Aksaray Belediye BaĢkanlığı Ġç Kontrol Sistemi

Transkript

1 1

2 Aksaray Belediye BaĢkanlığı Ġç Kontrol Sistemi Aksaray Belediye Başkanlığı İç Kontrol Standartları Eylem Planı sorumluluğunda İç Kontrol Standartları Koordinasyon Kurulu tarafından hazırlanmıştır. 2

3 AKSARAY BELEDĠYE BAġKANLIĞI ĠÇKONTROL SĠSTEMĠ ( ) Aralık

4 Aksaray Belediye BaĢkanlığı Ġç Kontrol Sistemi 4

5 5

6 Aksaray Belediye BaĢkanlığı ĠçKontrol Sistemi ÜST YÖNETÇĠNĠN SUNUġU: Ġç kontrol, bir organizasyonun faaliyetlerinin etkin ve verimli bir Ģekilde ilgili mevzuata uygun olarak yürütülmesi ve faaliyetlere iliģkin mali ve mali olmayan bilgilerin doğruluğunun ve güvenilirliğinin sağlanması konusunda makul bir güvence elde edebilmek amacıyla tasarlanan ve yönetim, çalıģanlar ve denetçilerden etkilenen politikalar, prosedürler, uygulamalar ve yöntemler olarak tanımlanabilir. Mevzuatımızda Ġç kontrol esas olarak 5018 sayılı Kanunda ve bu kanun gereğince çıkarılan Ġç Kontrol ve Ön Mali Kontrole iliģkin Usul Ve Esaslar ile Strateji GeliĢtirme Birimlerinin çalıģma Usul ve Esaslan Hakkında Yönetmelikte düzenlenmiģtir. Ayrıca, 26/12/ 2007 tarihinde sayılı Resmi Gazetede Kamu Ġç Kontrol Standartları Tebliği ile Kamu Ġç Kontrol Standartları belirlenmiģ ve kamu idarelerinin ĠÇ kontrol sistemlerinin Kamu Ġç Kontrol Standartlarına uyumunu sağlamak üzere; yapılması gereken çalıģmaların belirlenmesi, bu çalıģmalar Ġçin oluģturulması gereken eylem planının hazırlanması hususu düzenlenmiģtir Tebliğde kamu idarelerinin Kamu Ġç Kontrol Standartlarına uyumunu sağlamak üzere; yapılması gereken çalıģmaların belirlenmesi, bu çalıģmalar Ġçin oluģturulması gereken eylem planının hazırlanması aslında idarelerde bir Ġç kontrol sistemi kurmanın baģlangıç aģamasıdır. Ġç kontrol bir süreçtir. Ġç kontrol sistemleri durağan değil dinamik sistemlerdir. geliģim Ġçinde ve değiģen Ġç ve dıģ koģullara göre esnek olması doğası gereğidir. Ġç kontrolün izlenmesi ve değerlendirilmesi de bu esnekliğin ve doğal olarak etkin bir Ġç kontrol sisteminin temel koģuludur. Kamu idarelerinin, Ġç kontrol sistemlerinin Kamu Ġç Kontrol Standartlarına uyumunu sağlamak üzere; yapılması gereken çalıģmalara iliģkin oluģturacakları eylem planlan kurumlanın Ġç kontrol sistemlerini kurma planlarıdır. Aksaray Belediyesi olarak biz bu büyük bir hedefe yönelik bir eylem planını bir proje yönetimi yaklaģımı çerçevesinde hazırladık ve bu çalıģmada eylem planımızı ortaya koymaktayız. Bu eylem planına sorumlu birimlerin ve iģbirliği yapacak birimlerin gerek amirleri gerekse tüm çalıģanlarıyla harfiyen riayet etmeleri ve mümkünse standartlara uyumu sağlayacak eylemleri öngörülen zamandan önce tamamlamaları büyük önem taģımaktadır. Belediyemiz çalıģanlarının bu eylemleri en güzel bir Ģekilde gerçekleģtireceğine inancımız tamdır. Ġç Kontrol Standartlarına uyum sağlamak üzere hazırlanan ve bu çalıģmanın ekinde sunulan Aksaray Belediye BaĢkanlığı Ġç Kontrol Standartları Eylem Planının hazırlanmasına katkısı olan tüm personelimizi kutlar halkımıza hayırlı ve uğurlu olmasını temenni ederim. Haluk ġahin YAZGI Aksaray Belediye BaĢkanı Saygılarımla 6

7 Aksaray Belediye BaĢkanlığı Ġç Kontrol Sistemi ĠÇĠNDEKĠLER ĠÇ KONTROL SISTEMĠ... 8 AKSARAY BELEDĠYE BAġKANLIĞI ĠÇ KONTROL SĠSTEMĠ HAZIRLAMA REHBERĠ AKSARAY BELEDĠYE BAġKANLIĞI ÖNGÖRÜLEN EYLEMLER ĠÇ KONTROL STANDARTLARI EYLEM PLANI REHBERĠ TAMAMLANMA TARĠHĠNE GÖRE ĠÇ KONTROL EYLEM PLANI AKSARAY BELEDIYE BAġKANLIĞI BĠRĠM BAZINDA YILLARI ĠÇ KONTROL STANDARTLARI EYLEM PLANI EK- ĠÇ KONTROL MEVZUATI

8 Aksaray Belediye BaĢkanlığı Ġç Kontrol Sistemi ĠÇ KONTROL SĠSTEMĠ I- GENEL OLARAK Kamu idarelerinde uygulanacak olan Ġç kontrol sistemi 5018 sayılı Kanunun 55 ila 67 nci maddelerinde; Ġç kontrolün tanımı, amacı, yapısı ve iģleyiģi, ön mali kontrol ve mali hizmetler birimi, muhasebe hizmeti ve yetkilisi, Ġç denetim, Ġç denetçi ve Ġç Denetim Koordinasyon Kurulu ve görevleri baģlıkları altında, anılan Kanunun 55, 56, 57 ve 58 inci maddelerine dayanılarak Maliye Bakanlığınca hazırlanan ve yayımlanan "Ġç Kontrol ve Ön Mali Kontrole ĠliĢkin Usul ve Esaslar" da da; ĠÇ kontrol, on mali kontrol, mali hizmetler biriminin on mali kontrolüne tabi mali karar ve iģlemler ve çeģitli hükümler bölümleri altında ayrıntılarıyla birlikte ele alınmıģtır. II. ĠÇ KONTROLÜN TANIMI 2.1.Kontrol Kavramı Nedir Kontrol; bir isin doğru ve usulüne uygun olarak yapılıp yapılmadığını inceleme, denetim ve denetlemektir. Bir baģka Ġfadeyle; bir Ģeyin gerçeğe ve aslına uygunluğuna bakmaktır. Kontrol kavramını, önceden belirlenen amaç ve hedeflere ulaģmak Ġçin idarenin aldığı tedbirler bütünü olarak tanımlamak da mümkündür. Bu manada kurumsal amaçlara ulaģılması, hedeflerin gerçekleģtirilmesi, amaç ve hedeflere ulaģmasının önündeki belirsizlik ve risklerin yönetilmesi çerçevesinde alınan tedbirlerin tamamı kontrol kapsamındadır. Bu bir güvence olup, söz konusu güvencenin sağlanması Ġçin yapılan planlama, belirlenen politika, yapılan düzenlemeler ve uygulanan süreçler İç kontrolü meydana getirmektedir. Yönetimin en temel faaliyeti olarak kontrol kavramını, idarenin her türlü faaliyetinin sonuçlarını tespit etmek ve değerlendirmek, elde edilen sonuçların önceden belirlenmiģ olan yönetsel amaç ve hedeflere uygun olup olmadığını ölçmek ve bu yönde gerekli düzeltici tedbirleri almak seklinde de tanımlayabiliriz. Bu yönüyle bakıldığında kontrol, denetimi de kapsayan daha geniģ kapsamlı bir kavramdır. Kontrol ve denetim, hesap verme sorumluluğunun yerine getirilmesinde çok önemli bir iģleve sahiptir. Çünkü parlamentolar, vatandaģlar ve hükümetler, kamu kaynaklarının mevzuata uygun olarak kullanılıp kullanılmadığını, kamusal faaliyetlerin baģarılı olup olmadığını ve kamu hizmetlerinin etkin, ekonomik ve verimli bir Ģekilde sunulup sunulmadığını bilmek durumundadırlar. Günümüzde böyle bir ihtiyaç söz konusu olduğundan hesap verme sorumluluğu bakımından, kamu yöneticileri bu ihtiyacı karģılamak adına belirtilen kesimlere hesap vermekle sorumludurlar. Dolayısıyla, kontrol ve denetim faaliyeti sonucunda sunulan raporlar yoluyla hesap verme sorumluluğu yerine getirilmiģ olmaktadır Ġç Kontrol Nedir Ġç kontrol; idarenin amaçlarına, belirlenmiģ politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir Ģekilde yürütülmesini, varlık ve kaynakların korunmasını, muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, mail bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından oluģturulan organizasyon, yöntem ve süreçle Ġç denetimi kapsayan mail ve diğer kontroller bütünüdür. Görev ve yetkileri çerçevesinde, mali yönetim kontrol süreçlerine iliģkin standartlar ve yöntemler Maliye Bakanlığınca belirlenir, geliģtirilir ve uyumlaģtırılır. Maliye Bakanlığı ayrıca, sistemin koordinasyonunu sağlar ve kamu idarelerine rehberlik hizmeti verir. Bu tanım da görüleceği üzere Ġç kontrol ; Bir kurumun amaçlarına ve hedeflerine ulaģmak Ġçin yaptığı tüm faaliyet ve iģlemleri kapsamaktadır. Bu bağlamda bir kuruluģun kendi Ġç bünyesinde uygulanmakta olan mali veya mali olmayan kontroller bütünü Ġç kontrolü meydana getirmektedir. 8

