5. ÜNİTE. Üniteye Hazırlık

Transkript

1 Veri Tabanı Uygulamaları 5. ÜNİTE Veri tabanı Uygulamaları Üniteye Hazırlık 1. Kişisel verilerin bilgisayar ortamında nasıl saklandığını araştırınız. 2. Ülkemizde devlet kurumları milyonlarca kişinin bilgisini nasıl tutmaktadır? Araştırınız. 3. Okuldaki bilgisayarda bir öğrenci hakkında hangi bilgiler tutulmaktadır? Araştırınız. 5. Veri tabanı programları hangi amaçla kullanılmaktadır? Araştırınız. 141

2 Bilgi ve İletişim Teknolojisi A. BAŞLANGIÇ Konuya Hazırlık 1. MS Access programını bilgisayarımıza nasıl yükleriz? Araştırınız. 2. Günümüzde kullanılan veri tabanı programları hangileridir? Araştırınız. MS Access bir veri tabanı programıdır. Bir konuyla ilgili çok sayıda verinin tutulmasına, depolanmasına ve belli bir mantık içerisinde gruplara ayrılmasına veri tabanı denir. Veri tabanı programları; bilgisayara verilerin toplanması, toplanan verilere erişimi, istenilen veriler üzerinde değişiklik yapılmasını ve istenilen verilerin listelenmesini sağlayan bir yapıdır. 1. Veri Tabanıyla İlk Adımlar a. Veri Tabanı Uygulamasını Açma Veri tabanı programı MS Access i açmak için Başlat menüsüne tıklanır, açılan menüden Tüm Programlar seçeneği seçilir, gelen menüden Microsoft Office seçeneği altında yer alan Microsoft Office Access programına tıklanır. Bu işlemler sonrasında karşımıza MS Access program penceresi gelecektir (Resim 5.1). Başlık Çubuğu Menü Çubuğu Veri Tabanı Araç Çubuğu Görev Bölmesi Durum Çubuğu Resim 5.1: MS Access penceresi MS Access uygulaması ekranında; Başlık Çubuğu, Menü Çubuğu, Durum Çubuğu ve Görev Bölmesi alanları bulunmaktadır. Bu ekranda sadece Veri Tabanı Araç Çubuğu standart olarak bulunmaktadır (Resim 5.1). b. Mevcut Veri Tabanını Açma MS Access veri tabanı programı yüklendiğinde örnek veri tabanı olan Northwindde bilgisayara yüklenir. Bu veri tabanı dünya çapında gıda maddesi ihracatı ve ithalatı yapan Northwind Traders adında hayal ürünü bir şirketin satış verilerini içerir. Northwind bizim yapacağımız veri tabanı uygulamaları için örnekler oluşturmaktadır. MS Access in çalışma mantığını anlamak için kendi verilerinizi girmeden önce mevcut veri tabanının verileriyle deneme yapabilirsiniz. 142

3 Veri Tabanı Uygulamaları Mevcut veri tabanı olan Northwind i açmak için aşağıdaki adımları takip edelim: 1. Yardım menüsü altında bulunan Örnek Veri Tabanları komutunu seçelim. 2. Örnek Veri Tabanları komutu altından Northwind Örnek Veri Tabanı komutuna tıklayalım (Resim 5.2). Resim 5.2: Örnek veri tabınını açma Böylece Northwind örnek veri tabanı açılmış olacaktır (Resim 5.3). Açılan veri tabanında; Tablolar, Sorgular, Formlar, Raporlar, Sayfalar, Makrolar ve Modüller bulunmaktadır. Bu nesnelerin işlevleri aşağıdaki gibidir: Tablolar: Veri tabanının ana bileşeni ve bilgilerin tutulduğu yer tablodur. Bir veri tabanında ilk olarak tablolar, ardından Resim 5.3: Northwind örnek veri tabanı penceresi tablolar esas alınarak diğer bölümler oluşturulur. Hazırlanan bir veri tabanında birden çok tablo bulunabilir. Sorgular: Bu bölümde; hazırlanan tablolarda tutulan kayıtlar arasından, belli şartları taşıyanlar görüntülenebilir, bu kayıtlar üzerinde işlem yapılabilir veya bu kayıtlarla yeni bir tablo oluşturulabilir. Formlar: Formlar hazırlanarak mevcut tablolara bilgiler kolayca girilebilir ve tablolardaki bilgiler daha anlaşılır bir biçimde görüntülenebilir. Raporlar: Bu bölüm, tablolardaki bilgileri belirli bir düzende kâğıda dökebilmek için kullanılır. Sayfalar: Veri erişim sayfasında, veri tabanında kaydedilen veriler görüntülenebilir, istenen verilere ekleme yapılabilir, düzenlenebilir veya işlenebilir. Sayfa aynı zamanda Excel gibi başka kaynaklardan gelen verileri de kapsayabilir. Makrolar: Veri tabanında birden fazla işlemi bir defada yapmak için tasarlanan küçük program parçalarıdır. Modüller: Access te başka küçük program parçacıkları hazırlamak da mümkündür. Bu bölümde Visual Basic programı kullanılarak program parçaları da yazılabilir. c. Veri Tabanı İçindeki Kaydı Değiştirme MS Access veri tabanı programında oluşturduğumuz bir tablodan verileri değiştirmek için aşağıdaki adımları takip edelim: 143

