1- KONTROL ORTAMI STANDARTLARI. Öngörülen Eylem veya Eylemler

Transkript

1 YABANCI DİLLER YÜKSEKOKULU İÇ KONTROL STANDARTLARI EYLEM PLANI (ÜNİVERSİTEMİZE AİT EYLEM PLANINDAN YÜKSEKOKULUMUZLA İLGİLİ KISIMLAR SEÇİLEREK HAZIRLANMIŞTIR) 1- KONTROL ORTAMI STANDARTLARI Standart Kod No Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Mevcut Durum Eylem Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu veya Çalışma Grubu Üyeleri İşbirliği Yapılacak Çıktı/ Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama KOS 1 Etik Değerler ve Dürüstlük: Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. KOS 1.2 İdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek olmalıdır. 657 sayılı Devler Memurları Kanunu (Madde 10) n, personele karşı tutum ve davranışları ile, yapacakları örnek uygulamalarla iç kontrol sisteminin uygulanmasında diğer tüm personele örnek olması. ( Örnek deki eylem) Tüm ler Üst Yönetici Beklenti Yazısı

2 sayılı Kanun, sayılı Kanun, KOS 1.4 Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmalıdır sayılı Kanun, /4735 sayılı Kanun, sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun, 6- Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmelik, Stratejik Plan, 8- Yılı Performans Programı, 9- Kurumsal Mali Durum ve Beklentiler Raporu, Üniversitemiz faaliyetleri ile ilgili bilgi ve belgelere kolaylıkla ulaşılabilmesi sağlanarak, faaliyetlerin dürüstlük, açıklık ve hesap verebilirlik ilkeleri esas alınarak yürütülmesi. Ayrıca raporların kamu kurum/kuruluşlarına duyurusunun yapılması. İlgili ler Tüm ler İlgili yazı İnternet Sitesinde Yayımı (Faaliyet Raporu, Stratejik Plan, Performans Programı vb.) 10- ve İdare Faaliyet Raporu, 11- İç Kontrol Güvence Beyanı.

3 KOS 1.5 KOS 1.6 İdarenin personeline ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılmalıdır. İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olmalıdır sayılı Kanun (MD.7,10), sayılı Kanun (MD. 34), sayılı Yükseköğretim Kanunu, sayılı Yükseköğretim Personel Kanunu, 5- Yükseköğretim Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumları Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Yönetmeliği, 6- Kamu Hizmetlerinin Sunumunda Uyulacak Usul ve Esaslara ilişkin Yönetmelik, 7- Etik kurallara ilişkin düzenlemeler, 8- TS EN ISO 9000:2008 Sistemi sayılı Kanun, 2- İç Kontrol Güvence Beyanı, 3- İdare Faaliyet Raporu, 4- Yılı Performans Programı, 5- say2oooi, e-bütçe, SGB.net ve KBS, TKYS,HYS, 6- Akademisyen Bilgi Sistemi, Yapılan hizmetlerle ilgili süre ve yöntem konusunda standartların geliştirilmesi. Tüm ler lerdeki işlem süreçlerinde bilgi ve belgelerin doğru, tam ve güvenilir olmasını sağlayacak kontrollerin belirlenmesi. Tüm ler BİDB Kamu Hizmet Envanteri Tablosu Kamu Hizmet Standartları Formu İşlem Süreçleri 7- Öğrenci Bilgi Sistemi, 8- Personel Otomasyon Sistemi. KOS 2 Misyon, organizasyon yapısı ve görevler: İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır.

