BÖLÜM 4. SENTEZ: ENFORMASYON SİSTEMİNİN BİLEŞENLERİNDEN BİRİ OLARAK BÜTÜNLEŞİK PLANLAMA ALTSİSTEMİNİN GELİŞTİRİLMESİ

Transkript

1 BÖLÜM 4. SENTEZ: ENFORMASYON SİSTEMİNİN BİLEŞENLERİNDEN BİRİ OLARAK BÜTÜNLEŞİK PLANLAMA ALTSİSTEMİNİN GELİŞTİRİLMESİ 4.1. Kavramsal Boyutta Sistemin Sentezi Rapor Sistematiği Açısından Sistemin Sentezi Süre ve Süreç Yönetimine Yönelik Olarak Önerilen Raporlama Sistemi Bir yapım firmasının enformasyon sistemini oluşturan bileşenlerden biri olarak Bütünleşik Planlama Modülü'nün, çeşitli yönetimsel işlevlere (planlama, yürütme...); herbiri, kendi sorumluluk alanında bu işlevleri yerine getiren çok sayıda birim, grup ve kişilere (üst yöneticiler, uygulama sorumluları); işlevsel departmanlara (personel, muhasebe..) yönelik olarak üreteceği raporları farklı içerik, format ve periyotlarda oluşturması gerektiği evvelce belirtilmişti. Modülün, Süre ve Süreç Yönetimine yönelik olarak hazırlaması gereken raporların, bu parametreler açısından çok sayıda kombinezonu sözkonusu olup, bu çalışmanın kapsamında bunların Kullanıcı Birimler Bazında kategorizasyonu uygun görülmüştür. Bu amaçla, Bölüm 'de sıralanan, Bütünleşik Planlama Modülü'nün girdilerini aldığı ya da çıktılarını gönderdiği birimler tek tek ele alınarak, bu birimlerin amaçları açısından üretilmesi gereken raporların ayrıntısı açıklanacaktır Genel Merkeze Yönelik Süre ve Süreç Yönetim Raporları Rapor Amaçları: Teorik olarak, Çoklu Proje Yönetimi (Multi-projeect Management) yaklaşımıyla hareket eden, merkezden yönetim felsefesini benimsemiş yapım firmalarının genel merkezleri, sözleşme koşulları ve firma amaçları esas alınmak üzere, şantiyelerin planlama ve programlama işlevini de yerine getirirler ve tüm projeleri bir projenin alt-projeleri olarak tanımlayarak, kaynakların (makina parkı, nitelikli personel vb.) ve nakit akışının planlamasını, süre ve süreç planlama ile birlikte gerçekleştirirler. Bir uç yaklaşım olarak ifade edilen çoklu proje yönetimi yaklaşımının aksini yani merkezkaç bir yönetim yaklaşımını benimseyen firmalar ise firma amaçlarını bir veri seti olarak şantiyelere iletip, planlama işini şantiyelere bırakırlar. Planlama işlevi açısından bu iki uç yaklaşımın arasında yer alan çok

2 sayıda farklı ilişki biçimi, firma genel merkezleri ve şantiyeler arasında sözkonusu olabilir. Mevcut koşullarda, yapım firmalarının bütünleşik planlama çalışmalarını proje müdürünün inisiyatifine bırakmalarını, ancak temel sınırlama ve firma amaçlarını içeren verileri de planlama çalışmalarına esas olmak üzere şantiyeye iletmelerini içeren ikinci yaklaşımın, inşaat sektörünün karakteristikleri ve ülkemiz koşullarında daha uygun olduğu görülmektedir. Bu açıdan bakıldığında genel merkezin, şantiyelerin süreç programından çok, nakit hareketleri ve performansı ile ilgilendiği söylenebilir. İş programında yer alan şu ya da bu eylemin ileri ya da geri durumda olması merkez için ayrıntıdır ve planlanan üretim miktarı ile gerçekleşen arasında önemli farklar oluşmadığı sürece Süre ve Süreç Yönetimi ne ilişkin raporların merkez için hayati olmaması gerekir. Buna rağmen, düşünülen raporlama sisteminde Süre ve Süreç Yönetimine ilişkin birtakım raporların da merkeze iletilmesi öngörülmektedir. Merkez ve şantiyeler arasında elektronik postalama olanağı da sağlanırsa bu işlem, planlama modülünün oluşturduğu tüm veritabanının belirli periyotlarda merkeze transferi ile kendiliğinden çözülmüş olacak; merkez, bu veritabanından standart raporların ötesinde isteğe bağlı çeşitli detay ve içerikte raporları her an üretebilecektir. Rapor İçerik ve Formatları: Bölüm 'te sıralanan Süre ve Süreç Yönetimine yönelik raporlardan özellikle Çubuk Diyagramlar, grafik nitelikleri nedeniyle genel merkeze yönelik bir standart raporlama sisteminde yer almalıdır. Bu raporda yer alacak eylemlerin ayrıntı düzeyi, projeyi oluşturan eylemlerin hiyerarşik yapısında (WBS) Ana Yapım İşleri (Topic/Parent Activity/Superior Activity) düzeyinde (örn. çatı yapılması, temel yapılması...) düşünülmelidir; yani, ayrıntı düzeyi düşük, özet bir rapor olmalıdır. Rapor kapsamına girecek eylemlerin planlanan ve gerçekleşen süresel değerleri raporda yer almalı ve merkez, ana iş kalemleri bazında ilerlemeyi süresel bazda rahatça görebilmeli, karşılaştırma/değerlendirme yapabilmelidir. Raporda yer alacak ana iş kalemi bazındaki eylemler, altprojeler ya da projeyi oluşturan bina tipolojileri vb. parametreler esas alınarak gruplanabilir. Böylece merkez, projenin hangi bölümünde aksama olduğuna ilişkin bilgiye de kolayca ulaşmış olacaktır. Bu standart raporun açıklamadığı detay noktalar için merkez, 143

3 şantiyeden elektronik posta ( ) ile gönderilen proje dosyalarından istenen tip, içerik, format ve detayda raporları kendisi de hazırlayabilir. Bu tür bir bağlantının bulunmadığı durumlarda ise, çeşitli ayrıntı düzeyleri ve içerikteki raporlar özet raporun eki olarak bir set halinde merkeze gönderilebilir. Rapor Periyodu: Genel merkezin şantiyelere ilişkin ilerlemeyi izlemesi için esas olacak aralık, proje süresinin bir fonksiyonu olmakla birlikte, genel olarak bir sene ve daha uzun süreli işlerde bir aylık bir periyottan söz edilebilir. Süre ve Süreç Yönetimi ne ait raporların da standart olarak bu periyotta gerçekleşmesi gerekir. Standart dışı raporların güncel olabilmesi için ise, haftalık ilerlemelerin işlendiği dosyaların, genel merkeze elektronik olarak haftalık periyotlarda gönderilmesi gerekmektedir Şantiye Üst Yönetimine Yönelik Süre ve Süreç Yönetim Raporları Rapor Amaçları: Şantiye üst yönetimi, projenin boyutlarına bağlı olarak proje müdürü ve varsa, yardımcılarından oluşmaktadır. Asli görevi, projeyi firma amaçları ve sözleşme koşullarının belirlediği sınırlar içinde, gereken süre, maliyet ve kalitede gerçekleştirmek olan üst yönetim, ilerlemeyi sürekli olarak izleyip planlanan süre ve süreçten sapmaları belirlemek, nedenlerini analiz etmek ya da planlama departmanının analizlerini inceleyip yorumlayarak, düzeltici önlemleri geliştirmek ve gereken revizyon direktiflerini planlama departmanına vermek durumundadır. Esas olarak, tüm gelişmeler için olduğu gibi, sürece ilişkin olanların da sorunsuz ilerleyen noktalardan çok, sorun çıkaranların neden ve alternatif çözüm önerileriyle raporlanması önem taşımaktadır. Bu ise, nitelikli bir planlama departmanına ihtiyaç gösterir. Özellikle proje bitiş zamanını etkileyecek olan kritik ve kritikleşmeye eğilimli (toplam bolluğu az) eylemler ve bunlardaki sapmalar üst yönetimi, Süre ve Süreç Yönetimi kapsamında en çok ilgilendiren konu olmalıdır. Standart raporlarda yer alan eylemlerin (imalatların) genel merkez raporlarında olduğu gibi, ana yapım işlemleri düzeyinde açılımı, genel ilerleme değerlendirmesi açısından yeterli olabilecekken, sapmaların kaynak ve nedenlerinin analizinde daha amaca yönelik içerik ve formatta raporlar gerekecektir. Örnek olarak, yapım safhaları (phase) açısından gruplanmış eylemlerin yer aldığı bir rapor, bu safhalar açısından ilerlemedeki sorunların kaynağını verebileceği gibi; yapım sorumlusu mühendisler ya da yapımı gerçekleştiren taşeronlar bazında gruplanmış eylemler içerecek biçimde 144

4 organize edilmiş bir rapor, belirli sorumlulukları üstlenmiş kişi ya da gruplardan kaynaklanan sorunlar bulunduğu sonucunu ortaya koyabilecektir. İlk planlama aşamasında süre, kaynaklar ve para açısından söz konusu olan sınırlamaların bir bütün olarak ele alınması ve özellikle temel ve kritik kaynakların teminine yönelik adımların zamanında ve eksiksiz atılmasına yönelik çalışmaların yapılmasında, verilen kaynak kullanım kararlarının eylem ve proje süresine etkilerinin üst yönetimce görülmesinde, yine süre ve süreç yönetimine yönelik raporların büyük önemi vardır. Rapor İçerik ve Formatları: Şantiye üst yönetimi, bu plan geliştirme çalışmalarının sonucunda temel hedeflere uygun bir plan ve programı merkez yönetime sunacaktır. Süre ve Süreç Yönetimi nin kapsamında, Bölüm 'te belirtilen tüm rapor tipleri, değişik ayrıntı düzeylerinde özet ve genel niteliklerde enformasyonu içerecek şekilde, bir set olarak bu kapsamda hazırlanmalıdır. Şantiyedeki ilerlemelerin izlenmesi amacıyla da üst yönetim özellikle Çubuk Diyagram niteliğindeki özet ve Bölüm 'te ifade edilen amaçlarla gruplanmış eylemler içeren raporları öncelikle istemelidir. Süreç içinde birbirleriyle ilişkili eylemler ve ilişkilerin niteliği de önem taşıdığından, Çubuk Diyagram tekniği ile Kutu Diyagram (Şebeke Gösterimi) tekniğini birleştiren Zaman Ölçekli Şebeke Diyagramı üst yönetim tarafından daha kullanışlı bulunacaktır. Diğer sürece yönelik rapor tipleri ise standart olarak tüm eylemleri içeren genel ve detay içerikleriyle, gerektiğinde bakılmak üzere, bu rapor setinin eki olarak planlama departmanı tarafından, kısa açıklama ve önerilerle birlikte yönetime sunulmalıdır. Rapor Periyodu: Genel olarak, ilerlemeye ilişkin raporlamanın üst yönetime yönelik olarak haftalık periyotta gerçekleşmesi yeterlidir. Yönetimin standart raporlama dışında ara noktalarda da her an için belirli noktalara odaklanan özel amaç ve nitelikte raporları sistemden alma olanağı zaten vardır Planlama Departmanının Amaçlarına Yönelik Süre ve Süreç Yönetim Raporları Rapor Amaçları: Planlama Departmanı, diğer birimlere projenin süreç, kaynak ve maliyetlerine ilişkin olarak yönlendirme ve bilgilendirme amaçlı çeşitli raporları üretirken; diğer taraftan, kendi asli fonksiyonu olan planlamaya yönelik faaliyetlerini gerçekleştirebilmek, süre, kaynaklar ve maliyeti entegre 145

5 biçimde ele alarak firma/proje amaç ve sınırlamalarını karşılayan en uygun süreci ortaya koymak için çeşitli raporlar üretmek durumundadır. İlk planlama aşamasında kaynak kullanımına ilişkin kararların, eylem sürelerine ve eylemler arasındaki ilişkilere ait kararların ara terminler ve proje bitiş süresine etkilerinin belirlenmesi; verilen bir dizi karar sonucu ortaya çıkan süreç ve süresel sonuçların firma/proje hedeflerine uygunluğunun sınanması ve projenin ilerleyen aşamalarında meydana gelen sapmaların telafi edilmesine yönelik alternatif çözümlerin aranmasında bu raporlar temel araç niteliğindedir. Rapor İçerik ve Formatları: Özellikle eylemler arasındaki ilişkilerin kurulması ve görüntülenmesi amacıyla Bölüm 'te sıralanan rapor tiplerinden grafik nitelikteki Çubuk Diyagram ve Şebeke Diyagramı raporları, sürece ilişkin senaryoların geliştirilmesi ve alternatif yaklaşımların sonuçlarının kolayca irdelenmesi açısından ağırlıklı olarak kullanılabilecek çıktılardır. Bu çalışmalar çoklukla kompüter ortamında yapıldığından, genellikle detaylı ya da özet içerikteki rapor sonuçları ekrandan görüntülenerek alternatif çözümler geliştirilir. Sınırlı sayıda alternatife ilişkin nihai süreç raporları ise üst yönetim ve uygulama sorumluları ile konuşulmak üzere toplantı masasına getirilir. Evvelce de ifade edildiği gibi, planlama dinamik bir iştir. Projenin ilerleyişi hemen her zaman plandan ve programdan sapmalar gösterir. Bu da, ara terminler ve proje bitiş süresinin ötelenmesi anlamına gelir. Planlama departmanı, ilerlemeye ilişkin enformasyonu süre ve süreç bazında da takip etmek ve planla karşılaştırarak sapmaları nedenleri ile birlikte ortaya koymak durumundadır. Gerçek anlamda bir global planlama modülünün ve bu işlevi üstlenen departmanın, başlangıç programı tekrar yakalama konusunda gerekli çözüm önerilerini de geliştirebilmesi gereklidir. Planlama departmanının ilerlemeye ilişkin sorunları ve sapmaları belirleyerek yorumlayabilmesi için Bölüm 'te belirtilen gruplama, ayıklama ve sıralamaya yönelik çeşitli sorgulama (query) kriterleri (safhalar, taşeronlar, tipolojiler, tarihler vb..) doğrultusunda çeşitli rapor içeriklerinin düzenlenmesi gerekecektir. Anlamlı yorum ve sonuçlar için bu raporların ekranda incelenmesi; farklı ayrıntı düzeylerinde projeye çeşitli mesafelerden bakılması ve yakalanan ilişkilerin basılı raporlar halinde ifadesi genellikle uygulanan bir süreçtir. 146

