Eskişehir Osmangazi Üniversitesi Turizm ve Otel İşletmeciliği Yüksekokulu. Microsoft Access Ders Notları. Doç.Dr. Yaşar SARI.

Transkript

1 Eskişehir Osmangazi Üniversitesi Turizm ve Otel İşletmeciliği Yüksekokulu Microsoft Access Ders Notları Doç.Dr. Yaşar SARI Aralık-2013

2 I İ Ç İ N D E K İ L E R Sayfa No GİRİŞ VERİTABANI SİSTEMLERİ Temel Kavramlar Veritabanı Sistemlerinin Özellikleri Veritabanı Sistemleri ACCESS NESNELERİ Veri Tipleri MS-ACCESS İN ÇALIŞTIRILMASI MS-ACCESS İ KAPATMA MS-ACCESS İN GENEL YAPISI Yeni Veritabanı Oluşturmak Görünümler Tablo Oluşturmak Tabloya Kayıt Girmek Form Oluşturmak Sorgu Oluşturmak Rapor Oluşturmak

3 - 1 - GİRİŞ Access Microsoft firması tarafından geliştirilmiş Microsoft Office paketi içinde yer alan ve Windows işletim sistemi altında çalışabilen bir veritabanı uygulama yazılımıdır. Her ne kadar yakın zamanda Office 2013 piyasaya sürülmüşse de burada hali hazırda yaygın kullanımı devam eden Office 2010 içinde yer alan Access 2010 anlatılacaktır. Veritabanı, bir konuyla ilgili çok sayıda kaydın tutulduğu bir bilgi havuzu olarak nitelendirilebilir. Veritabanı yazılımları, veritabanı adı verilen bir veri dosyasında bilgi havuzunu oluşturmak ve bu veri veritabanı dosyasından istenilen bilgi ya da bilgi grubunu istenilen şekilde alıp kullanabilmeye olanak sağlamaktadır. Piyasada Open Office, Star Office gibi bir çok başka Office yazılımı ve her Office yazılımı içinde de bir veri tabanı uygulama yazılımı bulunmaktadır. Bununla birlikte piyasada en çok kullanılan olması ve kolay kullanımı nedeniyle burada Microsoft Office paketi içinde yer alan MS-Access veri tabanı uygulama yazılımı anlatılacaktır. İlk başta kelime-işlem için Word, tablo-grafik için Excel, sunum için Powerpoint, veri tabanı için Access ve işlemleri için Outlook yazılımlarını ayrı ayrı üretip piyasaya süren Microsoft firması 1995 yılının başında bu yazılımları bir paket içinde birleştirerek Office 95 adıyla piyasaya sürmüştür. Daha sonra söz konusu bu paketi ilgili firma sürekli geliştirerek Office 97, Office 2000, Office XP (2002), Office 2003, Office 2007, Office 2010 ve Office 2013 olarak yeni versiyonlar halinde piyasaya sürmeye devam etmiştir. Burada Office 2010 içinde yer alan Access 2010 anlatılacaktır. 1. VERİTABANI SİSTEMLERİ Bilgi çağında veriyi düzenli-planlı saklamak, veriye hızlı ulaşmak, değişik veriler arasında ilişkiler kurmak ve kullanmak önemli hale gelmiştir. Bu ihtiyaçları genel olarak Veritabanı Sistemleri denilen yazılımlar karşılamaktadır. Veritabanı sistemleri belli standartlar çerçevesinde veriye ulaşma, veri güvenliği gibi hizmetler vermektedir. Üçüncü parti yazılımlar ile veritabanı sistemleri üzerinden veri kayıt sistemleri için çözümler geliştirilir Temel Kavramlar Veri Bir anlamı olan ve kaydedilebilen gerçekler olarak ifade edilmektedir. (Bir kişinin ismi, adresi, telefon numarası vs.). Olguların, kavramların veya talimatların, insan tarafından veya otomatik yolla, iletişim, yorumlama ve işleme amacına uygun bir biçimde ifadesidir (ANSI Tanımı)