9 Aksaray Belediye BaĢkanlığı Ġç Kontrol Sistemi Ġç kontrolün yukarıya alınan tanımının, uluslararası standart ve uygulamaları dikkate aldığı ve yönetime dört temel konuda güvence verdiği görülmektedir. Söz konusu temel güvenceler Ģunlardır; Ġdarenin amaçlarına, belirlenmiģ politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin yürütülmesinde ve kaynakların kullanımında düzenlilik, etkinlik ve verimliliği sağlanması, Varlıkların ve kaynakların korunması, yolsuzluk ve suiistimallerin önlenmesi, Ġdari ve mali kayıt, bilgi ve raporların doğruluğu ve güvenilirliğinin tesisi, Yürürlükteki hukuk normlarına ve idari düzenlemelere uyumun sağlanması Ġç kontrol, 5018 sayılı Kanunda sistem olarak tanımlanmıģ olmakla birlikte Ġç kontrol, sistem ve faaliyet/süreç olarak birbirinden ayrılmaktadır. Ġç kontrol sistemi; bir kamu idaresinin amaç ve hedeflerine ulaģmak Ġçin oluģturulan organizasyon, yöntem ve süreçle Ġç denetimi kapsayan bir bütündür. Mali ve mali olmayan faaliyet ve iģlemlere iliģkin olarak uygulanan kontrol mekanizmaları dıģındaki faaliyet ve fonksiyonlar da Ġç kontrol sistemi Ġçine girmektedir. Bir süreç olarak Ġç kontrol ise; belirlenen amaç ve hedeflere ulaģmak Ġçin idare tarafından uygulanan tüm kontrol faaliyet ve iģlemleri kapsar. Bu manada Ġç kontrolü değerlendiren Ġç denetim faaliyeti Ġç kontrol sürecinin dıģında değerlendirilmektedir sayılı Kanunda yapılan Ġç kontrol tanımı hem Ġç kontrolün amacını hem de muhtevasını belirlemektedir. 3.Ġç Kontrolün Amacı Kamu idarelerinde tesis edilen ve uygulanan Ġç kontrolün amaçlan 5018 sayılı Kanunun 56 nci maddesi ile Ġç Kontrol ve On Mali Kontrole iliģkin Usul ve Esasların 4 üncü maddesinde sayılmıģtır. Anılan maddelere göre Ġç kontrolün amaçları; a)kamu gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerinin etkili, ekonomik ve verimli bir Ģekilde yönetilmesini, b)kamu idarelerinin kanunlara ve diğer düzenlemelere uygun olarak faaliyet göstermesini, c)her türlü mali karar ve iģlemlerde usulsüzlük ve yolsuzluğun önlenmesini, d)karar oluģturmak ve izlemek Ġç in düzenli, zamanında ve güvenilir rapor ve bilgi edinilmesini, e)varlıkların kötüye kullanılması ve israfını önlemek ve kayıplara karģı korunmasını, Sağlamaktır. Yukarıda sayılan Ġç kontrol amaçlarının, COSO modelinde belirtilen ve Avrupa Komisyonu tarafından sıralanan iç kontrol amaçlan ile benzerlik gösterdiği görülmektedir. COSO modelinde Ġç kontrolün amaçlan; Faaliyetlerde etkinlik ve etkililik, Finansal raporlamanın güvenilirliği, Mevzuata uygunluk Seklinde sayılmıģtır. 9

10 Avrupa Komisyonu da Ġç kontrol sisteminin amaçlarını aģağıdaki gibi sıralamıģtır. Bilgilerin güvenilirliği ve bütünlüğünü sağlamak, Kanun, tüzük, yönetmelik, prosedür, plan ve politikalara uygunluğu sağlamak, Varlıkların güvenliğini sağlamak, Kaynakların etkin, etkili ve verimli kullanımını sağlamak. COSO modelinde belirtilen, Avrupa Komisyonu tarafından sıralanan ve 5018 sayılı Kanunda sayılan ve birbirleri ile benzerlik gösteren bu amaçlara ulaģılması Ġç kontrol tarafından tam olarak garanti edilmez. Ġç kontrol süreçleri söz konusu amaçlara eriģilmesinde idareye güvence verir. Bu nedenle Ġç kontrolün sayılan amaçlarına ulaģmada kurumlar arasında farklılıklar olması doğaldır. Sayılan bu amaçlara ulaģabilmesi Ġçin kamu idarelerinin mail yönetim ve kontrol sistemleri; üst yönetim, harcama birimleri, muhasebe hizmetleri, mail hizmetler, ön mail kontrol ve Ġç denetim birimleri üzerine bina edilmiģtir. 4. Kamu Ġç Kontrol Standartları Bir fok ülkede uluslararası kabul görmüģ standartlar, ulusal hukuk kuralları, teģkilat yapısı, yönetim kültürü ve kendilerine has yapılar dikkate alınmak suretiyle ulusal kamu Ġç kontrol standartları oluģturulmuģtur. Türkiye de de oluģturulacak kamu Ġç kontrol standartlarında INTOSAI, COSO ve COCO gibi uluslararası kabul görmüģ Ġç kontrol standartları dikkate alınacaktır. COSO tarafından çıkarılan Ġç Kontrol Bütüncül çerçevesi isimli çalıģmada Ġç kontrol standartları belirlenmiģtir. Esas itibariyle COSO ĠÇ kontrol standartları özel sektör Ġçin hazırlanmıģtır. Avrupa Komisyonu da, AB kurumlarında uygulanmak üzere 2000 yılında baģladığı Ġç kontrol standardı çalıģmalarını her yıl güncelleģtirmek suretiyle tamamlayarak (24) Ġç kontrol standardı yayımlamıģtır. Ülkemizde kamu Ġç kontrol standartlarının, merkezi uyumlaģtırma görevi çerçevesinde Maliye Bakanlığı tarafından belirleneceği ve yayımlanacağı 5018 sayılı Kanun ile Ġç Kontrol ve On Mali Kontrole iliģkin Usul ve Esaslarda hükme bağlanmıģtır. Kamu idareleri, mali ve mali olmayan tüm iģlemlerinde bu standartlara uymakla ve gereğini yerine getirmekle yükümlüdür. Ancak, 5018 sayılı Kanuna ve Ġç kontrol standartları aykin olmamak koģuluyla, idarelerce görev alanları çerçevesinde her türlü yöntem, süreç ve özellikli iģlemlere iliģkin standartlar belirlenebilecektir. Ġç kontrol uygulamalarında kamu Ġç kontrol standartlarına uyulup uyulmadığı merkezi uyumlaģtırma görevi bağlamında Maliye Bakanlığı tarafından izlenip değerlendirilecektir. 5. Ġç Kontrolün Temel ilkeleri Ġç kontrol idarenin yönetim sorumluluğundadır. Kontrol sistemini kurmak, isletmek ve değerlendirmek idarenin görevidir. idarenin bütün is ve eylemlerini ve süreçte rol alan tüm görevlileri kapsayan ĠÇ kontrolün temel ilkeleri Ġç Kontrol ve On Mali Kontrole iliģkin Usul ve Esasların 6 nci maddesi ile belirlenmiģ olup aģağıda sıralanmıģtır. a) Ġç kontrol faaliyetleri idarenin yönetim sorumluluğu çerçevesinde yürütülür. b) Ġç kontrol faaliyet ve düzenlemelerinde öncelikle riskli alanlar dikkate alınır. c) Ġç kontrole iliģkin sorumluluk, iģlem sürecinde yer alan bütün görevlileri kapsar. d) Ġç kontrol mali ve mali olmayan tüm iģlemleri kapsar. e) Ġç kontrol sistemi yılda en az bir kez degerlendirilir ve ahnmasi gereken onlemler belirlenir. f) Ġç kontrol düzenleme ve uygulamalannda mevzuata uygunluk, saydamlık, hesap verebilirlik ve ekonomiklik, etkinlik, etkililik gibi iyi mall yönetim ilkeleri esas alınır. Yukanda sayılan Ġç kontrolün temel ilkeleri asagida kisaca afiklanmistir. 10