4 KOS 2.2 KOS 2.3 Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır. İdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere ilişkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluşturulmalı ve personele bildirilmelidir sayılı Kanun, sayılı Kanun, sayılı Kanun, sayılı KHK, sayılı KHK, Stratejik Plan, 7- Mevzuatları, 8- Yılı Performans Programı, 9- ve İdare Faaliyet Raporları, 10- İMÜ El Kitabı, 11- İMÜ Organizasyon El Kitabı Tüm birimlerin genel misyona uygun olarak kendi misyonlarını belirleyerek internet sayfalarında yayımlanması. Üniversitemizin tüm birimlerinin ve alt birimlerinin görev tanımlarının yapılmasının sağlanması. lerin görev tanımları birimlerin internet sayfalarında yayımlanması. Üniversitemizin tüm personelinin ayrıntılı görev tanımları yapılarak, personele yazılı olarak tebliğ edilmesi ve internet sayfalarında yayımlanması. Tüm ler Tüm ler Tüm ler Tüm ler Genel Sekreterlik Genel Sekreterlik Genel Sekreterlik İnternet Sayfası Görev Tanım Formları Görev Tanımları Görev Dağılım Listesi İnternet Sayfaları KOS 2.5 İdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde olmalıdır. 1- Yılı Merkezi Bütçe Kanunu, 2- Kesin Hesap Kanunu, sayılı KHK, 4- ve İdare Faaliyet Raporları, 5- portalları Yönergelerinin hazırlanması sırasında idare ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımının; hesap verilebilirliği, ölçülebilirliği ve şeffaflığı sağlayan raporlamaya elverişli olacak şekilde yapılması. Tüm ler Kesin Hesap Faaliyet Raporları KOS 2.6 İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır sayılı Kanun, sayılı Kanun, sayılı Kanun, sayılı Kanun, ile 4735 sayılı Kanun yöneticileri tarafından hassas görevlerin belirlenerek listesinin çıkarılması. Hassas Görev Listesi

5 KOS 2.7 Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar oluşturmalıdır. 1- say2oooi, e-bütçe, SGB.net ve KBS, TKYS,HYS, 2- Akademisyen Bilgi Sistemi, 3- Öğrenci Bilgi Sistemi, 4- Personel Otomasyon Sistemi, 5- Dokümantasyon yönetim Sistemi n yürütülen işler hakkında bilgi alması ve izlemesini sağlamak amacıyla bir takip çizelgesinin oluşturulması. Gerekli görülmesi halinde program yazılımının yapılması. Tüm ler BİDB İş Takip Çizelgesi İş Takip Programı KOS 3 Personelin yeterliliği ve performansı: İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır sayılı Kanun, ile 2914 sayılı Kanunlar, sayılı Kanun, 4-78,124 ile190 sayılı KHK, Personelin işe KOS 3.3 KOS 3.4 Mesleki yeterliliğe önem verilmeli ve her görev için en uygun personel seçilmelidir. Personelin işe alınması ile görevinde ilerleme ve yükselmesinde liyakat ilkesine uyulmalı ve bireysel performansı göz önünde bulundurulmalıdır. 5- Özürlülerin Devlet Memurluğuna Alınma Şartları ile Yapılacak Merkezi Sınav ve Kura Usulü Hakkında Yönetmelik, 6- Kamu Kurum ve Kuruluşlarında Görevde Yükselme, Unvan Değişikliği ve Atama Yönetmeliği, 7- Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumları Personeli Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Yönetmeliği, 8- Devlet Memurlarının Yer Değiştirme Suretiyle Atanmalarına İlişkin Yönetmelik, 9- Öğretim Üyeliğine Yükseltilme ve Atanma Yönetmeliği, 10- Öğretim Üyesi Dışındaki Öğretim Elemanı Kadrolarına Naklen veya Açıktan Yapılacak Atamalarda Uygulanacak Merkezi Sınav ile Giriş Sınavlarına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik, 11- Öğretim Üyesi Yetiştirme Programına İlişkin Usul ve Esaslar (ÖYP), 12- Aday Memurların Yetiştirilmesine İlişkin Genel Yönetmelik, 13-83/6854 sayılı Bakanlar Kurulu Kararıyla kabul edilen Devlet Memurları Eğitimi Genel Planı yöneticilerinin çalışma alanlarına uygun personel talepleri, mesleki yeterlilikler dikkate alınarak personel atanması veya görevlendirilmesinin yapılması. Personelin işe alınmaları sınav sonuçlarına veya alanlarına (Mezuniyet belgeleri, sertifikalar, vb.) göre liyakat ilkesi esas alınarak atamaların yapılması. Üst Üst Tüm ler Tüm ler İhtiyaç Talep Yazısı Atama İçin Gerekli Belgeler alınması, görevinde yükselmesi ile ilgili "Mevcut Durum"da ve düzenlemeler yeterli olmakla birlikte bireysel performansa yönelik ölçüm mevcut bulunmamaktadır. Bu şarta makul

