PROSEDÜR GENEL MÜDÜRLÜK

Transkript

1 DOKÜMAN HAZIRLAMA VE KONTROLU Sayfa No: 1/8 1. AMAÇ: SHÇEK Genel Müdürlüğü ne ait Kalite Yönetim Sistemi içinde bulunan tüm doküman ve verilerin yayını, sürdürülmesi ve güncelleştirilmesi için yöntem ve sorumluluklar belirlemek. 2. KAPSAM: SHÇEK Genel Müdürlüğü Merkez Birimlerini kapsar. 3. TANIMLAR: Doküman: İşi nasıl yapacağımızı gösteren belgelerdir. Yazılı veya başka formda olabilirler. ( Örnek: Yazı, resim, çizim, fotoğraf, bilgisayar kaydı vb.) Kontrollü Doküman: Kalite Yönetim Sistemi içinde bulunması gereken yerlerde en son halinin bulunması (güncelliği) garanti altına alınmış dokümanlardır. Kontrolsüz Doküman: İleriye dönük değişim ve yeniliklerde güncelliğinin garanti altına alınması gerekmeyen dokümanlardır. ( Örnek: Kalite Sistemimiz dışına çıkan dokümanlar. ) Dış Kaynaklı Doküman: Kuruluşun ürün ve faaliyetlerini planlama ve gerçekleştirmede kullandığı, dış kurum veya kuruluşlar tarafından hazırlanan ve ürün / hizmet ve faaliyet gerçekleştirme sistemi içerisinde kullanılan dokümanlardır. Dış kaynaklı dokümanlar belli sıklıklarla manüel olarak kurum / kuruluş tarafından yada güncelleme bilgilendirmesi yapan kurum veya kuruluşlar vasıtası ile takip edilebilir. Güncelliği takip edilmesi gereken dış kaynaklı dokümanların güncel olup olmadığı biliniyor olmalıdır. Bu kapsamda dış kaynaklı doküman listesi oluşturularak güncellemesi yapılmalıdır. Dış Kaynaklı Doküman Listesinin güncellenmesi listede belirtilen birimler tarafından yapılacaktır. Güncelliğinin İzlenmesi ise Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından yapılacaktır. Kalite El Kitabı: Kalite politikasını, hedeflerini, organizasyonunu, ISO 9001 standardındaki tüm faaliyetleri tarif eden dokümandır. Prosedür: ISO 9001 standardının ilgili maddesi veya çalışmalarımıza ait yöntem ve sorumlulukları belirleyen, genel uygulamaları ve birden fazla faaliyeti ifade edebilen dokümandır. Görev Tanımları: Organizasyon içinde yer alan unvanların görev ve sorumluluklarını, olması gereken yetkinlik ve yeterlilik durumlarını belirten dokümandır. Süreç: ISO 9001 standardının ilgili maddesi veya faaliyetlerimizi bir akış diyagramı halinde, girdileri-çıktıları, sorumlulukları ve dokümanlar ile bağlantılarını göstererek iş akışı halinde anlatan dokümandır. Talimat: Prosedürde tanımlanan faaliyetler içinden bir veya birkaç tanesini ve bu faaliyetin nasıl yapılacağını tanımlayan dokümandır. Form: Prosedür ve talimatlarda belirtilen faaliyetlerin belli bir formatta kayıt olarak bulundurulmasını sağlayan dokümanlardır. Dış Kaynaklı Doküman: Yönetimi ve güncellenmesi SHÇEK Genel Müdürlüğü tarafından yapılmayan ancak SHÇEK Genel Müdürlüğü hizmet ve uygulamalarında gerekli olan dokümanlardır. Doküman No: Dokümanları tanımlayan, izlenebilirliğini sağlayan ve sadece bir tek dokümanı gösteren numaradır.