4 - 2 - Veritabanı Sistematik erişim imkanı olan, yönetilebilir, güncellenebilir, taşınabilir, birbiri arasında tanımlı ilişkiler bulunabilen veriler kümesine verilen isimdir. Mini-dünya Hakkındaki bilgilerin bir veritabanında saklandığı, gerçek dünyanın belli bir parçası olarak ifade edilmektedir. Bir üniversitedeki öğrenci ve ders bilgileri gibi. Veritabanı Yönetim Sistemi (VYS) Bilgisayarda saklanacak bir veritabanının yaratılmasını ve bakımını sağlayacak yazılım paketine verilen isimdir. Veritabanı Sistemi (VTS) Veritabanı Sistemi, verinin kendisi ve veriyi kullanan uygulamaların oluşturduğu bütün olarak ifade edilmektedir Veritabanı Sistemlerinin Özellikleri Verilerin düzenli kümesidir, Birbiriyle ilişkili verilerden oluşur, Gereksiz tekrarlardan arındırılmıştır, Çok kullanıcıya destek verir, Erişim veritabanı yöneticisi tarafından denetlenir, Performans ve güvenlik dikkate alınmıştır, Farklı veritabanı sistemleri arasında veri aktarımı standartlar üzerinden yapılabilir, SQL ismi verilen bir standart sorgulama dili ile veriler sorgulanabilir, değiştirilebilir Veritabanı Sistemleri Oracle MySQL Access SQL Server Postre SQL Sybase Vs. 2. ACCESS NESNELERİ Tablo, sorgu, form, rapor, makro, modül ve sayfalar Access nesneleridir. Tablo: Veritabanının temel nesnesi tablolardır. Bilgilerin asıl tutulduğu yer tablodur. Diğer veritabanı nesneleri tablolar esas alınarak oluşturulur. Bir veritabanında birden çok tablo

5 - 3 - bulunabilir. Tablolar satırlar ve sütunlar biçiminde düzenlenmiştir. Her bir satır kayıt (record), her bir sütun ise alan (field) olarak adlandırılan bilgilere karşılık gelir. Sorgu: Tablolardaki çok sayıda kayıt içerisinden istenilen kriterlere uyan kayıtları seçerek görebilmek için kullanılan bir nesnedir. Form: Tablolara bilgi girişini kolaylaştıran ve daha anlaşılır bir ekran görüntüsü ile çalışmayı sağlayan nesnelerdir. Paket programlardaki kullanıcı ara yüzü olarak düşünülebilir. Rapor: Tablolardaki bilgileri kağıda aktarabilmek için değişik şekillerde sayfa dizaynları oluşturmak için kullanılır. Makro: Birkaç Access komutunun tek bir işlem sonucunda yapılabilmesini sağlamak için kullanılır. Modül: Makrolar ile aynı amaç için programlama dili komutları ile yazılan küçük program parçalarıdır. Sayfa: Tablo bilgilerinin Internet ya da intranet üzerinden kullanılmasını sağlayan bir tür web sayfasıdır Veri Tipleri Tarih/Saat: Tarih ve saat türündeki bilgiler için tanımlanır. Sayı: Rakamlardan oluşan veri türleridir. Metin: Alfabetik ifadelerden oluşan (isim, soyad gibi) verilerdir. Not: Açıklama bilgilerinden oluşan uzun verilerdir. Arama Sihirbazı: Birden çok veri içinden bir verinin seçilmesini sağlayan liste ya da açılır pencere tipinde veri girişine olanak sağlayan yapıyı oluşturmayı sağlar. Para birimi: Parasal değerler için tanımlanır. Bu tür alanlara 15 basamak tamsayı, ondalıktan sonra da 4 basamak bilgi girilebilir. Otomatik sayı: Bu tür alandaki sayı değeri girilen her kayıtta otomatik olarak artar. Evet/Hayır: Mantıksal alan türüdür. İki ihtimalli bilgiler için kullanılır. Köprü: Internet üzerinden bağlantı kurulacak web adresleri girilecekse bunun için köprü türü alan tanımlanır. Bu alandaki bilgiye tıklandığında eğer internet bağlantısı varsa belirtilen web adresine gidilebilir. OLE nesnesi: Veritabanına resim, ses, film gibi nesnelerin eklenmesi için kullanılır. 3. MS-ACCESS İN ÇALIŞTIRILMASI Microsoft Access programı değişik şekillerde çalıştırılabilir: Ya da : 1. Başlat düğmesini tıklayın. 2. Farenin okunu Tüm Programlar üzerine getirin. 3. Microsoft Office ve Microsoft Office Access 2010 seçeneği üzerini tıklayın.

