DERS TELAFİSİ İŞ AKIŞI

Transkript

1 DERS TELAFİSİ İŞ AKIŞI Telafi yapmak isteyen öğretim elemanı ilgili Bölüm Sekreterliğinde DERS TELAFİ FORMU alır. Yapılamayan derslerin telafi edileceği tarih, yer ve saati belirtilerek form imzalanır, Bölüm Sekreterliğine teslim edilir veya elektronik ortamda Bölüm Sekreteri, öğrenci ve öğretim elemanlarının diğer derslerini etkilemeyecek şekilde, mevcut programı da bozmadan uygun olan boş gün ve saatlere telafi derslerini yerleştirir. Talep uygun mu? Kayda alınan telafi talebi Bölüm Başkanı tarafından incelenir. İlgili öğretim elemanına telafi talebinin uygun görülmeme nedeni yazı ile bildirilir. Telafi ders programı Bölüm Başkanı tarafından imzalanır, form ve dilekçe ve ekleri Dekanlığa Telafi talebi Fakülte Yönetim Kurulunda görüşülür. Ek ders ücreti ödenmek üzere, Fakülte Yönetim Kurulu kararının bir örneği ve diğer belgeler, Tahakkuk Bürosuna Telafi dersi aynı hafta içinde mi yapıldı? Kararın bir örneği ilgili bölüme Ek ders ücreti ödenmesinde normal süreç devam eder. Dersi alan öğrencilerin bu değişiklikten haberdar edilmesi için, telafi programı en az bir hafta öncesinden öğrenci panolarına asılır, ilgili öğretim elemanı tarafından Fakülte veya kişisel web sayfasında yayınlanır, sınıfta sözlü duyuru yapılır. Telafi dersi ile öğretim elemanının haftalık ders yükü toplamı kanuni sınırları Telafi yapılsa dahi kanuni sınırı aşan kısım için ek ders ücreti ödenmez. Hazırlanan programa göre dersin telafisi yapılır. Her hafta için, normal öğretimde 20,ikinci öğretimde 10 saat dolana kadar ek ders ücreti ödenir.

2 GELEN EVRAK İŞ AKIŞI Gelen Evrak İş Akışı Gelen evraklar kayda alındıktan sonra incelenmek üzere Dekan Sekreterliğine Evraklar Dekana iletilir. Dekan Evrakları inceler. EVET HAVALE İlgili Birimlere (Muhasebe, Dekan Yardımcısı, Fakülte Sekreteri, Ayniyat) EVET Cevap Yazılır. Cevap verilecek mi? HAYIR Dosyalanır Süreç Sonu

3 SÜREKLİ VE GEÇİCİ GÖREV YOLLUĞU ÖDEMELERİ İŞ AKIŞI Ödeme yapılmak üzere Tahakkuk Bürosuna verilen belgeler incelenir, ödenek durumuna bakılır. Bütçe kaleminde yeterli ödenek var mı? Ödenek aktarımı ya da ek ödenek istenir. Gelen ödenek bütçe kalemine kaydedilir. İlgililere tamamlatılır. Sunulan belgeler tam mı? Ödeme Emri Belgesi ve eklenmesi gereken belgeler hazırlanarak, Gerçekleştirme görevlisine Tahakkuk birimi hatayı düzelterek işlemi sürdürür. Hatalı mı? Gerçekleştirme Görevlisi ödeme belgesi ve diğer evrakları inceler. Gerçekleştirme Görevlisi ödeme belgesine Kontrol Edilmiş ve Uygun Görülmüştür kaşesini vurarak imzalar, dosyayı Harcama Yetkilisine gönderir. Harcama Yetkilisi tarafından imzalanan ödeme emri belgesi ve eklerinin asılları Tahakkuk Evrakı Teslim Listesi ile Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı na Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Muhasebe Birimi tarafından alınan evrak, incelendikten sonra, ilgilinin banka hesap numarasına ödeme yapılır.

