FEN EDEBİYAT FAKÜLTESİ 2015 YILI İŞ TAKVİMİ Revizyon No:

Transkript

1 Doküman No: YILI İŞ TAKVİMİ AYLAR FAKÜLTE SEKRETERLİĞİ KURULLAR SEKRETERYASI ÖĞRENCİ İŞLERİ BÖLÜM SEKRETERLERİ GELEN EVRAK KAYIT SORUMLUSU TAŞINIR KAYIT KONTROL YETKİLİSİ PERSONEL SATINALMA TAHAKKUK TEMİZLİK HİZMETLERİ OCAK İdari personel ile toplantı İdari personelin II. Öğretim mesai çizelgesinin hazırlamak, Fakülteyle ilgili istatistiklerin derlenmesi, Fakültenin demirbaş malzeme ihtiyaç ve kullanım listelerini Eğitim ve öğretim amaçlı bölümlerde kullanılan makine ve teçhizatın periyodik bakım söz. başlatmak arşiv işlemlerini tamamlamak ve iletmek, Öğretim Yılı Güz Yarıyılı Bütünleme Sınav Programının ilan edilmesi Eğitim- Öğretim Yılı Bahar yarıyılında ders verecek öğretim elemanlarının ı yapmak. ve takibi Bahar Yarıyılında Okutulacak Dersler ve Sorumlularının I.ve II. öğretim Sınav Ücret Bildirim Formlarının Hazırlanarak ve Enstitüye Akademik Faaliyet Raporlarının hazırlanarak Lisansüstü Bahar Yarıyılı Ders Kayıt Formlarının hazırlanarak Enstitüye Görev Uzatma Formlarının takibi günlerin Enstitüye ve ve takibi ve ve takibi, Bölümlerin Bölümlerden Talep Edilmesi kayıtlarının Parasal Çıkışlarının Strateji Dairesi Bildirilmesi sürelerinin takibi ve bölümlere Güz dönemi Akademik faaliyet raporlarının Akademik Kurula sunulması Personelden mal beyannamelerinin talebi ve Rektörlüğe Yeni yıla ait dosya etiketlerinin ve klasörlerin hazırlanması Yeni yılın ödenek durum kontrolü Satın alma ve Muayene Komisyon üyelerinin leri Makine teçhizatlar ile ilgili Bakım Sözleşmelerinin hazırlanması alımları için İhtiyaç belirlenmesi Yeni yıla ait dosya etiketlerinin ve klasörlerin hazırlanması Gerçekleştirme görevlisi ve Muhasebe Yetkilisi Mutemedi leri, kontrolü Personel maaş 14 Günlük maaş farklarının, I.ve II. öğretim Final sınav kontrolü, giriş ve çıkışlarının takibi dışı geçici görev sosyal yardımların ve diğer özlük, cevap Günlük Çöplerin alınması Günlük Temizlik Günlük Masaların Günlük WC Haftalık Pano Aylık Genel n ( tanımlanan işler) 1

2 Doküman No: YILI İŞ TAKVİMİ ŞUBAT Birim Faaliyet Raporunu hazırlamak, Akademik Kurul Toplantısı gündemini hazırlamak, Fakülte Akademik ve İdari Faaliyet Raporunu hazırlamak, Web sayfasını güncelleştirmek, Gelen tekliflere göre Akademik Kurul, defterine geçirmek, Eğitim- Öğretim Yılı Güz dönemi sonu itibariyle mezun olacakların tespiti ve işlemlerinin başlatılması ÖSYS Kontenjanlarının Öğrenci İşleri Daire DGS Kontenjanlarının Öğrenci İşleri Daire Tek Ders sınav tarihi belirlenip sonuçların açıklanması ve takibi ÖSYS Kontenjanlarının belirlenerek Tek Ders Sınavı Evraklarının Bahar Dönemi vize sınav tarihlerinin belirlenip Yüksek lisans Güz Dönemi Sınav Protokollerinin Enstitüye, Bahar Dönemine ait ders yükü formları ve Haftalık Ders Çizelgelerinin Enstitüye İzinli-Raporlu ve, ve takibi ve ve takibi, veya Dolu kadro değişikliklerinin rektörlüğe, İzin/ rapor ve lerin Rektörlüğe, alımları Birim Faaliyet Raporunun Rektörlüğe kontrolü, Emekli I.Ve II. Öğretim ders yükü kontrolü ve girişlerinin,, cevap Günlük Temizlik Günlük Masaların Günlük WC Haftalık Pano Aylık Genel n ( tanımlanan işler) 2

