ÜNİTE ÜNİTE TIBBİ DOKÜMANTASYON. Yrd. Doç. Dr. Meltem ŞİRİN GÖK İÇİNDEKİLER HEDEFLER DOSYALAMA İŞLEMLERİ, TANIMLAR VE AMAÇLAR

Transkript

1 DOSYALAMA İŞLEMLERİ, TANIMLAR VE AMAÇLAR İÇİNDEKİLER Dosyalamanın Anlamı ve Amacı Dosya Türleri Dosyalama Araçları Dosyalama Süreci Etkin Bir Dosyalama Sisteminin Özellikleri Dosyalama Sisteminin Seçilmesi Dosyalama Sistemleri Alfabetik Dosyalama Sistemi Konulara Göre Dosyalama Sistemi Coğrafi Konuma Göre Dosyalama Sistemi Kronolojik Dosyalama Sistemi Karma Dosyalama Sistemi Numerik Dosyalama Sistemi Elektronik Dosyalama Sistemleri TIBBİ DOKÜMANTASYON Yrd. Doç. Dr. Meltem ŞİRİN GÖK HEDEFLER Bu üniteyi çalıştıktan sonra: Dosyalamanın anlamını ve amacını açıklayabilecek, Dosya türlerini tanımlayabilecek, Dosyalamada kullanılan araçları tanıyabilecek, Dosyalama sürecinin aşamalarını kavrayabilecek, Etkin bir dosyalama sisteminin özelliklerini değerlendirebilecek, Dosyalama sistemlerini tanımlayabilecek ve uygun dosyalama sistemini seçebileceksiniz. ÜNİTE 1 ÜNİTE 10

2 GİRİŞ Belgeler, kurum ve kuruluşların faaliyetlerini kolaylaştıracak şekilde gruplandırılmalı, kullanılmadıkları zaman korunmalı ve gelecekte bilgi verecek şekilde düzenlemeye tabi tutulmalıdır. Belgelerin belli serilere göre bir araya getirilip, dosyalarda korunmasına dosyalama denilmektedir. Dosyalama belgeleri korur ve belge yönetimine sistematik bir çerçeve oluşturur. Bir belgenin üretimden arşivlemeye kadar olan tüm işlemleri dosyalama süreci ile kontrol altına alınır. Kurumda üretilen binlerce belge ve kayıttan ihtiyaç duyulan herhangi bir belgeye ulaşım, bu belgelerin bir dosyalama sistemi doğrultusunda düzenlenmesi ile mümkündür. Etkin bir dosyalama sistemi, kurum personelinin ihtiyaç duyduğu tüm belgeleri istenen yer ve zamanda gereği gibi korumayı sağlar. Dosyalama, örgütsel faaliyetlerin yürütülmesi sırasında giden yazıların ikinci suretlerini veya kopyalarını, gelen yazıların ise asıllarını bir düzen içinde saklama işlemidir. DOSYALAMANIN ANLAMI VE AMACI Türk Dil Kurumu na göre dosya, aynı konu, aynı kimse aynı işle ilgili belgeler bütünü ve bu gibi belgelerin toplandığı kartondan kap olarak ifade edilmektedir. Arşivcilik Terimleri Sözlüğü ne göre ise dosya, Güncel kullanım veya arşivsel düzenleme sırasında bir araya getirilerek gruplanmış belge birikimi, bir kuruluşun evraklarının tümü veya bir kısmı için genel kullanılan terimdir. Aşağıda dosyalamanın iki tanımı verilmiştir: Dosyalama, örgütsel faaliyetlerin yürütülmesi sırasında giden yazıların ikinci suretlerini veya kopyalarını, gelen yazıların ise asıllarını bir düzen içinde saklama işlemidir. Dosyalama, evrakların belli serilere göre bir araya getirilip dosyalarda korunmasına denir. Kurum ve kuruluşlarda dosyalanacak belgeleri organizasyona dışarıdan gelen belgeler, organizasyondan dışarıya giden belgeler ve organizasyonun kendi faaliyetlerinin sonucunda ortaya çıkan belgeler olmak üzere 3 gruba ayırmak mümkündür. Bu belgeler yazılı belgeler, basılı belgeler ve kayıt araçları şeklinde olabilir. Örgütlerde dosyalama belge ve kayıt işlerinin daha düzenli, pratik ve kolay hâle getirilmesini sağlar. Dosyalamanın amacı, ofislerin daha düzenli görünmesi için kâğıtları ortadan kaldırmak değildir. Dosyalamanın amacı, hem kâğıt ortamında hem de dijital ortamda, evrakların belirli sebepler nedeniyle arandıkları zaman kolaylıkla bulunmalarını sağlayacak şekilde düzenlenmesi ve muhafaza edilmesidir. Dosyalamanın amaçları şunlardır: Belgeleri aslına uygun biçimde, temiz bir şekilde korumak ve saklamak Büro düzenini sağlamak ve evrak karmaşasını önlemek Aranılan belgelere kolay ve hızlı erişimi sağlamak Evrak yönetimine sistematik bir çerçeve oluşturmak Arşivleme hizmetlerine temel oluşturmak Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 2

3 Geçici dosyalar, üzerinde yapılması gereken işlemleri bitmiş evrakların son kontrolleri için bekletilen dosyalardır. Dosyalamanın asıl amacı, bütün yazışmaların hızlı, güvenli, zaman ve maliyet tasarrufuna azami derecede uyacak şekilde yürütülmesini sağlamaktır. İyi planlanmış bir dosyalama sisteminin yararları şunlardır: Her türlü doküman kolayca ilgili dosyaya kaldırılır. İstenen belge ve kayıtlar rahatça bulunur. Ödünç verilen dosyanın kaydı tutulur. İzlenmesi gereken işlerin takibini sağlar. Düzenli bir çalışma sağlar. Zaman, iş gücü, para gibi kayıpları önler. Dosyalar örgütlerin hafızalarıdır. Bazı durumlarda dosyalardaki bilgiler sayesinde raporlar hazırlanır, bilgiler bir araya getirilir, işlenir ve karar destek sistemi olarak kullanılır. Örgütsel verimliliğe ve etkinliğe katkı sağlar. DOSYA TÜRLERİ Daimi dosyalar: Üzerinde yapılması gereken tüm işlemleri tamamlanan evrakların konulduğu dosyalardır. Arşivlenmek için hazır olan dosya türleridir. Bekleme dosyaları: Üzerinde işlem yapılması veya belli şahısların görmesi için gelen evrakların konulduğu dosyalardır. Atılacak, transfer edilecek veya dosyalanacak evraklar bekleme dosyalarının içine konmamalıdır. Geçici dosyalar: Üzerinde yapılması gereken işlemleri bitmiş evrakların son kontrolleri için bekletilen dosyalardır. Geçici dosyalardaki yazılar genellikle uzman kişilerin görmesi için bekletilir. Kapsadığı evrakın özelliği sebebiyle bölümlenen dosyalar: Bir evrakla ilgili diğer evrakların da bir arada bulunması amacıyla hazırlanan dosyalardır. Bu dosyalar çapraz başvuru sistemine duyulan ihtiyaç nedeniyle oluşturulur. Karma ve iş dosyaları: Gündelik faaliyetlerde kullanılan ve içine çeşitli evrakların konulduğu dosyalardır. DOSYALAMA ARAÇLARI Dosyalama işlemlerinde verimlilik sağlanabilmesi için dosyalamada kullanılacak araçların seçimine dikkat etmek gerekir. Etkin bir dosyalama için İyi işler iyi araçlarla yapılır kuralı göz önünde bulundurulmalıdır. Organizasyonda kullanılan evrak türüne ve yoğunluğuna göre uygun dosyalama araçları kullanılmalıdır. Geleneksel Dosyalama Araçları Dosya: Belgelerin içine konulduğu ikiye katlanmış karton ya da plastikten yapılmış bir dosyalama aracıdır. Dosyanın adı, numarası ve kodu gibi belgeler ön kapağa ya da arka kapağa takılan rehber etiketlerine yazılmaktadır. Dosyaların yarım kapaklı telli, tam kapaklı telli ve askılı dosyalar olmak üzere üç çeşidi vardır. Klasör: Klasör, dosyaların içine konulduğu mukavva benzeri dayanıklı malzemeden yapılmış dosyalama aracıdır. Evraklar doğrudan ya da dosya içerisinde klasöre konulabilir. Klasörün içine konan evrak ya da dosyalar hakkındaki bilgiler klasörün sırtındaki etikete yazılmaktadır. Mekanizmalı, bağlı ve kutu şeklinde klasörler vardır. Dosya Dolapları: Dosya ve klasörler çoğunlukla dosya dolaplarına konulmaktadır. Dolaplar açık, kapalı, çekmeceli ve raflı olmak üzere kullanım amacına göre değişik ölçülerde olabilir. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 3