4 Bilgi ve İletişim Teknolojisi 1. Açık olan mevcut Northwind veri tabanı dosyasının Nesneler bölümünden Tablolar bölümüne tıklayalım (Resim 5.3). 2. Ekrana gelen hazırlanmış tablolar listesinden Categories e çift tıklayalım. Categories tablosu açılacaktır. Resim 5.4: Kayıt değiştirme 3. Category Name sütunundan Beverages metnini seçelim ve yerine İçecek metnini yazalım (Resim 5.4) Bir kayıt üzerinde değişiklik yapıldıktan sonra diğer kayıtlara geçildiğinde son yapılan değişiklik otomatik kaydedilir. Çalışma Etkinliği Category Name sütunundan Confections metni yerine Tekstil metnini yazınız. ç. Kaydetme Açık olan veri tabanı üzerinde değişiklik yapıldığında çalışmaların kaydedilmesi gerekir. Kayıt işlemi için aşağıdaki seçeneklerden biri kullanılır: 1. Dosya menüsünden Kaydet komutunu kullanmak. Resim 5.5: Kaydetme penceresi 2. Klavyeden CTRL+S tuşlarına birlikte basmak. 3. Araç çubuğu üzerinde bulunan Kaydet ( )simgesine tıklamak. Yukarıdaki seçeneklerden herhangi biri seçildiğinde karşımıza Resim 5.5 teki Farklı Kaydet penceresi açılır. Buradan bir tablo ismi verilerek Tamam düğmesine tıklanır. d. Veri Tabanını Kapatma Üzerinde çalıştığımız veri tabanını kapatmak için aşağıdaki seçeneklerden biri kullanılır: 1. Dosya menüsünden Çıkış komutunu vermek. 2. MS Access penceresinin sağ üst köşesinde bulunan kapat ( ) simgesine tıklamak. 3. Klavyeden ALT + F4 tuşlarına birlikte basmak. e. Yardım Fonksiyonlarını Kullanma MS Access veri tabanı uygulamasında bir konuyla ilgili yardım almak için aşağıdaki adımları takip edelim: 1. Yardım menüsünü açalım. 144

5 Veri Tabanı Uygulamaları 2. Açılan menüden Microsoft Office Acces Yardımı komutunu tıklayalım. 3. Ekranın sağ tarafına Yardım penceresi açılır (Resim 5.6). 4. Ara kutucuğuna aramak istediğimiz bir veya birden fazla anahtar sözcüğü yazalım ve Aramayı Başlat ( ) simgesine tıklayalım. Arama sonucunda bulunan konular altta listelenecektir. Ek Bilgi Access Yardım penceresini açmak için ayrıca klavyeden F1 tuşu kullanılabilir. Yardım penceresini açmanın diğer bir yolu da Veri Tabanı Araç Çubuğu üzerinde bulunan Microsoft Office Access Yardımı ( ) simgesine tıklamaktır. Resim 5.6: Access yardımı görev bölmesi Çalışma Etkinliği Access Yardım penceresinde Tablolar metnini aratarak tablolar hakkında bilgi edininiz. 2. Temel Ayarları Yapma a. Veri Tabanı Uygulamasının Sayfa Görünümünü Değiştirme MS Access veri tabanında nesnelerin sayfa görünümünü değiştirmek için ilk önce hazırlanmış nesne açılır ve Görünüm menüsünden istenilen görünüm tipi seçilerek değişiklik uygulanmış olur. b. Araç Çubuğu Özelliklerini Değiştirme MS Access uygulaması ekranında bulunan araç çubuklarını kaldırmak veya yenilerini eklemek için aşağıdaki adımları takip edelim: 1. Görünüm menüsündeki Araç Çubukları altından Özelleştir komutunu seçelim (Resim 5.7). 2. Açılan Özelleştir penceresinden Araç Çubukları sekmesine tıklayalım ve burada bulunan listedeki araç çubuklarını işaretleyerek aktif hâle gelmelerini sağlayalım. Resim 5.7: Araç çubukları penceresi 145

6 Bilgi ve İletişim Teknolojisi Değerlendirme Soruları 1. Bir konuyla ilgili çok sayıda verinin tutulmasına ve depolanmasına ne denir? A) Tablolama B) Veri Tabanı C) Bilgi İşlem D) Verileme E) İnternet 2. MS Access veri tabanı programı kurulduğunda bilgisayara yüklenen örnek veri tabanı ismi nedir? A) Northwind B) Access C) Örnek veri D) Traders E) WordAccess 3. Veri tabanında birden fazla işlemi bir defada yerine getirmek için hazırlanan ve kullanılan küçük program parçalarına ne ad verilir? A) Tablo B) Rapor C) Sayfa D) Sorgu E) Makro 4. MS Access veri tabanında nesnelerin sayfa görünümünü değiştirmek için kullanılan menü aşağıdakilerden hangisidir? A) Biçim B) Dosya C) Görünüm D) Pencere E) Düzen 5. Access Yardım penceresini açmak için kullanılan klavye tuşu aşağıdakilerden hangisidir? A) F1 B) F2 C) F3 D) F4 E) F5 146

