1- KONTROL ORTAMI. Öngörülen Eylem veya Eylemler

Transkript

1 1- KONTROL ORTAMI Standart Kod Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Sorumlu veya Çalışma grubu üyeleri İşbirliği Yapılacak 1 Etik Değerler ve Dürüstlük: Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. 1.1 İç kontrol sistemi ve işleyişi yönetici ve personel tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidir. İç kontrol sistemi ve işleyişi yönetici ve personel tarafından gözden geçirilme ihtiyacı vardır. 1.1 İç kontrol sistemi ve işleyişinin tüm harcama birimlerine tanıtılması, bilgi verilmesi için gerekli görülen eğitimlerin yapılması Toplantı, eğitim 1.2 İdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek Belediye Başkanı, başkan yardımcıları ve birim müdürlerinin katılımı ile bir dizi çalışma düzenlenerek sahiplenme artırılmıştır. 1.2 İç kontrol sisteminin uygulanmasında yöneticilerin mevzuata sahip bir çalışma içerisinde personele örnek olmaları için birimler arası paylaşım ve değerlendirme toplantıları yapılarak, üst yönetim tarafından izleme ve değerlendirmesi, İzleme ve Yönlendirme Toplantı, raporlama 1.3 Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu kurallara uyulmalıdır. Makul düzeyde değildir. Geliştirilmeye ihtiyacı vardır. 1.3 Etik kurallarının tüm personele yeniden duyurulması ve etik sözleşmesi imzalamamış olanlara imzalatılması Tüm Personel Eğitim, sözleşme 1.4 Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmalıdır. Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmaktadır Belediyenin amaç ve hedefleriyle ilgili yıllık raporlama yapılacak ve değerlendirmeye tabii tutulacaktır. Hazırlanan raporların düzenli olarak çeşitli iletişim araçlarıyla kamuoyuna açıklanması Rapor hazırlanması 1.5 İdarenin personeline ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılmalıdır. İdare personeline ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranmaktadır Her yıl çalışan memnuniyeti anketi yapılarak, sonuçlar üst yönetime raporlanacaktır Hizmet verilenlere adil ve eşit davranılıp davranılmadığı hususunda her yıl hizmet değerlendirme anketleri düzenlenecektir., Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Analizler, Raporlar 1.6 İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir bir şekilde yıllık faaliyet raporu ve stratejik plan ile desteklenmiştir Faaliyetlere ilişkin bilgi ve belgeler zamanında düzenlenecek ve mevzuatına uygun istenilen durumlarda ilgililere verilebilir halde tutulacaktır. Faaliyet Raporu, Kesin Hesap Raporu, Denetim Raporu, İç Kontrol Güvence Beyanı Her Yıl 2 Misyon, organizasyon yapısı ve görevler: İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır. 2.1 İdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmeli, duyurulmalı ve personel tarafından benimsenmesi sağlanmalıdır. İdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmiştir, duyurulmuştur Personel tarafından benimsenip uygulanması Stratejik Plan, Kalite El Kitabı, Panolarda Duyuru, Web sayfası 2.2 Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır. Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere yeni oluşturulan organizasyon şeması doğrultusunda görev tanımlarında revizyon yapılması gerekmektedir. 2.2 İş analizi çalışmasından sonra belediyemiz çalışanlarının görev tanımları yeniden yapılarak, üst yönetici onayından sonra personele tebliğ edilecektir. Görev tanımları İdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere ilişkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluşturulmalı ve personele bildirilmelidir. İdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere ilişkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev tanımları mevcuttur. Ancak görev dağılım çizelgeleri yapılmalıdır. 2.3 Belediyemiz birimlerinde yürütülmekte olan iş analizi çalışmasının tamamlanmasının ardından görev dağılım çizelgeleri yapılarak personele tebliğ edilecektir., Görev dağılım çizelgeleri İdarenin ve birimlerinin teşkilat şeması olmalı ve buna bağlı olarak fonksiyonel görev dağılımı belirlenmelidir. İdarenin ve birimlerinin teşkilat şeması bulunmaktadır. Buna bağlı olarak fonksiyonel görev dağılımında güncelleme yapılmalıdır. 2.4 Teşkilat Şemasına göre görev dağılımı güncellenecektir. Teşkilat şeması