4 AYLIK EK DERS ÜCRETİ ÖDENMESİ İŞ AKIŞI Ek ders ücreti ödenme sürecinin en önemli belgeleri olan F1 formu her dönemin başında,f2 formları ödeme yapılacak her ayın sonunda, ilgili öğretim elemanları tarafından hatasız doldurularak Dekanlığa verilir. Bölüm Sekreteri, kendisine ulaşan formları haftalık ders programı ile karşılaştırarak kontrol eder ve bilgisayara ortamında hazırlar. F1 formları ilgili öğretim elemanı ve Bölüm Başkanı tarafından incelenerek imzalandıktan sonra,f2 formları ile birlikte Tahakkuk Bürosuna gönderir. Hatalar düzeltilmek üzere, ilgili bölüme F1 ve F2 formlarında hata var mı? Tahakkuk Memuru,F1 ve F2 formlarının haftalık ders programları ve Fakülte Yönetim Kurulu kararına uygun hazırlanıp hazırlanmadığını kontrol eder. F1 formları Dekan,F2 formları ve Dekan tarafından imzalanır. Ücretlendirme çalışmalarına başlamadan, her ay için, öğretim elemanlarının izin, rapor, görevlendirme alıp almadıkları araştırılır,f2 formları kontrol edilir,birimlerden belgeler istenir. Ek Der Ücret Bordrosu ve Banka Listesi nin çıktıları ile Ödeme Emri Belgesi hazırlanarak, Gerçekleştirme Görevlisi ve Harcama Yetkilisi tarafından imzalanır. Toplanan ve mevzuata uygunluğu bakımından kontrol edilen bilgiler Ek Ders Ücreti Hesaplama Programı na yüklenir. Ödeme Emri Belgesi ve ekleri Tahakkuk Evrakı Teslim Listesi ile Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı na Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı nın ilgili biriminde evrakların incelenmesinden sonra, ödemeyi gerçekleştirecek bankaya Banka Ödeme Disketi verilir veya bilgiler elektronik ortamda Banka, ödeme emrinin kendilerine ulaşmasından en geç iki gün içerisinde ilgililerin hesap numaralarına ek ders ücretlerini yatırır.

