RETÜ İÇ KONTROL STANDARLARINA UYUM EYLEM PLANI İZLEME VE DEĞERLENDİRME TABLOSU/FORMU

Transkript

1 RETÜ İÇ KONTROL STANDARLARINA UYUM EYLEM PLANI İZLEME VE DEĞERLENDİRME TABLOSU/FORMU Birim : İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı Tarih : 21 Temmuz KONTROL ORTAMI STANDARTLARI Standart Kod No Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Mevcut Durum Eylem Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma Tarihi Bugüne Kadar Eylem Konusunda Yapılan İş ve İşlemler Verilip Verilmediği Verilmemesi Halinde Nedeni ve Verilmesi İçin Yapılacak İş ve İşlemler KOS 1 Etik Değerler ve Dürüstlük: Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır İç kontrol sistemi ve işleyişinin üst yönetim, birim yöneticileri ve diğer personel tarafından sahiplenilmesi ve desteklenilmesini sağlamak amacıyla gerekli eğitim ve bilgilenme çalışmaları yapılacaktır. * * Eğitim verilmesi 2013 yılı 2013 yılında İKEP kapsamında birimimiz personellerine eğitim verilmiştir. İhtiyat duyuldukça bilgilenme çalışaları yapılmaktadır KOS 1.1 İç kontrol sistemi hakkında üst yönetime ve birim İç kontrol sistemi ve yöneticilerine yönelik işleyişi yönetici ve bilgilenmeler genel olarak personel tarafından yapılmakla birlikte, Ancak sahiplenilmeli ve bütün personelin sistem desteklenmeli. hakkında tam bilgi sahibi olmasına yönelik henüz bir çalışma yapılmamıştır Üst Yöneticinin iç kontrol konusundaki beklentilerini anlatan bir yazının her yıl en az bir defa yayınlanıp, tüm personel tarafından bilinmesi Hizmet içi Eğitim, Aday memur eğitimi ve görevde yükselme eğitimleri programlarına " İç Kontrol" konusu dahil edilecektir. * (Dağıtım) (Eğitim desteği) yönetici yazı *Hizmet içi eğitim genelgesi programı Ocak 2014 te başlamak üzere her yıl Ocak ayında Her eğitimde Birim personellerine yayımlanmış olan üst yöneticinin beklentilerini anlatan yazı ile ilgili bilgilenme yapılmıştır. Yer yıl yayımlanan yazı ile ilgili bilgilenme yapılacaktır. Düzenleme yapılmamıştır. Gerekli düzenlemeleri yapmasının ardırdan güvence verilebilecektir İç kontrol konusunda temel ve gerekli bilgilerin ve eylem planının yer alacağı iç kontrol kitapçığı, ve Broşür yayınlanarak dağıtımı ( Dağıtım) *Broşür *Kitap İKEP Rehberi, İç Kontrol Kıtapçığı, El Broşürü, Afiş bastırılmış ve birim personeline dağıtımı yapılmıştır. KOS 1.2 İdarenin yöneticileri iç Üst yönetim, iç kontrol kontrol sisteminin sisteminin etkinleştirilmesine uygulanmasında ilişkin olarak çalışmalara destek örnek vermekte. Ancak iç kontrol olmalıdır. sistemi henüz kurulmamıştır Yönetici personel, tutum ve davranışları ile yapacakları örnek uygulamalarla iç kontrol sisteminin uygulanmasında diğer tüm örnek olacaktır. ( Örnek deki eylem) *Toplantı tutanakları ve değerlenm eler * Beklenti yazısı Birimde ayda en az iki kez yapılan periyodik toplantılarda iç kontrol değerlenilmekte, tutanak altına alınmakta ve ayrıca yapılan uygulamalarla iç kontrol sahiplenmekte Etik Komisyon oluşturulacaktır. * *Komisyon kurulması 2013 yılı Etik Komisyon kurulmuştur. KOS 1.3 Üniversitemizin bazı alanlarla ilgili Etik Kurulları oluşturulmuştur. Ancak etik kuralların tespitine ilişkin bir Etik kurallar bilinmeli çalışma yapılmamıştır. Etik ve tüm faaliyetlerde bu sözleşmesini işe yeni başlayan kurallara uyulmalıdır. personelin imzalaması sağlanmaktadır.ancak etik kuralların bilinmesi konusunda tüm personel yeterli bilgi ve kültüre sahip değil Etik kuralların yazılı olarak belirlenmesi sağlanacak, Üniversitenin internet sitesinde ve birim