E-FATURA VE E-ARŞİV FATURA E-DEFTER VE MUHASEBE YEDEKLEME UZMANI

Transkript

1 E-FATURA VE E-ARŞİV FATURA E-DEFTER VE MUHASEBE YEDEKLEME UZMANI

2 E-Fatura Nedir? Değerli kağıda basılı olan faturanın karşılığı bilgileri içeren, uluslararası bir formatta standart hale getirilmiş, değiştirilemez bir şekilde mühürlenmiş, elektronik belgedir. E-fatura, yeni bir belge türü olmayıp, kağıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahiptir. Önceden tanımlanmış kullanıcıların UBL-TR standardında ve elektronik belge olarak düzenledikleri faturaları, belirlenen veri aktarım protokolü aracılığı ile gönderen taraftan alıcı tarafa iletimini sağlayan mesajlaşma alt yapısıdır. 2

3 E-Arşiv Fatura Nedir? Kısa tanımı; firmaların bireysel müşterilerinin bildirdikleri herhangi bir mail adresine PDF formatında fatura göndermeleri ve 2. nüshasını Elektronik Fatura (UBL) formatında saklamaları anlamına gelir. E-Arşiv Fatura, Vergi Usul Kanunu uyarınca kağıt ortamında düzenlenmek, muhafaza ve ibraz edilmek zorunluluğu bulunan faturanın; 433 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinde yer alan şartlara uygun olarak elektronik ortamda düzenlenmesi ve ikinci nüshasının elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilmesine imkan sağlayan uygulamadır. Uygulamadan yararlanmak için mükelleflerin 397 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile getirilen E-Fatura Uygulamasına kayıtlı olmaları gerekmektedir. Mükellefler E-Arşiv Fatura Uygulamasını, kendi bilgi işlem sistemi veya Başkanlıktan izin almış özel entegratör bilgi işlem sistemi üzerinden olmak üzere iki yöntemle kullanabilirler. E-Arşiv Fatura Uygulamasını Başkanlıktan E-Arşiv Fatura izni almış özel entegratörlerin bilgi işlem sistemi üzerinde kullanmak isteyen mükellefler, doğrudan özel entegratöre başvuracak olup ayrıca Başkanlığa başvuruda bulunmazlar. 3

4 E-Defter Nedir? Şekil hükümlerinden bağımsız olarak Vergi Usul Kanununa ve veya Türk Ticaret Kanununa göre tutulması zorunlu olan defterlerde yer alması gereken bilgileri kapsayan kayıtlar bütünüdür. Format ve standartları « internet adresinde duyurulan defterler elektronik ortamda tutulabilir. Mevcut durumda elektronik «Yevmiye Defteri» ve «Defter-i Kebir» ile ilgili format ve standartlar belirlenmiştir.

5 E-Fatura itibari ile Mükellefler a)2014 veya müteakip hesap dönemleri brüt satış hasılatı 10 Milyon TL ve üzeri olan mükellefler. b) 6/6/2002 tarihli ve 4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli I sayılı listedeki malların imali, ithali, teslimi vb. faaliyetleri nedeniyle Enerji Piyasası Düzenleme Kurumu (EPDK)'ndan lisans alan mükellefler. Bayilik lisansı olanlar, münhasıran bu lisansa sahip olmaları nedeniyle bu bent kapsamında değerlendirilmeyecektir. c) Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli III sayılı listedeki malları imal, inşa ve ithal eden mükellefler. (a)bendindeki şartı, 2015 hesap döneminde sağlayan mükellefler 1/1/2017 tarihinden itibaren,(b)2015 veya müteakip hesap dönemlerinde sağlayan mükellefler ise ilgili hesap dönemine ilişkin gelir/kurumlar vergisi beyannamesinin verileceği tarihi takip eden hesap döneminin başından itibaren, (b) ve (c) bentlerinde sayılanlardan bu Tebliğin yayım tarihinden önce lisans alan veya mükellefiyet tesis ettirenler 1/1/2016 tarihinden itibaren, bu Tebliğin yayım tarihinden sonra lisans alan veya mükellefiyet tesis ettirenler ise, lisans aldıkları ya da mükellefiyet tesis ettirdikleri tarihi izleyen hesap döneminin başından itibaren elektronik fatura ve elektronik defter uygulamasına geçmek zorundadır. Bununla birlikte, lisans ya da mükellefiyet tesis tarihi ile izleyen hesap dönemi arasındaki sürenin üç aydan kısa olması halinde isteyen mükellefler bir sonraki hesap döneminin başından itibaren elektronik defter tutabilecekler ve e-.fatura uygulamasına geçebileceklerdir 5

