ARŞİV İŞLEYİŞ PROSEDÜRÜ

Transkript

1 KOD:YÖN.PRS 21 YAY.TAR: REV.TAR: REV.NO:01 SAYFA :1 / 9 AMAÇ: Arşiv bölümünün etkili çalışmasını sağlayarak, zamanında ve doğru bir şekilde işleyişini sürdürmek. Elinde bulundurduğu arşivlik malzemeyi her türlü zarardan korumak. Hasta dosyalarını asli düzenleri içerisinde tasnif etmek. Dosyaların ne şekilde kabul edileceğini ve içerisinde nelerin bulunacağını yazılı olarak belirlemek. Bilgisayar ortamında kayıt altına alınan işlemlerin belirlenmesi, dosyalama işlemlerinde standart dosya planını uygulamak. Gerektiğinde, görülmek veya incelenmek üzere, hastaneden dışarıya çıkartmamak kaydıyla arşivden dosya alınabilir. İnceleme sonunda dosya arşive geri verilir. Yatarak tedavi gören her hasta için sabit bir dosya numarası kullanmak. Saklama, İmha Usul ve Esaslarını belirlemek. Yıllık faaliyet raporunu hazırlamak. 2.0 KAPSAM: Reyhanlı Devlet Hastanesi Arşiv faaliyetleri kapsamında yürütülen çalışmalar. 3.0 SORUMLULAR: Başhekimlik, Hastane Müdürlüğü, Başhemşirelik, Bilgi İşlem Personeli Arşiv Birimi. 4.0 TANIMLAR: 4.1 Standart Dosya Planı: Kurum ve kuruluşların iş ve işlemleri sonucunda teşekkül eden belgelerin, sistemli bir şekilde dosyalanmasını sağlamak üzere önceden hazırlanmış konu ve konu numaraları envanteridir. 4.2 Sabit Dosya Numarası: Yatarak tedavi olan hastaların almış oldukları hasta kayıt numaralarının tek bir dosya numarasında birleştirilmesi işlemidir. 4.3 Koruma yükümlülüğü: Elde bulunan her türlü evrakın zararlı olabilecek tüm unsurlardan korunmasıdır. 4.4 Y.T.K.İ.Y. : Yataklı Tedavi Kurumları İşletme Yönetmeliği. 4.5 V.H.K.İ. : Veri Hazırlama Ve Kontrol İşletmeni. 5.0 UYGULAMA: Hasta dosyaları için standart bir dosya içeriği belirlendi. Dosyalarda bulunması gereken bilgi ve dokümanlar belirlendi. Dosyaların ne şekilde kabul edileceği ve dosya içerisinde bulunması gerekenler yazılı olarak belirlendi. Servis sekreterleri; hastalar taburcu olurken resmi kurumlu hastaların raporlarının ilgili tabipçe yazılmasını sağlar. Taburcu notunu kontrol eder ve hasta dosyasını arşive göndermeden önce yataklı tedavi kurumları işletme yönetmeliğinde belirtilen sıraya göre düzenleme yapar. Yataklı Tedavi Kurumları Tıbbi Kayıt ve Arşiv Hizmetleri Yönergesi (madde 12) Kliniklerde işi biten hasta dosyaları servis sekreterleri tarafından faturaları kesilmek üzere döner sermaye birimine gönderilir. Faturası kesilen dosyalar iki nüsha olarak hazırlanan listelerle arşive gönderilir. Dosyalar, arşivde görevliler tarafından kontrol edilerek teslim alınır, listenin bir nüshası onaylanarak iade edilir. Hasta dosyalarına sabit bir arşiv numarası verilerek, bilgisayar ortamında kayıt altına alınır. Mehmet TOLAN Hilal KONUKLAR Uzm.Dr.İ.Alpay ÖZKAYA

