3.2 Sistem ve Süreç Analizi. Anahtar Kelimeler: sistem analizi, süreç analizi, akış şeması, iş süreci, süreç döngüsü, kara kutu yöntemi

Transkript

1 InnoSupport KOBİ lerde İnovasyonu Desteklemek 3. Bir işletmenin inovasyon ihtiyaçlarını nasıl tespit ederiz? 3.2. Sistem ve Süreç Analizi 3 Bir işletmenin inovasyon ihtiyaçlarını nasıl tespit ederiz 3.2 Sistem ve Süreç Analizi Anahtar Kelimeler: sistem analizi, süreç analizi, akış şeması, iş süreci, süreç döngüsü, kara kutu yöntemi Öğrenme Hedefi Bu bileşeni okuduktan sonra sistem ve süreç analizinin ne olduğunu öğrenebileceksiniz. Ayrıca, işletmenizin inovasyon ihtiyaçlarını belirlemek için de burada öğreneceğiniz iki aracı kullanabileceksiniz. Bu modül için 1.5 saat ayırmanız gerekecektir, ancak harcayacağınız süre incelediğiniz probleme ve birlikte çalıştığınız ekibe bağlı olarak değişebilir. Giriş Günümüzün iş dünyasındaki en yaygın şey değişimdir. Organizasyonlar her zaman iş yapma şekillerini iyileştirmenin yollarını ararlar. Siz de istisna değilsiniz. Hem yurt içi hem de yurt dışı pazarlarda daha fazla tanınmak istiyor olabilirsiniz. Her zaman en mükemmeli hedeflemelisiniz ve bunu yapabilmek için de sistem ve süreç analizlerinden faydalanarak işletmenizin verimliliğini korumanız gerekir. Bu tür analizler yaptığınızda sorunların ortaya çıkabileceği temel alanlar hakkında bilgi edinebilirsiniz. Bu bileşen, inovasyon sistemlerini sistem ve süreç analizini kullanarak analiz etmek için kullanılacak yöntemlerin ve teorik kavramların geliştirilmesi ve uygulanmasıdır Sistem ve süreç analizi nedir? Sistem ve süreç analizi, bir işletme problemi çözmek için nasıl bir inovasyona ihtiyaç duyulduğunu belirlemek için kullanılabilir. Sistem analizi, işletmelere sistemlerinde değişiklik yapmaları gereken yerleri tespit etmelerine yardımcı olur. Bu sayede zaten kısıtlı olan kaynaklar gerekli yerde kullanılabilir. Süreç analizi ise ölçülebilir bir çıktı oluşturmak için atılması gereken adımları belirler. Bir iş akışındaki problemli noktaların belirlenmesine, performansı etkileyen faktörlerin anlaşılmasına ve neden belli işlerin yapılması gerektiğinin sorgulanmasına imkân tanır. 1 Sistem ve süreç analizi başarılı inovasyon çıktısı elde etmek bakımından çok önemlidir. Bu iki araç, bir işletme problemi çözmek için nasıl bir inovasyona ihtiyaç duyulduğunu belirlememizi sağlar. 1 InnoSupport: KOBİ lerde İnovasyonu Desteklemek. 3.2 Sistem ve Süreç Analizi. 2005