2 1- KONTROL ORTAMI Standart Kod 2.5 Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı İdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde Başkanlık birimlerinin organizasyon yapısı, yetki, sorumluluk ve hesap verilebilirlik ilkesi ile ilgili değerlendirmeler sonucunda düzenlenmiştir. Hiyerarşik yapıya göre astlardan üstlere doğru kısmi bir raporlama sistemi mevcuttur Belediyenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde oluşturulan yapı korunacaktır. Sorumlu veya Çalışma grubu üyeleri İşbirliği Yapılacak Tebliğ 2.6 İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır. Hassas görevler hangi görevler olduğu belirlenmiş, fakat bu görevlere ilişkin prosedürler oluşturulmamıştır. 2.6 Hassas görevler tanımlanarak prosedürler oluşturulacak ve personele duyurulacaktır. Tanımlamalar ve duyuru Acil Afet Planı Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar oluşturmalıdır. Belediyemizde birim yöneticileri verilen görevlerin kontrolünü hiyerarşik kontrollerle sağlamaktadır yöneticileri verilen görevlerin sonuçlarını personelle yapacakları toplantılar ile değerlendirme sistemi oluşturacak ve sonuçların raporlanması Tüm birim yöneticileri Faaliyet Raporları,YGG toplantı tutanakları 3 Personelin yeterliliği ve performansı: İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır. 3.1 İnsan kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini sağlamaya yönelik İnsan kaynakları yönetimi idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini sağlamaya yöneliktir. Ancak geliştirilmeye ihtiyaç vardır. 3.1 in insan kaynağı ihtiyacı belirlenerek amaç ve hedeflerin gerçekleşmesi aşamasında varolan eksikliklerin giderilmesi için çalışmalar yapılacaktır. Eğitim İnsan kaynakları açısından belirlenen hedeflere uygun yapılacak çalışmalar. 3.2 İdarenin yönetici ve personeli görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip Belediyemizde yönetici ve personel görevlerini yerine getirmede kullandıkları bilgi ve deneyimlerin geliştirilmesi için kurum içinde yeterli ölçüde hizmet içi eğitim yapılmaktadır Personelin görevine uygun olarak çalıştığı konu hakkında gerek kurum içinde gerekse kurum dışında eğitim alması ve kurslara, seminerlere ve toplantılara katılmaları Eğitim, toplantı, kurs, seminer 3.3 Mesleki yeterliliğe önem verilmeli ve her görev için en uygun personel seçilmelidir. Mesleki yeterliliğe önem verilmekte ve her görev için en uygun personel seçilmektedir Çalışanlarımızda mesleki yeterliliğe önem verilerek, her görev için en uygun personel çalıştırılmasına özen gösterilecektir. Görevlendirmeler 3.4 Personelin işe alınması ile görevinde ilerleme ve yükselmesinde liyakat ilkesine uyulmalı ve bireysel performansı göz önünde bulundurulmalıdır. Mevzuata göre istihdam edilen personelle ilgili görevde yükselme, ilerleme ve unvan değişikliği hususları ilgili yönetmeliğe tabi olarak gerçekleştirilmektedir. 3.4 Personelin işe alınması ile görevde ilerleme ve yükselme mevzuatı liyakat ilkesi çerçevesinde gözden geçirilecektir. Objektif ve şeffaf değerlendirme kriterleri 3.5 Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmeli, bu ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetleri her yıl planlanarak yürütülmeli ve gerektiğinde güncellenmelidir. tarafından birimlerden alınan talepler ve eğitim ihtiyaçları doğrultusunda hizmet içi eğitim programı oluşturulmaktadır lerin eğitim ihtiyaçları bir önceki yıl içinde bütçe hazırlama döneminde belirlenerek, planlanan eğitim uygulamaları sağlanacak ve değerlendirilecektir Yıl içerisinde ihtiyaçlar doğrultusunda eğitim planında güncellemeler yapılacaktır. Eğitim 3.6 Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yöneticisi tarafından en az yılda bir kez değerlendirilmeli ve değerlendirme sonuçları personel ile görüşülmelidir. Personelin yeterliliği ve performansı ile ilgili ilk değerlendirmeler yapılmıştır. Ancak yeterli değildir Personelin yeterliliği ve performansı, mevzuatın öngördüğü çerçevede değerlendirilecektir Değerlendirme sonuçları personel ile görüşülecektir. Eğitim Rapor Her Yıl 3.7 Performans değerlendirmesine göre performansı yetersiz bulunan personelin performansını geliştirmeye yönelik önlemler alınmalı, yüksek performans gösteren personel için ödüllendirme mekanizmaları geliştirilmelidir. Stratejik Planda insan kaynaklarını daha etkin ve verimli hale getirme konusu hedef olarak belirlenmiştir Performansı yetersiz bulunan personelin performansını geliştirmeye yönelik eğitimler verilecektir Sayılı Kanunun 122 inci ve 123 üncü maddeleri ile 5393 Sayılı Kanunun 49 uncu maddelerin uygulamaları Eğitim Eğitim ve ödüllendirme ile yüksek performanslı personel.

