2011 YILI FAALİYET RAPORU

Transkript

1 T.C. ÇANKIRI KARATEKİN ÜNİVERSİTESİ İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı 2011 YILI FAALİYET RAPORU

2 İÇİNDEKİLER ÜST YÖNETİCİ SUNUŞU I- GENEL BİLGİLER A- Misyon ve Vizyon.. B- Yetki, Görev ve Sorumluluklar... C- İdareye İlişkin Bilgiler Fiziksel Yapı. 2- Örgüt Yapısı.. 3- Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar. 4- İnsan Kaynakları Sunulan Hizmetler 6- Yönetim ve İç Kontrol Sistemi. II- AMAÇ ve HEDEFLER. A- İdarenin Amaç ve Hedefleri.. B- Temel Politikalar ve Öncelikler. III- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER A- Mali Bilgiler.. 1- Bütçe Uygulama Sonuçları Diğer Hususlar. B- Performans Bilgileri.. IV- KURUMSAL KABİLİYET ve KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ A- Üstünlükler.. B- Zayıflıklar.. C- Değerlendirme V- ÖNERİ VE TEDBİRLER.. EKLER: 1. Teşkilat şeması 2. DMO dan alınan araçlar 3. Ana hizmet binası su deposu 4. Konferans salonu 5. Teknik Hizmetler Koordinatörlüğünce bakımı yapılan lojman ve laboratuarlar 6. Resmi araçlar 7. Kiralık Araçlar 8. Personel servis güzergâh şemaları 9. Ana binada engelliler için yapılan düzenlemeler 10. Güvenlik Kulübelerine yapılan eklentiler 2

3 BİRİM YÖNETİCİ SUNUŞU Başkanlığımız 2011 yılını imkânsızlıklar içerisinde kendisine verilen görevleri etkin bir performans sergileyerek yerine getirmeyi başarmıştır. Bu çalışmaların sonucu olarak da eğitim-öğretimin aksamadan yürütülebilmesi için gereken desteği sağlama gayreti içerisindedir. Bu konuda Başkanlığım personeline teşekkür eder, başarılarımızın devamını dilerim. Mustafa ÇOKYAMAN Daire Başkanı I- GENEL BİLGİLER A. Misyon ve Vizyon Misyon Üniversitemiz Rektörlük Merkez birimleri ile bağlı Enstitü, Fakülte, Yüksekokul ve Bölümlere katkıda bulunmak amacıyla; Başkanlığımız bünyesindeki hizmet ve faaliyetlerin, ekonomik ve etkin bir şekilde yerine getirilmesi için personel, makine-teçhizat ve mali kaynakların mevcut yasal düzenlemeler ile bütçe imkânları çerçevesinde en etkin ve verimli şekilde kullanılmasını ve eğitim-öğretim hizmetlerine sunulmasını sağlamaktır. Vizyon Teknolojik imkânlarla donanmış, çağdaş ve bilimsel tüm gelişmeleri çalışmalarına yansıtan, işinde uzman, üretken ve yenilikçi personeli ile kaynaklarını ve mevcut imkanlarını (tüketim ve demirbaş malzemelerini) en iyi şekilde değerlendirerek vereceği hizmet ile örnek bir Başkanlık olmaktır. B. Yetki, Görev ve Sorumluluklar 1. Birimin Kuruluş Mevzuatı İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı 124 sayılı Kanun Hükmünde Kararnamede yer alan Komptrolörlük Daire Başkanlığı ve Destek Hizmetleri Daire Başkanlığı'nın birleştirilmesi ile 190 sayılı Kanun Hükmünde Kararname gereği Üniversitemiz İdari Kuruluş Teşkilat Şemasında yer almış, yetki ve sorumlulukları belirtilmiştir. 2. Yetki, Görev ve Sorumluluklar İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı; kurulduğundan bugüne kadar sorumluluğunda bulunan işleri Kanunlar ve Yönetmelikler çerçevesinde yürütmektedir. Bu çerçevede faaliyetlerin ekonomik ve etkin bir şekilde yerine getirilmesi için insan, para ve malzeme gibi 3