2 Ancak kimi zaman işletme probleminin kendisini tanımlamak zor olabilir. Aslında genellikle herkes problemi farklı algılar. Problem açıkça tanımlanmadığı, ifade edilmediği, belgelendirilmediği ve anlaşılmadığı takdirde projenin başarılı olması pek mümkün değildir. İşletme probleminizi tanımlamak için bu üç soruyu yanıtlayın: 1. İşletmedeki temel problemlerimiz (Olumsuz durum ne?) 2. İşletme problemlerimiz genellikle şunlardan etkilenir: (Paydaşlar kim?) 3. Problemlerin etkisi (Problemin etkisi ne?) Örnek: İşletmeyle ilgili problemimiz şu: müşterilerimizin her biri ile sürekli temasta kalamıyoruz ve bu durum da başta Satış ve Sevkiyat olmak üzere tüm personelimizi etkiliyor. Sonuçta, siparişte bir problem varsa, artık çözmek için çok geç olana kadar bu problemden haberdar olamıyoruz Sistem ve süreç analizi genellikle nerede ve neden kullanılır? Yeni ürünlerin ve teknolojilerin geliştirilmesi sırasında birden fazla oyuncunun etkileşimi söz konusudur. Farklı seviyelerdeki (örn. organizasyon içindeki ve organizasyonlar arasındaki) öğrenme süreçleri ve inovasyon ağlarının yapısı ve performansı, inovasyon süreçleri açısından büyük önem taşır. 3. Sistem ve süreç analiz teknikleri kullanırsanız, operasyonunuzu açıkça görebilir ve nerelerde iyileştirme yapmanız gerektiğiniz anlayabilirsiniz. Sistem ve süreç analizini organizasyonunuz içinde bir çok alanda kullanabilirsiniz: Araştırma/istatistik Yaratıcılık/inovasyon Mühendislik Proje yönetimi İmalat Pazarlama/satış İdare/belgelendirme Servis/destek 2 (3 Eylül 2008 de görüntülendi) k (8 Temmuz 2008 de görüntülendi) /12 INNOCASE

3 Müşteri kalite metrikleri Değişim yönetimi Sistem ve süreç analizini nasıl kullanırız? Tablo 1 de sistem veya süreç analizinin en çok işe yaradığı koşullar özetlenmiştir Sistem analizinin farklı uygulamaları Üretim veya hizmet süreçlerinin sıralamasını, iletişim hatlarını ve kalite konusundaki geri bildirim döngülerini genel olarak belirlemek Sistem yaklaşımını kullanarak ortak bir anlayışa ulaşmak Rolleri, görev ve sorumlulukları ve sistem şartlarını tanımlamak Süreç analizinin farklı uygulamaları Mevcut bir süreci gözden geçirmek, analiz etmek ve iyileştirmek Süreci iyileştirme fırsatlarını tespit etmek Kurumsal değişim projesindeki süreçlerde son düzenlemeleri yapmak Tablo 1: Sistem analizinin ve süreç analizinin farkları Aşağıdaki sorulara organizasyonunuzdaki faaliyetleri düşünerek yanıtlamaya çalışın! Sektörünüzdeki yeni ürünler, teknolojiler ve hizmetler nasıl gelişiyor? Genellikle hangi faktörler veya faktör kümeleri radikal inovasyonların yapılmasını sağlıyor? Bir inovasyon sisteminde farklı aktörlerin veya aktör gruplarının rolü nasıl belirlenebilir? 4 Sistem ve süreç analizine ilişkin notlar ve önemli noktalar 5 Sistem analizini, sistem analiz diyagramını kullanarak yapabilirsiniz. Bu diyagram, süreç akışını arz tarafından (veya kaynakların girdi olarak kullanılmasından) başlayarak ürünlere veya hizmetlere dönüştürülmesine; nihai kalitenin doğrulanmasına ve müşteriye sunulmasına (çıktının oluşmasına) kadar gösteren bir araçtır. Organizasyon ve müşteri seviyesinde geri bildirim döngüleri kullanarak önemli görevler arasındaki ilişkileri, işin aşamalarını ve iyileştirme fırsatlarını tespit edebilirsiniz. Aşağıda Tablo 2 de firmanızdaki farklı akışları tespit etmede kullanılan sistem analiz aracının en önemli sembollerini görebilirsiniz k (8 Temmuz 2008 de görüntülendi) 5 InnoSupport: KOBİ lerde İnovasyonu Desteklemek. 3.2 Sistem ve Süreç Analizi /12 INNOCASE

