Çağdaş Yönetim ve Stratejik Yönetimin. Temel Kavramları

Transkript

1 Çağdaş Yönetim Yaklaşımları şımlar ve Stratejik Yönetimin Y Temel Kavramları

2 Kalite insana saygıyla başlar

3 Kapsam Kamu Yönetimi ve Çağdaş Yönetim Sistemleri Sürekli Kurumsal Gelişim Strateji Stratejik Yönetim Planlama Akımları Stratejik Yönetim Süreci Mevcut Durum Analizi Fark Analizi Çevre (PESTS) Analizi Sektör Analizi SWOT Analizi 3

4 Kamu Yönetiminde Çağdaş Yönetim Sistemlerine Neden İhtiyaç Duyuyoruz?

5 Kamu Yönetiminde Sorunlar (1/3) Yönetim Zihniyeti Yeterince Gelişmemiştir Geleneksel Yönetim Kültürü Gelecek Yönelimli Değil, Geçmiş Yönelimli Amaç Yönelimli Değil, Sorun Yönelimli Teşhis Yönelimli Değil, Çözüm Yönelimli Ödül Yönelimli Değil, Ceza Yönelimli Yönetim Yapısı Etkisini Kaybetmiştir Görev ve Fonksiyonlarda Karmaşıklık Kamu Denetimi Etkili bir Şekilde Yapılamamaktadır. Örgüt Yapıları Çok Büyümüş ve Merkezileşmiştir 5

6 Kamu Yönetiminde Sorunlar (2/3) Kamu Personel Rejimi Yetersizleşmiştir Kamu Mali Yapısı Bozulmuştur Kamu Hizmetleri Verimsiz ve Yüksek Maliyetli Kalite Standartları Yok Başarı Ölçüleri Belirsiz Hedefler Açıklıkla Tanımlanmamış Devlet Yoksulluğu Önleyici ve Gelir Dağılımını Dengeleyici Fonksiyonlarını Yerine Getiremiyor 6

7 Kamu Yönetiminde Sorunlar (3/3) Yolsuzluk ve Kaynak İsrafı Artmıştır. Rasyonel Olarak Kurulmayan İl, İlçe Teşkilatları Çok Sayıda Proje Arasında Dağıtılan Yetersiz Mali Kaynaklar Stratejik Yatırımlar ve Öncelikler Tanımlanmamış Sonuç Olarak; Stratejik Açık 2005 Yılında Uluslararası Rekabet Gücü Açısından 60 Ülke Arasında 55inci sırada Performans Açığı Mali Açık Güven Açığı 7

8 Bunları aşmak için; i in; Toplam Kalite Yönetimi (TKY) ve Sürekli Kurumsal Gelişim im

9 Bir Başka Deyişle... Daha fazla değil, daha akıllı çalışmak, Mevcut iş akışlarının etkinliğini arttırmak, Daha çok işi daha az maliyetle yapmak, Performans ölçüm ve tanıma/takdir sistemlerini geliştirip kullanmak, gerekiyor.

10 Çünkü; Kamu kurumları da mal ve hizmet üretir. Kamu kurumlarından beklentiler artmış ve değişmiştir. Kamu kurumları bu beklentileri daha az kaynakla karşılamak zorundadır. Kullanılan yöntemler yıpranmış ve eskimiştir.

11 Sürekli Kurumsal Gelişim Sürekli Kalite Geliştirme Kaynakların Yönetimi İşlerin (Süreçlerin) Yönetimi Öğrenme Sonuçların Ölçümü (Performans Yönetimi)

12 Kalite Yönetim Modeli 1 Liderlik Sistemi 2 Stratejik Yönetim 4 Diğer Kaynakların Yönetimi 3 İnsan Kaynakları Yönetimi 5 Süreç Yönetimi 6 Performans Yönetimi

13 Baldrige Modeli Müşteri Odaklı Strateji ve Faaliyet Planları 2 Stratejik Planlama 5 Çalışan Odaklılık 1 Liderlik 7 Kurum Performansı Sonuçları 3 Müşteri Odaklılık 6 Süreç Yönetimi 4 Performans Bilgi Sistemi ve Analizi

