Office 365 Son Kullanıcı Katılımı için Başarı Faktörleri

Transkript

1 Office 365 Son Kullanıcı Katılımı için Başarı Faktörleri Office 365 i benimseme sürecini etkileyen önemli başarı faktörleri ve bunları kullanıma alma sürecinde başarıyla kullanma

2 Office 365, bireysel kullanıcıların ve ekiplerin daha üretken olmasını sağlayarak kuruluşunuzun çalışma şeklini değiştirir. Bu değişikliğin çalışanlarınız ve tüm kuruluşunuz üzerinde bir etki yaratabileceğini biliyoruz. Bu nedenle Office 365'in son kullanıcılar tarafından başarıyla benimsenmesine katkıda bulunacak önemli başarı faktörlerini anlamak çok önemlidir. Son kullanıcıların Office 365'i benimsemesini teşvik etmek, kuruluşunuzdaki kişilerin Office 365 ile yeni bir biçimde çalışarak elde edilecek avantajları anladıklarından emin olmak demektir. Bu avantajları elde etmek için Office 365'i kullanıma alma sürecinize doğru açıdan yaklaşmanıza yardımcı olacak bazı temel soruları değerlendirmek önemlidir: Office 365'i kullanıma alma sürecine dahil olması gereken önemli paydaşlar kimlerdir? Başarının tanımı nedir? Kuruluşumun Office 365 kullanımında dikkate almam gereken hedefler ve iş sonuçları nelerdir? Çalışanların yeni teknolojiyi kullanmaya başlamalarını sağlayacak etkin iletişimi ve eğitimi nasıl sunarım? Peki kullanıma alma sürecinin başarılı olmasını sağlamak ve Office 365 yatırımınızdan en yüksek getiriyi elde etmek için bu konuları etkin bir şekilde nasıl ele alabilirsiniz? Öğrenmek için okumaya devam edin. 2

3 3

4 Başarı Faktörleri Office 365 dağıtımında benimsemenin teşvik edilmesine yatırım yapmanın önemini önceden anlamak çok önemlidir. Araştırmalar, benimsemeyi teşvik etmeyi hedefleyen ve katılımı teşvik etmek için belirli etkinliklere yatırım yapan kuruluşların daha yüksek Office 365 kullanımı sağladıklarını göstermektedir. Office 365'in benimsenmesine yönelik ikiden fazla etkinliğe yatırım yapan kuruluşlar, kullanıcılarından daha yüksek katılım görmektedir (Şekil 1). Şekil 1 Office 365'i Benimsemeyi Kasıtlı Olarak Teşvik Eden Kuruluşlar Daha Çok Kullanıma Ulaşır Kullanımla ilişkili olarak müşteri başına ortalama benimseme etkinliği sayısı ORTA KULLANIM 2,0 YÜKSEK KULLANIM 2,6 Müşteri Başına Ortalama Etkinlik Sayısı 1,8 DÜŞÜK KULLANIM Microsoft Office 365 Kullanım Araştırması, Mayıs 2015 Son kullanıcının uygulamayı benimsemesini teşvik etmede en önemli başarı faktörlerini belirledik. Bu başarı faktörlerinin her birinin yeni teknolojiden alınacak sonuçları nasıl etkileyebileceğini ve kuruluşunuzda Office 365'i kullanıma alırken bunları kendi yararınıza nasıl kullanabileceğinizi anlamak önemlidir. 01. Paydaşlar 02. Senaryolar 03. Farkındalık ve Eğitim 4

5 01. Paydaşlar Kuruluşunuzdaki kilit kişilerin katılımını sağlama Önemli paydaşları belirlemeniz, toplu desteklerini kazanmanız ve katılımlarını sağlamanız, Office 365'i kullanıma alma sürecinin ayrılmaz parçasıdır. Bunun bir parçası olarak, en önemli adımlardan biri, kuruluş içinden istenen Office 365 iş sonuçlarına sahip olmada ve bu sonuçları teşvik etmede kilit rol üstlenecek bir 'Başarı Sahibi' seçmektir. Başarı Sahipleri yalnızca teknolojinin uygulanmasına değil, Office 365'ten iş değeri elde edilmesine odaklanmaları koşuluyla BT dahil olmak üzere, kuruluşun herhangi bir bölümünden olabilir. Yalnızca Başarı Sahiplerini, Yönetim Sponsorlarını ve Şampiyonları değil, işletmenin İK, Güvenlik ve Hukuk gibi diğer bölümlerinden kişileri de kapsayan, iş birliğinin yüksek olduğu bir yaklaşımın seçilmesi çok önemlidir. 5

