GREIF, INC. İŞ YÖNETİMİ VE ETİK KURALLARI

Transkript

1 GREIF, INC. İŞ YÖNETİMİ VE ETİK KURALLARI Geçerlilik Tarihi: 1 Şubat 2004 Greif, Inc.'nin ve ona bağlı şirketlerin ("Greif") tüm yönetici, memur ve görevlileri etik davranışlar içinde olmak ve dürüstlük ve doğrulukla davranma sorumluluğu taşımaktadırlar. Greif en yüksek iş davranışı standartlarını uygulama konusunda eski ve gurur duyulan bir geçmişe sahiptir. Bu ruh ve bu standartlar yeni İş Yönetimi ve Etik Kurallarımız olarak özetlenmiştir. 1 Greif'in Hedeflerini Kişisel Planlarınızın Önüne Koyun Yönetici, memur ve çalışanların kişisel çıkarları Greif işlemlerini etkilememeli veya etkiler gibi görünmemelidir ve yönetici, memur ve çalışanların kararları sadece Greif'in en yüksek çıkarı doğrultusunda verilmelidir. Bir bireyin doğrudan veya dolaylı kişisel kazanç olasılığının şirkete karşı görev ve sorumluluklarını gerçekleştirmede tarafsızlığını etkilemesine ve buna müdahale etmesine izin vermesi veya verir görünmesi durumunda bir "çıkar çatışması" meydana gelir. Bir çıkar çatışması görüntüsü bile sizin ve Greif'in ismine zarar verir. Bu sebeple, hiçbir yönetici, memur veya çalışan kendi kişisel çıkarının Greif'in çıkarlarıyla herhangi bir şekilde karışmasına veya karışır görünmesine izin veremez. Olası bir çıkar çatışması derhal şefinize bildirilmelidir, İcra Kurulu Başkanı veya görevlendirdiği bir kişi konuyu inceleyecektir. İcra Kurulu Başkanı veya bir Yönetim Kurulu Üyesi ile ilgili bir çatışmayı ise Yönetim Kurulu veya görevlendirdiği kişiler incelemelidir. Tüm potansiyel çatışmalar Yönetim Kurulu'nun Denetçi Kurulu tarafından her üç ayda bir incelenecektir. Bir çatışma yaratabilecek her eylemi belirtmek pratik olmasa da, bir çıkar çatışması yaratabilecek bariz durumlar vardır. Bunlar arasında sizin veya bir aile üyenizin yer aldığı durumlar olabilir (aile üyesi kavramı, aynı evde yaşayan yönetici, memur veya çalışan ve yönetici, memur veya çalışanla yakın kişisel ilişkisi olan bireyleri kapsamaktadır): 1 Greif çalışmayla bağlantılı herhangi bir politika, prosedür veya durumu yegane takdir yetkisi kendisinde olacak şekilde, istediği zaman bildirimde bulunmaksızın ve bu İş Yönetimi ve Etik Kuralları'nda gözden geçirip düzeltme yapmadan gözden geçirme, değişiklik yapma veya düzeltme hakkını saklı tutar. Bu İş Yönetimi ve Etik Kuralları'nın içeriği bir iş sözleşmesinin şartlarının yerine geçmez ve burada yer alan hiçbir şey devam eden çalışma garantisi şeklinde yorumlanmamalıdır - Greif'te çalışma istendiği zaman şeklindedir. Bu İş Yönetimi ve Etik Kuralları resmi bir belge değildir ve sadece bilgi vermeyi amaçlamaktadır. Bu İş Yönetimi ve Etik Kuralları'nın Center/Corporate Governance adresinde bulunan Greif web sitesinden erişilebilen çevrimiçi versiyonu tüm basılı versiyonları ilga eder. Buradaki herhangi bir bilgi varolan Grief politika veya prosedürlerinden farklılık gösterirse, resmi politika ve prosedür belgeleri geçerli olur.