6 - 4 - Eğer bilgisayarınızın masaüstü ekranında Microsoft Access e ait kısayol simgesi varsa bu simgeyi çift tıklayın. 4. MS-ACCESS İ KAPATMA Microsoft Access programını kapatmanın da değişik yolları vardır: Office düğmesinden Kapat komutunu tıklayın. Ya da : Alt tuşunu basılı tutarak D tuşuna arkasından da K tuşuna basın. Ya da : Ctrl tuşunu basılı tutarak W tuşuna basın. Ya da: (Alt tuşunu basılı tutarak F4 işlev tuşuna basın. Ya da : Ctrl tuşunu basılı tutarak F4 işlev tuşuna basın. NOT: Access den çıkmadan önce hazırladığınız veri tabanı dosyasını, tablo, sorgu, form ve sayfaları son haliyle kaydetmiş olmalısınız. Eğer kaydetmediyseniz Access size kaydedip kaydetmeyeceğinizi soracaktır. Vereceğiniz karara göre çıkan seçeneklerden birini tıklayarak Access den çıkarsınız ya da Access de kalarak veri tabanı tasarımı işlemine devam edersiniz. 5. MS-ACCESS İN GENEL YAPISI MS-Access çalıştırıldığında standart olarak aşağıdaki şekilde görüldüğü gibi Access üzerinde veri tabanı tasarım çalışmalarının yapıldığı ana ekran görüntüye gelir.

7 Access programı çalıştırıldığında Yeni boş bir veritabanı oluşturulabilir, Daha önce oluşturulan bir veritabanı dosyası açılabilir, Hazır şablon veritabanları kullanılarak yeni bir veritabanı dosyası oluşturulabilir Yeni Veritabanı Oluşturmak Yeni boş veritabanı başlığı altında yer alan Boş veritabanı tıklandığında ekranın sağına oluşturulacak veritabanı dosyasının adını ve konumunu belirleyebileceğimiz aşağıda görülen iletişim ekranı görüntülenir. Burada veritabanı adı ve kaydedilecek konum seçildikten sonra oluştur düğmesi tıklanarak veri tabanı dosyası oluşturulmuş olur. Not: Access 2003 ün dosya uzantısı.mdb iken Access 2010 nunki.accdb dir. Bizim veri tabanı dosyasına verdiğimiz isme bu uzantı eklenir. Örneğin: Veritabanı1.accdb gibi. Oluştur düğmesi tıklandığında veri tabanı dosyasından yararlanarak tablo, sorgu, form ve rapor gibi tasarımları oluşturmak üzere aşağıdaki görüntü ekrana gelir: Bu görüntüdeki seçeneklerden yararlanarak tablo, sorgu, form ve rapor oluşturulabileceği gibi, değişik görüntü modlarına geçilebilir veya oluşturulan tasarımlar kaydedilebilir.