6 1-657 sayılı Kanun, ile 2914 sayılı Kanunlar, sayılı Kanun, 4-78,124 ile190 sayılı KHK, 5- Özürlülerin Devlet Memurluğuna Alınma Şartları ile Yapılacak Merkezi Sınav ve Kura Usulü Hakkında Yönetmelik, KOS 3.6 KOS 3.7 Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yöneticisi tarafından en az yılda bir kez değerlendirilmeli ve değerlendirme sonuçları personel ile görüşülmelidir. Performans değerlendirmesine göre performansı yetersiz bulunan personelin performansını geliştirmeye yönelik önlemler alınmalı, yüksek performans gösteren personel için ödüllendirme mekanizmaları geliştirilmelidir. 6- Kamu Kurum ve Kuruluşlarında Görevde Yükselme, Unvan Değişikliği ve Atama Yönetmeliği, 7- Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumları Personeli Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Yönetmeliği, 8- Devlet Memurlarının Yer Değiştirme Suretiyle Atanmalarına İlişkin Yönetmelik, 9- Öğretim Üyeliğine Yükseltilme ve Atanma Yönetmeliği, 10- Öğretim Üyesi Dışındaki Öğretim Elemanı Kadrolarına Naklen veya Açıktan Yapılacak Atamalarda Uygulanacak Merkezi Sınav ile Giriş Sınavlarına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik, 11- Öğretim Üyesi Yetiştirme Programına İlişkin Usul ve Esaslar (ÖYP), 12- Aday Memurların Yetiştirilmesine İlişkin Genel Yönetmelik, 13-83/6854 sayılı Bakanlar Kurulu Kararıyla kabul edilen Devlet Memurları Eğitimi Genel Planı, Personelin yeterliliğinin ölçülebilmesi için Performans Kriterlerinin belirlenmesi. Personelin yeterliliği ile performansı, mevcut mevzuatın öngördüğü çerçevede bağlı olduğu yöneticisi tarafından yılda en az bir kez değerlendirilerek personel ile görüşmelerin yapılması. Performansı yetersiz personele eğitim verilmesi veya tecrübeli personel refakatinde görevlendirilmesinin sağlanması. Emsallerine göre performansı yüksek olan personelin ödüllendirilmesi. Performans Kriterleri Listesi Değerlendirme Raporu Uygulanan Eğitim Programı Başarı Belgesi 14-Yıllık Hizmetiçi Eğitim Planı. KOS 4 Yetki Devri: İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır.

7 ile 2914 sayılı Kanun, sayılı Kanun, sayılı KHK, 4- Harcama Yetkilileri Hakkında Tebliğ (1 ve 2 seri no'lu), 5- Görev Tanımları, 6- İMÜ Organizasyon El Kitabı. KOS 4.4 KOS 4.5 Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. Yetki devredilen personel, yetkinin kullanımına ilişkin olarak belli dönemlerde yetki devredene bilgi vermeli, yetki devreden ise bu bilgiyi aramalıdır Yetkinin, yetki kademe ve zinciri içinde kademeli olarak devredilmesi, eşitlerin içinden risk faktörü ve liyakat ilkesi de gözetilerek yetki devrinin uygun kişiye verilmesinin sağlanması. Yetki devirlerinde devir alan ile devir eden arasında uygun raporlama ilişkisi oluşturularak, yetki devri onayında yetki devrinin süresine, sınırlarına ve hangi periyotlarla yetki devralanın raporlama yapacağı hususlarına yer verilmesi. Tüm ler Tüm ler Üst Üst Yetki Devri Onayı Yetki Devri Onayı

