İÇİNDEKİLER. Doküman No YEK Revizyon Tarihi / No /17. Yayın No/Tarihi Sayfa No 1 / 19

Transkript

1 İÇİNDEKİLER BÖLÜM 1-YÖNETİM EL KİTABI KAPSAM AMAÇ TERİMLER ve TANIMLAR.3 BÖLÜM 2-UDEM YÖNETİM SİSTEMİ PRENSİPLER KALİTE POLİTİKASI YÖNETİMİN TAAHHÜDÜ ORGANİZASYON YAPISI KURUL ve KOMİTELER.7 BÖLÜM 3-GENEL BİLGİLER UDEM İN TANITIMI VE TÜZEL KİŞİLİK BELGELENDİRME SÖZLEŞMESİ TARAFSIZLIĞIN YÖNETİLMESİ YÜKÜMLÜLÜK VE FİNANSMAN 11 BÖLÜM 4-YAPISAL ŞARTLAR ORGANİZASYON YAPISI VE ÜST YÖNETİM TARAFSIZLIĞI KORUMA VE TAVSİYE KOMİTESİ 11 BÖLÜM 5-KAYNAK ŞARTLARI YÖNETİMİN VE PERSONELİN YETERLİLİĞİ BELGELENDİRME FAALİYETLERİNDE GÖREV ALAN PERSONEL DENETİM PERSONELİ PERSONEL KAYITLARI DIŞ KAYNAKLI (TAŞERON) BELGELENDİRME KURULUŞU VEYA PERSONEL KULLANIMI..13 BÖLÜM 6-BİLGİ ŞARTLARI KAMUYA AÇIK BİLGİ BELGELENDİRME DOKÜMANI (SERTİFİKA) BELGELENDİRİLMİŞ MÜŞTERİLER VERİ TABANI BELGELENDİRMEYE YAPILAN ATIFLAR, BELGE VE LOGO KULLANIMI GİZLİLİK 15 Yayın No/Tarihi Sayfa No 1 / 19

2 6.6-UDEM İLE MÜŞTERİLERİ ARASINDAKİ BİLGİ ALIŞVERİŞİ.16 BÖLÜM 7-BELGELENDİRME SÜRECİ PAZARLAMA BAŞVURU DENETİMİN PLANLANMASI DENETİM SÜRECİ BELGELENDİRME KARARI BELGELENDİRMENİN ASKIYA ALINMASI, GERİ ÇEKİLMESİ VEYA KAPSAMININ DARALTILMASI İÇİN ŞARTLAR ÖZEL TETKİKLER TRANSFER DENETİMLERİ AYRI YERLERDE BULUNAN İŞLETMELERİ KAPSAYAN KALİTE VE ÇEVRE YÖNETİM SİSTEMİNE SAHİP KURULUŞLARIN BELGELENDİRİLMESİ SÜRECİ 20 BÖLÜM 8- DOKÜMANTASYON SİSTEMİ DOKÜMANLARIN KONTROLÜ KAYITLARIN KONTROLÜ...21 BÖLÜM 9-YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ..21 BÖLÜM 10-İÇ DENETİMLER.22 BÖLÜM 11-UYGUNSUZLUKLARIN DEĞERLENDİRİLMESİ VE DÜZELTİCİ ve ÖNLEYİCİ FAALİYETLER SÜRECİ. 22 REVİZYON TABLOSU (Tablo 1) UDEM Yönetim El Kitabı ile TS EN ISO/IEC standardı karşılaştırma tablosu (Tablo 2) Ekler: EK-1: UDEM Kalite Hedefleri-G.01 EK-2: UDEM Kalite Politikası-G.02 EK-3: UDEM Organizasyon Şeması-G.03 EK-4: UDEM Yönetim taahhüdü- G.04 BÖLÜM 1: YÖNETİM EL KİTABI 1.1-KAPSAM: Yayın No/Tarihi Sayfa No 2 / 19

3 Bu Yönetim El Kitabı, UDEM in TS EN ISO/IEC standardı, TSE ISO/TS standardı ve IAF MD Zorunlu Dokümanları başta olmak üzere ilgili diğer rehber dokümanlarına göre yürüttüğü belgelendirme faaliyetlerini açıklar. UDEM yönetim sistemini Seçenek 2 -Genel yönetim sistemi şartlarına göre oluşturmuştur. UDEM aşağıdaki standartlara göre belgelendirme faaliyetlerinde bulunmaktadır: EN ISO 9001:2008 EN ISO 14001:2004 ISO 22000:2005 OHSAS HACCP EN ISO 13485, ISO/IEC FSSC /15/AT Asansör Yönetmeliği Ek-XII, Ek- XIII, Ek-XIV, 93/42/EEC Tıbbi Cihazlar Yönetmeliği, 1.2-AMAÇ: Yönetim El Kitabı, aşağıda belirtilen konuları içerir veya referans gösterir: Kişilerin sorumluluk kapsamı ve sınırlarını, ilgili her kişi tarafından bilinmesini sağlayacak bir şekilde ortaya koyan operasyonel ve fonksiyonel görevler ve hizmetler, Belgelendirme hizmetlerinin uygulanması için politika ve prosedürler, Belgelendirme dokümanlarının yayınlanması, muhafazası ve geri çekilmesi için şartlar, Yönetim sistemlerinin belgelendirmesinde kullanılan dokümanların kullanımı, Uygunsuzlukların ele alınması ve giderilmesi için yapılan herhangi bir faaliyetin etkinliğini sağlamak için prosedürler. 1.3-TERİMLER ve TANIMLAR: Aşağıda verilen tanımlamalar için TS EN ISO/IEC 17021, TSE ISO/TS 22003, ISO/IEC 17000, TS EN ISO 9001:2008 ve TS EN ISO 9000 (Mayıs 2007) standartları ve ilgili kuruluşların web siteleri referans alınmıştır: ISO: Uluslararası Standartlar Teşkilatı (International Standardization Organization - İsviçre) IAF: Uluslararası Akreditasyon Forumu (International Accreditation Forum, Inc.): Tüm akreditasyon kuruluşlarının bağlı olduğu Avustralya da bulunan kurum. EA: Avrupa Akreditasyon Birliği (European Co-operation for Accreditation) NACE: Ekonomik faaliyetler için bilimsel adlandırma (Nomenclature for Economic Activities) Yayın No/Tarihi Sayfa No 3 / 19

4 Çıkar çatışması: Mülkiyetten, yönetişimden, yönetimden, personelden, paylaşılan kaynaklardan, finanstan, sözleşmelerden, pazarlama ve satış komisyonu veya yeni müşteri yönlendirmesi gibi diğer sebeplerle yapılan ödemelerden kaynaklanarak UDEM in tarafsızlığına tehdit olan durum. Tarafsızlık: Çıkar çatışmasından uzak olmak, objektiflik, bağımsızlık, ön yargıdan uzak olmak, adillik, açık fikirlilik, nötr kalmak, yansızlık, denge. Müşteri: Yönetim sistemi belgelendirilmiş olan kuruluş Kalite Yönetim Sistemi (KYS): Genel yönetim sisteminin; kalite politikasının geliştirilmesi, uygulanması, başarıya ulaştırılması, gözden geçirilmesi ve idamesi amacını güden; kuruluş yapısı, planlama faaliyetleri, sorumluluklar, uygulamalar, usuller ve işlemleri de içine alan parçasıdır. Çevre Yönetim Sistemi (ÇYS): Genel yönetim sisteminin; çevre politikasının geliştirilmesi, uygulanması, başarıya ulaştırılması, gözden geçirilmesi ve idamesi amacını güden; kuruluş yapısı, planlama faaliyetleri, sorumluluklar, uygulamalar, usuller ve işlemleri de içine alan parçasıdır. Tıbbi cihazlar Kalite Yönetim Sistemleri (ISO 13485) : Genel yönetim sisteminin; kalite politikasının geliştirilmesi, uygulanması, başarıya ulaştırılması, gözden geçirilmesi ve sürdürülmesi amacını güden; kuruluş yapısı, planlama faaliyetleri, sorumluluklar, uygulamalar, usuller ve işlemleri de içine alan parçasıdır. Denetçi: Kalite, çevre ve benzeri yönetim sistemi denetimini yapmak için gerekli yeterliliğe sahip kişidir. Baş denetçi: Bir yönetim sistemi denetimini yönetecek denetçidir. Denetçilik Kapsamı: Bir baş denetçi veya denetçinin, denetçi olarak görev alması uygun görülen konular olup EA ve NACE kodlarına göre belirlenir. Teknik Uzman: Denetlenen kuruluşun yaptığı üretimle ilgili prosesler ve diğer uygulamalar hakkında bilgisine başvurulan, üretim konusu hakkında yeterli tecrübeye, özel bilgi ve uzmanlığa sahip kişidir. Uygunsuzluk: Yönetim sistemi faaliyetlerinin düzgün ve etkili yürütülmesini önleyebilecek yanlış uygulama, doküman, sistem vb gibi unsurlar; bir şartın yerine getirilmemesi. Büyük uygunsuzluk: Standart maddelerinden herhangi birinin veya alt başlıklarının tamamen tanımlanmaması ve/veya uygulanmamasıdır. Sistemin sağlıklı çalışmasını etkileyecek eksiklik ve aksaklıkların olmasıdır. Küçük uygunsuzluk: Sistem standart şartlarından, sistemin genelini etkilemeyen uygunsuzluklardır. Küçük uygunsuzluklar için takip denetimi gerektiği denetim ekibi tarafından önerilmemişse, düzeltme veya düzeltici faaliyetlere yönelik planın baş denetçi tarafından görülmesi gerekir. Plan uygunsa belgelendirme kararı verilebilir ancak bu faaliyetlerin uygulamaları ilk gözetim denetiminde incelenerek uygunsuzluğun kapatıldığının doğrulanması şarttır. Yayın No/Tarihi Sayfa No 4 / 19