7 Veri Tabanı Uygulamaları B. BİR VERİ TABANI YARATMA Konuya Hazırlık 1. İnsanlar hafızalarında ne gibi bilgileri gruplandırarak tutmaktadır? Tartışınız. 2. Veri tabanlarına bilgi kaydetmenin bir sınırı var mıdır? Araştırınız. MS Access te veri tabanı oluşturmadan önce mutlaka iyi bir planlamaya ihtiyaç vardır. Oluşturulacak veri tabanını nerelerde, kimlerin, hangi amaçlar için kullanacağı ve içerisinde hangi nesnelerin olması gerektiği açıkça belirtilmelidir. Ayrıca veri tabanını hazırlayan kişinin bu kıstasları çok iyi analiz etmesi ve verileri ona göre hazırlaması gerekmektedir. 1. Temel İşlemler a. Veri Tabanını Planlama ve Tasarlama İyi bir veri tabanı oluşturmanın en önemli adımı planlama ve tasarlamadır. Veri tabanı tasarlamada, tasarımın amacı ve ne için kullanılması gerektiği belirlenmelidir. Tasarım aşamasında aşağıdaki kıstaslar dikkate alınmalıdır: 1. Hazırlayacağınız veri tabanını kimler kullanacaksa onlarla konuşunuz. 2. Veri tabanının hangi raporları oluşturmasını istiyorsanız taslağını çiziniz. 3. Veri tabanında verilerinizi kaydetmek için kullandığınız formları bir araya getiriniz. 4. MS Access te Tabloları, sorguları ve diğer nesneleri oluşturmadan önce tasarımınızı kâğıt üzerinde oluşturmak ve üzerinde çalışmak iyi bir fikirdir. Ayrıca tasarlamakta olduğunuz veri tabanına benzeyen ve iyi tasarlanmış veri tabanlarını da inceleyebilirsiniz. 5. İyi tasarımlanmış bir veri tabanı genellikle gerek duyduğunuz bilgileri gösteren farklı türde sorgular içerir. 6. Tasarımda diğer bir adım da veri tabanınızda gerek duyduğunuz alanları belirlemektir. Veri tabanında her alan belirli bir konuyla ilgili bir olguyu içerir. Örneğin, ürünlerinizle ilgili hangi olguları bulundurmak istersiniz? Düşünün: Ürünün adı, üretim tarihi, üretim yeri, içindekiler ve son kullanma tarihi. Belirlediğiniz bu olguların her biri için ayrı ayrı alan oluşturmanız gerekecektir. 7. Ayrıca oluşturacağınız veri tabanında ana nesne olan tabloları belirlemelisiniz. Her tablo bir konu hakkında bilgi içermelidir. Daha önce belirlediğiniz olgulardan yararlanarak alan listenizi oluşturunuz. Bu liste ihtiyaç duyduğunuz tablolara ilişkin ipuçları sağlar. Tasarım aşaması tamamlandığında öncelikle MS Access programında oluşturacağımız veri tabanlarını kaydetmek için Belgelerim klasörü içindeki MS Office Uygulamalarım klasörünün içerisine MS Access Uygulamalarım adlı bir klasör oluşturunuz. Ardından aşağıdaki adımları izleyerek veri tabanı oluşturabilirsiniz: 147

8 Bilgi ve İletişim Teknolojisi 1. Dosya menüsünden Yeni seçeneğini tıklayınız. Yeni Dosya penceresi görev bölmesinde açılacaktır. 2. Yeni Dosya penceresinden Boş veri tabanı seçeneğini seçiniz. 3. Ekrana Yeni Veri Tabanı Dosyası penceresi gelecektir (Resim 5.8). 4. Kayıt Yeri olarak daha önce oluşturulan MS Access Uygulamalarım klasörünü seçiniz. 5. Dosya adı bölümüne Öğrenci İşleri ismini giriniz. Resim 5.8: Yeni veri tabanı dosyasının kaydı penceresi 6. Oluştur düğmesine tıkladığınızda tablo belirtilen konumda oluşturulur. 7. Bu işlemler sonrasında ekrana Öğrenci İşleri veri tabanı dosyasının açılmış olduğu görülür (Resim 5.9). Resim 5.9: Öğrenci işleri veri tabanı penceresi 148