2 DOKÜMAN HAZIRLAMA VE KONTROLU Sayfa No: 2/8 Doküman Hazırlama ve Değişiklik: İlgili doküman türlerinin Kalite Yönetim Sistemi doküman formatına göre hazırlanması ve değişiklikler olduğunda dokümanların güncelliğinin sağlanarak gerekli değişikliklerin yapılmasının sağlanmasıdır. Kontrol: Kalite Yönetim Sistemi içinde yer alan KONTROLLÜ dokümanların hazırlanması veya değiştirilmesi sonrası sistemde öngörüldüğü formatta hazırlanıp hazırlanmadığının incelenmesidir. Onay: Kalite Yönetim Sistemi içinde yer alan KONTROLLÜ dokümanların hazırlanması veya değiştirilmesi, kontrolu sonrası uygunluğunun ve yürürlüğe girmesinin kabulunun yapılmasıdır. 4. YETKİ-SORUMLULUK: 4.1. SHÇEK Genel Müdürlüğü ne ait dokümanların hazırlanma ve değişiklik yapma, kontrol, onaylama ve izleme ile ilgili yetki ve sorumluluklar SGDB-DD-01 nolu Genel Müdürlük Doküman Yetki ve Sorumluluklar Tablosu nda gösterilmiştir Genel Müdürlük Birimlerinde, Birim Yöneticisi tarafından Kalite Yönetim Sorumlusu belirlenir. Birim Yöneticisi belirlenen Kalite Yönetim Sorumlusunu Kalite Yönetim Temsilcisine yazılı olarak bildirir Birim Kalite Yönetim Sorumlusu biriminin kalite uygulamalarını ve işleyişini takip etmekle görevlidir ve Kalite Yönetim Temsilcisi ile koordineli olarak çalışır. Birim Yöneticisi aynı zamanda Birim Kalite Yönetim Sorumlusu da olabilir. 5. DETAYI: 5.1. Genel SHÇEK, Kalite Yönetim Sistemi dokümantasyonu aşağıdaki şekildedir: Kalite El Kitabı Prosedürler Görev Tanımları Süreçler Talimatlar Formlar Destek Dokümanlar Kalite Planları Bu prosedürde, Kalite Yönetim Temsilcisi sorumluluğundaki tüm uygulamalar Kalite Yönetim Temsilcisi bilgisi ve yönetimi ile Stratejik Planlama, Koordinasyon ve Kalite Yönetim Şube Müdürlüğü tarafından yürütülmektedir Dokümanların Numaralandırılması SHÇEK Genel Müdürlüğünde Kalite Yönetim Sistemi içerisinde bulunan tüm dokümanların izlenebilirliğini sağlamak için numaralandırma sistemi oluşturulmuştur. Numaralandırma sistemi aşağıda tanımlanmıştır:

3 DOKÜMAN HAZIRLAMA VE KONTROLU Sayfa No: 3/ SHÇEK Kalite Yönetim Sistemi dokümantasyon numaralandırması BK-DT-NN şeklinde 3 bölümden oluşur. 1. Bölüm 2. Bölüm 3. Bölüm Birim Doküman Türü Bölümü Sıra Numarası Bölümü BK DT NN BK-DT-NN numaralandırma sisteminde birinci bölümde tanımlanan Genel Müdürlük dokümanlarında Birimleri gösteren semboldür. Birimlerin Şubeleri SGDB-DD-02 nolu Genel Müdürlük Daire Kısa Kodları Tablosu nda gösterilmiştir. Genel Müdürlük tarafından yayınlanan ve illeri de kapsayan prosedürlerde il dokümanı olarak bahsi geçen dokümanların BK yerinde İK kullanılmıştır. Bu prosedürlerdeki İK kullanılan doküman kodlarında ilin il kodu anlaşılmalıdır. Genel Müdürlük tarafından yayınlanan İl Müdürlüğü kalite yönetim sistemi dokümanları Genel Müdürlük Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı tarafından yayınlanır ve BK bölümünde SGDB kodu kullanılır BK-DT-NN numaralandırma sisteminde ikinci bölümde tanımlanan, doküman türünü gösteren semboldür. Doküman türleri ve bunları gösteren semboller aşağıdaki tabloda gösterilmiştir. Doküman Türü Kalite El Kitabı Prosedürler Süreç Talimatlar Formlar Görev Tanımları Destek Dokümanlar Kalite Planları Doküman Sembolü EK PR SR TA FR GT DD KP BK-DT-NN numaralandırma sisteminde son iki karakter olan NN harfleri 01 den başlayan bir sıra numarasıdır. Bu numara, ilk iki bölümde yani BK-DT- sembolleri aynı olan dokümanlar arasında bir sıra numarasıdır. BK-DT- sembolleri aynı olan bir doküman hazırlandığında bu dokümana verilecek seri numarası bir arttırılır. Bu sıra numarasını teşkil eden NN karakterleri 99 değerine ulaştıktan sonra üç basamaklı bir rakam formatında devam edebilir Örnekler : SGDB-PR-01 No lu dokümanda: SGDB sembolü, bu dokümanın Strateji Geliştirme Dairesi tarafından oluşturulduğunu, PR sembolü, dokümanın bir prosedür olduğunu ifade eder. 01 numarası, Strateji Geliştirme Dairesinin 01 numaralı prosedür olduğunu ifade eder. Aynı daire başkanlığının bir diğer prosedüre 02 verilecektir. ( SGDB-PR-02 gibi )

