Fırat Üniversitesi Rektörlüğü Mühendislik Fakültesi Dekanlığı

Transkript

1 Aşama 4 Fakülte Kurulu (FK) Üye Seçim Süreci Dekanlık Personel Birimi Öğretim Üyeleri ve Seçim Süreci Rektörlük Seçim yapmak üzere, İlgili öğretim üyeleri Dekan tarafından toplantıya davet edilir. 1. İlgili öğretim üyeleri yazı ile bilgilendirilir. 2.. Gizli oyla yapılacak seçim için, üye sayısı kadar mühürlü oy pusulası ve zarf hazırlanır. 3. Seçim Sandığı ve boş Sayım Cetveli hazırda bulundurulur. Seçime üye tam sayısının yarıdan bir fazlası katıldı mı? Seçim Dekanın belirleyeceği gün, yer ve saatte tekrarlanır Seçimde 1 / 2 / 3 / 4 ncü turda çoğunluğu sağlayan aday var mı?. FK kararı yazılır. İlgili birimlere dağıtılır. Seçim sonucu tutanakla Dekana bildirilir. 5 nci son turda çoğunluğu sağlayan aday var mı? Dekan eşit oy alan adaylardan birini FK na atar. SÜREÇ SONLANDIRILIR.

2 Aşama 4 Fakülte Kurulu (FK) Toplantı ve Karar Alma Süreci Dekanlık Fakülte Sekreteri (Raportör) Personel Birimi Fakülte Kurulu Üyeleri Fakülte Kurulunun toplantı gündemi, tarih, saat ve yeri belirlenir. Fakülte Kurulu toplantı gündemi, tarihi, saati ve yeri Fakülte Kurulu üyelerine yazı ile bildirilir. FK toplanarak gündem hakkında karar alır. UYGUN MU? Fakülte Kurulu Kararı yazılır. UYGUN MU? İMZA İMZA FK üyeleri rapor haline getirilen kararları imzalar. Islak imzalı olarak rapor haline getirilen Fakülte Kurulu Kararları ilgisine göre gerekli birimlere uygulanmak üzere yazılır. Sürece ilişkin evrakların tasnifi yapılarak dosyalanır ve SÜREÇ SONLANDILRILIR

3 Aşama 4 Fakülte Yönetim Kurulu (FYK) Üye Seçim Süreci Dekanlık Personel Birimi Yönetim Kurulu Üyeleri ve Seçim Süreci Seçim yapmak üzere, Fakülte Kurulu üyeleri Dekan tarafından toplantıya davet edilir. 1. İlgili öğretim üyeleri yazı ile bilgilendirilir. 2.. Gizli oyla yapılacak seçim için, üye sayısı kadar mühürlü oy pusulası ve zarf hazırlanır. 3. Seçim Sandığı ve boş Sayım Cetveli hazırda bulundurulur. Fakülte Kurulu üye tam sayısının yarıdan bir fazlası katıldı mı? Seçim Dekanın belirleyeceği yer, tarih ve saatte tekrarlanır Oylamada çoğunluk sağlayan aday var mı? Oylamada çoğunluk sağlayan aday var ise Fakülte Kurulu kararı ve Dekan Onayı ile çoğunluk sağlayan aday FYK Üyesi olarak atanır. / EŞİTLİK Eşitlik durumunda (Oyların eşit çıkması halinde) FK Başkanı olan Dekanın tercihi doğrultusunda Fakülte Kurulu kararı ve Dekan Onayı ile atama yapılır. Seçim sonucu ilgili birime bildirilir. Oy pusulaları, tutanaklar, yapılan yazışmaların birer örneği saklanır. Ataması yapılan üye yazı ile bilgilendirilerek SÜREÇ SONLANDIRILIR

4 Aşama 4 Fakülte Yönetim Kurulu (FYK) Toplantı ve Kararalma Süreci Dekanlık Fakülte Sekreteri (Raportör) Personel Birimi Fakülte Yönetim Kurulu Üyeleri Fakülte Yönetim Kurulunun toplantı gündemi, tarihi ve yeri belirlenir. Fakülte Yönetim Kurulu toplantı gündemi, tarihi ve yeri Fakülte Yönetim Kurulu üyelerine yazı ile bildirilir. Fakülte Yönetim Kurulu toplantısında alınan kararlar Raportör tarafından düzenlenerek yazım için Personel Birimine gönderilir. FYK gündem hakkında toplanır ve karar alır. Raportör tarafından düzenlenen kararlar rapor halinde yazılır ve imzaya sunulur. UYGUN MU? UYGUN MU? İMZA İMZA FYK üyeleri rapor haline getirilen kararları imzalar. Islak imzalı olarak rapor haline getirilen Fakülte Yönetim Kurulu Kararları ilgisine göre gerekli birimlere uygulanmak üzere yazılır. Sürece ilişkin evrakların tasnifi yapılarak dosyalanır ve SÜREÇ SONLANDIRILIR

5 Bölüm Başkanı Seçim Süreci Dekanlık Personel Daire Başkanlığı Fakülte Sekreteri Bölüm Anabilim Dalı Başkanlıkları Atanan Bölüm Başkanı Görev süresi biten Bölüm Başkanlığı atama süreci için ilgili Bölüm Başkanlığına yazı yazılır. İlgili Bölüm Başkanlığı uhdesindeki Anabilim Dalı Başkanlıklarından süresi içerisinde yazılı görüş ister. İlgili ABD Başkanlıkları tamam mı? Kapalı zarf ile Dekanlığa sevk eder. Anabilim Dalı Başkanlıkları görüşlerini içeren raporlar hazırlayarak Dekanlığa gönderir. Dekan ilgili Bölüm Başkanlığı için atayacağı Öğretim Üyesini belirler ve ilgili birimlere bildirilir. Gereğini yapar Gereğini yapar Göreve başlar. SÜREÇ SONLANDILRILIR

6 Aşama 5 Aşama 4 Anabilim Dalı Başkanı Seçim Süreci Dekanlık Fakülte Sekreteri Personel Birimi Anabilim Dalı Başkanlığı Seçim Süreci Anabilim Dalı Başkanlığı atama süreci için personel birimine talimat verilir Anabilim Dalında tek öğretim üyesi var / aynı unvanda iki öğretim üyesi var Dekanın ilgili Anabilim Dalı Başkanlığı için önerdiği bölüm öğretim üyesi veya öğretim görevlisini ataması yazı ile öğretim üyesi veya öğretim görevlisine ve ilgili birimlere yazılır. Dekan talimatı ile Anabilim Dalı öğretim üyeleri seçime davet edilir. Gizli oyla yapılacak seçim için, üye sayısı kadar mühürlü oy pusulası ve zarf hazırlanır. Seçime üye tam sayısının yarıdan bir fazlası katıldı mı? Seçim 1 / 2 / 3 / 4 ncü turda seçimde çoğunluğu sağlayan aday var mı? Seçim sonucu tutanakla Dekanlığa bildirilir. 5 nci ve son turda sonu çoğunluğu sağlayan aday var mı? Dekan eşit oy alan adaylardan birini Anabilim Dalı Başk.atar. Öğretim Üyesi belirlenerek Personele bildirilir. Atanan Öğretim Üyesi ve bağlı birimlere yazılır. ONAY PARAF Sürece ilişkin evrakların tasnifi yapılarak dosyalanır ve SÜREÇ SONLANDIRILIR

7 Aşama 5 Aşama 4 Doktor Öğretim Üyesi İlk Atama Süreci Müracaat Sahibi Fakülte Yönetim Kurulu / Jüri Üyeleri Personel Birimi Dekanlık Rektörlük Bölüm Deneme Ders Jürisi Müracaat sahibi kişi istenilen evrak, belge ve bilgileri dosya halinde Rektörlük personel birimine teslim eder. Jüri üyeleri dosya hakkındaki akademik görüşünü rapor olarak hazırlar İlgili Jüri üyelerine bilimsel yayın dosyası üst yazı ile bildirilir Rektörlükten gelen bilimsel yayın dosyalarının incelenmesi için Jüri oluşturulur. İlgili Anabilim Dalı öğretim üyesi için kadro ilanı yapılır. Müracaat dosyalarını Dekanlığa iletilir. Gerekli kriterleri sağlıyor mu? Değerlendirilmek üzere Rektörlüğe bildirilir. Deneme dersinde başarılı mı? Atama teklifini Rektörlüğe bildirir Rektörlükçe atanma kararnamesi düzenlenerek Dekanlığa gönderilir. Fakülte Yönetim Kurulu atama teklifi yapar Dekanlığa gelen kararname ilgili bölüm başkanlığına gönderilerek göreve başlama tarihinin bildirilmesi istenir. Atama hakkında bilgilendirilen müracaat sahibi ve bölüm başkanlığı ilgilinin göreve başlamasını müteakip Dekanlığa bildirir. İlgili birimlere dağıtılır. İlgilinin göreve başlaması gerekli birimlere yazılır ve hakkında Personel Özlük dosyası açılarak SÜREÇ SONLANDIRILIR

