GİRİŞ. İç kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu

Transkript

1 GİRİŞ Maliye Bakanlığı tarafından hazırlanan ve 26/12/2007 tarihli ve sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Kamu İç Kontrol ları Tebliği ve Bakanlığın tarihli 1205 sayılı Genel Yazısı ile Eki Kamu İç Kontrol Planı Rehberi doğrultusunda iç kontrol sisteminin Kamu İç Kontrol larına uyumunu sağlamak üzere idarece yapılması gereken çalışmaların belirlenmesi, bu çalışmalar için eylem planı oluşturulması, gerekli prosedürler ve ilgili düzenlemelerin hazırlanması, sistemin oluşturulması, uygulanması ve geliştirilmesi için belirlenen 18 standart ve bu standart için gerekli olan 79 genel şart göz önüne alınarak Nilüfer Belediyesi İç Kontrol Planı oluşturulmuş ve uygulamaya yönelik çalışmalar başlatılmıştır. Nilüfer Belediyesi nin amaçlarına, belirlenmiş politikalarına ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini, varlık ve kaynakların korunmasını, muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, mali bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere Nilüfer Belediyesi tarafından oluşturulan organizasyon, yöntem ve süreç ile iç denetimi kapsayan mali ve diğer kontroller bütünü olan iç kontrol çalışmaları Stratejik Plan ve Performans Programı çalışmaları ile birlikte İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu tarafından yürütülmüştür. İç kontrol Planı M.16.6.NİL.0.C sayılı ve tarihli yazımız ile Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel ne ve adresine gönderilmiş olup web sitemizde de yer almaktadır. İç kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu AHMET ÇAKICI- Başkan Yardımcısı C.Okan HEKİMGİL- Mali Hizmetler Müdürü Emine AKSOY KALYONCU- Müdür V. Bircan ŞAHİN UYSALBAŞ- Müdür V. Melek KÜÇÜKBAYRAKTAR Teftiş Kurulu Müdür V. Kemal ÇINAR- Bilgi İşlem Müdür V.

2 NİLÜFER BELEDİYESİ İÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUM EYLEM PLANI Kod No Kamu İç Kontrol ı sı Genel Şart Sayısı Öngörülen Sayısı KOS-1 Etik Değerler ve Dürüstlük Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. 6 4 KOS-2 Misyon, organizasyon yapısı ve görevler İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır. 7 2 KOS-3 Personelin yeterliliği ve performansı İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır. 8 4 KOS-4 Yetki Devri İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır. 5 2 RDS-5 Planlama ve Programlama İdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluşturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır. 6 0 RDS-6 Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi İdareler, sistemli bir şekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir. 3 1 KFS-7 Kontrol stratejileri ve yöntemleri İdareler, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan ve riskleri karşılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır. 4 1 KFS-8 Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara ilişkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin erişimine sunmalıdır. 3 0 KFS-9 Görevler ayrılığı Hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaştırılmalıdır. 2 2 KFS-10 Hiyerarşik kontroller Yöneticiler, iş ve işlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir şekilde kontrol etmelidir. 2 0 KFS-11 Faaliyetlerin sürekliliği İdareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır. 3 2 KFS-12 Bilgi sistemleri kontrolleri İdareler, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için gerekli kontrol mekanizmaları geliştirmelidir. 3 0 BİS-13 Bilgi ve iletişim İdareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine sahip olmalıdır. 7 1 BİS-14 Raporlama İdarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır. 4 1 BİS-15 Kayıt ve dosyalama sistemi İdareler, gelen ve giden her türlü evrak dahil iş ve işlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip olmalıdır. 6 0 BİS-16 Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi İdareler, hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların belirlenen bir düzen içinde bildirilmesini sağlayacak yöntemler oluşturmalıdır. 3 0 İZS-17 İç kontrolün değerlendirilmesi İdareler iç kontrol sistemini yılda en az bir kez değerlendirmelidir. 5 5 İZS-18 İç denetim İdareler fonksiyonel olarak bağımsız bir iç denetim faaliyetini sağlamalıdır. 2 0 TOPLAM

3 1- KONTROL ORTAMI Kamu İç Kontrol Standardı ve Öngörülen veya ler veya KOS1 Etik Değerler ve Dürüstlük: Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. KOS 1.1 İç kontrol sistemi ve işleyişi yönetici ve personel tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidir. İç kontrol sistemi üst yönetim tarafından sahipleniliyor ve destekleniyor. Ancak, personelin çoğunluğu yeterli bilgiye sahip değildir Sunum eşliğinde,iç Kontrol sisteminin işleyişini anlatan ve bu doğrultuda hazırlanan eylem planlarını içeren eğitim düzenlenecektir. / Teftiş Kurulu İç Kontrol larına Uyum Planı 2010 Aralık (Sürekli) KOS 1.2 İdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek olmalıdır. Mali Hizmetler nün 17/01/2007 tarihli E.01/4.85 sayılı Mali Hizmetler inde Ön Mali Kontrole Tabi Karar ve İşlemler konulu; 17/01/2007 tarihli E.01/4.86 sayılı İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Usul ve Esasları konulu yazıları ve 25/01/2008 tarihli C sayılı Mali Hizmetler inin Ön Kontrolüne Tabi Mali Karar ve İşlemler konulu 2008/5 Genelge ve 23/01/2009 tarih D.2/1.a- 197 sayılı Bütçe Ödeneklerinin Kullanılması, Kontrolü ve luk konulu yazıları ile mevzuat konusunda bilgilendirmeler yapılmıştır. Belediyemiz yöneticilerinin büyük bir kısmı, iç kontrol sistemi konusunda bilgilendirilmiş olup, yöneticiler sistemin uygulanmasında personele örnek olmaya başlamışlardır.ancak genel olarak iç kontrolden sorumluluk bilinci henüz yerleşmemiştir Mali Hizmetler yönetimin iç kontrol hakkında bilgilendirilmesi ve bilinçlendirilmesi konusunda slayt ve yazı hazırlayarak Mali Hizmetler müdürlüklere gönderecek.yöneticiler bu konudaki anlayışını toplantı vb. araçlarla kendi personeli ile paylaşacaktır. Bilgilendirme toplantıları, Slayt, Yazı vs Aralık (Sürekli)