2 KOD:YÖN.PRS 21 YAY.TAR: REV.TAR: REV.NO:01 SAYFA :2 / 3 Hasta dosyalarını asli düzenleri içerisinde tasnif etmek, numaratik sıralamaya göre raflara yerleştirmek. Hasta dosyalarının arşive kabulünde; yataklı tedavi kurumları tıbbi kayıt ve arşiv hizmetleri yönergesi esasları uygulanır (madde 12) Diğer evraklar, (poliklinik, ameliyat ve hasta yatış defterleri ile vb.) işi bittikten sonra eksiksiz olarak ilgililer tarafından arşive teslim edilir. Teslim edilen tüm evraklar, ilgili birimin işlerini iyi bilen varsa iki yoksa bir kişi ile birlikte araştırmadan imha edilmesine kadar müştereken yapılır. Dosyalama işlemlerinde standart dosya planı uygulanmaktadır. Gerektiğinde görülmek veya incelenmek üzere, hastaneden dışarıya çıkartılmamak kaydıyla arşivden dosya alınabilmektedir. İnceleme sonunda dosya arşive geri verilmektedir. Arşiv mevzuatı koruma yükümlülüğü çerçevesinde muhafaza edilmektedir.(madde 4) Saklama, imha usul ve esaslar belirlenerek uygulanmaktadır. Hasta dosyalarının arşive kabulü sırasında; Sağlık Bakanlığı Yataklı Tedavi Kurumları Tıbbi Kayıt ve Arşiv Hizmetleri Yönergesi esasları hükmü uygulanır. Yataklı Tedavi Kurumları İşletme Yönetmeliği Arşiv mevzuatı Standart dosya planı 6. 0 UYGUNLUK KONTROLÜ Arşiv Mevzuatı Madde 12- Ayrım sonucu, işlemi tamamlanmış ve birim arşivine devredilecek malzeme, uygunluk kontrolünden geçirilir. Bu kontrolde; (a) Arşive devredilecek malzemenin işlem yılı itibariyle, aidiyetine göre kaydına mahsus Kayıt Defteri veya Föyleri gözden geçirilerek, sıra numaralarında atlama, tekerrür veya eksiklik olup olmadığına, (b) Bir aidiyet içerisinde, aynı mahiyette birden fazla malzeme birimi varsa, kayıt defteri veya föylerdeki kayıtların düzeltilmek suretiyle birleştirilip birleştirilmediğine, (c) Dosya içerisinde bulunan evrakın, gerektiği biçimde dosyalanıp dosyalanmadığına, (d) Klâsörler veya dosyalar üzerine, devirden önce klasör ve dosyalara verilmiş numaraların, birim adının, ait olduğu işlem yılının yazılıp yazılmadığına, (e) Ciltli olarak saklanması düşünülmüş olanların, ciltlenip ciltlenmediğine, (f) Zarflanması gerekenlerin, zarflanıp zarflanmadığına, (g) Defterlerle, ciltlenmiş veya zarflanmış olanların üzerine, devirden önce verilmiş numaraların, birim adının, ait olduğu işlem yılının yazılıp yazılmadığına, (h) İşlem yılı esasına göre düzenlenen kayıt defterlerinin veya bu maksatla kullanılan föy ciltlerinin kapaklarının etiketlenip etiketlenmediğine, (ı) Sayfaların ve eklerinin yırtık, kopuk veya eksik olup olmadığına bakılır, eksikler varsa tamamlanır. Uygunluk kontrolü, ilgili birim personeli ile birim arşivi yetkili personelince müştereken yapılır. 7.0 HASTA DOSYASI VE ARŞİV HİZMETLERİ 7.1 Dosyaların Saklanma Şekilleri Çelik raf kullanılmaktadır. 7.2 Hasta Dosyalarına Yönelik Düzenleme: Renkli, körüklü, selofanla kaplı arşiv dosyalama sistemi kullanılmaktadır. Klinik Yatış Hasta Dosyası 7.3 Hasta Dosyaları İçin Standart Bir Dosya İçeriği

3 SIRA NO ARŞİV İŞLEYİŞ PROSEDÜRÜ KOD:YÖN.PRS 21 YAY.TAR: REV.TAR: REV.NO:01 SAYFA :3 / Hastaya Ait Bilgilerin Konumları Dosyada olanlar Bilgisayarda olanlar Hem dosyada hem bilgisayarda olanlar Hasta Dosyası İçeriğinde Bulunacak Belgeler: Yataklı Tedavi Kurumları Tıbbi Kayıt ve Arşiv Hizmetleri Yönergesi (madde 12) KLİNİK-1 BELGE ADEDİ KLİNİK-2 BELGE ADEDİ FORM ADI 1 Fatura Veya Tahakkuk 2 Epikriz (Çıkış Özeti) SB-67-FR-76 3 Refakatçi Belgesi Formu FR Taburcu Sonrası