5 Düzeltici faaliyet: Hizmet kalitesinde meydana gelen uygunsuzlukların sebeplerinin araştırılması ve giderilmesi için yapılan planlı ve kontrollü çalışmaların tamamıdır. Önleyici Faaliyet: Sistemin yürütülmesinde oluşması muhtemel uygunsuzlukların potansiyel nedenlerini tespit etmek, incelemek ve ortadan kaldırmak için yapılan planlı faaliyetlerdir. Düzeltme: Saptanmış bir uygunsuzluğu gidermek için yapılan faaliyet. Tehlike analizi ve kritik kontrol noktası, HACCP: Gıda güvenliği için önemli olan tehlikeleri tanımlayan, değerlendiren ve kontrol eden sistem. Gıda güvenliği yönetim sistemi, GGYS: Gıda güvenliği göz önüne alınarak, bir kuruluşu yönetmek ve kontrol etmek için kullanılan amaçlara ulaşmak ve bu amaçları ve politikayı oluşturmak için ilişkili veya birbirini etkileyen öğelerin saptanması ve uygulanması. Yönetim El Kitabında ISO/IEC standardına uygun olarak kullanılan yönetim sistemi terimi, gıda güvenliği yönetim sistemi terimini de içine almaktadır. TSE ISO/TS standardına uygun olarak gerekli eklemeler yapılmıştır. BÖLÜM 2: UDEM YÖNETİM SİSTEMİ 2.1-PRENSİPLER: UDEM, kendisinden belgelendirmeye dair hizmet almak için başvurmuş tüm kuruluşlar ile yürüttüğü ilişkilerini belli temel ilkeleri koruyarak sürdürmeye özen gösterir. Bu ilkeler ve nasıl korundukları KEK.00-UDEM SİSTEMATİĞİ Bölüm 4.1 de anlatmıştır. 2.2-KALİTE HEDEFLERİ ve POLİTİKASI UDEM kalite hedeflerini belirlemiş ve kalite politikasını tanımlamış KEK.00-UDEM SİSTEMATİĞİ Bölüm 4.2 de anlatmıştır. 2.3-YÖNETİMİN TAAHHÜDÜ UDEM Yönetim Taahhüdünü KEK.00-UDEM SİSTEMATİĞİ Bölüm 3 de anlatmıştır. 2.4-ORGANİZASYON YAPISI UDEM Organizasyon yapısını KEK.00-UDEM SİSTEMATİĞİ Bölüm 4.3 de anlatmıştır. 2.5-KURUL ve KOMİTELER UDEM faaliyetlerini değerlendirecek ve hizmet kalitesini iyileştirici yönlendirmeler yapacak kurul ve komiteler oluşturmuştur. Bu komitelerin kalite politikası ve tarafsızlık ile gizlilik başta olmak üzere başlıca prensiplerine uygun olarak çalışacağını kurul ya da komite üyeleri ile göreve Yayın No/Tarihi Sayfa No 5 / 19

6 başlamadan önce karşılıklı olarak imzalanacak FRM.24-Komite Üyeleri Hizmet Sözleşmesi ile garanti etmektedir. a) Yönetim Kurulu: UDEM Yönetim Kurulu UDEM hissedarlarından oluşur. Yönetim Kurulu na üye olabilmek için şirket hisselerine sahip olmanın yanı sıra sektörle ilgili yeterli bilgi ve deneyime sahip olmak gerekmektedir. Yönetim Kurulu üyelerinden en az bir kişi YGG toplantılarına katılır. Yönetim Kurulu, Tarafsızlığı Koruma ve Tavsiye Komitesi ile gerek gördüğünde toplantı yapıp UDEM in çalışmaları ile ilgili komitenin görüşlerini alır. Yönetim Kurulu ayrıca UDEM komite üyelerini seçer. Yönetim Kurulu nun görev, yetki ve sorumlulukları detaylı olarak GT.14-Yönetim Kurulu Görev Tanımı dokümanında tarif edilmiştir. b) Tarafsızlığı Koruma ve Tavsiye Komitesi: UDEM, güvenli belgelendirme hizmeti sunmayı garanti etmek için faaliyetlerinin tarafsızlığına olan tehditleri belli aralıklarla gözden geçirerek bir çıkar çatışması analizi yapar. Bu analizin içeriği PD.10-Çıkar Çatışması Analizi Prosedürü nde ve ilgili eklerinde tarif edilmiştir. UDEM bu analizi ve tüm faaliyetlerini değerlendirip sisteminin daha iyi hizmet sunmak için geliştirilmesine yönelik önerilerde bulunabilmek üzere Tarafsızlığı Koruma ve Tavsiye Komitesi ni oluşturmuştur. Komite 1 başkan ve en az 2 üyeden oluşur. Bu üyeler başkan tarafından Tarafsızlığı Koruma ve Tavsiye Komite Listesi nden (LST.11) seçilir ve toplantı gündemine göre üye sayısı artabilir. Ülkemizdeki ilgili tarafların (akademisyenler, meslek grupları ya da odalarının temsilcileri, aday veya mevcut müşteriler, danışmanlar gibi) katılımı esas alınır. c) Şikayet ve İtiraz Değerlendirme Komitesi: UDEM itiraz ve şikayetleri alma, bunları değerlendirme, ve karar verme için bir proses yürütmekte olup bunu PD.09-İtiraz ve Şikayet Değerlendirme Prosedürü nde tarif etmiştir. İtirazlar şikayete dönüştüğünde ya da şikayet şeklinde gelen geri bildirimler İtiraz ve Şikayet Komitesi tarafından bu prosedürde ve GT.02- İtiraz ve Şikayet Değerlendirme Komitesi Görev Tanımı nda anlatıldığı şekilde ele alınır. İtiraz ve şikayetleri ele alan ve değerlendiren tüm taraflar tarafsızlık ilkesini koruyarak hareket etmek zorundadırlar. Bu komite en az 2 kişiden oluşur. Üyeler, bir başkan ve ilgili itirazın veya şikayetin değerlendirileceği konuya göre hukuk ve yönetim sistemleri konularında kalifikasyona sahip kişilerden oluşan İtiraz / Şikayet Komite Listesinden başkan tarafından seçilir. d) Belgelendirme Komitesi: UDEM, belgelendirme hizmeti verilen kuruluşlar ile ilgili kararları vermek ve belgelendirme prosesine dair her türlü faaliyeti değerlendirip görüş bildirmekten sorumlu bir komite oluşturmuştur. Belgelendirmenin verilmesi, sürdürülmesi, geri çekilmesi, askıya alınması, kapsamının genişletilmesi ya da daraltılması ile ilgili kararları alma yetkisi Belgelendirme Komitesi ne aittir ancak UDEM tüm bu kararların tam bağımsız olarak verilmesinin sorumluluğunu üstlendiğini Yönetimin Taahhüdü nde dile getirmektedir. (Bkz: EK-4). Şirket hissedarları, komitede görev alamazlar. Bu komite en az 2 kişiden oluşur. Bir başkan ve ilgili belgelendirme kararının alınacağı sektöre göre kalifikasyonu olan bir üye ve başkanın gerekli görüldüğü takdirde sektörel bilgi sahibi ilave üyelerden oluşur. Belgelendirme kararı alınabilmesi için, Yönetim Temsilcisi, Belgelendirme Komite Listesi nde (LST.06) bulunan kişilerden 1 başkan seçer. Bu seçimi yaparken toplantı tarihinde uygun olup olmamasına ve belgelendirme kararı alınacak müşterinin denetimine katılmamış olmasına dikkat edilir. Yayın No/Tarihi Sayfa No 6 / 19