4 1- KONTROL ORTAMI Kamu İç Kontrol Standardı ve Öngörülen veya ler veya KOS 1.3 Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu kurallara uyulmalıdır. Nilüfer Belediyesi Etik Komisyonu tarih ve D Sayılı Başkanlık Olur u ile Belediyemiz bünyesinde oluşturulmuştur,ancak etik kurallar bilinmesine rağmen farkındalığın artırılması gerekmektedir Farkındalığın artırılması için personelimize yönelik eğitimlere başlanmış olup 2010 yılında da eğitimler devam edecektir. Etik kurallar hakkında dokümanlar ve eğitim materyalleri 2010 Aralık (Sürekli) KOS 1.4 Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmalıdır. Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verilebilirlik sağlanmaktadır,ancak şeffaflık adına geniş kitlelere yayılmak üzere bu konudaki gelişimlerin çeşitlenmesi gereklidir Belediyemizin stratejik planında yer alan amaç ve hedeflerine uygun olarak yapacağı faaliyetlerin doğru ve anlaşılabilir raporlanması ve geniş kitlelere ulaşması adına hazırlanan raporların web de yayınlanması. Web raporları Sürekli KOS 1.5 İdarenin personeline ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılmalıdır. Temel Hedef (MİSYON), Temel Görev(VİZYON), Değerlerimiz ve Politikalarımızla bu şarta uyum sağlanmış durumdadır. Kurumumuzda paydaş gereksinimlerini belirleme yöntemleri tanımlanmıştır ve sürekli izlenmektedir. Yaklaşımlarımız da bu algılama sonuçlarından yola çıkarak belirlenmektedir.ayrıca belediyemiz bünyesinde toplumsal cinsiyet eşitliği yaklaşımını yerel yönetim anlayışına yerleştirmeye yönelik olarak Eşitlik i kurulmuştur. KOS 1.6 İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olmalıdır. Belediyemizin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilirdir. İç ve dış denetimler,öz değerlendirme süreci ile faaliyetler ilişkin kontroller sistematik bir şekilde sürdürülmektedir. Kurumumuz yasal ve yönetim sistemleri gereği periyodik olarak denetlenmekte ve bu denetim sonuçları çerçevesinde faaliyetlerimize yönelik tüm bilgi ve belgeler kontrol edilmektedir.

5 1- KONTROL ORTAMI Kamu İç Kontrol Standardı ve Öngörülen veya ler veya KOS2 Misyon, organizasyon yapısı ve görevler: İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır. KOS 2.1 İdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmeli, duyurulmalı ve personel tarafından benimsenmesi sağlanmalıdır. İdarenin misyonu stratejik planımızda tanımlanmıştır. Misyon beyanımızın görünürleştirilmesi amacıyla hizmet binalarımızda gerek personelimiz gerekse vatandaşlar tarafından görünecek şekilde panolara asılmıştır Kurumumuz 2000 yılından itibaren misyon, vizyon ve değerlerini yönetim politikalarını katılımcı bir anlayışla oluşturmuş olup stratejik plan çalışmaları ile periyodik olarak gözden geçirmekte ve gerektiğinde güncellemektedir. KOS 2.2 Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır. Mevzuatlarla birimlerin görevleri belirlenmiş olmakla birlikte,görev yetki ve sorumluluk yönetmeliği ile de alt birimlerin görevleri yazılı olarak tanımlanmıştır.stratejik plan çalışmaları kapsamında idari iş ve işlemler, faaliyet ve projeler tanımlanmış ve görevlileri belirlenmiştir. Kurumumuz görev, yetki ve sorumluluk yönetmelikleri meclis onayı ile yürürlüğe girmektedir. Yönetim sistemimiz ve yasal yükümlülüklerimiz kapsamında yönetmelikler periyodik olarak gözden geçirilmekte ve gerektiğinde revize edilmektedir. KOS 2.3 İdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere ilişkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluşturulmalı ve personele bildirilmelidir. İdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere ilişkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev yetki ve sorumluluk yönetmeliği oluşturulmuş ve personele bildirilmiştir Yetki ve sorumlulukları kapsayan görev dağılım çizelgeleri her yıl başında gözden geçirilecektir. Yetki-devir şeması Her Yıl Ocak ayı

6 1- KONTROL ORTAMI Kamu İç Kontrol Standardı ve Öngörülen veya ler veya KOS 2.4 İdarenin ve birimlerinin teşkilat şeması olmalı ve buna bağlı olarak fonksiyonel görev dağılımı belirlenmelidir. Organizasyon şeması içerisinde idarenin ve birimlerin fonksiyonel görev dağılımları yapılmıştır. Kurumumuz organizasyon şeması üst yönetim onayı ile yürürlüğe girmektedir. Yönetim sistemimiz ve yasal yükümlülüklerimiz kapsamında organizasyon şeması periyodik olarak gözden geçirilmekte ve gerektiğinde revize edilmektedir. KOS 2.5 İdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde olmalıdır. İdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde olmakla birlikte Yönetim sistemleri çerçevesinde iş süreçlerine ayrılarak dokümante edilmiştir. Süreç yönetimi kapsamında belediyemiz faaliyetlerini kapsayan süreçlerimiz 4 ana grupta tanımlanmıştır. Bunlar Yönetimin luğu, Kaynak Yönetimi, Ölçme Analiz ve İyileştirme ve Hizmet Gerçekleştirme süreçleridir. Yönetim sistemimiz kapsamında kalite modülü üzerinden gerçekleştirilen tüm işlemler ve raporlar takip edilmektedir. KOS 2.6 İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır. Yönetim sistemleri çerçevesinde iş süreçleri kilit ve kritik süreçler olarak tanımlanmış ancak personel tarafından benimsenmesi tam olarak sağlanamamıştır lere verilecek olan Kalite Yönetim Sistemi eğitimleri ve bilgilendirme toplantıları. Planı Stratejik amaçlarımıza etkisi olan,iyileştirme ve geliştirme ihtiyacı tespit edilen yönetim süreçleri kritik süreç,iş sonuçlarımızı doğrudan etkileyen süreçlerde kilit süreçler olarak tanımlanmıştır. KOS 2.7 Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar oluşturmalıdır. Dosya planı üzerinden iş ve işlemlerin izlenebilirliği sağlanmıştır. Proje ve faaliyetlerin izlenmesine yönelik performans programı oluşturulmuştur.yönetim gözden geçirme toplantısı,müdürler toplantıları ile de izleme ve değerlendirme mekanizmaları kurulmuştur. dosya planı, stratejik plan, performans programı, bilgi sistemleri ve yönetim sistemleri kapsamında faaliyetler izlenmektedir.