8 Görünümler MS-Access de Alanlar yada Giriş sekmesi altında yer alan yanda görüldüğü gibi Görünümler grubundaki Görünüm düğmesi tıklanarak görüntülenen Veri sayfası görünümü, Tasarım görünümü gibi değişik görünümlerde çalışmak mümkündür. Not: Görünüm düğmesi tıklanarak görünüm listesinden istenilen görünüm türüne geçilebilir Tablo Oluşturmak Veritabanı dosyasının veri deseni ve verinin değişik alanlarla ilişkilendirilmesi Tablo seçeneği altında yapılmaktadır. Örneğin bir kayda ait hangi özelliklerin girilmesi için hangi alanlar oluşturulacak, alan türleri ne olacak, alanlara kaç karakterlik bilgi girilecek vb. gibi. Tablo oluşturmak için Oluştur sekmesi altında yer alan Tablolar grubundan Tablo düğmesi tıklanır. Bu durumda yeni oluşturulan tablo için aşağıdaki veri sayfası görünümü ekrana gelecektir. Tablo oluşturulurken Tasarım görünümünde çalışmak daha kolaydır. Bunun için Görünüm düğmesi tıklanarak Tasarım görünümü ne geçilir. Tasarım görünümü tıklandığında tablo ya bir isim verilmesi istenir. Burada isim olarak Tablo1 verilmiştir. İstenilen isim yazılıp Tamam düğmesi tıklandığında aşağıdaki tasarım görünümü elde edilir:

9 - 7 - Tasarım görünümünde tablo hazırlarken tablonun başlıklarını oluşturacak her bir alanın alan adını, veri türü ve alanın özellikleri ayrı ayrı belirlenir. Alan adı verilirken boşluk bırakılabilir, Türkçe noktalı harf kullanılabilir. Ancak veriler başka veri tabanına aktarılırken ya da modül ile sorgu oluşturulurken sorunlar yaşanabilir. Bu yüzden alan isimlerinde mümkün olduğunca İngilizce karakterlerden oluşan küçük harfler ve boşluk yerine de alt tire kullanılmalıdır. Örneğin: adi_soyadi gibi. Alan adı en fazla 64 karakter uzunluğunda olabilir. Alanlara Girilebilecek Veri Türleri Metin: Alfabetik ve sayısal türde her türlü bilgi girilebilen alan türüdür. En fazla 255 karakter bilgiden oluşmalıdır. Not: Bir tablo alanı için metin türünün uzunluğu yetmiyorsa not türü seçilebilir. Bu tür alanlara karaktere kadar bilgi girilebilir. Sayı: Tabloda üzerinde işlem yapılabilecek sayısal değerlerin girilebileceği alan türüdür. Sayısal alanların alan boyutunu belirlerken aşağıdaki boyut türleri seçilebilir : - Bayt: 0 ile 255 arasında değer girilebilir. - Tamsayı: ile arasında değer girilebilir. - Uzun tamsayı: ile arasında değer girilebilir. - Tek ve Çift: Çok büyük sayılar için ve ondalıklı sayılar için kullanılan veri tipleridir. Tarih/Saat: Tarih ve saat türündeki bilgiler için tanımlanır.

