ÖN BĐLGĐLER HIZLI TUR. İşyeri Tanımları

Transkript

1 SSK ON-LINE AYLIK PRĐM VE HĐZMET BĐLDĐRĐMLERĐ Versiyon : ve üstü (Ayrıca DerYonetici ve üstü) İlgili Programlar : Ücret Bordrosu Tarih : Doküman Seviyesi (1 5) : 3 (Tecrübeli Kullanıcı) GĐRĐŞ PARALOG Personel Bordro Sistemi paketi, işletmelerin e-devlet kapsamında dönemsel olarak bildirimde bulunabilmeleri amacıyla XML dosya üretebilmektedir. Hızla değişen kanunlar ve yasal beyannamelere uygun çalışabilmesi için sürekli yenilenen Personel Bordro Sistemi, son sürümlerde kullanıcılarına internet üzerinden yapılan bildirim işlemlerini on-line olarak gerçekleştirebilme imkanı sunmaktadır. Yakın dönemde işe giriş ve işten çıkış bildirimlerinin internet üzerinden yapılmasını sağlayan bir düzenek kurulmuştur. Benzer bir yapı Aylık Prim ve Hizmet Bildirimleri için de gerçekleştirilmiştir. Önceki sürümlerde XML dosya çıktısının kullanıcı tarafından internete aktarıldığı bir düzen uygulanmaktaydı. Bu yöntem hali hazırda desteklenmekte olup, kullanıcı adı ve şifre bilgilerinin programda ilgili sahalara girilmesiyle birlikte programdan ayrılmadan on-line işlemle bildirim yapılabilecektir. Bu yazıda aylık prim ve hizmet bildirimlerinin internet üzerinden aktarılması işlemi çeşitli ekran görüntüleriyle incelenmiştir. Konu ile ilgili soru ve sorunlarınız için internet adresini kullanabilirsiniz. Derece Yazılım 2009 Online Aylık Prim ve Hizmet Bildirgeleri 1

2 ÖN BĐLGĐLER PARALOG Personel Bordro Sistemi nde SSK web sitesinde aylık prim ve hizmet bildirimleri için kullanıcılar tarafından seçilerek yüklenebilen XML türünde dosya oluşturmaktadır. Kullanıcıların uzun süredir yararlandığı bu yöntemde SSK sitesine giriş yapılmakta ve ilgili ekran açıldığında Göz at butonuna basılarak PARALOG tarafından oluşturulmuş olan XML dosya seçilerek SSK ya gönderilmekteydi. XML dosya oluşturma özelliği mevcut sürümde de desteklenmektedir. Bununla birlikte kullanıcıların internet üzerinde yaptığı işlemleri daha da kolaylaştıran ve süratlendiren yeni bir düzenek kurulmuştur. Bu yeni düzenekte PARALOG Personel Bordro Sistemi işyeri tanımlarına girilen kullanıcı adı ve şifre bilgileri kullanılmakta ve SSK sitesine aylık prim ve hizmet bildirimlerinin on-line olarak yapılmasıyla ilgili adımlar herhangi bir müdahale gerekmeksizin program tarafından sürdürülmektedir. Personel Bordro Sistemi nin yukarıda sözü edilen işlemleri gerçekleştirebilmesi için kurulu olduğu bilgisayarın internete bağlı durumda olması gerekir. İşlemlere başlamadan önce SSK web sitesine erişim olup olmadığı kontrol edilmelidir. Bazı durumlarda aktif bağlantı sayısının yüksek olması ve çok sayıda kullanıcının aynı anda bağlı olması nedeniyle web sitesine erişimde sorun yaşanabileceği unutulmamalıdır. Bordro kuruluş yenilemesinin yanı sıra DerYonetici paketine ait DLL dosyalarının da güncellenmesine ihtiyaç vardır. Bu yeni düzeneğin sağlıklı çalışabilmesi için DerYonetici programının ayrıca güncellenmesi ve minimum ve üzeri bir versiyona geçişin sağlanması gerekir. Güncelleme işlemleri için yazılım destek hizmeti aldığınız Derece Yazılım İş Ortağımızla irtibat kurunuz. Güncelleme işlemlerinden önce mevcut veritabanı dosyalarınız için YEDEK ALINIZ. HIZLI TUR Programda on-line SSK bildirim işlemleri için aşağıdaki tanımlamalar yapılmalıdır. İşyeri Tanımları İşyeri tanımları ekranında Internet sekmesine gidilir. SSK web sitesine giriş sırasında kullanılan giriş bilgileri Kullanıcı, Şifre, İşyeri Şifre sahalarına girilir. Şifre karakterlerini göster kutucuğunun işareti kaldırılırsa şifre sahalarına girilen karakterler * işareti olarak görüntülenir. Yazılan şifreyi görmek için bu kutucuk işaretlenir. Bu bölüme girilen kullanıcı adı ve şifre PARALOG tarafından SSK sitesine giriş yapılırken kullanılacaktır. Doğru girilmediği takdirde bağlantı kurulamayacağından bildirim de yapılamaz. Derece Yazılım 2009 Online Aylık Prim ve Hizmet Bildirgeleri 2