8 Aşama 4 Doktor Öğretim Üyesi Yeniden Atama Süreci Dr. Öğretim Üyesi İlgili Bölüm ve Anabilim Dalı Fakülte Yönetim Kurulu Personel Birimi Dekanlık Rektörlük Farklı Üniversitede İlgili ABD Öğretim Üyesi Dr. Öğretim Üyesinin görev süresi bitmeden en az 2 ay önce Dr. Öğretim Üyesini sözlü olarak bilgilendirir. Dr. Öğretim Üyesi görev süresi bitmeden en az 2 ay önce atanma başvuru formu, özgeçmiş ve 3 adet bilimsel yayın dosyasını Dekanlığa teslim eder. İlgili evrak ilgili ABD öğretim üyelerine dosyallarla birlikte gönderilir. Dr. Öğretim Üyesi ile ilgili rapor hazırlanır. Dr. Öğretim Üyesi ile ilgili rapor hazırlanır. Fakülte Yönetim Kurulu gündemine alınır Raporlar Fakülte Yönetim Kuruluna sunulur. Gerekli kriterleri sağlıyor mu? Gerekçeli sonuç raporu Rektörlüğe bildirilir. KARAR Rektörlüğe atanma teklifi yapılır Rektörlükçe atanma kararnamesi düzenlenerek Dekanlığa gönderilir. Yeniden atanma evrakları Personel Özlük dosyasına eklenerek SÜREÇ SONLANDIRILIR

9 Aşama 4 Akademik ve İdari Personel İzin Süreci (Yıllık, Mazeret, Evlilik, Babalık ve Ölüm) İlgili Personel Bölüm Başkanı Personel Birimi Fakülte Sekreteri Dekan İzin talebinde bulunan personel EBYS portalından izin formu düzenleyerek Personel Yetkilisine gönderir. Personel biriminde Sorumlu Memur tarafından izin hakları incelemesi yapılarak izin istemi paraf edilir. *** İlgili Personelin izin hakkı yok ise evrakı iade edilir. PARAF İMZA ONAY Dekan tarafından onaylanan izin istemi EBYS üzerinden personele gider. SÜREÇ SONLANDIRILIR Dekan tarafından onaylanan izin istemi PBS gibi personel izin kontrol yazılımlarına kaydedilir. SÜREÇ SONLANDIRILIR

10 Aşama 4 Akademik Personel Görevlendirme İzin Süreci İlgili Personel Personel Birimi Anabilim Dalı Başkanlığı Fakülte Yönetim Kurulu Dekanlık Rektörlük Bölüm Başkanlığı Akademik görev izni için personel EBYS den Görev İzin belgesi formu düzenleyerek ABD Başkanına gönderir. Personel Yetkilisi yolluk ve yevmiyeli veya 7 günü aşıyor mu? Bölüm Başkanlığının onayına sunulur. Fakülte Yönetim Kurulu kararı alınır. İlgili evrak dekan onayından sonra Fakülte Yönetim Kuruluna sevk edilir. FYK da alınan karar Rektörlük Makamı Onayına sunulur ONAY Uygun görülen izin talebi EBYS sisteminden personele gelir Uygun görülen izin talebi EBYS sisteminden gelir Evraklar personelin Özlük dosyasına kaldırılır. SÜREÇ SONLANDIRILIR

11 Aşama 4 Disiplin Kurulu Toplantı ve Kararalma Süreci Dekanlık Fakülte Sekreteri Personel Birimi Disiplin Kurulu Üyeleri Disiplin Kurulunun toplantı gündemi, tarihi, saati ve yeri belirlenir. Disiplin Kurulu toplantı gündemi, tarih. saati ve yeri Disiplin Kurulu üyelerine yazı ile bildirilir. Alınan kararlar Raportör tarafından düzenlenerek yazım için Personel Birimine gönderilir Disiplin Kurulu toplanır, gündem hakkında karar alır. Raportör tarafından düzenlenen kararlar rapor halinde yazılır ve imzaya sunulur İMZA Uygun Mu? İMZA Disiplin üyeleri rapor haline getirilen kararları imzalar. Islak imzalı olarak rapor haline getirilen Disiplin Kurulu Kararları ilgisine göre gerekli birimlere uygulanmak üzere yazılır. SÜREÇ SONLANDILRILIR

12 Aşama 5 Aşama 4 Akademik / İdari Personel Ücretsiz İzne Ayrılma Süreci Akademik / İdari Personel Bölüm Başkanlıkları Dekanlık Fakülte Sekreteri Personel Birimi Rektörlük İlgili Personel ücretsiz izin dilekçesini Bölüm Başkanlığına sunar (idari personel ise Dekanlığa sunar) Bölüm Başkanlığı Dekanlığa yazar Dekan gelen yazıyı personel birimine gereği için sevk eder -Akademik personel ücretsiz izin isteği ve -İdari personel ücretsiz izin isteğini Rektörlüğe yazar İMZA PARAF Gelen yazı ilgili personele sevk edilir. Uygun olmadığı ilgili kişi ve bölüm başkanlığına bildirilir. UYGUN MU? Gelen yazı ilgili kişiye sevk edilir. İlgili yazı ilgili birimlere sevk edilir. İlgili Birimlere ve kişiye yazılır İmzalanan evrak çıktı alınarak kişi dosyasında muhafaza edilir SÜREÇ SONLANDIRILIR

13 Aşama 5 Aşama 4 Akademik / İdari Personel Süt İzni Kullanım Süreci Akademik / İdari Personel Bölüm Başkanlığı Dekanlık Fakülte Sekreteri Personel Birimi Rektörlük İlgili Personel Süt izin dilekçesini Bölüm Başkanlığına sunar (idari personel ise Dekanlığa sunar) Bölüm Başkanlığı Dekanlığa yazar. Dekan gelen yazıyı personel birimine gereği için sevk eder -Akademik personel süt izni isteği ve -İdari personel süt izni isteğini Rektörlüğe yazar İMZA PARAF Rektörlük tarafından uygun görülür İMZA PARAF İlgili Birimlere ve kişiye yazılır İmzalanan evrak çıktı alınarak kişi dosyasında muhafaza edilir SÜREÇ SONLANDIRILIR

14 Aşama 6 Aşama 5 Aşama 4 Ekders Ücret Ödeme Süreci Öğretim Elemanı Bölüm Dekanlık Mali İşler / Satınalma Birimi Gerçekleştirme Görevlisi Dekan Strateji G. Daire Başkanlığı Ek ders ücreti alacak öğretim üyeleri ya da elemanları ilgili yıl ve döneme ait ders yükü formlarını imzalı olarak Bölüm Başkanlığına ibraz eder. Bu işlem ilgili dönemin aylık periyotlarında tekrarlanır. Aylık bilgiler otomasyon üzerinden oluşturulduğundan ilgili öğretim elemanı otomasyon sisteminden kontrol gerçekleştirir. Bölüm Başkanlığı formları Ekders ücreti ödeme usul ve esaslarına göre inceleyerek onaylar ya da reddeder. Dekanlık formları Ek ders ücreti ödeme usul ve esasları ve aşağıdaki kriterlere göre inceler 1. Dönem ve takvim yönünden değerlendirme, 2. İzin türleri ve rapor yönünden değerlendirme, 3. İmza beyanı yönünden değerlendirme, 4. Uzmanlık Ders Müfredatı ve Eğitim Rehberi yönünden değerlendirme. Vb. 5. İşlemler Gerçekleştirme Görevlisi ve Fakülte Dekan Yardımcısının bilgisinde gerçekleştirilir. Ekders Ücret Formları Dekan tarafından onanır. 1. Günlük ders süreleri KBS pogramına işlenir. 2. Hesaplama yapılarak bordro, icmal ve banka ödeme listesi oluşturulur. 3. Ödeme emri oluşturulur, 4. Gerçekleştirme Görevlisine gönderilir. Gerçekleştirme Görevlisi ve Dekan tarafından elektronik ortamda imzalanan Ödeme Emri belgesi ıslak imzalı olarak tekrar onaylatılıp; 1. Ödeme Emri Belgesi, 2. Ödeme Bordrosu, 3. İcmal Listesi, 4. Banka Ödeme Listesi ve 5. Ekders Ücret Beyanı Formlarının asılları ödenmek üzere Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına gönderilir. Belgeler otomasyon ile oluşturulduğundan aylık periyotlar sistem üzerinden takip edilir. Ekders Ücret Formlarının fotokopileri ve ödeme evraklarının asıl suretlerinden 1 takım arşivlenir. Arşivleme ders yükü çizelgesi hariç aylık ders ücret çizelgeleri sadece elektronik ortamda Ekders ücret hazırlama otomasyon sisteminde yapılır SGDB. Muhasebe ve Kesin Hesap Şube Müdürlüğünün incelemesi sonrası bankaya aktarılır SGDB nın banka havalesi sonrası 2 nci gün içinde kişilerin banka hesap numaralarına mail ile ödenecek tutar gönderilir. SÜREÇ TAMAMLANIR.