6 Yönetim Sponsorluğu İster CEO ister iş birimi lideri olsun, etkin olarak katılan bir yönetim sponsoru, projenin başarısındaki en önemli teşvik unsurlarından biridir. Yönetim sponsoru, üst düzey yönetimden destek alabilir ve katılımları çalışanların yeni teknolojiyi benimsemesini teşvik eder. Yönetim sponsoru, kuruluşunuzda hakim Office 365 vizyonunu belirlemeye yardımcı olarak ve bunu daha kapsamlı kurumsal hedeflere bağlayıp vizyonu kuruluştaki diğer liderlere ileterek kuruluşta stratejik uyumluluğu oluşturur. Ayrıca benimsemenin önemi ile Office 365'in değeri ve avantajları hakkında son kullanıcılarla doğrudan iletişim kurabilir ve kendi Office 365 kullanımları üzerinden istenen davranış için model olabilirler. Araştırmalar dönüşüm projelerinin görünür bir yönetim sponsoru olduğunda daha başarılı olduğunu göstermektedir (Şekil 2). Katılımcıların %85'ten fazlası CEO'nun az veya çok görünür olduğunda dönüşüm projesinin çok veya oldukça başarılı olduğunu belirtmiştir. Şekil 2 CEO'nun veya İş Birimi Liderinin Dönüşüme Katılımı Ne Kadar Görünürdü? Görünürlüğün Değeri Dönüşümün Başarısı Başarılı Değil Kısmen Başarılı Çok Başarılı Oldukça Başarılı Hiç görünür değil %23 %6 %3 %1 Pek görünür değil %29 %22 %10 %13 Kısmen görünür %32 %37 %31 %25 Çok görünür %16 %35 %56 %61 "Kurumsal dönüşümler oluşturma" çalışmasından uyarlanmış sergi, Temmuz 2008, McKinsey Quarterly, Telif Hakkı 2008 McKinsey & Company. Tüm hakları saklıdır. İzin alınarak yeniden basılmıştır. Yönetim sponsorunun Office 365 projenizin başarılı bir şekilde kullanıma alınmasına nasıl katkıda bulunabileceği hakkında daha fazla bilgi için şu kaynağa bakın: 6

7 Şampiyonlar Kuruluşunuz içinde Office 365 şampiyonları oluşturmak ve bunlardan yararlanmak, Office 365'in benimsenmesini teşvik etmede diğer bir önemli paydaş grubudur. Yapılan bir Microsoft Son Kullanıcısı çalışmasında, araştırmalar iş arkadaşlarından öğrenilen bilgilerin yeni bir teknolojiyi öğrenmede en etkin ve en çok kullanılan yöntemlerden biri olduğunu göstermektedir (Şekil 3). Şekil 3 Son Kullanıcıların Yeni Teknolojiyi Öğrenmelerinde Etkin Yöntemler Bu yöntemlerden yeterince yararlanılmıyor (düşük kullanım ancak yüksek etkinlik) İş arkadaşlarından öğrenmek, en etkin ve en çok kullanılan yöntemlerden biridir Yöntemin "çok yararlı" olduğunu belirten % %45 %40 %35 %30 %25 %20 %15 %10 %5 %0 Topluluk forumları Yöneticim Resmi eğitim (şirket dışı) Microsoft'un web sitesi BT çalışanı Resmi eğitim (şirket içi) Kullanıcı kılavuzu veya el kitabı Çevrimiçi öğreticiler Arama motoru İş arkadaşı (yönetici harici, BT harici) Kendi kendime, deneme ve yanılma yoluyla Kendi kendine öğrenme oldukça verimsiz ancak şimdilerde çoğu kişi için öğrenme sürecinin bir parçası %0 %5 %10 %15 %20 %25 %30 %35 %40 %45 %50 %55 İlgili öğrenme yöntemini kullanan % SharePoint Son Kullanıcı Çalışması, Nisan 2013, Microsoft Corporation Resmi bir Office 365 şampiyonlar programı oluşturarak iş arkadaşlarının yaratabileceği etkiden yararlanmak önemlidir. Şampiyonlar, Office 365'i kullanmaya tutkuyla bağlı olmakla kalmaz ayrıca Office 365'i yaymaktan da heyecan duyar ve meslektaşlarının öğrenmelerine yardımcı olur. Kuruluş içindeki tüm kullanıcıların toplu desteğini almak zor olabilir. Şampiyonlar bu zorluğun aşılmasına yardımcı olabilir ve Office 365'in benimsenmesinde önemli bir rol oynar. Bilgili, uzmanlıklarını geliştirmeye kendini adamış ve diğer çalışanlara koçluk ve yardım sunmaya hevesli kişilerdir. Şampiyonlar programını kurarken başarıyı garantilemek için dikkate almanız gereken çeşitli hususlar vardır. Şampiyonların öğretmek üzere resmi olarak eğitilmeleri, teşvik edilmeleri ve desteklenmeleri gerekir. Ayrıca yürütecekleri net bir plana da sahip olmaları gerekir. Kendi Office 365 Şampiyonlar programınızı oluşturmanıza yardımcı olacak daha fazla kaynak ve bazı malzemeler için şu kılavuzu indirin: 7

