Stratejik Planlama Çalışma Grubu Toplantıları. BİLGİ PAYLAŞIM RAPORU Sayı:4. Strateji Geliştirme Başkanlığı. Örnek Paydaş Analizi Çalışması

Ebat: px

Şu sayfadan göstermeyi başlat:

Download "Stratejik Planlama Çalışma Grubu Toplantıları. BİLGİ PAYLAŞIM RAPORU Sayı:4. Strateji Geliştirme Başkanlığı. Örnek Paydaş Analizi Çalışması"

Özge Benli
7 yıl önce
İzleme sayısı:

1 T.C. MALİYE BAKANLIĞI Strateji Geliştirme Başkanlığı Stratejik Planlama Çalışma Grubu Toplantıları BİLGİ PAYLAŞIM RAPORU Sayı:4 Strateji Geliştirme Başkanlığı Örnek Paydaş Analizi Çalışması 14 ARALIK 2006 Hazırlayanlar Maliye Uzman Yardımcıları Tuğba DİNÇER Atilla ÇAKIR 1

2 I. GİRİŞ Durum analizi 1 Stratejik planlama sürecinin ilk adımı olan durum analizi, kuruluşun neredeyiz? sorusuna cevap verir. Kuruluşun geleceğe yönelik amaç, hedef ve stratejiler geliştirebilmesi için öncelikle, mevcut durumda hangi kaynaklara sahip olduğunu ya da hangi yönlerinin eksik olduğunu, kuruluşun kontrolü dışındaki olumlu ya da olumsuz gelişmeleri değerlendirmesi gerekir. Dolayısıyla bu analiz, kuruluşun kendisini ve çevresini daha iyi tanımasına yardımcı olarak stratejik planın sonraki aşamalarından daha sağlıklı sonuçlar elde edilmesini sağlayacaktır. Katılımcılık stratejik planlamanın temel unsurlarından biridir. Kuruluşun etkileşim içinde olduğu tarafların görüşlerinin dikkate alınması stratejik planın sahiplenilmesini sağlayarak uygulama şansını artıracaktır. Diğer yandan, kamu hizmetlerinin yararlanıcı ihtiyaçları doğrultusunda şekillendirilebilmesi için yararlanıcıların taleplerinin bilinmesi gerekir. Bu nedenle durum analizi kapsamında paydaş analizinin yapılması önem arz etmektedir. Durum analizinin aşamalarından biri olan yasal yükümlülükler ve mevzuat analizi gerçekleştirildikten sonra, bu analizin çıktılarından da yararlanılarak kuruluşun ürettiği temel ürün ve hizmetler belirlenir. Kuruluşun temel ürün ve hizmetlerinin belirlenmesi kuruluşa yapacağı paydaş analizinde yol gösterici olacaktır. Kuruluşlar bu ürün ve hizmetleri ortaya koydukları zaman bu ürün ve hizmetlerin oluşum aşamalarında ve sunuş aşamalarında kimlerden etkilendiklerini ve/veya kimleri etkilediklerini anlamaları daha kolay olacaktır. II. PAYDAŞ ANALİZİ Paydaş Tanımı Paydaşlar, kuruluşun ürün ve hizmetleri ile ilgisi olan, kuruluştan doğrudan veya dolaylı, olumlu ya da olumsuz yönde etkilenen veya kuruluşu etkileyen kişi, grup veya kurumlardır. Paydaşlar, iç ve dış paydaşlar ile yararlanıcılar/müşteriler olarak sınıflandırılabilir. İç Paydaşlar: Kuruluştan etkilenen veya kuruluşu etkileyen kuruluş içindeki kişi, grup veya (varsa) ilgili/bağlı kuruluşlardır. Kuruluşun çalışanları, yöneticileri ve kuruluşun bağlı olduğu bakan, iç paydaşlara örnek olarak verilebilir. Dış Paydaşlar: Kuruluştan etkilenen veya kuruluşu etkileyen kuruluş dışındaki kişi, grup veya kurumlardır. Kuruluş faaliyetleriyle ilişkisi olan diğer kamu ve özel sektör kuruluşları, kuruluşa girdi sağlayanlar, sendikalar, ilgili sektör birlikleri dış paydaşlara örnek olarak verilebilir. Müşteriler (Yararlanıcılar): Kuruluşun ürettiği ürün ve hizmetleri alan, kullanan veya bunlardan yararlanan kişi, grup veya kurumlardır. Müşteriler dış paydaşların alt kümesidir. 1 DPT Stratejik Planlama Kılavuzu 2