15 Aşama 6 Aşama 5 Aşama 4 Ekders Ücret Ödeme Süreci Öğretim Elemanı Bölüm Dekanlık Mali İşler / Satınalma Birimi Gerçekleştirme Görevlisi Dekan Strateji G. Daire Başkanlığı Ek ders ücreti alacak öğretim üyeleri ya da elemanları ilgili yıl ve döneme ait ders yükü formlarını imzalı olarak Bölüm Başkanlığına ibraz eder. Bu işlem ilgili dönemin aylık periyotlarında tekrarlanır. Aylık bilgiler otomasyon üzerinden oluşturulduğundan ilgili öğretim elemanı otomasyon sisteminden kontrol gerçekleştirir. Bölüm Başkanlığı formları Ekders ücreti ödeme usul ve esaslarına göre inceleyerek onaylar ya da reddeder. Dekanlık formları Ek ders ücreti ödeme usul ve esasları ve aşağıdaki kriterlere göre inceler 1. Dönem ve takvim yönünden değerlendirme, 2. İzin türleri ve rapor yönünden değerlendirme, 3. İmza beyanı yönünden değerlendirme, 4. Uzmanlık Ders Müfredatı ve Eğitim Rehberi yönünden değerlendirme. Vb. 5. İşlemler Gerçekleştirme Görevlisi ve Fakülte Dekan Yardımcısının bilgisinde gerçekleştirilir. Ekders Ücret Formları Dekan tarafından onanır. 1. Günlük ders süreleri KBS pogramına işlenir. 2. Hesaplama yapılarak bordro, icmal ve banka ödeme listesi oluşturulur. 3. Ödeme emri oluşturulur, 4. Gerçekleştirme Görevlisine gönderilir. Gerçekleştirme Görevlisi ve Dekan tarafından elektronik ortamda imzalanan Ödeme Emri belgesi ıslak imzalı olarak tekrar onaylatılıp; 1. Ödeme Emri Belgesi, 2. Ödeme Bordrosu, 3. İcmal Listesi, 4. Banka Ödeme Listesi ve 5. Ekders Ücret Beyanı Formlarının asılları ödenmek üzere Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına gönderilir. Belgeler otomasyon ile oluşturulduğundan aylık periyotlar sistem üzerinden takip edilir. Ekders Ücret Formlarının fotokopileri ve ödeme evraklarının asıl suretlerinden 1 takım arşivlenir. Arşivleme ders yükü çizelgesi hariç aylık ders ücret çizelgeleri sadece elektronik ortamda Ekders ücret hazırlama otomasyon sisteminde yapılır Uygun mu? SGDB. Muhasebe ve Kesin Hesap Şube Müdürlüğünün incelemesi sonrası bankaya aktarılır SGDB nın banka havalesi sonrası 2 nci gün içinde kişilerin banka hesap numaralarına mail ile ödenecek tutar gönderilir. SÜREÇ TAMAMLANIR.

16 Aşama 5 Aşama 4 Yurtiçi Sürekli Görev Yolluğu Ödeme Süreci Naklen Göreve Başlayacak Akademik ve İdari Personel Dekanlık Mali İşler / Satınalma Birimi Gerçekleştirme Görevlisi Dekan Strateji G. Daire Başkanlığı Müracaat. Gerekli Evraklar: Atanma Kararnamesi Maaş Nakil İlmuhaberi Eksiklik ya da hatalar ilgili personele bildirilir. Müracaat uygun mu? Göreve naklen başlayan personel için sürekli görev yolluk bildirimi oluşturularak ilgili personel ve Gerçekleştirme Görevlisine imzalattırılmak üzere belge hazırlanır Evrak ödenek teminine kadar muhafaza edilir Ödeneği var mı? MYS Sisteminden Harcama Talimatı düzenlenir MYS Sisteminden Ödeme Emri ve ekleri düzenlenerek on-line imzaya sunulur Ödemeye ait evrakların asıl suretlerinden 1 takım arşivlenir Gerçekleştirme Görevlisi ve Dekan tarafından elektronik ortamda imzalanan Ödeme Emri belgesi ıslak imzalı olarak tekrar onaylatılıp; 1. Ödeme Emri Belgesi, 2. Yolluk Bildirimi, 3. Göreve Başlama Yazısı, 4. Maaş Nakil İlmuhaberi ve 5. Atanma Kararnamesi Formlarının asılları ve ASLI GİBİDİR onanmış suretleri ödenmek üzere Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına gönderilir. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığının incelemesi sonucu kişilerin banka hesap numaralarına tutar gönderilir. SÜREÇ TAMAMLANIR.

17 Aşama 5 Aşama 4 Yurtiçi Geçici Görev Yolluğu Ödeme Süreci Geçici Görev Alan Akademik ve İdari Personel Dekanlık Mali İşler / Satınalma Birimi Fakülte Sekreterliği Dekan Strateji G.Daire Başkanlığı Müracaat. Gerekli Evraklar: Fakülte Yönetim Kurulu Kararı, Rektörlük Onayı Geçici Görev Belgesi Uçak Bileti, konaklama faturası, katılım belgesi vb. belgeler Eksiklik ya da hatalar ilgili personele bildirilir. Müracaat uygun mu? Geçici görevi ifa eden personel için geçici görev yolluk bildirimi oluşturularak ilgili personel ve Gerçekleştirme Görevlisine imzalattırımak üzere belge düzenlenir. Evrak ödenek teminine kadar muhafaza edilir Ödeneği var mı? MYS Sisteminden Harcama Talimatı düzenlenir MYS Sisteminden Ödeme Emri ve ekleri düzenlenerek on-line imzaya sunulur Gerçekleştirme Görevlisi ve Dekan tarafından elektronik ortamda imzalanan Ödeme Emri belgesi ıslak imzalı olarak tekrar onaylatılıp; 1. Ödeme Emri Belgesi, 2. Harcama Talimatı 3. Yolluk Bildirimi, 4. FYK Kararı, Rektörlük Onayı, Görev Belgesi, Katılım Belgesi, uçak bileti, konaklama faturası vs. Formlarının asılları veya ASLI GİBİDİR onanmış suretleri ödenmek üzere Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına gönderilir. Ödemeye ait evrakların asıl suretlerinden 1 takım arşivlenir Strateji Geliştirme Daire Başkanlığının incelemesi sonucu kişilerin banka hesap numaralarına tutar gönderilir. SÜREÇ TAMAMLANIR.

18 Aşama 6 Aşama 5 Aşama 4 Doğrudan Temin (4734 SK. 22/d maddesi) Süreci Bağlı Alt Birim Satınalma Komisyonu ya da Mal ve Malzeme Alım Muayene Kabul Komisyonu Mali İşler - Satınalma Birimi Fakülte Sekreterliği Dekan Taşınır Kayıt Kontrol Birimi Firmalar Bölüm Başkanlıklarından gelen talepler üst makamın onayına sunulur. Satınalma Komisyonu Piyasa Fiyat Araştırma Tutanak Formu için Firmalara teklifler dağıtır. Bu aşamada gerekli teknik şartnameler de hazırlanır. Satınalma Komisyonu toplanan teklifler komisyonca incelenerek Piyasa araştırma tutanığı oluşturulur ve en düşük teklif veren firma ile doğrudan alım işlemlerine devam edilir. Bütçe ödenek tutarı yeterli mi? Doğrudan Temin sınırları içinde mi? Alım olmayacaksa alt birime, ödenek isteği için Rektörlüğe yazı yazılır. İlgili Dekan Yardımcısının da bilgisiyle satın alma birimine sevk edilir. Onay ve sevk Fakülte ihtiyaçları doğrultusunda mal ve malzeme alımı onay alınır İlgili Bölüme ya da Rektörlüğe bildirim Harcama Yetkilisi Onayı ile İhale süreci başlatılır veya Rektörlük Makamı ilgili daire başkanlığından talep edilir veya alım ertelenir. Firmalar teklif hazırlayarak satınalma komisyonuna iletir. MYS üzerinden Piyasa Fiyat Araştırması doğrultusunda kayıt ilşemi yapılarak Harcama Talimatı Onay Belgesi düzenlenip onaya sunulur Mal ve Malzeme alım Muayene Kabul Komisyonu tarafından uygunluk değerlendirmesine gerçekleştirilir. Satın alma Birimi En düşük Fiyat esasına göre teklif veren firmadan ilgili mal/malzeme ya da hizmetin satın alımını yapar En düşük Fiyat esasına göre teklif veren Firma mal/ malzeme/hizmet teslimini yapar Firmaya şartnameye uygun alım için uyarıda bulunulur Gereği yapıldı mı? Alım ertelenir ya da iptal edilir. Satın Alma Birimi aşağıdaki belgeleri Firmadan ister 1. Fatura 2. Vergi Borcu Yoktur Yazısı Aynı zamanda Taşınır işlem fişi için işlem yapılmasını ister FATURA+VERGİ BORCU YOKTUR YAZISI En düşük Fiyat esasına göre teklif veren Firma Fatura düzenler ve vergi borcu yoktur yazısı ibraz eder Süreç içerisinde hazırlanan tüm belgelerle birlikte Gerçekleştirme Görevlisi ve Hatcama Yetkilisine MYS sisteminden ödeme emri belgesi düzenlenip onaya sunulur. Harcama Onayı ve Fatura Bilgileri esas alınarak depo kaydı yapılır ve Taşınır İşlem Fişi düzenlenir. UYGUN DEĞİL UYGUN DEĞİL Harcama Yetkilisi tarafından elektronik imza ile onanan Ödeme Emri Belgesi Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı sistemine anlık olarak dahil olmaktadır. Birimde Ödeme Emri Belgesi ve eki belgeler tekrar ıslak imzalı olarak düzenlenerek zimmet karşılığı SGDB na gönderilerek SÜREÇ TAMAMLANIR. Karar UYGUN UYGUN Karar

