TÜRKİYE BAROLAR BİRLİĞİ E-DOKÜMAN YÖNETİM SİSTEMİ

Transkript

1 TÜRKİYE BAROLAR BİRLİĞİ E-DOKÜMAN YÖNETİM SİSTEMİ Amaç ve Hedef Elektronik Belge Yönetim Sisteminin Başkanlığımız bünyesinde etkin ve verimli bir alt yapısının oluşturulması hedeflenmektedir. Doküman/belge kaybının ve tahrifatının önlenerek güvenliğinin sağlanması, izlenebilmesi ve geçirdiği evrelerin elektronik ortamda takip edilebilmesi, yetki dâhilinde sorgulanabilmesi ve paylaşımı, arama ve işleme sürelerinin azaltılarak verimliliğin arttırılması, iş süreçleri bazında analizler yapılarak gerekli görülen iş ve süreç optimizasyonlarının gerçekleştirilmesi, doğru bir yedekleme politikası ile kurumsal belgelerin sağlıklı ve güvenli bir ortamda saklanması temel hedeflerdir. 1. Genel Şartlar 1.1. İşbu şartname kapsamında oluşturulacak E-DYS, TSE sayılı standart içeriğine uyumlu olacaktır Sistem Web tabanlı ve sınırsız kullanıcılı olarak inşa edilecek olup merkezi Türkiye Barolar Birliği Sunucuları bünyesinde olacaktır Kullanıcı sayısı ve aynı anda çalışacak istemci sayısı üzerinde idari birim bazında ya da sistem genelinde herhangi bir kısıtlama olmayacaktır Uygulama Türkiye Barolar Birliğini nin temin edeceği donanım üzerinde çalışacaktır Teklif edilecek uygulama, Türkiye Barolar Birliği nin kullanmakta olduğu kurumsal ağ ve donanım altyapısı üzerinde çalışacaktır. Mevcut sistemlerin garanti şartlarının bozulmaması, yeni sistemlerin öncekilerle uyumlu olması, bütünlüğünün korunması ve standartların devamının sağlanması için YÜKLENİCİ gerekli tüm tedbirleri alacaktır. YÜKLENİCİ, mevcut sistemlerde yapacağı tüm değişikliklerde Türkiye Barolar Birliği nin onayını alacaktır. Aksi halde doğabilecek tüm maddi ve manevi zararlardan kendisi sorumlu olacaktır. 2. Temel Yapı 2.1. Türkiye Barolar Birliği nin mevcut işleyişindeki temel mantık değiştirilmeden daha ergonomik ve kolay, elektronik ortamda işlevini sürdürecek bir doküman yönetim yapısı kurulmalıdır. Kurulacak yapı aşağıda belirtilen 3 katmandan (modül) oluşmalıdır; 3. DOKÜMAN, EVRAK ve ARŞİV YÖNETİMİ 3.1. Sistem tamamen WEB tabanlı bir yapıda olacak ve sisteme kullanıcılar tarafından erişim WEB tabanlı ara yüzlerle sağlanacaktır. Kullanıcılara ayrıca yazılım yüklenmesi ve bakımı gibi bir yönetim yükü aşağıda belirtilen istisnai durumlar hariç olmayacaktır. Sisteme erişim Internet Explorer, Chrome, Firefox gibi sıklıkla kullanılan tarayıcıların son sürümlerine göre güncellenecektir E-DYS, veri tabanı olarak Microsoft Sql Server i kullanacaktır 3.3. Windows Server 2008 R2 x64 işletim sistemi üzerinde de çalışabilmelidir Yazılım.NET programlama dili ile yazılmış olacaktır Teklif edilecek E-DYS yükleneceği sistemin donanım özelliklerindeki değişikliklerden (CPU sayısının artması gibi) etkilenmeden, aynı şekilde sorunsuz çalışmaya devam edecektir.