4 mevcut kaynakların en uygun ve verimli bir şekilde kullanılmasını sağlamak, yolluk hizmetlerini yerine getirmek, Rektörlük hizmet binasının kira,elektrik,su,doğalgaz,telefon ödemelerini satın alma işlemlerini yaparak alınan malzemelerin taşınır mal kayıtları ile depo giriş ve çıkış işlemlerini gerçekleştirmek, eğitim-öğretim hizmetlerinin en etkin biçimde yerine getirilmesi için gerekli güvenlik, temizlik ve ulaşım imkanlarını sağlamaktır. C. İdareye İlişkin Bilgiler 1- Fiziksel Yapı 1.1 İdari Personel Hizmet Alanları Sayısı Alanı Kullanan Sayısı (Adet) (m2) Servis Çalışma Odası Toplam Ambar Alanları Ambar Sayısı : 3 Adet Ambar Alanı: 250 m2. 2- Örgüt Yapısı Başkanlığımız örgüt yapısı ek de sunulan İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı Teşkilat Şemalarında da belirtildiği şekilde İdari ve Mali İşler Daire Başkanı nın Başkanlığında; 1. Satın Alma Şube Müdürlüğü 1 Şef ve 6 Memurla, 2. Taşınır ve Konsolide Şube Müdürlüğü 3 Memurla, 3. Genel Hizmetler Şube Müdürlüğü ; a) 1 Araçlar Amiri, 6 Resmi şoför ve 7 Kiralık araç Şoförüyle, b) 1 Teknik İşler Koordinatörü ve 3 Teknisyenle c) 1 Hizmet İşleri Koordinatörü,Temizlik Şirketi Şefi ve 79 Temizlik Şirketi Personeliyle d) Santral Hizmetleri 1 Memurla, 4. Arşiv Hizmetleri Şube Müdürlüğü, 5. Sivil Savunma Memurluğu, 1 Memurla 6. Koruma Güvenlik Şube Müdürlüğü 1 Memur, 1 Güvenlik Şirketi Şefi ve 89 Güvenlik Şirketi Personeliyle Görev yapmakta olup, hizmetlerin şeffaf, hızlı, ekonomik ve uygun şekilde, yapılması planlanmıştır. Hizmetler yapılırken, mesai saat 08:00 de başlar, iş bitince biter düsturuyla hareket edilmektedir. Birimimize ait 2011 yılı teşkilat şeması ektedir.( EK: 1) 3- Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar 3.1- Yazılımlar Taşınır Otomasyon Sistemi 3.2- Bilgisayarlar 4

5 Masa üstü bilgisayar Sayısı: 25 Adet Taşınabilir bilgisayar Sayısı: 3 Adet 3.3- Diğer Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar Cinsi İdari Amaçlı (Adet) Barkot Okuyucu 1 Baskı makinesi(yazıcı) 18 Fotokopi makinesi 1 Faks 1 Projeksiyon Cihazı 1 4- İnsan Kaynakları 4.1- İdari Personel Eğitim Amaçlı (Adet) Araştırma Amaçlı (Adet) İdari Personel (Kadroların Doluluk Oranına Göre) Dolu Boş Toplam Genel İdari Hizmetler Teknik Hizmetleri Sınıfı Yardımcı Hizmetler Sınıfı Toplam İdari Personelin Eğitim Durumu İdari Personelin Eğitim Durumu İlköğretim Lise Ön Lisans Lisans Y.L. ve Dokt. Kişi Sayısı Yüzde %19 %37 %33 %11 İdari Personelin Eğitim Durumu 11% 19% İlköğretim Lise 33% Önlisans Lisans 37% 5

6 4.3- İdari Personelin Hizmet Süreleri İdari Personelin Hizmet Süresi Yıl 1 3 Yıl 4 6 Yıl 7 10 Yıl 21 - Üzeri Yıl Kişi Sayısı Yüzde %37 % 4 % 7 % 15 % 11 % 26 İdari Personelin Hizmet Süresi 26% 37% 1-3 Yıi 4 6 Yıl 7 10 Yıl 11% Yıl Yıl 15% 7% 4% 21 - Üzeri 4.4- İdari Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı İdari Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı Yaş Yaş Yaş Yaş Yaş 51 ve Üzeri Kişi Sayısı Yüzde % 15 % 26 % 4 % 19 % 29 % 7 Personelin Yaş Itibariyle Dağılımı 7% 15% 29% 26% Yaş Yaş Yaş Yaş Yaş 51 ve Üzeri 19% 4% 6