8 02. Senaryolar Başarıyı tanımlama ve açık hedefler belirleme Tüm dönüşüm projelerinde açık hedeflerin başlangıçta belirlenmesi gerekir. İyi tanımlanmış hedeflerle başarı şansı artar (Şekil 4). McKinsey Global Anketi katılımcılarının %80'i iyi tanımlanmış bir dizi mali ve operasyonel hedefin "oldukça başarılı" bir dönüşüme ulaşılmasını sağladığını belirtmiştir. Şekil 4 Aşağıdaki İfadelerden Hangisi Şirketinizin Dönüşüm için Başarıyı Tanımlamak Üzere Belirlediği Hedefleri En İyi Şekilde Açıklar? Başarıyı Hedefleme Dönüşümün Başarısı Başarılı Değil Kısmen Başarılı Çok Başarılı Oldukça Başarılı Mali veya operasyonel açıdan iyi tanımlandı ve performans olarak tamamen yeni bir düzeye ulaşıldı Mali veya operasyonel açıdan iyi tanımlandı ancak şirkete önemli ölçüde yayılmadı %16 %36 %72 %80 %20 %32 %20 %13 İyi tanımlanmadı %65 %32 %8 %8 "Kurumsal dönüşümler oluşturma" çalışmasından uyarlanmış sergi, Temmuz 2008, McKinsey Quarterly, Telif Hakkı (c) 2008 McKinsey & Company. Tüm hakları saklıdır. İzin alınarak yeniden basılmıştır. Office 365'in kullanıma alınmasını planlarken kuruluşunuzun iş senaryolarını belirlemeniz gerekir. Bunlar, kuruluşunuzun Office 365 ile ulaşmasını istediğiniz hedeflerdir. Office 365'i kullanıma almak için eyleme geçirilebilir iş senaryoları tanımlama ve oluşturma süreci: 01. İş senaryolarını tanımlama. İş senaryolarını daha geniş kurumsal teşvikleriniz bağlamında belirlemeniz ve tanımlamanız önemlidir. Office 365 ile ulaşmak istediğiniz iş sonuçlarını veya hedefleri tanımlamak için önemli paydaşlarla çalışın. Senaryoları tanımlama hakkında daha fazla bilgi için şu kaynağa bakın: Kullanım senaryolarını keşfetme. İş senaryolarını tanımladıktan sonra, belirlediğiniz hedeflere ulaşmanıza yardımcı olacak özel Office 365 kullanım senaryolarını keşfetmeye başlayabilirsiniz. Aşağıdaki kullanım senaryoları, son kullanıcılarınızın Office 365 ile üretkenliklerini artırmalarına yardımcı olmaya başlamanızı sağlayabilir. 8

9 Kullanım Senaryosu İşlerinizi her yerden halledin Avantajlar Office 365, kuruluşunuzdaki kişilerin işlerini her yerden halletmeleri için ihtiyaçları olan tüm özellikleri sunar. Hareket halindeyken E-posta Office 365 ile e-posta, takvimler, dosyalar, kişiler ve görevleri ve Takvim hareket halindeyken, tek bir konumdan yönetebilirsiniz. Office 365 ihtiyacınız olan belgelere ve bilgilere, ihtiyacınız olduğu anda İçerik üzerinde iş birliği yapın bağlanabilmenizi sağlar. Ekip üyeleriyle tüm cihazlardan belgeler üzerinde iş birliği yapın, raporları paylaşın ve müşterilerle bağlantı kurun. Skype Kurumsal, insanların nerede olurlarsa olsunlar birden fazla cihaz Toplantıları önemli hale getirin üzerinden bir araya gelmesini ve çevrimiçi bağlantı kurmasını kolaylaştırır. HD videolar, ekran paylaşımı ve gerçek zamanlı notlar alabilmek toplantıların önemli hale gelmesine yardımcı olur. Yammer, kuruluşunuzun bir ağ gibi davranarak yeni yollarla dinlemesine, Ekibinizi bir araya getirin uyarlamasına ve büyümesine yardımcı olur. İnsanların öğrenmesine, paylaşmasına ve duyulmasına olanak tanıyarak birliği ve yeniliği teşvik eder. Bu senaryoları başlatmanızı ve son kullanıcılarınızı eğitmenizi sağlayacak malzemeler içeren şu beş Office 365 senaryosuna ilişkin ayrıntıları inceleyin: Ayrıca belirli görevleri Office 365 özellikleriyle eşlemeniz için şu adresteki Üretkenlik Kitaplığı'nı da kullanabilirsiniz: 9

