhangi bir doküman üzerinde düzenleme yapılırken, aynı dokümanın başka bir kullanıcı tarafından değiştirilmesi engellenmelidir İhtiyaç halinde kullanıcıların oturum açmaları engellenebilmelidir Her kullanıcıya erişim yetkisi ataması yapılmalıdır Gerekli tüm yetki ve kullanıcı tanımları sistemin kurulumu aşamasında YÜKLENİCİ tarafından yapılacaktır Kullanıcı yetkilendirmesi detaylı olarak yapılabilmeli, her sayfa için görüntüleme izni verilip kaldırılabilmelidir DIŞ SİSTEMLERLE ENTEGRASYON Planlanan yapı, SMTP sunucuları ile entegre çalışabilecektir Planlanan yapının diğer sistemlerle entegre olabilmesi için gerekli olan web servisleri ve API leri barındırması gerekmektedir. 7

8 Kullanıcı doğrulaması için farklı bir uygulamanın kullanıcı tablosu kullanılabilmelidir Kullanıcı doğrulama metodunun sistem yöneticisi tarafından belirlenebilmesi için sistem yönetim modülünde ilgili ekranlar sunulmalıdır Kurumda kullanılan ve/veya kullanılacak olan sistemler (öğrenci, personel bilgi sistemi vb.) ile entegre çalışması gerekmektedir. Bu kapsamda teklif edilen Elektronik Belge Yönetim Sisteminin Web Servis entegrasyonu hazırda bulunmalıdır Sistemin içerisinde tüm operatörler ile SMS entegrasyonu olmalı ve istenildiğinde sistem içerisinden vatandaş, kurum otomatik SMS gönderimleri yapılabilmelidir SİSTEM BAKIM VE YEDEKLEME Sistemin kurulum işlemlerini (adım adım) anlatan doküman olmalıdır. Bu doküman belediyeye teslim edilmelidir Sistem düzenli olarak kendi yedeklemesini operatör yardımı olmaksızın yapabilmelidir Sistem kapatılmadan yedekleme yapılabilmelidir Planlanan yapı, istenilen aralıkta tam ve artırımlı dosya sistemi ve veri tabanı yedeklemesi yapabilmelidir. Aralıkları belirlemek için sistem yöneticisinin kullanacağı ara yüzler sunulmalıdır Yukarıda tanımlanan yedeklerden aynı sistem arabirimi üzerinden geri alınabilmelidir. (Restore) Teklif edilen sistem içerisindeki yazılımlarda problem oluşması durumunda, geri kazanım ve log alma/geri yükleme özelliklerinin, doğabilecek kesintileri en aza indirecek düzeyde olması gerekmektedir DÖKÜMANTASYON, YARDIM VE DESTEK Yasal garanti süresi sona ermeden önce; dokümanların son sürümü BELEDİYE ye teslim edilmelidir, sistemin tüm güncellemeleri, yamaları kurulmalıdır Yardım dokümantasyonu sürekli güncel tutulabilmeli ve bilgiler sunucuda saklanmalıdır. Sunucu üzerindeki bilgiler güncellendiğinde bütün kullanıcılar en son güncel dokümantasyonu görebilmelidir Yardım dokümantasyonu örnek iş akışı ve algoritmalar ile desteklenmelidir Yasal garanti süresi ve garanti süresinin sona ermesini takiben yapılacak olan bakım anlaşması süresi boyunca; sistemde çıkabilecek eksiklik, problemler, mevzuat ve teknolojik gelişmelerden kaynaklanan tüm güncellemeler, yeni sürümler, yamalar ve bu güncelleme ile ilgili eğitimler YÜKLENİCİ tarafından İDARE ye ücretsiz olarak sunulmalıdır. 5. SİSTEM MODÜLLERİ 5.1. PORTAL SUNUCUSU Portal sunucusu lisansı gerekiyorsa YÜKLENİCİ tüm uygulama geliştirme ve çalıştırma (Full Use) haklarını (Belediye nin diğer projelerde veya kendisinin geliştireceği uygulamalarda da bütün hakları ile kullanılmak üzere) temin edecektir Rol tabanlı erişim sağlanmalıdır Kullanıcılar, erişme yetkisine sahip oldukları süreçleri uygulama ara yüzünden tetikleyerek başlatabilmelidirler Kullanıcılar, beklemede bulunan süreç adımlarını görebilmelidir Kullanıcılar, kendilerine özel filtre tanımlayabilmeli, kendi özel çalışma listelerini oluşturabilmelilerdir Süreç katılımcılarının iş yükünü ve süreçlerin performansını gösteren hazır göstergeler sağlanmalıdır. 8