7 1- KONTROL ORTAMI Kamu İç Kontrol Standardı ve Öngörülen veya ler veya KOS3 Personelin yeterliliği ve performansı: İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır. KOS 3.1 kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini sağlamaya yönelik olmalıdır. Stratejik Planımızın kurumsal gelişim alanı bu standardın geliştirilmesine yöneliktir Stratejik Plan çalışmaları sonucu oluşturulmuş olan faaliyet ve projelerde iş gücü ihtiyacı tespit edilmiştir. KOS 3.2 İdarenin yönetici ve personeli görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. Genel olarak bu standarda yönelik çalışmalar yapılmakta olup,nitelik indeksi,eğitim planı ile personelin görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütmesi sağlanmaktadır. müdürlükler her yıl personel için ihtiyaç duydukları eğitim konularını tespit edip, 'ne bildirmektedir. KOS 3.3 Personel alımı ve görev değişikliklerinde nitelik indeksine uygun istihdam politikaları Mesleki yeterliliğe önem izlenmektedir. Kişilik envanteri çalışması verilmeli ve her görev için en belediye içerisinde 2009 yılında yapılmış ancak uygun personel seçilmelidir. bu çalışmaların sonuçları Kaynakları politikalarına entegre edilememiştir Kişilik envanteri testi çalışmaları (MBTI) yapılacaktır. Kişilik Envanteri Testi (MBTI) Sürekli

8 1- KONTROL ORTAMI Kamu İç Kontrol Standardı ve Öngörülen veya ler veya KOS 3.4 Personelin işe alınması ile görevinde ilerleme ve yükselmesinde liyakat ilkesine uyulmalı ve bireysel performansı göz önünde bulundurulmalıdır. Personelin işe alınması, görevde yükselmesi, bireysel performansını ölçülmesi, geliştirilmesi, hizmet içi eğitim programları vb temel unsurları kapsayan insan kaynakları geliştirme çalışmaları yapılmaktadır.bireysel performansların ölçümü için uygulanan personel performans değerlendirme sistemine yönelik iyileştirme çalışmaları devam etmektedir Personelin görevde ilerleme ve yükselme mevzuatında bireysel performansa ilişkin kriterlerin geliştirilmesi çalışmaları yapılacaktır. Performans Kriterleri Haziran 2011 KOS 3.5 Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmeli, bu ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetleri her yıl planlanarak yürütülmeli ve gerektiğinde güncellenmelidir. Entegre yönetim sistemine göre Planları yılda bir kez personelin görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmekte,gerektiğinde güncellenmekte ve bu plan dahilinde eğitimler gerçekleştirilmektedir. Planı Ocak 2010 ihtiyacının tedariki öncelikle kurum içerisinde ilgili alanda uzmanlaşmış kişi ya da birimlerden,kurum içinde tedariki mümkün olmaz ise kurum dışında alanında uzman kuruluş veya kişilerden sağlanmaktadır. KOS 3.6 Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yöneticisi tarafından en az yılda bir kez değerlendirilmeli ve değerlendirme sonuçları personel ile görüşülmelidir. Kurum içerisinde 2007 yılından bu yana personel performans sisteminin kurulmasına yönelik revizyon çalışmalarına devam edilmektedir.mevzuat gereği sicil notu uygulaması yapılmaktadır Personelin yeterliliği ve performans değerlendirilmesi ile ilgili çalışmalar devam ettirilecektir. (PEDSİP) Personel Değerlendirme Sistemi İyileştirme ları raporları, değerlendirme sonuçları Haziran 2011

9 1- KONTROL ORTAMI Kamu İç Kontrol Standardı ve Öngörülen veya ler veya KOS 3.7 Performans değerlendirmesine göre Kurum içerisinde 2007 yılından bu yana performansı yetersiz bulunan personel performans sisteminin kurulmasına personelin performansını yönelik revizyon çalışmalarına devam geliştirmeye yönelik önlemler edilmektedir.memurlarda 5393 sayılı kanuna alınmalı, yüksek performans göre, işçilerde toplu iş sözleşmelerine göre ödül gösteren personel için sistemi yer almakta olup bu kapsamda da ödüllendirme mekanizmaları çalışmalar yürütülmektedir. geliştirilmelidir Performans değerlendirme sistemi tamamlandığında takdir ve ödüllendirme işlemleri devreye girecektir. Ödül Haziran 2011 KOS 3.8 Personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine ilişkin önemli hususlar yazılı olarak belirlenmiş olmalı ve personele duyurulmalıdır. İş Süreçlerinde personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine ilişkin önemli hususlar dokümante edilmiş ve elektronik ortamda tüm personelin erişimine açılmıştır. kaynakları yönetimine ilişkin değişiklik yapılan önemli hususlar (personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi) personele iletişim araçlarıyla duyurulmakta olup, Entegre Yönetim Sistemlerinde de dokümante edilerek kalite modülü üzerinden ulaşımı sağlanmıştır. KOS4 Yetki Devri: İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır.

10 1- KONTROL ORTAMI Kamu İç Kontrol Standardı ve Öngörülen veya ler veya KOS 4.1 İş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmeli ve personele duyurulmalıdır. Süreçlerde tüm imza ve onay mercileri tanımlanmış ve elektronik ortamda tüm personelin erişimine açılmıştır İmza Yetkileri Yönergesi hazırlanacaktır. Nilüfer Belediyesi ve İmza Yetkileri Yönergeleri gözden geçirilerek, gerektiğinde değiştirilecek ve değişiklikler personele bildirilecektir. Teftiş Kurulu İmza yetkileri yönergesi İmza yetkileri yönergesi Uygulamada imza ve onay işlemlerinde tereddüde düşülmemesi ve üst yöneticilerin zaman kaybını azaltmak amacıyla hazırlanacaktır. KOS 4.2 Yetki devirleri, üst yönetici tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek şekilde yazılı olarak belirlenmeli ve ilgililere bildirilmelidir. Yetki devirleri, üst yönetici tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde yapılmakta ve onaylanarak ilgililere bildirilmektedir.görev Yetki ve luk yönetmeliklerinde de dokümante edilmiştir. KOS 4.3 Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olmalıdır. Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumludur. KOS 4.4 Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. Yetki devredilen personel, görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahiptir. KOS 4.5 Yetki devredilen personel, yetkinin kullanımına ilişkin olarak belli dönemlerde yetki devredene bilgi vermeli, yetki devreden ise bu bilgiyi aramalıdır. Yetki devirleri, üst yönetici tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde yapılmakta ve onaylanarak ilgililere bildirilmektedir.