11 5.1.Yönetim Sorumluluğu Ġç kontrol sorumluluğu yönetime aittir. Kontrol faaliyetleri yönetimin sorumluluğu çerçevesinde yürütülür. Bu ilke Ġç kontrolün tasarlanması, uygulanması ve geliģtirilmesi konusunda idarenin görevli ve sorumlu olduğuna iģaret etmektedir. Ġç kontrol sürecinin yönetim tarafından izlenmesi, gözden geçirilmesi ve değerlendirilmesi gerekmektedir. Bu değerlendirme yapılırken Ġç denetim raporlarından da yararlanılır. Ġç denetim idare tarafından oluģturulan Ġç kontrolün yeterliliğini ve etkinliğini değerlendirerek bunu yönetime raporlar. Ġç kontrol faaliyetleri yönetim sorumluluğu çerçevesinde idare çalıģanları tarafından Ġfa edilir. Bu bağlamda yeterli ve etkili bir kontrol sisteminin oluģturulabilmesi Ġçin üst yöneticilerle diğer yöneticiler tarafından görev, yetki ve sorumluluklar çerçevesinde gerekli önlemlerin alınması gerekmektedir. COSO modeline göre Ġç kontrol, idarenin amaçlarına ulaģmasına, güvenilir raporların üretilmesine, varlıkların korunmasına, performans hedeflerinin gerçekleģmesine, faaliyetlerin mevzuata uygunluğunun sağlanmasına yardımcı olur. Ancak, Ġç kontrol sistemi, ne kadar iyi kurulursa kurulsun bu amaçların gerçekleģmesi Ġçin kesin güvence sağlamaz. Ġç kontrol, bu amaçların gerçekleģmesi Ġçin yönetime sadece makul bir güvence sağlar. Kontrolün kiģiler tarafından uygulanması nedeniyle eksiklik, hata ve yanlıģ anlaģılmaların her zaman olması mümkündür. Ġdarede her personelin Ġç kontrol sorumluluğu bulunmaktadır. Üst yönetici, Ġç kontrol sisteminin kurulmasından ve iģleyiģinden doğrudan sorumludur. Bunun en önemli unsuru uygun ve gerekli bir kontrol ortamının sağlanmasıdır. Üst yönetici, diğer yöneticilere liderlik yapmak, yol göstermek, politika belirlemek suretiyle sistemin iģleyiģini gözetir. Belirli Ġç kontrol mekanizmalarının kurulması Ġçin diğer yöneticilere yetki devreder. Ġdarede yer alan diğer yöneticiler Ġç kontrol sisteminin tasarlanması ve yürütülmesinde daha aktif bir rol alarak kontrol sürecini iģletir. Her yönetici kendi birimindeki Ġç kontrolün iģleyiģinden üst yöneticiye karģı sorumludur. Ayrıca, mali hizmetler yöneticisinin de önemli rolü ve sorumluluğu söz konusudur. Anılan yöneticiler idarenin plan, program, bütçe ve raporlarının hazırlanmasında ve geliģtirilmesinde rol alırlar ve mali iģlemlerin bu düzenlemelere ve mevzuata uygunluğunu kontrol ederler. Ġç kontrol sisteminin doğru ve düzgün bir Ģekilde yürütülmesinde ve geliģtirilmesinde yöneticilerin yanında idaredeki tüm çalıģanların sorumluluğu vardır. Diğer personel görevini yaparken kontrol faaliyetini göz ardı etmemek zorundadırlar. idarenin amaç ve hedeflerine aykırı bir durumu tespit ettiklerinde ilgili mercie bildirmek mecburiyetindedirler. Ġç kontrol sisteminin yürütülmesinde yöneticiler ve idarede çalıģanlara ek olarak Ġç denetçilerin de görevleri söz konusudur. Ġç denetçiler bu görevi Ġç kontrol sistemini denetlemek, değerlendirmek ve geliģtirilmesi yönünde tavsiyelerde bulunmak suretiyle yerine getirirler. 5.2.Risk Esaslı Ġç Kontrol Ġç kontrol faaliyetlerinin yürütülmesinde ve buna iliģkin düzenlemelerin yapılmasında riskli alanların dikkate % alınması bu ilkenin özünü meydana getirmektedir. kontrol sürecinde risk değerlendirmesi temel noktalardan birisidir. Ġç kontrolün ulusal düzeyde ve kurumsal bazda uygulanmasında riskli alanların seçilmesi ve buna göre gereken çalıģmaların yapılması gerekmektedir. Ġç kontrolün uygulanmasında önceliğin riskli alanlara verilmesi, kontrol maliyeti ile kontrol sonucunda elde edilecek fayda arasında bir denge kurulmasını, kısaca en az maliyetle en fazla faydanın elde edilmesini sağlamaktadır. Bu ilke çerçevesinde idareler önce riskli alanları tespit edecekler, sonra bu riskli alanları değerlendirip analiz edecekler ve kontrol faaliyet ve süreçlerini bu analizlere dayandıracaklardır. Özetle; sadece kontrol yapmıģ olmak Ġçin kontrol yapılmayacak, riskli alanlardan baģlanılarak yönetim sorumluluğu bağlamında Ġç kontrol faaliyetleri yürütülecektir Ġç Kontrolde Sorumluluk Ġç kontrolde sorumluluk iģlem sürecinde yer alan tüm görevlileri kapsar. Bu, etkin ve baģarılı bir Ġç kontrolün olmazsa olmazlarındandır. Çünkü idarenin bir faaliyetinde süreçte yer alan tüm yönetici ve çalıģanlarının ortak rolü ve sorumluluğu bulunmaktadır. Bir süreçte yer alan tüm görevlilerin yapılan kontrolden sorumlu olmaları sürecin etkinliğini ve verimliliğini artırır. Yoksa, Ġç kontrole iliģkin sorumluluk, süreçte yer alan tek bir görevliye yüklense istenilen etkinliğin 11