7 5- Sunulan Hizmetler 5.1-İdari Hizmetler Üniversitemiz tüm birimlerinin her türlü mal ve hizmet alımlarının, makineteçhizat ve taşıt kiralama ihalelerinin 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu hükümleri doğrultusunda hazırlanarak sonuçlandırılması. Satın alınan ve hibe edilen demirbaş ve tüketim malzemelerinin muayenesinin yapılmasının sağlanması ile kayıt altına alınarak ihtiyaç sahibi birimlere dağıtımı, Üniversitemizin temizlik, koruma, güvenlik ve ulaşım hizmetlerinin aksatılmadan yürütülebilmesi ve Kamu İhale Kanunu kapsamında ihale edilen temizlik ve güvenlik hizmeti alımıyla ilgili denetim ve kontrollerin yapılarak, sözleşme hükümlerinin uygulanmasının sağlanması. Rektörlük Genel Sekreterlik ve Daire Başkanlıklarına ait tüm bütçe işlemleri ile, Rektörlük bünyesinde gerçekleştirilen satın alma, ihale, tahakkuk, taşınır mal kayıt kontrol, genel hizmetler Daire Başkanlığımızın Faaliyet Alanını Oluşturur. Rektörlük akademik ve idari personelin yurtiçi, yurtdışı ve sürekli görev yolluklarının hazırlanması, elektrik, su doğalgaz, telefon ödemelerinin tahakkuk işlemlerinin hazırlanması vb. hizmetlerdir Yılı Başkanlığımızca Gerçekleştirilen Hizmetlerimizden Bazıları ; yılında Rektörlük Makamı 2011 yılı harcama genelgesi kapsamında tüketime yönelik mal alımlarının tamamının ( Laboratuar sarf malzemeleri hariç) Başkanlığımızca yapılması sonucunda Üniversitemiz genel bütçesinden TL civarında tasarruf sağlanarak yatırıma harcanan bütçe miktarının daha da artmasına katkı sağlandı yılında 153 kalem laboratuar cihazı alımı, 5 kalem laboratuar cihazı alımı-21/a, Mühendislik Fakültesine 5 kalem laboratuar cihazı alımı, 4 Adet Fizik Laboratuar donanım malzemesi alımı, 7 adet sürücülü araç kiralama, 100 kişilik güvenlik hizmeti, 85 kişilik temizlik hizmeti gibi 7 adet ihale yapılmıştır yılında Başkanlığımızca Üniversitemiz hizmetlerinde kullanılmak üzere tesis, makine ve cihaz grubundan 80 kalem toplam ,81 TL.tutarında malzeme, araçlar grubundan 6 kalem toplam ,15 TL tutarında araç ve demirbaşlar grubundan da 119 kalem toplam ,00 TL tutarında malzeme alınarak depomuza girişi yapılmıştır. Ayrıca Personel Daire Başkanlığı bütçesinden 2 kalem toplam 2.946,44 TL tutarında demirbaş ve Bilgi İşlem Daire Başkanlığı bütçesinden de 1 kalem toplam ,40 TL. tutarında demirbaş alımı yapılarak ambar girişi yapılmış ve ilgililere zimmetle verilerek hizmete sunulmuştur. -. Devlet Malzeme Ofisi aracılığı ile 1 Adet Kamyon, 1 Adet Pick- up, 1 Adet Mercedes Vito Minibüs, 1 adet 35+2 Otobüs, 1 Adet Traktör satın alınmıştır. ( Ek: 2) -. Rektörlük ana hizmet binasında su kesintilerine karşı 30 tonluk su deposu ve hidrofor alımı yapılmış, montajı sağlanarak hizmete sunulmuştur. ( Ek: 3) 7