9 Veri Tabanı Uygulamaları b. Tablo Oluşturma Hazırladığımız veri tabanına ana bileşen olan tablo oluşturmak için aşağıdaki adımları takip edelim: 1. Açık olan Öğrenci İşleri Veri Tabanı penceresinde Nesneler bölümünden Tabloları seçelim (Resim 5.9). 2. Sağ taraftaki seçeneklerden herhangi birisini seçelim. Açılan penceredeki (Resim 5.10) tabloda ilk sütuna alan adları tanımlanır, ikinci sütuna alanın veri Resim 5.10: Tasarım görünümünde tablo penceresi türü belirtilir. Tanım bölümü ise o alanla ilgili açıklama satırıdır. Aşağıda tabloda veri türleri ve açıklamaları verilmiştir: VERİ TÜRLERİ Metin Not Sayı Tarih/Saat Para Birimi Otomatik Sayı Evet/Hayır Köprü OLE Nesnesi AÇIKLAMA Alfabetik ve sayısal türde her türlü bilgi veya işlem gerektirmeyen bilgilerin girilebildiği alan türüdür. Bu alan maksimum 255 karakter bilgi alır. Bir tablo alanı için metin türünün uzunluğu yetmiyorsa not türü seçilebilir. Bu tür alanlara karaktere kadar bilgi girilebilir. Üzerinde işlem yapılabilecek sayısal verilerin girilebileceği alan türüdür. Alan boyutunu belirlerken aşağıdaki boyut türleri seçilebilir 1. Bayt : 0 ile 255 arasında değer alabilir. 1 Bayt yer tutar. 2. Tamsayı : ile arasında değer alabilir. 2 Bayt yer tutar. 3. Uzun tamsayı : ile arasında değer alabilir. 4 Bayt yer tutar. 4. Tek ve Çift : Çok büyük sayılar ve ondalık kesirler için kullanılır. 15 basamak sayıyı tutar, üstünü ise 10 üssü olarak yazar. 4-8 Bayt yer tutar. 5. Ondalık Sayı : 28 basamağa kadar sayı tutar. 12 Bayt yer tutar. Tarih ve saat türündeki bilgilerin girilmesi için kullanılır. Parasal değerler için tanımlanır. Bu alanda 15 basamak tamsayı, virgülden sonra da 4 basamak bilgi tutulabilir. Bu bilgi alandaki sayı değeri girilen her yeni kaydın numarası otomatik olarak tutulur. Bu bilgi alanı iki sonuçlu bilgiler için kullanılır. Evet/Hayır, Açık/Kapalı, Doğru/Yanlış gibi veriler tutulur. İnternet adresi gibi bir yere bağlantı kurmak için bu veri türü kullanılır. Bu alana girilen veriye tıklanırsa yazılı olan İnternet adresine bağlantı kurulur. Resim, ses, film gibi nesnelerin veri tabanına eklenmesini sağlar. 149

10 Bilgi ve İletişim Teknolojisi Ek Bilgi Tanım sütununa alanla ilgili açıklayıcı bilgi yazılabilir. Ancak bu sütuna herhangi bir bilgi girme zorunluluğu yoktur. Çalışma Etkinliği Aşağıdaki gibi örnek bir tablo oluşturmaya çalışınız. 1. Tasarım görünümündeki tabloda Alan Adı sütununu tıklayınız ve ilk alan için Sıra Nu. metnini yazınız. Bilgisayar otomatik olarak Veri Türü sütununa varsayılanı Metin yapar. Siz Veri Türü nü Otomatik Sayı olarak değiştiriniz. 2. Diğer alanları da Resim 5.11 deki gibi doldurunuz. Resim 5.11: Tablo tasarım görünümü 3. Tablo oluşturma işlemini tamamladıktan sonra tasarım penceresini kapatınız. 4. Kapatırken tablo üzerinde yaptığınız değişiklikleri kaydetmek isteyip istemediğiniz sorulacaktır. Evet diyerek değişiklikleri kaydediniz. 5. Daha sonra ilk defa oluşturduğunuz bu tablonun isminin ne olacağını soran bir pencere gelir (Resim 5.12). Herhangi bir isim vererek Tamam düğmesine tıkladığınızda tablo veri tabanınıza eklenecektir. Resim 5.12: Tablo kaydı farklı kaydet penceresi tıklanabilir. c. Tablo İçinde Hareket Etme Tablo içinde hareket etmek için herhangi bir hücre tıklanabilir veya yön tuşları kullanılarak hücreler arasında hareket edilebilir. Aynı kayıttaki alanlar arasında hareket etmek için Tab tuşu kullanılabilir. Ek Bilgi Bir hücreye girilen bilgi içerisinde home ve end tuşları kullanılarak başa veya sona gidilebilir. Veri tabanı penceresini öne getirmek için F11 tuşu kullanılır. 150

11 Veri Tabanı Uygulamaları ç. Tabloya Veri Girme Veri tabanı penceresi açıkken Tablolar nesnesinden oluşturduğumuz ÖĞRENCİ BİLGİLERİ tablosunu seçelim. Aç düğmesine tıklayarak tablonun açılmasını sağlayalım. Açılan Tabloda her satır ayrı bir kayıt tutar. Tablomuza yeni kayıt eklemek için tablonun en altında bulunan boş satır kullanılır. Tablomuzdaki boş satıra yeni kayıt girilmeye başlar başlamaz bu satırın bir altına yine boş bir satır oluşturulduğunu görürüz. Tablo alanlarına bilgi girildikten sonra Enter tuşuna basılarak bir sonraki alana geçilebilir. Siz de tablonuza Resim 5.13 teki gibi örnek bilgiler giriniz. Resim 5.13: Öğrenci bilgileri tablosu Tabloya bilgi girişi sırasında bazı sütunların gizlenmesi istenilebilir. Bunun için aşağıdaki adımları takip edelim: 1. Biçim menüsünden Sütunları Göster seçeneğini seçelim (Resim 5.14). 2. Buradan gizlemek istediğimiz alanın işaretini kaldırarak Kapat düğmesine tıklayalım: Çalışma Etkinliği ÖĞRENCİ BİLGİLERİ tablosunda Doğum Tarihi alanını gizleyiniz ve daha sonra tekrar gösteriniz. 2. Anahtarları Tanımlama a. Birincil Anahtarı Tanımlama Resim 5.14: Sütunları göster penceresi Birincil anahtar, işlemlerin hızını artırmak ve tabloyu diğer tablolardaki yabancı anahtarlarla ilişkilendirmek için kullanılır. Birincil anahtar olarak tanımlanacak alana girilen veri, tabloda o alandaki her kayıttan farklı olmalıdır. Örneğin, Cep telefonu, T.C. Kimlik Nu., Müşteri Nu., Sipariş Nu. gibi. Tabloda bir birincil anahtar tanımlamak için aşağıdaki adımları takip edelim: 1. Daha önce oluşturduğumuz Öğrenci İşleri veri tabanı dosyasını açalım. 2. Tablolar nesnesine tıklayarak Öğrenci Bilgileri tablosunu seçelim ve Tasarla düğmesine tıklayalım. Tablomuz tasarım görünümünde açılacaktır. 3. Tablomuzun alanlarından benzersiz olan ve veri girilebilecek alan sadece Numarası olduğundan birincil anahtar olarak tanımlayabiliriz. 151