12 sağlanması mümkün olamaz. 5.4.Kapsam Bakımından Ġç Kontrol Ġç kontrol mali ve mali olmayan tüm iģlemleri kapsar. Ġç kontrolün sadece mali iģlem ve kararlarla sınırlandırılması bu ilkeye aykırılık teģkil etmektedir. Uluslararası standartlarda olduğu gibi konuya iliģkin yasal düzenlemelerde de Ġç kontrolün mali olan ve olmayan tüm karar ve iģlemleri kapsadığı vurgulanmaktadır. Buradan anlaģılmaktadır ki kuruluģların tüm faaliyetleri Ġç kontrol Ġçine girmektedir. Bu bağlamda Ġç kontrolü sadece on mali kontrol olarak algılamak ve uygulamak doğru değildir. On mali kontrol belli baģlı bazı mali karar ve iģlemler üzerinde gerçekleģtirilen bir kontrol faaliyeti iken Ġç kontrol on mali kontrolü de Ġçine alan daha geniģ kapsamlı bir kontrol faaliyet ve süreçlerinden meydana gelmektedir Kontrol Sisteminin Değerlendirilmesi ve Alınması Gereken Önlemler Bu ilke uyarınca Ġç kontrol sisteminin yılda en az bir kez değerlendirilmesi ve gereken önlemlerin alınması gerekir. Ġç kontrol sisteminin değerlendirilmesi; idarenin Ġç kontrol uygulamalarının izlenmesi ve gözden geçirilmesidir. Ġç kontrol sistem ve mekanizmaları değiģmez kurallar bütünü olmadığı Ġçin ihtiyaç hissedildiğinde güncellenmeli ve yenilenmelidir. Ġç kontrol değerlendirmeleri kurumsal düzeyde ve ulusal seviyede gerçekleģtirilebilir Kurumsal Düzeyde Ġç Kontrol Sisteminin Değerlendirilmesi Ġç Kontrol ve On Mali Kontrole iliģkin Usul ve Esasların, Ġç kontrole iliģkin yetki ve sorumlulukların belirtildiği 8 inci maddesinde; Ġç kontrol düzenlemeleri ve Ġç kontrol sisteminin isleyiģi, yöneticilerin görüģü, kiģi ve/veya idarelerin talep ve Ģikayetleri ile Ġç ve dıģ denetim sonucunda düzenlenen raporlar dikkate alınarak yılda en az bir kez değerlendirmeye tabi tutulur ve gerekli önlemler alınır denilmektedir. Bu bağlamda kurumsal düzeyde değerlendirme yönetim, iç denetçiler ve dıģ denetçiler tarafından yapılmaktadır Yönetimin Değerlendirmesi Yönetim bizzat gözlem ve tespitlerle izleme yapabilir. Yönetim tarafından yapılan değerlendirme sorumluluğu ilk etapta üst yöneticiler, harcama yetkilileri ile mali hizmetler birimi yöneticisine aittir. Bu yöneticilerin zaman zaman sistemin iģleyiģine yönelik toplantılar yaparak eksiklikleri tespit edip gereken önlemleri almaları gerekir. Yapılan bu değerlendirmelerde idarenin diğer çalıģanlarının da görüģ ve önerilerinin dikkate alınması yararı olur Ġç Denetçilerin Değerlendirmesi Ġç denetim; idare tarafından oluģturulan organizasyon, yöntem ve süreçle birlikte mail ve diğer kontroller bütünü olmak üzere Ġç kontrol sisteminin bir parçasıdır. Ġç denetim; kurumun her türlü etkinliğini denetlemek, geliģtirmek, iyileģtirmek ve kuruma değer katmak amacıyla, bağımsız ve tarafsız bir Ģekilde güvence ve danıģmanlık hizmeti vermektir. Bir baģka Ġfadeyle Ġç denetim; kamu idaresinin çalıģmalarına değer katmak ve geliģtirmek Ġçin kaynakların ekonomiklik, etkililik ve verimlilik esaslarına göre yönetilip yönetilmediğini değerlendirmek ve rehberlik yapmak amacıyla yapılan bağımsız, nesnel güvence sağlama ve danıģmanlık faaliyetidir. Bu faaliyet, idarelerin yönetim ve kontrol yapılan ile mali iģlemlerinin risk yönetimi, yönetim ve kontrol süreçlerinin etkinliğini değerlendirmek ve geliģtirmek yönünde sistematik, sürekli ve disiplinli bir yaklaģımla ve genel kabul görmüģ standartlara uygun olarak gerçekleģtirilir. Ġdarenin Ġç kontrol sistem ve uygulamaları Ġç denetim faaliyeti kapsamında Ġç denetçiler tarafından değerlendirilir ve üst yöneticiye raporlanır. Ġç denetim raporlan da Ġç kontrol uygulamalarının değerlendirilmesine katkı sağlar DıĢ Denetçilerin Değerlendirmesi Bir diğer izleme yöntemi ise dıģ denetimdir. DıĢ denetim raporları da mutlaka yararlanılması gereken raporlardandır. DıĢ denetimin de idarenin Ġç kontrol ve uygulamaları konusunda görevi söz konusudur. Bu bağlamda dıģ denetçiler de Ġç kontrol sistemini değerlendirir, aksayan yönleri tespit eder ve sistemin geliģtirilmesine yönelik önerilerde bulunur. SayıĢtay tarafından yapılacak harcama sonrası dıģ denetimin amacı, genel yönetim kapsamındaki kamu idarelerinin hesap verme sorumluluğu çerçevesinde, yönetimin mali faaliyet, karar ve iģlemlerinin; kanunlara, kurumsal 12

13 amaç, hedef ve planlara uygunluk yönünden incelenmesi ve sonuçlarının Türkiye Büyük Millet Meclisine raporlanmasıdır. Bunlara ek olarak merkezi uyumlaģtırma biriminin tespit ve önerilerinin de dikkate alınması gerekir. Tüm bu kaynaklardan gelen değerlendirmelerin dikkate alınması ve uygulanması Ġç kontrol sisteminin olgunlaģmasına ve geliģmesine yardımcı olur Ulusal Düzeyde Kontrol Sisteminin Değerlendirilmesi Ulusal düzeyde Ġç kontrol sistemlerinin değerlendirilmesi görevi Maliye Bakanlığı bünyesinde görev yapan merkezi uyumlaģtırma birimine aittir. Anılan birim "7.1.Ġç Kontrole iliģkin Merkezi UyumlaĢtırma Görevi" baģlıklı bolümde sayılan ve açıklanan görevlerini yaparak idarelerin Ġç kontrol sistemlerini izler, değerlendirir ve alınması gereken önlemleri belirler. iyi uygulama örneklerini diğer kamu idarelerine yaygınlaģtırır ve gereken durumlarda mevzuat değiģikliğine gider Ġç Kontrol Düzenleme Ve Uygulamalarında iyi Mali Yönetim ilkeleri Ġç kontrol düzenleme ve uygulamalarında mevzuata uygunluk, saydamlık, hesap verebilirlik, ekonomiklik, etkinlik ve etkililik gibi iyi mali yönetim ilkelerinin dikkate alınması gerekmektedir. Bu ilkeler kısaca aģağıda açıklanmıģtır; Mevzuata Uygunluk Mevzuata uygunluk; kamu idarelerinin faaliyet ve iģlemlerinin ilgili kanun, tüzük, yönetmelik ve diğer mevzuata uygun olmasıdır. Uygunluk denetimi de kurumun mali iģlemlerinin ve faaliyetlerinin, belirlenmiģ yöntemlere, kurallara veya mevzuata uygun olup olmadığını belirlemek amacıyla incelenmesidir. Denetimin konusu, kurumun mali iģlemleri ve faaliyetleridir. Uygunluk denetiminde ulaģılan sonuçlar geniģ bir kitleye değil, çoğunlukla sınırlı sayıda ilgili ve yetkili kiģi ve kuruluģlara raporlanır Saydamlık Saydamlık; (mali saydamlık) her türlü kamu kaynağının elde edilmesi ve kullanılmasında denetimin sağlanması amacıyla kamuoyunun zamanında bilgilendirilmesidir. Bu amaçla; a-görev, yetki ve sorumlulukların açık olarak tanımlanması, b-hükümet politikaları, kalkınma planlan, yıllık programlar, stratejik planlar ile bütçelerin hazırlanması, yetkili organlarda görüģülmesi, uygulanması ve uygulama sonuçlan ile raporların kamuoyuna acık ve ulaģılabilir olması, c-genel yönetim kapsamındaki kamu idareleri tarafından sağlanan teģvik ve desteklemelerin bir yılı geçmemek üzere belirli dönemler itibariyle kamuoyuna açıklanması, d-kamu hesaplarının standart bir muhasebe sistemi ve genel kabul görmüģ muhasebe prensiplerine uygun bir muhasebe düzenine göre oluģturulması zorunludur. Mali saydamlığın sağlanması Ġçin gerekli düzenlemelerin yapılması ve önlemlerin alınmasından kamu idareleri sorumlu olup, bu hususlar Maliye Bakanlığınca izlenir. Bu bağlamda mali saydamlık ile; -Tüm gelir ve giderlerin bütçelerde yer alması, -Kanunda öngörülen bütçeler dıģında bütçe yapılmaması, -Stratejik planlar, bütçeler, kamu hesapları ve mali istatistiklerin kamuoyuna açık olması, -Kamu idarelerinin kesin hesap ve faaliyet raporlan düzenlemek suretiyle yetkili mercileri ve kamuoyunu bilgilendirmeleri,amaçlanmıģtır. Saydamlığın, Devletin hesap verme sorumluluğuna etkisi söz konusudur. Saydam bir mali sistem, kamu kaynaklarının kullanıldığı alanlarla bu alanlarda meydana gelen sonuçlar hakkında kamuoyunu bilgilendirir ve idari hiyerarģide kimin hangi sonuçlardan sorumlu olduğunu ortaya koyar. Saydamlık, kamu kaynaklarının kullanımında 13