8 -. Üniversitemiz İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi için konferans salonu düzenlemesi yapılarak hizmete sunumu sağlanmıştır. ( Ek: 4) -. Teknik Hizmetler Koordinatörlüğümüzce 2011 yılında Üniversitemiz ve bağlı birimlerin hizmet verdiği binalarda küçük bakım onarımlar yapıldı. Hizmetlerin aksaması önlendi. Binalardaki boya,badana,sıva,alçı, telefon arızaları, asansör bakım ve arızaları, odalara masa ve dolap kurma işlemleri,elektrik, doğalgaz ve su tesisatlarının bakım ve onarımı, su ve doğalgaz sayaçlarının takibi gibi hizmetler gerçekleştirilmiştir. Fen Fakültesi laboratuar kurulumu ve lojmanlar küçük bakım onarımı yapılmıştır.( Ek: 5) -. Resmi 6 araç ve hizmet alımı yoluyla 5 binek 2 servis aracı olmak üzere toplam 13 araç ile üniversitemize hizmet sunularak, İdari ve akademik personelimizin güvenle ve huzurlu bir şekilde görev yapması sağlanmıştır. Eğitimin aksamaması için önceden belirlenen ve ekte gösterilen güzergahlarda sabah, akşam ve gece servis hizmeti verilmektedir. Ayrıca Araçlar Amirliğimizce hafta içi nöbetçi şoför uygulaması yoluyla hizmet verilmektedir yılında Araçlar Amirliğince resmi araçlarla; km, kiralık araçlarla da km yol kat edilmiştir.( EK: 6-7-8) -. Koruma Güvenlik Şube Müdürlüğünce 2011 yılında 90 Güvenlik personeli ile Üniversitemizin tüm binalarının giriş çıkış kontrolleri yapılarak eğitim öğretimin güvenli bir şekilde yürütülmesi sağlanmıştır. -. Hizmet İşleri Şube Müdürlüğünce 2011 yılında 80 Temizlik şirketi personeli ile Üniversitemizdeki eğitim öğretimin daha temiz ve hijyenik ortamda yapılması sağlanmıştır. -. Üniversitemizde yangın ve doğal afetlere hazırlıklı olmak için sivil savunma birimimizce gerekli çalışmalar yapılmış, eksik malzemeler tamamlanmış ( Yangın tüpleri, dolapları vs.) çalışma planları hazırlanmıştır. -. Ayniyat saymanlığımızca Üniversitemizde eğitim öğretimin aksamadan yürütülebilmesi için gerek akademik gerekse idari birimlerimizin ihtiyacı olan araç ve gereçler depolarımızda hazır bulundurulmuş, istenildiğinde hizmete sunulmuştur. -. Üniversitemiz ana hizmet binasında engelliler için tuvaletlerin düzenlemesi yapılmış olup ana giriş kapısında da düzenleme çalışmaları başlatıldı. ( Ek: 9) -. Üniversitemiz eğitim binalarının bulunduğu yerleşim yerindeki güvenlik kulübelerinin yaz aylarında güneşten, kış aylarında da yağışlardan korunması için düzenlemeler yapıldı. ( Ek: 10) 6- Yönetim ve İç Kontrol Sistemi Daire Başkanlığımız iş ve işlemleri 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu, 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu, 6245 sayılı Harcırah Kanunu, 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu ile İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar ve Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği ile diğer ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak gerçekleştirilmektedir. 8

9 II- AMAÇ ve HEDEFLER A. İdarenin Amaç ve Hedefleri Daire Başkanlığımız verilen görevleri; Üniversitemiz tarafından tahsis edilen insan ve mali kaynakları en etkin ve verimli biçimde kullanmak suretiyle yürütülmesini, denetim ve kontrol en yakına çekilerek hizmet kalitesinin artırılmasını, aynı zamanda iş akış süreçlerini kısaltarak hizmetlerin zamanında yapılmasını sağlamayı amaç edinmiştir. Başkanlığımızın ana hedefi; görev alanındaki hizmet ve faaliyetlerin yerine getirilmesinde insan, para ve malzeme gibi kaynakları mevcut yasal düzenlemeler çerçevesinde şeffaf, etkin ve en verimli şekilde kullanmak, gerekli alt yapıyı geliştirip güçlendirerek, çalışanlarını takım bilinci içinde bilgi ve becerilerini artırabileceği imkânlar oluşturmak, teknolojik imkânlarla donanmış çağdaş ve bilimsel tüm gelişmeleri çalışmalarına yansıtan, Üniversite içerisinde işinde uzman, yaratıcı ve yenilikçi personeliyle vereceği hizmetler ile örnek bir Başkanlık olmaktır. B.Temel Politikalar ve Öncelikler Yürürlükte olan anayasaya, yasalara, kanun ve yönetmeliklere, tüzüklere riayet etmek, Kamunun ve kurumun menfaatini her zaman ön planda tutmak, Disiplin, görev bilinci ve sorumluluk duygusuna sahip olmak, Başkanlık olarak her projede tüm personelin görüş ve düşüncelerini almak, Mevcut kaynaklarımızı zamanında ve yerinde kullanmak, israfı önlemek, iyi bir maliyet muhasebesi yapmak, Çağdaş, akılcı, demokratik, sosyal adaleti ön planda tutan duygu ve düşünceye sahip olmak, Tüm personeliyle özünden kopmadan, ilkeli ve kendisini yenileyen bir birim olmak, Çevreyi ve Doğal Kaynakları korumak Takım ruhuna sahip olmak Her zaman şeffaf ve hesap verilebilir konumda olmak Diğer birimlerimizin görüş ve önerilerini de değerlendirmek Diğer birimlerimizle görüş alışverişinde bulunarak standartlar oluşturmak III- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER A. Mali Bilgiler 1- Bütçe Uygulama Sonuçları 1.1-Bütçe Giderleri 9