2 1. Greif'in tedarikçisi, müşterisi veya rakibi olan veya Greif ile herhangi bir şekilde iş ilişkisi bulunan bir firmadan finansal bir çıkarı olmak; ama eğer bir tedarikçi, müşteri veya rakip kendi halka açık hisse senetlerini çıkardıysa, Greif'in yönetici, memur veya çalışanlarının o tedarikçi, müşteri veya rakibin halka açık hisse senetlerinin % 1'ini almasına izin verilir. 2. İşin yapısının ne olduğuna bakılmaksızın bir rakibin çalışanı olmak veya Greif'in bir tedarikçi, müşteri veya rakibinden ücret, komisyon veya daha farklı ödemeler almak. 3. İhale açmaksızın Greif'in herhangi bir işini bir çalışan veya aile üyesine ait veya onun tarafından kontrol edilen bir işe yönlendirmek. Bir yönetici ve Greif arasında, New York Menkul Kıymetler Borsası'nın standartları ve Greif'in Yöneticiler için Bağımsızlık Standartları kapsamında Yönetim Kurulu'nun "maddi olmayan" olarak belirlediği bir ilişki o yönetici açısından çıkar çatışması olarak kabul edilmeyecektir. Konumunuzu Kötüye Kullanmayın veya Borçlu Kalmayın Çalışanların, memurların ve yöneticilerin Greif'teki konumlarını kendi kişisel avantajları için kullanmaları yasaktır. Bu durum aşağıdaki yasaklanmış eylemleri de kapsar: 1. Greif'e ait varlık veya bilginin kullanılması sonucu keşfedilen fırsatları kendileri için kullanmak. 2. Greif'e ait varlık veya bilgiyi veya Greif'teki konumlarını kişisel kazanç için kullanmak. 3. Greif ile rekabet etmek. 4. Aşağıdaki paragrafta belirtilen istisna hariç, müşteri, tedarikçi veya rakiplerden herhangi bir borç, değerli bir şey almak veya kamuya veya benzer konumdaki Greif çalışanlarına sağlanmayan bir diğer ekonomik fayda temin etmek. Endüstrideki geleneksel uygulamalara uyan müşteri veya tedarikçilerden abartılı olmayan eğlence, seyahat, hizmet veya hediye kabul etmeye izin verilir ama bu alışveriş bireyi, Greif'i veya diğer kişileri herhangi bir karşılık sağlamaya mecbur bırakmamalıdır. Greif'in Kaynaklarını Koruyun ve Diğerlerinin Varlıklarına Saygı Gösterin Çalışanlar, memurlar ve yöneticiler Greif kaynaklarını kullanırken sağduyulu ve akılcı olmalıdır. Her bir çalışan, memur ve yönetici Greif'in varlık ve mülklerini kayıp veya hırsızlığa karşı korumalı ve bu varlıkları kişisel kullanımı için almamalı veya

3 kullanmamalıdır. Tüm Greif varlık ve mülkleri meşru iş amaçları için kullanılmalıdır. Greif'in varlık ve mülkleri arasında, patentler, ticari markalar, ticari sırlar ve yöntem bilgiler ve diğer müseccel ve gizli bilgiler, yazılım, bilgisayarlar, ofis ekipmanı ve malzemeleri bulunur. Buna ek olarak, Greif'in çalışan, memur ve yöneticileri başkalarının geçerli fikri mülkiyet haklarına saygı göstermelidir. Başkalarının fikri mülkiyet haklarının yetkisiz kullanımı, çalınması ve suistimali yasaktır. Üçüncü şahıs yazılımlarının lisans anlaşmaları genellikle yazılımın ifşa edilmesi, kullanımı ve kopyalanması konularında kısıtlamalar getirir. Üçüncü şahıslardan Greif adına lisanslanan yazılımlar sadece onları kullanma yetkisi olan çalışanlara ve uygulanabilir lisans anlaşması şartları doğrultusunda diğerlerine dağıtılıp ifşa edilebilir. Greif'e lisanslanan üçüncü şahıs yazılımları özel yetkilendirme olmadan kopyalanamayabilir ve sadece belirlenen sorumluluklar çerçevesinde kullanılabilir. Greif bilgisayarlarında ve diğer Greif varlıklarında kullanılan tüm üçüncü şahıs yazılımları uygun şekilde