3 Doküman No: YILI İŞ TAKVİMİ MART Öğretim Yılında okutulacak derslerin Bölümlerden istenmesi, İdari personel ile toplantı kurum dışı yazışmaları paraf etmek ve ilgililere Öğretim Ara sınav Programlarının web sitesi ilan panosunda öğrencilere ilan edilmesi, Katkı Payı iadeleri için IBAN numaralarının toplanıp ilgili birime %1 giren başarı öğrencilerinin ilanı ve fazla yatırılan katkı paylarının iadesi ve takibi Görev Uzatma Formlarının takibi ve Lisans Programlarının düzenlenerek ve takibi ve takibi, veya kayıtlarının sürelerinin takibi ve bölümlere Makine Teçhizat ihtiyacının belirlenerek Rektörlük Makamına alımları için İhtiyaç belirlenmesi, kontrolü gönderilmesi sosyal yardımların ve diğer özlük, cevap Günlük Temizlik Günlük Masaların Günlük WC Haftalık Pano Aylık Genel n ( tanımlanan işler) 3

4 Doküman No: YILI İŞ TAKVİMİ NİSAN Nisan ın son haftası Fakülte Kurulundan yeni açılacak dersleri geçirmek, İdari personelin yazın kullanacakları yıllık izin tarihlerinin belirlenmesi, Fakülte Etkinlik Çizelgesini (mezuniyet, konferans vs) oluşturmak, Web sayfasını güncelleştirmek, Gelen tekliflere göre Akademik Kurul, defterine geçirmek, Öğretim Final Sınav takviminin web sitesi ilan Panosunda öğrencilere ilan edilmesi yaz okulunda açılacak derslerin belirlenmesi ve takibi I.ve II. Öğretim Bahar Dönemine ait Final ve Bütünleme Sınav Tarihlerinin belirlenerek Güz Dönemine ait Yatay Geçiş Kontenjanlarının belirlenip ve ve ve takibi ve takibi, veya Parasal Çıkışlarının Strateji Dairesi Bildirilmesi alımları kontrolü gönderilmesi gönderilmesi Personele Giyim Yardımı, cevap Günlük Temizlik Günlük Masaların Günlük WC Haftalık Pano Aylık Genel n ( tanımlanan işler) 4

5 Doküman No: YILI İŞ TAKVİMİ MAYIS Yeni okutulacak dersleri içerikleri ile beraber Rektörlüğe sunmak, İdari Personel ile toplantı defterine geçirmek Öğretim Final Programlarının varsa güncellemesini yapmak Öğretim Yılı Yaz Stajı Başvurularıyla ilgili yazışma ve formları hazırlamak, Öğretim Bütünleme Programının ilan etmek, Tek ders sınav tarihinin belirlenmesi ve duyurulması ve takibi Görev Uzatma Formlarının takibi ve ve Tek ders sınav başvurularının takibi ve dekanlığa ve takibi ve ve takibi, veya sürelerinin takibi ve bölümlere kontrolü alımları gönderilmesi, takibi gönderilmesi, cevap Günlük Temizlik Günlük Masaların Günlük WC Haftalık Pano Aylık Genel n ( 5

6 Doküman No: YILI İŞ TAKVİMİ HAZİRAN İdari personel ile toplantı Bölümlerden makine teçhizat ihtiyacını istemek, Bölümlerden bir sonraki yıl için ihtiyaç listelerini istemek, Web sayfasını güncelleştirmek Öğretim Yılı Yaz Stajı Başvurularıyla ilgili yazışma ve formları hazırlamak, Öğretim sonu itibariyle mezun olacakların tespiti ve işlemlerinin başlatılması Öğretim sonu itibariyle %1 a giren öğrencilerin tespiti. ve takibi Bahar Dönemine ait Sınav Ücret Bildirim Formları, Sınav ve Seminer Protokollerinin Yüksek lisans ve Doktoraya alınacak öğrenci kontenjanlarının belirlenip Enstitüye Güz Dönemi ABD alınacak Yüksek Lisans Öğrencilerinin Yabancı Dil ve Bilim Sınavı Jüri üyelerinin belirlenmesi, Bölüm Kurul Kararlarının hazırlanarak ve ve ve takibi ve ve takibi, veya kontrolü, gönderilmesi, I.ve II.öğretim Final sınav kontrolü ve ücretlerinin ödenmesi, takibi gönderilmesi, cevap * Günlük Paspas * Günlük Temizlik * Günlük Masaların * Günlük WC * Haftalık Pano * Aylık Genel n ( 6

