Bilgi lem Müdürlüü Görev ve Çalıma Yönetmelii

Transkript

1 Bilgi lem Müdürlüü Görev ve Çalıma Yönetmelii Amaç Madde 1. Bu Yönetmeliin amacı; Bilgi lem Müdürlüünün tekilat yapısını, hukukî statüsünü, görev, çalıma usul ve esaslarını belirleyerek, hizmetlerin daha etkin ve verimli bir ekilde yürütülmesini salamaktır. Kapsam Madde 2. Bu yönetmelik, Avcılar Belediyesi Bilgi lem Müdürlüünün; görev ve çalıma usulü ile birlikte ileyiini kapsar. Yasal Dayanak Madde 3. Bu yönetmelik, 5393 sayılı Belediye Kanununun 15. Maddesinin (b) bendi hükmüne dayanılarak düzenlenmitir. Tanımlar Madde 4. Bu yönetmeliin uygulamasında; a) Bakan : Avcılar Belediye Bakanını b) Meclis : Avcılar Belediye Meclisini c) Belediye : Avcılar Belediye Bakanlıını, d) Müdürlük : Bilgi lem Müdürlüünü, e) Personel : Bilgi lem Müdürlüünde görevli tüm personeli, ifade eder KNC BÖLÜM MÜDÜRLÜK GÖREV ALANI, YÖNETM VE YETKLER Müdürlük Görev Alanı Madde 5. Bilgi lem Müdürlüünün görev alanı aaıda maddeler halinde belirlenmitir. Tüm birimlerin kendi çalıma esaslarına göre hazırlanmı olan Otomasyon Programının sorunsuz çalımasını ve birimler arası ortak olan konularda veri formatları oluturarak, birimlerin ihtiyacı olan programsal deiiklerin yapılmasını salamak. Tüm bilgisayar donanımı arızalarının ve donanım ihtiyacının giderilmesini salamak. Kent Bilgi Sistemine yönelik, Corafi Bilgi Sistemi bilgilerinin hazırlanması ve bu bilgilerin ilgili müdürlükler tarafından güncel tutulması için gerekli koordinasyonu salamak. lçemiz sınırları içerisindeki tüm baımsız birimlerin, ilgili birimlerce tespiti ile koordinasyonu salayarak, taınmaz envanteri ile belediye otomasyonundaki dier bilgilerin ilikilendirilmesini gerçekletirmek, Bilgi ilem Sisteminin teçhizatı ve programlarının alındıı kurulularla ilikileri düzenlemek, sözleme hazırlamak, gerekli servisi almak, teçhizatı verimli, etkili, ekonomik, düzenli kullanımını salamak, gerekli önlemleri onaya sunmak, uygulamaya koymak. Baka kurululardan alınacak bilgi ilem servislerini, düzenlemek, kontrol altında tutmak. Bakan, Bakan Yardımcılarının, Müdürlerin hazırlamı oldukları taslakların programsal altyapısını salayarak ilgili birimlerce raporların üretilmesini salamak. Belediye birimlerinin Ariv çalımalarına rehberlik yapmak ve Kurum Ariv çalımalarını yürütmek. Yönetim Madde 6. Bilgi lem Müdürlüünün görev daılımı aaıdaki ekilde olumutur: a) Bilgi lem Müdürü, b) dari ve Teknik ler eflii 1. Müdürlük Kalem Bürosu 2. Program Yazılım Bürosu 3. Bilgisayar Donanım Bürosu 4. Kent Bilgi Sistemi Bürosu c) Ariv eflii. 1

2 Madde 6.1. Bilgi lem Müdürlüü aaıda belirtilen personelden oluur; a) Müdür b) Memurlar c) Dier personel Yetkileri Madde 7. Bilgi lem Müdürlüü, Avcılar Belediyesi Bakanlık Makamınca verilen ve bu yönetmelikte belirtilen görevleri, belirli bir plan ve program dahilin de yapmakla mükelleftir. Bilgi lem Müdürünün Görevleri: 1. Belediye Bakanı ve/veya Bakan Yardımcısından gelen talimatlar dorultusunda Bilgi lem Müdürlüünün görev ve sorumluluk alanına giren konuları yasal mevzuat hükümlerine uygun olarak belirli bir plan ve program dahilin de