11 2- RİSK DEĞERLENDİRME Kod No Genel Şartı Öngörülen veya ler veya Çıktı/ Sonuç RDS5 Planlama ve Programlama:İdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluşturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır. RDS 5.1 İdareler, misyon ve vizyonlarını oluşturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performanslarını ölçmek, izlemek ve değerlendirmek amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlamalıdır. Belediyemizde 2005 yılından beri stratejik planı çalışmaları katılımcı yöntemlerle yapılmaktadır. Belediyemizin yılı Stratejik Planı da bu yaklaşımdan yola çıkarak hazırlanılmıştır yılı stratejik planı ve 2010 yılı performans programı hazırlanmıştır. RDS 5.2 İdareler, yürütecekleri program, faaliyet ve projeleri ile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içeren performans programı hazırlamalıdır yılı performans programı hazırlanmış ve belediye meclisi tarafından onaylanmıştır yılı performans programı hazırlanmış ve belediye meclisi tarafından onaylanmıştır. RDS 5.3 İdareler, bütçelerini stratejik planlarına ve performans programlarına uygun olarak hazırlamalıdır. Belediye bütçesi stratejik plan ve performans programlarına uygun olarak hazırlanmaktadır. / Mali Hizmetler Belediye bütçesi stratejik plan ve performans programlarına uygun olarak hazırlanmaktadır. RDS 5.4 Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğunu sağlamalıdır. Faaliyetler ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygun olarak yapılmaktadır. Faaliyetler ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygun olarak yapılmaktadır. RDS 5.5 Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde idarenin hedeflerine uygun özel hedefler belirlemeli ve personeline duyurmalıdır yılı Stratejik Planı katılımcı bir anlayış çerçevesinde ön analiz çalışmaları yapılarak hazırlanmış, müdürlükler tarafından idarenin hedeflerine uygun özel hedefler belirlenmiştir. SP bilgisayar sistemimize yüklenerek ulaşılması sağlanmaktadır stratejik planı iç ve dış analiz yöntemlerinden yola çıkarak hazırlanmıştır. Paydaşlarımızın algılamaları ve mevcut durum tespitleri, ön analiz formu ve dış paydaş anketleri dikkate alınmıştır.

12 2- RİSK DEĞERLENDİRME Kod No Genel Şartı Öngörülen veya ler veya Çıktı/ Sonuç RDS 5.6 İdarenin ve birimlerinin hedefleri, spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olmalıdır. Belediyemiz bünyesinde yapılan Stratejik Plan çalışmalarında idarenin ve birimlerin hedefleri, spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve sürelidir.iş süreçlerimizde de hedefler tanımlanılarak belirli periyotlarda takip edilmektedir. Stratejik planda belirlenen hedefler yıllık olarak YGG toplantılarında gözden geçirilmektedir. RDS6 Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi: İdareler, sistemli bir şekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir. RDS 6.1 İdareler, her yıl sistemli bir şekilde amaç ve hedeflerine yönelik riskleri belirlemelidir. Belediyemiz stratejik plan hazırlık aşamalarında kurumumuza ait GZFT analizi yapılmakta ve tüm amaç ve hedefler bu kapsamda belirlenmektedir. Ancak risk değerlendirmesi yapılmakla birlikte, metodolojik bir risk değerlendirme sistemi bulunmamaktadır Risk değerlendirme eğitimi verilecektir. Kaynakları ve Katılım Belgesi, Sertifika 2010 yılı içinde RDS 6.2 Risklerin gerçekleşme olasılığı ve muhtemel etkileri yılda en az bir kez analiz edilmelidir. Risklerin gerçekleşme olasılığı için Bütçe Performansı, Süreç Performansı, İç ve Dış Denetimler ve Özdeğerlendirme araçları kullanılmaktadır. Bu araçlar yönetim sisteminde tanımlanan periyotlarda analiz edilmektedir. RDS 6.3 Risklere karşı alınacak önlemler belirlenerek eylem planları oluşturulmalıdır. Düzeltici ve Önleyici faaliyetler ve sürekli iyileştirme planları ile alınacak önlemler tespit edilip, takip edilmektedir. Düzeltici ve Önleyici faaliyetler ve sürekli iyileştirme planları ile alınacak önlemler tespit edilip, takip edilmektedir.

13 3- KONTROL FAALİYETLERİ Öngörülen veya ler veya KFS7 Kontrol stratejileri ve yöntemleri: İdareler, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan ve riskleri karşılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır. KFS 7.1 Her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol strateji ve yöntemleri (düzenli gözden geçirme, örnekleme yoluyla kontrol, karşılaştırma, onaylama, raporlama, koordinasyon, doğrulama, analiz etme, yetkilendirme, gözetim, inceleme, izleme v.b.) belirlenmeli ve uygulanmalıdır. Sistematik bir süreç kontrolü bulunmaktadır. Yönetim Gözden Geçirme (YGG), İç ve dış denetimler, özdeğerlendirme süreci, müdürler toplantısı ve doküman yönetim sistemi üzerinden alınan raporlar her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrolleri sağlamaktadır. KFS 7.2 Kontroller, gerekli hallerde, işlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrolleri de kapsamalıdır. Sistematik bir süreç kontrolü bulunmaktadır. Belediyemiz ana süreç yapısında tüm süreçlerin birbiri ile etkilileşimi tanımlanmış ve gerekli kontroller süreçlerde sürekli yapılmaktadır.

