PERSONEL BİLGİ SİSTEMİ 2015

Transkript

1 PERSONEL BİLGİ SİSTEMİ 2015 PERSONEL BİLGİ SİSTEMİ KULLANIM KLAVUZU Hazırlayan : Ümit AKIN

2 GİRİŞ Başkanlığımız Personel bilgilerinin sağlıklı ve güncel tutulması ve personele daha etkin ve doğru bilgi ile verimli bir çalışma ortamı oluşturarak, gereksiz iş ve işlemleri ortadan kaldırmak ve birimler arası uygulama bütünlüğü sağlamak için başkanlığımız tarafından hazırlanan ve tasarlanan PBS uygulaması ( Personel Bilgi Sistemi) personelin kullanımına sunulmuştur. proje tarihinde Demo ( Deneme Sürümü ) olarak pilot uygulama şeklinde Başkanlık Birimlerinde başlamış olup, gerekli eksiklikler ve hatalar bu tarihte giderilip gerekli gelişme ve değişiklikler kullanıcıların katkılarıyla gerçekleştirilmiş ve hali hazırda geliştirilmeye devam etmektedir. Program personelin özel bilgilerini içermesi sebebiyle tüm kullanıcıların kullanım sırasında dikkat ve özen göstermelerini önemle rica ederiz. Uygulama kullanıcı bazlı olarak çalışmaktadır. şifrenizi başkası kullanır ise tüm sorumluluk sistemde kayıtlı olan kullanıcıya aittir. Şifrenizi bir başkasının kullandığından şüphelenir iseniz derhal İnsan Kaynakları Müdürlüğü ile iletişime geçip değiştiriniz. Tasarım ve Yazılım : Organizasyon: Ümit AKIN İzmir Vergi Dairesi Başkanlığı - I - 2

3 KLAVUZ İÇİNDEKİLER 1. Önsöz Giriş.. : 2. İÇİNDEKİLER : 3. PBS Programının Analizi. : 4. PBS nin Linux Uygulaması olarak Çalıştırılması..: 5. PBS Programını Çalıştırma.. : 6. PBS Programına Giriş. : 7. Program Yapısı ve işleyişi.. : I. PBS Programının Ana yapısı ve tanıtımı.: II. 1. Bölüm ( Program Menüleri )..: Program Menülerinin Görevleri ve işlevi...: 6-7 Program Menülerinin Açıklamaları...: 8-11 III.2. Bölüm ( Arama ve Listeleme)...: Kişi Listeleme alanlarının kullanım ve tanıtımı : Kişi Listeleme alanlarının Menülerle ilişkisi..: 14 IV. 3. Bölüm ( Görüntüleme, Seçimli Kişi) : Seçili kişi Bilgileri görüntüleme alanı.: 15 Kişi alanının kullanımı ve özellikleri : 16 Birim Amiri bilgi alanı ve Raporlama Alanı : 17 V. 4. Bölüm ( İşlem ve Raporlama ).: Personel Bilgileri Kayıt ve Güncelleme alanı...: Aile Ferdi Kayıt ve Güncelleme alanı.: Birim Bilgisi güncelleme ve raporlama alanı : o Birim Bilgisi Tanıtımı : 20 o Birim Bilgisi Kullanımı.: 21 o Mükellef Bilgisi istatistik formu : I II-IV II - 3

4 KLAVUZ İÇİNDEKİLER 7. Program Yapısı ve işleyişi.. : 5-32 V. 4. Bölüm ( İşlem ve Raporlama ).: Servis Bilgisi Kayıt ve Güncelleme alanı..: o Servis bilgisi alanı tanıtımı.: 23 o Servis Sorumlusu ve Amiri atama.: 24 Meslek içi Eğitim bilgisi Kayıt ve güncelleme..: Sendikalı Personel bilgisi Kayıt ve güncelleme : Duyuruları ve Haberleri Görüntüleme.: IKY Organizasyon ve Sorumluluk alanları..: Kısayollar... : 9. SIK SORULAN SORULAR. : III - 4

5 KLAVUZ İÇİNDEKİLER - III - 5

6 PROGRAMIN ANALİZİ Kurulum İçin Gerekli Alan: 120 MB Bellekte Kapladığı alan : Min: 16 MB - Max: 47 MB Boş Alan Kullandığı İşlemci Kaynağı: %2 ile %17 ( 2 Ghz İçin; 75 Mhz ile 640 Mhz ) İnternet Kullanım Hızı.. : 2 Kb ile 780 Kb ( Download ) - 240byte ile 240Kb ( Upload ) İşlemler Arası Bekleme : 1.2 Sn ile 7 Dk ( Raporlama ve Analiz İşlemlerinde İnternet Hızı Etkiler ) Dosya Boyutları. : 1 Kb ile 8 MB (Login,PBS ve Güncel olarak Ana Exe Dosyalarından oluşur ) Uygulama Dosya Sayısı : 4 Adet Ana Dosyadan Oluşur ( Login,PBS, Güncel, Personel ) Çalıştırır İşletim Sistemleri: Windows XP SP3 ve Üzeri işletim Sistemine gereksinim duyar. Windows 7SP1 Paketlerinde sorun çıkarabilmektedir. ( Win8 ve Win10 da ise İşletim sisteminin tam yetkili Admin kullanıcı tanımlı kurulması gerekmektedir. Program files dosyasının kullanıcıya tam erişim yetkisi verilmesi gerekir. Sayfa 1

7 PBS LİNUX UYGULAMASI Linux kurulumu için bu adresten yardım alabilirsiniz. Kurulumu.html (Kurulumu Türkçe Dil destekli Bir Linux versiyonunu CD ye yazdırıp sisteminize kurulumu başlatabilirsiniz. Önerilen linux sürümü Ubuntu LTS) internette birçok siteden yardım alabilirsiniz. Pbs Linux sistemlerinde windows uygulamalarını çalıştırmak için geliştirilen wine uygulamasında çalıştırılır. Wine windows uygulamalarında gereksinimleri kullanıcı tarafından eklenen bir sistemdir. PBS nin sorunsuz çalışması için şu uygulamaların Wine Yönetici Panelinden Kurulması gerekmektedir. Q4Wine / Setup / winetricks / dlls / 1. ADODB ve DAO connection için (mdac28 ve Jet40 ) 2. İnternet Explorer 8 kurulumu gerekmektedir. (ie8) 3. OpenOffice ve LibreOffice in kararlı bir windows sürümü gerekir.(tercihen 4.1 altındaki eski versiyonlarından kurun Türkçe dil destekli) 4..Net 3.5 windows bileşenleri kütüphanesi (dotnet35) 5. Sistem dili ve klavyesi Türkçe olacak ve Saat ve Değişkenler Türkçe destek paketini içerecektir. Sistem Ayarlarından (System Settings) Dil Desteği (Language Support) Dil (Language) sekmesinden Dilleri Yükle / Kaldır (Install / Remove Languages ) Seçeneğini tıklayıp Türkçe i seçip, diğer tüm dillerin işaretini kaldırıyoruz. Değişiklikleri uygula (Apply Changes ) düğmesine tıklayıp kurulumu başlatıyoruz. ¹ ( Sistem kurulum için şifre isteye bilir linux giriş şifrenizi giriniz.) Kurulum tamamlandıktan sonra Sistem Geneline Uygula ( Apply System Wide ) düğmesine basıp, işlemi tamamlayınız. (Bilgisayarınızı yeniden başlatınız.) Not: ¹ İşlemler internet bağlantısı gerektirdiğinden internet bağlantınız kurulu olduğundan emin olunuz. Sayfa 2

8 PROGRAMIN ÇALIŞTIRILMASI 1 2 Programın Yüklenmesinden Sonra Başlat menüsü veya Kurulu programlar Alanında Bu İkonlardan oluşan Kısayollar bulunur. 1 Programın Tarihçesi ve açıklamalarını içerir önsöz metnini açar. 3 2 Programı çalıştırıp giriş ekranını karşınıza getirir. Normal Çalıştırmada Fotoğraf ekleye bilirsiniz, Bazı makinelerde Yönetici olarak çalıştır demeden Yazı fontlarını ve Office Excel çıktılarını alamıyorsunuz. 3 Program harici dışardan güncelleme programını çalıştırmak için kullanılır. Program kurulumu tamamlandıktan sonra program bir kez çalıştırılıp bağlantı ayarları yapıldıktan sonra çalışır. Hiç programa girmediyseniz ve ayarlarınız şuanki internet bağlantınıza göre yapılandırılmadıysa internet sitesinden güncelleme alınız Program çalıştırılıp kullanıcı adı ve şifre ekranından sonra ana program çalıştırıldığında bilgisayarın sağ alt köşesinde Bilgisayar Saatinin yanındaki Çalışan program ikonlarında Gelir İdaresi Amblemi ( Programın Ana İkonu ) belirecektir. Programı Ana Programdaki Kapat düğmesi ile kapattığımızda program kapanmaz ve bellekte gizlenerek çalışır halde bekler. Bu olay; özlük memurlarına duyurularımızı ulaştırmak ve programa erişimi hızlandırmak için bu şekilde tasarlanmıştır. Programdan tamamen çıkmak için ikonun üzerine Mouse ile gelip, sağ düğmesine tıkladığınızda açılan menüdeki Kapat seçeneği ile kapatılır. Program gizleme ve Hızlı erişim ikonu Sayfa 3

9 PBS DE YAPILA BİLECEK İŞLEMLERİ 1- Personel Kayıt etme veya güncelleme 2- Personel Öğrenim bilgisi Kayıt etme veya güncelleme 3- Personel Kimlik bilgisi Kayıt etme veya güncelleme 4- Personel Servis bilgisi ve Görevlendirme Kayıt etme veya güncelleme 5- Personel Servis Bilgisi Sorumlusu ve amiri atama 6- Personel Aile ferdi ekleme veya güncelleme 7- Personel Birim Bilgisi güncelleme 8- Birimdeki Servis yapısı ve görevli personelin servislerdeki dağılım ve görevlerilmesinin izlenmesi 9- Personelin Hastane veya Aile Hekimine gidiş geliş takibi 10- Kamu Çalışanları izin kullanım ve takip işlemleri 11- Personelin Meslek içi eğitimleri veya dışarıdan aldığı ve dosyasına işletilen sertifika programlarını giriş ve güncellemesi 12- Personelin Sendika giriş çıkışları ile birimdeki sendikalı personel raporlama ve görüntüleme 13- Personelin Emeklilik zamanı ve Hizmet Hesaplaması 14- Personelin Özlük işlemlerinde ihtiyaç duyduğu Hazır Formlara ulaşabilme 15- Personelin Geçici Görevli ve Unvana Görevlendirme Kayıt işlemleri ve raporlama 16- Girilen Kayıtlar arasında Sorgu oluşturma Raporlama Listeleme ve İstatistik çalışmaları 17- İnsan Kaynaklarının Duyuru ve Haberleri Birim Özlüklerine ilanı 18- Görüntülenen Personelin Bilgilerini Kimlik veya Hazır form şeklinde görüntüleme ve alma Sayfa 4