9 Kullanıcılar, süreç yürürken istedikleri aktivitelere ait notlar ekleyebilmelidir ve notlar süreç boyunca dolaşabilmelidir MESAJLAŞMA, GÖREV ATAMA VE UYARI SİSTEMİ MODÜLÜ Planlanan yapı, kurumsal süreçlerle ilgili olarak kullanıcılar arasında görev ataması veya mesajlaşma (bilgilendirme yapılabilme) olanakları sağlamalıdır. Görev atamaları ve bilgilendirmeler kullanıcılara, sistem mesajları ve e-posta olarak bildirilebilmelidir Mesaj gönderimi ve görev atamaları bir veya daha fazla doküman eklenerek gerçekleştirilebilmelidir Sıkça kullanılan mesaj/görev atamaları şablon olarak saklanabilmeli ve çağrılarak kullanılabilmelidir. Bu şablonlar, kullanıcının tercih etmesi halinde menüye de bağlanabilmelidir Atanan bir görev yerine getirildiğinde ya da iptal edildiğinde görevi tanımlayan kullanıcı bilgilendirilebilmelidir Bekleyen ve tamamlanmış görevler bir ara yüz üzerinden listelenebilmeli ve güncellenebilmelidir Planlanan yapıda bir e-posta sunucusuna veya üçüncü parti bir yazılıma gerek duyulmadan, kullanıcıların sistem içerisinden mesajlaşmaları mümkün olmalıdır Planlanan yapıda, kullanıcı portal ekranında da gösterilebilecek şekilde, işlem bekleyen evrak listesi gibi tüm görevleri listeleyebilen, zamanı yaklaşmış ya da geçmiş olanları görsel olarak ayrılacak şekilde sunabilen bir bölüm bulunmalıdır Mesaj gönderimi ve görev atamaları, tek tek kullanıcılar için olduğu gibi kullanıcı gruplarına da yapılabilmelidir Planlanan yapıda kullanıcı grupları tanımı yapılabilmeli ve bu gruplar üzerinden toplu evrak ya da mesaj gönderilmesi sağlanmalıdır Kullanıcının takvim ve randevu ekranı Microsoft Outlook ile entegre çalışabilmeli ve Outlook da yeni oluşturulan bir randevu otomatik olarak Ebys takvim ekranında görüntülenebilmelidir DOKÜMAN YÖNETİM MODÜLÜ Klasör İşlemleri Planlanan yapı bilgi ve belgeleri arşivlemek üzere sınırsız sayıda klasör oluşturma özelliğine sahip olmalıdır Klasörler, hiyerarşik ağaç yapısında oluşturulabilmeli ve erişim hakları gibi belirlemeler, bu hiyerarşiyi kalıtım amacıyla da kullanabilmelidir Planlanan yapı BELEDİYE nin organizasyon yapısına uygun olmalıdır Tarama Kâğıt ortamında bulunan dokümanlar sistem içerisinde bulunan doküman tarama ara yüzü kullanılarak doğrudan sisteme eklenebilecektir. Tarama ara yüzü TWAIN ve ISIS destekli tüm tarayıcılar ile çalışabilmelidir Tarama yazılımı çoğul tarama profilleri oluşturmaya izin vermelidir Tarama arayüzü üzerinde tarama özelliklerinin seçilebileceği kontroller olacaktır Dokümanın sisteme kazandırılması esnasında, dokümanlar üzerinde tüm doküman için OCR (Optik karakter tanıma) desteklenmelidir. Sunulan ocr hizmeti sınırsız belge ve lisans bedeli olmaksızın sunulmalıdır Taranan doküman üzerinde kullanıcı tarafından işaretlenen alanlar içerisindeki text bilgileri indeks alanları içerisine aktarılabilmelidir. 9