internet sitelerinde yayımlanacaktır. Etik Kuralları içeren sözleşmenin duyurulması ve imzalatılması Etik Komisyon * Etik komisyon tarafından etik haftasi içinde Etik Değerler Yönergesinde yer alan değerlerin benimsetilmesine ilişkin çalışmalar yapılacak, kuralların yerleştirilmesi amacıyla Etik değerlerin uygulanması konusunda titiz * davranan personeller ödüllenilecektir. *Yönerge *Web-birim internet sitesinde duyuru *Etik kuralların belirlenmesi *Duyuru yapılması *Yazı *Broşür *Afiş * ödül verilmesi etik haftasında Başbakanlık genelgesiyle belirlenen Kamu Görevlileri Etik Sözleşmesi tüm imzalatılmış ve dosyalarına konulmuştur Üniversitemizin Etik Yönergesi güncelleme çalışmalarının tamamlanmasının ardından güvence verilecektir. Üniversitemizin etik kuralları belirlendikten sonra duyurulacak ve imzalatılacaktır. Etik Komisyon Etik haftası içerisinde herhangi bir çalışma yapmamıştır Düzenlenecek Hizmetiçi Eğitim Programlarında Etik değerlere yer * verilecektir. *Rektör onayı Her eğitimde Etik haftası içerisinde düzenlenen eğitimde yarım gün etik değerler eğitimi verimiştir. Hizmet içi eğitim yönergesinde değişiklik yapılmasının ardından makul güvence verilecektir.

2 KOS 1.4 Üniversitemiz, mevzuatla kendisine verilmiş görevleri kalkınma planları, stratejik planlar ve programlar doğrultusunda yürütmekte olup, Stratejik Planda da belirtilen Güvenilirlik, Alenilik ve Hesap Faaliyetlerde Verebilirlik ilkeleri dürüstlük, saydamlık çalışmalarında öncelikli olarak ve hesap verebilirlik benimsemekte. sağlanmalıdır. Üniversitemiz idari Faaliyet Raporu ve birimlerin birim faaliyet raporları her yıl kamuoyuna açıklanmakta olup, ayrıca kurum Sayıştay tarafından dış denetime ve iç denetime tabi. Faaliyetlerimizde şeffaflık ve hesap verebilirlik *Üniversitemizin faaliyetleri saydamlık ve hesap verebilirliği sağlayacak şekilde ilgili bilgi ve belgelere kolaylıkla ulaşılabilmesi sağlanacak, faaliyetler dürüstlük, açıklık ve hesap verebilirlik sağlanacak standart kontrol faaliyetleri geliştirirlecektir. *Üniversitemizin stratejik planı, faaliyet raporu, performans programı, mali durum ve beklentiler raporu, yatırım değerlenme raporu, kamu kurum/kuruluşlarına ve kurum içi birimlere dağıtılacak, ayrıca Kurum internet sitesinde yayımlanacaktır. Yapılan hizmetlerle ilgili süre ve yöntem konusunda standartlar geliştirilecektir. *(Faaliyet raporu,stratej ik Plan,Performa ns programı vb.) Web sayfasında raporların yayınlanması *e dağılımı *Kamu hizmet standartları formu 2013 yılına ait faaliyet raporu ve Performans programı hazırlanmış olup birim web sitesinde Ayrıca ilgili mercilere de gönderilmiştir. Stratejik plan yıllarını kapsayacak sekilde daha önce hazırlanmıştır. Hizmet Standartları formu ve Envanteri hazırlanmış ve birim web sitesinde Mekul KOS 1.5 Yasal çerçevelerde Gerek karşı gerekse hizmet İdarenin personeline ve verilenlere, gerek kurum içi hizmet verilenlere adil gerek durum dışı adil ve eşit ve eşit davranılmalıdır. davranılıp davranılmadığı hususu olarak gözetilmekte Personele eşit davranılması sağlanacak (kadro, muvafakat, atama, unvan, birim bazında çalışan sayısı, görevlenme, lojman vb.). verilecek eğitim programlarına kurum personeli ile hizmet alanlara adil ve eşit davranılması konusu * dahil edilecektir. in Web sayfalarında şikayet ve öneri linklerinin açılması sağlanarak şikayet ve önerilerle ilgili değerlenilmeler yapılacak ve gerekli çözümler aranacaktır. * * yönetici onayı *Yönergegenelge programı *Şikayet ve öneri linki