10 PROGRAM GİRİŞ Program kurulumu ve İlk ayarlar ile ilgili yardım bölümüne bakınız burada yalnızca program kullanımına yer verilecektir. Bilgileri şifre hariç hafızada saklar İnsan Kaynakları Tarafından Verilecek Giriş Bilgileri girilir. Program İzmir Vergi Dairesi Başkanlığı PBS veri tabanına bağlantı ara yüzü olarak çalışmaktadır. Bu sebeple veri tabanındaki bilgilerin erişim hakkı ; Birim Özlük Servislerinde Daire amirinin uygun gördüğü kişi ve kişiler ile daire amirlerine verilmiştir. Bu kişi ve kişiler kullanıcı giriş bilgilerini İnsan Kaynakları Müdürlüğünden talep ederek programa giriş yapabilirler. Görevden ayrılan veya şifresi iptal edilecek olanlarda yine aynı yerden işlemi gerçekleştirecektir. Birim Değişikliği erişim yetkisini de taşımaktadır. Atama ve Görevlendirme öncesi bilgi verilmesi gerekmektedir. Sorumluluk atama öncesi görev yaptığı veya şifre tanımlaması yaptıran birime aittir. Hesap Bilgilerini sakla seçeneği işaretli ise Programa bir daha bağlandığınızda Güvenlik Kodu ve kullanıcı adını hafızadan getirir Kullanıcının sadece şifreyi girmesi yeterlidir. Bu seçeneği programın kurulu olduğu bilgisayar sizin kullanımınızda ise yapınız.güvenlik nedeniyle şifrenizi belli aralıklarla araçlar menüsünden değiştiriniz. Şifre Yetkiniz Program içindeki yapabileceklerinize göre değişir. Bilgi Ekleme Değiştirme Kayıt işlemlerini bağlı olduğunuz birim ile sınırlandırılmıştır.başka birimde görevli Bir kişinin yalnızca özet bilgisini görebilirsiniz. Giriş şifresi girilir Programı Üst kısımdaki Kapat Düğmesinden kapattığımız da Program kapanmayıp Ekranın sağ alt köşesindeki simgede gizli çalışmaya devam eder simgeye çift tıklayıp veya Mouse sağ klik ile açılan menüden PBS Program seçeneğine bastığımızda yukarıdaki giriş ekranı gelir.giriş şifrenizi girip işlemlerinize devam edebilirsiniz. Sayfa 5

11 PBS ANA PROGRAM YAPISI 1 Kullanıcı Bilgileri Görüntülenir Bilgiler size ait değil ise Lütfen Kullanıcı Bilgilerinizi Kontrol ediniz. 2 Program Ekran Yerleşimi 4 Ana Bölgeden Oluşmaktadır. Kontroller Düğme ve Menüler 1 inci Bölüm Olan Üst Kısım Listeleme seçim ve Aramaları içeren 2 inci Bölüm Olan Sol Yan Kısım Kişi bilgisi Birim Amiri ve Haberleri Gösterir 3 üncü Bölüm Olan Alt Kısım ve Tüm işlemlerin gerçekleştiği Menülerin açıldığı 4 üncü Bölüm Olan Orta Kısımdan oluşmaktadır. 3 4 İnsan Kaynakları tarafından ilan edilen Haberler Bu bölümde belli zaman aralıklarında sıra ile görüntülenir. En Önemli ve öncelikli duyurular ilk programı açtığınızda görüntülenir. Sayfa 6

12 1.BÖLÜM PBS MENÜLERİ Bu Kısımda Programın Üst kısmında Yer alan Hızlı Erişim Menülerini anlatacağız Personel Bilgi Giriş ve Güncelleme ve Personel Tanıtım Kartı Çıktısı Menüsü 6 Personel Hastane Gidiş Gelişlerini takip Amacıyla Hastane İzleme Formunun Kayıt ve Çıktısı alınan Menü 2 Personelin Aile Bilgisi Giriş ve Güncelleme ve Personel Aile Ferdini Görmek için Menü 7 Personel 657 Sayılı DMK nuna İstinaden Kullandığı İzinleri Takip ve İzin Formu ile İzin Kartının Alınabildiği Menü 3 Personelin Bağlı Olduğu Birim Bilgilerinin Güncellemesi ve Birim Hakkında Bilgilere ulaşabileceğiniz Menü 8 Personelin Kayıtlı olduğu sendika Kayıt ve Güncelleme ile Birimde Sendikalı Personel Bilgileri ile yönetim ve temsilci izleme menüsü 4 Personelin Birimde görev yaptığı Servis Hakkında Bilgilerin Giriş ve Güncelleme yapıldığı ve Servis Şefi ve Müdür Yrd. Atama Menüsü 9 İnsan Kaynakları ve Başkanlık Tarafından yayınlanan Haber ve Duyuruların takip menüsü 5 Personelin Hizmet içi Aldığı Eğitimlerin Giriş ve Güncelleme işlemleri ile Raporlamalara ulaşabileceğiniz Menü 10 Personel Bilgi Sisteminin Ekrandan kapanıp,ekranın sağ alt köşesindeki Gelir İdaresi Simgesinde küçülmesini sağlar.( Kapatmak İçin Simgeden Kapatın.) Sayfa 7

13 PBS MENÜLERİ Bu Kısımda Programın Üst kısmında Yer alan Hızlı Erişim Menülerini anlatacağız İnsan Kaynakları Müdürlüğü Tarafından Kullanılmakla Birlikte Diğer Birimler Bu menüye tıkladığında İlgili Birimin İKY temsilcisi Bilgileri ve irtibat numaralarını görecektir. 13 Program açıldığından tamamen kapatılana kadar işlem yapılan veya seçilen personelin bilgilerini listeleyen ve özet bilgileri arasında geçiş yapabildiğimiz menüye ulaşmamızı sağlar. 12 Birimlerde Personel tarafından tutulan nöbet çizelgelerinin hazırlanması ve izlenmesi için hazırlanan menüdür. 14 PBS programında yapılan deşiklik ve gelişmeleri takip etmek ve en yeni program sürümüne ulaşmak için internetten programın dosyalarının indirildiği küçük ara programcığın çalıştırılmasını sağlar. Not: Yukarıda Yer alan Menüler Mouse un Sol düğmesine bir kez basılarak çalışır.çift tıklama gereksiz olarak işlemi yeniletip sunucuya ek yük getirmiş olur. Sayfa 8 13

14 PBS MENÜLERİ AÇIKLAMASI 1 Programın Ana Giriş Menüsüdür. Bu Alandan bir Kayıt yapılmadan sistemde bir Personel kaydı var olamaz. Sistemde yer almayan Personel için bu Menü de yer alan formdan Yeni Kayıt Düğmesine basılıp Kayıt oluşturulur. Var olan Kayıt Bilgileri yine buradan güncellenir. Personel tanıtım Kartını yazdırıp personel hakkında özet bilgi edinebilirsiniz. 2 Programın İkinci Önemli Giriş Formudur. Personel in aile bilgileri yer almaktadır.bu kısım yalnızca Eş ve Çocuk bilgileri zorunlu tutulmuş Diğer bilgiler içinde zorunlu olmamakla birlikte giriş imkanı bulunmaktadır. Çocuklar da Eğitim bilgisi Eşlerde de çalışıyorsa çalıştığı yer belirtilmesi gerekmektedir. Hızlı Erişim Formlarına ulaşmak için Personel kısmındaki Küçük simgeler ile İşlemler Menüsünden veya CTRL + A kısa yolu ile ulaşabilirsiniz. 3 Personelin özlüğünün bulunduğu birim bilgilerini görüntüleme ve güncelleme alanıdır. Personelin görev yeri hakkında bazı bilgilere erişmemizi sağlar. Mükellef Sayıları Personel ve Bağlı Servisleri hakkında genel bilgi ve Birim adres ve Amir bilgileri yer almaktadır. 4 Personelin özlüğünün bulunduğu Birimdeki Servisi hakkında bilgi alabilmenizi sağlamak amacıyla hazırlanmış olup; Servis Arkadaşları ve Birim Şefi ve Müdür Yrd ( Birim Amirini ) Göstermektedir. Servis Listesi aracılığıyla servisler arasında gezinmeyi Personel Listesinden seçilen kişinin Büyültülmüş resmi ile özet bilgisini görüntüleyebilirsiniz. Not: Servisler arasında gezinti yaparak Bilgi güncellemesi yapmayınız. Servis güncellemesi için listeden kişiyi seçip, Menüden Servis Düğmesini tıklayıp işlem yapınız. 5 Personelin Göreve Başladığı tarih itibariyle almış olduğu Hizmet içi eğitimler ile Dışarıdan aldığı sertifika eğitimlerinin girildiği ve Birim Personelinin yetişmişlik derecesinin sorgulanıp analiz edilebildiğiniz bir forma ulaşmamızı sağlar. Eğitim Girişi ve Güncellemeler yapılabildiği gibi listelerin çıktıları da alınabilmektedir. Sayfa 9

15 PBS MENÜLERİ AÇIKLAMASI 6 Bu düğme ile ulaşılan form Personelin Hastane gidiş gelişlerini takip edebilmek için valilik tamimi ile dağıtımı yapılan Hastane gidiş formun otomatik doldurulması ve kayıt altına alınması için yapılmış. Kayıtların takibi ve zorunluluğu birim amirlerine bağlıdır. Aile Hekimi veya hastane seçilip uygun kayıt oluşturulur.daire tabibi olmadığı için bu alan seçilmez. 7 Personelin 657 sayılı DMK na göre ve 6111 no lu Kanun ile getirilen Personelin kullanabileceği izinlerin takip ve kayıt işlemlerinin yapılabildiği forma ulaşmamızı sağlar. Bu Formdan İzin Dilekçesi ile Sıhhi izin onayları ile izin kartı çıktısı oluştura bilir geçmiş dönem izinlerine bakabilirsiniz. 8 Personelin bağlı olduğu sendika ile sendikadaki görevini gösteren ve bilgilerini güncelleye bilmenizi sağlayan alanları içerir forma ulaşmanızı sağlar. Bu alanda Personelin Özlüğünün bağlı bulunduğu birimde çalışanların Sendika bilgilerine ulaşabilir.üye listeleri ve temsilcileri görebilir sayısal istatistiki bilgileri alabilirsiniz. 9 İnsan Kaynakları Müdürlüğü ve Başkanlık tarafından Birimlere Duyuru ve Haber şeklinde yapılan açıklama ve Uyarıları içeren forma ulaşmanızı sağlar. Ekranın Sağ alt köşesindeki simgeden çıkan Duyurular ve Programın Sağ alt köşesinde yayınlanan Haberlere genel bir bakış yapmanızı gerekirse çıktı almanızı sağlayan alanları içerir. Duyurulardan sürekli haberdar olmak için programı tamamen kapatmamanız gerekmektedir. 11 İnsan Kaynakları Müdürlüğü nün bağlı birimlerinin iş ve işlemlerini takip eden personel dağılımı ve sorumlularının faaliyet alanını ve bağlı birimin personel ve yönetim kadrosunu gösterir listelerin oluşturulduğu Birimde çalışan personelin iş ve işlemleriyle kimin ilgileneceğini gösterir formun yer aldığı menüdür. Yönetici şifresi olanlar ve insan kaynaklarında görevli olanlar bu menüye ulaşabilir. Diğer birimler için ise Yalnızca O birime bakan personel bilgisini verir. Sayfa 10