10 Otomatik veya yarı otomatik tarama sırasında, yazı bilgilerinin tanınması değiştirilmesi mümkün olmalıdır Sistem, birlikte kullanılan tarayıcılar ile uyumlu olan kâğıt boyutlarını desteklemelidir Türkçe, İngilizce ve özel karakterleri tanıma (OCR) yetenekleri bulunmalıdır Tarama işlemi sırasında sayfa çıkarma ve birleştirme yapılabilmelidir Taranan dokümanlara Türkçe dosya ismi vermede sorun olmayacaktır Sistem üzerinde bulunan dokümanlara ilgi olarak eklenecek dokümanlar, doküman meta veri ekranı üzerinden taranıp eklenebilecektir Sistemde tarama sırasında otomatik/manuel olarak not düşme özelliği olmalıdır Doküman Seçme Planlanan yapı, istemci bilgisayarların dosya sisteminde bulunan dosyaların seçilmesi, tanımlama alanlarının girilmesi ve doküman yönetim sistemine yüklenmesi işlevi (file upload) için bir arayüz sağlamalıdır Doküman Yazma Doküman yazmak için sistem içerisinde gelişmiş bir metin editörü bulunacaktır. Metin editörü, Microsoft Word yazılımının sunduğu genel işlevlere sahip olmalıdır Metin editörü tam olarak Türkçe destekli olmalıdır Metin editörü ile oluşturulan metinler sisteme doküman olarak kaydedilebilecektir Metin editörü ile oluşturulan dokümanlar sistem üzerinde PDF formatına çevrilebilecektir Metin editörü ile oluşturulan metinler için ön izleme yapılabilecektir Metin editörü sayesinde istenildiğine daha önceden hazırlanan şablonlar da kullanılarak sisteme doküman kazandırılabilmelidir Metin editöründe pdf dosya açılabilmeli ve açılan pdf dosya ocr yapılabilmelidir Doküman İzi Ekleme Taranması ve Elektronik olarak sisteme katılması mümkün olmayan veya katılmak istenmeyen video-ses kasetleri, kanun kitapları, kullanım kılavuzları vb. kaynak ve dokümanların takibi için künye bilgileri ile bulundukları yer, referans numarası vb. bilgilerin yer aldığı adres kayıtları tanımlanabilmeli ve bütün doküman fonksiyonları bu kayıtlar üzerinde uygulanabilmelidir Sistemin e-posta özelliği bulunmalı, bir veya birden fazla doküman (yönetici tarafından e-postayla gönderilmesine izin verilen dokümanlar) direkt olarak e- posta ekinde gönderilebilmeli veya sadece ilgili doküman ya da dokümanlara veya künye bilgisine işaret eden bir kısa yol gönderilebilmelidir Doküman İndeksleme İşlemleri Sisteme eklenen dokümanların bütün meta verileri indekslenecektir Sistem içerisine kazandırılacak olan dokümanlar (hangi yolla kazandırılırsa kazandırılsın) indeks bilgileriyle beraber sisteme kazandırılmalıdır Uygulama ileri indeksleme ve arama özellikleri bulundurmalıdır. İndeksleme alanları ve full-text indeksleme bulunmalıdır İsteğe bağlı olarak sisteme katılan dokümanların daha sonra indekslenmesi veya tekrar indekslenmeleri de mümkün olmalıdır Sistem yöneticileri doküman indeks şablonuna ek sütunlar ekleyebilmelidirler. 10

11 Sisteme atılan dokümanların metin içerikleri indekslenmeli ve aramalarda kullanılabilmelidir Dokümanlar sisteme kazandırma işlemi esnasında otomatik olarak OCR dan geçirilerek doküman içerisindeki herhangi bir kelimeye göre aranabilir (full text search) şekilde sisteme kazandırılmalıdır Dijital olarak yüklenen dosya, resim formatında ise, OCR tekniği ile içerdiği metin bilgisi sistem tarafından otomatik olarak çıkartılarak indekslenebilmelidir. Kullanılacak OCR aracı/yöntemi Türkçe içeriği desteklemeli ve Türkçe harflerde sorun yaşanmamalıdır Doküman Arama Planlanan yapı Basit Arama ve Detaylı Arama yapabilmelidir Planlanan yapı tam metin arama(full-text search), cümle arama, benzerlik arama, olasılık arama, kullanıcı tarafından basit içerik yönetimi ile kolay arama özelliği, içerik arama, profil meta verileri doğrultusunda