19 Aşama 5 Aşama 4 Personel Aylık Maaş Ödeme Süreci Mali İşler - Satınalma Birimi Fakülte Sekreterliği Dekan Strateji G. Daire Başkanlığı Maaş dönemi içerisinde personelin maaşında değişiklik oluşturan bilgi ve belgeler toplanır Maaş Değişiklik Çizelgesi oluşturulur. 1. Yeni başlayan personel, 2. Görevden ayrılan personel, 3. Derece/ kademe ilerlemesi, 4. Sendika üyeliği, 5. Lojman kesintisi, 6. İzin, görev, rapor durumu, 7. Aile bildirimi, 8. Bireysel emeklilik, hayat sigortaları, icra, nafaka 9. Kıdem takibi Vs. bilgiler güncellenir Güncellenen bilgiler KBS Maaş Giriş ekranından sisteme aktarılır ve devamında Maaş Hesaplama yapılır. Girilen veriler doğru mu? KBS üzerinden Ödeme Emri Belgesi düzenlenerek Gerçekleştirme Görevlisine gönderilir. KBS sisteminde elektronik olarak ONAY verilip SGDB muhasebe sistemine entegre olan Ödeme Emri Belgesi ve eki belgeler Gerçekleştirme Görevlisi ve Harcama yetkilisine ıslak imza için gönderilir. ONAY (Islak İmza) ONAY (Islak İmza) Ödemeye ait evrakların asıl suretlerinden 1 takım arşivlenir Ödeme Emri Belgesi, Bordro ve Banka Ödenti Listesi Sendika Kesintisi Listesi Bireysel Emeklilik Kesinti Listesi İcra ve Nafaka Kesinti Listesi Lojman Kesinti Listesi Atanma Kararnameleri Vs. belgelerin asılları ıslak imzalı olarak hazırlanır. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından onaylanan maaş ödemeleri için bankaya havale işlemi yapılır. Mutemetlik tarafından ayın 13 ünde banka ödeme listesi bankaya iletilir. SÜREÇ TAMAMLANIR.

20 Aşama 5 Aşama 4 Telefon Abonelik ve Kullanım Ücreti Ödeme Süreci Mali İşler / Satınalma Birimi Fakülte Sekreterliği Dekan Strateji G. Daire Başkanlığı Telekom AŞ. tarafından Fakültemiz kullanımında olan telefon hatlarına ait kullanım bedelleri faturası Fatura abone no ve tutar kontrolü yapılır Faturalar Fakülte ödemesinde ve tutar doğru mu? Görüşme bedelleri resmi mi? ONAY Faturalar iade edilir Yapılan özel görüşmelerin bedeli görüşmeyi yapan personelden tahsil edilir. Ek Hesap Tutanağı ve MYS den Ödeme Emri Belgesi elektronik olarak düzenlenerek Gerçekleştirme Görevlisi ve Harcama Yetkilisi onayına sunulur. MYS sisteminde elektronik olarak ONAY verilip SGDB muhasebe sistemine entegre olan Ödeme Emri Belgesi ve eki belgeler Gerçekleştirme Görevlisi ve Harcama yetkilisine ıslak imza için gönderilir. ONAY (Islak İmza) ONAY (Islak İmza) Ödemeye ait evrakların asıl suretlerinden 1 takım arşivlenir Yetkili imzalar sonrası evrak tasnifi yapılıp asıllar ödenmek üzere Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından onaylanan telefon giderleri için bankaya havale işlemi yapılır. SÜREÇ TAMAMLANIR.

21 Aşama 4 Göreve Yeni Başlayan Personel Maaş Süreci Mali İşler / Satınalma Birimi Personel Birimi Bölüm Başkanlığı / Anabilim Dalı Başkanlığı / İdari Birim Banka / Bilgi işlem Daire Başkanlığı / Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Açıktan Atama Durumunda 1.Rektörlük Atama Kararnamesi Naklen Atama Durumunda 1.Rektörlük Atama Kararnamesi 2.Maaş Nakil Bildirimi ile Mali İşler / Satınalma Birimine müracaat eder. Rektörlük Atama Kararnamesi ile Fakültemize görevlendirilen çalışan Personel Birimi nde kayıt işlemlerini yapar. Birim personeli bilgilendirmesi ile; 1. Göreve başlayacak personel KAPSİS uygulaması üzerinden Aile Yardım ve Aile Durum bildirimi düzenler. 2. Göreve başlayacak personel anlaşmalı bankadan hesap numarası açtırarak birime teslim eder. 3. Göreve başlayacak personel promosyon, kapı güvenlik sistemleri ve EBYS hakkında bilgilendirilir 4. Fiili görev yapacağı birimden göreve başlama yazısının yazdırılması hatırlatılır. 5. Personel iletişim bilgileri Personel Bilgi Formu na kaydedilir. Göreve Başlama Yazısı BANKA : İban Hesap Numarası BİDB : , Kapı Güvenlik Giriş Kartı ve EBYS şifre İşlemleri SGDB : Promosyon İşlemleri Maliye Bakanlığı KBS uygulamasına personelin maaş verileri girilerek maaş hesaplaması yapılır. Maaş doğru hesaplandı mı? Maaş çıktıları alınarak Dekan Onayı sonrası ilgili ek belgeler beraberinde Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir. SÜREÇ SONLANDIRILIR

22 Aşama 4 Aile Yardımı Ödeme İşlemleri Süreci Kadroda Görev Yapan Personel (5434 sk./5510 sk.) Mali İşler / Satınalma Birimi Birim kadrosunda 5434 sk. Ve 5510 sk. tabi görev yapan personel aile durumunda değişiklik varsa: 1. Eşinin çalışması / işten ayrılması, 2. Çocuk doğumu, 3. Çocuk Yükseköğrenime başlaması veya Yükseköğretimden ayrılma/bitirme durumu, 4. Çocuk işe başlama durumu vb. durumlarda personel e-devlet sistemi üzerinden Kamu Personeli Aile Durum Bildirimi uygulaması ile Aile Yardım Bildirimi oluşturularak sistem üzerinden bağlı bulunduğu maaş mutemedine gönderir. Mutemet tarafından KBS (Kamu Hesapları Bilgi Sistemi) modülünde yer alan KAPSİS uygulaması ile Aile Bildirim Onay Ekranı ndan personel tarafından hazırlanan bildirim kontrol edilir. Personel tarafından hazırlanan bildirimde yanlış ve eksik bilgiler belirlenerek sistem üzerinden personele iade edilir. ONAY (Sistem Üzeri) Mutemet tarafından sistem üzerinden verilen ONAY işlemi sonrası bildirim maaş bilgi sistemine entegre olup personel mali haklardan faydalanmaya başlar.

23 Aşama 5 Aşama 4 ÖSYM Sınav Sonucu Yerleşen Öğrenci Kayıt Süreci Öğrenci Öğrenci İşleri Şefliği Fakülte Sekreteri Dekan Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı ÖSYM tarafından düzenlenen sınav sonucu Fakültemizi kazanan öğrenci e-devlet üzerinden kayıt işlemini yapar. ÖSYM tarafından düzenlenen sınav sonucu Fakültemizi kazanan öğrenci e-devlet üzerinden kayıt işlemini yapmamış/yapamamış ise ilgili evrakları ile birlikte kayıt döneminde gelerek kayıt işlemini yapar.. Belge ve bilgiler uygun ve tamam mı? Kayıt işlemini gerçekleştiren öğrencilerin evrakları üst yazı ile EBYS üzerinden Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına bildirilir. PARAF ONAY Onaylanan evrak arşivlenir SÜREÇ SONLANDIRILIR SÜREÇ SONLANDIRILIR

24 Aşama 6 Aşama 5 Aşama 4 Öğrenci Ders Kayıt Süreci Öğrenci Bölüm Öğrenci İşleri Şefliği Koordinatör Öğretim Üyesi (İlgili Danışman) İlgili Banka Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı Üniversite Senatosunun belirlediği Akademik Takvime göre ders kayıt tarihleri WEB sitesinde ilan edilir. Gerekli otomasyon yazılımını kullanıma açar. Öğrencinin öğrenim durumu ve uyruğuna bağlı olarak; 1. TC. vatandaşı ise ve 4 yıllık süre dolmamış ise harç ödemesi yapmaz. 4. yıldan sonra ilgili bankaya harç ödemesi yapar. 2. Özel öğrenci statüsünde okuyanlar ilgili bankaya harç ücreti ödemesi yapar. 3. Yabancı uyruklu öğrencilerden TC. tarafından veya kendi ülkeleri tarafından burslu olanlar ödeme yapmaz. Diğer öğrenciler ilgili bankaya harç ödemesi yapar. Harç Ücreti Ödemeli mi? İlgili hesaba ödeme yapılır. SORUNLU Öğrenci sistem üzenden kendi kullanıcı adı ve şifresi ile Müfredatta yer alan dersleri seçer, kontrol ve kesinleştirme işlemi yaparak kayıtlarını yapar. Ders kaydı yapıldı mı? SÜREÇ SONLANDIRILIR