14 EFQM 2000 Mükemmellik Modeli Girdi Kriterleri (50) Sonuç Kriterleri (50) Liderlik (10) Çalışanların Yönetimi (9) Politika ve Strateji (8) Süreçler (14) Çalışanlara Ait Sonuçlar (9) Müşterilere Ait Sonuçlar (20) Temel Performans Sonuçları (15) Ortaklıklar Kaynaklar (9) Toplumla İlgili Sonuçlar (6) Yenilikçi Yaklaşımlar ve Öğrenme

15 Sürekli Kurumsal Gelişim im Modelinin Yapı Taşlar ları 2 Stratejik Yönetim 5 Süreç Yönetimi 1 Liderlik Sistemi 3 İnsan Kaynakları Yönetimi 4 Diğer Kaynakların Yönetimi 6 Performans Yönetimi 15

16 Strateji nedir? AnaBritannica: Savaşta belirlenmiş hedeflere ulaşmak için i in eldeki bütün n kaynakları (askeri, ekonomik, siyasal vb.) uygun biçimde imde seferber etme ve düzenleme d sanatı ya da bilimi TDK: Bir ulusun veya uluslar topluluğunun, unun, barış ve savaşta benimsenen politikalara en fazla desteği vermek amacıyla politik, ekonomik, psikolojik ve askerî güçleri bir arada kullanma bilimi ve sanatı 16

17 Stratejik YönetimY Stratejik değişimin yönetilmesi için sistematik bir yaklaşımdır: Strateji ve yetenek planlaması, Zaman içindeki günlük değişimlere, sorunlara cevap verebilme, Strateji uygulamasında oluşan kurum içi tepkilerin yönetimi. 17

18 Stratejik Yönetim Orta ve uzun vadeli başarı potansiyellerini yönetmek Gelişim ve değişimi yönetmek Stratejik hedeflere yönelmek Doğru işleri yapmak (etkinlik) İşleri doğru yapmak (verimlilik) 18

19 Stratejik Yönetim Y ne değildir? Bu günden yola çıkarak geleceği tahmin ederek geleceğe hazırlanma DEĞİLDİR... Geleceği anlayarak/algılayarak vizyonumuza uygun olarak kuruluşumuzun konumlandırılması ve kuruluş içinde vizyonumuzun yayılımını sağlayarak hedefe birlikte yönelmektir. 19

20 Planlamada Akımlar : Uzun-Vadeli Planlama : Stratejik Planlama 1980-?? : Stratejik Yönetim 20

21 : Uzun-Vadeli Planlama Temel Öğeler: Uzun-Vadeli Tahminler Beş-Yıllık Bütçeler Detaylı Operasyonel Planlar Büyüme Stratejileri Sorunlar: Esneklikten Uzak Büyüme azken fazla iyimser Risklerin iyi değerlendirilememesi Sosyal ve Politik Faktörlerin gözardı edilmesi Alternatiflerin Düşünülmemesi 21

22 : Stratejik Planlama Temel Öğeler: Kurum Stratejisi Belirlenmiş Stratejik İş Birimlerine Ayrışma Araştırma ve Tahminler Sosyal ve Politik Değişime Göre Planlama Alternatif Stratejilerin Simülasyonu Sorunlar: Çok Merkezi Çok Detaylı Analiz Hayata Geçirme Süreci olmaması Krizlerle başa çıkamama Şişkin Planlama Bürokrasisi 22

23 1980-?? : Stratejik YönetimY Temel Öğeler: Üst Yönetim Strateji Konusuna Hakim Toplam İş Yaklaşımı- Strateji Oluşturma ve Uygulama Stratejik Değişimin Yönetimi Üst Yönetimin Liderliği Belirgin Her Düzeyden Çalışanların Katılımı Yeni Teknolojiye Yoğun Yatırım Dinamik Sorunlar: Teknoloji Yatırım İhtiyacı çok yüksek Çalışan Eğitim İhtiyacı çok yüksek 23

24 Kuyuyu, susamadan önce kaz. 24

25 Seni neyin geliştireceğini düşün ve onun peşinden koş. 25

26 Uzun vadeli planlama ile geleceğe hazırlanmak YERİNE Stratejik yönetimin bir parçası olan stratejik planlama ile dönüşümü yaratmak 26