2 3.6. Yüksek yüklerde (fazla kullanıcının eş zamanlı erişimi, sorgulama, doküman alımı vb.) ölçeklenebilir bir sisteme sahip olmalı, donanım ve yazılım düzenlemeleri ile ölçeklenebilmelidir E-DYS modüler yapıda olacak, yeni modüllerin sistemle bütünleştirilmesi kolayca yapılabilecektir E-DYS içindeki dokümanlar otomatik olarak numaralandıracak, sistem içinde doküman numaralarının yeniden kullanımını önleyecek mekanizmalar olacaktır Doküman kayıt işlemi sırasında dokümanın alacağı sayı TÜRKİYE BAROLAR BİRLİĞİ nin resmi yazı numaralandırma standartlarına uyacaktır E-DYS birden fazla doküman kayıt merkezinin tanımlanabilmesine, etkileşimli fakat birbirinden bağımsız çalışabilmesine olanak sağlayacaktır. Tüm doküman kayıt merkezleri için numaralandırma ortak tek bir sayaç üzerinden yapılacaktır, ihtiyaç halinde doküman kayıt bilgileri üzerinde ek sayaçlar tanımlanabilecektir Gelen fiziksel evrakın elektronik evrak ile dolaşması zorunlu olduğunda, eşzamanlı (senkronize) dolaşımı ve işlem görmesi sağlanacaktır. Fiziksel evrak kişilere zimmetlenebilecek ve izlenebilecektir E-DYS kullanıcısına iş akışları içerisinde bulunan dokümanın durumlarını görüntüleyebileceği bir kullanıcı arayüzü sağlayacaktır. E-DYS kullanıcısı, bu arayüz üzerinden, dokümanın geçtiği ve bulunduğu durumları listeleyebilecek ve akışı grafik olarak da görüntüleyebilecektir. Bu gösterimde dokümanla ilgili tüm süreç bilgileri görülebilecektir Sistem içerisinde gelen işlerin çoklu havale edilebilmesi mümkün olacaktır Sistemde bir kişi, bir başka kişiye vekâlet verebilecektir. Vekil olan personel, vekil olduğu personelin işlem bekleyen dokümanlarını görebilecek, onun yerine işlem yapabilecektir. Sistem tarihçesinde doküman, vekil olunan personelin işlem kuyruğunda bulunacak ama işlem yapan personelin vekâleten işlem yaptığı görülecektir. Vekâlet veren kullanıcı, verdiği vekâletin hangi tarihe kadar geçerli olacağını belirleyebilecektir Kullanıcının vekâlet vermiş olduğu kullanıcıları listeleyebilmesi, hangi tarihte ve hangi nedenle vekâlet verdiğinin görebilmesi sağlanacaktır Akışlar içerisinde koşullar (standart dosya planı, geldiği yer, konusu vb.) tanımlanabilecektir Akış içerisinde, sistem yöneticisi tarafından sistem dışındaki bir işi yerine getirecek görevler de atanabilmelidir İş akışı görevleri kullanıcı veya rol bazlı atanabilmelidir Onay basamaklarında şifre kontrolü veya Elektronik veya Mobil İmza kullanımı mümkün olmalıdır E-DYS evrak akış şablonlarını yapılandırırken organizasyon şeması ve kadro unvanı bilgilerinden yararlanacaktır. Evrak akışları, standart dosya planı konularına göre ayrıştırılarak hazırlanabilen imza ve dağıtım planları üzerinden gerçekleştirilebilmelidir. İmza planları farklı kullanıcılar için çeşitli imza süreçleri (paraf, koordine, imza, onay, olur, vb.) ile hazırlanabilmelidir E-DYS kullanıcısı, organizasyon şeması ve kadro unvanı bilgileri üzerinden evrak üzerinde kimlerin hangi amaçla (paraf/koordine/onay vb.) işlem yapabileceği bilgisini görebilecektir. Gerektiğinde birden fazla organizasyon hiyerarşisi tanımlanabilmelidir. Kullanıcılar farklı organizasyonlarda farklı görevler alabilmelidir. Her kullanıcının bulunduğu organizasyondaki görevine bağlı olarak, evrak havaleleri, gelen evraklar, evrağın imzaya sunulması, vb. evrak

3 işlemleri, kullanıcının bulunduğu organizasyondaki görevine bağlı olarak gerçekleştirilmelidir Evrak üzerinde yetkisi bulunan E-DYS kullanıcısının organizasyon şemasında kendi biriminde hiyerarşik olarak üstünde yer alan kullanıcılar doküman üzerinde görüntüleme hakkına sahip olacaktır Doküman ve elektronik formlar ile iş akışı başlatılabilecektir Sistem içinde şablon dokümanlar, yönetmelikler, talimatlar vb. ayrıca saklanabilecektir Kurumsal Elektronik postalar sisteme doğrudan doküman olarak kaydedilebilecektir Birden fazla birime dağıtılacak tek tip dokümanlar, başlıkları değişmek sureti ile sistem içerisinde çoğaltılabilecektir E-DYS hiyerarşik (sıradüzensel) dağıtım işlevine sahip olmalıdır. Bir birimden diğer bir birime gönderilecek evrağın dağıtım süreci, gerektiğinde Kurumun hiyerarşik örgüt yapısını takip edebilecek şekilde sınırlandırılabilmelidir E-DYS kendi bünyesinde bir metin editörüne sahip olacaktır Sistem seri iş akışlarını destekleyecektir. Onay aşamasında Red edilen veya değişiklik yapılan işlem daha sonraki aşamaya geçmeyecek ve başlatana ya da iş akışının niteliğine göre bir önceki adıma geri dönecektir E-DYS faks sunucu yazılımı ile birlikte teslim edilecektir. Faks sunucuya gelen fakslar E-DYS tarafından otomatik olarak alınacak ve geldiği numaraya göre önceden belirlenen ilgili kullanıcılara yönlendirilecektir. E-DYS içerisinden faks