6 Rapor Periyodu: Şantiyedeki ilerlemenin takibi ve sapmaların belirlenmesi işinin, genellikle haftalık periyotlarda gerçekleştirilmesi yeterli olmaktadır. İlerlemedeki küçük sapmalar alınacak anlık tedbirlerle telafi edilebilirken, sözkonusu sapmaların önemli boyutlara ulaşması durumunda o ana kadar izlenen gelişmelere ve yapılan analizlere dayalı yorumlar doğrultusunda kapsamlı ve radikal revizyon önerileri ile buna ilişkin raporlar herhangi bir zaman noktasında, periyodik olmayan bir biçimde hazırlanarak üst yönetimin görüşüne sunulmalıdır Diğer İşlevsel Departmanlara Yönelik Süre ve Süreç Yönetim Raporları Global planlama modülünün ele aldığı ve proje kapsamında optimize etmeye çalıştığı üç temel unsura (süre, kaynaklar ve maliyet) ilişkin çıktıları şantiye boyutunda kullanabilecek işlevsel departmanlar: Uygulama ve Uygulama Yönetimi, Taşeron Yönetimi, Ekipman Yönetimi, Malzeme Yönetimi, Maliyet Yönetimi, olarak daha önce ifade edilmişti. Sadece Süre ve Süreç Yönetimi açısında raporlama sistemi ele alındığında, bu departmanlardan Uygulama ve Taşeron Yönetimi dışındakilerin, Bütünleşik Planlama Modülü'nden talep edeceği temel çıktıların kaynak ve maliyetlere ilişkin olacağı; süre ve sürece ilişkin çıktıların ise gerektiğinde bunların eki olarak çeşitli ikincil amaçlar doğrultusunda (örneğin, bir ekipmanın aynı anda iki ayrı eylemde gerekli olması durumunda kritik olan eyleme öncelik verilmesi kararı gibi...) bu birimlere iletilmesinin gerekebileceği söylenebilir. A. Uygulamaya Yönelik Süre ve Süreç Raporları Uygulamaya yönelik Süre ve Süreç Yönetim raporlarını: a. Firma uygulama sorumlularına (grup şefleri, şefler, saha mühendisleri) b. Taşeronlara yönelik raporlar olarak iki bölümde ele almak mümkündür. 147

7 a. Firma Uygulama Sorumlularına Yönelik Süre ve Süreç Yönetim Raporları Rapor Amaçları: Uygulama birimlerine yönelik raporlamada ana amaç, firma ve proje hedefleri doğrultusunda hazırlanan süreçte yer alan ve bu birimlerin sorumluluğundaki eylemlerin (imalatların) başlangıç ve bitiş zamanları ile izin verilebilir gecikme (bolluk) değerleri ve kendilerine ait performansı ifade eden süresel sapma bilgilerini (planlanan/gerçekleşen zaman ve süreler) ilgililere ileterek yönlendirmektir. Grup şefleri ve şefler, bu raporlar ile sorumlulukları altındaki saha mühendislerinin işbölümünü yapmakta ve performanslarını izlemektedirler. Projeyi oluşturan belirli eylemlerin sorumluluğunu üstlenen saha mühendislerine ise özellikle kendilerini ilgilendiren eylemlere ilişkin özel ve detaylı raporlar üretilmesi gerekmektedir. Rapor İçerik ve Formatları: Uygulama birimlerine, Bölüm 'te yer alan raporlardan Çubuk Diyagram ve Tablo niteliğindeki raporlar, sadece sorumlulukları altındaki eylemlerin yer aldığı özel içeriklere sahip olarak grafik ve text formatta hazırlanarak iletilmelidir. Bu raporların, taşeronlar bazında gruplanmış eylemler içermesi sözkonusu olabileceği gibi, imalat yerleri ya da başka anlamlı parametreler bazında düzenlenmesi de gerekebilir. Şef ve grup şeflerine, alt kadrolarında yer alan saha mühendislerinin tümüne ait süre ve sürece ilişkin enformasyonu içeren daha kapsamlı detaylı ve özet raporlar hazırlanırken; kendi programlarını etkileyen ve kendilerinin etkileyeceği eylemleri de bir bütün olarak algılamalarına olanak verecek, ana ve alt iş kalemleri bazında özet ve detaylı, Zaman Ölçekli Şebeke Diyagramı tipinde, projenin bütününe ait genel raporlar da iletilmelidir. Yine bu raporlar da taşeron, imalat yeri, sorumlu saha mühendisleri bazında gruplamalara tabi tutulabilir. Rapor Periyodu: Uygulamaya yönelik olarak hazırlanan raporların, haftalık olarak toplanan ilerleme bilgilerini de içerecek biçimde düzenlenmesi ve her seferinde ileriye doğru bir aylık bir perspektifi, ayrıntılı olarak günlük bazda; projenin bütününe ait bir perspektifi de haftalık bazda yansıtması gerekir. b. Taşeronlara Yönelik Süre ve Süreç Yönetim Raporları Rapor Amaçları: Taşeronlara (altyükleniciler) yönelik raporlamada amaç, herbir taşeronu, kendi sorumluluğundaki imalatların başlama-bitiş zamanları, süreleri ve bunlara ilişkin olarak zaman içinde meydana gelen değişimler konusunda bilgilendirerek, hazırlanan sürece uygun biçimde ilerlemelerini sağlamaktır. 148

8 Rapor İçerik ve Formatları: Taşeronların, sürecin planlanması ile değil, planlanmış sürecin gereklerine uygun biçimde üretimin gerçekleştirilmesi ile ilgili olduğu düşünüldüğünde, özellikle Çubuk Diyagram tipinde raporların bu amaca yönelik olarak kullanımının uygun olduğu; taşeron tarafından da algılanması ve okunmasının sorun yaratmadığı söylenebilir. Kapsam açısından ise, Bütünleşik Planlama Modülü'nün üretebildiği en detaylı ve grafik nitelikteki raporların tercih edilmesi esastır. Rapor organizasyonu açısından bakıldığında, her taşerona sadece kendisini ilgilendiren işlerin bir dökümünü içeren imalat yerleri bazında gruplanmış eylemlerin yer aldığı raporların yanısıra, özellikle erken başlama tarihleri esas alınarak sıralanmış eylemlerin yer aldığı raporlar hazırlanmalıdır. Rapor içerikleri düşünüldüğünde, bu raporların taşeron tarafından üstlenilmiş imalatların en erken başlama ve bitiş zamanları (ve dolayısıyla süresini) göstermesi; ancak, en geç başlama-bitiş zamanları (ve dolayısıyla bolluk-kritiklik değerlerini) göstermemesi gerekmektedir. Uygulama sorumlusu saha mühendisi, eylemlerin kritiklik özelliklerini kendisi bilmeli; ancak, taşeronun işini bilerek geciktirmesine neden olabilecek bu bilgiler taşerondan gizli tutulmalıdır. Ayrıca, planlanan/gerçekleşen karşılaştırmasını içeren bir raporun da taşerona verilmesine gerek yoktur. Saha mühendisi, bu konuda da gerekli uyarıları kendisine gelen taşeron bazındaki raporlara dayanarak yapmalıdır. Rapor Periyodu: Taşeronlara yönelik olarak yönlendirme amaçlı raporların, bulunulan noktadan bir ay sonrasına kadar bir zamanı içerecek şekilde, günlük bazda hazırlanması uygundur. Bu raporlar haftalık periyotlarda, ilerleme bilgilerini ve revizyonları da içerecek biçimde süresel hedefleri yansıtarak taşeronlara iletilmeli; her hafta başında, bir aylık ayrıntılı bir perspektifin yanısıra, proje bütününde taşeronun yer aldığı zaman periyodunu içeren; ancak, haftalık ya da aylık bazda düzenlenmiş süresel raporlar da öngörülmelidir. B. Taşeron Yönetimine Yönelik Süre ve Süreç Yönetim Raporları Rapor Amaçları: Bu raporların amaçlarını şöyle sıralamak mümkündür: Yapımın planlanması aşamasında taşerona verilmesi öngörülen imalatlar için başlangıç zamanlarını belirleyerek, taşeron yönetimi işlevini üstlenen birimlerin taşeron ihale programını hazırlamasına yardımcı olacak zamansal verileri ortaya koymak. 149

9 Taşeron ihale dosyasına konmak üzere, ihaleye konu olacak eylem süre ve süreçlerine ilişkin değerleri görüntülemek ve sözleşme eki olarak, sözleşme kapsamında süre ve sürece ilişkin yükümlülükleri ifade edecek bir belgeyi temin etmek. Taşeronların ilerlemelerini izleyerek, sürekli olarak sapma gösteren ve geciken taşeronların belirlenmesi ve uyarılması için gereken formel belgeleri oluşturarak, hukuki problemlerde gerekli belgelemeyi sağlamak. Taşeron performanslarını standartlarla karşılaştırmak ve standartların güncellenerek sağlıklı veritabanlarının oluşturulmasında kullanılacak süresel değerleri ortaya koymak. Rapor İçerik ve Formatları: Yukarıda sayılan amaçlar ışığında, Bütünleşik Planlama Modülü nün taşeron yönetimine yönelik olarak hazırlaması gereken rapor tipleri, Çubuk Diyagram ve süresel verilerin yer aldığı Tablo niteliğinde raporlar olacaktır. Taşeron ihale planının hazırlanması açısından bakılacak olursa, özellikle grafik nitelikteki çubuk diyagramların bu amaç için uygun olduğu söylenebilir. Taşeron yönetim modülü, bu raporun verilerinden hareketle bir master ihale programını, her bir imalat ya da ihale paketi için taşeronların temin güçlüğü vb. faktörleri de proje, yer ve imalatlar açısından gözönüne alarak geliştirecektir. İlerlemeye bağlı olarak programda önemli sapmalar oluştukça, taşeron ihale programında da revizyonlar gerekecektir. Teorik olarak, taşeron temin sürecinin adımları da süre ve süreç planlama çalışmaları kapsamında oluşturulan şebekede birer eylem olarak yer alabilir ve bu eylemlerden (ihale eylemleri) oluşan filtrelenmiş raporlar, Taşeron Yönetim Modülü'nün kullanımı için ilgili veritabanına gönderilebilir. Bu yapılmadığı taktirde, imalat eylemlerini içeren bir rapor Taşeron Yönetim Modülü tarafından, sözü edilen master ihale programını oluşturmak ve zaman içinde de güncellemek üzere Bütünleşik Planlama Modülü nce hazırlanmalıdır. Taşeron performans değerlendirmeleri için gereken süresel verileri içeren raporlar (üretilen miktarların yanısıra) planlanan ve gerçekleşen süresel değerleri yansıtan, Tablo niteliğinde raporlar olarak hazırlanmalıdır. Bu raporlar, Taşeron Yönetim Modülü nce gerekli analizlerin yapılacağı bir hesap tablosu (spreadsheet) ya da veritabanı (database) programına çekilmek (import) 150

10 üzere uygun formatla manyetik kayıt ortamında belirlenen dizine (directory) aktarılmalıdır. Sözü edilen raporların organizasyonunda, taşeronlara yaptırılan işler için üretkenlik standartlarının oluşturulmasına yönelik veritabanlarının hazırlanması ve güncellenmesi için taşeron kategorizasyonuna (kazı, yalıtım, kalıp vb...) göre içerikler oluşturulabileceği gibi, taşeron performanslarının izlenmesi ve denetim açısından da taşeron şirketler bazında (A firması, B firması vb...) gruplamalar yapılabilir. Bu raporların, eylemlere ilişkin hiyerarşik yapı üzerinde (WBS) en detaylı düzeyde açılıma sahip olması gerekir. Rapor Periyodu: Taşeron ihale sürecinin yönetimine yönelik ilk planlama aşaması raporlarından sonra, proje sürecine ilişkin revizyonlara paralel olarak, taşeron grupları bazında organize edilmiş raporların; ya da ihale eylemlerini de içeren bir planlama çalışmasında, bu eylemleri filtreleyen bir raporun haftalık bazda hazırlanarak Taşeron Yönetim Modülü'ne iletilmesi gerekir. Taşeron performanslarını izlemeye yönelik raporların oluşturulmasında kullanılacak Tablo tipi raporların da, bu kez taşeron şirketler bazında organize edilerek yine haftalık bazda üretilmesi gerekmektedir İdareye (Malsahibi ya da Kontrolluk Örgütü) Yönelik Süre ve Süreç Yönetim Raporları Rapor Amaçları: Yüklenici firmanın bir malsahibi ya da kontrolluk örgütü ile muhatap olduğu durumlarda, sözleşme kapsamında belirlenen bir raporlama sistemi sözkonusu olacaktır. Bu düzeyde ağırlıklı raporlar, özellikle gerçekleştirilen üretim miktarı ve bunun parasal karşılığı olan hakedişler kapsamında olmakla beraber, iş ilerlemesinin planlanan ve gerçekleşen değerlerinin süre bazında da idareye raporlanması istenecektir. Rapor İçerik ve Formatları: İdare'nin isteği doğrultusunda, firma sözleşmede belirtilen her tür Süre ve Süreç Yönetim raporunu hazırlamak durumundadır. Ancak, esas olarak talep edilecek raporlar, Bölüm 'te belirtilen raporlar içinden sadece Çubuk Diyagram niteliğinde olanlardır. Rapor organizasyonlarında yapım fazları (temel, kaba yapı, ince yapı vb...) bazında gruplamalar yapılabileceği gibi, özellikle imalatların (eylemler) erken başlama tarihlerine göre bu diyagramda sıralanması, ilerlemenin izlenebilmesi açısından uygun olacaktır. 151

