ÜNİTE ÜNİTE TIBBİ DOKÜMANTASYON. Yrd. Doç. Dr. Meltem ŞİRİN GÖK İÇİNDEKİLER HEDEFLER DOSYALAMA İŞLEMLERİ, TANIMLAR VE AMAÇLAR

Save this PDF as:
 WORD  PNG  TXT  JPG

Ebat: px
Şu sayfadan göstermeyi başlat:

Download "ÜNİTE ÜNİTE TIBBİ DOKÜMANTASYON. Yrd. Doç. Dr. Meltem ŞİRİN GÖK İÇİNDEKİLER HEDEFLER DOSYALAMA İŞLEMLERİ, TANIMLAR VE AMAÇLAR"

Transkript

1 DOSYALAMA İŞLEMLERİ, TANIMLAR VE AMAÇLAR İÇİNDEKİLER Dosyalamanın Anlamı ve Amacı Dosya Türleri Dosyalama Araçları Dosyalama Süreci Etkin Bir Dosyalama Sisteminin Özellikleri Dosyalama Sisteminin Seçilmesi Dosyalama Sistemleri Alfabetik Dosyalama Sistemi Konulara Göre Dosyalama Sistemi Coğrafi Konuma Göre Dosyalama Sistemi Kronolojik Dosyalama Sistemi Karma Dosyalama Sistemi Numerik Dosyalama Sistemi Elektronik Dosyalama Sistemleri TIBBİ DOKÜMANTASYON Yrd. Doç. Dr. Meltem ŞİRİN GÖK HEDEFLER Bu üniteyi çalıştıktan sonra: Dosyalamanın anlamını ve amacını açıklayabilecek, Dosya türlerini tanımlayabilecek, Dosyalamada kullanılan araçları tanıyabilecek, Dosyalama sürecinin aşamalarını kavrayabilecek, Etkin bir dosyalama sisteminin özelliklerini değerlendirebilecek, Dosyalama sistemlerini tanımlayabilecek ve uygun dosyalama sistemini seçebileceksiniz. ÜNİTE 1 ÜNİTE 10

2 GİRİŞ Belgeler, kurum ve kuruluşların faaliyetlerini kolaylaştıracak şekilde gruplandırılmalı, kullanılmadıkları zaman korunmalı ve gelecekte bilgi verecek şekilde düzenlemeye tabi tutulmalıdır. Belgelerin belli serilere göre bir araya getirilip, dosyalarda korunmasına dosyalama denilmektedir. Dosyalama belgeleri korur ve belge yönetimine sistematik bir çerçeve oluşturur. Bir belgenin üretimden arşivlemeye kadar olan tüm işlemleri dosyalama süreci ile kontrol altına alınır. Kurumda üretilen binlerce belge ve kayıttan ihtiyaç duyulan herhangi bir belgeye ulaşım, bu belgelerin bir dosyalama sistemi doğrultusunda düzenlenmesi ile mümkündür. Etkin bir dosyalama sistemi, kurum personelinin ihtiyaç duyduğu tüm belgeleri istenen yer ve zamanda gereği gibi korumayı sağlar. Dosyalama, örgütsel faaliyetlerin yürütülmesi sırasında giden yazıların ikinci suretlerini veya kopyalarını, gelen yazıların ise asıllarını bir düzen içinde saklama işlemidir. DOSYALAMANIN ANLAMI VE AMACI Türk Dil Kurumu na göre dosya, aynı konu, aynı kimse aynı işle ilgili belgeler bütünü ve bu gibi belgelerin toplandığı kartondan kap olarak ifade edilmektedir. Arşivcilik Terimleri Sözlüğü ne göre ise dosya, Güncel kullanım veya arşivsel düzenleme sırasında bir araya getirilerek gruplanmış belge birikimi, bir kuruluşun evraklarının tümü veya bir kısmı için genel kullanılan terimdir. Aşağıda dosyalamanın iki tanımı verilmiştir: Dosyalama, örgütsel faaliyetlerin yürütülmesi sırasında giden yazıların ikinci suretlerini veya kopyalarını, gelen yazıların ise asıllarını bir düzen içinde saklama işlemidir. Dosyalama, evrakların belli serilere göre bir araya getirilip dosyalarda korunmasına denir. Kurum ve kuruluşlarda dosyalanacak belgeleri organizasyona dışarıdan gelen belgeler, organizasyondan dışarıya giden belgeler ve organizasyonun kendi faaliyetlerinin sonucunda ortaya çıkan belgeler olmak üzere 3 gruba ayırmak mümkündür. Bu belgeler yazılı belgeler, basılı belgeler ve kayıt araçları şeklinde olabilir. Örgütlerde dosyalama belge ve kayıt işlerinin daha düzenli, pratik ve kolay hâle getirilmesini sağlar. Dosyalamanın amacı, ofislerin daha düzenli görünmesi için kâğıtları ortadan kaldırmak değildir. Dosyalamanın amacı, hem kâğıt ortamında hem de dijital ortamda, evrakların belirli sebepler nedeniyle arandıkları zaman kolaylıkla bulunmalarını sağlayacak şekilde düzenlenmesi ve muhafaza edilmesidir. Dosyalamanın amaçları şunlardır: Belgeleri aslına uygun biçimde, temiz bir şekilde korumak ve saklamak Büro düzenini sağlamak ve evrak karmaşasını önlemek Aranılan belgelere kolay ve hızlı erişimi sağlamak Evrak yönetimine sistematik bir çerçeve oluşturmak Arşivleme hizmetlerine temel oluşturmak Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 2

3 Geçici dosyalar, üzerinde yapılması gereken işlemleri bitmiş evrakların son kontrolleri için bekletilen dosyalardır. Dosyalamanın asıl amacı, bütün yazışmaların hızlı, güvenli, zaman ve maliyet tasarrufuna azami derecede uyacak şekilde yürütülmesini sağlamaktır. İyi planlanmış bir dosyalama sisteminin yararları şunlardır: Her türlü doküman kolayca ilgili dosyaya kaldırılır. İstenen belge ve kayıtlar rahatça bulunur. Ödünç verilen dosyanın kaydı tutulur. İzlenmesi gereken işlerin takibini sağlar. Düzenli bir çalışma sağlar. Zaman, iş gücü, para gibi kayıpları önler. Dosyalar örgütlerin hafızalarıdır. Bazı durumlarda dosyalardaki bilgiler sayesinde raporlar hazırlanır, bilgiler bir araya getirilir, işlenir ve karar destek sistemi olarak kullanılır. Örgütsel verimliliğe ve etkinliğe katkı sağlar. DOSYA TÜRLERİ Daimi dosyalar: Üzerinde yapılması gereken tüm işlemleri tamamlanan evrakların konulduğu dosyalardır. Arşivlenmek için hazır olan dosya türleridir. Bekleme dosyaları: Üzerinde işlem yapılması veya belli şahısların görmesi için gelen evrakların konulduğu dosyalardır. Atılacak, transfer edilecek veya dosyalanacak evraklar bekleme dosyalarının içine konmamalıdır. Geçici dosyalar: Üzerinde yapılması gereken işlemleri bitmiş evrakların son kontrolleri için bekletilen dosyalardır. Geçici dosyalardaki yazılar genellikle uzman kişilerin görmesi için bekletilir. Kapsadığı evrakın özelliği sebebiyle bölümlenen dosyalar: Bir evrakla ilgili diğer evrakların da bir arada bulunması amacıyla hazırlanan dosyalardır. Bu dosyalar çapraz başvuru sistemine duyulan ihtiyaç nedeniyle oluşturulur. Karma ve iş dosyaları: Gündelik faaliyetlerde kullanılan ve içine çeşitli evrakların konulduğu dosyalardır. DOSYALAMA ARAÇLARI Dosyalama işlemlerinde verimlilik sağlanabilmesi için dosyalamada kullanılacak araçların seçimine dikkat etmek gerekir. Etkin bir dosyalama için İyi işler iyi araçlarla yapılır kuralı göz önünde bulundurulmalıdır. Organizasyonda kullanılan evrak türüne ve yoğunluğuna göre uygun dosyalama araçları kullanılmalıdır. Geleneksel Dosyalama Araçları Dosya: Belgelerin içine konulduğu ikiye katlanmış karton ya da plastikten yapılmış bir dosyalama aracıdır. Dosyanın adı, numarası ve kodu gibi belgeler ön kapağa ya da arka kapağa takılan rehber etiketlerine yazılmaktadır. Dosyaların yarım kapaklı telli, tam kapaklı telli ve askılı dosyalar olmak üzere üç çeşidi vardır. Klasör: Klasör, dosyaların içine konulduğu mukavva benzeri dayanıklı malzemeden yapılmış dosyalama aracıdır. Evraklar doğrudan ya da dosya içerisinde klasöre konulabilir. Klasörün içine konan evrak ya da dosyalar hakkındaki bilgiler klasörün sırtındaki etikete yazılmaktadır. Mekanizmalı, bağlı ve kutu şeklinde klasörler vardır. Dosya Dolapları: Dosya ve klasörler çoğunlukla dosya dolaplarına konulmaktadır. Dolaplar açık, kapalı, çekmeceli ve raflı olmak üzere kullanım amacına göre değişik ölçülerde olabilir. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 3

4 Dosyalama sisteminde ana ve alt grupların kendi aralarında kısımlarını ayırmak amacıyla kullanılan kartlara rehber denir. Kasalar: Kasalar önemli belgelerin saklanmasında güvenliği sağlayan araçlardır. Kasaların gövdeleri kimyevi dolgu maddesi kullanılarak ve hava boşluğu bırakılarak hazırlandığı için manyetik bant, mikrofilm, CD, DVD gibi belgeleri dış etmenlerden korumaktadır. Kasalar güvenlik önlemleri ile donatılmaktadır. Rehberler (Seperatör): Rehberler, dosyalama sisteminde ana ve alt grupların kendi aralarında kısımlarını ayırmak amacıyla kullanılan kartlardır. Ana ve alt grupları birbirinden ayırt etmek için farklı malzeme ve renkte rehberler kullanılır. Rehberler evrakların kolaylıkla yerine yerleştirilmesini ve çabuk bulunmasını sağlar. Bir dosya içindeki yaklaşık 10 evrak arasına bir rehber konulabilir. Rehberler plastik levha, karton ve mukavva gibi sert malzemelerden yapılır. Kavalye: Kavalye bir çeşit rehber etiketidir. Kavalyelere harf, sayı, tarih gibi bilgiler yazılır. Kavalyeler görünür bir şekilde rehberin bir kenarına konulur. Kalamazo: Kalamazo kart şeklindeki belgelerin konulduğu, kalın ve sağlam kapaklı, kartları tutan özel bir mekanizması bulunan dosyalama aracıdır. Sanal Dosyalama Araçları Gelişen teknoloji ve elektronik belge kullanımının artmasıyla birlikte sanal dosyalama araçlarının kullanım alanı artmıştır. Sanal dosyalama araçları; Bilgisayarlar, veri depolama araçları (hard disk, CD-ROM, DVD, CD-DA dijital ses, flash/usb disk, Compact Disc ler), yazıcılar, çevrimiçi dosya paylaşım ortamları, multimedya uygulamaları ve bilgisayarın gerekli donanım özellikleridir. Bunların yanı sıra, belge yönetimi alanında çeşitli yazılım ve programlar da sanal dosyalama araçları arasındadır. DOSYALAMA SÜRECİ Dosyalama, kayıt ve belgelerin sistematik bir şekilde tutulması, sınıflandırılması, düzenlenmesi, saklanması, korunması, kontrol edilmesi ve gerek duyulduğunda erişim sağlanması amacıyla bir dizi işlemi veya bu işlemlerden oluşan süreci ifade etmek için kullanılan bir kavramdır. Dosyalama süreci, belgelerin dosyalanabilir olduğunun kontrol edilmesinden başlayarak işlemden kaldırılmasına kadar geçen süredeki aşamaları kapsar. Dosyalama sürecinin aşamaları şunlardır: Dosyalama sürecinin planlanması Belgelerin sınıflandırılması ve sıralanması Dosya açılması ve yerleştirme Fihrist hazırlanması Dosyalara erişilmesi / dosyaların kullanımı Dosyaların saklanması Dosyaların güncellenmesi Dosyaların imha edilmesi ya da arşivlenmesi Dosyalama sürecinin planlama aşamasında dosyalama sürecinin tüm aşamaları ile ilgili prosedürler belirlenir. Dosyalama Sürecinin Planlanması Dosyalama sürecinin planlanma aşaması örgüt ihtiyaçlarının analizi ile başlamaktadır. Planlama aşamasında örgütün ihtiyaçlarını karşılayacak bir dosyalama sistemi seçilerek dosya planı hazırlanır. Bir örgütte tutulan tüm dosyaların konularının herkesçe bilinmesini sağlayan ve belli bir standarda göre dosya adlarının ve numaralarının bulunduğu listelere dosya planı denir. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 4