3 1- KONTROL ORTAMI Standart Kod Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Sorumlu veya Çalışma grubu üyeleri İşbirliği Yapılacak 3.8 Personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine ilişkin önemli hususlar yazılı olarak belirlenmiş olmalı ve personele duyurulmalıdır. Personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine ilişkin önemli hususlar yazılı olarak belirlenmiş ve personele duyurulmaktadır. 3.8 Personel istihdamı, yer değiştime,üst göreve atanma,eğitim,performans değerlendirilmesi, özlük hakları gibi hususlar yeni bir düzenlemeyle yazılı hale getirilip mevzuata uygun şekilde iletişim araçlarının tamamı kullanılarak personele duyurulacaktır. Form 4 Yetki Devri: İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır. 4.1 İş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmeli ve personele duyurulmalıdır. İş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmiş olup, personele duyurulması sağlanmıştır. 4.1 İş akış sürecine bağlı hiyerarşi içinde evrak imza ve onaylama yetkilileri güncellenip, yeniden hazırlanarak imza yönergesi ile personele bildirilecektir. Yazı İşleri, İnsan Kaynakları Hukuk İşleri Yönerge 4.2 Yetki devirleri, üst yönetici tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek şekilde yazılı olarak belirlenmeli ve ilgililere bildirilmelidir. İmza Yönergesi mevcuttur Belediye Başkanı tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde devredilen yetkinin sınırlarını İmza Yönergesi ile yazılı olarak belirlenmiş olup birimlere bildirilecektir. Yazı İşleri Hukuk İşleri Yönerge 4.3 Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumludur. 4.3 Gerektiğinde yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olarak güncellenecektir. Yazı İşleri Hukuk İşleri Yönerge 4.4 Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği deneyime ve yeteneğe sahip kişilerden seçilmiştir Uygulama devam ettirilecektir. Yazı İşleri, İnsan Kaynakları Devir işlemi 4.5 Yetki devredilen personel, yetkinin kullanımına ilişkin olarak belli dönemlerde yetki devredene bilgi vermeli, yetki devreden ise bu bilgiyi aramalıdır. Belediyemizde yetki devredilen ile yetkiyi devreden personel arasında bilgi akışı sağlanmaktadır. 4.5 Yetki devredilen personel, yetkinin kullanımına ilişkin olarak belli dönemlerde yetki devredene bilgi verecek, yetki devredenin ise bu bilgiyi araması hususunda Yönetim Bilgi Sistemi geliştirilecektir. Özel Kalem Bilgi akışı - Raporlar

4 Standart Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Kod 2- RK DEĞERLENDİRME Sorumlu veya Çalışma grubu üyeleri İşbirliği Yapılacak Tamamlan ma RDS5 Planlama ve Programlama: İdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluşturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır. RDS 5.1 İdareler, misyon ve vizyonlarını oluşturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performanslarını ölçmek, izlemek ve değerlendirmek amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlamalıdır. Belediyemiz yılları arasını kapsayan stratejik planını hazırlamıştır. 5.1 Belediyemizde performans ölçmek, izlemek ve değerlendirmek amacıyla katılımcı yöntemler geliştirilerek, birimlerden aylık/üç aylık/altı aylık/yıllık raporlar istenecektir. Stratejik Plan ve Performans Programı İzleme Ölçme Değerlendirme Raporları 2015/2019 RDS 5.2 İdareler, yürütecekleri program, faaliyet ve projeleri ile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içeren performans programı hazırlamalıdır. Her yıl Performans Programı hazırlanmaktadır. 5.2 Belediyemizin yürüteceği program,faaliyet ve projeleri ile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içeren performans programının uygulanması Mali Hizmetler, Strateji Geliştirme Performans programı izleme raporu ve Yıllık Faaliyet Raporları Her yıl RDS 5.3 İdareler, bütçelerini stratejik planlarına ve performans programlarına uygun olarak hazırlamalıdır. Belediyemizin bütçesi stratejik plan ve performans programına uygun olarak hazırlanmıştır. 5.3 Belediyemizin bütçesinin stratejik planlarına ve performans programlarına uygunluğu Mali hizmetler müdürlüğü, Strateji Geliştirme Gerçekleşen gider bütçesi Her yıl RDS 5.4 Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğunu sağlamalıdır. Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygun hareket etmektedirler. 