4 Dosyalama sisteminde ana ve alt grupların kendi aralarında kısımlarını ayırmak amacıyla kullanılan kartlara rehber denir. Kasalar: Kasalar önemli belgelerin saklanmasında güvenliği sağlayan araçlardır. Kasaların gövdeleri kimyevi dolgu maddesi kullanılarak ve hava boşluğu bırakılarak hazırlandığı için manyetik bant, mikrofilm, CD, DVD gibi belgeleri dış etmenlerden korumaktadır. Kasalar güvenlik önlemleri ile donatılmaktadır. Rehberler (Seperatör): Rehberler, dosyalama sisteminde ana ve alt grupların kendi aralarında kısımlarını ayırmak amacıyla kullanılan kartlardır. Ana ve alt grupları birbirinden ayırt etmek için farklı malzeme ve renkte rehberler kullanılır. Rehberler evrakların kolaylıkla yerine yerleştirilmesini ve çabuk bulunmasını sağlar. Bir dosya içindeki yaklaşık 10 evrak arasına bir rehber konulabilir. Rehberler plastik levha, karton ve mukavva gibi sert malzemelerden yapılır. Kavalye: Kavalye bir çeşit rehber etiketidir. Kavalyelere harf, sayı, tarih gibi bilgiler yazılır. Kavalyeler görünür bir şekilde rehberin bir kenarına konulur. Kalamazo: Kalamazo kart şeklindeki belgelerin konulduğu, kalın ve sağlam kapaklı, kartları tutan özel bir mekanizması bulunan dosyalama aracıdır. Sanal Dosyalama Araçları Gelişen teknoloji ve elektronik belge kullanımının artmasıyla birlikte sanal dosyalama araçlarının kullanım alanı artmıştır. Sanal dosyalama araçları; Bilgisayarlar, veri depolama araçları (hard disk, CD-ROM, DVD, CD-DA dijital ses, flash/usb disk, Compact Disc ler), yazıcılar, çevrimiçi dosya paylaşım ortamları, multimedya uygulamaları ve bilgisayarın gerekli donanım özellikleridir. Bunların yanı sıra, belge yönetimi alanında çeşitli yazılım ve programlar da sanal dosyalama araçları arasındadır. DOSYALAMA SÜRECİ Dosyalama, kayıt ve belgelerin sistematik bir şekilde tutulması, sınıflandırılması, düzenlenmesi, saklanması, korunması, kontrol edilmesi ve gerek duyulduğunda erişim sağlanması amacıyla bir dizi işlemi veya bu işlemlerden oluşan süreci ifade etmek için kullanılan bir kavramdır. Dosyalama süreci, belgelerin dosyalanabilir olduğunun kontrol edilmesinden başlayarak işlemden kaldırılmasına kadar geçen süredeki aşamaları kapsar. Dosyalama sürecinin aşamaları şunlardır: Dosyalama sürecinin planlanması Belgelerin sınıflandırılması ve sıralanması Dosya açılması ve yerleştirme Fihrist hazırlanması Dosyalara erişilmesi / dosyaların kullanımı Dosyaların saklanması Dosyaların güncellenmesi Dosyaların imha edilmesi ya da arşivlenmesi Dosyalama sürecinin planlama aşamasında dosyalama sürecinin tüm aşamaları ile ilgili prosedürler belirlenir. Dosyalama Sürecinin Planlanması Dosyalama sürecinin planlanma aşaması örgüt ihtiyaçlarının analizi ile başlamaktadır. Planlama aşamasında örgütün ihtiyaçlarını karşılayacak bir dosyalama sistemi seçilerek dosya planı hazırlanır. Bir örgütte tutulan tüm dosyaların konularının herkesçe bilinmesini sağlayan ve belli bir standarda göre dosya adlarının ve numaralarının bulunduğu listelere dosya planı denir. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 4