8 2- RİSK DEĞERLENDİRME Standart Kod No Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Mevcut Durum Eylem Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu veya Çalışma Grubu Üyeleri İşbirliği Yapılacak Çıktı/ Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama RDS 5 Planlama ve Programlama: İdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluşturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır.

9 RDS 5.4 RDS 5.5 RDS 5.6 Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğunu sağlamalıdır. Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde idarenin hedeflerine uygun özel hedefler belirlemeli ve personeline duyurmalıdır. İdarenin ve birimlerinin hedefleri, spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olmalıdır. 1- Orta Vadeli Program, 2- Orta Vadeli Mali Plan, 3- Bütçe Çağrısı ve Bütçe Hazırlama Rehberi, 4- Yatırım Programı Hazırlama Rehberi, Stratejik Plan, 6- Performans Programı, 7- Harcama i Bütçesi (Performans Esaslı Bütçe), 8- e-bütçe, 9- /İdare Faaliyet Raporları Tüm birim yöneticileri tarafından faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygun olarak gerçekleştirilmesi ve faaliyetlerin periyodik olarak izlenmesinin sağlanması. Üniversitemiz İdari Faaliyet Raporunun hazırlanması amacıyla birim faaliyet raporlarının hazırlanarak ' ye gönderilmesi. Tüm birim yöneticileri tarafından, görev alanlarıyla ilgili kısa ve orta vadeli kurum hedeflerine uygun şekilde birim özel hedeflerinin ve faaliyetlerinin belirlenmesi, bu hedef ve faaliyetlerin personele duyurulması. Hazırlanacak Performans Programlarında stratejik plana uygun belirlenerek hedeflerin spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olmasının sağlanması. Tüm ler Tüm ler Üst Üst Tüm ler Periyodik İzleme ve Değerlendirme Raporu /İdari Faaliyet Raporları Özel Hedefleri Dokümanı Duyuru Belirlenecek Hedeflerin Listesi RDS 6 Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi: İdareler, sistemli bir şekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir. 3- KONTROL FAALİYETLERİ Standart Kod No Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Mevcut Durum Eylem Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu veya Çalışma Grubu Üyeleri İşbirliği Yapılacak Çıktı/ Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama

10 KFS 7 Kontrol stratejileri ve yöntemleri: İdareler, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan ve riskleri karşılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır. KFS 7.1 Her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol strateji ve yöntemleri (düzenli gözden geçirme, örnekleme yoluyla kontrol, karşılaştırma, onaylama, raporlama, koordinasyon, doğrulama, analiz etme, yetkilendirme, gözetim, inceleme, izleme v.b.) belirlenmeli ve uygulanmalıdır sayılı Kanun, 2- İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar, 3- Muhasebe Yetkililerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik, 4- İç Denetçilerin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik, 5- İMU Harcama Genelgesi 6- İMÜ Organizasyon El Kitabı Her harcama birimi tarafından belirlenmiş faaliyet ve risklere yönelik yetkilendirme, inceleme, izleme ve raporlama yöntemlerinin belirlenmesi. Tüm ler İç Denetim i Kontrol Raporları KFS 7.3 Kontrol faaliyetleri, varlıkların dönemsel kontrolünü ve güvenliğinin sağlanmasını kapsamalıdır sayılı Kanun (MD ), sayılı Kefalet Kanunu (MD. 8.), 3- Taşınır Mal Yönetmeliği (32.md.), 4- Merkezi Muhasebe Yönetmeliği 5- Kamu İdarelerine Ait Taşınmazların Kaydına İlişkin Yönetmelik, 6- Kamu İdarelerine Ait Taşınmazların Tahsis ve Devri Hakkında Yönetmelik Taşınır varlıkların sayımlarının yılda en az bir defa yapılması. Tüm ler Sayım Döküm Cetveli KFS 8 Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi: İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara ilişkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin erişimine sunmalıdır. KFS 8.1 İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri hakkında yazılı prosedürler belirlemelidir sayılı Kanun, sayılı Kanun, sayılı Kanun, ile 2914 sayılı Kanun, lerin, faaliyetleri ile mali karar ve işlemlerini kapsayan yazılı prosedürlerinin standartlara uygun olarak belirlemesi. Tüm ler Yazılı Prosedürler