12 Bilgi ve İletişim Teknolojisi 4. Numarası alanı üzerinde sağa tıklayalım ve açılan menüden Birincil Anahtarı seçelim (Resim 5.15). 5. Dosya menüsünden Kaydet komutuna tıkladığımızda tablo birincil anahtar tanımlanmış olarak kaydedilecektir. b. İndeks Oluşturma Resim 5.15: Öğrenci bilgileri tablosu MC Access te bir veri tabanı tablosundaki belirli bilgiye hızlı erişim sağlamak için Dizin kullanılabilir. Dizin bir veri tabanı tablosundaki bir veya daha fazla sütunun değerlerini sıralayan bir yapıdır. Örneğin, ÖĞRENCİ BİLGİLERİ tablosunun SOYADI sütunu. Belirli bir eleman soyadına göre aranıyorsa dizin, tablodaki tüm satırları aramaya göre daha hızlı bir şekilde bilgi alınmasına yardım eder. Dizin oluşturmak için aşağıdaki adımları takip edelim: 1. ÖĞRENCİ BİLGİLERİ tablosunu Tasarım görünümünde açalım. 2. Görünüm menüsünden Dizinler seçeneğine tıklayarak Dizinler penceresinin açılmasını sağlayalım. 3. Dizinler penceresini Resim 5.16 daki gibi dolduralım. 4. Bu işlemlerden sonra penceremizi kapatalım. Ek Bilgi Resim 5.16: Öğrenci bilgileri penceresi Dizin oluşturmak için tablomuz tasarım görünümünden açıkken Araç çubuğunda bulunan Dizinler ( ) simgesini tıklayabiliriz. Çalışma Etkinliği ÖĞRENCİ İŞLERİ tablosunda, NUMARASI alanını azalan olarak belirleyiniz. 3. Tablo Tasarımı a. Tablo Özelliklerini Değiştirme Daha önce oluşturulan ÖĞRENCİ BİLGİLERİ tablosunun özelliklerini değiştirmek için aşağıdaki adımları takip edelim: 1. Doğum Tarihi alanı üzerinde farenin sağ tuşuna tıklayalım ve açılan menüden Satır Ekle yi seçelim. 2. Yeni açılan satıra ADRES adını girelim ve veri türünü Metin olarak ayarlayalım. 152

13 Veri Tabanı Uygulamaları 3. Böylece yeni bir kayıt alanı oluşturmuş oluruz. 4. ADRES alanını fare yardımıyla en alta alalım. 5. Böylece tablomuz Resim 5.17 deki tasarım görünümünü alır. b. Alan Özelliklerini Değiştirme Resim 5.17: Tabloda değişiklik ÖĞRENCİ BİLGİLERİ tablosunun alan özellikleri üzerinde değişiklik yapabiliriz. Bunun için aşağıdaki adımları takip edelim: 1. Öncelikle tablomuzu tasarım görünümünde açalım. 2. Numarası alanı için Alan Boyutu bölümüne Tamsayı, Gerekli bölümünü ise Evet olarak belirleyelim (Resim 5.18). 3. Adı alanı için Alan boyutu 15, Giriş Maskesine on beş tane yan yana? karakteri koyalım. Böylece bu alana sadece alfabetik değer girilebilir. Gerekli bölümünü ise Evet olarak seçelim (Resim 5.19). 4. Soyadı alanı özelliklerini Adı alanıyla aynı yapalım. 5. Tablomuzu kaydedelim. Böylece tablomuzun alan özelliklerini değiştirmiş olduk. Resim 5.18: Adı alanı özellikleri Resim 5.19: Numarası alanı özellikleri 4. Veri Tabanını Güncelleme a. Tablodaki Verileri Değiştirme Tablodaki bir veriyi değiştirmek için aşağıdaki adımları takip edelim: 1. Veri tabanı penceresi açıkken Tablolar nesnesinden oluşturduğumuz ÖĞRENCİ BİLGİLERİ tablosuna çift tıklayarak tablomuzun açılmasını sağlayalım. 153

