SELÇUK ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı

Transkript

1 1- SELÇUK ÜNİVERSİTESİ SENATOSU NUN TOPLANMASI SÜRECİ SÜREÇ ADI : Selçuk Üniversitesi Senatosunun olağan ve olağanüstü toplantıları SÜREÇ NO 1 TARİH SÜRECİN SORUMLULARI Rektör, Senato Üyeleri, Rektör Yardımcıları, Genel Sekreter,, Öğrenci İşleri Merkez Birimi Şube Müdürü, Üniversitemiz birimleri ve Sekretarya. SÜREÇ ORGANİZASYON İLİŞKİSİ Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı, Üniversiteler, Selçuk Üniversitesi Rektörlüğü, Üniversitemiz Birimleri, Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı ÜST SÜRECİ Eğitim-Öğretim Süreci SÜRECİN AMACI SÜRECİN SINIRLARI SÜREÇ ADIMLARI Üniversitemize ait Senato da görüşülmesi gereken konuların görüşülüp karara bağlanması Üniversitelerden ve Üniversitemiz birimlerinden gelen talepler, Senato Üyelerinin görüşleri ve Senato Kararı. *Üniversitemiz birimlerinden ve diğer üniversitelerden gelen taleplerin Senato da görüşülmesi için Genel Sekreter, Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı ve Sekretarya tarafından hazırlanması. *Hazırlanan konuların Senato tarafından görüşülüp karara bağlanması. *Karara bağlanan konuların Genel Sekreter ve Öğrenci işleri Daire Başkanlığının kontrolü ile Sekretarya ya iletilmesi. *Sekretarya tarafından karara bağlanan konuların, ilgili birimlere yazılması ve Üniversitemiz Enstitü/Fakülte/Yüksekokul/Meslek Yüksekokullarına dağıtımının yapılması. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ Performans Göstergesi Senato dan çıkan kararların yazımı ve dağıtımı.

2 1-SENATO İŞ AKIŞ SÜRECİ ŞEMASI Senato İşlemlerini Başlat Üniversitemiz Birimlerinin Senatoda görüşülmesi gereken konularda yapmış oldukları yazışmaların kararlarının Daire Başkanlığımıza gönderilmesi. Başkanlığımıza gelen, birimlere ait kararların veya yazıların Başkanlığımızca kontrolünün yapılması, Senatoda görüşülecek şekilde düzenlenmesi, Senato Gündeminin oluşturulması. SENATO TOPLANTISI YAPILIR Senatoda görüşülerek karara bağlanan konuların Genel Sekreterliğin kontrolünden sonra Daire Başkanlığımıza gönderilmesi. Daire Başkanlığımıza gelen Senatoda karara bağlanan konuların yazımı ve taraflara iletilmesi. Kararların çıktılarının Genel Sekreter onayladıktan sonra Senato Defterine sıra takibi yapılarak yapıştırılması.

3 2- IRAK UYRUKLU VATANDAŞLARIN ÜNİVERSİTEMİZDE LİSANSÜSTÜ ÖĞRENİM GÖRMESİ SÜRECİ SÜREÇ ADI : Irak Uyruklu vatandaşların Üniversitemizde lisansüstü öğrenim görmesi. SÜREÇ NO 2 TARİH SÜRECİN SORUMLULARI Selçuk Üniversitesi Rektörlüğü, Irak Cumhuriyeti Kültür Ataşeliği, Rektör Yardımcısı,, Öğrenci İşleri Merkez Birimi Şube Müdürü, Üniversitemiz Enstitü Müdürlükleri, Sekretarya. SÜREÇ ORGANİZASYON İLİŞKİSİ Irak Cumhuriyeti Kültür Ataşeliği, Selçuk Üniversitesi Rektörlüğü,, Üniversitemiz Enstitü Müdürlükleri ÜST SÜRECİ SÜRECİN AMACI SÜRECİN SINIRLARI SÜREÇ ADIMLARI Eğitim-Öğretim Süreci Irak Uyruklu vatandaşların Üniversitemiz ile yapılan kültür antlaşması çerçevesinde Üniversitemiz enstitülerinde lisansüstü eğitim görmesi. Irak Cumhuriyeti Kültür Ataşeliğinin talep yazısı, Enstitülerden görüş sorulması, gelen görüşlerin tekrar Irak Cumhuriyeti Kültür Ataşeliğine bildirilmesi. *Irak Cumhuriyeti Kültür Ataşeliğinin Üniversitemize talep yazısını göndermesi. *Gelen yazının tarafından incelenmesi ve ilgili Enstitüye gönderilmesi. *İlgili Enstitünün gönderilen yazıda bulunan evrakları incelemesi ve eğitim alması uygun görülen ile görülmeyen kişilerin belirlenerek Rektörlüğe bildirilmesi. *Enstitülerden gelen görüşlerin incelemesinin yapılması ve Irak Cumhuriyeti Kültür Ataşeliğine bildirilmesi. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ Performans Göstergesi Öğrenim görmesi talep edilen öğrencilerden, şartları uygun olanlar ve olmayanların sayısı.

4 2-IRAK UYRUKLU ÖĞRENCİLERİN KABULÜ İŞ AKIŞ SÜRECİ ŞEMASI Irak Uyruklu Öğrencilerin Kabulü İşlemlerini Başlat Irak Cumhuriyeti ile Ülkemiz arasında yapılan Kültür Antlaşması çerçevesinde Irak Cumhuriyeti Kültür Ataşeliğine, Ülkemizde lisansüstü öğrenim görmek için başvuran adayların belgelerinin Başkanlığımıza gönderilmesi. Üniversitemize gelen başvuru evraklarının Başkanlığımızca incelenmesi ve ilgili Enstitüye adayların kabul edilip edilmeyeceği konusunda görüşlerinin sorulması için yazı yazılması. ENSTİTÜ YÖNETİM KURULUNDA DEĞERLENDİRME YAPILIR Enstitü Yönetim Kurulunda alınan kararın Başkanlığımıza gönderilmesi Başvuruda bulunan öğrencilerin kabul edilip edilmeyeceği kabul edilenlerin hangi programlara kabul edileceğinin Irak Cumhuriyeti Kültür Ataşeliğine yazı ile bildirilmesi. Ayrıca işlemlerin hızlı olması açısından yazının elektronik posta ile de gönderilmesi.

5 3- ÜNİVERSİTEMİZ MEZUNLARININ DİPLOMA VE DİPLOMA EKLERİNİN ONAYLANMASI VE KAYIT ALTINA ALINMASI SÜRECİ SÜREÇ ADI : Üniversitemiz mezunlarının diploma ve diploma eklerinin onaylanması ve kayıt altına alınması SÜREÇ NO 3 TARİH SÜRECİN SORUMLULARI Rektör, Fakülte Dekanları, Enstitü/Yüksekokul/Meslek Yüksekokulu Müdürleri,, Öğrenci İşleri Merkez Birimi Şube Müdürü, Matbaa, Sekretarya. SÜREÇ ORGANİZASYON İLİŞKİSİ Üniversitemiz birimleri,, Rektör, Matbaa ÜST SÜRECİ SÜRECİN AMACI SÜRECİN SINIRLARI SÜREÇ ADIMLARI Eğitim-Öğretim Süreci Üniversitemizde mezun olan öğrencilerin diplomalarının ve diploma eklerinin hazırlanması, onaylanması ve kayıt altına alınması. Üniversitemiz birimlerinin diplomaları hazırlaması, Matbaadan imzalatılması. *Üniversitemiz birimlerince, mezun olan öğrencilerin diploma ve diploma eklerinin basılması ve tutanaklarının hazırlanması. *Basımı tamamlanan diploma ve diploma eklerinin tutanakları ile na, soğuk mühür yapılması ve tutanakların kaydedilerek numara ve onay yapılası için getirilmesi. *nca soğuk mührü ve tutanak kayıtları tamamlanan diploma ve diploma eklerinin ilgili birim görevlisine imza karşılığında teslim edilmesi. *İlgili birim görevlisinin teslim aldığı diploma eklerini Öğrenci İşleri Daire Başkanına imzalatması, diplomaları ise Rektör imzası için Üniversitemiz matbaasına götürmesi. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ Performans Göstergesi Mezun olan öğrenci, basılan diploma ve diploma eki sayısı.

6 3-DİPLOMA ve DİPLOMA EKİ ONAY İŞ AKIŞ SÜRECİ ŞEMASI Diploma ve Diploma Eki Onay İşlemlerini Başlat Üniversitemizden mezun olan öğrenciler için Fakülte/Yüksekokul/Enstitü/Meslek Yüksekokullarca hazırlanan diploma ve diploma eklerinin Başkanlığımıza getirilmesi. Başkanlığımıza getirilen diploma ve diploma ekleri ile bunlara ait hazırlanmış olan teslim tutanaklarının diploma kayıt defterine yazılması, tutanağa sıra numarası verilmesi, diplomanın mühürlenmesi diploma ekinin Daire Başkanınca imzalanması ve tutanakların dosyalanması. DİPLOMALAR MÜHÜRLENDİKTEN SONRA İLGİLİ BİRİM GÖREVLİSİ TARAFINDAN ÜNİVERSİTEMİZ MATBAASINA REKTÖR İMZASI İÇİN TESLİM EDİLİR. İMZALANDIKTAN SONRA TESLİM ALINIR.

7 4- ENSTİTÜLERİMİZİN YÜKSEK LİSANS VE DOKTORA İLANLARININ DUYURULMASI (İLANI) SÜRECİ SÜREÇ ADI : Üniversitemiz Enstitülerinin Lisansüstü program duyurularının ilan edilmesi. SÜREÇ NO 4 TARİH SÜRECİN SORUMLULARI Rektör Yardımcısı, Enstitü Müdürlükleri, Öğrenci İşleri Merkez Birimi Şube Müdürü,, Sekretarya. SÜREÇ ORGANİZASYON İLİŞKİSİ Üniversitemiz Enstitüleri,, Rektör Yardımcısı ÜST SÜRECİ SÜRECİN AMACI SÜRECİN SINIRLARI SÜREÇ ADIMLARI Eğitim-Öğretim Süreci Üniversitemiz Enstitülerinin hazırlamış olduğu Yüksek Lisans ve Doktora programlarına alınacak öğrenci kontenjanları ve şartlarının Üniversitemiz ve web sitesinde yayınlamak. Üniversitemiz Enstitülerinin ilan talebi, kontenjan ve başvuru şartlarının ilan edilmesi. *Üniversitemiz Enstitülerince ilgili yarıyıl için yüksek lisans ve doktora kontenjanlarının ve şartlarının hazırlanması. *Hazırlanan kontenjan ve şartların kontrol edilmesi ve duyurusunun yapılması için na gönderilmesi. *nca gelen metnin kontrol edilmesi ve Rektör Yardımcısına sunulması. *Rektör Yardımcısı tarafından onaylanan metnin Üniversitemiz ve web sitesinde ilan edilmesi. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ Performans Göstergesi İlan edilecek olan kontenjan sayıları, ilanın web sitesinde yayınlanma hızı.

