İÇ KONTROL SORGU VE TESPİT FORMU

Transkript

1 Sıra No Rf. Std. No S1 KONTROL ORTAMI Etik Değerler ve Dürüstlük SORULAR Evet Hayır Mevcut Durum/Açıklama Belirlenmiş iç kontrol uygulamaları var mı? 2 3 Yönetici ve çalışanlar iç kontrol sistemi konusunda bilgilendirildi mi? Yönetici ve çalışanlar iç kontrol konusuna önem vermekte midir? İdarede yazılı etik kurallar var mı? Çalışanlar etik değerlere aykırı tavırların sonuçları hakkında bilgilendirildi mi? Çalışanların etik değerlere ilişkin bilinç düzeyini değerlendiren bir çalışma yapıldı mı? Dürüstlük ve etik değerler açısından örnek davranışlar sergileyen personel, çeşitli ödüllendirme mekanizmalarıyla teşvik edilerek kurumda etik değerlerin yüceltilmesine çalışılıyor mu? İdari yönetim dürüstlük ve ahlaki değerlerle ilgili olarak beklentilerini düzenli olarak iletmekte midir? Uygunsuz davranışlarda bulunan kişiler hakkında, makam ya da statüsüne bakılmaksızın gerekli işlem yapılmış mıdır? BİRİMİNİZİN ÖNERİ VE YORUMLARI Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı İç Denetim Birimi Başkanlığı Sayfa 1 / 13

2 S2 Misyon,organizasyon yapısı ve görevler Yazılı bir misyon belirlenmiş midir? 11 Misyon birden fazla mı belirlenmiştir? 12 Birimin misyonu çalışanlara bildirilmiş midir? Birimde yürütülecek görevler tanımlanmış ve duyurulmuş mudur? Birimin işlem ve faaliyetleri ile ilgili prosedür, iş akış şemaları ve süreçleri belirlenmiş mi? Prosedür ve süreçler belirli dönemlerde güncelleniyor mu? Belirlenen görev, yetki ve sorumlulukların güncelliğini sağlayacak yöntem oluşturulmuş mu? Birimde personelin görevlerini ve sorumluluklarını belirten görev dağılım çizelgesi var mıdır ve ilgili personele bildirilmiş midir? Birimin teşkilat şeması var mıdır? Birim faaliyetlerinin yerine getirilmesinde hassas görevler ve bunlara ilişkin tanımlanmış prosedürler var mıdır? Hassas görevler beş seneden fazla süredir aynı kişiler tarafından mı yapılıyor? İdareciler tarafından verilen görevin sonuçlarının takibine ilişkin prosedürler var mıdır? Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı İç Denetim Birimi Başkanlığı Sayfa 2 / 13

3 S3 Personelin yeterliliği ve performansı Çalışanlar, işin gerektirdiği eğitimleri almışlar mıdır? Kurum faaliyetlerinin yerine getirilmesine ilişkin olarak uygun iş tanımları var mıdır? İş tanımlarında, işin yürütülmesi için gerekli bilgi, tecrübe ve eğitim gibi nitelikler objektif olarak belirlenmiş midir? Liyakate uygun çalışmayı sağlamak için gerekenler yapılıyor mu? (Boş kadroların ilan edilmesi vb gibi) Çalışanların terfilerinde belirlenmiş performans ölçütleri var mıdır? Personele yönelik yıllık eğitim planı var mı? 28 İşe yeni başlayan personele özellikle yetki ve sorumlulukları hakkında gerekli bilgilendirmeler yapılmakta mıdır ve eğitimler verilmekte midir? Personelin yeterliliği ölçülüyor mu? Personel yeterliliğini değerlendirme ölçütleri belirlendi mi? Düşük performanslı personelin performansının artırılmasına yönelik çalışmalar yapılmakta mıdır? Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı İç Denetim Birimi Başkanlığı Sayfa 3 / 13

4 32 Yüksek performans gösteren çalışanlar ödüllendirilmekte midir? 33 Personel ayrılışlarının nedenleri araştırılmakta mıdır? Oryantasyon, eğitim, değerlendirme, terfi ve disiplin konularında politika ve prosedürler var mı? Personelin görev yükünün dengeli dağıtılması için çalışma yapılıyor mu? İşe başlayan personelin (ara veren veya birimde ilk kez çalışmaya başlayan) uyumunu sağlamak için düzenlemeler var mı? S Yetki Devri İş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirleniyor mu ve personele duyuruluyor mu? Yetki devri yapılıyor mu? 39 Yetki devri açık şekilde ve yazılı olarak yapılıyor mu? Yetki devri işlemi devredilen yetkinin önemi ile uyumlu mudur? Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı İç Denetim Birimi Başkanlığı Sayfa 4 / 13