4 DOKÜMAN HAZIRLAMA VE KONTROLU Sayfa No: 4/ Dokümanların Hazırlanması ve Yayınlanması Kalite Yönetim Sistemi içinde yer alan bütün dokümanlar orijinal ve kontrollü doküman olmalıdır. Bu dokümanlardan Kalite El Kitabı, Görev Tanımları, Prosedürler, Süreçler, Talimatlar, Formlar, Destek Dokümanlar ve Kalite Planları için baskıya esas teşkil edecek olan ana nüshada bulunması gereken bütün imzalar yaş imza olarak yer alır. Formlarda yaş imzalar formun arka sayfasında hazırlanan imzalama bölümüne atılır Kalite El Kitabı, Prosedür, Görev Tanımları ve Talimatların her sayfasının üst kısmı ve alt kısmı yer alacak antet aşağıda verilen örnekteki gibi olacaktır. Antet kısmının üst kısım örneği ; SHÇEK Antet kısmının alt kısım örneği ; HAZIRLAYAN DOKÜMAN TÜRÜ DOKÜMANIN ADI KONTROL EDEN Doküman No: BK-DT-NN Yayın Tarihi: GG.AA.YYYY Revizyon No/Tarihi: RAKAM / GG.AA.YYYY (İlk Yayın ise) İlk Yayın Sayfa No: Mevcut Sayfa / Toplam Sayfa ONAYLAYAN Destek Doküman ve formlarda baskıya esas teşkil edecek olan ana nüshada hazırlayan, kontrol eden ve onaylayan bölümünün bulunduğu yaş imza atılacak bölüm bu dokümanların her sayfalarının arkasına konularak buralar imzaladır Prosedür ve talimatlar aşağıda belirtilen 6 ana başlık sırası kullanılarak hazırlanacaktır. Prosedür ve Talimat Ana Başlıkları; 1- AMAÇ 2- KAPSAM 3- TANIMLAR 4- YETKİ SORUMLULUK 5- UYGULAMA DETAYI 6- İLGİLİ REFERANS DOKÜMANLAR Süreçlerin ilk sayfasında yer alan Süreç Künyesi anteti ile alt kısmı yer alacak antet aşağıda verilen örnekteki gibi olacaktır.

5 SHÇEK DOKÜMAN HAZIRLAMA VE KONTROLU Sayfa No: 5/8 Süreç Künyesi Anteti Süreç Çıktısı Süreç Müşterisi Süreç Tedarikçisi Süreç Sahibi Süreç Kaynakları Sürecin Etkilediği Süreçler Sürecin Performans Ölçüm Kriterleri Ölçüm Kriteri Ölçüm Hedefi Ölçüm Yöntemi Ölçüm Periyodu Ölçüm Sorumlusu Süreçlerin Süreç Künyesi anteti bölümünden sonra süreç adımlarınıın belirtildiği bölüm yer alır. Bu Süreç adımlarının anlatıldığı bölümde aşağıda verilen başlık ve bölümler olacaktır. GİRDİ / AÇIKLAMA İŞLEM KİM DOKÜMAN Süreçlerin her sayfasının altında örnekte verildiği şekilde imzaların atıldığı bölüm yer alır. Antet kısmının alt kısım örneği ; HAZIRLAYAN KONTROL EDEN ONAYLAYAN SHÇEK Kalite Yönetim Sistemi dokümanları hazırlanıp ilgililer tarafından imzalandıktan sonra Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından.pdf formatına çevrilerek elektronik olarak SHÇEK resmi internet sayfasının (www.shcek.gov.tr) ilgili yerinde yayınlanır. Formlar.pdf formatına çevrilmeden hazırlandıkları formatta internet sayfasında yayınlanırlar SHÇEK Kalite Yönetim Sistemi dokümanlarının ıslak imzalı ana nüshaları ile elektronik ortamdaki halleri hazırlandıkları formatta yedeklenerek Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından muhafaza edilir Elektronik ortamda dokümanlara ulaşamayacak ve/veya çıktısı alınarak KONTROLLÜ KOPYA olarak dağıtımı yapılması gereken durumlarda, ilgili birim yöneticisi talebi doğrultusunda Kalite Yönetim Temsilcisi dokümanların ıslak imzalı ana nüshalarından fotokopi ile ihtiyaç kadar çoğaltım yapar. Çoğaltılan dokümanların her sayfasının sağ üst köşesine kırmızı KONTROLLÜ KOPYA kaşesi vurulur Kırmızı KONTROLLÜ KOPYA kaşesi kullanımı Kalite Yönetim Temsilcisi nin bilgisi, kontrolu ve sorumluluğundadır. Başka amaçla kullanılmaz.