4 Bilgi akışı Malzeme akışı Alt sistem Tablo 2: Sistem analizinin standart sembolleri Sistem analizi prosedürü: 1. Sistem analiz şemasının birbiriyle bağlantılı farklı blokları tespit edilir, dahili ve harici geri bildirim döngüleri eklenir. Farklı alt sistemler ve bunları birbirine bağlayan unsurlar tespit edilir. 2. Bloklar, proseslerle veya istenen şartlarla ilgili bilgileri içerir, dolayısıyla sisteminizin nasıl oluştuğunu tanımlamanız ve planlamanız gerekir. 3. Sistem Analiz Şemasını hazırladıktan sonra bu şemanın rehberliğinde potansiyel sorunlu alanları ve süreçte iyileştirme yapılabilecek yerleri incelebilirsiniz. Grafik 1 de modelin bir örneğini görebilirsiniz. Üretim Planını Hazırlamak Muhasebe Ürün Geliştirme Üretim Nihai ürün satışı İnsan Kaynakla Hammadde Temini Grafik 1: İnovatif üretim şirketi modeli Pazarlama Lütfen yukarıdaki örnekten faydalanarak kendi firmanızın bir sistem analizini hazırlayın! Sembolleri (bilgi akışı, malzeme akışı, alt sistem) kullanmayı unutmayın. Sistem analizini tamamlayan bir firma bu analizi bir destek aracı olarak kullanabilir ve önemli süreçlerdeki kritik noktaları analiz edebilir. Planlama süreci analizi, bozuklukları ortaya çıkarabilir ve firmanın faaliyetinin daha iyi duruma getirilmesine yardımcı olabilir /12 INNOCASE

5 Sistemi ve süreç analizini kullanan KOBİ ler (küçük ve orta ölçekli işletmeler) inovasyon faaliyetlerini optimize edebilirler. Süreç analizi prosedürü: Tablo 3 e bakarak süreç analizinde en çok işinize yarayacak sembolleri ezberleyebilirsiniz İşletme faaliyeti Muayene veya kontrol noktası Karar alma noktası Sürecin başı ve sonu Başlangıç ve bitiş noktası Süreç akışı Tablo 3: Süreç analizi akış şemasında kullanılan standart semboller Süreç analizinin kullanılması organizasyonunuza yardım edebilir, malzeme ve bilgi akışlarını görselleştirmenizi sağlayabilir. Unutmayın eğer bir süreci tanımlayabilirseniz olası zamanlama hatalarını ve periyodik hataları da hemen görebilirsiniz. Şemanızda en kritik noktalar gözüküyorsa bu noktalarda verimliliği arttırabilirsiniz. Akış şemalarının yapısı ve ayrıntıları kullanımına bağlı olarak değişecektir. Örneğin, bir şemada sadece önemli adımlar veya süreçteki her şey yer alabilir veya sürecin katılımcıları da gösterilebilir (görevlendirme akış şeması). Süreç analizi prosedürü: 6 1. Ön şart olarak, bir rehber eşliğinde çalışan ekip, seçilen süreç için aktivite düzeyinde bir süreç akış şeması hazırlar. Süreç akış şemasını hazırlarken lütfen aşağıdaki adımları takip edin: Ekip rehberi süreci tüm yönleriyle anlayan kişilerden bir ekip oluşturur. Ekip üyeleri süreç akış şemasının genel kapsamını tespit eder sonra da başlangıç ve bitiş noktalarını belirler 6 InnoSupport: KOBİ lerde İnovasyonu Desteklemek. 3.2 Sistem ve Süreç Analizi /12 INNOCASE

