Eğitim Bilimleri Enstitüsü

Transkript

1 Akademik ve İdari Personel meklilik İşleri 1 saat 2 mekli olacak personelin dilekçesi ve ayrılış onayı geldikten sonra ayrılış tarihini takip eden ay başından itibaren maaş bordrosundan çıkartılır meklilik dilekçesi,emekli onayı, ayrılış yazısı tamamlandığında yolluk bildirimi hazırlanarak KBS sistemi üzerinden ödeme emri belgesi kesilerek yolluk bildirimi ile birlikte imzaya sunulur. Müdür Gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisi tarafından onaylandı mı? Gerekli düzeltmelerin yapılması Tahakkuk teslim tutanağı hazırlanarak ödeme emri belgesi ve ekleri ile birlikte SGDB' na gönderilir. SGK sistemi üzerinden ayrılış tescili yapılır. vrakların birer sureti de standart dosyalama sistemine göre dosyalanır

2 Akademik ve İdari Personel Nakil Bildirimi İşleri 1 saat Kurumdan ayrılacak olan personelin, personel işleri biriminden ayrılış yazısı geldikten sonra maaş nakil ilmuhaberi hazırlanarak imzaya sunulur Müdür Paraf ve imzaları tamam mı? Gerekli düzeltmelerin yapılması Maaş nakil ilmühaberi zimmet ile ilgiliye teslim edilir. Takip eden ay başı itibariyle maaş bordorosundan çıkartılır. SGK sistemi üzerinden ayrılış tescili yapılır. vrakların birer sureti de standart dosyalama

3 Bütçe azırlama İşleri 1 saat Rektörlük Makamının Mali Yıl Bütçe azırlık çalışmalarıyla İlgili yazının ulaşması Bir önceki yılda yapılan harcamalarla ilgili dosya hazırlanır Bütçeyle ilgili olarak Rektörlük Strateji Daire Başkanlığından görüş alır. Birimlerin hizmet maliyetinin tespiti iliksin bilgi formları düzenlenerek Rektörlük Strateji Daire Başkanlığına gönderilir. Bu tespit formlarında belirtilen maliyetlere göre ilgili harcama kalemlerine Rektörlük Strateji Daire Başkanlığı tarafından Mali Yıl içerisinde harcanmak üzere ödenek aktarılır

4 Ders Telafi İşleri 7 gün saat 0 Öğretim lemanı Telafi yapmak isteyen öğretim elemanı nstitü web sayfasından telafi formunu temin eder Öğretim lemanı Yapılmayan derslerin telafi edileceği tarih, yer ve saati belirterek form imzalanarak ilgili Anabilim Dalı sekreterliğine teslim edilir. Anabilim Dalı Başkanlığı Kayda alınan telafi talebi Anabilim Dalı Başkanlığı tarafından incelenir(öğrencilerin ve diğer öğretim elemanlarının derslerini etkilemeyecek şekilde uygunluğu kontrol edilir) Anabilim Dalı Başkanlığı Talep Uygun mu? Gerekli düzeltme ve değişikliğin yapılması için öğretim elemanına iade edilir. Anabilim Dalı Başkanlığı Telafi ders programı Anabilim Dalı Başkanı tarafından imzalandıktan sonra form, dilekçe ve ekleri nstitü müdürlüğüne gönderilir. 30 Müdür Telafi talebi nstitü Yönetim Kurulunda görüşülür 1-7 gün k ders ücreti ödemek üzere YK kararının bir örneği ve diğer belgeler tahakkuk birimine gönderilir. Öğretim lemanı azırlanan programa göre dersin telafisi yapılır. 1