özel arama yapabilmelidir Arama sonuçlarının kayıt edilmesi ve daha sonra bu kriterdeki içeriklerin klasör olarak gösterilmesi mümkün olmalıdır Basit arama ile girilen kriter, bütün meta veriler (metin içeriği de dahil) üzerinde aranacaktır Arama yapmak için kullanılan ekran, her türlü bilgi girişini desteklemelidir Detaylı arama ekranında ise kullanıcı hangi meta veriler üzerinde arama yapacağını kendisi belirleyecektir. Detaylı arama ekranı, hangi tipteki doküman için yapılıyorsa, o tip doküman üzerinde tanımlı meta verileri ayrı ayrı kriter girişine izin verecek şekilde gösterebilmelidir. Kullanıcılar, kendilerine özel olarak hangi kriterlerin detaylı aramalarda görünmesi istediklerini belirleyebilmeli ve istedikleri zaman kriter listelerini güncelleyebilmelidirler Detaylı aramada kullanılan parametreler birbirleri ile kullanıcı tercihine bağlı olarak VE ve VEYA bağlaçları ile bağlanabilecektir Sistem tarafından sağlanan sorgu imkânı, web servisleri aracılığı ile diğer kurumsal uygulamalar tarafından kullanılabilir olmalıdır Dokümanın tüm künye bilgilerinden bir veya birden fazlasıyla arama yapmak mümkün olmalıdır. Sisteme eklenen tüm özel alanlar, arama ekranlarında da eklenebilmeli ve bu eklenen özel alanlarda doküman bulmak için kullanılabilmelidir Kaydın doğası (e-posta, kağıt veya elektronik format, doküman, vs.) fark etmeksizin, yetkili tüm kullanıcılar tarafından dosyalar havuza kayıt edildikten sonra indekslenmiş ve aramaya hazır olmalıdır Arama sonuçları, aramayı yapan kullanıcının yetkileri dâhilinde görüntülenmeli ve aramayı yapan kullanıcının yetkisi dâhilinde olmayan kayıt ve dokümanlar, arama sonucu olarak bile görüntülenmemelidir Sistem dokümanların içeriğinde de arama yapabilmelidir. İçerik arama aranabilir formattaki dokümanlar içerisinden herhangi bir kelimeyi bulup otomatik olarak ilgili bölümü görüntülemelidir İçerik arama e-postaların hem içeriğinde hem de ekindeki belgelerinde yapılmalıdır Doküman Görüntüleme 11

12 Doküman indirme yetkisi olmayan fakat görme yetkisi olan kullanıcılar dokümanları sistem üzerinde bulunan doküman görüntüleme aracı sayesinde salt okunur bir şekilde görüntüleyecektir Görüntüleme aracı, sistem ayarlarına ve kullanıcı yetkilerine göre belirlenmiş olan filigranların da görüntülenen dokümanın arka planında bulunmasına olanak sağlamalıdır Görüntüleme aracı İDARE tarafından daha önceden indekslemeleri yapılan (Hukuk, Abone vb.) dijital evrakların, indeksleme ve veri tabanı formatı değiştirilmeden görüntülemesine de olanak sağlamalıdır. Görüntüleme, yetkisi sistem yöneticileri tarafından belirlenebilmelidir Doküman Silme Planlanan yapı, yetki dâhilinde bir dokümanın sistemden silinmesine olanak sağlamalıdır Doküman silme işlemi mantıksal bir silme olarak gerçekleştirilmeli, silinmiş dokümanlar, gerektiğinde yetki dâhilinde, geri yüklenebilmelidir Doküman İmha Etme Dokümanı fiziksel olarak sistemden kaldırmak için doküman imha işlemi olmalıdır İmha işlemi sadece yetkili kullanıcılar tarafından yapılabilmelidir Doküman Yayınlama Planlanan yapı, bir dokümanın tanımlama bilgilerinin değiştirilmesi yoluyla yetkili kullanıcıların erişim ve kullanımına sunulmasını sağlamalıdır Yayından kalkmış statüsündeki bir doküman sadece dokümanı oluşturan kullanıcı ya da ilgili yetkiye sahip sistem yöneticisi tarafından görülüp, değiştirilebilmelidir