İŞBİRLİĞİ ARAŞTIRMA GRUBU RAPORU... 2 Giriş... A-ANKOS PERSONEL DEĞİŞİM PROGRAMI... 4

Transkript

1 İŞBİRLİĞİ ARAŞTIRMA GRUBU RAPORU... 2 Giriş... 2 A-ANKOS PERSONEL DEĞİŞİM PROGRAMI... 4 Giriş... 4 Amacı...5 Uygun Personel... 5 Uygulanacak Yöntemler... 5 Başvuru Şartları Programın Süresi... 6 BÖLÜM 1: GENEL HÜKÜMLER VE ŞARTLAR BÖLÜM 2: PERSONEL DEĞİŞİMİ... 7 B- Yüksek Öğretim Kurumu Kütüphaneleri / Bilgi Merkezleri Arası Kaynak Paylaşımı Tanım Amaç ve İçerik... 9 YÜKSEK ÖĞRETİM KURUMU KÜTÜPHANE / BİLGİ MERKEZLERİ ARASI KAYNAK PAYLAŞIM YÖNERGESİ (TASLAK METİN) İstekte bulunan tarafın sorumlulukları Yazılı Politikalar Gizlilik Tam Bibliyografik Alıntı En Uygun Sağlayıcının Tanımlanması İsteğin Gönderimi Kopyalama İstekleri İsteyen Tarafın Sorumluluğu İade Tarihi ve Kısıtlamalar Uzatmalar Geri Çağırma Nakliye Sağlayan Tarafın Sorumlulukları Ödünç Verme Politikası Materyal Formatı Gizlilik Tam Vaktinde İşlem İsteğin Tanımlanması İade Tarihi ve Kullanım Kısıtlamaları Dağıtım ve Paketleme Uzatmalar Geri Çağırma Hizmetin Askıya Alınması Anlaşmazlık... 14

2 İŞBİRLİĞİ ARAŞTIRMA GRUBU RAPORU Araştırmanın Başlangıç Tarihi:15 Mart 2007 Araştırmanın Tamamlanma Tarihi:21 Mayıs 2007 Giriş İşbirliği Araştırma Grubu Eylül 2006 tarihlerinde,yakın Doğu Üniversitesi nde yapılan Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanları toplantısında alınan kararla kurulmuştur. Kısa sürede çalışmalarına başlayan grup ilk taslak raporunu 9 Aralık 2006 tarihinde Koç Üniversitesi nde yapılan Yürütme Kurulu toplantısında sunmuştur. Bu sunumda İşbirliği Araştırma Grubunun faaliyet alanları belirlenmiş ve Grubun faaliyet alanın çok geniş olmasının yanında daha önce kurulmuş olan ILL Grubunun faaliyet alanı ile çakıştığı belirtilmiş bunun üzerine YK, her iki grubun birleştirilmesine ve İşbirliği Araştırma Grubu adı altında faaliyet göstermesine karar vermiştir. Grup ilk toplantısını İstanbul da bulunan üyelerin katılımı ile 15 Mart 2007 tarihinde Kadir Has Üniversitesi nde yapmış ve öncelikli çalışma alanlarını ANKOS Personel Değişim Programı nın hazırlanması,kullanılmakta olan ILL formunun yeniden düzenlenmesi, formun tüm ILL süreçlerini kapsayacak biçimde elektronik ortama aktarılması ve ulusal düzeyde bir kaynak paylaşım yönergesi hazırlanması olarak belirlemiştir. Toplantıda alınan kararlar gereği grup içinde görev dağılımı yapılmış, bu bağlamda İstanbul dışındaki üyeler ANKOS Personel Değişim Programı Taslağının hazırlanması için, İstanbul daki üyeler ise halen kullanılmakta olan ILL formunun elektronik ortama aktarılması ve ulusal düzeyde kaynak paylaşım yönergesinin hazırlanması için çalışmaya başlamışlardır. ILL formunun elektronik ortama aktarılması için ulusal ve uluslararası düzeyde var olan uygulamalar değerlendirilirken yalnızca formun elektronik ortama aktarılmasının tek başına büyük bir anlam taşımayacağı, ILL süreçlerinin tamamını kapsayacak şekilde (toplu katalog, ortak arayüz, ödünç verme süreçleri, süreçlerin takibi ve raporlanması) otomasyona geçirilmesinin gerekliliği ortaya çıkmıştır. Böyle bir otomasyon sisteminin kurulabilmesi için finansal kaynağa, yetişmiş insan gücüne (programcı ve kütüphaneci) ve zamana ihtiyaç duyulmaktadır. Elbette bu girişimlerin sağlıklı bir sonuca ulaşabilmesi için ülkemizdeki tüm üniversitelerin ve yüksek öğretim kurumlarının üzerinde uzlaşma sağlayacağı bir yazılı ILL poltikası oluşturulması zorunluluğu vardır. 15 Nisan 2007 tarihinde yine İstanbul da bulunan üyelerin katılımı ile Koç Üniversitesi de yapılan 2. toplantıda Koç Üniversitesi tarafından makale taleplerinin karşılanması için kullanılmakta olan sistem incelenmiştir. Bu toplantı sırasında UNAK-TÜTOK (Türkiye Üniversite Kütüphaneleri Toplu Katalog Projesi) toplu katalog oluşturulması için uzun zamandır çalışmalarda bulunduğu tesbit edilmiştir. Bu çalışmanın izlenmesine ve gerekli görülmesi halinde olası işbirliği için ANKOS Başkanlığı na bildirilmesine karar verilmiştir. Ayrıca elde edilen en son bilgilere göre tarih ve sayılı Resmi Gazete de yayınlanmış Bilgi Toplumu Stratejisi Eylem Planı içerisinde yer alan ve Kütüphaneler ve Yayımlar Genel Müdürlüğünün sorumlu birim olduğu Entegre e-kütüphane Projesi kapsamında

