YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ 2013 MALİ YILI PERFORMANS PROGRAMI

Transkript

1 YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ 2013 MALİ YILI PERFORMANS PROGRAMI SUNUŞ Birimimiz Performans Programı, Kamu Ġdarelerince Hazırlanacak performans Programları Hakkında Yönetmelik ile Performans Programı Hazırlama Rehberinde bulunan esas usullere göre hazırlanmıģtır. Bu raporda Yazı ĠĢleri Müdürlüğünün varlığını dayandırdığı öz görevini ve gelecekte ulaģmayı hedeflediği görüģünü, bu kapsamda yapacağı planları ve uygulama süreci ile ekte bulunan veriler değerlendirilecektir. Temel hedefimiz Belediyemizin koyduğu hedefler doğrultusunda görev ve sorumluluklarımızın en iyi Ģekilde yerine getirilebilmek için her türlü plan ve uygulama sürecinde paydaģlar ile verimli, nitelikli ve etkili bir hizmet vermektir. MİSYONUMUZ Misyonumuz; halkın memnuniyetine odaklı, katılımcı, Ģeffaf bir yönetim anlayıģıyla sürdürülebilir, kentsel geliģmeyi sağlamak ve hizmet kalitesini artırmaktır. Katılımcı, Ģeffaf, sonuç odaklı ve adil bir yönetim anlayıģıyla hizmetleri etkin ve verimli bir Ģekilde sunmak, kentin değiģimine yön vererek halkın yaģam standartlarını artırmaktır. Katılımcı, Ģeffaf, sonuç odaklı ve çevreci bir yönetim anlayıģıyla sürdürülebilir kentsel geliģmeye birlikte hizmet kalitesini artırarak halkın hayat standartlarını yükseltmektir. Misyonumuz; vizyonumuzu gerçeğe dönüģtürmektir. VİZYONUMUZ Halka hizmet amacımız olup, özellikle iģ ve iģlemlerimizde adalet, eģitlik, Ģeffaflık ve hesap verebilirlik ilkelerine dayalı bir anlayıģla, etik ilkelere bağlı kamu yararını her Ģeyin üstünde tutarak vatandaģlarımızın iģ ve iģlemlerini en suratlı bir biçimde yürütmeyi bütün personelimizle birlikte sürdürmenin gayreti içinde hareket ederek, bizlerden hizmet alma noktasında bulunan halkımıza hizmeti en kolay ve en iyi Ģekilde vermenin gayreti içinde olma prensibi ile hantal bürokrasinin insanlara sunduğu tembellik ve bıkkınlığı tüm çalıģan personelimiz ile birlikte yok edip kalitede ve hizmette öncü olmanın azmi içerisinde bulunmak. Yazı ĠĢleri Müdürlüğünün Performans Hedef Tablosu ve Faaliyet Maliyetleri Tablosu ektedir. 1-GENEL BİLGİLER

2 A-YETKİ-GÖREV VE SORUMLULUKLAR: Yazı ĠĢleri Müdürlüğü 5393 Sayılı Belediyeler Kanunu'nun 48. Maddesi ile Norm Kadro Ġlke Ve Standartlarına uygun olarak, Giresun Belediye Meclisinin tarih ve 166 sayılı kararı ile kurulmuģtur. Yazı ĠĢleri Müdürlüğü, evrak akıģının düzenlenmesi ve arģivlenmesi, meclis ve encümen kararlarının alınması, nikah akitlerinin yapılması ve asker ailelerine yardım edilmesi iģ ve iģlemlerini mer-i mevzuat hükümlerine göre yürütmekle görevlidir Sayılı Belediye Kanunu, 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunlarının belediyelere vermiģ olduğu yetkiler çerçevesinde Giresun Belediye Meclisince tarih ve 10 sayılı kararı ile onaylanan Yazı ĠĢleri Müdürlüğünün Görev-Yetki-Sorumluluk ve ÇalıĢma Esaslarına iliģkin Yönetmeliğin 6. maddesi ile müdürlüğün görevleri aģağıda yazıldığı Ģekildedir. a sayılı yasanın Belediye Meclisine yüklediği sorumlulukların yerine getirilmesinde koordinasyon görevi yapar, b. Meclis toplantılarını süresi içerisinde ilan edilmesini sağlar, c. Meclis toplantı tutanaklarını tutar, d. Gündemdeki dosyaları kayıt defterine iģler, e. Toplantıları kayda alır,kayıtların kaset çözümlemesini yapar ve arģivler. f. Meclis Kararlarının yazılımını sağlar, ilgili mercilerin onayını aldıktan sonra karar asıllarını ilgili birimlere intikalini sağlar ve birer nüshasını arģivler. g. Karar özetlerini ilgili birimlere ulaģtırır. h. Meclis kararları ve gündemini internette yayınlatır. i Sayılı yasanın 33. Maddesine istinaden Belediye BaĢkanı tarafından Encümen üyesi olarak görevlendirilen Yazı ĠĢleri Müdürü, mahiyetinde çalıģan elemanlar aracılığı ile encümenin çalıģma koģullarını ve karar alınmasını sağlar.kararları dikte eder. j. Encümen kayıt defterine karar numarası vererek alınan kararları kayıt yapar. Ġlgili onaylardan sonra karar suretlerini teklifin geldiği birimlere ulaģtırır. k. Karar asıllarını sırasına göre dosyalar ve arģivler. l. Belediyeye gelen tüm evrak ve belgeleri, postaları zimmetle teslim alır. Konularına göre evrak ve belgelerin ayırımım ve kaydını yaparak imza iģlemlerini tamamladıktan sonra ilgili birimlere zimmetli olarak ulaģtırılmasını sağlar m. Tüm birimlerden gelen evrakların da gerekli yerlere belirli bir düzen içerisinde sevkiyatını sağlar. n. Yazı ĠĢleri Müdürlüğü 5393 sayılı yasa ve medeni kanunla Belediye BaĢkanına görev olarak verilen resmi nikah iģlemlerini baģkanın onayı ile görevlendireceği evlendirme memuru aracılığı ile yapar. 1