Doküman yayınlama statüsü, iş akışı üzerinde tanımlanan bir işlem yoluyla da gerçekleştirilebilmelidir Onaylama Planlanan yapı ile doküman yönetim sistemine eklenen dokümanlar için kullanıcı onayı istenebilmelidir Onay istenen kullanıcılar, sistem mesajı ve/veya e-posta üzerinden bilgilendirilebilmelidir Onay işleminde, birden fazla kullanıcı ya da kullanıcı grubu da seçilebilmeli, ve seçilen kişilerin tümünün, seçilen kişilerden birisinin ya da seçilen kişilerden kullanıcının belirleyeceği sayıda kişinin onayının gerektiği doküman bazında tanımlanabilmelidir Çok seviyeli ve daha karmaşık onay süreçleri için iş akışı yönetiminde bu işlevleri gerçekleştirmeye yönelik özellikler bulunmalıdır Doküman Paraflama Sistem üzerinde dijital imza kullanılarak paraflama işlemi yapılabilmelidir Sistem üzerinde dijital imza kullanmadan fakat elektronik olarak paraflama işlemi yapılabilmelidir Doküman üzerinde bulunan paraflar listelenebilmelidir Doküman paraflama işlemi iş akışlarında işlem olarak kullanılabilmelidir Doküman İmzalama 12

13 Planlanan yapı kullanıcıların sisteme ekledikleri dokümanları elektronik imza ile imzalamalarına olanak sağlamalıdır. İmzalama işlemi için ek bir program veya modül kurulmasına veya ek programlama yapılmasına gerek olmamalıdır. Elektronik imzalama sistemin ayrılmaz bir parçası olmalıdır. Kullanıcılar herhangi marka model elektronik imzalarını sistemde kullanabilmelidir. Ayrıca belgeler mobil telefondan mobil imza yöntemi ile imzalanabilmelidir Sistem, PDF formatına çevrilerek imzalanmasına olanak sağlamalıdır Elektronik olarak imzalanacak doküman, taranmış belge ve dijital dosya imzalamadan önce sunucu tarafında PDF formatına çevrilmeli daha sonra çevrilen PDF imzalanmalıdır. Sistem PadES ve/veya CadES imzalama yapabilmelidir Elektronik imza ile imzalama yapılırken kullanıcının elektronik imzasının geçerliliği kontrol edilmelidir. Geçersiz imza ile imzalama işlemine izin verilmemelidir Planlanan yapı aynı doküman üzerine seri olarak farklı kullanıcıların imza atmasına olanak sağlamalıdır Planlanan yapı hem kurum dışında hem de kurum içinde elektronik olarak imzalanan dokümanları sisteme dâhil ederken aşağıda belirtilen bilgileri doküman üzerinde bulunan imzalardan otomatik olarak alabilmeli ve bu bilgilere erişime olanak sağlamalıdır. a) İmzalayan Kişinin TC Kimlik Numarası b) İmzalayan Kişinin Adı, Soyadı c) İmzalayan Kişinin e-posta adresi d) İmzalayan Kişinin Bağlı Olduğu Şube Elektronik imzalama işlemine eklenecek Zaman Damgası istenildiği takdirde bir Zaman Damgası sunucusu kullanılarak eklenebilecektir. 6. EVRAK YÖNETİM MODÜLÜ 6.1. GELEN EVRAK İŞLEMLERİ Gelen evrak meta (künye) bilgileri, Kurum un Evrak Birimi gereksinimlerine göre, sistem yöneticisi tarafından dinamik olarak oluşturulabilmelidir. Meta bilgileri değiştirmek için yazılım üzerinde kodlama ve yazılım güncellemesi gerekmemelidir Gelen evrak kayıt süreci devam ederken, yeni meta bilgisi ekleme/çıkarma/etiketini değiştirme yapılabilmeli, eski veriler bozulmadan yeni evrak kaydına devam edilmelidir Gelen evrak taranarak ve meta bilgileri belirtilerek kaydedilebileceği gibi, tarama yapılmadan sadece meta bilgileri belirtilerek de kaydedilebilmelidir Gelen evrakın hangi meta bilgilerine hangi kullanıcıların veya kurum birimlerinin veri girişi yapabileceği yetki grupları