8 4-ENSTİTÜ İLANLARININ YAYINLANMASI İŞ AKIŞ SÜRECİ ŞEMASI Enstitü İlanlarının Yayınlanması İşlemlerini Başlat Üniversitemiz Enstitülerinin her eğitim öğretim yılının güz ve bahar yarıyılları için hazırlamış olduğu tezli-tezsiz yüksek lisans ve doktora kontenjanlarını hazırlamaları. İade D ü Hazırlanan kontenjanların kontrol ve ilanı için Başkanlığımıza gönderilmesi. z e l D u y Hatasız GELEN KONTENJANLARIN DAİRE BAŞKANLIĞIMIZ VE REKTÖR YARDIMICISI TARAFINDAN KONTROL EDİLMESİ Hatalı t m e u r u Kontrolü yapılan ve eksiksiz olan kontenjanların Başkanlığımız ve Üniversitemiz web sitesinde ilan edilmesi.

9 5-2. KEZ DÜZENLENEN DİPLOMALARIN HAZIRLANMASI VE İLGİLİ ÜNİVERSİTEYE GÖNDERİLMESİ SÜRECİ SÜREÇ ADI : Üniversitemizden mezun olan ve mezun olduğu birim Üniversitemizden ayrılarak başka üniversiteye bağlanan mezunların kaybetmiş olduğu diplomanın 2. kez düzenlenmesi SÜREÇ NO 5 TARİH SÜRECİN SORUMLULARI Rektör, İlgili Üniversitenin Fakülte Dekanları, Yüksekokul/Meslek Yüksekokulu Müdürleri, Öğrenci işleri Daire Başkanlığı, Öğrenci İşleri Merkez Birimi Şube Müdürü, Mezun olan kişi, Sekretarya. SÜREÇ ORGANİZASYON İLİŞKİSİ İlgili Üniversitenin Fakülte Dekanları, Yüksekokul/Meslek Yüksekokulu Müdürleri,, Rektör, İlgili Üniversite Rektörlüğü. ÜST SÜRECİ Eğitim-Öğretim Süreci SÜRECİN AMACI SÜRECİN SINIRLARI SÜREÇ ADIMLARI Üniversitemizde eğitim gördüğü dönem sonrası eğitim gördüğü birim Üniversitemizden ayrılarak başka üniversiteye bağlanan mezunların kaybetmiş olduğu diplomaları 2. Kez düzenlenmek. Kaybedilen diplomanın talebine ait dilekçenin Üniversitemize gönderilmesi, 2. Kez düzenlenen diplomanın ilgili Üniversiteye gönderilmesi. *Mezun olan ve diplomasını kaybeden kişinin dilekçe ile ilgili birime diplomasının 2. Kez düzenlenmesi için müracaat etmesi. *İlgili birimin mezun olan kişinin dilekçesini Üniversitemize göndermesi. *nca gelen yazının kontrol edilmesi ve Otomasyon birimine diplomanın basımı için gönderilmesi. *Otomasyon birimince yeniden düzenlenen diplomanın Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına gönderilmesi. *nın basımı tamamlanan diplomayı zarar görmeyecek şekilde hazırlayarak ilgili Üniversite Rektörlüğüne göndermesi SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ Performans Göstergesi Mezun olan ve diplomasını kaybeden kişi sayısı.

10 5-2. KEZ DÜZENLENEN DİPLOMA İŞ AKIŞ SÜRECİ ŞEMASI 2. Kez Düzenlenen Diploma İşlemlerini Başlat Bakanlar Kurulu Kararları ile başka üniversitelere bağlanan birimlerimizden, Üniversitemiz bünyesinde iken mezun olan öğrencilere ait kaybolan diplomalar için, öğrencilerin birimlerine dilekçe ile başvurmaları. Birimlerce alınan dilekçe ve ilgili evrakların üst yazı ile Başkanlığımıza gönderilmesi. İade D ü z e l t m e B a Hatasız GELEN YAZILARIN KONTROL EDİLMESİ Hatalı s k ı Kontrolü yapılan ve eksiksiz olan evrakların Başkanlığımıza bağlı olan Otomasyon Birimine gönderilmesi. Otomasyon biriminde evrakların tekrar kontrolünün yapılması ve mezun olan öğrenciye ait diplomanın 2. Kez basımının yapılması, basılan diplomanın Başkanlığımıza gönderilmesi. Başkanlığımıza Otomasyon Biriminden gelen 2. Kez düzenlenen diplomanın, ilgili üniversite rektörlüğüne posta ile gönderilmesi.

11 6- ÜNİVERSİTEMİZ EĞİTİM ÖĞRETİM YILI AKADEMİK TAKVİMİNİN HAZIRLANMASI SÜRECİ SÜREÇ ADI : Akademik Takvim hazırlanması SÜREÇ NO 6 TARİH SÜRECİN SORUMLULARI Rektör, Fakülte Dekanları, Yüksekokul/Meslek Yüksekokulu Müdürleri, Öğrenci İşleri Merkez Birimi Şube Müdürü, Öğrenci işleri Daire Başkanlığı, Sekretarya. SÜREÇ ORGANİZASYON İLİŞKİSİ Fakülte Dekanları, Yüksekokul/Meslek Yüksekokulu Müdürleri, Öğrenci İşleri Merkez Birimi Şube Müdürü, Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı, Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı. ÜST SÜRECİ Eğitim-Öğretim Süreci SÜRECİN AMACI SÜRECİN SINIRLARI SÜREÇ ADIMLARI Üniversitemiz ilgili eğitim-öğretim yılı için Akademik Takvimin hazırlanması. Akademik Takvim taslağının hazırlanması, Akademik Takvimin onaylanması ve Yükseköğretim Kurulu Başkanlığına gönderilmesi. *Üniversitemiz ilgili eğitim-öğretim yılı için Akademik Takvim taslağının hazırlanarak Enstitü/Fakülte/Yüksekokul/Meslek Yüksekokullarına gönderilmesi. *Enstitü/Fakülte/Yüksekokul/Meslek Yüksekokullarının inceleme sonrası görüşlerinin varsa değişikliklerin Rektörlüğe bildirilmesi. *nca kontrolü yapılan Akademik Takvim Taslağının üst makamlara sunulması. *Üst makamın onayı alındıktan sonra Akademik Takvim Taslağının Senatoda görüşülmesi, Senatoca uygun görüşken Akademik Takvimin Yükseköğretim Kurulu Başkanlığına gönderilmesi. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ Performans Göstergesi Akademik Takvim tarihlerinin doğru ve eksiksiz hesaplanması.

12 6- AKADEMİK TAKVİMİŞ AKIŞ SÜRECİ ŞEMASI Akademik Takvim İşlemlerini Başlat Üniversitemizde ilgili öğretim yılına ait Akademik Takvim Taslağının Başkanlığımızda hazırlanmasının ardından önerileri alınmak üzere Üniversitemiz akademik birimlerine dağıtımının Akademik birimlerimizin taslağa göre hazırlamış oldukları Akademik Takvimlerini Başkanlığımıza göndermesi. GELEN AKADEMİK TAKVİMLERİN KONTROL EDİLMESİ Kontrolü yapılan Akademik Takvim önerilerin değerlendirilerek Senatoda görüşülmek üzere gruplandırılması. Senatoca kabul edilen Akademik Takvimin son kontrolünün yapılarak Yükseköğretim Kurulu Başkanlığına ve Üniversitemiz birimlerine dağıtımının yapılması. Akademik Takvimin Başkanlığımız ve Üniversitemiz web sitesinde ilan edilmesi.

13 7- ÜNİVERSİTEMİZ ÖZEL YETENEK SINAVI KILAVUZ VE KONTENJANLARININ HAZIRLANMASI VE İLANI SÜRECİ SÜREÇ ADI : Özel Yetenek Sınavı İlanları SÜREÇ NO 7 TARİH SÜRECİN SORUMLULARI Rektör Yardımcısı, Fakülte Dekanları, Yüksekokul Müdürleri, Öğrenci işleri Daire Başkanlığı, SÜREÇ ORGANİZASYON İLİŞKİSİ Fakülte Dekanları, Yüksekokul Müdürleri, Öğrenci İşleri Merkez Birimi Şube Müdürü,, Rektör Yardımcısı. Sekretarya. ÜST SÜRECİ Eğitim-Öğretim Süreci SÜRECİN AMACI Üniversitemizde Özel Yetenek Sınavı ile öğrenci alacak birimlerimizin hazırlamış oldukları Özel Yetenek Sınav Kılavuzun Üniversitemiz ve nın web sitesinde yayınlanması. SÜRECİN SINIRLARI Özel Yetenek Sınav Başvuru ve Kontenjanlarının hazırlanması, ilan edilmesi. SÜREÇ ADIMLARI *Üniversitemizde Özel Yetenek Sınavı ile öğrenci alacak birimlerimizin hazırlamış oldukları kılavuzun Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına gönderilmesi. *Gelen kılavuzun tarafından incelenmesi ve Rektör Yardımcısına sunulması. *Rektör Yardımcısının onaylaması sonrasında Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı tarafından kılavuzun Üniversitemiz ve Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı web sayfasında ilan edilmesi. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ Performans Göstergesi Akademik Takvim tarihlerinin doğru ve eksiksiz hesaplanması.

14 7- ÖZEL YETENEK KONTENJANLARIİŞ AKIŞ SÜRECİ ŞEMASI Özel Yetenek Kontenjanları İşlemlerini Başlat Üniversitemizde Özel Yetenek Sınavı ile öğrenci alan Akademik Birimlerimizin Özel Yetenek Sınav Başvuruları ve Kontenjanları Kılavuzunu hazırlaması. İade Hazırlanan Kılavuzların Başkanlığımıza gönderilmesi. D ü z e l Hatasız GELEN KILAVUZLARIN KONTROL EDİLMESİ Hatalı t m e Y a z ı m Kontrolü yapılan ve eksiksiz olan Kılavuzların Başkanlığımız ve Üniversitemiz web sayfasında yayınlanması.

