3- KONTROL FAALİYETLERİ

Transkript

1 3- KONTROL FAALİYETLERİ Standart ler Sorumlu KFS7 Kontrol stratejileri ve yöntemleri: İdareler, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan ve riskleri karşılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır. 7 KFS 7.1 Her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol strateji ve yöntemleri (düzenli gözden geçirme, örnekleme yoluyla kontrol, karşılaştırma, onaylama, raporlama, koordinasyon, doğrulama, analiz etme, yetkilendirme, gözetim, inceleme, izleme v.b.) belirlenmeli ve uygulanmalıdır. Çalışmalarımızda uygun kontrol yöntemleri uygulanmaktadır. (onaylama, raporlama, koordinasyon, inceleme) 7.1 Her birim tarafından faaliyet alanları ve riskleri ile ilgili önleyici, yönlendirici, tespit edici ve düzeltici kontrol stratejisi ve yöntemi seçilerek bunların uygulanması Uygulama yöntemi ve stratejileri belirleme şeması İş akış şemasına uygun olanrak konroller yapılmaktadır. Mevcut genel şartı tam olarak karşılayabilmesi çin öngörülen eylemin yerine getirilmesi KFS 7.2 Kontroller, gerekli hallerde, işlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrolleri de kapsamalıdır. Müdürlüğümüzde ön mali kontrole tabi işlemlerin iş akış şemaları oluşturulmuştur. 7.2 Yetki devri konusunda oluşturulan standartlar çerçevesinde belirlenen iş akış süreçlerinin işlem öncesi ve sonrası kontrolleri, yetkililer, yetki devri yapılanlar ve görevliler tarafından yapılacak olup tüm kontrolleri kapsayacaktır. Kontrol faaliyet yöntemleri çizelgesi Kontroller, ilgili mevzuat doğrultusunda, İç Denetim birimi ve Sayıştay önerileri dikkate alınarak sürecin her aşamasında sürekli olarak KFS 7.3 Kontrol faaliyetleri, varlıkların dönemsel kontrolünü ve güvenliğinin sağlanmasını kapsamalıdır. Müdürlüğümüz taşınırları, Taşınır Mal Yönetmeliği gereğince yıl sonlarında sayımları ve kontrolleri yapılarak raporlanmakta ve anılan yönetmelik gereğince kişilerin kullanımına verilenler zimmetlenerek kişisel sorumluluk altına alınmıştır. Kasa, banka, teminat mektubu gibi değerlerin kontrolleri Muhasebe yönetmeliği hükümlerine göre yürütülmektedir. 7.3 Eğitimler devam edecektir. Personelin eğitime katılımı Tarih ve sayılı yazımızla Personel Daire Başkanlığından (Taşınır Kayıt Kontrol Sisteminin işlevi) hizmet içi eğitim proğramına alınması talep edilmiştir. Kontrol faaliyet yöntemleri çizelgesi Faaliyet raporu Taşınır Mal Yönetmeliği gereğince gerekli sayım ve konroller yapılmaktadır. STF modülü programında kontrolü KFS 7.4 Belirlenen kontrol yönteminin maliyeti beklenen faydayı aşmamalıdır. Belirlenen kontrol yönteminin maliyeti beklenen faydayı aşmamaktadır. 7.4 Belirlenen kontrol yönteminin fayda maliyet analizlerinin yapılarak etkin, verimli ve ekonomik olacak şekilde uygulanması Fayda maliyet analiz raporu Müdürlüğümüz önceki yıla ait faaliyet raporu ayrıntılı olarak düzenlenmiş, Kurumsal Mali Durum ve beklentiler analiz edilmektedir.

2 ler Sorumlu KFS8 Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi: İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara ilişkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin erişimine sunmalıdır. 8 KFS 8.1 İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri hakkında yazılı prosedürler belirlemelidir. Mali kararlar Harcama Yetkilisi tarafından mevcut yasal düzenlemelere göre 8.1 lerin faaliyetleri ile mali karar ve işlemlerini (yetki devirlerini, görevlendirmelerini, iş akışındaki yetkilileri belirleme gibi) mevzuat çerçevesinde yazılı hale getirip uygulamaya koyacaktır. Mali karar ve işlemlerde yazılı prosedürler İş Akış süreçleri personele duyurulmuştur.bu sürece uygun uygulama yapılmaktadır. KFS 8.2 Prosedürler ve ilgili dokümanlar, faaliyet veya mali karar ve işlemin başlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması aşamalarını kapsamalıdır. Mali kararlar Harcama Yetkilisi tarafından mevcut yasal düzenlemelere göre 8.2 ler tarafından belirlenen prosedürler ve ilgili dokümanlar faaliyet veya mali karar işlemin başlangıcından sonuçlandırılmasına kadar olan bütün aşamaları kapsayacak şekilde düzenlenecektir. Yapılan her bir işlemin yapıldığına dair belge üretilecektir. Mevcut durum yeterlidir. KFS 8.3 Prosedürler ve ilgili dokümanlar, güncel, kapsamlı, mevzuata uygun ve ilgili personel tarafından anlaşılabilir ve ulaşılabilir olmalıdır. Mali kararlar harcama yetkilisi tarafından mevcut yasal düzenlemelere göre 8.3 Müdürlüğümüzde belirlenen tüm prosedür ve dokümanların ilgili personel tarafından anlaşılabilir olacak şekilde hazırlanarak bir dizi pusulası halinde internet ortamında erişime sunulacak ve güncel kalması Yazışmalar ve web düzenlemeleri Web sayfası düzenlemeleri sürekli güncellenmektedir. KFS9 Görevler ayrılığı:hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaştırılmalıdır. 9