3 Kültür ve Turizm Bakanlığı, Milli Eğitim Bakanlığı, Yükseköğretim Kurulu, TÜBİTAK (ULAKBİM), Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Üniversite ve Araştırma Kütüphanecileri Derneği (ÜNAK) temsilcilerinin katılımlarıyla bir dizi toplantı yapılmış, bu toplantılar sonucunda ; Eylem Planında sorumlu ve ilgili kuruluşlar arasında bir işbirliği protokolü imzalanmasına, Projenin hayata geçirilme işinin ULAKBİM tarafından üstlenilmesine, Projenin TÜBITAK Araştırma Destek Programları kapsamında projelendirilebilmesi için Kültür Bakanlığı ve ULAKBİM arasında ayrıca bir işbirliği protokolü imzalanarak proje önerisinin TÜBİTAK a sunulmasına karar verilmiştir. Yürütülen çalışmalar sırasında yukarıda belirtilen nedenlerle (finansal kaynak, yetişmiş insan gücü ve zaman) tam otomasyona dayalı bir ILL sisteminin kurulmasının zorluğunun ortaya çıkması karşısında çalışmalar halen kullanılmakta olan matbu ILL formunun gözden geçirilerek günümüz koşullarına uyarlanması, ANKOS web sayfası üzerinden tüm yüksek öğretim kurumlarının online kullanımına sunulması ve yazılı bir ulusal kaynak paylaşım politikasının oluşturulması yönünde yoğunlaşmıştır.diğer yandan personel değişim poltikası için ilk taslak metin hazırlanmış ve grup üyeleri tarafından değerlendirilmiştir. 2 Mayıs 2007 tarihinde İstanbul Teknik Üniversitesi nde yapılan üçüncü toplantıda ulusal düzeyde yüksek öğretim kurumları tarafından uygulanmak üzere ekte yer alan Yüksek Öğretim Kurumları Kütüphaneleri/Bilgi Merkezleri Arası Kaynak Paylaşım Yönergesi adlı taslak metnin hazırlanmasına başlanmıştır. İşbirliği Araştırma Grubu nun çalışmaları sonucunda ekte yer alan: A- Personel Değişim Politikası (taslak metin) B-Yüksek Öğretim Kurumları Kütüphaneleri/Bilgi Merkezleri Arası Kaynak Paylaşım Yönergesi (taslak metin) hazırlanmıştır. C- Kütüphanelerarası Ödünç Yayın Talep Formu (elektronik form) hazırlama çalışmaları devam etmektedir. Diğer yandan yüksek öğretim kurumlarının kütüphaneleri/bilgi merkezleri arasındaki ödünç yayın işlemlerinin ve süreçlerinin yönetilmesi için bir otomasyon sisteminin geliştirilmesi gerektiği konusunda fikirbirliğine varılmıştır. Ancak böyle bir otomasyon sisteminin geliştirilebilmesi için ; Finansal kaynak yaratılmalıdır, Kütüphaneci ve programcılardan oluşan nitelikli insan gücü sağlanmalıdır. Yaratılacak kaynak ve personel desteğinin yanısıra tüm yükseköğretim kurumlarının böyle bir ortak arayüz ve otomasyon sistemine geçişe niyetli olması,hatta bu niyetin tüm kurumlar tarafından yazılı olarak deklere edilmesi gereklidir.