5.4 yöneticileri gerçekleşen faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programlarıyla belirlenen amaçlara uygunluğunu düzenli periyodlarla rapor edeceklerdir. İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Tüm ler Raporlar RDS 5.5 Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde idarenin hedeflerine uygun özel hedefler belirlemeli ve personeline duyurmalıdır. Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde idarenin hedeflerine uygun hareket etmektedir. 5.5 Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde idarenin hedeflerine uygun birim hedefleri belirleyip personeline duyuracaktır. Tüm birim yöneticileri Strateji Geliştirme İş planları, tebliğler ve toplantı tutanakları. RDS 5.6 İdarenin ve birimlerinin hedefleri, spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli İdarenin ve birimlerinin hedefleri, spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve sürelidir. 5.6 Uygulamaya devam edilecektir. Tüm birim yöneticileri İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Tutanaklar, Raporlar

5 Standart Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Kod 2- RK DEĞERLENDİRME Sorumlu veya Çalışma grubu üyeleri İşbirliği Yapılacak Tamamlan ma RDS6 Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi: İdareler, sistemli bir şekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir. RDS 6.1 İdareler, her yıl sistemli bir şekilde amaç ve hedeflerine yönelik riskleri belirlemelidir. ler tarafından hedeflere yönelik belirlenen risk analizi yeterli düzeyde değildir. 6.1 ler hedeflerine yönelik risklerin belirlenmesi ve raporlanmasını sağlayacaklardır. İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Risk değerlendirme raporları RDS 6.2 Risklerin gerçekleşme olasılığı ve muhtemel etkileri yılda en az bir kez analiz edilmelidir. 6.2 Risklerin gerçekleşme olasılığı ve muhtemel etkileri yılda en az bir kez analiz edilecektir. İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Değerlendirme raporları RDS 6.3 Risklere karşı alınacak önlemler belirlenerek eylem planları oluşturulmalıdır. Risklere karşı alınacak önlemler belirlenerek eylem planları oluşturulmuş, revize edilmelidir. 6.3 Risklere karşı alınacak önlemler belirlenerek eylem planları yeniden gözden geçirilecektir. Strateji Geliştirme planı

6 3- KONTROL FAALİYETLERİ Standart Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Sorumlu veya Çalışma grubu üyeleri İşbirliği Yapılacak 7 Kontrol stratejileri ve yöntemleri: İdareler, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan ve riskleri karşılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır. 7.1 Her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol strateji ve yöntemleri (düzenli gözden geçirme, örnekleme yoluyla kontrol, karşılaştırma, onaylama, raporlama, koordinasyon, doğrulama, analiz etme, yetkilendirme, gözetim, inceleme, izleme v.b.) belirlenmeli ve uygulanmalıdır. Kalite Yönetim Sistemi dahilinde her yıl iç ve dış tetkik toplantıları yapılmaktadır. 7.1 Her birim tarafından risklerin tespit edilmesi, önlenmesi ve düzeltilmesi için kontrol mekanizmaları oluşturulacaktır. Risk ve kontrol stratejileri 7.2 Kontroller, gerekli hallerde, işlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrolleri de kapsamalıdır. Faliyetler için işlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrol mekanizmaları geliştirilmelidir. 7.2 Belediyemizde iş akışı gerekli hallerde; işlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrolleri kapsayacak şekilde uygulanacaktır. İş akış süreci 7.3 Kontrol faaliyetleri, varlıkların dönemsel kontrolünü ve güvenliğinin sağlanmasını kapsamalıdır. Taşınır işlemleri ve taşınmaz kayıtları yapılmakta, ancak kısmi eksiklikler bulunmaktadır. 7.3 Taşınır veya taşınmaz işlemleri dahil olmak üzere, varlıkların dönemsel kontrolü belge ve kayıtlara göre yapılacak ve güvenliği Mali Hizmetler Periyodik kontrol ve kayıtlar 7.4 Belirlenen kontrol yönteminin maliyeti beklenen faydayı aşmamalıdır. Belirlenen kontrol yönteminin maliyeti beklenen faydayı aşmamaktadır. 7.4 Belirlenen kontrol yöntemi maliyetinin beklenen faydayı aşmaması için fayda/maliyet analizi yapılacaktır. Mali Hizmetler Fayda/ maliyet analizi 8 Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi: İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara ilişkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin erişimine sunmalıdır. 