ANKARA 112 ĠL AMBULANS SERVĠSĠ BAġHEKĠMLĠĞĠ ACĠL YARDIM VE HĠZMET ARAÇLARI ÇALIġMA PROSEDÜRÜ

Transkript

1 1. AMAÇ No:04 Sayfa No:1 / 6 Bu Prosedürle İl Ambulans Servisi Başhekimliği bünyesindeki tüm ambulans ve hizmet araçlarının bakım, onarım, değişim, kasko, muayene işlemlerinin standart hale getirilmesi amaçlanmıştır. 2. KAPSAM KKM, Acil Yardım İstasyonları, Teknik Destek ve Ambulans e Lojistik Birimi ambulans ve hizmet araçlarının bakım, onarım, değişim, kasko ve muayene işlemlerini kapsar. 3. KISALTMALAR KKM: Komuta Kontrol Merkezi. AYĠ: Acil Yardım İstasyonu ASOS: Acil Sağlık Hizmetleri Otomasyon Sistemi 4. TANIMLAR 5. SORUMLULAR Sürücüler, Ekip Sorumluları, Teknik Destek ve Ambulans Lojistik Birimi Nöbetçileri, Ambulans ve Hizmet Araçları Çalışanı, Araç Bakım Lojistik Birim Sorumlusu, Danışman Hekimler, Başhekim Yardımcısı ve Başhekim sorumludur. 6. FAALĠYET AKIġI 6.1.Acil Yardım ve Hizmet Araçlarının Bakım, Onarım ve Tamirat ĠĢlemleri; İstasyon tarafından ASOS üzerinden arıza veya bakım bildirimi yapılmalıdır, Teknik Destek ve Ambulans ve Lojistik Birimi Nöbetçisi, KKM ile irtibata geçerek ambulansın Teknik Destek ve Ambulans Lojistik Birimi gelmesini sağlar (Ekibe vaka verilmemesi ya da geliş saati belirleme gibi hususlarda) Teknik Destek ve Ambulans Lojistik Birimi Nöbetçisi tarafından Araç Arıza Tespit ve Onarım Formu(TDB.FR.05) doldurulmalıdır. Formun aslı Teknik Destek ve Ambulans Lojistik Biriminde kalmalı, kopyası ise önceden anlaşma yapılmış olan bakım servisi ya da tamirhaneye verilmek üzere ekibe verilmeli ve ekip araç ile çıkış yapmalıdır İstasyonlara ait araçların bakım/onarım işlemlerinde istasyon sürücüsü, nöbetçi sağlık personellerini Teknik Destek ve Ambulans Bakım Lojistik Birimine bıraktıktan sonra yetkili servise gider. Tıbbi cihazların bakım/onarım işlemlerinde, istasyon nöbetçi personelinin tamamı araçla birlikte yetkili servise gider İlgili serviste aracın bakım/onarımı yapılmalıdır Bakım/onarımı tamamlanan aracı teslim alan Teknik Destek ve Ambulans Bakım Lojistik Birimi veya İstasyon Personeli yapılan işlemleri kontrol etmelidir. Kontrolü istasyon personeli sağladıysa ilgili servis tarafından verilen servis bakım formu ve bakım/onarım sırasında çıkan parçaları (servis tarafından değiştirilen orijinal parça kutusu içerisinde) Teknik Destek ve Ambulans Lojistik Birimi ne getirmelidir Servis Bakım Formu ve servis tarafından değiştirilen parça kutusunun üzerine istasyon kodu, istasyon adı ve araç plakası yazılarak, Teknik Destek ve Ambulans Lojistik Birimi ne Nöbetçisine, İstasyon personeli tarafından teslim edilmelidir.