27 Geleneksel Uzun-Vadeli Planlama ile Stratejik Yönetim arasındaki en önemli fark: Stratejik Modelleme Geleceğe dair; sınırlamasız, yaratıcı, vizyoner, büyük düşünme Bugünün devamını düşünmekten kurtulma (Paradigma Değişiklikleri) 27

28 28

29 Mevcut Durum Analizi: Şu anda neredeyiz? Nerede olmak istiyoruz? Hedefe doğru ilerlediğimizi nasıl bileceğiz? Strateji oluşturma Olmak istediğimiz yere nasıl gideceğiz? Stratejik Yönetim Performans Yönetimi Misyon: Neden varız? Vizyon

30 Alice Harikalar Diyarı ndan 30

31 Stratejik YönetimY Vizyon Müşteri/paydaş Ürün/hizmet Kritik Performans Ölçüleri Misyon Değerler Stratejiler Yıllık Hedefler Stratejik Amaçlar SWOT Analizi ve Performans Değerlendirme Fark Analizi Eylem Planları Alternatif Planlar Uygulama

32 Stratejik Kontrol Stratejik Yönetim Y Seviyeleri Arasındaki İlişki Durum Analizi Stratejik Uygulama Strateji Oluşturma Stratejik Kontrol Operasyonel Seviye Durum Analizi Stratejik Uygulama Kurumsal Seviye Stratejik Kontrol Strateji Oluşturma Durum Analizi Stratejik Uygulama Birim Seviyesi Strateji Oluşturma 32

33 "Rolling" / Sürekli Planlama Planlamanın Planlanması Değerler Taraması Planlamanın Planlanması ÇEVRENİN GÖZLENMESİ Mevcut Durum Analizi Misyon Oluşturma ÇEVRENİN GÖZLENMESİ Stratejik Model (Vizyon) Operasyonel Mevcut Durum Planların Analizi Birleştirilmesi Alternatif Planlama Değerler Taraması UYGULAMA ODAKLILIK Misyon Oluşturma ÇEVRENİN Stratejik Model GÖZLENMESİ Fark Analizi (Vizyon) Strateji oluşturma Operasyonel Mevcut Planların Durum Analizi Birleştirilmesi Planlamanın Planlanması Değerler UYGULAMA ODAKLILIK Taraması Misyon Oluşturma ÇEVRENİN Stratejik Model Fark GÖZLENMESİ Analizi (Vizyon) Strateji oluşturma Planlamanın Planlanması UYGULAMA Değerler ODAKLILIK Taraması Misyon Oluşturma Stratejik Model Fark Analizi(Vizyon) UYGULAMA ODAKLILIK için Uygulama Alternatif Planlama Operasyonel Mevcut Planların Durum Analizi Birleştirilmesi Strateji oluşturma Fark Analizi için Uygulama Alternatif Planlama Operasyonel Planların Birleştirilmesi Strateji oluşturma için Uygulama Alternatif Planlama için Uygulama 33

34 Şu Anda Neredeyiz? (1/2) Kurumun görevleri nelerdir? Misyonumuz nedir? Müşterilerimiz/hizmetlerimizden yararlananlar ve paydaşlarımız kimlerdir? Müşteri ve paydaşlarımızın ihtiyaç ve beklentileri nelerdir? 34

35 Paydaş Kurum faaliyetlerinden etkilenen ve başarılarında katkısı olan taraflar Çalışanlar Müşteriler/hizmetlerden yararlananlar Liderler Stratejik Ortaklar Temel Ortaklar Toplum Kural Koyucular 35

36 Şu Anda Neredeyiz? (2/2) Mevcut durumdaki faaliyet alanlarının belirlenmesi Başarı kriterleri ve ölçülerinin belirlenmesi Kritik performans ölçülerinin belirlenmesi Kurum içi, güçlü ve zayıf yönlerin belirlenmesi Kurum dışı, fırsat ve tehditlerin belirlenmesi 36

37 Olmak istediğimiz yere nasıl Strateji gideceğiz? İstenen hedeflere nasıl veya hangi yoldan ulaşılacağı Ürün-hizmet geliştirme Bilgi ve teknoloji geliştirme Yönetimi geliştirme İnsan kaynaklarını geliştirme 37