yerine getirilmesini salamakta tam yetkili ve sorumlu kiidir. Müdürlük bünyesinde görevli tüm personelin amiridir, 1.1. Müdürlük içinde i bölümünü salayarak personele gerekli görevlendirmeleri yapar, ve müdürlük çalımalarını denetler, 1.2. Müdürlüe gelen ve giden yazı veya dilekçelerin içerii ile ilgili personeline sevk ve havalesini yaptıktan sonra ilemin sonucundan bilgi sahibi olur Müdürlüünün disiplininden sorumludur. Tüm personelinin performans durumunu izler ve gerekli deerlendirmeleri yapar, sicil amiri olarak personele sicil notu verir, 1.4. Personelin özlük ilemlerini mevzuat çerçevesinde yürütür; izin planlarını yapar, rapor, doum, ölüm vb. konularda yazımaları takip ve kontrol eder, 1.5. Müdürlük tarafından ihtiyaç duyulacak ilemlerin stratejilerini analiz ederek, uygulanabilirlik raporlarını hazırlar veya hazırlatır, 1.6. Stratejik planlama ile Müdürlüün hedeflerinin gerçekletirilmesini salar, 1.7. Sürekli gelien biliim teknolojisini takip ederek, mevcut sisteminin teknolojik gelime dorultusunda büyümesini salar, 1.8. verimini artırarak zaman kaybını azaltır, 1.9. Görev alanıyla ilgili teknolojik gelimeleri takip edip kuruma yansıtır. 2. dari ve Teknik ler eflii 2-1 Müdürlük Kalem Bürosu Müdürlük Kalem Bürosunun görev, yetki ve sorumlulukları; Belediye müdürlüklerinin ihtiyaç envanterini yapmak, bilgi ilem sisteminin tesis, teçhizat ve malzeme ihtiyacını belirlemek, Her türlü mevzuat, yönetmelik, genelge, bildiri, personel özlükleri vb. ilemleri takip etmek, ilgili personele bildirmek ve arivlemek, Bilgi ilem faaliyetleri için gerekli bölümlerle hiyerarik düzen ve Bilgi ilem Hizmetleri sistemi içinde ibirlii yapmak, Standart dosya planına göre günlük evrak kayıt ve dosyalama ilemlerini yaparak, yasal süre içerisinde muhafaza etme ilemlerini gerçekletirmek, Baka kurululardan alınacak bilgi ilem evrakları düzenlemek, kontrol altında tutmak, Birimin ihtiyacı olan kırtasiye vb. büro malzemelerini temin etmek, ve gereksiz kullanımı önlemek, Birimlerden gelen talepleri almak ve müdürünün bilgisine sunmak, Müdürlük bütçesini hazırlamak ve ayniyat ilerini takip etmek, Müdürlüün adresine gelen mailleri her gün kontrol eder ve süresinde cevap verilmesini salar Taınır Mal Yönetmelii gerei müdürlüe ait demirbaların kayıtlarını tutmak ilgilisine zimmetlemek ve yıl sonu ilemlerini gerçekletirmek, Amirlerince Kanun, Tüzük, Yönetmelik, Genel emirler ve dier mevzuatlara uygun olarak verilecek her türlü görevleri zamanında ve eksiksiz olarak yerine getirmek, Vatandaları ilgilendiren Bilgi lem hizmetlerini yürütmek, 2-2 Program Yazılım Bürosu: Program Yazılım Bürosunun görev, yetki ve sorumlulukları; Bilgi ilem faaliyetleri için gerekli sistem analizi, programlama, operasyon çalımalarını yönlendirmek, nezaret etmek, denetim altında tutmak, Belediyede kullanılan tüm yazılımların yerel ve uzak alarda veri entegrasyonunu salayacak hizmetleri yapmak ya da yetkili firmalara yaptırmak, 2