14 3- KONTROL FAALİYETLERİ Öngörülen veya ler veya KFS 7.3 Kontrol faaliyetleri, varlıkların dönemsel kontrolünü ve güvenliğinin sağlanmasını kapsamalıdır. Taşınır ve taşınmaz varlıkların dönemsel kontrolü ve güvenliği sağlanmaktadır.varlıkların dönemsel kontrolü ve güvenliğinin sağlanması işlemleri mevzuat çerçevesinde yürütülmektedir. Kontrol ve güvenliğin sağlanması amacıyla gerekli bilgisayar yazılımları kullanılmaktadır. Taşınır ve taşınmazların envanteri çıkarıldı. Taşınır mal Yönetmeliğinin 34.maddesi gereği Taşınır Yönetim Hesabı ve eki belgeler Sayıştay Başkanlığına her yıl sonu itibarı ile gönderilmektedir Taşınır ve taşınmaz varlıklar için uygulanan bilgisayar yazılımlarının ve programların geliştirilmesi sağlanacaktır. Mali Hizmetler - Destek Hizmetleri - İmar ve Şehircilik 5018 S.Kanunun Taşınır ve Taşınmaz Mallar başlıklı 3.bölümü ilgili maddeleri gereği Maliye Bakanlığınca çıkarılan Taşınmaz Mal Yönetmeliği ve Kamu İdarelerine Ait Taşınmazların Tahsis ve Devri Hakkında Yönetmelikte belirtilen standartlara uygun defter, cetvel, belge, liste ve güvenilir mali raporların elde edilmesi Mart KFS 7.4 Belirlenen kontrol yönteminin maliyeti beklenen faydayı aşmamalıdır. Mevcut kontrol yöntemlerinin fayda ve maliyetleri aşmamaktadır. - Araç takip sistemi,ortak veri tabanı üzerinden yapılan kontrollerin maliyeti beklenen faydayı aşmamaktadır. KFS8 Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi: İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara ilişkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin erişimine sunmalıdır.

15 3- KONTROL FAALİYETLERİ Öngörülen veya ler veya KFS 8.1 İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri hakkında yazılı prosedürler belirlemelidir. Faaliyetler, mali karar ve işlemlerin çoğuna yönelik yazılı prosedürler var olup, personelin bilgisine elektronik ortamda sunulmuştur. Hizmet gerçekleştirme süreçlerini işlerlik kazandırmak için gereksinim duyulan kaynakları en uygun koşullarda sürekli ve verimli olarak sağlayan kaynak yönetimi süreçleri ile dokümante edilmiştir. KFS 8.2 Prosedürler ve ilgili dokümanlar, faaliyet veya mali karar ve işlemin başlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması aşamalarını kapsamalıdır. Faaliyetler, mali karar ve işlemlerin çoğuna yönelik yazılı prosedürler var olup, personelin bilgisine elektronik ortamda sunulmuştur. Kaynak yönetim süreçleri ile tüm mali karar ve işlemler tanımlanmış ve bütün aşamaları kapsamaktadır. KFS 8.3 Prosedürler ve ilgili dokümanlar, güncel, kapsamlı, mevzuata uygun ve ilgili personel tarafından anlaşılabilir ve ulaşılabilir olmalıdır. Faaliyetler, mali karar ve işlemlerin çoğuna yönelik yazılı prosedürler var olup, personelin bilgisine elektronik ortamda sunulmuştur. kalite yönetim sistemi güncel ve elektronik ortamda tüm personelin ulaşabileceği şekilde kalite modülüne aktarılmıştır. Ayrıca stratejik plan ve kalite yönetim sistemi arasında ilişkilendirme yapılmış ve bu sayede dokümantasyon yapısı sadeleştirilerek hantallıktan kurtarılmıştır ve personel tarafından anlaşılır hale getirilmiştir.

16 3- KONTROL FAALİYETLERİ Öngörülen veya ler veya KFS9 Görevler ayrılığı:hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaştırılmalıdır. KFS 9.1 Her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri farklı kişilere verilmelidir. Genel olarak her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri farklı kişilere verilmektedir. personelin görevleri ve ayrılmaları halinde yerlerine bakacak kişilerin isimlerini gösterir çizelgeler ce düzenlenmiştir. Ayrıca Harcama Yetkilisi ve Gerçekleştirme Görevlisi görevlerini yürütenlerin isim listeleri ve görevlendirme yazıları Harcama leri () tarafından Mali Hizmetler ne gönderilmektedir. Mali Hizmetler nce ödeme belgeleri ve ekleri üzerinde yapılan kontrollerde yetki - imza kontrollleri yapılmaktadır ce iş akış şemaları, her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri farklı kişilere verilecek şekilde gözden geçirilerek, gerekirse yeniden düzenlenecektir.görevler ayrılığı ilkesi gereği kesinlikle farklı kişiler tarafından yürütülmesi gereken görevler Mali Hizmetler nce tespit edilecek ve e bildirilecektir. lerce personel arasında görevler ayrılığı ilkesine uyulacak şekilde görevler ayrılığını düzenleyen "düzenleyici işlemler " yapılacaktır. Mali Hizmetler Düzenleyici Önleyici Faaliyetler, Düzenleyici işlemler (Bilgilendirme yazısı, Genelge, Yönerge, Sunum vb.) 2010 Mart

17 3- KONTROL FAALİYETLERİ Öngörülen veya ler veya KFS 9.2 Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamadığı idarelerin yöneticileri risklerin farkında olmalı ve gerekli önlemleri almalıdır. Personel sayısı yeterlidir.ancak izinler nedeni ile personel sayısının yetersiz kalması durumlarında ve görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamadığı hallerde yöneticiler risklerin önlemesi ile ilgili tedbirleri kısmen almaktadır Birleştirilmesi mümkün olan görevler için karşılaşılacak risklerin analizleri yapılacak ve iç kontrolün işleyişi açısından sakıncaları tespit edilerek, bu riskleri ortadan kaldıracak kontrol yöntemleri belirlenecektir.işlemlerin uygulanması, kontrol edilmesi, onaylanması ve kaydedilmesi görevleri için farklı personel belirlenmesinin mümkün olmaması durumunda karşılaşılacak risklerin azaltılmasına yönelik olarak birim amirleri tarafından gerekli tedbirler alınacaktır.(örnek:perso nel ihtiyacının önceden belirlenmesi, personelin zamanında temini, bu görevleri yapanlara yönelik kontrol yöntemleri vb gibi.) / Mali Hizmetler Uygun görev dağılımları yapılması.birleştirilmesi mümkün olan görevler için müdürlüklerince yapılacak riskli alan tespitleri, risk analizleri ve özel kontrol yöntemleri belirlenecek. Sürekli