6 E-Fatura itibari ile Mükellefler Örnek 1: (A) A.Ş hesap dönemi sonu itibarıyla 10 Milyon TL brüt satış hasılatını aşmıştır. Bu durumda (A) A.Ş.'nin 31/12/2016 tarihine kadar (bu tarih dahil) gerekli başvuruları yapıp hazırlıklarını tamamlayarak 1/1/2017 tarihinden itibaren elektronik defter tutmak ve e-fatura uygulamasına geçmek zorundadır. Örnek 2: 1/7/XXXX-30/6/XXXX özel hesap dönemine tabi (B) Ltd. Şti. 30/6/2016 hesap dönemi sonu itibarıyla 10 Milyon TL brüt satış hasılatına ulaşmış bulunmaktadır. Bu durumda (B) Ltd. Şti.'nin, 30/6/2017 tarihine kadar (bu tarih dahil) gerekli başvuruları yapıp hazırlıklarını tamamlayarak, kurumlar vergisi beyannamesinin verileceği tarihi (31/10/2016) izleyen özel hesap döneminin başlangıcı olan 1/7/2017 tarihinden itibaren elektronik defter tutmak ve e-fatura uygulamasına geçmek zorundadır. Örnek 3: (C) A.Ş. ÖTV I sayılı listedeki mallara ilişkin teslim faaliyetinde bulunması sebebiyle EPDK'dan 5/5/2012 tarihinde lisans almıştır. Buna göre, bu Tebliğin yayım tarihinden önce lisans alan (C) A.Ş.'nin 31/12/2016 tarihine kadar (bu tarih dahil) gerekli başvuruları yapıp hazırlıklarını tamamlayarak 1/1/2017 tarihinden itibaren elektronik defter tutmak ve e-fatura uygulamasına geçmek zorundadır.

7 E-Arşiv Fatura Mükellefler Yıllık (2014 ya da 2015) cirosu 5000TL nin üzerinde olan elektronik ticaret sitelerinin sattıkları ürünler için takip eden yıl sonu itibari ile müşterilerine E- Arşiv Fatura yönetmeliği kapsamında PDF formatında faturaları müşterilerini bildirdiği adreslerine göndermek zorundadırlar. Kağıt fatura düzenleyemezler. Bunun dışında Türkiye'deki tüm şirket, kobiler ve bireysel şirketler; tüm bireysel müşterilerine PDF formatında fatura gönderebilmek için E-Arşiv Fatura yönetmeliği kapsamına kendi istekleri ile girebilirler. E-Arşiv Fatura uygulamasına geçebilmek için öncellikle E-Fatura mükellefi olmak gerekmektedir. 7

8 E-Faturaya Geçiş Avantajları Fatura basım ve gönderim masraflarında azalma Elektronik ortamda arşivleme olanağı ile arşivleme maliyetlerinde azalma ve belgelere hızlı erişim Operasyonel etkinlik ve verimlilik artışı Hızlı mutabakat ve nakit akışı. Elektronik iç ve dış denetim için uygun altyapı Uluslararası standartlara uyum Hızlı uyuşmazlık çözümü Nakit akışını hızlandırmak suretiyle işletmelere finansal avantajlar Kağıt tasarrufu sayesinden çevrenin korunmasına katkı 8