11 KFS 8.2 Prosedürler ve ilgili dokümanlar, faaliyet veya mali karar ve işlemin başlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması aşamalarını kapsamalıdır. 5-78,124 ile 190 sayılı KHK, 6- Merkezi Muhasebe Yönetmeliği, 7- Merkezi Harcama Belgeleri Yönetmeliği, 8- İMÜ El Kitabı, 9- Kamu Bilgi Sistemi (KBS), 10- ve İdare Faaliyet Raporları, Prosedürler ve ilgili dokümanların; işlemin başlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması aşamalarını kapsayacak şekilde standartlara uygun olarak hazırlanması. Tüm ler El Kitabı öngörülmüştür KFS 8.3 Prosedürler ve ilgili dokümanlar, güncel, kapsamlı, mevzuata uygun ve ilgili personel tarafından anlaşılabilir ve ulaşılabilir olmalıdır. 11-Performans Programı, Standartlara (güncel, kapsamlı ve mevzuata uygun) uygun olarak hazırlanan prosedürler ve ilgili dokümanların kurum/ birim internet sayfalarında yayımlanması. Tüm ler El Kitabı KFS 9 Görevler ayrılığı: Hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaştırılmalıdır. KFS 9.1 KFS 9.2 Her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri farklı kişilere verilmelidir. Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamadığı idarelerin yöneticileri risklerin farkında olmalı ve gerekli önlemleri almalıdır sayılı Kanun (MD ), 2- Muhasebe Yetkililerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik, 3- İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar, 4- Merkezi Harcama Belgeleri Yönetmeliği, 5- Harcama Yetkilileri Hakkında 1 ve 2 no lu Tebliğler, 6- İMÜ leri Usul ve Esaslar, 7- İMÜ El Kitabı, 8- İMU Harcama Genelgesi, 9- İMÜ Organizasyon El Kitabı lerin fonksiyonel görev dağılımlarının dikkate alınarak her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolüyle ilgili görevlerin farklı kişilere verilmesinin sağlanması. Personel sayısının yetersizliği sebebiyle, onay, uygulama, kaydetme ve kontrol faaliyetlerinin farklı kişilere verilememesi durumunda, birim yöneticileri tarafından risk analiz sonuçlarına göre görevlendirmelerin yapılması. Görev Dağılım Listesi Risk Analiz Sonuçları Görev Dağılım Listesi öngörülmüştür KFS 10 Hiyerarşik kontroller: Yöneticiler, iş ve işlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir şekilde kontrol etmelidir.