7 Doküman No: YILI İŞ TAKVİMİ TEMMUZ Fakültenin bir sonraki Mali yıla ait bütçesinin hazırlığını verileri toplamak, Fakülte nin demirbaş malzeme ihtiyaç ve kullanım listelerini yapmak ve takibini sağlamak, ihtiyaç duyulan malzemelerin temini için işlemleri izlemek Öğretim sonu itibariyle mezun olacakların diplomalarını hazırlamak. Stajyer Öğrencilerin SGK girişlerini yapmak. ve takibi Güz Dönemi Ders Görevlendirmelerin in İletilmesi, Sınıf danışmanlarının belirlenerek Görev Uzatma Formlarının takibi ve takibi ve ve takibi, veya Parasal Çıkışlarının Strateji Dairesi Bildirilmesi Gelecek yılın bütçe teklifinin alımları kontrolü, Bölümler ve diğer birimlerden 215 Mali yılı için ihtiyaçlarının istenmesi, 14 günlük maaş farklarının, gönderilmesi, gönderilmesi., cevap * Günlük Paspas * Günlük Temizlik * Günlük Masaların * Günlük WC * Haftalık Pano * Aylık Genel n ( 7

8 Doküman No: YILI İŞ TAKVİMİ AĞUSTOS Binanın boyabadana, bakım ve onarımını gözden geçirmek, Dersliklerin ve eğitim araçlarının döneme hazır hale getirilmesi, Öğrenci kesin kayıt işlemleri için hazırlıkların, Temizlik Takip Formlarının Kontrolü, Bina Durum Kontrolü, Web sayfasını güncelleştirmek defterine geçirmek Yatay Geçiş Başvurularının duyurusunun. Öğrenci işleri ile ilgili varsa duyuruları web yöneticisine bildirmek, Lisans Derslerinin otomasyon sistemine girilmesi Stajyer Öğrencilerin SGK girişlerini yapmak. ve takibi Güz Dönemi Ders Görevlendirmelerin in, ve takibi ve ve takibi, veya Bölüm başkanlığı, anabilim dalı başkanlığı vs. lerin sürelerinin kontrolü, alımları,, cevap Çöplerin alınması * Günlük Paspas * Günlük Temizlik * Günlük Masaların * Günlük WC * Haftalık Pano * Aylık Genel n ( 8

9 Doküman No: YILI İŞ TAKVİMİ EYLÜL Kesin Kayıt hazırlıklarının takip edilmesi, Burs ihtiyacı olan öğrencileri belirlemek, öğrenci için her türlü yardım imkânlarının araştırılması, Personelin izin ve sağlık raporlarını takip ederek yasal işleyişin uygulanmasını sağlamak, Fakülte nin demirbaş malzeme ihtiyaç ve kullanım listelerini yapmak ve takibini sağlamak, ihtiyaç duyulan malzemelerin temini için işlemleri izlemek. kontrolünü Kısmi zamanlı çalışacak öğrencilerin komisyon üyeleri ile beraber belirlenmesi ve takibi Akademik Kurul gündemini oluşturmak, Akademik Kurul Kararlarını yazmak, Akademik Kurul Kararları imzaya defterine geçirmek, Öğretim Yılı Güz Yarıyılı Ders Programlarının web sitesi, ilan panosunda öğrencilere ilan edilmesi, Öğretim Yılında kesin öğrenci kayıtlarını Yatay Geçiş Başvurularının Yönetim Kurulunda görüşülmek üzere başvuru evraklarının kontrolü ve doğrulanması, Öğrenci işleri ile ilgili varsa duyuruları web yöneticisine bildirmek, Yatay Geçiş Başvuru Sonuçlarının web sitesi, ilan panosunda öğrencilere ilan edilmesi Yatay Geçişle gelen öğrencilerin geldikleri okuldan öğrenci dosyalarının istenmesi ve takibi İntibak Programlarının Müfredata Uygun Olarak Düzenlenip Akademik Faaliyet Raporunun Ders Muafiyetleri ile ilgili yazıların Vize Sınav Tarihlerinin Güz Yarıyılında Kesin Kayıt Yaptıran Öğrencilerin Danışmanlarının belirlenip Enstitüye Güz Dönemi Ders Kayıt Formlarının Enstitüye Görev Uzatma Formlarının takibi ve takibi ve ve takibi, Bölümlerin Bölümlerden Talep Edilmesi veya sürelerinin takibi ve bölümlere Güz dönemi Akademik faaliyet raporlarının Akademik Kurula sunulması alımları, cevap Çplerin alınması Günlük Temizlik Günlük Masaların Günlük WC Haftalık Pano Aylık Genel n ( 9