5 Doğrudan Temin İle Satın alma İşleri 3 saat Başlangıç Müdür / nstitü Sekreteri Piyasa Fiyatı Araştırma Görevlileri Piyasa Fiyatı Araştırma Görevlileri Satınalma Görevlisi Birim yöneticileri tarafından birimde ihtiyaç duyulan mal ve malzemeler tespit edilir. Piyasa fiyatı araştırma görevlileri tarafından en az üç firmaya verilmek üzere teklif mektubu hazırlanır. Piyasa fiyatı araştırma görevlileri tarafından piyasa fiyatı araştırma tutanağı ve yaklaşık maliyet hesap cetveli hazırlanır. Satınalma görevlisi tarafından hazırlanan onay belgesi gerçekleştirme görevlisine ve harcama yetkilisine sunulur. arcama Yetkilisi Satınalma Görevlisi Muayene Kabul Komisyonu Muayene Kabul Komisyonu Satınalma Görevlisi Satınalma Görevlisi Taşınır Kayıt Yetkilisi Taşınır Kayıt Yetkilisi Belge Onaylandı mı? Malzemeler ilgili firmadan geçici alındı fişi ile teslim alınır ve muayene kabul komisyonunun onayına sunulur Muayene kabul komisyonu alınan malzemelerin sipariş niteliklerine uygunluğunu kontrol eder. Uygun mu? Firmadan fatura alınır. Muayene kabul komisyon tutanağı düzenlenir. Malzemeler taşınır kayıt kontrol sistemine kayıt edilir. Kaydedilen malzemeler harcama yönetim sistemine gönderilir Satınalma süreci sona erdirilir. Malzemeler firmaya tutanakla iade edilir. arcama yönetim sisteminden ödeme emri belgesi düzenlenir Ödeme emri belgesinin 2 nüshası diğer satınalma evrakları ek yapılarak Strateji Daire başkanlığına teslim edilir. 1 nüshası da dosyalanır Bitiş

6 k Ders azırlama İşleri 44 Müdür / Dönem başında nstitüde dersi olan ve tez ile ders danışmanlığı bulunan öğretim üyelerinin kadrolarının bulunduğu birimden ders dağılım çizelgeleri yazıyla istenir. Müdür / nstitüden ek ders ücreti alan öğretim üyelerinin kadrolarının bulunduğu birimlerden izin, rapor, görevlendirme, ayrılış ve zorunlu ders yükü değişiklikleri ile unvan değişiklikleri ve ders dağılım çizelgelerinde dönem içinde meydana gelen değişikliklerin her ay sonunda düzenli olarak gönderilmesi dönem başında yazıyla istenir. İlgili birimler tarafından nstitüye gönderilen ders dağılım çizelgelerinin kontrol edilmesi Ders dağılım çizelgelerinde hata var mı? atalar düzeltilmek üzere ilgili birime gönderilir Öğretim üyelerinin dönem içinde yapamadıkları derslerin telafi programına ilişkin anabilim dallarından gönderilen telafi yazıları kontrol edilerek yönetim kurulu kararı alınır. Ders dağılım çizelgesi, izin, rapor, görevlendirme, ayrılış ve zorunlu ders yükü değişikliği listesi ile telafi programlarına uygun bir şekilde KBS üzerinden elektronik ortamda puantaj hazırlanır ilave çalışma ücreti bordrosu oluşturulur ödeme emri belgesi düzenlenir. Ödeme emri belgesi ve bordro ek nüshalarla birlikte kontrol edilmek üzere gerçekleştirme görevlisine teslim edilir. Puantaj kontrol edilmek üzere Müdür Yardımcısına teslim edilir. 1 Gerçekleştirme Görevlisi / arcama Yetkilisi Müdür Yardımcısı Belgeler kontrol edildikten sonra ödeme emri belgesi ve bordro gerçekleştirme görevlisi tarafından ek nüshalar aslı gibidir yapılarak imzalanır. Puantaj kontrol edildikten sonra Müdür. Yrd. Tarafından imzalanır. Puantaj ve ödeme emri belgesi imzalamak üzere harcama yetkilisine sunulur. Ödeme emri belgesi ek nüshalarla Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına kontrol edilmek üzere teslim edilir. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı evrakları inceleyip muhasebeleştirme süreci tamamlandıktan sonra ödemenin gerçekleştirileceği bankaya KBS üzerinden elektronik ortamda banka listesi gönderilir. Ödeme emri belgesi ve ek nüshaların bir örneği arşivlenmek üzere dosyalanarak birimde muhafaza edilir.

7 Fatura Ödemesi İşleri 1 saat lektrik, Su, Atık Su, İnternet, Doğalgaz vb. Faturalar üzerinde gerekli inceleme yapılır arcama Talimatı ve Ödeme mri belgesi düzenlenir. Onaya sunulur. Müdür Onaylandı mı? Gerekli düzeltmelerin yapılması Ödeme mri belgesi ek nüshalarla birlikte SGDB ye gönderilir.