12 sayılı Kanun, sayılı Kanun, ile 2914 sayılı Kanun, KFS 10.1 KFS 10.2 Yöneticiler, prosedürlerin etkili ve sürekli bir şekilde uygulanması için gerekli kontrolleri yapmalıdır. Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini izlemeli ve onaylamalı, hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için gerekli talimatları vermelidir sayılı Kanun, sayılı Kefalet Kanunu, sayılı Kanun, Bilgi Edinme Kanunu, sayılı Kanun, sayılı Kanun, 10-78, 124 ile 190 sayılı KHK, 11- Merkezi Muhasebe Yönetmeliği, 12- Merkezi Harcama Belgeleri Yönetmeliği, 13- Resmi yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik 14- Taşınır Mal Yönetmeliği, 15- İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Yönetmelik, 16- İMÜ El Kitabı, 17- Kamu Bilgi Sistemi (KBS), 18- /İdari Faaliyet Raporu, Yöneticiler tarafından iş ve işlemlerin iş akış süreçlerine uygun olarak yerine getirilip getirilmediği konusunda sürekli izlemenin yapılması. Yöneticiler tarafından personelin iş ve işlemlerinin periyodik aralıklarla kontrol edilerek, tespit edilen olumsuzlukların talimatlarla, ilgili personele bildirilmesi. İş Akış Şemaları Paraf, İmza ve Onay Sözlü veya Yazılı Talimatlar 19- Performans Programı. KFS 11 Faaliyetlerin sürekliliği: İdareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır. KFS 11.1 KFS 11.2 Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem veya mevzuat değişiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı gerekli önlemler alınmalıdır. Gerekli hallerde usulüne uygun olarak vekil personel sayılı Kanun, sayılı Kanun, sayılı Kanun, sayılı KHK, sayılı KHK, Stratejik Plan, 7- Mevzuatları, 8- Yılı Performans Programı, 9- ve İdare Faaliyet Raporları, 10- İMÜ El Kitabı, 11- İMÜ Organizasyon El Kitabı no'lu eylemde belirlenen görev tanımlarında, görevli personelin yedeklerinin de belirlenmesi. Kanuni izin, geçici görev, disiplin cezası uygulaması veya görevden uzaklaştırma gibi nedenlerle görevlerinden ayrılanların yerine Tüm ler Tüm ler Görev Dağılım Listesi Görevlendirme Yazıları

13 görevlendirilmelidir. usulüne uygun olarak, asıl personel için aranan asgari şartlara haiz vekil personelin görevlendirilmesi. KFS 11.3 Görevinden ayrılan personelin, iş veya işlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de içeren bir rapor hazırlaması ve bu raporu görevlendirilen personele vermesi yönetici tarafından sağlanmalıdır sayılı Kanun, sayılı Kanun, sayılı Kanun, sayılı Sayıştay Kanunu, 5- Muhasebe Yetkililerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik, 6- Taşınır Mal Yönetmeliği, 7- Harcama Yetkilileri Hakkında Tebliğ (1 ve 2 seri no'lu) lerce, görevinden ayrılan personelin yürüttüğü görevin önemlilik derecesine göre gerekli belgeleri de içerecek şekilde göreviyle ilgili raporlar hazırlatılıp yerine görevlendirilen personele teslim edilmesinin sağlanması. Hazırlanacak Rapor Görev Devri Formu KFS 12 Bilgi sistemleri kontrolleri: İdareler, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için gerekli kontrol mekanizmaları geliştirmelidir. 4- BİLGİ VE İLETİŞİM Standart Kod No Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Mevcut Durum Eylem Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu veya Çalışma Grubu Üyeleri İşbirliği Yapılacak Çıktı/ Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama BİS 13 Bilgi ve iletişim: İdareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine sahip olmalıdır. 1- Üniversite İnternet Sitesi, 2- SGB.net,(ebys) Aves, Apsis, Personel Bilgi Sistemi, 3- HİTAP, MERNİS, YÖKSİS, 4- BUMKO, KBS, PRODMA, 5- Öğrenci Bilgi Sistemi,.