3 III. PAYDAŞ ANALİZİNİN FAYDALARI Planlama sürecinin ilk aşamalarında paydaşlarla etkili bir iletişim kurularak bu kesimlerin ilgi ve katkısının sağlanması, Paydaşların görüş ve beklentilerinin tespit edilmesi, Kuruluşun faaliyetlerinin etkin bir şekilde gerçekleştirilmesine engel oluşturabilecek unsurların saptanması ve bunların giderilmesi için stratejiler oluşturulması, Paydaşların birbirleriyle olan ilişkilerinin ve olası çıkar çatışmalarının tespit edilmesi, Paydaşların kuruluş hakkındaki görüşlerinin alınmasıyla kuruluşun güçlü ve zayıf yönleri hakkında fikir edinilmesi, Paydaşların hangi aşamada katkı sağlayacağının tespit edilmesi, Paydaşların görüş, öneri ve beklentilerinin stratejik planlama sürecine dahil edilmesiyle planın bu kesimlerce sahiplenilmesi ve planın uygulanma şansının artması amaçlanır. IV. PAYDAŞ ANALİZİNİN AŞAMALARI Paydaşların tespiti Paydaşların önceliklendirilmesi Paydaşların değerlendirilmesi Görüş ve önerilerinin alınması ve değerlendirilmesi V. PAYDAŞLARLA GÖRÜŞME TEKNİKLERİ Mülakat, Anket uygulaması, Atölye çalışması, Toplantı, gibi yöntemlerden biri veya birkaçından faydalanılabilir. Hangi yöntemin uygulanacağına karar verilirken görüşülecek kişi sayısı, paydaşın erişilebilirliği, paydaşın önemi ve etkisi gibi etkenler göz önüne alınır. Örneğin, kuruluş üzerindeki etkisi güçlü olan paydaşlarla yüz yüze görüşme yapılması, bu kesimlerle olan iletişimin güçlendirilmesinde etkili olabilecektir. Görüşülecek kişi sayısının yüksek olduğu durumlarda ise anket uygulanması daha uygun olabilir. VI. STRATEJİ GELİŞTİRME BAŞKANLIĞI ÖRNEK PAYDAŞ ANALİZİ ÇALIŞMASI Strateji Geliştirme Başkanlığında (SGB) yapılan örnek çalışma kapsamında tüm dairelerden birer temsilci çağrılmıştır. Her bir daireden katılımın sağlanmasında ki temel amaç ürün hizmet tespiti çalışması ve buna paralel olarak yapılacak başkanlığımız genelinde ve daireler özelinde paydaş analizinde her hangi bir ürün/hizmetin ve paydaşın unutulmamasıdır. Çalışmaya önceden birim bazında yapılan stratejik planlama çalışmalarında ortaya çıkan sonuçların gözden geçirilmesiyle başlanmış ve önceki çalışmada ortaya çıkan ürün ve hizmetler tekrar SGB yi ilgilendiren tüm mevzuat incelenerek gözden geçirilmiş ve eksik görülen ürün ve hizmetler bu listeye eklenmiştir. Bu çalışma bize ürettiğimiz ürünlerin doğrudan yararlanıcısı olan ya da bu ürün ve hizmeti etkileyen ya da bu ürün ve hizmetten etkilenme olasılığı yüksek olan temel paydaşlarımızı belirlemede büyük kolaylık sağlamıştır. 3