5 Planlama aşamasında dosyalama sürecinin tüm aşamaları ile ilgili prosedürler belirlenir. Dosyalama ile ilgili neyin, kim tarafından ne zaman, nasıl, hangi olanaklarla, nerede ve niçin yapılacağı belirlenir. Dosyalama işlerinde görevli olan kişilerin görev yetki ve sorumlulukları belirlenir. Ayrıca dosyalama için gerekli araç-gereç, makine, malzeme ve yer belirlenir. Dosyalama işlemleri konusunda çalışanlara eğitimler verilir, karşılaşılan problemler tespit edilip giderilmeye çalışılır. Belgelerin Sınıflandırılması ve Sıralanması Bir dosya yaklaşık belge almaktadır. Yeni bir dosyanın açılması için aynı anda dosyaya girecek belge sayısının en az 5 tane olması önerilmektedir. Belgelerin sınıflandırılması ve sıralanması aşamasında dosyalanması gerekmeyen belgeler kolaylıkla ayıklanabilir. Üzerine dosyalanabilir işareti konulan dosyalanması gereken belgeler ise belirli sınıflara ya da gruplara göre düzenlenir. Belgelerin sınıflandırması ve sıralanması kullanılan dosyalama sistemine göre değişiklik gösterir. Örneğin: konu adlarına göre alfabetik dosyalama sisteminde, belgeler önce konu adlarına göre, daha sonra alfabetik olarak sıralanır. Yapılan sıralama sayesinde birbiriyle ilgili belgeler bir defada kolayca yerine kaldırılır. Dosyalama işlemini yapacak olan personelin günlük, haftalık ve aylık olarak dosyalama işlemini gerçekleştirmesi gerekmektedir. Dosya Açılması ve Yerleştirme Sınıflama ve sıralama işlemleri yapıldıktan sonra belge, ait olduğu dosyanın içine konulmalıdır. Bir dosya yaklaşık belge almaktadır. Aynı konuda dosyanın biri dolmadan diğeri açılmaz. Eğer dosyalama sistemi içerisinde işlem gören belgenin konulabileceği bir dosya mevcut değilse, yeni bir dosya açılır. Ancak bir dosyanın açılabilmesi için aynı anda dosyaya girecek belge sayısının en az 5 tane olması gerektiği önerilmektedir. Belgeler dosya açılması için yeterli sayıya ulaşıncaya kadar genel dosyada bekletilir. Yerleştirme, belgelerin dosya planına göre dosyalara, klasörlere takılmasıdır. Belgenin hangi dosyaya konacağına doğru karar verilmelidir. Belgeyi dosyaya yerleştirmeden önce üzerinde yapılması gereken tüm işlemlerin tamamlanıp tamamlanmadığı ve eklerinin olup olmadığı kontrol edilmelidir. Belgenin gereksiz ekleri ve fazla kopyaları varsa ayrılmalı veya atılmalıdır. Belgeler dosyaya en son belge, en üste gelecek şekilde temiz ve düzenli olarak yerleştirilmelidir. Yeni bir dosya açıldığı zaman bu dosyanın etiketlenerek kodlanması gerekir. Etiket: Dosyaya kimliğini verecek bilgilerin yazılması için etiket hazırlanır. Etiketler karton dosyaların sol üst kısmında, plastik dosya ve klasörlerin sırtlarında bulunmaktadır. Dosya etiketine dosyanın başlığı, kodu ve konusu yazılmaktadır. Kodlama: Kodlama, dosyasından çıkarılan bir belgenin kolayca yerine konulmasını sağlar. Kodlama yapılırken dosya planı ve fihrist kuralları göz önünde bulundurulur. Kodlama; alfabetik kodlama, numerik kodlama ve alfa numerik kodlama olarak üç yöntemle yapılır. İTHALAT İTHALAT Tablo Kodlama Yöntemleri BEYAZ EŞYA İTHALATI İTH (Alfabetik) 10 (Numerik) İTH-02 (Alfa Numerik) Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 5

6 Evrak kodlamasında kullanılan yöntemler Evrakta kod olarak kullanılacak ismin altı kırmızı kalemle çizilir. Evrak üzerinde kod olarak kullanılan isim görünmüyorsa, kod olarak kullanılacak bir kısaltma, evrakın görünür bir yerine kırmızı kalemle yazılır. Çapraz başvuru fişleri Evrakın konusu, ana dosyanın dışında başka dosyaları da ilgilendiriyorsa, çapraz başvuru fişi düzenlenmesi için evrakın sağ üst köşesine X işareti konur. Bu durumda evrakın ilgili olduğu her bir dosyaya evrakın fotokopisi konulabileceği gibi, evrakın aslı birinci derecede ilgili olduğu dosyaya konur, diğer dosyalara da çapraz (referans) başvuru fişi yerleştirilir. Fihrist, dosyalama sistemlerinde belgelerin hangi dosyaya konacağını gösteren yardımcı bir araçtır. Fihrist Hazırlanması Fihrist bir kitabın içindekiler sayfasına benzetilebilir. Kitabın içindekiler sayfasına bakarak istenilen konuya kısa zamanda ulaşılabilir. Fihrist (indeks), istenen dosyanın nerede olduğunu bulmak ya da ilgili belgeleri dosyaya eklemek için kullanılan bir harita olarak ifade edilebilir. Açılan her dosya, dosya planında yer alan numarası ya da kodu ile fihriste kaydedilmelidir. Özellikle numaralı ve karma dosyalama sistemlerinin kullanılabilmesi için gerekli olan fihrist, belgelerin hangi dosyaya konacağını gösterir. Fihristler konulara, kişi ya da kurum adlarına ve coğrafik bölge isimlerine göre alfabetik olarak hazırlanabilir. Dosyalara Erişilmesi / Dosyaların Kullanımı İhtiyaç duyulan dosyaların istenilen zamanda bulunmasını sağlamak ve kaybolmasını önlemek amacıyla dosya istek fişleri, imza formları, dosya transfer fişleri, dosya kayıt defteri ve dışarıda kartları kullanılır. Bir belgeye ihtiyaç duyulduğu zaman, belge bulunduğu dosyadan çıkarılmadan dosyası ile birlikte dolaştırılmaktadır. Belgeler ancak üst yönetimin isteği ya da mahkeme kararıyla özel durumlarda dosyadan çıkarılabilmektedir. Çeşitli nedenlerle bir belge veya dosya istendiğinde dosya isteme fişi hazırlanır. Bu fiş üzerinde belgenin kimde olduğu, ne zaman verildiği ve ne zaman geri alınacağına dair bilgiler bulunmalıdır. Fişin aslı verilen dosyanın yerine, kopyası ise hatırlatma dosyasına konur. Daha sonra verilen belge dosya izleme listesine işlenir. Farklı bölümlere aktarılacak belgeler için dışarıda kartları hazırlanır. Dışarıda kartları ile farklı bölümlere aktarılan belgeler için dosya transfer fişi doldurulur. Dosyaların Saklanması Dosyaların saklanacağı alanlar oluşturulmalıdır. Bu alanların güvenliği titizlikle sağlanmalıdır. Her dosyanın saklanma süresi ihtiyaca göre belirlenir. Belgeler belirli aralıklarla gözden geçirilmeli, imha edilecek ya da arşive kaldırılacak belgelere karar verilmelidir. Dosyaların Güncellenmesi Dosyaların periyodik olarak gözden geçirilmesi sırasında yasal gerekler, yönetsel gerekler ve yönetim ile ilgili kararlara dikkat edilmesi gerekir. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 6