3 o. Evlendirme memurluğu görev ve sorumluluk açısından bu yönetmelik hükümlerine uymak zorundadır. p. Yazı ĠĢleri Müdürlüğü muhtaç asker ailelerine 4109 sayılı kanuna istinaden Encümen Kararı alınarak asker aylığı bağlanmasını sağlar. Ġlgili yönetmeliğin 6. maddesinde belirtilen görevler ile baģkanlığın vereceği diğer görevleri yapılmasında tam yetkilidir. Aynı zamanda yapılacak görevlerden de sorumludur. B- TEŞKİLAT YAPISI Belediye Meclisinin tarih ve 166 sayılı kararı ile kurulan Yazı ĠĢleri Müdürlüğü, Belediye BaĢkan Yardımcısına bağlı olarak görevlerini yapmaktadır. TeĢkilat Ģeması aģağıda gösterilmiģtir. BELEDİYE BAŞKANI BELEDİYE BAŞKAN YARDIMCISI YAZI İŞLERİ MÜDÜRÜ ŞEF MEMURLAR İŞÇİLER SÖZLEŞMELİ C- FİZİKSEL KAYNAKLAR: 2

4 Yazı ĠĢleri Müdürlüğü, hacı Miktat mahallesi Alpaslan Caddesi No:1 deki hizmet binamızda müdürlük makamına ait 10 m2 lik, personeline ait 35 m2 lik bürolarda hizmet vermektedir. Birim personelinin kullanımına tahsis edilen lojman bulunmamaktadır. Müdürlüğün fiziksel kaynakları aģağıda gösterildiği Ģekildedir. YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ 1-Masa 2-Dizüstü Bilgisayar 3-Yazıcı 4-Müdür Koltuğu 5-Misafir Koltuğu 6-Telefon 7-Cep Telefonu 8-Etajer 9-Pano 10-Elbise Askılığı 11-Atatürk Portresi 12-Sehpa 13-Dolap 5 Adet 3 Adet YAZI İŞLERİ KALEMİ 1-ÇalıĢma Masası 2-Personel Koltuğu 3-Misafir Koltuğu 4-Atatürk Portresi 5-Bilgisayar 6-Evrak Dolabı 7-Etajer 8-Yazıcı 9-Yazıcı Sehpası 10-Güç Kaynağı 11-Klima 12-Kaset Çalar Teyp 13-Telefon 6 Adet 6 Adet 3 Adet 6 Adet 3 Adet 4 Adet 3

5 BELEDİYE BAŞKANI SEKRETERLİĞİ 1-Sekreterlik Masası 2-Koltuk 3-Bilgisayar 4-Yazıcılı Fax Cihazı 5-Telefon 6-Cep Telefonu 7-Çöp Kovası D- YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ: Yazı ĠĢleri Müdürlüğü Belediyemiz merkez hizmet binasında yer alıp Müdür odası, Yazı iģleri Kalemi ve santral olmak üzere 3 odada hizmet vermektedir. 1 Müdür, 1 ġef, 3 Memur,3 ĠĢçi ve 1 sözleģmeli personeli vardır. MÜDÜRLÜĞÜN KADRO CETVELİ VE PERSONEL DURUMU TOPLAM DOLU BOŞ SINIFI ÜNVANI KADRO KADRO KADRO ADETİ ADETİ ADETİ GİH Yazı İşleri Müdürü GİH Şef GİH Memur İşçi Sözleşmeli E- DİĞER HUSUSLAR 4

6 MECLİS ÇALIŞMALARI: YILLAR TOPLANTI SAYISI ALINAN KARARLAR SAYISI ENCÜMEN ÇALIŞMALARI: YILLAR TOPLANTI SAYISI ALINAN KARARLAR SAYISI GELEN VE GİDEN EVRAK KAYIT ÇALŞMALARI: YILLAR GELEN EVRAK GĠDEN EVRAK TOPLAM DİLEKÇE KAYIT ÇALIŞMALARI: YILLAR GELEN DĠLEKÇE CEVAPLANAN DĠLEKÇE EVLENDİRME : 5