Bilgilendirme Formu FR Hemşirelik Hizmetlerine Ait Formlar 6 Onam Formları Ve Diğer Formlar 7 İtaki Düşme Riski Değerlendirme Formu DK-FR-29 8 Güvenli Cerrahi Kontrol Listesi Formu DK-FR-19 9 Anestezi Fişi FR Ameliyat Kağıdı SB-63/FR Laboratuar Tetkik Sonuçları SB Görüntüleme Hizmetleri (Röntgen-Tomo-MR vb.) İstek Formu SB-64/FR/22 13 Hasta Tabelası (Order) SB-51/DK-FR Derece Kağıdı SB-61/ DK-FR Tıbbi Müşahade Ve Muayene Kağıdı SB-62/DK-FR Hastane Giriş Formu SB-60/DK-FR-15 NOT: PROTEZ - ORTEZ MALZEMESİ KULLANILDI MI? EVET HAYIR Doküman ve içerik kontrolü yapılmıştır. Doküman ve içerik kontrolü yapılmıştır. Klinik- 1 Hemşiresi Klinik- 2 Hemşiresi Arşiv Memuru Adı Soyadı Adı Soyadı Adı Soyadı İmza İmza İmza NOT: Klinik - 1 ve Klinik- 2 Açıklaması: Hastanın bir başka kliniğe geçişi yok ise klinik - 1 sütunu, hastanın bir başka kliniğe geçişi söz konusu ise klinik-2 sütunu ilgili klinik hemşiresi tarafından doldurulacaktır.

4 KOD:YÖN.PRS 21 YAY.TAR: REV.TAR: REV.NO:01 SAYFA :4 / 3 Yukarıdaki belirtilen sıralamaya uyulması zorunludur Bilgisayar ortamında bulunan belgeler; Hastaya ait tanıtım bilgileri Hasta servis bilgileri Arşiv dosyaları teslim alınışı ile numaratik kayıtları Ameliyat Kağıdı Laboratuar Tetkik Sonuçları Görüntüleme Hizmetleri (Röntgen-Tomo-MR vb.) İstek Formu Hasta Tabelası Derece Kağıdı Tıbbi Müşahade ve Muayene Kağıdı Hastane Giriş Formu Epikriz (Çıkış Özeti) Dosya ve bilgisayar ortamında bulunan belgeler; Ameliyat Kağıdı Laboratuar Tetkik Sonuçları Görüntüleme Hizmetleri (Röntgen-Tomo-MR vb.) İstek Formu Hasta Tabelası Derece Kağıdı Tıbbi Müşahade ve Muayene Kağıdı Epikriz (Çıkış Özeti) 8. 0 POLİKLİNİK HASTALARINA AİT RİSKLİ GİRİŞİMSEL RIZA FORMLARI Poliklinik hastalarına ait riskli girişimsel rıza formları, standart dosya işlemleri uygulanarak, arşivlenir. 9.0 HASTA DOSYALARI ARŞİVİNDEN YARARLANMA VE ARŞİV MUHTEVİYATI: 9.1 İlgililere Dosyaların Arşivden Teslimi ve Geri Alınması Yetkili kişiler tarafından talep edilen dosyalar; arşiv dosya talep formu ile talep edilir. Talepte bulunan kişi formda yer alan bilgileri eksiksiz olarak doldurur. İstenen dosya, arşiv görevlileri tarafından hazırlanır, imza karşılığı arşivde teslim edilir. Arşivden alınan dosyalar 15 gün içerisinde iade edilmelidir. Yetkili kişi tarafından işi bitip de arşive teslim edilen dosyalar, arşiv dosya talep formu geri verilerek teslim alınır. Teslim alışta, arşiv görevlisi tarafından teslim defterine kayıt yapılır. Gerektiğinde görülmek veya incelenmek üzere, ancak dışarıya çıkarılmamak kaydıyla hasta dosyaları, yönetmeliğe uygun şekilde, belirtilen kişi veya kurumlara verilmektedir. Dışarı çıkartılması gereken dosyaların fotokopileri aslı gibidir onayından sonra resmi yazıyla ilgili yerlere gönderilir. Çalışmalar esnasında gizlilik esasları gözetilir. Her ne sebeple olursa olsun hasta dosyalarının asılları arşivden dışarıya çıkartılamaz, verilemez, başka amaçlar için kullanılamaz. Gerektiği durumlarda fotokopileri aslı gibidir yaptırdıktan sonra yetkili kişilere (kurum amiri, hastanın kendi doktoru ve izin verdiği yetkili) zimmet karşılığı verebilir. Soruşturmaya esas teşkil edecek dosyalar resmi müracaatları (dilekçe kanununda 30 gün, bilgi edinme kanununda 15 gün içinde) sonrasında tayin edilen bilirkişilerce yerinde