7 BÖLÜM 3: GENEL BİLGİLER: 3.1-UDEM in Tanıtımı ve Tüzel Kişilik: UDEM, ticari adını, adresini ve kurucularını KEK.00-UDEM SİSTEMATİĞİ Bölüm 2 de anlatmıştır. UDEM Hissedarlarına ait diğer şirketler PD.10 Ek-2 de sunulmuştur. UDEM bu yapıdan doğacak ve tarafsızlığa tehdit oluşturabilecek durumları aşağıdaki şekilde tanımlamıştır: 1. UDEM, bu şirketler ile hiçbir iş birliği yapmaz, 2. UDEM, bu şirketlerden belgelendirme transferi almaz, 3. UDEM, bu şirketleri taşeron belgelendirme şirketi olarak kullanmaz, 4. Bu şirketlerdeki belgelendirme prosesinin yürütülmesi aşamasındaki çalışanlar sadece kendi şirketlerindeki görevleri yürütürler. 5. Bu şirketlerde yarı zamanlı olarak çalışan denetçiler UDEM de yarı zamanlı olarak görev alabilirler ancak tam zamanlı denetçiler UDEM de hiçbir görev alamazlar. 6. Hissedarları komitelerinde görüş bildirmek ya da başkanlık etmeleri için kullanabilir ancak bu kişiler oy kullanma aşamasında bulunamazlar. 3.2-Belgelendirme sözleşmesi: UDEM belgelendirme hizmeti sunacağı müşterileri ile karşılıklı olarak yasal yönden zorlayıcı bir sözleşme imzalar. Müşterinin birden fazla şubesi olduğunda sözleşme numune alarak denetlenmiş sahaların yanı sıra tüm sahaları yükümlülük altına alır. 3.3-Tarafsızlığın yönetilmesi: Belgelendirme faaliyetlerinin tarafsızlığına tehdit olabilecek ilişki mülkiyetten, yönetişimden, yönetimden, personelden, paylaşılan kaynaklardan, finanstan, sözleşmelerden, pazarlama satış komisyonu veya yeni müşteri yönlendirmesi gibi diğer sebeplerle yapılan ödemelerden kaynaklanabilir. UDEM belgelendirmenin yapılmasından kaynaklanan çıkar çatışması ihtimallerini tanımlayıp analiz etmiş ve bu analizi PD.10-Çıkar Çatışması Analizi Prosedürü olarak dokümante etmiştir. Tarafsızlığı Koruma ve Tavsiye Komitesi bu analizi gözden geçirir ve görüşlerini YGG toplantılarında görüşülmek üzere UDEM üst yönetimine bildirir. UDEM ve herhangi bir bölümü, tehlike analizi danışmanlığı, GGYS danışmanlığı veya yönetim sistemi danışmanlığı önermez ve bunun sağlayıcısı değildir. UDEM; yönetim sistemi hakkında tehlike analizi danışmanlığı, GGYS danışmanlığı veya yönetim sistemi danışmanlığı yapmış bir denetçinin, danışmanlığın bittiği tarihten itibaren iki yıl içerisinde aynı kuruluş için denetçi olarak ataması yapılmaz. UDEM Belgelendirme bunun için gerekli önlemleri almış ve uygulamaktadır. 3.4-Yükümlülük ve finansman: Mesleki sorumluluk poliçesinin sigorta bedelinin belirlenmesi ile ilgili her yıl ocak ayı içerisinde Genel Müdür, Genel Koordinatör ve Yönetim Temsilcisi tarafından aşağıda belirtilen konular dikkate alınarak risk değerlendirilmesi yapılır. Risk Değerlendirilmesi için dikkate alınacak konular, Yayın No/Tarihi Sayfa No 7 / 19

8 - Mevcut akreditasyonların durumu, - Sistem belgelendirme toplam belge sayısı - Ürün belgelendirme toplam belge sayıs - Sistem belgelendirme ortalama belgelendirme maliyetleri - Ürün belgelendirme ortalama belgelendirme maliyeti BÖLÜM 4: YAPISAL ŞARTLAR 4.1-Organizasyon yapısı ve üst yönetim: UDEM üst yönetimi, ilgili komite ve kurul üyeleri ve belgelendirme faaliyetlerini yürüten tüm personelinin organizasyondaki yerini göstermek üzere G.03-Organizasyon Şeması nı hazırlamıştır. UDEM üst yönetimi, UDEM hissedarlarından dolayısıyla UDEM Yönetim Kurulu üyelerinden oluşur. UDEM organizasyonunda görevli personelin her biri için görev tanımları, yetki ve sorumlulukları, işe alınma ya da göreve atanma kuralları Görev Tanımları dokümanlarında tarif edilmiştir. Buna göre; tüm komite üyeleri Yönetim Kurulu tarafından, belgelendirme faaliyetlerinde görev alacak personel Yönetim Temsilcisi tarafından, denetim personeli ise Belgelendirme Müdürü tarafından belirlenir ancak işe alınacak personel ile ilgili son onayı Genel Müdür verir. Organisazyondaki sorumluluklar aşadaki şekilde tanımlanmıştır. Detaylar Görev tanımlarında verilmiştir. Kuruluş faaliyetleri ile ilgili olarak politikaların geliştirilmesi, Genel Müdür Politika ve prosedürlerin geliştirilmesi ve uygulanması, Yönetim Temsilcisi Kuruluşun finansal olarak yönetilmesi, Genel Müdür Yönetim sistemleri belgelendirme hizmetleri ve sistemlerin geliştirilmesi, Yönetim Temsilcisi Denetim ve belgelendirme performansı ve şikayetlere yanıtm verebilme, Yönetim Temsilcisi Belgelendirme kararı, Belgelendirme Komitesi Komite ya da kişilerin yetkilerinin atanması ya da temsil yetkilerinin belirlenmesi, Genel Müdür Sözleşmeler, Genel Müdür ve Genel Koordinatör Belgelendirme faaliyetleri için uygun kaynakların sağlanması, Sistem Belgelendirme Müdürü Genel Müdür, Genel Koordinatör İtiraz ve Şikayetlerin değerlendirilmesi, İtiraz ve Şikayet Komitesi 4.2-Tarafsızlığı Koruma ve Tavsiye Komitesi: UDEM aşağıdakileri sağlayacak bir komiteye sahiptir: UDEM in belgelendirme faaliyetlerinin tarafsızlığına ilişkin politikalarının geliştirilmesine yardım edecek, Tarafsızlığa tehdit oluşturabilecek her türlü ticari veya diğer baskılara izin vermeyecek, Belgelendirmeye olan güveni etkileyen açıklık ve gizlilik gibi değerleri koruyarak faaliyetlerini yürütmesini sağlayacak ve Gelişimine katkıda bulunacak her konudaki tavsiyelerini sunacak. Tarafsızlığı Koruma ve Tavsiye Komitesi, UDEM in çıkar çatışması yaratabilecek durumları tanımladığı analizini inceleyerek görüşlerini bildirir. Ayrıca komitenin toplantı tutanakları, UDEM in Yayın No/Tarihi Sayfa No 8 / 19