3 Otomasyon yazılım programımızla ilgili birimlerden gelen talepleri deerlendirir, yeni bir modül isteniyorsa yazar ya da ilgili firmaya yazdırır Otomasyon Sisteminde, paket programlarda gerekli kullanıcı tanımı ve yetki ayarlarını yapar.her kullanıcıya ifre vererek ifrelerin gizlilii salar, Uygulama ya da kanunda deiikliklerinden dolayı programların çalımasında gerekli deiikler yapılması gerekiyorsa yapar ya da ilgili firmaya yaptırır Kusurlu i ve ilemleri tespit etmek ve düzeltilmesini salamak, lenen bilgileri bilgisayarda teste tabi tutarak hata kaynaklarını bulmak ve düzeltilmesini salamak, Otomasyon yazılımında meydana gelen arızaları gidermek ya da yetkili firmanın gidermesini salamak, htiyaç dorultusunda yeni yazılımlar için analiz yapmak ve yeni yazılımlar üretmek ya da yetkili olan firmalara ürettirmek. Kurulan bu yazılımların ilev testlerini yapmak, Birimlerin ihtiyacı olan programları tespit etmek. Sistemimizde mevcut ise kurulumu yapmak, yok ise ilgili artname hazırlayarak alımını gerçekletirmek ve programları kullanıma hazır hale getirerek programın muhafazasını salamak amacıyla yedekte tutmak, Bilgisayarda bulunan verilerin gizlilii ve güvenliini korumak Belediyemizde gerçekleen ilemlerin günlük, haftalık ve aylık olmak üzere periyodik olarak yedek almak ve muhafazasını salamak Programlara ait lisansların muhafazasını yapmak, Bilgisayar veya iletiim teçhizatları gibi elektronik aygıt, sistem, motor ve teçhizatlar konusunda Belediye birimlerine danımanlık hizmetleri vermek, Üretim veya montaj yöntemleri, malzemeleri ve kalite standartlarını belirlemek, elektronik veya iletiim ürünleri ile sistemlerinin üretimini ya da montajını yönetmek; Mevzuat programlarının günlük güncelletirilmesini yaparak, deien güncel bilgilere en kısa sürede sahip olunması ve kullanıcılara zaman kazandırılmasını salamak lgili personele programın kullanımı dorultusunda eitim verilmesini salamak Avcılar Belediyesi nin Resmi WEB sayfasının nin sürekli güncel tutulmasını salamak, Elektronik Belediyecilik sistemini aktif tutmak Belediyemiz tarafından mükelleflere yapılacak duyurular ile haber, faaliyet vb. bilgileri ilgili birimlerin verdii bilgiler dorultusunda web sitemizde ilan edilmesini salamak Organizasyon eması ve dier yönetim ile ilgili deiikliklerin web sitemizde yayınlanmasını salamak, Yılsonu ilemlerini gerçekletirmek Amirlerinin verdii yazılım ile ilgili dier ileri yapmak. 2-3 Bilgisayar Donanım Bürosu: Bilgisayar Donanım Bürosunun görev, yetki ve sorumlulukları; Belediyemizin iç ve dı birimlerdeki mevcut bilgisayarda kurulmu olan programların bakım ve program güncelletirmelerini yapmak veya yaptırmak, Bilgisayar Donanım ve yan ürünlerinin bakımını yaparak, faal halde bulundurmak, satınalma yoluyla alımı yapılan malzemelerin, bakım-onarım ve eitimi ile ilgili konuları, yetkili olan firmalara yaptırmak, Donanımda arızaların olması halinde bu arızanın giderilmesini salamak, eer garantisi devam ediyorsa garantisi kapsamında arızanın giderilmesini salamak ve bununla ilgili tüm ilemlerin takibini yapmak, Virüs ya da trojenden kaynaklanan arızaların giderilmesini salamak, Arıza nedeniyle kullanılamaz duruma gelen donanımın tamirinin mümkün olmadıı ya da tamirinin ekonomik olmadıı durumlarda; donanımın hurdaya