5 KOD:YÖN.PRS 21 YAY.TAR: REV.TAR: REV.NO:01 SAYFA :5 / 3 incelenebilir veya fotokopileri çekilir, aslı gibidir onayından sonra ilgili yerlere sicil birimi tarafından gönderilir. Dosya içerisindeki bir evrakın veya röntgen filminin hasta veya yakınları tarafından talep edilmesi durumunda, evrak kayıttan geçirilen talep yazısı hastanın yattığı kliniğe gönderilir. Klinikler tarafından talep formu düzenlenerek dosya arşivden istenir. Arşiv birimi hasta dosyasını imza karşılığı talep eden yetkiliye arşivde teslim eder. Yetkililer, talepte bulunan hasta veya yakınına verebilir.(adli dosyalar adli rapor birimi tarafından, diğer dosyalar-servis yazışmaları, soruşturma dosyaları-sicil birimi tarafından hazırlanarak, evrak kayıt birimi üzerinden ilgili yerlere onaylı fotokopileri üst yazı ile gönderilir.) (Arşiv Mevzuatı madde 9) Yataklı Tedavi Kurumları Tıbbi Kayıt ve Arşiv Hizmetleri Yönergesi: Merkezi tıbbi arşivin bölümleri (Madde 7) Hastaların muayene ve tedavisinde kullanılan tüm tetkik ve görüntüleme grafilerinin yataklı tedavi kurumları işletme yönetmeliğinin 115/d maddesi ve kurumların kendi mevzuatlarına ait tıbbi kayıt ve arşiv hizmetlerine ilişkin mevzuatları çerçevesinde belirtilen usul ve esaslar dahilinde yürütülmesi gerektiği hükmü getirilmiştir.(servislerden gönderilen hastaların filmleri servis dosyalarında saklanmak üzere servise gönderilir.) Kurumda çekilen filmi, hastalar getirmiş olsalar dahi hiçbir suretle dışarıya verilmez. Ancak adli kovuşturma için resmi makamlarca istenirse kovuşturma sonunda iade edilmek üzere verilebilir. Ancak hasta isterse fiyat tarifesindeki ücretin iki mislini ödemek şartıyla kendisine ikinci bir grafi hazırlanır ve film kendisine verilir. Y.T.K.İ.Y. madde 115/d 10.0 KORUMA YÜKÜMLÜLÜĞÜ Madde 4- Mükellefler, ellerinde bulundurdukları ve Genel Müdürlüğe teslim etmedikleri arşiv malzemesi ile arşivlik malzemeyi her türlü zararlı tesir ve unsurlardan korumak, mevcut aslî düzenleri içerisinde tasnif edip saklamakla yükümlüdürler. Mükellefler, arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin korunması ile ilgili olarak; (a) Yangın, hırsızlık, rutubet, su baskını, toza ve her türlü hayvan ve haşaratın tahriplerine karşı gerekli tedbirlerin alınmasından, (b) Yangına karşı, yangın söndürme cihazlarının yangın talimatı çerçevesinde daimî çalışır durumda bulundurulmasından, (c) Arşivin her bölümünde uygun yerlerde higrometre bulundurmak suretiyle, rutubetin %50-60 arasında tutulmasından, (d) Fazla rutubeti önlemek için, rutubet emici cihaz veya kimyevî maddelerin kullanılmasından, (e) Yılda en az bir defa mikroorganizmalara karşı koruyucu tedbir olarak arşiv depolarının dezenfekte edilmesinden, (f) Işık ve havalandırma tertibatının elverişli bir şekilde düzenlenmesinden, (g) Isının mümkün olduğu kadar sabit (kâğıt malzeme derece arasında) tutulmasından, sorumludurlar SAKLAMA SÜRELERİ Arşivlik malzemeler evrakın niteliğine ve yönetmeliğe uygun sürelerde muhafaza edilir AYIKLAMA VE İMHA KOMİSYONLARININ ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI: Muhafazasına lüzum kalmayan malzeme ile arşiv malzemesi ve arşivlik vasfını taşıyan malzemeyi birbirinden ayırmak Arşivde gereksiz evrak ve malzemenin saklanmasını önlemek,