10 - 8 - Para birimi: Parasal değerler için tanımlanır. Bu tür alanlara 15 basamak tamsayı, ondalıktan sonra da 4 basamak bilgi girilebilir. Otomatik sayı: Bu tür alandaki sayı değeri girilen her kayıtta otomatik olarak artar. Evet/Hayır: Mantıksal alan türüdür. İki ihtimalli bilgiler için kullanılır. Örneğin; Askerliğini yaptı/yapmadı, disiplin cezası var/yok gibi. Köprü: Internet üzerinden bağlantı kurulacak web adresleri girilecekse bunun için köprü türü alan tanımlanır. Bu alandaki bilgiye tıklandığında eer internet bağlantısı varsa belirtilen web adresine gidilebilir. OLE nesnesi: Veritabanına resim, ses, film gibi nesnelerin eklenmesi için kullanılır. Tablo oluşturulduktan gerekli tanımlamalar yapıldıktan sonra oluşturulurken verilen isim ile (burada Tablo1) kaydedilir. Arama Sihirbazı: Birden çok veri içinden bir verinin seçilmesini sağlayan liste ya da açılır pencere tipinde veri girişinin yapılmasını sağlayan alan türüdür. Alan Biçimi (Biçim) Bir alana girilen bilginin o alandaki yerleşimi ve görünümü alan özelliklerinde biçim özelliği ile gösterilir. Özellikle metin türündeki alanların biçimini tanımlarken aşağıdaki karakterler kullanılabilir: < Büyük harfle girilen bilginin küçük harfte görünmesini sağlar. > Küçük harfle girilen bilginin büyük harfle görünmesini sağlar. Giriş Maskesi Bir alana bilgi girişi yaparken kullanıcının bilgi girmesine yardımcı olmak ve sınırlama getirerek yanlış bilgi girilmesini önlemek için oluşturulan bir yapıdır. Resim Yazısı Bilgi girişi sırasında, bilgi alanları tanımlanmış adlarıyla görüntülenir. Eğer bilgi alanının başlığının başka bir metin olması isteniyorsa bu başlığın resim yazısı kutusuna yazılması gerekir. Varsayılan Değer Hazırlanan bir tabloya bilgi girişi yapılırken o alanda başlangıçta görüntülenmesi istenen değerdir. Geçerlik Kuralı Bir alana girilecek bilgiye giriş sınırlaması getirmek için kullanılan bir özelliktir. Örneğin 0 ile 100 arasında olmasını istiyorsak, BETWEEN 0 AND 100 veya >=0 AND <=100 şeklinde değer girilebilir. Geçerlik metni Geçerlik kuralı verilen alana bilgi girişi sırasında girilen bilgi bu kurala uymuyorsa ekranda görülecek hata uyarısı bu özellikte belirtilir.

11 - 9 - Gerekli Tablodaki bir alana bilgi girişi zorunlu tutulmak isteniyorsa bu özellik için Evet seçili olmalıdır. Sıfır uzunluk izni Bu özellik sadece metin türü alanlar için geçerlidir. Bu özellik Evet değerini taşırsa ilgili alana bilgi girişi yapmadan geçilebilir. Sıralı Tablo kayıtlarının o alandaki bilgiye göre sıralanıp sıralanmayacağı bu özellikte belirtilir. Burada Evet (yineleme var) seçili ise o alana göre sıralama olur ve o alanda aynı değeri taşıyan birden fazla kayıt bulunabilir. Evet (yineleme yok) seçili ise olana göre sıralama yine olur, ancak o alana aynı değeri taşıyan birden fazla kayıt girilemez. Unicode Sıkıştırma Bu özellik 2 bytelık bilgiyi 1 byte yer tutacak şekilde sıkıştırır. Bu özellik sadece metin türü alanlarda geçerlidir. NOT: Veri türü için alan boyutu bilgisini gerekli olduğu kadarda tutmakta fayda vardır. Tablo çok büyüdüğünde saklama biriminde gereğinden fazla yer işgal edebilir. Birincil Anahtar (PrimaryKey) Tablo ile çalışırken bir kayda tek bir alanı ile ulaşmak istenebilir. Öğrenci numarası ile o öğrencinin adına, soyadına, bölümüne, derslerine veya plaka numarası ile o arabanın modeline, rengine, sahibinin adı soyadı ve adres bilgilerine gibi. Bu durumda bu özellikteki alanlar birincil anahtar olarak işaretlenebilir. Birincil anahtar ayrıca tablonun indexlenmesi (bazı özelliklere göre sıralaması) ve böylece hız kazanmak için de kullanılır. Bir alanı birincil anahtar yapmak için tablo açık ve alan seçili iken tasarım şeridindeki Birincil Anahtar düğmesine tıklanır. Veya seçili alana sağ tıklayıp gelen menüden Birincil Anahtar seçeneği seçilir. Bazı durumlarda birden fazla alanı birincil anahtar olarak tanımlamak gerekebilir. Örneğin, alinan_ders tablosunda ogrenci_no ve ders_kodu alanları beraber birincil anahtar olmalıdır. Çünkü tek başlarına alanı tanımlayamazlar. Bir öğrencinin birden fazla dersi olabilir. Bir dersi alan birden fazla öğrenci olabilir.