38 Hedefe doğru ilerlediğimizi nasıl bileceğiz? Performans Yönetimi Faaliyet sonuçlarının, beklenen/hedeflenen/ gereken şekilde oluşmasını sağlamak. Performansın ölçülmesi, değerlendirilmesi, sonuçların kurumun sürekli gelişimi için kullanılması 38

39 Performans Ölçme DüzeyleriD Kurum hedefleri Kritik başarı ölçüleri Birim hedefleri Birim performans ölçüleri Kurum Performansı Süreç hedefleri Süreç performans ölçüleri Kişisel hedefler Bireysel performans ölçüleri Birim Performansı Süreç Performansı Birey Performansı 39

40 Stratejik Yönetim Y Sistemi Stratejik YönetimY Stratejik Amaçlar Beş yıl sonra nerede olmak istiyoruz? Vizyon Nerede olmayı hayal ediyoruz? Misyon Neden varız? 4 5 Mevcut Durum Analizi Şu anda neredeyiz? Yıllık Hedefler Kilometre taşları? 40

41 Stratejik Amaçlar Vizyona giden yolda, öncelikle ve belirli bir sürede nereye ulaşmak istiyoruz? 41

42 Stratejik Amaçlar Belli bir sürede kurumun ulaşmayı hedeflediği sonuçlardır. 42

43 Stratejik Amaçlar Değerlerle uyumlu olmalı Kurumu vizyonuna taşıyor olmalı Süre belirli olmalı İyi tanımlanmış olmalı Gerçekçi olmalı Sayısal olmamalı Çok detaylı olmamalı 43

44 Stratejik Yönetim Süreci ÇEVRENİN ÇEVRENİN GÖZLENMESİ GÖZLENMESİ Planlamanın Planlanması Değerler Taraması Misyon Oluşturma Stratejik Model (Vizyon) Mevcut Durum Analizi Fark Analizi Operasyonel Planların Birleştirilmesi Strateji oluşturma Alternatif Planlama Uygulama 44

45 Planın Planı! Stratejik Planlamaya HAZIR Hissetmek Üst Yönetimin Rolü: Önemi Değerlendirilmesi Sorumlulukları 45

46 Planlama Takımının Oluşturulması 5-12 kişi, kimler? Her yıl yeniden 46

47 Planlama Takımının/Organizasyonun Eğitilmesi Katılım ve Bağlılık Planlama Takımının Eğitimi Organizasyonun Eğitimi Geri-Bildirim Mekanizmasının Planlanması 47

48 Tüm Paydaşların Dahil Edilmesi Paydaş: Faaliyetlerden etkilenecek ya da etkileyebilecek herkes/grup/kurum. 48

49 Planlama Faaliyetine İlişkin Zaman Tahmini Yapılması: Etkenler: Organizasyonun Büyüklüğü Verilerin Elde Edilme Kolaylığı Planlama Periyodunun Uzunluğu 49

50 Kurum Çevre Stratejik Planı Olmayan, Yanlış Düzenlenmiş Bir Kurum Stratejik Planı Olan, Fakat Çalışanların Plana Uyamadığı Bir Kurum Çevre Çevre Stratejik Planı Olan, Çalışanların Plana Uyduğu Bir Kurum 50

51 Makro Çevre ve PEST Analizi

52 Gözlenecek Çevre Kurum içi Sektör Makro 52

53 Çevre analizi (PEST) Planlama Takımının Gözleyeceği Temel Alanlar: 1. POLİTİK 2. EKONOMİK 3. SOSYAL 4. TEKNOLOJİK 53

54 Çevre Analizi (PEST) ÇEVREYİ GÖZLEMENİN YÖNTEMİ NE OLMALI? Bu alanları sistematik olarak gözden geçirmek Bize etkisi olabilecek gelişmelerin bir listesini yapmak Bunlara, <<ÖNEM -- İHTİMAL>> boyutlarında rating vermek 54

55 Önemli Yakından Gözlenmeli??? I III?????? II IV Muhtemel 55

56 Önemli Marmara Depremi Türkiye nin AB ye tam üye olması Doların değerinde küçük değişme İhtimal 56

57 Önemli Alternatif plan yapılmalı SWOT analizinde dikkate alınmalı Gerekince dikkate alınmalı Beklemeden işlem yapılmalı İhtimal 57