üzerinden düzenlenebilmelidir Gelen evrak için genel bir kurum numaratörü üzerinden gelen evrak numarası verilebilmelidir Gelen evrak numarasının manüel olarak ya da otomatik olarak verilmesi sağlanabilmelidir Evrakın eki istenirse taranarak evraka dâhil edilebilmelidir Evrakın ilişkili olduğu başka evrak var ise seçilerek, bu evrak üzerinden erişilmelerine olanak sağlanmalıdır Gelen evrak bir cevap yazısı ise, hangi evraka cevap olduğu seçilerek, bu evrak üzerinden erişim sağlanmalıdır Evrakın gizlilik derecesi, öncelik durumu gibi kategorileri belirtilebilmelidir. 13

14 Evrak için belirtilen bir kategoriye bağlı olarak otomatik bir akış süreci başlatılabilmelidir Gelen evrak bir veya birden fazla kurum birimine sevk edilebilmelidir Evrak sevkinde, birimlerdeki hangi unvandaki personele sevk edileceği belirtilebilmelidir Evrakın sevk edildiği birimler, birim nümeratörü üzerinden birim gelen evrak numarası verebilmelidir Evrakın sevk edildiği birim, gerekirse bunu kendi alt birimlerine sevk edebilmeli, bir personele zimmetleyebilmelidir Gelen evrakın hangi işlem süreçlerinden geçtiği ve mevcut statüsü yetki dahilinde sorgulanabilmelidir Kendisine evrak sevk edilen birim, gerektiğinde sevki iptal edip evrakı iade edebilmelidir Kurumun evrak akış sürecinde bir değişiklik olduğunda, yazılım güncellemesi gerekmeden yeni evrak akış süreci tanımlanıp, evrak kaydına devam edilebilmelidir Gelen evrak için, Kurum Genel Evrak birimi tarafından ve ayrıca sevk edildiği birimler tarafından Gelen Evrak Defterleri oluşturulabilmelidir Gelen evrak için hem meta bilgiler, hem de taranmış içeriği üzerinden arama yapılabilmelidir Full text arama yapılabilmeli GİDEN EVRAK İŞLEMLERİ Giden evrak meta (künye) bilgileri, Kurum un Evrak Birimi gereksinimlerine göre, sistem yöneticisi tarafından dinamik olarak oluşturulabilmelidir. Meta bilgileri değiştirmek için yazılım üzerinde kodlama ve yazılım güncellemesi gerekmemelidir Giden evrak kayıt süreci devam ederken, yeni meta bilgisi ekleme/çıkarma/etiketini değiştirme yapılabilmeli, eski veriler bozulmadan yeni evrak kaydına devam edilmelidir Giden evrak taranarak ve meta bilgileri belirtilerek kaydedilebileceği gibi, tarama yapılmadan sadece meta bilgileri belirtilerek de kaydedilebilmelidir Evrak hazırlama birimi, uygulama üzerinde sunulan ve Web tarayıcısı üzerinde işleyen metin düzenleyici yoluyla bir evrak oluşturabilecek ve giden evrak sürecine dâhil edebilecektir Dijital olarak hazırlanmış bir evrak e-imza ile imzalanabilmeli ve giden evrak sürecine dâhil edilebilmelidir Giden evrakın hangi meta bilgilerine hangi kullanıcıların veya kurum birimlerinin veri girişi yapabileceği yetki grupları üzerinden düzenlenebilmelidir Giden evrak için genel bir kurum numaratörü üzerinden giden evrak numarası verilebilmelidir Giden evrak numarasının manüel olarak ya da otomatik olarak verilmesi sağlanabilmelidir. Ayrıca, numaratör olarak harici bir kaynak (veri tabanı, üçüncü parti sistem vb.) kullanılabilmelidir Kurumdan giden evrakın kaydı sırasında, evrak üzerindeki sayı girildiğinde, hangi kurumun, hangi birimine ait olduğu otomatik olarak gösterilmelidir Evrakın eki istenirse taranarak evraka dâhil edilebilmelidir Evrakın ilişkili olduğu başka evrak var ise seçilerek, bu evrak üzerinden erişilmelerine olanak sağlanmalıdır Giden evrak bir cevap yazısı ise, hangi evraka cevap olduğu seçilerek, bu evrak üzerinden erişim sağlanmalıdır Evrakın gizlilik derecesi, öncelik durumu gibi kategorileri belirtilebilmelidir. 14