5 RİSK DEĞERLENDİRME S5 Planlama ve Programlama Planlarınız risk değerlendirmelerinize mi dayanıyor? Stratejik plan çalışmalarına personelin katılımı sağlanmış mıdır? Gerçekçi bir bütçe hazırlanmış ve sonuçları gözlenmiş midir? Gerektiğinde düzeltici faaliyet yapılmış mıdır? 44 Bütçe hazırlanırken stratejik plan dikkate alındı mı? Birim faaliyetleri stratejik planda belirlenen amaç ve hedefler ile mevzuat dikkate alınarak mı yapılıyor? Birim hedeflerinin belirlenmesinde bilimsel modeller, veriler ve gerçekçi varsayımlar dikkate alınıyor mu? 47 Hedefleri ölçme kıstasları belirlendi mi? 48 Hedefleri ölçmek için bir süreç oluşturuldu mu? Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı İç Denetim Birimi Başkanlığı Sayfa 5 / 13

6 S Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi Biriminizin stratejik planda belirlenen amaç ve hedeflerine yönelik risklerini belirlediniz mi? İdarenin hedef ve planları üzerinde dâhili risk faktörlerinin (yeni personel, yeni bilgi sistemleri, yönetimin sorumluluğundaki değişiklikler, yeni ya da değişen uygulamalar vb.) etkisinin belirlendiği ve dikkate alındığı bir süreç var mıdır? İdarenin hedef ve planları üzerinde harici risk faktörlerinin (ekonomik değişiklikler, halkın ihtiyaç ve beklentilerindeki değişiklikler, yeni ya da değiştirilen yasal bir düzenleme, teknolojik gelişmeler vb.) etkilerini tanımlayan ve dikkate alan bir süreç var mıdır? Biriminiz için risk değerlendirmesi (risklerin tanımlanması, analiz edilmesi ve önlenmesi) yaptınız mı? İhtiyaç duyulduğunda birim dışı harici danışmanlardan destek alınıyor mu? Risklerin meydana gelme olasılığı ve potansiyel etkisi en az yılda bir kez değerlendirilmiş midir? Risk yönetimi kavramı, yönetim ve personel tarafından yeterli düzeyde anlaşılmış mı? 56 Riskleri önlemek için eylem planı oluşturuldu mu? 57 Riskler kabul edilebilir ya da müdahale edilmesi gerekenler şeklinde sınıflandırılmış mıdır? Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı İç Denetim Birimi Başkanlığı Sayfa 6 / 13

7 58 59 Riskler belirlenirken ve analiz edilirken personelden destek alındı mı? Risk yönetimi, faaliyetlerinin planlanması, uygulanması ve kontrolü süreç ve prosedürlerine gerekli şekilde entegre edilmiş mi? KONTROL FAALİYETLERİ S Kontrol stratejileri ve yöntemleri Biriminizin Stratejik Planda belirtilen stratejik amaç ve hedeflerinin gerçekleştirilmesini engelleyecek veya zorlaştıracak risklerin etkisini azaltmaya yönelik kontrol faaliyetleri var mı? (Örnek Yöntemler: düzenli gözden geçirme, örnekleme yoluyla kontrol, karşılaştırma, onaylama, raporlama, koordinasyon, doğrulama, analiz etme, yetkilendirme, gözetim, inceleme, izleme v.b.) Bu kontroller işlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrolleri kapsıyor mu? Biriminize ait taşınır ve taşınmaz varlıklar kayıt altında mı? Bu varlıkların kaydi ve fiili karşılaştırmalı kontrolleri yapılıyor mu? Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı İç Denetim Birimi Başkanlığı Sayfa 7 / 13

8 S Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi Biriminizce personel ve hizmet alanlara yönelik faaliyet ve işlemlerin nasıl yapılacağına ilişkin belirlenmiş prosedürler mevcut mu? Varsa belirlenmiş yazılı prosedürler, faaliyet ve işlemlerin başlamasından sona ermesine kadar ki tüm aşamaları kapsıyor mu? Belirlenmiş prosedürler ve ilgili dokümanların yazılı, güncel, mevzuata uygun ve personel tarafından ulaşılabilir olması sağlanıyor mu? S Görevler ayrılığı Biriminizin her faaliyet veya mali karar ve işleminin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri farklı kişilere verilmiş mi? Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamadığı durumda alternatif kontrol önlemleri var mı? S Hiyerarşik kontroller Kontrol önlemleri uygulanırken hiyerarşik yapı dikkate alınıyor mu? (örneğin üst amirin bir astının yaptığı işlemi kontrol etmesi gibi) Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı İç Denetim Birimi Başkanlığı Sayfa 8 / 13

9 Yerine getirilen faaliyet ve işlemlerin belirlenmiş prosedürlere aykırılığı tespit edildiğinde hiyerarşik amirler tarafından hataların düzeltilmesi veya aykırılıkların giderilmesi için gereken yapılıyor mu? S Faaliyetlerin sürekliliği Biriminizin görevli olduğu faaliyetlerin sürekliliğini sağlayacak sayıda ve nitelikte personel mevcut mu? Sürekliliğin sağlanamadığı hallerle ilgili belirlenmiş kontrol önlemleri var mı? Gerekli hallerde mevzuata ve prosedürlere uygun olarak vekil personel görevlendiriliyor mu? Herhangi bir sebeple görevinden ayrılan personelin, iş veya işlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de içeren bir rapor hazırlaması ve bu raporu görevlendirilen personele vermesi şeklinde bir uygulamanız var mı? S Bilgi sistemleri kontrolleri Bilgi sistemlerinin (e-bütçe uygulaması, say2000i, evraksis, istatistikî bilgiler ile ilgili veritabanı vs.) sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlayacak yazılı prosedürler var mı? Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı İç Denetim Birimi Başkanlığı Sayfa 9 / 13