4 Saygılarımızla. Sema ÇELİKBAŞ (İstanbul Teknik Üniversitesi) Ertuğrul ÇİMEN (Kadir Has Üniversitesi) Gültekin GÜRDAL (İzmir Yüksek Teknoloji Enstitüsü) Mehmet MANYAS (Sabancı Üniversitesi) Ayhan TUĞLU (Bahçeşehir Üniversitesi) Gülsevil TURAN (Yaşar Üniversitesi) A-ANKOS PERSONEL DEĞİŞİM PROGRAMI (APDP) Personel Değişimi / Profesyonel Ziyaret Giriş Kütüphane/bilgi merkezi personeli eğitiminde karşılıklı değişimin ve işbirliğinin yararlarının bilincinde olan ANKOS yönetimi, üyelerden gelen talep üzerine İşbirliği Araştırma Grubu kurarak işbirliği programlarının geliştirilmesi yönünde yükümlülük üstlenmiştir. Uluslararası ve ANKOS üyesi kütüphane/bilgi merkezleri arasında yapılacak olan personel değişimi ve profesyonel ziyaret programları sayesinde; Katılımcı personelin yaptığı iş ile ilgili yeni fikirler elde etmesi, yaptığı işi geliştirmesi ve değişik kütüphane/bilgi merkezlerindeki işleyişi görerek mesleki deneyimini arttırması sağlanacaktır. Ülkemizde kütüphaneler ve bilgi merkezleri farklı konularda işbirliğine gitmektedirler. Bunları maddelersek ; Toplu katalog hazırlamada işbirliği Kataloglamada işbirliği Belge sağlamada işbirliği Derme geliştirmede işbirliği Konsorsiyum Oluşturma

5 Kamu Kurum ve Kuruluşlarına ait kütüphanelerde ve okul kütüphanelerinde işbirliği çalışmaları. Personel değişimi ve profesyonel ziyaret programı, Ülkemizdeki kütüphanelerarası işbirliğinde potansiyel uygulama alanları ve işbirliği örneklerine baktığımızda üzerinde pek konuşulmayan, pratikte uygulanmayan bir işbirliği alanında farkındalık yaratacaktır. Amacı Kütüphane/bilgi merkezleri arasındaki Personel Değişimi / Profesyonel Ziyaret programının amacı; çeşitli ölçekteki kütüphane/bilgi merkezlerinde çalışan personelin mesleki eğitim ve gelişimine, bilgi birikimine ve iş tecrübesine katkı sağlamaktır. Uygun Personel Uluslararası ve ANKOS üyesi kütüphanelerde çalışan her seviyeden personel, ara yönetici ve yönetici Uluslararası Personel Değişimi Uluslararası personel değişimini, Üniversitelerdeki Avrupa birliği projeleri ve Erasmus İdari Personel Değişimi programına dahil etmek gerekmektedir. Uluslararası personel değişiminin sürekliliğini saglamak için bir proje gercekleştirilmeli ve AB fonlarından yararlanılmalıdır. Uygulanacak Yöntemler 1) Aynı Pozisyon Aynı İş: Aynı pozisyonda ve tecrübe düzeyindeki personelin değişimi 2) Aynı İş Farklı Pozisyon: Aynı birimlerde çalışan farklı pozisyonlardaki personelin değişimi ve ziyaret edilen tarafta bir rehber kontrolünde çalışılması. Örneğin: a kütüphanesi referans kütüphanecisinin b kütüphanesinde referans servisinde çalışması veya b kütüphanesinin aksesyon görevlisinin a kütüphanesinin aksesyon biriminde çalışması. 3) Profesyonel Ziyaret: Eğer karşılıklı personel değişimi mümkün değil ise profesyonel ziyaret organize edilir. Bu program için personel gönderen kütüphane/bilgi merkezi, bu personeli gittikleri kurumda gidilen amaç doğrultusunda uzman bir personelin yanında 1-2 günlüğüne bilgilendirilir. Katılımcılara ilgi alanındaki konunun yanısıra, bulunulan kurumun hizmet ve olanakları hakkında genel olarak da bilgi verilir. Kurumlar, farklı pozisyon ve deneyim düzeyindeki personeli seçerek programa dahil etme hakkına sahiptir. Ev sahibi kurum, değişim personelinin her türlü sorunlarının çözülmesi ve ihiyaçlarının karşılanması amacıyla bir danışman atamakla yükümlüdür.

6 Başvuru Şartları 1. Yurtdışı veya ANKOS üyesi kütüphaneler/bilgi merkezleri programlara katılabilmek için ANKOS YK başvurur. ANKOS, üyeleri arasından denk tarafı başvurular arasından seçer ve İki tarafın personel eşlemesini yapar. Karşılıklı protokolu ve imza çalışmalarını yürütür. 2. Programa dahil olmak isteyen tüm kurumlar ANKOS YK ya; programa katılım amaçlarını, program dahilinde olacak personellerinin özgeçmişlerini ve program için uygun oldukları tarihleri gönderir. 3. ANKOS YK İşbirliği Araştırma Grubu uygun kütüphaneleri ve personeli eşleştirerek program başlangıç tarihlerini bildirir. 4. Programın tüm giderleri katılımcı taraflarca karşılanır. 5. Ev sahibinin imkanları müsaitse konaklama ve yemek konusunda yardımcı olur. 6. Program bitiminde ev sahibi ve misafir taraf programla ilgili bir gelişim raporu hazırlar. Bu raporu hem birbirlerine hem de ANKOS YK ya gönderirler. Programın Süresi Program, personel değişimi için 1-6 hafta, profesyonel ziyaret içinse 1-2 gündür. BÖLÜM 1: GENEL HÜKÜMLER VE ŞARTLAR Madde 1 Ulusal veya Uluslararası ortak işbirliği ve personel değişimi protokolü imzalamak. Madde 2 Genel olarak, iki kurum arasındaki değişim programları mütekabiliyet (karşılıklılık) esasına dayandırılacaktır. Madde 3 Bu protokol, anlaşmadaki değişikliklerde karşılıklı olur bazında onaylanacaktır. Madde 4 Bu protokol, her iki kurumun yetkili temsilcileri tarafından imzalanıp, yönetim organlarınca da onaylandıktan sonra süresiz olarak yürürlüğe girecektir. Bu protokol, anlaşmayı feshetmek isteyen kurum tarafından Rektörün veya kütüphane/bilgi merkezi yöneticisinin imzaladığı yazılı bir ihbarname ile feshedilebilir. Madde 5 Her bir kurum, imzalanmış orijinal protokol metninin İngilizce ve Türkçe kopyalarından birer adet edinecektir.

