MERZ FON MESLEK YÜKSEKOKULU MÜDÜRLÜ Ü

Transkript

1 AMASYA ÜN VERS TES MERZ FON MESLEK YÜKSEKOKULU MÜDÜRLÜ Ü SÜREC Sorumlular Süreci Faaliyet Doküman / Kayıt Evrak Kayıt Sorumlusu Gelen Evrak Gelen evraklar evrak kayıt defterine kayıt edilir. Gelen Evrak Kayıt Defteri Müdür Evrak incelenir ve hangi i lemin yapılaca ına karar verilir. Evrak incelenir ve evrakla ilgili hangi i lemin yapılaca ına karar verilir. Evrak Kayıt Sorumlusu Dosyaya kaldırılır. Herhangi bir i lem gerektirmeyen evraklar ilgili dosyaya kaldırılır. Dosya dolabı Müdür ncelenen evrak ilgili birime havale edilir. Evrakın ilgili Mevzuatlar, Yönergeler ve Talimatlar do rultusunda konusuna göre gerekli birimlere da ıtımı yapılır. Yüksekokula yeni kayıt yaptıran ö rencilerin ilk kayıt i lemlerini yapmak. belgesi, not döküm belgesi ve askerlik belgesini hazırlamak ve posta i lemlerini yürütmek. Kayıt dondurma i lemlerini yürütmek. burs i lemlerini yürütmek. Harç i lemlerini yürütmek. Yatay geçi ve dikey geçi kayıt i lemlerini yürütmek. Yıllık istatistiki bilgileri hazırlamak. Mezuniyet ve ili ik kesme Müdür ler ile ilgili i lemlerini yapmak ve mezuniyet belgelerini hazırlamak. lerin stajlarla ilgili 2547 Sayılı Yüksekö retim Birim Personeli i lemleri i lemlerini yapmak. kaydolan ö rencilerin bilgisayar programına kayıtlarını Kanunu, Üniversite E itim gerçekle tirmek. yapmak. lerin ders alma i lemlerini takip etmek, yürütmek ve Ö retim Sınav Yönetmeli i sonuçlandırmak. lerin kayıt yenileme i lemlerini yapmak.akerlik tecil i lemleri için ba vuruda bulunan ö rencilerin ö renci durum belgelerinin düzenlenmesinisa lamak, di er formve yazı malarınısonuçlandırmak. Mezunolan Personel erkek ö rencileri askerlik ubelerine bildirmek. Teknik hizmetler ile ilgili Mali i lemleri Müdür Birim Personeli Yazı ma lemleri Yüksekokulumuzun yazı ma i lemleri yapılır. Resmi Yazı ma Kurallarını Belirleyen Esas ve Usuller Hayır Müdür Yüksekokul Sekreteri Yazı ve ekleri Yazı ve eklerinin do ru ve tam olup olmadı ı incelenir. Resmi Yazı ma Kurallarını uygun mu? Belirleyen Esas ve Usuller Evet Müdür Birim Personeli Evrak paraflanır ve imzalanır. Resmi Yazı ma Kurallarını Evrak paraflanır ve imzalanır. Belirleyen Esas ve Usuller Evrak Kayıt Sorumlusu Evrak kayıt edilir ve dosyalanır. Giden Evrak Kayıt Defteri ne kayıt edilir ve paraflı suretleri ilgili dosyalara takılır. Giden Evrak Kayıt Defteri Evrak Kayıt Sorumlusu Evrakın da ıtımı yapılır ve i lem sonlandırılır. Kayıt edilen evrak ilgilibirime veya ki iye Meslek Yüksekokulu Zimmet Defteriile teslim edilir. Evrak Zimmet Defteri