11 Rapor kapsamında, eylemlerin hiyerarşik yapısı üzerinde en detaylı raporların yanısıra, ana imalat kalemleri bazında yuvarlanmış özet içeriklere sahip rapor setleri yer almalıdır. Bu düzeyde esas görülmek istenen, ilerlemenin programa uygun biçimde gerçekleşip gerçekleşmediğidir. Bu nedenle, planlanan ve gerçekleşen değerlerin rapor kapsamında birlikte görülmesi gerekmektedir. Rapor Periyodu: İdare ile iletişimin genellikle aylık bazda olduğu düşünülürse, bu raporların da aylık periyotlarda düzenlenmesi öngörülebilir. Proje süresinin kısa olduğu durumlarda bu aralık azaltılabilir Kaynak Yönetimine Yönelik Olarak Önerilen Raporlama Sistemi Bir yapım firmasının enformasyon sistemini oluşturan bileşenlerden biri olarak Bütünleşik Planlama Modülü'nün çeşitli yönetimsel işlevlere (planlama, yürütme...); herbiri, kendi sorumluluk alanında bu işlevleri yerine getiren çok sayıda birim, grup ve kişilere (üst yöneticiler, uygulama sorumluları); işlevsel departmanlara (personel, muhasebe...) yönelik olarak üreteceği raporları farklı içerik, format ve periyotlarda oluşturması gerektiği evvelce belirtilmişti. 152

12 Modülün, Kaynak Yönetimine yönelik olarak hazırlaması gereken raporların bu parametreler açısından çok sayıda kombinezonu sözkonusu olup, bu çalışmanın kapsamında bunların Kullanıcı Birimler Bazında kategorizasyonu uygun görülmüştür. Bu amaçla, Bölüm 'de sıralanan, Bütünleşik Planlama Modülü'nün girdilerini aldığı ya da çıktılarını gönderdiği birimler tek tek ele alınarak, bu birimlerin amaçları açısından üretilmesi gereken raporların ayrıntısı açıklanacaktır Genel Merkeze Yönelik Kaynak Yönetim Raporları Rapor Amaçları: Staratejik düzeyde çoklu proje yönetimi felsefesini benimsemiş ve dolayısıyla taktik ve operasyonel düzeyde çoklu proje planlama ve çoklu kaynak planlama/dengeleme (multi-project resource planning & leveling) yaklaşımını uygulayan bir yüklenici firmanın, bu kaynakların teminine yönelik planlama çalışmalarını yapacak departmanlarına, herbir şantiyedeki Bütünleşik Planlama Modülü'nün işgücü, ekipman, malzeme ve taşeron kaynaklarına ilişkin olarak zaman bazındaki ihtiyaç değerlerini gösteren birtakım raporları iletmesi gereklidir. Bunun dışında, özellikle şantiyelerin merkezden ya da bir başka ülkeden temin edecekleri kaynaklara ait ihtiyaç programlarının merkeze iletilerek, bunlara ilişkin temin planlarının hazırlanması gerekmektedir. Sadece belirli kaynakların (makina vb.) merkezden izlendiği ve planlandığı firmalar için, yalnızca bu kaynaklara ilişkin programın merkeze iletilmesi yeterli olmaktadır. Bu doğrultuda sözü edilebilecek bir yaklaşım, kaynaklara ilişkin maliyetin %80'ini oluşturan kaynakların %20'sinin (ABC analizi) ya da sadece belirli kalemlerin (demir, beton vb.) merkez tarafından izlenmesidir. Kaynakların teminine ilişkin herhangi bir fonksiyonu üstlenmeyen bir genel merkez, sadece planlanan ve gerçekleşen kaynak kullanım değerlerini ve bu sapmaların nedenlerini bilmek isteyebilir ki, bu da esas olarak şantiye üst yönetiminin sorumluluğunda olup, merkeze de şantiyede işlerin nasıl yürüdüğü konusunda bir fikir vermesi açısından gerekli görülebilir. Merkez için asıl önemli olan, imalat sınıflarına bağlı olarak bu imalatlar kapsamında kullanılan kaynakların performans ve üretkenlikleridir. Bu değerler, yeni tekliflerin hazırlanmasında kullanılacak önemli verilerdir. Rapor İçerik ve Formatları: Kaynak temininin merkez tarafından yapıldığı ve bu amaçla tüm şantiyelerin kaynak ihtiyaç programlarının süperpoze edildiği 153

13 durumlarda, merkezin temin etmesi gereken kaynakların zaman bazındaki değerlerini içeren raporların, şantiyeler tarafından merkeze iletilmesi gerekecektir. Çoklu kaynak planlama işlevinin bilgisayar ortamında gerçekleştirilmesi durumunda, şantiyenin tüm proje verilerini içeren, Bütünleşik Planlama Modülü tarafından oluşturulmuş dosyaların manyetik ortamda merkeze iletilmesi ve merkezin bunları, uyumlu bir software'i kullanarak entegre etmesi mümkündür. Her bir şantiyeye ilişkin projenin, bir master projenin altprojeleri olarak tanımlanacağı bu yaklaşımda klasik anlamda raporlara ihtiyaç yoktur; merkez, proje dosyalarındaki verilerden istediği kapsam ve formatta çıktıları kendisi oluşturabilir. Temin (procurement) planlamasına yönelik kaynak raporlarının zaman bazında yığışımlı (kümülatif) miktarları içeren text ya da grafik nitelikte raporlar olması gerekmektedir. Bu raporlar esas olarak, kaynakların zaman boyutunda fiilen kullanılacakları miktarları, yani ihtiyaçları gösterdiğinden, temin planlaması kapsamında sipariş aralığı, nakliye vb. süreler de göz önünde tutularak birtakım işlemlere tabi tutulmak durumundadır. Kaynakların performans değerlerinin yeni teklifler için genel merkeze iletilmesi gerekliliğine yukarıda değinilmişti. Bu amaçla, tamamlanan ana imalat gruplarına (çatı, duvar, sıva, şap, tesisat vb.) ait gerçekleşen işgücü ve ekipman kullanım değerlerinin diğer enformasyonla (süre, maliyet) birlikte merkeze, grafik ve sayısal raporlar halinde gönderilmesi ya da merkezin, projeye ilişkin dosyalardan yararlanarak bu raporları kendisinin üretmesi gerekecektir. Bu doğrultuda, projeyi oluşturan eylemlerin tamamlanmış olma niteliklerine bağlı olarak ayıklama (filtering) ve ana imalatlar bazında da gruplama (grouping) işlemine tabi tutularak raporların organize edilmesi sözkonusudur. Rapor Periyodu: Temin planlamasına yönelik olarak projenin başlangıcında merkeze iletilen, kaynaklara ilişkin ihtiyaç değerlerini içeren raporlar, projenin süreci ya da kapsamında ve bağlı olarak kaynak kullanımında revizyonlar gerektiğinde güncellenerek merkeze iletilmelidir. Bunun dışında, kaynakların performanslarına yönelik olarak gereken rapor ya da veriler aylık bazda merkeze gönderilebilir. 154

14 Şantiye Üst Yönetimine Yönelik Kaynak Yönetim Raporları Rapor Amaçları: Proje müdürü ve ona bağlı (varsa) çeşitli proje alt bölümlerinden (altyapı, kabayapı, inceyapı vb.) ve işlevsel birimlerden (personel, ekipman vb.) sorumlu proje müdür yardımcıları Bütünleşik Planlama Modülü tarafından üretilen kaynak raporlarına planlama ve denetim amaçlı olarak ihtiyaç duyacaklardır. Malzeme, personel, taşeron ve ekipman ihtiyaç raporları, sözkonusu kaynakların yönetimiyle ilgili birimlerin temin planlarının eki olarak proje müdürüne iletilecektir. Proje müdürü, kimi durumlarda, bu planları kaynak ihtiyaç programlarından yararlanarak kendisi oluşturmak durumunda da kalabilir. Özellikle küçük şantiyeler için sözkonusu olabilecek bu tür durumlarda proje müdürünün ekipman ihtiyaç raporları ve ekipman yükleme raporlarından yararlanarak, efektif kullanım için satınalma, merkezden temin ya da kiralama kararlarını vermesi kolaylaşacaktır. Özellikle ana imalat kalemleri bazında düzenlenecek gerçekleşen kaynak kullanım değerlerini de içeren grafiklerin, proje müdürü ve kendilerini ilgilendiren imalatlara ilişkin olarak da yardımcılarına ışık tutacağı söylenebilir. Rapor İçerik ve Formatları: İlk planlama aşamasında geliştirilen süre ve süreç planına bağlı olarak şekillenen kaynak ihtiyaç raporları, proje müdürünün kaynak kullanımına ilişkin zaman bazındaki ilerlemeyi görmesine ve kaynak teminine yönelik temel kararları vermesine yardımcı olacaktır. Bu amaçla, kaynak ihtiyaç raporları ilk planlama aşamasının temel raporları olarak işgücü, ekip (taşeron), malzeme ve ekipmana ait zaman boyutundaki ihtiyaç değerlerini ortaya koymalıdır. Grafik nitelikteki bu raporlar yığışımsız ya da yığışımlı olarak düzenlenebilmekte olup, farklı değerlendirmelerde kullanılmaları sözkonusudur. Yığışımsız grafikler (histogramlar), kaynağın ihtiyaç değerlerinin düzenli (regular) karakterde olup olmadığını ve efektif kaynak kullanımı için kaynak büyüklüğü ya da kapasitesinin ne olması gerektiği konusunda önemli bir gösterge durumundadır. Şantiyede sürekli tutulması düşünülen işgücü ya da ekipmanın ihtiyaç grafiğindeki iniş-çıkışlar ve kesintiler, bu kaynakların efektif kullanımını güçleştirecektir. Bu durumda, temini güç ya da pahalı kaynakların kiralanması gibi kararların önceden verilebilmesi mümkün olacaktır. 155

15 Özellikle yurt dışındaki projelerde işgücü ve ekipmana ilişkin anlık düzenleme ve değişikliklerin yapılmasının güçlüğü göz önünde tutulursa, işin ilerleyişine bağlı olarak kaynakların ihtiyaçlarının önceden belirlenmesinin önemi daha net görülecektir. Kaynakların proje süresince sözkonusu olabilecek ihtiyaç değerlerine ilişkin olarak idealize edilmiş iki durum mevcuttur. İlk durumda, kapasite zaman içinde giderek arttırılır ve proje yoğunluğunun azalmaya başladığı bir noktadan itibaren de azaltılır. İkincisinde ise kaynak kullanımının lineer olduğu varsayılır. Gerçekte bu ideal durumlar sözkonusu olmayıp, bunlara yaklaşan durumlar görülebilir. Yığışımlı (kümülatif) grafikler ise proje süresince belirli zaman noktalarında kaynakların toplam kullanım değerlerinin ne mertebede olacağının görülmesi amacına yöneliktir; temin planının hazırlanması ve parasal varlığın zaman içinde bu kaynakların teminine nasıl tahsis edileceğine ilişkin kararların verilmesinde kullanılmaları sözkonusudur. Kaynak kullanım raporları ise denetim amaçlı ve text (tablo) niteliğinde olup, başlangıçta planlanan kullanım değerlerinden sapmalarının (variance) mertebe ve nedenlerini belirlemeye yöneliktir. Özellikle, işgücü ve ekiplere ilişkin olarak kabul edilen performans değerlerine bağlı olarak yapılan planlardan sapmalar, hangi ekiplerde ya da imalatlarda sorun bulunduğunu belirlemeye yardımcı olur. Malzemeye ilişkin varyanslar ise metraj değişikliklerini ya da malzeme kayıplarını ortaya koyar. Rapor Periyodu: Planlama amaçlı kaynak raporları ilk planlama aşamasında üretildikten sonra, revizyon gerektirecek sapmalar sözkonusu olduğunda, revizyonlardan sonra; denetim esaslı kaynak kontrol ve performans raporları ise haftalık bazda üretilerek şantiye üstyönetimine iletilmelidir Planlama Departmanının Amaçlarına Yönelik Kaynak Yönetim Raporları. Rapor Amaçları: Başlangıçta da belirtildiği gibi, bütünleşik planlama (proje planlama ve programlaması) işlevinin, diğer işlevsel birimlerde gerçekleştirilen spesifik planlama işlevlerinden (malzeme temini, personel temini vb.) farkı, proje kapsamında ihtiyaç duyulacak tüm kaynakları, bunların temini için gerekecek maliyetler ve zaman unsuru ile birlikte ele alarak bütünleşik bir planlama yaklaşımı uygulamasıdır. 156

16 Bu unsurların birbirinden bağımsız olarak planlanmasının olanaklı olmadığı da evvelce ifade edilmişti. Bu nedenle, planlama birimi bu üç unsura ilişkin verileri birlikte ele alarak proje ve firma amaçları doğrultusunda en uygun çözümü sağlamaya çalışacaktır. Özellikle, sözleşmede belirlenen terminlere uygun bir süresel ilerlemenin gerçekleştirilebilmesi için gereken eylem sürelerini sağlayacak kaynak miktarlarının belirlenmesi; buna ek olarak kaynak sınırlamaları, çakışmaları ve önceliklerini dikkate alan gerçekçi bir planlama için gereken kaynak dengeleme işleminin yapılabilmesi ve nihayet ardışık eylemlerin hızlarının uyumlaştırılması için gereken kaynak ayarlamalarının yapılması Bütünleşik Planlama Modülü'nün ve onu kullanan birimin asli fonksiyonlarından birisidir. Şantiyede, örneğin tek bir kreyn varken, kreyn kullanımını gerektiren iki eylemin tümüyle ya da kısmen aynı zaman aralığında çakışmasını önleyen kaynak dengeleme prosesi, dengelenmiş süre(ç) planını ortaya koyarken; birbirinden farklı hızlara sahip eylemlerin proje bitiş süresini gereksiz yere uzatmasını önleyecek kaynak büyüklüklerinin ayarlanması işlemi, kaynakların boş bekleme durumunu minimize edecektir. Tüm bu işlemler yapılırken çeşitli alternatif çözümler, planlama birimi tarafından Bütünleşik Planlama Modülü kullanılarak geliştirilebilir. Bu esnada kaynak kullanım kararlarına bağlı olarak şekillenen süre(ç) planının ortaya koyduğu zamana bağlı kaynak ihtiyaç değerleri de planlama departmanı tarafından proje/firma amaçları açısından tekrar gözden geçirilir. Rapor İçerik ve Formatları: Planlama birimi, kaynakların zaman boyutundaki ihtiyaç değerlerinin kaynak varoluş profilleri ile belirlenen kaynak kısıtlama değerlerini aşıp aşmadığını ve kaynak kısıtlı/zaman kısıtlı kaynak dengeleme yaklaşımlarından hangisini benimseyeceğini; hangi kaynakları bu karar doğrultusunda dengeleme dışı bırakacağını belirlemek için genellikle grafik nitelikteki kaynak ihtiyaç histogramlarını kullanacaktır. Özellikle işgücü ve ekipman dengelemesi için gerekli olacak bu raporlar, malzemeler için gerekli değildir. Rapor Periyodu: İlk planlama aşamasında üretilecek bu raporlar, projenin ilerleyişine bağlı olarak revizyonların gerekmesi durumunda yapılacak etüdler esnasında tekrar kullanılacaktır. 157