16 PBS MENÜLERİ AÇIKLAMASI Nöbetçi Uygulamada yer almakla birlikte Bu menüye değinilmeyecek İlerde değişiklik veya uygulamaya alınması halinde ek talimatlar eklenecektir. Geçmiş : Bu menüden Program açıldığı andan kapatılana kadar işlem yapılan Personeller geçici olarak Listelenir. Buradan İşlem yaptığınız Kişiler arasında gezinerek özet bilgilerine ulaşabilirsiniz. Güncelle : Bu menüden Programın Yeni versiyonunun olup olmadığını veya Güncellemeleri internet üzerinden Bilgisayarınıza indirip kurmanızı sağlar.güncellemenin Çalışa bilmesi için PBS programının kapalı ve değiştirilen dosyaların kullanımda olmaması gerekir. Güncelleme yapamayan veya hata iletisi alanlar web sayfasını ziyaret edip Hızlı kurulum ve güncelleme dosyalarını indirip kurabilirler. Web Sayfası : 10 Programın geçici olarak kapatılmasını sağlar.(f4 kısayolu ) Program Tamamen kapatmaz.tekrar açmak için Ekranın sağ alt köşesindeki Gelir İdaresi simgesini Mouse un sol düğmesine iki kes tıklamanız yeterlidir. Programın tamamen kapatılmaması duyuruların size ulaşmasını ve programa sürekli giriş çıkışların önüne geçilmesi sağlanmıştır. Tamamen programı kapatmak için Sağ alttaki simgenin üzerinde Mouse un sağ düğmesine basıp Kapat seçeneğini seçmemiz gerekir. (Program Ana menüde iken Ctrl + Shift + Alt + Mouse Klik Programı tamamen kapatır. ) DİKKAT EDİLMESİ GEREKENLER! ( UYARILAR ) 1. Menülerin kullanılmasından önce Seçili Bir Personel Olmadan veya seçimli kişinin doğru kişi olup, olmadığı kontrol edilir. 2. Menü kullanımı için Mouse simgesi menü üzerine getirilip, Mouse un Sol düğmesine bir kez basılır. 3. Menü Aktif Olduğunda silik hale gelir. Tekrar eski haline gelene kadar beklenir. Gelmiyor ise Başka Bir menü denenerek, işlem tekrarlanır. Sayfa 11

17 PBS MENÜLERİ AÇIKLAMASI 4. Başka bir personele geçerken menü işlemi kullanılmayacak ise İşlemin Kapatılması Kullanımı kolaylaştırır. ( Örn: Mehmet SAYIN izinleri işlendi Ahmet KAYSILI nın da Meslek içi eğitimi eklenecek Mehmet SAYIN ın işlemi bitirilip izinler kapatılır Ahmet KAYSILI seçilip Hizmetiçi eğitimlere geçilir. ) 5. Menülerdeki İşlemlere, Programın Üst kısmındaki İşlemler Menüsünden de ulaşabilirsiniz. 6. Kayıt ve Güncelleme işlemi için Menü kişi seçildiğinde açık olsa dahi yeniden Menü düğmesine basılıp işleme girilmesi gerekir. ( Görüntüleme ve Raporlama İşleminde gerek Yoktur. ) ( Örn: Arda KAPLAN ın Personel bilgisini Güncelledikten sonra Fatma SAYIN nı Seçip personel bilgisini güncelleyecek isek seçimden sonra personel kısmı açık olsa dahi Personel menüsüne tekrar basarız. Sunucunun Bilgileri doğru ve tam yüklediğine emin olmuş oluruz.) PBS Menü düğmeleri gerekli ve Öncelikli ekranlara hızlı ulaşımı sağlamaktadır. Diğer menüler yapmak istediğiniz işlemlere göre gruplandırılarak yukarıdaki başlık menülerinde toplanmıştır. Menü düğmeleri Mouse un sol düğmesine bir kez tıklandığında Başkanlık merkez sunucusuna formu hazırlaması için istek gönderir, menü düğmesi pasif hale getirilir ve bekleyiniz formu görüntülenir, istek sonucu da üretilen bilgiler formda hazırlanıp gösterilir. Bu işlem formdaki bilginin büyüklüğü bilgisayarınızın hızı ve internetin hızına göre 1.2 sn ile 42 sn arası değişmektedir. Program yanıt vermiyor veya Mouse unuz yanıt vermiyorsa sunucu bağlantınız kesilmiş veya bilgisayarınız bilgileri işleyemiyor olabilir. Programı sonlandırıp yeniden denemeli aynı sonucu alıyor iseniz program yöneticisine sorunu bildiriniz programdaki eksiklik ve hataların giderilerek daha doğru ve hızlı çalışmasını sağlayacaktır. Güncellemelerin yayınlanması programdaki hataların giderildiğini göstermektedir. Güncellemeler yüklenmediğinde hatalı program kullanıcısı veri tabanına zarar verebileceği gibi programdan doğru çıktıları alması zorlaşmaktadır. Sayfa 11

18 2. BÖLÜM PERSONEL LİSTELEME 1 2 Ana Programın Sol tarafında yukarıdan aşağıya kadar uzanan alanda yer alır. Kişiler arası geçiş yapmamızı sağlayan, 4 Bölümden oluşan modüler bir yapıdır. 3 1 Kayıtlı kişilerde izin verilen kriterlere uygun olanlara hızlı ulaşmayı sağlamak için tasarlanmıştır. Kullanımı için Kişi Listesi ve Arama bölümüne bakınız. 4 3 Kısımda bahsedilen Listelenmiş kişilerin seçilmesi 4 2 Bir gruba dahil olan kişilerin gruplarını ve grupların birbiriyle bağlantısını gösterir listeleme alanıdır. Bu açıklamamızda Alt guruplarımız Birimlerimizdir. Kişinin özlüğünün bulunduğu yer olarak ifade edebiliriz. Guruplar Personel bilgilerinin kayıt edildiği birimde otomatik atanır, yer değişikliği atama işlemleri ile gruplar arası geçiş sağlanır. Geçici görevlendirme grup değişikliğine neden olmaz. 3 Kayıtlı personel listeleme alanıdır. İster seçimli grup, isterse arama alanı ile bu alanda kişileri cinsiyetlerine göre erkek ve kadın ikonları ve isimleriyle birlikte görüntüleriz. Bu alandan İşlem yapmak istediğimiz kişiyi seçerek işlemlerini yaparız. Mouse un sol tuşuna kişi üzerinde bir kez tıklanması ve kişi Adının renginin mavileşir ikonu da değişir ve bu alana kişinin kayıtlı özet bilgisi görüntülenir. 18 Sayfa 12

19 2. BÖLÜM PERSONEL LİSTELEME Listeleme Kategorileri seçim alanları Kişi listeleme alanından bir kişi seçildiğinde kişinin özlüğünün bulunduğu birim otomatik seçilir. Kişinin birimi bu alanda yer almıyorsa Birim Ağacında kişi birimi bulunamadığına dair hata iletisi alınır. Listelenen Personelin Özlüğünün bulunduğu birimlerin listelendiği Alan Mouse unuz ile kişi listesinden bir kişiyi seçmek için; Mouse un sol tuşuna bir kez basarız, seçim resmi değişir ve Yazı Mavileşir. Alt kısımdaki 3 numaralı Kısımda Kişinin Özet bilgisi listelenir. Eğer bu kişiye işlem yapmak istiyorsak seçili kişi üzerine Mouse un sol tuşu ile iki kez seri olarak basarız ( Çift tıklama ) ve ileride anlatacağımız seçim alanında kişinin resmi ve bilgileri belirir. Bu alanda listelenmeyen kişileri Mouse un sol tuşuna basıp, taşıma yapabileceğimiz alanlara taşıyıp kayıt işlemini gerçekleştiririz. ( Örn : Birim Amirinin resminin üzerine sürükleyip, Birim Amirini değiştirebilir, Servislerde Servis amiri ve sorumlusunu bu alandaki kişileri tutup resim alanına sürükleyip kayıtları gerçekleştirebiliriz. Aranan veya Seçilen birim veya kategorideki kişilerin listelendiği Alan Bu alanda özlüğünüzün bulunmadığı kişileri de ilgili grubunu veya arama yapıp listeletebilirsiniz. Ancak işlem yapmak için o kişiye veya birimine yetkinizin bulunması gerekmektedir. Yetkiniz bulunmaz ise programın en altındaki alanda hata mesajını görür ve son görüntülediğiniz kişi değişmez. Kişi listesinden seçilmiş kişinin özet bilgisini gösterir Alan Bu alanda ( 3 Kısımda ) yer alan özet bilgiler personel bölümündeki kayıtlardan okunup oluşturulur. Yaş ve Hizmet süresi Yıl olarak gösterilir. Sayfa 13 19

20 KİŞİ LİSTESİ VE ARAMA 1 İsmini Tckimlikno suna veya emekli sicil numarasını bildiğimiz personelle hızlı ulaşmak için bu alanı kullanırız. ( İsme göre aratmak için Küçük harf Türkçe Karakterler ile Soyisime göre aratmak için TAMAMI büyük harfle ümit tüm ümitler AKIN soyadı AKIN olanlar listelenir. 2 3 Listelemek istediğiniz Personel Guruplarını içeren ana menüdür. Gruplar zamana ve ihtiyaca göre çeşitlenip eklemeler yapılabilir. ( Program versiyonlarında görüntü değişiklik gösterebilir. ) Arama yapmak istediğimiz kriteri seçim kutusundan seçip kutucuğun içine yazıp, ENTER tuşuna veya GÖSTER düğmesine basarak arama yapabiliriz. TC veya Emekli sicilde var ise direk var olan kişi seçimli alana yüklenir, listelenmez. Teşkilat menüsünün alt kategorilerini 3 grupta toplayabiliriz. 1 Grup Teşkilatın Ana Yapısını ve Başkanlık Birimlerini içerir. Tüm Kayıtlı birimleri bir arada listelemek için bu guruptan seçim yaparız. 2 Grup Vergi Dairesi Başkanlığına bağlı Vergi Daireleri ve Taktir Komisyonlarını 3 Grup Özel Kategorileri içermektedir. 3.Grup Özel Kategoriler : Emeklilik veya ildışı atama durumunda; personel göndermek istediğimizde Ayrılma ve İldışı Atama Menüsünü seçerek bu kategorinin listelenmesini sağlarız. ( Atama işlemlerinde Personel nereye gidiyor ise o birimin listelendiği menüyü seçeriz. ) Kişinin özlüğünün bulunduğu birimin listelenmesi veya yönetici yetkisindekilerin seçmiş olduğu veya aratıp işlem yaptığı personel hangi birimde ise onun birimindeki kişiler listelenir. Sayfa 14 20