5 Planlama aşamasında dosyalama sürecinin tüm aşamaları ile ilgili prosedürler belirlenir. Dosyalama ile ilgili neyin, kim tarafından ne zaman, nasıl, hangi olanaklarla, nerede ve niçin yapılacağı belirlenir. Dosyalama işlerinde görevli olan kişilerin görev yetki ve sorumlulukları belirlenir. Ayrıca dosyalama için gerekli araç-gereç, makine, malzeme ve yer belirlenir. Dosyalama işlemleri konusunda çalışanlara eğitimler verilir, karşılaşılan problemler tespit edilip giderilmeye çalışılır. Belgelerin Sınıflandırılması ve Sıralanması Bir dosya yaklaşık belge almaktadır. Yeni bir dosyanın açılması için aynı anda dosyaya girecek belge sayısının en az 5 tane olması önerilmektedir. Belgelerin sınıflandırılması ve sıralanması aşamasında dosyalanması gerekmeyen belgeler kolaylıkla ayıklanabilir. Üzerine dosyalanabilir işareti konulan dosyalanması gereken belgeler ise belirli sınıflara ya da gruplara göre düzenlenir. Belgelerin sınıflandırması ve sıralanması kullanılan dosyalama sistemine göre değişiklik gösterir. Örneğin: konu adlarına göre alfabetik dosyalama sisteminde, belgeler önce konu adlarına göre, daha sonra alfabetik olarak sıralanır. Yapılan sıralama sayesinde birbiriyle ilgili belgeler bir defada kolayca yerine kaldırılır. Dosyalama işlemini yapacak olan personelin günlük, haftalık ve aylık olarak dosyalama işlemini gerçekleştirmesi gerekmektedir. Dosya Açılması ve Yerleştirme Sınıflama ve sıralama işlemleri yapıldıktan sonra belge, ait olduğu dosyanın içine konulmalıdır. Bir dosya yaklaşık belge almaktadır. Aynı konuda dosyanın biri dolmadan diğeri açılmaz. Eğer dosyalama sistemi içerisinde işlem gören belgenin konulabileceği bir dosya mevcut değilse, yeni bir dosya açılır. Ancak bir dosyanın açılabilmesi için aynı anda dosyaya girecek belge sayısının en az 5 tane olması gerektiği önerilmektedir. Belgeler dosya açılması için yeterli sayıya ulaşıncaya kadar genel dosyada bekletilir. Yerleştirme, belgelerin dosya planına göre dosyalara, klasörlere takılmasıdır. Belgenin hangi dosyaya konacağına doğru karar verilmelidir. Belgeyi dosyaya yerleştirmeden önce üzerinde yapılması gereken tüm işlemlerin tamamlanıp tamamlanmadığı ve eklerinin olup olmadığı kontrol edilmelidir. Belgenin gereksiz ekleri ve fazla kopyaları varsa ayrılmalı veya atılmalıdır. Belgeler dosyaya en son belge, en üste gelecek şekilde temiz ve düzenli olarak yerleştirilmelidir. Yeni bir dosya açıldığı zaman bu dosyanın etiketlenerek kodlanması gerekir. Etiket: Dosyaya kimliğini verecek bilgilerin yazılması için etiket hazırlanır. Etiketler karton dosyaların sol üst kısmında, plastik dosya ve klasörlerin sırtlarında bulunmaktadır. Dosya etiketine dosyanın başlığı, kodu ve konusu yazılmaktadır. Kodlama: Kodlama, dosyasından çıkarılan bir belgenin kolayca yerine konulmasını sağlar. Kodlama yapılırken dosya planı ve fihrist kuralları göz önünde bulundurulur. Kodlama; alfabetik kodlama, numerik kodlama ve alfa numerik kodlama olarak üç yöntemle yapılır. İTHALAT İTHALAT Tablo Kodlama Yöntemleri BEYAZ EŞYA İTHALATI İTH (Alfabetik) 10 (Numerik) İTH-02 (Alfa Numerik) Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 5

6 Evrak kodlamasında kullanılan yöntemler Evrakta kod olarak kullanılacak ismin altı kırmızı kalemle çizilir. Evrak üzerinde kod olarak kullanılan isim görünmüyorsa, kod olarak kullanılacak bir kısaltma, evrakın görünür bir yerine kırmızı kalemle yazılır. Çapraz başvuru fişleri Evrakın konusu, ana dosyanın dışında başka dosyaları da ilgilendiriyorsa, çapraz başvuru fişi düzenlenmesi için evrakın sağ üst köşesine X işareti konur. Bu durumda evrakın ilgili olduğu her bir dosyaya evrakın fotokopisi konulabileceği gibi, evrakın aslı birinci derecede ilgili olduğu dosyaya konur, diğer dosyalara da çapraz (referans) başvuru fişi yerleştirilir. Fihrist, dosyalama sistemlerinde belgelerin hangi dosyaya konacağını gösteren yardımcı bir araçtır. Fihrist Hazırlanması Fihrist bir kitabın içindekiler sayfasına benzetilebilir. Kitabın içindekiler sayfasına bakarak istenilen konuya kısa zamanda ulaşılabilir. Fihrist (indeks), istenen dosyanın nerede olduğunu bulmak ya da ilgili belgeleri dosyaya eklemek için kullanılan bir harita olarak ifade edilebilir. Açılan her dosya, dosya planında yer alan numarası ya da kodu ile fihriste kaydedilmelidir. Özellikle numaralı ve karma dosyalama sistemlerinin kullanılabilmesi için gerekli olan fihrist, belgelerin hangi dosyaya konacağını gösterir. Fihristler konulara, kişi ya da kurum adlarına ve coğrafik bölge isimlerine göre alfabetik olarak hazırlanabilir. Dosyalara Erişilmesi / Dosyaların Kullanımı İhtiyaç duyulan dosyaların istenilen zamanda bulunmasını sağlamak ve kaybolmasını önlemek amacıyla dosya istek fişleri, imza formları, dosya transfer fişleri, dosya kayıt defteri ve dışarıda kartları kullanılır. Bir belgeye ihtiyaç duyulduğu zaman, belge bulunduğu dosyadan çıkarılmadan dosyası ile birlikte dolaştırılmaktadır. Belgeler ancak üst yönetimin isteği ya da mahkeme kararıyla özel durumlarda dosyadan çıkarılabilmektedir. Çeşitli nedenlerle bir belge veya dosya istendiğinde dosya isteme fişi hazırlanır. Bu fiş üzerinde belgenin kimde olduğu, ne zaman verildiği ve ne zaman geri alınacağına dair bilgiler bulunmalıdır. Fişin aslı verilen dosyanın yerine, kopyası ise hatırlatma dosyasına konur. Daha sonra verilen belge dosya izleme listesine işlenir. Farklı bölümlere aktarılacak belgeler için dışarıda kartları hazırlanır. Dışarıda kartları ile farklı bölümlere aktarılan belgeler için dosya transfer fişi doldurulur. Dosyaların Saklanması Dosyaların saklanacağı alanlar oluşturulmalıdır. Bu alanların güvenliği titizlikle sağlanmalıdır. Her dosyanın saklanma süresi ihtiyaca göre belirlenir. Belgeler belirli aralıklarla gözden geçirilmeli, imha edilecek ya da arşive kaldırılacak belgelere karar verilmelidir. Dosyaların Güncellenmesi Dosyaların periyodik olarak gözden geçirilmesi sırasında yasal gerekler, yönetsel gerekler ve yönetim ile ilgili kararlara dikkat edilmesi gerekir. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 6

7 Dosyaların belli aralıklarla gözden geçirilmesinin amaçları şunlardır: Sürekli kullanılacak belgelerin her zaman ulaşabilecek şekilde hazır bulundurulması Dosyaları güncel dosya sisteminin bir parçası olarak saklama Gelecekteki olası kullanımlar için belirli belge ve kayıtların saklanması Devlet arşivine gönderilmek üzere saklama Daha sonraki bir tarihte imha edilmek üzere saklama Gereksiz belge ve kayıtların dosyalardan çıkarılması ve imha edilmesi Dosyaların İmha Edilmesi ya da Arşivlenmesi Belgeler belli aralıklarla ayıklama işlemine tabi tutulur. Bu işlem sonunda belgeler arşiv belgesi, dosyada tutulacak belge ve saklanmasına gerek duyulmayan belge olarak ayrılır. İmhasına karar verilen belgelerin listesi iki nüsha olarak hazırlanır. İmha listeleri denetimler için 10 yıl süreyle saklanır. Dosyalama ile arşivleme çalışmaları arasında yakın bir ilişki vardır. Çünkü arşiv hizmetlerinin temeli dosyalama hizmetlerine dayanmaktadır. Arşivleme dosyalama sürecinin son aşamasıdır. Dosyalama sistemi, belgelerin sınıflandırılması ve saklanması için kullanılan işlem ve yöntemleri ifade etmektedir. ETKİN BİR DOSYALAMA SİSTEMİNİN ÖZELLİKLERİ Dosyalama sistemi, örgüt içerisindeki belgelerin sınıflandırılması ve saklanması için kullanılan işlem ve yöntemleri ifade etmektedir. Basitlik: Dosyalama sistemi herkes tarafından kolay anlaşılır ve kullanılabilir olmalıdır. Akla uygunluk: Örgüt yapısının ve faaliyetlerinin ihtiyaçlarını karşılayabilen, akla mantığa uygun bir sistem çerçevesinde, aynı standartlarda başlık yapıları kullanılmalıdır. Dosya başlıkları tam ve açık olmalıdır. Kullanışlılık: Dosyalama sistemi, örgüt personelinin gereksinim duyduğu tüm bilgileri istenen yer ve zamanda gereği gibi korunmuş olarak sunabilmelidir. Örgütün ihtiyaçlarını en iyi şekilde karşılayan bir dosyalama sistemi seçilmelidir. Örneğin banka şubeleri için hazırlanmış bir dosyalama sistemi hastaneler için uygun değildir. Ekonomiklik: Dosyalama sistemi en az emek, en az insan gücü, en az maliyet, en az yer ve en az zaman kullanılarak yapılmalıdır. Tutarlılık: Dosyalama sisteminde ana gruplar ve alt gruplar tanımlanırken belli standartlara uyulmalıdır. Her bir grubun sınırları iyi belirlenmeli, evrakın hangi dosyaya kaldırılacağı rahatça anlaşılmalıdır. İyi bir dosyalama sistemi dosya başlığı, içerik, tarih, konu gibi faktörler açısından tutarlı olmalıdır. Dosyalama sisteminin tutarlı olması yanlışlıkları önler. Transfer kolaylığı: Dosyalama sistemi dosyaların dolaşmasına ve izlenmesine imkan vermelidir. Bir dosyayı almak, geri vermek, bir başkasına devretmek ya da arşive göndermek kolay olmalıdır. Transfer kolaylığı sağlayacak prosedürler önceden tasarlanmalıdır. Esneklik: Dosyalama sistemi değişen koşullara uyum sağlayabilmelidir. Dosyalama sistemi seçilirken örgüt faaliyetlerinin daralma veya genişleme olasılığı dikkate alınmalıdır. İyi bir dosyalama sistemi, hızlı değişim süreçlerini karşılayacak ölçüde esnek olmalıdır. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 7

8 Dosyalama sistemleri basit, akla uygun, kullanışlı, ekonomik, tutarlı, transfer edilebilir, esnek ve dinamik olmalıdır. Dinamiklik: Dosyalama sistemi, her türlü organizasyonel değişikliğin sisteme olumsuz yönde etkisi en az olacak şekilde sürekli gözden geçirilmelidir. DOSYALAMA SİSTEMİNİN SEÇİLMESİ Seçilen dosyalama sistemi Örgütün ihtiyacını en iyi şekilde karşılayan bir sistem olmalıdır. Kayıt ve belgelerin yanlış yerlere konmasını ve kaybolmasını engellemelidir. Örgütün dosyalama sürecine hız kazandırmalıdır. Seçilen sistem az yer kaplamalı, az malzeme, donanım ve az personel ile etkin bir şekilde işleyebilmelidir. Dosyalama sisteminin seçiminde dikkat edilmesi gereken faktörler şunlardır: Kurumun yapısı, faaliyet alanı, verdiği hizmetin niteliği ve ürettiği belgenin türü Kurumun büyüklüğü ve iş yükü Arşiv personelinin sayısı ve niteliği Sistemin ekonomik olması Dosyalama hatalarının asgari düzeyde olması Belge ortamı, boyutu ve şekli DOSYALAMA SİSTEMLERİ Alfabetik Dosyalama Sistemi Alfabetik dosyalama sistemi dosyaların ve içindeki belgelerin A dan Z ye gruplar halinde sıraya konmasıdır. Alfabetik dosyalama sisteminde kavalye ya da separatör denilen ayıraçlar iki harf arasına konularak dosyalara erişim kolaylaştırılır. Alfabetik dosyalama sisteminde sıralama hastanın soyadının ilk harfinden başlayarak yapılır. Benzerlik olması durumunda ikinci, üçüncü ve diğer harfler ya da kelimeler dikkate alınır. Alfabetik dizin şu konulara göre yapılır: Kişi isimleri Kurumların isimleri Bulundukları bölgeler İşin türü Konu isimleri Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 8

9 Tablo Alfabetik Dosyalama Sistemi A B C D E Z Ab Ba Ca Da Ec Za Ac Be Ce De Ed Ze Ad Bi Ch Df Ef Zı Ag Ci Do Eg Zi Du Zu Zü Ak Bö Co Alfabetik dosyalama sisteminin yararları Sistemin tasarlanması ve kullanılması kolaydır. Dosya sıralamasında hata yapma olasılığı azdır. Genişleme ve daralma durumlarına olanak verir. Esnektir. Konulara, kişilere ve coğrafi bölgelere ait bilgilerin bir arada olmasını sağlar. Alfabetik dosyalama sisteminin sakıncaları Hasta yoğunluğu fazla olan hastanelerde dosyayı bulmak uzun zaman alabilir. Soyadı değişiklikleri zaman zaman sorun yaratabilir. Bazı harflerde ya da başlıklarda aşırı yığılma olabilir. Çok kullanılan isimler ve bazı başlıklarda ayrılan yerlerin çabuk dolması nedeniyle kaydırma gerekebilir. Konulara Göre Dosyalama Sistemi Konulara göre dosyalama sistemine tek konu-tek dosya tasnifi sistemi denilmektedir. Dosyalamanın konulara göre yapılması durumunda, aynı konu aynı dosyaya ilkesi göz önünde bulundurulur. Bu dosyalama sistemine tek konu- tek dosya tasnifi sistemi de denilmektedir. Konulara göre dosyalama sisteminde konuları birbirinden net bir biçimde ayırmak çok önemlidir. Dosyaların, birbirine karışmayacak ve sistemi aksatmayacak biçimde konularına göre ayrılması ve birbiriyle ilişkili olan dosyaların indeksler ve çapraz başvuru fişleri ile bağlantılarının sağlanması gerekmektedir. Konulara göre dosyalama sisteminin başarısı iyi bir dosya planının olmasına bağlıdır. Bu dosyalama yönteminde örgütün faaliyetleri konu adlarına göre; ana konular, alt konular ve tek konular olmak üzere üçlü bölünmeye tabi tutulur. Örneğin bir kuruluşun temel faaliyet alanlarının her biri ana grup olarak düşünülebilir. Üretim=ÜR, Pazarlama=PAZ, Personel=PER, Muhasebe=MUH, Eğitim=EĞ gibi. Hastanede konu adlarını hastalıkların isimleri belirlemektedir. Dosyalar hastalıklar temel alınarak sıralanır. Hastalık kod listeleri konu gruplarını oluşturur. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 9