5 DOĞRUDAN TEMİN YOLUYLA BİNA BAKIM VE ONARIMI İŞ AKIŞI Yapılmak istenen bakım ve onarım işi ile ilgili Yapı işleri Teknik Daire Başkanlığından yazı ile keşif yapılması ve maliyetin hesaplanması istenir. Planlanan işin maliyeti, doğrudan temin yoluyla yapılabilecek parasal limit içerisinde ise, sürecin başlatılması için toplanan bilgiler (keşif raporu, plan, teknik şartname, yerinde inceleme gibi maliyeti etkileyecek her unsur) satınalma birimine Onay Belgesi incelendikten sonra, Gerçekleştirme Görevlisi ve Harcama Yetkilisi tarafından imzalanır. Onay Belgesi giden evrak defterine kaydedilir. Bütçe kaleminde yeterli ödenek İhale onay belgesi hazırlanır. Bu belgede tarih ve sayı, işin tanımı, niteliği, işin miktarı, kullanılabilir ödenek miktarı, bütçe tertibi belirtilir. Bakım ve onarımla ilgili açıklama yapılır ve piyasa fiyat araştırması yapacak görevli personelin adı, soyadı, unvanı yazılır. Bakım ve onarım işi ile ilgili gelen teklifler ve piyasa araştırması için görevlendirilen personelin verdiği bilgiler doğrultusunda Piyasa Fiyat Araştırması Tutanağı düzenlenerek, görevliler ve Harcama Yetkilisi tarafından imzalanır. Ödenek aktarımı ya da ek ödenek istenir. Gelen ödenek bütçe kalemine kaydedilir. Harcama Yetkilisi, piyasa araştırması yapacak ve alımı gerçekleştirecek görevli veya görevlileri belirler, bu görevlendirme ilgililere bildirilir. Yüklenici ile idare arasında Yapım İşine Ait Anahtar Teslimi Götürü Bedel Sözleşme imzalanır. Sözleşmede işin adı, yapılma yeri, niteliği, miktarı, bedeli, başlama ve bitirme tarihi, ödeme şartları, sorumluluk ve diğer hususular açıkça belirtilir. İşin yapımın denetleyen teknik eleman, idareden bir sorumlu ve yükleniciden oluşan üç kişilik heyet iş bitiminde gerekli kontrolleri yaparak sözleşmede yer alan hükümlerin yerine getirildiğini onaylar ise işi teslim alır ve Onarım Kabul Tutanağını imzalar. Yüklenici işi sözleşmede yer alan süre içerisinde bitirdi mi? Sözleşme imzalandığı gün, işin yapımın ve kontrolünü denetleyecek teknik eleman ve idareden bir sorumlu Onarım İşine Ait Yer Teslim Tutanağı ile yükleniciye işi teslim eder, tutanak taraflarca imzalanır. Satın alma birimi KDV hariç TL yi aşan onarımlar için vergi borcu yoktur kâğıdı, fatura, onay belgesi, yaklaşık maliyet, sözleşme, yer teslim tutanağı, kabul tutanağı, keşif bilgileri, yapılan yazışmalar gibi satın alma ile ilgili tüm belgeleri yönetmeliğe uygun olarak düzenler ve Tahakkuk Birimine gönderir. Eksiklikler tamamlandı mı? Sözleşmede yer alan ve yasanın emrettiği diğer cezai hükümler uygulanarak bakım ve onarım işi iptal edilir. Tahakkuk Biriminde bakım ve onarım işi ile ilgili ödeme emri belgesi düzenlenerek Gerçekleştirme Görevlisine Gerçekleştirme Görevlisi ödeme emri ve ekindeki belgeleri yetkililerin imzalarının tamam olması, mevzuata uygunluğu, maddi hata olup olmadığı, yüklenici firmaya ait bilgilerin doğruluğu bakımından incelendikten sonra Kontrol Edilmiş ve Uygun Görülmüştür kaşesini basarak imzalar. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Muhasebe Birimi tarafından alınan evrak bu dairenin iş akışına göre işlem görerek ödeme gerçekleşir. Harcama Yetkilisi tarafında da imzalanan ödeme emri belgesi ve ekleri Tahakkuk Memuru tarafından düzenlendikten sonra Tahakkuk Evrakı Teslim Listesi ile ödeme yapılmak üzere Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına

6 ÖĞRENCİ DİSİPLİN SORUŞTURMASI İŞ AKIŞI Öğretim elemanı işlediği ileri sürülen suçla her türlü delili şikâyet dilekçesine ekleyerek Bölüm Başkanlığına verir. Bölüm Başkanı şikayet dilekçesini ve kanıtları ön yazı ekinde Dekanlık Makamına iletir. Disiplin amiri olan Dekan olayı aydınlatmak üzere bir öğretim elemanını soruşturmacı olarak görevlendirir. Savunmaların alınmasından sonra şüpheli/şüphelilerin ceza durumunu Öğrenci İşleri Daire Başkanlığından yazılı olarak istenir. Alınan ifadeler, dinlenen tanıklar ve elde edilen belgelere göre bir değerlendirme yapan soruşturmacı şüphelileri soruşturmaya davet eder. Savunma yazısında suçlamanın ne olduğu, savunma davetine uyulmaması veya özrünü zamanında bildirmemesi halinde savunma hakkından vazgeçmiş sayılacağı belirtilerek savunma için yedi günden az olmamak üzere süre verilir. Soruşturmacı ileri sürülen iddialarla ilgili şüpheli ya da şüphelileri ifadeye davet eder, ifadede sorulacak soruları olayı aydınlatmaya yönelik olarsak seçer. Olayın varsa tanıklarını dinler ifadelerinin alır, şikâyetçinin yazılı bilgisine başvurur. Soruşturmanın zamanında bitirilememesi durumunda ek süre istenir, Dekanlık olurundan sonra soruşturmaya devam edilir. Toplanan deliller, alınan ifadeler şüphelilere atfedilen suçu ispatlamak için yeterli mi? Şüphelilerin ve tanıkların yeniden ifadeleri alınır, gerekirse yeni tanıklar dinlenir, soruşturmanın seyrini değiştirecek yeni kanıtlar aranır. Elde edilen yeni bilgilerle suç ve suçluların ortaya çıkacağı kanaatine varılır. Soruşturma sürdürülür. Dekan soruşturmanın usulüne uygun yapılıp yapılmadığını incelemek üzere, FYK üyelerinden birini Raportör olarak tayin eder. Soruşturmacı elde ettiği kanıtlar, dinlenen tanıklar, alınan ifade ve savunmalar, ceza durumu, soruşturma sürecinde ortaya konan davranışlar, pişmanlık duyma gibi bütün değerlendirmeleri içeren Soruşturma Raporunu hazırlayarak imzalar. Raporda önerilen ceza açıkça belirtilir. Soruşturma dosyası soruşturma onayını veren Dekanlık Makamına Bir veya iki yarıyıl süre ile okuldan uzaklaştırma ya da okuldan atılma cezasını gerektiriyor. Soruşturma dosyası görüşülmek üzere Fakülte Disiplin Kurulu Gündemine alınır. Raportör dosyada eksik tespit etti mi? Raportör 2 gün içerisinde raporunu yazarak Dekanlık Makamına verir. Önerilen ceza uyarma, kınama veya bir haftadan bir aya kadar uzaklaştırma Disiplin Kurulu soruşturmacının önerdiği cezayı kabul veya reddedebileceği gibi başka bir disiplin cezası da verilebilir. Dosya yeniden soruşturmacıya gönderilir ya da yeni bir soruşturmacı tayin edilerek eksiklikler tamamlatılır. Ceza doğrudan Dekan tarafından verilir. Gerekli tebligatların yerine ulaşmasından sonra dosya Rektörlük Makamına Verilen ceza öğrenciye tebliğ edilir ayrıca öğrencinin ailesine, YÖK e ilgili kuruluşlara bildirilir.