2 EK-2 KAMU H ZMET STANDARTLARI TABLOSU SIRA NO H ZMET N ADI BA VURUDA STENEN BELGELER H ZMET N TAMAMLANMA SÜRES (EN GEÇ) 1 Yeni kayıt 15 dk. 1.Adayın mezun oldu u liseden aldı ı diplomanın aslı ya da yeni tarihli mezuniyet belgesi 2.Aday ek puandan yararlanarak yada sınavsız geçi le yerle tirilmi ancak,alanıdiplomasında veya mezuniyet belgesinde belirtilmemi sehangi okul ve alandan mezu oldu unu gösterir resmi belge 3.Nüfus cüzdanı Örne i(aslı görülmek suretiyle fotokopisi) 4.Askerlik durum beyanı 5.29 ya ından büyük adaylar için askerlik ubelerinden alınacak Askerlik Durum Belgesi 6.6 adet 4,5cmx6cm boyutunda foto raf 7.Katkı payı ö renim ücretinin ödendi ine ili kin banka dekontu( kinci ö retim için) 8. ahsen Müracaat. 2 Kayıt Yenileme lemleri 1.Akademik takvimde belirtilen tarihlerde Üniversitenin anla malı bankasına 20dk. yatırılan ö renim harcı 2.Web adresinden kayıt yenileme i leminin yapılması. 3.Kaydın onaylanması 3 Belgesi verme 1 beyanı 5 dk 2. kimlik kartı 4 Transkript verme 1. beyanı 2. kimlik kartı 5 dk. 5 Askerlik Tecil i lemleri 1. beyanı 2. kimli i Bireysel ba vuru 5 dk Yeni Kayıt 1 ay ba vurusu 1hafta 6 Kayıt Dondurma lemleri (Yönetim kuruluna sunulmak üzere dilekçesi) 7 Kayıt Silme lemleri 1. ba vurusu 2.Kimlik Kartı 30 dk. 8 Af lemleri 1.Ba vuru Dilekçesi 1ay 2.Lise Diploması 3.Terör suçundan ceza almadı ına ili kin savcılık belgesi 9 Muafiyet lemleri 1.Ba vuru dilekçesi 2.Onaylı Transkript 1 ay 3.Onaylı ders içerikleri 10 Mazeret sınav i lemleri 1.Dilekçe 2.Mazeretini belirten resmi belge 1hafta 11 bilgilerinin güncellenmesi ba vurusu 15 dk. 12 Yatay Geçi i lemleri 13 Yeniden ö renci kimlik kartının düzenlenmesi 1.Dilekçe 2.Transkript 3.Ders çerikleri 1.Dilekçe 2.Kayıp lanı Foto raf Yatay geçi Kontenjanları için yayınlanan Senato kararında belirtiln süre 2-3 hafta Mezuniyet Tek ders sınav ba vurusu Dilekçe 2 hafta Mezuniyet i lemleri 1.Mezuniyet ve li ik kesme Formu 3 gün 2.Nüfus cüzdan Fotokopisi 3. kimli i Ba vuru esnasında yukarıda belirtilen belgelerin dı ında belge istenmesi,eksiksiz belge ile ba vuru yapılmasına ra men hizmetin belirtilen sürede tamamlanmaması veya yukarıdaki tabloda bezı hizmetlerinbulunmadı ının tespiti durumunda ilk müracaat yerine ya da ikinci müracaat yerine ba vurunuz. lk Müracaat Yeri kinci Mürecaat Yeri sim :Mustafa KAPLAN sim :Asım ÇOBAN Unvan :Yüksekokul Sekreteri Unvan :Müdür Adres :MMYO Sekreterli i Adres :MMYO Müdürlü ü Tel : Tel : Fax : Fax :