sunucusu aracılığıyla faks gönderimi yapılabilecektir. Garanti süresi içerisinde TÜRKİYE BAROLAR BİRLİĞİ nin talebi doğrultusunda faks sunucu yazılımının entegrasyonu sağlanarak çalışır halde teslim edilecektir E-DYS, TÜRKİYE BAROLAR BİRLİĞİ bünyesinde kullanılan mevcut sistemler ve yazılımlar ile entegrasyon sağlayabilecektir. İleride sistemlerden birinin çıktısı gerektiğinde diğer sistemin girdisi olarak kullanılabilecektir. Bu nedenle sistem web servislerini destekleyecek ve bu yolla diğer sistemlerle entegre olacaktır. TÜRKİYE BAROLAR BİRLİĞİ nin mevcut yazılımlarından en az iki adet çıktının E- DYS ye girdi olarak entegrasyonu sağlanacaktır Bilgi girişi, kullanıcının yanlış bilgi girmesini önlemek, kolay kullanımı sağlamak amacıyla, mümkün olan alanlar için, kodlanmış veya standart hale getirilmiş bilgilerden tamamlama fonksiyonu ile girilebilecek şekilde yapılacaktır. Yazılımda oluşabilecek kullanıcı hatalarını önleyecek şekilde uyarı mekanizmaları bulunacaktır Kullanıcı arayüzü, kullanıcının kendine gelen işlerin hangi durumda olduğunu gösterir yapıda olacaktır E-DYS içeri al, dışarı al, gibi standart özellikleri barındıracaktır. İçeri ve Dışarı alma fonksiyonuna ek olarak dokümanlar farklı amaçlarla sistem dışına da kopyalanabilecektir. Bir doküman değiştirilmek üzere kullanıcı tarafından kendi üzerine alınmışsa, diğer kullanıcılar o dokümanı sadece görüntülemek için açabilecektir E-DYS'deki tüm mesajlaşmalar E-DYS ile bütünleşik bir mesajlaşma sistemi üzerinden yapılacaktır Taranan evrakın sisteme aktarılması amacıyla Türkçe karakterleri de çevirme yeteneğine sahip Optik Karakter Tanıma (Optical Character Recognition-OCR) özelliği olacaktır. Bu yazılım tarama programı modülü ile entegre çalışacaktır.

4 3.37. Diğer kurum ve kuruluşların veya vatandaşların internet üzerinden evrak takibi yapmasını sağlamak için ayrı bir web arayüzü tasarlanacak, bu arayüz sistemle entegre çalışacaktır. Evrak sahibi kendisine verilecek yetki dâhilinde evrak takibini bu web ara yüzü üzerinden yapabilecektir Sistem yöneticisi E-DYS ile ilgili tam yetkili kullanıcılar ile diğer kullanıcıların tüm tanımlamalarını yapabilecektir Tarayıcıdan sisteme veri girişi yapılacak ve OCR işlemi gerçekleştirecek terminal sayısı sınırsız olacaktır Tarayıcıdan sisteme veri girişi E-DYS Yazılımı ara yüzleri ile yapılacaktır, farklı bir yazılım kullanılmayacaktır Birimlerin ve personelin performansı ölçülebilecektir. Performans değerlendirme raporlarına yalnızca yetkiler dahilinde ulaşılabilecektir Tanım bilgilerinin (parametrelerin) yönetimi Yönetim Modülü aracılığıyla yapılabilecektir Veri girişi sırasında veri tutarlılığının bozulmasını engelleyecek önlemler olacaktır. İstenilen alanlar için girilmesi gereken değerleri içeren değer kümeleri görüntülenecek ve bu kümeler haricindeki değerlerin alana girişine izin verilmeyecektir Sistemde kullanılacak ara yüz tasarımında aşağıda belirtilen temel esaslara uyulmalıdır: Uygulama, kullanıcının anlayış ve beklentilerini karşılamalı, Uygulamadaki bileşenler (form ve nesne stilleri, tasarımı vb.) uygulama içinde ve diğer yaygın uygulamalarla uyumluluk arz etmeli, Yapısal olarak farklı seviyedeki kullanıcıların rahat kullanımına imkân vermeli ve kendi içinde bazı özelleştirme araçları sunmalı, Hata mesajları ve geri beslemeler, doğru, bilgilendirici ve yönlendirici olmalıdır. 4. İş Süreçleri 4.1. Tanımlanan iş akışları şablon olarak kaydedilebilmelidir. İş akış şablonlarının tanımlanabildiği ve değiştirilebildiği bir iş akışı, web üzerinden herhangi bir uygulama yüklemeye gerek kalmadan tasarlanmış bir ara yüz ile sağlanacaktır İş akışlarının tanımlanabilmesi için gerekli modül yazılımın bir parçası olarak teslim edilmelidir İş akışı tanımlayabilecek kullanıcı sayısında sınırlama olmayacaktır İş akışı içerisinde gerçekleşen işlemler ile ilgili bilgiler belgeye ait tarihçe olarak kayıt edilecektir E-DYS de dokümanın tarihçesi izlenebilecek ve dokümanın hangi yolu izlediği sorgulanabilecektir. İzlenen yol bütün detayları ile anlaşılır şekilde gösterilebilecek ve akış sırasında yazılan notlar yetkisi olan kullanıcılar tarafından görüntülenebilecektir E-DYS, kullanıcısına yetkileri dâhilinde dağıtım işlemini hazırlanmış dağıtım planlarını kullanmadan, manuel başlatmak için de bir kullanıcı arayüzü sağlayacaktır. Bu dağıtım işlemi sırasında kullanıcı, dokümanın hangi birimlere/kişilere hangi amaçla gönderilmesi gerektiğini tanımlayabilecektir Herhangi bir sebeple görevi başında olmayan (izin, rapor, görevlendirme vb.) kullanıcı, yerine vekalet edecek kişiyi sistem üzerinde belirlediğinde kullanıcının kayıtlı olduğu tüm rotalarda vekalet işlemi otomatik olarak geçerli olacaktır.