14 Bilgi ve İletişim Teknolojisi 2. Sıra Nu. 3 olan kaydın Adı alanındaki Mustafa verisine tıklayalım ve Mert Mustafa şeklinde değiştirelim (Resim 5.20). 3. Enter tuşuna basarak değişikliğin aktif olmasını sağlayalım. Resim 5.20: Tablodan veri değiştirme b. Tablodaki Verileri Silme Açık olan ÖĞRENCİ BİLGİLERİ tablosu üzerindeki bir veriyi silmek için aşağıdaki adımları takip edelim: 1. Sıra Nu. 2 olan kaydın Doğum Tarihi alanında bulunan verisini fare yardımıyla seçelim. 2. Klavyeden Delete tuşuna basalım. Böylece kaydımızın bu verisi silinecektir (Resim 5.20). c. Veri Tabanına Kayıt Ekleme Tabloya yeni bir kayıt eklemek için aşağıdaki adımları takip edelim: 1. ÖĞRENCİ BİLGİLERİ tablosunu aktif hâle getirelim. 2. Ekle menüsünden Yeni Kayıt seçeneğine tıklayalım. 3. İlk alanda Resim 5.21 deki yeni verileri yazalım, ardından sonraki alana gitmek için klavyeden ENTER veya TAB (sekme) tuşuna basalım. 4. Her alandaki veri girişini tamamladıktan sonra Dosya menüsünden Kaydet seçeneğine tıklayarak kaydedilmesini sağlayalım. Ek Bilgi Resim 5.21: Kayıt ekleme Tabloyu kaydetmek için Tablo Veri Sayfası araç çubuğu üzerinde bulunan Kaydet ( ) simgesine tıklanır. Veri girerken bir yanlışlık yapılmış ise Geri Al ( ) simgesine tıklanarak işlem geri alınabilir. Bulunulan alanda yapılan değişiklikleri iptal etmek için klavyeden ESC tuşuna basılır. 154

15 Veri Tabanı Uygulamaları ç. Veri Tabanından Kayıt Silme Mevcut veri tabanı tablomuzdaki Sıra Nu. 2 olan kaydı silmek için aşağıdaki adımları takip edelim: 1. ÖĞRENCİ BİLGİLERİ tablosunu aktif hâle getirelim. 2. Sıra Nu. 2 olan kaydın en solundaki kutucukta iken farenin sağ tuşuna tıklayıp açılan menüden Kayıt Sil seçeneğini tıklayalım (Resim 5.22). 3. Açılan pencerede bu kaydı silmek isteyip istemediğimiz sorulacaktır. Evet düğmesine tıklayarak işlemi onaylayalım. Resim 5.22: Kayıt silme Ek Bilgi Kayıt silmek için silmek istenilen kayıt üzerinde iken Delete tuşuna basılır veya araç çubuğu üzerinde bulunan Kayıt Sil ( ) simgesine tıklanır. Değerlendirme Soruları 1. Veri tabanı ana bileşenlerinden biri aşağıdakilerden hangisidir? A) Sorgu B) Sayfa C) Form D) Tablo E) Modül 2. Tablomuzdaki alanların hangi veri türlerini içerebileceğini belirleyen özellik aşağıdakilerden hangisidir? A) Veri düzeni B) Veri türü C) Veri çeşidi D) Veri biçimi E) Veri yapısı 3. Aşağıdaki veri türlerinden hangisi, bilgi alanına iki sonuçlu veriler girmek için kullanılır? A) Metin B) Köprü C) OLE D) Not E) Evet/Hayır 4. Aşağıdakilerden hangisi Alan Özellikleri iletişim kutusunda alana belirtilen koşullara göre veri girmek için kullanılır? A) Geçerlilik Kuralı B) Biçim C) Varsayılan Değer D) Gerekli E) Sıralı 5. Tablo içinde aynı kayıttaki alanlar arasında hareket etmek için hangi tuş kullanılır? A) Alt B) Tab C) Ctrl D) Enter E) End 155

16 Bilgi ve İletişim Teknolojisi C. FORMLARIN KULLANIMI Konuya Hazırlık 1. Bir işe başvuran kişiden form doldurmasını istemenin faydaları nelerdir? Tartışınız. 2. Sınıflarda oturma planı yapılmasının amacı nedir? Tartışınız. MS Access veri tabanı programında Form nesnesi, özellikle veri tabanına kolay bir şekilde veri girilmesi veya verilerin daha anlaşılır bir şekilde görüntülenmesi için kullanılır. Oluşturulan tablo açıldığında aynı anda birçok kayıt görülebilir. Formda birçok kayıt yerine tek bir kayıt ve o kayda ait veriler bir ekranda belirli bir düzen içerisinde görüntülenir. Form ekranı kullanılarak tabloya bilgi girilebilir veya değişiklik yapılabilir. 1. Form Oluşturma a. Basit Bir Form Oluşturma Daha önce oluşturduğumuz Öğrenci İşleri veri tabanı dosyasına bir form oluşturmak için aşağıdaki adımları takip edelim: 1. Öncelikle Öğrenci İşleri veri tabanı dosyasını açalım. 2. Veri tabanı penceresinde Nesneler bölümünden Formlar seçeneğine tıklayalım. 3. Gelen seçeneklerden Sihirbazı Kullanarak Form Oluştur seçeneğini seçelim. Karşımıza Resim 5.23 teki Form sihirbazı penceresi gelecektir. Bu pencerede formumuzda hangi tablolardan, hangi verilerin yer alacağını belirleriz. Birçok tablo veya sorgudan seçim yapabiliriz. İlk önce Tablolar ve Sorgular dan hangi tablodan veri alınacağı belirlenir ve daha sonra bu tablonun alan isimleri Kullanılabilir Alanlar bölümünde görülür. Bu alanlardan kullanılmak istenen seçilir ve Taşı ( ) simgesine tıklanarak Seçili Alanlar bölümüne alınır. Tüm alanlar alınmak istenirse Tümünü Taşı ( ) simgesine tıklanır. 4. Tablolar ve sorgular bölümünden ÖĞRENCİ BİLGİLERİ tablosunu seçelim. 5. Kullanılabilir Alanlar bölümünden tüm alan isimlerini Tümünü Taşı ( ) simgesine tıklayarak Seçili Alanlar bölümüne aktaralım ve İleri düğmesine tıklayalım. Resim 5.23: Form sihirbazı 1. adım penceresi 156