7 Dosyaların belli aralıklarla gözden geçirilmesinin amaçları şunlardır: Sürekli kullanılacak belgelerin her zaman ulaşabilecek şekilde hazır bulundurulması Dosyaları güncel dosya sisteminin bir parçası olarak saklama Gelecekteki olası kullanımlar için belirli belge ve kayıtların saklanması Devlet arşivine gönderilmek üzere saklama Daha sonraki bir tarihte imha edilmek üzere saklama Gereksiz belge ve kayıtların dosyalardan çıkarılması ve imha edilmesi Dosyaların İmha Edilmesi ya da Arşivlenmesi Belgeler belli aralıklarla ayıklama işlemine tabi tutulur. Bu işlem sonunda belgeler arşiv belgesi, dosyada tutulacak belge ve saklanmasına gerek duyulmayan belge olarak ayrılır. İmhasına karar verilen belgelerin listesi iki nüsha olarak hazırlanır. İmha listeleri denetimler için 10 yıl süreyle saklanır. Dosyalama ile arşivleme çalışmaları arasında yakın bir ilişki vardır. Çünkü arşiv hizmetlerinin temeli dosyalama hizmetlerine dayanmaktadır. Arşivleme dosyalama sürecinin son aşamasıdır. Dosyalama sistemi, belgelerin sınıflandırılması ve saklanması için kullanılan işlem ve yöntemleri ifade etmektedir. ETKİN BİR DOSYALAMA SİSTEMİNİN ÖZELLİKLERİ Dosyalama sistemi, örgüt içerisindeki belgelerin sınıflandırılması ve saklanması için kullanılan işlem ve yöntemleri ifade etmektedir. Basitlik: Dosyalama sistemi herkes tarafından kolay anlaşılır ve kullanılabilir olmalıdır. Akla uygunluk: Örgüt yapısının ve faaliyetlerinin ihtiyaçlarını karşılayabilen, akla mantığa uygun bir sistem çerçevesinde, aynı standartlarda başlık yapıları kullanılmalıdır. Dosya başlıkları tam ve açık olmalıdır. Kullanışlılık: Dosyalama sistemi, örgüt personelinin gereksinim duyduğu tüm bilgileri istenen yer ve zamanda gereği gibi korunmuş olarak sunabilmelidir. Örgütün ihtiyaçlarını en iyi şekilde karşılayan bir dosyalama sistemi seçilmelidir. Örneğin banka şubeleri için hazırlanmış bir dosyalama sistemi hastaneler için uygun değildir. Ekonomiklik: Dosyalama sistemi en az emek, en az insan gücü, en az maliyet, en az yer ve en az zaman kullanılarak yapılmalıdır. Tutarlılık: Dosyalama sisteminde ana gruplar ve alt gruplar tanımlanırken belli standartlara uyulmalıdır. Her bir grubun sınırları iyi belirlenmeli, evrakın hangi dosyaya kaldırılacağı rahatça anlaşılmalıdır. İyi bir dosyalama sistemi dosya başlığı, içerik, tarih, konu gibi faktörler açısından tutarlı olmalıdır. Dosyalama sisteminin tutarlı olması yanlışlıkları önler. Transfer kolaylığı: Dosyalama sistemi dosyaların dolaşmasına ve izlenmesine imkan vermelidir. Bir dosyayı almak, geri vermek, bir başkasına devretmek ya da arşive göndermek kolay olmalıdır. Transfer kolaylığı sağlayacak prosedürler önceden tasarlanmalıdır. Esneklik: Dosyalama sistemi değişen koşullara uyum sağlayabilmelidir. Dosyalama sistemi seçilirken örgüt faaliyetlerinin daralma veya genişleme olasılığı dikkate alınmalıdır. İyi bir dosyalama sistemi, hızlı değişim süreçlerini karşılayacak ölçüde esnek olmalıdır. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 7

8 Dosyalama sistemleri basit, akla uygun, kullanışlı, ekonomik, tutarlı, transfer edilebilir, esnek ve dinamik olmalıdır. Dinamiklik: Dosyalama sistemi, her türlü organizasyonel değişikliğin sisteme olumsuz yönde etkisi en az olacak şekilde sürekli gözden geçirilmelidir. DOSYALAMA SİSTEMİNİN SEÇİLMESİ Seçilen dosyalama sistemi Örgütün ihtiyacını en iyi şekilde karşılayan bir sistem olmalıdır. Kayıt ve belgelerin yanlış yerlere konmasını ve kaybolmasını engellemelidir. Örgütün dosyalama sürecine hız kazandırmalıdır. Seçilen sistem az yer kaplamalı, az malzeme, donanım ve az personel ile etkin bir şekilde işleyebilmelidir. Dosyalama sisteminin seçiminde dikkat edilmesi gereken faktörler şunlardır: Kurumun yapısı, faaliyet alanı, verdiği hizmetin niteliği ve ürettiği belgenin türü Kurumun büyüklüğü ve iş yükü Arşiv personelinin sayısı ve niteliği Sistemin ekonomik olması Dosyalama hatalarının asgari düzeyde olması Belge ortamı, boyutu ve şekli DOSYALAMA SİSTEMLERİ Alfabetik Dosyalama Sistemi Alfabetik dosyalama sistemi dosyaların ve içindeki belgelerin A dan Z ye gruplar halinde sıraya konmasıdır. Alfabetik dosyalama sisteminde kavalye ya da separatör denilen ayıraçlar iki harf arasına konularak dosyalara erişim kolaylaştırılır. Alfabetik dosyalama sisteminde sıralama hastanın soyadının ilk harfinden başlayarak yapılır. Benzerlik olması durumunda ikinci, üçüncü ve diğer harfler ya da kelimeler dikkate alınır. Alfabetik dizin şu konulara göre yapılır: Kişi isimleri Kurumların isimleri Bulundukları bölgeler İşin türü Konu isimleri Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 8

9 Tablo Alfabetik Dosyalama Sistemi A B C D E Z Ab Ba Ca Da Ec Za Ac Be Ce De Ed Ze Ad Bi Ch Df Ef Zı Ag Ci Do Eg Zi Du Zu Zü Ak Bö Co Alfabetik dosyalama sisteminin yararları Sistemin tasarlanması ve kullanılması kolaydır. Dosya sıralamasında hata yapma olasılığı azdır. Genişleme ve daralma durumlarına olanak verir. Esnektir. Konulara, kişilere ve coğrafi bölgelere ait bilgilerin bir arada olmasını sağlar. Alfabetik dosyalama sisteminin sakıncaları Hasta yoğunluğu fazla olan hastanelerde dosyayı bulmak uzun zaman alabilir. Soyadı değişiklikleri zaman zaman sorun yaratabilir. Bazı harflerde ya da başlıklarda aşırı yığılma olabilir. Çok kullanılan isimler ve bazı başlıklarda ayrılan yerlerin çabuk dolması nedeniyle kaydırma gerekebilir. Konulara Göre Dosyalama Sistemi Konulara göre dosyalama sistemine tek konu-tek dosya tasnifi sistemi denilmektedir. Dosyalamanın konulara göre yapılması durumunda, aynı konu aynı dosyaya ilkesi göz önünde bulundurulur. Bu dosyalama sistemine tek konu- tek dosya tasnifi sistemi de denilmektedir. Konulara göre dosyalama sisteminde konuları birbirinden net bir biçimde ayırmak çok önemlidir. Dosyaların, birbirine karışmayacak ve sistemi aksatmayacak biçimde konularına göre ayrılması ve birbiriyle ilişkili olan dosyaların indeksler ve çapraz başvuru fişleri ile bağlantılarının sağlanması gerekmektedir. Konulara göre dosyalama sisteminin başarısı iyi bir dosya planının olmasına bağlıdır. Bu dosyalama yönteminde örgütün faaliyetleri konu adlarına göre; ana konular, alt konular ve tek konular olmak üzere üçlü bölünmeye tabi tutulur. Örneğin bir kuruluşun temel faaliyet alanlarının her biri ana grup olarak düşünülebilir. Üretim=ÜR, Pazarlama=PAZ, Personel=PER, Muhasebe=MUH, Eğitim=EĞ gibi. Hastanede konu adlarını hastalıkların isimleri belirlemektedir. Dosyalar hastalıklar temel alınarak sıralanır. Hastalık kod listeleri konu gruplarını oluşturur. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 9