7 Madde 6 Protokol çerçevesindeki programlar Ulusal veya Uluslararası kütüphane/bilgi merkezi yönetimi tarafından koordine edilecek ve ANKOS a bilgi verilecektir. Madde 7 Her kurum protokolü hayata geçirecek faaliyet programını planlayacak ve organize edecek temsilciler atayacaktır. Bu temsilciler, değişim programının şartlarını ve hangi şartların gözden geçirileceği ve her bir kurumun yönetim organının kabulüne tabi tutulacağını belirlemede mümkün olan en geniş serbestiye sahip olacaktır. BÖLÜM 2: PERSONEL DEĞİŞİMİ Madde 8 Personel değişiminden en az üç ay önce, ev sahibi kurumun yetkili temsilcisi, yazılı olarak değişim programına katılacak kişinin sorumluluklarını, değişimin süresini ve değişimin şartlarını belirleyen programı onaylamak zorundadır. Madde 9 Değişim programına katılan personelin kendi kurumu, normal maaşlarını katılım süresince ödeyecektir. Madde 10 Değişim programlarına katılacak personelin seyahat/ulaşım masrafları aşağıdaki şartlara tabi olacaktır: Değişim programlarına katılan kişilerin uluslararası seyahat giderlerinden kendileri veya kurumları sorumlu olacaktır. Ev sahibi kurum, barınma (yurt/misafirhane varsa) ve yemek giderlerini karşılayacaktır. Katılımcıların kişisel harcamalarından sorumlu olmayacaktır. Madde 11 Eğer mümkünse, ev sahibi kurum, katılımcılara kampüste ücretsiz barınma imkanı sağlayacaktır. Böyle bir barınma imkanının olmadığı durumlarda, ev sahibi kurum, katılımcıların kampüs çevresinde barınacak bir yer bulmalarına yardım edecektir. Bu şekildeki bir barınmanın giderleri ve diğer giderleri, ev sahibi kurum tarafından değil katılımcı tarafından üstlenilecektir. Madde 12 Değişim programlarına katılanların tümünün, kaza ile ölüm veya yaralanmaları, tıbbı sevk ve ülkelerine veya sehirlerine geri gönderilmelerini de içeren kapsamlı bir sağlık sigortalarının olması gerekmektedir. Sigorta ile ilgi dokümanlar değişim ziyaretleri başlamandan önce ilgili kuruma gönderilmelidir. Ev sahibi kurum, gerekli tıbbi kapsamla ilgili bilgileri sağlamakla sorumlu olacaktır.