6 KOD:YÖN.PRS 21 YAY.TAR: REV.TAR: REV.NO:01 SAYFA :6 / 3 Depolardaki yer darlığına ve karışıklığa son vermek, İş kaybına mani olmak, istenen evrak ve malzemeye kolay ulaşmayı sağlamak, Arşiv araç-gereç ve mekanları için yapılacak masrafları azaltmak, Arşivlik malzemenin daha iyi şartlarda muhafazasını temin etmek, Kurumda saklanacak arşivlik malzemeyi tespit etmek, 12.1 Evrak Ayıklama ve İmha Komisyonunun Teşkili:Evrakların ayıklanmasından ve imhasından sorumlu üyeler, baştabibin görevlendirdiği kişilerden oluşturulmuş olup görevlerini yerine getirmektedirler Komisyon üyeleri Üye (başkan) Başhekim Yardımcısı Üye (Müdür Yardımcısı) Üye (Arşiv Sorumlusu) Üye (Arşiv Görevlisi) Üye (Birim Çalışanı) 12.3 Ayıklama ve İmha Komisyonu Çalışmaları Ayıklama ve imha komisyonları, her yılın Mart ayı başında toplanarak çalışmalarına başlar. Komisyon üye tam sayısı ile toplanır ve kararını oy çokluğu ile alır. Oyların eşit çıkması halinde söz konusu malzemenin muhafazasına karar verilmiş sayılır. (Arşiv Mevzuatı madde 35 değişiklik maddesi 7) Çalışmalar sonunda dosya planı esas alınmak üzere iki nüsha imha listesi hazırlanır. İmha listeleri, ayıklama ve imha komisyonlarının başkan ve üyeleri tarafından imzalanır. (Arşiv Mevzuatı madde 37) Hastanemiz Evrak Ayıklama ve İmha Komisyonu tarafından hazırlanan imha listeleri kurum amiri onayından sonra İl Sağlık Müdürlüğü kanalıyla bakanlığın görüşüne sunulur. Arşiv Mevzuatı madde 38) Onayı müteakip özel makinelerle kıyılıp kâğıt maddesi olarak kullanılmak üzere değerlendirilir. (Arşiv Mevzuatı madde 39) Daha sonra imha işlemleri için iki nüsha tutanak hazırlanır. Bu tutanak komisyon başkan ve üyeleri tarafından imzalanır. Listeler on yıl süreyle saklanır. (Arşiv Mevzuatı madde 41 42) 13.0 İMHA EDİLECEK MALZEMELER Arşiv Mevzuatı Madde 31- İmha edilecek malzeme, aşağıda gösterilmiştir. (1) Şekli ne olursa olsun, her çeşit tenkit yazıları, (2) Elle, daktilo ile veya bir başka teknikle yazılmış her çeşit müsveddeler, (3) Resmî veya özel her çeşit zarflar (Tarihî değeri olanlar hariç), (4) Adlî ve idari yargı organları ile PTT ve diğer resmî kuruluşlardan gelen ve genellikle bir ihbar mahiyetinde bulunan alındı, tebliğ ve benzeri her çeşit kağıtlar, PTT'ye zimmet karşılığında verilen evrakın (koli, tel, adî ve taahhütlü zarf ve benzeri) kayıt edildiği zimmet defterleri ve havale fişleri, (5) Bilgi toplamak amacıyla yapılan ve kesin sonucu alınan yazışmalardan geriye kalanlar (anket soru kâğıtları, istatistik formları, çeşitli cetvel ve listeler, bunlara ait yazışmalar ve benzeri gibi hazırlık dokümanları), (6) Aynı konuda bir defa yazılan yazıların her çeşit kopyaları ve çoğaltılmış örnekleri, (7) Esasa taalluk etmeyip, sadece daha önce belirlenmiş bir sonucun alınmasına yarayan her türlü ara yazışmalar,