9 tüm birim sorumlularının ve üst yönetimin bilgisine sunulmak üzere YGG toplantılarının bir girdisi olarak kullanılır. UDEM bu komitenin tavsiyelerini dikkate almakla yükümlüdür. Aksi halde komite gizlilik şartlarına uymak kaydıyla yetkilileri, akreditasyon kuruluşunu veya hissedarlarını bilgilendirmek üzere bağımsız hareket etme hakkına sahiptir. BÖLÜM 5: KAYNAK ŞARTLARI 5.1-Yönetimin ve personelin yeterliliği: UDEM belgelendirme faaliyetlerinden sorumlu tüm personelinin sorumlu olduğu birimin gerektirdiği yeterliliğe sahip olmasını sağlamak üzere işe alım aşamasında her personelinden yeterliliğini ispat edecek dokümanları ister. Ayrıca yeterliliğin sürdürülmesi ve geliştirilebilmesi için gerekli her kaynağı sağlar. TSE ISO/TS Standardının gerekliliklerine uygun olarak personelin yeterliliği aşağıdaki şartlarla sağlanmaktadır. UDEM Belgelendirme Belgelendirme olarak üstlendiği faaliyetin kapsamını belirlemek için TSE ISO/TS standardında tanımlanmış her bir grup veya sektör için denetçilerimizin teknik sınıflandırması için Uygun niteliklerde denetim ekibi seçmek için, Gıda Zinciri Grupları Grup kodu Gruplar Sektör örnekleri A Yetiştiricilik (hayvansal) Hayvancılık, balıkçılık, yumurta üretimi, süt üretimi, arıcılık, avcılık, balık avcılığı, tuzakla avlama B Yetiştiricilik (bitkisel) Meyve, sebze, hububat, baharatlar, bahçecilik ürünleri, C D E Gıda İşleme 1 (dayanıksız hayvansal ürünler) yetiştiricilik sonrası bütün çalışmaları içerir,örneğin kesim Gıda İşleme 2(dayanıksız bitkisel ürünler) Gıda İşleme 3 (oda sıcaklığında uzun ömürlü ürünler) Kırmızı et, kanatlı ürünleri, süt ve su ürünleri, yumurta Taze meyveler, taze meyve suları, muhafaza edilmiş meyveler, taze sebzeler, muhafaza edilmiş sebzeler Konserveler, bisküviler, krakerler, bitkisel yağ, içme suyu, gazlı içecekler, makarna, un, şeker, tuz F Yem üretimi Hayvan yemi, balık yemi G Hazır yemek hizmetleri (Catering) Oteller, restoranlar, yemek fabrikaları H Dağıtım Perakende satış yerleri, toptancılar, marketler I Hizmetler Su tedariği, temizlik, kanalizasyon, atık imhası, ürün, proses ve donanım geliştirme, veterinerlik hizmetleri J Taşıma ve depolama Taşıma ve depolama K Ekipman imalatı Proses donanımları, içine para atılarak gıda Yayın No/Tarihi Sayfa No 9 / 19

10 satın alınabilen makineler L (Biyo)kimyasal üretim Katkı maddeleri, vitaminler, pestisitler, ilaçlar, gübreler, temizlik maddeleri, biyokültürler M Gıda ile temas eden madde ve malzemeler Gıda ile temas eden madde ve malzemeler Şeması kullanılmaktadır. Müşterinin yaptığı faaliyet kapsamı birden fazla grubu içerebilir. 5.2-Belgelendirme faaliyetlerinde görev alan personel: UDEM, belgelendirme faaliyetlerini yürüten tüm personelinin görev, sorumluluk ve yetkilerini dokümante etmiştir ve çalışanlarına imza karşılığı tebliğ ettirmiştir. UDEM tüm çalışanlarının yerine getirdikleri fonksiyonlarda yeterliliklerini sürdürmek ve geliştirmek için eğitim ihtiyaçlarını belirler ve bunların verilmesini sağlar. Ayrıca personelinin yıl içinde olağan değerlendirmesini ve denetim personeli için statü atlama aşamalarında gerekli değerlendirmeleri yapar. Bu değerlendirmeler, personelin görevli olduğu denetim sırasında gözlenmesi, müşterilerden gelen geri bildirimlerin incelenmesi gibi yollarla yapılabilir. Bu değerlendirme prosesinin nasıl yürütüldüğü TLM.03-Personel Performans Değerlendirme Talimatı nda anlatılmıştır. UDEM belgelendirmenin verilmesi, sürdürülmesi, yenilenmesi, kapsamının genişletilmesi ya da daraltılması, askıya alınması veya geri çekilmesi kararını alan Belgelendirme Komitesi üyelerinin TS EN ISO/IEC standardı ve TSE ISO/TS standardının şartlarını ve belgelendirme prosesini anlaması sağlamak için gerekli eğitimleri verir. Ayrıca komite üyelerinin denetim proseslerini ve denetim ekibinin tavsiyelerini değerlendirmeye yönelik bilgi ve tecrübeye sahip kişilerden oluşmasına dikkat eder. 5.3-Denetim personeli: UDEM denetim faaliyetleri tam zamanlı (iç) ve yarı zamanlı (dış) denetçi ve teknik uzmanlar tarafından yürütülür. UDEM denetim personelinin işe alınması, görevini sürdürmesi ve belli bir denetim için atanması için yürütülecek süreçleri PD.04-Kaynakların Sağlanması Prosedürü ve TLM.03-Personel Performans Değerlendirme Talimatı nda tarif etmiştir. UDEM, denetim personelinin UDEM in belirlediği politika ve prosedürlere uyarak ve çıkar çatışmalarını göz önünde bulundurarak çalışmasını bu personel ile işe başlarken karşılıklı olarak imzaladığı hizmet sözleşmesi ile garanti altına alır. Bu sözleşme ile ayrıca belirli bir denetime atanan denetim personeli denetlenecek kuruluş ile arasında daha önceden olan herhangi bir ilişkiyi UDEM e bildirmeyi kabul eder. 5.4-Personel kayıtları: UDEM bünyesinde çalışan tüm sorumluların özgeçmiş, referans yazıları, diploma, danışmanlık-denetim tecrübeleri, vb gibi niteliklerini ispat eden kayıtları çıktı halinde ya da elektronik ortamda saklar ve güncel tutar. 5.5-Dış kaynaklı (taşeron) belgelendirme kuruluşu veya personel kullanımı: UDEM belgelendirme faaliyetlerini dış kaynak kullanarak yani taşerona vererek gerçekleştirebilir. UDEM taşeron olarak kullanacağı belgelendirme kuruluşlarını talep üzerine belirler. Taşeron kuruluş ISO/IEC 17021, TSE ISO/TS ve TS EN ISO/IEC standardına göre akredite olmuş bir kuruluş ise tercih nedenidir. Değil ise en az 1 personelin eğitimi alması gereklidir. Taşeron kuruluşlar, UDEM in prosedür ve kurallarına göre çalışmayı kabul edeceklerini taahhüt eden bir sözleşme imzalar. UDEM taşeron belgelendirme kuruluşlarını faaliyetlerini, ISO/IEC 17021, TSE ISO/TS 22003, TS EN ISO/IEC standardlarının gerekliliklerini yerine getirerek yürüttüğüne dair emin olmak için belirli aralıklarla değerlendirir. UDEM taşeron belgelendirme kuruluşlarının, belgelendirme prosesini Yayın No/Tarihi Sayfa No 10 / 19