6 DOKÜMAN HAZIRLAMA VE KONTROLU Sayfa No: 6/ Kullanım yerlerine sadece kırmızı KONTROLLÜ KOPYA kaşesi olan dokümanlar bulunabilir. Kırmızı KONTROLLÜ KOPYA kaşesi olmayan fotokopi ile kontrolsuz olarak çoğaltılmış dokümanlar kontrolsuz dokümanlardır ve geçerli kabul edilmez Bütün formların ve destek dokümanların kullanılan yüzünün sol alt köşesinde form numaraları ve parantez içinde revizyon numaraları ile son revizyon tarihini gösteren Rev.(0 - GG.AA.YYYY) bilgisi yazılıdır. Formlar ihtiyaca göre güncel ana nüshanın aynısı olmak üzere çoğaltılarak kullanılır SHÇEK resmi internet sayfasının ilgili yerinde yayınlanan Kalite Yönetim Sistemi dokümanları yürürlükteki son güncel dokümanlardır Resmi internet sayfasında yayınlanan dokümanlara ulaşım SHÇEK personelleri tarafından bilinen bir şifre ile yapılabilmektedir. Şifre, Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından belirlenir ve yönetilir. Sifrenin SHÇEK personeli dısında kisilerin ögrenmemeleri için tüm SHÇEK çalısanları gerekli hassasiyeti göstermelidir Kırmızı KONTROLLÜ KOPYA kaşesi vurularak teslim alınan dokümanları kullanan birimlerin Kalite Yönetim Sorumluları kendilerine gönderilen dokümanların son revizyonlarını ellerinde bulundururlar. Eski revizyonları Kalite Yönetim Temsilcisi ne geri verirler. Ellerindeki dokümanlarda karalama, değişiklik ve tahribat olmamalıdır. Yıpranmış dokümanları Kalite Yönetim Temsilcisi ne getirerek, yenileri ile değiştirirler. Kendilerine dağıtımı yapılan dokümanların ilgili yerlerde bulundurulmasını sağlarlar Yayınlanacak olan doküman, sorumluluklar kısmında gösterilen kişiler tarafından hazırlanarak Kalite Yönetim Temsilcisi ne gönderilir. Kalite Yönetim Temsilcisi, dokümanı standart format açısından ve Kalite Yönetim Sistemi açısından değerlendirir. Uygun gördüyse imzalar. Uydunsuzluklar varsa gerekli düzeltmeleri hazırlayandan talep eder. Doküman, hazırlayan tarafından onaylamaya yetkili kişinin onayına sunulur. Onaydan sonra doküman yayına hazırdır. Dokümanlar yayınlandığı tarihten itibaren yürürlüğe girer Kalite Dokümanları onaylandığında, Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından tutulan SGDB-FR- 07 No lu Doküman Takip Listesi ne kaydedilir. SGDB-FR07 No lu Doküman Takip Listesi her doküman yayınlandığında veya değişikliğe uğradığında yeni revizyon tarihi ve numarası ile birlikte yeniden düzenlenir ve internet ortamında Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından yayınlanır Dokümanların Dağıtımı ve Gereken Yerlerde Bulundurulması SHÇEK Kalite Yönetim Sistemi dokümanlarının dağıtımı 2 şekilde yapılmaktadır. 1- Elektronik ortamda yayınlama 2- Islak İmzalı dokümanın kopyası alınarak KONTROLLÜ KOPYA olarak dağıtım Dokümanların takibi, SGDB-FR-07 No lu Doküman Takip Listesi ne göre yapılır. SGDB- FR-07 No lu Doküman Takip Listesi nin güncelliğinin takibi ve ihtiyaç sahipleri tarafından ulaşılabilir olmasını Kalite Yönetim Temsilcisi ve Birim Kalite Yönetim Sorumluları sağlarlar Genel Müdürlük Kalite Yönetim Sistemi dokümanlarının elektronik ortamda yayınlanması Kalite Yönetim Temsilcisi nin yetki ve sorumluluğundadır.