10 2011 BÜTÇE BAŞLANGIÇ ÖDENEĞİ 2011 GERÇEKLEŞME TOPLAMI GERÇEK. ORANI TL TL % BÜTÇE GİDERLERİ TOPLAMI 8, , ,684,50 86, PERSONEL GİDERLERİ(*) , ,40 98, SOSYAL GÜVENLİK KURUMLARINA DEVLET PRİMİ , ,66 89,55 GİDERLERİ(*) 03 - MAL VE HİZMET ALIM GİDERLERİ(**) , ,56 83, CARİ TRANSFERLER(**) , ,00 76, SERMAYE GİDERLERİ (**) , ,88 95,10 (*) Sadece Başkanlığımız giderleri (**) Harcamaları Başkanlığımızca yapılan diğer birimler dahil edilmiştir. Bütçe hedef ve gerçekleşmeleri ile meydana gelen sapmaların nedenleri; - Bütçe ödenekleri idaremiz ihtiyaçlarının zamanında karşılayacak şekilde kullanılmış ve azami tasarrufa gidilmiştir. - Bütçe ödeneklerimizin kullanılmayan kısımları 2012 yılında kullanılmak üzere finansman fazlası olarak devredilmiştir. - Üniversitemizin yeni olması eğitim ve öğretimin 8 farklı yerleşkede devam etmesi, hizmet binalarımızın yıpranmış ve sürekli tadilat gerektirmesi ödeneklerimizi daha dikkatli ve ihtiyatlı kullanmamızı gerekli kılmaktadır. - Kampüsümüz yeni yapılan inşaatlarla büyümeye devam etmektedir. 2- Diğer Hususlar Kampus alanımızın faaliyete geçirilmesinde, bazı birimlerimizin fiziki mekan yetersizliği nedeniyle gelişimlerini sağlayabilmeleri açısından ivedilikle ek ödeneğe ihtiyaç bulunmaktadır. B- Performans Bilgileri Daire Başkanlığımızın görev, yetki ve sorumlulukları çerçevesinde yerine getirdiği faaliyetlerine ilişkin performans bilgileri aşağıdaki tabloda gösterilmiştir. 10

11 Gerçekleşme AÇIKLAMA Rakamı İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı nca 2011 yılında yapılan ihale sayısı 7 İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı nca 2011 yılında yapılan ihalelerden 7 sözleşmeye bağlanan ihale sayısı İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı bünyesinde bulunan tahakkuk servislerince 2011yılında kesilen yaklaşık ödeme emri belge ve muhasebe =1095 işlem fişi sayısı Üniversitemiz genel işlemlerine oranı ( 2944) % 37,19 IV-KURUMSAL KABİLİYET ve KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ A- Üstünlükler Personelimizin sayısı az ve yeni olmasına rağmen hepsinin üstün gayret ve çabala sayesinde birlik beraberlik ve takım çalışmasıyla Başkanlığımız hizmetleri başarılı bir şekilde yürütülmektedir. Bütün kamu kurum ve kuruluşlarında ihalelerin şaibeli bir şekilde sonuçlandığı bir zamanda İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı personelinin göstermiş olduğu üstün gayret ve güven takdire şayandır. B- Zayıflıklar Teknik ve deneyimli personel yetersizliği ile personel eksikliğine bir de fiziki mekanların yetersizliği eklenince zayıflıklarında çoğalması kaçınılmaz bir gerçektir. C- Değerlendirme Genel anlamda bakıldığında yeni kurulan 41 üniversite içerisinde Üniversitemizin durumu bu kadar imkansızlıklara rağmen iyi durumdadır. Üniversitemiz kampus alanına taşınıp en azından fiziki mekan sıkıntılarından kurtulduğunda daha iyi konumda olacağı kuşkusuzdur. V- ÖNERİ VE TEDBİRLER Üniversitemiz iş ve işlemlerinde Başkanlığımız olarak önerimiz amaçlarımızın gerçekleştirilmesi planlı ve emin adımlarla olması, planlamanın bir binaya benzetildiğinde özellikle FİNANSMANIN temel olduğunu unutmayalım. Bunu sağladığımızda riskler ortadan kalkacak veya minimize edilmiş olacaktır. 11