18 3- KONTROL FAALİYETLERİ Öngörülen veya ler veya KFS10 Hiyerarşik kontroller:yöneticiler, iş ve işlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir şekilde kontrol etmelidir. KFS 10.1 Yöneticiler, prosedürlerin etkili ve sürekli bir şekilde uygulanması için gerekli kontrolleri yapmalıdır. Entegre yönetim sistemi gereği yöneticiler, prosedür ve süreçlerin etkili ve sürekli bir şekilde uygulanması için gerekli kontrolleri yapmaktadır. Yönetim Gözden Geçirme toplantısı, müdürler toplantılarında, Başkan Yardımcıları toplantılarında, Kalite Temsilcileri toplantıları ile kontroller yapılmaktadır. KFS 10.2 Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini izlemeli ve onaylamalı, hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için gerekli talimatları vermelidir. Entegre yönetim sistemi gereği yöneticiler, prosedür ve süreçlerin etkili ve sürekli bir şekilde uygulanması için gerekli kontrolleri yapmakta,düzeltici ve önleyici faaliyetlerle hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi sağlanmaktadır. Yöneticiler ve çalışanlar sistem ile ilgili tüm hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için düzeltici ve önleyici faaliyetleri başlatabilir ve takibi yapılabilmektedir.

19 3- KONTROL FAALİYETLERİ Öngörülen veya ler veya KFS11 Faaliyetlerin sürekliliği:idareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır. KFS 11.1 Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem veya mevzuat değişiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı gerekli önlemler alınmalıdır. İşgücü ihtiyacımız,yasal değişikliklere göre ve değişim yönetimimiz kapsamında müdürler ve Yönetim Gözden Geçirme toplantılarında belirlenmekte ve gerekli kararlar alınmakta insan kaynakları kurulu tarafından değerlendirilmektedir lerce, yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem değişikliklerinin varlığı, mevzuat değişiklikleri gibi durumlarda bilgilendirme ve eğitim faaliyetlerinin yapılması sağlanacaktır. Katılım Belgesi,Sertifika Sürekli KFS 11.2 Gerekli hallerde usulüne uygun olarak vekil personel görevlendirilmelidir. Yetki devri şeması ile gerekli hallerde vekil personel görevlendirilmektedir. KFS 11.3 Görevinden ayrılan personelin, iş veya işlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de içeren bir rapor hazırlaması ve bu raporu görevlendirilen personele vermesi yönetici tarafından sağlanmalıdır. Bu şarta uygun çalışma tam olarak yapılmamaktadır Görevinden ayrılan personelin hazırlayacağı örnek rapor formatı oluşturulacaktır. Doküman 2010 yılı içersinde

20 3- KONTROL FAALİYETLERİ Öngörülen veya ler veya KFS12 Bilgi sistemleri kontrolleri:idareler, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için gerekli kontrol mekanizmaları geliştirmelidir. KFS 12.1 Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlayacak kontroller yazılı olarak belirlenmeli ve uygulanmalıdır. Bilgi sistemleri entegre yönetim sistemi kapsamında dokümante edilmiş ve uygulanmaktadır. Bilgi İşlem KFS 12.2 Bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim konusunda yetkilendirmeler yapılmalı, hata ve usulsüzlüklerin önlenmesi, tespit edilmesi ve düzeltilmesini sağlayacak mekanizmalar oluşturulmalıdır. Bilgi sistemine veri ve bilgi girişi kullanıcı adı ile gerçekleşebilmektedir. Böylece hata ve usulsüzlüklerin önlenmesi, tespit edilmesi ve düzeltilmesini sağlayacak mekanizmalar oluşturulmaktadır. Bilgi İşlem

21 3- KONTROL FAALİYETLERİ Öngörülen veya ler veya KFS 12.3 İdareler bilişim yönetişimini sağlayacak mekanizmalar geliştirmelidir. lerin iş ve işlemlerinin elektronik ortamlarda yapılması, kurumsal koordinasyonun sağlanması, analiz ve değerlendirmeler için gerekli geçmiş ve bugün verilerinin, bilgilerinin depolandığı Yönetim Bilgi Sistemi kurulmuştur.her bir birime özel modüller tanımlanmış, bilgi ve veri girişlerinin sürekliliğini sağlamak adına sistem kullanıcıları yetki tanımları yapılarak, periyodik zamanlarda eğitime tabi tutulmaktadır. yöneticileri tarafından periyodik olarak raporlar kontrol edilmekte hata ve yanlış uygulamalara anında müdahale edilmektedir. Sistemin geliştirilmesi ihtiyaç durumlarına göre ilave modüllerin tanımlanarak ve sisteme dahil edilerek devam ettirilmektedir. Ayrıca ilgili müdürlüklerde CBS (Coğrafi Bilgi Sistemi) kurulmuş olup gelen talepler doğrultusunda güncellemeler yapılmaktadır. Bilgi İşlem

22 4- BİLGİ VE İLETİŞİM Öngörülen veya ler veya BİS13 Bilgi ve iletişim: İdareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine sahip olmalıdır. BİS 13.1 İdarelerde, yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve iletişim sistemi olmalıdır. Kurum içinde iletişimi sağlamak üzere yukarıdan aşağıya,aşağıdan yukarıya ve yatay iletişim araçları kullanılmaktadır.netwok ve Microsoft Outlook sistemi gibi iletişim araçları kullanılmaktadır. Bilgi İşlem BİS 13.2 Yöneticiler ve personel, görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiye zamanında ulaşabilmelidir. Verilerin tek bir standartta toplanması, veri tabanlarına ilişkisel olarak girilmesi ile daha sonraki veriye ulaşılması sağlanmaktadır. Kent Bilgi Sistemi alt yapısı için Coğrafi Bilgi Sistemi sistemi kurulmuş ve Yönetim Bilgi Sistemi ile entegre çalışması için gerekli çalışmalar hazırlanmış veri madenciliği için çalışmalar başlatılmıştır. Bilgi İşlem / Plan Proje