10 Doküman No: YILI İŞ TAKVİMİ EKİM Ödenek durumunun Kontrol edilmesi, Web sayfasını güncelleştirmek, rektörlüğe defterine geçirmek, Öğretim Yılında Öğrenci burs başvurularını almak ve komisyona sunmak, Eğitim- Öğretim Güz Yarıyılı Ara sınav programını web ve panoda ilan etmek, Öğrenci işleri ile ilgili varsa duyuruları web yöneticisine bildirmek. Yemek yardımı ve burs alacak öğrencilerin seçmek, ve takibi ve ve ve takibi Dekanlık makamına kurum dışından gelen evrakın EBYS ne kaydı ve ilgiliye sevki ve takibi, Fişlerinin Kesilmesi Giriş ya da Çıkış veya Parasal Çıkışlarının Strateji Dairesi Bildirilmesi, takibi ve rektörlüğe alımları kontrolü, Aylık telefon fatura hazırlanarak Strateji Geliştirme Daire kontrolü ve gerekirse ek ödenek talebi yazısının, Tenkis I.Ve II. Öğretim ekders ders yükü kontrolü ve girişlerinin, Yurtiçi geçici görev ve sürekli görev yollukları ile yurt dışı geçici görev, cevap * Günlük Paspas * Günlük Temizlik * Günlük Masaların * Günlük WC * Haftalık Pano * Aylık Genel n ( 1

11 Doküman No: YILI İŞ TAKVİMİ KASIM Giyim Yardımının ilgili personele Ödenek ihtiyacının belirlenmesi ve gerekirse Strateji Başkanlığı na ek ödenek talep yazısının, Takip Form Kontrolü, defterine geçirmek, Eğitim- Öğretim Güz Yarıyılı Final sınavı programını web te ve panoda ilan etmek, ve takibi Güz Dönemi Final ve Bütünleme Sınav Tarihlerinin Bahar Yarıyılında Anabilim Dalına alınacak Yüksek lisans doktora kontenjanlarının belirlenip Enstitüye, Bahar Döneminde ABD alınacak Yüksek Lisans öğrencilerinin Yabancı Dil ve Bilim Sınavı Jüri üyelerinin belirlenip Enstitüye, Görev Uzatma Formlarının takibi ve ve takibi ve takibi, veya Sayım Döküm İşleri sürelerinin takibi ve bölümlere Bölüm başkanlığı, anabilim dalı başkanlığı vs. lerin sürelerinin Ödenek ihtiyacının belirlenmesi ve gerekirse strateji Başkanlığı na ek ödenek talep yazısı alımları kontrolü ve gerekirse ek ödenek talebi yazısının, Tenkis, cevap * Günlük Paspas * Günlük Temizlik * Günlük Masaların * Günlük WC * Haftalık Pano * Aylık Genel n ( 11

12 Doküman No: YILI İŞ TAKVİMİ ARALIK unun Kontrol edilmesi, Yılsonu tenkislerin İdari personel ile toplantı Takip Form Kontrolü, Çizelgesi Kontrolü, Yıllık İş takviminin Web sayfasını güncelleştirmek defterine geçirmek Öğretim Yılı Güz Yarıyılı Bütünleme Sınav Programlarının web sitesi ilan panosunda öğrencilere ilan edilmesi, ve takibi Bahar Dönemi Ders Görevlendirmelerin in Bahar Dönemi okutulacak Olan derslerin ve ders sorumluların ve ve ve takibi ve takibi, veya Sayım Döküm İşleri ve Dosyaların Sayıştay a ve Strateji Dairesi Gönderilmesi,, Yılsonu tenkislerin, alımları Yılsonu işlemleri, cevap * Günlük Temizlik * Günlük Masaların * Günlük WC * Haftalık Pano * Aylık Genel n ( 12