17 Diğer İşlevsel Departmanlara Yönelik Kaynak Yönetim Raporları Bütünleşik Planlama Modülü'nün ele aldığı ve proje kapsamında optimize etmeye çalıştığı üç temel unsura (süre, kaynaklar, maliyet) ilişkin çıktıları şantiye boyutunda kullanabilecek işlevsel departmanlar: Uygulama yönetimi, Taşeron yönetimi, Ekipman yönetimi, Personel yönetimi, Malzeme yönetimi, Maliyet yönetimi, olarak ifade edilmişti. Bunlardan, sonuncusu dışında diğerlerine çeşitli kaynakları içeren raporların Bütünleşik Planlama Modülü tarafından iletilmesi gereklidir. A. Uygulamaya Yönelik Kaynak Yönetim Raporları Rapor Amaçları: Sahadaki uygulama sorumluları, gerçekleştirilmesinden sorumlu oldukları imalatların kapsamında yer alan kaynakların zaman boyutundaki değerlerini, gerek günlük ve gerekse haftalık planlarını yaparken bilmek ihtiyacındadır. Bu verilerden hareketle; örneğin, denetimindeki taşeronun, üstlendiği imalatı gerçekleştirmek için yeterli büyüklükteki bir ekiple çalışıp çalışmadığını belirleyebileceği ve gereken uyarıları yapabileceği gibi, imalatın gerçekleştirilmesi için gereken malzeme ve ekipmanın ilgili birimden talebi için ihtiyaç duyduğu bilgiyi almış olur. İşgücü ve ekipmanın performansını, saha mühendisi zaten yakından takip etmekte ve elindeki programa göre değerlendirmektedir. Bundan dolayı performansa ilişkin raporların sadece üst yönetime gitmesi yeterlidir. Üst yönetim, gerektiğinde uyarılarını bu raporlar vasıtasıyla yapar. Saha mühendisi dışında, özellikle malzemeli taşeronların kendi malzeme teminlerini ve tüm taşeronların işgücü planlarını doğru biçimde yapabilmesi için, taşeronlara da bu raporların iletilmesi gerekebilir. Rapor İçerik ve Formatları: Sahadaki uygulama sorumluları, üretimin gerçekleştirilmesi için gereken işgücü, ekipman ve malzemeye ilişkin miktarları süre ve süreç bilgisinin yanısıra bilmek ihtiyacındadır. Bu bilgilere bağlı olarak, kendi performans hedeflerini de belirleyebilmeleri olanaklıdır. Bu amaçla, proje 158

18 bütününe ilişkin olarak kendi sorumluluklarındaki imalata ait kaynak kullanım miktarlarının ve bunların zaman bazındaki gelişimini içeren bir genel raporun yanısıra, ileriye doğru aylık (proje süresine bağlı olarak haftalık da olabilir) dönemleri kapsayan kaynak kullanım raporları hazırlanmalıdır. Bu raporların organizasyonunda, her bir saha mühendisinin kendisine ait eylemlerin seçildiği bir ayıklama işlemi uygulanmalı ve bu imalatlar kapsamında yer alan tüm kaynakların zaman boyutundaki ihtiyaç miktarlarını gösteren grafik nitelikteki histogramlar ile, eylemler bazında gruplanmış ve her eylem kapsamında gereken kaynak miktarlarının yer aldığı text (tablo) niteliğindeki kaynak yükleme raporları süre(ç)e ilişkin raporlarla birlikte bir set olarak hazırlanmalıdır. Rapor Periyodu: Kaynak ihtiyaçlarına ilişkin bu raporlar ilk planlama aşamasında bir kez hazırlandıktan sonra, özellikle aylık periyotta ileriye doğru bakan raporların, saha mühendislerinin gereken kaynak taleplerini yapabilmeleri için belirli bir süre önceden kendilerine iletilmesi gerekir. Bu talepler, satınalma ile ilgili Bölüm E'de ele alındığı gibi kontrol (verify) amaçlı olup; esas olarak, ihtiyaç programları malzeme yönetim birimlerince temin programlarının hazırlanmasında zaten göz önüne alınmalıdır. Süre ve sürece ilişkin sapmalar ve bağlı olarak revizyonlar sözkonusu olduğunda, normal periyodun dışında da raporlamalara ihtiyaç vardır. B. Taşeron Yönetimine Yönelik Kaynak Yönetim Raporları Rapor Amaçları: Taşerona verilecek imalatlarda genel yaklaşım, işin süresi ve miktarını belirtip, bu kapsam ve süredeki işin hangi zaman aralığında ve şartname uyarınca gerçekleştirilmesinin istendiğine ilişkin belirlemeleri yaptıktan sonra, gereken ekip büyüklüğünün taşeronun inisiyatifine bırakılmasıdır. Ancak, kimi durumlarda, taşeronun bu belirsizlikten dolayı verdiği yanlış kararlar, işin ilerleyişine ilişkin aksamalara neden olabilmektedir. Taşeron teklifleri istenirken, imalatı hangi işgücü kompozisyonu ile gerçekleştirmesi gerektiğine ilişkin bir bilginin de istenmesi ve alınan bu bilginin proje ve firma performans standartları ile karşılaştırılması yararlı olacaktır. Bu veriler, aynı zamanda taşeron tekliflerinin değerlendirilmesinde kullanılacak kıstaslardan biri olabilir. Özellikle kapsamlı projelerde, bir taşeronun çeşitli proje bölümlerinde üstlendiği imalatlar, kullanması gereken kaynaklar açısından düzenli (regular) olmayan bir durum yaratabilir. Bu durumda taşeronun, imalatı ne miktarda 159

19 işgücü (usta, düzişçi vb.) gerçekleştireceğinin yanısıra, bunların zamana dağılımı da önemlidir. Dolayısıyla, teklif dosyasında buna ilişkin veriler de talep edilerek, planlama raporları ile karşılaştırılabilir. Ya da tersi yapılıp, işi alan taşerona bu raporlar hazır verilip, kendi programını sağlıklı biçimde yapması için yol gösterilebilir. Benzer şekilde, malzemeli taşeronlara malzeme itiyaç raporları, teklifini verirken kullanacağı doneler olarak, doldurulacak teklif dosyası içinde iletilebilir. Rapor İçerik ve Formatları: Taşeron teklif dosyasında yer alacak ya da taşeron tekliflerinin tutarlılığını belirlemeye yönelik olarak Taşeron Yönetimi Birimi'nce kullanılacak işgücü, malzeme ve ekipman raporları, taşerona verilecek her bir imalat grubu için (demir işleri, beton işleri vb.) gruplanarak, bu imalatlar kapsamında yer alan her bir kaynak için grafik nitelikte kaynak ihtiyaç histogramları ve sayısal değerleri zaman bazında ifade eden text (tablo) niteliğindeki kaynak yükleme raporları hazırlanmalıdır. Ayrıca, yine imalatlar bazında gruplanmış eylemlerin, kapsamlarında yer alan kaynaklara ilişkin dökümleri içerecek şekilde organize edilmesiyle elde edilecek text niteliğindeki kaynak kontrol raporları da bu setin içinde yer alabilir. Rapor Periyodu: Bu raporların, taşeron temin planı esas alınarak, gereken taşeronların temin prosedürlerinin başlayacağı noktadan belirli bir süre öncesinde hazırlanması gerekmektedir. C. Ekipman Yönetimine Yönelik Kaynak Yönetim Raporları Rapor Amaçları: Bütünleşik Planlama Modülü süre, kaynak ve maliyete ilişkin bütünleşik planlama faaliyetini gerçekleştirirken, bu unsurlar arasındaki karşılıklı (interaktif) ilişkileri de gözönüne almaktadır. Bu süreçte, diğer kaynaklara olduğu gibi, ekipmana ilişkin temel kararlar ve sınırlamalar da veri olarak sisteme girilir ve kaynak dengeleme işleminde kullanılır. Projenin kaç takım kalıpla ve kreyn ile gerçekleştirileceği gibi temel kararlar süre ve süreç planlamanın da temel verileri durumundadır. Tüm eylemlerin süre(ç) verileri, kaynak atamaları ve kısıtlamaların birlikte ele alınması sonucunda gerçekleştirilen bütünleşik planlama işleminin ardından şekillenen proje süreci ve süresi ile ara terminler, maliyete ve kaynaklara ilişkin zaman boyutundaki değerler, proje ve firma amaçları açısından istenmeyen durumlar arzedebilir. 160

20 Projenin karakteristikleri dikkate alınarak ve üretilen raporlar değerlendirilerek bu üç unsura ilişkin temel kararlarda değişiklikler yapılabilir. Yapılan işlem bir optimizasyon çalışması olup, tüm faktörlerin istenen değerlere sahip kılınması çoğunlukla aynı anda mümkün değildir. Süre ve süreç üzerindeki pozitif değişiklikler nakit akışı ya da kaynak kullanımlarının zaman boyutundaki dağılımını olumsuz biçimde etkileyebileceği gibi, tersi durumlar da sözkonusu olabilir. Bu gidiş-gelişler sonucunda süre(ç) ve maliyete ilişkin kriterler planlama çalışmalarında ağırlık kazandığında, kaynak kullanımına ilişkin temel kararların tekrar gözden geçirilmesi gereklidir. Yapılacak değişiklikler kaynak kısıtlamalarına yönelik olabileceği gibi, kaynakların teminine yönelik de olabilir. Ekipman planlamasına yönelik bu raporların incelenmesi sonucunda, örneğin kalıp takımı ya da kreyn sayısı konusunda başlangıçta öngörülen temel değerlerin proje süresi açısından sorun yaratması gibi nedenlere bağlı olarak sayı arttırma kararı verilebileceği gibi; efektif biçimde kullanılamayan, proje süresince kesintili biçimde ihtiyaç duyulan araçların merkezden temin edilip, tüm proje süresince şantiyede bekletilmek yerine, kiralama yoluyla temin kararı da verilebilir. Evvelce ifade edildiği gibi, bu tür etüdlerin sorumluluğu planlama birimine ait olup, makina yönetim birimi genelde sadece ekimanların günlük tahsisi, bakım onarımlarının planlanması ve puantajlarının tutulması gibi rutin ve idari (administrative) işlerle uğraşır. Birim, her bir araç ve makinanın düzenli bakım periyotlarını, mevcut durumlarını ve proje süresince kullanım yüklerini göz önüne alarak ekipmanlara ilişkin bir bakım-onarım (maintenance) planı hazırlamak durumundadır. Böylelikle, beklenmedik zamanlarda ekipmanların bozulmasıyla işlerin aksama riski en aza indirgenmiş olacaktır. Bu plan doğrultusunda ekipman grubu, çeşitli ekipmanların periyodik bakım-onarım nedeniyle devre dışı kalacağı bireysel ekipman çalışma takvimlerini (individual resource calendars) hazırlayarak Bütünleşik Planlama Modülü'ne geri bildirmeli; Bütünleşik Planlama Modülü'de bu verileri sisteme aktararak, program üzerindeki etkilerini gözönüne alan düzeltmeleri yapmalıdır. Rapor İçerik ve Formatları: Ekipman yönetimine yönelik kaynak raporlarının projede yer alan kreyn, tünel kalıp, beton santralı, ekskavatör, transmikser vb. bütün araç ve makinalar için zaman boyutundaki ihtiyaç değerlerini gösteren grafik nitelikteki histogramları içermesi gerekir. Kaynak planlama amacına 161

21 yönelik bu raporların esas olarak planlama birimi ve şantiye üst yönetimine yönelik olduğu evvelce belirtilmişti. Aynı raporlar, operasyonel düzeyde ekipman yönetimi (günlük ve haftalık ekipman planlama ve tahsisi) ile bakım-onarım planlaması amacıyla ekipman birimine de (kademe) iletilmelidir. Bu amaca yönelik raporların ise yığışımlı (kümülatif) grafikler olmasında fayda vardır. Çünkü, bu tip raporlar ekipmanın zaman boyutundaki yükünü kümülatif olarak gösterdiğinden limitlere hangi zaman noktasında ulaşıldığını hemen görmek mümkündür. Rapor Periyodu: Bu raporların ilk planlama aşamasında hazırlanıp, ilgili birime iletilmesinden sonra, süre(ç)te ve bağlı olarak kaynak kullanım değerlerinde önemli değişiklikler meydana geldiğinde, revize raporların hazırlanarak ekipman birimine tekrar ulaştırılması gerekir. D. İnsan Kaynakları Yönetimine Yönelik Kaynak Yönetim Raporları Rapor Amaçları: Projenin ilerleyişine bağlı olarak üretimi gerçekleştirecek her düzeyde işgücü ile idari ve yönetimsel pozisyonlarda yer alan personelin zaman boyutundaki ihtiyaçları, sağlıklı bir insan kaynakları planlaması için gerekli temel veridir. Bu veri, projeyi oluşturan eylemlere atanan insangücü kaynaklarının, bu eylemlerin zaman boyutunda yer aldıkları aralıklara bağlı olarak şekillenen raporlarla görsel hale gelir. Üst yönetimin belirleyeceği personel politikaları doğrultusunda personel birimi, insan kaynaklarının tümüne ait (işçiler, ustalar, formenler, saha mühendisleri vb.) ihtiyaçların gelişimini içeren raporları dikkate alarak personel teminine yönelik ayrıntılı bir plan yapmak durumundadır. Özellikle sınırötesi projelerde işgücüne ait çeşitli temin kaynakları olabilmekte ve çeşitli ülkelerden işgücü temininin düşünüldüğü durumlarda, bu planların işin aksamadan yürütülmesi için önem taşıdığı görülmektedir. Personel teminine ve proje alanına nakline ilişkin tüm süreç bu plana göre düzenleneceği gibi; bu personelin yemek, barınma gibi ihtiyaçlarının da idari işler birimince sözü edilen raporlardan yararlanarak planlanması gerekir. Ülke dışındaki projelerde taşeron işçilerinin temini ve şantiyeye ulaştırılması da genelde firma tarafından gerçekleştirildiğinden, bu işçilerin de planlama çalışmalarında personel birimi tarafından ele alınması zorunludur. Personel 162