3 1. Kayıt lemleri Uygulama Esası: AMASYA ÜN VERS TES E itim ve Ö retim Yönetmenli i nin ve 12.Maddeleri Uyarınca Açıklama; ÖSYM sınavı sonucu Yüksekokulumuzu kazanan ö rencilerin kayıt için belirlenen tarihler arasında kayıtları yapılır. Kayıt çin Gerekli Belgeler 1- Lise diploması veya yeni tarihli Geçici Mezuniyet Belgesi 2- Aday Ek puandan yararlanarak yada sınavsız geçi ile yerle tirilmi ancak,alanı diplomasında veya mezuniyet belgesinde belirtilmemi se, hangi okul ve alandan mezun oldu unu gösterir resmi belge. 3- Nüfus Cüzdanı ( Aslı görülmek suretiyle fotokopisi alınacaktır) 4- Askerlik Durum Beyanı ( bilgi ve kayıt formuna beyan edilecektir) ya ından büyük adaylar için askerlik ubelerinden alınacak Askerlik Durum Belgesi 6-6 Adet 4.5x6 Ebadında Foto raf 7- Katkı payı, ö renim ücretinin ödendi ine ili kin banka dekontu ( kinci Ö retim leri için) Ödemeler Amasya Üniversitesi nin anla malı oldu u Halk Bankası ubelerinden havale ücreti ödemedentc kimlik numarası belirtilerek yatırılacaktır. Böylece kayıt i lemi tamamlanmı olur. nin Yapması Gerekenler 1- Daire Ba kanlı ına kayıt olan ö renciler için bilgi verilir. 2- Kesin kayıt yaptıran ö renciye ö renci kimlik kartı verilir. 3- lerin ÖB S sisteminden ki isel bilgileri girilir 4- lerin ö renim süresi içinde alaca ı dersler olu turulur. 5- Askerlik ubelerine ö renci durum belgesi gönderilir ( Erkek Adaylar için ). 6-. Yabancı dil muafiyet sınav listesi hazırlanır. Yüksekokulumuza kayıt hakkı kazanan ö renci kayıt için gerekli belgeler ile bizzat ba vuruda bulunur belge eksikli ini giderir Belgeler tamam mı? HAYIR EVET Yüksekokulumuza ö renci kaydı yapılır ve ö renciye geçici kimlik belgesi verilir kimlik belgesi Yüksekokulumuza kayıt yaptıran her ö renci için kayıt ba langıcından mezuniyet tarihine kadar ö renim süresi içinde gördü ü ders ve staj bilgi notlarını kapsayacak ekilde dosyalar hazırlanır Kesin Kayıt yaptıran ö renci listeleri Daire Ba kanlı ına yazı ile bildirilir

4 2.Öbis lemleri lerle ilgili her türlü bilginin ÖB S programına girilmesi; * kayıtları * Kimlik bilgileri * Adres bilgileri * Harç bilgileri * Disiplin bilgileri * Askerlik bilgileri * Çe itli duyuruları * Danı man bilgileri * Sınav bilgileri * Danı man atama bilgileri * Ders bilgileri * Kredi bilgileri * Muafiyet bilgileri * Yatay geçi * Kayıt silme * Mezuniyet * Disiplin i lerinin düzenli girilmesi ve takibi * statiksel Bilgiler ve Raporlar

5 3. Belgesi Düzenleme lemi Uygulama Esası: nin Ki isel iste i üzerine AMASYA ÜN VERS TES MERZ FON MESLEK YÜKSEKOKULU Ö RENC Ö RENC BELGES LEMLER Sorumlu Akı eması Görev ve Sorumluluklar Mevzuat Belge alacak ö renci; kimlik kartıyla ö renci i leri bürosuna ba vurur. nin kimlik kontrolü yapılır. nin belge için gerekli bilgileri OB S sistemine girilir. Belge için gerekli bilgiler internet sitesine girilir. Sisteme bilgisi girilen ö renciye ili kin belgenin çıktısı alınır. Yüksekokul Sekreteri Belge Yüksekokul Sekreterine imzaya sunulur Evrak Kayıt Bürosu Belge Onay için evrak kayıt bölümüne gönderilir Belge ö renciye teslim edilir. Belge ö renciye teslim edilir.