2 No:04 Sayfa No:2 / İstasyon ekibi KKM ye işinin tamamlandığını telsiz ya da telefonla bildirerek istasyona dönmelidir Teknik Destek ve Ambulans Lojistik Birimi Nöbetçisi istasyon ekibinden aldığı arıza bakım formunu nöbet bitiminde Teknik Destek ve Ambulans Lojistik Birimi ofis çalışanına teslim etmelidir. Çıkan parçalar Teknik Destek ve Ambulans Lojistik Birim havuzunda toplanmalıdır. Bu parçalar ilgili komisyonca değerlendirilmelidir. İlgili komisyonca tekrar kullanımını mümkün olmadığı kanısına varılan parçalar imha edilmeli tekrar kullanılabilecek ya da geri dönüşümü yapılabilecek parçalar ise İdari Mali İşler Şubesi tarafından değerlendirilmelidir Araç Arıza Tespit ve Onarım Formu(TDB.FR.05 nun bir kopyası ve servisten gelen bakım formu Teknik Destek ve Ambulans Lojistik Birimi Çalışanı tarafından birimde arşivlenmelidir Araç Arıza Tespit Ve Onarım Formu(TDB.FR.05) nun aslı, aylık olarak İdari İşler Şube Müdürlüğüne gönderilmelidir Acil Yardım ve Hizmet Araçlarının Trafik Kazası ĠĢlemleri İstasyon ekibi KKM ye haber vermeli ve KKM aracılığı ile Ambulans Bakım ve Lojistik Birimi Nöbetçisi bilgilendirilmelidir İstasyon ekibi tarafından Ambulans Kaza Formu (TDB.FR.04) doldurulur Trafik kazası tutanakları tutulduktan sonra aracın çekici ile taşınması gerekiyor ise, Teknik Destek ve Ambulans Lojistik Birimi nöbetçisi aracın sigortalı olduğu kasko şirketi ile iletişime geçer ve araç anlaşmalı servise götürülür, Nöbetçi ekibin nöbetine devam edip etmeyeceği, sağlık durumu vs. KKM, Saha Koordinasyon ve Çalışan Güvenliği birimleri tarafından takip edilir, KKM talimatları doğrultusunda hareket edilmelidir Aracın çekici ile taşınması gerekmiyor ise nöbetçi istasyon ekibi tarafından Ambulans Bakım ve Lojistik Birimine getirilmelidir Burada araç değişimi yapılarak istasyona yedek ambulans verilmelidir ve ekip nöbete devam etmek üzere Teknik Destek ve Ambulans Lojistik Biriminden ayrılır Ambulans değişimi yapılıp, araç Ambulans Bakım ve Lojistik Biriminden ayrılmadan Teknik Destek ve Ambulans Lojistik Birimi Nöbetçisi tarafından istasyonun kullanmaya başlayacağı aracın plakası Dijital Operasyon Sisteminden düzeltilmelidir Nöbet sonrası kazayı yapan ekip tarafından; ekibin tümüne rapor verildiyse Saha Koordinasyon Birimi tarafından trafik kazası tutanakları Teknik Destek ve Ambulans Lojistik Birimi Ambulans ve Hizmet Araçları Çalışanına götürülmelidir Teknik Destek ve Ambulans Lojistik Birimi Acil Yardım ve Hizmet Araçları Çalışanı, Teknik Destek ve Ambulans Lojistik Birimi sürücüsü ile aracı İl Sağlık Müdürlüğünün belirlediği servise göndermelidir. Ambulans servise giderken ön camına dışarıdan okunabilecek büyüklükte SERVĠS DIġI yazısı asılmalıdır Tamiri tamamlanan araç Teknik Destek ve Ambulans Lojistik Birimi Sürücüsü tarafından Teknik Destek ve Ambulans Lojistik Birimine götürülmelidir Ambulans ait olduğu istasyona teslim edilmelidir ve Digital Operasyon Sistemine kaydı yapılmalıdır.

3 No:04 Sayfa No:3 / Acil Yardım ve Hizmet Araçlarının Kasko, Sigorta, ve Fenni Muayene (Egzoz- Emisyon ) ĠĢlemleri Teknik Destek ve Ambulans Lojistik Birimi ofis çalışanı tarafından kasko sigorta ve fenni muayene tarihleri Acil Yardım ve Hizmet Araçları Durum Kayıt Programından takip edilmeli, ayrıca yürütülen işlemler süreci ASOS sistemine de giriş yapılmalıdır. Kasko ve muayene tarihlerine iki ay kalan araçlar İdari İşler Şube Müdürlüğüne bildirilmelidir. Sigorta işlemleri İdari İşler Şube Müdürlüğünce takip edilmelidir Sigorta ve kasko işlemleri yapıldıktan sonra Teknik Destek ve Ambulans Lojistik Birimine sigorta poliçeleri gönderilmelidir. Poliçeler Teknik Destek ve Ambulans Lojistik Birimi ofis çalışanı tarafından arşivlenmelidir Muayene bitim tarihlerine iki ay kala, Sağlık Müdürlüğü İdari İşler Şube Müdürlüğüne Teknik Destek ve Ambulans Lojistik Birimi ofis çalışanı tarafından resmi yazı yazılmalıdır Fenni muayene için İdari İşler Şube müdürlüğünün ilgili görevlisinden muayene ücretleri Ambulans Bakım ve Lojistik Birimi ofis çalışanı tarafından tahsil edilmelidir Fenni muayene tarihi gelen araçlar Teknik Destek ve Ambulans Lojistik Birimi ofis çalışanı, KKM ile irtibata geçer; ambulanslar, Teknik Destek ve Ambulans Lojistik Birimine yönlendirilir Teknik Destek ve Ambulans Lojistik Birimi ofis çalışanı, nöbetçi istasyon ekibi ile birlikte aracı muayene istasyonuna götürmelidir Teknik Destek ve Ambulans Lojistik Birimi ofis çalışanı muayene ücretlerini ödeyerek araçların muayenelerini yaptırmalı ve işlem araç ruhsatına işlenmelidir KKM ye bilgi verilerek araç ve istasyon ekibi istasyona gönderilmelidir Teknik Destek ve Ambulans Lojistik Birimi ofis çalışanı, ambulans ve hizmet araçları durum programına ve ASOS a aracın muayenesini ve bir sonraki muayene tarihini işlemelidir İşlem tamamlandıktan sonra artan para var ise, Sağlık Müdürlüğü Tahakkuk ve Mali İşler Şubesinin ilgili birimine makbuz karşılığı yatırılmalıdır ( para hangi birimden gönderildi ise o birime yatırılmalıdır döner sermaye, genel bütçe vs.) Acil Yardım ve Hizmet Araçlarının Lastik DeğiĢimi ĠĢlemleri; Tüm araçların lastik değişimi yılda iki kez yapılmalıdır, değişim zamanı Teknik Destek ve Ambulans Lojistik Birimi tarafından belirlenerek istasyonlar bilgilendirilmelidir (yaz, kış) Teknik Destek ve Ambulans Lojistik Birimi ofis çalışanı, KKM ile irtibata geçerek lastik değişimi yapılacak ambulansın anlaşmalı servise yönlendirilmesini sağlamalıdır. (Ekibe vaka verilmemesi ya da geliş saati belirleme gibi hususlarda) Lastik değişim işlemi anlaşmalı serviste yapıldıktan sonra Lastik Değişim/Teslim Tutanağı (TDB.YD.04) doldurulmalı ve karşılıklı imzalanmalıdır Formun bir nüshası Teknik Destek ve Ambulans Lojistik Birimi ofis çalışanı tarafından arşivlenir, bir nüshası ise istasyonda arşivlenir.