15 8- HARÇ İADE SÜRECİ SÜREÇ ADI : Harç İade Süreci SÜREÇ NO 8 TARİH SÜRECİN SORUMLULARI Fakülteler/Yüksekokullar/Meslek Yüksekokulları/Enstitüler öğrenci İşleri Daire Başkanı, Öğrenci İşleri Merkez Birimi Şube Müdürü, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı, Sekretarya SÜREÇ ORGANİZASYON İLİŞKİSİ Üniversitemiz Birimleri,, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı ÜST SÜRECİ SÜRECİN AMACI SÜRECİN SINIRLARI SÜREÇ ADIMLARI Eğitim-Öğretim Süreci Üniversitemiz öğrencilerinin harç iadelerinin yapılması Birimlerden iade belgeleri ve yazılarının Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına gelmesi ile başlar, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına iade yapılmak üzere gönderilmesiyle sona erer. Birimlerden harç iade talep belgeleri ve yazılarının Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına gelmesi. *Gelen belge ve yazıların nca kontrolünün yapılması. *Hatasız ve eskizsiz belgelerin harç iadesinin yapılabilmesi için Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilmesi. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ Performans Göstergesi Harç İadesi Yapılan Öğrenci Sayısı

16 8- HARÇ İADE İŞLEMLERİNE İLİŞKİN İŞ AKIŞ SÜRECİ ŞEMASI Harç İade İşlemlerini Başlat Üniversitemiz Birimlerinin öğrencilerden almış oldukları dilekçe, dekont ile birlikte hazırlamış oldukları harç iade listesi ve diğer belgelerin onaylanarak Başkanlığımıza gönderilmesi. İade D ü Başkanlığımıza gelen, birimlere ait harç iade belgelerinin Başkanlığımızca kontrolünün yapılması. z e l Hatasız KONTROL SONUCUNDA EKSİK YA DA HATALI EVRAK OLUP OLMAMASI DURUMUNDA Hatalı veya t m e Evraklarda eksiklikler olmaması durumunda asılları geldikten sonra iadesi yapılmak üzere Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilmesi.

17 9- KURUMLARARASI YATAY GEÇİŞ SÜRECİ SÜREÇ ADI : Kurumlararası Yatay Geçiş SÜREÇ NO 9 TARİH SÜRECİN SORUMLULARI Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı/ Fakülteler/ Yüksekokullar/ Meslek Yüksekokulları/Öğrenci İşleri Daire Başkanı, Öğrenci İşleri Merkez Birimi Şube Müdürü, Sekretarya. SÜREÇ ORGANİZASYON İLİŞKİSİ Üniversitemiz Birimleri, ÜST SÜRECİ SÜRECİN AMACI SÜRECİN SINIRLARI SÜREÇ ADIMLARI Eğitim-Öğretim Süreci Üniversite öğrencilerinin Kurumlararası Yatay Geçiş Yükseköğretim Kurulu Başkanlığından gelen yazının Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına gelmesi ile başlar ve birimlerimizin görüşü alındıktan sonra YÖK onayına sunulur ve onaydan sonra web sayfamızda ilan edilir. *Yükseköğretim Kurulu Başkanlığından gelen yazının Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına gelmesi ile başlar ve birimlerimizin görüşü ve önerileri alındıktan sonra YÖK onayına sunulur. *Yükseköğretim Kurulu Başkanlığınca İlan edilen kontenjanların nca kontrolünün yapılması. Eksik varsa düzelttirilmesi. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ *Yükseköğretim Kurulu Başkanlığının onayından sonra web sayfamızda ilan edilmesi Performans Göstergesi Kurum İçi ve Kurumlararası yatay geçiş Öğrenci Sayısı

18 9-KURUMLARARASI YATAY GEÇİŞ İLANLARININ YAYINLANMASI İŞ AKIŞ SÜRECİ ŞEMASI Kurumlararası Yatay Geçiş İlanlarının Yayınlanması İşlemlerini Başlat Üniversitemiz Fakülte/Yüksekokullar her eğitim-öğretim yılının güz yarıyılı; Meslek Yüksekokulları her eğitim öğretim yılının güz ve bahar yarıyılları için yatay geçiş kontenjanlarını hazırlamaları. İade D ü Hazırlanan kontenjanların kontrol ve ilanı için Başkanlığımıza gönderilmesi. z e l D u Hatasız GELEN KONTENJANLARIN DAİRE BAŞKANLIĞIMIZ TARAFINDAN KONTROL EDİLMESİ Hatalı t m e y u r u Kontrolü yapılan ve eksiksiz olan kontenjanların Yükseköğretim Kurulu Başkanlığına onaylandıktan sonra Başkanlığımız ve Üniversitemiz web sitesinde ilan edilmesi.

19 10- YILLIK BÖLÜM VE PROGRAMLAR BAZINDA ÖĞRENCİ SAYILARI SÜRECİ SÜREÇ ADI : Üniversite Öğrenci Sayıları SÜREÇ NO 10 TARİH SÜRECİN SORUMLULARI Fakülteler/Yüksekokullar/Meslek Yüksekokulları/öğrenci İşleri Daire Başkanı, Öğrenci İşleri Merkez Birimi Şube Müdürü, Sekretarya. SÜREÇ ORGANİZASYON İLİŞKİSİ Üniversitemiz Birimleri, ÜST SÜRECİ SÜRECİN AMACI SÜRECİN SINIRLARI SÜREÇ ADIMLARI Eğitim-Öğretim Süreci Üniversitemizin öğrenci sayıları nın talep yazısı ve birimlerimizden gelen bölüm ve programların sınıflar itibariyle öğrenci sayıları web sayfamızda ilan edilir. *Enstitü/Fakülte/Yüksekokulu/Meslek Yüksekokulu bölüm ve programların sınıflar itibariyle öğrenci sayılarının istenmesi *Üniversitemiz ve Daire Başkanlığımızın web sayfamızda ilan edilmesi SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ Performans Göstergesi Enstitü/Fakülte/Yüksekokulu/Meslek Yüksekokulu bölüm ve programların sınıflar itibariyle Öğrenci Sayısı

20 10-YILLIK BÖLÜM VE PROGRAMLAR BAZINDA ÖĞRENCİ SAYILAR IİŞ AKIŞ SÜRECİ ŞEMASI Yıllık Bölüm ve Programlar bazında öğrenci sayılarının Yayınlanması İşlemlerini Başlat Üniversitemiz Enstitü/Fakülte/Yüksekokul/Meslek Yüksekokulu eğitim öğretim yılının başında bölüm ve programların sınıflar itibariyle öğrenci sayılarının hazırlamaları. Hazırlanan bölüm ve programların sınıflar itibariyle kontrol ve ilanı için Başkanlığımıza gönderilmesi. İade D ü z e l D u y Hatasız BÖLÜM-PROGRAMLARIN SINIFLAR İTİBARİYLE ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞIMIZ TARAFINDAN KONTROL EDİLMESİ Hatalı t m e u r Kontrolü yapılan ve eksiksiz olan bölüm ve programların sınıflar itibariyle öğrenci sayılarının Başkanlığımız ve Üniversitemiz web sitesinde ilan edilmesi.

21 11- ÖSYM ye BÖLÜM VE PROGRAM KONTENJANLARININ BİLDİRİLMESİ SÜRECİ SÜREÇ ADI : Üniversite Bölüm ve Program Öğrenci Kontenjanları SÜREÇ NO 10 TARİH SÜRECİN SORUMLULARI Enstitü/Fakülteler/Yüksekokullar/Meslek Yüksekokulları/öğrenci İşleri Daire Başkanı, Öğrenci İşleri Merkez Birimi Şube Müdürü, Sekretarya. SÜREÇ ORGANİZASYON İLİŞKİSİ ÖSYM, Üniversitemiz Birimleri, ÜST SÜRECİ SÜRECİN AMACI SÜRECİN SINIRLARI SÜREÇ ADIMLARI Eğitim-Öğretim Süreci Üniversitemizin bölüm ve programlarının öğrenci kontenjan sayıları ÖSYM den gelen yazı, nın talep yazısı ve birimlerimizden gelen bölüm ve programların bölüm ve programlar itibariyle öğrenci kontenjan sayıları *ÖSYM tarafından Fakülte/Yüksekokul/Meslek Yüksekokulu bölüm ve programların öğrenci kontenjan sayılarının istenmesi *ÖSYM nin web sayfasında ilan edilmesi SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ Performans Göstergesi Fakülte/Yüksekokulu/Meslek Yüksekokulu bölüm ve programların kontenjan öğrenci sayısı

22 11-BÖLÜM VE PROGRAMLARIN KENTENJANLARININİŞ AKIŞ SÜRECİ ŞEMASI Bölüm ve Programların Kontenjan sayılarının Yayınlanması İşlemlerini Başlat ÖSYM tarafından Üniversitemiz Fakülte/Yüksekokul/Meslek Yüksekokulu bölüm ve programların kontenjanlarının hazırlamaları. Hazırlanan kontenjanların bölüm ve programların kontrol ve ilanı için ÖSYM ye gönderilmesi. İade D ü z e l D u Hatasız BÖLÜM VE PROGRAMLARDAN GELEN KONTENJANLARIN DAİRE Hatalı BAŞKANLIĞIMIZ TARAFINDAN KONTROL Hatalı t m e y u r Kontrolü yapılan ve eksiksiz olan bölüm ve program kontenjan sayılarının ÖSYM Başkanlığının web sitesinde ilan edilmesi.

23 12-ENSTİTÜ/FAKÜLTE/YÜKSEKOKUL/MESLEK YÜKSEKOKULLARINDA ÖĞRENİM GÖREN VE CEZA ALAN ÖĞRENCİLERİN YOKSİS SİSTEMİNE GİRİLMESİ SÜRECİ SÜREÇ ADI : Ceza Alan Öğrencilerin Sisteme girilmesi SÜREÇ NO 10 TARİH SÜRECİN SORUMLULARI Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı Enstitü / Fakülteler/ Yüksekokullar / Meslek Yüksekokulları/öğrenci İşleri Daire Başkanı, Öğrenci İşleri Merkez Birimi Şube Müdürü, Sekretarya. SÜREÇ ORGANİZASYON İLİŞKİSİ Üniversitemiz Birimleri, ÜST SÜRECİ SÜRECİN AMACI SÜRECİN SINIRLARI SÜREÇ ADIMLARI Eğitim-Öğretim Süreci Ceza Alan öğrenciler Üniversitemizde öğrenim gören öğrencilerin disiplin soruşturmaları sonucunda daire başkanlığımıza gelen soruşturma sonuçlarının YOKSİS sistemine girilmesi. *Birimlerimiz de öğrenim gören öğrencilerin soruşturma işlemleri *Soruşturması yapılan öğrencilerin Daire Başkanlığımıza sonuçlarının gönderilmesi *Yükseköğretim Kurulu Başkanlığının sistemine girilmesi SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ Performans Göstergesi Birimlerimiz de ceza alan öğrenciler

24 13-CEZA ALAN ÖĞRENCİLERİN İŞ AKIŞ SÜRECİ ŞEMASI Bölüm ve Programlarda ceza alan öğrencilerin İşlemlerini Başlat Üniversitemiz Fakülte/Yüksekokul/Meslek Yüksekokulu bölüm ve programlarında öğrenim gören öğrencilerden ceza alanlar. İade D ü Ceza alan öğrencilerin ceza formlarının Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına gönderilmesi z e l Hatasız CEZA ALAN ÖĞRENCİLERİN CEZA FORMLARININ DAİRE BAŞKANLIĞIMIZ TARAFINDAN KONTROL EDİLMESİ Hatalı t m e Ceza alan öğrencilerin ceza formlarının Kontrolü yapılarak YÖKSİS e girilmesi.