22 birimi bu durumda genel merkezdeki ilgili birimle temin planını geliştirecek ve gerçekleştirecektir. Rapor İçerik ve Formatları: Personel biriminin insan kaynaklarına ilişkin temin planını hazırlayabilmesi ve bağlı olarak temin sürecini gerçekleştirmesi, Bütünleşik Planlama Modülü'nün her düzey ve vasıftaki işgücüne ilişkin raporlara dayanmalıdır. Bu nedenle, işgören tipleri bazında hazırlanmış zaman boyutundaki adam-saat ya da adam-gün cinsinden değerler ifade eden işgücü ihtiyaç histogramları ve yığışımlı işgücü ihtiyaç grafikleri Bütünleşik Planlama Modülü tarafından hazırlanarak personel birimine iletilmelidir. Grafik nitelikteki bu raporların yanısıra, bunların sayısal değerlerini ifade eden text niteliğindeki işgücü yükleme raporları da modül tarafından hazırlanmalıdır. Yığışımsız değerleri içeren histogramlar minimum ve maksimum noktaları ve yoğunlaşılan zaman aralıklarını net biçimde ifade ettiklerinden, bu periyotlar için hazırlıklı olunmasını sağlayacak nitelikte çıktılardır. Yığışımlı değerler içeren grafikler ise, personel temininde sevkiyat aralık ve büyüklüklerinin ayarlanmasında yardımcı olacak raporlardır. Rapor Periyodu: İnsan kaynakları yönetimine yönelik olarak, Bütünleşik Planlama Modülü'nün bu raporları ilk planlama aşamasında üretmesi gerekmektedir. İlerlemeye bağlı olarak revizyonlar yapıldığında, aynı raporların tekrar hazırlanarak personel birimine iletilmesi gereklidir. E. Malzeme Yönetimine Yönelik Kaynak Yönetim Raporları Rapor Amaçları: Satınalma biriminin, projenin ilerleyişine uygun olarak imalatına başlanan kalemler kapsamında gereken malzemelerin, gereken zamanda, gereken miktar ve nitelikte ve gereken yerde hazır bulunmasını sağlaması doğal işlevidir. Yapım (inşaat) projelerinde birtakım malzemelerin bir seferde ve proje başlangıcında temini (fiyat artışları, ihzarat bedeli alınması vb. nedenlerle) tercih edilirken, çok sayıda malzemenin de ihtiyaç duyulacağı zaman noktasında ya da öncesinde temini esastır. Herhangi bir malzemenin, gerekli olduğu imalatın zaman aralığının belirli bir süreden fazla olması durumunda ise imalatın kritikliği, nakit durumu gibi faktörler de göz önüne alınarak partiler halinde alımlara gidilmektedir. Bu amaçla, her bir malzemenin zaman boyutunda ihtiyaç duyulan miktarlarını ifade eden raporların, Bütünleşik Planlama Modülü tarafından üretilerek satınalma birimine iletilmesi gerekmektedir. 163

23 Malzemelerin temin kaynağı (yurtiçi, yurtdışı), temin güçlüğü vb. nedenlere bağlı olarak farklı sipariş aralıkları ve şantiyede gerektirdiği depolama koşullarına bağlı maliyetler sözkonusudur. Satınalma biriminin, tüm malzemelerin zaman boyutundaki ihtiyaç değerlerini; bunların hangi periyotlarda ve ne miktarlarda temin edileceğini ve ödeme koşullarına bağlı olarak şantiye bütçesinin malzeme kalemini içeren nakit çıkışlarının değerini hesaplamaya olanak verecek bir satınalma planını hazırlaması bu raporlar vasıtasıyla mümkün olacaktır. Rapor İçerik ve Formatları: Satınalma planlamasının yapılabilmesi için gerekli olan malzemelerin zaman boyutundaki ihtiyaç değerleri grafik nitelikteki malzeme ihtiyaç histogramları ve yığışımlı malzeme ihtiyaç grafikleri olarak raporlanabilir. Her bir malzeme için ayrı ayrı hazırlanan bu raporlar, text niteliğindeki malzeme ihtiyaç tabloları formatında da üretilebilir. Rapor Periyodu: Malzeme yönetimine yönelik olarak Bütünleşik Planlama Modülü nün, bu raporları ilk planlama aşamasında üretmesi gerekmektedir. İlerlemeye bağlı olarak revizyonlar yapıldığında, aynı raporların tekrar hazırlanarak satınalma birimine iletilmesi gereklidir İdareye Yönelik Kaynak Yönetim Raporları Rapor Amaçları: Esas olarak, maliyet + kar (cost plus) ve birim fiyat yaklaşımlarının dışındaki sözleşme tiplerinde yüklenici firmanın, firma dışına kaynak kullanımına ilişkin raporlar üretmesi zorunluluğu yoktur. Genel uygulama, süre ve sürece ilişkin bir plan ve programın yanısıra, bu süre(ç) planına bağlı olarak şekillenen ve hakedişe esas olacak, zaman boyutundaki bir maliyet değerleri dizisinin girişimci ya da onun adına projeyi denetleyen kontrolluk örgütüne verilmesi şeklindedir ki, girişimciyi de esas ilgilendiren noktalar, kalitenin yanısıra işin süresi ve maliyetidir. İmalatların kapsamında kullanılacak girdiler metraj dosyalarında mevcut olup, bunların zaman boyutundaki kullanım değerleri yüklenicinin sorunudur. Özellikle maliyet + kar yaklaşımında girişimci, projenin ilerleyişine ilişkin çeşitli aşamalardaki maliyet değerlerine neden olan kaynak kullanım değerlerini, ilk planlama aşamasından itibaren bilmek ve kendi amaçları doğrultusunda müdahale ederek maliyetin oluşumunu etkilemek isteyebilir. Sözleşmede bu doğrultuda hükümlerin yer alması durumunda planlama birimi, bu amaçlara yönelik kaynak kullanım raporlarını, ilk planlama aşamasında alternatif çözümleri ortaya koymak için gereken çalışmalar kapsamında üreterek idareye 164

24 de sunmak durumunda kalacaktır. İdarenin bir maliyet tavanını sözleşmeye koyması durumunda, kaynak kullanım değerleriyle bu kadar fazla ilgilenmesi gerekmeyebilir. Ancak, bunun yapılamadığı durumlarda (projenin önemli ölçüde bitmemiş olması halinde vb.) aşırı dentim ihtiyacı ve bunun yarattığı bürokrasi projenin ilerleyişini olumsuz etkilese bile, girişimci, bu detayda müdahaleci olabilmektedir. Bunun dışında idare, ilk planlama aşamasında öngörülen maliyet değerlerinin ilerleme ile birlikte sapmasına neden olan, birim fiyatlarda ya da imalat miktarlarında çeşitli nedenlerle (proje değişikliği, hatalı tahmin vb.) meydana gelen değişiklikleri de bilmek isteyebilir. Keşif, metraj ve hakediş raporlarından da izlenebilecek olan bu gelişme ve sapmaların, Bütünleşik Planlama Modülü raporlarıyla görüntülenmesi de mümkündür. Rapor İçerik ve Formatları: Girişimcinin sürece ve kaynakların zaman boyutundaki kullanımına ilişkin değerlere müdahalelerde bulunmasının zorunlu olarak kabul edildiği sözleşmelerde, idareye verilmek üzere hazırlanması gereken raporlar, kolay algılanabilir nitelikteki grafik raporlardır. Bu amaçla, proje kapsamındaki imalatlarda yer alan çeşitli kaynakların (ki burada da maliyetlerin %80'ini oluşturan imalat kalemlerinin %20'lik kısmı izlenebilir) kullanım değerleri yığışımsız histogramlarla ve yığışımlı grafiklerle görüntülenebilir. Rapor Periyodu: İdarenin ilk planlama aşamasında talep edebileceği kaynak kullanım raporları, ilerlemeye bağlı olarak aylık bazda ve ek olarak revizyonların ardından üretilebilir. 165

25 Maliyet Yönetimine Yönelik Olarak Önerilen Raporlama Sistemi Bir yapım firmasının enformasyon sistemini oluşturan bileşenlerden biri olarak Bütünleşik Planlama Modülü'nün çeşitli yönetimsel işlevlere (planlama, yürütme vb.); herbiri, kendi sorumluluk alanında bu işlevleri yerine getiren çok sayıda birim, grup ve kişilere (üst yöneticiler, uygulama sorumluları); işlevsel departmanlara (personel, muhasebe...) yönelik olarak üreteceği raporları farklı içerik, format ve periyotlarda oluşturması gerektiği süre(ç) ve kaynaklar ile ilgili bölümlerde belirtilmişti. Modülün Maliyet Yönetimine yönelik olarak hazırlaması gereken raporların bu parametreler açısından çok sayıda kombinezonu sözkonusu olup, bu çalışmanın kapsamında bunların Kullanıcı Birimler Bazında kategorizasyonu uygun görülmüştür. Bu amaçla, Bölüm 'de sıralanan Bütünleşik Planlama Modülü nün girdilerini aldığı ya da çıktılarını gönderdiği birimlerden ilgili olanlar tek tek ele alınarak, süre(ç) ve kaynaklar için olduğu gibi maliyetler için de, bu birimlerin amaçları açısından üretilmesi gereken raporların ayrıntısı açıklanacaktır Genel Merkeze Yönelik Maliyet Yönetim Raporları Rapor Amaçları: Bütünleşik Planlama Modülü, süre(ç) planına bağlı olarak, her bir eylemin zaman boyutunda kapladığı aralığı esas alıp; o eyleme atanan kaynakların ve bu kaynaklara ilişkin maliyetlerin, bu zaman aralığına nasıl yayılacağına (başında, sonunda, süresi boyunca orantılı) ilişkin belirlemeleri de dikkate alarak projeye ait kaynak kullanım değerlerinden hareket eden bir maliyet profili oluşturur. Bu grafik, projenin ilerleyişine bağlı olarak gerçekleştirilmesi planlanan üretimin parasal karşılığının ifadesi olup; hakedişlere, yani nakit girişlerine karşılık gelen değerleri ifade eder. Nakit giriş ve çıkışları açısından, ilgili işlevsel birimlerin evvelce değinilen ayrıntılı planlarından (satınalma, personel vb.) hareket etmeyi tercih eden şantiyelerin dışındakilerde bu değerler, proje tahmini bütçesinin oluşturulmasında kullanılabilir. Aynı yaklaşımla hareket eden genel merkezler ise bu verileri çok sayıdaki proje ve şantiyeden temin ve süperpoze ederek belirli bir presizyonla nakit hareketlerine ilişkin tahminlerde bulunabilirler. Bunların dışında Genel Merkez, proje kapsamında gerçekleşecek maliyetlerin çeşitli maliyet merkezleri açısından değerlerini bilmek isteyecektir. Proje kapsamında kullanılacak girdilerin (işgücü, malzeme, araç) kategorik 166

26 maliyetlerini, bu girdilere ilişkin çeşitli ayrıntı düzeylerinde, gerek ilk planlama aşamasında ve gerekse projenin ilerleyen safhalarında gerçekleşen değerler açısından bilebilmek, özellikle yeni tekliflerin hazırlanması sürecinde merkez tarafından talep edilecektir. Girdiler açısından düşünülebilecek bu analizler projeyi oluşturan imalatlar bazında ya da alt projeler bazında da istenebilir ya da raporlar tüm bu unsurlar gözönüne alınarak organize edilebilir. Yüksek bloklar ile villalar ayırımında, ya da plan tipleri ayırımında ele alınan analizler, bunların herbiri kapsamındaki dolaylı-dolaysız maliyetler, yapı altsistemleri, yapım safhaları, kaynak kategorileri gibi bazlarda gerçekleştirilebilir. Rapor İçerik ve Formatları: Genel merkeze yönelik olarak hazırlanacak raporlar grafik ve text formatta raporlar olabilir. Grafik nitelikteki raporlar özellikle projeye ilişkin maliyetin gelişimini ifade eden haftalık ayrıntıdaki histogramlar ile yığışımlı maliyet eğrileri (S curve) niteliğindedir. Projenin bütününe ilişkin bir histogram, hangi zaman noktalarında nakit ihtiyacının yoğunlaşacağını açıkça ortaya koyarken; yığışımlı değerler vasıtasıyla belirli zaman noktalarındaki ulaşılan maliyet değerleri kolayca görülebilecektir. Bu raporların hazırlanması esnasında, rapor içeriği proje genelini kapsayabileceği gibi, yukarıda belirtilen parametreler (altprojeler, altsistemler, imalat grupları, taşeronlar, safhalar, kaynaklar ve maliyet kategorileri bazında çeşitli kombinezonlar düşünülerek gruplama, ayıklama ve sıralamalar yapılarak rapor organizasyonları gerçekleştirilebilir. Projeye ilişkin dosyaların manyetik ortamda merkeze iletilmesi ile bu tür analizler merkez tarafından da yapılabilir. Özellikle, çoklu proje yönetimi açısından çeşitli şantiyelere ait dosyaların bir master proje altında birleştirilmesi ile süperpoze edilen maliyet verileri, firma bazında nakit planlaması yapabilmek için, çok presizyonlu olmasa da önemli bir hareket noktasını oluşturmaktadır. Rapor Periyodu: İlk planlama aşamasında hazırlanacak bu raporların, ilerlemeye bağlı olarak gerçekleşen değerler ve karşılaştırmalarla desteklenerek aylık periyotta merkeze iletilmesi yararlı olacaktır. 167