25 Aşama 5 Aşama 4 Öğrenci Ders Muafiyet Süreci Öğrenci Bölüm Dekanlık Fakülte Yönetim Kurulu Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı Fakültemiz öğrencisinin daha önce bir Yükseköğretim Kurumunda almış ve başarılı olduğu derslere ait transkript belgesi bir dilekçe ile Bölüm Başkanlığına onaylı olarak eksiksiz teslim eder. Başvuru uygun mu Bölüm İntibak Komisyonu gerekli incelemeyi yaparak intibak formu düzenler ve Dekanlığa gönderir. Öğrenci işleri şefliği gerekli evraklarla birlikte Fakülte Yönetim kurulu gündemine dahil eder. FYK inceleme sonucu MUAFİYET UYGUN MU? Öğrenci Öğrenci işleri otomasyonundan Ders Kaydını yapar ve kesinleştirir. Bölüm karar doğrultusunda aşağıdaki işlemleri yapar: 1.Öğrenciyi bilgilendirir ve Ders Kaydı yapması istenir. 2. Danışman atama işlemi yapılır. 3. Bölüm Öğrenci işleri öğrencinin trankriptinde muaf olduğu dersleri işler. Yönetim Kurulu kararı intibakta belirtilen ders formu ile birlikte Böüme ve Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı na bildirmek üzere üst yazı ile Dekanın onayına açar. Dekan onayı İlgili dersler otomasyon üzerinde öğrencinin sayfasına işlenir. Ders kaydı Danışman tarafından incelir. Daire Başkanlığı gerekli düzenlemeyi yapması için bilgilendirilir

26 Aşama 5 Aşama 4 Öğrenci Kayıt Dondurma Süreci Öğrenci Bölüm Dekanlık Fakülte Yönetim Kurulu Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı Akademik Takvimde belirtilen süre içerisinde öğrenci kayıt dondurma mazeretini belirten dilekçesini ve diğer belgelerini Bölüm Başkanlığına eksiksiz olarak teslim eder. Başvuru iptal edilerek öğrenci bilgilendirilir Evrak Kayıt Birimi tarafından kontrol edilerek eksiksiz alınan evraklar kaydedilerek, Öğrenci İşleri Şefliği kontrolü ve Fakülte Sekreteri onayı ile Fakülte Yönetim Kurulu gündemine dahil eder. Bölüme öğrencinin dilekçesinin kabul edilmediğine dair yazı yazılır. Kayıt dondurma işlemi kabul edilmeyen öğrencinin evrakları arşivlenir FYK inceleme sonucu UYGUN MU? Kayıt donduran Öğrenci için EBYS üzerinden Bölüm Başkanlığı na ve ÖİDB na yazı yazılır. ÖİDB öğrenciyi bilgilendirir. Öğrenci ÖİDB tarafından bilgilendirilir.

27 Aşama 5 Aşama 4 Giden Özel Öğrenci Süreci Öğrenci Bölüm Dekanlık Fakülte Yönetim Kurulu Üniversite Senatosu Karşı Üniversite Fakültemizden ayrılmak isteyen özel öğrenci dilekçe ve transkript ile birlikte gerekli diğer evrakları Bölüm Başkanlığına eksiksiz teslim eder. Başvuru iptal edilerek öğrenci bilgilendirilir Evrak Kayıt Birimi tarafından kontrol edilerek eksiksiz alınan evraklar kaydedilerek, Öğrenci İşleri Şefliği kontrolü ve Fakülte Sekreteri onayı ile Fakülte Yönetim Kurulu gündemine dahil eder. Bölüme Öğrenci dilekçesinin kabul edilmediğine dair yazı yazılır Özel Öğrenci transkript notu 74 ve üzeri mi? Öğrenciye dilekçesinin kabul edilmediğine dair yazı yazılır Öğrenci hakkında olumlu / olumsuz kanaat oluşturan raporu düzenlenerek Üniversite Senatosuna gönderir. UYGUN MU? Öğrenci karşı üniversiteye kayıt yapması için bilgilendirilir. Süreç Sonlandırılır. Sevk Sevk Sevk UYGUN KARAR Giden Öğrenci için EBYS üzerinden ÖİDB na yazı yazılır ve evrakların bir nüshası arşivlenir. Gidiş işlemi kabul edilmeyen öğrencinin evrakları arşivlenir

28 Aşama 6 Aşama 5 Aşama 4 Gelen Özel Öğrenci Süreci Öğrenci Bölüm Dekanlık Fakülte Yönetim Kurulu Rektörlük/Üniversite Senatosu Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı Fakültemize gelmek isteyen özel öğrenci dilekçesini, karşı üniversite FYK Kararını ve uygun görüldüğüne dair karşı üniversite senato kararını elden veya posta yolu ile Rektörlük Evrak Kayıt Birimine eksiksiz teslim eder. Rektörlük Evrak Kayıt İlgili Dekanlık aracılığı ile İlgili Bölüme sevk eder. Bölüm Kurulu Kararı alır Sevk UYGUN MU? Sevk Karşı üniversiteye olumsuz yanıt ihtiva eden cevap yazısı yazılarak süreç sonlandırılır Evrak Kayıt Birimi tarafından kontrol edilerek eksiksiz alınan evraklar kaydedilir. Öğrenci İşleri Şefliği kontrolü ve Fakülte Sekreteri onayı ile Fakülte Yönetim Kurulu gündemine dahil eder. UYGUN MU? FYK kararını ekleriyle birlikte Üniversite Senatosuna gönderir UYGUN MU? ÖİDB na ve karşı üniversite Fakülte Dekanlığına yazı ile bilgi verilir. Müracaatı kabul edilen öğrenci Üniversitemiz ÖİDB na gerekli evrakları ile gelerek kayıt işlemini gerçekleştirir.

29 Aşama 6 Aşama 5 Aşama 4 Yatay Geçiş Başvuru İşlem Süreci Öğrenci Bölüm Dekanlık Fakülte Yönetim Kurulu Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı YÖK tarafından belirlenen kontenjanlar ÖİDB tarafından yatay geçiş tarihleri, müracaat şartları ve istenilen belgeler web sayfasından ilan edilir. Yatay geçiş başvurusunda bulunmak isteyen öğrenci dilekçe ve ekinde istenilen belgeleri (onaylı / asıl) Evrak Kayıt Birimine eksiksiz teslim eder. Evrak Kayıt Birimi tarafından kontrol edilerek eksiksiz alınan evraklar kaydedilir, Öğrenci İşleri Şefliği kontrolü ve Dekanlık üst yazısı ile Bölüme gönderilir. Bölüm intibak komisyonu Yatay Geçiş ile ilgili başvuru evraklarını ilgili Yönetmelik ışığında değerlendirir. Kontenjan dahilinde sıralama yapar. Dekanlığa sevk eder. FYK gündemine alınır UYGUN MU? Fakülte Yönetim Kurulu kararı uygulanmak üzere ÖİDB na EBYS üzerinden gönderilir. Fakülte Yönetim Kurulu kararı ile uygun bulunan ve reddedilen öğrenciler ÖİDB tarafından ilan edilir. 1. Yatay Geçişe hak kazanan ASIL adaylar ÖİDB nın duyuruda belirttiği tarihlerde kesin kayıt işlemini gerçekleştirr. 2. Müracaatı kabul edilmeyen öğrenci bağlı olduğu üniversitede öğrenimine devam eder. Kayıt yaptırmaya hak kazanan asıl ve yedek adaylar web sayfasında yayımlanarak sıralama esasına uygun olarak belirlenen tarih aralığında kayıt işlemi gerçekleştirilir..

30 Aşama 5 Aşama 4 Öğrenci Ders İntibak Süreci Öğrenci Bölüm İntibak Komisyonu Bölüm Dekanlık Fakülte Yönetim Kurulu Dış İlişkiler ve Farabi Ofisi Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı Daha önce ÖSYM ile yerleşip kısmen ya da tam öğrenim görmüş ve sonra yine ÖSYM ile Fakültemiz Bölümlerinden birini kazanan öğrenciler ve DGS ile yerleşen öğrenciler kayıt işlemlerini yaptıktan sonra; Yatay Geçiş ile gelen öğrenciler Bölüm Başkanlığına intibak işlemi için başvuruda bulunur. Başvuru evrakları incelenir. UYGUN MU? Erasmus, Mevlana ve Farabi ile giden ya da gelen öğrencilerin intibak işlemleri için ders transfer formları ve diğer belgeler ilgili Bölüm Başkanlığına gönderilir. Başvuruda bulunan öğrencileri uygun müfredat programına yerleştirir. Müfredata göre muaf olacağı ya da almak zorunda olduğu dersleri belirler. Son duruma göre öğrenciyi ilgili döneme intibak ettirir. İntibak Formu düzenlenir ve Bölüm İntibak Komisyonu üyeleri tarafından onanır. Gerektiğinde Bölüm kurulu kararı ile birlikte FYK da görüşülmek üzere Dekanlığa gönderir. Sevk FYK gündemine alır UYGUN MU? İntibak formuna göre öğrenci ders kaydını yapar. Süreç tamamlanır Sevk İlgili belgeler arşivlenir İntibak işlemi kabul eilen öğrencilerin intibak formları ile birlikte gerekli belgeler ve FYK kararı ilgili birimlere gönderilir. İlgili belgeler arşivlenir Bilgilendirilir. Gereği yapılır. Bilgilendirilir. Gereği yapılır.