6 4. Transkript Belgesi Düzenleme lemleri Uygulama Esası: stek üzerine Açıklama: ler burs, i ba vurusu yada çe itli sebeplerle Transkript iste inde bulunabilir AMASYA ÜN VERS TES MERZ FON MESLEK YÜKSEKOKULU Ö RENC TRANSKR PT LEMLER Sorumlu Akı eması Görev ve Sorumluluklar Mevzuat Transkript alacak ö renci; kimlik kartıyla ö renci i leri bürosuna ba vurur. nin transkript için gerekli bilgileri OB S sistemine girilir. nin kimlik kontrolü yapılır. Belge için gerekli bilgiler internet sitesine girilir. Sisteme bilgisi girilen ö renciye ili kin belgenin çıktısı alınır. Yüksekokul Sekreteri Belgenin imza için Yüksekokul Sekreterine sunulur Evrak Kayıt Bürosu Belge Onay için Evrak Kayıt Bürosuna Gönderilir Transkript ö renciye teslim edilir. Transkript ö renciye teslim edilir.

7 5.Askerlik lemleri Uygulama Esası: stek Üzerine Açıklama; 1- nin sözlü talebi. 2- tarafından ÖB S sistemine girilerek belgenin çıktısının alınması. 3- Alınan Belgenin Yüksekokul Sekreterine imzalatılması 4- Evrak kayıt ve Mühür i lemi 5- ki nüsha düzenlenen belgenin bir nüshası ö renciye verilir, di er nüsha dosyalanır. AMASYA ÜN VERS TES MERZ FON MESLEK YÜKSEKOKULU Ö RENC ASKERL K LEMLER Sorumlu Akı eması Görev ve Sorumluluklar Mevzuat E itim-ö retim yılı ba ında yeni kayıt olan ve yoklama ça ı gelmi erkek ö renciler için Ek-C2 belgesi OB S sisteminden iki suret olarak alınır. Belge için gerekli bilgiler otomasyon sistemine girilir Sayılı Askerlik Kanunu Yüksekokul Sekreteri Ek-C2 Ek-C belgesi Belgesinin Yüksekokul imzalanır. Sekreterine mzaya Sunulur Yüksekokul Sekreteri tarafından imzalanır. Evrak Kayıt Bürosu mzalanmı belge evrak kayıt ve onay için evrak kayıt bürosuna gönderilir mzalanmı,onaylanmı ve evrak kayıt numarası verilmi evrak ö renci i leri bürosunca askerlik ubesine posta yolu ile gönderilir. Bir sureti ö renci dosyasında saklanır. nce posta ile gönderilir.

8 6.Burs lemleri Uygulama Esası: ler çe itli kurulu ların vermi oldu u burslara müracaat edebilir. 1- Yüksekokul Müdürü ö retim elemanları arasından burs komisyonu olu turur. 2- Burs verecek kurumun istek yazısı burs komisyonu tarafından ö rencilere duyurulur. 3- gerekli belgeleri tamamlayarak burs komisyonuna teslim eder. 4- Burs komisyonu toplanarak, ba arılı yada durumu uygun ö renciler arasından seçim yapar ve ö renci i lerine bildirir. Burs Komisyonu Burs komisyonu görevlendirilmesi Burs verecek kurumun yazısı burs komisyonuna verilir. Burs verecek kurulu un varsa artları/ko ulları belirlenir lere duyurulur lerin burs ba vurularını yapar Burs alacak lere ait bilgiler toplanır Burs alacak ö renciler tespit edilir Burs verecek kurulu a, ö renciye duyurulur lem tamamlanır.