14 siyasetçilerde olduğu gibi bürokraside de davranıģları etkiler. Böylece kaynak dağılımının etkinliğini ve verimliliğini arttırır ve kamu yönetimini etkin kılar. Saydamlığın bir diğer önemli sonucu da yönetime duyulan güvenin artmasına olan katkısıdır. Yönetim sahip olduğu yetkileri keyfi kullanmayacağını kamuoyuna deklare ederek kendisine duyulan güveni artırır. Saydamlığın sağlanabilmesi Ġçin kamuoyuna etkin ve düzenli bilgi akıģının sağlanması gerekir. Bunun temelinde de etkin raporlama yer alır. Etkin raporlama genel kabul görmüģ ilke, standart ve yöntemler çerçevesinde yapılır. Uluslar arası Para Fonu nun (IMF) geliģtirdiği "Mali Saydamlık iyi Uygulamalar Tüzüğü"ne göre üye ülkelerde desteklenmesi gereken dört temel mali saydamlık ilkesi bulunmaktadır ki bunlar aģağıda sıralanmıģtır. a- Rollerin ve sorumlulukların belirgin olması, Bu ilke gereği kamu sektörünün açıkça tanımlanması, ekonominin diğer kısımlarından kesin bir Ģekilde ayrılması ve kamu sektörü Ġçinde de politika ve yönetim rollerinin açıkça belirtilmesi gerekmektedir. b-bilgilerin kamuya açık olması, Hükümet, bütçe Ġçi ve dıģı faaliyetleri hakkında mali riskleri de Ġçerecek Ģekilde kamuoyuna düzenli aralıklarla bilgi vermelidir. c-bütçe hazırlama, uygulama ve raporlama süreçlerinin açık olması, Bütçe metni, mali politika hedeflerini, makroekonomik çerçeveyi ve bütçenin dayandırıldığı politikaları Ġçermelidir. Bütçe verileri politik analiz yapmayı kolaylaģtırmalı ve sorumluluğu artıracak Ģekilde sınıflandırılmalıdır. d-denetimin ve istatistiki veri yayımlamanın bağımsız olması, Mali bilgiler hem kamuoyuna açık olmalı hem de bağımsız bir denetim organı tarafından denetlenmelidir Hesap Verebilirlik Mali yönden hesap verebilirliği ifade eden hesap verme sorumluluğu, her türlü kamu kaynağının elde edilmesi ve kullanılmasında görevli ve yetkili olanların; kaynakların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak elde edilmesinden, kullanılmasından, muhasebeleģtirilmesinden, raporlanmasından ve kötüye kullanılmaması Ġçin gerekli önlemlerin alınmasından sorumlu ve yetkili kılınmıģ mercilere hesap vermek zorunda olmasıdır. Hesap verme sorumluluğu ile hedeflenen sonuçları gerçekleģtirmek Ġçin nelerin yapılmasının planlandığı, nelerin yapılmıģ ya da yapılmamıģ olduğu, nelerin yapılmakta olduğu, yapılması gerekli olan Ģeylerin zamanında yapıl yapılmadığı ve nelerin iyi gittiği, nelerin gitmediği sorgulanır. Dolayısıyla, hesap verme sorumluluğu sayesinde hukuka uygunluk, saydamlık, yansızlık ve kanun önünde eģitlik gibi ilkelere uyulup uyulmadığı saptanmakta ve sorumluluğu devredenlere sorumlulukların öngörüldüğü gibi yerine getirilip getirilmediğini değerlendirme imkanı doğmaktadır. Hesap verme sorumluluğunun üç boyutu vardır; a-siyasal Hesap Verme Sorumluluğu: Yürütmenin Parlamentoya karģı olan sorumluluğudur ki Bakanların sorumluluğu buraya girmektedir. b-idari ve Mali Hesap Verme Sorumluluğu: Kamu yöneticilerinin bağlı ya da iliģkili olduğu bakanlarına ve üst amirlerine karģı sorumluluğudur. c-vatandaģa Yönelik Hesap Verme Sorumluluğu: Hem parlamentonun hem de bütünüyle Devletin vatandaģına karģı sorumluluğudur. Kamu idaresinin yıllık faaliyet raporlarının kamuoyuna sunulması ile bu sorumluluk yerine getirilmiģ olur. Özetle, hesap verme sorumluluğu olanları; bakanlar, üst yöneticiler, harcama yetkilileri, gerçekleģtirme görevlileri, mali hizmetler birimi yöneticisi, muhasebe yetkilisi ve kamu kaynağının elde edilmesinde görevli olanlar seklinde sıralayabiliriz. Bakanlar, üst yöneticiler, harcama yetkilileri, gerçekleģtirme görevlileri, mali hizmetler birimi yöneticisi ve 14

15 muhasebe yetkilisinin hesap verme sorumluluğu "7.2.1c Kontrole iliģkin Görev, Yetki Ve Sorumluluklar" baģlıklı bolümde açıklanacağı Ġçin burada sadece kamu kaynağının elde edilmesinde görevli olanların hesap verme sorumluluğuna değinilmiģtir Kamu Kaynağının Elde Edilmesinde Görevli Olanların Hesap Verme Sorumluluğu Kamu gelirlerinin tarh, tahakkuk ve tahsiliyle yetkili ve görevli olanlar, ilgili kanunlarda öngörülen tarih, tahakkuk ve tahsil iģlemlerinin zamanında ve eksiksiz olarak yapılmasından sorumludur. Mevzuata aykırı karar, iģlem, eylem veya ihmal sonucunda kamu kaynağında artıģa engel veya eksilmeye neden olunması seklinde tanımlanan kamu zararını hesap verme sorumluluğunu altında düģünmek gerekir. Bu bağlamda, kamu zararının belirlenmesinde; idarenin gelirlerinin tarh, tahakkuk veya tahsil iģlemlerinin mevzuata uygun bir Ģekilde yapılmaması; idari, mali ve cezai sorumluluğu Ġçeren hesap verme sorumluluğu Ġçinde ele alınır. Kısaca, kamu gelirlerinin tarh, tahakkuk ve tahsil sürecinde görevli ve yetkili olanlarla hazine mallarının yönetimi ve elden çıkarılması ile kamu geliri elde edilmesi sürecinde görevli ve yetkili olanlar iģlemlerin zamanında ve eksiksiz olarak yapılmasından sorumludurlar. Harcama sürecinde görevli ve yetkili olanlarda olduğu gibi kamu gelirlerinin elde edilmesi sürecinde yer alan görevlilerin de idari hesap verme sorumluluğu söz konusudur Hesap Verme Sorumluluğu Ve Kapsamı Ġdari hesap verme sorumluluğunu idari, mali ve cezai sorumlulukları Ġçine alan genel bir sorumluluk olarak düģünmek gerekir. Kamu kaynaklarının elde edilmesinde ve kullanılmasında görevli ve yetkili olanlar, mevzuatın kendilerine verdiği görev ve yetki doğrultusunda yaptıkları islerin mevzuata uygun yapılmasından dolayı yetkili makamlara karģı hesap vermekle sorumludurlar. Yapılan görev ve isin sonucuna göre idari, mali ve cezai sorumluluklardan biri, bir kaçı veya tamamı söz konusu olabilmektedir sayılı Kanunun getirdiği sorumluluk, mülga 1050 sayılı Kanundaki sorumluluktan farklı düzenlenmiģtir. Mülga 1050 sayılı Kanunda kusursuz sorumluluk söz konusuydu sayılı Kanunla kusursuz sorumluluk yerini kusura dayanan sorumluluğa bırakmıģtır. Yeni kanuna göre her görevli yaptığı is sonucunda ortaya çıkan sorumluluğa kusuru oranında katılacaktır. Dolayısıyla kamu kaynaklarının elde edilmesi ve kullanılması sürecinde yer alanlar hesap verme sorumluluğu çerçevesinde sorumlu olacaklardır. Ayrıca, 5018 sayılı Kanunun getirdiği sorumluluk müteselsil sorumluluktur. Yani, mali süreçte görev alanlar kendilerinden öncekilerin iģlemlerini de kontrol etmekle yükümlüdürler. Bu nedenle bu kontrole süreç kontrolü de denilmektedir Ekonomiklik Ekonomiklik; bir faaliyetin planlanmıģ sonuçlarına ya da çıktılarına ulaģmak Ġçin kullanılan kaynakların maliyetini en aza indirmedir Etkinlik Etkinlik; kullanılan kaynaklarla bir faaliyetin sonuçlarını ya da çıktılarını maximize etmektir Etkililik Etkililik; bir faaliyetin planlanan ve gerçekleģen etkisi arasındaki iliģkiyi, hedefe ulaģma derecesi ve yerindeliğini ifade eder. 6. Kontrolün Unsurları Ve Genel KoĢulları Ġç kontrol standartlarını oluģturan birçok ülke örnek olarak COSO çerçevesini esas almıģtır. COSO modelinde yer alan, kontrol ortamı, risk değerlendirmesi, kontrol faaliyetleri, bilgi ve iletiģim ve izleme gibi Ġç kontrolün birbiriyle bağlantılı beģ unsuru Ġç kontrol standardı olarak düzenlenmiģtir. Ġç Kontrol ve On Mali Kontrole iliģkin Usul ve Esasların 7 nci maddesi ile ülkemizde yapılan düzenlemeye bakıldığında Ġç kontrolün unsurları ve genel koģullar noktasında uluslararası kabul görmüģ Ġç kontrol model ve standartlarının 15