27 Şantiye Üst Yönetimine Yönelik Maliyet Yönetim Raporları Rapor Amaçları: Planlama biriminin şantiye üst yönetiminden aldığı proje ve firmaya ilişkin hedefler ve sınırlamalarla, bir sonraki bölümde ayrıntılı olarak ifade edilen süreç sonunda ulaşılan zaman boyutundaki maliyete ilişkin değerler, şantiye üst yönetimine, projenin maliyet boyutuna ilişkin oldukça yararlı bir perspektif çizecektir. Kaynak ihtiyaçlarının ve bağlı olarak parasal ihtiyaçların yoğunlaşarak üst noktalara çıktığı aylar ile projenin ilerleyişine bağlı olarak ulaşılacak yığışımlı maliyet değerleri, bu kapsamda, yönetimin görmeyi isteyeceği temel verilerden biridir. Şantiye üst yönetiminin, maliyete ilişkin olarak sözkonusu olabilecek raporlara ihtiyaç duyacağı bir diğer nokta ise, gerek projenin başlangıcında ve gerekse ilerleyen aşamalarında çeşitli kategorilerden maliyet unsurlarının ağırlıklarına ilişkin olacaktır. Çok sayıda maliyet merkezine bağlı olarak oluşan maliyetlerin bütün içindeki oranları ve çeşitli maliyet kategorilerindeki değerler standart değerlerle kıyaslandığında ortaya çıkan sonuçlar, yönetimin, projenin maliyet boyutu üzerinde yapacağı değerlendirmeleri kolaylaştıracaktır. Rapor İçerik ve Formatları: Projenin başlangıcından sonuna kadar maliyete ilişkin değerlerin gelişimi, ilk planlama aşamasında ileriyi görmek, projenin ilerleyen safhalarında da gerçekleşen parasal ilerlemenin, planlanan değerlerle karşılaştırmasını yapmak açısından gereklidir. Üst yönetim, maliyet yönetimine ilişkin ilgili birimden bu konuda çok detaylı bir raporu belirli periyotlarda alabilir. Bütünleşik Planlama Modülü ise, gerek kaynak kullanımı ve fiziksel ilerleme ve gerekse süresel ilerleme raporlarının yanısıra, parasal ilerleme raporlarını, bunlarla bir bütün oluşturacak biçimde üretmektedir. Dolayısıyla, üst yönetimin ilk planlama aşaması sonuçları ve ilerlemeye ilişkin duruma genel bir bakış amacıyla bu üç unsuru birlikte görmek istemesi halinde, Bütünleşik Planlama Modülü nün maliyet raporları anlam kazanacaktır. Genel bir bakış için, Bütünleşik Planlama Modülünün grafik nitelikteki maliyet histogramları ve yığışımlı maliyet eğrileri yararlı çıktılardır. Evvelce de belirtildiği gibi, kaynak ihtiyaçlarının ve bağlı olarak parasal ihtiyaçların yoğunlaşarak üst noktalara çıktığı aylar ile projenin ilerleyişine bağlı olarak ulaşılacak yığışımlı maliyet değerleri bu raporlarla görüntülenebilir. Sözü edilen bu raporlar daha önce belirtildiği gibi çeşitli parametreler dikkate alınarak gruplanabilir, ayıklanabilir, sıralanabilir; kısaca organize edilebilir. Böylece, örneğin bir kaynak grubu olarak sadece işgücünü içeren bir maliyet grafiği elde 168

28 edilebileceği gibi, düz işçilerin maliyetlerini ya da daha spesifik olarak yüksek bloklardaki düz işçi maliyetini görüntüleyecek rapor organizasyonları gerçekleştirilebilir. Buradaki esneklik tamamen, kullanıcı tarafından tanımlanmış bulunan kodlama strüktürlerinin (WBS, RBS, ve diğer kodlar) başarısı ve ayrıntısına bağlıdır. Grafik nitelikteki bu raporların oluşumunda projeyi oluşturan eylemlerin erken/geç/dengelenmiş başlangıçları esas alınarak proje ve firma amaçları açısından alternatif yaklaşımla sergilenebilir. Ayrıca, yapımın ilerleyen aşamalarında planlanan ve gerçekleşen değerlerin aynı grafik üzerinde görülebileceği raporların üretilmesi de olanaklıdır. Genel bir bakış için raporun süre presizyonu aylık, daha detaylı bir değerlendirme içinse, haftalık veya günlük bazda olabilir. Eylemler bazında maliyetlerin görüntülenmesi istendiği taktirde ise, Çubuk Diyagramla ilişkilendirilmiş maliyet tabloları düzenlemek olanağı vardır ve kullanılan software in eylem hiyerarşisini tanımlama (outlining) yeteneğine bağlı olarak istenirse ana imalatlar ayrıntısında özet ya da alt ve alt-alt eylemler düzeyinde daha detaylı raporlar oluşturulabilir. Böylece projenin, bu projeyi oluşturan alt projelerden herbirinin, bu altprojeleri oluşturan ana imalatların (parent activity/superior activity) ve bu ana imalatların kapsamındaki eylemlerin (child activity/subordinate activity) istenen düzeyde açılıpkapatılmış (expanded-collapsed) raporları çubuk diyagramlarla bütünleşmiş text niteliteki maliyet tabloları halinde oluşturulabilir. Bu tabloların içeriğinde eylemlerin, altproje ve projelerin planlanan/gerçekleşen maliyet değerleri yer alabilir. Rapor Periyodu: Şantiye üst yönetimi, projenin süresine de bağlı olarak maliyete ilişkin bu raporları haftalık, iki haftalık ya da aylık periyotlarda görmek isteyebilir Planlama Departmanının Amaçlarına Yönelik Maliyet Yönetim Raporları Rapor Amaçları: Bütünleşik Planlama Modülü'nün ele aldığı üç temel unsurdan ikisi; süre(ç) ve kaynaklar ilk planlama aşamasında karşılıklı etkileşim içinde bulunurlar. Kaynak kapasiteleri ve performansları projeyi oluşturan eylemlerin ve projenin süresini belirler. Başlangıçta eylemlere atanan kaynak değerleri süresel hedeflere ulaşmaya olanak vermiyorsa, alınan kararlar gözden geçirilir; 169

29 süre(ç) ve kaynaklara ilişkin kararlar arasında gidiş-gelişlerle her iki unsur açısından optimuma yaklaşan sonuçlar elde edilmeye çalışılır. Maliyetlerin oluşumu ise bu iki unsurun etkileşimleri sonucunda eylemlerin ve onlara atanmış bulunan kaynakların zaman boyutundaki yer ve miktarlarına bağlı olarak gerçekleşir ve bu haliyle, maliyetlerin zaman boyutundaki değerleri diğer iki unsurun bir fonksiyonu gibi görünür. Eğer bu işlem yukarıda ifade edilen noktada tamamlanmış olsaydı, bu söylemin doğru olduğu varsayılabilirdi. Ancak, diğer iki unsurun kendi aralarındaki etkileşimler nasıl dolaylı olarak maliyetlerin biçimlenişini etkiliyorsa, maliyetlere ilişkin sonuçların proje ya da firma amaçları açısından değerlendirilmesi sonucunda maliyetlere ilişkin olarak öngörülecek değişiklikler de diğer iki unsuru etkiler. Süre(ç) ve kaynaklara ilişkin etkileşimler sonucu ulaşılan plan ve program, firmanın şantiye açısından uygun görmeyeceği bir maliyet gelişimine neden olabilir. Böyle bir durumda, kritik olmayan eylemlerin kaydırılması, proje süresini etkilemeksizin sürecin revizyonu gibi birtakım önlemlerle maliyetler açısından beliren olumsuz durum düzeltilmeye çalışılır. Şantiye yönetimi, esas olarak genel merkezin empoze ettiği kalın çizgilerle ortaya konmuş bir nakit akış şablonu ya da çerçevesine uyma zorunluluğu içindeyse, bu geri dönüşler kaçınılmaz olacaktır. Doğal olarak her geri dönüş diğer iki unsur için yakalanmış olan dengeyi de bozmaya yöneliktir. Bu süreç, her üç unsur için de kabul edilebilir bir alt iyi (optimum değil) sonuç elde edilene kadar sürecektir. Bütünleşik Planlama Modülü, yapısı ve mantığı gereği bu üçlü iterasyonu yapabilecek yegane ortama sahiptir. Rapor İçerik ve Formatları: Genel olarak planlama biriminin maliyete yönelik olarak proje/firma hedef ve sınırlamaları açısından dikkate alması gereken nokta, nakit hareketlerinin yapısıdır. Dolayısıyla tablo niteliğinde bir rapordan çok, bu hareketlerin daha net izlenebileceği grafik nitelikteki maliyet histogramları ve yığışımlı maliyet eğrileri planlama biriminin amaçlarına uygun olacaktır. Bu grafiklerin içerikleri ise, evvelce belirtilen çeşitli parametrelere ve amaçlara göre organize edilebilir. Rapor Periyodu: Planlama birimi ilk planlama aşamasında planın geliştirilmesi sürecinde, çok yoğun olarak diğer iki unsurla birlikte maliyetlere ilişkin raporlara da ihtiyaç duyacaktır. İlerleme ile birlikte haftalık ya da aylık 170

30 periyotlarda denetimler yapılarak sapmalar belirlenebilir ve üst yönetimin revizyonu gerekli gördüğü zaman noktalarında da, hedefleri tekrar yakalamak amacıyla ilk planlama aşamasında yaşanan süreci tekrarlar Diğer İşlevsel Departmanlara Yönelik Maliyet Yönetim Raporları Bütünleşik Planlama Modülü'nün ele aldığı ve proje kapsamında optimize etmeye çalıştığı üç temel unsura (süre, kaynaklar, maliyet) ilişkin çıktıları şantiye boyutunda kullanabilecek işlevsel departmanlar: Uygulama yönetimi, Taşeron yönetimi, Ekipman yönetimi, Personel yönetimi, Malzeme yönetimi, Maliyet yönetimi, olarak ifade edilmişti. Bunlardan sadece sonuncusuna, yani Maliyet Yönetimi ile ilgili birime, maliyet değerlerini içeren raporların Bütünleşik Planlama Modülü tarafından iletilmesi gerekli olabilir. Rapor Amaçları: Diğer endüstriyel üretim faaliyetlerini gerçekleştiren firmaların aksine, inşaat firmalarının nakit hareketleri proje bazında ağırlıklı olarak oluşur ve diğerlerinin aksine düzenli değildir. Bu nedenle, her bir şantiyenin kendi bütçesini süre(ç) ve kaynak kullanım değerlerinden hareketle oluşturması zorunluluğu vardır. Projeye ilişkin gelir ve gider dengesini sağlamak durumunda bulunan maliyet yönetim birimi için, Bütünleşik Planlama Modülü'nün üreteceği zaman boyutundaki maliyet değerlerini içeren raporlar, diğer işlevsel birimlerin benzeri raporlardan yararlanarak kendi ayrıntılı kaynak kullanım raporlarını bu birime iletmesi ve maliyet yönetim biriminin maliyete ilişkin raporları bu verilerden (satınalma planı, personel temin planı vb.) yararlanarak kendisinin oluşturması durumunda önemini yitirebilir. Ancak, bir miktar zaman alacak bu çalışmalar sürerken geçici bir bütçe yapılabilmesi açısından da Bütünleşik Planlama Modülü'nün ürettiği bu raporlar anlamlı bulunabilir. Rapor İçerik ve Formatları: Bu amaçla, maliyet yönetimi birimine yönelik olarak hazırlanacak raporların da grafik nitelikteki maliyet histogramları ve yığışımlı maliyet eğrileri olmasında yarar vardır. Ayrıca, çeşitli maliyet merkezleri bazında 171

31 organize edilmiş text niteliğindeki maliyet tabloları da ilk planlama aşamasında maliyet yönetimi birimine iletilebilir. Rapor Periyodu: İlk planlama aşamasında üretilecek bu raporların, projenin ilerleyen aşamalarında maliyet yönetim birimince kendi raporları ile karşılaştırma amaçlı olarak kullanımı sözkonusu olabilir. Bu durumda, aylık periyotlarda iletişim sağlanabilir İdareye Yönelik Maliyet Yönetim Raporları Rapor Amaçları: Girişimci, sözleşmede belirlenen süre ve (varsa) toplam maliyet değerlerinin dışında, doğal olarak, hangi zaman noktalarında yükleniciye ne miktarda ödemeler yapacağını bilmek isteyecektir. Bunun bir zorunluluk olarak sözleşmede yer alabildiği durumların dışında da, belirli bir presizyonda bu verilere ulaşabilmek, girişimcinin kararlarını daha kolay vermesini sağlayacaktır. Ayrıca, proje kapsamında gerçekleşecek ve gerçekleşen maliyetlerin kategorik olarak nitelik ve nicelikleri de girişimcinin ilgilendiği bir başka nokta olacaktır. Nakit hareketlerinin çok kesin biçimde sabitlendiği durumlarda, bu nitelikteki belgeler hukuki yaptırımlar açısından da gerekli görülecektir. Rapor İçerik ve Formatları: Girişimcinin, gerek ilk planlama aşamasında ve gerekse projenin ilerleyen safhalarında maliyetin gelişimini en kolay izleyebileceği raporlar yine grafik nitelikteki maliyet histogramları ve yığışımlı maliyet eğrileridir. Maliyet histogramları, girişimcinin hangi aylarda ödemelerinin yoğunlaşacağını göstermesi açısından; yığışımlı eğriler ise belirli zaman noktalarında, kasasından toplam olarak ne miktarda paranın çıkmış olacağını ifade etmesi bakımından anlam taşırlar. İlerlemeye ilişkin raporlar ise süresel ve fiziksel ilerleme raporlarının yanısıra, parasal açıdan ilerlemenin de dengeli bir seyir izleyip izlemediğini ortaya koyar. Bu raporların da grafik olarak düzenlenmesi, girişimcinin genel bir değerlendirmeyi kısa sürede yapabilmesine olanak verecektir. Bunun dışında, çok ayrıntılı bir maliyet raporlaması maliyet yönetim birimince zaten gerçekleştirilecek olup; istenirse, text niteliğinde maliyet tabloları çubuk diyagramlarla bütünleşik olarak (veya olmayarak) çeşitli aktivite hiyerarşik düzeylerinde özet ya da ayrıntılı raporlar oluşturulmak suretiyle, girişimci ya da onun adına denetim işlevini üstlenmiş bulunan kontrolluk örgütüne iletilebilir. Rapor Periyodu: Girişimciye yönelik olarak düzenlenecek maliyet raporlarının aylık periyotta hazırlanması genellikle yeterli olmaktadır. 172