3 AYLIK PRİM VE HİZMET BİLDİRİMİ Yasal SSK Aylık Prim ve Hizmet Belgesi Bu adıma gelmeden önce programda ilgili aya ait yapılması gereken adımlar gerçekleştirilmiş, tahakkuk işlemleri tamamlanmış ve bildirim aşamasına gelinmiştir. Bildirime konu olacak işyeri(her işyeri için ayrı bildirim yapılır), bildirge tipi (asıl veya ek) işlem şekli(döküm hazırla, XML hazırla, internet yüklemesi) seçimleriyle birlikte yıl ve dönem belirtilir. Aksi belirtilmedikçe program tarafından oluşturulan XML dosya C:\SSK adresine kaydedilecektir. Aktarım işlemi başlat butonuna basılarak başlatılır. NOT: Kullanıcılar bu adımda XML hazırlayıp SSK web sitesindeki diğer işlemleri kendileri yapıyorlardı. Yeni versiyonda e-bildirge Internet Yüklemesi yapılsın seçeneği getirildi. Derece Yazılım 2009 Online Aylık Prim ve Hizmet Bildirgeleri 3

4 ON-LINE BİLDİRİM AŞAMALARI Aşağıdaki iletişim kutusu PARALOG tarafından internet üzerinden otomatik işlemlerin yürütülmesi sırasında görüntülenir. Daha önce kullanıcı tarafından elle gerçekleştirilen işlemler otomatik olarak yürütülür ve onay aşamasına gelince kontrol yine kullanıcıya geçer. PROGRAM TARAFINDAN GERÇEKLEŞTİRİLEN İŞLEMLER - Yeni bir tarayıcı ekranı oluşturur ve SSK web sitesine girer. - Đşyeri tanımlarında belirtilen kullanıcı adı ve şifreyle SSK web sitesinde oturum açar. - SSK web sitesi ana sayfasından Aylık Prim ve Hizmet Bildirimi adımını otomatik olarak seçer. Asıl/Ek seçimi programdayken belirtilmişti. - XML dosya seçimi ekranı yüklenir. - Diske kaydedilmiş olan XML dosyayı bulur ve seçerek ilgili sahaya adresini yazar. - Otomatik olarak seçtiği dosyayı SSK ya gönderir. Bu bölüme kadar yapılan işlemler sırasında kullanıcı herhangi bir müdahalede bulunmaz, açık olan uygulamayı kapatmaz. İnternet bağlantısı yavaşlamış ya da sayfa bilgileri ekrana geç geliyor olsa da program gerekli adımları bekler ve sayfa yüklemesi başarıyla tamamlandığında işlemlere devam eder. KULLANICININ YAPACAĞI İŞLEMLER Yukarıda belirtilen adımlar PARALOG tarafından gerçekleştirilir ve kontrol kullanıcıya geçer. Yüklenen XML dosyanın onaylanabilmesi için gerekli diğer adımlar kullanıcı tarafından yürütülür. Kullanıcılar aşağıdaki adımları uygulayarak bildirim işlemini tamamlar. - Aktarılan bilgilerin doğruluğu gözden geçirilir. - Kurum bilgileriyle XML dosyadan alınan bilgiler arasında farklar varsa gerekli düzeltme ve güncelleme işlemlerinin yapılır. - Tüm bilgiler onaylanmaya hazır hale geldiği görülür. - Onaylama işlemi için gerekli işaretlemeler yapılır ve ilgili butona basılır. - Onaylanan bildirim ihtiyaca göre ekranda görüntülenir ve yazdırılır. (Çıktı alma işlemi sırasında PARALOG tarafından sağlanan çeşitli araçlar kullanılabilecektir.) Kullanıcının sayfalar arasında dolaşması, bildirimlerin dökümünün alınması, yazdırma, dosya olarak kaydetme, resim olarak saklama gibi işlemler için PARALOG tarafından ayrıca butonlar sağlanmıştır. Derece Yazılım 2009 Online Aylık Prim ve Hizmet Bildirgeleri 4