6 Daha sonra ekip üyeleri tüm önemli süreç adımlarını ve hangi sıra ile tamamlandıklarını belirler. Süreç aktivitesini ve sıralamasını göstermek için sembolleri ve akış hatlarını kullanırlar (bkz. Yukarıda). Rehber akış şemasını beyaz tahtaya çizer. Ekip üyeleri rehberin tüm süreç adımlarını doğru sıra ile çizmesine ve birbirine bağlamasına yardım eder. Son olarak sembolik akış şemasının doğru olup olmadığı kontrol edilir ve tarih atılır. 2. Rehber, bir dizi standart süreç analiz sorularını masaya koyar. Ekip, analiz edilecek sürecin eksiksiz ele alınması için sorulara gerekli eklemeleri, çıkarmaları yapar. 3. Ekip, son haline getirilmiş soru listesini kullanarak süreçteki tüm aktiviteleri tartışır ve sorulara yanıt verir 4. Son olarak, rehber katılımcılardan tüm yanıtları yeniden kontrol etmelerini, nihai revizyonları yapmalarını ve listeye tarih atmalarını ister. 5. Ekibin bir sonraki adımı farklı bir süreç üzerinde çalışmak olacağından, bu bilgiler diğer süreç için de kullanılır. Grafik 1 de bazı süreç analizi örnekleri görebilirsiniz. Grafik 1 deki turuncu kutulara tıklarsanız süreç analizi örneğine ulaşabilirsiniz Animasyon sadece çevrim içi rehberde mevcuttur ( Üretim Planını Hazırlamak Muhasebe Ürün geliştirme Üretim Nihai ürün satışı İnsan Kaynakları Hammadde Temini Pazarlama Şimdi de ekibinizle oturup bunun üzerinde çalışın. Bir ekip rehberi seçin. Beyaz tahtaya sorun yaşadığınız bir sürecin akış şemasını çizin. Yukarıda sıralanan /12 INNOCASE

7 noktaları takip edin ve sorunları çözmek için hangi düzeltici eylemlerin yapılması gerektiğine karar verin. Akış şemasını çizdikten sonra ekip rehberi toplantıda tartışılan tüm süreçleri kapsayan bir dizi soruyu sıralar. Aşağıdaki tabloda sorulan soruları ve verilen yanıtları görebilirsiniz. Süreç Analizinde Sorulan Tipik Sorular 7 1. Birbiriyle bağlantılı işler mantıklı bir sırada mı yapılıyor? 2. Tanımlanan süreçte ikiden fazla geri dönüş var mı? 3. Münferit işlerin döngüleri çok mu uzun? 4. Her iş sürece değer katıyor mu? 5. Lüzumsuz yapılan işler var mı? 6. Süreç aşırı gecikmeleri yansıtıyor mu? 7. Süreçte önemli tutarsızlık kaynakları var mı? 8. İkiden fazla onay şartı var mı? 9. Süreç akışı işleri azaltacak şekilde değiştirilebilir mi? 10. Bu sürecin yüksek düzeyde bir tutarlılığı var mı? Tablo 4: Bilgilerinizi sorulara bakarak kontrol edin Vaka çalışması Bu vaka çalışması bilgisayarlarla kontrol edilen karmaşık metal işleme makineleri üreten bir küçük işletme hakkında. Bu işletmede zaman zaman bazı arızalar oluyor, tedarikçilerden satın alınan kötü parçalar bir şekilde üretim hattına giriyor, bu da verimliliği ve üretilen makinelerin nihai kalitesini etkiliyor. Bu yüzden de şirket satın alma faaliyetini incelemeye karar veriyor ve bir akış şeması hazırlıyor. Ekip üyeleri arızaları birlikte incelerken beyin fırtınası tekniğini kullanıyorlar. Akış şeması hazırlama adımları Katılımcılara akış şeması sembollerini anlatmak Süreçteki önemli işlerle ilgili beyin fırtınası yapmak Sürecin akış şemasını sembolleri kullanarak kâğıt tahtasına çizmek. Her süreçte bir başlangıç ve bir de bitiş olmalıdır (uzamış çemberlerle gösterilir). Tüm süreçlerde görevler olacak ve çoğunda da karar noktaları olacaktır (baklava ile gösterilir) Akış şemasında karar alma noktalarına, belli bir adımda neyin yolunda gitmeyebileceğine, olay başına düşen zamana, operasyon veya görev tekrarlarına, aynı şeyin iki kez yapılıp yapılmadığına, gereksiz işlere vs. bkz. 7 InnoSupport: KOBİ lerde İnovasyonu Desteklemek. 3.2 Sistem ve Süreç Analizi /12 INNOCASE