7 KOD:YÖN.PRS 21 YAY.TAR: REV.TAR: REV.NO:01 SAYFA :7 / 3 (8) Bir örneği takip veya saklanılmak üzere, ilgili ünite, daire, kurum ve kuruluşlara verilmiş her çeşit rapor ve benzerlerinin fazla kopyaları, (9) Ünite, daire, kurum ve kuruluşlar arasında yapılan yazışmalardan, ilgili ünite, daire, kurum ve kuruluşta bulunan asılları dışındakilerin tamamı, (10) Bir ünite, daire, kurum ve kuruluş tarafından yazılan ve diğer ünite, daire, kurum ve kuruluşlara sadece bilgi maksadı ile gönderilen tamim, genelge ve benzerlerinin fazla kopyaları, aslı ilgili ünite, daire ve kuruluşlarda bulunan raporlar ile ilgili mütalâaların, diğer ünite ve kuruluşlarda bulunan kopya ve benzerleri, (11) Dış kuruluşlardan bilgi için gelen rapor, bülten, sirküler, broşür, kitap ve benzeri basılı evrak ve malzeme ile her türlü süreli yayından ve basılı olmayan malzemeden, kütüphane ve dokümantasyon ünitelerine mal edilenler dışında kalanlar, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen kitap, broşür, sirküler, form ve benzerleri ile mevzuat veya form değişikliği sebebiyle kullanılmayan basılı evrak ve defterlerden elde tutulacak örnekler dışındakilerin tamamı, (12) Demirbaş, mefruşat ve benzeri talepler ile ilgili olarak yapılan yazışmalardan sonucu alınan ve işlemi tamamlanmış yazışmaların fazla kopyaları, (13) İşlemi tamamlanmış bütçe teklif yazılarının fazla kopyaları, (14) Çalışma raporlarının fazla kopyaları, (15) Yanlış havale ve sevk sebebiyle, ilgili evrak için yapılan her türlü yazışmalar, (16) Kanun, tüzük ve yönetmelik icabı, belli bir süre sonra imhası gereken şifre, gizli emir, yazı ve benzerleri, ilgili mevzuat hükümlerine göre belli saklanma sürelerini doldurmuş bulunan yazışmalar, (17) İsimsiz, imzasız ve adresi bulunmayan dilekçe, ihbar ve şikâyetler, (18) Bilgi için gönderilmiş yazılar, müteferrik işler beyanında, kesin bir sonuç doğurmayan her türlü yazışmalar, (19) Personel devam defter ve çizelgeleri, izin onayları, izin dönüşü bilgi verme yazıları, hasta sevk formları, (20) İmtihan duyuruları, başvurular, imtihan tutanakları, imtihan yazılı kâğıtları, imtihan sonuç yazıları ve duyuru cetvelleri, (21) Görev talepleri ve cevap yazıları, işleme konmamış (hıfzedilmiş) başvurular ve yazılar, (22) Daireler arası müteferrik yazışmalar, vatandaşlarla olan müteferrik yazışmalar, (23) Vatandaşlardan gelen istek, teklif, teşekkür yazıları ve cevapları, (24) Davetiyeler, bayram tebrikleri ve benzerleri, (25) İstifade edilmesi, onarılması ve yeniden yerine konması mümkün olmayan evrak ve benzerleri, (26) Her türlü cari işlemlerde aktüalitesini kaybetmiş olup, değersiz oldukları takdir edilenler ile, (27) Yukarıda, genel tarifler içerisinde sayılanlar dışında kalıp da, bürokratik gelişmeler sonucunda, zamanla kendiliğinden teşekkül eden evrak ve vesaik ile benzerlerinden delil olma vasfı taşımayan, hukuki ve ilmi kıymeti bulunmayan, muhafazasına lüzum görülmeyenlerin, İmhasına mükellefler bünyesinde kurulacak Ayıklama ve İmha Komisyonları nca karar verilir.