9 E-Arşiv Fatura ya Geçiş Avantajları Kağıt fatura sıfırlama nedeniyle fatura basım gönderim masraflarının ortadan kalkması Elektronik ortamda arşivleme olanağı ile arşivleme maliyetlerinde azalma ve belgelere hızlı erişim Operasyonel etkinlik ve verimlilik artışı Elektronik iç ve dış denetim için uygun altyapı Uluslararası standartlara uyum Nakit akışını hızlandırmak suretiyle işletmelere finansal avantajlar Kağıt tasarrufu sayesinden çevrenin korunmasına katkı 9

10 E-Defter e Geçiş Avantajları Defter Basım Masrafı Yok Noter Onay Masrafı Yok Aylık/Yıllık E-Defter Onaylama Masrafı Yok Aylık/Yıllık E-Defter Arşiv Masrafı Yok Defter Bilgilerini Üçüncü Kişilerle Paylaşma Kaygısı Yok

11 E-Fatura Özel Entegratör Seçimi Bilgi güvenliği için TS ISO IEC veya ISO27001 belgelerine, iş sürekliliği için ISO22301 belgesine, Bilgi Teknolojileri Hizmet Yönetimi Sistemi için TS ISO IEC 20000, ISO ve TS belgelerine sahip olmalıdır. E-Arşiv Fatura hizmet sağlayıcı kurum, geliştirdiği mali mühür sertifikası elektronik imza uygulamalarının, TUBİTAK-BİLGEM Kamu Sertifikasyon Merkezinden uluslararası teknik standartlara uygunluğunu almak zorundadır. E-Arşiv Fatura hizmet sağlayıcı sistemi, elektronik arşiv trafiğinde herhangi bir kesinti olmaksızın 7 gün 24 saat iş sürekliliğini sağlayabilecek yapıda kurulmalıdır. Uygun, güçlü alt yapıya ve yazılıma sahip olmalıdır. Bunlar sayesinde Maliye Bakanlığı nın E-Arşiv Fatura standartlarına uygun fatura gönderimi mümkün olmaktadır. 11

12 Özel Entegratör Seçimi GİB onaylı e-fatura entegratörü ile anlaşmak gerekmektedir. Entegrasyonun Maliye Bakanlığının e-fatura standartları ile tamamen uyumlu çalışabilecek duruma getirmesini sağlamak. Çalışılacak entegratörün elektronik ortama uyumlanma ile ilgili diğer konularda da vizyonu ve deneyimi olması gelecekte sizi yeni ve farklı firmalarla çalışma zorluğundan kurtarır. Birlikte kurulacak işbirliği sizi gelecekte de güçlü kılar. Kullanım kolaylığı ve esnek yazılımı olan bir entegratörü tercih etmek. Sahada uygulama yapacak ve eğitim verecek deneyimli personel sayısı çok olan ve 7/24 hizmet verebilecek entegratörü seçmek. Fatura verilerinin dijital olarak, kendi orijinal formatıyla saklayabilme imkanı, yasal kullanım ihtiyacı durumunda anlık erişim imkanlarının verilmesi. E- arşiv tebliğine uygun saklama yeteneği olması özellikle aranmalıdır. 12