9 7.Kayıt Silme lemi Uygulama Esası: Amasya Üniversitesi E itim ve Ö retim Yönetmenli i nin 28. maddesi uyarınca AMASYA ÜN VERS TES MERZ FON MESLEK YÜKSEKOKULU Ö RENC KAYIT S LME LEMLER Sorumlu Akı eması Görev ve Sorumluluklar Mevzuat Kaydını sildirmek isteyen ö renci i leri bürosuna gelerek sözlü beyanda bulunur Büro tarafından ö renciye kendi iste i le kayıt silme formu verilir. lgili Form Verilir Doldurulmu form lgili birimlere imzalatılır. Formu teslim alan ö renci i leri sorumlusu ö rencinin bilgilerini OB S sitemine kaydeder ve ö rencinin kaydını siler. nin ö renci kimlik kartı iade alınır. nin lise diplomasına gerekli bilgiler yazılıp onay yapıldıktan sonra ö renciye imza kar ılı ında teslim edilir. Erkek ö rencilerin askerlik ubesi yazı maları yapılır. Kaydı silinen ö rencilerin KYK dü ümleri yapılır. Belge incelenip OB S sistemine girilir Diploma Teslim edilir. Kayıt Silme durumu ilgili yerlere bildirilir.

10 8.Harç lemleri Uygulama Esası: 2547 sayılı Kanunun 46 ıncı Maddesi uyarınca 1- Harç miktarı, Bakanlar Kurulunca her ö retim yılı için tespit edilir. 2- Katkı payını yatırmayan ö rencilerin ders kayıtları yapılmaz 3- Bilgilerin ö renci ÖB S programına girilmesi. 4- Daire Ba kanlı ı ile gerekli yazı maların yürütülmesi. 5- Kayıt silme yada sildirme halinde alınan katkı payı geri verilmez. 9. Stajlar lemleri Dayanak : Bu Yönerge, 2547 sayılı Kanun un ek-24. Maddesi, Yüksekö retim Kurulu Ba kanlı ının 22 Mayıs 2002 tarih, sayılı Resmi Gazete de yayınlanan Mesleki ve Teknik E itim Bölgesi çindeki Meslek Yüksekokulu lerinin yerlerindeki E itim, Uygulama ve Stajlarına li kin Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik ve AmasyaÜniversitesi E itim, Ö retim ve Sınav Yönetmeli i nin 17/4 bendine dayanılarak hazırlanmı tır..1- Yönetim Kurulu tarafından her bölüm için staj komisyonu olu turulması 2- Staj tarihlerinin belirlenmesi ve ö rencilere duyurulması 3- Staj belirleme formlarının ö rencilere verilmesi ve ö rencilerin eksiksiz doldurup ö renci i lerine teslim etmesi 4- Staj formlarının staj komisyonu tarafından onaylanması 5- Staj defterlerinin ö rencilere verilmesi ve her ö renciye yapması gerekenlerin izah edilmesi 6- Staj bitiminde defterlerin posta aracılı ıyla ve elden kabulü ön incelemelerinin yapılarak staj komisyonuna gönderilmesi 7- Kabul edilen staj defterlerinin komisyon incelemesi sonrası stajlarında eksiklik olmayanların komisyon kararlarının alınması 8- Staj dosyası eksik olan ö rencilerin defterlerinin kendilerine ula tırılması eksikliklerinin tamamlatılarak tekrar komisyona gönderilmesi 9- Mezun durumda olanların mezun edilmesi

11 AMASYA ÜN VERS TES MERZ FON MESLEK YÜKSEKOKULU Ö RENC STAJ LEMLER Sorumlu Akı eması Görev ve Sorumluluklar Mevzuat Merzifon Meslek Yüksekokulu Duyurular bölümünden zorunlu staj formlarını alınız. steyen ö renci formu alır. i leri Program Koordinatörü Program Koordinatörü Zorunlu Staj Formunun kendinize ait kısımlarını özenle doldurunuz. Foto raf yapı tırınız. Formdaki staj yapaca ınız i yerine ait bilgilerin eksiksiz ve do ru olarak doldurulmasını sa layınız. belirlenen tarihlerde staj yapaca ı yere giderek staja ba lar. Staja ba layan ö rencilerin SGK i e giri -çıkı i lemleri yapılır. Stajını bitiren ö renci dosyasını program staj koordinatörüne teslim eder. Program staj koordinatörü dosyayı inceler. Dosyada eksik var mı? H E Program staj koordinatörü ö rencinin staj durumunu yazı ile ö renci i lerine bildirir. Stajını bitiren ö rencilerin staj notu ö renci i leri otomasyon sistemine i lenir. eksikleri tamamlar. formu usulüne uygun doldurur ve gerekli onayları yaptırır. SGK i lemleri yapılır. Koordinatör zamanında de erlendirmeyi yapar OB S sistemine staj notunu do ru ve zamanında i ler.