lisanslanmış olmalıdır. Yasa, Yönetmelik ve Kurallara Uyun Yasa, yönetmelik ve kurallara uygunluk Greif için yüksek önceliklidir. Tüm yönetici, memur ve çalışanların antitröst ve rekabet yasaları, hükümet veya siyasi görevlilere rüşvet verilmesini yasaklayan Foreign Corrupt Practices Act (Yabancı Yolsuzluk Kanunu) ve diğer yasalar, belli ülkelere ithalatı yasaklayan yasalar, çevre, sağlık ve güvenlik yasaları, iş yasaları ve İçeriden öğrenenlerin ticaretiyle ilgili yasaları da kapsayan güvenlik yasaları da dahil tüm uygulanabilir yasa, yönetmelik ve kuralları incelemeleri ve onlara uymaları beklenmektedir. İçeriden öğrenenlerin ticareti hem etik dışı hem de gayrimeşrudur ve bununla kararlı biçimde mücadele edilecektir. İçeriden öğrenenlerin ticareti, yönetici, memur ve çalışanların kamuya açıklanmamış önemli bilgilere sahipken Greif hisse senedi alıp satamayacakları veya aile, arkadaş veya üçüncü şahıslara kamuya açıklanmamış önemli bilgileri ifşa edemeyecekleri anlamına gelir. "Kamuya açıklanmamış bilgi" halka açık şekilde ifşa edilmemiş bilgidir (örneğin herhangi bir basın bülteninde veya Sermaye Piyasası Kurulu'na yapılan bildirimlerde). Önemli kamuya açıklanmamış bilgi Greif hisse senedi almak veya satmak konusunda bir kararı etkileyecek veya etkilemesi beklenebilecek, Greif ile ilgili, kamuya açıklanmamış bilgi anlamına gelir. Bu durum finansal sonuçları ve finansal tahminleri, önemli bir işlemde pazarlık yapılmasını; bekleyen veya olası bir şirket evliliğini, iktisabı, kullanım yetkisini, finansmanı veya ortak girişimi; kar payını veya kar payı politikasında değişikliği; sermaye bölünmesini, önemli bir ürün geliştirilmesini, önemli bir müşteri veya tedarikçinin kazanılması veya kaybedilmesini, önemli bir davayı veya iddiayı veya işin yönünde önemli bir değişikliği içerebilir. Müseccel ve Gizli Bilgileri İfşa Etmekten Kaçının Çalışan, memur ve yöneticilerden kendilerine Greif veya müşterileri ve tedarikçileri tarafından tevdi edilen veya başka bir yolla kullanımlarına verilen tüm bilgilerin gizliliğini

4 sürdürmeleri beklenmektedir. Bu bilgiler, ticari sırlar ve yöntem bilgilerini; araştırma verilerini; ürün tasarım ve özelliklerini; buluş ve yeni ürün hatlarını; üretim tekniklerini; satış ve pazarlama stratejilerinin; maliyet bilgilerini; finansal bütçeleri; uzun vadeli planları; çalışan kayıt ve verilerini; müşteri listesi ve diğer müseccel bilgileri ve Greif'in gizli tutmak istediği veya gizli tutma yükümlülüğü altında olduğu tüm diğer teknik, ticari veya finansal bilgileri içerir. Bu bilgilerin Greif dışında birine ifşa edilmesi, yetkili personel tarafından yetkilendirme yapılan veya kanunen gerekli olduğu durumlar haricinde kesinlikle yasaklanmıştır. Adil Ticaret Her yönetici, memur ve çalışan Greif'in müşteri, tedarikçi, rakip ve diğer çalışanlarına adil şekilde davranmaya gayret etmeli ve saygılı davranmalıdır. Manipülasyon, bilgi gizleme, imtiyazlı bilgilerin kötüye kullanımı, önemli olguların yanlış beyanı veya diğer adil olmayan uygulamalarla herhangi bir şahıs suistimal edilmemelidir. Kısıtlamaların İfşası Çalışanlar işe alınmalarından önce, daha önceki bir işverenle imzalamış oldukları Greif'teki konumlarının gerektireceği görev veya sorumluluklarını herhangi bir şekilde kısıtlayan veya engelleyen bir iş anlaşması, rekabet yasağı veya talepsizlik anlaşması, gizlilik