10 Örnek Örnek Dosyalama İşlemleri, Tanımlar ve Amaçlar Konularına göre dosyalama sisteminde sözlük yöntemi ve ansiklopedik yöntem olmak üzere iki ayrı yöntem kullanılmaktadır. Sözlük yönteminde, belirlenen konular sözlükteki alfabetik sıra içinde dosyalanır. Ansiklopedik yöntemde ise dosyalama belli ana gruplara ayrılır ve bu ana grupların altına ilgili alt gruplar yazılır. Sıralamada yine alfabetik sıralamaya uyulur. Ana gruplar kodlanır ve ana grup altındaki her alt gruba numara verilir. Sözlük Yöntemi Atama ve nakiller Emeklilik işleri İş gerekleri İş tanımları Personel Ansiklopedik Yöntem PER Personel Bölümü PER-1 Atama ve nakiller PER-2 İş gerekleri PER-3 İş tanımları PER -4 Personel Değerlendirmleleri Konulara göre dosyalama sisteminin yararları Aynı konuların bir arada olması araştırmacılara inceleme kolaylığı sağlar. Örgütün ihtiyaçlarına göre yatay ve dikey olarak genişletilebilir. Konulara göre dosyalama sisteminin sakıncaları Konularına göre dosyalama sisteminde aranılan dosyanın bulunması ve tekrar yerine yerleştirilmesi zaman alıcıdır. Dosyalara ulaşmak için indeks gereklidir. Konulara göre sıralamanın aynı zamanda alfabetik sıralamaya gerek duyması bir sakınca olarak görülebilir. Konulara göre alfabetik dosyalama eğer konu sayısı çok ise karışık yapıda ve maliyeti yüksek olabilir. Coğrafi Konuma Göre Dosyalama Sistemi Coğrafi konuma göre dosyalama sisteminde kuruluşun iş ilişkisi içinde olduğu coğrafi bölgeler dikkate alınır. Coğrafi konuma göre dosyalama sisteminde coğrafi bölgelere göre sınıflama yapılır. Bir kurumun faaliyetleri kıta, ülke, bölge, şehir, ilçe, köy/mahalle gibi değişik yerlere yayılmış ise dosyalama sisteminin coğrafi konum/bölge esasına göre yapılması uygundur. Coğrafi konuma göre dosyalama sistemi elektrik ve su idareleri, tapu sicil muhafızlıkları, nüfus müdürlükleri ve belediyeler gibi kamu kuruluşları, büyük toptancı ve perakendeci gibi yaygın faaliyet gösteren işletmeler için uygundur. Coğrafi konuma göre dosyalama sistemi bölge hastanelerinde de kullanılabilir. Coğrafi bölgeler ana gruplara ayrıldıktan sonra gerektiğinde ve 3. alt gruplara (illere, ilçelere, semtlere) ayrılabilir. Örneğin coğrafi dosyalama sistemine göre bölgeleri esas alan sınıflama sistemi 1. alt grup olarak illere ve iller de 2. alt grup olarak ilçelere ayrılabilir. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 10

11 Coğrafik dosyalama sistemi, alfabetik dosyalama sistemi ile birlikte uygulanmak zorundadır. Bu durumda dolap ya da raflar ülke, bölge, il, ilçe, köy, mahalle esasına göre bölümlenir. Bu sistemde dosyaların dolaplara dizilişinde ana grupları gösteren rehberler kullanılır. ANA GRUPLAR (Bölgeler) Tablo Coğrafi Konuma Göre Dosyalama Sistemi 1.ALT GRUP (İller) 2. ALT GRUP (İlçeler) Türkiye Karadeniz Bölgesi Artvin Akdeniz Bölgesi Doğu Anadolu Bölgesi Ege Bölgesi Güneydoğu Anadolu Bölgesi İç Anadolu Bölgesi Karadeniz Bölgesi Marmara Bölgesi Amasya Artvin Bartın Bayburt Bolu Çorum Düzce Giresun Gümüşhane Karabük Kastamonu Ordu Rize Samsun Sinop Tokat Trabzon Zonguldak Ardanuç Arhavi Borçka Hopa Murgul Şavşat Yusufeli Coğrafi konuma göre dosyalama sisteminin yararları Coğrafi konuma göre dosyalama sistemi, dosya miktarı ve yapılan iş hacmiyle ilgili olarak istatistiki veriler sağlaması bakımından ayrı bir önem taşır. Genellikle indekslemeye gerek kalmadan belgenin doğrudan dosyaya konulmasına olanak sağlar. Belgeye ulaşmak kolaydır. Coğrafi konuma göre dosyalama sisteminin sakıncaları Alfabetik dosyalama sistemi ile birlikte uygulanmak zorundadır. Dosya ve yazışma konularının coğrafik bölgelerle ilgili olması gereklidir. İş hacmi arttığında ayrıntılı sınıflama ve indekse ihtiyaç duyulabilir. Coğrafi konuma göre dosyalamada sık sık çapraz başvuru fişleri gerekebilir. Kronolojik Dosyalama Sistemi Kronolojik dosyalama sisteminde tarihler esas alınır. Evraklar dosyaların içine yıllara, aylara ve günlere ayrılarak yerleştirilir. Zaman kavramının önemli olduğu işlerde kronolojik dosyalama sistemi büyük kolaylık sağlar. Fakat bu sistem tek başına kullanılmaz. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 11

12 Zaman kavramının önemli olduğu işlerde kronolojik dosyalama sistemi büyük kolaylık sağlar. Fakat bu sistem tek başına kullanılmaz. Genellikle bir indeksleme yöntemi olarak kullanılan bu sistemde dosyalar hastanın doğum tarihlerine göre sıralanmaktadır. Dosya sırası: Doğum yılı, doğduğu ay ve doğduğu gün şeklinde olmaktadır. Bankaların kredi servisleri, askerlik şubeleri ve mahkemeler gibi kurum ve kuruluşlarda kullanılır. Kronolojik dosyalama sisteminin yararları Borç ve alacak işlemlerinin takibi için oldukça uygundur. Yapılan işlemlerin tarih sırasına göre izlenmesini kolaylaştırır. Kronolojik dosyalama sistemi evrak içeriğinin unutulması durumunda kolaylık sağlar. Evrakın bulunamaması durumunda tarihin yaklaşık olarak bilinmesi dosyanın bulunmasını kolaylaştırır. Güvenilir ve kolay bir sistemdir. Kronolojik dosyalama sisteminin sakıncaları Uygulama alanı dardır. Bu dosyalama sisteminden diğer sistemlerle birlikte kullanılması durumunda verim alınabilir. Bu sistem tek başına kullanılmaz. Genellikle karma dosyalama sistemleri içinde kullanılır. Tablo Kronolojik Dosyalama Sistemi AY/YIL Ocak Şubat Mart Kasım Aralık Karma Dosyalama Sistemi Kurumlarda faaliyetlerin türüne ve yoğunluğuna göre her zaman bir dosyalama sistemi tek başına yeterli olmayabilir. Bu durumda kolaylık sağlamak amacıyla ana grupların ve alt grupların belirlenmesinde birbirine uygun ve kurumun gereksinimlerini karşılayan dosyalama sistemlerinden iki ya da üç tanesi bir arada kullanılabilir. Karma sistemde beraber kullanılacak dosyalama sistemleri seçilirken; hizmetin özellikleri, kullanım kolaylığı, hız, örgütün yapısı ve güvenilirlik gibi etkenler belirleyicidir. Beraber kullanılacak sistemlerin belirlenmesi konusunda öncelik, örgütün işlerinde en çok kullandığı dosyalama sistemi olmalıdır. Diğer alt grup dosyalama sistemlerinin seçiminde, örgüt işlerinin dereceleri ve sistemlerin birbirleri ile olan uyumları dikkate alınmalıdır. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 12