13 Özel Entegratör Seçimi Bilgi güvenliği için TS ISO IEC veya ISO27001 belgelerine, iş sürekliliği için ISO22301 belgesine, Bilgi Teknolojileri Hizmet Yönetimi Sistemi için TS ISO IEC 20000, ISO ve TS belgelerine sahip olmalıdır. E-Arşiv Fatura hizmet sağlayıcı kurum, geliştirdiği mali mühür sertifikası elektronik imza uygulamalarının, TUBİTAK-BİLGEM Kamu Sertifikasyon Merkezinden uluslararası teknik standartlara uygunluğunu almak zorundadır. E-Arşiv Fatura hizmet sağlayıcı sistemi, elektronik arşiv trafiğinde herhangi bir kesinti olmaksızın 7 gün 24 saat iş sürekliliğini sağlayabilecek yapıda kurulmalıdır. Uygun, güçlü alt yapıya ve yazılıma sahip olmalıdır. Bunlar sayesinde Maliye Bakanlığı nın E-Arşiv Fatura standartlarına uygun fatura gönderimi mümkün olmaktadır. 13

14 EDM Rekabet Üstünlükleri Akıllı VKN Uygulaması: Logo, Netsis, Mikro, Zirve, ETA dahil 45 adet muhasebe programından fatura düzenlenip kaydet butonuna basıldığında faturanın muhatabı müşterinin VKN numarasına göre; bu faturanın E-Fatura olarak mı, E-Arşiv Fatura olarak mı yoksa yazıcıya kağıt fatura olarak mı gönderileceğini E-Fatura sisteminin kendisi Gelir İdaresi Başkanlığı ile online haberleşerek otomatik karar verebilmelidir. Böylece sistem fatura düzenleyen muhasebe elemanına hiçbir bilgi sormadan E-Fatura mükelleflerine gidecek faturaları E-Fatura taslak klasörüne, E-Fatura mükellefi olmayan firmalara ve bireylere gidecek faturaları E-Arşiv Fatura (PDF) klasörüne, müşterinin adresi olmayan durumlarda faturaları yazıcı klasörüne yerleştirebilmelidir. Daha sonra muhasebeci taslak klasörleri birer birer açıp, ön izleme yaparak ve gönder butonuna basarak teker teker ya da toplu olarak gönderebilir. Gelen Faturaların Stoğa Yazdırılması: Gelen E-Faturaların ticari bilgilerinin ve içeriklerinin Logo, Mikro, Eta, Zirve, Netsis gibi 30 muhasebe programı stoğuna işlenmesi işlemidir. Bu özellik tüm faturaları kapsamaktadır, mal alış, satış, hizmet, masraf vb. E-Defter uygulamasına defterlerin aktarılması: Eğer firma E-Defterini fatura düzenlediği programdan farklı muhasebe programında tutuyorsa ya da şirket dışında mali müşavir ofisinde tutturuyorsa; E-Fatura sisteminden tüm gelen giden E-Faturaların ve E-Arşiv Faturaların E-Defterin tutulduğu muhasebe programına otomatik dijital aktarılması. 14

15 EDM Rekabet Üstünlükleri %95 Depository Sıkıştırma: Bu özellikle E-Fatura, E-Arşiv Fatura ve E-Defter verileri özel entegratörün sistemlerinde depository sıkıştırma tekniği kullanılarak %95 oranında sıkıştırılır. Böylece muhasebecinin fatura düzenlenlerken, gelen faturaları kabul ya da ret ederken ve geçmiş faturaları irdelerken internetin çok kısıtlı hızlarda olduğu (EDGE, bakır kablo vb.) durumlarda binlerce fatura üzerinde rahatça çalışabilir. Tek Panelden Tüm Mükelleflere Erişim: Mali müşavir ve muhasebeciler için mükemmel bir özellik. Tek ara yüzden tüm mükelleflerin geçmiş tüm e-fatura ve e-defterlerine programları ne olursa olsun tek user name ve tek şifre ile on-line erişim. 3DS Güvenlik Sistemi: Mükelleflerin E-Fatura, E-Arşiv Fatura ve E-Defter verileri özel entegratör sistemlerinde şifrelenerek saklanır. Kötü niyetli kişiler verilerin server sunucularını dahi ele geçirse şifreleri çözemezler ve bilgilere erişemezler. Tam Metin Arama: Genellikle saklanan faturaları yıllar sonra sadece tarih ya da gönderici / alıcı bilgisi ile ulaşmak hatırlamadaki zorluklar dolasıyla zaman almaktadır. Halbuki tam metin arama özelliği ile E-Fatura, E-Arşiv Fatura ve E-Defter içerisinde herhangi bir ya da birden fazla kelime ya da sayı hatırlanıyorsa ilgili fatura ya da defterin ilgili kısmını saniyeler içerisinde ulaşılabilir.