5 5. İş Akışı Başlatma 5.1. İlgili dokümanlar seçilerek, doğrudan bir iş akışı başlatılabilmelidir Arama ekranlarından çeşitli kriterlerle arama gerçekleştirilerek sonuçta istenen dokümanlara ulaşılması ve akışlara dahil edilmesi sağlanabilmelidir İş akışlarının adı, başlama notu, önceliği, ait olduğu kategori gibi özellikleri, başlatma sırasında verilebilmelidir Sadece bir not yazılarak iş akışı başlatılabilmeli ve daha sonra görevlere göre dokümanlar sisteme katılabilmelidir İş akışlarına sadece okunur dokümanlar da katılabilmeli bu dokümanların referans olarak kullanılması sağlanabilmelidir Yayımda olan dokümanlar gibi, kayıtlı dokümanların da akışlara dahil edilmesi mümkün olmalıdır. 6. İş Akışı Takibi 6.1. Her kullanıcı, kendine gelen görevleri "Gelen işler" ekranından takip edebilmeli ve bu ekrandan gelen görevle ilgili önem derecesi, kendinden önceki kişilerin görüşleri vb. temel bilgilere kolayca erişebilmelidir İş akışlarının basamaklarına ilişkin, varsa tanımlanan, göreve başlama ve bitirme eşikleri aşılması durumunda, yöneticilerin haberdar olması, farklı basamak veya kişilere gitmesi sağlanabilmelidir Sistem, doküman üzerinde belirlenen zamanda işlem yapılmaması halinde ilgili kişilere E-DYS ye ilk girişinde ve kayıtlı e-postasına uyarı mesajları gönderebilecektir. Uyarı limitleri yönetim modülünden değiştirilebilecektir Doküman gönderildiğinde son işlem tarihleri atanabilecektir. Sistem son işlem tarihi gelmeden dokümanı alan kullanıcıları uyarmalıdır. Hatırlatma periyodu, hatırlatma yazısı gibi bilgiler kullanıcılar tarafından da belirlenebilecektir İşlem tarihi yaklaşan, gelen, geçen kayıtlar iş listelerinde farklı renkler ile takip edilebilmelidir. Benzer biçimde birim amirleri kendilerine bağlı olan alt birimlerinin belgelerini de aynı yöntemle farklı renklerle izleyebilmelidir Kullanıcılar akışlar içinde kendilerine gelen dokümanlara, sadece tanımlı iş çerçevesinde işlem yapabilmelidir. Yani görüntüleme amaçlı gelen bir dokümanın değiştirilmesi mümkün olmamalıdır Görevler içinde gelen her bir doküman için, ayrı ayrı görüş bildirmek ve bunları geriye yönelik sorgularda izlemek mümkün olmalıdır Akışlar çerçevesinde yapılan her işlem ayrıntılı olarak kayıt altında tutulmalı ve ileride sorgulanabilmelidir. 7. İş Akışı Denetim fonksiyonları 7.1. Tamamlanan, devam eden ve iptal edilen işler, ayrı ayrı sorgulanabilmelidir Seçilen bir doküman üzerinden, hangi akışlarda olduğu ve bu akışların durumları sorgulanabilmelidir Hem tamamlanan hem de devam eden akışlar için sorgu ekranlarında; akış adı, başlangıç ve/veya görev alım tarih aralıkları, doküman adı, kategori adı, görev alıcısı parametreleri ile detaylı sorgulama yapılabilmelidir Yapılan sorgulamaların detaylarında, akışın her basamağında kimin ne görüşler ile hangi işlemleri yaptığı, onay veya reddettiği bilgilerine erişilebilmelidir.