23 4- BİLGİ VE İLETİŞİM Öngörülen veya ler veya BİS 13.3 Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olmalıdır. Verilerin tek bir standartta toplanması, veri tabanlarına ilişkisel olarak girilmesi ile daha sonraki veriye ulaşılması sağlanmaktadır. Kent Bilgi Sistemi alt yapısı için Coğrafi Bilgi Sistemi kurulmuş ve Yönetim Bilgi Sistemi ile entegre çalışması için gerekli çalışmalar hazırlanmış veri madenciliği için çalışmalar başlatılmıştır. Bilgi İşlem BİS 13.4 Yöneticiler ve ilgili personel, performans programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanında erişebilmelidir. Bilgi sistemleri kapsamında tüm müdürlükler performans programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanında erişebilmektedir. Bilgi İşlem / Plan Proje BİS 13.5 Yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkanı sunacak şekilde tasarlanmalıdır. Yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkanı sunacak şekilde tasarlanmakta ve yenilenmektedir.web tabanlı uygulama olan Yönetim Bilgi Sistemi kullanıcı isteklerine göre raporlamalar yapılmaktadır. Bilgi İşlem -

24 4- BİLGİ VE İLETİŞİM Öngörülen veya ler veya BİS 13.6 Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde beklentilerini görev ve sorumlulukları kapsamında personele bildirmelidir. İdarenin misyon vizyon ve amaçları tüm personelin ulaşabileceği şekilde duyurulmuş olup, proje ve faaliyetler bu doğrultuda konsolide edilmiştir stratejik plan ve performans programı ile tüm faaliyet ve projelerin sahipleri belirlenmiş ve duyurulmaktadır. BİS 13.7 İdarenin yatay ve dikey iletişim sistemi personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını iletebilmelerini sağlamalıdır. Bu kapsamda ki açık kapı politikası,birim içi toplantılar,iletişim panoları,çalışan/başkan görüşmeleri ve öneri sistemi ile personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını iletebilmeleri sağlamaktadır Öneri sisteminde revizyonuna gidilecektir. Bilgi İşlem - Önerilerde artışın sağlanarak kurumsal kapasitenin geliştirilmesi Sürekli BİS14 Raporlama:İdarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır. BİS 14.1 İdareler, her yıl, amaçları, hedefleri, stratejileri, varlıkları, yükümlülükleri ve performans programlarını kamuoyuna açıklamalıdır. Stratejik plan,faaliyet raporu,performans programı düzenli olarak hazırlanmakta ve meclis ve kamu oyunun bilgisine sunulmaktadır. Hazırlanmış olan Stratejik Plan ve Performans Programı web sitesinde yayınlanmaktadır.

25 4- BİLGİ VE İLETİŞİM Öngörülen veya ler veya BİS 14.2 İdareler, bütçelerinin ilk altı aylık uygulama sonuçları, ikinci altı aya ilişkin beklentiler ve hedefler ile faaliyetlerini kamuoyuna açıklamalıdır. Belediyemiz bütçesinin ilk altı aylık uygulama sonuçları ve ikinci altı aya ilişkin beklentiler, hedefler ve faaliyetlere ilişkin kurumsal ve mali durum beklentileri raporu yayımlanmamakta. Ancak aylık olarak Maliye Bakanlığı Muhasebat Genel Kamu Hesapları Bilgi Sistemine (kbs.gow.tr.) Bütçe ve Mizan bilgileri girilmektedir sayılı Kanunun 30 uncu maddesi son paragrafı uyarınca, Belediyemiz bütçesinin ilk altı aylık uygulama sonuçları ve ikinci altı aya ilişkin beklentiler, hedefler ve faaliyetler üst yönetici tarafından onaylandıktan sonra uygun araçlarla ve Belediyemiz web sitesinde yayımlanarak her yılın temmuz ayı içinde kamuoyuna açıklanacaktır. Mali Hizmetler / Müdrülüğü Faaliyet, proje, bütçe uygulama ve değerlendirme sonuçları gelecek beklentilerine ilişkin raporlar, Mali Hizmetler ve Plan ve Proje tarafından mevzuata uygun şekil ve içerik olarak belirlenecek ve yayımlanacak. Her yılın Temmuz ayı içinde BİS 14.3 Faaliyet sonuçları ve değerlendirmeler idare faaliyet raporunda gösterilmeli ve duyurulmalıdır. Faaliyet Raporu her yıl düzenli olarak hazırlanmaktadır. Hazırlanmış olan Raporu web sitesinde yayınlanmaktadır. BİS 14.4 Faaliyetlerin gözetimi amacıyla idare içinde yatay ve dikey raporlama ağı yazılı olarak belirlenmeli, birim ve personel, görevleri ve faaliyetleriyle ilgili hazırlanması gereken raporlar hakkında bilgilendirilmelidir. Entegre Yönetim Sistemi kapsamında tanımlanan periyotlarda yapılan raporlamalar, stratejik plan, performans programı ve bütçe esas alınarak performans göstergeleri raporları yapılmaktadır. raporlamalar Yönetim Gözden Geçirme toplantılarında yapılmaktadır. BİS15 Kayıt ve dosyalama sistemi:idareler, gelen ve giden her türlü evrak dahil iş ve işlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip olmalıdır.