13 Karma dosyalama sisteminde dosyalanacak evraklar önce ana gruba ayrılır, daha sonra ana gruplar da 1. ve 2. alt gruplara ayrılır. Tablo Karma Dosyalama Sistemi Ana grup 1. Alt Grup 2. Alt Grup Tarih sırasına göre Coğrafi esasa göre Alfabetik sıra Coğrafi esasa göre Tarih sırasına göre Konularına göre Coğrafi esasa göre Konularına göre Tarih sırasına göre Konularına göre Coğrafi esasa göre Numerik Dosyalama Sistemi Coğrafi esasa göre Tarih sırasına göre Numerik dosyalama sistemi dolaylı erişimli sistem olarak adlandırılmaktadır. Numerik dosyalama sisteminde rehber ve kavalyelere numaralar yazılır. Numaralar tek başına bir dosyanın neyle ilgili olduğunu gösteremediği için bu yöntemde numaraların neyi temsil ettiğini gösteren fihristlere ihtiyaç vardır. Bu nedenle numerik dosyalama sistemi dolaylı erişimli sistem olarak adlandırılır. Numerik dosyalama sisteminin yararları Numerik dosyalama belge sayısının çok olduğu durumlarda dosyalara erişmek için hızlı ve etkili bir yöntemdir. Sayısal kodlamada sınırsız erişim numarası vermek mümkündür. Numerik dosyalama sistemi güncelliğini kaybetmiş belgelerin başka depolara nakledilmesinde kolaylık sağlar. Numerik dosyalama önemli ve gizli olan belge ve dosyaların güvenli bir biçimde korunmasını sağlar. Numerik dosyalama sisteminin sakıncaları Numerik sistemde dosyalara erişim fihristler aracılığı ile yapılmaktadır. Numerik dosyalama sistemi kendi içinde 4 grupta ele alınmaktadır. Sıra numaralı / serial dosyalama Sıra numaralı sistemde dosyalar 1 den başlayarak ihtiyaç duyulan sayıya kadar numaralandırılır. Bu sistemde, dosyaların rakam ile ilgili olması zorunludur. Örneğin: personel dosyaları, hasta dosyaları, emekli sicil dosyaları ve karar dosyaları için kullanılabilir. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 13

14 Sıra numaralı sistemin uygulanabilmesi için dosyaların rakamlarla ilgili olması zorunludur. Desimal sistemde sıfır rakamı daima genel konulara ayrılır. Tablo Alfabetik Olarak Düzenlenmiş Sıra Numaralı Sistem Dosyanın Adı Bakım onarım 1 İstatistikler 2 Sosyal etkinlikler 3 Sözleşmeler 4 Toplantı tutanakları 5 Yazışmalar 6 Yönetim kurulu kararları 7 Dosyanın Numarası Hastanelerde her yeni açılan dosyaya bir numara verilir. Genellikle bu numara protokol numarasıdır. Rakamlar arasına rakamlardan oluşan kavalyeler kullanılarak dosyalara erişim sağlanır. Sıra numaralı sistemin uygulanması için dosyalar arasında konu bütünlüğü ve iç içe bir yapılanma gerekmez. Sıra numaralı sistem, genellikle iş hacmi büyük olmayan küçük işletmelerde ve hizmet türü sınırlı olan kurumlarda kullanılmaktadır Desimal /onlu dosyalama Desimal sistemin diğer adı ondalık dosyalama sistemidir. Bu sistemde örgütün faaliyet alanları onlu gruplara ayrılır. Onlu gruplar, alt onlu gruplara ayrılır. Örneğin: ana grup birinci alt gruba, birinci alt grup onlu ikinci alt gruba ve ikinci alt grup da onlu üçüncü alt gruba ayrılır. Her yeni alt bölünmede yeni bir rakam eklenir. Sıfır rakamı daima genel konulara ayrılır. Sıfır rakamının kullanıldığı genel dosyalar gruptaki diğer dosyalara konulamayan ya da iki veya daha fazla sayıda dosyayı ilgilendiren kayıt ve belgelerin içine konulduğu dosyalardır. Desimal sistem, yatay olarak genişleyebildiğinden dolayı büyük kuruluşlar ve bilgisayar ortamında yapılan uygulamalar için uygun bir dosyalama sistemidir. Ayrıca bölünmelerin onlu yapılması ve bir rakam ekleme zorunluluğu sistemi karmaşık hâle getirmektedir. Evrak sayısı arttıkça sıra numaralı ya da desimal sistemin kullanımı zorlaşır. Çok sayıda evrak, bir o kadar dosya ve klasörün yanı sıra, dolap raf ya da çekmece gerektirir. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 14

15 Tablo Desimal / Onlu Sistem Dosya Numarası Dosya Adı 0 Genel 1 İnsan Kaynakları 2 Muhasebe 3 Projeler 4 Üretim 9 Pazarlama İnsan Kaynakları Dosya Adı 10 Genel 11 İzinler 12 Raporlar 13 Eğitimler 14 Dilekçeler 19 Ücretler Dilekçeler Dosya Adı 140 Genel 141 Şikâyet dilekçesi 142 Nakil dilekçesi 143 Öneri dilekçesi Öneri Dilekçesi Dosya Adı 1430 Genel 1431 İş geliştirme 1432 Eğitim Ortadaki asal sayıya göre dosyalama sistemi Bu sistem belge erişiminin kolaylaştırılması ve belgelerin klasörler, raflar arasında eşit dağılımının sağlanması amacıyla tasarlanmıştır. Klasörün bulunduğu her rafa, her klasöre ve klasörün içindeki her dosyaya iki basamaklı birer sayı verilmesi esasına dayanmaktadır. Ortada kullanılan sayı klasörün bulunduğu rafı, soldaki sayı dosyanın bulunduğu klasörü ve sağdaki sayı ise dosya numarasını göstermektedir. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 15