3 ler Sorumlu KFS 9.1 Her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri farklı kişilere verilmelidir. Müdürlüğümüzde ön mali kontrol sürecinde iş akış şemaları oluşturulmuştur. Mevcut personel tarafından yürütülen işlerin her bir aşaması farklı kişilerden oluşturulmustur. Aynı zamanda birimlerin satın alma süreçlerinde görevlendirilecek personelin görevler ayrılığı ilkesi doğrultusunda görevlendirilmesi yapılmıştır. Buna göre satın alma süreçlerinde oluşturulan komisyonlarda farklı personel bulundurulması genel ilke olarak kabul edilmiştir. 9.1 Her faaliyet veya mali karar ve işlemin yürürlükteki mevzuat çerçevesinde onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri farklı personel arasında paylaştırılacaktır. Mevcut durum genel şartı karşılamaktadır. KFS 9.2 Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamadığı idarelerin yöneticileri risklerin farkında olmalı ve gerekli önlemleri almalıdır. İlkeler doğrultusunda hareket edilmektedir. 9.2 Faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri için farklı personel belirlenmesinin mümkün olmaması durumunda karşılaşılacak risklerin azaltılmasına yönelik olarak birim amirleri tarafından personel temini (görevlendirme) konusunda gerekli tedbirler alınacaktır. Görevlendirme olurları Mevcut durum genel şartı karşılamaktadır. KFS10 Hiyerarşik kontroller:yöneticiler, iş ve işlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir şekilde kontrol etmelidir. 10 KFS 10.1 Yöneticiler, prosedürlerin etkili ve sürekli bir şekilde uygulanması için gerekli kontrolleri yapmalıdır. Yöneticiler, prosedürlerin etkili ve sürekli bir şekilde uygulanması için gerekli kontrolleri yapmaktadır. Mevzuattaki düzenlemeler dikkate alınmaktadır Yöneticiler yetki devirleri ve görevlendirmeler çerçevesinde oluşturulacak iş ve işlemlerin birimleri tarafından iş akış şeması ve standartları doğrultusunda yerine getirilip getirilmediği konusunda kontroller yapacaktır. Bu kontrolleri raporlar veya tablolar aracılığı ile takip edilmektedir. Yöneticiler tarafından prosedürlerin etkili ve sürekli bir şekilde uygulanması için gerekli kontrollerin yapılmasısını sağlayan tablo ve rapor Mevcut durum yeterlidir.