12 Tabloya Kayıt Girmek MS-Access tablolarına bilgi girişi doğrudan tablodan yapılabilir. Bunun için bilgi girilecek tablo seçili iken Görünüm düğmesinden Veri Sayfası Görünümü seçeneği tıklanır. Bu durumda aşağıdaki görüntü ekrana gelir. Tabloda her satır ayrı bir kaydı ifade etmektedir. En son kayıttan sonraki boş satır yeni kayıt eklemek için kullanılır. Bu son satıra yeni bir kayıt girilmeye başlandığında o satırın bir altına tekrar boş bir satır eklenir. Yeni kayıt girişi böylece devam eder. Her alana bilgi girildiğinde Enter, TAB yada yön tuşlarından sağ sol yön tuşlarına basılarak bir sonraki yada önceki bir alana geçilebilir.

13 Form Oluşturmak Form, tabloya bilgi giriş yapmanın başka bir yoludur. Paket programlardaki kullanıcı ara yüzü gibi ekranlar oluşturulur. Form oluşturmak için öncelikle Oluştur sekmesi tıklanır. Sonra da Formlar grubundan Form düğmesi tıklanır. Bu durumda aşağıda da görüldüğü gibi, bir defada bir kayda ait tüm alanların görüntülendiği form oluşturularak düzen görünümü nde görüntülenir. Düzen görünümü modunda veri tabanına Tablo1 kullanılarak girilen kayıtlar görüntülenir. Form modunda veri tabanına yeni kayıtlar da eklenebilir ya da var olan kaydın silinmesi de mümkündür. Bunun için Görünüm düğmesi tıklanarak Form görünümü ne geçmek gerekir. Formu kaydetmek için ise Office düğmesinden yada hızlı erişim araç çubuğundan kaydet tıklanır. Ekrana gelen Farklı Kaydet iletişim kutusunda forma verilmek istenen isim yazılarak tamam düğmesi tıklanır. Örneğin Form1 gibi. Bu durumda verilen isim sol taraftaki Tüm tablolar başlığı altında Tablo1 ifadesi altında görüntülenecektir. Düzen Görünümü 5.6. Sorgu Oluşturmak Sorgular, tablolardaki çok sayıda kayıt içerisinden istenilen kriterlere uyan kayıtları süzerek görmemizi sağlayan veritabanı nesneleridir. Sorgu oluşturmak için öncelikle Oluştur Düzen görünümü modunda veri tabanına Tablo1 kullanılarak girilen kayıtlar görüntülenir. Form modunda veri tabanına yeni kayıtlar da eklenebilir ya da var olan kaydın silinmesi de mümkündür. Bunun için Özel başlığı altında yer sol bölmedeki Form seçili iken Görünüm düğmesi tıklanarak Düzen Görünümü ne geçmek gerekir. Formu kaydetmek için ise Dosya menüsünden Kaydet seçeneği yada hızlı erişim araç çubuğundan kaydet tıklanır. Ekrana gelen Farklı Kaydet iletişim kutusunda forma verilmek istenen isim yazılarak tamam düğmesi tıklanır. Örneğin Form1 gibi. Bu durumda verilen isim sol taraftaki Özel başlığı altında Tablo1 ifadesi altında görüntülenecektir Sorgu Oluşturmak Sorgular, tablolardaki çok sayıda kayıt içerisinden istenilen kriterlere uyan kayıtları süzerek görmemizi sağlayan veritabanı nesneleridir. Sorgu oluşturmak için öncelikle Oluştur sekmesi ardından da Sorgular grubundan Sorgu Tasarımı düğmesi tıklanır. Bu durumda sorgu oluşturmak için aşağıdaki sorgu tasarımı oluşturma ekranı görüntülenir.