16 EDM Rekabet Üstünlükleri Süreç Yönetimi: Gelen faturaların miktarına, gönderen firmaya göre belirlenen kıstaslar eşliğinde kabul ya da ret edilmeden önce onay makamlarından geçmesi ve muhasebeciye bu onaydan sonra işlem için iletilmesi. Aynı şekilde gönderilen faturaların miktara ve gönderilen firmaya göre gönderilmeden önce onay makamlarından geçmesi özelliğidir. Şube Yönetimi: Aynı VKN ye sahip olan bir firmanın çok sayıda şubesi için farklı şube numaraları oluşturulabilmesi ve böylece giden ve gelen faturaların hangi şube ile ilgili olduğu faturanın alıcısı ya da göndericisi tarafından bilinmesi faturaların en kısa şekilde doğru şubeye direk ulaşmasını sağlar. Bu özellik farklı şube numarası yerine faturaya işlenen barkod özelliği ile yapılabilir. Toplu Fatura Yönetimi: İstenilen ya da belirli kriterlere göre seçilen faturaların toplu olarak PDF, Excel vb. doküman haline getirilip dilenirse toplu olarak olarak gönderilebilmesi ya da yazıcıdan basılması özelliğidir. Zaman ve mekândan bağımsız sınırsız kullanıcı: Farklı fişlerde, illerde bile olsa, hatta evinden köyünden sınırsız kullanıcı yetkisine göre fatura düzenler, gönderir, görüntüler, kabul eder, reddeder.

17 Muhasebe Programlarına Anahtar Teslim Uygunluk ERP Yazılımlarından oluşturulan faturaların, e-fatura konnektör aracılığı ile alınarak UBL-TR standardına çevrilmesi, E-faturaların EDM e-fatura entegrasyon sistemine gönderilmesi, İşlemi tamamlanan e-faturaların müşterinin sisteminde arşivlenmesi, Gelen faturalarının EDM e-fatura entegrasyon sisteminden alınması, Gelen e-faturalarının kabul veya reddedilmesi, E-faturalardan giden veya gelen faturaların aratılması / filtrelenmesi, Gelen faturaların cari ve stoğa işlenmesi 17

18 Uyumlu Muhasebe Programları ve ERP ler Konnektör Kullandığımız ERP ler Modül Aldırdığımız ERP ler LOGO GO LOGO GO PLUS LOGO JAGUAR TİGER TİGER PLUS TİGER ENTERPRİCE MİKRO V12 NETSİS ENTERPRİCE NETSİS STANDART NETSİS ENTEGRE NETSİM IAS(CANİAS) VEGA PUSULA TİLASOFT PROSET EVREN YAZILIM İBEM KG YAZILIM DEVA YAZILIM BOYUT FENİX AMONRA ASYASOFT-ANT-BİM HİZ.TİC.LTD.ŞTİ. BAŞOĞLU DARAPLUS LED SOFT XİNERJİ BİLNEX YALIN TALYA ELECTRA ARMAİN KARDELEN PEGASTAR TALYA MEDİSOFT RMOS DERİNSİS MAKRO HASER YAZILIM LİNECRA GAPÇAY ALTAR MİKRO V14 ETA 8 AKKOR KOD SEDNA YAZILIM LABTEKNOLOJİ BARSOFT MİKRO V15 AKINSOFT AXAPTA OKYANUS YAZILIM ETA SQL NEBİM WİNNER NEBİM V3 SENTEZ YAZILIM ABT YAZILIM ASİST YAZILIM WEBFİNANS ATİKER BİLSAN YAZILIM - DOLPHİN TYOSOFT RON YAZILIM ZİRVE LOFT BİLSAM SUBFİNANS MİKROKOM MEDDATA SAP IFS MICROSOFT 18