12 10. Geçici Mezuniyet Belgesi Düzenleme lemleri Açıklama: ler i ba vurusu vb. sebeplerle diplomalar hazırlanmadı ı için Geçici Mezuniyet talebinde bulunabilirler 1-, Geçici Mezuniyet Belgesi iste ini sözlü olarak beyan eder 2- mezunlar için ili ik kesme formu, geçici mezuniyet ve diploma istek formlarını doldurup imzalatıp büroya teslim eder. 3- i leri bürosu tarafından OB S sisteminden ö rencinin durumu kontrol edilip Geçici mezuniyet belgesi 2 nüsha olarak hazırlanır. 4- imzalanmı olan Geçici Mezuniyet Belgesini Yüksekokul Müdürlü üne imzaya sunar 5- Evrak Kayıt bürosunda Geçici mezuniyet belgesi için kayıt yaptırılır. 6- Geçici Mezuniyet Belgesinin 1 nüshasını ö renciye imza kar ılı ı teslim eder AMASYA ÜN VERS TES MERZ FON MESLEK YÜKSEKOKULU Ö RENC MEZUN YET LEMLER Sorumlu Akı eması Görev ve Sorumluluklar Yarıyıl sonu ve yıl sonlarında 2.sınıf ö rencilerinin mezuniyet transkriptleri kontrol edilir. Mezuniyet belgesi ö rencinin ba vuru tarihinde düzenlenir. Mezun durumda olan ö rencilerin mezuniyet tarihi, ö rencinin e itim-ö retim, staj çalı maları ve sınavlarının bitti i tarih dikkate alınarak ö renci mezun edilir. ye mezun ili ik kesme belgesi, geçici mezuniyet ve diploma talep dilekçesi verilir. Son sınıf ö rencilerinin mezuniyet durumları kontrol edilir. Mezun durumda olan ö renciler mezun edilir. Gerekli evrakları verir. Mevzuat Amasya Üniversitesi Diploma, Mezuniyet ve Di er Belgelerin Düzenlenmesine Dair Yönerge Evrak Kayıt ili ik kesme belgesinde kendisine ait kısımları doldurur. Formda yazılı ilgili birimlere imzalatır. Geçici mezuniyet talep dilekçesi ile i leri bürosuna ba vurur. nin mezuniyet durumu kontrol edilir. Geçici mezuniyet belgesi 2 nüsha düzenlenir. Yüksekokul Müdürüne imzalatılır. Geçici mezuniyet belgesi evrak kayıt bürosuna gönderilip kayda alınır. nin, ö renci kimlik kartını iade eder. Geçici mezuniyet belgesinin 1 nüshası ö renciye verilir, di er nüshası ö rencinin dosyasında saklanır. ye Önlisans Diplomasını alabilmesi için geçici mezuniyet belgesini iade etmesi gerekti i ve geçici mezuniyet belgesini kaybetmesi durumunda Türkiye genelinde yayınlanan bir gazeteye kayıp ilanı vermesi gerekti i hakkında bilgi verilir. li ik kesme belgesi eksiksiz doldurulup dilekçe ile Müdürlü e ba vuru yapılır. Geçici mezuniyet belgesini düzenler. kimlik kartı iade alınır. ye bilgi verilir.

13