58 Çevre analizi (ETOP) ETOP Analizi (Environmental Threat and Opportunity Profile) ülke içinde ve dışındaki ekonomik durum ile pazarlardaki gelişmelerin kuruma ne çeşit etkileri olduğunu araştırmak üzere yapılan bir araştırmadır. 58

59 Çevre analizi (ETOP) Çevresel tehdit ( - ) ve fırsat ( + ) profili (ETOP) Sektör Tehdit ve fırsat Uluslararası gelişmeler Makro ekonomi trendler Mikro ekonomi trendler + -. Sosyo ekonomik eğilimler Tedarikçiler

60 Çevre Analizi Teknikleri Trend Belirleme Önem Olasılık Analizi Uzman GörüşüAlma Delfi Nominal Grup Tekniği Beyin Fırtınası Odak Grupları Senaryo Yazma 60

61 Sektördeki EğilimlerE Analizi 61

62 Sektördeki Eğilimler Sektör Yapısındaki Değişiklikler Devlet Müdahalesinin Derecesi Süreçler Yeni Ürünler/hizmetler Stratejiler 62

63 Stratejik Bilgi Tarama Sistemi (SBTS) NASIL KURULUR? 1. Yeni Stratejik Plan döneminin Bilgi İhtiyaçları tespit edilir, 2. Bilgi Kaynaklarının listesi yapılır, (meslek dergisi,teknik toplantılar, kurumlar,..) 3. Çevreyi gözleme için görevlendirme yapılır (İsmen Planlama Takımı ndan olmaları gerekmez), 4. Bilgi saklanır ve yayılır (nerede? nasıl? ). 63

64 Bilgi İhtiyaçları (SBTS) Bilgi Kaynakları Yayınlar A C. Toplantılar I II. Vatandaş Sosyal olaylar Teknoloji A B C vbg. Ahmet Bey Şule Hn Hüseyin Bey Ali Bey 64

65 MEVCUT DURUM ANALİZİ SWOT Analizi

66 SWOT Analizi Strengths Güçlü Alanlar Weaknesses Zayıf-Geli Gelişmeye Açık A k Alanlar Opportunities Fırsatlar Threats hreats Tehditler 1. KURUM İÇİ 2. KURUM DIŞI D : SW : OT 66

67 SWOT ANALİZİ NEDİR? SWOT analizi incelenen kuruluşun, tekniğin, sürecin veya durumun güçlü alanlarını ve iyileştirmeye açık alanlarını belirlemekte ve dış çevreden kaynaklanan fırsat ve tehditleri saptamakta kullanılan bir tekniktir.

68 NEDEN SWOT ANALİZİ? Amaç; iç ve dış etkenleri dikkate alarak, varolan güçlü alanlar ve fırsatlardan en üst düzeyde yararlanacak, tehditlerin ve iyileştirmeye açık alanların etkisini en aza indirecek plan ve stratejiler geliştirmektir. SWOT analizi, güçlü olduğumuz ve büyük fırsatların yattığı alanlara odaklanmamızı sağlar. 68

69 Zayıf yönlerinizden yakınmayın......kuvvetli yönlerinize konsantre olun. 69

70 Kurum İçi Analizde Temel Noktalar (1/2) Kuruluşun geçmişi, mevzuatı ve bu mevzuat gereği görevleri Kuruluşun genel bürokrasi içindeki yeri ve yönetim yapısı Kuruluş içi iletişim ve karar alma süreci Personel sayısı ve nitelikleri Kuruluşun yararlandığı değişik finansman kaynakları (Bütçe, fon, döner sermaye, diğer) Kuruluşun personel ve ücret politikası ile bu alanlardaki esneklikleri Kuruluş çalışanlarının motivasyon düzeyi ve kuruluşun durumuna dair değerlendirmeleri ve beklentileri 70

71 Kurum İçi Analizde Temel Noktalar (2/2) Kuruluşun teknolojik alt yapısı ve teknolojiyi kullanma düzeyi Kuruluşun araç ve bina envanteri ve diğer varlıkları Kuruluşta kullanılan raporlama sistemi Kuruluş faaliyetlerini izleme ve değerlendirme sistemi Kuruluşun gerçekleştirdiği ve yürütmekte olduğu önemli faaliyetler ve projeler Son dönemde kuruluş yapısında ve görev alanında yapılan önemli değişiklikler Kuruluş yapısında ve görev alanında yapılması gündemde olan önemli değişiklikler Aynı ya da benzer görevi yapan birimler ve yetki çakışmaları 71