8.1 İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri hakkında yazılı prosedürler belirlemelidir. İdaremiz, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri hakkında yazılı prosedürleri belirlemiştir. 8.1 İdaremiz, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri hakkında yazılı olan prosedürler geliştirilecektir. Mali Hizmetler Yazılı prosedürler 8.2 Prosedürler ve ilgili dokümanlar, faaliyet veya mali karar ve işlemin başlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması aşamalarını kapsamalıdır. Faaliyet veya mali karar ve işlemin başlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması aşamalarını kapsamaktadır. 8.2 Faaliyet veya mali karar ve işlemin başlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması aşamaları uygulanmaya devam edilecek ve geliştirilecektir. Mali Hizmetler Yazılı prosedür ve dökümanlar 8.3 Prosedürler ve ilgili dokümanlar, güncel, kapsamlı, mevzuata uygun ve ilgili personel tarafından anlaşılabilir ve ulaşılabilir Prosedürler ve ilgili dokümanlar, güncel, kapsamlı, mevzuata uygun ve ilgili personel tarafından anlaşılabilir ve ulaşılabilirdir. Yeni oluşturulan birimler teşkilat şemasına göre revize edilmelidir. 8.3 Belirlenen prosedürler ve ilgili dökümanların güncelliğini, mevzuata uygunluğunu, anlaşılabilirliğini ve ulaşılabilirliğini sağlamak üzere, ilgili dokümanlarını güncellemeye devam edeceklerdir. Mali Hizmetler KYS 9 Görevler ayrılığı:hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaştırılmalıdır. 9.1 Her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri farklı kişilere verilmelidir. İş akış şeması doğrultusunda mevcut personel tarafından yürütülen işlerin her aşaması farklı personelce yürütülecek şekilde düzenlenmiştir. 9.1 lerce yürürlükteki mevzuat çerçevesinde her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri için iş akış şemaları ve mevzuat doğrultusunda otokontrolü sağlayacak şekilde işlerin farklı kişiler tarafından yapılması, İş akış şemaları ve görev tanımları 9.2 Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamadığı idarelerin yöneticileri risklerin farkında olmalı ve gerekli önlemleri almalıdır. yöneticileri personel yetersizliği durumunda bütçe imkanları doğrultusunda yeni personel temini için gerekli önlemleri almaktadır. 9.2 Faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri için farklı personel belirlenmesinin mümkün olmaması durumunda karşılaşılacak risklerin azaltılmasına yönelik olarak birim amirleri tarafından gerekli tedbirler uygulanacaktır. Personel görevlendirme yazısı

7 3- KONTROL FAALİYETLERİ Standart Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Sorumlu veya Çalışma grubu üyeleri İşbirliği Yapılacak 10 Hiyerarşik kontroller:yöneticiler, iş ve işlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir şekilde kontrol etmelidir Yöneticiler, prosedürlerin etkili ve sürekli bir şekilde uygulanması için gerekli kontrolleri yapmalıdır. Yöneticiler prosedürlerin uygulanması aşamasında gerekli kontrolleri yapmaktadırlar Yöneticiler yapılan işin istenen standartta olması için işi yapan personeli kontrol edecek ve herbir aşamadaki kontroller bir önceki işlemi kapsayacak şekilde gerçekleşecektir. Yapılan kontrol raporları 10.2 Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini izlemeli ve onaylamalı, hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için gerekli talimatları vermelidir. Yöneticiler tespit ettikleri hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için önlemler alarak gerekli talimatları personeline vermektedir Yöneticiler periyodik olarak yaptığı kontrollerde personelin mevzuata ve iş süreçlerine aykırı iş ve işlemleri için düzeltici talimatlar verecek ve hizmet içi eğitimler düzenlenecektir. Kontrol ve talimatlar 11 Faaliyetlerin : İdareler, faaliyetlerin ni sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem veya mevzuat değişiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin ni etkileyen nedenlere karşı gerekli önlemler alınmalıdır. Gerekli önlemler alınmaktadır Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem veya mevzuat değişiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin ni etkileyen nedenlere karşı gerekli önlemler alınacaktır. Bilgilendirme, eğitim toplantıları