15 Evrak için belirtilen bir kategoriye bağlı olarak otomatik bir akış süreci başlatılabilmelidir Giden evrak bir yöneticinin onayı veya parafı alınarak gönderilebilmeli; onay ve paraf bilgileri sorgulanabilmelidir Giden evrak üst birimlere ve Kurum Genel Evrak birimine sevk edilebilmelidir Evrak sevkinde, birimlerdeki hangi unvandaki personele sevk edileceği belirtilebilmelidir Giden evrakın hangi işlem süreçlerinden geçtiği ve mevcut statüsü yetki dâhilinde sorgulanabilmelidir Evrakı sevk alan birim, gerektiğinde sevki iptal edip evrakı iade edebilmelidir Giden evrak için hem meta bilgiler, hem de taranmış içeriği üzerinden arama yapılabilmelidir Full text arama yapılabilmeli İÇ YAZIŞMA İŞLEMLERİ İDARE bünyesindeki birimler arası yazışmalar Birim Giden İç Yazışma ve Birim Gelen İç yazışma olarak kaydedilmelidir İç yazışma evrakı meta (künye) bilgileri, BELEDİYE'nin gereksinimlerine göre, sistem yöneticisi tarafından dinamik olarak oluşturulabilmelidir. Meta bilgileri değiştirmek için yazılım üzerinde kodlama ve yazılım güncellemesi gerekmemelidir İç yazışma evrak kayıt süreci devam ederken, yeni meta bilgisi ekleme/çıkarma/etiketini değiştirme yapılabilmeli, eski veriler bozulmadan yeni evrak kaydına devam edilmelidir Giden iç yazışma evrakı taranarak ve meta bilgileri belirtilerek kaydedilebileceği gibi, tarama yapılmadan sadece meta bilgileri belirtilerek de kaydedilebilmelidir Evrak hazırlama birimi, uygulama üzerinde sunulan ve Web tarayıcısı üzerinde işleyen metin düzenleyici yoluyla bir evrak oluşturabilecek ve iç yazışma giden evrak sürecine dâhil edebilecektir Dijital olarak hazırlanmış bir iç yazışma e-imza ile imzalanabilmeli ve giden iç yazışma sürecine dâhil edilebilmelidir Bir birimden diğer bir birime sevk edilen Giden İç Yazışma türündeki evrak, sevk edildiği birime Gelen İç Yazışma türünde kaydedilmelidir. Yani, iç yazışmalar, gönderen birim için giden evrak, alan birim için gelen evrak olmalıdır Giden İç Yazışma evrakı bir yöneticinin onayı veya parafı alınarak gönderilebilmeli; onay ve paraf bilgileri sorgulanabilmelidir İDARE dışından birime gelen evrak ile gelen iç yazışmalar aynı Birim Evrak numaratöründen numara alabilmelidir İDARE dışına giden evrak ile başka birime giden iç yazışmalar aynı Birim Evrak numaratöründen numara alabilmelidir Gelen/giden iç yazışma evrakının hangi işlem süreçlerinden geçtiği ve mevcut statüsü yetki dâhilinde sorgulanabilmelidir Giden evrak için hem meta bilgiler, hem de taranmış içeriği üzerinden arama yapılabilmelidir Full Text Arama yapılabilmelidir Planlanan yapı ile kâğıt üzerinden yürütülen kurumsal form işlemlerinin dijital ortamda yürütülmesi, iş akışlarına bağlanarak kullanılması sağlanmalıdır Planlanan yapı, iş akışı tasarımlarını güncelleme ve görüntüleme olanakları sunmalıdır. İş akışı tanımları, sonradan kopyası çıkartılabilecek, yazıcıya gönderilebilecek ya da üzerinde değişiklik yapılabilecek şekilde veritabanında saklanmalıdır. 15