25 13- FAKÜLTE/YÜKSEKOKUL/MESLEK YÜKSEKOKULLARINDAKİ BÖLÜM-PROGRAMLAR İTİBARİYLE BAŞARI ORANLARI HAZIRLANMASI SÜRECİ SÜREÇ ADI : Başarı Oranları SÜREÇ NO 11 TARİH SÜRECİN SORUMLULARI Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı/Fakülteler/Yüksekokullar/ Meslek Yüksekokulları/öğrenci İşleri Daire Başkanı, Öğrenci İşleri Merkez Birimi Şube Müdürü, Sekretarya. SÜREÇ ORGANİZASYON İLİŞKİSİ Üniversitemiz Birimleri,, Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı ÜST SÜRECİ Eğitim-Öğretim Süreci SÜRECİN AMACI SÜRECİN SINIRLARI SÜREÇ ADIMLARI Başarı oranları Üniversitemiz birimlerinin başarı oranlarının Yükseköğretim Kurulu Başkanlığına gönderilmesi. *Birimlerimizden gelen başarı oranları *Başarı oranlarının Daire Başkanlığımıza gönderilmesi *Yükseköğretim Kurulu Başkanlığına gönderilmesi SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ Performans Göstergesi Birimlerimizin başarı oranları

26 13-ÜNİVERSİTEMİZİN BAŞARI ORANLARI İŞ AKIŞ SÜRECİ ŞEMASI Bölüm ve Programlar bazında başarı oranları İşlemlerini Başlat Üniversitemiz Fakülte/Yüksekokul/Meslek Yüksekokulu bölüm ve programlarının başarı oranları. İade D ü Başarı oranlarının na gönderilmesi z e l Hatasız BAŞARI ORANLARININ DAİRE BAŞKANLIĞIMIZ TARAFINDAN KONTROL EDİLMESİ Hatalı t m e Başarı Oranlarının kontrolünün yapılarak YÖK e gönderilmesi.

27 14- DİPLOMA TEYİTLERİ SÜRECİ SÜREÇ ADI : Diploma Teyitleri SÜREÇ NO 14 TARİH SÜRECİN SORUMLULARI Fakülteler/Yüksekokullar/Meslek Yüksekokulları/öğrenci İşleri Daire Başkanı, Öğrenci İşleri Merkez Birimi Şube Müdürü, Sekretarya. SÜREÇ ORGANİZASYON İLİŞKİSİ Üniversitemiz Birimleri,, Kamu Kurum ve Kuruluşları ÜST SÜRECİ Eğitim-Öğretim Süreci SÜRECİN AMACI SÜRECİN SINIRLARI SÜREÇ ADIMLARI Diploma Teyidi Üniversitemiz Enstitü / Fakülte / Yüksekokul ve Meslek Yüksekokullarından Mezun Olan Öğrencilerin Çeşitli Kurumlara İstenilmesi halinde bildirilmesi *Enstitü/Fakülte/Yüksekokul ve Meslek Yüksekokuldan veya Otomasyon Programından öğrencilerin bilgilerinin edinilmesi *Diploma Teyitlerin Daire Başkanlığımıza gönderilmesi SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ *İlgili Kamu Kurum ve Kuruluşlarına gönderilmesi Performans Göstergesi Üniversitemizden Mezun olanlar

28 14-ÜNİVERSİTEMİZİN DİPLOMA TEYİDİ İŞ AKIŞ SÜRECİ ŞEMASI Üniversitemiz Mezunlarının Diploma Teyit İşlemlerini Başlat Üniversitemiz Enstitü/Fakülte/Yüksekokul/Meslek Yüksekokulu bölüm ve programlarının diploma teyidi. İade D ü Diploma teyidinin na gönderilmesi z e Hatasız DİPLOMA TEYİDİNİN DAİRE BAŞKANLIĞIMIZ TARAFINDAN KONTROL EDİLMESİ Hatalı l t m e Diploma teyidinin doğruluğu kontrol edilerek kurum ve kuruluşlara gönderilmesi.

29 15- YAN DAL SÜRECİ SÜREÇ ADI : Yan Dal Süreci SÜREÇ NO 15 TARİH SÜRECİN SORUMLULARI Fakülteler/Yüksekokullar/Öğrenci İşleri Daire Başkanı, Öğrenci İşleri Merkez Birimi Şube Müdürü, Sekretarya. SÜREÇ ORGANİZASYON İLİŞKİSİ Üniversitemiz Fakülte ve Yüksekokulları, Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı ÜST SÜRECİ SÜRECİN AMACI SÜRECİN SINIRLARI SÜREÇ ADIMLARI Eğitim-Öğretim Süreci Anadal lisans programlarını başarıyla yürüten öğrencilerin ilgi duydukları başka bir dalda bilgilenmelerini ve sertifika almalarını sağlamaktır. Birimlerden yan dal programı açılacak bölüm ve kontenjanların Başkanlığımızca istenmesiyle başlar. Birimlerden gelen kontenjan taleplerinin Senatoda kabul edilip birimlere duyurulmasıyla biter. *nca birimlerden yan dal programı açılacak bölüm ve kontenjan ve koordinatör bilgilerinin istenmesi. *Gelen yan dal kontenjan ve koordinatör bilgilerinin Öğrenci İşleri Daire Başkanlığınca kontrolünün yapılması. *Senatoda görüşülmesi. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ *Senatoda kabul edilen yan dal kontenjanlarına öğrenci alınabilmesi için birimlere bilgilendirmenin yapılması. Performans Göstergesi Yan dal Programlarına kayıt yaptıran öğrenci sayısı.

30 15- YAN DAL İŞLEMLERİNE İLİŞKİN İŞ AKIŞ SÜRECİ ŞEMASI Yan Dal İşlemlerini Başlat Başkanlığımızca Üniversitemiz Birimlerinden Yan dal kontenjanları ile koordinatörlerine ait bilgilerin istenmesi. İade D ü Başkanlığımıza gelen, birimlere ait bilgilerin kontrolünün yapılması. z e l Hatasız KONTROL SONUCUNDA EKSİK YA DA HATALI EVRAK OLUP OLMAMASI DURUMUNDA Hatalı veya Eksik t m e Kontrolü yapılan Yan dal kontenjan tekliflerinin Senatoda görüşülmesi Senatoda kabul edilen Yan dal kontenjanlarına öğrenci alımının yapılması için ilgili birimlere yazı gönderilmesi.

31 16- ÇİFT ANADAL SÜRECİ SÜREÇ ADI : Çift Anadal Süreci SÜREÇ NO 16 TARİH SÜRECİN SORUMLULARI Fakülteler/Yüksekokullar/Öğrenci İşleri Daire Başkanı, Öğrenci İşleri Merkez Birimi Şube Müdürü, Sekretarya SÜREÇ ORGANİZASYON İLİŞKİSİ Üniversitemiz Fakülte ve Yüksekokulları, Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı ÜST SÜRECİ SÜRECİN AMACI SÜRECİN SINIRLARI SÜREÇ ADIMLARI Eğitim-Öğretim Süreci Kendi bölümlerinde lisans programlarını üstün başarıyla yürüten öğrencilerin, aynı zamanda ikinci bir anadalda lisans diploması almak üzere öğrenim görmelerini sağlamak Birimlerden Çift Anadal programı açılacak bölüm ve kontenjanların Başkanlığımızca istenmesiyle başlar. Birimlerden gelen kontenjan taleplerinin Senatoda kabul edilip birimlere duyurulmasıyla biter. *nca birimlerden Çift Anadal programı açılacak bölüm ve kontenjan ve koordinatör bilgilerinin istenmesi. *Gelen Çift Anadal kontenjan ve koordinatör bilgilerinin Öğrenci İşleri Daire Başkanlığınca kontrolünün yapılması. *Senatoda görüşülmesi. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ *Senatoda kabul edilen Çift Anadal kontenjanlarına öğrenci alınabilmesi için birimlere bilgilendirmenin yapılması. Performans Göstergesi Çift Anadal Programlarına kayıt yaptıran öğrenci sayısı.

32 16- ÇİFT ANADAL İŞLEMLERİNE İLİŞKİN İŞ AKIŞ SÜRECİ ŞEMASI Çift Anadal İşlemlerini Başlat Başkanlığımızca Üniversitemiz Birimlerinden Çift Anadal kontenjanları ile koordinatörlerine ait bilgilerin istenmesi. İade D ü Başkanlığımıza gelen, birimlere ait bilgilerin kontrolünün yapılması. z e l Hatasız KONTROL SONUCUNDA EKSİK YA DA HATALI EVRAK OLUP OLMAMASI DURUMUNDA Hatalı veya Eksik t m e Kontrolü yapılan Çift Anadal kontenjan tekliflerinin Senatoda görüşülmesi Senatoda kabul edilen Çift Anadal kontenjanlarına öğrenci alımının yapılması için ilgili birimlere yazı gönderilmesi.

33 17- YURTDIŞINDAN VEYA YABANCI UYRUKLU ÖĞRENCİLERİN KABULÜ SÜRECİ SÜREÇ ADI : Yurtdışından veya Yabancı Uyruklu Öğrencilerin Kabulü Süreci SÜREÇ NO 17 TARİH SÜRECİN SORUMLULARI Fakülteler/Yüksekokullar/Meslek Yüksekokulları/Öğrenci İşleri Daire Başkanı, Öğrenci İşleri Merkez Birimi Şube Müdürü, Sekretarya. SÜREÇ ORGANİZASYON İLİŞKİSİ Üniversitemiz Fakülte, Yüksekokul ve Meslek Yüksekokulları ÜST SÜRECİ SÜRECİN AMACI SÜRECİN SINIRLARI SÜREÇ ADIMLARI Eğitim-Öğretim Süreci Üniversitemizde kendi imkanları ile öğrenim görmek isteyen yurtdışından veya yabancı uyruklu öğrencilerin kontenjanlarının belirlenmesi. Kendi imkanları ile öğrenim görmek isteyen yurtdışından veya yabancı uyruklu öğrenci kontenjanlarının birimlerden Başkanlığımızca istenmesiyle başlar. Birimlerden gelen kontenjan taleplerinin Yükseköğretim Kurulu Başkanlığına gönderilerek onaylanması ve Üniversitemizce ilanıyla biter. *nca birimlerden kendi imkanları ile öğrenim görmek isteyen yurtdışından veya yabancı uyruklu öğrenci kontenjanlarının istenmesi. *Kontenjan taleplerinin yönergeye uygunluğunun Öğrenci İşleri Daire Başkanlığınca kontrol edilmesi. *Yükseköğretim Kurulu Başkanlığına sunulması. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ *Yükseköğretim Kurulu Başkanlığınca uygun görüldüğü şekliyle ilan edilmesi. Performans Göstergesi Kayıt yaptıran öğrenci sayısı.