11 başvurunun gözden geçirilmesi aşamasından denetim raporunun yazılmasına kadar olan aşamalarını yürütmesini sağlar. Müşteri taşeron belgelendirme kuruluşu hakkında bilgilendirilir. UDEM belgelendirmeyle ilgili her türlü kararın sorumluluğunu almıştır ve belgelendirme süreçleri ile ilgili hiçbir karar taşere edilmez. Ayrıca UDEM Belgelendirme adını kullanmak suretiyle temsilcilikler de bu kapsamda değerlendirilir. Temsilcilik talebi alınması ile Genel Müdür talep sahipleri ile görüşür, talep sahibi şartları kabul ettiğinde Yönetim Kurulu kararı ile karşılıklı yıllık Temsilcilik Sözleşmesi (FRM.26) imzalanır. Sözleşme şartları yerine getirilmediği takdirde tek taraflı fesih hakkı UDEM Belgelendirmeye ait olup anlaşmazlıklarda ANKARA Mahkemeleri yetkilidir. Temsilci kuruluşu da yukarıda anlatılan taşeron olarak kullanılacak belgelendirme kuruluşlarının yetkilerine sahiptir. (Örn; belgelendirme kararını vermemek gibi.) Taşeron kuruluşun UDEM in belgelendirme prosedürüne uygun olarak ve tarafsızlık ilkesi başta olmak üzere ISO/IEC 17021, TSE ISO/TS ve TS EN ISO/IEC standartlarının temel prensiplerini koruyarak çalışması kendisi ile yapılan sözleşme ile garanti altına alınır. (Bkz. Belgelendirme Prosedürü, Madde ) BÖLÜM 6-BİLGİ ŞARTLARI 6.1-Kamuya açık bilgi: UDEM, kendisinden belgelendirme hizmeti almak isteyen her kuruluşun bilgilenmesini sağlamak için web sitesinde bazı bilgileri erişime sunar. Bu bilgiler UDEM belgelendirme prosesinin nasıl yürütüldüğünü, itiraz ve şikayetlerin nasıl ele alındığını, belgelendirme hizmetinin verildiği yönetim sistemleri, logo ve belge kullanım talimatı vb. içerir. UDEM web sitesinde erişime sunduğu bu bilgileri sağlayan standartlar, rehber niteliğinde ya da yönetim sistemine ait dokümanların güncel olmasını sağlar. UDEM belgelendirilmiş müşterilerinin belgelendirme statüsünü web sitesinde yayınlar. UDEM den herhangi bir belgenin geçerliliği hakkında bilgi almak isteyen taraflara gerekli bilgi ancak gizlilik ilkesini ihmal etmeyecek seviyede sunulur. UDEM Türkiye sınırları içerisinde, belgelendirme ve gözetim faaliyetlerini TURKAK ve JAS-ANZ akreditasyonları çerçevesinde yerel denetçiler ile sağlamaktadır. UDEM JAS-ANZ Akreditasyonu çatısı altındaki sistem belgelendirme alanında Bulgaristan, Sırbistan, Endonezya, Ukrayna, Rusya Federasyonu ve Hindistan sınırları içerisinde de (yerel denetçiler kullanmak şartı ile) belgelendirme ve gözetim faaliyetlerini gerçekleştirmektedir. 6.2-Belgelendirme dokümanı (Sertifika): UDEM belgelendirdiği müşterilerine yönetim sistemlerinin belgelendirildiğini gösteren sertifika verir. Bu sertifikaların üzerinde müşterinin adı, belge kodu ve belgenin yürürlük tarihi başta olmak üzere bir takım bilgiler yer alır. (Bkz. PD.01-Belgelendirme Prosedürü, madde 4.1.5). Müşteri talebine bağlı olarak belge farklı dillerde düzenlenebilir Belgelendirilmiş müşteriler veri tabanı: UDEM, başvuru yapan kuruluşlar ile denetlenen, belgelendirilen veya belgelendirilmeleri geri çekilen bütün kuruluşlar dahil olmak üzere bütün müşteriler için tetkik ve diğer belgelendirme prosesleri hakkındaki tüm kayıtları muhafaza eder. UDEM, kendisinden belgelendirme hizmeti almak için başvurmuş ya da almış müşterilerinin kayıtlarına belli bir sistem ile kodlar vererek hem çıktı halinde hem de elektronik ortamda kayıt altına alır. Bu veri tabanı ile müşterilerin adı, adresi, faaliyet alanları, belgelendirme kapsamı ve statüsü başta olmak üzere belgelendirme süreci ile ilgili her türlü bilgiye ulaşılır olması sağlanır. UDEM tüm bu müşterilerinin nasıl kodlandığını ve bilgilerin nasıl kayıt altına alındığını PD.02-Dokümanların Kontrolü ve PD.03-Kayıtların Kontrolü prosedürlerinde tarif etmiştir. 6.4-Belgelendirmeye yapılan atıflar, belge ve logo kullanımı: UDEM yönetim sistemi logoları ürün üzerinde, tüketici tarafından görülen ambalajın üzerinde veya başka bir şekilde ürün uygunluğunu Yayın No/Tarihi Sayfa No 11 / 19

12 temsil edecek şekilde kullanılamaz. Ayrıca logolar laboratuar testlerine, kalibrasyon ve muayene raporlarına uygulanamaz. UDEM belgelendirdiği müşterilerinin bu bilgiye sahip olmasını sağlamak için ilk belgelendirme denetimi süreci tamamlandığında müşterilerine sertifika ile birlikte TLM.02-Logo ve Belge Kullanım Talimatı nı da iletir. Böylece UDEM müşterisi, logo veya markaların izin verilen yöntemlerin dışında kullanımı söz konusu olduğunda belgelendirmenin askıya alınabileceği yada geri çekilebileceği ve gerekirse yasal işlemlerin uygulanabileceği konusunda bilgilendirilmiş olur. UDEM tarafından belgelendirilmiş müşterilere verilen belge, belgede adı geçen kuruluşun mülkiyetinde olup, hiçbir şekilde başka bir kurum ya da tüzel kişiliğe devredilemez. Belgenin üçüncü şahıslarca haksız yere kullanımından doğan sorumluluk kuruluşa aittir. UDEM, belgenin yanlış ve haksız kullanımı ile ilgili tespitte bulunduğunda durumu yasal otoritelere başvurarak değerlendirir ve gerekirse Belgelendirme Komitesi ne bildirir. Belgenin yanlış ve haksız kullanımı müşterinin belgelendirme sürecinin sona erdirilmesi ve durumunun web sitesinde yayınlanması ile sonuçlandırılabilir. 6.5-Gizlilik: UDEM; kurullar, komiteler ve taşeron kuruluşlar ya da kişiler de dahil, kendi kuruluşunun her seviyesinde, belgelendirme faaliyetleri sırasında elde edilen bilgilerin gizliliğini korumak için, mevcut akreditasyon kanunu, yönetmeliklere ve tebliğlere uygun düzenlemeleri yapmıştır. UDEM, özel bir ürün veya belgelendirilen kuruluş hakkındaki bilgilerin, ilgili kuruluşun yazılı izni olmaksızın üçüncü bir tarafa açıklanmamasını, temel bir prensip olarak benimsemiştir. Bu gibi bilgilerin, kanun, yönetmelik ve tebliğler gereği üçüncü taraflara açılması durumunda, müşteri sağlanan bu bilgiler hakkında ilgili kanun, yönetmelik ve tebliğlerde izin verilen şekilde bilgilendirilir. Hakkında bilgi verilecek olan taraf da, bilgi, talep eden tarafa aktarılmadan önce bu durumdan önceden haberdar edilir. UDEM e müşterileri hakkında dışarıdan kişi ya da kuruluşlardan herhangi bir yolla (Örn; şikayet, bilgilendirme vs.) iletilen her türlü bilgi UDEM in gizlilik politikasına göre saklanır ve ele alınır. UDEM tüm personelinin ve taşeron olarak kullandığı belgelendirme kuruluşlarının UDEM in gizlilik politikasına uygun olarak çalışmasını işe alırken ya da faaliyetin başlamasından önce bu kişi/kuruluşlar ile karşılıklı olarak imzaladığı sözleşmeler ile sağlar. UDEM, müşteri bilgileri, sistem dokümantasyonu ve muhasebe kayıtları başta olmak üzere bünyesinde bulunan tüm bilgi kaynaklarını baskı halinde veya elektronik ortamda güvenli olarak saklamak üzere yöntemler geliştirmiştir. (Bkz. PD.03 Kayıtların Kontrolü Prosedürü) UDEM in yönetim sistemini yürüten tüm şube veya temsilcilikleri bu gizlilik politikasının sorumluluğunu üstlenir. 6.6-UDEM ile müşterileri arasındaki bilgi alışverişi: UDEM belgelendirme hizmeti almak için başvuruda bulunan tüm aday müşterileri ya da mevcut müşterilerini başvuru aşamasında belgelendirme prosesi hakkında bilgilendirmek üzere FRM.13-Başvuru Şartları Bilgi Formu nu kendilerine iletir. Müşteriler, belgelendirme döngüsü belgelendirme prosesi, itiraz ve şikayetler ile ilgili uygulamalar ve ihtiyaç duydukları diğer tüm bilgiyi UDEM den talep edebilirler. UDEM talep edilen bu bilgileri uygun şekilde müşterilerine sunar. Bununla birlikte UDEM in yönetim sistemi uygulamalarında yapılan her türlü değişiklik ve yenilikleri ilgili taraflara web sitesi, yazılı iletişim vs gibi uygun yollarla iletilir. Müşteriler de yönetim sistemlerinde belgelendirme şartlarını yerine getirmelerini etkileyebilecek her türlü değişikliği ve yeniliği UDEM e bildirmeyi imzalanan sözleşme ile taahhüt eder. (Bkz: FRM.16-Belgelendirme Teklifi ve Sözleşmesi). Yayın No/Tarihi Sayfa No 12 / 19