31 Öğrenci Danışmanı Atama Süreci Bölüm Öğrenci İşleri Şefliği Bölüm Başkanlığı Danışman Öğretim Üyesi Öğrenci Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı Yeni kaydolan, herhangi bir programla yeni gelen, danışman değişikliği olan öğrenciler belirlenerek Bölüm Başkanlığına bildirilir. Bölüm Başkanı öğretim üyelerinin durumuna göre danışman belirler, atar ve ilgili kişi ve birimlere bildirmek üzere sevk eder. Gereğinin yapılması ya da bilgilendirme için EBYS üzerinden belge düzenlenip Bölüm Başkanı onayına açar. Onay ve sevk Gereğini yaparak süreci sonlandırır. Öğrenci bilgilendirilir. ÖİDB bilgilendirilir.

32 Aşama 6 Aşama 5 Aşama 4 Farabi / Mevlana (Öğrenci Değişim Programı) Süreci Fakülte Sekreterliği Öğrenci İşleri Şefliği / Evrak Kayıt Öğrenci Fakülte Yönetim Kurulu Öğrenci Değişim Programı (Farabi / Mevlana) Koordinatörlüğü Karşı Üniversite Koordinatörlüğü Öğrenci başvuru evrakları kurum Öğrenci Değişim Programı Koordinatörlüğüne üst yazı ile gönderilir. Başvuru için gerekli belgelerini hazırlayarak Dekanlığa teslim eder. Üniversitemiz ilgili koordinatörlüğü tarafından Üniversitemiz web sayfasında öğrenci başvuruları ve değerlendirme takvimi ilan edilir. Koordinatörlük kendisine ulaştırılan müracaatları inceleyerek karşı üniversite koordinatörlüğüne gönderir. Karşı Üniversite koordinatörlüğü tarafından incelenerek kabul edilen başvurular web sayfalarında ilan edilir. Üniversite koordinatörlüğüne üst yazı ile bildirir. İlgili Üniversite koordinatörlüğü tarafından kabul edilen öğrenciler istenilen belgeleri (protokol vb. ) hazırlayarak kendi fakültelerindeki ve üniversitedeki koordinatöre imzalatarak ilgili üniversite koordinatörlüğüne iletilmek üzere Öğrenci İşleri Şefliğine teslim eder. Kendisine ulaşan evrakları karşı üniversitenin Bölüm ve Kurum Koordinatörlüklerine imzalatmak üzere gönderir. Karşı Üniversitede imza onayı ardından evraklar geri gönderilir. Uygunluk Değerlendirmesi için FYK gündemine alınır. İlgili birimlere gönderilir Kurum Koordinatörüne ve öğrenciye yazılı bilgi verilir. UYGUN MU? Uygun görülenler FYK kararı ile birlikte Kurum Koordinatörüne yazı ile bildirilir. İlanı yapılarak Kurum Koordinatörlüğüne yazı ile bildirilir. SÜREÇ SONLANDIRILIR

33 Aşama 6 Aşama 5 Aşama 4 ERASMUS Giden Öğrenci Değişim Programı Süreci Öğrenci Bölüm Dekanlık Fakülte Yönetim Kurulu Dış İlişkiler Koordinatörlüğü (ERASMUS) Gidilecek Ülke Üniversite Koordinatörlüğü Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı Üniversitemiz ERASMUS koordinatörlüğü tarafından Üniversitemiz web sayfasında öğrenci başvuruları ve değerlendirme takvimi ilan edilir. Öğrenciler ön başvuruda bulunur. Bölüm Erasmus Koordinatörü başvuruları değerlendirir ve Bölüm Başkanlığına sunar. Başvuruda bulunan öğrenciler için Yabancı diller Yüksekokulu tarafından ilan edilen tarih ve saatte yabancı dil sınavı yapılır. Öğrenci bilgilendirilir OLUMSUZ Karar OLUMLU Başarısız Sınav sonucunda 50 ve üzeri alanlar ya da yönetmelikte belirtilen sınavlardan eşdeğer puan alan öğrenciler başarılı olur. Tüm sonuçlar ilan edilir. Orijinal ıslak imzalı formları belirtilen tarih aralığında üst yazı ile Dış ilişkiler Koordinatörlüğüne sevk eder. Başarılı Öğrenci Gidilecek Üniversiteden Davet Mektubu almak için Bölüm Erarmus Koordinatörüne başvurur. Bölüm Erasmus Koordinatörü gereğini yapar Anlaşmalı olunan üniversitelerden davet mektubu alınamaması durumunda süreç olumsuz olarak sonlandırılır ve öğrenciye bilgi verilir. OLUMSUZ Davet Mektubu Karar OLUMLU Öğrenci Gidilecek Üniversiteden aldığı Davet Mektubu ve diğer belgelerle birlikte Learning Agreement için Bölüm Başkanlığına başvurur. Bölüm Erasmus Koordinatörü öğrenci ile birlikte Learning Agreement belgesini oluşturur ve Bölüm Başkanlığına sunar. Bölüm Başkanlığı ilgili dönem listelerini Bölüm Kurulu Kararı ve eklerle birlikte Dekanlığa gönderir. FYK nda değerlendirilmek üzere gündeme alınır. UYGUN MU? Dış İlişkiler Birimi ve ÖİDB bilgilendirilir. Dış İlişkiler Birimi Öğrenci dosyasına gerekli belgeleri arşivler ve süreci takip eder. SÜREÇ SONLANDIRILIR. Gereğini yapar

34 Aşama 6 Aşama 5 Aşama 4 ERASMUS Öğrenci Dönüş Süreci Öğrenci Bölüm İntibak Komisyonu Bölüm Dekanlık Fakülte Yönetim Kurulu Rektörlük Dış İlişkiler Koordinatörlüğü (ERASMUS) Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı ERASMUS ile giden öğrenci döndükten sonraki 1 ay içerisinde dönüş belgelerini Dış ilişkiler birimine teslim eder Bölüm Başkanı Bölüm İntibak Komisyonuna konuyu ve belgeleri sevk eder. Gerekli başvuruyu değerlendirir ve ilgili Bölüm Başkanlığına gönderir. Bölüm İntibak Komisyonu durumu değerlendirerek karar alır ve Bölüm Başkanlığına sunar Bölüm Başkanlığı gerekli form ve evrak ekleriyle birlikte EBYS üzerinden Dış İlişkiler Birimine yazı yazar. Sevk Dış ilişkiler Birimi ilgili Fakültelere liste ve ekleri gönderir. FYK nda değerlendirilmek üzere gündeme alınır. UYGUN MU? UYGUN MU? Bölüm, Dış İlişkiler Birimi ve ÖİDB bilgilendirilir. Öğrencinin transkriptinde gerekli düzenlemeler yapılır. SÜREÇ SONLANDIRILIR. Arşivlenir. Gereğini yapar

35 Aşama 6 Aşama 5 Aşama 4 ERASMUS Giden Öğrenci Staj Hareketliliği Süreci Öğrenci Bölüm Dekanlık Fakülte Yönetim Kurulu Dış İlişkiler Koordinatörlüğü (ERASMUS) Staj Yapılacak Kuruluş Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı Üniversitemiz ERASMUS koordinatörlüğü tarafından Üniversitemiz web sayfasında öğrenci başvuruları ve değerlendirme takvimi ilan edilir. Öğrenciler ön başvuruda bulunur. Bölüm Erasmus Koordinatörü başvuruları değerlendirir ve Bölüm Başkanlığına sunar. Başvuruda bulunan öğrenciler için Yabancı diller Yüksekokulu tarafından ilan edilen tarih ve saatte yabancı dil sınavı yapılır. Öğrenci bilgilendirilir OLUMSUZ Karar OLUMLU Başarısız Sınav sonucunda 50 ve üzeri alanlar ya da yönetmelikte belirtilen sınavlardan eşdeğer puan alan öğrenciler başarılı olur. Tüm sonuçlar ilan edilir. Orijinal ıslak imzalı formları belirtilen tarih aralığında üst yazı ile Dış ilişkiler Koordinatörlüğüne sevk eder. Başarılı Öğrenci Erasmus koordinatörüne Training Agreement için başvuruda bulunur. Bölüm Erasmus Koordinatörü gereğini yapar Öğrenci Training Agreement belgesini onay için staj yapılacak kuruma gönderir. Onay Onaylı Training Agreement ile birlikte Bölüme başvuruda bulunur. Bölüm Kurulu Kararı ile birlikte Dekanlığa sevk eder. FYK nda değerlendirilmek üzere gündeme alınır. UYGUN MU? Rektörlüğe de bilgi verilir. Öğrenci Dekanlıktan staj defterini temin ederek staj yapacağı kurum/kuruluşa gider Dış İlişkiler Birimi, öğrenci ve ÖİDB bilgilendirilir. Dış İlişkiler Birimi Öğrenci dosyasına gerekli belgeleri arşivler ve süreci takip eder. SÜREÇ SONLANDIRILIR. Gereğini yapar