10 Örnek Örnek Dosyalama İşlemleri, Tanımlar ve Amaçlar Konularına göre dosyalama sisteminde sözlük yöntemi ve ansiklopedik yöntem olmak üzere iki ayrı yöntem kullanılmaktadır. Sözlük yönteminde, belirlenen konular sözlükteki alfabetik sıra içinde dosyalanır. Ansiklopedik yöntemde ise dosyalama belli ana gruplara ayrılır ve bu ana grupların altına ilgili alt gruplar yazılır. Sıralamada yine alfabetik sıralamaya uyulur. Ana gruplar kodlanır ve ana grup altındaki her alt gruba numara verilir. Sözlük Yöntemi Atama ve nakiller Emeklilik işleri İş gerekleri İş tanımları Personel Ansiklopedik Yöntem PER Personel Bölümü PER-1 Atama ve nakiller PER-2 İş gerekleri PER-3 İş tanımları PER -4 Personel Değerlendirmleleri Konulara göre dosyalama sisteminin yararları Aynı konuların bir arada olması araştırmacılara inceleme kolaylığı sağlar. Örgütün ihtiyaçlarına göre yatay ve dikey olarak genişletilebilir. Konulara göre dosyalama sisteminin sakıncaları Konularına göre dosyalama sisteminde aranılan dosyanın bulunması ve tekrar yerine yerleştirilmesi zaman alıcıdır. Dosyalara ulaşmak için indeks gereklidir. Konulara göre sıralamanın aynı zamanda alfabetik sıralamaya gerek duyması bir sakınca olarak görülebilir. Konulara göre alfabetik dosyalama eğer konu sayısı çok ise karışık yapıda ve maliyeti yüksek olabilir. Coğrafi Konuma Göre Dosyalama Sistemi Coğrafi konuma göre dosyalama sisteminde kuruluşun iş ilişkisi içinde olduğu coğrafi bölgeler dikkate alınır. Coğrafi konuma göre dosyalama sisteminde coğrafi bölgelere göre sınıflama yapılır. Bir kurumun faaliyetleri kıta, ülke, bölge, şehir, ilçe, köy/mahalle gibi değişik yerlere yayılmış ise dosyalama sisteminin coğrafi konum/bölge esasına göre yapılması uygundur. Coğrafi konuma göre dosyalama sistemi elektrik ve su idareleri, tapu sicil muhafızlıkları, nüfus müdürlükleri ve belediyeler gibi kamu kuruluşları, büyük toptancı ve perakendeci gibi yaygın faaliyet gösteren işletmeler için uygundur. Coğrafi konuma göre dosyalama sistemi bölge hastanelerinde de kullanılabilir. Coğrafi bölgeler ana gruplara ayrıldıktan sonra gerektiğinde ve 3. alt gruplara (illere, ilçelere, semtlere) ayrılabilir. Örneğin coğrafi dosyalama sistemine göre bölgeleri esas alan sınıflama sistemi 1. alt grup olarak illere ve iller de 2. alt grup olarak ilçelere ayrılabilir. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 10

11 Coğrafik dosyalama sistemi, alfabetik dosyalama sistemi ile birlikte uygulanmak zorundadır. Bu durumda dolap ya da raflar ülke, bölge, il, ilçe, köy, mahalle esasına göre bölümlenir. Bu sistemde dosyaların dolaplara dizilişinde ana grupları gösteren rehberler kullanılır. ANA GRUPLAR (Bölgeler) Tablo Coğrafi Konuma Göre Dosyalama Sistemi 1.ALT GRUP (İller) 2. ALT GRUP (İlçeler) Türkiye Karadeniz Bölgesi Artvin Akdeniz Bölgesi Doğu Anadolu Bölgesi Ege Bölgesi Güneydoğu Anadolu Bölgesi İç Anadolu Bölgesi Karadeniz Bölgesi Marmara Bölgesi Amasya Artvin Bartın Bayburt Bolu Çorum Düzce Giresun Gümüşhane Karabük Kastamonu Ordu Rize Samsun Sinop Tokat Trabzon Zonguldak Ardanuç Arhavi Borçka Hopa Murgul Şavşat Yusufeli Coğrafi konuma göre dosyalama sisteminin yararları Coğrafi konuma göre dosyalama sistemi, dosya miktarı ve yapılan iş hacmiyle ilgili olarak istatistiki veriler sağlaması bakımından ayrı bir önem taşır. Genellikle indekslemeye gerek kalmadan belgenin doğrudan dosyaya konulmasına olanak sağlar. Belgeye ulaşmak kolaydır. Coğrafi konuma göre dosyalama sisteminin sakıncaları Alfabetik dosyalama sistemi ile birlikte uygulanmak zorundadır. Dosya ve yazışma konularının coğrafik bölgelerle ilgili olması gereklidir. İş hacmi arttığında ayrıntılı sınıflama ve indekse ihtiyaç duyulabilir. Coğrafi konuma göre dosyalamada sık sık çapraz başvuru fişleri gerekebilir. Kronolojik Dosyalama Sistemi Kronolojik dosyalama sisteminde tarihler esas alınır. Evraklar dosyaların içine yıllara, aylara ve günlere ayrılarak yerleştirilir. Zaman kavramının önemli olduğu işlerde kronolojik dosyalama sistemi büyük kolaylık sağlar. Fakat bu sistem tek başına kullanılmaz. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 11

12 Zaman kavramının önemli olduğu işlerde kronolojik dosyalama sistemi büyük kolaylık sağlar. Fakat bu sistem tek başına kullanılmaz. Genellikle bir indeksleme yöntemi olarak kullanılan bu sistemde dosyalar hastanın doğum tarihlerine göre sıralanmaktadır. Dosya sırası: Doğum yılı, doğduğu ay ve doğduğu gün şeklinde olmaktadır. Bankaların kredi servisleri, askerlik şubeleri ve mahkemeler gibi kurum ve kuruluşlarda kullanılır. Kronolojik dosyalama sisteminin yararları Borç ve alacak işlemlerinin takibi için oldukça uygundur. Yapılan işlemlerin tarih sırasına göre izlenmesini kolaylaştırır. Kronolojik dosyalama sistemi evrak içeriğinin unutulması durumunda kolaylık sağlar. Evrakın bulunamaması durumunda tarihin yaklaşık olarak bilinmesi dosyanın bulunmasını kolaylaştırır. Güvenilir ve kolay bir sistemdir. Kronolojik dosyalama sisteminin sakıncaları Uygulama alanı dardır. Bu dosyalama sisteminden diğer sistemlerle birlikte kullanılması durumunda verim alınabilir. Bu sistem tek başına kullanılmaz. Genellikle karma dosyalama sistemleri içinde kullanılır. Tablo Kronolojik Dosyalama Sistemi AY/YIL Ocak Şubat Mart Kasım Aralık Karma Dosyalama Sistemi Kurumlarda faaliyetlerin türüne ve yoğunluğuna göre her zaman bir dosyalama sistemi tek başına yeterli olmayabilir. Bu durumda kolaylık sağlamak amacıyla ana grupların ve alt grupların belirlenmesinde birbirine uygun ve kurumun gereksinimlerini karşılayan dosyalama sistemlerinden iki ya da üç tanesi bir arada kullanılabilir. Karma sistemde beraber kullanılacak dosyalama sistemleri seçilirken; hizmetin özellikleri, kullanım kolaylığı, hız, örgütün yapısı ve güvenilirlik gibi etkenler belirleyicidir. Beraber kullanılacak sistemlerin belirlenmesi konusunda öncelik, örgütün işlerinde en çok kullandığı dosyalama sistemi olmalıdır. Diğer alt grup dosyalama sistemlerinin seçiminde, örgüt işlerinin dereceleri ve sistemlerin birbirleri ile olan uyumları dikkate alınmalıdır. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 12

13 Karma dosyalama sisteminde dosyalanacak evraklar önce ana gruba ayrılır, daha sonra ana gruplar da 1. ve 2. alt gruplara ayrılır. Tablo Karma Dosyalama Sistemi Ana grup 1. Alt Grup 2. Alt Grup Tarih sırasına göre Coğrafi esasa göre Alfabetik sıra Coğrafi esasa göre Tarih sırasına göre Konularına göre Coğrafi esasa göre Konularına göre Tarih sırasına göre Konularına göre Coğrafi esasa göre Numerik Dosyalama Sistemi Coğrafi esasa göre Tarih sırasına göre Numerik dosyalama sistemi dolaylı erişimli sistem olarak adlandırılmaktadır. Numerik dosyalama sisteminde rehber ve kavalyelere numaralar yazılır. Numaralar tek başına bir dosyanın neyle ilgili olduğunu gösteremediği için bu yöntemde numaraların neyi temsil ettiğini gösteren fihristlere ihtiyaç vardır. Bu nedenle numerik dosyalama sistemi dolaylı erişimli sistem olarak adlandırılır. Numerik dosyalama sisteminin yararları Numerik dosyalama belge sayısının çok olduğu durumlarda dosyalara erişmek için hızlı ve etkili bir yöntemdir. Sayısal kodlamada sınırsız erişim numarası vermek mümkündür. Numerik dosyalama sistemi güncelliğini kaybetmiş belgelerin başka depolara nakledilmesinde kolaylık sağlar. Numerik dosyalama önemli ve gizli olan belge ve dosyaların güvenli bir biçimde korunmasını sağlar. Numerik dosyalama sisteminin sakıncaları Numerik sistemde dosyalara erişim fihristler aracılığı ile yapılmaktadır. Numerik dosyalama sistemi kendi içinde 4 grupta ele alınmaktadır. Sıra numaralı / serial dosyalama Sıra numaralı sistemde dosyalar 1 den başlayarak ihtiyaç duyulan sayıya kadar numaralandırılır. Bu sistemde, dosyaların rakam ile ilgili olması zorunludur. Örneğin: personel dosyaları, hasta dosyaları, emekli sicil dosyaları ve karar dosyaları için kullanılabilir. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 13

14 Sıra numaralı sistemin uygulanabilmesi için dosyaların rakamlarla ilgili olması zorunludur. Desimal sistemde sıfır rakamı daima genel konulara ayrılır. Tablo Alfabetik Olarak Düzenlenmiş Sıra Numaralı Sistem Dosyanın Adı Bakım onarım 1 İstatistikler 2 Sosyal etkinlikler 3 Sözleşmeler 4 Toplantı tutanakları 5 Yazışmalar 6 Yönetim kurulu kararları 7 Dosyanın Numarası Hastanelerde her yeni açılan dosyaya bir numara verilir. Genellikle bu numara protokol numarasıdır. Rakamlar arasına rakamlardan oluşan kavalyeler kullanılarak dosyalara erişim sağlanır. Sıra numaralı sistemin uygulanması için dosyalar arasında konu bütünlüğü ve iç içe bir yapılanma gerekmez. Sıra numaralı sistem, genellikle iş hacmi büyük olmayan küçük işletmelerde ve hizmet türü sınırlı olan kurumlarda kullanılmaktadır Desimal /onlu dosyalama Desimal sistemin diğer adı ondalık dosyalama sistemidir. Bu sistemde örgütün faaliyet alanları onlu gruplara ayrılır. Onlu gruplar, alt onlu gruplara ayrılır. Örneğin: ana grup birinci alt gruba, birinci alt grup onlu ikinci alt gruba ve ikinci alt grup da onlu üçüncü alt gruba ayrılır. Her yeni alt bölünmede yeni bir rakam eklenir. Sıfır rakamı daima genel konulara ayrılır. Sıfır rakamının kullanıldığı genel dosyalar gruptaki diğer dosyalara konulamayan ya da iki veya daha fazla sayıda dosyayı ilgilendiren kayıt ve belgelerin içine konulduğu dosyalardır. Desimal sistem, yatay olarak genişleyebildiğinden dolayı büyük kuruluşlar ve bilgisayar ortamında yapılan uygulamalar için uygun bir dosyalama sistemidir. Ayrıca bölünmelerin onlu yapılması ve bir rakam ekleme zorunluluğu sistemi karmaşık hâle getirmektedir. Evrak sayısı arttıkça sıra numaralı ya da desimal sistemin kullanımı zorlaşır. Çok sayıda evrak, bir o kadar dosya ve klasörün yanı sıra, dolap raf ya da çekmece gerektirir. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 14

15 Tablo Desimal / Onlu Sistem Dosya Numarası Dosya Adı 0 Genel 1 İnsan Kaynakları 2 Muhasebe 3 Projeler 4 Üretim 9 Pazarlama İnsan Kaynakları Dosya Adı 10 Genel 11 İzinler 12 Raporlar 13 Eğitimler 14 Dilekçeler 19 Ücretler Dilekçeler Dosya Adı 140 Genel 141 Şikâyet dilekçesi 142 Nakil dilekçesi 143 Öneri dilekçesi Öneri Dilekçesi Dosya Adı 1430 Genel 1431 İş geliştirme 1432 Eğitim Ortadaki asal sayıya göre dosyalama sistemi Bu sistem belge erişiminin kolaylaştırılması ve belgelerin klasörler, raflar arasında eşit dağılımının sağlanması amacıyla tasarlanmıştır. Klasörün bulunduğu her rafa, her klasöre ve klasörün içindeki her dosyaya iki basamaklı birer sayı verilmesi esasına dayanmaktadır. Ortada kullanılan sayı klasörün bulunduğu rafı, soldaki sayı dosyanın bulunduğu klasörü ve sağdaki sayı ise dosya numarasını göstermektedir. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 15