5 SSK Bildirimleri Sırasında Kullanıcılara Yardımcı Olacak Butonlar Anamenü: Herhangi bir adımdan SSK sitesindeki ana menüye dönüşü sağlar. Geri: Bulunulan adımdan önceki sayfaya dönüşü sağlar. D: Dosya işlemleri menüsüdür. Bildirge onaylama işlemi tamamlanıp onaylanmış bildirge ekranda görüntülenirken sayfanın bilgisayara kaydedilmesi (HTML formatında), resim olarak saklanması, baskı ön izleme yapılması, yazdırılması, PDF dosya olarak kaydedilmesi, e-posta olarak gönderilmesi ve SSK sitesinden çıkış gibi komutlar içerir. İlgili ekrana ait örnek görüntü aşağıda verilmiştir. D butonuna tıklandığında o anda açık olan sayfayla ilgili çeşitli komutlardan oluşan hızlı menü gösterilir. Kullanıcı bu menüden örneğin Baskı Önizleme komutunu seçerek yazdırma öncesinde ekrandaki bilgilerin kağıt üzerinde nasıl yerleşeceğini gözlemleyebilir. OTOMATİK İŞLEMLERE AİT EKRAN GÖRÜNTÜLERİ Aşağıda otomatik gerçekleşen işlem adımlarına ait örnek ekran görüntüleri verilmiştir. PARALOG tarafından Kullanıcı adı ve şifreler kullanılarak giriş yapılıyor. Ana sayfadan aylık prim ve hizmet belgesi girişi seçiliyor. Sayfa içerikleri tıpkı kullanıcı tarafından giriş yapılıyormuş gibi otomatik olarak değişiyor. Fakat bu işlemler sırasında kullanıcı müdahalesi yok! Bu ekrana kullanıcı tarafından herhangi bir bilgi girilmez, butonlara basılmaz! Derece Yazılım 2009 Online Aylık Prim ve Hizmet Bildirgeleri 5

6 XML dosya seçimi ekranında Transfer Edilecek XML Dosya Adı sahası PARALOG tarafından otomatik olarak dolduruluyor. Dosyayı Gönder butonuna PARALOG basıyor. Yine bu esnada da kullanıcı müdahale etmiyor! PARALOG XML dosyayı SSK web sitesine başarıyla yüklediğinde aşağıdaki gibi bir ekran görüntülenir. Bu aşamadan itibaren kontrol kullanıcıya geçer. Ekran örneğinde verilen uyarılardan da anlaşılacağı gibi XML dosyadan gelen bilgilerin kurum kayıtları ile karşılaştırılması istenmektedir. Uyumsuz kayıtlar varsa gerekli düzeltmeler yapılarak onaylama işlemine geçilir. UYARI Bu aşamaya kadar tüm işlemler PARALOG tarafından yürütülmüştür. Kayıtların kontrol edilmesi ve onay işlemleri kullanıcı tarafından yürütülmesi gereken işlemlerdir. Kullanıcı dilerse bu adımdan sonra devam etmeyip web sayfasından çıkış yapar ve programa döner. NOT: Aylık prim ve hizmet bildirimleri program tarafından onaylanmaz. Bu işlemi kullanıcı yapar! Derece Yazılım 2009 Online Aylık Prim ve Hizmet Bildirgeleri 6

7 ONAYLAMA İŞLEMİ Kontrol işleminin tamamlandığı ve kayıtların geçerli olduğu mesajı alındığında artık ilgili tahakkuk fişi onaylanmaya hazırdır. Belgemi onaylıyorum işaretlenir, işyeri şifresi program tarafından otomatik olarak yazılır. Gönder butonuna basılarak bildirim gönderilir. Bilgilerde eksiklik varsa devam edilmeyecek ve kullanıcı uyarılacaktır. Onaylama sonrasında kayıtların görüntülenmesine geçilebilir. Derece Yazılım 2009 Online Aylık Prim ve Hizmet Bildirgeleri 7

8 ONAYLI KAYITLARIN GÖRÜNTÜLENMESİ Yıl ve ay seçilerek Devam butonuna basılır. Tahakkuk Fişi Görüntüle butonuna basılır ve yazdırılabilen bir çıktı ekrana gelir. Derece Yazılım 2009 Online Aylık Prim ve Hizmet Bildirgeleri 8