34 17- YURTDIŞINDAN VEYA YABANCI UYRUKLU ÖĞRENCİLERİN KABULÜNE İLİŞKİN İŞ AKIŞ SÜRECİ ŞEMASI Yurtdışından veya Yabancı Uyruklu Öğrencilerin Kabul İşlemlerini Başlat Başkanlığımızca birimlerden kendi imkanları ile öğrenim görmek isteyen yurtdışından veya yabancı uyruklu öğrenci kontenjanlarının istenmesi. İade D ü Başkanlığımıza gelen kontenjan taleplerinin yönerge doğrultusunda kontrolünün yapılması. z e l Hatasız KONTROL SONUCUNDA EKSİK YA DA HATALI EVRAK OLUP OLMAMASI DURUMUNDA Hatalı veya Eksik t m e Kontrolü yapılan kontenjan tekliflerinin YÖK e gönderilmesi YÖK ün uygun gördüğü şekliyle ilan edilmesi.

35 18- ÜNİVERSİTENİN YILLIK FAALİYET RAPORUNUN HAZIRLANMASI SÜRECİ SÜREÇ ADI : Üniversitenin Yıllık Faaliyet Raporunun Hazırlanması Süreci SÜREÇ NO 18 TARİH SÜRECİN SORUMLULARI Üniversitemiz Tüm Birimleri/Öğrenci İşleri Daire Başkanı, Öğrenci İşleri Merkez Birimi Şube Müdürü, Sekretarya. SÜREÇ ORGANİZASYON İLİŞKİSİ Üniversitemiz Fakülte, Yüksekokul, Meslek Yüksekokulları, Enstitüler, Daire Başkanlıkları, Uygulama ve Araştırma Merkezleri, Koordinatörlükler, ÜST SÜRECİ SÜRECİN AMACI Eğitim-Öğretim Süreci Üniversitemizin tüm birimlerinin eğitim-öğretim yılı içinde gerçekleştirdiği faaliyetlerin belirlenmesi. SÜRECİN SINIRLARI SÜREÇ ADIMLARI Tüm Birimlerden eğitim-öğretim yılı içinde gerçekleştirdikleri faaliyetlerin Başkanlığımızca istenmesi ile başlar. Faaliyet Raporunun hazırlanarak kitap haline getirilmesi ve YÖK ile tüm birimlerimize dağıtımının yapılması ile sona erer. *nca tüm birimlerden eğitimöğretim yılı içerisinde gerçekleştirdikleri faaliyetlerin istenmesi. *Tüm Birimlerden gelen evrakların düzenlenerek kontrolünün yapılması. *Faaliyet Raporunun kitap haline getirilerek basımının yapılması. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ Performans Göstergesi Yapılan faaliyetlerin nicelik ve niteliği.

36 18- ÜNİVERSİTENİN YILLIK FAALİYET RAPORUNUN HAZIRLANMASI İŞ AKIŞ SÜRECİ ŞEMASI Üniversitenin Yıllık Faaliyet Raporu Hazırlanması İşlemlerini Başlat Başkanlığımızca tüm birimlerden eğitim-öğretim yılı içerisinde gerçekleştirdikleri faaliyetlerin istenmesi İade D ü Tüm birimlerden gelen evrakların düzenlenerek kontrolünün yapılması. z e l Hatasız KONTROL SONUCUNDA EKSİK YA DA HATALI EVRAK OLUP OLMAMASI DURUMUNDA Hatalı veya Eksik t m e Kontrolü yapılan evrakların basıma hazır hale getirilmesi. Hazırlanan Faaliyet Raporunun Tüm Birimlere ve YÖK e gönderilmesi.

37 SELÇUK ÜNİVERSİTESİ ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI OTOMASYON ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İŞ SÜREÇLERİ 1-YENİ KAYIT ÖSYS SÜRECİ SÜREÇ ADI Yeni Kayıt-ÖSYS Süreci SÜREÇ NO 1 TARİH 2015 SÜRECİN SORUMLULARI SÜREÇ ORGANİZASYON İLİŞKİSİ ÜST SÜRECİ SÜRECİN AMACI SÜRECİN SINIRLARI, Otomasyon Şube Müdürlüğü, Bilgi İşlem Daire Başkanlığı, Fakülte Dekanlıkları, Yüksekokul ve Meslek Yüksekokulu Müdürlükleri ve Öğrenci. ÖSYM. Başkanlığı, S.Ü Rektörlüğü, Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı, Otomasyon Şube Müdürlüğü Ve Bilgi İşlem Daire Başkanlığı. Öğrenci İşleri Süreci OSYM Ve Özel Yetenek Sınav Sonuçlarına Göre Yerleştirilen Öğrencilerin Kayıtlarının Yapılması. Sınav Sonuçlarına Göre Yerleştirilen Öğrencilerin Kayıt Duyurusunun Yapılması İle Başlar, Öğrencinin Kaydının - OSYM Ve Özel Yetenek Sınav Sonuçlarına Göre Yerleştirilen Öğrencilere Kayıt Duyurusu Yapılır. - Yerleştirilen Öğrencilerin Bilgileri OSYM Sisteminden Üniversitemiz Öğrenci Bilgi Sistemine Aktarılır. SÜREÇ ADIMLARI - Öğrencilerin Kayıt Günleri Duyurulur. - Belirtilen Günde Aday Bizzat Kendisi Okulundaki Kayıt Bürosuna Gelir. - Öğrenci, Kayıt İçin İstenen Belgeleri Kayıt Bürosunda Görevliye Teslim Eder. - Öğrencinin Kaydı Yapılır. Öğrenciye Kimliği ve Öğrenci Belgesi Verilir. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ Performans Göstergesi Kayıt Olan Öğrenci Sayısı Başarılı Bir Şekilde Tamamlanan Kayıt Süreci.

38 S.Ü ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI OTOMASYON ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ Öğrenci Yeni Kayıt-ÖSYM Süreci Akış Şeması ÖĞRENCİ YENİ KAYIT İŞLEMİNİ BAŞLAT OSYM Ve Özel Yetenek Sınav Sonuçlarına Göre yerleştirilen Öğrencilere Kayıt Duyurusu Yapılır. Sınav Sonuçlarına Göre Yerleşen Öğrencilerin Bilgileri ÖSYM den Öğrenci İşleri Genel Sabitlerine Aktarılır. Öğrencilerin Kayıt Günleri Ve Getirmesi Gereken Evraklar Duyurulur. Öğrenci Belirlenen Günlerde Kayıt İçin Gerekli Evraklarla Okulundaki Kayıt Bürosuna Gelir. Öğrenci Kayıt Bürosundaki Görevliye Evraklarını Eksiksiz Teslim Eder. Görevli Personel Tarafından Öğrencinin Kaydı Yapılır. Öğrenciye Öğrenci Kimlik Kartı Ve Öğrenci Belgesi Verilir. İŞLEM SONU

39 SELÇUK ÜNİVERSİTESİ ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI OTOMASYON ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İŞ SÜREÇLERİ 2-KAYIT YENİLEME DERS ALMA SÜRECİ SÜREÇ ADI Kayıt Yenileme Ders Alma Süreci SÜREÇ NO 2 TARİH 2015 SÜRECİN SORUMLULARI SÜREÇ ORGANİZASYON İLİŞKİSİ ÜST SÜRECİ SÜRECİN AMACI SÜRECİN SINIRLARI, Otomasyon Şube Müdürlüğü, Bilgi İşlem Daire Başkanlığı, Fakülte Dekanlıkları, Yüksekokul ve Meslek Yüksekokulu Müdürlükleri Öğrenci Danışmanları ve Öğrenci., Otomasyon Şube Müdürlüğü, Bilgi İşlem Daire Başkanlığı, Öğrenci İşleri Öğrenci İşleri Süreci Öğrencilerin Kayıt Yenileme ve Ders Alma İşlemleri Okulların Okutulacak Eğitim Öğretim Yılındaki Ders Bilgilerini Tanımlamalarıyla Başlayıp, Onaylanan Kaydın Sisteme Aktarılmasıyla Biter. Okullar Bölümlerin Belirlediği Dersleri Bölüm Programında Tanımlarlar. - Okulların Ders Kontenjanı Ve Dersin Hocasını Belirledikleri Dersleri Web de Ders Kaydı Sayfasında Güncelleyerek İnternet Ortamında Öğrencilere Ders Alma Hakkı Verilir. SÜREÇ ADIMLARI - Dersi Alan Öğrencilerin Danışmanlarınca Ders Ekleme Çıkarma Yapılarak Dersleri Onaylanır. - Belirtilen Süre Sonunda Gerçekleşen Bu Onaylama Sonrasında Oluşturulmuş Olan Kütükler Öğrenci İşleri Sabitlerine Aktarılır. - Öğrenci İşleri Kullanıcılarına Açık Hale Getirilir. - Bu Aşamada Hocaların Web Sayfalarında Ders Yoklama Listeleri Atılır. Performans Göstergesi SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ Gerçekleştirilen Kayıt Yenileme Süreci Sayısı

40 S.Ü ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI OTOMASYON ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ Kayıt Yenileme Ders Alma Süreci Akış Şeması ÖĞRENCİ DERS ALMA İŞLEMİ BAŞLAT Bölümler Dersleri Tanımlarlar. Okullarca Dersleri Alacak Öğrenci Kontenjanları Belirlenir. Okullarca Dersin Hocası Atanır. Tanımlı Dersler Webde Yayınlanır. Öğrenciler Derslerini Seçerler. Danışmanlarınca Ekleme Çıkarma Yapılır. Onaylanan Dersler Sisteme Atılarak Ders Listesi Oluşturulur. İŞLEM SONU

41 SELÇUK ÜNİVERSİTESİ ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI OTOMASYON ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İŞ SÜREÇLERİ 3-ŞARTLI GEÇER SÜRECİ SÜREÇ ADI Şartlı Geçer Süreci SÜREÇ NO 3 TARİH 2015 SÜRECİN SORUMLULARI SÜREÇ ORGANİZASYON İLİŞKİSİ, Otomasyon Şube Müdürlüğü, Bilgi İşlem Daire Başkanlığı, Fakülte Dekanlıkları, Yüksekokul ve Meslek Yüksekokulu Müdürlükleri, Otomasyon Şube Müdürlüğü ÜST SÜRECİ SÜRECİN AMACI SÜRECİN SINIRLARI Öğrenci İşleri Süreci Dönemlik/Yıllık Not Ortalaması 2:00 Ve Üzerinde Olan Derslerin Harfinin Başarılı Yapılması. Tüm Notların Girilmesiyle Başlar Şartlı Geçer Yapılması İle Son Bulur. - Okullar Dönemlik/Yıllık Notların Tamamını Girdiklerini Belirtirler. SÜREÇ ADIMLARI - Sistemde Olan Not Ortalamaları 2:00 ve Üzerinde Olanlar Sistemden Taranır. - Başarısız DD-DC Olan Harfler Başarılıya Çevrilir. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ Performans Göstergesi Kayıt Olan Öğrenci Sayısı Başarılı Bir Şekilde Tamamlanan Kayıt Süreci.