32 Veri Temin ve Sınıflama Sistematiği Açısından Sistemin Sentezi Önerilen Veri Temin ve Organizasyon Sistemi: Kavramsal Boyut Proje planlaması ve programlaması için gereken veriler, firma tarafından yukarıdaki bölümlerde tanımlanan amaçlara yanıt verecek veritabanları oluşturulamadığı sürece, şantiye bünyesinde yer alan uzman personelin bilgi ve deneyimi ve varsa sistematik bir bütünlük içinde olmayan kayıtlı verilerden hareket edilerek tanımlanabilecektir. Bir ileri aşama, planlama çalışmaları kapsamında her kategoriden veri için bilgisayar ortamında oluşturulacak veritabanlarıdır. Evvelce de ifade edildiği gibi, özellikle eylemler ve eylemler arası ilişkiler için bina tipolojileri ve teknolojiler esas alınarak hazırlanan şablon şebekeler oluşturulması ve bir şebeke kitaplığı hazırlanması bu çalışmaların ana bölümlerinden birisidir. Eylemler kapsamında kullanılacak kaynaklar ve bunların maliyet değerleri için, yine evvelce tanımlanan üç ayrıntı düzeyinde kaynak tanımlamaya olanak verecek bir ilişkisel veritabanının oluşturulması önerilmektedir. Bu veritabanının yapısına ilişkin olarak hazırlanan örnek tablolar aşağıdadır (Tablo Tablo-4.7) 173

33 Tablo-4.1. Genel Tablo (Aktivite Düzeyi) İmalat Kaynaklar Üretkenlik Maliyet İmalat Kodu İmalat Tanımı Grobeton Hazırlanması ve Dökülmesi İmalat Birimi İşgücü Grubu Kodu Araç Grubu Kodu Malzeme Grubu Kodu Genel Üretk. Brm/h Proje Katsa. Proje Üretk. Brm/h İmalatın Maliyeti TL m3 EA11 AA23 MK İşgücü Grubu Kodu İşgücü Grubu Tanımı Brm İşgücü 1 Tablo-4.2. İşgücü Grubu Tablosu (Analiz Düzeyi) Mik tar/ Brm İşgücü Grubu Kapsamı İşgücü 2 EA11 Grobeton İşgücü Grubu adsa DZİŞ 1.00 BUST 0.50 OPET 0.20 SOFR 0.10 m Mikt ar/b rm İşgücü 3 Tablo-4.3. İşgücü Tablosu (Bileşen Düzeyi) Mikt ar/b rm İşgücü 4 Mikt ar/b rm Brm Üretk Brm/ h Maliyet TL İşgücü Kodu İşgücü Tanımı İşgücü Birim Maliyeti TL/Saat(h) DZİŞ Düzişçi OPET Operatör BUST Beton Ustası SOFR Şöför

34 İmalat Kodu İmalat Tanımı Grobeton Hazırlanması ve Dökülmesi Araç Grubu Kodu Tablo-4.1. Genel Tablo (Aktivite Düzeyi) İmalat Kaynaklar Üretkenlik Maliyet İmalat Birimi Araç Grubu Tanımı Brm Araç 1 İşgücü Grubu Kodu Araç Grubu Kodu Malzeme Grubu Kodu Genel Üretk. Brm/h Proje Katsa. Proje Üretk. Brm/h İmalatın Maliyeti TL m3 EA11 AA23 MK Tablo-4.4. Araç Grubu Tablosu (Analiz Düzeyi) Mik tar/ Brm Araç Grubu Kapsamı Araç 2 AA23 Beton Araç Grubu arsa BTST 0.20 TRMX m Mikt ar/b rm Araç 3 Tablo-4.5. Araç Tablosu (Bileşen Düzeyi) Mikt ar/b rm Araç 4 Mikt ar/b rm Brm Üretk Brm/ h Araç Kodu Araç Tanımı Araç Birim Maliyeti TL/Saat(h) Maliyet TL BTST Beton Santralı TRMX Transmixer

35 İmalat Kodu İmalat Tanımı Grobeton Hazırlanması ve Dökülmesi Tablo-4.1 Genel Tablo (Aktivite Düzeyi) İmalat Kaynaklar Üretkenlik Maliyet İmalat Birimi İşgücü Grubu Kodu Araç Grubu Kodu Malzeme Grubu Kodu Genel Üretk. Brm/h Proje Katsa. Proje Üretk. Brm/h İmalatın Maliyeti TL m3 EA11 AA23 MK Tablo-4.6 Malzeme Grubu Tablosu (Analiz Düzeyi) Malz. Grubu Kodu Malzeme Grubu Tanımı Brm Malz. 1 Mik tar/ Brm Malzeme Grubu Kapsamı Malz. 2 Mikt ar/b rm Malz. 3 Mikt ar/b rm Malz. 4 Mikt ar/b rm Brm Maliyet TL MK37 Grobeton m3 CMNT 0.25 KRMT 0.40 KUM m Tablo-4.7. Malzeme Tablosu (Bileşen Düzeyi) Malzeme Kodu Malzeme Tanımı Malz. Birim Maliyeti TL/Saat(h) ÇMNT Çimento KRMT Kırmataş KUM Kum

36 Geliştirilen Veri Kayıt ve Temin Yazılımı Bu çalışma kapsamında, Bütünleşik Planlama Fonksiyonunu gerçekleştirmeye yönelik olarak üretilen çeşitli paketler analiz edilmiş ve bu analizler ayrıntılı olarak Bölüm ve EK-2 de verilmiştir. Verilerin temini ve sisteme girilmesi açısından bakıldığında, eksik kalan birtakım yönlerin olduğu bazı paketlerde açıkça görülmektedir. Tüm paketler, genel olarak aynı paket tarafından üretilmiş olan şebekelere ilişkin verilerin, veritabanlarının, ekran düzenleri ve rapor sistematiklerinin yeni projeye transfer edilmesine olanak vermektedir. Bir bölüm planlama yazılımı diğer planlama yazılımlarının dosya formatlarını da okuyabilmektedir. Ancak, planlama paketlerinin diğer uygulama paketleriyle (applications) veri aktarımı (export/import) olanağı her paket için söz konusu olmamaktadır. Bir diğer eksik nokta, bu paketlerin, enflasyonist ortamda sürekli güncellenmesi gereken maliyet veritabanlarının paketin dışındaki bir database yazılımıyla entegrasyonuun sağlayamayışıdır. Bu entegrasyon ile, imalatın içinde yer alan kaynakların rayiçlerinde meydana gelen artışlar direkt olarak analizlere ve oradan da eylem maliyetlerine ilave bir işlem yapmaksızın yansıyabilecektir. Eksikliği görülen bir başka nokta ise eylem sürelerinin, özellikle başlangıç planın hazırlanması aşamasında tahminine yönelik, şantiyelerin özelliklerinden kaynaklanan farklılaşmaları da ortaya koyan, ekipler düzeyindeki üretkenlik ya da performans değerlerinin tanımlandığı bir veritabanıdır. Bu çalışmada önerilen kavramsal boyuttaki veri temin ve kayıt sistemi, Microsoft Access for Windows 95 veritabanı geliştirme yazılımı kullanılarak nesnel boyuta taşınmıştır. TÜBİTAK tarafından desteklenen bir diğer araştırma projesinde [15] şantiye boyutundaki diğer modüller bütünleşik olarak ele alınıp tasarlanırken, bu çalışma kapsamında geliştirilen ve yukarıdaki işlevleri üstlenen bölümler de yazılımın kapsamına ilave edilmiştir. Aşağıda yer alan ve yazılımın ilgili bölümlerini ifade eden çıktılar, sözü edilen araştırmanın içine monte edilen bu kısımlara aittir. Üzerinde çalışılan bir diğer önemli nokta, Access for Win 95 de geliştirilen bir veritabanı yazılımının, bütünleşik planlama amaçlı paketlerle entegrasyonunun sağlanması olmuştur. Bu amaçla, öncelikle araştırma kapsamında temin edilen Primavera Project Planner for Windows v1.0 incelenmiş ve çok kapsamlı özelliklere sahip olduğu belirlenmiştir. Özellikle paket kapsamına entegre 181

37 edilmiş bulunan Report Smith modülü çok güçlü bir veritabanı yönetim modülüdür. Ancak, Primavera v.1.0 ın verileri transfer (export) ettiği dosya formatları içerisinde Excel, dbase vb. formatlar yer almasına karşılık Microsoft Access for Win 95 formatı bulunmamaktadır. Excel for Win 95 üzerinden yapılan transferler ikinci bir işlemle Excel formatından Access formatına dönüştürülebilmiş; ancak, dbase formatına aktarılan veriler Access for Win 95 tarafından tanınmamıştır. Bu sorunun ODBC (Open Database Connectivity) sürücülerinden kaynaklandığı tahmin edilmekte olup, çözümü için uğraşmak yerine, Primavera nın bir sonraki versiyonunda Microsoft Access formatının transfer seçeneklerine ilave edilmesinin beklenmesi uygun görülmüş; ayrıca bunun yerine, bütünleşik planlama paketleri ile veritabanı yazılımı arasında öngörülen entegrasyonun nasıl sağlanabileceği, Access e veri transfer edebilen Microsoft Project v4.0 paketi kullanılarak incelenmiştir Access for Windows 95 Üzerinde Geliştirilen Veritabanı Yazılımı Bütünleşik planlama çalışmalarında karşılaşılan iki temel problem; Süresel planlama için gereken ekip performanslarını içeren bir veritabanının eksikliği, Kaynak maliyetlerinin değişimi sonucu, bunların ilişkili olmayan paketlerde tekrar tekrar güncellenmesinin zorluğu, olarak ifade edilmişti. Bu sorunların çözümüne yönelik olarak, Microsoft Access for Win 95 veritabanı geliştirme yazılımı kullanılarak bir örnek yazılım geliştirilmiştir. Bu yazılım kapsamında geliştirilen modüller, daha sonra yukarıda belirtilen araştırma kapsamında geliştirilen ve şantiye boyutundaki hemen tüm modülleri bütünleşik olarak bir araya getiren bir model içinde diğerleriyle entegre edilmişlerdir. Bilindiği gibi veritabanları için üç temel yapı söz konusudur; 182

38 Hiyerarşik (Hierarchical) Veritabanı Yapısı, Ağ (Net) Tipi Veritabanı Yapısı, İlişkisel (Relational) Veritabanı Yapısı. Microsoft Access for Windows 95, üçüncü yapıyı içeren İlişkisel Veritabanı oluşturmaya yönelik bir yazılım geliştirme paketidir. Bu tür paketler üzerinde geliştirilen yazılımlar esas olarak 6 adet temel obje türü içerirler: Tablolar (Tables), Sorgulamalar (Queries), Formlar (Forms), Raporlar (Reports), Makrolar (Macros), Modüller (Modules). Tablolar, veritabanı içinde enformasyonun kaydedildiği alanların ve bunlara ilişkin formatların tanımlandığı objelerdir. Geliştirilen yazılımda yer alan tablolar aşağıda verilmiştir (Şekil-4.1). Sorgulamalar, tanımlanan tablolar içerisine kaydedilen enformasyonun hangi parametre ve kriterlere göre ayıklanıp, sıralanacağının ve ne tür işlemlere tabi tutulacağının tanımlandığı objelerdir. Geliştirilen yazılımda yer alan sorgulamalar aşağıda verilmiştir (Şekil-4.2). Formlar, tablo ve sorgulamalardan temin edilen organize edilmiş (ya da edilmemiş) enformasyonun ekranda istenen görünümde ve mizanpajda dökümü için kullanılan objelerdir. Geliştirilen yazılımda oluşturulan formlar aşağıda verilmiştir (Şekil-4.3). Raporlar, printer çıkışı alınarak kağıt üzerinde görülmek istenen çıktıların formatının ve içeriğinin tanımlandığı objelerdir. Yazılımda bu tür objeler şimdilik geliştirilmemiştir. Makrolar, kullanıcının birtakım talimatları ardışık olarak tanımlayabildiği küçük yazılımların tanımlandığı objelerdir. Geliştirilen yazılımda oluşturulan makrolar aşağıda verilmiştir (Şekil-4.4). Modüller ise, makrolardan farklı olarak, daha kapsamlı bir programlama dili kullanılarak (Access de, Visual Basic tir) geliştirilen ve kullanıcının birtakım talimatları ardışık olarak tanımladığı kapsamlı objelerdir. Geliştirilen yazılımda 183