8 Madde 14 Personel Değişim Programına katılmış olan personele katılım sertifikası verilir. Madde 15 Kurumlar arasında ortaya çıkabilecek anlaşmazlıklarda ANKOS Yürütme Kurulu hakemlik eder.ankos Yürütme kurulu kararı her iki taraf için de kesin ve bağlayıcıdır. B- Yüksek Öğretim Kurumu Kütüphaneleri / Bilgi Merkezleri Arası Kaynak Paylaşımı Bu çalışmada, ülkemizde uygulanmakta olan mevcut kütüphanelerarası ödünç verme işlemleri ve politikaları incelenerek standart yöntemlerin belirlenmesi için öneriler sunulacaktır. Diğer işbirliği alanları olan; Toplu katalog hazırlamada işbirliği Kataloglamada işbirliği Derme geliştirmede işbirliği konuları bu çalışmada ele alınmayacaktır. Günümüzde, bilgi ve bilgi kaynaklarının tümüne sahip olma hayali, bilgi ile ilgilenenlerin gündeminden tamamen uzaklaşarak, paylaşımı zorunlu hale getirmiştir. Paylaşım, özellikle sınırlı olanakları olan kurum ve ülkelerde daha da öncelik kazanmaktadır. Bilgi Çağı olarak da adlandırılan bu çağda hiç bir kurumun tek başına bütün bilgi kaynaklarını koleksiyonlarında bulundurması ya da bu kaynaklara erişim sağlaması; bütçe, bina ve insan gücü gibi unsurlar gözönüne alındığında mümkün değildir. Bu bakımdan, bilgi hizmeti sunan kurumların koleksiyon geliştirme, bilgi kaynaklarının organizasyonu ve kullanıcılarının bilgi ihtiyaçlarının karşılanması gibi durumlarda diğer kurumlarla işbirliğine gittikleri görülmektedir. Çalışmamızın konusu olan Kaynak Paylaşımı ya da yaygın olarak bilinen adı ile Kütüphanelerarası ödünç verme ve belge sağlama en sık gerçekleştirilen işbirliği olarak karşımıza çıkmaktadır. Kaynak Paylaşımında Dünya Nerede? Klasik anlamdaki kaynak paylaşım uygulamalarının pek çok kütüphanede/bilgi merkezinde sürdürülmeye devam edildiği, Bölgesel ve ulusal bazda oluşturulan kaynak paylaşım ağlarıyla, kurumlar arasında ödünç alınıp verilen kaynak sayısının yüz binlerle ifade edilen rakamlara ulaştığı, Artan aracılı ILL ve Doküman Sağlama Maliyetlerine karşın Doğrudan Ödünç Alma şeklinde uygulamalara geçişler olduğu, Google ve benzeri kaynakların dokümanların bulunmasında ve erişiminde gittikçe büyüyen bir role sahip olduğu,

9 Kaynak paylaşım oluşumlarını daha güçlü kılmak amacıyla personel ve otomasyon destek sistemlerine büyük yatırımlar yapıldığı görülmektedir, Kaynak Paylaşımında Türkiye de Durum Ne? Dünyada uygulanmakta olan kaynak paylaşımı örnekleri ile ülkemizi karşılaştırdığımızda, işbirliğinin sınırlı olduğunu ve eksikliklerin bulunduğunu görmekteyiz. Kısaca maddelendirirsek ; Ulusal düzeyde bir toplu kataloğun henüz hayata geçirilememesi Kütüphanelerin/bilgi merkezlerinin büyük çoğunluğunun belge sağlama ve ödünç kitap hizmeti verecek şekilde yeterince örgütlenememesi, Kaynak, mevzuat,altyapıdaki yetersizlikleri nedeniyle ortaya atılan projelerin sürekliliğinin sağlanamaması ilk göze çarpan öğeler olarak karşımıza çıkmaktadır. 1- Tanım İşbirliği İki ya da daha fazla kütüphanenin kendi kullanıcılarına daha gelişmiş hizmet vermek için birlikte çalışmaları olarak tanımlanmaktadır. 1) İşbirliğinin temelinde kullanıcılara daha hızlı, daha ekonomik ve daha iyi hizmet verme anlayışı yatmaktadır. Gerek elektronik ortamdaki bilgi kaynaklarının ve hizmetlerinin giderek artması, gerekse bilgi işleme, depolama ve iletişim teknolojilerinin kütüphaneler tarafından da edinilebilmesi elektronik bilgi kaynaklarının paylaşımını kolaylaştırmış ve kütüphaneler için yeni işbirliği alanları ortaya çıkmıştır. Ülkemizde de yıllardır çeşitli kütüphanelerarası işbirliği projeleri yürütülmekte, bu konuda yayınlar yapılmaktadır. Süreli yayın toplu katalog hazırlama, kütüphanelerarası ödünç verme ve ortaklaşa derme geliştirme çalışmaları ile internet aracılığıyla kullanıma açılan çevrimiçi (online) kütüphane katalogları ve çeşitli bibliyografik veri tabanları bu çalışmalardan sadece birkaçıdır. 2) 2- Amaç ve İçerik Bu çalışmada; Ülkemizdeki kütüphanelerarası ödünç verme uygulamaları incelenecek ve standart uygulama önerileri sunulmaya çalışılacaktır. Ülkemizde kütüphanelerarası ödünç verme işlemlerinin uygulamasına yönelik ilk somut çalışma, 1985 yılında toplanmaya başlayan Üniversite Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanları toplantılarında oluşturulan Kütüphanalerarası Ödünç kitap/makale sağlama formu olmuştur. Ortak bir form olarak hazırlanan bu formun kütüphanelerarası ödünç işlemlerinde kullanılması kararı alınmıştır. O tarihten günümüze kadar bu formda yer alan temel esaslar dikkate alınarak oluşturulan formlar veya ağırlıklı olarak bu formun kendisi halen kütüphaneler/bilgi merkezleri tarafından kullanılmaktadır. Dönemin kütüphane şartları (Koleksiyonun yapısı, İnternet ağlarının