19 EDM Muhasebe Yedekleme Muhasebenizi tüm kayıtlarıyla ve programlarıyla birlikte, e-fatura, e-defter, e- Arşiv faturaya entegre olarak, güvenli bir şekilde saklayan EDM Bilişim çözümüdür.

20 Muhasebe Yedekleme Özellikler İsteğinize göre online incremental ya da ayarlanmış zamanlı yedekleme sağlar Yüksek güvenlikli ve ISO sertifikalı sunucularda, İstanbul ve Ankara Yedekli olarak saklanır. Sizi ihtiyacınız olmayan kapasite için bedel ödemek zorunda bırakmaz. e-yedekleme, ihtiyacınız kadar yedekleme sağlar. Kötü amaçlı kullanımlar için silinemez içerik özelliği vardır. %98 depository arşiv metoduyla yüksek sıkıştırma ve hızlı mobil erişim sağlar. Şirket belgeleriniz yanı sıra dilediğiniz kişisel belgelerinizi de yedekleyebilirsiniz. Basit ara yüz ve basit kullanımlıdır. 7/24 Kesintisiz hizmet ile desteklenir.

21 Güvenli Yedekleme 3DS 32 bit şifreleme ile kaynak güvenliği Bilgileriniz yedekleme için aktarılmadan önce en güçlü şifreleme algoritmaları ile korunmaya başlar. SSL Şifreleme ile transfer güvenliği Her bilgi aktarımı sırasında SSL ile şifrelenerek aktarılır. Bu sayede her türlü tehlikeye karşı, yüksek güvenlikli aktarım sağlanır Sunucu Güvenliği Data center da tutulan tüm bilgiler opsiyonel olarak şifrelenerek saklanabilir.

22 360 Yedekleme Dosya Düzeyinde Yedekleme ve Kurtarma Sadece belirlediğiniz dosya veya dokümanlarınızı otomatik olarak yedekleyin System State Yedekleme System State veya tüm sistem imajı geri alma özelliği sayesinde donanım değişiklikleri esnasında sorun yaşamayın SQL Server Yedekleme MS SQL Server veritabanının otomatik olarak belirlenmiş tarihlerde veya manuel olarak full, differantial veya transaction log türlerinde yedekleyin Exchange Yedekleme MS Exchange mail bilgilerinin bulutta yedekleyin

23 Kolay Aramalı Yedekleme Filtreleyeceğiniz dosyaları seçin Seçili tüm dosyaları Sadece X tipindeki dosyaları Y tipi haricindeki dosyaları Boş klasörleri Z klasörü haricindeki klasörler Sadece T günden önce değişenleri Belirli tarih aralarında değişenleri Belirli boyut üzerindeki dosyaları Gizli klasörleri ve sistem dosyaları

24 E-Yedekleme Çalışma Prensibi Müşteri için sistemde müşteri kullanıcısı tanımı yapılır. Yedeklenecek her sisteme e-yedekleme yazılımı yüklenir. Müşteri sistemleri üzerinden, e-yedekleme Yönetim Sistemi nde tanımlanan kullanıcı ile giriş yapıldığında, atanan e-yedekleme ortamına yedek alma ve yedekten dönme etkinleştirilir. Planlanan yedekleme, planına uygun olarak e- Yedekleme ortamına aktarılır. Müşteri, e-yedekleme yazılımı veya Web Erişim Arayüzü aracılığı ile dilediği yerden dosyalarına erişim sağlar.

25 Sertifikalarımız

26 Sertifikalarımız

27

28

29

30 Bilişim Teşekkürler