anlaşması veya benzer bir anlaşmanın varlığını beyan etmelidir. Bu tip anlaşmaların kopyaları, çalışanın konumu doğrultusunda anlaşmanın incelenmesi için Greif'e verilmelidir. Hiçbir koşulda bir çalışan Greif için veya adına görevlerini gerçekleştirirken başka bir şahısla çalıştığı dönemde edindiği bir ticari sırrı, müseccel bilgileri veya benzer bilgileri kullanamaz. Dahili Kontrolleri ve Doğru Raporlamayı Sağlayın Tüm organizasyon içerisinde, bu Kurallar içindekiler de dahil olmak üzere idari, operasyonel ve muhasebe politikalarına uyulmasını sağlamak için etkin dahili kontrol sistemleri sağlamak Greif'in politikasıdır. Bu yaklaşım Greif'in yönetimi ve hissedarlarımızın güvenini korumak ve sürdürmek için hayatidir. Memurlar ve çalışanlar Greif'in genel muhasebe prosedürlerine ve Greif'in finansal defter ve kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasıyla ilgili tüm ulusal ve yerel yasa ve yönetmeliklere uymalıdır. Tüm memur ve çalışanlar kayıtların tüm iş işlemlerini doğru ve adil şekilde yansıtmasını sağlamaktan sorumludur. Buna ek olarak, tüm memur ve idari çalışanlar şunları sağlamak yükümlülüğündedir: 1. Sadece bunu yapmaya yetkili çalışanlar iş işlemlerini gerçekleştirebilir. 2. Her türlü aktife erişime sadece uygun idari seviyelerin yetkilendirmesiyle izin verilir. 3. İş işlemleri (i) doğru ve tam finansal ve diğer kayıtların hazırlanmasına izin vermek ve (ii) aktifler için sorumluluğu açık şekilde yansıtabilmek amacıyla kaydedilmektedir.

5 4. Aktifler için sorumluluğu gösteren kayıtlar makul aralıklarla gerçek aktiflerle karşılaştırılır ve herhangi bir farklılık durumunda uygun aksiyon alınır. Her Tür Yasa ve Politika İhlalini Bildirin Herhangi bir yasa, kural veya tüzüğün veya bu Kuralların ihlal edildiğini fark eden veya bundan şüphelenen bir bireyin uygun bir süpervizörle veya üst yönetimin bir üyesiyle temasa geçme sorumluluğu bulunmaktadır. İhlaller görmezden gelinmemeli, saklanmamalı veya üstü örtülmemelidir. Üst yönetimden kimi arayacağınızı bilemiyorsanız, Birleşik Devletler'de numaralı telefondan Genel Konsey ile temas kurulabilir. Greif Yönetim Kurulu Audit Committee (Denetçi Kurulu) ile adresinden veya Audit Committee, Greif, Inc 425 Winter Road, Delaware, Ohio adresine yazılı başvurarak temasa geçişebilir. Ayrıca, Kuzey Amerika'nın her yerinden numaralı ücretsiz Greif Alarm hattı aranarak gizli ve isimsiz bir görüşme yapılabilir. Kuzey Amerika dışındaki bir ülkeden aynı numara önce o ülke için AT&T doğrudan erişim kodu çevrilerek ücretsiz aranabilir. Doğrudan erişim kodları için adresine bakınız. Greif bu Kuralların ihlali durumunda uygun aksiyonu alacaktır. İhlaller, iş akdinin feshine varabilecek disiplin cezalarına ve Greif in zararına sahtekarlık, hırsızlık ve kişisel kazanç gibi durumlarda yasaların ihlaliyle ilgili cezai kovuşturma ve zararı karşılamaya neden olur. Greif yasa, kural veya yönetmelik veya bu Kuralların ihlalleri hakkında iyi niyetle yapılmış raporlar için hiçbir bireye misilleme yapılmasına izin vermeyecektir. Her Tür Yasa ve Politika İhlalini Bildirin Bu Kuralların yürütücü memurlar veya yöneticiler için istisnası sadece Greif Yönetim Kurulu veya onun atadığı bir komite tarafından yapılabilir. Bu tip bir muafiyet uygulanabilir yasalar ve New York Menkul Kıymetler Borsası'nın standartları uyarınca hissedarlara derhal bildirilecektir.