4 A. SGB ÜRÜN /HİZMET ÇALIŞMASI 1. Yıllık Ekonomik Rapor 2. Bakan Bütçe Sonuç Konuşması 3. Koordinasyon 4. Basın Toplantıları 5. Bakanlık Faaliyet Raporu 6. Bakanlık Cari Bütçesi Ve Yatırım Bütçesi 7. Stratejik Plan 8. Güncel Ekonomik Raporlar Ve İstatistikler 9. Yönetim Bilgi Sistemi 10. Ar-Ge 11. Kütüphane Hizmeti 12. Ön Mali Kontrol 13. İç Kontrol Standartları 14. Yayınlar 15. Bakanlığın Kesin Hesabı 16. Bakanlığın Performans Programı 17. Ayrıntılı Harcama Programı 18.Maliye Bakanlığı Bütçe Konuşması 19.Maliye Dergisi 20. Haftalık Faaliyet Raporu 21. Birim Faaliyet Raporu 22. Kurumsal Mali Durum ve Beklentiler Raporu B. DAİRE- ÜRÜN HİZMET İLİŞKİSİ Daire-ürün/hizmet ilişkisini belirlerken aşağıda yer alan matris kullanılmıştır.bu matriste hangi ürün(hizmet)lerin hangi dairelerce yapıldığı; birkaç dairenin ortaklaşa ürettiği ürün(hizmet)ler belirlenmiştir. DAİRELER ÜRÜN HİZMET 1. Yıllık Ekonomik Rapor 2. Bakan Bütçe Sonuç Konuşması 3. Koordinasyon 4. Basın Toplantıları 5. Bakanlık Faaliyet Raporu 6. Bakanlık Cari Bütçesi Ve Yatırım Bütçesi 7. Stratejik Plan 8. Güncel Ekonomik Raporlar Ve İstatistikler 9. Yönetim Bilgi Sistemi 10. Ar-Ge 11. Kütüphane Hizmeti Stratejik Yönetim ve Planlama İç Kontrol Yönetim Bilgi Sistemleri Ekonomik ve Sektörel Analiz Personel ve İdari İşler Bütçe ve Performans Programı 4

5 12. Ön Mali Kontrol 13. İç Kontrol Standartları 14. Yayınlar 15. Bakanlığın Kesin Hesabı 16. Bakanlığın Performans Programı 17. Ayrıntılı Harcama Programı 18.Maliye Bakanlığı Bütçe Konuşması 19.Maliye Dergisi 20. Haftalık Faaliyet Raporu 21. Birim Faaliyet Raporu 22. Kurumsal Mali Durum Ve Beklentiler Modeli C. DAİRE PAYDAŞ İLİŞKİSİ Çalışmaya Daire/Paydaş analizinin yapılmasıyla devam edildi. Bu doğrultuda aşağıda örneği yer alan matris kullanılmıştır. Bir önceki paydaş listesi içinde Başkanlığımızı etkileme ve bizden etkilenme derecesi genel içinde % 20 yi aşıyorsa diğer başlıklı paydaşlardan çıkartılarak, tekil olarak tekrar ifade edilmiş, eğer bir paydaş %20 kuralımızı aşmıyorsa o paydaşı diğer başlığının altına yerleştirdik. Özetle, yerine göre genelleme yerine göre özelleşme kuralı uygulandı. Paydaşların netleşmesi sonrasında her dairenin temsilcisi daire faaliyetlerine bağlı olarak 0 dan 5 e kadar paydaşlara puan vermiş; en son olarak paydaşların aldıkları tüm puanlara göre kendi içlerinde paydaş sıralaması yapılmıştır. Daireler Başkanlığın Paydaşlardan Etkilenme Derecesi (Ürettiğiniz ürün ve hizmetleri düşünerek) Paydaş Daire 1 Daire 2 Daire 3 Toplam Puan Paydaş 1 Paydaş 2 Paydaş 3 Paydaş 4 Daireler Başkanlığın Paydaşları Etkileme Derecesi (Ürettiğiniz ürün ve hizmetleri düşünerek) Paydaş Daire 1 Daire 2 Daire 3 Toplam Puan Paydaş 1 Paydaş 2 Paydaş 3 Paydaş 4 5

6 Yukarıda görülen çalışma sonucunda paydaşlar en yüksek puandan en düşük puana doğru sıralanmıştır. Bu matris çalışması sayesinde birim olarak paydaşlarımızı önceliklendirdik. Birim olarak başka karar verme yöntemleri de deneyerek bu önceliklendirmeyi de değerlendirmeyi uygun bulduk. Buradaki amaç birimler bazında farklı karar verme teknikleriyle daha sağlıklı sonuçlara ulaşılabileceğinin gösterilmesidir. Bir sonraki aşamada ise belirlenen paydaşların hangileriyle mülakat, anket, toplantı veya atölye çalışması yapılacağına karar verilecektir. 6

Benzer belgeler

SPORDA STRATEJİK YÖNETİM

SPORDA STRATEJİK YÖNETİM 4.Hafta Yrd.Doç.Dr. Uğur ÖZER 1 Stratejik planlama sürecinin ilk adımı olan durum analizi, kuruluşun "neredeyiz?" sorusuna cevap verir. Kuruluşun geleceğe yönelik amaç, hedef ve