kurulması 2014 Yılı Birim Web sitemizde şikayet ve öneri linki kurulmuştur. Görev Yazılı prosedürleri belirlenmediğinden halen kullanıma açılmamıştır. yazılı presedürlerin belirlenmesi çalışmaları bitirilecek olup kullanuma açılacaktır Üniversitemiz çalışanlarına ve hizmet verilenlere Üniversitemizden beklentileri ve sorunları konusunda en az yılda bir kez anket çalışması yapılarak, sonuçlar üst yöneticiye raporlanacaktır. *Anket ve anket sonuçları analizi Görev KOS 1.6 İdarenin faaliyetlerine 1.4'deki mevcut durum, ilişkin tüm bilgi ve Ayrıca; Hiyerarşik olarak belge belgeler doğru, tam ve kontrolü ve güvenilirliği güvenilir olmalıdır. denetimi yapılmaktadır deki işlem süreçlerinde bilgi ve belgelerin, doğru, tam ve güvenilir olmasını sağlayacak kontrollerin belirlenmesi Üniversitenin tüm verilerinin tek veri tabanında toplandığı Bilgi Sistemi yazılımı oluşturulacak ve tüm harcama birimlerine yaygınlaştırılacaktır. *İşlem süreçleri *Program yazılımı (YBS) 2015 yılı Başkanlığımız ve alt birimlerinin işlem süreçleri hazırlanmış ve internet sitemizde Görev

3 KOS 2 Misyon, Organizasyon Yapısı ve Görevler: İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır. KOS 2.1 Üniversitemizin misyonu ve vizyonu yazılı olarak İdarenin misyonu yazılı belirlenmiştir. Misyon ve olarak belirlenmeli, vizyona, hazırlanan Stratejik duyurulmalı ve Plan, Faaliyet Raporu gibi personel tarafından dokümanlarda yer verilerek ve benimsenmesi internet ortamında sağlanmalıdır. yayınlanarak tüm personelin ve kamuoyunun bilgilenilmesi sağlanmıştır Üniversitemiz misyonu ile ilgili olarak birimler bazında yazılı duyuru yapılacak ve misyonun çeşitli iletişim araçları (Faaliyet raporu, Stratejik plan, pano, web sayfası gibi) ile * duyurulması Yılda bir kez Üniversitemiz personelinin kurumsal e-posta adreslerine misyonun bilgilenme e-postası olarak gönderilecek ve İdarecilerin, personellerin ve misyona sahip çıkmaları * *İnternet sayfasında misyon metni *Duyuru yapılması *e-posta dokümanı * Afiş-broşür Başkanlığımızın misyon ve vizyonu belirlemiş, ilan ve duvarlara aşılmış ve birim web sitemizde Misyon belirlemiş, ilan edilmiş, pana ve dairenin çeşitli alanlarına asılmış ve birim web sitemizde Personelin eposta adreslerine gönderim yapılamamıştır. Ayrıca afişe edilme çalışmaları devam etmekte. Personelin sahiplenmesi açısından el broşürleri bastırılması planlanmaktadır. KOS 2.2 Misyonun gerçekleştirilmesini Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere idare sağlamak üzere idare birimleri birimleri ve alt ve alt birimlerince yürütülecek birimlerince görevlerin yazılı olarak yürütülecek görevler tanımlanması ve yazılı olarak duyurulmasına ilişkin çalışmalar tanımlanmalı ve yetersiz. duyurulmalıdır birimler genel misyona uygun olarak kendi misyonlarını belirleyecekler ve internet sayfalarında yayınlayacaklardır. Üniversitemizin tüm birimlerinin ve Alt inin görev tanımlarının yapılması Birim yönergeleri ve Görev tanımlamaları çizelgelerinin birimlerin internet sayfalarında yayınlanması *Misyon vizyon tespiti *İnternet sayfası yayın *Birim yönergeleri *Görev dağılım çizelgeleri *Birim yönerge e kitabi *internet sayfası Misyon belirlemiş, ilan edilmiş ve dairenin çeşitli alanlarına asılmış ve birim web sitemizde Görev Dağılım Çizelgeleri oluşturulmuş ve imza karşılığı bililmiştir. Görev dağılım Çizelgeleri Birim web sitesinde Birim Yönerge çalışmaları devam etmekte olup yıl tamamlanacaktır. Birim Yönerge çalışmaları devam etmekte olup yıl tamamlanacaktır. KOS 2.3 İdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere ilişkin Her birim kendi bünyesinde yetki ve yetki ve sorumluluk dağılım sorumluluklarını çizelgesini mevzuat kapsayan görev çerçevesinde oluşturmakta olup dağılım çizelgesi ancak yeterli düzeyde değil. oluşturulmalı ve bililmeli Üniversitemizin tüm personelinin ayrıntılı görev tanımları yapılacak, duyurulacak ve web sitelerinde yayınlanması * Görev tanım formu * Duyuru Başkanlıkta buluna tüm birim ve bu birimlerde çalışan personellerin ayrı ayrı görev tanımlamaları yapılmış, imzalatılmış ve web sitesinde KOS 2.4 Üniversitemizin teşkılat şeması İdarenin ve birimlerinin oluşturulmuş olup teşkilat şeması olmalı güncellenmekte. Ancak ve buna bağlı olarak birimlerin görev dağılımlarını fonksiyonel görev gösteren teşkilat şemaları dağılımı belirlenmeli. oluşturulmamıştır Üniversitemizin birim ve alt birimlerinin taşkilat şemaları ve fonksiyonel görev dağılımları oluşturulacaktır. Birim teşkilat şemaları ile fonksiyonel görev dağılımına birim faaliyet raporlarında; Üniversitemiz teşkilat şeması ile fonksiyonel görev dağılımına ise idare faaliyet raporunda yer verilecektir. *Teşkilat ve birim şemaları *Faaliyet raporları Başkanlığımızın ve alt birimlerinin teşkilat şeması oluşturulmuş ve 2013 yılına ait faaliyet raporu hazırlanarak internet sitesinde yayımlanmış ve ilgili mercilere gönderilmiştir. KOS 2.5 KOS 2.6 İdarenin ve birimlerinin Hiyerarşik kademeler arasında organizasyon yapısı, sorumluluk alanları dahilinde temel yetki ve aşağıdan yukarıya doğru ve sorumluluk dağılımı, düzenli aralıklarla bilgi akışını hesap verebilirlik ve sağlama fonksiyonu mevcut uygun raporlama mevzuat çerçevesinde kısmen ilişkisini gösterecek yerine getirmekte. şekilde olmalıdır. İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin Hassas görevlere ilişkin yürütülmesinde hassas prosedürler henüz görevlere ilişkin belirlenmemiş ve prosedürleri belirlemeli duyurulmamıştır. ve duyurmalıdır Birim yönergelerinin hazırlanması sırasında idarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisinin dikkate alınması Üniversitemiz birimleri arasında görev çakışmalarının bir çalışma grubu oluşturularak tespit edilmesi ve buna yönelik öneriler geliştirilmesi *Üniversitemiz, ve alt birimler düzeyinde hassas görevlerini belirleyip listelerini çıkaracaktır. *Hassas görevlere ilişkin prosedürler tespit edilerek duyurulacaktır. Genel sekreter * * İlgili birimler * * *Raporlama sistemi *Değerlen me raporu *Hassas görev belirleme broşürü * Birim hassas görevler listesi * Her hassas görev için süreç akış şemaları 2015 yılı Hassas görevler broşürü hakkında bilgilenme yapılmıştır. Birimimizin hassas görevleri oluşturulmuş, prosedürleri belirlenmiş ve bililmiştir. Birim Yönerge çalışmaları devam etmekte olup tamamlanmasının ardırdan güvence verilecektir. Görev

4 KOS 2.7 KOS 3 KOS 3.1 KOS 3.2 KOS 3.3 KOS 3.4 KOS 3.5 Her düzeydeki Her düzeyde yöneticinin yetki yöneticiler verilen düzeyine göre verilen görevlerin sonucunu görevlerin sonucunu izlemesine izlemeye yönelik yönelik bir mekanizma mekanizmalar oluşturulmamıştır. oluşturmalıdır. Mesleki yeterliliğe Mesleki yeterliliğe önem önem verilmeli ve her verilmekte ve her görev için en görev için en uygun uygun personel seçilmeye personel seçilmeli. çalışılmaktadır. Personelin işe alınması ile görevinde ilerleme Görevde yükselme eğitimi ve ve yükselmesinde performans değerlenmesi liyakat ilkesine için sınavlar yapılmakta; uyulmalı ve bireysel akademik yükselmelerde performansı göz "Atanma Kriterleri" önünde bulundurulmalıdır. kullanılmaktadır. Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmeli, bu ihtiyacı gerekli eğitim ihtiyaçları giderecek eğitim tespit edilmekte ve imkanlar faaliyetleri her yıl dahilinde eğitim faaliyetleri planlanarak düzenlenmesine önem yürütülmeli ve verilmekte. gerektiğinde güncellenmeli Yöneticilerin yürütülen işler hakkında bilgi almasını ve izlemesini sağlamak amacıyla bir takip çizelgesi oluşturulacaktır. Gerekli görülmesi halinde program yazılımı yapılacaktır. her yıl Personel Dairesi Başkanlığı ile koordineli olarak personel ihtiyacı veya fazlası tespit edilecek ve Personelin birimlere dengeli dağılımı * Üniversite personelinin performanslarını iyileştirmek, hizmet sürecinde etkin ve etkili kılmak amacıyla; yeni politika ve prosedürler hakkında bilgi sahibi olmaları için mesleki yeterlilik ve donanımını arttırmaya yönelik eğitimler verilecektir. birimler her yıl personel için ihtiyaç duydukları eğitim konularını tespit edip ilgili birime bilecekler. İdarenin yönetici ve diğer personelinin görevlerini en iyi şekilde yürütebilmesi için gerekli olan bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmaları amacıyla mesleki yeterliliklerinin liği Her görev için uygun personelin atanmasına veya görevlenilmesine yönelik mesleki alanlar dikkate alınacak. Görevde yükselme eğitimleri mesleki alanlar "ağırlıklı olarak"dikkate alınmak süretiyle yapılacaktır. Üniversitemiz yönetici ve personelinin görev alanları ile ilgili gerek yurt içi ve gerek yurt dışı toplantı, seminer, konferans, çalışma ziyaretleri vb. aktiviteler ile ilgili faaliyetler ve etkinlikler takip edilerek katılımları sağlanmaya devam edilecektir. Personelin görevde ilerlemesine ilişkin Atama ve görevde yükselme yönergesi hazırlanacaktır. Personelin görevde yükselmelerinde bireysel performansa ve liyakata ilişkin kriterlere de yer verilecektir. birimlerin görüşü alınmak sureti ile ayrıntılı eğitim programı hazırlanacaktır. Eğitim ihtiyacının tedariki öncelikle kurum içerisinde ilgili alanda uzmanlaşmış kişi ya da birimlerden, kurum içinden tedariki mümkün olmaz ise kurum dışından alanında uzman kuruluş veya kişilerden Eğitim programları sonunda programın amacına hangi oranda ulaştığının tespiti amacıyla anket vb. ölçme ve değerlenme araçları kullanılacak ve eğitim sonuçlarının analizleri ve istatistikleri web sitesi aracılığıyla kamuoyu ile paylaşılacaktır. Üst * Hukuk müşavirliği *Faaliyet ve takip çizelgesi Personelin Yeterliliği ve Performansı: İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlenilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır. İnsan kaynakları birimlerle işbirliği ve yönetimi, idarenin koordine sağlanarak insan amaç ve hedeflerinin kaynağı ihtiyaç analizi ve insan gerçekleşmesini kaynağının optimum dağılımına sağlamaya yönelik ilişkin çalışmalar yapılmaktadır. olmalıdır. Üniversite yönetici ve personelinin görevlerini en iyi şekilde yürütebilmesi için gerekli olan bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmaları İdarenin yönetici ve maksadıyla, görev alanları ile personeli görevlerini ilgili gerek yurt içi ve gerek etkin ve etkili bir yurt dışı toplantı, seminer, şekilde yürütebilecek konferans, çalışma ziyaretleri bilgi, deneyim ve vb. aktiviteler ile ilgili yeteneğe sahip faaliyetler ve etkinlikleri takip olmalıdır. ederek katılımlarının sağlanması hususunda tüm birimlerce gereken hassasiyet gösterilmekte, Hizmet içi eğitimler yapılmaktadır. *İhtiyaç