17 Veri Tabanı Uygulamaları Karşımıza çıkan Resim 5.24 teki pencerede bizden formumuza bir yerleşim düzeni seçmemiz istenmektedir. 1. Sütunlu seçeneğini seçelim ve İleri düğmesine tıklayalım. 2. Erkana gelen pencereden forma hangi stili uygulamak istediğimizi belirleyelim (Resim 5.25). Resim 5.24: Form sihirbazı 2. adım penceresi 1. Uluslararası stilini seçelim ve İleri düğmesine tıklayalım. 2. Son aşamada Resim 5.26 daki pencerede formumuz için başlık olarak ÖĞRENCİ FORMU metnini yazalım ve Son düğmesine tıklayalım. Resim 5.25: Form sihirbazı 3. adım penceresi Resim 5.26: Form sihirbazı 4. adım penceresi Oluşturduğumuz form, ekranımızda görüntülenecektir (Resim 5.27). Resim 5.27: Öğrenci formu penceresi 157

18 Bilgi ve İletişim Teknolojisi b. Formları Kullanarak Veri Tabanına Bilgi Girme Form kullanarak veri tabanına bilgi girmek için aşağıdaki adımları takip edelim: 1. Öğrenci İşleri veri tabanı dosyasını açalım. 2. Veri tabanı penceresinde Nesneler bölümünden Formlara tıklayalım. 3. Açılan pencerede daha önce oluşturduğumuz ÖĞRENCİ FORMU seçeneğine çift tıklayarak formumuzun açılmasını sağlayalım. 4. Yeni kayıt eklemek için Yeni Kayıt ( ) simgesine tıklayalım. Karşımıza böylece boş bir form penceresi açılacaktır. 5. Bu pencereye Resim 5.28 deki verileri girelim. Resim 5.28: Yeni kayıt ekleme penceresi 6. Dosya menüsünden Kaydet seçeneğine tıklayarak kayıt işlemini tamamlayalım. 2. Form Görüntüsünü Değiştirme Hazırlanan formların görüntüsünü değiştirmek için formun tasarım görünümünde açılması gerekir. Bu işlem için aşağıdaki adımları takip edelim: 1. Öğrenci İşleri veri tabanını dosyasını açalım. 2. Nesneler bölümünden Formlar nesnesine tıklayalım ve ÖĞRENCİ FORMU nu Tasarım ekranında açalım. 3. Görüntü değişiklerini yapmak için daha önce hazırladığımız formumuz tasarım görünümünde açılacaktır. 4. Değişikliklerimizi açılan bu form üzerinde yapalım ve kaydederek işlemi tamamlayalım. a. Metni Biçimleme Tasarım görünümünde açılmış formda verilerin metin biçimini değiştirmek için aşağıdaki adımları takip edelim: 1. Sıra Nu. alan ismini fare yardımıyla seçelim. 2. Biçimlendirme araç çubuğundan Yazı Tipini Tahoma, Yazı Tipi Boyutunu 10, Kalın, Yazı Tipi Rengini Yeşil olarak belirleyelim. 3. Bir önceki adımı her alan ismi için tek tek uygulayalım ve son aşamada formumuzu kaydedelim. Çalışma Etkinliği Formdaki alan isimlerinin Yazı Tipini Arial, Yazı Tipi Boyutunu 12, Kalın, Yazı Tipi Rengini de Mavi olarak değiştiriniz. 158

19 Veri Tabanı Uygulamaları b. Arka Plan Renklerini Değiştirme Form Tasarımında arka plan rengini değiştirmek için aşağıdaki adımları takip edelim: 1. Alanlara veri girişi için kullanılan metin kutularından Sıra Nu. alan ismini seçelim. 2. Biçimlendirme araç çubuğundan Dolgu/Arka Plan Rengi olarak Açık Sarı rengini seçelim. 3. Bir önceki adımı her veri girişi metin kutusu için tek tek uygulayalım. 4. Tasarım görünümümüz Resim 5.29 daki gibi olacaktır. Bütün bu değişiklikler sonrasında formumuzu kaydedelim. Resim 5.29: Form görünümünü değiştime c. Şekil ya da Grafik Dosyası Ekleme Forma şekil ya da grafik dosyası eklemek için aşağıdaki adımları takip edelim: 1. Öncelikle ÖĞRENCİ FORMU nu tasarım görünümünde açalım. 2. Ekle menüsünden Resim seçeneğine tıklayalım. 3. Gelen Resim Ekle penceresinde bilgisayarımızdaki mevcut resimlerden birini seçelim ve Tamam düğmesine tıklayalım. Resim 5.30: Forma şekil ya da grafik dosyası ekleme 4. Tasarım ekranına gelen resmin kenarlarında bulunan noktalardan tutarak uygun boyuta getirelim ve resmi istediğimiz bir konuma yerleştirelim. 5. Tasarım görünümümüz Resim 5.30 daki gibi olacaktır. Son olarak formumuzu kaydedelim ve işlemimizi tamamlayalım. Çalışma Etkinliği Formunuzun alt bölümüne bir çiçek resmi yerleştiriniz. ç. Nesnelerin Sıralanışını Değiştirme Formumuza ait her bir nesnenin yerini değiştirmek mümkündür. Bunun için Tasarım görünümünde açık olan formdaki mevcut nesnelerden birini tıklayarak istediğimiz yere sürükleyebiliriz. Böylece tüm nesnelerimizi istediğimiz konumda ekranda düzenleyebiliriz. 159