7 YILLAR YAPILAN EVLĠLĠK II-PERFORMANS BİLGİLERİ A- TEMEL POLİTİKA VE ÖNCELİKLER: Kurumun Yazı ĠĢleri Politikası ve öncelikleri Ģunlardır. Temel politikamız önce Ġnsan felsefesiyle halkın memnuniyetine odaklı, katılımcı, Ģeffaf bir yönetim anlayıģıyla sürdürülebilir hizmet vermek.tüm yazıģmaların kayda alındığı kamu kurumları, KuruluĢlar ve vatandaģ dilekçelerini posta veya elden ilgili kurum veya kiģiye en hızlı Ģekilde ulaģtırmak. Genel olarak haftada iki gün yapılan encümen toplantıları, belediye meclis toplantılarının gündemlerinin hazırlanmasını ve tutanaklarının yazılmasını ve alınan kararların metne dönüģtürülerek ilgili birimlere en hızlı Ģekilde ulaģtırmak. Temel Önceliğimiz ise Katılımcı, Ģeffaf, insan odaklı ve adil bir yönetim anlayıģıyla hizmetleri etkin ve verimli bir Ģekilde sunmak, belediyemiz standardını arttırmaktır. B- AMAÇ VE HEDEFLER: Personel sayısını artırmadan hizmet üretim gücünü, hizmet kalitesini yükseltmek ve çeģitlendirmek, Hizmet üretiminde maksimum randıman sağlamak. Hizmet Üretimi Kalitesini yükseltmek ve vatandaģların memnuniyetini artırmak. Belediyemiz çalıģanlarının motivasyonunu artırmak, çalıģanlar arasında diyalogu geliģtirmek, ziyaretçilerin memnuniyetini arttırmak. ÇalıĢanları motive edecek sosyal hizmetleri temin etmek, ġeffaf yönetim sistemi anlayıģı ile meclis ve encümen çalıģmalarının içeriğinin halkın ve diğer ilgililerin eriģimini sağlamak, Meclis üyelerine, baģkanlık üst yönetimine meclis gündemini meclis tutanaklarını ve kararlarını elektronik ortamda ulaģtırmak suretiyle zaman ve personel açısından tasarruf sağlamak, Evrak kayıt sistemine iyileģtirme çalıģmaları yaparak iģlem hızını arttırmak, vatandaģın memnuniyetini sağlamak. Performans Hedefi Tablosu I 6

8 Faaliyet Maliyetleri Tablosu II PERFORMANS HEDEFİ TABLOSU I İdarenin Adı YAZI ĠġLERĠ MÜDÜRLÜĞÜ Amaç Hedef ġeffaf yönetim sistemi anlayıģı ile meclis ve encümen çalıģmalarının içeriğinin halkın ve diğer ilgililerin eriģimini sağlamak Evrak kayıt sistemine iyileģtirme çalıģmaları yaparak iģlem hızını artırmak Performans Hedefi Belediyemiz çalıģanlarının motivasyonunu artırmak, çalıģanlar arasında diyalogu geliģtirmek, ziyaretçilerin memnuniyetini artırmak. Açıklamalar Belediyenin halka hizmet noktasında daha baģarılı katılımcı Ģeffaf insan odaklı ve adil bir yönetim anlayıģıyla hizmetleri etkin ve verimli bir Ģekilde sunmak ve belediye standardını artırmaktır. FAALİYET MALİYETLERİ TABLOSU II 7

9 Bütçe DıĢı Kaynak İdarenin Adı Performans Hedefi Yazı ĠĢleri Müdürlüğü Belediyemiz çalıģanlarının motivasyonunu artırmak, çalıģanlar arasında diyalogu geliģtirmek, ziyaretçilerin memnuniyetini artırmak. Faaliyet Adı Evrak akıģının düzenlenmesi ve arģivlenmesi, meclis ve encümen kararlarının alınması, nikah akitlerinin yapılması ve asker ailelerine yardım edilmesi iģ ve iģlemlerini mer_i mevzuat hükümlerine göre yürütmek. Sorumlu Harcama Birimi veya Birimleri Yazı ĠĢleri Müdürlüğü AÇIKLAMALAR: Hizmet çarkının dönüģ hızını ayarlamada evrak akıģının düzenlenmesi ve arģivlenmesi, meclis ve encümen kararlarının alınması, nikah akitlerinin yapılm ası ve asker ailelerine yardım edilmesi iģ ve iģlemlerini mer_i mevzuat hükümlerine göre yürütmek. Ekonomik Kod (t+1) 01 Personel Gideri ,91 02 SGK Devlet Pirimi Giderleri ,36 03 Mal ve Hizmet Alımı Giderleri ,00 04 Faiz Giderleri 0 05 Cari Giderler 0 06 Sermaye Giderleri 0 07 Sermaye Transferi 0 08 Borç verme 0 Toplam Bütçe Kaynak İhtiyacı ,27 Döner Sermaye 0 Diğer Yurt Ġçi 0 Yurt DıĢı 0 Toplam Bütçe Dışı Kaynak İhtiyacı 0 Toplam Kaynak İhtiyacı ,27 Osman SÜLEYMANOĞLU Yazı ĠĢleri Müdürü Kerim AKSU Belediye BaĢkanı 8