36 Aşama 6 Aşama 5 Aşama 4 ERASMUS Staj Hareketliliği Öğrenci Dönüş Süreci Öğrenci Bölüm Dekanlık Fakülte Yönetim Kurulu Rektörlük Dış İlişkiler Koordinatörlüğü (ERASMUS) Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı ERASMUS ile staj hareketliliğinden yararlanan öğrenci döndükten sonraki 1 ay içerisinde dönüş belgelerini Dış ilişkiler birimine teslim eder Gerekli başvuruyu değerlendirir ve ilgili Bölüm Başkanlığına gönderir. Bölüm Başkanlığı gerekli form ve evrak ekleriyle birlikte EBYS üzerinden Dış İlişkiler Birimine yazı yazar. Dış ilişkiler Birimi ilgili Fakültelere liste ve ekleri gönderir. FYK nda değerlendirilmek üzere gündeme alınır. UYGUN MU? UYGUN MU? Bölüm, Dış İlişkiler Birimi, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı ve ÖİDB bilgilendirilir. Onaylı staj defteriyle birlikte staj değerlendirme işlemlerini başlatır. SÜREÇ SONLANDIRILIR. Arşivlenir. Gereğini yapar Gereğini yapar

37 Aşama 7 Aşama 6 Aşama 5 Aşama 4 ERASMUS Personel Hareketliliği (Gidiş) Süreci Personel Bölüm Dekanlık Fakülte Yönetim Kurulu Rektörlük Dış İlişkiler Koordinatörlüğü (ERASMUS) Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Personeller Birimlerinin ikili anlaşması olan üniversiteleri göz önünde bulundurarak başvuru işlemlerine başlarlar Üniversitemiz ERASMUS koordinatörlüğü tarafından Üniversitemiz web sayfasında personel hareketliliği başvuruları ve değerlendirme takvimi ilan edilir. Aşağıdaki belgeler hazırlanarak Dış İlişkiler Birimi ne başvurulur. Ders alma/verme formu Personel Bilgi Formu Ders alma/verme hibe sözleşmesi Banka Hesabı bilgisi Ders alma/verme programı Başvurular komisyon tarafından değerlendirilerek sıralama yapılır ve onaylı bir şekilde ilan edilir. Hareketlilik kapsamında gitmeye hak kazanan personel Birim Amirliğine izin için başvuruda bulunur. İDARİ BölümBaşkanı ve Anabilim Dalı Başkanı Onayı BölümBaşkanı Onayı AKADEMİK Akademik personel mi? İdari Personel mi? Uygun mu Dekanlığa sevk Gereğinde süreç olumsuz olarak sonuçlandırılır FYK nda değerlendirilmek üzere gündeme alınır. UYGU N MU? Rektörlüğe sevk UYGU N MU? Personel Hibe sözleşmesi hazırlanır. Sevk Personel ve Bölüm bilgilendirilir Personel hibe sözleşmesi imzalanır ve Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gereği için yazı yazılır verilir. Gereğini yapar Dış İlişkiler Birimi Personel dosyasına gerekli belgeleri arşivler ve süreci takip eder. SÜREÇ SONLANDIRILIR.

38 Aşama 5 Aşama 4 ERASMUS Personel Hareketliliği Dönüş Süreci Personel Dış İlişkiler Koordinatörlüğü (ERASMUS) Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Banka ERASMUS ilepersonel hareketliliğinden yararlanan personel döndükten sonraki 1 ay içerisinde dönüş belgelerini (Setifika, Nihai rapor, uçuş kartları, Teaching programı, Step Training, prog.) Dış ilişkiler birimine teslim eder Tüm belgeleri teslim eden personelin kalan hibe ödemesi (% 20'lik kısım + Seyahat Masrafı) için Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına yazı yazılır Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı ilgili Bankaya ödeme talimatı gönderir Arşivleme yapılır. Ödeme gerçekleştirilir SÜREÇ SONLANDIRILIR.

39 Aşama 4 Ders Programı ve Sorumluları Belirleme Süreci Öğrenci İşleri Daire Ders Sorumlusu Bölüm Dekanlık Dekanlık Mali İşler Rektörlük Başkanlığı Rektörlük Senatosu Yıllık olarak akademik takvimde Eğitim Öğretim Başlangıç ve Bitiş tarihlerini belirler ve ilan eder. Gereğini yapar. SÜREÇ SONLANDIRILIR. Bölüm Başkanlığı Dönemlik olarak ders programı ve sorumlu öğretim elemanlarını belirler, ilan eder ve Dekanlığa gönderir. Ders sorumluları OBS üzerinden sistemde tanımlanır. Bu durum ÖİDB tarafından kayıt altında tutulur. Sistem üzerinde ilgili dönem boyunca tanımlı kalır ve dönem sonunda arşivlenir. SÜREÇ SONLANDIRILIR. Ders program ve sorumlularını ders ücretleri kontrolü için mali işlere gönderir. SÜREÇ SONLANDIRILIR.

40 Aşama 4 Sınav programları Süreci Bölüm Ders Sorumlusu Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı Rektörlük Rektörlük Senatosu Yıllık olarak akademik takvimde Sınav tarihlerini belirleyerek ilan eder. Akademik Takvime göre sınav programlarını düzenler ve lan eder ve ilgili ders sorumlularına gereği için yazı yazar. İlgili tarihte sınavı yaparak sınav sonucunu ÖBS üzerinden ilan eder ve sonuçlandırır ve ÖİDB ye gönderir. Sistem üzerinden Öğrenci transkriptlerinde ilgili notlar işlenir. SÜREÇ SONLANDIRILIR.

41 Aşama 5 Aşama 4 Sınav Notuna İtiraz Süreci Öğrenci Bölüm Ders Sorumlusu Dekanlık Fakülte Yönetim Kurulu Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı Öğrenci sınav notu ilanından itibaren en çok 5 iş günü içerisinde sınav notuna itiraz dilekçesini Bölüm Başkanlığına verir. Öğrenci İleri Şefliği dilekçeyi Bölüm Başkanı onayı ile ders sorumlusuna gönderir. Ders sorumlusu ilgili öğrencinin sınav kağıdını inceleyerek 15 gün içinde itirazı sonuçlandırır. Hata onaylanır ve yapılan not değişikliği form düzenlenerek Dekanlığa bildirilir. Hata Var mı? RED FYK ya sevk edilir. Öğrenci itirazında ısrarcı olursa bir üst merci olan Bölge İdare Mahkemesine başvuruda bulunur. Aksi durumda süreç sonlanır. Karar Öğrenciye tebliğ edilir. Kararı not değişiklik formu ile birlikte Bölüme ve ÖİDB ye gönderir ONAY Karar Öğrenci bilgilendirilir SÜREÇ SONLANDIRILIR Not düzeltilir ve örenci bilgilendirilir Gereği yapılır ve süreç sona erer

42 Aşama 6 Aşama 5 Aşama 4 Öğrenci Temsilcisi Seçim Süreci Sağlık Kültür Spor D.Bşk. Öğrenciler Öğrenci İşleri Birimi Fakülte Sekreteri Dekan Seçim Komisyonu Fakülte Öğrenci Temsilcisi Seçim takvimi yazı ile bildirilir Öğretim Üyeleri arasında seçim komisyonu belirlenir Komisyon üyelerine yazı ile bildirilir PARAF ONAY Seçim takvimi öğrencilere duyurulur Öğrenci Temsilciği Aday olarak isteyen öğrenci dilekçesini Evrak Kayıt aracılığıyla Dekanlığa başvuruda bulunur Sistem üzerinden adayların uygun olup olmadığı belirlenerek ilan edilir -Aday öğrenci tarafından propaganda süreci başlar -Propaganda süreci sonunda propaganda araçları kaldırılır Oy pusulası ve seçim sandığı belirtilen tarihte seçimin yapılacağı yerde hazır bulundurulur 1. Seçime %60 katıldı mı? 2. Seçime %50 katıldı mı? İtiraz var mı? Seçim sonuçları tutanakla Dekanlığıa bildirilir 3. Seçimde katılım şartı aranmaz İtirazlar değerlendirir Seçim sonuçları Rektörlüğe ve öğrenciye bildirilir İtiraz uygun mu? PARAF ONAY İmzalanan evrak sonlandırılır SÜREÇ SONLANDIRILIR