10 olmaması vb.) gözetilerek hazırlanmış olan bu form aslında temel standartları içermekte ve IFLA nın konu ile ilgili standartları ile örtüşmektedir. Buradaki temel sıkıntı, form üzerindeki bazı alanların ve formun sağlayıcı kütüphane/bilgi merkezine gönderilirken uyulması gereken kuralların güncelliğini yitirmiş olmasıdır. Örneğin formda sadece kitap/makale isteği ibaresi geçmektedir. Artık hepimiz biliyoruz ki gelişen teknolojiyle birlikte, koleksiyonların yapısı ve bulunduğu ortamlar (mikrofilm, mikrofiş, DVD, ses kasatleri, video kaset, VCD,slayt vb.) çeşitlilik kazanmıştır. İstekte bulunan tarafın formu 3 nüsha halinde, mühürlü-imzalı olarak, istekte bulunduğu tarafa posta yolu ile gönderme kuralı da günümüzde güncelliğini yitirmiştir ve artık tarihteki yerini almalıdır.bir çok kütüphane/bilgi merkezinde artık bu kural gözetilmemekte ve uygulanmamaktadır. Ama bunun yanında kuralı uygulamakta ısrar eden kütüphane/bilgi merkezi sayısıda az değildir. Hemen herşeyin elektronik ortamda yapılabildiği, isteklerin elektronik formlarla hızlı bir biçimde karşı tarafa iletilebildiği günümüzde güncelliğini yitirmiş bu uygulamalar daha etkin bir işbirliğini engelleyebilmektedir. Bu tabloya baktığımızda Ülkemizde kütüphanelerarası ödünç verme yapılırken kullanılan formlar, yazılımlar ve kurallar çeşitlilik göstermektedir. Temelde bir çok uygulama birbirine benzerken kütüphanelerin/bilgi merkezlerinin kendi politikaları,kullandıkları yazılımlar gibi sebeplerden, birbirlerinden ayrılan uygulamalar mevcuttur. Bunları şu şekilde maddeleyebiliriz: Standart ILL istek formu fakslanarak ya da postalanarak, Doğrudan ilgili kütüphaneye/bilgi merkezine e-posta gönderilerek, Kütüphanelerin/bilgi merkezlerinin kendi oluşturmuş oldukları veya mevcut formu yeniden düzenleyerek elektronik ortama uygun hale getirip kullandıkları formları doldurarak, INNOPAC Millennium yazılımı kullanıcısı ise ILL modülünü kullanarak Yukarıda sözü edilen tüm uygulamalar ile de kütüphanelerarası ödünç verme hizmetleri yürütülebilmektedir. Ancak tam bir standardizasyon sağlanabilmiş değildir. Yapılması gereken şudur; Yurtdışı örneklerinde olduğu gibi ulusal kaynak paylaşımında kullanmak üzere ortak bir web arayüzüne ihtiyaç vardır. Bunlara OCLC, OhioLINK örneklerini verebiliriz. OhioLINK örneğinde, aradığı kaynağı yerel koleksiyonda bulamayan bir kullanıcı, tek bir tuşla tüm OhioLINK kütüphanelerinde arama yapabilmekte ve aynı anda isteğini sağlayıcı kuruma gönderebilmektedir. Böyle bir uygulamanın ülkemizde de hayata geçirilebilmesi için; Uluslararası standartları destekleyen bir toplu katalog, Kaynak paylaşım yazılımı, Üstteki iki maddenin hayata geçirilebilmesi ve sürekliliğinin sağlanabilmesi için yeterli finansal kaynak, Bu süreçleri yürütecek özverili kütüphane personeli gerekmektedir.

11 YÜKSEK ÖĞRETİM KURUMU KÜTÜPHANE / BİLGİ MERKEZLERİ ARASI KAYNAK PAYLAŞIM YÖNERGESİ (TASLAK METİN) 1. İstekte bulunan tarafın sorumlulukları 1.1 Yazılı Politikalar Bir kütüphanenin/bilgi merkezinin, kütüphanelerarası kaynak paylaşımı ve ödünç alma politikası tüm kütüphane üyelerinin kolaylıkla erişebileceği bir formatta ve yazılı olarak elde edilebilir olmalıdır. Web sitesinde ödünç alma politikası okunabilir olsa da aynı zamanda danışma, ödünç alma bölümü veya kullanıcıların kolay erişebileceği herhangi bir yerde basılı kağıt olarak elde edilebilir olmalıdır. 1.2 Gizlilik Kütüphanelerarası kaynak paylaşımı işlemleri, ödünç alma işlemleri gibi gizli kütüphane kayıtlarıdır. 1.3 Tam Bibliyografik Alıntı İyi bir bibliyografik tanımlama, kullanıcının istediği yayına doğru ve hızlı bir şekilde ulaşabilmesinin en iyi garantisidir. Bu tanımlayıcı unsurlardan çok, istekte bulunan tarafın istenen yayını en iyi tanımlayan bilgiyi sunabilmesi temel kuraldır. En önemli nokta bu tanımın sağlayıcı tarafta fazladan çalışmayı gerektirmeyecek kadar yeterli olması ve isteğinin karşılığını göremeyen kullanıcıda hayal kırıklığı yaratmamasıdır. 1.4 En Uygun Sağlayıcının Tanımlanması Kütüphaneler/bilgi merkezleri, bir isteği potansiyel sağlayıcılara göndermeden önce bu esere sahip olup olmadıklarını tüm kaynaklarını tarayarak belirlemelidirler. Belirleme aşamasında BLİSS-CAT, YORDAM toplu kataloğu kullanılabilir. 1.5 İsteğin Gönderimi Kütüphanelerarası ödünç alma işlemlerinde, basılı formun 3 nüsha halinde posta ve faks ile gönderilmesi yerine elektronik iletişim önerilmektedir. İdeal olan ve hedeflenen tüm ILL süreçlerini takip eden bir yazılımın olmasıdır. Böyle bir yazılım oluşturulana kadar, mevcut formun elektronik ortama uyarlanarak kullanılması ve kullandıkları otomasyon sistemi ILL formu içeren kütüphanelerin/bilgi merkezlerinin bu formlar aracılığı ile istekte bulunması (INNOPAC, YORDAM,BLİSS,KYBELE vb )uygun olacaktır. İstekte bulunan kütüphaneler/bilgi merkezleri, kullanıcılarını istekte bulunurken uzun bir tarihi göz önüne almaları konusunda bilgilendirmelidirler.