analizleri *Hizmet içi eğitimler konuları listesi faaliyetleri *Mesleki ağırlıklı Görevde Yükselme Sınavı *Toplantı, seminer, konferans vb. aktiviteler katılım *Atama ve görevde yükselme yönergesi *Personel ölçme ve değerlenm e yönergesi *Hizmet içi eğitim planı çizelgesi sonuç analiz ve İstatistikleri *Web yayın en az bir defa Aralık ayı sonuna en az bir defa Gerektiğinde (İhtiyaç duyuldukça) için için Yapılan faaliyetler yazılı programlar üzerinden takip edilmekte. hizmet içi eğitim ihtiyaçları belirlenip bililmekte. hizmet içi eğitim ihtiyaçları belirlenip bililmekte. tarafından her yıl hizmet içi eğitim verilmekte. Ayrıca birimimizde yapılan periyodik toplantılarda eksik olan konular anlatılmakta ve personelin bilgilenilmesi sağlanmaktadır. Yapılan işlerin daha iyi takibinin sağlanmasına yönelik faaliyet takip çizelgesi oluşturulma veya bu amaçla program yazılımı çalışmaları devam etmekte. Sonucuna göre güvence verilecektir. Görev Aralık ayı na bililecektir. Görev Görev Görev Görev verilen birim çalışmasını Görev Görev

5 KOS 3.6 KOS 3.7 Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yöneticisi Personel yeterliliği bakımından tarafından en az yılda bağlı olduğu yöneticisi bir kez tarafından performans değerlenilmeli ve değerlenmesi değerlenme yapılamamaktadır. sonuçları personel ile görüşülmeli. Performans değerlenmesine göre performansı yetersiz bulunan personelin Performans kiriterleri performansını belirlenmediğinden katılımcı geliştirmeye yönelik yöntemlerle ve yazılı olarak önlemler alınmalı, yapılmamaktadır. yüksek performans gösteren personel için ödüllenme mekanizmaları geliştirilmeli Personelin yeterliliği ve performansı, mevcut mevzuatın öngördüğü çerçevede bağlı olduğu yöneticisi tarafından en az yılda bir kez değerlenilecektir. Değerlenmeler sırasında tespit edilen yetersizlikler ve eksiklikler o işten sorumlu olan kişiye bililecek ve ilgili kişiye gerekli olan önerilerde bulunulacaktır. * Oluşturulacak komisyon tarafından *Hukuk performans krıterlerinin belirlenmesi müşavirliği Personel için ödüllenme mekanizmaları (usül ve esaslar, ödüllenme mekanizmaları * ve ödüllenme araçları) yönerge ile *Hukuk belirlenecektir. Yüksek performans gösteren müşavirliği personel hakkında yönerge çerçevesinde işlem yapılacaktır. ce periyodik olarak yapılan performans değerlenmeleri gözden geçirilerek yetersiz bulunan personelin performansının artırılması için çözümler üretilecek, gerekiyorsa ilgili personelin çeşitli eğitim programlarına katılmaları veya daha uygun yerlerde görevlenilmeleri İlgili birimler değerlenm e kriterleri değerlenm e raporu değerlenm e kriterleri *Ödül belirleme standardı (yönerge) ve ödül verilmesi analizleri veya başka birimde görevlenm e * *Gerektiğinde Kiriterler belirlenmediğinden güvence verilememekte. Kiriterler belirlenmediğinden rapor oluşturulmamaktadır. Kiriterler belirlenmediğinden güvence verilememekte. Görev Görev KOS 3.8 Personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans Mevcut mevzuata göre değerlenmesi, özlük performans, özlük hakları vb. hakları gibi insan hususlar kaynakları yönetimine duyurulmaktadır. ilişkin önemli hususlar yazılı olarak belirlenmiş olmalı ve duyurulmalıdır Çıkarılacak olan yönergeler vb., değişen genel mevzuata uyum sağlaması veya ortaya çıkmış ihtiyaçları karşılaması amacıyla yılda en az 1 kez gözden geçirilecektir. Personel yönetimine ilişkin düzenlemeler hakkında (personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlenmesi, özlük hakları gibi) önemli hususlar her türlü iletişim araçları kullanılarak duyurulacaktır. İlgili birimler * * *Güncel personel mevzuatı * Her türlü İletişim araçlarıyla duyuru yapılması yılda en an bir kez ( İhtiyaç duyuldukça) Görev Görev