7 DOĞRUDAN TEMİN YOLUYLA MAL ALIMI İŞ AKIŞI Ortaya çıkan ihtiyaca göre satın alınması düşünülen malzeme ile ilgili bilgiler satın alma birimine Bütçe kaleminde yeterli ödenek var Ödenek aktarımı ya da ek ödenek istenir. Onay Belgesi hazırlanır. Bu belgede tarih ve sayı, işin tanımı, niteliği, işin miktarı, kullanlabilir ödenek m,miktarı, bütçe tertibi belirlenir. Satın alma işlemi ile ilgili kısa açıklama yapılır ve piyasa fiyat araştırması yapacak görevli personelin adı, soyadı ve unvanı yazılır. Harcama Yetkilisi piyasa fiyat araştırması yapacak ve alımı gerçekleştirecek görevli veya görevlileri belirler, bu görevlendirme ilgililere bildirilir. Gelen ödenek bütçe kalemine kaydedilir. Onay belgesi incelendikten sonra Gerçekleştirme Görevlisi ile Harcama Yetkilisi tarafından imzalanır. Onay belgesi giden evrak defterine kaydedilir. Alınacak malzeme ile ilgili piyasa araştırması yapmakla görevlendirilen personelin verdiği bilgi ve belgeler doğrultusunda Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı düzenlenir, görevliler ve Harcama Yetkilisi tarafından imzalanır. Satın alma işlemi iptal edilir. Eksiklikl er tamamlan Satın alınacak ürün uygu mu? Muayene ve Kabul Komisyonu alınacak malzemeyi kontrol eder. Üyeler Muayene ve Kabul komisyon Tutanağını imzalar. Malzeme görevlisi tarafından sayılarak depoya alınır, Taşınır İşlem Fişi düzenlenir. Tahakkuk Biriminde gerçekleştirilen bu satın alma ile ilgili ödeme emri belgesi düzenlenerek Gerçekleştirme Görevlisine Satın alma Birimi KDV hariç TL yi aşan alımlar için vergi borcu yoktur kâğıdı, fatura, onay belgesi, yaklaşık maliyet, taşınır işlem fişi, teknik şartname, muayene ve kabul komisyonu tutanağı gibi satın alma ile ilgili tüm belgeleri yönetmeliğe uygun olarak düzenler ve Tahakkuk Birimine gönderir. Gerçekleştirme Görevlisi ödeme emri ve ekindeki belgeleri yetkililerin imzalarının tamam olması, mevzuata uygunluğu, maddi hata olup olmadığı, satışı gerçekleştiren firmaya ait bilgilerin doğruluğu bakımından incelendikten sonra Kontrol Edilmiş ve Uygun Görülmüştür kaşesini basarak imzalar. Harcama Yetkili tarafından da imzalan ödeme emri belgesi ve ekleri, tahakkuk Birimi tarafından düzenlendikten sonra Tahakkuk Evrakı Teslim Listesi ile ödeme yapılmak üzere Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı na Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Muhasebe Birimi tarafından alınan evrak, bu dairenin uygulayacağı sürece göre işlem görerek, ödemenin malzemeyi teslim eden firmanın faturada belirttiği baka hesap numarasına yapılması sağlanır.