4 ler Sorumlu KFS 10.2 Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini izlemeli ve onaylamalı, hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için gerekli talimatları vermelidir. Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini izlemeli ve onaylamalı, hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için gerekli talimatları vermektedir 10.2 Yöneticiler personelin iş ve işlemlerini periyodik aralıklarla kontrolü sonucunda tespit ettiği olumsuzlukları söz konusu personele bildirecek olup, olumsuzlukların nedenleri araştırılarak bunların giderilmesi için bilgilendirme yapılacak ve gerekli hallerde hizmet içi eğitimler verilecektir. Talimatlar ve eğitim faaliyetleri Personel yapılan iş ve işlemler de sürekli izlenmekte, ödeme evraklarında hata ve usulsuzlükler varsa ödeme öncesi düzeltilerek ödemeler yapılmaktadır. İç ve dış denetim raporu titizlikle dikkate alınmaktadır. KFS11 Faaliyetlerin sürekliliği:idareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır. 11 KFS 11.1 Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem veya mevzuat değişiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı gerekli önlemler alınmalıdır. Faaliyettlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı bilgilendirme ve eğitim çalışmaları yapılmaktadır.mevcut personelden çok yönlü yararlanmak hedeflenmektedir ) lerce, personel yetersizliğinden kaynaklanan durumlarda, faaliyetlerin yürütülmesine devam edilebilmesi için belirli dönemlerde personele görev değişikliği (rotasyon) yapılması veya eş görevlendirme yapılması 2) lerce, yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem değişikliklerin varlığı, mevzuat değişiklikleri gibi durumlarda bilgilendirme ve eğitim faaliyetlerinin yapılması 1)Görev değişikliği (rotasyon), eş görevlendirme çizelgeleri 2)Eğitim faaliyetleri Mevzuat değişikliği personele duyurulmakta, Maliye Bakanlığı Muhasebat Genel Müdürlüğü tarafından tarihleri arasında Antalya'da yapılan eğitime personelin katılımı sağlanmıştır.müdürlüğümüzdeki personelin görevden ayrılmaları halinde geçici olarak iç rotasyola ihtiyaç karşılanmakta, ihtiyacın devam etmesi durumunda HAGET direktörlüğüne pensonel ihtiyacı bildirilmektedir. KFS 11.2 KFS 11.3 Gerekli hallerde usulüne uygun olarak vekil personel görevlendirilmelidir. Görevinden ayrılan personelin, iş veya işlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de içeren bir rapor hazırlaması ve bu raporu görevlendirilen personele vermesi yönetici tarafından sağlanmalıdır. Müdürlüğümüzde faaliyetlerin sürekliliği Müdürlüğümüzde faaliyetlerin sürekliliği Görevinden ayrılan personelin, görev devri Tüm yöneticiler lerce, ilgili mevzuatında yazılı hükümler dikkate alınarak, görevinden ayrılan personelin yürüttüğü görevin önemlilik derecesine göre, gerekli belgeleri de içerecek şekilde göreviyle ilgili Tüm yöneticiler raporlar hazırlatılıp yerine görevlendirilen personele teslim edilmesi yöneticiler tarafından Bu durumu sağlamayan personelin görevden ayrılmasına izin verilmeyecektir. Mevcut durum yeterlidir. Personelin görev alanı raporu Görevden ayrılan personel yerine yeni gelen personele görevi ile ilgili eğitim verilmektedir.

5 ler Sorumlu KFS12 Bilgi sistemleri kontrolleri:idareler, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için gerekli kontrol mekanizmaları geliştirmelidir. 12 KFS 12.1 Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlayacak kontroller yazılı olarak belirlenmeli ve uygulanmalıdır. Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlayacak kontroller otomasyon birimi tarafından yapılmaktadır 12.1 Envanteri çıkarılan bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için kontrollerinin nelerden oluşması gerektiği yapılan dokümanla Bilgi sistemi envanter raporu ve kontrol dokümanı Yazışmalarda EBYS sistemine geçilmiş ve uygulama konulmuştur. İhaleler Kamu İhale Kurumu ekap kapsamında yapılmakta ve izlenmektedir. Sistem ve Bilgisayarlardaki aksaklıklar teknik ekip tarafından giderilmektedir. KFS 12.2 Bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim konusunda yetkilendirmeler yapılmalı, hata ve usulsüzlüklerin önlenmesi, tespit edilmesi ve düzeltilmesini sağlayacak mekanizmalar oluşturulmalıdır. Bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim konusunda yetkilendirmeler mevcut olup, otomasyon birimi tarafından 12.2 Bilgisayar Bilimleri ve Uygulama Araştırma Merkezi koordinasyonu altında tüm kullanıcılara İnternet erişimi konusunda ve kablosuz ağda erişim konusunda yetkilendirme yapılacaktır. Yetkilendirme listesi Müdürlüğümüz personeline internet erişimi KFS 12.3 İdareler bilişim yönetimini sağlayacak mekanizmalar geliştirmelidir. yetkilidir Müdürlüğümüzde bilgilerin güncel, tam ve doğru bir şekilde üretilmesi ve saklanmasını sağlamak amacıyla mevcut otomasyon sistemi bilişim yönetişimini sağlayacak şekilde geliştirilecektir. Güncelleme yazılımı Bilişim geliştirme çalışmaları otomasyon ekibi tarafından TANIMLAR : Kontrol Stratejileri ve Yöntemleri i : Prosedürlerin Belirlenmesi ve Belgelendirilmesi i : Görevler Ayrılığı i : Hiyerarşik Kontroller i : Faaliyetlerin liği i : Bilgi Sistemleri Kontrolleri i (*) ler, Çıktı/Sonuç bölümünde belirttikleri neticeyi bu sütuna yazacaklardır. (**) ler Uygulama Sonucu başlıklı sütuna da veri girişini tamamladıktan sonra CD ortamında tarihine kadar Strateji Daire Başkanlığına gönderecektir.