8 1. ADIM : Öncelikle bir beyin fırtınası yaparak aşağıdaki sorulara yanıt buluyorlar: Süreçte sonra ne oluyor? Bir sonraki adımı atmadan önce bir karar almak gerekir mi? Bir sonraki işe geçmeden önce hangi onaya ihtiyaç var? Bu adımda yolunda gitmeyebilecek bir şey var mı? Soruların yanıtları: Adım Sembol Belge Alıcılardan gelen parçaları al Parçaları kontrol et Kalitesi iyi mi? Hatalı bir parçayı ayrı kutuya koy İyi parçaları montaj hattına taşı Kötü parçaları alıcıya geri gönderilmek üzere beklet İyi parçaları montaj için beklet Belgeler Semboller Kalite standardı Uygunsuzluk kaydı Kontrolde kullanılan operasyon standartları Olası uygunsuzluk listesi Parça taşıma talimatı (2X) Parça alındı belgesi Tablo 5: Vaka Çalışması Belgeleri ve sembolleri nereye koymanız gerektiğini düşünün? /12 INNOCASE

9 2. ADIM: Ekip rehberi, katılımcılara akış şeması sembollerini anlatıyor 3. ADIM: Ekip üyeleri sembolleri işlere atıyorlar ve belgeler ile uygun adımları eşleştiriyorlar Adımlar Semboller Belgeler Alıcılardan gelen parçaları al Parça alındı belgesi Parçayı kontrol et Kalite standardı Kalitesi iyi mi? Kontrolde kullanılan operasyon standartları Hatalı parçayı ayrı bir kutuya koy Olası uygunsuzlukların listesi İyi parçayı montaj hattına taşı Kötü parçaları alıcıya geri gönderilmek üzere beklet İyi parçayı montaj için beklet Uygunsuzluk kaydı Parça taşıma talimatı Parça taşıma talimatı Tablo 6: Vaka Çalışması, bilginizi kontrol edin Tekrar düşünün ve süreç analizi akış şemasını bu diyagrama göre çizin, eğer tıklarsanız vaka çalışmasının akış şemasını görebilirsiniz. Animasyon sadece çevrim içi rehberde mevcuttur ( Önemli noktaların özeti Sistem ve süreç analizi başarılı bir inovasyon çıktısına ulaşmak açısından önemlidir. Bu araçlar, işletmeyle ilgili bir sorunun çözülmesi için ihtiyaç duyulan inovasyonu tanımlamak için kullanılır. Sistemi analiz ederek sistemde değişiklik yapılması gereken yerleri tespit /12 INNOCASE

10 edebilirsiniz. Gerekli grafikleri kullanarak ve sonuçları analiz ederek firmanızdaki sınırlı kaynakları gerçekten problemli alanlara yöneltebilirsiniz. Süreç analizi ölçülebilir bir çıktı oluşturmak için bir görev sırasında hangi adımları atmanız gerektiğini gösterir. Bu modülde sistem ve süreç analizinin ne olduğunu bunları nasıl kullanacağınızı ve bir işletme problemini çözmek için ihtiyaç duyulan inovasyonu bu araçlarla nasıl tanımlayabileceğinizi öğrendiniz. Akış şemasındaki ana sembolleri, kendi sistemlerinizi ve süreçlerinizi görselleştirmenize yarayacak bir süreç ve sistem analizi hazırlamak için bu sembolleri nasıl kullanacağınızı öğrendiniz. KAYNAKÇA Jochen Markard: Innovation system analysis - transition management dex_en İsviçreli kuruluş Cirus un Sürdürülebilir inovasyon ve altyapılarda dönüşüm süreçlerinde odaklanan araştırması (8 Temmuz 2008 de görüntülendi) Project Perfect, Project Management Software, Specialists in Project Infrastructure (3 Eylül 2008 de görüntülendi) InnoSupport: Supporting Innovations in SME. 3.2 System and Process Analysis < (8 Temmuz 2008 de görüntülendi) R.J. Ellison, R.C. Linger, T. Longstaff, N.R. Mead (1998) A Case Study in Survivable Network System Analysis, (8 Temmuz 2008 de görüntülendi) Women s Health & Safe Motherhood Project-Partnerships Component: Community based management doh.gov.ph/chdp/disc%203/module%2009.pdf (17 Eylül 2008 de görüntülendi) İlave Kaynaklar Walter J. Michalski, Ed. D., "Tool Navigator", Productivity Press-Portland, Oregon The Fast Forward MBA in Project Management, 2. Baskı (Fast Forward MBA) by Eric Verzuh (2005) J. K. O' Keefe. (1964) "An introduction to systems analysis Flood, R.L.; Jackson, M.C. (1991). Creative Problem Solving: Total Systems Intervention, Wiley, Chichester /12 INNOCASE