8 YÖNETİCİ, ÖĞRETİM ELEMANI ve MEMURLARIN DİSİPLİN SORUŞTURMASI İŞ AKIŞI İşlendiği ileri sürülen suçla ilgili her türlü delil şikâyet dilekçesine eklenerek en yakın birim amirine verilir. Şikâyet dilekçesi ve kanıtlar en kısa sürede Dekanlık Makamına iletilir. Disiplin amiri olan Dekan olayı aydınlatmak üzere bir soruşturmacı görevlendirir. Savunmaların alınmasından sonra şüpheli/şüphelilerin ceza ve ödül durumu Personel Daire Başkanlığından yazılı olarak istenir. Alınan ifadeler dinlenen tanıklar ve elde edilen belgelere göre bir değerlendirme yapan soruşturmacı şüpheli ya da şüphelileri savunmaya davet eder. Savunma yazısında suçlamanın ne olduğu,7 günden az olmamak üzere verilen süre içerisinde veya belirtilen bir tarihte savunma yapılmaması halinde savunma hakkından vazgeçmiş sayılacağı belirtilir. Soruşturmacı ileri sürülen iddialarla ilgili şüpheli ya da şüphelileri ifadeye davet eder. İfadede sorulacak soruları olayı aydınlatmaya yönelik olarak seçer. Olayın varsa tanıklarını dinler, ifadelerini alır, şikâyetçinin yazılı bilgisine başvurur. Soruşturmanın zamanında bitirilememesi durumunda ek süre istenir, Dekanlık olurundan sonra soruşturmaya devam edilir. Toplanan deliller, alınan ifadeler şüphelilere atfedilen suçu ispatlamak için yeterli mi? Şüphelilerin ve tanıkların yeniden ifadeleri alınır, gerekirse yeni tanıklar dinlenir, soruşturmanın seyrini değiştirecek yeni kanıtlar aranır. Elde edilen bilgilerle suç ve suçluların şüpheye yer bırakmayacak şekilde ortaya çıkarılması sağlanır. Soruşturmaya devam edilir. Dekan soruşturmanın usulüne uygun yapılıp yapılmadığını incelemek üzere, FYK üyelerinden birini Raportör olarak görevlendirir. Soruşturmacı elde ettiği kanıtlar, dinlenen tanıklar, alınan ifade ve savunmalar, ceza durumu, soruşturma sürecinde ortaya konan davranışlar, pişmanlık duyma gibi bütün değerlendirmeleri içeren Soruşturma Raporunu hazırlayarak imzalar. Raporda önerilen ceza açıkça belirtilir. Soruşturma dosyası soruşturma onayını veren Dekanlık Makamına İşlenen suçun karşılığı kademe ilerlemesinin durdurulması, görevden çekilmiş sayılma ya da memurluktan çıkarma cezasını gerektiriyor. Raportör dosyada eksik tespit etti mi? Raportör 5 gün içinde raporunu yazarak Dekanlık Makamına verir. Önerilen ceza uyarma,kına ma veya aylıktan kesme Soruşturma dosyası görüşülmek üzere Fakülte Disiplin Kurulu gündemine alınır. Dosya, eksiklikleri tamamlamak için yeniden soruşturmacıya gönderilir ya da yeni bir soruşturmacı tayin edilir. Raportörün tespit ettiği eksiklikler tamamlandıktan sonra dosya Dekanlık Makamına sunulur. Dekan şüpheli ya da şüphelilerin son savunmasını alır. Savunma yazısında suçun ne olduğu ve savunma süresi belirtilir. Ceza doğrudan Dekan tarafından verilir. Gerekli tebligatların yerine ulaşmasından sonra, soruşturma dosyası Rektörlük Makamına Takdir edilen ceza Tebligat Kanununa uygun olarak şüpheliye bildirilir. Bu cezaları verme yetkisi atamaya yetkili amirde olduğundan, Disiplin Kurulu ceza vermeden dosyayı görüşülüp karara bağlamak üzere Rektörlük Makamına gönderir. Atamaya yetkili amirin verdiği ceza ve Üniversite disiplin Kurulu Kararı Fakülteye