21 3 BÖLGE PERSONEL SEÇİM BİLGİSİ Personelin Genel Bilgileri Görüntülenir Bu alanda yer alan Bilgiler Girilmesi Zorunlu Bilgilerdir. Bilgilerin Güncelleme ve Yeni Personel Kaydı için Personel Bölümüne bakınız. Personelin İkamet adresini gösterir. Bu alanın Güncelleme ve Yeni kayıt işlemleri için Adres Kayıt kısmına bakınız. Adres Kayıt Bölümüne Ulaşmak için Küçük ev simgesine iki kez tıklayınız. Adres kısmına iki kez tıklarsanız sistem otomatik olarak googlemaps e bağlanıp kayıtlı adresin yerini gösterecektir. Adres kayıt işlemlerinin detayları için Adres Kayıt bölümüne bakınız! Bu alanda görüntülen bilgileri kopyalamak isterseniz üzerine gelip Mouse un sol düğmesine iki kez tıklamanız ve açılan kutudaki bilgiyi seçip CTRL +C veya sağ klik kopyala diyerek alabilirsiniz. Bu alan Programın Sol Alt Köşesinde yer alır. Personelin Başlama Tarihleri Güncelleme İçin Personel Bölümüne bakınız! Bilgi geçiş butonları Sağ ve Sol butona basarak bilgi ekranları ( Personel Bilgisi ile İkamet Adresi ) arasında geçiş yapabilirsiniz. Personel Emeklilik Bilgi ekranına ulaşma butonu Adres Kayıt Menüsüne ulaşmak için bu simgeye Mouse'unuzun sol düğmesine seri olarak iki kez tıklamanız gerekecektir. Bu alanda görüntülen Resim Bilgisini Bilgisayarınızda yer alan Personelin diğer resimleri ile değiştirebilirsiniz ; Programı Simge durumunda küçültüp, ( Win + D ) Değiştirilecek resim seçilerek Mouse un sol düğmesine basılı tutarak simge durumundaki programın üzerine getirilip form ekranı kapladıktan sonra bu alandaki resim alanının üzerine gelip Mouse düğmesi bırakılır açılan formdan değişiklik onaylanır. Sayfa 15

22 PERSONEL KİMLİK İZLEME Emeklilik bilgisi yaklaşık bir bilgi üretir. Her hangi bir kesinlik taşımamakla birlikte Gerçek Bir Belge değildir Program tarafından üretilen bir çıktıdır. Bu alanda Personel bilgilerine mümkün olduğu kadar hızlı erişim sağlayabilecek şekilde tasarlanmıştır. Personel resminin üzerine gelip Mouse unuzun sol tuşu ile iki kez tıklarsanız; Kimlik Bilgileri Aslının Şeklinde raporlanmakta,emeklilik butonuna basar iseniz; tahmini emeklilik süresi bir fikir oluşturabilmesi için otomatik hesaplanmakta ve personel fotoğrafının Üzerine Shift (Üst Karakter ) Tuşuna basıp Mouse'unuzun sol düğmesi ile resme tıklar iseniz önceki hizmet bilgisi görüntülenecektir. Seçili Personel alanındaki Resme Klavyeden CTRL tuşuna basılı tutup, Mouse un sol tuşu ile bir kez tıklanarak açılır. Bu alanda Personel Tanıtım kartı görüntülenir. Sayfa 16 Seçili Personel alanındaki Resme Klavyeden Shift (Üst Karakter ) tuşuna basılı tutup, Mouse un sol tuşu ile bir kez tıklanarak açılır. Bu alan Yapmış olduğunuz Ata işlemi ( Personel gönderme ) işleminin sonucu üretilir. Bilginin doğruluğu Atama ve nakil işleminin Son birimindeki özlüğünün doğru yapmasıdır.

23 3 BÖLGE ÖZET LİSTE VE BİRİM AMİRİ Hızlı listeleme alanıdır. Belirtilen seçimlerde kayıtları analiz edip, getirir. Getirilen kayıtlar üst kısmında yer alan birime bağlı personel kayıtlarıdır. 1 2 YAZDIR düğmesine basarak listelenen kayıtları, Sisteminizde yüklü olan office uygulamasına gönderir. Açılan Excel ve benzeri Listeleme uygulamasın dan çıktıya ulaşabilirsiniz. 1 İstatistiki verileri almak ve raporlama için sayısal Analizler üretir. Kayıtlar Girilen bilgiler doğrultusun da üretilmektedir. Doğruluğu özlük memurlarının sorumluluğundadır. Seçili kişinin birim amiri ve bilgilerini gösterir. Birim bilgileri Birim bölümündeki kayıtlı bilgileri gösterir. Bu alanda yer alan birim amiri değişikliği 2. Bölüm Personel Listeleme alanında bahsedilmiş ve bunun haricinde Birim atama şekli bulunmamaktadır. Atama işleminde vekil mi asıl mı olduğu asli unvanını kontrol edilir. Kişi ataması yapmak için sisteme bu kişinin asgari bilgileri ile kayıtlı olması gerekmektedir. Raporlama Alanında seçimli seçenek 2 sekmelerinin altında hiçbir birim adı görüntülenmiyor ise analiz tüm kayıtlar üzerinden yapılır. Genel Analizde Emekli ve İldışılar da yer aldığından birim bazlı alınması daha doğru sonuçlar doğuracaktır. Raporlama Grafik ve Çizim olarak iki şekilde Görsel olarak ve liste bölümünde de çıktı alınabilecek şekilde hazırlanır. Not: Her bölümde yer alan (? ) Soru işaretleri size yardımcı olmak için kısa hatırlatma ve uyarılar içermektedir. Sayfa 17

24 Personel Kimlik Bilgisi 4 BÖLÜM DE PERSONEL KAYIT MENÜSÜNÜN GÖRÜNTÜLENMESİ Personel Tanıtım Kartını Tüm personel bilgilerini özetleyecek formu görüntülemek veya yazdırmak için bu düğmeyi kullanırız. 4 Formu kullanmıyorsak KAPAT butonundan kapatırız form açık kaldığı sürece seçtiğiniz tüm personelde yeniden yükleneceğinden sisteme ek bir yük getirecektir. Resim Eklemek veya Değiştirmek için Form üzerindeki Personel resmine Mouse un sol düğmesi ile iki kes tıklayın ve açılan formdan resminizi seçip onaylayınız. ( Dikkat Edilecek resmin Düzgün ve Vesikalık şeklinde ve jpg, jpeg formatlarında olması gereklidir.) Personel Genel Bilgi Giriş Personel Genel Bilgi Giriş ( Girilmesi Zorunlu alandır. Bu alandaki bilgilerin eksikliği kayıtlarınızı etkileyecektir. Kayıtlar yukarıdan aşağıya ENTER ile onaylanıp yapılır.) 1 Yeni Bir personelin Sisteme Eklenmesi gerektiğinde Kayıt formunun boşaltılıp girişe hazırlanması için YENİ KAYIT düğmesine basarız. Bilgileri TcKimlik etiketinden itibaren girmeye başlarız. Her Bilgi girişini onaylamak için klavyeden ENTER tuşuna basarız. ( Giriş için Etiketin karşılığındaki boş alana Mouse un sol düğmesine iki kez hızlıca basarız. Fotoğraf Eklemek için TcKimlik No su girildikten sonra fotoğraf alanına iki kez hızlıca tıklar açılan formdan fotoğrafı seçeriz. Fotoğraf güncelleme işleminde de aynı adımlar tekrarlanır. 2 Açık olan formda herhangi bir bilgiyi değiştirip, ENTER tuşuna basıp onayladıktan sonra ve başkaca bir alanda beklemede, durmamak için ESC tuşuna basıp, GÜNCELLE düğmesine bastığımız da personel bilgilerini güncellemiş yani değiştirmiş oluruz. Sayfa 18

25 4 BÖLÜM DE AİLE FERDİ MENÜSÜNÜN GÖRÜNTÜLENMESİ 4 7 Kayıtlı personelin Eş ve Çocuk bilgilerinin girildiği ikinci kişi giriş alanıdır. Bu alandaki kayıtlar Kişinin 5 çekirdek aile yapısını göstermek ve Personel tanıtım kartına veri teşkil 8 etmek için hazırlanmıştır. 1 Bu alanda Yeni bir aile ferdi girişi 1 yapmak için YENİ KAYIT düğmesine 9 basarız. Öncelikle simgesi ile 2 gösterilen alana Yakınlık derecesi 6 3 girilip, ENTER ile onaylandıktan sonra Aile Ferdi resmine mouse ile iki kez tıklarız. Böylelikle sistem girişe hazırlanmış olur. Sonrasında TcKimlik bilgisinden aşağıya doğru ENTER ( Onaylama ) ile onaylarız. Personelin çocukları için Yakınlık Bölümünden Çocuk Seçilip ENTER ile onaylandıktan sonra Çocuk resmine iki kez tıklayıp sırayla 5, 6 ve 8 bölümler çocuklar için zorunlu alan olarak doldurulup KAYDET düğmesine basılır. Eşler için Yakınlık Eş seçilip eş resmi iki kez tıklatıp sırayla 5,6 ve 7 bölümler zorunlu alanlar olarak doldurulur. Güncelleme bulunmamaktadır. Aşağıda listelenen Aile ferdi önce seçilip silindikten sonra YENİ KAYIT tıklanıp TcKimlik girilip önceki kayıt açılır üzerinde değişiklikler yapılıp KAYDET denilerek kayıt güncellenir. Eş bilgisi girilebilmesi ve sistemde Eş olarak işlene bilmesi için Personel bölümünden medeni durumu Evli olarak belirtilmelidir. Eş de personel ise onunda personel bölümü güncellendikten sonra Eşlerden Birisinin Eş bilgisini girmesi yeterli olacaktır. Sistem diğer eşin bilgilerini otomatik günceller. Sayfa 19

26 4. BÖLÜM DE PERSONEL ÖZLÜĞÜ BAĞLI, BİRİM MENÜSÜ Seçilmiş olan personelin özlüğünün bulunduğu Birim bilgisini gösteren Formdur. Yapılan kayıtların Birim durumunu raporlayan alanların yer aldığı formdur. Ana menüde yer alan formlardan girişten çok raporlama yer alan bir form alanıdır. Diğer alanlarda girilen bilgileri özetleyebilir veya kontrol edebiliriz. Örneğin Personel bölümünden geçici personel kaydı yapmış isek bunların kim olduğunu görebiliriz. Personelin görev yaptığı servisleri personelin dağılımını birimin sorumluluk alanındaki mükellef dağılımı gibi bilgileri edine biliriz Birim Alanında Değiştirmeye Açık Alanlar Adres Telefon Bilgileridir. Diğer Bilgilerin Güncellenmesi Yönetici Yetkisindedir. Birim Amiri Bilgileri Personel olarak Kayıtlı olduğu için diğer Kayıtların Güncelleme işlemleri gibi olacaktır. Sisteme Yeni bir Birim Eklemek ve Birim Kodlarında Değişiklik Yapmak o gruba ve geçmiş kayıtları etkileyeceğinden yönetici yetkisine bırakılmıştır. Birim Kodu GIB tarafından Tanımlanan Birim numaralarıdır. Seri Kodlar Bası Evrakların takibi için kullanılır. Sayfa 20