14 6- Eğitim Bilgi Sistemi, 7- YORDAM İLETİŞİM SİSTEMİ, BİS 13.2 Yöneticiler ve personel, görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiye zamanında ulaşabilmelidir. 8- Kütüphane Kullanıcı Sistemi, 9- EKAP, 10- İMÜ El Kitabı 11- TTS, 12- İl Koordinasyon ve İzleme Sistemi, 13- Kamu Yatırımları Proje Bilgi Sistemi Veri Girişi Yönetici ve personelin görevlerini yerine getirebilmeleri için gereksinim duydukları her türlü mevzuat ile iş, işlem, yönerge ve talimatların sınıflandırılarak birim internet sayfalarında erişilebilir hale getirilmesi. Tüm ler BİDB İnternet/Intranet BİS 13.3 Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olmalıdır. 1- Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmelik, 2- ve İdare Faaliyet Raporu, 3- İç Kontrol Güvence Beyanı, 4- Kesin Hesap Kanunu, 5- Kamu İdarelerinin Kesin Hesaplarının Düzenlenmesine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik, Bilgi Sistemlerinde üretilen bilgilerin doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olarak dönemsel bazda internet sitelerinde/sayfalarında yayımlanması. Üst BİDB İnternet Sitesi/Sayfası Rapor 1- KBS, BİS 13.4 Yöneticiler ve ilgili personel, performans programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanında erişebilmelidir. 2- E-Bütçe, 3- ve İdare Faaliyet Raporu 4- Kamu İdarelerince Hazırlanacak Performans Programları Hakkında Yönetmelik, 5- Performans Programı Hazırlama Rehberi, 6- Bütçe Hazırlama Rehberi, Stratejik Plan Yöneticiler ve ilgili personelin; performans programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanında ulaşabilmeleri için yönetim bilgi sistemlerinin (e-bütçe, KBS, vb.) etkin bir şekilde kullanılmasının sağlanması. Yetkilendirme Formları belirtilen düzenlemeler BİS 13.5 bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkânı sunacak şekilde tasarlanmalıdır. 1- Üniversite İnternet Sitesi, 2- SGB.net, (EBYS) AVES, APSİS, Personel Bilgi Sistemi, 3- HİTAP, MERNİS, YÖKSİS, 4- BUMKO, KBS, PRODMA, 5- Öğrenci Bilgi Sistemi, 6- Eğitim Bilgi Sistemi, 7- YORDAM İletişim Sistemi, 8- Kütüphane Kullanıcı Sistemi, 9- EKAP, bilgi sisteminin, üniversitemizin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkânı sunacak şekilde tasarlanması. BİDB Yazılım Programları 10- İMÜ El Kitabı, 11- TTS,

15 12- İl Koordinasyon ve İzleme Sistemi, BİS 13.6 Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde beklentilerini görev ve sorumlulukları kapsamında personele bildirmelidir. 13- Kamu Yatırımları Proje Bilgi Sistemi Veri Girişi Stratejik Plan n, tüm iletişim araçlarını kullanarak, Üniversitemizin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde beklentilerini, görev ve sorumlulukları kapsamında her bir personele bildirmesi. Tüm ler Toplantı Tutanakları İnternet Sitesi/Sayfaları Kitap-Broşür BİS 13.7 İdarenin yatay ve dikey iletişim sistemi personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını iletebilmelerini sağlamalıdır sayılı Kanun, sayılı Kanun, 3- Devlet Memurlarının Şikâyet ve Müracaatları Hakkında Yönetmelik, 4- TS EN ISO 9000:2008 Sistemi Personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarının belirlenebilmesi için öneri ve şikâyet linki, anket çalışmaları ve yüz yüze görüşme toplantılarının yapılması. Genel Sekreterlik Etik Komisyonu BİDB Toplantı Tutanakları Şikâyet Linki Anket BIS 14 Raporlama: İdarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır sayılı Kanun, BIS 14.4 Faaliyetlerin gözetimi amacıyla idare içinde yatay ve dikey raporlama ağı yazılı olarak belirlenmeli, birim ve personel, görevleri ve faaliyetleriyle ilgili 2- Strateji Geliştirme lerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik, 3- Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmelik, 4- Kamu İdarelerince Hazırlanacak Performans Programları Hakkında Yönetmelik, 5- İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar, 6- Kamu İdarelerinin Kesin Hesaplarının Düzenlenmesine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik, Stratejik Plan, 8- Kurumsal Mali Durum ve Beklentiler Raporu, içinde yatay ve dikey raporlama ağının iş takvimi olarak belirlenerek, alt birimler ve personelin, görevleri ve faaliyetleriyle ilgili hazırlanması gereken raporlar hakkında bilgilendirilmesi. Tüm ler İş Takvimi