16 Örnek Örnek Dosyalama İşlemleri, Tanımlar ve Amaçlar numaralı belge 25 nolu rafa 17 nolu klasöre 10 nolu dosyaya konulacaktır. Sondaki asal sayıya göre dosyalama sistem Sondaki asal sayıya göre dosyalama sisteminde rafı belirten rakam en sondaki iki rakamdır. Ortadaki üç basamaklı sayı klasörü, soldaki üç basamaklı sayı ise dosya numarasını belirtmektedir. Genişlemeye elverişli esnek bir sistemdir. Her grup altında en fazla onlu gruplar oluşturmak sistemin olumsuzlukları arasındadır. Numaralandırma yapılırken ve belgenin yerleştirilmesinde dikkatli olmak gerekir numaralı belge 55 nolu rafta 971 nolu klasörün içindeki 346 nolu dosyaya konacaktır. Elektronik dosyalama, örgütte kâğıtlar üzerinde kullanılan sistem ne olursa olsun dosyalama işinin aynı zamanda bilgisayar ortamında yapıldığı bir dosyalama sistemidir. Elektronik Dosyalama Sistemleri Dosyalama işlemlerine kurumlarda önemli miktarda kaynak ve zaman harcanmaktadır. Örgütler dosyalama işlemlerini kolaylaştırmak ve evrak yönetiminden maksimum verim alabilmek için iletişim ve bilgi teknolojilerini kullanmaktadır. Belge yönetimlerinin ve dosyalama süreçlerinin teknolojiye ayak uydurması sonucu elektronik belgelerin sayısında artış olmuştur. Elektronik dosyalama, örgütte kâğıtlar üzerinde kullanılan sistem ne olursa olsun dosyalama işinin aynı zamanda bilgisayar ortamında yapıldığı bir dosyalama sistemidir. Elektronik dosyalama, örgütün kâğıt üzerindeki belge yönetimini ortadan kaldıran bir dosyalama değildir. Belgelerin her durumda somut olarak kâğıt üzerinde var olması birçok nedenden dolayı gereklidir. Bununla beraber bilgi ve belgelere anında ve kolaylıkla ulaşabilmek için elektronik/sanal dosyalama sistemi oluşturulmaktadır. Elektronik dosyalama sistemi konusunda çeşitli programlar geliştirilmiştir. İnsan Kaynakları Paket Programı, Kişisel Doküman Yönetimi, Nashuatec in PaperMaster programı örnek olarak verilebilir. Bu programlar evrakların alınması, kaydedilmesi, saklanması ve hatta bilgilerin kullanıma hazır hale getirilmesine önemli katkılar sunmaktadır. Nashuatec in PaperMaster programı bilgisayarlı dosyalama sistemi konusunda özel veya örgüte ait tüm kâğıtların hızlı ve etkin şekilde organize edilmesini mümkün kılmaktadır. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 16

17 Elektronik dosyalama sistemlerinin otomatik arama, otomatik dosyalama ve otomatik faks dosyalama gibi özellikleri vardır. Elektronik dosyalama sistemlerinin yararları Elektronik dosyalama sisteminde dosyalama ile ilgili bütün işlemler çok kısa sürede gerçekleşmektedir. Elektronik dosyalamanın en önemli avantajı evraka ulaşma sırasında ortaya çıkar. Evrak yönetimi program paketlerinin otomatik arama (Auto-Search) özelliği sayesinde adı ya da yeri tam olarak hatırlanmayan dokümanlar birkaç saniyede bulunabilir. Elektronik dosya yazılım paketleri otomatik dosyalama (Auto-Filing) olanağı sağlamaktadır. Yazılım paketi; evrakları konularına, bölgelerine ve diğer dosyalama sistemlerine göre tanıyarak doğru dosyaya yerleştirebilmektedir. Örneğin; birkaç fatura dosyalandıktan sonra, her yeni fatura otomatik olarak tanınır ve ilgili dosyaya otomatik olarak yerleştirilir. Elektronik dosyalama programları otomatik faks dosyalama (AutoFax Filing) özelliği ile gelen faks mesajlarının otomatik olarak dosyalanmasını sağlar. Elektronik dosyalama yazılımları diğer kullanıcıların dosya dolapları ile doküman alışverişi yapmayı olanaklı kılmaktadır. Günümüzde kullanılan birçok yazılım bilgisayar ortamında sınırsız sayıda dolap, çekmece ve klasör yaratabilme olanağı sunmaktadır. Elektronik dosyalama sisteminde evraklar istenildiği kadar orijinal şekillerinde saklanabilmektedir. Elektronik dosyalama sistemi sayesinde yıllar sonra bile evrakların hiç değişmemiş bir kopyası CD, DVD gibi araçlarda bulunabilmektedir. Elektronik dosyalama sistemlerinin sakıncaları Elektronik dosyalama sistemlerinin güvenliğinin sağlanması ve yedeklenmesi konusunun hassasiyetle ele alınması gerekmektedir. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 17

18 Özet Dosyalama İşlemleri, Tanımlar ve Amaçlar Dosyalama, örgütsel faaliyetlerin yürütülmesi sırasında giden yazıların ikinci suretlerini veya kopyalarını, gelen yazıların ise asıllarını bir düzen içinde saklama işlemidir. Dosyalamanın amacı: evrakların arandıkları zaman kolaylıkla bulunmalarını sağlayacak şekilde düzenlenmesi ve muhafaza edilmesidir. Dosyaların daimi dosyalar, bekleme dosyaları, geçici dosyalar, bölümlenen dosyalar, karma ve iş dosyaları şeklinde çeşitli türleri vardır. Geleneksel dosyalama araçları: Dosya, klasör, dosya dolapları, kasalar, rehberler (seperaör), kavalyeler ve kalamazodur. Sanal dosyalama araçları: Bilgisayarlar, veri depolama araçları (hard disk, CD-ROM, DVD, CD-DA dijital ses, flash/usb disk, Compact Disc ler), yazıcılar, çevrimiçi dosya paylaşım ortamları, multimedya uygulamaları, bilgisayarın donanım özellikleri ve belge yönetimi alanındaki programlardır. Dosyalama süreci: Dosyalama sürecinin planlanması, belgelerin sınıflandırılması ve sıralanması, dosya açılması ve yerleştirme, fihrist hazırlanması, dosyalara erişilmesi / dosyaların kullanımı, dosyaların saklanması, dosyaların güncellenmesi, dosyaların imha edilmesi ya da arşivlenmesi aşamalarından oluşur. Etkin bir dosyalama sistemi: Basit, akla uygun, kullanışlı, ekonomik, tutarlı, transfer edilebilir, esnek ve dinamik olmalıdır. Alfabetik dosyalama sistemi dosyaların ve içindeki belgelerin A dan Z ye gruplandırılarak sıraya konmasıdır. Alfabetik dizin kişi isimleri, kurumların isimleri, bulundukları bölgeler ve konuya göre yapılır. Konulara göre dosyalama sisteminde aynı konu ile ilgili bütün belgeler aynı dosyaya konur. Bu dosyalama sistemine tek konu- tek dosya tasnifi sistemi de denilmektedir. Konulara göre dosyalama sisteminde sözlük yöntemi ve ansiklopedik yöntem kullanılır. Coğrafi konuma göre dosyalama sisteminde kuruluşun iş ilişkisi içinde olduğu coğrafi bölgeler dikkate alınır. Coğrafi bölgeler ana gruplara ayrıldıktan sonra gerektiğinde ve 3. alt gruplara (illere, ilçelere, semtlere) ayrılabilir. Kronolojik dosyalama sisteminde tarihler esas alınır. Bu sistem tek başına kullanılamaz. Karma dosyalama sisteminde ana grupların ve alt grupların belirlenmesinde birbirine uygun ve örgütün gereksinimlerini karşılayan dosyalama sistemlerinden iki ya da üç tanesi bir arada kullanılır. Numerik dosyalama sisteminde rehber ve kavalyelere numaralar yazılır. Numaralar tek başına bir dosyanın neyle ilgili olduğunu gösteremediği için bu sistemde fihristlere ihtiyaç vardır. Elektronik dosyalama sistemi, örgütte kağıtlar üzerinde kullanılan sistem ne olursa olsun dosyalama işinin aynı zamanda bilgisayar ortamında yapıldığı bir dosyalama sistemidir. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 18

19 DEĞERLENDİRME SORULARI 1. Aşağıdakilerden hangisi dosyalamanın amaçlarından değildir? a) Belgeleri aslına uygun biçimde saklamak b) Belgeleri kaybolmaması için çoğaltmak c) Evrak yönetimine sistematik bir çerçeve oluşturmak d) Arşivleme hizmetlerine temel oluşturmak e) Aranılan belgelere kolay ve hızlı erişimi sağlamak 2. Aşağıdakilerden hangisi üzerinde yapılması gereken işlemleri bitmiş evrakların son kontrolleri için bekletilen dosya türüdür? a) Geçici dosyalar b) Daimi dosyalar c) Bekleme dosyaları d) Karma dosyalar e) Bölümlenen dosyalar 3. Aşağıdakilerden hangisi dosyalama sisteminde ana ve alt grupların kendi aralarında kısımlarını ayırmak amacıyla kullanılan kartları ifade etmektedir? a) Fihrist b) İndeks c) Rehber d) Kalomaza e) Etiket 4. Aşağıdakilerden hangisi dosyalama sürecinin planlama aşaması ile ilgili değildir? a) Bir dosyalama sistemi seçilerek dosya planı hazırlanır. b) Dosyalama sürecinin tüm aşamaları ile ilgili prosedürler belirlenir. c) Dosyalamada görevli olan kişilerin görev yetki ve sorumlulukları belirlenir. d) Dosyalama için gerekli araç, gereç, makine malzeme ve yer belirlenir. e) Dosyaların güncelliği belli aralıklarla gözden geçirilir. 5. Yeni bir dosyanın açılabilmesi için aynı anda dosyaya girecek belge sayısının en az kaç tane olması gerektiği önerilmektedir? a) 5 b) 6 c) 7 d) 8 e) 9 6. Aşağıdakilerden hangisi etkin bir dosyalama sisteminin özelliklerinden değildir? a) Basitlik b) Esneklik c) Tutarlılık d) Transfer edilebilirlik e) Seçicilik Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 19

20 7. Aşağıdaki dosyalama sistemlerinden hangisi tek konu- tek dosya tasnifi olarak ifade edilmektedir? a) Kronolojik dosyalama sistemi b) Coğrafi konuma göre dosyalama sistemi c) Konulara göre dosyalama sistemi d) Numerik dosyalama sistemi e) Alfabetik dosyalama sistemi 8. Aşağıda coğrafi konuma göre dosyalama sistemi ile ilgili verilen ifadelerden hangisi yanlıştır? a) Coğrafi bölgelere göre sınıflandırma yapılır. b) Bölge hastanelerinde kullanılabilir. c) Yapılan iş hacmiyle ilgili olarak istatistiki veriler sağlar. d) Tek başına kullanılabilir. e) Sık sık çapraz başvuru fişlerine gerek duyulur. 9. Aşağıda numerik dosyalama sistemi ile ilgili verilen ifadelerden hangisi yanlıştır? a) Önemli ve gizli olan belge ve dosyaların güvenli bir biçimde korunmasını sağlar. b) Dosyalara erişim fihristler aracılığı ile yapılır. c) Dolaylı erişimli sistem olarak adlandırılır. d) Güncelliğini kaybetmiş belgelerin başka depolara nakledilmesinde kolaylık sağlar. e) Zaman kavramının önemli olduğu işlerde kullanılır. 10. Aşağıdaki dosyalama sistemlerinden hangisinin otomatik dosyalama, otomatik arama ve otomatik faks dosyalama gibi özellikleri vardır? a) Elektronik dosyalama sistemi b) Kronolojik dosyalama sistemi c) Coğrafi konuma göre dosyalama sistemi d) Alfabetik dosyalama sistemi e) Numerik dosyalama sistemi Cevap Anahtarı 1.B, 2.A, 3.C, 4.E, 5.A, 6.E, 7.C, 8.D, 9.E, 10.A Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 20

21 YARARLANILAN VE BAŞVURULABİLECEK DİĞER KAYNAKLAR Şen, O. (2014). Dosyalama ve Arşivleme Teknikleri, 1. Baskı, Ankara: Detay Yayıncılık. Göral, R. (2015). Büro Yönetimi ve Organizasyonu, 1. Baskı, Ankara: Detay Yayıncılık. Altınöz, M. (2012). Dosya ve Arşiv Yönetimi, 5. Baskı, Ankara: Nobel Yayıncılık. Altınöz, M. (2016). Dosyalama-Arşivleme. İçinde: Ataklı A., Kaplan A. (Editörler). Tıbbi Dokümantasyon ve Sekreterlik, 1. Baskı, Ankara: Güneş Tıp Kitabevleri, Uçmaz, R. (2002). Tıbbi Dokümantasyon II (Tıbbi Arşivcilik), Uludağ Üniversitesi Sağlık Hizmetleri Meslek Yüksekokulu Yayınları No:1, Bursa: Uludağ Üniversitesi Basımevi. Tutar, H. (2001).Toplam Kalite Yönetimi Çerçevesinde Dosyalama ve Arşivleme Teknikleri, 1. Baskı, İstanbul: Aktif Yayınevi. Benligiray, S. (1997). Dosyalama Sistemleri, Dosyalama Süreci. İçinde: Seçim F. (Editör). Yazışmalar ve Dosyalama, Anadolu Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi Önlisans Programı, Eskişehir Yılmaz, Ş. (2006). Büro Yönetiminde Dosyalama Teknikleri ve Dokümantasyon. Demir, R. (Editör), 1. Baskı, İstanbul: Hayat Yayıncılık Yücel İ. Dosyalama ve Arşivleme Teknikleri, 2. Baskı, Ankara: Seçkin Yayıncılık. Tengilimoğlu, D. Tutar, H. (2003). Çağdaş Büro Yönetimi, Büro Yönetiminde Güncel Konular ve Yaklaşımlar. 1. Baskı, Ankara: Kalkan Matbaacılık. Tutar, H. Altınöz M. (2006). Büro Yönetimi ve İletişim Teknikleri. 5. Baskı, Ankara: Seçkin Yayıncılık. Topaloğlu, M. Koç, H. (2005). Büro Yönetimi Kavramlar ve İlkeler. 3. Baskı, Ankara: Seçkin Yayıncılık. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 21