16 Örnek Örnek Dosyalama İşlemleri, Tanımlar ve Amaçlar numaralı belge 25 nolu rafa 17 nolu klasöre 10 nolu dosyaya konulacaktır. Sondaki asal sayıya göre dosyalama sistem Sondaki asal sayıya göre dosyalama sisteminde rafı belirten rakam en sondaki iki rakamdır. Ortadaki üç basamaklı sayı klasörü, soldaki üç basamaklı sayı ise dosya numarasını belirtmektedir. Genişlemeye elverişli esnek bir sistemdir. Her grup altında en fazla onlu gruplar oluşturmak sistemin olumsuzlukları arasındadır. Numaralandırma yapılırken ve belgenin yerleştirilmesinde dikkatli olmak gerekir numaralı belge 55 nolu rafta 971 nolu klasörün içindeki 346 nolu dosyaya konacaktır. Elektronik dosyalama, örgütte kâğıtlar üzerinde kullanılan sistem ne olursa olsun dosyalama işinin aynı zamanda bilgisayar ortamında yapıldığı bir dosyalama sistemidir. Elektronik Dosyalama Sistemleri Dosyalama işlemlerine kurumlarda önemli miktarda kaynak ve zaman harcanmaktadır. Örgütler dosyalama işlemlerini kolaylaştırmak ve evrak yönetiminden maksimum verim alabilmek için iletişim ve bilgi teknolojilerini kullanmaktadır. Belge yönetimlerinin ve dosyalama süreçlerinin teknolojiye ayak uydurması sonucu elektronik belgelerin sayısında artış olmuştur. Elektronik dosyalama, örgütte kâğıtlar üzerinde kullanılan sistem ne olursa olsun dosyalama işinin aynı zamanda bilgisayar ortamında yapıldığı bir dosyalama sistemidir. Elektronik dosyalama, örgütün kâğıt üzerindeki belge yönetimini ortadan kaldıran bir dosyalama değildir. Belgelerin her durumda somut olarak kâğıt üzerinde var olması birçok nedenden dolayı gereklidir. Bununla beraber bilgi ve belgelere anında ve kolaylıkla ulaşabilmek için elektronik/sanal dosyalama sistemi oluşturulmaktadır. Elektronik dosyalama sistemi konusunda çeşitli programlar geliştirilmiştir. İnsan Kaynakları Paket Programı, Kişisel Doküman Yönetimi, Nashuatec in PaperMaster programı örnek olarak verilebilir. Bu programlar evrakların alınması, kaydedilmesi, saklanması ve hatta bilgilerin kullanıma hazır hale getirilmesine önemli katkılar sunmaktadır. Nashuatec in PaperMaster programı bilgisayarlı dosyalama sistemi konusunda özel veya örgüte ait tüm kâğıtların hızlı ve etkin şekilde organize edilmesini mümkün kılmaktadır. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 16

17 Elektronik dosyalama sistemlerinin otomatik arama, otomatik dosyalama ve otomatik faks dosyalama gibi özellikleri vardır. Elektronik dosyalama sistemlerinin yararları Elektronik dosyalama sisteminde dosyalama ile ilgili bütün işlemler çok kısa sürede gerçekleşmektedir. Elektronik dosyalamanın en önemli avantajı evraka ulaşma sırasında ortaya çıkar. Evrak yönetimi program paketlerinin otomatik arama (Auto-Search) özelliği sayesinde adı ya da yeri tam olarak hatırlanmayan dokümanlar birkaç saniyede bulunabilir. Elektronik dosya yazılım paketleri otomatik dosyalama (Auto-Filing) olanağı sağlamaktadır. Yazılım paketi; evrakları konularına, bölgelerine ve diğer dosyalama sistemlerine göre tanıyarak doğru dosyaya yerleştirebilmektedir. Örneğin; birkaç fatura dosyalandıktan sonra, her yeni fatura otomatik olarak tanınır ve ilgili dosyaya otomatik olarak yerleştirilir. Elektronik dosyalama programları otomatik faks dosyalama (AutoFax Filing) özelliği ile gelen faks mesajlarının otomatik olarak dosyalanmasını sağlar. Elektronik dosyalama yazılımları diğer kullanıcıların dosya dolapları ile doküman alışverişi yapmayı olanaklı kılmaktadır. Günümüzde kullanılan birçok yazılım bilgisayar ortamında sınırsız sayıda dolap, çekmece ve klasör yaratabilme olanağı sunmaktadır. Elektronik dosyalama sisteminde evraklar istenildiği kadar orijinal şekillerinde saklanabilmektedir. Elektronik dosyalama sistemi sayesinde yıllar sonra bile evrakların hiç değişmemiş bir kopyası CD, DVD gibi araçlarda bulunabilmektedir. Elektronik dosyalama sistemlerinin sakıncaları Elektronik dosyalama sistemlerinin güvenliğinin sağlanması ve yedeklenmesi konusunun hassasiyetle ele alınması gerekmektedir. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 17

18 Özet Dosyalama İşlemleri, Tanımlar ve Amaçlar Dosyalama, örgütsel faaliyetlerin yürütülmesi sırasında giden yazıların ikinci suretlerini veya kopyalarını, gelen yazıların ise asıllarını bir düzen içinde saklama işlemidir. Dosyalamanın amacı: evrakların arandıkları zaman kolaylıkla bulunmalarını sağlayacak şekilde düzenlenmesi ve muhafaza edilmesidir. Dosyaların daimi dosyalar, bekleme dosyaları, geçici dosyalar, bölümlenen dosyalar, karma ve iş dosyaları şeklinde çeşitli türleri vardır. Geleneksel dosyalama araçları: Dosya, klasör, dosya dolapları, kasalar, rehberler (seperaör), kavalyeler ve kalamazodur. Sanal dosyalama araçları: Bilgisayarlar, veri depolama araçları (hard disk, CD-ROM, DVD, CD-DA dijital ses, flash/usb disk, Compact Disc ler), yazıcılar, çevrimiçi dosya paylaşım ortamları, multimedya uygulamaları, bilgisayarın donanım özellikleri ve belge yönetimi alanındaki programlardır. Dosyalama süreci: Dosyalama sürecinin planlanması, belgelerin sınıflandırılması ve sıralanması, dosya açılması ve yerleştirme, fihrist hazırlanması, dosyalara erişilmesi / dosyaların kullanımı, dosyaların saklanması, dosyaların güncellenmesi, dosyaların imha edilmesi ya da arşivlenmesi aşamalarından oluşur. Etkin bir dosyalama sistemi: Basit, akla uygun, kullanışlı, ekonomik, tutarlı, transfer edilebilir, esnek ve dinamik olmalıdır. Alfabetik dosyalama sistemi dosyaların ve içindeki belgelerin A dan Z ye gruplandırılarak sıraya konmasıdır. Alfabetik dizin kişi isimleri, kurumların isimleri, bulundukları bölgeler ve konuya göre yapılır. Konulara göre dosyalama sisteminde aynı konu ile ilgili bütün belgeler aynı dosyaya konur. Bu dosyalama sistemine tek konu- tek dosya tasnifi sistemi de denilmektedir. Konulara göre dosyalama sisteminde sözlük yöntemi ve ansiklopedik yöntem kullanılır. Coğrafi konuma göre dosyalama sisteminde kuruluşun iş ilişkisi içinde olduğu coğrafi bölgeler dikkate alınır. Coğrafi bölgeler ana gruplara ayrıldıktan sonra gerektiğinde ve 3. alt gruplara (illere, ilçelere, semtlere) ayrılabilir. Kronolojik dosyalama sisteminde tarihler esas alınır. Bu sistem tek başına kullanılamaz. Karma dosyalama sisteminde ana grupların ve alt grupların belirlenmesinde birbirine uygun ve örgütün gereksinimlerini karşılayan dosyalama sistemlerinden iki ya da üç tanesi bir arada kullanılır. Numerik dosyalama sisteminde rehber ve kavalyelere numaralar yazılır. Numaralar tek başına bir dosyanın neyle ilgili olduğunu gösteremediği için bu sistemde fihristlere ihtiyaç vardır. Elektronik dosyalama sistemi, örgütte kağıtlar üzerinde kullanılan sistem ne olursa olsun dosyalama işinin aynı zamanda bilgisayar ortamında yapıldığı bir dosyalama sistemidir. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 18