6 8. ELEKTRONİK İMZA ENTEGRASYONU VE YÖNETİMİ 8.1. İSTEKLİ, E-DYS nin 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu ve ilgili mevzuatına uygun olacak şekilde e-imza entegrasyonuna sahip olarak çalışmasını sağlayacaktır İSTEKLİ, elektronik imza doğrulama enstrümanlarının sisteme entegrasyonunu gerçekleştirecektir Başta TÜRKİYE BAROLAR BİRLİĞİ içi yazışmalar olmak üzere, E-DYS de sayısal imza desteği olacaktır Elektronik İmza Kanununda tarif edilen nitelikli elektronik imza taklit edilemez biçimde evraklara eklenebilecektir E-DYS bir süre fiziksel sistem ile (ıslak imzalı) paralel çalışmaya devam edecektir Bu süreçte elektronik imza doğrulama enstrümanlarının (akıllı kart, token) TÜRKİYE BAROLAR BİRLİĞİ tarafından temin edilmesi ve sistemin sorunsuz çalıştığına kanaat getirilmesi durumunda elektronik imza ve doğrulama yazılımı devreye alınacaktır İSTEKLİ, E-DYS nin ilgili mevzuata uygun olacak şekilde mobil imza entegrasyonuna sahip olmasını sağlayacak uyarlama hizmetini verecektir. 9. DOKÜMAN FONKSİYONLARI 9.1. E-DYS, doküman hazırlama için bir kullanıcı ara yüzü sağlayacaktır Dokümanlar istendiğinde sistem içinde özet görüntü olarak görüntülenebilmelidir E-DYS sistemine kaydı yapılan ve öznitelik bilgileri girilerek onaylanan dokümanlar için girilen tarih ve saat bilgisi sistemden otomatik alınacak ve onaylanan tarih ve saat olarak kayda geçecektir. Ayrıca Zaman Damgası entegrasyonu da sağlanacaktır E-DYS içerisinde ilişkili dokümanlar tanımlanabilecektir Kullanıcı E-DYS uygulamasının dışında kendi doküman üretme uygulamasını kullanarak istediği formatta doküman üretebilecektir E-DYS, TÜRKİYE BAROLAR BİRLİĞİ nde üretilen tüm dokümanların standart bir şablon ile üretilebilmesine olanak sağlayacaktır. (Örneğin, tüm resmi yazışma dokümanlarına TÜRKİYE BAROLAR BİRLİĞİ logosunun yerleştirilmesi gibi) 9.7. Doküman hazırlama ara yüzünde, E-DYS kullanıcısına hazırlamak istediği doküman tipine göre önceden hazırlanmış doküman şablonlarından seçim yapabilme imkânı sağlayacaktır Doküman hazırlama işleminin herhangi bir işlem basamağında özel alanlar (dokümanı tanımlayan özet bilgiler, konu, tarih, sayı vb.) kaydedilebilmelidir Doküman tipleri tanımlanabilmeli ve standart künye bilgilerine ek olarak, her tipe özel alanlar tanımlanabilmelidir Doküman tipleri için tanımlanan özel alan sayısında bir sınırlama bulunmamalıdır. Bu fonksiyon için bir özelleştirme gerekmemeli, sistem imkânları ve menüler yardımı ile bu alanlar tanımlanabilmelidir Özel alanların tarih, karakter, sayısal, liste gibi farklı içerikte olması mümkün olmalı ve uzunluk, ön değer, zorunlu alan olması gibi parametreler sistemde bir kodlamaya gerek duymadan yönetim seviyesinde verilebilmelidir Özel alanların liste olarak tanımlanan bölümleri için istenildiğinde bağlı liste mantığı oluşturulabilmelidir. Bir doküman tipi tanımlarken gelmesi istenilen bir liste önceden tanımlanmış bir listeye göre gelebilmelidir.