16 hazırlanması gereken raporlar hakkında bilgilendirilmelidir. BIS 15 Kayıt ve dosyalama sistemi: İdareler, gelen ve giden her türlü evrak dâhil iş ve işlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip olmalıdır. BİS 15.6 İdarenin iş ve işlemlerinin kaydı, sınıflandırılması, korunması ve erişimini de kapsayan, belirlenmiş standartlara uygun arşiv ve dokümantasyon sistemi oluşturulmalıdır. 1- Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik, 2- Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü'nün Standart Dosya Planı, 3- Başbakanlık Elektronik Belge Standartları Genelgesi (2008/16) 4- net Üniversitemizde arşiv ve dokümantasyon sisteminin oluşturulması tamamlandıktan sonra birim ve Üniversite arşivinin elektronik ve/veya fiziki ortamda da oluşturulması. Genel Sekreterlik Tüm ler Arşivler BIS 16 Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi: İdareler, hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların belirlenen bir düzen içinde bildirilmesini sağlayacak yöntemler oluşturmalıdır sayılı Kanun, sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun, sayılı Sayıştay Kanunu, sayılı Mal Bildiriminde Bulunulması, Rüşvet Ve Yolsuzluklarla Mücadele Kanunu, sayılı Kanun,

17 BIS 16.2 BIS 16.3 Yöneticiler, bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar hakkında yeterli incelemeyi yapmalıdır. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personele haksız ve ayırımcı bir muamele yapılmamalıdır sayılı Türk Ceza Kanunu, 7- Avrupa İnsan Hakları Sözleşmesi, sayılı Memurlar ve Diğer Kamu Görevlilerinin Yargılanması Hakkında Kanun, sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu, sayılı Kamu Görevlileri Etik Kurulu Kurulması ve Bazı Kanunlarda Değişiklik Yapılması Hakkında Kanun, sayılı Kanun, sayılı İdari Yargılama Kanunu, 13- Devlet Memurlarının Şikâyet ve Müracaatları Hakkında Yönetmelik, 14- Kamu Görevlileri Etik Davranış İlkeleri ile Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik n, bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları yasal çerçevede değerlendirerek ilgili birimlere bildirmesi. Hata, usulsüzlük ve yolsuzluk bildiriminde bulunan personelin haksız ve ayrımcı muameleye tabi tutulmasını engelleyecek yazılı, güven veren ve gizlilik ilkesi dikkate alınarak koruyucu tedbirlere yer verilmesi. Üst Tüm ler Tüm ler İnceleme Raporları Yönerge, Genelge vb İZLEME Standart Kod No Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Mevcut Durum Eylem Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu veya Çalışma Grubu Üyeleri İşbirliği Yapılacak Çıktı/ Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama IS 17 İç kontrolün değerlendirilmesi: İdareler iç kontrol sistemini yılda en az bir kez değerlendirmelidir. IS 17.2 İç kontrolün eksik yönleri ile uygun olmayan kontrol yöntemlerinin belirlenmesi, bildirilmesi ve gerekli önlemlerin alınması konusunda süreç ve yöntem belirlenmelidir. 1- İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar, 2- İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole ilişkin Usul ve Esaslar, 3- İMÜ Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlık Çalışmaları Usul ve Esasları, Anket, şikâyet, yıllık faaliyet raporları, stratejik planlar, iç ve dış denetim raporlarının izlenmesi ve değerlendirilmesi sonucunda tespit edilen eksiklik, hata ve usulsüzlüğe ilişkin Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler (DÖF) kapsamında gerekli önlemlerin alınması. ADEK Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler (DÖF)