16 Planlanan yapı üzerinde çalışan süreçler ile ilgili dinamik performans bilgilerini gerçek zamanlı olarak izlenmesine imkan sağlamalıdır Aktiviteler grafiksel çevrimiçi olarak izlenebilmeli (işlem süresi, sürecin hangi adımının o an işletildiği, vb.) ve loglanabilmelidir Tasarımı tamamlanmamış iş akışları geçici olarak kaydedilebilmelidir Planlanan yapı, tanımlanan iş akışları için yetkilendirme imkânı sunmalıdır. Yetkilendirme Görme, Değiştirme, Silme, Çalıştırma şeklinde olmalıdır Planlanan yapıda, tasarlanan iş akışları için hangi kullanıcı grubunun ne tür erişim hakkı olduğu grafiksel bir ara yüz üzerinden belirlenebilmelidir Planlanan yapı, güncellenen iş akışı tanımları için iş akışının yeni bir versiyonunu yaratmalıdır. Eski iş akışı üzerinde devam eden iş akışları eski versiyon üzerinde işlemeye devam etmelidir Planlanan yapıda, yetkisi olan tüm kullanıcılar iş akışı tanımlayabilmelidir İş akışı tasarımlarına, sistemde tanımlanmış dinamik formlar da dahil edilebilmelidir. 7. YARDIM MODÜLÜ 7.1. Uygulama çevrim içi yardım sistemine sahip olmalıdır Yardım sayfaları tamamen Türkçe olmalıdır Kullanıcı çalıştığı ekran üzerindeki yardım düğmesine bastığı zaman o ekran ile ilgili yardım sayfası açılmalıdır Yardım sistemi web temelli (html) olmalıdır ve sunucu üzerinde tutulmalıdır. İstemci bilgisayarlara yüklenmesi gerekmemelidir Sunucu üzerinde uygulama güncellemeleri yapıldıkça, sunucu üzerindeki yardım sayfaları da güncellenmelidir Yardım sayfaları, görsel öğelerle desteklenmiş ve açıklayıcı olmalıdır Yardım modülü üzerinde farklı sayfalara erişim olanağı sunulmalı, kullanıcının eğitim dokümanı amaçlı kullanımını desteklemelidir Sık yapılan işlemlere (belge ekleme, belge arama, sevk vb.) ait videolu anlatım seçeneği olmalıdır. 8. KULLANICI YÖNETİM MODÜLÜ 8.1. Uygulama üzerinden, sistem üzerindeki kullanıcıların tanımlanabileceği, şifrelerinin ve yetkilerinin ayarlanabileceği kullanıcı tanımlama ekranları olacaktır Kullanıcı tanımlama ekranında hangi bilgilerin olacağı, hangi bilgilerin zorunlu olacağı, hangi bilgilerin normal kullanıcılar tarafından görüntülenebileceği ve değiştirilebileceği sistem yöneticisi tarafından bir yönetim ekranından ayarlanabilecektir. 9. ERİŞİM HAKLARI YÖNETİMİ 9.1. Erişim hakları grup bazında ve rol bazında yetkilendirme ile yapılacaktır Kullanıcılar bir veya birden fazla grup içerisinde olacaklardır Gruplara sistem içerisinde bulunan evraklar üzerinde Listeleme, Görme, Değiştirme, Ekleme, Silme hakları, 3 kademeli (İzin Ver, İzin Verme, Başka Gruplardan Gelen Haklarını Ezerek İzin Verme) şeklinde tanımlanabilecektir. Görme hakkı olmayan kullanıcılara Güvenli Görüntüleme yani kullanıcı bilgisayarına indirmeden görüntüleme hakkı verilebilecektir. Güvenli Görüntüleme Hakları ise, Gör, Çıktı Al, Gizlemesiz Gör, Not Al gibi işlemleri kapsayacaktır Kullanıcının sahip olduğu birden fazla grubun hakları kesiştiğinde haklarının birleşimi alınarak hak verilecektir. Yani kullanıcının bir doküman üzerinde bir gruptan görüntüleme hakkı varsa diğer gruptan hakkı yok ise dokümanı görecek, eğer diğer gruptan Ezerek İzin Verme Şeklinde bir hakkı var ise görmeyecektir. 16

17 9.5. Kullanıcı uygulama menülerine erişim için Rollere sahip olacaktır. Bir kullanıcı bir veya birden fazla Role sahip olabilecektir Kullanıcıya gösterilecek menüler sahip olduğu Roller ile kısıtlanacaktır Uygulama üzerinde sınırsız sayıda Rol tanımlanabilecektir Rollere atanabilecek işlemler ağaç yapısında gösterilecek, seçilen işlem veya menüler ilgili kullanıcıya gösterilecektir. 17