ayrılmasıyla ilgili raporun düzenlenip ilgili birime teslim edilmesinden, yerine verilecek donanımın belirlenmesini salar Ana sunucu Bilgisayarların ve bilgisayar aının, internet ve uzak balantıların sürekli güvenli ve çalıır halde tutulmasını salar Bilgi iletiimi ve bilginin ilenmesi, planlanması, tasarımı, süreç kontrolü ve üretime yönelik bilgisayar ve bilgisayara dayalı sistemlerin temel ilkeleri ve kullanıma yönelik yöntemleri aratırmak; veri yapıları ve veri tabanları, algoritmalar ile bilgisayar donanım bakımını yapmak, Bilgisayarların tüm ilevlerini kontrol eden ve donanım ile bilgisayar yazılımları arasındaki balantıları kurmaya yarayan yazılımların, tasarımını yapmak, yazmak ve güncelletirmek, Belediye birimlerinin tüm bilgisayar donanım ve yazılımlarının, gelien biliim teknolojileri dorultusunda; yeni ortaya çıkan ihtiyaçları da deerlendirerek mevcut olan donanım ve yazılımı güncelletirmek ya da gerektiinde yenisini satın almak, ç ve dı birimlere ait bilgisayarların veri iletiim altyapısını ve gerekli balantı hatlarını tesis ederek, kurmak ve yürütmek, ç ve dı birimlere ait bilgisayarlara kurulan haberleme sistemi ile birimler arası dosya paylama ve bilgi alıverii imkanını salar, Bilgisayar, çevresel donanım, ilgili yöntem ve yazılımlar ile bunların gelimesine katkıda bulunmak ve potansiyelini arttırmak Donanım ve yazılım konfigürasyonları ile ortaya çıkan ihtiyaçları belirlemek için görümeler yolu ile bilgisayar kullanıcı ihtiyaçlarını incelemek, maliyet ve fayda analizlerini hazırlamak, 3

4 Yeni hizmet birimleri için gerekli alt yapıyı hazırlamak, tüm ünitelerin gerek yazılım gerek donanım ihtiyaçlarını temin etmek, Doru ve güvenli veri salamak için veri tabanı iletim sistemleri ile veri sözlüünün sürekliliini salamak, Tüm kayıtların günlük yedekleme ilemini yapmak ve bilgilerin korunmasını salamak, Üst yönetim ve müdürlerin hazırlamı oldukları ihtiyaç program taslaklarının, programsal altyapısını salayarak ilgili birimlerce raporların üretilmesini salamak Taınmaz envanteri ile belediye otomasyonundaki dier bilgilerin ilikilendirilmesi ortamının salanması, Seminer ve eitim organizasyonuna gerekli malzemeyi temin etmek, lgili dier görevleri yapmak, 2-4 Kent Bilgi Sistemi Bürosu: Kent Bilgi Sitemi Bürosunun görev, yetki ve sorumlulukları; Kent ile ilgili en güncel akıllı haritaların hazırlanması ve yeni bilgilerin sisteme aktarılmasını salar, Bata mar ve ehircilik Müdürlüü, Fen leri Müdürlüü ve Mali Hizmetler Müdürlüü olmak üzere dier tüm müdürlüklerin çalımalarına tematik haritalar ile destek verilmesini salar, Belediyemizdeki tüm birimlerde kullanılan CBS Yazılımının güvenli ve hatasız bir ekilde çalımasını salamak için yazılımın bakım onarım ve güncelleme çalımalarını yapmak, Corafi Bilgi Sistemi yazılımında, yeni kullanıcı hesabı açılması, kullanıcı yetkilerinde deiiklik ve düzenleme ileri yürütülür. 