12 1.6 Kopyalama İstekleri Kopyalama istekleri nin karşılanmasında 5846 Sayılı Fikir ve Sanat Eserleri Kanunu nda belirtilen maddeler esas alınır. Konu ile ilgili gerekli mevzuat bağlantısı: İsteyen Tarafın Sorumluluğu İstekte bulunan taraf bir materyali ILL yolu ile sağladığında doğal olarak materyalin tüm sorumluluğunu üstlenmiş olur. İstekte bulunan taraf kaynak eline ulaştığında bu durumu sağlayıcı tarafa bildirmelidir.yüzdesi çok düşük olmakla birlikte, bazı kaynaklar sağlayıcı taraftan gelirken veya giderken herhangi bir noktada kaybolabilir veya hasar görebilir. Bu durumda kaynağın tüm sorumluluğu istekte bulunan taraftadır. Söz konusu kaynağın kaybolması durumunda, isteyen ve sağlayan taraflar problemi çözmek için kendi politikaları gereğince çözüm yoluna gitmelidirler. 1.8 İade Tarihi ve Kısıtlamalar İstekte bulunan taraf, sağlayan tarafın belirlediği iade tarihi ve kullanım kısıtlamalarını uygulamakla yükümlüdür. Bu bölümün öncelikli amacı iade tarihine açık bir tanım verebilmektir ki bu tarih materyalin sağlayan tarafta iade alınması gerekli olan tarihtir.isteyen taraf yalnızca kütüphane içinde kullanılır veya fotokopisi çekilemez gibi sağlayıcı tarfından belirlenen kullanım kısıtlamalarına uymayı garantiye almak konusunda sorumludur. 1.9 Uzatmalar Uzatma işlemi, sağlayan tarafın uygulamakta olduğu politikaya bağlıdır. Sağlayan taraf uzatma işlemi yapıyorsa yayın uzatılabilir. Uzatma işlemi yapmıyorsa materyal belirtilen tarihte geri dönmüş olmalıdır Geri Çağırma Materyalin sağlayıcı tarafından geri çağırılması durumunda derhal iade edilmesi veya sağlayan taraf ile iletişime geçilerek yeni bir iade tarihi konusunda görüşülmesi gerekmektedir. Sağlayan tarafın geri çağırma isteğini kesinleştirmesi durumunda, isteyen taraf materyali özel kargo servisleri ile göndermekle yükümlüdür Nakliye İstekte bulunan taraf, materyalleri aldığı gibi, aynı şartlarda iade etmekle sorumludur.nakliye sürecinde materyallerin hasar görmesini önlemek için havalı zarf vb.özel ambalajlama yöntemlerinin kullanılması önerilir. 2. Sağlayan Tarafın Sorumlulukları 2.1 Ödünç Verme Politikası Ödünç verme politikası ayrıntılı ve açık olmalı ve isteyen taraf kolayca erişebilmelidir. Politika ayrıca şunları da içermelidir; ücretler ve ödemelerin listesi, gecikme cezaları, ödünç verilmeyen materyal/kategoriler, nakliye talimatları, hizmetin askıya alındığı zamanlar vb. Sağlayan taraf