13 BÖLÜM 7: BELGELENDİRME SÜRECİ UDEM belgelendirme prosesini ISO/IEC standardı TSE ISO/TS standardı, IAF zorunlu dokümanlarının gerekliliklerini dikkate alarak yürütür. Belgelendirme süreci; ilk belgelendirme, periyodik olarak yapılacak gözetim denetimleri, gerekirse yeniden belgelendirme denetimi, belgelendirmenin askıya alınması, geri çekilmesi veya kapsamının daraltılması, kapsam genişletme ihtiyacından doğan tetkikler veya belirli durumlardan kaynaklanan kısa süreli tetkiklerden oluşan bir süreçtir. Belgelendirme için şartlar, belgelendirilmiş kuruluşların hak ve sorumlulukları ile denetim uygulamaları konularını açıklayan PD.01-Belgelendirme Prosedürü, PD.15 ISO Belgelendirme Prosedürü, PD.16 FSSC belgelendirme prosedürü, PD.17 ISO Belgelendirme prosedürü ve UDPD.01 Ürün Belgelendirme Prosedürü güncelleştirilerek korunmakta ve bu prosedürlerde yer alan uygulamalar, UDEM web sitesi üzerinden, başvuruda bulunan kuruluşlar ile belgelendirilmiş kuruluşlara sunulmaktadır. Belgelendirme istenen kapsam, özel bir uygulama ile ilgili ise başvuruda bulunan kuruluşa, gerekli her açıklama ve ek bilgiler sağlanmaktadır. Denetim programı, 2 aşamalı bir ilk denetimi, 1. ve 2. yıllarda gözetim denetimlerini ve belgenin geçerliliğini doldurması öncesinde 3. yılda yeniden belgelendirme denetimini kapsar. 3 yıllık belgelendirme döngüsü belgelendirme veya yeniden belgelendirme kararıyla başlar. UDEM belgelendirme sürecinin işleyişinde gereken herhangi bir değişikliği Yönetim Kurulu, denetim personeli ve ilgili diğer tarafların görüşlerini alarak yapar ve her türlü değişikliği ilgili tüm birim sorumlularına ve taraflara yazılı olarak ve web sitesi yolu ile bildirir. Ayrıca UDEM belgelendirdiği müşterilerinden kuruluşun kendisi ve yönetim sistemi uygulamaları ile ilgili önemli yapısal, kapsam vb değişiklikleri yazılı olarak bildirmesini ister. 7.1-Pazarlama: UDEM belgelendirme faaliyetlerini hakkında geniş bilgiyi web sitesinde yayınlamaktadır. UDEM kendisinden hizmet almak isteyen kişilere web sitesi dışında, katalog, broşür vs gibi dokümanlar göndererek faaliyetlerini tanıtabildiği gibi sektörle ilgili toplantı, fuar vs gibi organizasyonlara da katılmaya özen gösterir. 7.2-Başvuru: UDEM e başvuran kuruluşlara başvuru formunun yanı sıra belgelendirme sürecinin gereklilikleri hakkında bilgi veren form gönderilir. Başvuru formundaki bilgiler kontrol edilerek UDEM in hizmeti verip veremeyeceği belirlenir. Belgelendirme yapılacak kapsama göre Aşama 1 denetiminin nasıl yapılacağı ve denetçi süresi (Bkz: TLM.04-Denetim Süre Belirleme Talimatı) belirlenerek belgelendirme sözleşmesi ve teklifi hazırlanıp başvuran kuruluşa iletilir. Sözleşmeyi kabul eden müşteriden incelenmek üzere bir takım dokümanları istenir. 7.3-Denetimin Planlanması: Denetimlerin gerçekleştirilmesi için öncelikle denetimi gerçekleştirecek kişilerden oluşacak denetim heyeti oluşturulur. Denetim heyeti üyeleri müşterinin belgelendirme kapsamına uygun NACE koduna sahip denetçi ve teknik uzmanlardan seçilir. ISO belgelendirme denetimleri için TSE ISO/TS standardı EK A Gıda Zinciri Gruplarının sınıflandırılması tablosu dikkate alınarak gerçekleştirilir. FSSC ile ilgili faaliyetler PD.16 FSSC Belgelendirme Prosedürü, PD.17 ISO Belgelendirme prosedürü ve UDPD.01 Ürün Belgelendirme Prosedürü nde anlatılmıştır. Denetim heyetinin denetim için atanması PD.01-Belgelendirme Prosedürü nde Yayın No/Tarihi Sayfa No 13 / 19

14 anlatılmıştır. ISO le ilgili belgelendirme faaliyetleri PD.15 ISO13485 Belgelendirme Prosedürü nde anlatılmıştır. UDEM, denetim öncesinde müşteriye denetim heyeti üyeleri hakkında kısa bilgi içeren form gönderir. Son olarak, denetim programını içerecek ve sözleşme şartlarının gerekliliklerini karşılayacak bir denetim planı oluşturulur. Denetim planı belgelendirme hizmeti alan müşteriyle teyit edilir. 7.4-Denetim süreci: İlk belgelendirme denetimi 2 aşamalı olarak yapılır. Aşama 1 denetimleri sektöre ve faaliyet alanına göre sahada ya da masa başında yapılabilir. Aşama 2 denetimleri ise mutlaka saha denetimini gerektirir. Saha denetimi, müşterinin faaliyet alanı olan mahallere fiziksel ziyareti içerebileceği gibi, yönetim sistemiyle ilgili olan bilgileri içeren elektronik ortamlara uzaktan erişimi de içerebilir. Yeniden belgelendirme denetimleri 3 yıllık belgelendirme süreci sona ermeden yapılır ve gerekli görülürse 2 aşamalı olarak yapılabilir. Gözetim denetimleri 3 yıllık belgelendirme süreci boyunca senede en az 1 defa yapılmalıdır. İlk belgelendirme denetimin takip eden ilk gözetim denetimi, Aşama 2 denetiminin son gününden itibaren 12 ay içinde tamamlanmış olmalıdır. Gözetim denetimleri tek aşamalı olarak gerçekleştirilir. Denetim sırasında müşterinin yönetim sisteminde bulunan uygunsuzluklar objektif delillere dayandırılarak kendilerine bildirilir. Müşteri bu uygunsuzlukların giderilmesi için yapacağı düzeltici faaliyetleri UDEM e bildirir. Büyük uygunsuzluk çıkarsa müşterinin bildirdiği DÖF lerin uygulamaları gerekirse bir takip denetiminde denetim heyeti tarafından değerlendirilir. Küçük uygunsuzluk çıkarsa bir takip denetimini gerektirmeden düzeltme veya DÖF lerin planının incelenmesi ile değerlendirilebilir. Denetim sonrasında denetim heyetinin baş denetçisi, belgelendirme ile ilgili tavsiyesini, uygunsuzlukları, iyileştirme fırsatlarını ve gözlemlerini içeren bulgularını yazılı bir rapor haline getirir ve dosyanın son halini Teknik Gözden Geçirme Sorumlusu na iletir. TGGS herhangi bir sorun yoksa dosyayı Belgelendirme Komitesi ne iletir. 7.5-Belgelendirme Kararı: UDEM belgelendirmeye dair her türlü kararın sorumluluğunu üstlenir. Belgelendirme kararı Belgelendirme Komitesi tarafından verilir. Belgelendirme Komitesi üyeleri arasında denetimde görev alan varsa o üye söz konusu müşterinin dosyasının incelendiği komitede kesinlikle görev alamaz. UDEM, Belgelendirme Komitesi nin tarafsızlık ve gizlilik ilkesi ışığında ve çıkar çatışmalarına izin vermeyecek yönde çalışmasını, üyeler göreve alınırken karşılıklı olarak imzaladıkları sözleşme ile garanti altına alır. Komite üyelerinden, görev alacakları her komite öncesinde, alınacak kararlarda tam bağımsız olarak hareket edeceklerini taahhüt ettiklerini beyan eden bir yazı alınır. (Bkz: FRM.24-Komite Üyeleri Hizmet Sözleşmesi). Belgelendirme Komitesi, Belgelendirme Komitesi, tespit edilmiş olan küçük ve büyük uygunsuzlukların tamamen kapatıldığı garanti altına alınmadan, belgelendirme kararı almaz. İlk Belgelendirme ve yeniden belgelendirme kararı verildiğinde müşterinin belgelendirme süreci belgelendirme komitesinin kararını verdiği günden itibaren 3 yıl içindir ve yönetim sisteminin uygunluğunu onaylayan sertifika bu 3 yıl için geçerlidir. UDEM belgelendirmeye dair alınacak hiçbir kararı bir başka belgelendirme kuruluşuna devretmez. UDEM, taşeron belgelendirme kuruluşlarına belgelendirmeye dair hiçbir kararı alma yetkisini vermez. 7.6-Belgelendirmenin askıya alınması, geri çekilmesi veya kapsamının daraltılması için şartlar: UDEM; belgenin verilmesi, sürdürülmesi, kapsamının genişletilmesi ve daraltılması için şartlar ile hangi şartlar altında belgelendirme kapsamının tamamının veya bir kısmının askıya alınacağı veya geri Yayın No/Tarihi Sayfa No 14 / 19