19 DEĞERLENDİRME SORULARI 1. Aşağıdakilerden hangisi dosyalamanın amaçlarından değildir? a) Belgeleri aslına uygun biçimde saklamak b) Belgeleri kaybolmaması için çoğaltmak c) Evrak yönetimine sistematik bir çerçeve oluşturmak d) Arşivleme hizmetlerine temel oluşturmak e) Aranılan belgelere kolay ve hızlı erişimi sağlamak 2. Aşağıdakilerden hangisi üzerinde yapılması gereken işlemleri bitmiş evrakların son kontrolleri için bekletilen dosya türüdür? a) Geçici dosyalar b) Daimi dosyalar c) Bekleme dosyaları d) Karma dosyalar e) Bölümlenen dosyalar 3. Aşağıdakilerden hangisi dosyalama sisteminde ana ve alt grupların kendi aralarında kısımlarını ayırmak amacıyla kullanılan kartları ifade etmektedir? a) Fihrist b) İndeks c) Rehber d) Kalomaza e) Etiket 4. Aşağıdakilerden hangisi dosyalama sürecinin planlama aşaması ile ilgili değildir? a) Bir dosyalama sistemi seçilerek dosya planı hazırlanır. b) Dosyalama sürecinin tüm aşamaları ile ilgili prosedürler belirlenir. c) Dosyalamada görevli olan kişilerin görev yetki ve sorumlulukları belirlenir. d) Dosyalama için gerekli araç, gereç, makine malzeme ve yer belirlenir. e) Dosyaların güncelliği belli aralıklarla gözden geçirilir. 5. Yeni bir dosyanın açılabilmesi için aynı anda dosyaya girecek belge sayısının en az kaç tane olması gerektiği önerilmektedir? a) 5 b) 6 c) 7 d) 8 e) 9 6. Aşağıdakilerden hangisi etkin bir dosyalama sisteminin özelliklerinden değildir? a) Basitlik b) Esneklik c) Tutarlılık d) Transfer edilebilirlik e) Seçicilik Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 19

20 7. Aşağıdaki dosyalama sistemlerinden hangisi tek konu- tek dosya tasnifi olarak ifade edilmektedir? a) Kronolojik dosyalama sistemi b) Coğrafi konuma göre dosyalama sistemi c) Konulara göre dosyalama sistemi d) Numerik dosyalama sistemi e) Alfabetik dosyalama sistemi 8. Aşağıda coğrafi konuma göre dosyalama sistemi ile ilgili verilen ifadelerden hangisi yanlıştır? a) Coğrafi bölgelere göre sınıflandırma yapılır. b) Bölge hastanelerinde kullanılabilir. c) Yapılan iş hacmiyle ilgili olarak istatistiki veriler sağlar. d) Tek başına kullanılabilir. e) Sık sık çapraz başvuru fişlerine gerek duyulur. 9. Aşağıda numerik dosyalama sistemi ile ilgili verilen ifadelerden hangisi yanlıştır? a) Önemli ve gizli olan belge ve dosyaların güvenli bir biçimde korunmasını sağlar. b) Dosyalara erişim fihristler aracılığı ile yapılır. c) Dolaylı erişimli sistem olarak adlandırılır. d) Güncelliğini kaybetmiş belgelerin başka depolara nakledilmesinde kolaylık sağlar. e) Zaman kavramının önemli olduğu işlerde kullanılır. 10. Aşağıdaki dosyalama sistemlerinden hangisinin otomatik dosyalama, otomatik arama ve otomatik faks dosyalama gibi özellikleri vardır? a) Elektronik dosyalama sistemi b) Kronolojik dosyalama sistemi c) Coğrafi konuma göre dosyalama sistemi d) Alfabetik dosyalama sistemi e) Numerik dosyalama sistemi Cevap Anahtarı 1.B, 2.A, 3.C, 4.E, 5.A, 6.E, 7.C, 8.D, 9.E, 10.A Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 20

21 YARARLANILAN VE BAŞVURULABİLECEK DİĞER KAYNAKLAR Şen, O. (2014). Dosyalama ve Arşivleme Teknikleri, 1. Baskı, Ankara: Detay Yayıncılık. Göral, R. (2015). Büro Yönetimi ve Organizasyonu, 1. Baskı, Ankara: Detay Yayıncılık. Altınöz, M. (2012). Dosya ve Arşiv Yönetimi, 5. Baskı, Ankara: Nobel Yayıncılık. Altınöz, M. (2016). Dosyalama-Arşivleme. İçinde: Ataklı A., Kaplan A. (Editörler). Tıbbi Dokümantasyon ve Sekreterlik, 1. Baskı, Ankara: Güneş Tıp Kitabevleri, Uçmaz, R. (2002). Tıbbi Dokümantasyon II (Tıbbi Arşivcilik), Uludağ Üniversitesi Sağlık Hizmetleri Meslek Yüksekokulu Yayınları No:1, Bursa: Uludağ Üniversitesi Basımevi. Tutar, H. (2001).Toplam Kalite Yönetimi Çerçevesinde Dosyalama ve Arşivleme Teknikleri, 1. Baskı, İstanbul: Aktif Yayınevi. Benligiray, S. (1997). Dosyalama Sistemleri, Dosyalama Süreci. İçinde: Seçim F. (Editör). Yazışmalar ve Dosyalama, Anadolu Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi Önlisans Programı, Eskişehir Yılmaz, Ş. (2006). Büro Yönetiminde Dosyalama Teknikleri ve Dokümantasyon. Demir, R. (Editör), 1. Baskı, İstanbul: Hayat Yayıncılık Yücel İ. Dosyalama ve Arşivleme Teknikleri, 2. Baskı, Ankara: Seçkin Yayıncılık. Tengilimoğlu, D. Tutar, H. (2003). Çağdaş Büro Yönetimi, Büro Yönetiminde Güncel Konular ve Yaklaşımlar. 1. Baskı, Ankara: Kalkan Matbaacılık. Tutar, H. Altınöz M. (2006). Büro Yönetimi ve İletişim Teknikleri. 5. Baskı, Ankara: Seçkin Yayıncılık. Topaloğlu, M. Koç, H. (2005). Büro Yönetimi Kavramlar ve İlkeler. 3. Baskı, Ankara: Seçkin Yayıncılık. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 21