16 esas alındığı görülmektedir. Bu cümleden olmak üzere ülkemizde uygulamaya konulan Ġç kontrolün unsurları ve genel koģulları aģağıda baģlıklar halinde açıklanmıģtır Kontrol Ortamı Kontrol ortamı, Ġç kontrole iliģkin havayı ifade eden bir unsurdur. Kontrol ortamı, bir kuruluģtaki yönetimin kurum Ġçi kontrolün önem ve mahiyetine iliģkin bakıģ açısı, tutum ve davranıģların ifade eder. Ġç kontrolün amaçlarına ulaģılması Ġçin gerekli olan düzen ve çerçeveyi sağlar. KuruluĢtaki kontrol bilinci kontrol ortamımın özünü meydana getirmektedir. Ayrıca, kontrole iliģkin çevresel faktörler de kontrol ortamı kapsamında mütalaa edilmektedir. Bu bağlamda; Ġdarenin yöneticileri ve çalıģmalarının Ġç kontrole olumlu bir bakıģ sağlanması önemlidir. Etik değerlere ve dürüst bir yönetim anlayıģına sahip olması esastır. Ayrıca, performans esaslı yönetim anlayıģı çerçevesinde görev, yetki ve sorumlulukların uzmanlığa önem verilerek bilgili ve yeterli kiģilere verilmesi ve personelin performansının değerlendirilmesinin sağlanması gerekmektedir. idarenin organizasyon yapısı ile personelin görev, yetki ve sorumluluklarının da açık bir Ģekilde belirlenmesi zorunludur. Kontrol ortamı Ġç kontrolün en önemli unsurlarındandır. Etkin bir Ġç kontrol sürecinin tasarlanması ve uygulanabilmesi Ġçin kontrole bakisin pozitif olması, kontrol faaliyetlerinin desteklenmesi ve benimsenmesi gereklidir. Bunun Ġçin de kurumların üst yöneticilerine büyük görev düģmektedir. Bu görev Ġfa edilirken kurumun alt kademe yöneticileri ile diğer çalıģanlarının da katkısı gerçekleģtirilmelidir. Kısaca, uluslararası standart ve uygulamalara bakıldığında kontrol ortamını oluģturan veya etkileyen ve aģağıda sıralanan çeģitli faktörler söz konusu olmaktadır; - Dürüstlük ve etik değerlere bağlılık, - Uzmanlık ve liyakate önem verilmesi, - TeĢkilat yapısı, -Yetki devri ve paylaģımı -BeĢeri sermayenin iyi kullanılması, -Merkezi uyumlaģtırma birimi ile iyi iliģkiler, -Bütçe sistemi, -Yönetim raporlama sistemi, -Muhasebe ve finansal kontrol süreçleri, Kurum Ġçi kontrolün yürütülmesinde kontrol ortamını etkileyen faktörlerin izlenmesi ve gözlenmesi önem arz etmektedir. Bunun Ġçin yönetimin gerekli tedbirleri alması ve uygulaması gerekmektedir Risk Değerlendirmesi Risk değerlendirmesi, mevcut koģullarda meydana gelen değiģiklikler dikkate alınarak gerçekleģtirilen ve süreklilik arz eden bir faaliyettir. idarelerin, stratejik planda performans programında belirlenen amaç ve hedeflere ulaģmak Ġçin Ġç ve dıģ nedenlerden kaynaklanan riskleri değerlendirmeleri gerekmektedir. Risk değerlendirmesi, kurulusun maruz kalabileceği Ġç ve dıģ risklerin Ġç kontrol tarafından değerlendirilmesidir. Bu değerlendirmenin yapılabilmesi Ġçin kurumda risk yönetim sürecinin oluģturulmuģ ve uygulanıyor olması gerekmektedir. Risk değerlendirmesi, kurumsal risk yönetiminin bir unsurudur. Risk değerlendirmesinin yapılabilmesi Ġçin ayrıca 16

17 kurumsal amaç ve hedeflerin açık ve net olarak ortaya konulması gereklidir. Kurumsal amaç ve hedefler idarelerin hazırlayacağı stratejik plan ve performans programında yer alacak olan amaç ve hedeflerdir. Risk değerlendirmesi anılan dokümanlardaki amaç ve hedeflere ulaģılmasını etkileyecek olayların değerlendirilmesidir. Böylece söz konusu amaç ve hedeflere ulaģılmasını etkileyebilecek risklere karģı gerekli önlemlerin alınması ve sürecin yönetilmesi sağlanmıģ olacaktır. Özetle, risk değerlendirmesi, kurumsal amaç ve hedeflere iliģkin risklerin belirlenmesi, etkilerinin analiz edilmesi ve yönetilmesi seklinde tezahür eder Kontrol Faaliyetleri Kontrol faaliyetleri, yönetimin emir ve direktiflerine uyulmasını temin eder ve güvence sağlar. Kontrol faaliyetleri, risklerin yönetilmesi ve gerekli önlemlerin alınmasına yardımcı olan faaliyet, politika ve prosedürlerden oluģan mekanizmalardır. Ġç kontrolün ayrılmaz bir parçası olan kontrol faaliyetleri kontrol süreçleri olarak da adlandırılmaktadır. Kontrol faaliyetleri, önleyici, tespit edici ve düzeltici olarak belirlenir ve uygulanır. Bu faaliyetler, hatalı ve mevzuata aykırı uygulamaların önlenmesi, ortaya çıkarılması ve düzeltilmesine yönelik tasarlanıp uygulanmalıdır. Ayrıca kontrollerin yetersiz olduğu alanlarda ilave kontrollerin uygulanması da gerekli olabilir.kontrol faaliyetlerini çeģitli Ģekillerde sınıflandırmak mümkündür; -Mali kontrol, -Muhasebe kontrolü, -Süreç kontrolü, -Ġdari kontrol Ayrıca, kati ve yumuģak kontrol ayrımı da yapılabilir. Kontrol faaliyetlerinin belirlenmesi ve uygulanması idarelerin görev ve sorumluluğundadır. Belirlenen bu faaliyetlerin merkezi uyumlaģtırma birimi olan Maliye Bakanlığınca belirlenen standart ve yöntemlerle uyuģması gerekmektedir. En azından aykırı olmamalıdır. KuruluĢlarda tasarlanan ve uygulamaya konulan kontrol faaliyetlerinin, kurulusun Ġç kontrol amaçlarına ulaģmasını sağlayacak Ģekilde etkin ve verimli olması gerekmektedir. Ayrıca, kontrol faaliyetlerinin yeterli olması ve kurumsal amaçlarla bütünlük Ġçinde olması gereklidir. Kontrol faaliyetleri bir kurumun her kademesinde ve tüm faaliyet ve fonksiyonlarına yönelik oluģturulur. Uluslararası standart ve uygulamalarda kontrol faaliyetleri; onay, yetkilendirme, doğrulama, mutabakat, faaliyet ve performansın gözden geçirilmesi, varlıkların güvence altına alınması, fiziki kontroller, kayıtların ve bilgilerin muhafaza edilmesi ve görevler ayrılığı gibi çeģitli aktiviteler olarak tamamlanmaktadır. Kurumlarca bu aktivitelere manüel veya dijital ortamda baģka aktiviteler eklenebilir Bilgi ve iletiģim Ġç kontrolün diğer bir unsuru bilgi ve iletiģimdir. Bilgi ve iletiģim; idarenin ihtiyaç duyacağı her türlü bilginin uygun bir Ģekilde kaydedilmesi, tasnif edilmesi ve ilgililerin Ġç kontrol ile diğer sorumluluklarını yerine getirebilecekleri bir Ģekilde ve sürede iletilmesidir. Sözü edilen bilgiler sadece finansal iģlemlere yönelik bilgiler olmayıp kurumun tüm faaliyet ve iģlemlerini kapsayan bilgilerdir. Ayrıca, kurum Ġçinde etkin bir iletiģim ağının kurulması gereklidir. Bunun Ġçin kurum Ġçi sözlü veya yazılı iletiģim kanalları açık olmalı, yatay ve dikey bilgi akıģları sağlanmalıdır. Anı Ģekilde kurum dıģı paydaģlarla ve yetkili mercilerle de etkin bir iletiģim kurulmalıdır. Bu Ġç ve dıģ iletiģimleri sağlayacak biliģim ağları, kayıt sistemleri, bilgi isleme yöntemleri ve gerekli insan kaynaklarından yararlanılmalıdır. Kurum Ġçi ve dıģı iletiģimde basan sağlanabilmesi Ġçin tüm çalıģanların görev ve sorumlulukları açıkça belirtilmeli, organizasyon Ġçi iletiģim kanalları açık olmalı, bu konudaki sınırlamalar kaldırılmalı, esnek bir iletiģim ortamı sağlanmalıdır. Ayrıca kurumun dıģ iletiģime de acık olduğu belirtilmelidir sayılı Kanun ve ikincil mevzuatı düzenlemeleri ile bilgi ve iletiģime iliģkin gerekli düzenlemeler yapılmıģtır. 17