27 4. BÖLÜM DE PERSONEL ÖZLÜĞÜ BAĞLI, BİRİM MENÜSÜ 1- Personel İstatistik Birim İşlemleri Yardım 3- Birim Mükellef Bilgisi İstatistik 4- Liste Yazdırma ( Raporlanan Listeyi Excel ve benzeri ofis uygulamasına aktarır Birime Bağlı Personelin görev yaptığı servis isimlerini listeler 6- Birime Bağlı Personelin görev yaptığı servislere göre sayısının mükellef ve personel hizmetleri olarak ayrıştırılmış özet bilgi alanı 7- Birim personelinin görevlendirmelerine göre ayrıştırılarak listelendiği raporlama alanı 7 8- Birim amirinin özet bilgisini ve resmini gösterir 9- Birimin kayıtlı bilgilerini gösterir 10- Form işlem düğmeleri yeni bir birim ekleme veya birim bilgilerini güncelleme Görevlendirme Seçeneğinde seçili olan gruba göre birime bağlı personeller listelenir. Özlüğü dairesinde olup başka birimde görevli personellerini görmek için geçici görevli seçeneği tıklanarak liste görüntülenir. Şef Müdür Yrd. veya mükeffer memur listelerini görüntülemek için unvana görevlendirme seçeneği seçilir. Asli görevli Ana personel kayıt ekranında asli görevli olarak kayıtlı personeli verir. Vekaleten Görevli Yalnızca Birim Amirinin ( Müdürlüklerin ) vekaleten bakıldığı birimlerde görevlendirilen kişinin personel alanından vekaleten görevli olarak bilgisinin güncellenmesi ile listelenir. Geçici birim amirinin izinli olduğu zamanlardaki vekaletler bu durumdaki vekaleten görevlendirme değildir. Sayfa 21

28 4.Bölüm Birim 3. Kısım Birim Mükellef Bilgisi Birimlerin sorumluluk alanlarındaki mükelleflerinin Vergi Türüne göre dağılımını gösterir Aylık İstatistik bilgileri içerir. Dairenin Bazı kategorilerde diğer birimlerle olan sıralama ve durumunu kıyaslama imkanı verir. Bu alan Daha çok yöneticilere bilgi sağlamak için tasarlanmıştır. Dairenin durumunu analiz etmede mükellef personel ilişkisini analiz etmek için veri içerir. Kullanıcı ara yüzü bu alandan bilgiyi görmek istediğiniz Yıl ve Ayı seçebilir ve Seçmiş olduğunuz Ay bilgileri Solda Bir önceki Ay bilgisi Sağda olarak raporlanır ve Aylık Yükseliş ve Azalışları gösterir. Raporun Çıktısını Almak için bu alandan çıktılar ürete biliriz.( Soldan Sağa ) 1 Seçili Aydaki İstatistiki bilgiyi verir. 2 Seçili Ayın Başından itibaren O yılki bilgileri tablolar. 3 İstatistiki tablolar arasında geçiş yapmanızı sağlar. Tabloların açıklamalarını içerir Yardım ve Bilgilendirme Mesajlarını gösterir. Alan Her Tabloda Farklı Bilgileri ve bu bilgilerin ne anlama geldiğini ve nasıl kullanılacağını anlatır. Sayfa 22

29 BİRİM PERSONEL SERVİS BİLGİLERİ Seçili Olan Personelin Personel Formunda kayıt edilen servis Bilgisine göre özet bilgisi ile resmini gösterir. 2- Görüntülenen Personelin Servis Sorumlusu ( Servis Şefinin ) Özet bilgi ve resmini gösterir. 3- Görüntülenen Personelin Servis amirini ( Müdür Yrd. Veya Müdürünün ) Özet bilgisini ve resmini gösterir. 4- Görüntülenen Personelin Servis arkadaşlarını ( Aynı Serviste görev yapan tüm personeli ) listeler. 5- Birimde Kayıtlı Servislerin isminin listelendiği ve Görüntülenen Personelin Servisinin seçili olduğu alandır. 6- Görevli Personel Listesinin Sadece seçili servis çalışanlarını veya tüm Birimde özlüğü bulunan personeli listelemeye yarayan seçeneklerin yer aldığı alandır. 7- Görevli Personelin kullandığı izin ve sevk bilgilerini gösterir alandır. 8- Görevli Personelin birimde çalıştığı diğer servisleri de göstermektedir. Sayfa 23

30 BİRİM PERSONEL SERVİS BİLGİLERİ Arama yapılacak Personel İsmi ile arama yapmak için Türkçe Karakterler ve Küçük harflerle, Soyada göre arama yapmak için Büyük harflerle yazıp ENTER veya GÖSTER düğmesine tıklarız. Servis Amiri Birimlerde Müdür Yrd. veya Görevlisi olurken Direkt müdüre bağlı servislerde birim amirini gösterir. Servis sorumlusunu ( Servis Şefini ) gösteren alandır. Servis sorumlusu olmayan tek çalışanlar kendilerini bu alana eklerler İşlem yapılan personeli gösterir. Bu alan boş ise personel bilgileri tekrar kontrol edilerek güncellenir. Servis Bilgi Güncellemesi için Personel Bilgisi Seçili Personel Bilgisini Göstermelidir. Personel Başka bir birimden geldi veya Başka Serviste Görev yapmış ise Öncelikle Personel Bölümünden Servis Bilgisini Seçip Güncelle Dedikten sonra Servis Bölümüne gelip Şef ve Müdür Yardımcısı Tanımlaması yapabiliriz. Tanımlamaları Sol tarafta (2. Bölümdeki ) Personel Listesinden Listede kişi yok ise arama kısmından adını veya soyadını yazıp listelenen alandan kişiyi Mouse ile bir kez tıklayıp seçtikten sonra Sorumlu ve Amir Resimlerinin üzerine Sürükleriz Görevini ve Görevlendirme tarihini belirttikten sonra Tamam dediğimizde kişiler tüm servisteki diğer personellere de tanımlanır. Servis Şefleri Birden fazla Servise baksa bile her baktığı servise ayrı ayrı tanımlama yapılabilir. Müdür ve Müdür Yardımcılarının Servisi Yoktur. Bilgi Yok olarak kayıt ediniz. Sayfa 24

31 MESLEKİÇİ EĞİTİM BİLGİLERİ Kamu Personelin iş ve işlemlerini daha verimli yapabilmesi ve işlemlerinde ihtiyaç duyduğu bilgileri edinme ve yenilemek amacıyla kurum içi ve dışındaki kurum ve kuruluşlar tarafından verilen eğitim ve sertifika programlarını bitiren personellerin listelendiği ve seçili kişinin eğitim geçmişini gösteren form alanıdır. 1- Seçili, işlem yapılacak personelin özet bilgisini ile eğitim veya sertifika bilgisinin türü ve konusunun girildiği ana giriş alanıdır. 2- Kayıt edilecek veya güncellenecek meslek içi eğitim bilgisinin verildiği yer ve zaman bilgilerinin girildiği alandır. Bu alan otomatik İzmir olarak seçilidir. (? ) işareti form ile ilgili kısa yardım bilgisini görüntüler. [ X ] Excel simgesi; listelenen eğitim bilgisini yazdırmak için kullanılır. Kare Yeni bir eğitim yeri girmeye ( + ) ise yeni bir eğitim konusu girmek için kullanılır. 3- Seçili, işlem yapılacak personelin almış olduğu meslek içi eğitimleri listeleyen veya Birimde Alınan meslek içi eğitimleri kimin aldığını veya almayanları listeleyebildiğimiz raporlama alanıdır. 4- Seçili personel ile birlikte aynı eğitimi alan, personel ile aynı birimde çalışan, personelin listelendiği alandır. Birimde çalışanların aldığı diğer eğitimlerinde seçilmesi sonucu seçili eğitimi alan veya almayan personeller listelenir. Sayfa 25

32 MESLEKİÇİ EĞİTİM BİLGİLERİ Seçili, işlem yapılacak personelin bağlı olduğu birimde çalışan personelin aldığı tüm eğitim konularının listelendiği alandır. 6- Meslek içi eğitim bilgilerinin listelenme şekli ve sonuçlarını gösterir alandır. Formda seçili kişide en az bir eğitim kayıtlı ise o eğitim görüntülenir ve GÜNCELLE düğmesi aktiftir. Yeni bir eğitim eklemek için İPTAL düğmesine basıp, KAYDET düğmesini aktifleştirmeniz gerekmektedir. Kişinin eğitimi aldığı andaki unvanı ( Otomatik olarak en son kayıtlı olan unvanı gelir. ) Kayıtlı olan Meslek içi eğitim konularının Türünü ifade eder hangi eğitimi giriyorsanız önce konusunu seçip ENTER ile onaylamalısınız. Seçilen Eğitim Türüne göre gruplanan eğitim konuları Kutu içerisinde listelenir. Bu alandan girilecek eğitim konusu seçilir ve ENTER ile onaylanır. İstatistik ve raporlamalar için belirtilmesi zorunludur. Meslek içi eğitim açıklaması; eğitim hakkında tanımlayıcı bir ifade veya içeriğinin özeti şeklinde olurken genel eğitimlerde boş bırakılabilir. Sayfa 26

33 HASTANE GİRİŞ - ÇIKIŞ İZİN FORMU KAYIT VE İZLEME Hastane veya Aile Hekimine gidecek seçilmiş personel bilgilerinin özeti ile resmini göstermektedir. Hasta işlemi için kayıt edilen belgenin kayıt bilgilerini gösterir. Yapılacak kayıt işleminin türü seçilmektedir. İlaç yazdırma veya ayakta tedavi için İlaç Sevk Diğer Acil veya ağır durumlar için Hastane Sevk girilir. Tahlil veya kontroller içinde Hastane sevk seçilir. İşlemi takip eden amir ile işlemin kayıt edileceği kurum türü belirtilir. Takip edecek amir bilgisi kutuda yer almıyorsa sol taraftaki personel listeleme alanından kişi seçilip Mouse un sol düğmesi basılı tutularak kişi kutunun içerisine sürüklenip, bırakılır. Tük bilgiler seçildikten sonra YENİ KAYIT düğmesine tıklanarak kayıt sisteme eklenmiş olur. Kayıtta değişiklik veya dönüş bilgisi için aşağıda yer alan listeleme alanından seçilerek Mouse sol düğmesi ile çift tıklanıp kayıt ekrana getirilir. Sayfa 27