42 S.Ü ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI OTOMASYON ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ Şartlı Geçer Süreci Akış Şeması ÖĞRENCİ ŞARTLI GEÇER İŞLEMİ BAŞLAT Okullar Dönemlik/Yılık Notların Tamamını İşlerler. Notların Sisteme Girildiğini Belirtir Üst Yazı İle Bildirirler. Okulların Yazılarına İstinaden Ders Not Listesi Alınır. Alınan Ders Notlarının Ortalaması 2 ve Üzeri Olanların Tespiti Yapılır. Bu Şekilde Olan Notların DD-DC Olanların Harfi Başarılı Yapılır. İŞLEM SONU

43 SELÇUK ÜNİVERSİTESİ ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI OTOMASYON ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İŞ SÜREÇLERİ 4-BÖLÜM-PROGRAM BİLGİLERİNİN GÜNCELLEME SÜRECİ SÜREÇ ADI Bölüm-Program Bilgilerinin Güncelleme Süreci SÜREÇ NO 4 TARİH 2015 SÜRECİN SORUMLULARI, Otomasyon Şube Müdürlüğü, Bilgi İşlem Daire Başkanlığı. SÜREÇ ORGANİZASYON İLİŞKİSİ ÜST SÜRECİ SÜRECİN AMACI SÜRECİN SINIRLARI ÖSYM. Başkanlığı, S.Ü Rektörlüğü, Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı, Otomasyon Şube Müdürlüğü Ve Bilgi İşlem Daire Başkanlığı. Öğrenci İşleri Süreci OSYM Ve Özel Yetenek Sınav Sonuçlarına Göre Yerleştirilen Bölüm-Programların Güncelleme Yapılması. ÖSYM Kontenjan Kılavuzunda Yayımlanmasıyla Başlar Sisteme Girilmesiyle Son Bulur. - OSYM Ve Özel Yetenek Sınav Sonuçlarına Göre Tercih Alan Bölüm-Programlar Ösym Kontenjanlar Kılavuzunda Yayınlanır - Yayınlanan Bölüm-Programlar Listesi Alınır SÜREÇ ADIMLARI - Sistemimizde Kayıtlı Olan Bölüm-Program Listesi Alınır. - ÖSYM Bölüm-Program Numaraları Kontrol Edilerek Değişikler Sistemde Düzenlenir. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ Performans Göstergesi Bölüm-Program Bilgilerinin Başarılı Bir Şekilde Üniversite Kayıtlarından Önce Sisteme Girilmesi Ve Hatasız Olması Süreci.

44 S.Ü ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI OTOMASYON ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ Bölüm-Program Bilgilerinin Güncelleme Süreci Akış Şeması BÖLÜM-PROGRAM KAYIT İŞLEMİNİ BAŞLAT OSYM Ve Özel Yetenek Sınav Sonuçlarına Göre Tercih Alan Bölüm- Programlar Yayınlanır. Yayınlanan Bölüm-Program Listeleri Alınır. Sistemimizdeki Bilgilerle Eşleştirilir. Ekleme-Çıkarma Yapılarak Değişiklikler Yapılır. İŞLEM SONU

45 SELÇUK ÜNİVERSİTESİ ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI OTOMASYON ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İŞ SÜREÇLERİ 5-AKADEMİK KURUM SİCİLİ VE ŞİFRE VERİLME SÜRECİ SÜREÇ ADI Akademik Kurum Sicilli Ve Şifre Verilme Süreci SÜREÇ NO 5 TARİH 2015 SÜRECİN SORUMLULARI, Otomasyon Şube Müdürlüğü, SÜREÇ ORGANİZASYON İLİŞKİSİ, Otomasyon Şube Müdürlüğü. ÜST SÜRECİ SÜRECİN AMACI SÜRECİN SINIRLARI Öğrenci İşleri Süreci Akademik Personelin Sistemi Güvenli Bir Şekilde Kullanabilmesi. Personelin Atanmasının Bildirilmesiyle Başlayıp Kullanıcı Şifresinin Bildirilmesi İle Son Bulur. - Tarafımıza Ataması Yapılan Akademik Personelin Bilgileri Bildirilir. - Ataması Yapılan Akademik Personelin Kişisel Bilgileri Sisteme Tanımlanır. SÜREÇ ADIMLARI - Sicil Numarası Belirlenen Kullanıcıya Şifre Ve Kontrol 1 Şifreleri Sisteme Girilir. - Verilen Bu Şifreler Kullanıcıya Bildirilir. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ Performans Göstergesi Personelin Kaydı ve Güvenli Bir şekilde Şifrelerinin İletilmesi Süreci.

46 S.Ü ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI OTOMASYON ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ Akademik Kurum Sicilli Ve Şifre Verilme Süreci Akış Şeması AKADEMİK KURUM SİCİLİ VE ŞİFRE VERİLME İŞLEMİNİ BAŞLAT Ataması Yapılan Personelin Bilgileri Bildirilir. Personelin Bilgileri Sisteme Tanımlanır. Sicili Belirlenerek Şifreleri Verilir. Şifreler Kullanıcısına Bildirilir. İŞLEM SONU

47 SELÇUK ÜNİVERSİTESİ ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI OTOMASYON ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İŞ SÜREÇLERİ 6-DİPLOMA SÜRECİ SÜREÇ ADI Diploma Süreci SÜREÇ NO 6 TARİH 2015 SÜRECİN SORUMLULARI SÜREÇ ORGANİZASYON İLİŞKİSİ ÜST SÜRECİ SÜRECİN AMACI SÜRECİN SINIRLARI, Otomasyon Şube Müdürlüğü Fakülte Dekanlıkları, Yüksekokul ve Meslek Yüksekokulu Müdürlükleri. S.Ü Rektörlüğü,, Otomasyon Şube Müdürlüğü. Öğrenci İşleri Süreci Mezun Olan Öğrencilere Verilen Diplomaların Sistemde Hatasız Düzenlenmesi. Rektör, Dekan Veya Müdür Değişikliği İle Başlayıp Sisteme Tanımlanması İle Son Bulur. - Rektör Değişikliğinde Sistemdeki Eski Rektör Yerine Yeni Rektör Tanımlanır. SÜREÇ ADIMLARI - Okullara Atanan Dekan Yada Müdürler Tarafımıza Bildirilir. - Okullara Ait Olan Diplomalardaki Dekan/Müdür Bilgileri Güncellenir. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ Performans Göstergesi Rektör, Dekan Veya Müdürlerin Değişikliğinin Sistemde Hatasız Ve Zamanında Güncellenme Süreci.

48 S.Ü ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI OTOMASYON ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ Diploma Süreci Akış Şeması DİPLOMA İŞLEMİNİ BAŞLAT Rektör Değişikliği Sistemde Güncellenir. Ataması Yapılan Dekan/Müdürlerin Tarafımıza Bilgilendirilir. Bilgiler Güncellenerek Sistemde Düzeltme Yapılır. İŞLEM SONU

49 SELÇUK ÜNİVERSİTESİ ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI OTOMASYON ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İŞ SÜREÇLERİ 7-DİPLOMA ŞEKİL, FORMAT SÜRECİ SÜREÇ ADI Diploma Şekil, Format Süreci SÜREÇ NO 7 TARİH 2015 SÜRECİN SORUMLULARI S.Ü Rektörlüğü,, Otomasyon Şube Müdürlüğü. SÜREÇ ORGANİZASYON İLİŞKİSİ ÜST SÜRECİ SÜRECİN AMACI SÜRECİN SINIRLARI S.Ü.Rektörlüğü,, Otomasyon Şube Müdürlüğü. Öğrenci İşleri Süreci Diploma Şekil Ve İçerik Düzenleme. Rektörlük Makamınca Düzenleme Emriyle Başlar Diplomanın Oluru İle Son Bulur. - Rektörlük Makamından Diploma Şekil Yada İçerik Konusunda Emirleri Alınır. SÜREÇ ADIMLARI - Bilgiler Çerçevesinde Diploma Şekil Ve İçerikleri Örnekler Şeklinde Düzenlenir. - Rektörlük Makamınca Onaylanan Diploma Yeni Bir Değişiklik Olana Kadar Devam Eder. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ Performans Göstergesi Diploma Format Yada Şekil Değişikliği En Kısa Zamanda Ve İstenilen Biçimde Düzenleme Süreci.

50 S.Ü ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI OTOMASYON ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ Diploma Şekil, Format Süreci Akış Şeması DİPLOMA ŞEKİL, FORMAT İŞLEMİNİ BAŞLAT Rektörlükten Diploma Değişiklik Emirleri Alınır. Bilgiler ve İstekler Çerçevesinde Örnekler Oluşturulur. Rektörlük Oluruna Sunulur. Rektörlükçe Oluru Alan Diploma Yeni Bir Değişikliğe Kadar Devam Eder. İŞLEM SONU

51 SELÇUK ÜNİVERSİTESİ ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI OTOMASYON ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İŞ SÜREÇLERİ 8-KURUM İÇİ VE KURUMLAR ARASI YATAY GEÇİŞ SÜRECİ SÜREÇ ADI Kurum İçi ve Kurumlar Arası Yatay Geçiş Süreci SÜREÇ NO 8 TARİH 2015 SÜRECİN SORUMLULARI SÜREÇ ORGANİZASYON İLİŞKİSİ ÜST SÜRECİ SÜRECİN AMACI SÜRECİN SINIRLARI, Otomasyon Şube Müdürlüğü, Fakülte Dekanlıkları, Yüksekokul ve Meslek Yüksekokulu Müdürlükleri S.Ü Rektörlüğü,, Otomasyon Şube Müdürlüğü, Fakülte Dekanlıkları, Yüksekokul ve Meslek Yüksekokulu Müdürlükleri Öğrenci İşleri Süreci Öğrencilerin Kabul Edilen Bölümlerine Kayıtlarının Sağlanması. Kontenjanların İlanı İle Başlar Öğrencinin Kayıt Olması İle Son Bulur. - Rektörlükçe Kurum İçi ve Kurumlar Arası Yatay Geçiş Kontenjanları ve Şartları İlana Çıkarılır. SÜREÇ ADIMLARI - Belirtilen Tarihlerde Müracaat Edip Şartları Tutan Öğrencilerin Yatay Geçişleri Kabul Edilen Öğrenciler Belirlenir. - Bu Öğrencilerin Sisteme Girebilmesi İçin Okullarca Tarafımıza Gelen Bilgiler Sisteme Kaydedilir. - Öğrenci Okulundan Kaydını Yaptırır. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ Performans Göstergesi Yatay Geçiş Kontenjanı, Başarılı Bir Şekilde Tamamlanan Kayıt Süreci.