43 Aşama 5 Aşama 4 Öğrenci Bursları Süreci Öğrenci Bölüm Dekanlık Rektörlük Dekan İlgili Burs Komisyonu Burslar için istenilen belgeler duyurulmak üzere Bölümlere gönderilir. Burs duyuruları yazısı gelir Bölümler öğrencilere duyuru yapar İlgili öğrenciler istenilen belgelerle başvuruda bulunur Başvuru evraklarını ve listeyi Dekanlığa sevk eder. Dekanlık tüm başvurulari ilgili burs için oluşturulan burs komisyonuna gönderir. Gelen müracaatlar değerlendirilerek şartları uygun olan öğrenciler belirlenir, bir tutanakla Dekanlığa bildirilir Tutanak bir yazı ile Rektörlük Makamına bildirilir ONAY Rektörlük tarafından burs veren ilgili Kurumlara gönderilir SÜREÇ SONLANDIRILIR

44 Aşama 5 Aşama 4 Öğrenci Ortak Ders Süreci Öğrenci Koordinatör Öğretim Üyesi (İlgili Danışman) İlgili Diğer Dekanlık/ Müdürülük Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı İlgili Fakülte/ Müdürlüklere ortak dersler için koordinatör ve öğretim üye görevlendirme için yazı yazılır. Üniversite Senatosunun belirlediği Akademik Takvime göre ders kayıt tarihleri WEB sitesinde ilan edilir. Gerekli otomasyon yazılımını Dekanlık kullanıma açar. Ortak dersler için koordinatör ve öğretim elemanları belirlenerek Mühendislik Fakültesine bildirir. Öğrenci sistem üzerinden kendi kullanıcı adı ve şifresi ile Müfredatta yer alan ORTAK dersleri seçer, kontrol ve kesinleştirme işlemi yaparak kayıtlarını kesinleştirir. Mühendislik Dekanlığı otomasyon üzerinden Rektörlük Servis Dersleri adı altında ortak ders şube ve dersleri yürütecek öğretim elemanlarını tanımlayarak öğrenci kullanımına açar. Derslere kayıtlı öğrenci sayılarına göre ortak ders şube sayıları arttırılıp/ azaltılır. Ders Kaydı onaylanır. Şube artırımı/azaltımı var mı? Yeni öğretim elemanı görevlendirme ya da iptalleri yapılarak Mühendislik Fakültesi Dekanlığına bildirilir Dekanlık web sayfasında şube/ öğretim elemanı listesi ilan edilir. SÜREÇ SONLANDIRILIR

45 Aşama 4 Mühendislik Tamamlama Süreci Öğrenci Öğrenci İşleri Şefliği Bölüm Başkanlığı Koordinatör Öğretim Üyesi (İlgili Danışman) Öğrenci işleri Daire Başkanlığı ÖSYM tarafından düzenlenen sınav sonucu Fakültemizi kazanan öğrenci gerekli belgelerle birlikte şahsen ilgili bölüme müracaatta bulunur. Gerekli kontroller yapılır Belge ve bilgiler uygun ve tamam mı? Öğrenci İşleri Otomasyonu üzerinden kayıt işlemi yapılır. Sistem üzerinden Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına gönderilir Kaydı yapılan öğrenciye danışman atanır ve öğrenci ile danışmana bildirilir. Mevzuatla belirlenen derslerinden ilgili döneme ait olanları için ders kaydı yapar. Ders kaydı doğru mu? Otomasyon üzerinden SÜREÇ SONLANDIRILIR

46 Aşama 5 Aşama 4 Staj Süreci Öğrenci Bölüm Staj Komisyonu Bölüm Başkanlığı Dekanlık Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Takvime uygun olarak öğrenci staj kurum/ kuruluşu bularak kabul yazısı ile birlikte Bölüm staj komisyonuna başvurur. Bölüm Başkanı, Dekanlğın belirlediği takvimi tüm öğrencilerine duyurur ve gerekli belgelerin hazırlanması konusunda gereğini yapar Sayılı Yasa Gereği Fakülte Öğrencilerimizin Zorunlu Yaz Stajı takvimi belirlenerek tüm bölüm başkanlıklarına EBYS üzerinden tebliğ edilir. Bölüm staj komisyonu gerekli incelemeyi yapar Öğrenciye bilgi verilerek iptal ile süreç sonlandırılır Öğrenci dersi alabiliyor mu? Uygun mu? Öğrenci 5510 ve 3308 Sayılı kanunlar doğrultusunda oluşturulan formları kendi ve kurum/kuruluş onayı ile Bölüm sekreterliklerine teslim ederler UYGUN DEĞİL Evraklar teslim alınır Kontrol UYGUN DEĞİL UYGUN Teslim alınan evraklar staj dönemi tarihlerine göre listelenerek EBYS üst yazılı olarak Dekanlığa sevk edilir. Tüm evrakların aslı İlgili Bölümde arşivlenir Bu aşamada Staj defterleri de öğrencilere verilir. Evraklar kontrol edilir Öğrenciler deftere resimlerini yapıştırır, gerekli bilgileri doldurur ve Dekanlık onayına sunar UYGUN Listeler dönemlere, müstehaklık durumuna ve tek ya da çift staj durumuna göre sıralanır. ONAY 3308 Sayılı yasa gereği Devlet katkısı ödemeleri için listeler uygun formatta düzenlenerek Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına sevk edilir. Ödenek aktarımı için YÖK e iletir. Öğrenci işe giriş bildirgesini staj başlangıcında staj yapacağı kurum/kuruluşa ibraz eder. Ayrıca staj defterini de staj bitiminde ilgili yetkiliye onaylatır. Bölüm öğrencilere Giriş Bildirgelerini dağıtır. İlgili Dönem Sigorta Giriş Bildirgeleri 9 gün içinde yapılarak Öğrenciye dağıtılmak üzere Bölüm Başkanlıklarına gönderilir. Öğrenci staj bitiminde kurum/kuruluşun devlet katkısını alabilmesi için gerekli dekontu Bölüme ibraz eder. İlgili dönemlerde üst yazı ile Dekanlığa sevk E-bildirge ve bordrolar hazırlanarak her ayın arasında primler ödenmek üzere Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığına sevk edilir. Sevk 20/40 işgünü sonunda stajlarını tamamlayan öğrencilerin işten ayrılış bildirgeleri ve e-bildirgeleri düzenlenir. Sigorta primleri ödeme işlemleri yapılır. Ödeme döneminde Bir sonraki aya sarkma durumu SÜREÇ SONLANDIRILIR SÜREÇ SONLANDIRILIR

47 Aşama 6 Aşama 5 Aşama 4 Sarf Malzemesi Alım ve Dağıtım Süreci Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi Mali İşler Satınalma Birimi Gerçekleştirme Görevlisi Dekan Strateji G. Daire Başkanlığı Fakülte ve bağlı Akademik ve İdari birimlerin ihtiyaçları tespit edilerek yazılı olarak belirlenen Gerçekleştirme Görevlisi ve Dekana sunulur Sayılı KİK mevzuatına göre satınalma yöntemi belirlenir. (SATINALMA SÜREÇ İŞ AKIŞI) Satınalma birimi tarafından alınan malzeme Taşınır Kayıt Kontrol birimine fatura ve muayene kabul tutanağı ile teslim edilir. Satınalma Birimi tarafından alınan mal ve malzeme Taşınır kayıt fişi düzenlenerek sistemde kayıt altına alınır Ayniyat kaydı yapılarak depoya alınan malzemeler istek durumuna göre yetkili makamın onayı ile birimlere sarf malzeme çıkış formu veya demirbaş malzeme zimmet işlemi yapılarak dağıtılır. Sarf malzeme çıkışları için 3 aylık periyodik dönemlerde Tüketim Sarf Malzemesi Dönem Çıkış formu düzenlenerek Gerçekleştirme Görevlisi ve Harcama Yetkilisi tarafından onanarak Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına rapor gönderilir. Onay Onay SGDB gelen rapor doğrultusunda muhasebeleştirme işlemini yapar. SÜREÇ TAMAMLANIR.

48 Aşama 5 Aşama 4 Malzeme Alım, Zimmet ve Kayıttan Düşme Komisyonu (KDK) Süreci Dekanlık Satın Alma Birimi Gerçekleştirme Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi KDK Dekan İstek Yapan Birim Görevlisi Strateji G. Daire Başkanlığı 1. FÜBAP, 2. TÜBİTAK, 3. İdari ve Mali İşler Daire Bşk., 4. Mühendislik Fakültesi Dekanlığı vs. tarafından temin edilen malzemeler Fatura, Kabul Komisyonu tutanakları, onay belgesi ve gelen malzeme adet ve tutarları kontrol edilir Malzeme depoya alınarak taşınır İşlem Fişi kesilir. Birim İsteği var mı? Malzeme zimmet fişi kesilerek stok kayıtlarından düşülerek birime teslim edilir. Malzeme stok olarak depoda muhafaza edilir. Ekonomik ömrünü tamanlayan malzeme KDK a gönderilir. Ekonomik ömrünü tamamlayan malzeme var mı? Depo kaydı düşüm işlemi yapılır Kullanımına devam edilir. Yıl sonu depo sayım işlemi yapılarak stok durumu ve kullanımdaki malzemenin birimleri itibariyle tasnifi yapılır. SAYIM DÖKÜM CETVELİ düzenlenir. ONAY (Islak İmza) ONAY (Islak İmza) Evrak tasnifi yapılıp Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir. Hesap doğruluğu durumunda bütçeleştirilir aksi durumda İADE edilir.