20 Bilgi ve İletişim Teknolojisi Değerlendirme Soruları 1. Veri tabanına kolay bir şekilde veri girilmesini veya görüntülenmesini sağlayan nesne aşağıdakilerden hangisidir? A) Tablo B) Sorgu C) Form D) Rapor E) Makro 2. Oluşturduğumuz formlarda bulunan simgesinin görevi aşağıdakilerden hangisidir? A) Son Kayıt B) İlk Kayıt C) Yeni Kayıt D) Bir Sonraki Kayıt E) Kayıt Sil 3. Tasarım görünümünde açık olan formdaki değişiklikleri kaydetmek için aşağıdaki menülerden hangisi kullanılır? A) Dosya D) Düzen C) Biçim D) Ekle E) Araçlar 4. Formumuza şekil ya da grafik dosyası eklemek için aşağıdaki menülerden hangisi kullanılır? A) Dosya B) Düzen C) Biçim D) Ekle E) Araçlar 5. Tasarım görünümünde formumuzda bulunan verilerin metin biçimini değiştirmek için hangi araç çubuğu kullanılır? A) Standart B) Veri tabanı C) Biçimlendirme D) Düzen E) Metin Biçimi 160

21 Veri Tabanı Uygulamaları Ç. BİLGİYE ERİŞİM Konuya Hazırlık 1. Kütüphanelerde araştırma yaparken aradığınız bir kitabı bulmak için hangi yöntemlere başvurursunuz? 2. Verileri filtreleme ifadesi size ne çağrıştırıyor? Açıklayınız. Oluşturduğumuz veri tabanı dosyasında, birden çok tablo üzerinde belirlediğimiz kriterlere uygun kayıtlara ulaşmak isteyebiliriz. Bizim tam olarak belirlediğimiz koşulları karşılayan verileri bulmak ve almak için bir Sorgu oluştururuz. Hazırladığımız bir sorguyla birden çok kaydı aynı anda değiştirebilir, silebilir veya verilerimiz üzerinde hesaplamalar yapabiliriz. 1. Temel İşlemler a. Veri Tabanı Programını Kurma ya da Veri Tabanı Oturumuna Girme Oluşturulan veri tabanı dosyalarında tüm kullanıcıların nesnelere erişimi ve üzerinde değişiklik yapmaları çok büyük problem oluşturabilir. Veri tabanı kullanıcı hesapları oluşturularak kullanıcılara veri tabanındaki bilgi ve kaynaklara erişimde belirli ayrıcalıklar sağlanır. Grup hesabı, birkaç tane kullanıcı hesabı içerir ve grubun veri tabanındaki nesnelere erişimini ve izinlerini denetlemek ve yönetmek için bir yol oluşturur. Oturum açma işlemleri için aşağıdaki adımları takip edelim: 1. Daha önce oluşturduğumuz Öğrenci İşleri veri tabanını dosyasını açalım. 2. Araçlar menüsünden, Güvenlik seçeneğinden, Çalışma Grubu Yöneticisi ne tıklayalım. 3. Açılan Çalışma Grubu Yöneticisi penceresinden Katıl a tıklayalım (Resim 5.31). 4. Karşımıza gelen Çalışma Grubu Bilgi Dosyası penceresinden Tamam düğmesine tıklayarak işlemlerimizi tamamlayalım (Resim 5.32). Resim 5.31: Çalışma grubu yöneticisi penceresi Resim 5.32: Çalışma grubu bilgi dosyası penceresi b. Verilen Kriterlere Dayanarak Kayıt Bulma Doğru bilgiye ulaşmak için elimizde bazı kriterler (ipuçları) olması gerekmektedir. Örneğin, bulunduğumuz şehirde binlerce kişi arasından ismini bilmediğimiz bir kişiye ulaşmak için onunla ilgili bazı kriterler ortaya koyarak aradığımız kişiye ulaşmamız mümkündür. Kişinin cinsiyeti, yaş aralığı, yaklaşık boyu, kilosu, teninin rengi, mesleği gibi kriterler listemizi binlerce kişiden birkaç kişiye düşürebilir. Oluşturduğumuz veri tabanlarında da yüzlerce hatta binlerce kayıt arasından bazı özel kayıtlara ulaşmamız gerekebilir. Bizim bu kayıtlara ulaşmamız için bazı koşullar öne sürmemiz gerekecektir. Veri tabanı dosyamızda bu ihtiyacımız için Sorgu nesnesi kullanılmaktadır. 161