15 çekilebileceği uygulamaları için yöntemleri, Belgelendirme Prosedürü nde tarif etmiştir. Genel olarak bu şartlar şöyle sıralanabilir: Askıya alma: UDEM aşağıdaki durumlarda müşterisinin belgelendirmesini askıya alır: Müşterinin belgelendirilmiş yönetim sisteminin belgelendirme şartlarını karşılamada devamlı ve ciddi şekilde başarısız olması, Müşterinin gözetim veya yeniden belgelendirme tetkiklerinin gerekli sıklıkta yapılmasına izin vermemesi, Müşterinin gönüllü olarak, geçici askıya alma talebinde bulunması. Geri çekme: Belgelendirmesi askıya alınan müşterinin askıya alma süresi boyunca uygunsuzlukları gidermediği veya belgelendirme şartlarına herhangi bir şekilde uymadığı görülürse belgelendirme geri çekilir. Kapsam daraltma: Müşterinin, belgelendirme kapsamının bir kısmı için belgelendirme şartlarını karşılamada devamlı ya da ciddi başarısızlık gösterdiği görülürse UDEM müşterinin belgelendirme kapsamını, şartları karşılamayan kısmını dışarıda tutacak şekilde daraltır. 7.7-Özel Tetkikler: UDEM müşterilerinin belgelendirme kapsamının genişletilmesi taleplerini değerlendirmek üzere denetimler gerçekleştirir. Ayrıca müşterilerle ilgili şikayetlerin soruşturulması, yönetim sistemlerindeki değişikliklerin belirlenmesi ya da askıya alınan müşterilerin takibi gibi sebeplerle kısa süreli denetimler gerçekleştirebilir. UDEM müşterileri bu denetimler için gerekecek masrafı karşılamayı imzaladıkları sözleşme ile kabul etmiş olurlar. 7.8-Transfer Denetimleri: Transfer işlemi, yalnızca IAF MLA anlaşması kapsamındaki akreditasyon kuruluşları tarafından akredite edilmiş belgelendirme kuruluşlarından gelen başvurular için uygulanır. Diğer belgelendirme kuruluşları transfer için başvuruda bulunursa yeni müşteri olarak belgelendirme süreçleri ilk belgelendirme aşamasından başlatılır. Başvuran kuruluşun kapatılmamış uygunsuzluğunun olmaması gerekir. Aksi halde söz konusu uygunsuzluklar UDEM tarafından kapatılır. Transfer denetimlerinin yürütülmesi için belirlenen süreç PD.01-Belgelendirme Prosedürü nde tarif edilmiştir Ayrı Yerlerde Bulunan İşletmeleri Kapsayan Kalite ve Çevre Yönetim Sistemine Sahip Kuruluşların Belgelendirilmesi Süreci: UDEM birden fazla adreste aynı yönetim sistemi altında faaliyet gösteren firmaların belgelendirilmesi sürecini yürütmek için bir prosedür geliştirmiş ve bunu TLM.06-Numune Alma Talimatı nda tarif etmiştir. Birden fazla adreste faaliyet gösteren müşteri; her biri ayrı adreslerde olan işletmeler topluluğundan oluşan ve her bir işletmede aynı yönetim sistemi altında ve aynı belgelendirme kapsamında gerçekleştirilen faaliyetin mevcut olduğu bir kuruluş olmalıdır. Ayrı adreslerde yerleşik olan işletmelerin ortak yönetim sistemini denetlemek için belgelendirme kapsamına dahil olan faaliyetlerin gerçekleştirildiği her bir işletmeyi ziyaret etmek gerekli değildir. Ziyaret edilecek işletmeleri belirlemek üzere UDEM bir örnekleme metodu kullanır. Bu yöntem, Numune Alma Talimatı nda tablo halinde anlatılmaktadır. Çok işletmeli belgelendirilmiş müşteriye verilen sertifika yönetim sistemi kapsamındaki ve numune alma metodu ile denetlenmiş sahalar dahil olmak üzere tüm sahalar için geçerlidir. BÖLÜM 8: DOKÜMANTASYON SİSTEMİ Yayın No/Tarihi Sayfa No 15 / 19

16 UDEM yönetim sistemini Seçenek 2 -Genel yönetim sistemi şartlarına göre oluşturmuştur. UDEM, dokümanlarını TS EN ISO/IEC standardı, TSE ISO/TS 22003, TS EN ISO/IEC ve, IAF zorunlu dokümanlarının gereklilikleri kapsamında oluşturmuş, aylık kontrolü yapılmakta, gerekli durumlarda güncelleştirilmekte ve isteyenlerin kullanabilmesi amacıyla gerekli dokümanlar UDEM web sitesi üzerinde hazır bulundurmaktadır. Bu çerçevede; Akreditasyon kuruluşları hakkındaki bilgiler, Belgelendirmenin yapılması, sürdürülmesi, genişletilmesi, daraltılması, askıya alınması ve iptali için kurallar ve prosedürleri de içeren, UDEM belgelendirme sisteminin dokümante edilmiş ifadesi, Denetim, değerlendirme ve belgelendirme prosesleri hakkında bilgi, UDEM in mali kaynaklarının açıklanması ve belgelendirme hizmetlerinin ücretlendirilmesi hakkında bilgi, UDEM in logosunun kullanımı ve belgelendirme uygulamalarıyla ilgili şartları, kısıtlamaları ve sınırları da içeren, başvuruda bulunan ve belgelendirilen kuruluşların hak ve görevlerine ilişkin tanımlama, İtirazların, şikâyetlerin ve anlaşmazlıkların ele alınması ile ilgili prosedür, Belgelendirilmiş kuruluşların bilgilerini içeren veri tabanını oluşturmuştur. 8.1-Dokümanların Kontrolü UDEM, belgelendirme faaliyetleri ile ilgili bütün dokümanların kontrolü için Dokümanların Kontrolü Prosedürü nü (PD.02) oluşturmuş ve uygulamaktadır. Dokümanların Kontrolü Prosedürü nde (PD.02), dokümanların gruplandırılması, kodlanması, yönetim sistemi dokümanlarının hazırlanması, onaylanması, yayınlanması, güncellenmesi, revize edilmesi ya da iptal edilmesi için uygulanacak yöntemler anlatılmaktadır. 8.2-Kayıtların Kontrolü UDEM, ilgili standart ve rehberler ile akreditasyon kuruluşları kuralları doğrultusunda kurmuş olduğu yönetim sistemi ile ilgili kayıtları tutarak sistemin işlerliğini sürdürmektedir. Elektronik ortamdaki kayıtların yedeklenmesi: Domain Server da kullanılan ve depolanan bilgiler, her gece 00:00 da otomatik olarak farklı bir fiziksel hard disk e yedeklenir. Yedekleme yapılan hard disk, server ın çalıştığı hard disk değildir fakat UDEM Merkez ofisinde bulunmaktadır. Buna ek olarak, tüm veriler aynı zamanda Genel Koordinatör ün konutunda ADSL Hattı na bağlı bir data server a da otomatik olarak her gün yedeklenir. Personelin talep etmesi durumunda bilgisayarında bulunan fakat serverda bulunmayan datalar, harici disklere yedek alınır ve kasada saklanır. Domain Server a kayıtlı bilgisayarlar dışında oturum açılması mümkün değildir. Gelen ve giden veri Fortigate firewall ile süzülür ve izinsiz erişim engellenir. Merkez ofisde internet erişimi domain server a bağlı bilgisayarlar için ve misafirler için farklı 2 hat üzerinden (kablolu ve kablosuz) sağlanır. Yedekleme sürecine ait sorumluluk sözleşmeli olarak çalışılan Poztech firmasına aittir. Poztech ile iletişim Web sitesi sorumlusu ve Genel Koordinatör tarafından sağlanır. PD.03-Kayıtların Kontrolü Prosedürü nde yönetim sistemi dokümantasyonu, dış kaynaklı dokümanlar ve müşteri kayıtlarının saklanması, arşivlenmesi, yedeklenmesi, saklama süresi, iptal yada revize edilmesi ve yedeklenmesi ile ilgili yöntemler anlatılmaktadır. BÖLÜM 9: YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ Yayın No/Tarihi Sayfa No 16 / 19