10 03. Farkındalık ve Eğitim Etkiyi ve Benimsemeyi En Üst Düzeye Çıkarma Genellikle, kullanıcıların %34'ü yeni teknoloji sunumlarını kullanmaya isteklidir.* Farkındalığı artırmak ve son kullanıcı hazırlığını sağlamak amacıyla şirket içi kampanyaları ve eğitimleri bir arada kullanmak, kullanıma alınan yeni teknolojilere karşı ilgisizliğin üstesinden gelmede çok önemlidir. *CIO Yönetim Kurulu İş Üretkenliği Veritabanı Şekil 5 Başarılı Benimsemeyi Teşvik Etmede En Önemli Üç Etkinlik %100 %35 Etkinliği uygulayan % %30 %25 %20 %15 %10 Yüksek kullanım sahibi müşteriler Orta kullanım sahibi müşteriler Düşük kullanım sahibi müşteriler %5 %0 Son kullanıcılara eğitim verin Çok kanallı şirket içi kampanyalarla farkındalığı artırın Üst düzey yönetim ekibinden proaktif destek alın Benimsemeyi teşvik etmek için uygulanan etkinlik Microsoft Office 365 Kullanım Araştırması, Mayıs a. Farkındalık Farkındalık yaratmak, Office 365'in etkisini en üst düzeye çıkarmayı ve benimsenmesini teşvik etmeyi sağlamanın güçlü bir yoludur. Farkındalık kampanyası, kullanıcıları Office 365'in kendilerine nasıl yardımcı olacağına ilişkin bilgilendiren ve heyecanlandıran şirket içi duyuruları, bültenleri, lansman etkinliklerini, genel katılımlı toplantıları, yarışmaları ve hediyeleri kapsayabilir. Office 365'i kullanıma almanız için farkındalık kampanyanızı nasıl planlayacağınıza ilişkin daha fazla bilgi almak üzere iletişim kılavuzumuza bakın: 3b. Eğitim Eğitim, Office 365'i kullanıma alma sürecinin olmazsa olmaz bir parçasıdır. Son kullanıcılarınızın Office 365'i nasıl etkin kullanacaklarını anlamalarını sağlar, sınıf tarzında oturumlardan kendi kendine yardımla 'Başlarken' kılavuzlarına kadar çeşitli eğitim türleri olabilir. Office 365'i kullanıma alma süreci için etkin bir eğitim planı uygulama hakkında daha fazla bilgi almak üzere eğitim kılavuzumuza bakın: 10

11 Bu başarı faktörlerini anlamak ve uygulamak Office 365'i başarıyla kullanıma almanın ayrılmaz parçasıdır. Bu başarının anahtarı, bu yeni çalışma biçiminin sürekli benimsenmesini teşvik edecek bir Başarı Sahibi seçerek işe başlamaktır. Önemli paydaşları belirlemek ve vizyonunuzu oluşturmada yönetim sponsorlarından destek almak, kullanıma alma sürecinizin uyumlu olması için sağlam bir zemin oluşturur. İş senaryolarını belirlemek, son kullanıcı katılımına giden yolu tanımlayıp iş hedeflerinizi Office 365 ile uyumlu hale getirmenize yardımcı olur. Böylece sürekli kullanımı sağlamak için farkındalık kampanyaları ve eğitim stratejileri planlamak önem kazanır. Office 365 yolculuğunuza başlamanın en iyi yolu, daha hızlı bir şekilde iş değeri elde etmek için Office 365'e sorunsuz ve güvenli bir şekilde geçmenize yardımcı olmak üzere tasarlanmış müşteri başarısı hizmeti olan Office 365 için Microsoft FastTrack'ten yararlanmaktır. Office 365 için Microsoft FastTrack, uygun müşterilerle* etkileşimin bir parçası olarak, Office 365'in başarılı bir şekilde benimsenmesini planlamanıza yardımcı olacak kılavuzluğu, içeriği ve en iyi uygulamaları sunar. Daha fazla bilgi için bkz. * Uygun müşteriler, ücretli Kamu SKU'su, Kiosk SKU'su ve Kar Amacı Gütmeyen SKU'su yanında en az 50 Office 365 Kurumsal/İş SKU'su lisansı olan müşterilerdir

12 2017 Microsoft Corporation. Tüm hakları saklıdır. Bu belge "olduğu gibi" sunulmaktadır. URL ve diğer İnternet web sitesi başvuruları da dahil olmak üzere bu belgede verilen bilgiler ve görüşler önceden bildirilmeden değiştirilebilir. Kullanım riski size aittir. Bu belge size herhangi bir Microsoft ürünü üzerinde fikri mülkiyete yönelik hiçbir yasal hak vermez. Bu belgeyi başvuru amaçlı olarak şirket içinde kopyalayabilir ve kullanabilirsiniz.