7 9.13. Dokümanların adları tipine bağlı olarak otomatik verilebilmelidir Doküman tanımlanırken ya da bir form içerisinde tanımlanan listeden çoklu seçim yapılabilmeli, yani bir listedeki birden fazla kriter aynı anda seçilebilmelidir Doküman şablonu seçilmeden önce öznitelik bilgileri (dokümanı tanımlayan konu, tarih, sayı vb. özet bilgiler) kaydedilmiş ise bu bilgilerden şablondaki eşleşen alanlara otomatik olarak aktarımını sağlanabilmelidir Sisteme sınırsız sayı ve formatta doküman katılabilmelidir. Yani elektronik hale getirilen her doküman sistem içerisinde yönetilebilmelidir Tarayıcıdan elektronik ortama alınması uygun olmayan evraklar için doküman kaydı sadece öznitelik bilgileri doldurularak yapılabilecektir. İstenirse kitap, dergi vb. doküman ilk sayfaları taranarak sisteme alınabilecektir E-DYS, seçilen bir doküman belgesine ek dosya (resim, video, ses, metin vb.) kaydetme özelliğine sahip olacaktır. İstenildiği takdirde ek olarak kaydedilen dosyalar yazılım tarafından açılabilecektir. Doküman bazında kaydedilen ek dosyalar sistemde tutulabilecektir Bir dokümana birden fazla ve farklı format ve/veya tipteki dosyalar eklenebilmelidir Farklı dokümanlar birbirlerine bağlanabilmelidir Elektronik olarak sisteme katılması mümkün olmayan veya katılmak istenmeyen (videokaset, kanun kitapları, kullanım kılavuzları vb.) dokümanların künye bilgileri ile bulundukları yer, referans numarası vb. bilgilerinin yer aldığı adres dokümanlar tanımlanabilmeli ve bütün doküman fonksiyonları uygulanabilmelidir. Ayrıca bu dokümanların iş akışları içerisinde de referans olarak yer almaları mümkün olmalıdır. Adres istenirse bir URL olabilmelidir Bir dağıtım listesine gönderilen dokümanlar için geçerlilik süresi belirtilebilmeli, geçerlilik süresi sonunda ve belirtilecek bir zamandan önce dokümanı hazırlayan kişi uyarılabilmelidir Her bir dokümana not ekleme imkânı bulunmalı, kullanıcılar yetkisi dâhilinde diğer kullanıcıların eklediği notları görebilmelidir Doküman bilgilerinin görüntülenmesi kadar yetkiler dâhilinde güncellenmesi de kolay menü ve ekranlar yardımı ile yapılabilmelidir Doküman kayıt işlemi için numara alarak kaydedilmiş dokümanlar dışındaki dokümanları silmek için onay mekanizması olmalıdır Her bir doküman için yetkilerin kullanıcı veya rol bazında verilmesi/düzenlenmesi kolay menü ve ekranlar yardımıyla mümkün olmalıdır E-DYS, tarayıcı kullanılarak sisteme aktarılan dokümanların uygun dosya tiplerine çevrilmelerine, taranmalarına ve sıkıştırılmalarına olanak sağlayacaktır. Bunun için kullanılan teknoloji tariflenecek ve hangi dosya tiplerine çevrim imkânı olduğu listelenecektir Gelen/giden evrak birimlerinde, dokümanlar indekslenirken, taranmış doküman ekranın bir bölümünde, indeks bilgileri ise diğer bölümde görüntülenecek ve girilen bilginin bulunduğu bölge işaretlenebilecektir. İşaretlenen bölge OCR dan geçirilerek otomatik indekslenebilecektir Yazışma yapılan Kurum ve Kuruluşlar sisteme tanımlanabilecek, veri tabanından yapılan güncellemeler anında listelere yansıtılabilecektir E-DYS tarafından üretilen ve elektronik ortamda gönderilmeyen evrakların yazıcı çıktısı alınarak ıslak imzalı şekilde posta veya elden işlem yapılmasını

8 sağlayan bir posta işlemleri ara yüzü oluşturulacaktır. Bu ara yüz kurumda hali hazırda çalışan sistem incelenerek oluşturulacaktır. 10. KLASÖR FONKSİYONLARI Sisteme sınırsız sayı ve seviyede klasör tanıtılabilmelidir Klasör ve alt klasörlerin detaylı dökümleri rapor amaçlı alınabilmeli ve yazıcıdan dökülebilmelidir Kullanıcıların klasörleri, alt klasörleri ve dosyalar ile sistemde tanımlı dosya isimleri kullanılarak sistem dışına kopyalanması mümkün olmalıdır. Bu sayede yetkiler dahilinde CD veya farklı ortamlara dizin yapısının veya özel bir klasörün kopyalanması mümkün olmalıdır Klasör bilgilerinin (yaratılma tarihi, yaratan kullanıcı, açıklama vb.) görüntülenmesi kadar yetkiler dâhilinde güncellenmesi de kolay menü ve ekranlar yardımı ile yapılabilmelidir. 11. EVRAK ÜZERİNDEKİ İŞLEMLER (GÖRÜNTÜLEME/DEĞİŞTİRME ) E-DYS, çağrılan dokümanın sisteme tanımlandığı dosya tipinde getirilmesine ve lokal olarak kopyalanmasına olanak sağlayacaktır. Lokal kopya alma fonksiyonu gerektiği takdirde sistem yöneticisi tarafından kullanıcı ve rol bazında tanımlanabilecektir Doküman ilgileri sistem üzerinden seçilebilecektir. İstenildiğinde seçilen bir dokümanın ilişkili bulunduğu tüm dokümanlar kullanıcı ara yüzü tarafından kullanıcıya listelenebilecektir. Kullanıcı, listelenen bu dokümanlardan seçilenin içeriğine yetkisi dâhilinde erişebilecektir. 12. RAPORLAMA İŞLEMLERİ E-DYS kullanıcısı, yetkisi dâhilinde daha önceden hazırlanmış olan rapor tipini seçerek rapor üretebilecektir E-DYS kullanıcısı dokümanın öznitelik bilgilerine göre yapmış olduğu sorgulama sonuçlarının raporunu alabilecektir E-DYS kullanıcısı, yetkisi dâhilinde hangi evrakı kimlerin, ne zaman açtığı raporunu alabilecektir E-DYS kullanıcısı üretilmiş olan raporları elektronik ortamda görüntüleyebilecek, kâğıt ortamında çıktısını alabilecektir E-DYS kullanıcısı bir dokümanın hazırlanma sürecinde akış içerisinde bulunan kişilerin görüşleri ile ilgili rapor alabilecektir E-DYS belgelerin cevaplandırılma süresi, yazılan belge sayısı, paraf edilen doküman sayısı vb. parametrelere göre kullanıcıların performans değerlendirmesine yönelik raporlar üretebilecektir Sistemden evrak kayıt ve zimmet defteri gibi raporlar alınabilecektir Yöneticiler kendilerine bağlı birimlerdeki kişilerde bekleyen belgeleri gösteren raporlar alabilecektir. Bu belgeler üzerinden veya genel olarak belli parametrelere bağlı (tarih, yoğunluk, daire, konu, kişi v.b.) raporlar üretilebilecektir E-DYS ile kişi ve birimlerde bekleyen/işlemde olan/işlemi biten belgelere ilişkin belge değerlendirme süreleri ile ilgili kişi ve birim bazında istatistik alınabilecektir.