52 S.Ü ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI OTOMASYON ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ Kurum İçi ve Kurumlar Arası Yatay Geçiş Süreci Akış Şeması KURUM İÇİ VE KURUMLAR ARASI KAYIT İŞLEMİNİ BAŞLAT Yatay Geçiş Kontenjanları İlan Edilir. Belirlenen Tarihlerde Müracaatlar Yapılır. Şartları Tutan, Kontenjan Dahilince Sıralamaya Giren Öğrenciler Belirlenir. Belirlenen Öğrenciler Tarafımıza Bildirilir. Sisteme Bilgileri Girilen Öğrenciler İçin Okullara Yetki Verilir. Okul Kullanıcılarınca Öğrencinin Kaydı Yapılır. İŞLEM SONU

53 SELÇUK ÜNİVERSİTESİ ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI OTOMASYON ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İŞ SÜREÇLERİ 9-KURUM DIŞI DERS VERECEK KİŞİNİN SİCİL VE ŞİFRE SÜRECİ SÜREÇ ADI Kurum Dışı Ders Verecek Kişinin Sicil Ve Şifre Süreci SÜREÇ NO 9 TARİH 2015 SÜRECİN SORUMLULARI SÜREÇ ORGANİZASYON İLİŞKİSİ, Otomasyon Şube Müdürlüğü, Fakülte Dekanlıkları, Yüksekokul ve Meslek Yüksekokulu Müdürlükleri., Otomasyon Şube Müdürlüğü. ÜST SÜRECİ SÜRECİN AMACI SÜRECİN SINIRLARI Sicil ve Şİfre Süreci Alanında Uzmanlaşmış Kişilerden Yararlanma. Kişinin Ders Verebilmesine Karar Verilmesiyle Başlayıp Bilgilerin Sisteme Girilerek Yetkilendirilmesi İle Son Bulur. - Okul Tarafından Uzmanlığından Faydalanılması Gerektiğine Karar Verilen Fakat Kadrosu Üniversitemizde Olmayan Kişinin Bilgileri Tarafımıza Bildirilir. SÜREÇ ADIMLARI - Tarafımıza Yapılan İstek Karşılığında Dışardan Derse Girecek Kişinin Bilgileri Sisteme Girilir. - Kişiye Ait Kurum Dışı Sicil ve Şifreleri Sisteme Girilir. - Kullanıcıya Sicil Ve Şifresi Verilir. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ Performans Göstergesi Dışardan Ders Verecek Kişinin Başarılı Bir Şekilde Sisteme Girilme Süreci.

54 S.Ü ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI OTOMASYON ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ Kurum Dışı Ders Verecek Kişinin Sicil Ve Şifre Süreci Akış Şeması DIŞARDAN DERS VERME KAYIT İŞLEMİNİ BAŞLAT Okul Tarafından Kişiye Ait Sicil Şifre Talep Edilir. Talepte Bulunulan Kişinin Bilgileri Sisteme Kaydedilir. Kişiye Dışardan Sicil Ve Şifre Verilir. İŞLEM SONU

55 SELÇUK ÜNİVERSİTESİ ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI OTOMASYON ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İŞ SÜREÇLERİ 10-OTOMASYON KULLANICILARI TANIMLAMA SÜRECİ SÜREÇ ADI Otomasyon Kullanıcıları Tanımlama Süreci SÜREÇ NO 10 TARİH 2015 SÜRECİN SORUMLULARI SÜREÇ ORGANİZASYON İLİŞKİSİ, Otomasyon Şube Müdürlüğü, Fakülte Dekanlıkları, Yüksekokul ve Meslek Yüksekokulu Müdürlükleri ve Otomasyon Kullanıcıları., Otomasyon Şube Müdürlüğü. ÜST SÜRECİ SÜRECİN AMACI SÜRECİN SINIRLARI Öğrenci İşleri Süreci Otomasyon Kullanıcısı Açma Ve Yetkilendirme. Okulların Dekan, Müdür, Bölüm ve Öğrenci İşleri Kullanıcısı talebi İle Başlar Kullanıcı Tanımlaması ve Şifre Vermesi İle Son Bulur. - Okullar Dekan, Müdür, Bölüm Yada Öğrenci İşleri Kullanıcılarından İhtiyaç Duydukları Kullanıcılar İçin Yetki Talebinde Bulunurlar. SÜREÇ ADIMLARI - Talepte Bulunulan Kullanıcı İle İlgili Kişiye Ait Bilgileri İçeren Kullanıcı Açılır. - İstenilen Kullanıcıya Göre Yetki Ve Şifresi Kullanıcıya Verilir. Performans Göstergesi SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ Otomasyon Kullanıcısı Açılması Kayıt Süreci.

56 S.Ü ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI OTOMASYON ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ Otomasyon Kullanıcıları Tanımlama Süreci Akış Şeması OTOMASYON KULLANICISI KAYIT İŞLEMİNİ BAŞLAT Okullar Kullanıcı İsteğinde Bulunur. Kişinin Bilgileri Sisteme Girilerek İstenilen Yetkilere Göre Kullanıcı Oluşturulur. Açılan Kullanıcıya Yetki ve Şifresi Verilir. İŞLEM SONU

57 SELÇUK ÜNİVERSİTESİ ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI HARÇ OTOMASYON ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İŞ SÜREÇLERİ 1-YENİ KAYIT YAPACAK ÖĞRENCİLERİN BELİRLENMESİ SÜRECİ SÜREÇ ADI Yeni Kayıt Yapacak Öğrencilerin Belirlenmesi SÜREÇ NO 1 TARİH 2014 SÜRECİN SORUMLULARI SÜREÇ ORGANİZASYON İLİŞKİSİ ÜST SÜRECİ SÜRECİN AMACI SÜRECİN SINIRLARI, Harç Otomasyon Şube Müdürlüğü ÖSYM. Başkanlığı, S.Ü Rektörlüğü, Bilgi İşlem Daire Başkanlığı,, Harç Otomasyon Şube Müdürlüğü Eğitim-Öğretim Süreci Üniversiteye yeni kayıt yaptıracak öğrencilerin katkı payı ve öğrenim ücretlerinin otomasyon sistemine girilebilmesi eğitim öğretim yılı güz yarıyılı başında başlar. Akademik takvimde belirlenen sürede biter. SÜREÇ ADIMLARI Üniversiteyi yeni kazanan öğrenci listeleri ÖSYM. Başkanlığı tarafından Selçuk Üniversitesi Rektörlüğüne gönderilir. İlgili liste Bilgi İşlem Daire Başkanlığı ve Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı İşbirliği ile üzerinde çalışılır ve öğrencilerin katkı payı ve öğrenim ücretleri otomasyon sitemine girilir. Otomasyon sistemine girilen katkı payı ve öğrenim ücretleri ilgili bankaya gönderilir. Akademik takvimde belirlenen süreler içerisinde öğrenciler katkı payı veya öğrenim ücretlerini öderler. Performans Göstergesi SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ Katkı payı ve öğrenim ücretlerinin yatırılması

58 S.Ü ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI HARÇ OTOMASYON ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ Yeni Kayıt Yapacak Öğrencilerin Belirlenmesi Süreci Akış Şeması ÖSYM. Başkanlığından Üniversiteye yeni kayıt yaptıracak öğrencilerin listesi web ortamından alınır. Bilgi İşlem Daire Başkanlığı ve liste üzerinde çalışma yapar. Harç Otomasyon Şube Müdürlüğüne gönderir. Harç Otomasyon Şube Müdürlüğü listeyi kontrol eder ve otomasyon sistemine girişi için çalışma başlatır. Öğrencilerin katkı payı ve öğrenim ücretleri otomasyon sistemine girilir. Kontrolü ve gerekli düzeltmeler yapılır. İlgili bankaya gönderilir. Öğrenci katkı payı veya öğrenim ücretini öder. İŞLEM SONU

59 SELÇUK ÜNİVERSİTESİ ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI HARÇ OTOMASYON ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İŞ SÜREÇLERİ 2-KAYITLI ÖĞRENCİLERİN KATKI PAYI VE ÖĞRENİM ÜCRETLERİ BELİRLENMESİ SÜRECİ SÜREÇ ADI Kayıtlı öğrencilerin katkı payı ve öğrenim ücretlerinin belirlenmesi SÜREÇ NO 2 TARİH 2014 SÜRECİN SORUMLULARI SÜREÇ ORGANİZASYON İLİŞKİSİ ÜST SÜRECİ SÜRECİN AMACI SÜRECİN SINIRLARI, Harç Otomasyon Şube Müdürlüğü, Fakülte Dekanlıkları, Yüksekokul Müdürlükleri, Enstitü Müdürlükleri., Harç Otomasyon Şube Müdürlüğü, Fakülte Dekanlıkları, Yüksekokul Müdürlükleri, Enstitü Müdürlükleri. Eğitim-Öğretim Süreci Üniversitede kayıtlı öğrencilerin katkı payı ve öğrenim ücretlerinin otomasyon sistemine girilebilmesi eğitim öğretim yılı güz yarıyılı başında başlar. Akademik takvimde belirlenen sürede biter. SÜREÇ ADIMLARI Resmi Gazetede yayımlanan Bakanlar Kurulu Kararına göre öğrenci katkı payı ve öğrenim ücretleri belirlenir. Harç Otomasyon Şube Müdürlüğü tarafından otomasyon bilgi sabitlerinde bu karar güncellenir. Otomasyon sisteminde güncellenen katkı payı ve öğrenim ücretleri öğrenci üzerine tahakkuk ettirilir ve kontrolleri için öğretim birimlerinin denetimine açılır. Öğretim birimleri tarafından yapılan çalışma sonucunda tahakkukları kesinleşince ilgili bankaya gönderilir. Akademik takvimde belirlenen süreler içerisinde öğrenciler katkı payı veya öğrenim ücretlerini öderler. Akademik takvimde belirtilen süre içerisinde ders kaydını yaptırmayan öğrencilerin tahakkuk edilen borçları silinir. Öğrencilikleri pasivize edilir. Performans Göstergesi SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ Katkı payı ve öğrenim ücretlerinin yatırılması