10 Bilgi sistemleri ile ilgili işlemler ve yetkilendirmelerle ilgili prosedürler var mı? Bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ve bunlara erişim konusunda yetki sınırlandırması var mı? Hata ve suiistimallerin tespit edilmesi, önlenmesi ve düzeltilmesini sağlayan bir mekanizma var mı? Bilgi sistemlerinin yedeklenmesi ve muhafaza edilmesine yönelik önlemler var mı? BİLGİ VE İLETİŞİM S Bilgi ve iletişim Biriminizde, yatay (aynı düzeydekiler) ve dikey (ast ve üstler arasında), iç iletişim ile dış iletişimin nasıl olacağını belirleyen prosedürler var mı? Verilmiş olan bir talimatın akıbeti hakkında, bilhassa istenmeden yönetimi bilgilendirici bir mekanizma var mı? Personelin, birimin işlem ve faaliyetleri ile ilgili önerilerini yönetime iletebilecekleri bir mekanizma var mı? Birim personeli öncelikli sorunlar konusunda bilgilendiriliyor mu? Yöneticiler ve personelin, görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiye zamanında ulaşabilmesini sağlayan bir sistem var mı? Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı İç Denetim Birimi Başkanlığı Sayfa 10 / 13

11 Hizmet alanlar ve personel ile paylaşılan bilgilerin doğruluk, güvenilirlik ve güncelliği sağlanabiliyor mu? Hizmet alanları etkileyen istatistiki bilgilerin doğruluğu, güvenilirliği ve şeffaflığı sağlanabiliyor mu? Yöneticiler ve ilgili personel, performans programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanında erişebilme imkânına sahipler mi? Yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek, karşılaştırma ve analiz yapma imkânı sunacak bir mekanizma var mı? Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde beklentilerini, görev ve sorumlulukları kapsamında, personele bildirmişler midir? Biriminizin yatay ve dikey iletişim sistemi personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını iletebilmelerine imkân veriyor mu? (örn. ilan panosu, öneri kutusu, bilgilendirme toplantıları gibi) S Raporlama Her yıl biriminizin amaçları, hedefleri, stratejileri, varlıkları, yükümlülükleri ve performans programları kamuoyuna açıklanıyor mu? Biriminiz bütçesinin ilk altı aylık uygulama sonuçları, ikinci altı aya ilişkin beklentiler ve hedefler ile faaliyetleri kamuoyuna açıklanıyor mu? Biriminizin yıl içerisindeki faaliyetlerinin sonuçları ve değerlendirmeler faaliyet raporunda gösteriliyor mu? Biriminizde yapılan işlem ve faaliyetlerin izlenmesi amacıyla yatay ve dikey raporlama ve bilgi akışına yönelik olarak yazılı prosedürler belirlenmiş mi? Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı İç Denetim Birimi Başkanlığı Sayfa 11 / 13

12 S Kayıt ve dosyalama sistemi Biriminizde yazılı veya elektronik ortamdakiler dâhil gelen ve giden her türlü evrak kayıt altına alınıyor mu? Kayıt ve dosyalama sistemi biriminizde yapılan tüm işlem ve faaliyetleri kapsıyor mu? Kayıt ve dosyalama sisteminde ihtiyaç olan bilgi ve belgelere personelin ve yöneticilerin ulaşımı kolay mı? Yazılı veya elektronik ortamdaki yazışmalarda personele ve diğer kişilere ait özel bilgilerin gizliliğine dikkat ediliyor mu? Biriminizde kayıt, yazışma dosyalama ve arşiv işlemlerine ilişkin düzenleme var mı? Biriminizde belirlenmiş standartlara uygun arşiv ve dokümantasyon sistemi oluşturulmuş mu? S Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi Personelin veya hizmet alanların bir hata, usulsüzlük veya yolsuzluğa rastladıklarında, bu durumu hangi mercilere nasıl ileteceklerine yönelik belirlenmiş yazılı prosedürler var mı? Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı İç Denetim Birimi Başkanlığı Sayfa 12 / 13

13 Hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar hakkında yöneticiler tarafından gerekli işlemler yapılıyor mu? Hata, usulsüzlük ve yolsuzluğu bildiren personelin kimliğinin gizliliği veya kendisinin güvenliği ile ilgili gerekli tedbirler alınıyor mu? İZLEME S İç kontolün değerlendirilmesi İç kontrol uygulamalarının izlenmesi ve değerlendirilmesini kapsayan bir süreç var mı? Birim personeli veya hizmet alanlardan iç kontrol sisteminin işleyişi ile ilgili gelen talep ve şikayetler değerlendiriliyor mu? Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı İç Denetim Birimi Başkanlığı Sayfa 13 / 13