9 Varsayılan yazıcı üzerinden döküm almak için [yazdır] linki tıklanabilir. Eğer varsayılan yazıcı PDF Creator olarak ayarlanmışsa ekrandaki bilgiler PDF türünden bir dosyaya dönüştürülür. [<Geri] butonu ile önceki sayfaya dönülebilir. HIZLI ERİŞİM MENÜSÜ VE KOMUTLARI PARALOG tarafından sağlanan Ana Menü, Geri ve D butonları ekranın sağ üst köşesindedir. Ana Menü: Adından da anlaşılacağı gibi SSK bildirim sitesinin ana sayfasına dönüşü sağlar. <Geri: Bir önceki adıma dönüşü sağlar. D: Mevcut ekrandaki veriler için aşağıdaki komutları sağlar. D butonuna basıldığında mevcut sayfa için şu komutlar kullanılabilir: - Resim olarak kaydet - Kaydet (HTML olarak) - PDF e dönüştür - Baskı Önizleme - Yazdırma - olarak gönder - Çıkış Derece Yazılım 2009 Online Aylık Prim ve Hizmet Bildirgeleri 9

10 Resim olarak kaydet: O anda ekranda bulunan site görüntüsünü BMP türünden resim dosyası olarak kaydeder. Kaydet: Ekrandaki bilgileri HTML türünde bir dosya olarak kaydeder. Kaydedilen dosya daha sonra Internet Explorer, Mozilla Firefox gibi tarayıcılarla izlenebilir. Baskı Ön İzleme: Yazdırma öncesi kağıt üzerindeki yerleşimi gösterir ve kenar boşluklarının ayarlanmasına olanak tanır. Kenar boşlukları ve sayfa yönelimi (dikey/yatay) ayarları yapılarak bu adımdayken de yazdırma işlemine geçilebilir. Yazdır: Ekrandaki verileri uygun bir yazıcı seçerek yazdırmak için kullanılır. PDF Dosyaya Dönüşüm İşlemi Yazıcı olarak PDF Creator gibi özel türde bir yazıcı seçilirse yazdırılması istenen bilgiler PDF dokümana dönüşür. Dosya adına günün tarihi ve saat bilgisi eklenerek isimlendirilen dosya kullanıcının bilgisayarında C:\PROGRA~1\derece\Tmp\ adresine (Tam adres C:\Program Files\derece\tmp ) otomatik olarak kaydedilir. Derece Yazılım 2009 Online Aylık Prim ve Hizmet Bildirgeleri 10

11 Otomatik kaydedilen PDF dosya, sistemde yüklü olan bir PDF okuyucu (Adobe Acrobat Reader, Foxit Reader vb.) varsa otomatik olarak açılır ve kullanıcıya gösterilir. Kullanıcı PDF dokümanı inceledikten sonra farklı bir isim vererek kaydedebilir, e-posta eki olarak gönderebilir veya dökümünü alabilir. NOT: PDF türündeki dokümanlarla ilgili olarak sadece okunabilir oldukları gibi genel bir kanı mevcuttur. Halbuki çeşitli PDF Editörleri ve açık kaynak kodlu ücretsiz ofis programları kullanılarak bu dosyaların açılabildiği ve tıpkı bir Word dokümanı gibi düzenlenebildiği unutulmamalıdır. olarak gönderme: Sistemde kurulu bir e-posta programı var ve gerekli e-posta ayarları yapılmış durumdaysa ilgili dosya e-posta yoluyla da gönderilebilir. E-posta olarak gönderme işleminin farklı yolları da vardır. Resim olarak kaydet, kaydet, PDF e dönüştür gibi aşamalar sonucunda oluşan dosya e-postaya eklenerek de alıcıya gönderilebilir. Bu yöntemle yapılacak e-posta gönderme işlemleri sırasında kullanıcının bilgisayarında Outlook vb. elektronik posta yazılımına gerek duyulmaz. Ücretsiz web tabanlı elektronik posta adresleri kullananlar için pratik bir çözümdür. Çıkış: Kullanıcı dilerse ana menüye dönerek buradaki çıkış linkini kullanabileceği gibi Derece Yazılım tarafından özel yöntemle eklenen hızlı erişim menüsündeki çıkış komutunu da kullanabilir. Çıkış komutu kullanıldığında web sayfasından çıkış yapılır ve programa geri dönülür. Çıkış amacıyla yapılan bazı adımlar PARALOG içinden çalıştırılan SSK web sayfasını kapatmaya çalıştığında kullanıcıya bir uyarı gösterilir. Bu uyarıya evet yanıtı verilerek de SSK sitesinden çıkılarak programa dönülebilir. DERECE YAZILIM HĐZMETLERĐ TĐCARET A.Ş. (Nisan 2009) Derece Yazılım 2009 Online Aylık Prim ve Hizmet Bildirgeleri 11