Gerekli hallerde usulüne uygun olarak vekil personel görevlendirilmelidir. Görevinden ayrılan personelin, iş veya işlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de içeren bir rapor hazırlaması ve bu raporu görevlendirilen personele vermesi yönetici tarafından sağlanmalıdır. Belediyemizde personel yetersizliği durumunda usule uygun şekilde vekil personel görevlendirilmektedir Gerekli hallerde usulüne uygun olarak vekil personel görevlendirmek suretiyle faaliyetlerin ni sağlamaya yönelik önlemler alınacaktır. Görevinden ayrılan personelin yürüttüğü göreviyle ilgili raporlar hazırlatılıp yeni görevlendirilen personele sunulacak, devir işlemi yapılmadan personelin ayrılmasına izin verilmeyecektir. Tüm birim yöneticileri Görevlendirme, Görev tanımları Rapor ve devir işlemleri 12 Bilgi sistemleri kontrolleri:idareler, bilgi sistemlerinin ni ve güvenilirliğini sağlamak için gerekli kontrol mekanizmaları geliştirmelidir Bilgi sistemlerinin ni ve güvenilirliğini sağlayacak kontroller yazılı olarak belirlenmeli ve uygulanmalıdır. Bilgi sistemlerinin ni ve güvenilirliğini sağlayacak kontroller yazılı olarak belirlenmemiştir Bilgi sistemlerinin ni ve güvenilirliğini sağlayacak kontroller yazılı olarak belirlenecek ve uygulanacaktır. Rapor, dökümanlar 12.2 Bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim konusunda yetkilendirmeler yapılmalı, hata ve usulsüzlüklerin önlenmesi, tespit edilmesi ve düzeltilmesini sağlayacak mekanizmalar oluşturulmalıdır Bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim konusunda yetkilendirmeler yapılmalı, hata ve usulsüzlüklerin önlenmesi, tespit edilmesi ve düzeltilmesini sağlayacak mekanizmalar oluşturulacaktır. Bilgilendirme, eğitim çalışmaları 12.3 İdareler bilişim yönetişimini sağlayacak mekanizmalar geliştirmelidir. Mevcut durum yeterlidir Belediyemizde bilişim yönetişimini sağlayacak mekanizmalar geliştirilecektir. Yazılım geliştirme ve güncellemeleri

8 4- LGİ VE İLETİŞİM Standa rt Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Kod Sorumlu veya Çalışma grubu üyeleri İşbirliği Yapılacak Tamamlanm a S13 Bilgi ve iletişim: İdareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine sahip S 13.1 İdarelerde, yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve iletişim sistemi İdaremizde, yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve iletişim sistemi için uygun altyapımız vardır. Geliştirilmelidir Yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve iletişim sistemi iyileştirme çalışmalarına devam edilecektir. Yazışma, e-posta, telefon, internet sitesi S 13.2 Yöneticiler ve personel, görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiye zamanında ulaşabilmelidir. Mevcut durum yeterlidir. İyileştirmeler devam edecektir Bilgi güvenliği ve yönetimi konusunda Kurum stratejisi oluşturulacak ve prosedüre bağlanacaktır. KYS S 13.3 Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir Mevcut durum yeterlidir. İyileştirmeler devam edecektir ler faaliyetleriyle ilgili bilgileri sürekli olarak güncelleyeceklerdir. Veri güncellemeleri S 13.4 Yöneticiler ve ilgili personel, performans programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanında erişebilmelidir. Mevcut durum yeterlidir. İyileştirmeler devam edecektir Performans Programı izleme ve ölçme sistemi geliştirilecektir., Mali Hizmetler Raporlar, Formlar S 13.5 Yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkanı sunacak şekilde tasarlanmalıdır TBB ile bilikte yürütülmekte olan yazılım çerçevesinde birimlerin faaliyet alanlarına giren konularda düzenli bilgi akışını sağlayacak bir yönetim bilgi sistemi oluşturulacaktır. Yazılım programı S 13.6 Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde beklentilerini görev ve sorumlulukları kapsamında personele bildirmelidir. Personele bildirilmektedir Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde beklentilerini görev ve sorumlulukları kapsamında personele bildirilecektir. Görev tanımları S 13.7 İdarenin yatay ve dikey iletişim sistemi personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını iletebilmelerini sağlamalıdır. İyileştirmeler devam edecektir Personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarının belirlenebilmesi için öneri ve şikayet kutusu, anket çalışmaları, yüz yüze görüşmeyi sağlayacak toplantılar yapılacaktır. Bu