34 HASTANE GİRİŞ - ÇIKIŞ İZİN FORMU KAYIT VE İZLEME Sayfa 28

35 PERSONEL İZİN FORMU İZİN KAYIT VE İZLEME Y X Z Devlet Memurları Kanununa göre personel tarafından kullanılabilir izin türleri seçimli kutu olarak yer almaktadır. İzin olarak kullanılacak tarih aralığını belirtiriz. Hastalık izni belirli bir süre olarak verilmiş olduğundan ve bitişi yazılı olduğu için son gün girilir. Diğer izinlerde bitişi işe başlama tarihi olarak yazılabilmektedir. ( Rapor bitişi Pazar günü olmakta ise de izin bitişi izin sonrası ilk iş günüdür. Dilekçe tarihi dilekçenin düzenlendiği ve onaylandığı tarih seçilir. Evrak kayıt numarası alınmış ise oda girilir. Program tarafından görüntülenen izin süresi kontrol edilir. Sayfa 29

36 PERSONEL İZİN FORMU İZİN KAYIT VE İZLEME İzin işlemleri yapılmadan önce izinler formunda yer alan Giriş bölümünden kişilerin fiili görev süresi düzenlenip kontrol edildikten sonra Devir ve bu yılki izinleri belirtilip, kullanabileceği izin süresi sisteme girilir. ( Askerlik saydırma, Ücretsiz İzin Kullanma, İstifada geçen memuriyet dışı süreleri hesaplayıp, sürenin doğru girilmesi hak edilen izinler için önemlidir. İzin kartından Hizmet süresini kontrol edip devirlerin doğruluğundan emin olunuz.) Fiili görev süresini değiştirmek ve 1 2 düzenlemek için Devir izni giriş ekranında yer alan Valiz simgesine Mouse un sol düğmesi ile iki kez hızlıca tıklanır. Personelin Hakkettiği veya Kullanmadığı, Kullanılabilir, toplam izin hakkını belirttiği dönem ve devir izin giriş ekranıdır. Memuriyet giriş tarihi bu kısımdan değiştirileceği gibi Personel formundan güncellenmesi daha doğru ve hatasız işlem yapmanızı sağlayacaktır. Sayfa 30

37 PERSONEL İZİN FORMU İZİN KAYIT VE İZLEME Sayfa 31

38 PERSONEL İZİN FORMU İZİN KAYIT VE İZLEME Sayfa 32

39 SENDİKALI PERSONEL BİLGİLERİ Seçilim personelin sendika bilgilerini gösterir. Ayrıca aynı sendikada üye Aynı birimdeki personel listelenir ve özlüğünün bulunduğu birimde görevli personelin hangi sendikaya üye olduklarını ve daire temsilcisi ve diğer sendika yönetiminde görevli personelleri listeleyip raporlana bilen Yeni kayıt ve güncelleme yapa bildiğiniz bir formdur. 1- Seçili personelin bağlı olduğu birimde çalışan kişilerin üyesi olduğu sendikaların listelendiği alandır. 2- Seçili personel ile veya seçili sendikada üye olan aynı birimdeki personelin listelendiği alandır. 3- Seçili personelin özet bilgisi ile resmini göstermekle birlikte sendika bilgisinin kayıt edilip güncellendiği alandır. Yönetimde görevli olarak seçilir ise sendika yönetim listesinde listelenir. Temsilci olarak seçilir ise birim temsilcisi olduğunu gösterir. İl ve İlçe temsilcisi Yönetimde görevli alanı seçilip Sendika durumunda belirtilir. 4- Seçili personelin üyesi olduğu sendikada, üye olan diğer Aynı birimdeki personeli listeler. 6 kısımdaki seçimlere göre liste yenilenmektedir. 5- Seçili sendikanın Yönetimde görevli olan seçili personelin biriminde görevli personeli listeler. 6- Seçili sendikanın, Üye personel listesinin listeleme şeklini seçtiğimiz seçenekler yer alır. 7- Listelenen Sendika ve sendika üyelerinin sayısal özetine yer veren alandır. Sayfa 33

40 SENDİKALI PERSONEL BİLGİLERİ Seçili Kişinin Üyesi olduğu sendika adını Sendika Adı : karşısındaki alana Mouse ile iki kez tıklanarak açılan kutudan seçilir. Seçim alanında üyesi olunan sendika yok ise ( + ) tuşuna basılarak yeni bir sendika eklenir. Seçili kişinin sendikadaki rolü ( Sendikadaki Durumu ) Sadece üye ise Sendika Üyesi Yönetimde görevli ise sendikadaki pozisyonu belirtilir ve Sendika yönetiminde görevli seçeneği işaretlenir. Sendika ya giriş tarihi belirtilir, ayrılış tarihi sendika üyeliği devam edenler için başlama tarihi ile aynıdır! Sendikadan ayrılanlar Ayrılış tarihi belirtilip güncelle düğmesine basılıp üyelikten çıkartılır. Silme yalnızca hatalı veya fazla kayıt içindir. Seçili personelin sendikadaki konumunu raporlama ve listelemek için belirtilen özelliğidir. Yönetimde resmi olarak sendika tarafından görevlendirilmiş ise (Kanunen sendika çalışmaları için İzin Hakkı verilen Personel ) olarak tanımlamamız için Sendika Yönetiminde görevli seçeneğinin işaretlenmesi, Sendika yönetiminde yer alıp almamasına bakılmaksızın Birimde sendikayı temsil eden kişileri belirtmek için de Temsilci olarak görevli seçeneği işaretlenir. Bu kişilerin kanuni izin süreleri yoktur, birim temsilcisi olarak ifade edilir. Bir sendikadan ayrılış yapılmadan yeni sendika kaydı girilemez. Bir kişinin en fazla bir sendikaya üyeliği kabul edilebilir. Sayfa 34

41 SENDİKALI PERSONEL BİLGİLERİ Seçili personelin özlüğünün bulunduğu birimde kayıtlı personelin üyesi olduğu sendikalar listelenir. Bu alanda listelenen sendika isminde mutlaka kayıtlı bir üye yer almaktadır. sendika ismini seçip Mouse ile çift tıklandığında Sendikalı Personeller alanına kayıtlı üyeler listelenir. Sendika Yönetiminde görevli Personel ile sendikaya üye personelin listelendiği alanlardır. Seçilen sendika Mouse ile çift tıklandığında Bağlı Birimdeki Personelden o sendikada görevli ( Yönetimde yer alan ) ise Sendika Yönetiminde listelenir. Yönetimde yer alsa dahi Üye olarak Sendika üyeleri ile birlikte yeniden listelenir. Listelenen Üyelerin Bilgilerini görüntülemek için görüntülenecek üye satırı seçilip Mouse ile çift tıklanır. Sendikalı Personel ile Yönetim listesini yazdırabilirsiniz. Sendika bilgileri ( Sendika giriş ve çıkışları ) her ay değişiklik olması halinde güncellenir. Birimin Sendika durumunu ve dağılımını form üzerinden sayısal olarak görebileceğiniz gibi raporlama alanlarından da özet ve sayısal sorgular alabilirsiniz. ( Sorgu ve Raporlama Bölümüne Bakınız. ) Sayfa 35 41

42 DUYURULAR ve HABERLER Sisteme Kayıtlı PBS Kullanıcılarına ilan edilen seçilmiş Duyuru veya Haberlerin istatistiki bilgisini verir. Duyuru veya Haber Metni görüntüleme alanıdır. Aşağıda listelenen Duyuru veya Haberlerden birinin seçilip Mouse un sol düğmesine iki kez tıklandığında görüntülenir. Sisteme Kayıtlı PBS Kullanıcılarına ilan edilen Haberlerin Listesini gösterir. Sisteme Kayıtlı PBS Kullanıcılarına ilan edilen Duyuruların Listesini gösterir. PBS Kullanıcılarına ilan edilen Haberler Ekranın Sağ Alt Köşesinde sıra ile görüntülenir. Duyurular ise Görev Çubuğunun sağ tarafındaki program simgesinde Duyuru Baloncuğu olarak Ara ara görüntülenerek ilan edilir. Bu Haber veya Duyuruların kullanıcının dikkatinden kaçması veya tekrardan bakma ihtiyacını karşılayabilmesi için bu form tasarlanmıştır. Sayfa 36 42

43 IKY ORGANİZASYON VE SORUMLULUK GÖRÜNTÜLEME İnsan Kaynakları Personelinin sorumluluk alanı ve işleyişini kolaylaştırmak için Yalnız yönetici ve İK personelinin kullanımına açık olan bir formdur. Diğer kullanıcılar sadece kendi birimlerinin İKY temsilcisini görüntüleye bilirler Temsilci ve Sorumlu Bilgisini arama alanı Bir Personelin veya birimin İKY Temsilcisini Bulmak için arama alanıdır. 1- İnsan Kaynakları Personelinin listelendiği alandır. 2- Seçili İnsan Kaynakları Personelinin Özet bilgileri ile resminin görüntülendiği alandır. 3- Seçili İnsan Kaynakları Personelinin İzinli olması veya ulaşılamaması halinde masa ortağı ( Diğer Sorumlu ) olan kişinin resmini gösterir. Resme Mouse ile iki kez hızlıca tıklandığında bilgileri ile sorumluluk alanı görüntülenir. 4- Seçili İnsan Kaynakları Personelinin sorumluluk alanı görüntülenir. İş ve İşlemlerini takip ettiği personellerin birimlerinin listelendiği alandır. 5- Seçili İnsan Kaynakları Personelinin seçili sorumluluk alanında görevli Müdür, Müdür Yrd. ve Şeflerin listelendiği alandır. Sayfa 37

44 IKY ORGANİZASYON VE SORUMLULUK GÖRÜNTÜLEME 6- Seçili İnsan Kaynakları Personelinin seçili sorumluluk alanında görevli personellerin listelendiği alandır. 7- Seçili İnsan Kaynakları Personelinin seçili sorumluluk alanında görevli PBS kullanan özlük İş ve işlerinden sorumlu personellerin listelendiği alandır. Sayfa 38

45 PERSONEL ÖĞRENİM BİLGİSİ GİRİŞ Seçili personelin en son ki öğrenim durumu ve yabancı dilini kaydedip, güncellemek için kullanılan bir formdur. Ana Personel kayıt formundan girilen öğrenim bilgisinin detaylı giriş ve güncelleme alanıdır. Sadece öğrenim bilgisi güncellenecek ise bu alan kullanılır. Forma ulaşmak için CTRL + E veya İşlemler Başlık menüsünden Personel İşlemleri ndeki Kayıt işlemlerin den ulaşabilirsiniz. (? ) işaretine tıklayıp, form ile ilgili yardıma ulaşabilirsiniz. Bilgi girişi yapmak istediğiniz başlık önüne Mouse'un sol düğmesi ile iki defa hızlıca basılıp bilgi girişi yapılarak ENTER ile onaylanıp, diğer başlığa geçiş yapılır. Giriş yapılmayacak bir alan ise klavyeden ESC tuşuna basılıp, ilgili başlık Mouse'un sol tuşu ile iki kez hızlıca tıklanıp seçilerek yukarıdaki işlemler yenilenerek form doldurulup KAYDET düğmesine tıklanıp, öğrenim bilgisi güncellenir. Diploma bilgisi ; personel diplomasını veya öğrenim belgesini birim özlük memuruna teslim etmiş ise bu kısmı doldurulur. Teslim alındı seçeneği işaretlenir. Yabancı Dili kısmı mutlaka doldurulur. Türkçe Harici bir dili bulunmuyorsa ( Ana Dili haricinde ) Seçim olarak Türkçe seçilir. Sayfa 39