18 Mali istatistikler, muhasebe kayıtları ve faaliyet raporları bu düzenlemelerden bir kafidir. Bu noktada kurum yöneticilerine büyük görev düģmektedir. Kurum yöneticilerinin geleneksel yapı ve yaklaģımları terk ederek yeni sistemin öngördüğü yaklaģım ve yöntemleri benimsemeleri ve uygulamaları gerekmektedir Gözetim Bir baģka Ġç kontrol unsuru ise gözetimdir. izleme olarak da adlandırılan bu unsur; Ġç kontrol sistem ve faaliyetlerinin sürekli izlenmesi, gözden geçirilmesi ve değerlendirilmesini Ġfade etmektedir. Gözetimden maksat; Ġç kontrol amaçlarının gerçekleģtirilebilmesi, sistemin geliģtirilmesi ve tekamül ettirilmesidir. Ġç kontrolün amaçlarının gerçekleģtirilebilmesi ve güvence altına alınabilmesi Ġçin etkin ve yeterli bir gözetimin uygulanabilmesi gereklidir. Ġç Kontrol ve Ön Mali Kontrole iliģkin Usul ve Esaslar da ifade edilen Ġç kontrol sistem ve faaliyetlerinin sürekli izlenmesi, gözden geçirilmesi ve değerlendirilmesi ile Ġç kontrolün performansı ölçülür ve kalitesi değerlendirilir. Gözetim, Ġçeriden ve dıģarıdan yapılabilir. Ġç gözetim bizzat yöneticiler tarafından yapılan izleme, gözden geçirme ve değerlendirmelerdir. Ġç denetçiler tarafından yapılan değerlendirmeler de bu kapsamdadır. DıĢarından yapılan gözetim ise, merkezi uyumlaģtırma fonksiyonu bağlamında Maliye Bakanlığınca yapılacak izleme ve değerlendirmeler ile SayıĢtay tarafından yapılan değerlendirmelerden meydana gelmektedir. Tüm bu izleme ve değerlendirmeler Ġç kontrol sisteminin geliģmesine katkıda bulunacaktır. Ġç Kontrol Mevzuatı Ġç kontrol konusunda çok güçlü bir mevzuat alt yapısı bulunmaktadır sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun en önemli ve geniģ bölümünü oluģturan iç Kontrolün çeģitli ikincil mevzuatta da sıkça ele alındığı görülmektedir. AĢağıda iç Kontrole iliģkin mevzuat detaylı bir Ģekilde yer almaktadır. a Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu tarih ve sayılı Resmi Gazete b. Ġç Kontrol ve Ön Mali Kontrole iliģkin Usul ve Esaslar tarih ve sayılı 3. mükerrer Resmi Gazete c. Strateji GeliĢtirme Birimlerinin çalıģma Usul ve Esaslan Hakkında Yönetmelik tarih ve sayılı Resmi Gazete d. Ġç Denetçilerin çalıģma Usul ve Esaslan Hakkında Yönetmelik tarih ve sayılı Resmi Gazete e. Kamu Ġç Kontrol Standartları Tebliği tarih ve sayılı Resmi Gazete f. Kamu Ġç Kontrol Standartlarına Uygun Eylem Planı Rehberi tarih 18

19 Ġç Kontrol Sisteminde Sorumluluk Alanları Ġç Kontrol, idarenin amaçlarının gerçekleģtirilmesine yönelik bir yönetim aracıdır. Ġç Kontrol, idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleģtirilmesi konusunda güvence sağlayan yönetim araçlarının bütününü ifade etmektedir. Ġç Kontrol, ayni zamanda yönetim kontrolü olarak da adlandinlmaktadir. Ġç Kontrol sistem ve araflan, idarenin yönetimine dayatilan kural ve uygulamalar degil, idare yönetiminin amaf ve hedefleri gerfeklestirme konusunda ihtiyaf duydugu mekanizmalardir. Ġç kontrol bir süreçtir. Ġç kontrol bir amaf degil, idareyi hedeflerine ulastirma amacini tasiyan bir yönetim aracidir. Ġç kontrol kiģiler tarafından uygulanır.. Ġç kontrol sadece form, belge, el kitabi ve prosedür degil, bunlann yanı sıra organizasyonu, personeli ve yönetim tarzını da kapsayan bir sistemdir. Ģunlardir: 5018 sayılı yasa uyannca; Belediyemiz Ġç kontrol sistemine iliskin sorumluluk bakımından tanımlanan görev Üst Yönetici: Ġç kontrol sisteminin kurulması ve gözetim altında bulundurulması. Harcama Yetkilileri: Görev ve yetki alanları çerçevesinde, idari-mali karar ve iģlemlere iliģkin olarak Ġç kontrolün iģleyiģinin temin edilmesi. Müdürü: Ġç kontrol sisteminin kurulması ve standartlarının uygulanması çalıģmalarında teknik destek ve koordinasyon ile on mali kontrol hizmetlerinin yapılması. Muhasebe Yetkilileri: Ödeme kontrolü, kayıtların usulüne ve standartlara uygunluğunu ve saydamlığın sağlanması GerçekleĢtirme Görevlileri: Ġç kontrolün uygulaması. Personel: Ġç kontrolü yasama geçirilmesi, iģlemlerin yürütülmesi, gözden geçirilmesi ve yanlıģ uygulamaların düzeltilmesi. 19

20 Ġç Kontrol Standartları KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARI KONTROL ORTAMI STANDARTLARI RĠSK DEĞERLENDĠRME SATANDARTLARI KONTROL FAALĠYETLERĠ SATANDARTLARI BĠLGĠ VE ĠLETĠġĠM STANDARTLARI ĠZLEME STANDARTLARI Etik Değerler ve Dürüstlük planlama ve Programlama Kontrol Stratejileri ve Yönetimleri Bilgi ve İletişim İç Kontrolün Değerlendirilmesi Misyon Organizasyon Yapısı ve Görevleri Risklerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi Prosedürlerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi Raporlama İç Denetim Personelin Yeterliliği ve performansı Hiyerarşik Kontroller Kayıt ve Dosyalama Sistemi Yetki Devri Görevler Ayrılığı Hata,Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi Faaliyetlerin liği Bilgi Sistemleri Kontrolleri 20

21 İç Kontrol Standartları şeması A- KONTROL ORTAMI STANDARTLARI 1. Etik Değerler ve Dürüstlük 2. Misyon, Organizasyon Yapısı ve Görevler 3. Personelin Yeterliliği ve Performansı 4. Yetki Devri B- RISK DEGERLENDlRME STANDARTLARI 5. Risklerin Belirlenmesi ve Degerlendirilmesi 6. Planlama ve Programlama C- KONTROL FAALYETLERI STANDARTLARI 7. Kontrol Stratejileri ve Yöntemleri 8. Prosedürlerin Belirlenmesi ve Belgelendirilmesi 9. Görevler Ayrılığı 10. Hiyerarsik Kontroller 11. Faaliyetlerin liği 12. Bilgi Sistemleri Kontrolleri D- BĠLGĠ VE ĠLETĠġĠM STANDARTLARI 13. Bilgi ve iletiģim 14. Raporlama 15. Kayitve Dosyalama Sistemi 16. Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzluklann Bildirilmesi E- ĠZLEME STANDARTLARI 17. Ġç Kontrolün Degerlendirilmesi 18. Ġç Denetim 21