60 S.Ü ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI HARÇ OTOMASYON ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ Kayıtlı Öğrencilerin Katkı Payı ve Öğrenim Ücretlerinin Belirlenmesi Süreci Akış Şeması Resmi Gazetede yayınlanan Bakanlar Kurulu Kararına göre katkı payı ve öğrenim ücretleri belirlenir. Harç Otomasyon Şube Müdürlüğü tarafından otomasyon bilgi sabitlerinde bu karar güncellenir. Otomasyon sisteminde güncellenen katkı payı ve öğrenim ücretleri öğrenci üzerine tahakkuk ettirilir ve kontrolleri için öğretim birimlerinin denetimine açılır. İlgili birimlerden gelen bilgiler doğrultusunda gerekli düzeltmeler yapılır. İlgili bankaya gönderilir. Öğrenci katkı payı veya öğrenim ücretini öder. Banka tarafından gönderilen ödeme bilgileri öğrenci üzerine işlenir. Akademik takvimde belirtilen süre içerisinde ders kaydını yaptırmayan öğrencilerin tahakkuk edilen borçları silinir. Öğrencilikleri yeni dönem başına kadar pasivize edilir. İŞLEM SONU

61 SELÇUK ÜNİVERSİTESİ ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI HARÇ OTOMASYON ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İŞ SÜREÇLERİ 3- ENSTİTÜ, FAKÜLTE VE YÜKSEKOKULLARLA YAZIŞMA SÜRECİ SÜREÇ ADI Enstitü, Fakülte ve Yüksekokullarla yazışma SÜREÇ NO 3 TARİH 2014 SÜRECİN SORUMLULARI SÜREÇ ORGANİZASYON İLİŞKİSİ ÜST SÜRECİ SÜRECİN AMACI, Harç Otomasyon Şube Müdürlüğü, Fakülte Dekanlıkları, Yüksekokul Müdürlükleri, Enstitü Müdürlükleri, Harç Otomasyon Şube Müdürlüğü, Fakülte Dekanlıkları, Yüksekokul Müdürlükleri, Enstitü Müdürlükleri Eğitim-Öğretim Süreci İlgili birimlerden gelen yazılara cevap vererek işlemini yapmak SÜRECİN SINIRLARI Her bir eğitim öğretim döneminde devam eder. SÜREÇ ADIMLARI İlgili birimlerin yazılı talepleri Üniversite EBYS den Harç Otomasyon Şube Müdürlüğüne gelir. Şube Müdürü evrakı inceler ve sistem üzerinden ilgili görevliye sevk eder. İlgili görevli evrak üzerindeki işlemi tamamlar. Evrak arşivlenir. Performans Göstergesi SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ Evrak üzerindeki işlemin tamamlanıp arşivlenmesi

62 S.Ü ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI HARÇ OTOMASYON ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ Enstitü, Fakülte ve Yüksekokullarla Yazışma Süreci Akış Şeması İlgili birimlerden yazışmalar Üniversite EBYS den Harç Otomasyon Şube Müdürlüğüne gelir. Harç Otomasyon Şube Müdürü evrakı inceler. Harç Otomasyon Şube Müdürü evrakı ilgili memura sevk eder. İlgili memur evrak üzerindeki işlemi tamamlar. İşlemi biten evrak ilgili memur tarafından arşivlenerek sonlandırılır. İŞLEM SONU

63 SELÇUK ÜNİVERSİTESİ ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI HARÇ OTOMASYON ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İŞ SÜREÇLERİ 4- KATKI PAYI DEVLET TARAFINDAN KARŞILANACAK ÖĞRENCİLERİN BELİRLENMESİ SÜRECİ SÜREÇ ADI Katkı Payı Devlet Tarafından Karşılanan Öğrenciler SÜREÇ NO 4 TARİH 2014 SÜRECİN SORUMLULARI SÜREÇ ORGANİZASYON İLİŞKİSİ ÜST SÜRECİ SÜRECİN AMACI SÜRECİN SINIRLARI Maliye Bakanlığı, Strateji Daire Başkanlığı, Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı, Harç Otomasyon Şube Müdürlüğü Strateji Daire Başkanlığı,, Harç Otomasyon Şube Müdürlüğü Eğitim-Öğretim Süreci İlgili Kurumların istemiş olduğu mali tabloyu oluşturmak eğitim-öğretim güz yarıyılında başlar eğitim-öğretim bahar yarıyılında biter. SÜREÇ ADIMLARI Maliye Bakanlığı Üniversite Strateji Daire Başkanlığına evrakı gönderir. Strateji Daire Başkanlığı ilgili evrakı Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına sevk eder. alt birimi Harç Otomasyon Şube Müdürlüğünden ilgili mali tabloyu hazırlamasını ister. Harç Otomasyon Şube Müdürlüğü otomasyon sisteminden ilgili öğrencilerin listesini çıkararak mali tabloyu hazırlayıp na gönderir. mali tabloyu onaylar ve Strateji Daire Başkanlığına gönderir. Performans Göstergesi SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ Mali tablonun nca onaylanması.

64 S.Ü ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI HARÇ OTOMASYON ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ Katkı Payı Devlet Tarafından Karşılanan Öğrencilerin Belirlenmesi Süreci Akış Şeması Maliye Bakanlığı evrakı Üniversite Strateji Daire Başkanlığına gönderir. Strateji Daire Başkanlığı evrakı na sevk eder. nca incelenen evrak Harç Otomasyon Şube Müdürlüğüne sevk edilir. Otomasyon sisteminden çalışmalar başlatılır. İlgili öğrenciler tespit edilerek mali tablo oluşturulur. Gerekli kontroller yapılarak evrak nın onayına sunulur. Onaylanan evrak Strateji Daire Başkanlığına gönderilir. Strateji Daire Başkanlığı tamamlanan evrakı İlgili Kuruma yollar. İŞLEM SONU

65 SELÇUK ÜNİVERSİTESİ ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI HARÇ OTOMASYON ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İŞ SÜREÇLERİ 5- BURSLU ÖĞRENCİLERİN KATKI PAYI VE ÖĞRENİM ÜCRETLERİ SÜRECİ SÜREÇ ADI Burslu öğrencilerin harç durumlarının otomasyon sistemine girilmesi SÜREÇ NO 5 TARİH 2014 SÜRECİN SORUMLULARI SÜREÇ ORGANİZASYON İLİŞKİSİ ÜST SÜRECİ SÜRECİN AMACI SÜRECİN SINIRLARI Burs veren ilgili kurumlar,, Harç Otomasyon Şube Müdürlüğü, Öğretim Birimleri, Harç Otomasyon Şube Müdürlüğü, Öğretim Birimleri Eğitim-Öğretim Süreci İlgili Kurumlar tarafından burs imkanı verilen öğrencilerin harç durumlarının düzenlenmesi eğitim-öğretim güz yarıyılında başlar eğitim-öğretim bahar yarıyılında biter. SÜREÇ ADIMLARI İlgili kurumlar burs imkanı sağlayacakları öğrenci listelerini na yazı ile gönderir. yazıyı Enstitü, Fakülte ve Yüksekokullara sevk eder. Enstitü, Fakülte ve Yüksekokullar burs imkanından yararlanan öğrencileri kayıt yaptırmaya geldiklerinde Harç Otomasyon Şube Müdürlüğüne bildirir. Harç Otomasyon Şube Müdürlüğü otomasyon sisteminde ilgili öğrencinin harç durumunu düzenler ve uygulamasını yapar. Performans Göstergesi SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ Harç Otomasyon Şube Müdürlüğü burs imkanından yararlanan öğrencinin harç durumunu düzenler.

66 S.Ü ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI HARÇ OTOMASYON ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ Burslu Öğrencilerin Harç Durumlarının Otomasyon Sistemine Girilmesi Süreci Akış Şeması Öğrencilere burs imkanı sağlayan kurumlar bu öğrencileri na yazı ile bildirir. burs alan öğrencilerin listesini İlgili Öğretim Birimlerine gönderir. Öğretim Birimleri burs imkanından yararlanacak öğrenciler kayıt yaptırmaya geldiklerinde Harç Otomasyon Şube Müdürlüğüne bildirir. Harç Otomasyon Şube Müdürlüğü burs alan öğrencilerin harç durumunu otomasyon sisteminde düzenler, uygulamasını yapar ve otomasyon sistemine kayıt için hazır duruma getirir. İŞLEM SONU

67 SELÇUK ÜNİVERSİTESİ ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI HARÇ OTOMASYON ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İŞ SÜREÇLERİ 6- KATKI PAYI VE ÖĞRENİM PAYI ÜCRETİ ÖDEMEYECEK ÖĞRENCİLERİN BELİRLENMESİ SÜRECİ SÜREÇ ADI Katkı payı ve öğrenim ücreti ödemeyecek öğrenciler SÜREÇ NO 6 TARİH 2014 SÜRECİN SORUMLULARI, Harç Otomasyon Şube Müdürlüğü, Öğretim Birimleri SÜREÇ ORGANİZASYON İLİŞKİSİ ÜST SÜRECİ SÜRECİN AMACI SÜRECİN SINIRLARI Harç Otomasyon Şube Müdürlüğü, Öğretim Birimleri Eğitim-Öğretim Süreci Şehit ve gazi yakını öğrenciler, mavi kart sahibi öğrenciler, Suriye uyruklu öğrenciler, T.C. uyruklu olup Yurtdışından mezun olan öğrencilerin harç durumlarının düzenlenmesi eğitim-öğretim güz yarıyılında başlar eğitim-öğretim bahar yarıyılında biter. SÜREÇ ADIMLARI İlgili öğrenciler kayıt süresinde belgeleriyle birlikte öğretim birimlerine müracaat ederler. İlgili birimler öğrencilerin başvurularını yazı ile Harç Otomasyon Şube Müdürlüğüne bildirir. Harç otomasyon Şube Müdürlüğü inceleme ve kontrollerin tamamlanması ile öğrencinin harç durumunu otomasyon sisteminde düzenler. Performans Göstergesi SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ Harç Otomasyon Şube Müdürlüğü katkı payı ve öğrenim ve öğrenim ücreti ödemeyecek öğrencilerin harç durumunu düzenler.