11 Jackson, M.C. (2000). Systems Approaches to Management, Kluwer/Plenum, New York. Espejo, R. ; Schwaninger, M. (eds.) (1993). Organizational Fitness: Corporate Effectiveness through Management Cybernetics, Campus Verlag, New York. Web siteleri Principia Cybernetica ağının bir parçası olan bu web sitesinde sistem analiz yönteminden bahsediliyor: (8 Temmuz 2008 de görüntülendi) TECHinsights adresinde süreç analizi ve süreç analiz hizmetleri hakkında bilgiler bulunuyor: (8 Temmuz 2008 de görüntülendi) İsviçreli kuruluş Cirus un Sürdürülebilir inovasyon ve altyapılarda dönüşüm süreçlerinde odaklanan araştırması se/index_en (8 Temmuz 2008 de görüntülendi) Sistem ve süreç analizi konusunda çok geniş bir yelpazeye yayılmış kitaplar (8 Temmuz 2008 de görüntülendi) Aşağıdaki web sitesinde sistem ve süreç analizini aratın. Bu sitelerde konuyla ilgili kitapların kapsamlı bir listesini görebilir, bazı kitapların sayfalarına bakabilirsiniz (8 Temmuz 2008 de görüntülendi) TERİMLER SÖZLÜĞÜ grup rehberi: grubun tartışmaları sırasında belli bir görüşü benimsemeksizin, grubun üyelerinin ortak hedefleri anlamalarına ve bu hedeflere ulaşmak için plan yapmalarına yardımcı olur. Rehber, grubun daha önceden var olan veya toplantı sırasında ortaya çıkan anlaşmazlıklarla ilgili uzlaşmaya varmalarına, böylece gelecekte yapılacak işlere sağlam bir temel oluşturulmasına yardımcı olmaya çalışır. Bu rol, bir ebenin rolüne benzetebilir. Ebe doğuma yardım eder ancak nihai sonucu üreten kişi değildir (kaynak: akış şeması: Kalite kontrolünde kullanılan yedi temel araçtan biridir. Akış şeması dışındaki araçlar histogram, Pareto diyagramı, kontrol listesi, kontrol tablosu, neden-sonuç şeması ve saçılım diyagramıdır. Bu araçlar ticari/ekonomik sunumlarda yaygın olarak /12 INNOCASE

12 kullanılır, izleyicilerin sunumun içeriğini daha iyi anlamasına veya süreçteki hataları bulmasına yardımcı olur (Kaynak: sistem analiz şeması: Sistem analiz şeması, organizasyonun süreç akışının görselleştirilmesinde kullanılan bir araçtır. Bu şema, kuruluşun bir sürecinde veya faaliyetindeki görevler ve iş aşamaları arasında bağlantıların tespit edilmesine yardımcı olur. Müşteri kalite metrikleri: Kalite metrik verileri performanstaki eğilimleri belirlemek, alternatifleri karşılaştırmak, performansı tahmin etmek için kullanılabilir. Bununla beraber organizasyonlar belli bir kalite metriğine ilişkin bilgi toplamanın maliyetlerini ve faydalarını düşünmelidir. Sadece veri toplanarak performans seviyesi yükseltilemez. Kalitesi yüksek firmalar genellikle rakiplerinden daha az metrik kullanırlar. (Kaynak: homepages.stmartin.edu/fac_staff/dstout/mem650/ch04%20metrics.ppt ) Beyin fırtınası: bir sorunu çözümü için çok sayıda fikir üretmek üzere tasarlanmış bir grup yaratıcılık tekniğidir.(kaynak: /12 INNOCASE