3. Ariv eflii Ariv efliinin görev, yetki ve sorumlulukları; 3.1. Birimlerdeki ariv malzemesini tespit eder, 3.2. Birimlerin ariv faaliyetlerine danımanlık yapar, 3.3. Ariv konusunda standartlar oluturur ve birim arivlerinin bu standartlara uygunluunu denetler, 3.4. Mevzuatı takip ve kuruma adapte eder, 3.5. Ariv kodlarını tespit ve kuruma adapte eder, 3.6. Mekan, ekipman ve teçhizat ihtiyacını takip ve sonlandırır, 3.7. Hizmetiçi eitim ile ilgili çalımaları hazırlar, 3.8. Faaliyetlerle ilgili yapılan ihalelerin kontrol ve muayene ilemlerini yürütür, 3.9. Birimlerdeki ariv malzemesini devralmak, devralınan malzemeyi tasnif etmek ve yerletirmek, saklama süresi dolanların imha ilemlerini yapar, Kurum arivi malzemesinin envanter, katalog ve listeleme ilemlerini hazırlar, oluturulan katalog, envanter ve listelerin güvenliini salar, Faaliyetlerle ilgili yapılan ihalelerin kontrol ve muayene ilemlerini yürütür, Kurumumuzdaki önemli evrak ve dosyaları sayısallatırır, Ariv depolarının malzemeye uygun ekilde korumasını salar, Gereken malzemenin, restorasyon ve ciltleme ilemlerini takip eder, Kurum arivindeki malzemelerden, isteklilere zimmetle dosya verir ve dosya alır, Kurum dıına çıkarılacak belgelerin örneklerinin oluturulması ve Aslı Gibidir onaylarının yapılmasını salar, Müdürlükçe verilen dier görevleri yapar. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM UYGULAMA USUL VE ESASLAR, ORTAK HÜKÜMLER, YÜRÜRLÜK VE YÜRÜTME Uygulama Usul ve Esaslar: Madde 8. Bilgi lem Müdürlüünün personelleri kendisine verilen görevleri konusuna göre; Uygulama Usul ve Esaslar ile Bilgi lem Müdürlüü Görev, ve Çalıma Yönetmelii hükümleri çerçevesinde yürütür. Bu yönetmelikte bulunmayan hususlarda Belediye Kanunu ve dier mevzuatta yer alan hükümler uygulanır. Yazıma ve Koordinasyon Madde 9. Belediye Bakanı veya Belediye Bakanının yetki verdii Bakan Yardımcısının denetim ve gözetimi altında, Belediye içi birimlerle ve Belediye dıı özel ve tüzel kiiler, Kaymakamlık, Valilik, Kamu Kurum ve Kuruluları ve dier ahıslarla ilgili gerekli görülen yazımalar Avcılar Belediyesi mza Yetkileri Yönergesine göre yapılır. 4

5 Ortak Hükümler Madde 10. Bilgi lem Müdürlüünde çalıan tüm personel; 1) Kanun, Tüzük, Yönetmelik, Genel emirler ve dier mevzuatlara uygun olarak verilecek her türlü görevleri zamanında ve eksiksiz olarak yerine getirmekle mükelleftir, 2) Irk, dil din ve unvan farkı gözetmeden her personele ve vatandaa eit davranmakla mükelleftir, 3) Herhangi bir nedenle görevlerinden ayrılan personel; korumak ve saklamakla görevli evrakı kendisinden sonra göreve balayan personele devretmedikçe görevinden ayrılamaz ve yine herhangi bir nedenle görevlerinden ayrılan personel; üzerinde kayıtlı zimmetleri görevli yetkili personele devretmedikçe görevinden ayrılamaz. 4) Belediye hizmetlerinde; hesap verebilirlik ilkesine uygun hareket edilir, uygulamalarda adaletli olmaya, kaynakların kullanımında etkili ve verimli olmaya çalıılır. 5) Yıllık çalıma ve faaliyet raporunu hazırlar. Yürürlük Madde 11. Yürütme Madde 12. Bu yönetmelik hükümleri; Avcılar Belediye Meclisince kabulü ve yayımı ile yürürlüe girer. Bu Yönetmeliin yürürlüe girmesiyle Avcılar Belediyesi Bilgi lem Müdürlüü nü ilgilendiren önceki çalıma yönetmelikleri yürürlükten kaldırılmıtır. Bu Yönetmelik, Belediye Bakanı tarafından yürütülür. 5