4 No:04 Sayfa No:4 / Kullanımdan kaldırılacak lastikler veya yeni lastik ihtiyacı Ambulans Bakım ve Lojistik Birimi Araç Sorumlusu tarafından belirlenir Araçların Plaka ve Ruhsat ĠĢlemleri İl Sağlık Müdürlüğü İdari İşler İle İlgili Şube Müdürlüğüne Teknik Destek ve Ambulans Lojistik Birimi ofis çalışanı tarafından şasi ve motor numaraları ile birlikte plaka ve ruhsat işlemlerinin başlatılması için resmi yazı yazılır Yeni gelen araçların Zorunlu Mali Trafik Sigortası işlemleri için 5.3. maddede yer alan işlemler yapılır Zorunlu Mali Trafik Sigortası işlemi tamamlanan araçlar için Teknik Destek ve Ambulans Lojistik Birimi tarafından görevlendirilen personel Trafik Tescil Şubesine gidilerek araç plaka ve ruhsat işlemleri tamamlanır Plaka ve ruhsat işlemleri tamamlanan araçlar için 5.3. maddede anlatıldığı şekilde kasko ve fenni muayene işlemleri yapılır İşlemi tamamlanan ambulans\araç İdari İşler İle İlgili Şube Müdürlüğüne yazı yazılarak, taşıtmatik (otomatik akaryakıt alım sistemi) taktırılır Ambulans\araç ait plaka ve ruhsat bilgilerinin ASOS a Teknik Destek ve Ambulans Lojistik Birimi ofis çalışanı tarafından girişi yapılır Araç Başhekimliğin uygun gördüğü istasyona teslim edilir Akaryakıt Takip ĠĢlemleri İstasyonlar yapmış oldukları akaryakıt ikmallerini günlük olarak ASOS üzerinden sisteme girişi yapılır İstasyonlar yakıt ikmallerini gösteren yakıt alım fişlerini istasyonda arşivlenilir Yakıt tüketimleri yıllık olarak, ASOS dan yakıt tüketimleri alınarak İl Sağlık Müdürlüğü İdari Mali İşler Birimine bildirimde bulunulur Araç parkında bulunan yedek ambulanslara ait yakıt ikmal fişlerinin girişi ASOS sistemine Ambulans Bakım ve Lojistik Birimi ofis çalışanı tarafından yapılır Trafik Cezası ĠĢlemleri Başhekimlik hizmet araçlarına ait trafik cezaları ile ilgili Trafik Ġdari Para Cezası Karar Tutanağı, İl Sağlık Müdürlüğü İdari İşler İle İlgili Şube Müdürlüğü İç Hizmetler Biriminden, Acil Sağlık Hizmetleri Şube Müdürlüğüne, oradan da 112 İl Ambulans Servisi Başhekimliği Teknik Destek ve Ambulans Lojistik Birimine gönderilir Trafik cezası ile ilgili işlemleri Teknik Destek ve Ambulans Lojistik Birimi ofis çalışanı yürütür. Ceza kesilmiş olan aracın İl Ambulans Başhekimliği envanterine kayıtlı olup olmadığı kontrol edilir. Ceza isme kesilmiş ise personel ismi, ceza isme değil plakaya kesilmiş ise plaka üzerinden takibi yapılmak üzere Başhekimliğe bilgi verilerek ilgili personele tebliği sağlanır İstasyonlara ait ambulanslara kesilen trafik cezası işlemleri 112 İl Ambulans Servisi Başhekimliği tarafından yürütülür Ambulans DeğiĢim ĠĢlemleri