7 SHÇEK DOKÜMAN HAZIRLAMA VE KONTROLU Sayfa No: 7/ Elektronik ortamda yayınlanacak dokümanlar, doküman yayına hazır hale geldiğinde (imzalar tamamlandığında) internette belirlenen yere Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından konulur Kopyası alınarak KONTROLLÜ KOPYA olarak dağıtımı yapılacak yerlere dokümanlar teslim edilirken SGDB-FR-09 nolu Doküman Teslim Formu ile teslimat yapılır. SGDB-FR-09 nolu Doküman Teslim Formu nu doldurmak, teslim edilen kişilere imzalatmak ve muhafaza etmek Kalite Yönetim Temsilcisi sorumluluğundadır Kopyası alınarak kırmızı KONTROLLÜ KOPYA kaşesi vurularak çoğaltımı yapılacak dokümanlar Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından dağıtılır, gereken yerlerde bulundurulmaları Birim Kalite Yönetim Sorumluları tarafından sağlanır Dokümanların Değiştirilmesi Dokümanlarda değişiklik önerisi çalışanların herhangi biri tarafından SGDB-FR-08 No lu Doküman Revizyon Talep Formu ile Kalite Yönetim Temsilcisi ne yapılır. Kalite Yönetim Temsilcisi ilgili bölümle görüşür, değerlendirmeyi yapar. Teklif uygun görüldüğü taktirde yeni metin, ilgili birim sorumlusu tarafından hazırlanır. Dokümanlar, bu prosedürün Dokümanların Hazırlanması ve Yayınlanması bölümünde belirtildiği şekilde yayınlanır Değişiklikler SGDB-FR-07 No lu Doküman Takip Listesi ne kaydedilir. Çıktısı alınarak KONTROLLÜ KOPYA olarak dağıtımı yapılması gereken dokümanlar için, dağıtımı yapılmış eski revizyonlu dokümanlar Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından toplanır. Bu işlem yeni dokümanın dağıtıldığı anda gerçekleştirilir. Toplanan eski dokümanlar yırtılarak imha edilir Revizyon geçirmiş ve çıktısı alınarak KONTROLLÜ KOPYA olarak dağıtımı yapılacak yerlere dokümanlar teslim edilirken SGDB-FR-09 nolu Doküman Teslim Formu ile teslimat yapılır. SGDB-FR-09 nolu Doküman Teslim Formu nu doldurmak, teslim edilen kişilere imzalatmak ve muhafaza etmek Kalite Yönetim Temsilcisi sorumluluğundadır Değişikliğe uğramış eski dokümanların ıslak imzalı orjinal kopyasının her sayfası kırmızı mürekkepli İPTAL EDİLMİŞTİR kaşesi ile damgalanır ve Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından saklanır. Böylece değişikliğe uğramış dokümanların bir önceki revizyon durumuna ulaşılabilir Dokümanların İzlenmesi Dokümanların izlenmesi sorumluları SGDB-DD-01 nolu Genel Müdürlük Doküman Yetki ve Sorumluluklar Tablosu nda belirtilmiştir Kalite Yönetim Sistem dokümantasyonu içinde yer alan bütün dokümanlar her Yönetim Gözden Geçirilmesi Toplantısından önce belirlenmiş izleme sorumluları tarafından gözden geçirilir ve tespitler uygun şekilde güncellenir Dış Kaynaklı Dokümanlar Yasa ve mevzut harici dış kaynaklı dokümanlar SGDB-FR-11 nolu Dış Kaynaklı Doküman Listesi nde belirlenmiştir. Bu listenin hazırlanması ve güncellenmesi/güncelletilmesi Kalite Yönetim Temsilcisi sorumluluğundadır. Bu dokümanların revizyon durumları ilgili birimler tarafından takip edilir ve Kalite Yönetim Temsilcisi ne bildirilir. Kullanım noktalarındaki eski revizyonlu dış kaynaklı

8 DOKÜMAN HAZIRLAMA VE KONTROLU Sayfa No: 8/8 dokümanların kullanımdan kaldırılması ve yeni revizyonlarının kullanımı ilgili birim yöneticileri tarafından sağlanır ve yönetilir Tüm birimler bağlı oldukları yasalar ve mevzuatı ve resmi web sitelerinden takip eder ve kullanımdaki son revizyonlarına ulaşırlar. 6. İLGİLİ REFERANS DOKÜMANLAR: SGDB-DD-01 Genel Müdürlük Doküman Yetki ve Sorumluluk Tablosu SGDB-DD-02 Genel Müdürlük Daire Kısa Kodları Tablosu SGDB-FR-07 Doküman Takip Listesi SGDB-FR-08 Doküman Revizyon Talep Formu SGDB-FR-09 Doküman Teslim Formu SGDB-FR-11 Dış Kaynaklı Doküman Listesi