6 KOS 4 KOS 4.1 KOS 4.2 KOS 4.3 Yetki Devri: İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bililmeli. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır. İmza ve onay mercileri kısmen İş akış süreçlerindeki belirlenmiştir, güncelleme imza ve onay mercileri yapılacaktır. Ancak iş akış belirlenmeli ve süreçlerine ilişkin süreç analizleri ve buna bağlı iş akış duyurulmalıdır. süreç şemaları henüz hazırlanmamıştır. Yetki devirleri, üst Üniversitemizde yetki devirleri yönetici tarafından yasal mevzuat çerçevesinde belirlenen esaslar yürütülmekte olup yetki çerçevesinde devrine ilişkin onay, yazı vs. devredilen yetkinin ilgili birimlere yazışma sınırlarını gösterecek yapılmak süretiyle şekilde yazılı olarak bililmekte. Ayrıca imza belirlenmeli ve ilgililere yetkileri yönergesi hazırlanmış bililmeli. olup güncelleme yapılacaktır. Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olmalıdır. Yetki, hiyerarşik kademeler içinde kademe atlamadan ve devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olarak yazılı olarak yapılmaktadır de iş akış süreçleri ve iş akış şemaları hazırlanacak ve bu süreçlerde imza ve onay mercileri belirlenerek her yıl gözden geçirilecektir. İş akış süreçleri ve şemaları e doküman olarak birim web sitelerinde yayınlanacaktır. Üst yöneticinin de görüşleri alınmak süretiyle İmza yetkileri ve Yetki Devri Yönergesi hazırlanacak ve Web sayfasında yayınlanacaktır. kademelerinin yetki ve imza devrine ilişkin onay, form veya iç genelge hazırlanacaktır. Yetki, hiyerarşik kademeler içinde kademe atlamadan yazılı olarak devredilecektir. Yetki devredilmesinde, devredilecek yetki unsurları belirlenecektir. * * *Hukuk Müşavirliği *Hukuk Müşavirliği *İş akış süreçleri ve şemaları *İmza onay mercileri *E Doküman * Web sitesi yayın *İmza Yetkileri ve Yetki Devri Yönergesi *Webte yayın Yönetici Onayı&iç genelge *Yetki devri formu İmza Yetkileri ve Yetki Devri Yönergesi *Yetki devri formu 2014 sonuna 2014 sonuna 2014 sonuna İş akış süreçleri ve iş akış şemaları çıkarılmış ve web sitesinde Birim Web sitemizde yürürlüğe girecektir. yürürlüğe girecektir. yürürlüğe girmesinin ardındanyetki devri yapılacak olup güvence verilecektir. KOS 4.4 Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. Mevcut Mevzuata göre yetki devri, görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip uygun yapılmaktadır Yetki, yetki kademe ve zinciri içinde kademeli olarak devredilecek, eşitlerin içinden risk faktörü ve liyakat ilkesi de gözetilerek yetki devrinin uygun kişiye yapılması Yetki devri onayı yürürlüğe girmesinin ardındanyetki devri yapılacak olup güvence verilecektir. KOS 4.5 Yetki devredilen personel, yetkinin kullanımına ilişkin olarak belli dönemlerde yetki devredene bilgi vermeli, yetki devreden ise bu bilgiyi aramalıdır. Yetki devralanın yetki devredene belli periyotlarla bilgi vermesi sözlü olarak gerçekleştirilmekte Yetki devirlerinde devir alan ile devir eden arasında uygun raporlama ilişkisi oluşturularak, yetki devri onayında yetki devrinin süresine, sınırlarına ve hangi periyotlarla yetki devralanın raporlama yapacağı hususlarına yer verilecektir. Yetki devri bilgilenme raporu Yetki devri rapor formları hazırlanmıştır. yürürlüğe girmesinin ardından yetki devri yapılacak ve raporlama alınacaktır.