17 UDEM yılda en az 1 kez düzenlediği yönetimin gözden geçirmesi toplantıları ile tüm faaliyetlerini ve sorumlularını TS EN ISO/IEC ve TSE ISO/TS standardının gerekliliklerini göz önünde bulundurarak değerlendirir. Gözden geçirme toplantılarında yönetim sisteminin ilgili standart ve rehber dokümanlara uygunluğunu, genel olarak yeterliliğini ve etkinliğini sağlamak için neler yapılması gerektiği gözden geçirilir. Yapılması gereken iyileştirmeler ve değişiklik ihtiyaçları belirlenerek çalışmalar başlatılır. Gözden geçirme toplantıları sonuçlarına göre tespit edilen yönetim sisteminin uygulanması, geliştirilmesi, etkinliği ve sürekli iyileştirilmesi için gerekli olan kaynak ihtiyaçlarının üst yönetim tarafından karşılanması taahhüt edilir. YGG toplantılarında görüşülmesi gereken başlıca konular ve toplantı sonucunda elde edilecek çıktılar genel olarak sistemin iyileştirilmesine yöneliktir. UDEM yönetimin gözden geçirmesi faaliyetlerini nasıl yürüttüğünü PD.08-Yönetimin Sorumluluğu Prosedürü nde tarif etmiştir. BÖLÜM 10: İÇ DENETİMLER UDEM, yönetim sisteminin TS EN ISO/IEC standardı, TSE ISO/TS ve TS EN ISO/IEC standardının uygunluğunu ve etkin olarak uygulandığını kontrol etmek amacıyla planlı aralıklarla iç denetimler gerçekleştirir. İç denetimler, Yönetim Temsilcisi tarafından yılda en az iki kere olmak üzere yönetim sistemini oluşturan tüm ana birimleri kapsayacak şekilde planlanır ve denetim tarihlerinden önce ilgili sorumlara haber verilir. İç denetimler denetçinin kendi sorumluluğu altındaki birimi denetlememesi esasına göre yapılır; diğer bir deyişle çapraz denetleme uygulanmalıdır. İç denetimler sonucunda bulunan uygunsuzluklar veya gözlemler vs. bir rapor haline getirilir. Bu rapor YGG toplantılarında görüşülür. Ayrıca iç denetim sırasında bulunan uygunsuzluklar için açılan düzeltici ya da önleyici faaliyetlerin yürütülmesi ve sonuçları ile ilgili kayıtlar tutulur. İç denetim uygulanan tüm birimlerin yetkilileri iç denetim sonucu yazılan bu rapor ve kayıtlar ile bilgilendirilirler. UDEM iç denetimleri nasıl yürüttüğünü PD.06-İç Denetim Prosedürü nde tarif etmiştir. BÖLÜM 11: UYGUNSUZLUKLARIN DEĞERLENDİRİLMESİ, DÜZELTME ve DÜZELTİCİ/ÖNLEYİCİ FAALİYETLER SÜRECİ UDEM kendi yönetim sistemindeki faaliyetlerindeki uygunsuzlukların tanımlanması ve yönetimi için prosedürleri oluşturmuştur. UDEM uygunsuzlukları gidermek ve yeniden oluşmasını önlemek için ya da potansiyel uygunsuzlukların ortaya çıkmasını önlemek için yürüteceği süreci PD.05-Uygunsuzlukları Değerlendirme ve DÖF Prosedürü nde tarif etmektedir. UDEM için uygunsuzluk, yönetim sistemi kapsamındaki her türlü faaliyetten, müşterilerden veya diğer kişi ya da kuruluşlardan gelebilecek itiraz ya da şikayetlerden, bağlı olduğu akreditasyon kuruluşunun denetimlerinden ya da taleplerinden kaynaklanabilir. UDEM tüm bu uygunsuzlukları sınıflandırarak yapılacak düzeltme, düzeltici ya da önleyici faaliyeti belirler. (Bkz: Tablo-1, PD.05). Uygunsuzlukların tanımlanması, kök neden analizinin yapılması ve giderilmesi için yapılması gereken faaliyetlerin açıklanması amacıyla FRM.11- İç Uygunsuzluk ve Düzeltme, D/Ö Faaliyet Bildirim Formu kullanılır. Yapılan faaliyetlerin takibi için ise FRM.10-İç DÖF Takip Formu kullanılır. Tablo 1: UDEM Yönetim El Kitabı ile TS EN ISO/IEC standardı ve TSE ISO/TS standardı karşılaştırma tablosu: Yayın No/Tarihi Sayfa No 17 / 19

18 Bölüm No TS EN ISO/IEC Standardı madde No. TSE ISO/TS Standardı Madde No.T Konu Yönetim El Kitabı Kapsam Terimler ve Tanımlar UDEM Yönetim Sistemi Prensipler Kalite Politikası Yönetimin Taahhüdü Organizasyon Yapısı 2.5 ( ) Kurul ve Komiteler Genel Bilgiler UDEM in Tanıtımı ve Tüzel Kişilik Belgelendirme Sözleşmesi Tarafsızlığın Yönetilmesi Yükümlülük ve Finansman Yapısal Şartlar Organizasyon Yapısı ve Üst Yönetim Tarafsızlığı Koruma ve Tavsiye Komitesi Kaynak Şartları Yönetimin ve Personelin Yeterliliği Belgelendirme Faaliyetlerinde Görev Alan Personel Denetim Personeli Personel Kayıtları Dış Kaynaklı (Taşeron) Belgelendirme Kuruluşu veya Personel Kullanımı Bilgi Şartları Kamuya Açık Bilgi Belgelendirme Dokümanı (Sertifika) , , 9.9 Belgelendirilmiş Müşteriler Veri Tabanı Belgelendirmeye Yapılan Atıflar, Belge ve Logo Kullanımı Gizlilik UDEM ile Müşteriler Arasındaki Bilgi Alışverişi Belgelendirme Süreci Pazarlama , , Başvuru Denetimin Planlanması Denetim Süreci , Belgelendirme Kararı Belgelendirmenin Askıya Alınması, Geri Çekilmesi veya Kapsamının Daraltılması İçin Şartlar Özel tetkikler Transfer Denetimleri Ayrı Yerlerde Bulunan İşletmeleri Kapsayan Kalite Ve Çevre Yayın No/Tarihi Sayfa No 18 / 19

19 Yönetim Sistemine Sahip Kuruluşların Belgelendirilmesi Dokümantasyon Sistemi Dokümanların Kontrolü Kayıtların Kontrolü Yönetimin Gözden Geçirmesi İç Denetimler , Giriş Paragrafı, Bölüm 7 ve Uygunsuzlukların Değerlendirilmesi ve Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler Süreci Kamuya Açık Bilgi ye coğrafi alanlar eklenmiştir IAF zorunlu dokümanları ilgili maddelerde düzenlenmiştir Türkiye de gerçekleştirilen faaliyetler eklenmiştir Yayın No/Tarihi Sayfa No 19 / 19