13 istenen materyalin hızlı sağlanması için ek ödemeler isteyebilir.ancak dokümanların elektronik yoldan (taranarak) sağlanması için ek ücret talep edilmemesi tavsiye edilir. Sağlayan taraf tüm kullanıcı tip ve sınıflarına, coğrafi konumuna ve boyutuna bakmaksızın istekleri karşılama konusunda istekli olmalıdır. 2.2 Materyal Formatı Sağlayan tarafın, istekte bulunulan kaynakları formatına bakmaksızın (formatın gerektirdiği kullanım ve nakliye şartlarının sağlanması koşuluyla)ödünç vermesi beklenir. 2.3 Gizlilik Kaynak paylaşımı işlemleri, ödünç alma işlemleri gibi gizli kayıtlardır. Sağlayan taraf, kaynağı isteyenin gizliliğinin korunmasından sorumludur. 2.4 Tam Vaktinde İşlem Sağlayan taraf tüm istekler için çabuk davranmak sorumluluğundadır.sağlayıcıların kendilerine gelen tüm istekleri koşulların uygun olması durumunda aşağıda yer alan tabloda belirtilen esaslar çerçevesinde karşılamaları önerilir. Eğer sağlayan taraf bir isteği kabul edilebilir bir zaman içinde karşılayamamışsa, bunu en kısa zamanda isteyen tarafa bildirmelidir. Bu bildirim en uygun şekilde isteyen tarafın isteği yaptığı yöntemin aynısı ile gönderilmelidir. Yüksek: 4 saat Geri bildirim süreci Orta: 24 saat Geri bildirim süreci Düşük: 1 hafta Geri bildirim süreci Bu tabloda belirtilen süreler içinde geri bildirim yapılmayan istekler reddedilmiş sayılır. 2.5 İsteğin Tanımlanması Sağlayan taraf, isteyen tarafın materyali tanımlaması ve isteği çabucak işleyebilmesi için materyal ile birlikte yeterli tanımlama bilgisini göndermelidir. Tanımlama bilgisinin materyal ile birlikte gönderilememesi gibi bir başarısızlık, işlemlerde gereğinden çok geçikmeye yol açabilir ve materyalin güvenliğini riske edebilir. Sağlayan tarafın yanlışsız ve tam bir geri dönüş posta etiketini paketin içine iliştirmesi önerilir. 2.6 İade Tarihi ve Kullanım Kısıtlamaları Ödünç alınınan materyalin geri dönüşü ve güvenliği isteyen tarafın sorumluluğunda olmakla birlikte, sağlayan taraf ödünç alınan materyal özel kullanım ihtiyaçları gerektiriyorsa kendisine özgü yönergelerini (materyal denetlenen özel derme alanında kullanım içindir, fotokopi yapılamaz, yalnızca kütüphanede kullanım içindir, dönüşte paketleme ve nakliye için özel istekler) belirtmelidir. Sağlayan tarafın kaynağın iade edilmesi gereken tarihi açıkça belirtmesi önerilir.

14 2.7 Dağıtım ve Paketleme İsteyen tarafından belirlenen yer kütüphanenin/bilgi merkezinin bir şubesi veya bölümü olabilir. Sağlayan tarafın sorumlulukları şunlardır: Materyalin nakliye ve ödünç verme için uygunluğuna karar vermek. Eğer zarar görmüş bir materyal gönderilirse, sağlayan taraf önceden oluşan tüm hasarları (örneğin kayıp sayfalar, gevşek cilt) belirtmeli ve sonradan ortaya çıkabilecek hasarlar için isteyen tarafı sorumlu tutmamalıdır. Gönderilen materyal hasardan korunması için uygun şekilde paketlenmelidir. Nakliye yöntemi belirtildiğinde nakliyeden doğan hasardan isteyen tarafın sorumlu olacağı unutulmamalıdır. Nakliye esnasında meydana gelen bir kaybı tazmin etme durumu oluştuğunda kaybolan materyalin izini sürmek için, nakliye firması isteyen tarafla birlikte çalışmalıdır. 2.8 Uzatmalar Sağlayan taraf tüm uzatma isteklerine olumlu veya olumsuz cevap vermelidir. Eğer kaynağa yerel bir kullanıcının ihtiyacı yoksa sağlayan tarafın uzatma isteğine olumlu cevap vermesi önerilir. 2.9 Geri Çağırma Sağlayan taraf kaynağı belirtilen iade tarihinden önce geri çağırabilir, bu onun istediği an kullanabileceği bir taktir yetkisidir. Ancak bu işlemin isteyen tarafa gerekçesi ile birlikte bildirilmesi önerilir Hizmetin Askıya Alınması Sağlayan taraf, ilk olarak isteyen taraf ile olan sorunu yazışmadan, hizmetini askıya almamalıdır Anlaşmazlık Kurumlar arasında ortaya çıkabilecek anlaşmazlıklarda ANKOS Yürütme Kurulu hakemlik eder.ankos Yürütme kurulu kararı her iki taraf için de kesin ve bağlayıcıdır. Kaynakça 1) Boisse, J.A.(1995).Library cooperation: a remedy but not a panacea. IFLA Journal, 21(2): ) Tonta, Yaşar (1999).Kütüphanelerarası İşbirliğinin Neresindeyiz?Bilginin Serüveni:Dünü, bugünü, yarını.türk Kütüphaneciler Derneği nin Kuruluşunun 50. Yılı Uluslararası Sempozyum Bildirileri Kasım 1999 :