2 BELGE VE DOSYA HİZMETLERİNİN ÖRGÜTLENMESİ

2 BELGE VE DOSYA HİZMETLERİNİN ÖRGÜTLENMESİ İÇİNDEKİLER ÖNSÖZ III Bölüm 1 GENEL OLARAK BELGE 11 1.1. Bilgi ve Belgenin Anlamı ve Önemi 12 1.1.1. Bilgi 13 1.1.2. Belge 14 1.2. Belge Türleri 15 1.2.1. Kağıt Belgeler 15 1.2.2. Hareketli ve Sesli Belgeler

Detaylı

DOSYALAMA VE ARŞİVLEME TEKNİKLERİ

DOSYALAMA VE ARŞİVLEME TEKNİKLERİ Editör Mustafa Gökçe DOSYALAMA VE ARŞİVLEME TEKNİKLERİ Yazarlar Carullah Süer Kamile Gülgezen Meral Bektaş Mustafa Gökçe Süleyman Baykara Türkan Şişmanoğlu Ümmügül Baş Editör Mustafa GÖKÇE Dosyalama ve

Detaylı

T.C. MİLLÎ EĞİTİM BAKANLIĞI MEGEP (MESLEKÎ EĞİTİM VE ÖĞRETİM SİSTEMİNİN GÜÇLENDİRİLMESİ PROJESİ) BÜRO YÖNETİMİ VE SEKRETERLİK DOSYALAMA SİSTEMİ

T.C. MİLLÎ EĞİTİM BAKANLIĞI MEGEP (MESLEKÎ EĞİTİM VE ÖĞRETİM SİSTEMİNİN GÜÇLENDİRİLMESİ PROJESİ) BÜRO YÖNETİMİ VE SEKRETERLİK DOSYALAMA SİSTEMİ T.C. MİLLÎ EĞİTİM BAKANLIĞI MEGEP (MESLEKÎ EĞİTİM VE ÖĞRETİM SİSTEMİNİN GÜÇLENDİRİLMESİ PROJESİ) BÜRO YÖNETİMİ VE SEKRETERLİK DOSYALAMA SİSTEMİ ANKARA 2008 Milli Eğitim Bakanlığı tarafından geliştirilen

Detaylı

YAZIŞMA VE DOSYALAMA USULLERİ SORULARI

YAZIŞMA VE DOSYALAMA USULLERİ SORULARI 1. Aşağıdakilerden hangisi resmi yazının tanımıdır? a) Resmi yazı, kamu kurum ve kuruluşları ile özel kişiler arasında iletişimi sağlamak amacıyla yazılan yazıları ifade eder. b) Resmi yazı, kamu kurum

Detaylı

.9000. T.C. ÇEVRE VE ŞEHİRCİLİK BAKANLIĞI Van Tapu ve Kadastro XV. Bölge Müdürlüğü K^/05/2012

.9000. T.C. ÇEVRE VE ŞEHİRCİLİK BAKANLIĞI Van Tapu ve Kadastro XV. Bölge Müdürlüğü K^/05/2012 K - Q CTSE-ISO-E.9000. T.C. Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sayı Konu : B091TKG1150001-010.06.01 / /3S>6 : Evrak, Dosya ve Tasnif İşlemleri K^/05/2012...TAPU MÜDÜRLÜĞÜNE KADASTRO MÜDÜRLÜĞÜNE îlgi :Tapu

Detaylı

İÜ ONKOLOJİ ENSTİTÜSÜ ARŞİV İŞLEYİŞ PROSEDÜRÜ

İÜ ONKOLOJİ ENSTİTÜSÜ ARŞİV İŞLEYİŞ PROSEDÜRÜ Sayfa No : 1 / 5 1. Amaç Bu prosedürün amacı hastaların tıbbi kayıtlarının güvenli koşullarda saklanması, bütünlüğünün korunması ve erişilebilirliğinin sağlanması amacıyla yöntem tanımlamaktır. 2. Kapsam

Detaylı

T.C GÜNEY MARMARA KALKINMA AJANSI EVRAK KAYIT, TAKİP, ZİMMET USUL VE ESASLARININ BELİRLENMESİ HAKKINDA YÖNERGE BİRİNCİ BÖLÜM

T.C GÜNEY MARMARA KALKINMA AJANSI EVRAK KAYIT, TAKİP, ZİMMET USUL VE ESASLARININ BELİRLENMESİ HAKKINDA YÖNERGE BİRİNCİ BÖLÜM T.C GÜNEY MARMARA KALKINMA AJANSI EVRAK KAYIT, TAKİP, ZİMMET USUL VE ESASLARININ BELİRLENMESİ HAKKINDA YÖNERGE Sıra No :GMKA/Yönerge/04 Revizyon No : 1 Tarih :25/08/2011 Amaç BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam,

Detaylı

KAYITLARIN KONTROLÜ PROSEDÜRÜ

KAYITLARIN KONTROLÜ PROSEDÜRÜ KAYITLARIN 1. AMAÇ Bu prosedürün amacı, Ahi Evran Üniversitesi bünyesindeki tüm birimlerin, Kalite Yönetim Sistemine göre oluşturulan tüm doküman ve verilerin hazırlanması, kabulü, onayı, yayınlanması,

Detaylı

aofsoru.blog HAZIRLAYAN:MUSTAFA DURAN TIBBI DOKUMANTASYON 8-14 HAZIRLIK SORULARI ÜNİTE 8

aofsoru.blog HAZIRLAYAN:MUSTAFA DURAN TIBBI DOKUMANTASYON 8-14 HAZIRLIK SORULARI ÜNİTE 8 TIBBI DOKUMANTASYON 8-14 HAZIRLIK SORULARI ÜNİTE 8 1 Arşiv depolanacak binanın özelliklerinden değildir? A kötü çevre şartlarına dayanıklı olmalı B böcekler kemiricilere vb unsurlara karşı emniyet tednırlerıyle

Detaylı

Dosyalama, Arşivleme ve Elektronik Belge Yönetimi. Yrd. Doç. Dr. Mustafa Bayter mbayter@hotmail.com

Dosyalama, Arşivleme ve Elektronik Belge Yönetimi. Yrd. Doç. Dr. Mustafa Bayter mbayter@hotmail.com Dosyalama, Arşivleme ve Elektronik Belge Yönetimi Yrd. Doç. Dr. Mustafa Bayter mbayter@hotmail.com Plan Dosyalama işlemleri Belge nedir? Dosyalamanın amacı nedir? Dosyalama sisteminin özellikleri Dosyalama

Detaylı

T.C. ESOGÜ MÜHENDİSLİK MİMARLIK FAKÜLTESİ İÇ KONTROL SİSTEMİ

T.C. ESOGÜ MÜHENDİSLİK MİMARLIK FAKÜLTESİ İÇ KONTROL SİSTEMİ Ana Konu 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu T.C. ESOGÜ MÜHENDİSLİK MİMARLIK FAKÜLTESİ STANDART 15: KAYIT VE DOSYALAMA SİSTEMİ Kamu kurum ve kuruluşlarınca elektronik ortamda veya evrak düzeninde oluşturulan

Detaylı

SAMSUN BELEDĠYELER BĠRLĠĞĠ ÇALIġMA USUL VE ESASLARI HAKKINDA YÖNETMELĠK. BĠRĠNCĠ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar

SAMSUN BELEDĠYELER BĠRLĠĞĠ ÇALIġMA USUL VE ESASLARI HAKKINDA YÖNETMELĠK. BĠRĠNCĠ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar SAMSUN BELEDĠYELER BĠRLĠĞĠ ÇALIġMA USUL VE ESASLARI HAKKINDA YÖNETMELĠK Amaç: BĠRĠNCĠ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar MADDE 1 - (1) Bu Yönetmeliğin amacı; Samsun Belediyeler Birliği çalıģma usul

Detaylı

ARŞİV YÖNETİM SİSTEMİ

ARŞİV YÖNETİM SİSTEMİ ARŞİV YÖNETİM SİSTEMİ YATAKLI TEDAVİ KURUMLARI TIBBÎ KAYIT VE ARŞİV HİZMETLERİ YÖNERGESİ : ( Sağlık Bakanı'nın 06.11.2001 tarih ve 10588 sayılı olurları ile yürürlüğe girmiştir. ) Madde 1 - Bu Yönergenin

Detaylı

DOKÜMANLARIN KONTROLÜ PROSEDÜRÜ Doküman No: Yürürlük Tarihi: Revizyon Tarih/No:

DOKÜMANLARIN KONTROLÜ PROSEDÜRÜ Doküman No: Yürürlük Tarihi: Revizyon Tarih/No: 1. AMAÇ Bu prosedürün amacı, İç Kontrol Sistemi içinde bulunan tüm dokümanların hazırlanması, onaylanması, yayını, sürdürülmesi, güncelleştirilmesi ve dağıtım esasları için yöntem ve sorumlulukları belirlemektir.

Detaylı

DOKÜMAN KONTROL PROSEDÜRÜ

DOKÜMAN KONTROL PROSEDÜRÜ SAYFA NO 1/6 1. AMAÇ VE KAPSAM Bu prosedürün amacı, Turgut Özal Tıp Merkezinde kurulu olan Yönetim Sistemlerinin standartlarında yer alan şartlarla ilgili tüm dokümanların hazırlanması, onaylanması, yayını,

Detaylı

ÖDEV YAZIM YÖNERGESİ

ÖDEV YAZIM YÖNERGESİ ÖDEV YAZIM YÖNERGESİ Bu yönerge yapılacak her türlü ödev, uygulama raporu, tasarım projeleri raporu, deney raporları vb. için kullanılacaktır. A. YAZIM İLE İLGİLİ GENEL KURALLAR 1. Ödevler A4 (210 x 27

Detaylı

1st İntercontinental Emergency Medicine Congress & 10th National 11.06.2014 Congress of Emergency medicine 1

1st İntercontinental Emergency Medicine Congress & 10th National 11.06.2014 Congress of Emergency medicine 1 1st İntercontinental Emergency 11.06.2014 Congress of Emergency medicine 1 SAĞLIK BAKANLIĞI MUĞLA SITKI KOÇMAN ÜNİVERSİTESİ EĞİTİM VE ARAŞTIRMA HASTANESİ DR. BİRDAL YILDIRIM 1st İntercontinental Emergency

Detaylı

İÇİNDEKİLER. Birinci Bölüm BÜRO YÖNETİMİNE GİRİŞ

İÇİNDEKİLER. Birinci Bölüm BÜRO YÖNETİMİNE GİRİŞ İÇİNDEKİLER Birinci Bölüm BÜRO YÖNETİMİNE GİRİŞ 1. BÜRO YÖNETİMİNE GİRİŞ... 1 1.1. BÜRO KAVRAMI... 1 1.2. BÜROLARIN TARİHSEL GELİŞİMİ... 3 1.3. BÜROLARIN İŞLEVLERİ... 4 1.4. BÜRO TÜRLERİ... 6 1.4.1. Klasik

Detaylı

ARŞİV BİRİMİNİN İŞLEYİŞİNE YÖNELİK PROSEDÜR

ARŞİV BİRİMİNİN İŞLEYİŞİNE YÖNELİK PROSEDÜR Doküman Kodu: ARŞ.PR.01 Yayın Tarihi:Mayıs 2013 Revizyon Tarihi:- Revizyon No:0 Sayfa No:1/5 1. Amaç: Tarsus Devlet Hastanesi Ana Hizmet Binası ve Ek Hizmet Binası hizmetleri ve faaliyetleri sonucunda

Detaylı

HEPDAK ARŞİVLEME YÖNERGESİ

HEPDAK ARŞİVLEME YÖNERGESİ HEPDAK ARŞİVLEME YÖNERGESİ HEPDAK - Arşivleme Yönergesi (Sürüm: 1.0-13.09.2013) Sayfa 1 MADDE 1. Dayanak, Amaç ve Kapsam HEPDAK ARŞİVLEME YÖNERGESİ Bu yönerge, "Hemşirelik Eğitim Programları Değerlendirme

Detaylı

T.C. MİLLÎ EĞİTİM BAKANLIĞI BÜRO YÖNETİMİ DOSYALAMA SİSTEMİ VE HAREKETLERİ 346SBI050

T.C. MİLLÎ EĞİTİM BAKANLIĞI BÜRO YÖNETİMİ DOSYALAMA SİSTEMİ VE HAREKETLERİ 346SBI050 T.C. MİLLÎ EĞİTİM BAKANLIĞI BÜRO YÖNETİMİ DOSYALAMA SİSTEMİ VE HAREKETLERİ 346SBI050 Ankara, 2011 Bu modül, mesleki ve teknik eğitim okul/kurumlarında uygulanan Çerçeve Öğretim Programlarında yer alan

Detaylı

UZAKTAN EĞİTİM MERKEZİ

UZAKTAN EĞİTİM MERKEZİ ÜNİTE 2 VERİ TABANI İÇİNDEKİLER Veri Tabanı Veri Tabanı İle İlgili Temel Kavramlar Tablo Alan Sorgu Veri Tabanı Yapısı BAYBURT ÜNİVERSİTESİ UZAKTAN EĞİTİM MERKEZİ BİLGİSAYAR II HEDEFLER Veri tabanı kavramını

Detaylı

GİZLİLİK VE GİZLİLİĞİN ÖNEMİ

GİZLİLİK VE GİZLİLİĞİN ÖNEMİ 1. Yetkili bulunmayan kişilerce hakkında bilgi sahibi olunması halinde, Devletin güvenliği, milli varlığı, bütünlüğü, anayasal düzeni ve dış ilişkilerini tehlikeye düşürebilecek her türlü bilgi ve belgelere...