konularla ilgili iletişim kanallarının açık tutulabilmesi için elektronik ortamdan azami derecede istifade edilmesi İyileştirme için kullanılabilecek öneri ve şikayet başvuruları S14 Raporlama:İdarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır. S 14.1 İdareler, her yıl, amaçları, hedefleri, stratejileri, varlıkları, yükümlülükleri ve performans programlarını kamuoyuna açıklamalıdır. Belediyemizin amaçları,hedefleri, stratejileri,varlıkları,yükümlülükleri ve performans programları her yıl kamuoyuna açıklanmaktadır Yayınlanmaya devam edilecektir. Basın Yayın ve Halkla İlişkiler, İnternette yayını, Basın Bültenleri, Faaliyet Raporları Her yıl S 14.2 İdareler, bütçelerinin ilk altı aylık uygulama sonuçları, ikinci altı aya ilişkin beklentiler ve hedefler ile faaliyetlerini kamuoyuna açıklamalıdır. Kurumumuz bu çalışmaları yıllık yapmaktadır Belediye bütçesinin ilk altı aylık uygulama sonuçları ve ikinci aya ait beklentileri, hedefleri ve faaliyetleri Web sitesinde yayımlanarak kamuoyuna duyurulacaktır. Mali Hizmetler Basın Yayın ve Halkla İlişkiler, Duyuru Altı ayda bir

9 4- LGİ VE İLETİŞİM Standa rt Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Kod Sorumlu veya Çalışma grubu üyeleri İşbirliği Yapılacak Tamamlanm a S 14.3 Faaliyet sonuçları ve değerlendirmeler idare faaliyet raporunda gösterilmeli ve duyurulmalıdır. Faaliyet sonuçları ve değerlendirmeler idare faaliyet raporunda gösterilmekte ve duyurulmaktadır Yayınlanmaya devam edilecektir. Tüm ler Faaliyet Raporu Her yıl Nisan ayı S 14.4 Faaliyetlerin gözetimi amacıyla idare içinde yatay ve dikey raporlama ağı yazılı olarak belirlenmeli, birim ve personel, görevleri ve faaliyetleriyle ilgili hazırlanması gereken raporlar hakkında bilgilendirilmelidir. Faaliyetlerin gözetimi amacıyla idare içinde yatay ve dikey raporlama ağı yazılı olarak belirlenmiştir Faaliyetlerin gözetimi amacıyla idare içinde yatay ve dikey raporlama ağı yazılı olarak belirlenecek, birimlerin ve personellerin, görevleri ve faaliyetleri ile ilgili hazırlamaları gereken raporları kapsayan iş takvimi oluşturulup personel bilgilendirilecektir. Tüm ler Rapor S15 Kayıt ve dosyalama sistemi:idareler, gelen ve giden her türlü evrak dahil iş ve işlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip S 15.1 Kayıt ve dosyalama sistemi, elektronik ortamdakiler dahil, gelen ve giden evrak ile idare içi haberleşmeyi kapsamalıdır. Mevcut durum yeterlidir Standart Dosya Planı çerçevesinde kayıt ve dosyalama sistemi, elektronik ortamdakiler dahil, giden ve gelen evrak ile idare içi haberleşme sağlanmaya devam edilecektir. Yazı İşleri Standartlara dosyalama sistemi S 15.2 Kayıt ve dosyalama sistemi kapsamlı ve güncel olmalı, yönetici ve personel tarafından ulaşılabilir ve izlenebilir 15.2 Kayıt ve dosyalama sisteminin kapsamlı ve güncel olması, yönetici ve personel tarafından ulaşılabilir ve izlenebilir olması Yazı İşleri Tüm ler Bilgi paylaşımı S 15.3 Kayıt ve dosyalama sistemi, kişisel verilerin güvenliğini ve korunmasını sağlamalıdır. Mevcut durum yeterlidir. Yöneticilerin veya personelin gizlilik içeren bilgi ve belgelerinin güvenli olarak saklanması için arşivlemeye daha fazla önem gösterilecektir. Dijital ve basılı arşiv sisteminin yapılandırılması S 15.4 Kayıt ve dosyalama sistemi belirlenmiş standartlara uygun Kayıt ve Dosyalama işlemi 2005/7 sayılı Başbakanlık genelgesi ile Devlet Arşivleri Genel nün hazırlamış olduğu Standart Dosya Planı çerçevesinde yapılmaktadır. Ancak bazı birimlerin evrak dosyalama sistemlerinde sorunlar bulunmaktadır Kayıt ve dosyalama sistemi belirlenmiş standartlara uygun olarak devam edilecektir. standartlara uygun kayıt ve dosyalama sistemi S 15.5 Gelen ve giden evrak zamanında kaydedilmeli, standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılmalı ve arşiv sistemine uygun olarak muhafaza edilmelidir Başbakanlıkça belirlenen standart dosya planına uygunluk sağlanarak, arşiv yönetmeliği uyarınca arşivimiz yeterli hale getirilecektir. Yazı İşleri arşiv ve dökümantasyon sistemi S 15.6 İdarenin iş ve işlemlerinin kaydı, sınıflandırılması, korunması ve erişimini de kapsayan, belirlenmiş standartlara uygun arşiv ve dokümantasyon sistemi oluşturulmalıdır Arşivleme sisteminin ilgili mevzuata uygunluğuna önem gösterilecek ve her birimin kendi içinde mevcut arşivi oluşturulacaktır. Yazı İşleri arşiv ve dökümantasyon sistemi S Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi:idareler, hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların belirlenen bir düzen içinde bildirilmesini sağlayacak yöntemler oluşturmalıdır. S 16.1 Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemleri belirlenmeli ve duyurulmalıdır. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim işlemleri Etik nca belirlenmektedir 16.1 Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemleri belirlenecek ve duyurulacaktır. Eğitim Etik Kurul Duyuru S 16.2 S 16.3 Yöneticiler, bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar hakkında yeterli incelemeyi yapmalıdır. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personele haksız ve ayırımcı bir muamele yapılmamalıdır. Yöneticiler, bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar hakkında yeterli incelemeyi yapmaktadır.. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personele haksız ve ayırımcı bir muamele yapılmamaktadır Yöneticiler bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları mevzuatla belirlenen usuller çerçevesinde değerlendirip görevli birimlere bildirerek işlem yapacaklardır. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personele haksız ve ayırımcı bir muamele yapılmayacaktır. yöneticileri Eğitim Eğitim İnceleme ve soruşturma evrakları İnceleme ve soruşturma evrakları

10 5- İZLEME Standar t Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Kod Sorumlu veya Çalışma grubu üyeleri İşbirliği Yapılacak 17 İç kontrolün değerlendirilmesi:idareler iç kontrol sistemini yılda en az bir kez değerlendirmelidir İç kontrol sistemi, sürekli izleme veya özel bir değerlendirme yapma veya bu iki yöntem birlikte kullanılarak değerlendirilmelidir İç kontrol sistemi belediyemiz İzleme ve Yönlendirme tarafından altı aylık periyodlarla değerlendirilip raporlar hazırlanarak üst yöneticiye sunulacaktır. İzleme ve Yönlendirme Raporlama, analiz 17.2 İç kontrolün eksik yönleri ile uygun olmayan kontrol yöntemlerinin belirlenmesi, bildirilmesi ve gerekli önlemlerin alınması konusunda süreç ve yöntem belirlenmelidir İzleme ve Yönlendirme tarafından iç kontrolün eksik yönleri ile uygun olmayan kontrol yöntemlerinin belirlenmesi, bildirilmesi ve gerekli önlemlerin alınması konusunda süreç ve yöntemler belirlenecektir. İzleme ve Yönlendirme Değerlendirme 17.3 İç kontrolün değerlendirilmesine idarenin birimlerinin katılımı sağlanmalıdır İç kontrolün değerlendirilmesinde tüm birim yöneticilerinin katılımları İzleme ve Yönlendirme yöneticileri Değerlendirme, toplantı 17.4 İç kontrolün değerlendirilmesinde, yöneticilerin görüşleri, kişi ve/veya idarelerin talep ve şikâyetleri ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporlar dikkate alınmalıdır. İç kontrolün değerlendirilmesinde, yöneticilerin görüşleri, kişi ve/veya idarelerin talep ve şikâyetleri ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporlar dikkate alınmaktadır. Ancak yeterli değildir İç kontrolün değerlendirilmesinde, yöneticilerin görüşleri, kişi ve/veya idarelerin talep ve şikâyetleri ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporlar dikkate alınacaktır. İzleme ve Yönlendirme yöneticileri Değerlendirme, toplantı 17.5 İç kontrolün değerlendirilmesi sonucunda alınması gereken önlemler belirlenmeli ve bir eylem planı çerçevesinde uygulanmalıdır Alınması gereken önlemler belirlenip eylem planı oluşturularak uygulanacaktır. planları gerektiğinde revize edilebilecektir. İzleme ve Yönlendirme Değerlendirme 18 İç denetim:idareler fonksiyonel olarak bağımsız bir iç denetim faaliyetini sağlamalıdır İç denetim faaliyeti İç Denetim Koordinasyon tarafından belirlenen standartlara uygun bir şekilde yürütülmelidir. Kurumumuzda iç denetçi bulunmamaktadır İç Denetçi atanması halinde iç denetim Koordinasyon standartlarına uygun olarak çalışmaları yürütecektir. Atanması halinde iç denetçi İç denetim raporu 18.2 İç denetim sonucunda idare tarafından alınması gerekli görülen önlemleri içeren eylem planı hazırlanmalı, uygulanmalı ve izlenmelidir. Kurumumuzda iç denetçi bulunmamaktadır Atanması halinde eylem planları iç denetçininde sunacağı önlem ve eleştiriler göz önüne alınarak hazırlanacak ve revize edilecektir. Atanması halinde iç denetçi Revize edilmiş eylem planı