8 Giyecek Yardımı İşleri 177 Giyecek Yardım Yönetmeliği uygulamaları yazısının gelmesi Tahakkuk ve Satın Alma Personeli Giyecek yardımına ilişkin dağıtım listesinin hazırlanması Tahakkuk ve Satın Alma Personeli arcama Talimatının onaya sunulması Bilgilerin Kamu arcama ve Muhasebe Bilişim Sistemine(KBS) girilmesi, Ödeme mri Belgesi ve bordronun çıktılarının alınarak kontrol edilmesi /nstitü Müdürü Ödeme mri Belgesinin ve eklerinin kontrol edilmesi ve imzalanması Tahakkuk ve Satın Alma Personeli Ödemenin KBS den muhasebe birimine gönderilmesi 2 Tahakkuk ve Satın Alma Personeli Tahakkuk vrak Teslim Listesinin hazırlanarak Ödeme mri Belgesi ve ekleri ile birlikte Strateji ve Geliştirme Daire Başkanlığına(SGDB) Teslim dilmesi /nstitü Müdürü Ödeme mri Belgesi ve eklerinin incelenmesi ataların incelenip düzeltilmesi atalı mı? Ödemeyi muhasebeleştirmesi

9 İstifa, Askerlik ve Ücretsiz İzin İşleri 1 saat İstifa, askerlik ve ücretsiz izin durumlarında personel işleri biriminden gelen ayrılış yazısı ile birlikte peşin alınan maaş için borçlandırma belgesi hazırlanır Borçlandırma belgesi gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisine onay için imzaya sunulur Müdür Gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisi Tarafından onaylandı mı? Gerekli düzeltmelerin yapılması Borçlanma belgesi düzenlenerek Strateji Geliştrime Daire Başkanlığına gönderilir. Takip eden ay başından itibaren maaş bordrosundan çıkartılır SGK sistemi üzerinden ayrılış tescil işlemi gerçekleştirilir vrakların birer sureti de standart dosyalama

10 Kesenek Gönderme İşleri 1 saat Ödemelerden (Maaş, Kısıt Maaş, k ders vb.) kaynaklanan SGK kesenek bilgilerinin Kamu arcama ve Muhasebe Bilişim Sisteminden(KBS) alınması Kesenek bilgilerinin SGK Kesenek Bilgi Sistemine veya Bildirgeye girilmesi atalı mı? ataların incelenip düzeltilmesi Sistem üzerinden kesenek bilgilerinin gönderilmesi, çıktılarının alınması, bir nüshasının Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına(SGDB) teslim edilmesi Keseneklerin incelenmesi atalı mı? ataların incelenmesi ve düzeltilmesi Kesenek ödeme bilgilerinin SGK ye gönderilmesi

11 Kıst Maaş Ödemesi İşleri 1 Açıktan atama, ücretsiz izin dönüşü, askerlik dönüşü ay başına gelmeyen durumlarda işe başladığı tarihten itibaren kıst maaş yapılır Gerekli belgelerin temini (Personel Daire Başkanlığınca hazırlanan SGK giriş bildirgesi ve maaş için gerekli belgeler (atama onayı, nakil bildirimi,aile durum bildirimi, banka hesap cüzdanı fotokopisi vb) Kıst maaş bordrosunu ve banka listesini hazırlamak Bilgilerin KBS maaş sistemine ve SAY00i sistemine girilmesi KBS sistemi ve SAY00i tutarları eşit mi? Verilerin tekrar kontrol edilerek düzenlenmesi KBS sistemi üzerinden ödeme emri kesilerek tüm belgeler gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisine imzaya sunulur arcama Yetkilisi Gerçekleştirme Görevlisi Gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisi tarafından onaylandı mı? vraklar tekrar düzenlenmek üzere mutemete gönderilir Tahakkuk teslim tutanağı hazırlanır vraklar dosyalanır