Detaylı

DOKÜMAN KOTROLÜ. Çeviri: Elif KILIÇ, Gıda Müh. Düzenleme: Fırat ÖZEL, Gıda Müh.

DOKÜMAN KOTROLÜ. Çeviri: Elif KILIÇ, Gıda Müh. Düzenleme: Fırat ÖZEL, Gıda Müh. BRC Gıda standardında geçen gerekliliklerin bir kısmına yönelik olarak açıklayıcı klavuzlar BRC tarafından yayınlandı. Bu klavuzlardan biri olan bu dokümanın Türkçe çevirisi Sayın ELİF KILIÇ tarafından

Detaylı

Kontrol: Gökhan BİRBİL

Kontrol: Gökhan BİRBİL Doküman Adı: DOKÜMAN HAZIRLANMASIYLA İLGİLİ TÜRKAK PRENSİPLERİ TALİMATI Doküman No.: T501-01 Revizyon No: 04 Yürürlük Tarihi: 25.12.2011 Hazırlayan: Tekin ALTUĞ Kontrol: Gökhan BİRBİL Onay: H. İrfan AKSOY

Detaylı

İÇİNDEKİLER 2. MADDE 1. Dayanak, Amaç ve Kapsam 3. MADDE 2. Tanımlar ve Kısaltmalar 3. MADDE 3. Sorumluluk 3

İÇİNDEKİLER 2. MADDE 1. Dayanak, Amaç ve Kapsam 3. MADDE 2. Tanımlar ve Kısaltmalar 3. MADDE 3. Sorumluluk 3 1 İÇİNDEKİLER 2 MADDE 1. Dayanak, Amaç ve Kapsam 3 MADDE 2. Tanımlar ve Kısaltmalar 3 MADDE 3. Sorumluluk 3 MADDE 4. Akreditasyon Süreci ve Sonuçlarına İlişkin Belgeler ve Raporlar 3 MADDE 5. Personel

Detaylı

Arşiv Oluşturma ve Yönetimi Yönergesi

Arşiv Oluşturma ve Yönetimi Yönergesi 2015 Arşiv Oluşturma ve Yönetimi Yönergesi SÜRÜM 1.0 28.04.2015 EPDAD EĞİTİM FAKÜLTELERİ PROGRAMLARINI DEĞERLENDİRME VE AKREDİTASYON DERNEĞİ Eğitim Fakülteleri Programlarını Değerlendirme ve Akreditasyon

Detaylı

DOSYALAMA İŞLEMLERİ VE SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI

DOSYALAMA İŞLEMLERİ VE SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI DOSYALAMA İŞLEMLERİ VE SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MEVZUAT 3473 Sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında

Detaylı

DOKÜMANLARIN VE KAYITLARIN KONTROLÜ PROSEDÜRÜ PROSEDÜRÜ

DOKÜMANLARIN VE KAYITLARIN KONTROLÜ PROSEDÜRÜ PROSEDÜRÜ KONTROLÜ Sayfa 1/6 REVİZYON NO TARİH AÇIKLAMA 00 08.08.2015 İlk Yayın 01 18.04.2016 Yürürlük yetkilisinin değişimi 02 04.09.2017 YGG(04.05.2017) Toplantısında alınan kararların gerektirdiği revizyon 1.

Detaylı

DİJİTAL ARŞİV. Sadettin Serhan FERİK

DİJİTAL ARŞİV. Sadettin Serhan FERİK DİJİTAL ARŞİV Sadettin Serhan FERİK Dijital Arşivleme Nedir? Rapor, form, evrak, yazışma, sözleşme, fatura, faks, film gibi kağıda basılmış her türlü bilginin tarayıcı cihazlarla taranarak sayısallaştırılması

Detaylı

DOKÜMA TASYO ve VERĐ KO TROL PROSEDÜRÜ

DOKÜMA TASYO ve VERĐ KO TROL PROSEDÜRÜ Sayfa No : 1 / 7 1.0 AMAÇ Bu prosedürün amacı, ESO da kurulan kalite yönetim sistemine ilişkin tüm dokümantasyonun hazırlanması, dağıtımı, güncellenmesi, yürürlükten kaldırılması gibi uygulamaların işleyişini

Detaylı

Türkiye Büyük Millet Meclisi Tutanak Dergisi Fihristi

Türkiye Büyük Millet Meclisi Tutanak Dergisi Fihristi Türkiye Büyük Millet Meclisi Tutanak Dergisi Fihristi Rıza Yurddaş * Ali Akpınar ** 1. Giriş 1.1. Genel Türkiye Büyük Millet Meclisi Tutanak Dergisi Fihristi (Fihrist), Türkiye Büyük Millet Meclisi Tutanak

Detaylı

Dosya:Aynı konuyu ihtiva eden yazılar grubudur.

Dosya:Aynı konuyu ihtiva eden yazılar grubudur. Sayfa No 1 / 10 GENEL AÇIKLAMALAR Dosya:Aynı konuyu ihtiva eden yazılar grubudur. Tümleşik Dosya: Her bir işlem için açılan ve işlemle ilgili tüm belgelerin bir arada tutulduğu dosyayı ifade eder. Tümleşik

Detaylı

EVRAK YAZIŞMA DOSYALAMA ARŞĐV

EVRAK YAZIŞMA DOSYALAMA ARŞĐV EVRAK YAZIŞMA DOSYALAMA ARŞĐV FAALĐYETLERĐNĐN ĐZMĐR EKONOMĐ ÜNĐVERSĐTESĐ UYGULAMALARI Kütüphane Müdürlüğü Ocak-2011 25.01.2011 1 ĐÇERĐK Yazışma Kuralları Standart Dosya Planı nın kullanımı Evrakları Dosyalama

Detaylı

Çözüm Bilgisayar. Çözüm SIRAMATİK

Çözüm Bilgisayar. Çözüm SIRAMATİK Çözüm Bilgisayar Çözüm SIRAMATİK Çözüm Sıra Sistemi Amaç : Hastanelerde çeşitli birimlerde oluşan hasta sıralarının (poliklinik müracaat, poliklinik hasta kabul, ssk eczane vb.) bankolar önünden uzaklaştırılarak,

Detaylı

İnsan Kaynakları ve Eğitim Dairesi Başkanlığı Eğitim Şube Müdürlüğü STANDART DOSYA PLANI EĞİTİM SEMİNERİ 26/05/2005

İnsan Kaynakları ve Eğitim Dairesi Başkanlığı Eğitim Şube Müdürlüğü STANDART DOSYA PLANI EĞİTİM SEMİNERİ 26/05/2005 İnsan Kaynakları ve Eğitim Dairesi Başkanlığı Eğitim Şube Müdürlüğü STANDART DOSYA PLANI EĞİTİM SEMİNERİ 26/05/2005 1 STANDART DOSYA PLANI Kamu kurum ve kuruluşlarınca elektronik ortamda veya evrak düzeninde

Detaylı

Tezde yer alacak bölümlerin sunuş sırası aşağıdaki düzende olmalıdır;

Tezde yer alacak bölümlerin sunuş sırası aşağıdaki düzende olmalıdır; TEZ BÖLÜMLERİNİN SUNUŞ SIRASI Tezde yer alacak bölümlerin sunuş sırası aşağıdaki düzende olmalıdır; 1. Dış kapak 2. İçindekiler 3. Kısaltmalar 4. Çizelge listesi 5. Şekil listesi 6. Özet 7. Giriş 8. Diğer

Detaylı

w w w. a n k a r a b t. c o m

w w w. a n k a r a b t. c o m Şirket Profili w w w. a n k a r a b t. c o m AnkaraBT, yazılım geliştirme alanında faaliyet gösteren ve uzman kadrosuyla Türkiye'nin önde gelen kurumsal çözümlerini üreten %100 Türk sermayeli bilgi teknolojisi

Detaylı

Elektronik Belge Yönetimine Geçiş Sürecinde Kurumsal Sorumluluklar ve Yol Haritası. Tekirdağ 25 Haziran 2012

Elektronik Belge Yönetimine Geçiş Sürecinde Kurumsal Sorumluluklar ve Yol Haritası. Tekirdağ 25 Haziran 2012 Elektronik Belge Yönetimine Geçiş Sürecinde Kurumsal Sorumluluklar ve Yol Haritası Tekirdağ 25 Haziran 2012 Prof. Dr. Hamza KANDUR Marmara Üniversitesi Rektör Yardımcısı / Bilgi ve Belge Yönetimi Bölüm

Detaylı

2. KAPSAM OMÜ Mühendislik Fakültesi bünyesinde kullanılan Kalite Yönetim Sistemi dökümanlarını kapsar.

2. KAPSAM OMÜ Mühendislik Fakültesi bünyesinde kullanılan Kalite Yönetim Sistemi dökümanlarını kapsar. 1. AMAÇ Bu prosedürün amacı, OMÜ Mühendislik Fakültesi Kalite Yönetim Sistemine ait tüm dökümanların hazırlanması, onaylanması, revizyonu ve kontrol altına alınmasıyla ilgili yöntemleri tarif eder. 2.

Detaylı

AYIKLAMA VE İMHA İŞLEMLERİ

AYIKLAMA VE İMHA İŞLEMLERİ AYIKLAMA VE İMHA İŞLEMLERİ AYIKLAMA: Arşiv Malzemesi ile cari işlemleri devresinde bir değere sahip olduğu halde, hukuki kıymetini ve bir delil olma vasfını kaybetmiş, ileride kullanılmasına ve muhafazasına

Detaylı

TAŞINIR KAYIT İŞLEMLERİ

TAŞINIR KAYIT İŞLEMLERİ TAŞINIR KAYIT İŞLEMLERİ 1. SATIN ALINAN TAŞINIRIN GİRİŞ İŞLEMİ 1.1. İHTİYAÇ TESPİTİ VE SATIN ALINMASI İŞLEMİ 1.2. TAŞINIRIN MUAYENE VE KABUL İŞLEMLERİ 2. BAĞIŞ VE YARDIM YOLUYLA EDİNİLEN TAŞINIR İŞLEMLERİ

Detaylı

TAŞINIR MAL KAYIT VE TAKİP MODÜLÜ

TAŞINIR MAL KAYIT VE TAKİP MODÜLÜ MALİYE SGB..net TAŞINIR MAL KAYIT VE TAKİP MODÜLÜ 1 Taşınır Mal Yönetimi Taşınır Mal Yönetimi ile ilgili işlemlere Kaynak Yönetimi menüsü altındaki Taşınır Mal alt menüsünden ulaşıyoruz. Bu menünün seçenekleri

Detaylı

PLATO Meslek Yüksekokulu Kütüphane ve Dokümantasyon Birimi Yönergesi

PLATO Meslek Yüksekokulu Kütüphane ve Dokümantasyon Birimi Yönergesi PLATO Meslek Yüksekokulu Kütüphane ve Dokümantasyon Birimi Yönergesi Madde-1 Amaç ve Kapsam Bu Yönerge Tasarısı, Plato Meslek Yüksekokulu bünyesinde bulunan Kütüphane ve Dokümantasyon Birimi nin örgütlenme,

Detaylı

DOKÜMANTASYON PROSEDÜRÜ

DOKÜMANTASYON PROSEDÜRÜ 1. AMAÇ : Bu prosedürün amacı, hizmetlerin yürütülmesinde esas olan Sağlıkta Kalite standartları kapsamında hazırlanan prosedürleri, talimatları,formların v.b. dokümanların hazırlanması,kontrolü, revizyonu,

Detaylı

HBYS Nedir? HBYS, sağlık kurumlarında yaşanan sorunları ve kaçakları en aza indirmek, başarı seviyesi, zaman, iş gücü ve tıbbi cihazların verimini en

HBYS Nedir? HBYS, sağlık kurumlarında yaşanan sorunları ve kaçakları en aza indirmek, başarı seviyesi, zaman, iş gücü ve tıbbi cihazların verimini en HBYS Nedir? HBYS, sağlık kurumlarında yaşanan sorunları ve kaçakları en aza indirmek, başarı seviyesi, zaman, iş gücü ve tıbbi cihazların verimini en üst düzeye çıkarmak amacıyla geliştirdiğimiz yazılımlardan

Detaylı

T.C. ÜSKÜDAR BELEDİYESİ KÜTÜPHANE MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ BİRİNCİ BÖLÜM. Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar ve İlkeler

T.C. ÜSKÜDAR BELEDİYESİ KÜTÜPHANE MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ BİRİNCİ BÖLÜM. Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar ve İlkeler BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar ve İlkeler Amaç MADDE 1-(1) Bu Yönetmeliğin amacı; Üsküdar Belediyesi Kütüphane Müdürlüğü nün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını

Detaylı

SAKARYA ÜNİVERSİTESİ KAYIT VE DOSYALAMA YÖNERGESİ ( tarih, 350 sayı ve 07 Numaralı Üniversite Senato Kararı)

SAKARYA ÜNİVERSİTESİ KAYIT VE DOSYALAMA YÖNERGESİ ( tarih, 350 sayı ve 07 Numaralı Üniversite Senato Kararı) SAKARYA ÜNİVERSİTESİ KAYIT VE DOSYALAMA YÖNERGESİ (22.07.2010 tarih, 350 sayı ve 07 Numaralı Üniversite Senato Kararı) BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam ve Tanımlar Amaç MADDE 1- Bu Yönergenin amacı; Sakarya

Detaylı

T.C. KEMALPAŞA BELEDİYE BAŞKANLIĞI BİLGİ İŞLEM MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ. BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

T.C. KEMALPAŞA BELEDİYE BAŞKANLIĞI BİLGİ İŞLEM MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ. BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar T.C. KEMALPAŞA BELEDİYE BAŞKANLIĞI BİLGİ İŞLEM MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar Amaç MADDE 1 - (1) Bu yönetmeliğin amacı, Bilgi İşlem Müdürlüğünün