5 No:04 Sayfa No:5 / Arıza ya da kaza bildirimi ekip tarafından KKM ve Ambulans Bakım ve Lojistik Birimi ne bildirilerek, arıza\kaza kaydı ASOS üzerinden ekip sorumlusu tarafından yapılır KKM nin bilgi ve onayı dahilinde; a) Araç güvenli olarak hareket edebiliyor ise ekip araçla Ambulans Bakım ve Lojistik Birimine gelir. b) Ambulans arıza ya da kaza sebebiyle hareket edemeyecek durumda ise Ambulans Bakım ve Lojistik Birimi Nöbetçisi anlaşmalı kasko firması ile ya da araç tamir servisi ile görüşerek olay yerine çekici gönderir. Ekip arızalı araçları ile birlikte Ambulans Bakım ve Lojistik Birimine gelir İstasyonun kazalı ya da arızalı aracı teslim alınır ve yedek ambulansın istasyona teslimi yapılır, değişim (TDB.YD.06) Ambulans Değişim Tutanağı kullanılarak yapılır Teslim sırasında tüm malzemeler ve tıbbi ekipman istasyon ekibi tarafından kullanacakları yeni araca aktarılır Teknik Destek ve Ambulans Lojistik Birimi tarafından yedek araç mutlaka genel temizliği yapılmış olarak teslim edilir ve teslim alınır. Kirli araçlar kesinlikle teslim alınmayarak gereği halinde durum tutanakla tespit edilir Ekip Teknik Destek ve Ambulans Lojistik Biriminden ayrılmadan önce nöbetçi tarafından yeni ambulans plakası Dijital Operasyon Sisteminden düzeltilir Bilgi İşlem nöbetçisi tarafından GPS ekranında istasyonun kullandığı ambulansın plakası değiştirilir Ayniyatı farklı kurum/kuruluşlara ait olan ambulanslar; a) Bu ambulansların yedek ambulans ihtiyaçlarının da ilgili kurumlar tarafından karşılanması gerekmektedir. b) Hizmet alımı yoluyla kullanılan ambulansların arıza/bakım/onarım hallerinde yedeği ile en geç 24 saat içerisinde değiştirilerek hizmete sokulması gerekir. 6.9.Yedek Ambulanslarla Ġlgili ĠĢlemler; Birimde bulunan yedek ambulansların bakım onarım, egzoz, emisyon, ruhsat, plaka, sigorta, kasko işlemleri, lastik değişimi istasyonlarda bulunan ambulanslarla aynı işleme tabi tutulur Bu işlemler Teknik Destek ve Ambulans Lojistik Birimi Sorumlusu tarafından koordine edilir ve Ambulans Bakım ve Lojistik Biriminde görev yapan sürücüler ve nöbetçiler tarafından yapılır Yedek araçlar kullanılmayıp, Teknik Destek ve Ambulans Lojistik Biriminde beklemede oldukları dönemlerde Ambulans Bakım ve Lojistik Birimi nöbetçileri tarafından aşağıdaki kontrolleri yapılarak sürekli faal halde tutulur. a) Araç kış aylarında günde dört defa, yaz aylarında günde iki defa 10 dakika çalıştırılarak rutin kontrolü yapılır. b) Araç iç dış temizliği her gün kontrol edilir. Gerektiğinde temizliği yapılır.

6 No:04 Sayfa No:6 / 6 c) Yedek araçlar istasyonlardan malzemeleri tam ve temiz olarak teslim alınır ve edilir. d) Araç arka kabin akü şarj seviyeleri günlük olarak kontrol edilerek, gerekli hallerde şarjı yapılır. e) Ambulans ve Lojistik Birimi personelleri günlük nöbet değişimleri esnasında araç parkında bulunan ambulansları nöbetçi personel ambulans teslim formunu(tdb.fr.01) kullanarak araç başında teslim eder teslim alır. 7. ĠLGĠLĠ DOKÜMANLAR 7.1. Nöbetçi Personel Günlük Takip Formu TDB.FR Lastik Teslim Tutanağı TDB.YD Ambulans Kaza Formu TDB.FR Araç Arıza Tespit ve Onarım Formu TDB.FR Ambulans Değişim Tutanağı TDB.FR.06