26 4- BİLGİ VE İLETİŞİM Öngörülen veya ler veya BİS 15.1 Kayıt ve dosyalama sistemi, elektronik ortamdakiler dahil, gelen ve giden evrak ile idare içi haberleşmeyi kapsamalıdır. Kayıt ve dosyalama standart dosyalama sistemi ile, elektronik ortamdakiler dahil, gelen ve giden evrak ile idare içi haberleşmeyi kapsamaktadır. -Bilgi İşlem Doküman yönetim prosedürü ve standart dosyalama sistemi ile elektronik ortamdakiler dahil gelen ve giden evrak ile idare içi haberleşme kapsamaktadır. BİS 15.2 Kayıt ve dosyalama sistemi kapsamlı ve güncel olmalı, yönetici ve personel tarafından ulaşılabilir ve izlenebilir olmalıdır. Kayıt ve dosyalama sistemi kapsamlı ve güncel olup, yönetici ve personel tarafından ulaşılabilir ve izlenebilirdir. -Bilgi İşlem Doküman yönetim prosedürü ve bilgisayar ortamında oluşturulan dokümanların yönetimi talimatı ile ulaşılabilir ve izlenebilir olması sağlanmaktadır. BİS 15.3 Kayıt ve dosyalama sistemi, kişisel verilerin güvenliğini ve korunmasını sağlamalıdır. Kayıt ve dosyalama sistemi, kişisel verilerin güvenliğini ve korunmasını sağlamaya yönelik olarak yapılandırılmıştır. Bilgi İşlem Kurumumuzda standart dosya planı uygulanmaktadır BİS 15.4 Kayıt ve dosyalama sistemi belirlenmiş standartlara uygun olmalıdır. Kayıt ve dosyalama sistemi belirlenmiş standartlara uygundur. -Bilgi İşlem Kurumumuzda standart dosya planı uygulanmaktadır BİS 15.5 Gelen ve giden evrak zamanında kaydedilmeli, standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılmalı ve arşiv sistemine uygun olarak muhafaza edilmelidir. Gelen ve giden evrak zamanında kaydedilmekte, standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılmakta ve arşiv sisteminde uygun olarak muhafaza edilmektedir.. -Bilgi İşlem Kurumumuzda standart dosya planı uygulanmaktadır

27 4- BİLGİ VE İLETİŞİM Öngörülen veya ler veya BİS 15.6 İdarenin iş ve işlemlerinin kaydı, sınıflandırılması, korunması ve erişimini de kapsayan, belirlenmiş standartlara uygun arşiv ve dokümantasyon sistemi oluşturulmalıdır. İdarenin iş ve işlemlerinin kaydı, sınıflandırılması, korunması ve erişimini de kapsayan, belirlenmiş standartlara uygun arşiv ve dokümantasyon sistemi oluşturulmuştur. -Bilgi İşlem Kurumumuz arşiv faaliyetleri kalite sistemi kapsamında tanımlanmış ve uygulanmaktadır. BİS16 Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi:idareler, hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların belirlenen bir düzen içinde bildirilmesini sağlayacak yöntemler oluşturmalıdır. BİS 16.1 BİS 16.2 BİS 16.3 Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemleri belirlenmeli ve duyurulmalıdır. Yöneticiler, bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar hakkında yeterli incelemeyi yapmalıdır. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personele haksız ve ayırımcı bir muamele yapılmamalıdır. Hata, Usulsüzlük ve yolsuzlukların tespiti ve bildirilmesine ilişkin süreç, işlemler düzenli olarak kontrol edilmekte, iç denetçi (İç Denetçi kadrosu karşılığı görevli kimse yoktur.) tarafından incelenmektedir. Tespitler karşısında mevzuatın belirlediği önlemler alınmakta ve sonuçlarına ilişkin soruşturmalar gerçekleştirilmektedir. Teftiş Kurulu / Kaynakları ve / Hukuk İşleri

28 5- İZLEME Öngörülen veya ler veya Tamamlan ma İS17 İç kontrolün değerlendirilmesi:idareler iç kontrol sistemini yılda en az bir kez değerlendirmelidir. İS 17.1 İç kontrol sistemi, sürekli izleme veya özel bir değerlendirme yapma veya bu iki yöntem birlikte kullanılarak değerlendirilmelidir. İç Kontrol sistemi vardır. Ancak iyileştirmeye yönelik çalışmalar devam etmektedir İç kontrol sisteminin işleyişine ilişkin periyodik aralıklarla tüm birimlerle çalışmalar yapılacaktır. Hazırlanacak olan eylem planı sonuçları gözlemlenecektir. İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu Raporlar Sürekli İS 17.2 İç kontrolün eksik yönleri ile uygun olmayan kontrol yöntemlerinin belirlenmesi, bildirilmesi ve gerekli önlemlerin alınması konusunda süreç ve yöntem belirlenmelidir İç kontrol sisteminin eksik yönleri vatandaş şikayet istek ve önerileri, iç ve dış denetimlerin raporlarının değerlendirilmesi sonucunda ortaya çıkan uygunsuzluklara ilişkin düzenleyici ve düzeltici önlemlerin alınması sağlanacaktır. İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu Düzeltici önleyici faaliyet raporları Sürekli İS 17.3 İç kontrolün değerlendirilmesine idarenin birimlerinin katılımı sağlanmalıdır İç kontrol sistemi Yönetim Gözden Geçirme toplantılarında gözden geçirilerek tüm birimlerin katılımı sağlanacaktır. İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu Yönetim Gözden Geçirme Toplantı Tutanağı Sürekli İS 17.4 İç kontrolün değerlendirilmesinde, yöneticilerin görüşleri, kişi ve/veya idarelerin talep ve şikâyetleri ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporlar dikkate alınmalıdır İç kontrol sistemi Yönetim Gözden Geçirme toplantılarında gözden geçirilerek tüm birimlerin katılımı sağlanacaktır. İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu Yönetim Gözden Geçirme Toplantı Tutanağı Sürekli İS 17.5 İç kontrolün değerlendirilmesi sonucunda alınması gereken önlemler belirlenmeli ve bir eylem planı çerçevesinde uygulanmalıdır İç kontrol sistemi Yönetim Gözden Geçirme toplantılarında gözden geçirilerek tüm birimlerin katılımı sağlanacaktır. İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu Yönetim Gözden Geçirme Toplantı Tutanağı Yılda bir kere İS18 İç denetim:idareler fonksiyonel olarak bağımsız bir iç denetim faaliyetini sağlamalıdır. İS 18.1 İç denetim faaliyeti İç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenen standartlara uygun bir şekilde yürütülmelidir. İç denetçi kadrosu bulunmakla birlikte, bu kadrolara atama yapılmamıştır. Üst Yönetici lar Mali Bakanlığı İç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenmiş ve uygulanmaktadır Atamanın 2010 yılında yapılması gerekmektedir. İS 18.2 İç denetim sonucunda idare tarafından alınması gerekli görülen önlemleri içeren eylem planı hazırlanmalı, uygulanmalı ve izlenmelidir. İç denetçi kadrosu bulunmakla birlikte, bu kadrolara atama yapılmamıştır. Üst Yönetici Uygulama ve izlemeler İç Denetim Koordinasyon Kurulu 3. düzey mevzuata uygun olarak yapılmaktadır Atama yapıldığı takdirde mevzuata uygun işlem yapılacaktır.