Detaylı

ABANT İZZET BAYSAL ÜNİVERSİTESİ DOKÜMAN VERİ PROSEDÜRÜ

ABANT İZZET BAYSAL ÜNİVERSİTESİ DOKÜMAN VERİ PROSEDÜRÜ Sayfa No 1 / 5 1. AMAÇ Bu prosedürün amacı, Abant İzzet Baysal Üniversitesi nde Kalite Yönetim Sistemi (KYS) içinde bulunan tüm dokümanların hazırlanması, kodlanması, onaylanması, yayınlanması ve dağıtılması,

Detaylı

T.C. MİLLÎ EĞİTİM BAKANLIĞI MEGEP (MESLEKÎ EĞİTİM VE ÖĞRETİM SİSTEMİNİN GÜÇLENDİRİLMESİ PROJESİ) BÜRO YÖNETİMİ VE SEKRETERLİK DOSYALAMA HAREKETLERİ

T.C. MİLLÎ EĞİTİM BAKANLIĞI MEGEP (MESLEKÎ EĞİTİM VE ÖĞRETİM SİSTEMİNİN GÜÇLENDİRİLMESİ PROJESİ) BÜRO YÖNETİMİ VE SEKRETERLİK DOSYALAMA HAREKETLERİ T.C. MİLLÎ EĞİTİM BAKANLIĞI MEGEP (MESLEKÎ EĞİTİM VE ÖĞRETİM SİSTEMİNİN GÜÇLENDİRİLMESİ PROJESİ) BÜRO YÖNETİMİ VE SEKRETERLİK DOSYALAMA HAREKETLERİ ANKARA 2008 Milli Eğitim Bakanlığı tarafından geliştirilen

Detaylı

KOCAELİ BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ

KOCAELİ BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ KOCAELİ BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ İÇ KONTROL EYLEM PLANI (2010 2011) (BİLGİ VE İLETİŞİM) Standart Kod No veya BİS13 Bilgi ve iletişim: İdareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi,

Detaylı

VERİ KAYNAKLARI. Bilgi sisteminin öğelerinden biride veri

VERİ KAYNAKLARI. Bilgi sisteminin öğelerinden biride veri VERİ KAYNAKLARI YÖNETİMİ İ İ 5. ÜNİTE GİRİŞ Bilgi sisteminin öğelerinden biride veri yönetimidir. Geleneksel yada çağdaş, birinci yada ikinci elden derlenen veriler amaca uygun veri formlarında tutulur.

Detaylı

Onaylayan: Gen. Müdür Tarih: 28/9/2009 Versiyon: 1

Onaylayan: Gen. Müdür Tarih: 28/9/2009 Versiyon: 1 Tarih: 28/9/2009 DOKÜMANTE EDİLMİŞ KALİTE PROSEDÜRLERİ Belgelerin kontrolü Bu prosedürün amacı, kalite yönetim sisteminde yer alan tüm belge ve verilerin geliştirme, inceleme, onay ve dağıtım işlemleriyle

Detaylı

1. Defter detaylarına ait bilgilerin, örneğin yevmiye kayıtlarının olduğu dosya 2. Bir nevi kapak sayfası diyebileceğimiz Berat dosyası

1. Defter detaylarına ait bilgilerin, örneğin yevmiye kayıtlarının olduğu dosya 2. Bir nevi kapak sayfası diyebileceğimiz Berat dosyası 12 Kasım 2014 İlgili Versiyon/lar : ETA:SQL, ETA:V.8-SQL İlgili Modül/ler : E-Defter e-defter Hazırlama Uygulaması E-Defter, şekil hükümlerinden bağımsız olarak Vergi Usul Kanununa ve/veya Türk Ticaret

Detaylı

AHİ EVRAN ÜNİVERSİTESİ DOKÜMAN VERİ PROSEDÜRÜ

AHİ EVRAN ÜNİVERSİTESİ DOKÜMAN VERİ PROSEDÜRÜ 1. AMAÇ Bu prosedürün amacı, Ahi Evran Üniversitesi nde Kalite Yönetim Sistemi (KYS) içinde bulunan tüm dokümanların hazırlanması, kodlanması, onaylanması, yayınlanması ve dağıtılması, güncellenmesi ve/veya

Detaylı

T.C. ANKARA SOSYAL BİLİMLER ÜNİVERSİTESİ İÇ DENETİM BİRİMİ KALİTE GÜVENCE VE GELİŞTİRME PROGRAMI

T.C. ANKARA SOSYAL BİLİMLER ÜNİVERSİTESİ İÇ DENETİM BİRİMİ KALİTE GÜVENCE VE GELİŞTİRME PROGRAMI T.C. ANKARA SOSYAL BİLİMLER ÜNİVERSİTESİ İÇ DENETİM BİRİMİ KALİTE GÜVENCE VE GELİŞTİRME PROGRAMI ANKARA-2017 İÇİNDEKİLER 1. GENEL HÜKÜMLER... 3 2. İÇ DEĞERLENDİRMELER... 3 2.1. SÜREKLİ İZLEME... 3 2.2.

Detaylı

MADDE 2 -Bu Yönetmelik, bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.

MADDE 2 -Bu Yönetmelik, bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar. Amaç MADDE 1 -Bu Yönetmeliğin amacı; resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde yürütülmesini sağlamaktır. Kapsam MADDE 2 -Bu Yönetmelik,

Detaylı

İŞ DEĞERLENDİRME VE ÜCRETLEME

İŞ DEĞERLENDİRME VE ÜCRETLEME İŞ DEĞERLENDİRME VE ÜCRETLEME İş Değerlendirme Kavramı İş Değerlendirme; işletmede yapılan her işin bir diğerine kıyaslanarak zorluk sırasına dizilmesidir. İş değerlemesi sonucu yapılan işlerin önem dereceleri

Detaylı

Bilgi ve iletişim teknolojileri Dersi Ders Notlarıdır?

Bilgi ve iletişim teknolojileri Dersi Ders Notlarıdır? Bilgi ve iletişim teknolojileri Dersi Ders Notlarıdır? Bilgisayar, Hesap makinesi gibi araçlara neden ihtiyaç duyulmuştur? Zaman tasarrufu Bilginin depolanması ihtiyacı Hatasız işlem yapma isteği İletişim

Detaylı

Türkiye Serbest Muhasebeci Malî Müşavirler ve Yeminli Malî Müşavirler Odaları Birliğinden: BİRİNCİ BÖLÜM Genel Hükümler

Türkiye Serbest Muhasebeci Malî Müşavirler ve Yeminli Malî Müşavirler Odaları Birliğinden: BİRİNCİ BÖLÜM Genel Hükümler R.G. Tarihi : 15.07.1992 R.G. Sayısı : 21285 SERBEST MUHASEBECİ MALİ MÜŞAVİRLER VE YEMİNLİ MALİ MÜŞAVİRLERCE TUTULACAK DEFTER VE KAYITLAR İLE MESLEK MENSUPLARININ BİLDİRİM MECBURİYETİ HAKKINDA YÖNETMELİK

Detaylı

YURT KURAL İHLALLERİ PROSEDÜRÜ

YURT KURAL İHLALLERİ PROSEDÜRÜ P20--008 Sayfa : 1 / 6 1. AMAÇ Koç Üniversitesi öğrenci yurtlarında, öğrencilerin refah ve güvenli bir ortamda konaklamalarını sağlamak, yaşam kalitesini belli standartlarda tutmak amacıyla Koç Üniversitesi

Detaylı

T.C. OSMANİYE KORKUT ATA ÜNİVERSİTESİ MÜHENDİSLİK FAKÜLTESİ GIDA MÜHENDİSLİĞİ BÖLÜMÜ OSMANİYE STAJ RAPORU

T.C. OSMANİYE KORKUT ATA ÜNİVERSİTESİ MÜHENDİSLİK FAKÜLTESİ GIDA MÜHENDİSLİĞİ BÖLÜMÜ OSMANİYE STAJ RAPORU T.C. OSMANİYE KORKUT ATA ÜNİVERSİTESİ MÜHENDİSLİK FAKÜLTESİ GIDA MÜHENDİSLİĞİ BÖLÜMÜ OSMANİYE STAJ RAPORU "[Staj yapılan işletmenin adı - sadece ilk harfler büyük olacak]" HAZIRLAYAN [Ad ve Soyadı Sadece

Detaylı

Kurumlarda Belge Devri, Ayıklama ve İmha Süreci

Kurumlarda Belge Devri, Ayıklama ve İmha Süreci Kurumlarda Belge Devri, Ayıklama ve İmha Süreci Ankara Üniversitesi Dil ve Tarih-Coğrafya Fakültesi Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü AYIKLAMA: 2 Arşiv Malzemesi ile cari işlemleri devresinde bir değere sahip

Detaylı

BELGE SAYI SİSTEMİ YÖNETMELİĞİ. MİLLİ ARŞİV KURULU ÇALIŞMA ESASLARI VE İŞLEMLERİ TÜZÜĞÜ (A.E. 164/1993, A.E. 256/2015 sayılı Tüzük)

BELGE SAYI SİSTEMİ YÖNETMELİĞİ. MİLLİ ARŞİV KURULU ÇALIŞMA ESASLARI VE İŞLEMLERİ TÜZÜĞÜ (A.E. 164/1993, A.E. 256/2015 sayılı Tüzük) BELGE SAYI SİSTEMİ YÖNETMELİĞİ MİLLİ ARŞİV KURULU ÇALIŞMA ESASLARI VE İŞLEMLERİ TÜZÜĞÜ (A.E. 164/1993, A.E. 256/2015 sayılı Tüzük) MİLLİ ARŞİV VE ARAŞTIRMA DAİRESİ (KURULUŞ, GÖREV ve ÇALIŞMA USULLERİ)

Detaylı

HASTA DOSYASI VE ARŞİV HİZMETLERİ

HASTA DOSYASI VE ARŞİV HİZMETLERİ HASTA DOSYASI VE ARŞİV HİZMETLERİ Hasta dosyalarına yönelik düzenleme yapılmalıdır. Hasta dosyaları için standart bir dosya içeriği belirlenmeli, o Dosyalarda bulunması gereken bilgi ve dokümanlar belirlenmeli,

Detaylı

T.C. İSTANBUL SABAHATTİN ZAİM ÜNİVERSİTESİ SOSYAL BİLİMLER ENSTİTÜSÜ YÜKSEK LİSANS PROJESİ HAZIRLAMA KILAVUZU

T.C. İSTANBUL SABAHATTİN ZAİM ÜNİVERSİTESİ SOSYAL BİLİMLER ENSTİTÜSÜ YÜKSEK LİSANS PROJESİ HAZIRLAMA KILAVUZU T.C. YÜKSEK LİSANS PROJESİ HAZIRLAMA KILAVUZU Tezsiz Yüksek Lisans Programı öğrencileri, yüksek lisans projesinin alındığı yarıyılda proje dersine kayıt yaptırmak ve yarıyıl sonunda yazılı bir rapor vermek

Detaylı

HACETTEPE ÜNİVERSİTESİ TÜRKİYAT ARAŞTIRMALARI ENSTİTÜSÜ

HACETTEPE ÜNİVERSİTESİ TÜRKİYAT ARAŞTIRMALARI ENSTİTÜSÜ Amaç ve Kapsam HACETTEPE ÜNİVERSİTESİ TÜRKİYAT ARAŞTIRMALARI ENSTİTÜSÜ TEZ YAZIM YÖNERGESİ Bu yönergenin amacı, Hacettepe Üniversitesi Lisansüstü Eğitim, Öğretim ve Sınav Yönetmeliği uyarınca Hacettepe

Detaylı

Kontrol Eden Gülten DURAN

Kontrol Eden Gülten DURAN ve Not İşleri Birimi Sürecin Adı ve Kodu Disiplin Cezası Alan ler İş Akışı 41-7.4 Her hangi bir suçtan dolayı Dekanlığa bildirilen (kopya vb.) Soruşturma açılması ve not işleri G.Ü. Disiplin Yönetmeliği

Detaylı

DELFİN ANAHTAR TESLİM

DELFİN ANAHTAR TESLİM Biz Kimiz? DELFİN, her türlü doküman tabanlı teknolojileri araştırmak, geliştirmek, kurum ve şirketlere fiziksel arşiv ve elektronik arşivleme hizmetlerinde ANAHTAR TESLİM çözüm sunmak amacı ile kurulmuştur.

Detaylı

Montaj Resminin Tanımı, Önemi ve Kullanıldığı Yerler

Montaj Resminin Tanımı, Önemi ve Kullanıldığı Yerler Montaj Resminin Tanımı, Önemi ve Kullanıldığı Yerler Bir makineyi meydana getiren çeşitli parçaların nasıl bir araya getirileceğini gösteren toplu olarak görünüşleri ve çalışma sistemi hakkında bize bilgi

Detaylı

BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar T.C. MERAM BELEDİYESİ İŞLETME ve İŞTİRAKLER MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLARI İLE ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI HAKKINDA YÖNETMELİK BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar Amaç ve Kapsam MADDE

Detaylı

KAPSAM YEMİNLİ MALİ MÜŞAVİRLİK LTD. ŞTİ.