9 13. ARŞİVLEME İŞLEMLERİ Arşiv işlemleri için Arşiv Yetkilisi tanımlanabilmelidir. Arşiv Yetkilisi arşivlenmiş tüm belgelere erişebilecektir E-DYS sadece yazılı evrakları değil, TÜRKİYE BAROLAR BİRLİĞİ bünyesinde elektronik ortama alınan bütün dosya tiplerini de arşivleme yeteneğine sahip olacaktır Arşivlenen aynı isme sahip dosyaların birbirlerinin üzerine yazılması engellenecektir. E-DYS arşivlenmiş verinin silinmesi işlemleri için belirli tip ve zamandaki verileri seçme olanağını sağlayacaktır. E-DYS bu işlem için belirlenen zaman dilimleri içinde sistem yöneticisini uyaracak uyarı mekanizmaları içerecektir Arşivlenen belgelerin aslı üzerinde asla değişiklik yapılamayacaktır Belgenin saklama planı, öznitelik bilgisi üzerinde değiştirilebilecektir Arşiv süresi dolmuş belgelerin sistemde imha edilmesi seçeneği olacaktır Belge arşivlendikten sonra tüm kullanıcılar tarafından indeks bilgilerinden aranabilecektir. Belgenin içeriği yetkiler dahilinde görüntülenebilecektir Görüntülenememesi durumunda evrakın yetkili birimi kullanıcıya bildirilecektir. 14. GÜVENLİK VE YETKİLENDİRME Yazılımda kullanıcı ve rol bazında yetkilendirme olacaktır Kullanıcılar ve gruplar için fonksiyon, rol bazında yetki tanımlamaları (menülere erişim, kayıt, değiştirme, silme, listeleme vb.) yapılabilecek ve bu tanımlamalar istenildiği takdirde yönetim modülü aracılığı ile değiştirilebilecektir Kullanıcılar sadece yetkileri dâhilindeki modülleri görebilecek, bunların dışında kalan modüllere erişemeyecektir E-DYS üzerindeki kullanıcı şifreleri, kullanıcılara ait diğer kritik bilgiler ve evraklar yaygın kabul görmüş şifreleme algoritmalarından biri ile şifrelenerek saklanacaktır Yapılan bu işlem ile ilgili bilgi dokümanı detaylı olarak sunulacaktır E-DYS, hiyerarşik yapıya uygun olarak çalışacak, birim ve kullanıcı yetkileri çerçevesinde evrak paylaşımına izin verecektir Uygulama üzerinde gerçekleştirilen bütün işlemler nesnelerin, kullanıcıların, grupların yetki sınırları dâhilinde olacak; yetkilendirme mekanizmasının yetersiz kaldığı nokta olmayacaktır Yazılıma entegre edilmesi gerekecek tüm fonksiyonların güvenlik çözümleri sağlanacaktır Yazılım istenildiği takdirde sistem yöneticisi tarafından belirlenen zaman aralıklarında belge girişi yapılmasını engelleyebilecek mekanizmalar sağlayacaktır E-DYS içerisinde yapılan tüm işlemlerin (kayıt, değiştirme, silme vb.), kullanıcı, evrak ve tarih bazında kaydını tutacak ve saklayacaktır. İstenildiği takdirde bu kayıtların yer aldığı kütükler kullanılarak rapor alınabilecektir E-DYS, kullanıcıların yaptığı işlemlerin yanı sıra, sistem yöneticilerinin de yaptığı tüm işlemleri kayıt altına alacaktır Evrak yetkilerinin belirlenmesi işlemi, organizasyon şeması ve kadro unvanı bilgileri üzerinden gerçekleştirilebilecektir Evraka erişimler evrakın bütünlüğünü bozmayacak bir yapıda olacak ve aynı anda sadece bir E-DYS kullanıcısı belge üzerinde yazma işlemini gerçekleştirebilecektir.