22 BELEDĠYE TEġKĠLATI VE ORGANĠZASYON ġemasi Haluk Şahin YAZGI BELEDİYE BAŞKANI Güven KEMERKAYA BAŞKAN YARDIMCISI Mustafa KARAHANCI BAŞKAN YARDIMCISI Serdar BAYDAR BAŞKAN YARDIMCISI Süleyman CANBULUT BAŞKAN YARDIMCISI ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ BAHTİYAR BAKAR KÜLTÜR VE SOSYAL İŞLER MÜDÜRLÜĞÜ ÖZCAN OZAN KENTSEL TASARIM MÜDÜRLÜĞÜ VEHBİ GÜMÜŞSOY ULAŞIM HİZMETLERİ MÜDÜRLÜĞÜ ALİ AKAY FEN İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ SEMİH ALTINIŞIK MALI HIZMETLER MÜDÜRLÜĞÜ MESUT ÇELİK İŞLETME VE İŞTİRAKLER MÜDÜRLÜĞÜ TARIK GÜMÜŞSOY EDÜT PROJE MÜDÜRLÜĞÜ SALİM BİLGİÇ DESTEK HİZMETLERİ MÜDÜRLÜĞÜ ALİ ARI TEMİZLİK İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ VE Park Bahçe Birosu CEMİL BEKTAŞ HUKUK İŞLERI MÜDÜRLÜĞÜ AHMET KANAT İNSAN KAYNAKLARI VE EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜ AKİF KILIÇ SU VE KANALİZASYON MÜDÜRLÜĞÜ MUSTAFA KARAHANCI BİLGİ İŞLEM MÜDÜRLÜĞÜ SERDAR BAYDAR İTFAİYE MÜDÜRLÜĞÜ ALİ ARI BASIN YAYIN VE HALKLA İLIŞKILER MÜDÜRLÜĞÜ BAHTİYAR BAKAR YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ MUHAMMED DOĞANAY İMAR VE ŞEHİRCİLİK MÜDÜRLÜĞÜ GÜRKAN ÇOBAN ZABITA MÜDÜRLÜĞÜ ENGİN ET STRATEJĠ GELĠġTĠRME MÜDÜRLÜĞÜ SEYFULLAH BAYSAL SOSYAL YARDIM İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ FATİH ÇİÇEK. VETERİNER İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ MURAT ÇOBAN SPOR İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ MURAT KOÇ HAL MÜDÜRLÜĞÜ HURŞİT BOZKURT 22

23 AKSARAY BELEDĠYE BAġKANLIĞI ĠÇ KONTROL SĠSTEMĠ EYLEM PLANI HAZIRLAMA REHBERĠ Madde -1 Genel Açıklamalar ve Yasal Dayanaklar: 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 55inci maddesinde Ġç kontrol; "Ġç kontrol; idarenin amaçlarına, belirlenmiģ politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir Ģekilde yürütülmesini, varlık ve kaynakların korunmasını, muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, mail bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından oluģturulan organizasyon, yöntem ve süreçle Ġç denetimi kapsayan mail ve diğer kontroller bütünüdür." seklinde tanımlanmıģtır sayılı Kanunun 55inci maddesinin 2nci fıkrasında ise; "Görev ve yetkileri çerçevesinde, mali yönetim ve Ġç kontrol süreçlerine iliģkin standartlar ve yöntemler Maliye Bakanlığınca, Ġç denetime iliģkin standartlar ve yöntemler ise Ġç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenir, geliģtirilir ve uyumlaģtırılır. Bunlar ayrıca, sistemlerin koordinasyonunu sağlar ve kamu idarelerine rehberlik hizmeti verir." hükmü yer almaktadır. Yukarıdaki hükümler gereğince, Maliye Bakanlığı tarafından "Kamu Ġç Kontrol Standartları Tebliği" hazırlanarak, tarihli ve sayılı Resmi Gazetede yayımlanmıģtır. Söz konusu Tebliğde; "Kamu idarelerinin, Ġç kontrol sistemlerinin Kamu ĠÇ Kontrol Standartlarına uyumunu sağlamak üzere; yapılması gereken çalıģmaların belirlenmesi, bu çalıģmalar Ġçin eylem planı oluģturulması, gerekli prosedürler ve ilgili düzenlemelerin hazırlanması çalıģmalarını yürütmeleri ve bu çalıģmaları en geç tarihine kadar tamamlamaları gerekmektedir. Söz konusu çalıģmaların etkili bir Ģekilde ve zamanında yürütülmesini sağlamak üzere, idarelerin üst yöneticileri tarafından gerekli önlemler alınacaktır." hükmüne yer verilmiģtir sayılı Kanunun 11 inci maddesinde, üst yöneticilerin, mali yönetim ve kontrol sisteminin iģleyiģinin gözetilmesi, izlenmesi ve Kanunda belirtilen görev ve sorumlulukların yerine getirilmesinden sorumlu oldukları ve bu sorumluluğun gereklerini harcama yetkilileri, mali hizmetler birimi ve Ġç denetçiler aracılığıyla yerine getirecekleri hükme bağlanmıģtır. Buna göre üst yöneticilere, Ġç kontrol sisteminin kurulması ve gözetilmesi, Ġç kontrol sisteminin bir gereği olarak yazılı prosedür ve talimatların oluģturulması gibi her türlü düzenlemelerin yapılması, harcama yetkililerine ise görev ve yetki alanları 23

24 çerçevesinde, idari ve mali karar ve iģlemlere iliģkin olarak Ġç kontrolün iģleyiģini sağlama sorumluluğu verilmiģ bulunmaktadır sayılı Kanunun 60inci maddesine göre de, Birimleri, "idarenin Ġç kontrol sisteminin kurulması, standartlarının uygulanması ve geliģtirilmesi konularında çalıģmalar yapmak ve on mali kontrol faaliyetini yürütmekten" sorumludurlar. Madde- 2. Kontrol Standartların Eylem Planının Amacı: Yapılacak Ġç Kontrol Standartları Eylem Planı ile; a) Kamu gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerinin etkili, ekonomik ve verimli bir Ģekilde yönetilmesi, b) Kamu idarelerinin kanunlara ve diğer düzenlemelere uygun olarak faaliyet göstermesi, c) Her türlü mali karar ve iģlemlerde usulsüzlük ve yolsuzluğun önlenmesi, d) Karar oluģturmak ve izlemek Ġçin düzenli, zamanında ve güvenilir rapor ve bilgi edinilmesi, e) Varlıkların kötüye kullanılması ve israfını önlemek ve kayıplara karģı korunması amaçlanmaktadır. Madde - 3. Kontrol Standartları Eylem Planın Kapsamı ve Unsurları: 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 57 nci maddesinde yeterli ve etkili bir kontrol sisteminin oluģturulabilmesi Ġçin; mesleki değerlere ve dürüst yönetim anlayıģına sahip olunması, mail yetki ve sorumlulukların bilgili ve yeterli yöneticilerle personele verilmesi, belirlenmiģ standartlara uyulmasının sağlanması, mevzuata aykırı faaliyetlerin önlenmesi ve kapsamlı bir yönetim anlayıģı ile uygun bir ortamının ve bulunduğu saydamlığın sağlanması bakımından ilgili idarelerin üst yöneticileri Ġçer yöneticileri tarafından görev, yetki ve sorumluluklar göz önünde bulundurulmak suretiyle gerekli önlemler alınacağı belirtilmiģtir tarihli ve (3. mükerrer) sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Ġç Kontrol ve ön Mali Kontrole iliģkin Usul ve Esasların "Ġç kontrol standartları" baģlıklı 5 inci maddesinde, Ġç kontrol standartlarının, merkezi uyumlaģtırma görevi çerçevesinde Maliye Bakanlığı tarafından belirlenip yayımlanacağı, kamu idarelerinin mail ve mail olmayan tüm iģlemlerinde bu standartlara uymakla ve gereğini yerine getirmekle yükümlü bulunduğu, Kanuna ve Ġç kontrol standartlarına aykin olmamak koģuluyla, idarelerce, görev alanları çerçevesinde her türlü yöntem, süreç ve özellikli iģlemlere iliģkin standartlar belirlenebileceği belirtilmiģtir. Belediyemiz görev alanları çerçevesinde her türlü yöntem, süreç ve özellikli iģlemlere iliģkin olarak belirlenebilecek ayrıntılı standartlar, 5018 sayılı Kanuna, ilgili diğer mevzuata ve Kamu Ġç Kontrol Standartlarına uygun olmak ve idareye münhasır 24