39 bu tür otomasyon işleri için Makrolardan yararlanılmış olup, modüllere ihtiyaç duyulmamıştır. İlişkisel bir veritabanında enformasyon, birbirinden bağımsız gibi görünen fakat belirli alanları (field) vasıtasıyla ilişkilendirilmiş tablolara kaydedilir. Geliştirilen yazılım içinde yer alan tablolar ve bunların ilişkisel yapısı aşağıda verilmiştir (Şekil-4.5) Yazılıma ilk ulaşıldığında Açılış ekranı (Şekil-4.6) ile karşılaşılmakta; Projeler butonuna tıklandığında, her bir şantiyede yürütülen projelere ilişkin genel bilgileri içeren enformasyonun tanımlandığı Projeler ekranına (Şekil-4.7) ulaşılmaktadır. Burada, yeni bir proje tanımlanabildiği gibi, mevcut projelerden biri aranıp ona ilişkin enformasyon görüntülenebilmekte ve seçilen projeye ilişkin diğer enformasyona ulaşmak için Menü butonuna tıklanarak ilerlenmektedir. Menü butonuyla ulaşılan Proje Bilgileri ekranından (Şekil-4.8), şantiye kapsamında söz konusu olan çeşitli işlevleri üstlenen modüllere ulaşmak mümkündür. Bu modüller sırasıyla; İletişim Yönetim Modülü, Dizayn Yönetim Modülü, Keşif-Metraj-Analiz Modülü, Taşeron Yönetim Modülü, Malzeme Yönetim Modülü, İnsan Kaynakları Yönetim Modülü, Araç Yönetim Modülü, Kalite Yönetim Modülü, Maliyet Yönetim Modülü, olarak ekrandan görülebilir. Bu çalışma kapsamında yer alan modüller, TÜBİTAK araştırma projesi kapsamında bütünleşik olarak ele alınmakta ve geliştirilmektedir. Bu çalışma kapsamında geliştirilen modüller; Bütünleşik Planlama çalışmalarında karşılaşılan iki temel problem olarak yukarıda ifade edilen; Süresel planlama için gereken ekip performanslarını içeren bir veritabanının eksikliği, 184

40 Kaynak maliyetlerinin değişimi sonucu, bunların ilişkili olmayan paketlerde tekrar tekrar güncellenmesinin zorluğu, Şekil-4.1. Geliştirilen Modele Ait Tablo Objeleri (Tables) Şekil-4.2. Geliştirilen Modele Ait Sorgulama Objeleri (Queries) 185

41 Şekil-4.3. Geliştirilen Modele Ait Form Objeleri (Forms) Şekil-4.4. Geliştirilen Modele Ait Makro Objeleri (Macros) 186

42 Şekil-4.5. Geliştirilen Modele Ait Tablolar Arası İlişkileri İfade Eden Strüktür (Relationships) Şekil-4.6. Geliştirilen Modele Ait Açılış Ekranı 187

43 Şekil-4.7. Geliştirilen Modele Ait Projeler Ekranı Şekil-4.8. Geliştirilen Modele Ait Proje Bilgileri Ekranı 188

44 konularına çözüm getirmek üzere dizayn edilen; İnsan Kaynakları Yönetim Modülü ve Keşif-Metraj-Analiz Modülü kapsamında geliştirilmiş olup, bunlara ilişkin yapılar aşağıdadır. A. Süresel Planlama İçin Gerekli Veritabanına İlişkin Yazılım Bölümü Proje Bilgileri ekranından, İnsan Kaynakları butonuna tıklandığında, İnsan Kaynakları ekranına ulaşılmaktadır (Şekil-4.9). Bu ekranda yer alan ekip performanslarının tanımlandığı modül, yine bu çalışma kapsamında üretilmiş olup, diğerleri sözü edilen diğer araştırmanın kapsamında geliştirilmektedir. Performans butonuna tıklanarak veri temin ve kayıt sisteminin geliştirilmesine yönelik kavramsal boyuttaki sistematiğe uygun olarak bu bölümde, yapı üretiminde yer alan çeşitli ekipler, Amerikan RS MEANS sistematiğine benzer biçimde kategorize edilmiş ve kodlanmıştır (Beton Ekipleri, Donatı Ekipleri, Duvar Ekipleri vb.). Daha sonra her bir başlık altında kompozisyonu farklılaşan alt-ekipler kodlanmış ve içerikleri yani hangi işgücü niteliğinden kaç adet içerdiği ve birim zamandaki çıktı değeri yani standart üretkenliği tanımlanmıştır. Ekiplerin kapsamlarının ve standart performanslarının tanımlandığı Ekip Kapsamı ekranı aşağıda verilmiştir (Şekil-4.10). Ekip Kapsamı ekranına ulaşmak için, ilk önce İnsan Kaynakları ekranında yer alan Performans butonuna tıklandığında ulaşılan Proje Ekipleri Performans Değerleri ekranına (Şekil-4.11) erişmek ve buradaki Kapsam butonuna tıklamak gerekmektedir. Her projede ana ekip kategorilerini etkileyen ve üretkenliklerini değiştiren çeşitli faktörler söz konusu olacaktır. Bu nedenle, ana ekiplerin üretkenliklerini etkileyen katsayılar atanarak, bu kategorilerin altında yer alan ekip performansları projelere bağlı olarak tanımlanabilecek ve bu değerlerden hareketle de bütünleşik planlama çalışmalarında ihtiyaç duyulan eylem sürelerine ilişkin enformasyona ilişkin dinamik bir veritabanı oluşturulabilecektir. Bu varsayıma dayanarak geliştirilen modelin somutlaştırıldığı yazılımda, Proje Ekipleri Performans Katsayıları, (Şekil- 4.11) de, ekranın solundaki bölümde tariflenebilmekte; katsayı tanımlandığı ya da değiştiği anda, alt ekiplerin düzeltilmiş performans değerleri, anında sağ taraftaki bölümde görülebilmektedir. 185

45 B. Kaynak Planlama İçin Gerekli Veritabanına İlişkin Yazılım Bölümü Rayiç değerleri sürekli değişen kaynakların, ilişkilendirilmemiş paketlerde tekrar tekrar tanımlanmak ve güncellenmek zorunluluğu ve sorununa bir çözüm olmak üzere geliştirilen bu bölümde, öncelikle kaynakların ve bunlara ilişkin rayiçlerin tanımlandığı bir tablo söz konusudur. Proje Bilgileri ekranından Keşif-Metraj butonuna tıklanarak ulaşılan Keşif- Metraj-Analiz Bilgileri ekranından (Şekil-4.12), Analiz butonuna tıklanarak Bayındırlık Bakanlığı Sistematiği ne benzer analizlerin oluşturulduğu Analizler ekranına (Şekil-4.13) ulaşılmaktadır. Bu ekranda, Poz numarası verilen herbir analizin içinde yer alan kaynaklar, Girdi tablosunda tanımlanmış liste ile ilişkilendirilmiş Combo Box penceresinden mouse yardımıyla seçilmekte ve analizdeki miktarları veri olarak girilmektedir. Girdiler tanımlandıkça, analizin bedeli sağ üst köşedeki bölümde görülebilmekte; içeriği değiştiğinde, bu değer de otomatik olarak değişmektedir. Keşif-Metraj-Analiz Bilgileri ekranından Metraj butonuna tıklanarak ulaşılan Metraj ekranında (Şekil-4.14), projeye ilişkin imalatlar tanımlanmakta ve bu imalatların dökümü görülebilmektedir. Her bir imalatın hangi Poz numarasına ait olduğu, yine Analiz tablosundaki listeyle ilişkilendirilmiş bir Combo Box üzerinden seçilmekte ve böylece projeye ilişkin Keşif tablosu da otomatik olarak oluşturulmaktadır. Keşif-Metraj-Analiz Bilgileri ekranından Keşif butonuna, ya da Metraj ekranından Keşif butonuna tıklanarak ulaşılan Keşif ekranında (Şekil-4.15), projeye ait imalatların analiz değerleri ile çarpılarak elde edilen keşif bedelleri detaylı ya da pozlar bazında özetlenmiş olarak görüntülenebilmektedir. Girdi rayiçlerinde meydana gelen tüm değişmeler analizlere ve oradan da keşiflere böylelikle otomatik olarak yansımakta ve ek işlemler yapmaya gerek kalmamaktadır. Özellikle kaynaklar ve rayiçlerindeki değişimlerin, bu yazılımla entegre edilecek bir bütünleşik planlama paketi arasındaki veri transferi olanağıyla çözümlenmesi mümkündür. Bu konuda geliştirilen model de aşağıda verilmiştir. 186

46 Şekil-4.9. Geliştirilen Modele Ait İnsan Kaynakları Ekranı Şekil Geliştirilen Modele Ait Ekip Kapsamları Ekranı 185

47 Şekil Geliştirilen Modele Ait Ekipler Performans Değerleri Ekranı Şekil Geliştirilen Modele Ait Keşif-Metraj-Analiz Bilgileri Ekranı 186

48 Şekil Geliştirilen Modele Ait Analiz Ekranı Şekil Geliştirilen Modele Ait Metraj Ekranı 187

49 Şeki Geliştirilen Modele Ait Keşif Ekranı 188

50 Microsoft Project Bütünleşik Planlama Yazılımı ile Access for Windows 95 Veritabanı Yazılımının Entegrasyonu Bu amaçla, öncelikle Microsoft Project v4.0 paketi tüm yönleriyle analizinin ötesinde, özellikle veri transfer olanakları açısından analiz edilmiştir. Paketin Tools menüsünden Multiple Projects seçeneği ile ulaşılan Open from Database ve Save to Database fonksiyonları, direkt olarak Microsoft Access for Windows v1.0 ve 2.0 formatlarında veri transferi yapmaya olanak vermektedir. Yaratılan örnek projeler bu yolla Microsoft Access formatında bir veritabanı dosyası olarak transfer edilmiş ve böylelikle bu verilerin Access te hangi tablolara (tables) kaydedildiği ve bu tabloların strüktürel yapısının ne olduğu incelenmiştir. Paket, bünyesindeki projeler kapsamında girilen tüm verileri toplam 4 adet tabloda kaydetmektedir (Şekil-4.16). Bunlar: Projects Table (Projelere Ait Enformasyon), Resources Table (Kaynaklara Ait Enformasyon), Tasks Table (Eylemlere Ait Enformasyon), Resource Assignment Table (Kaynak Atama Enformasyonu). Transfer sonucu oluşan bu tablolar arasındaki ilişkiler ve ilişkili alanlar ilişkisel veritabanı (relational database) yapısında ifade edilmek üzere incelenmiş ve Relationships ekranında ilişkili alanlar belirlenerek veritabanının strüktürü görselleştirilmiştir. (Şekil-4.17) Ayrıca her tablodaki veri alanlarını gösteren (fields) tablolara ait dizayn modundaki ekranlar, alanların içerikleri Türkçe leştirilerek verilmiştir (Şekil Şekil-4.29). Bir sonraki adımda, bu tablolardaki enformasyonun Tablo formatı yerine Form formatında görüntülenebilmesi ve girilebilmesi için gereken Form ların, Query lerin Makro ların ve Report ların tasarımcı tarafından oluşturulması gerekmektedir. Buna yönelik olarak, örnek olması açısından, Microsoft Access for Win 95 de geliştirilen Örnek Veritabanı nda birkaç form oluşturulmuş ve bunlar aşağıda verilmiştir (Şekil Şekil-4.31) Bu formlarda yer alan örnek projelere ilişkin Çubuk Diyagramların görüldüğü Microsoft Project v4.0 ekranı da yine aşağıdadır (Şekil-4.32). Benzer formlar ve diğer veritabanı objeleri (Query, Macro, Report, Module) geliştirilerek komple bir entegrasyon sağlanabilir. 191

51 Şekil Microsoft Project 4.0 ın Access for Win 95 de Yarattığı İlişkisel Veritabanı Tabloları Şekil Microsoft Project 4.0 ın Access for Win 95 de Yarattığı İlişkisel Veritabanı nda Tablolar Arasındaki İlişkiler ve İlişkili Alanlar 192

52 Şekil Microsoft Project 4.0 ın Access for Win 95 de Yarattığı İlişkisel Veritabanı Tabloları ndan Projeler Tablosu nun Strüktürü Şekil Microsoft Project 4.0 ın Access for Win 95 de Yarattığı İlişkisel Veritabanı Tabloları ndan Projeler Tablosu nun Strüktürü (Devam) 193

53 Şekil Microsoft Project 4.0 ın Access for Win 95 de Yarattığı İlişkisel Veritabanı Tabloları ndan Eylemlere Kaynak Atama Tablosu nun (Resource Assignment Table ) Strüktürü Şekil Microsoft Project 4.0 ın Access for Win 95 de Yarattığı İlişkisel Veritabanı Tabloları ndan Kaynaklar Tablosu nun (Resources Table )Strüktürü 194

54 Şekil Microsoft Project 4.0 ın Access for Win 95 de Yarattığı İlişkisel Veritabanı Tabloları ndan Kaynaklar Tablosu nun (Resources Table ) Strüktürü (Devam) Şekil Microsoft Project 4.0 ın Access for Win 95 de Yarattığı İlişkisel Veritabanı Tabloları ndan Eylemler Tablosu nun (Tasks Table) Strüktürü 195

55 Şekil Microsoft Project 4.0 ın Access for Win 95 de Yarattığı İlişkisel Veritabanı Tabloları ndan Eylemler Tablosu nun (Tasks Table) Strüktürü (Devam) Şekil Microsoft Project 4.0 ın Access for Win 95 de Yarattığı İlişkisel Veritabanı Tabloları ndan Eylemler Tablosu nun (Tasks Table) Strüktürü (Devam) 196

56 Şekil Microsoft Project 4.0 ın Access for Win 95 de Yarattığı İlişkisel Veritabanı Tabloları ndan Eylemler Tablosu nun (Tasks Table) Strüktürü (Devam) Şekil Microsoft Project 4.0 ın Access for Win 95 de Yarattığı İlişkisel Veritabanı Tabloları ndan Eylemler Tablosu nun (Tasks Table) Strüktürü (Devam) 197

57 Şekil Microsoft Project 4.0 ın Access for Win 95 de Yarattığı İlişkisel Veritabanı Tabloları ndan Eylemler Tablosu nun (Tasks Table) Strüktürü (Devam) Şekil Microsoft Project 4.0 ın Access for Win 95 de Yarattığı İlişkisel Veritabanı Tabloları ndan Eylemler Tablosu nun (Tasks Table) Strüktürü (Devam) 198

58 Şekil Microsoft Project 4.0 ın Access for Win 95 de Yarattığı İlişkisel Veritabanı Tabloları ile İlişkilendirilen Örnek Formlar Şekil Microsoft Project 4.0 ın Access for Win 95 de Yarattığı İlişkisel Veritabanı Tabloları İle İlişkilendirilmiş Projeye Ait Eylem Döküm Formu 199

59 Şekil Microsoft Project 4.0 da Üretilen Örnek Proje ye İlişkin Ekran 200