46 GEÇMİŞ HİZMET BİLGİSİ KAYIT VE RAPORLAMA Hizmet bilgisi girilecek veya görüntülenecek personel bilgisi ve resmi görüntülenir. Personeli Meslek hayatı boyunca görev yaptığı yer Gelir İdaresi veya diğer kuruluşlar olarak seçeriz. Seçime göre Birim adı seçim kutusuna ilgili birim adları listelenir. Personelin Seçili birimde özlüğü ile mi, yoksa geçici olarak görevlendirildiğini belirtiriz. Görev yapılan Birim seçilip, Birimde görev yaptığı unvanı da seçip, Görev yapılan tarih aralığını da belirtip, görev sırasında belirtilmesi gereken bir not var ise onu da girip, EKLE düğmesine basarız. Seçili personelin iş hayatına başladığı ( SSK veya Emekli Sandığı ) tarihten itibaren görev yaptığı Kurum ve kuruluşlar ile bağlı birimlerini gösterir listedir. GİB de ( Gelir İdaresi Başkanlığı ) personelinde Hizmet dökümü yıllar itibariyle girilmiş askerlik ve ücretsiz izin ile değişen terfi tarihleri gösterilmiştir. Bu kayıtlarda Sadece Birime başlama ve birimden ayrılışların gösterilmesi yeterlidir. İlk kayıt güncellenip, son ayrılış kaydındaki ayrılış tarihi güncellenerek diğer kayıtlar silinebilir. Daha sonra aynı birimde görev yapmışsa başkaca kayıt açılması zorunludur. Kayıtlarda tarih araları ( Görev süreleri ) önemlidir. Kayıtlar ( Tarihsel Sıralama ) tarih kronolojisine göre takip edilmektedir. Sayfa 40

47 SERVİS BİLGİSİ KAYIT VE RAPORLAMA Seçili Personelin Şuanda görev yaptığı ( Özlüğünün bulunduğu birim ) görevlendirildiği servis adını seçeriz. Görevin seçili servisteki niteliğini belirtiriz. Aslen görev yazısı yazılı olan servis mi, Ek görev mi, yoksa geçici olarak mı görevlendirildiği belirtilir. Görevlendirilen serviste hangi görevi gerçekleştirdiği belirtilir. Sicil Servisi Yoklama Memuru, Muhasebe Servisi Veznedar gibi Serviste görevlendirme tarihleri ve servisteki görevinin bir açıklama veya bir özellik belirtilmesi gerekiyorsa açıklama bölümünü doldurup, Görevlendiren amir seçilir. Geçmiş bilgiler giriliyor ise; şuan ki amirin seçilmesinde sakınca yoktur. Gerekli alanlar doldurulduktan sonra EKLE düğmesine basılıp kayıt eklenir. Seçili personelin, Seçili birimde görev yaptığı servis bilgilerini listeleyen alandır, Hali hazırda görev yaptığı servisten başka servis bulunmamakta ise, bu alan boş bırakılır. Ek görev veya geçici verilen servisler bu alana girilir. Personel formundaki servis bilgisi resmi görev yazısı olan asli servisini gösterir. Hatalı Kayıt girilmiş ise ilgili kayıt seçilip klavyeden DEL veya (-) Eksi tuşuna basıp, silinir. Kayıt bilgisini düzeltmek için ilgili kayıt Mouse un sol düğmesi hızlıca iki kez tıklanır. Serviste görevi bitmiş ise ayrılış tarihi girilip, kayıt güncellenir, silinmez! Sayfa 41

48 GÖREVLENDİRME KAYIT VE RAPORLAMA Memur, Şef ve Müdür Yrd. Görevlendirmelerinin girildiği Form Görevlendirme formudur. Seçili Personelin Özlüğünün bağlı olduğu servis tarafından yapılan tüm görevlendirmelerin girildiği bu formda öncelikle görevlendirme sırasındaki unvanı ve görevi seçilir. Görevlendirme ile ilgili açıklama veya bilgi girilmesini gerektirir bir durum var ise açıklama alanı doldurulur. Bu alandaki Tüm kayıtlar Unvana görevlendirme olarak girilmektedir. Sadece Başka bir birimdeki görevi için özlüğünce olur alınmış ise Geçici Görevli Seçeneği seçilir. Asli görevlendirmeler kayıt edilmez. Görevlendirme şekli Önemli bir seçenektir. Görevlendirmenin kategorisini belirler ve raporlamalar da doğru listelerde yer almasını ve istatistiki bilgilerde doğrulama sağlar. Görevlendirme Şef ise şef Müdür Yrd. İse Müdür Yrd. Ve diğer görevlendirmeler memur olarak seçilir. Memur Kategorisi Mükkeffer memur Listesini verir. Görevlendirme devam eden kayıtlarda ayrılış tarihi Görevlendirme tarihi ile aynıdır. Görevlendirme son bulduğunda ilgili kayıt seçilerek Mouse un sol düğmesi hızlıca iki kez tıklanıp kayıt yüklenir ve ayrılış tarihi güncellenir. Sayfa 42 48

49 HAZIR PERSONEL FORMLARI Kamu personelinin iş ve işlemlerinde ihtiyaç duyduğu bildirim ve dilekçelerin çıktısının alınması için hazırlanmış olup, bu forma ulaşmak için Klavyeden F3 tuşuna basıp veya Başlık menüsündeki Duyurular menüsünün alt başlığı olan Hazır Formlar seçeneğine tıklanarak ulaşabilirsiniz. Seçili Personelin özet bilgi ve resmi görüntülenir. Kayıtlı hazır formların otomatik doldurulması için Seçimli seçenek işaretlenirse görüntülenen Personelin bilgileri formun ilgili yerlerine yazdırılarak görüntülenir. Bilgisayarınızda kayıtlı olup formu görüntülemek istediğiniz ofis uygulamasını seçtiğiniz alanlar görüntülenir. Programa eklenen hazır formların listesini göstermektedir. Yukarıdaki bölümdeki otomatik doldur seçeneği işaretli ise yazdırılmak istenen form seçilerek Yeşil Excel simgesi çift tıklanıp yazdırılır. Hazır form listesinden seçilen form Mouse ile çift tıklanıp yazdırılır ise form boş olarak görüntülenir. Formları görüntüleyemiyorsanız, PBS programını tamamen kapatıp, Programı çalıştırdığınız simge üzerinde Mouse işareti üzerindeyken Mouse un sağ düğmesine basıp açılır listeden Yönetici olarak çalıştır diyerek programa giriş yapınız. Yine de çıktı alamıyorsanız ofis uygulamasının lisans bilgilerini kontrol ediniz. Sayfa 43

50 PERSONEL EMEKLİLİK HESAPLAMA VE BİLGİLENDİRME Emeklilik Bilgisi Hesaplanan ve Raporlanan Personelin özet bilgisi ile resmi görüntülenir. Emeklilik tarihinin hesaplanması için gerekli tarih bilgileri ile yaklaşık emeklilik tarihini gösterir bilgi alanı Yaklaşık Emeklilik tarihi şimdiki tarihten ileri bir tarih ise emekliliğe kalan süreyi geçmiş bir tarih ise emekliliğin geçtiği süreyi gösterir. Emeklilik tarihinin hesaplanması için gerekli tarih bilgilerini yıl olarak çevirip, görüntülemektedir. (?) Emeklilik hesaplama ve görüntüleme ile ilgili yardım bilgisini görüntülemek için Mouse un sol tuşu ile tıklamanız yeterlidir. Sayfa 44

51 PERSONEL ÖNCEKİ GÖREV YERİ BİLGİLENDİRME Seçili personelin özet bilgisini ve resmini göstermektedir. Seçili personelin bir önce atama işleminin tarihi ile Önceki biriminde göreve başladığı tarihi göstermektedir. Seçili personelin önceki görev yerinin adını verir. Seçili personelin Atama işlemini yapan ve yapıldığı tarihi göstermektedir. Sayfa 45

52 PBS GENEL HABER EKRANI PBS Programının 3.Bölümü olan alt kısmında Ekranın en sağında yer alır. Sıra ile insan kaynakları tarafından ilan edilen haberleri belli zaman aralıklarında görüntüler. Programı ilk çalıştırdığınızda çıkan haberler yeni ve önemli olanlardır. Haberleri takip edemiyorsanız. 1 Bölüm deki Duyuru Menüsüne tıklayarak Tüm Haberler ve Duyuruları görüntüleyebilirsiniz. Haber görüntüleme Alanının En üstte yer alan ilk satır; haber başlığı 2. ve sonrasındaki satırlar haber metnini göstermektedir. En üstte ikon veya resim habere dikkat çekmek için görüntülenmektedir. Sayfa 46

53 PBS SAYISAL ANALİZ / ÖZET TABLO 2 1 Veri tabanında kayıtlı bilgiler ışığında Grafiksel ve liste olarak Sayısal verileri görüntüleyen görsel bir raporlama alanıdır. Raporlanan Birim bölümü boş ise raporlama tüm kayıtlar üzerinden gerçekleşir. Birim eklemek için alanı seçip klavyeden ( + ) düğmesine tıkladığımızda seçili personelin özlüğünün kayıtlı olduğu birim eklenir ve o birimi seçerek kayıtlarını raporlayabiliriz. Ayrıca programın Sol tarafındaki Birimlerin listelendiği alandan raporlanmasını istediğimiz birimi seçip, bu alana sürükleyip, seçtiğimizde o birim kayıtları raporlanır. Birimi listeden silmek için Klavyeden (-) veya DEL tuşunu kullanırız. 2 1 Sayfa 49

54 2 1 3 Raporlama tarih aralığı raporlama kaç günlük onu gösteren alandır. Raporlanan Kişinin kullandığı izin bilgisini göstermektedir. Raporlama çeşitlerini göstermektedir. Raporlama ne kadar geniş ve kapsamlı ise bekleme süresi o kadar artacaktır. Listelemek istediğiniz alanı seçip bekleyiniz. Her raporlamayı (Oluşturulan Listeyi ) yazdırmak için lütfen LİSTE düğmesine basınız. Düğmeyi göremiyorsanız CTRL + P harfine basmanız yeterlidir. Yazdırma alanı çıkacak ve uygun Office yazılımını seçip, listeyi alabilirsiniz. Seçili personelin özlüğünün bağlı olduğu birimle ilgili bazı istatistiki bilgileri raporlayıp bu alanda listelenir. Listeler arasında klavyenin ok tuşları veya Mouse unuz ile gezebilirsiniz. Raporlamalar referans olarak oluşturulmaktadır. Seçili tarih arası ve raporlama seçeneğini kontrol ederek çıktıları daha doğru ve hızlı oluştura bilirsiniz. Sayfa 49