10 Yetkilendirme kullanıcı tarafında kullanıcı, rol bazında; uygulama tarafında ise form, modül bazında ilgili ara yüzlerden yapılabilecektir Dokümanların yayınlanması ve silinmesi ile ilgili onay mekanizması olmalıdır 15. DENETİM FONKSİYONLARI Denetim ekranları ile her bir dokümana yapılan işlem, kimin yaptığı, tarih ve saati gibi bilgilere, kolay ve hızlıca erişilmeli, belirli bir tarih aralığı için, dokümanın sahibi veya adı verilerek vb. kriterler ile çeşitli sorgulamalar yapılabilmelidir Dokümanın görüntülenmesi dahi bu denetim ekranında raporlanabilmelidir Kullanıcıların sisteme girişleri ve sistemde çalıştırdıkları komutların günlük (log) kayıtları tutulabilmeli ve detaylı olarak raporlanabilmelidir. 16. ARAMA FONKSİYONLARI E-DYS de aranan kayıt bulunduğunda, önce öznitelik ekranı gelmelidir. Kullanıcı seçtiği doküman ekini önizleme/görüntüleme fonksiyonu ile görüntüleyebilmeli veya ilgili uygulama ile açabilmelidir Sistemdeki dokümanlar üzerinde kullanıcı ara yüzünden seçilen kriterlerden (hazırlayan, konu, ilgili dosya numarası, kime, kimden, tarih aralığı, sayı no, ivedilik, belge türü, doküman durumu, işlem vb.) bir ve/veya birden fazlası ile arama yapmak mümkün olmalıdır Arama sonuçlarında oluşan listelerden seçim yapıldığı zaman, kullanıcı bu dokümana erişmeye yetkisi varsa erişebilecek, yoksa erişim izni olmadığı uyarısı ile yetkili birim bilgisi verilerek dokümana erişim engellenecektir Arama sadece yayınlanmış dokümanları değil, istenirse kayıtlı dokümanları (taslakları) da içerecek şekilde genişletilebilmelidir (Durum koduna bağlı olarak arama yapılabilmelidir) Arama kriterleri olarak, doküman tipilerine göre değişiklik gösterebilen özel alanlar da verilebilmelidir Bu özel alanların değerlerinde, eşit, büyük, küçük, arasında, içerir, ile başlar vb. nitelemeler ile arama yapmak mümkün olmalıdır Sonuçta listelenen dokümanların bulundukları klasörler görülebilmeli veya arama sonuçları yazdırılabilmelidir Sık kullanılan arama kriterleri bir isim verilerek kişiye özel veya genel kullanıma açık şekilde saklanabilmelidir Sistemde içerik tabanlı arama imkânı bulunmalıdır (Content Based Retrieval) İçerik tabanlı arama Türkçe karakterler için de çalışmalı, MS-Office formatları ile text dokümanların sisteme katılırken indekslenmesi halinde daha sonra içlerinde geçen bir kelimeden/sayıdan (sayısal bazlı içerik arama) bulunmaları mümkün olmalıdır. Doküman arama işlemlerinde tam metin arama (full-text search) imkânı olacak, dokümanların herhangi bir yerinde geçen metine göre arama/sorgulama yapılabilecektir E-DYS dâhilinde kullanılacak olan sorgulama ve seçim alanları (konu, ilgili dosya numarası, kimden, kime, vb.) TÜRKİYE BAROLAR BİRLİĞİ nin istekleri doğrultusunda tasarlanacaktır. Bu tasarım programlama bilgisi gerektirmeden, yetkisi olan kullanıcı tarafından yapılabilir kolaylıkta olacaktır İsteğe bağlı olarak sisteme katılan dokümanların daha sonra indekslenmesi veya tekrar indekslenmeleri de mümkün olmalıdır.

11 E-DYS, kullanıcının bilgisayarında gerekli uygulamalar yüklü olmasa bile asgari yaygın kullanılan dosya tipleri (MS Office vb.) için kendi içerisinde birgörüntüleyici ile ilgili dosyaların içeriklerini görüntüleyebilecektir. Arama yapılırken, sadece kullanıcının işlem yapmakta yetkili olduğu (görme, değişiklik yapma, silme, kaydetme vb.) dokümanlar görülebilecektir. Listeleme yetkisi doküman bazında ayrıca tanımlanabilecektir E-DYS, kullanıcının ulaşmaya çalıştığı doküman arşivdeyse, dokümanın arşivde olduğu konusunda kullanıcıyı uyaracaktır Arama sonucu gelen liste üzerinde en az dokümanın Kullanımda veya arşivde olup olmadığı bilgisi ile Öznitelik bilgileri görüntülenecektir.