14 Bu ekranda Tabloyu Göster iletişim kutusunda sorgu oluşturmada kullanılacak tablonun seçilmesi için daha önce oluşturulmuş tablo isimleri görüntülenir. Hangi tablodaki alanlar sorgu oluşturmada kullanılacaksa o tablo tıklanarak aşağıdan Ekle düğmesi tıklanır. Bu durumda seçilen tablo içindeki alanlar bir liste halinde görüntülenir. Bu durumda Tablo Göster iletişim kutusu Kapat düğmesi tıklanarak kapatılır. Bundan sonra sorguda kullanılacak kriterleri belirlemek üzere aşağıdaki görüntü kullanılır.

15 Üstteki görüntüde kriter olarak soyadı alanının kullanılacağı, soyadı SARI olanların görüntülenmesi için bir sorgu tasarlanmıştır. adı Ali, soyadı SARI ve doğum tarihi olanları görüntüle şeklinde birden çok kriter kullanılarak da sorgu oluşturulabilir. Sorgu istenilen şekilde tasarlandıktan sonra kaydedilmesi gerekir. Sorguyu kaydetmek için ise Dosya menüsünden yada hızlı erişim araç çubuğundan kaydet tıklanır. Ekrana gelen Farklı Kaydet iletişim kutucuğunda sorguya verilmek istenen isim yazılarak tamam düğmesi tıklanır. Örneğin Sorgu5 gibi. Bu durumda verilen isim sol taraftaki Özel bölmesinde Tablo1 ifadesinin altında görüntülenecektir. Oluşturulan kriterlere uygun kayıtların görüntülenmesi için Özel bölmesinde yer alan Sorgu5 ifadesinin çift tıklanması yeterlidir. Bu durumda yukarıda oluşturulan sorgu kriterine göre yapılan görüntüleme aşağıdaki gibi olacaktır. Üstteki görüntüde görüldüğü gibi oluşturulan sorgu tasarımına uygun olarak veri tabanındaki kayıtlar içinden sadece soyadı SARI olan kayıtlar görüntülenmiştir Rapor Oluşturmak Rapor, tablolardaki alanlar dikkate alınarak veri tabanındaki kayıtların düzenli bir sayfa dizaynı oluşturarak kağıda basılması amacıyla kağıt görünümünün oluşturulması için kullanılır. Raporlar doğrudan tabloyu esas alarak hazırlanırsa tablodaki tüm alanlar dikkate alınarak veri tabanındaki tüm kayıtların kağıda baskı görünümü oluşturulur. Tabloda yer alan belli alanlara ait bilgiler kağıda basılmak istenirse, bu durumda raporu hazırlamak için bir sorgu oluşturarak bu sorguyu esas almak daha uygun olacaktır.

16 Rapor oluşturmak için öncelikle hangi tablo ya da sorgu rapor oluşturmada esas alınacaksa ekranın sol taraftaki Özel bölmesindeki ilgili tablo ya da sorgu çift tıklanarak seçilir. Sonra Oluştur sekmesi ardından da Raporlar grubundan Rapor düğmesi tıklanır. Tablo1 seçilerek oluşturulan rapora ait görüntü aşağıdadır. Oluşturulan raporu kaydetmek için Dosya menüsünden yada hızlı erişim araç çubuğundan kaydet tıklanır. Ekrana gelen Farklı Kaydet iletişim kutucuğunda rapora verilmek istenen isim yazılarak tamam düğmesi tıklanır. Örneğin Rapor1 gibi. Bu durumda verilen isim sol taraftaki Özel başlığı altında Tablo1 ifadesinin altında görüntülenecektir. Raporu kağıda bastırmak için öncelikle ekranın sol tarafındaki ilgili rapor ismi çift tıklanarak seçilir ardından da Dosya menüsünden Yazdır komutu kullanılır.