9 BÜTÇE İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI Maliye Bakanlığı nın Bütçe Hazırlama Rehberi nin çıkarılması Maliye Bakanlığının belirttiği oranlarda ödenek dağılımının yapılması Personel bilgileri, öğrenci bilgileri, demirbaş malzeme bilgileri ve fiziki mekân bilgilerinin ilgili birimlerden toplanarak hazırlanması Gerekçenin hazırlanması Bütçe fişlerinin doldurulması Strateji Daire Başkanlığına Kontrol ettirilmesi KONTROL OLUMLU OLUMSUZ Düzeltmeler yapıldı Strateji Daire Başkanlığına teslim edilmesi

10 HUKUK FAKÜLTESİ İŞ AKIŞI ÇİZELGELERİNDEKİ ONAY MERCİLERİ TABLOSU İş Akışının Adı (K)Kontrol (P)Paraf (İ)İmza (O)onay Anabilim Dalı Başkanı Seçimi ve Atanması Bölüm Başkanı Seçimi ve Atanması Dekan Dekan Dekan Dekan Rektör Öğrenci Disiplin Soruşturması Dekan Yardımcısı Şikâyetçi Bölüm Başkanı Soruşturmacı Raportör Dekan Dekan Rektör Fakülte Yönetim Kuruluna Doçent Temsilci Üye Seçimi Dekan Fakülte Kurulu Dekan Doğrudan Temin Yoluyla Bina Bakım ve Onarımı Yapı İşleri Teknik D.B. Tahakkuk Memuru Strateji Geliştirme Dairesi Rektör Yardımcısı Dekan Muhasebe Yetkilisi Dekan Doğrudan Temin Yoluyla Mal Alımı Tahakkuk Memuru Strateji Geliştirme Dairesi Dekan Muhasebe Yetkilisi Dekan Fakülte Kuruluna Profesör Temsilci Üye Seçimi Dekan Dekan Süreli Yazılar Tahakkuk Memuru Yazı İşleri Memuru Taşınır Kayıt Kontrol Yet. Dekan Bölüm Başkanları Fakülte Sekreteri Anabilim Dalı Başk. Fakülte Kurulu Yönetim Kurulu Dekan Sürekli ve Geçici Görev Yolluğu Ödenmesi Tahakkuk Memuru Strateji Geliştirme Dairesi Dekan İlgili Eleman Muhasebe Yetkilisi Dekan Aylık ek Ders Ücreti Ödenmesi Bölüm Sekreteri Bölüm Başkanı Fakülte Sekreteri Tahakkuk Memuru Strateji Geliştirme Dairesi Dekan Bölüm Başkanları İlgili Elemanlar Muhasebe Yetkilisi Dekan Yönetici, Öğretim Elemanı ve Memurların Disiplin Soruşturması Dekan Yardımcısı Şikâyet Eden Bölüm Başkanı Soruşturmacı Raportör Dekan Rektör Dekan Rektör Ders Telafisi Bölüm Sekreteri Bölüm Başkanı Fakülte Sekreteri Tahakkuk Memuru Bölüm Başkanı Dekan Yönetim Kurulu Dekan