72 SWOT Analizi İÇSEL DIŞSAL POZİTİF GÜÇLÜ YANLAR FIRSATLAR NEGATİF ZAYIF YANLAR TEHDİTLER Üstünlükleriniz nelerdir? Neleri iyi yaparsınız? Başkaları, güçlü yanlarınız olarak neleri görmekteler? 72

73 SWOT Analizi Güçlü yanlar, Yeterli bir finans kaynağının varlığı, Hizmet verdiği kesimlerde olumlu bir imaj oluşturulabilmiş olması, İyi tasarlanmış stratejiler uygulayabilmiş olması, Ölçek Ekonomisinin yakalanabilmiş olması 73

74 SWOT Analizi Güçlü yanlar (devam), Yüksek teknoloji kullanılıyor olması Hizmetlerde yenilikler yapabilme becerisi Üst yönetimin kendini ispat etmiş olması... 74

75 SWOT Analizi İÇSEL POZİTİF GÜÇLÜ ALANLAR NEGATİF ZAYIF YANLAR DIŞSAL FIRSATLAR TEHDİTLER Neleri kötü yapmaktasınız? Neleri iyileştirmeye gereksiniminiz var? Başkaları hangi konularda sizden daha iyidirler? Başkalarının gözüyle ne gibi zayıflıklarınız ortaya çıkmakta? 75

76 SWOT Analizi Zayıf yanlar, Net bir stratejik yönün olmaması Eskimiş altyapı Yönetim/Liderlik eksikliği Hizmet üretimi için önemli becerilerden birinin eksikliği Strateji uygulamada başarısızlıklar Dahili problemler 76

77 SWOT Analizi Zayıf yanlar (devam), Zayıf ARGE çalışmaları Strateji değişikliği için gerekli finansmanın olmaması İş tanımlarının net olmaması İletişim sorunlarının yaşanması... 77

78 SWOT Analizi İÇSEL POZİTİF GÜÇLÜ YANLAR NEGATİF ZAYIF YANLAR DIŞSAL FIRSATLAR TEHDİTLER Önünüzde duran fırsatlar nelerdir? Çevrede ne gibi ilginç gelişmeler yaşanmakta? 78

79 SWOT Analizi Fırsatlar, Petrol fiyatlarının düşüş eğiliminde olması Bölgesel iş birlikleri Emeklilik yaşının yükseltilmesi... 79

80 SWOT Analizi İÇSEL POZİTİF GÜÇLÜ ALANLAR NEGATİF GELİŞMEYE AÇIK ALANLAR DIŞSAL FIRSATLAR TEHDİTLER Ne gibi engellerle karşılaşmaktasınız? Başkaları ne yapmaktalar? Beklenen iş, veya hizmet standartları değişmekte mi? 80

81 SWOT Analizi Tehditler, Hükümet politikalarındaki düzensizlikler Toplumda olumsuz sosyal ve kültürel değişiklikler Kültürler arası ayrışmaların ve çatışmaların artması 81

82 SWOT Analizi Fırsatlar Güçlü yanları Kurumun güçlü yanlarını kullanarak fırsatları değerlendirme stratejileri Kurumun gelişmeye açık yanları Kurumun fırsatları değerlendirmek üzere gelişmeye açık yanlarını düzeltme stratejileri Tehditler Kurumun tehditlere karşı koymak üzere güçlü yanlarını kullanma stratejileri Kurumun tehditlere karşı koymak üzere gelişmeye açık yanlarını düzeltme stratejileri 82

83 Fark Analizi 83

84 Fark (Performans açıklığı), gelecekte beklenen durum ile olunması istenen durum arasındaki farktır. Şimdiki durum ile olunması istenen durum arasındaki fark DEĞİLDİR. 84

85 KURUM HEDEFLERİ Fark belirlendikten sonra, şu sorulara cevap aranmalıdır: Fark dahili faktörlerden mi, yoksa harici faktörlerden mi kaynaklanmaktadır? Kurumun potansiyel kaynakları performans açıklığını kapatabilecek durumda mıdır? Farkı kapatabilmek için uygun bir strateji geliştirilebilir mi? 85