12 Maaş Ödemesi İşleri 2 saat 3 Maaş ödemesine sas Personel Listesinin Oluşturulması Gerçekleştirme Görevlisi/arcama Yetkilisi Personel Bilgilerinin kontrol edilmesi ve KBS Maaş uygulamasına girilmesi gereken bilgilerin varsa gerekli kayıtların yapılması Personelin Say 00i sisteminden güncellenmesi gereken bilgilerinin tespit edilmesi Muhasebe memuru tarafından Say 00i Sisteminde gerekli güncellemelerin yapılması Birim Maaşının Say00i Sistemin Üzerinden esaplanması KBS Maaş Uygulaması üzerinden ödeme emri belgesi ve diğer ek belgelerin çıktısının alınması Maaş dosyasının kontrol edilerek imzalanması ve gerçekleştirme görevlisine gönderilmesi Maaş bordroları ve diğer evraklar gerçekleştirme görevlisi tarafından hesap ve Mevzuat açısından kontrol edilir Gerçekleştirme Görevlisi / arcama Yetkilisi Gerçekleştirme Görevlisi / arcama Yetkilisi Gerçekleştirme Görevlisi / arcama Yetkilisi ata veya Mevzuata aykırılık var mı? Ödeme mri Belgesi imzalanır ve Belge arcama Yetkilisine gönderilir arcama Yetkilisi tarafından Ödeme mri Belgesi Kontrol dilerek onaylanır Ödeme mri Belgesi ve kleri Strateji Daire Başkanlığına Kontrol edilmek ve ödenmek üzere teslim edilir. Maaş evrakı, hatalar düzeltilmek üzere mutemete geri gönderilir Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Ödeme mri Belgesi Maaş evrakı ödeme işlemi İş Akış Şemasına göre kontrol edilir ve Say00i sistemi üzerinden onaylanır. KBS Maaş Uygulaması Üzerinden Banka listesi bankaya gönderilir

13 Muayene Kabul Komisyon İşleri 1 gün saat 3 Yönetim Kurulu Muayene Kabul Komisyonu kurulması 1 gün Muayene Kabul Komisyonu İhale Onay Belgesinin (varsa Teknik Şartnamenin alınması) 0 Muayene Kabul Komisyonu Muayene Kabul Komisyonun alınan ekipman, yazılım ve hizmetin Teknik Şartnameye uygunluğunu kontrol etmesi Muayene Kabul Komisyonu Uygun veya eksik mi? Alınan kipmanların ksik ya da Teknik Şartnameye uygun hale getirilmesini istenmesi 1 Muayene Kabul Komisyonu Alınan ekipman,yazılım veya hizmetlerin Teknik Şartnameye uygunluğunun onaylanması 4 Muayene Kabul Komisyonu Muayene Kabul Komisyon Tutanağının oluşturulması, imzalanması ve Satın almaya ulaştırılması

14 Sürekli Görev Yolluğu 3 saat 12 dakika İlgili Memur Naklen atanan kişiye ait atama kararnamesi ve Nakil Bildirim Formu ve özlükten göreve başlama veya ayrılma yazısının alınması İlgili Memur Yolluk Bildirim Formunun alınması Yolluk Bildirim Formunun kontrol edilmesi 30 Yolluk Bildirim Formunun imzalatılması ata veya eksik varmı ksik veya hataların düzeltilmesi için ilgili kişilere iade edilmesi 30 Toplanan belgeler ile arcama Yönetim Sistemine(YS) ödeme bilgilerinin girilmesi, Ödeme mri Belgesinin çıktısı alınarak kontrol edilmesi. Ödeme mri Belgesi ve eklerinin kontrol edilmesi ve imzalanması Ödemenin YS den muhasebe birimine gönderilmesi 2 Tahakkuk vrakı Teslim Listesi hazırlanarak Ödeme mri Belgesi ve ekleri ile birlikte Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına(SGDB) teslim edilmesi Ödeme mri Belgesi ve eklerinin incelenmesi ataların incelenip düzeltilmesi atalı mı? Ödemenin muhasebeleştirilmes i

15 Yurtiçi/Yurtdışı Geçici Görev Yolluuğu 2 gün 2 saat 2 1 gün Yönetim Kurulu Kararı veya Rektörlük Olurunun alınması Yolluk Bildirim Formunun alınması (Fatura vb.) Yolluk Bildirim Formunun Yönetim Kurulu Kararı veya Rektörlük Oluruna göre kontrol edilmesi ata veya ksik atalı durumda tekrardan doldurulması eksikse eksiklerin tamamlanması Yolluk Bildirim Formunun İmzalatılması Toplanan belgelerle ödeme bilgilerinin arcama Yönetim Sistemi ne (YS) girişinin yapılması ve Ödeme mri Belgesinin çıktısının alınarak kontrol edilmesi Ödeme mri Belgesi ve eklerinin kontrol edilmesi ve imzalanması 1 gün Ödemenin YS den muhasebe birimine gönderilmesi, Tahakkuk vrak Teslim Listesinin hazırlanması ve Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına(SGDB) Teslim dilmesi Ödeme mri Belgesi ve eklerinin incelenmesi ataların incelenip düzeltilmesi atalı mı? Ödemeyi muhasebeleştirmesi