8 KOD:YÖN.PRS 21 YAY.TAR: REV.TAR: REV.NO:01 SAYFA :8 / SAKLAMA SÜRELERİ: MALZEMENİN ADI VE KONUSU SAKLAMA SÜRESİ DÜŞÜNCELER Hasta yatış dosyaları Süresiz Kurumda saklanır, imha edilmez Ameliyat defterleri Süresiz Kurumda saklanır Anestezi defterleri Süresiz Kurumda saklanır Hasta yatış defterleri 20 yıl Devlet Arşivine gönderilmez Poliklinik kayıt defterleri 20 yıl Devlet Arşivine gönderilmez Laboratuar defterleri 10 yıl Devlet Arşivine gönderilmez EEG-EMG kayıt defterleri 10 yıl Devlet Arşivine gönderilmez MALZEMENİN ADI VE KONUSU SAKLAMA SÜRESİ DÜŞÜNCELER Doğum kayıtları dosyası Süresiz Devlet Arşivine gönderilmez Sağlık Kurulu defterleri 20 yıl Devlet Arşivine gönderilmez Klinik Tedavi defterleri 20 yıl Devlet Arşivine gönderilmez Yoğun Bakım defterleri 10 yıl Devlet Arşivine gönderilmez Küçük cer. müd. defterleri 10 yıl Devlet Arşivine gönderilmez Aşı kayıt defterleri 2 yıl Devlet Arşivine gönderilmez Ayıklama ve İmha tutanakları 10 yıl Devlet Arşivine gönderilmez Kurum içi ve dışı yazış. dosyası 5 yıl Devlet Arşivine gönderilmez Arşiv mevzuatı dokümanı Süresiz Kurumda saklanır Dosya Planı yönetmeliği Süresiz Kurumda saklanır Genelgeler (iç-dış) 2 yıl Devlet Arşivine gönderilmez Muhtelif yazışmalar 5 yıl İmha komisyonunca değerlendirilir Röntgen kayıt defteri 10 yıl Devlet Arşivine gönderilmez Günlük personel yoklama fişleri 2 yıl Devlet Arşivine gönderilmez

9 KOD:YÖN.PRS 21 YAY.TAR: REV.TAR: REV.NO:01 SAYFA :9 / 3 Araç görev kâğıtları ve talep fişleri Giyecek yardımıyla ilgili yazışmalar, giyecek yardımından yararlanacak personel listeleri Araç tahsisleriyle ilgili yazışmalar, taşıt listeleri, benzin çeki alınması, taşıt harcamaları 2 yıl Devlet Arşivine gönderilmez 2 yıl Devlet Arşivine gönderilmez 10 yıl Devlet Arşivine gönderilmez Nöbet çizelgeleri 2 yıl Devlet Arşivine gönderilmez 15.0 YILLIK FAALİYET RAPORU: Her yılın ocak ayı içerisinde arşiv faaliyet raporu, Sağlık Müdürlüğü kanalıyla Sağlık Bakanlığına oradan da Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne gönderilir ARŞİV PLANI VE YETKİLENDİRME Arşiv çalışanları en az lise mezunu olup; Arşiv Sorumlusu memurdur. Arşiv yerleşim planı mevcut olup, plana göre Arşiv Sorumlusu Memurdur Adli vaka ve hastanede tutulan tüm kayıt türü defter, klasör gibi işlemlerin bulunduğu arşivlenmiş olan bölümden Arşiv Memuru sorumludur. Arşive teslim edilen dosyaların teslim alınmasından, kontrolünden, bilgisayara bilgilerin girilmesinden,,arşiv Memuru sorumludur. Dosya ve diğer kayıtların; talepte bulunan yetkililere verilmesinden; Arşiv Memuru sorumludur. İşlemler sonucunda çift yatışlı hastaların, önceki dosyalarıyla birleştirme işlemlerinden Arşiv Memuru sorumludur. Arşiv ısı ve nem takibinden Arşiv Memuru sorumludur. İlgili birimlerle yazışmalardan Arşiv Memuru sorumludur Arşiv biriminin yönetiminden, idari işleri yürütmekten, Arşiv Memuru sorumludur Temizlik işleri hastanemizde mevcut temizlik firması tarafından yapılmaktadır. Arşiv temizlik düzeninden ve taşıma işlerinden Şirket Personelleri, bunları yaptırmaktan da Arşiv Memuru sorumludur. Temizlik kontrol aralıkları: Her gün Arşiv yangın, su baskını, hırsızlık gibi önlemlerin alınmasından Arşiv Memuru sorumludur ARŞİV BİRİMİ TEMİZLİĞİ Birimin temizliği, Hastane Temizlik Planının Düşük Riskli Alanların Temizliği Bölümüne göre yapılır. Ek olarak aşağıdaki işlemler de yapılır. Biligisayarlar ile benzeri büro malzemelerinin temizliğinin yapılması, Compackt arşiv dolapları ile zincirlerinin temizlenmesi, Çelik rafların temizlenmesi, Yangın dolabının, gaz maskesi dolabının ve anahtar dolabının temizlenmesi,

10 KOD:YÖN.PRS 21 YAY.TAR: REV.TAR: REV.NO:01 SAYFA :10 / 3 Arşiv bölümü aylık temizlik çizelgesinin doldurulup imzalanması.