55 Diğerleri Menüsü Programın işleyişine artı olarak katılan özellikleri barındırmaktadır. Dernek ve sendikalar hakkında bilgiler ile bazı mükellef istatistikleri ile bu kısımda değineceğimiz yönetim şemaları gibi 1 Yönetim şemasının listelediği yöneticilerin üst amirini göstermektedir. Grup Müdürlerinde Başkan, Müdürlerde grup Müdürü gibi. Listelenen Yöneticileri Kimlik Kartı Olarak Göstermektedir. Görsel olarak kayıtlar arasında gezinmek kolay olması için bu şekilde tasarlanmıştır. Burada yer alan yöneticiler alt kısımda liste olarak görüntülenir. Yazdırmak istediğimizde bu listeyi yazdıra biliriz. YAZDIR düğmesi olarak kullanılır. Listelenen verileri Excel ve benzeri ofise uygulamasına aktarmak için kullanılır. Kimlik kartı üzerine çift tıklandığında 1 kısımdaki bilgiler doldurulur. Listelenen alanda seçilen personel Mouse ile çift tıklandığında programın sol kısmında resim ve kısa bilgi olarak görüntülenir. Bu kısım Raporlamak ( Gösterilmesini istediğimiz ) istediğimiz Yönetici gurubunu seçtiğimiz alandır. Müdür ve Grup Müdürü genel veriler olmakla birlikte diğer Müdür Yrd. veya Şeflerde birim seçilmez ise Kayıtlı tüm şef ve Müdür yardımcıları listelenecektir. GÖSTER ve KAPAT düğmeleri seçim alanının altında yer almaktadır Kullanıcı yetkisine göre bu alanda Grup müdürü seçilirse listelenmez müdür seçilirse Birim amiri listelenir kutuda birim adı görüntülenir. Müdür Yrd. Ve Şefler Kullanıcının bağlı olduğu birimde görevli olan yönetici olarak görüntülenir. Yönetici yetkisi olanlarda bu kısıtlamalar olmamaktadır. Sayfa 49

56 PBS RAPORLAMA EKRANI (Servis - Adres ) 1 PBS Programına Kayıtlı Birimler içindeki kayıtları belirtilen kriterlerde raporlamak-tadır. Raporlama Kriterleri seçildikçe Liste ayrıntılı sorgulama yaparak sonuçlandırılır. Yapılan Sorgular Görüntülenen Birim içindeki kayıtlarla sınırlıdır. Örneğin Dairenizi Görüntülenecek Birim Haznesine Taşıdığınızda Kayıtları ile ilgili Listeleme Ayraçlarının içeriği doldurulur. Aramak istediğiniz Kriter Kutucuklarda yok ise O birimde böyle bir kayıt yer almadığı içindir. Fazladan Sorgulamaları ortadan kaldırmak için bu şekilde tasarlanmıştır. 1- Görüntülenecek Birimler : Teşkilat Yapısı menüsün den İlgili Birim Adları listelenir. Listelenen Birim Adı seçilerek görüntülenecek Birimler Alanına sürüklenerek Birimler Eklenir.Birden Fazla Birim Eklenirse Kriter bir Birim seçilerek belirtilir ve Tümünü Listele Düğmesi ile Sonuçlar Listelenir. Tek bir Birim için, Birim Seçilip Listele düğmesine basılır. Tüm Kayıtları Görüntülemek için Tüm Kayıtlar Seçeneği seçilir. Listeden Çıkartmak için (-) veya DEL tuşuna basılır, Tümünü Silmek İçin Temizle Düğmesine basılır. ( Görüntülenecek Birim alanı Seçilip (+) tuşuna Basılırsa En son görüntülenen Birim eklenir, SHIFT (Üst Karakter) ile Mouse Sol tuşu Aynı Anda basılırsa Tüm Birimler Eklenir.) Not: Diğer seçenekler Analiz edilirken Tüm kayıtlar Seçeneğinin seçili olmadığından emin olunuz. Tüm kayıtlar işaretlendiğinde hiçbir ayracı dikkate almadan listelenen birimdeki tüm personeli listeler. Sayfa 50

57 PBS RAPORLAMA EKRANI (Servis - Adres ) Listeleme Ayraçları: 2 Raporlamak istediğiniz alanların işaretini seçip Raporlama değişkenini seçeriz. Her seçilen değişken aramayı detaylandıracaktır. Birbirine zıt alanlar seçilirse raporlama sıfır çıkacaktır. Örn. Yardımcı Hizmetler Sınıfı Seçilip, Yoklama Memuru unvanlı olanları göster derseniz Raporlama hatalı olacaktır. Bu unvan idari Hizmetler birimine tabidir. ( Kutucuğu İşaretli Olan Ayraç Kullanımdadır.) Görüntülenecek birim seçildiğinde tüm kutucuklar otomatik olarak birimdeki bilgilere göre seçilir ve hizalarında sadece o bilgiye ait kişi sayıları görüntülenir. LİSTELE butonuna basıldığında görüntülenen birimler bölümünde seçili olup, işaretli alanlarda seçili bilgiye göre bir liste oluşturup 3 ile gösterilen alanda Personel bilgilerinin bir özeti ile listelenir.listelenmeyen kişiler zorunlu bilgileri ile adres bilgisi girilmemiş olan personeldir. Yapılan sorguların doğru olabilmesi için bilgilerin doğru ve güncel olması gerekmektedir. Bu nedenle adres değişikliklerinin değişiklik itibariyle hemen daireye bildirilip, güncellenmesi gerekmektedir. TÜMÜNÜ LİSTELE butonuna basabilmeniz için birden fazla birim bilgisini görüntülenecek birimler alanına eklemelisiniz. Bu seçenek çıktısı referans olarak seçili birimde yer alan değişkenler ile ortak olan personel kayıtları listelenir. Referans birimde aradığınız değer yok ise başka birimlere tıklayıp referans verilerinizi seçebilirsiniz. İstediğiniz kriterlerin hepsinin olduğu bir birim yok ise zaten listelenecek veri yoktur. Sayfa 51

58 PBS RAPORLAMA EKRANI (Servis - Adres ) Adres sorgulamasını ayrıntılandırmak istemiyorsanız mahalle ayracının işaretini kaldırıp, ilçeye göre arama yapabilirsiniz. Böylelikle o ilçede oturanların hepsi listelenir eğer başkaca bir ayraç eklemediyseniz. (Örn: Karşıyaka da oturan Gelir Uzmanı ve Erkek personelleri listelemek isterseniz. Üç ayraç kullanmış olursunuz; İlçe, Unvan ve cinsiyet ) 3 3- Sonuçların Listelenmesi: Listelemiş olduğunuz kayıtlar arasında Mouse ile tıklayıp dolaşabilir, Listelenen personelin resmi ve kısa bilgisini görüntüleyebilirsiniz. YAZDIR düğmesine tıkladığınızda liste Excel benzeri bir ofis uygulamasına aktarılıp açılacaktır. Açılan Formdaki bilgileri istediğiniz şekilde kullanmak veya saklamak için başkaca bir boş form açıp oraya aktarmak zorundasınız çünkü form yalnız çıktı üretmek için tasarlanmıştır, bilgiler raporlamak için verilmiştir. Formu kapatıp tekrar açarsanız kullanamazsınız. Arama kriterlerine göre bilgi eksik veya boş çıkıyorsa Personel bilgilerinde Servis ve adres bilgilerinin güncellenmediği veya hatalı yapılmış olduğundan personel bilgilerini güncelleyip raporlamayı yeniden çalıştırınız. Sayfa 52

59 PBS RAPORLAMA EKRANI Listeleme Ayraçları: 3 2 Raporlama alanlarının tasarımı ve kullanımı aynıdır. Tek farklı nokta arama kriteri ve oluşturulan çıktı seçenekleridir. Bu raporlamada öne çıkan özellikler Öğrenim durumu hizmet süreleri ile yaş bu ana faktörlere göre yaklaşık sonuçlar üretmektedir. Hizmet Yılı personel kısmında Memuriyet giriş olarak girilen tarihe göre hesaplanmaktadır. Askerlik süresini hizmete saydırıp yıllık izin de hizmet süresine ekletenlerde farklılık çıkabilir. Sözleşmeli personellerde de 24 günlük izin kullanabilmeleri için memuriyet giriş tarihleri sembolik olarak girilmiştir. Sonuçları buna göre değerlendiriniz. 1- Görüntülenecek Birimler: PBS RAPORLAMA EKRANI (Servis - Adres ) Bölümünde anlatıldığı gibi Programın sol kısmında listelenen birimleri sürükleyerek veya seçili kişinin bağlı olduğu birimi eklemek için (+) tuşuna basarak ekleriz (-) tuşu ile listeden seçili birimi sileriz. Tümünü silmek için TEMİZLE düğmesine basarız. Sayfa 53

60 PBS RAPORLAMA EKRANI Sonuçların Listelenmesi: Sayfa 54

61 Sayfa 55

62 1 3 2 Sayfa 56

63 3 3- Sonuçların Listelenmesi: Sayfa 57

64 Sayfa 58

65 Sayfa 59

66 Sayfa 60

67 Sayfa 61

68 Sayfa 62

69 PROGRAM GÜNCELLEME Programın otomatik olarak değiştirilen dosya parçalarını internete bağlanıp, bilgisayarınıza indirip, kullana bilir hale getirir. Güncelleme Programı çalıştırıldığında internetten güncellenmesi gereken dosya listesi yüklenir. (1) İhtiyacınız olan bozuk dosyayı işaretleyip yükleme için seçeriz. Listenin fazla dosya içermesi süresinde güncellemeleri takip edemeyen kullanıcılar için seçenek olarak bekletilmesi nedeniyledir. Seçim işlemi sonrasında yüklemeyi başlatmak için (2) YÜKLE düğmesine basıp, yüklemeyi başlatmış olunur, Yükleme işleminin durumunu (3) görsel olarak takip edebilir, (4) Rapor ekranında yüklemenin aşamalarını takip edebilirsiniz. Yüklemenin tamamlandığını (3) bölümden görebilirsiniz. Yüklemede sorun olduğunu veya yükleme geçmişini saklamak için KAYDET düğmesine basarak raporu kayıt edebilirsiniz. (5) KAPAT düğmesine basarak güncelleme programını kapatmış ve işleminizi tamamlamış olursunuz. Yükleme sonunda değiştirilen dosya 0 (sıfır ) kb yer kaplıyorsa yükleme gerçekleşememiş seçilen dosyalar güncellenememiş demektir. Runtime Error hatası ile karşılaşır ve programı çalıştıramazsınız. Güncelleme dosyasını yeniden çalıştırıp, Seçili dosyaları yüklemeyi yeniden deneyin. Sayfa 48