KAPSAM YEMİNLİ MALİ MÜŞAVİRLİK LTD. ŞTİ. Sirküler No : 2013-73 Sirküler Tarihi :31.12.2013 Konu : Kayıt Saklama Gereksinimlerine İlişkin Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği Yayımlandı. 29.12.2013 tarih ve 28866 sayılı Resmi Gazete de yayımlanan ve

Detaylı

30.06.2014 ERTÜRK YEMİNLİ MALİ MÜŞAVİRLİK VE BAĞIMSIZ DENETİM A.Ş. SİRKÜLER 2014/85

30.06.2014 ERTÜRK YEMİNLİ MALİ MÜŞAVİRLİK VE BAĞIMSIZ DENETİM A.Ş. SİRKÜLER 2014/85 30.06.2014 ERTÜRK YEMİNLİ MALİ MÜŞAVİRLİK VE BAĞIMSIZ DENETİM A.Ş. SİRKÜLER 2014/85 KONU: : Maliye Bakanlığınca Belirlenen Mükelleflerden Kayıtların Elektronik Ortamda Oluşturulması, Muhafazası ve İbraz

Detaylı

HASAN KALYONCU ÜNİVERSİTESİ ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİ

HASAN KALYONCU ÜNİVERSİTESİ ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİ HASAN KALYONCU ÜNİVERSİTESİ ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİ İÇİNDEKİLER Genelge... 2 EBYS Giriş... 3 Şifre Değiştirme... 4 Örnek Belge Oluşturma... 5 Olur Yazısı... 5 1) Süreç Kayıt... 6 2) İmzalayacak

Detaylı

TÜRKİYE CUMHURİYETİ CUMHURİYET ÜNİVERSİTESİ ECZACILIK FAKÜLTESİ II. STAJ DEFTERİ

TÜRKİYE CUMHURİYETİ CUMHURİYET ÜNİVERSİTESİ ECZACILIK FAKÜLTESİ II. STAJ DEFTERİ TÜRKİYE CUMHURİYETİ CUMHURİYET ÜNİVERSİTESİ ECZACILIK FAKÜLTESİ II. STAJ DEFTERİ TÜRKİYE CUMHURİYETİ CUMHURİYET ÜNİVERSİTESİ ECZACILIK FAKÜLTESİ Fotoğraf Cumhuriyet Üniversitesi Eczacılık Fakültesi Staj

Detaylı

KALİTE VE GIDA GÜVENLİĞİ SİSTEM KAYITLARI KONTROLÜ PROSEDÜRÜ

KALİTE VE GIDA GÜVENLİĞİ SİSTEM KAYITLARI KONTROLÜ PROSEDÜRÜ SAYFA NO 1 /5 1. AMAÇ Bu prosedürün amacı, firmada ISO 22000:2005 Gıda Güvenliği Yönetim Sistemine (GGYS) göre dokümante edilmiş bir Kalite ve Gıda Güvenlik Sistemi kurmak, bu sistemi uygulamak, tutulacak

Detaylı

PAZARLAMA ARAŞTIRMASINDA VERİLERİN ANALİZİ

PAZARLAMA ARAŞTIRMASINDA VERİLERİN ANALİZİ PAZARLAMA ARAŞTIRMASINDA VERİLERİN ANALİZİ VERİLERİN CETVELLENMESİ Veriler toplandıktan sonra yapılan verilerin cetvellenmesi işleminin amacı, verileri analize hazır duruma getirmektir. Bunun için şu işlemler

Detaylı

Dosya Saklama Ortamları (Sabit Diskler) Kütük Organizasyonu 1

Dosya Saklama Ortamları (Sabit Diskler) Kütük Organizasyonu 1 Dosya Saklama Ortamları (Sabit Diskler) Kütük Organizasyonu 1 Depolama Aygıtları 1- Birincil Depolama Aygıtları Hızlı Erişim Süresine Sahiptirler Fiyatı daha fazladır. Daha küçük kapasiye sahiptir 2. İkincil

Detaylı

T.C. Süleyman Demirel Üniversitesi Araştırma ve Uygulama Hastanesi. Yayın Tarihi Revizyon Numarası Revizyon Tarihi Sayfa Sayısı

T.C. Süleyman Demirel Üniversitesi Araştırma ve Uygulama Hastanesi. Yayın Tarihi Revizyon Numarası Revizyon Tarihi Sayfa Sayısı T.C. Süleyman Demirel Üniversitesi Araştırma ve Uygulama Hastanesi Doküman Adı Dokümanların Kontrolü Prosedürü Doküman Numarası KOM/101/PR-001 ISO 9001:2008 KYS Kriter No 4.2.3. Yayın Tarihi Revizyon Numarası

Detaylı

1- AMAÇ Kahramanmaraş Ağız ve Diş Sağlığı Merkezi Baştabipliğinde doküman bütünlüğünü sağlamaktır.

1- AMAÇ Kahramanmaraş Ağız ve Diş Sağlığı Merkezi Baştabipliğinde doküman bütünlüğünü sağlamaktır. 1- AMAÇ Baştabipliğinde doküman bütünlüğünü sağlamaktır. 2- KAPSAM nde hazırlanacak prosedür, program, form, plan, tutanak, liste, rehber, talimat vb tüm dokümanları kapsar. 3- KISALTMALAR Bu prosedürde

Detaylı

HATAY KHB BILGI İŞLEM BİRİMİ

HATAY KHB BILGI İŞLEM BİRİMİ TANIMLAR HBYS: Hastane Bilgi Yönetim Sistemi. Hatay Kamu Hastaneler Birliği Genel Sekreterliği ve diğer sağlık tesislerinde kullanılan hasta kayıtlanın saklanmasına ve erişimine imkân veren bilgi sistemidir.

Detaylı

İlk Basamağı: İyi bir dokümantasyona sahip olmaktır!

İlk Basamağı: İyi bir dokümantasyona sahip olmaktır! DOKÜMANTASYON EĞİTİMİ Etkin Bir Sistem Oluşturmanın İlk Basamağı: İyi bir dokümantasyona sahip y y p olmaktır! Dokümantasyonun Amacı İl i i f li l i h İletişim ve faaliyetlerin her zaman aynı ve bir bütün

Detaylı

Erma Yazılım EBYS Sistemi. (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) Dijital Arşivleme. Otomasyonu

Erma Yazılım EBYS Sistemi. (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) Dijital Arşivleme. Otomasyonu Erma Yazılım EBYS Sistemi (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) ve Dijital Arşivleme Otomasyonu ERMA YAZILIM ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİ EBYS Otomasyonumuzun genel özellikleri; Kaysis web servislerinden

Detaylı

T.C. İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ İSTANBUL TIP FAKÜLTESİ HASTANESİ BİRİMLERDE İLAÇ ve MALZEME YÖNETİM TALİMATI

T.C. İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ İSTANBUL TIP FAKÜLTESİ HASTANESİ BİRİMLERDE İLAÇ ve MALZEME YÖNETİM TALİMATI Sayfa No : 1 / 5 1. AMAÇ Bu talimatın amacı; birimlerde bulunması gereken ilaç ve sarf malzemelerinin; kritik stok düzeylerini ve son kullanım tarihlerini kontrol altında tutulacak şekilde takibini gerçekleştirmek,

Detaylı

1. RESMİ YAZIŞMA SÜRECİ

1. RESMİ YAZIŞMA SÜRECİ 2. RESMİ MÜHÜR YAPTIRMA SÜRECİ 1. RESMİ YAZIŞMA SÜRECİ BAŞLAMA Gelen yazının içeriğine göre gerekli cevabı yazıp metnini hazırlamak İlgililerin paraflarını ve imza aşamalarını sağlamak Giden evrak zimmet

Detaylı

Fatura Dosyalarını Yükleme ile ilgili Detaylar. 14 Temmuz 2014

Fatura Dosyalarını Yükleme ile ilgili Detaylar. 14 Temmuz 2014 14 Temmuz 2014 İlgili Versiyon/lar : ETA:SQL, ETA:V.8-SQL İlgili Modül/ler : E-Fatura Gelen e-fatura Dosyalarının Transferi Firmalara tedarikçilerinden veya hizmet aldıkları firmalardan gelen e-faturalar,

Detaylı

T.C. ORTA ANADOLU KALKINMA AJANSI İÇ DENETÇİLİĞİ T.C. ORTA ANADOLU KALKINMA AJANSI 2015 YILI İÇ DENETİM PROGRAMI. İÇ DENETÇİ Mustafa KARAKAYA KAYSERİ

T.C. ORTA ANADOLU KALKINMA AJANSI İÇ DENETÇİLİĞİ T.C. ORTA ANADOLU KALKINMA AJANSI 2015 YILI İÇ DENETİM PROGRAMI. İÇ DENETÇİ Mustafa KARAKAYA KAYSERİ T.C. İÇ DENETÇİLİĞİ T.C. İÇ DENETÇİ Mustafa KARAKAYA KAYSERİ DÜZENLEME TARİHİ 31 Aralık 2014 1. GİRİŞ Bu İç Denetim Programı, Kalkınma Ajansları Denetim Yönetmeliğinin 8inci maddesi ile Orta Anadolu Kalkınma

Detaylı

4-BİLGİ VE İLETİŞİM. Eylem Kod No. Öngörülen Eylem veya Eylemler

4-BİLGİ VE İLETİŞİM. Eylem Kod No. Öngörülen Eylem veya Eylemler 4-BİLGİ VE İLETİŞİM Standart Kod No Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Mevcut Durum Eylem Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma grubu üyeleri İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/Sonuç

Detaylı

T.C. BAŞAKŞEHİR BELEDİYE BAŞKANLIĞI ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ. BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

T.C. BAŞAKŞEHİR BELEDİYE BAŞKANLIĞI ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ. BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar T.C. BAŞAKŞEHİR BELEDİYE BAŞKANLIĞI ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar Amaç MADDE 1 - Bu yönetmeliğin amacı, Özel Kalem Müdürlüğünün kuruluş,

Detaylı

BİYOKİMYA LABORATUVARI İŞLEYİŞ PROSEDÜRÜ

BİYOKİMYA LABORATUVARI İŞLEYİŞ PROSEDÜRÜ Dok No:BİY.PR.01 Yayın Tarihi:HAZİRAN 2013 Rev.Tar/No:-/0 Sayfa No: 1 / 8 1.0 AMAÇ: Biyokimya Laboratuvarının ulusal ve uluslararası standartlara, kanun ve yönetmeliklere uygun olarak, düzenli, hızlı ve

Detaylı

Transfüzyon merkezinde süreçlerin işleyişine yönelik yazılı düzenleme bulunmalıdır. Yazılı düzenleme;

Transfüzyon merkezinde süreçlerin işleyişine yönelik yazılı düzenleme bulunmalıdır. Yazılı düzenleme; Transfüzyon merkezinde süreçlerin işleyişine yönelik yazılı düzenleme bulunmalıdır. Yazılı düzenleme; o Hangi durumlarda bağışçıdan kan alınacağı, o Bağışçının seçilmesi, bağışçının reddi, bağışçıdan kan

Detaylı

4.1.1 Kalite El Kitabı, Kurum Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından hazırlanır ve kapak sayfası Genel Müdür tarafından onaylanarak yürürlüğe girer.

4.1.1 Kalite El Kitabı, Kurum Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından hazırlanır ve kapak sayfası Genel Müdür tarafından onaylanarak yürürlüğe girer. Sayfa:1/10 1. AMAÇ Bu prosedürün amacı, TKGM ve Taşra Teşkilatlarında Kalite Yönetim Sistemini oluşturan dokümanların (Kalite Politikası, Kalite Hedefleri, Kalite El Kitabı, Prosedürler, Talimatlar, Süreçler,

Detaylı

A. MAKALE YAZIM KURALLARI

A. MAKALE YAZIM KURALLARI Yazım Kuralları Değerli Yazar ve Okurlarımız, Yayıncılıkta 36 yılı geride bırakarak yeni yayın yılına girmiş bulunan Dergimizin, şu ana kadar ulaşmış olduğu yüksek kalitesini daha da ileri düzeylere çıkarabilmek

Detaylı

GİZLİLİK VE GİZLİLİĞİN ÖNEMİ. Olgun YAZICI İstanbul Sağlık Müdürlüğü İnsan Kaynakları Şube Müdürü

GİZLİLİK VE GİZLİLİĞİN ÖNEMİ. Olgun YAZICI İstanbul Sağlık Müdürlüğü İnsan Kaynakları Şube Müdürü GİZLİLİK VE GİZLİLİĞİN ÖNEMİ Olgun YAZICI İstanbul Sağlık Müdürlüğü İnsan Kaynakları Şube Müdürü AMAÇ: Kamu kurum ve kuruluşlarının; güvenliğini sağlamak, yürütülen işlemlerin ve muhafaza edilen her türlü

Detaylı

ADALET VE KALKINMA PARTİSİ (AK PARTİ) ARŞİV YÖNETMELİĞİ. BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam ve Tanımlar

ADALET VE KALKINMA PARTİSİ (AK PARTİ) ARŞİV YÖNETMELİĞİ. BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam ve Tanımlar Arşiv Yönetmeliği 219 ADALET VE KALKINMA PARTİSİ (AK PARTİ) ARŞİV YÖNETMELİĞİ BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam ve Tanımlar Amaç Madde 1- Bu Yönetmeliğin amacı; teşkilatın faaliyetleri sonucu oluşan evrak ve

Detaylı

4- BİLGİ VE İLETİŞİM

4- BİLGİ VE İLETİŞİM 4- BİLGİ VE İLETİŞİM Standart Kod No Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Mevcut Durum Eylem Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma Grubu Üyeleri İşbirliği Yapılacak Birim

Detaylı

T.C. KUZEY ANADOLU KALKINMA AJANSI. Elektronik Yazışma ve Belge Yönetim Sistemi Yönergesi

T.C. KUZEY ANADOLU KALKINMA AJANSI. Elektronik Yazışma ve Belge Yönetim Sistemi Yönergesi T.C. KUZEY ANADOLU KALKINMA AJANSI Elektronik Yazışma ve Belge Yönetim Sistemi Yönergesi Şubat 2015 İÇİNDEKİLER BİRİNCİ BÖLÜM... 1 Amaç, Kapsam, Tanımlar ve Hukuki Dayanak... 1 Amaç... 1 Kapsam... 1 Tanımlar...

Detaylı

TEZ VE RAPOR YAZIM YÖNERGESİ *

TEZ VE RAPOR YAZIM YÖNERGESİ * ATILIM ÜNİVERSİTESİ SOSYAL BİLİMLER ENSTİTÜSÜ Amaç ve Kapsam TEZ VE RAPOR YAZIM YÖNERGESİ * Bu yönergenin amacı, Atılım Üniversitesi Lisansüstü Eğitim, Öğretim ve Sınav Yönetmeliği uyarınca Atılım Üniversitesi

Detaylı

KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARI

KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARI KAMU İÇ KONTROL KONTROL ORTAMI İç kontrolün temel unsurlarına temel teşkil eden genel bir çerçeve olup, kişisel ve mesleki dürüstlük, yönetim ve personelin etik değerleri, iç kontrole yönelik destekleyici

Detaylı